Website: http://www.docs Emai!: Henhe@docs Te! sv 0918.775.368 MỤC LỤC: A - Phần mở đầu: ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN I TRƯỜNG Lý chọn đề tài KHOA LUƯ TRỬ II Mục đích nghiên cứu HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG III Phương pháp, đối tượng phạm vi nghiên cứu IV Tài liệu tham khao B - Phần nội dung: 2 NGUYỄN ANH TUẤN Chương I Khái quát Công ty cổ phần CNTT Sông Đà tình hình công tác văn thư Công ty ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỐ PHÀN CNTT SÔNG ĐÀ Quá trình hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty cổ phần CNTT Sông Đà Công tác văn thư Công ty cổ phần CNTT Sông Đà Sự cần thiết phải ứng dụng CNTT công tác văn thư Chương II Triển khai ứng dụng CNTT công tác văn thư Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 12 14 17 Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP A: PHÀN MỞ ĐÀU : I - Lý chọn đề tài: Công tác văn thư (CTVT) hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ công tác quản lý,bao gồm toàn công việc xây dựng, ban hành văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động co quan, tổ chức,đơn vị Do mà công tác văn thư cở quan trung tâm diễn hoạt động thu nhận, trao đổi, lưu giữ xử lý thông tin, công văn giấy tờ đối tượng chủ yếu công tác văn thư, phương tiện quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý quan ,đơn vị ,tổ chức Vai trò CTVT ngày tăng cường xã hội thông tin nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao thiết Vì CTVT tố chức hợp lý tự’ động hoá khâu nghiệp vụ nâng cao chất lượng cho hoạt động quản lý Hiện khái nơiệm Công tác văn thư nhiều nhà nghiên cứu chấp nhận sau: “ công tác văn thư toàn công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn tổ chức quản lý văn bản, tổ chức quản lý sử dụng dấu, tổ chức khoa học văn quan, đơn vị, doanh nghiệp, tổ chức trị xã hội, lực lượng vũ trang.” Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP ứng dụng CNTT vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, cụ hoá bang văn quy phạm phát luật như: Chỉ thị số 58/ CTTW ngày 17/10/2000 BCHTW Đảng ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ nghiệp công nghiệp hoá hiên đại hoá, Đảng ta xác định:”công nghệ thông tin động lực quan trọng phát triển”.Nghị TW khoá VIII Đảng ngày 30/71994 :“ưu tiên ứng dụng phát triển công nghệ tiên tiến công nghệ thông tin phục vụ yêu cầu điện tử hoá tin học hoá kinh tế quốc dân” Trong Nghị Đại Hội Đảng lần VIII nhấn mạnh:“ứng dụng công nghệ thông tất lĩnh vực kinh tế quốc dân ” Nhà nước ta xác định:“ việc ứng dụng công nghệ thông tin linh vực quản lý hành Nhà nước ưu tiên hành đầu công tác văn thư công việc mang tính chất hành xác đinh lĩnh vực hàng đầu việc ứng dụng công nghệ thông tin” Trên sở chúnh lựa chọn đề tài : “ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà” Công ty cổ phần công nghệ thông tín Sông Đà thuộc Tổng Công Ty Sông Đà Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP hướng phat triển xã hội đồng thời việc ứng dụng quản lý hành noi chung va đặc biệt công tác văn thư nói riêng co quan Việc nghiên cứu giúp cho việc rèn luyện kỹ tim hiểu, nghiên cứu vấn đề liên quan trục tiếp đến chuyên ngành đào tạo Mục tiêu đề tài nghiên cứu khảo sát CTVT Doanh nghiệp này, việc triển khai ứng dụng công nghệ thông tin nào, đưa số nhận xét mang tính trao đổi III- Phương pháp, đối tượng phạm vi nghiên cưú: Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP giáo bạn để chúng tố nghiên cứu đề tài hoàn thiện Qua đây, gửi lời cảm ơn chân thành đến thạc sĩ Lê Tuấn Hùng hướng Hà Nội ngày 25 thảng năm 2005 Nguyễn Anh Tuấn Sinh viên thực hiện: IV : Nguồng tài liệu tham khảo: - Báo cáo khoa học 158: Dương Thị Hoà:Vai trò CNTT việc quản lý văn Bộ Nông Nghiệp Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP - Nguyễn Khắc Hoan: Quản lý thông tin CNTT, NXB Văn hoá Thông tin - Khoá Luận tốt nghiệp : LT 157.2004 Nguyễn Thị út Trang: ứng dụng CNTT CTVT Bộ Khoa học Công nghệ - Khoá luận tốt nghiệp :KL389.2002 Nguyễn thị Mai :Vai trò việc Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP B- PHÀN NỘT DUNG: Chưong I: Khái quát Công ty cổ phần CNTT Sông Đà tình hình Theo Quyết định Số:1216/QĐ-BXD Công ty cố phần công nghệ thông tin Sông Đà có ngành nghề kinh doanh sau: công tác văn thư Công ty - Cung cấp sản xuất phần mềm ưng dụng, phần mềm công nghiệp, gia công phần mềm, sản xuất phần mềm thương mại; Quá trình hình thành phát triển, chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức Công ty cổ phần CNTT Sông Đà: 1.1- Công ty cổ phần CNTT Sông Đà thành lập theo định Số:1216/QĐ-BXD Bộ trưởng Bộ Xây Dựng việc chuyển Trung tâm nghiên cún ứng dụng khoa học công nghệ Sông Đà - Tổng Công Ty Sông định cao Công ty.TỔĐại hội đồng cổ đông thông quaTỎcác PHềNG PHềNG CHỨC HÀNH CHÍNH QTVP Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 10 PHềNG KINH DOANH CHỨC KINH TÊ hướng phát triển Công ty Kiểm soát hoạt động Hội đồng quản trị Ban kiếm soát 1.2.3 Hội đồng quản trị(HĐQT): Là quan quản lý cao Công ty, có toàn quyền nhân danh công ty để định vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi công ty trừ vấn đề thuộc thẩm quyền Đại hội đồng cổ đông HĐQTcó nhiệm vụ định chiến lược phát triển công ty, định giải pháp phát triển thị trường, quy định nội dung tài liệu họp phục vụ Đại hội đồng cố đông, triệu tập họp đại hội cổ đông , cấu tổ chức, lập quy chế quản lý nội Công ty Kiểm soát việc thực pgương án đầu tư , kiểm soát việc thực sách thị trường, thực hợp đồng kinh tế, kiểm soát việc thực cấu tổ chức, thực quản lý nội công ty, kiểm soát việc mua bán cố phần HĐQT thông qua định biếu họp, lấy ý kiến văn hình thức khác Mỗi thành viên HĐQT có phiếu biếu Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 11 công ty Thường xuyên thông báo với HĐQT kết hoạt động Công ty, tham khoả ý kiến HĐQT trước trình báo cáo, kết luận kiên nghị lên Đại hội đồng cổ đông 1.2.6 Các phòng ban chức năng: Các phòng ban chức có nhiệm vụ thực công việc Giám đốc giao theo đặc điểm, nhiệm vụ phòng Các trưởng phó phòng phụ trách, định biên phòng Giám đốc điều hành đề nghị bổ nhiệm định theo phân cấp HĐQT phê duyệt Công ty có phòng chức sau: - Phòng tài kế tóan: có nhiệm vụ giúp việc cho HĐQT Ban giám đốc việc tổ chức đạo công tác tài tín dụng, hạch Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 12 lý văn cập nhật trước Văn vừa cập nhật hay vừa sử lý hiến thị có màu sáng so với văn nhập hay xử lý trước Bên cạnh dựa vào chức chương trình văn thư Công ty thêm fĩle - văn đính kèm cách kích chuột vào chức thêm xuất form sau Chương trình cho phép đính kèm tối đa tệp văn kích chuột vào nút Browse để chọn tệp văn cần đính kèm chọn chức gửi tệp đính kèm Bên cạnh chức thêm mới, xoá, Hiệu chỉnh văn đến qua chương trình văn thư loc sếp văn đến sếp theo: thứ tự nhập, số ký hiệu văn bản, phát hành theo thư tự tăng dần giảm dần Lọc: hay gọi tìm kiếm theo số ký hiệu văn : Nhập số ký hiệu văn vào kích chuột vào chức lọc, kết loc Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 34 - Bước 1: Văn thư soạn thảo công văn - Bước 2: Trình lãnh đạo ban để duyệt nội dung văn thể thức văn - Bước 3: Chuyển cho trợ lý lãnh đạo trinh Công ty ký - Bước 4: Nhận văn ký từ trợ lý lãnh đạo chuyển xuống văn thư co quan Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 35 4.3 Quản lý văn cấp văn phòng Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 36 Thao tác thực hiện: chọn văn cần xem, kích vào mục xem văn bản, văn hiến thị form dây - Chuyển văn bản: cấp văn phòng sau xem văn đến có quyền xử lý văn băng cách chuyển văn hay giao việc cho chuyên viên thực chuyển, giao việc cho phòng ban Tại lãnh đạo văn phòng muốn chuyển công văn xuống cho phòng ban tích chọn vào phòng ban đó, bên cạnh có ý kiến đạo nhập nội dung vào hộp ý kiến đạo kích chuột vào mục chức đế lựa chọn công văn gửi xuống nhằm mục đích gì: lun trữ, thực hiện, báo cáo Trong đócó chọn trạng thái để mô tả văn gửi cho phòng ban giao việc để thực lệnh Văn gửi đến hiển thị đầy đủ chi tiết bao gồm: ngà nhận, phòng ban thực hiện, ý kiến đạo, chức văn Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 37 chuyển, chọn nút chuyến văn chuơng trình thông báo văn đuợc chuyển đến dòng trạng thái 4.4 Quản lý văn cấp lãnh đạo 4.4.1 Xử lý văn đến cấp lãnh đạo: Tương tự cấp văn phòng cấp lãnh đạo phải đăng nhập vào chương trình xử lý văn với vai trò cấp lãnh đạo Lãnh đạo chọn hộp danh sách văn đến chọn mục sử lý văn cấp lãnh đạo, tất danh sách văn đến hiển thị chi tiết Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 38 Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 39 chuông trĩnh quan ly van phong - Mìcrosolt Internet Explorer Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 40 4.5.1 Xử lý văn đến cấp văn phòng: cấp văn phòng có quyền xử lý văn (xem văn báo cáo) cấp gửi tới cụ thể cấp văn văn Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 41 '3 chuông trinh quan ly van phong - Microsoít Internet Explorer 4.5.2 Xử lý văn cấp phòng ban: Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 42 Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 43 chuông trinh quan ly van phong - Microsoít Internet Explorer Những thuận lợi khó khăn trình ứng dụng CNTT vào CTVT Công ty cổ phần CNTT Sông Đà Là công ty chuyên cung cấp sản xuất phần mềm công nghiệp, gia cồng phần mềm, sản xuất phần mềm thương mại; tiếp nhận Cung cấp sản xuất phần mềm ưng dụng, phần mềm công nghiệp, gia công phần mềm, sản xuất phần mềm thương mại; Tiếp nhận chuyển giao công Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 44 Trong đội ngũ cán công ty phần lớn có chuyên môn tin học cao điều tạo thuận lợi lớn cho việc triển khai ứng dung CNTT công tac văn thư tai Công ty Và đặc biệt Công ty lại chủ thể xây dựng lên chương trinh quan lý văn phòng cho việc quản lý văn trình ứng dụng ma co không hợp lý chỉnh sưa cho phù hợp Ngoài thuận lợi ưu điểm trên, phần mềm ứng dụng công tác văn thư Công ty số tồn tại: Phần mềm quản lý văn phòng áp dụng cho Tổng công ty công ty con, điều qua trình triển khai thực có nhiều bất cập mà lai phối hợp kịp thời văn thư Tổng Công ty Công ty khac Và việc ứng dụng CNTT công tác văn thư toan Tống Công ty không đồng hoàn toàn vi có số công ty mạng nội trình độ tin học số văn thư công ty hạn chế vây ma qua trinh thực gặp khó khăn định Tại văn thư Công ty cổ phần CNTT Sông Đà có văn Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 45 Thực tiễn việc ứng dụng CNTT Công ty cổ phần CNTT Sông Đà cho thấy ưu điểm nối bật việc nâng cao chất lượng quản lý văn Công ty Cụ thể sau: - Trương trình quản lý văn phòng với thao tác đơn giản, cho phép người sử dụng dẽ dàng nhập thông tin vào trường cách nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho trình cập nhật liệu cán văn thư - Khả lưu giữ thông tin cao, cho phép nhận lượng thông tin lớn, Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 46 CHƯƠNG TIĨ - KẾT LUẬN Qua phần nghiên cứu thực tiễn trình bày có số kết luận sau: trinh ưng dụng CNTT công tác văn thư Công ty cổ phần CNTT Sông Đà thấy CNTT ngành kinh tế kỹ thuật mũi nhọn, việc ứng dụng CNTT lại có tác động to lớn bao trim khắp lĩnh vực đời sống xã hội Việc ứng dụng CNTT trình đại hoá hoạt động thông tin lĩnh vực xã hội đặc biệt trình tổ chức, quản lý quan, tố chức,doanh nghiệp Trong với trợ giúp công nghệ máy tính, mạng nội bộ, phần mềm ứng dụng công tác văn phòng nói chung công tác văn thư nối riêng bước cải tiến, nâng cao chất lượng công việc, từ đáp ứng đầy đủ kip thời yêu cầu hoạt động quản lý củâ quan yêu cầu xã hội hiên Mặc dù Công ty trẻ thành lập tháng7 năm 2004 Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 47 Việc ứng dụng CNTT nhiều lĩnh vực Công ty sản xuất phần mềm thương mại gia công phần mềm, chuyển giao công nghệ dịch vụ đa phương tiên đặc biệt công tác văn thư đem lại hiệu kinh kế cao cho phát triển công ty Thông qua nội dung tìm hiểu tình hình ứng dụng CNTT công tác văn thư Công ty cổ phàn CNTT Sông Đà cho thấy rằng: Để có hiệu cao việc ứng dụng CNTT vào khâu nghiệp vụ công tác văn thư Công ty có đầu tư cần thiết đáng cho công tác này, đàu tư kỹ thuật, nhân lực lãnh đạo công ty cán văn thư cần có quan tâm, hiểu biết khả ứng dụng CNTT công tác văn thư Từ hình thành nên ý tưởng việc thiết kế phần mềm ứng dụng mang tính hữu dung hơn, nội dung ứn dụng phong phú hơn, đáp ứng ngày nhiều đòi hỏi trình tin học hoá văn phòng Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 48 [...]... ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠT CÔNG TY CỐ PHẦN CNTT SÔNG ĐÀ 1 QUY TRÌNH ÚNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ: Để ứng dụng CNTT vào công tác văn thư được tốt và đạt hiệu quả cao thì phải có quy trình ứng dụng Khi nắm được quy trình ứng dụng đó thì công ty sẽ đạt được muc đích của minh, việc ứng dụng đó sẽ mang lai hiệu quả cho công việc Một điều kiện cần và đủ để ứng dụng CNTT vào công tác văn. .. vậy, công nghệ thông tin sẽ đóng vai trò to lớn trong công tác văn thư, gúp nâng cáo hiệu quả công việc trong công tác văn thư Chính vì thế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư tại Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà là một yêu cầu tấ yếu, đồng Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP 17 và phát huy tối đa chức năng nhiệm vụ của văn phòng đặc biệt là bộ phận công tác văn thư Khi trong. .. các công văn đến được đăng ký vào sổ thống nhất tại văn thư của Công ty theo đúng thủ tục vào số đăng ký công văn đến thì tiến hành sao các công văn này ra một bản đẻ lưu vào 3 số lưu công văn đến: một sổ đăng ký công văn đến từ Tống Công Ty, một sổ đăng ký công văn đến từ các Công ty khác thuộc Tổng Công Ty, một sổ đăng ký công văn đến từ các đối tác Sau khi đã thực hiện xong Công tác lập hồ sơ công. .. giao công nghệ: co nhiệm vụ sản xuất các phần mềm ứng dụng, phần mềm công nghiệp và chuyển giao công nghệ; Tham gia công tác đào tạo và CNTT Nhân sự gồm 14 người : Trưởng phòng, phó phòng, 12 nhân viên 2 Công tác văn thư của Công ty cổ phần CNTT Sông Đà Công tác văn thư là toà bộ những công việc liên quan đến việc soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tố chức quản lý văn bản, tố chức quản lý và sử dụng. .. và sử dụng con dấu, tổ chức khoa học văn bản trong các cơ quan, đơn vị, các doanh nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các lực lượng vũ trang Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP 13 Thực trạng công tác văn thư tại Công ty cố phần công nghệ thông tin Sông Đà: Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà là một công ty chuyên về công nghệ thông tin, vì thế công tác văn thư là một nội dung quan trọng phục... Phụ trách về công tác văn thư của Công ty gồm có một văn thư chuyên trách và một nhân viên văn phòng cùng đảm nhiệm Công tác văn thư của Công ty hoạt động theo các văn bản chỉ đạo và hướng dẫn của nhà nước như: Công văn số 145/VPCP-HC ngày 01 tháng 4 năm 1998 của Văn phòng Chính phủ về việc mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước; Công văn số 900/VPCP-HC ngà 14 tháng 3 năm 1998 của cuă Văn phòng Chính... nhất tại văn thư Công ty Tất cả những văn bản đi đều phải được đăng ký tại văn thư và chỉ làm thủ tục đóng dáu vào văn bản khi đã được kiểm tra về thể thức, nội dung và thẩm quyền ký ban hành Các văn bản đi của cơ quan được đăng ký vào sổ công văn đi Là một Công ty kinh doanh cho nên công việc này được tiến hành rất nhanh và khẩn trương Văn thư Công ty sau khi tiến hành các thủ tục - Quản lý công văn. .. Hồ sơ công việc của Công ty chủ yếu là các tập lưu công văn, được sắp sếp theo trình tự thời gian, các chuyên viên sau khi giải quyết công việc đều không lập hồ sơ công việc mà nộp vào lưu trữ ở tinh trạng bó gói 3 Sự cần thiết phải ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư Đây là một thế mạnh của Công ty nhưng trước hết chúng ta cần hiểu thế nào là công nghệ thông tin Khi nói đến công nghệ... liệu Sau khi nhận công văn từ Chánh văn phòng, văn thu cơ quan tiến hành: Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP 29 - chuyển công văn thành công việc - Chỉ đạo chuyên viện giả quyết - Phân công văn cho chuyên viên Sau khi Chuyên nhận công văn sẽ tiến hành: Lớp K47-Khoa Lưu trữ học và QTVP 30 3 ứng dụng CNTT trong công tác soạn thảo văn bản: Việc soạn thảo văn bản của Công ty được tiến hành hoàn toàn trên máy... công tác văn thư Khi trong công ty đã nối mạng nội bộ thì chỉ cần thông qua mạng máy tính, lãnh đạo công ty cũng như bất kỳ một cán bộ nào của cơ quan đều có khả năng truy cập và tìm hiểu hệ thống văn bản hình thành trong ngày tại công ty mình(tuỳ theo chức vụ và thẩm quyền của mỗi cán bộ sè có một mật khẩu riêng đế truy cập) Khả năng ứng dụng công nghệ thông tin và công tác văn thư thể hiện ơ Lớp K47-Khoa ... thư thể Lớp K47-Khoa Lưu trữ học QTVP 18 CHƯƠNG TIĩTRĨÉN KHAT ỨNG DỤNG CNTT TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠT CÔNG TY CỐ PHẦN CNTT SÔNG ĐÀ QUY TRÌNH ÚNG DỤNG CNTT VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ: Để ứng dụng CNTT. .. triển công ty Thông qua nội dung tìm hiểu tình hình ứng dụng CNTT công tác văn thư Công ty cổ phàn CNTT Sông Đà cho thấy rằng: Để có hiệu cao việc ứng dụng CNTT vào khâu nghiệp vụ công tác văn thư. .. lựa chọn đề tài : ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Công ty cổ phần công nghệ thông tin Sông Đà Công ty cổ phần công nghệ thông tín Sông Đà thuộc Tổng Công Ty Sông Đà Lớp K47-Khoa