LỜI NÓI ĐẦU Việt Nam bước vào giai đoạn đẩy mạnh cơng nghiệp hố - đại hố, với mục tiêu đến năm 2020 nước ta trở thành nước công nghiệp theo hướng đại Để thực mục tiêu này, chuyển đổi kinh tế thị trường có quản lý Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa hội nhập kinh tế giới Trong năm qua lãnh đạo Đảng, Việt Nam bước tiến hành cải cách hành lĩnh vực Đặc biệt cải cách tổ chức máy đội ngũ cán công chức hành Việc đổi hồn thiện phương thức tổ chức, điều hành hoạt động quan hành Nhà nước giữ vai trị quan trọng, góp phần nâng cao hiệu phục vụ thúc đẩy phát triển kinh tế - xã hội đất nước Đây coi chủ trương lớn Việt Nam công cải cách hành quốc gia Để thực tốt chủ trương không ngừng cải tiến hoàn thiện hoạt động phận chức đặc biệt phận văn phịng Văn phịng có chức tham mưu, tổng hợp, giúp việc, quản trị hậu cần quan Xây dựng văn phòng mạnh yếu tố quan trọng để giúp quan, tổ chức đổi phương thức lãnh đạo Chính việc xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan cần đựơc quan tâm đặc biệt Tuy nhiên nay, cịn có nhận thức chưa đầy đủ, thống vai trị vị trí, chức năng, nhiệm vụ văn phòng chưa quan tâm mức việc chăm lo xây dựng tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán văn phịng, đạo cơng tác tạo điều kiện để văn phòng phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo quan điều hành cơng việc Vì vậy, việc nghiên cứu, đánh giá cách đầy đủ thực trạng làm sở đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động văn phịng Hội cấp nói chung văn phịng Hội LHTN TP Hà Nội nói riêng vấn đề cấp thiết Xuất phát từ tầm quan trọng vấn đề sau tháng thực tập quan em chọn đề tài "Giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Hội Liên hiệp phụ nữ TP Hà Nội" làm báo cáo thực tập CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI LHPN THÀNH PHỐ HÀ NỘI I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN HỘI LHPN THÀNH PHỐ HÀ NỘI Vị trí, chức năng, nhiệm vụ văn phòng Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan có chức tham mưu tổng hợp, giúp việc quản trị, hậu cần phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Văn phòng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Văn phịng cịn có cách hiểu khác hoạt động quan, tổ chức, tổ chức trị xã hội Như thấy nội dung hoạt động văn phòng loại hoạt động nhằm đảm bảo thông tin, vật chất, kỹ thuật cho quan, cho lãnh đạo Về hình thức văn phịng tập hợp có tổ chức, có trụ sở, có người có phương tiện vật chất Từ cách hiểu văn phịng ta hiểu văn phòng sau: Văn phòng máy quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý tổng hợp thông tin phục vụ cho điều hành lãnh đạo, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động quan, tổ chức 1.1.Vị trí, chức Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội (sau gọi văn phòng) quan chuyên môn thuộc Hội LHTN TP Hà Nội Cũng văn phòng quan khác, văn phịng Hội LHTN TP Hà Nội có chức tham mưu tổng hợp chức hậu cần, tổ chức phục vụ trực tiếp hoạt động, quản lý, đạo điều hành Hội LHTN TP Hà Nội Văn phịng có vai trị đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, phối hợp nhịp nhàng quan đảm bảo hoạt động toàn quan tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ cương, giữ vững vai trò đầu mối quan hệ công tác với cấp trên, cấp dưới, với quan tổ chức khác với nhân dân 1.2 Nhiệm vụ Văn phòng Xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác bao gồm chương trình kế hốch cơng tác năm, q, tháng, tuần Hội theo dõi, đôn đốc ban, ngành, thực chương trình, sách pháp luật Nhà nước Giúp chủ tịch, phó chủ tịch Hội xem xét, giải công việc thường xuyên thuộc thẩm quyền Hội nhằm đảm bảo chủ trương sách pháp luật Phối hợp, theo dõi đôn đốc quan chuyên môn, Hội việc chuẩn bị đề án, dự án phân công; chịu trách nhiệm kiểm tra quy trình, hồ sơ thủ tục hành trước trình Hội phê chuẩn trình Đồn xem xét, định Tổ chức thu thập tiếp nhận xử lý thông tin, đảm bảo phản ánh thường xuyên kịp thời xác tình hình mặt cơng tác, diễn biến hoạt động kinh tế - xã hội địa bàn quận, phục vụ đắc lực cho lãnh đạo đạo chủ tịch Hội chuẩn bị báo cáo định kỳ, đột xuất trình cấp theo phân công Hội Tổ chức tiếp dân, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo Trình lãnh đạo Hội xem xét giải đơn thư thuộc thẩm quyền lãnh đạo, chuyển đơn thư đến quan khác giải theo thẩm quyền Giúp Hội quản lý thống việc ban hành văn theo trình tự, thể thức nội dung Tổ chức hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cho hoạt động quận Đồng thời văn phòng thực nhiệm vụ khác Hội giao cho 1.3 Nhiệm vụ Văn phịng Xây dựng quản lý chương trình, kế hoạch cơng tác bao gồm chương trình kế hốch cơng tác năm, quý, tháng, tuần Hội; theo dõi, đôn đốc ban, ngành, Hội thực chương trình, sách pháp luật Nhà nước Giúp chủ tịch, phó chủ tịch Hội xem xét, giải công việc thường xuyên thuộc thẩm quyền Hội nhằm đảm bảo chủ trương sách pháp luật Phối hợp, theo dõi đôn đốc quan chuyên môn, việc chuẩn bị đề án, dự án phân cơng; chịu trách nhiệm kiểm tra quy trình, hồ sơ thủ tục hành trước trình Hội phê chuẩn trình Hội xem xét, định Tổ chức thu thập tiếp nhận xử lý thông tin, đảm bảo phản ánh thường xuyên kịp thời xác tình hình mặt cơng tác, diễn biến hoạt động kinh tế - xã hội địa bàn quận, phục vụ đắc lực cho lãnh đạo đạo chủ tịch Hội, chuẩn bị báo cáo định kỳ, đột xuất trình cấp theo phân cơng Hội Tổ chức tiếp dân, tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo Trình lãnh đạo Hội xem xét giải đơn thư thuộc thẩm quyền lãnh đạo, chuyển đơn thư đến quan khác giải theo thẩm quyền Giúp Hội quản lý thống việc ban hành văn theo trình tự, thể thức nội dung Tổ chức hậu cần, đảm bảo điều kiện vật chất, phương tiện làm việc cho hoạt động quận Đồng thời văn phòng thực nhiệm vụ khác Hội giao cho Cơ cấu tổ chức Văn phòng a Cơ cấu Văn phòng Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội quan chun mơn có nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo điều hành quản lý Nhà nước lĩnh vực cơng tác Hội Văn phịng chịu đạo trực tiếp, tồn diện Hội Văn phịng làm việc theo chế độ thủ trưởng; tổ chức văn phịng gồm có: 01 đồng chí Chánh văn phịng, 03 đồng chí phó văn phịng Chánh văn phịng người đứng đầu quan, chịu trách nhiệm trước Hội tồn hoạt động văn phịng, Phó văn phịng giúp việc cho đồng chí chánh văn phịng chịu trách nhiệm trước chánh văn phịng lĩnh vực cơng tác phân Chánh văn phịng phó văn phòng chủ tịch Hội bổ nhiệm miễn nhiệm theo quy định hành Các phận công tác Văn phòng: - Bộ phận tổng hợp - Bộ phận quản trị - tài vụ - Bộ phận văn thư - lưu trữ - Bộ phận cải cách hành "một của" - Tổng cơng nghệ thơng tin b Phân cơng trách nhiệm Văn phịng Đồng chí Chánh văn phịng có nhiệm vụ tổ chức thực Nghị quyết, Chỉ thị, Quyết định Đảng, Nhà nước, Thành phố Quận ủy, HĐND, Thành đoàn UBND quận Trực tiếp đạo công tác trọng tâm trọng điểm văn phịng, xây dựng chương trình cơng tác năm, quý, tháng, tuần cho thường trực Hội; chủ trì họp tổng kết đánh giá cơng tác hàng tháng, quý, nămvà nhiệm vụ trọng tâm, đột xuất Văn phịng Trực tiếp phụ trách cơng tác tổ chức cán bộ, công tác thi đua khen thưởng, công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, nhân viên Văn phòng Hội, tham dự họp giao ban chủ tịch, phó chủ tịch, buổi làm việc thường trực Hội LHTN TP Hà Nội với quan cấp, với phòng, ban, ngành, phường Chịu trách nhiệm an toàn, an ninh trật tự quan bảo vệ bí mật thơng tin tài liệu quan Chánh Văn phòng ký văn theo ủy quyền thường trực HĐND, Chủ tịch, Phó chủ tịch Hội Bao gồm văn hành thơng thường để đơn đốc ngành sở chuẩn bị đề án, văn trình Hội thực nghị quyết, định, thị Hội ký báo cáo, thông báo công tác tổ chức cán bộ, tiền lương, khen thưởng, kỷ luật thuộc văn phòng gửi cấp cấp, ngành Chánh văn phòng phân cơng phó văn phịng giúp chánh văn phịng thực nhiệm vụ trên, chánh văn phòng cơng tác ủy quyền cho phó văn phịng giải công việc chánh văn Hội ĐND, UBND Chánh văn phịng cơng việc giao; chịu trách nhiệm quản lý, điều hành, kiểm tra giám sát, đánh giá kết công tác phận, chuyên viên, cơng chức, nhân viên văn phịng thuộc quản lý Có trách nhiệm tham gia với chánh văn phịng việc thực nhiệm vụ, kế hoạch công tác văn phịng như: xếp máy, bố trí phân công cán bộ, chế độ làm việc, sinh hoạt, học tập văn phòng Các mối quan hệ Văn phòng Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội quan hệ chặt với văn phịng Thành đồn Mặt trận tổ quốc, đoàn thể sở phối hợp xây dựng chương trình làm việc, lịch cơng tác trao đổi cung cấp thông tin phục vụ lãnh đạo thống Thành đoàn, Hội; phối hợp việc tổ chức xử lý công việc, lịch hội họp bảo đảm cho hoạt động Thành uỷ, Hội thống nhất, khoa học có hiệu Đối với đơn vị phịng, ban, ngành, Văn phịng Hội có mối quan hệ cơng tác để nắm bắt tình hình thơng tin hoạt động lĩnh vực theo dõi, đôn đốc việc thực đạo lãnh đạo Hội quận, phối hợp xây dựng chương trình làm việc chẩn bị nội dung họp theo yêu cầu lãnh đạo Tạo điều kiện, kinh phí cho đơn vị Chủ tịch, phó chủ tịch UBND quận duyệt, đồng thời kiểm tra việc chi tiêu theo qui định nội dung công việc đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước Đối với văn phòng Hội LPTN TP Hà nội văn phòng quận thường xuyên quan hệ tiếp nhận thông tin chịu đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn phịng Đồng thời thực chế độ thơng tin báo cáo định kỳ đột xuất, phản ánh tình hình hoạt động thực nhiệm vụ HĐND-UBND Văn phòng với Thành phố Đối với Phường, Văn phòng hướng dẫn, trao đổi, thực quy chế quản lý cơng tác văn phịng, tư pháp, cơng văn giấy tờ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, chế độ thông tin báo cáo bảo đảm phối hợp kịp thời thơng suốt II.THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG HỘI LHTN TP HÀ NỘI Những kết đạt a Công tác thông tin tổng hợp Năm 2008 cơng tác thơng tin tổng hợp văn phịng Hội LHTN TP Hà Nội đạt kết đáng khích lệ Văn phịng cung cấp cho lãnh đạo quan thông tin tư liệu cần để nghiên cứu, thảo luận, định công việc đưa chương trình, kế hoạch cơng tác ban hành ủy ban Qua việc thu thập xủ lý thơng tin phản hồi văn phịng giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình phát triển kinh tế xã hội địa bàn tồn quận nói riêng tồn thành phố nói chung Nắm bắt dư luận cán công chức, nhân dân quan đơn vị, ban ngành đóng địa bàn quận định ban hành Quận ủy khó khăn, vướng mắc thực công việc giao Giúp cho ý kiến đóng góp, kiến nghị bà nhân dân đến với lãnh đạo quan để có biện pháp giải cách kịp thời, thỏa đáng cho nhân dân Thanh Xuân quận lớn lại thành lập cho lên hàng ngày hàng tuần có khối lượng lớn công văn giấy tờ, thông tin gửi đến quan Với chức làm trung tâm thông tin tổng hợp nối liền kênh thông tin nguồn tin hệ thống thông tin với lãnh đạo ủy ban, văn phịng có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận, thu thập xử lý tổng hợp thông tin để kịp thời báo cáo cho lãnh đạo, giúp lãnh đạo định chủ trương, biện pháp nhằm thực chức nhịêm vụ quan Bộ phận thông tin tổng hợp đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ công tác; trọng làm tốt cơng tác tổng hợp tình hình, xây dựng dự thảo báo cáo kết thực kinh tế - xã hội tháng, quý báo cáo đột xuất khác phục vụ cho công tác giao ban, công tác đạo điều hành lãnh đạo Hội, báo cáo tổng kết công tác năm tiến độ thời gian quy định Các loại văn bản, chương trình cơng tác tuần lãnh đạo quận, lịch hội họp Hội đơn vị văn phòng, chất lượng văn bước nâng cao đạt yêu cầu đặt Trong năm vừa qua lãnh đạo quận có quan tâm đầu tư trang thiết bị cho văn phịng để thực tốt cơng tác thơng tin tổng hợp máy tính nối mạng, máy in, điện thoại, fax, máy photocopy siêu tốc Phương hướng công tác tham mưu tổng hợp thời gian tới Tập trung làm tốt công tác tham mưu giúp lãnh đạo Hội xây dựng chương trình cơng tác tổ chức theo dõi giúp lãnh đạo Hội đạo điều hành thực nhiệm vụ xây dựng, triển khai thực chương trình phát triển kinh tế đề án phát triển mạng lưới dịch vụ năm 2005 - 2010 Thực tốt chế độ báo cáo, cung cấp thông tin; nâng cao chất lượng báo cáo, phản ánh tình hình, thực nhiệm vụ công tác trọng tâm, đột xuất phục vụ đạo điều hành quận Thành phố Chủ động thực việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ, chuyên môn cho cán làm công tác thông tin tổng hợp b Công tác văn thư-lưu trữ Cơng tác văn thư-lưu trữ tồn q trình quản lý văn phục vụ cho yêu cầu quản lý quan Các văn đến văn đi, loại công văn giấy tờ phận văn thư quản lý, phân lọai gửi theo địa chỉ, người có trách nhiệm xử lý giải công việc Công tác văn thư- lưu trữ Hội LHTN TP Hà Nội năm qua hoạt động đạt kết cao Mặc dù phận có người cơng việc ln đảm bảo, tất lọai văn bản, công văn, văn đến, văn phân loại, kiểm tra gửi địa chỉ, người có trách nhiệm xử lý giải cơng việc Văn phịng Hội LHTN Thành Phố Hà Nội áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản, phần mềm văn thư lưu trữ ứng dụng mang lại hiệu cao trình hoạt động, giúp cho áp lực công việc lên thủ thư giảm Trong năm qua phận thủ thư hoàn thành tốt nhiệm vụ quản lý cập nhật công văn giấy tờ, đi, đến, tổ chức lưu trữ có hệ thống đảm bảo quy trình, quy định, có dấu ngày tháng đi, đến, sổ lưu, đơn vị nhận chuyển văn kịp thời Tư ngày phận văn thư-lưu trữ 01/01/2008 đến hết ngày 31/03/2009 tiếp nhận 5273 lượt công văn đến cụ thể: Trung ương 146 lượt văn bản, UBND Thành phố Sở, Ban, ngành 2306 lượt, cơng văn Phịng,Ban,đơn vị thuộc Thành đoàn 530 lượt.Đã phát hành tổng số 7921 lượt có:Quyết định 4065 lượt,báo cáo 204 lượt, Công văn 1765; thông báo 627; kế hoạch 120 tờ trình 63 Làm thủ tục phát hành hàng nghìn văn bản, đánh máy in chụp hàng vạn trang tài liệu Các quy trình theo dõi, xử lý văn đến phát hành văn thực qua hệ thống mạng tin học Mặc dù khối lượng công việc nhiều ngày tăng, với tinh thần nhiệt tình, hăng say, ý thức trách nhiệm cao cán bộ, nhân viên nên hoàn thành nhiệm vụ cách nhanh chóng xác thời gian quy định Công tác quản lý dấu thực nghiêm túc theo quy định Nghị định 110/2004/NĐ - CP Chính phủ Cơng tác lưu trữ tài liệu năm qua đặc biệt quan tâm trú trọng Tài liệu hồ sơ bảo quản cách ngăn lắp khoa học, Nhìn chung, cơng tác kiểm tra hoạt động văn phịng Hội thực nghiêm chỉnh, thường xuyên Bên cạnh với cơng tác kiểm tra hoạt động văn phịng cơng tác khen thưởng, kỷ luật đề cao Văn phịng ln trọng tới cơng tác thi đua khen thưởng, kỷ luật nhằm tạo động lực tích cực, đồn kết, gắn bó đội ngũ cán bộ, cơng chức, viên chức quan phát huy hết khả Cán bộ, Công chức vào trình giải nhiệm vụ giao Những hạn chế văn phịng a Cơng tác thơng tin tổng hợp Trong năm qua công tác thông tin tổng hợp Hội LHTN TP Hà Nội đạt kết to lớn góp phần cung cấp đầy đủ thông tin tư liệu cách tương đối xác kịp thời cho điều hành đạo công việc lãnh đạo Hội Tuy nhiên, bên cạnh kết đạt cơng tác thơng tin tổng hợp cịn có số điểm hạn chế cần phải khắc phục Nhận thức Cán bộ, Cơng chức quan vai trị, vị trí cơng tác thơng tin tổng hợp cịn hạn chế có lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ có số đồng chí cịn xem nhẹ, chưa có nhìn đắn cơng tác Chất lượng thông tin cung cấp cho lãnh đạo cịn hạn chế, mang tính chất chung chung, khơng sát với tình hình điều kiện Độ nhanh nhạy kịp thời Cán bộ, Công chức làm công tác thông tin tổng hợp hạn chế, chưa sáng tạo cách tiếp nhận xử lý thơng tin Bên cạnh sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác thu thập, xủ lý thơng tin cịn lạc hậu, chưa đáp ứng phát triển khoa học kỹ thuật điều kiện thực tế đặt Để công tác thông tin tổng hợp đạt kết cao, đưa thơng tin xác, kịp thời thời gian tới UBND cần quan tâm phát triển đội ngũ Cán bộ, Công chức tăng cường trang bị sở vật chất đại cho phịng b Cơng tác văn thư - lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ Hội LHTN TP Hà Nội năm gần thực số nội dung công việc đạt kết to lớn góp phần bảo mật tài liệu, thông tin, cung cấp đầy đủ thông tin, tư liệu cách xác kịp thời cho điều hành lãnh đạo Bên cạnh kết đạt phịng văn thư- lưu trữ mặt hạn chế sau: Đội ngũ cán làm cơng tác văn thư quận cịn mỏng, trình độ cịn hạn chế, nhận thức cịn xem nhẹ cịn chưa có nhìn đắn công tác Bởi dẫn đến công tác tổ chức máy biên chế cán cho phòng số điểm chưa phù hợp như: Cán công chức không chuyên ngành làm công tác văn thư lưu trữ, trình độ tin học cơng nghệ thơng tin cịn hạn chế Việc xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm công tác văn thư, lưu trữ thực kế hoạch trọng chưa làm thường xuyên Cùng với nhân tố người nhân tố sở vật chất kỹ thuật phục vụ cho công tác lưu trữ Cơ sở vất chất lạc hậu, cũ kỹ, đồng thời với kho chứa cịn nhiều bất cập khơng phải kho chứa chun dụng, khơng đủ điều kiện độ thống mát, khô rộng rãi Việc xây dựng kế hoạch chi tiết, dự tốn cung cấp kinh phí cho việc thực nghiệp vụ văn thư lưu trữ chưa quan tâm mức Tại Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội công tác kiểm tra, đôn đốc chế độ báo cáo chưa thường xuyên nên tiến độ thực số cơng việc cịn chậm làm ảnh hưởng đến công tác, đạo điều hành cấp lãnh đạo Đặc biệt chế độ báo cáo, thơng tin văn phịng với quan số hạnh chế định, phối hợp sử lý giải công việc chưa chặt chẽ, công văn giấy tờ ngày nhiều; cơng tác giải đơn thư có lúc cịn chậm trễ tình trạng đơn thư vượt cấp cịn nhiều Cơng tác soạn thảo văn quan nhiều sai phạm chưa chấn chỉnh kịp thời Từ dẫn đến có văn sai thể thức, nội dung chưa phù hợp với quy định làm cho tính hiệu lực hiệu định quản lý lãnh đạo bị giảm sút Công tác nghiên cứu, tham mưu tổng hợp văn phòng chất lượng chưa cao, chưa nhạy bén với tình hình khơng chủ động q trình làm việc Một số cán công chức chưa chủ động bắt thơng tin, phản ánh kịp thời khó khăn vướng mắc sở để báo cáo, đề xuất biện pháp tháo gỡ Trong trình hoạt động số phịng, ban cịn chậm cơng tác triển khai nhiệm vụ giao, cịn thiếu tính nhiệt tình, làm việc mang tính chiếu lệ đối phó làm ảnh hưởng tới hiệu hoạt động chung văn phòng c Cải cách hành Cơng tác cải cách hành năm qua Hội đạt kết định lĩnh vực thủ tục nhà đất, cấp phép xây dựng, thủ tục hành cơng chứng, chứng thực Bên cạnh đó, việc thực chế "một cửa" động chạm đến quyền lợi số khơng cán công chức, nên việc giải khiếu nại, tố cáo, đơn thư nhiều khơng khách quan, trung thực xác kịp thời Đội ngũ cán công chức làm việc phịng chun mơn nghiệp vụ cịn hạn chế, tác phong làm việc có lúc chưa nghiêm, chưa sử dụng trang phục, thẻ trang bị Chất lượng, kết thủ tục hành chưa đồng đều, quy trình chưa rút gọn giảm thời gian qui định, thái độ giao tiếp, giải thủ tục hành cịn có việc chưa linh hoạt Thời gian trực tiếp dân, làm việc có lúc chưa đảm bảo, việc quy định số buổi làm việc tiếp nhận hồ sơ tuần chưa hợp lý, có lĩnh vực nhiều xúc khối lượng đơn thư nhiều có buổi tuần mà làm hết khối lượng công việc, nguyện vọng nhân dân Trong có lĩnh vực có hồ sơ giấy tờ, kiến nghị xếp buổi dẫn tới thời gian làm việc bị dư thừa lãng phí Bên cạnh việc hạn chế số lượng hồ sơ giấy tờ đến làm thủ tục mang lại khơng khó khăn cho người dân Việc phối hợp phịng ban có việc, có thời điểm chưa thống đảm bảo qui trình, chưa bố trí thời gian để cơng chức, viên chức trao đổi với quận, huyện làm tốt Công tác đạo kiểm tra ban đạo cải cách hành quận chưa thường xuyên, số văn hướng dẫn chưa kịp thời nên việc giải lúng túng, bị động d Một số công tác khác Công tác công nghệ thông tin phục vụ cho cơng tác chun mơn cịn chậm chưa đáp ứng yêu cầu, chưa tổng hợp, báo cáo đề xuất kịp thời công việc cần tập trung giải Đội ngũ cán cơng nghệ thơng tin cịn yếu khả tổng hợp văn tham gia xấy dựng văn Công tác bảo vệ, lái xe Bảo vệ có lúc cịn chưa nghiêm, thực mặc trang phục làm nhiệm vụ, bỏ vị trí, quan hệ với khách đơi chưa mềm dẻo Lái xe có lúc cịn bỏ vị trí khơng quan phải tìm gọi đơi điều động Thái độ có lúc chưa khiêm tốn, chưa có ý thức bảo vệ tài sản công Công tác phục vụ vệ sinh Cơng tác phục vụ vệ sinh cịn chưa nhiệt tình, vệ sinh quan cịn nhiều chỗ chưa thật đảm bảo vệ sinh khu vực tầng tầng 5, khuôn viên ủy ban đơi cịn chưa qt rọn đẹp Nguyên nhân hạn chế Do số cán bộ, cơng chức văn phịng thiếu; chưa chủ động sáng tạo giải công việc, ý thức trách nhiệm chưa cao, thiếu tính kỷ luật cịn hạn chế trình độ chun mơn nghiệp vụ, cịn có tính ỷ lại giải công việc Công tác kiểm tra, kiểm sốt lãnh đạo quan cịn hạn chế, chưa sát sao, thường xuyên dẫn tới hoạt động nhiều sai phạm Công tác tuyên truyền giáo dục ý thức trách nhiệm cho Cán bộ, Công chức quan chưa quan tâm mức Nguyên nhân sở vất chất trang thiết bị quan cũ, nhiều thiếu, chưa đáp ứng nhu cầu làm việc Cán bộ, Công chức địi hỏi thực tế cơng việc đặt CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI HỘI LHTN TP HÀ NỘI I MỘT SỐ GIẢI PHÁP Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ cho Cán bộ, Cơng chức Văn phịng Với cơng đổi toàn diện kinh tế - xã hội địi hỏi đội ngũ cán làm việc nhữngcơ quan hành nhà nước cần phải nâng cao chuyên môn nghiệp vụ phẩm chất đạo đức Văn phòng Hội xây dựng kế hoạch đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho Cán bộ, Cơng chức tồn quan, đặc biệt quan tâm cán giữ vị trí quan trọng quan Chánh văn phịng, phó văn phịng, Trưởng phịng, ban, ngành quan Đồng thời cử Cán công chức học tập, bồi dưỡng, đào tạo lại để không ngừng nâng cao hiệu xuất công việc Văn phòng trú trọng tới việc xếp lại đội ngũ Cán bộ, Công chức cách công phu có tình tốn theo cấu ngành nghề, độ tuổi Ngồi cịn đẩy mạnh, coi trọng cơng tác nghiên cứu khoa học phục vụ quản lý, đề xuất giải pháp, sáng kiến coi nhiệm vụ thường xuyên quan Cán tham mưu tổng hợp văn phịng làm việc theo hình thức chuyên viên, hình thức bên cạnh ưu điểm cịn bộc lộ hạn chế nhiệm vụ bị chia cắt làm việc biết việc Do văn phịng cần phải tổng hợp thành chuyên đề, đề tài, tổ chức nghiên cứu đúc rút xây dựng thành lý luận chung phục vụ cho nhiệm vụ trị quan Nâng cao hồn thiện cơng tác Văn thư - Lưu trữ Văn thư-lưu trữ phận quan trọng quan Văn phịng cần tiếp tục củng cố tổ chức, bổ xung cán chuyên trách làm công tác Đưa Cán bộ, Công chức làm công tác văn thư-lưu trữ đào tạo nhằm nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý lưu trữ tài liệu Xây dựng kế hoạch chi tiết, dự tốn cấp kinh phí cho việc thực nghiệp vụ tập huấn, thu thập chỉnh lý, bảo quản, ứng dụng công nghệ thông tin vào khai thác tài liệu lưu trữ Cần mở rộng quan hệ giao lưu học hỏi chuyên môn nghiệp vụ từ phòng lưu trữ thành phố quận, huyện toàn thành phố Cần đưa đề xuất kiến nghị với Hội bổ xung trang thiết bị, máy móc, nhà kho cho việc bảo quản hồ sơ tài liệu tốt Từng bước hồn thiện cơng tác cải cách hành "Một cửa" Cơng cải cách hành Hội LHTN TP Hà Nội bên cạnh kết đạt tồn số mặt hạn chế tình trạng đơn thư vượt cấp, khiếu kiện đông, chất lượng tiếp dân chưa cao Thực định 181/ QĐ TTg ngày 04/9/2000 thủ tướng Chính Phủ định 156/2003/QĐ - UB ngày 11tháng 11 năm 2003 UBND thành phố Hà Nội Cơ chế "Một cửa" khâu đột phá cải cách hành nói chung cải cách thủ tục hành nói riêng Hội tăng cường cơng tác kiểm tra, rà soát văn lĩnh vực kinh tế, tài xây dựng để nâng cao tính pháp lý văn Bên cạnh tiếp nhận nghiêm quy trình tiếp nhận, sử lý hồ sơ, đơn thư khiếu nại công dân Hiện phận cửa bố chí cán làm việc không với chuyên môn đào tạo nên ảnh hưởng tới suất chất lượng công việc Bởi để khắc phục tình trạng nhằm nâng cao chất lượng tiếp dân, quận cần bổ sung đội ngũ cán cơng chức có đủ chun mơn nghiệp vụ, động, sáng tạo có phẩm chất đạo đức tốt vào phòng Bên cạnh với việc bổ sung nhân Hội cần phải đầu tư trang thiết bị, ghế ngồi mở rộng không gian cho phòng tiếp dân, phòng cửa để hoạt động đạt kết cao đáp ứng mong mỏi nhân dân Cần triển khai ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào hoạt động Văn phịng Trong điều kiện phát triển nhanh chóng khoa học kỹ thuật cơng nghệ thơng tin quan, tổ chức cần phải ứng dụng thành mang lại vào q trình hoạt động mình, nhằm nâng cao hiệu quả, chất lượng công việc, đồng thời tiết kiệm tối đa nhân lực vật lực Thực đạo Chính Phủ phê duyệt đề án Tin học hóa quản lý hành Nhà nước đưa hệ thống thông tin điện tử Chính Phủ vào hoạt động Bám sát mục tiêu chương trình cải cách hành Nhà nước Văn phòng Hội thúc đẩy mạnh mẽ việc đại hóa cơng nghệ hành chính, thực tin học hóa quy trình phục vụ nhân dân lĩnh vực dịch vụ cơng, nâng cao lực phịng ban việc cung cấp dịch vụ công cho nhân dân doanh nghiệp thuận tiện, nhanh gọn đạt chất lượng cao Văn phòng tiến hành đào tạo tin học cho cán công chứng tạo khả tiếp cận, sử dụng công nghệ công việc thường xuyên, nhằm đáp ứng yêu cầu cao hiệu chất lượng công việc Tăng cường công tác thanh, kiểm tra Hoạt động quan, tổ chức nói chung văn phịng nói riêng cần phải có kiểm tra giám sát thường xuyên lãnh đạo quan quan chức Tại văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội công tác kiểm tra cần phải đẩy mạnh để giúp cho phận thực theo mục tiêu, nhiệm vụ giao, đồng thời phát kịp thời thiểu sót, sai phạm từ có giải pháp đề xuất giải kịp thời Cần tăng cường chế tra, kiểm tra chéo phịng ban, cơng khai hóa hoạt động để nhân dân tham gia giám sát, đóng góp ý kiến cho hoạt động quan Đi liền với công tác kiểm tra cơng tác thi đua khen thưởng, Văn phịng cần tiến hành phong trào thi đua phịng, ban, ngành chế độ khen thưởng nhằm khích lệ động viên cán công chức hang say công tác phấn đấu hoàn thành tốt nhiệm vụ giao II KIẾN NGHỊ CỦA BẢN THÂN Văn phòng cần xây dựng qui chế làm việc thạt cụ thể rõ ràng cho phịng ban, phận chun mơn Phân giao nhiệm vụ, quyền hạn qui định trách nhiệm cụ thể cho Cán bộ, Công chức văn phịng để họ giải cơng việc cách linh hoạt, nhanh chóng xác Cần quan tâm tới đời sống tinh thần đời sống vật chất Cán bộ, Công chức làm việc quan, thường xuyên có buổi giao lưu gặp gỡ lãnh đạo với nhân viên phòng ban; Thường xuyên tổ chức buổi tham quan du lịch vào ngày nghỉ lễ cho cán bộ, nhân viên quan Tăng cường công tác quản lý cán công chức đề cao trách nhiệm người lãnh đạo quan Tăng cường biện pháp nhằm giữ gìn đồn kết nội bộ, củng cố mối quan hệ phòng ban Cần thường xuyên tổ chức buổi gặp gỡ tiếp xúc với nhân dân để nắng nghe ý kiến đóng góp nhân dân q trình hoạt động quan, nắng nghe tâm tư nguyện vọng nhân dân tác phong thái độ làm việc đội ngũ cán cơng chức Trong q trình thực tập văn phòng Hội em nhận thấy vấn đề đáng quan tâm việc sử dụng tài sản cơng cách khơng hiệu cịn nhiều lãng phí; ý thức tiết kiệm cơng số cán cơng chức cịn chưa cao Vậy văn phịng cần có biện pháp tun truyền giáo dục việc tiết kiệm sử dụng có hiệu tài sản cơng đến tồn đội ngũ Cán bộ, Cơng chức quan KẾT LUẬN Văn phịng giữ vai trị quan trọng q trình hoạt động quan, tổ chức nói chung Hội LHTN TP Hà Nội nói riêng Nó có ảnh hưởng khơng nhỏ tới phát triển ổn định, bền vững quan Trong năm qua văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội phát huy vai trị to lớn mình, thực tốt chức tham mưu tổng hợp hậu cần phục vụ đạo, điều hành lãnh đạo Hội LHTN TP Hà Nội Bên cạnh kết đạt hoạt động văn phịng Hội LHTN TP Hà Nội tồn yếu kém, sai phạm cần khắc phục Đó cơng tác thơng tin tổng hợp chưa kịp thời, xác; việc ban hành văn nhiều sai phạm, thiếu sót nội dung thể thức, Nguyên nhân vấn đề có nhiều song thấy bật nên nguyên nhân sau: Do sở vật chất, kỹ thuật trang thiết bị phục vụ hoạt động thiếu thốn, cũ kỹ lạc hậu Cùng với yếu chuyên môn nghiệp vụ, thiếu tinh thần trách nhiệm đội ngũ Cán bộ, Công chức đặc biệt tâm lý giải mang tính vụ số cán lãnh đạo quan Để giải tồn yếu cần phải có phương hướng biện pháp cụ thể nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ tinh thần trách nhiệm cho đội ngũ Cán bộ, Công chức; đầu tư trang thiết bị đại cho quan Sau tháng thực tập tìm hiểu thực trạng văn phịng Hội em mạnh dạn đóng góp số giải pháp, kiến nghị mang tính chủ quan thân nhằn hồn thiện cơng tác Văn phịng Hội LHTN TP Hà Nội nói riêng Văn phịng quan hành nhà nước nói chung Do hạn chế mặt kiến thức kinh nghiệm thức tế, báo cáo không tránh khỏi thiếu sót khuyết điểm Em kính mong nhận đóng góp, bảo tận tình Thầy, Cơ giáo Một lần em xin chân thành cảm ơn tồn thể Cán bộ, Cơng chức Hội LHTN TP Hà Nội Thầy, Cô giáo bạn tận tình giúp đỡ em hồn thiện báo cáo TÀI LIỆU THAM KHẢO Quyết định số 1056/2006/QĐ-UBND ngày 29 tháng 06 năm 2006 quy định Ban hành quy chế làm việc UBND quận Thanh Xuõn Khoỏ III, nhiệm kỳ 2004-2009 Quyết định số 1056/2006/QĐ-UB ngày 01 tháng 07 năm 2006 quy định phân công công tác thành viên UBND quận Thanh Xuân Nhiệm kỳ 2004-2009 Thụng bỏo số 23/TB-VP ngày 16 tháng 02 năm 2009 thông báo phân cơng cơng tác lónh đạo cán tổng hợp Văn phũng HĐND – UBND quận Thanh Xuân Quyết định số 75/QĐ-VP ngày 31 tháng 07 năm 2008 quy định kiện tồn Tổ cơng tác thuộc Văn phũng HĐND-UBND quận Thanh Xuõn Quy chế hoạt động UBND quận Thanh Xuân Quyết định số 63/2006/QĐ-VP ngày 30/06/2006 Chánh Văn phũng việc phõn cụng cụng tỏc lónh đạo Văn phũng HĐND-UBND quận Thanh Xuân Quyết định số 1601/2008/QĐ-UBND ngày 06/05/2008 UBND Thành phố Hà Nội việc quy chế làm việc UBND quận Thanh Xuõn khoỏ III nhiệm kỳ 2004-2009 Văn kiện Đại hội Đại biểu toàn quốc lần thứ IX Quy chế hoạt động UBND Quận Thanh Xuân Quy chế hoạt động Văn phũng HĐND – UBND Quận Thanh Xuân 10.Bỏo cỏo kết thực nhiệm vụ kinh tế - Xó hội, ANQP năm 2008, kế hoạch phỏt triển kinh tế - Xó hội, ANQP năm 2009 11.Bỏo cỏo số liệu kết năm thực cải cỏch hành chớnh (2006-2008) năm 2009 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Em xin chân thành cảm ơn Thầy giáo PGS.TS Hồng Văn Chức tận tỡnh hướng dẫn em để em hoàn thành báo cáo thực tập tốt nghiệp Em xin chân thành cảm ơn ban lónh đạo Hội LHTN TP Hà Nội chú, anh chị Hội tận tỡnh giỳp đỡ em hoàn thành bỏo cỏo thực tập tốt nghiệp Hà Nội, ngày tháng năm 2010 Sinh viờn Lờ Anh Tài ... pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Hội Liên hiệp phụ nữ TP Hà Nội" làm báo cáo thực tập CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG HỘI LHPN THÀNH PHỐ HÀ NỘI I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN HỘI... trí, chức Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội Văn phòng Hội LHTN TP Hà Nội (sau gọi văn phịng) quan chun mơn thuộc Hội LHTN TP Hà Nội Cũng văn phòng quan khác, văn phịng Hội LHTN TP Hà Nội có chức tham... tổ chức phục vụ trực tiếp hoạt động, quản lý, đạo điều hành Hội LHTN TP Hà Nội Văn phịng có vai trị đảm bảo hoạt động đồng bộ, thống nhất, liên tục, phối hợp nhịp nhàng quan đảm bảo hoạt động toàn