Đang tải... (xem toàn văn)
PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ
- 1 - Trang 1 PHẦN MỀM QUẢN LÝ VẬT TƯ 1. TỔNG QUAN 1.1. Giới thiệu Quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp là một trong những việc quan trọng có ý nghĩa quyết định trong sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Trong điều kiện kinh tế thị trường cạnh tranh đòi hỏi các nhà quản lý phải có thông tin chính xác, nhanh chóng, nắm bắt thông tin kịp thời về hàng hoá vật tư,… từ đó ra các kế hoạch, quyết định và chiến lược kinh doanh hợp lý giúp giảm chí phí, nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Quản lý hàng hoá đạt hiệu quả cao sẽ giúp doanh nghiệp giảm thất thoát và có thêm nhiều cơ hội phát triển trong hoạt động kinh doanh. Quản lý vật tư là phần mềm ứng dụng CNTT vào công tác quản lý giúp doanh nghiệp thay thế cách thức quản lý truyền thống phức tạp, mất thời gian và hiệu quả thấp. Phần mềm được xây dựng dựa trên những công nghệ mới nhất của Microsoft như .Net 2.0 và Microsoft SQL 2000, 2005… dựa trên tiêu chí đơn giản, thân thiện nên không yêu cầu người dùng phải sử dụng thành thạo về máy vi tính. Quản lý vật tư hỗ trợ phương pháp xuất kho theo nguyên tắc nhập trước xuất trước. Sẽ đem lại một phương pháp quản lý tiên tiến và hỗ trợ nhiều loại hình doanh nghiệp kinh doanh khác nhau. Làm việc theo qui trình tự động, có tổ chức, cập nhật, thay đổi thông tin nhanh chóng. Cung cấp những thông tin nhanh chóng, chính xác và kịp thời…đến nhà quản lý kinh doanh. Sẽ giúp doanh nghiệp trong việc quản lý hàng hoá với chi phí thấp nhất và hiệu quả cao nhất. 1.2. Chức năng chính Quản lý vật tư cung cấp một số chức năng chính sau đây: Hệ thống o Quản lý thêm, sửa, xoá và theo dõi người dùng trong hệ thống khi sử dụng chương trình. o Sao lưu và phục hồi dữ liệu của khi gặp có sự cố xảy ra, bảo đảm hệ thống ổn định và an toàn. o Thiết lập thông tin công ty. o Cho phép người dùng có thể in các báo cáo kết xuất ra dữ liệu dưới dạng các tập tin Word, Excel, XML, Acrobat Reader o Chương trình có chạy độc lập hoặc trên hệ thống mạng, internet. o Tự cảnh cáo và khôi phục dữ liệu do thao tác sai lệnh. o Hệ thống danh mục giúp người ta có thể chọn lựa nhanh chóng. o Hệ thống báo cáo đa dạng giúp người nắm bắt thông tin chính xác và nhanh chóng. Danh mục o Quản lý thêm, sửa, xoá và theo dõi nhóm hàng hoá, hàng hoá, khách hàng, nhà phân phối. o Hàng hoá được theo dõi như: đơn vị tính, hạn sử dụng, giá bán o Khách hàng - nhà phân phối được nào là địa chỉ, số điện thoại, fax, mã số thuế, tài khoản ngân hàng, dư nợ… o Nhập số dư ban đầu: cho kho có thể chỉnh sửa lại trong một khoảng thời gian - 2 - Trang 2 nhất định, công nợ phải thu, công nợ phải trả. Nghiệp vụ o Quản lý xuất, nhập, tồn: Tạo các phiếu xuất với mã sinh tự động, tự động lấy giá bán quy định và có thể sửa đổi theo yêu cầu có thể chọn và xuất hàng một cách nhanh chóng với nhiều hình thức khác nhau như bán hoặc cho mượn kiểm soát hàng hoá xuất ra không vượt quá số lượng trong kho. Ghi nhận nhân viên xuất hàng cho khách hàng nào. Tạo các phiếu nhập với mã sinh tự động, theo dõi những mặt hàng, số lượng, giá mua, nhân viên nhập hàng, nhà phân phối, ngày nhập hàng, hình thức thanh toán tiền mặt hay công nợ. Theo dõi tồn kho, kiểm kê hàng hoá, dự báo hàng hết hạn sử dụng. Theo dõi và cập nhật hàng cho mượn của từng khách hàng. o Quản lý Công nợ: Theo dõi tất cả các công nợ phải thu, cũng như phải trả, theo từng khách hàng, hoá đơn từ đó đưa ra kế hoạch thu hồi công nợ nhanh chóng và chính xác. Thực hiện thanh toán và giải quyết công nợ một cách nhanh chóng cho từng khách hàng, hoá đơn. o Quản lý hàng hoá bảo hành, bảo trì: theo dõi và cập nhật hàng bảo hành và bảo trì để có được một chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Báo cáo o Bán hàng Báo chi tiết các mặt hàng đã cho khách hàng mượn. Báo cáo chi tiết và tổng hợp công nợ phải thu theo khách hàng, theo hoá đơn, theo thời gian Báo cáo tổng hợp công nợ theo khách hàng, theo hoá đơn theo, theo thời gian Báo cáo chi tiết bán hàng theo khách hàng, theo mặt hàng, theo thời gian o Mua hàng Báo cáo chi tiết và tổng hợp công nợ phải trả theo nhà phân phối, theo hoá đơn, theo thời gian Báo cáo tổng hợp công nợ theo nhà phân phối, theo hoá đơn theo, theo thời gian Báo cáo chi tiết mua hàng theo nhà phân phối, theo mặt hàng, theo thời gian o Kho hàng Dự báo tồn kho theo từng nhóm mặt hàng, theo hàng hoá một nhanh chóng và chính xác, kịp thời và cảnh hạn sử dụng của hàng hoá Dự báo tồn kho theo từng nhóm mặt hàng, theo hàng hoá vào bất kỳ thời gian, nhằm giúp nhà quản lý có xem lại ký ứng tồn kho của những thời gian trước. Báo cáo sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ, sản phẩm, hàng hoá. Báo cáo Thẻ kho Báo cáo Tổng hợp số lượng xuất nhập tồn. Báo cáo tổng hợp tồn kho - 3 - Trang 3 o Doanh thu Báo cáo hiệu quả kinh doanh. Báo cáo doanh thu theo nhân viên Báo cáo doanh thu theo mặt hàng 1.3. Thông tin sản phẩm. Hệ điều hành: Windows XP, 2000, 2003,VISTA Cơ sở dữ liệu: SQL Server 2000, 2005. Chạy trên nền: Microsoft Net Framwork 2.0 Tài khoản đăng nhập lần điều tiên: admin, không có mật khẩu. 2. HỆ THỐNG 2.1. Đổi mật khẩu Trước khi muốn sử dụng chương trình, người dùng phải có một tài khoản gồm: Tên đăng nhập và Mật khẩu để đăng nhập vào sử dụng chương trình. Giao diện đăng nhập như sau: Người dùng đăng nhập vào sử dụng lần đầu tiên với tài khoản và mật khẩu như sau: o Tài khoản: admin. o Mật khẩu: không có mật khẩu. Ngoài ra người sử dụng có thể chọn “Mở rộng” để quản lý dữ liệu như sau: o Tạo cơ sở dữ liệu mới: - 4 - Trang 4 Người dùng nhập vào tên máy chủ, tài khoản và mật khẩu hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2000, cùng tên cơ sở dữ liệu sẽ tạo, chọn đường dẫn để lưu cơ sở dữ liệu và cuối cùng nhấn “Thực hiện”. o Đăng ký cơ sở dữ liệu: Chức năng dùng đăng ký cơ sở dữ liệu trên một máy chủ khác, người dùng nhập thông tin tên máy chủ, tài khoản và mật khẩu cùng tên cơ sở dữ liệu trên máy đó, sau đó nhấn nút “Thực hiện”. o Sao lưu cơ sở dữ liệu: Người dùng cần sao lưu lại dữ liệu thường xuyên để đề phòng có rủi ro xảy ra, - 5 - Trang 5 đặt tên dữ liệu cần lưu và chọn nơi lưu trong máy tính người dùng sau đó nhấn “Thực hiện”. o Phục hồi cơ sở dữ liệu: Nếu có rủi ro mất dữ liệu thì người dùng có thể phục hồi lại dữ liệu gần đây nhất, chọn vị trí trong máy người dùng đã sao lưu dữ liệu trước đó sau đó nhấn phục hồi. Chú ý: tất cả các chức năng liên quan đến quản trị cơ sở dữ liệu điều phải chạy lại chương trình lần nữa để sử dụng. Sau khi đăng nhập vào chương trình, người dùng có thể thay đổi mật khẩu của mình bằng cách Hệ thống > Đổi mật khẩu như sau: o Nhập lại chính xác mật khẩu cũ . o Nhập mật khẩu mới mà người dùng muốn thay đổi, sau đó nhấn nút “Lưu”. 2.2. Quản lý người dùng Thực hiện chức năng: Hệ thống > Quản lý người dùng Chức năng này cho phép người dùng: o Xem tất cả các tài khoản hiện có trên hệ thống. - 6 - Trang 6 o Xoá một người dùng bằng cách chọn người dùng cần xoá tương ứng trong danh sách phía dưới. Nhấn để thực hiện. Nếu người dùng này có sử dụng này đã sử dụng một số nghiệp vụ của chương trình thì không thể xoá người dùng này. o Sửa thông tin tài khoản bằng cách chọn một dòng tương ứng với tài khoản cần sửa trong danh sách phía dưới, nhấn và tiến hành thay đổi dữ liệu người sử dụng. Nhấn để cập nhật dữ liệu. o Thêm một người sử dụng mới bằng cách nhấn thêm. Nhập vào tên nhân viên. Nhập vào tên đăng nhập. Nhập vào mật khẩu. Chọn kích hoạt, nếu muốn tài khoản này được kích thoạt thì có thể đăng nhập vào hệ thống và ngược lại. - 7 - Trang 7 2.3. Thông tin công ty Thực hiện chức năng: Hệ thống > Thông tin công ty Chức năng này cho phép người dùng thiết lập lại các thông tin công ty để thông tin này xuất hiện trên các hoá đơn khi được in ra. 2.4. Sao lưu dữ liệu Chức năng này cho phép sao lưu dữ liệu dự phòng, khi gặp sự cố về sai lệch dữ liệu người dùng phục hồi lại hệ thống bằng tập tin này. 2.5. Cấu hình font Chức năng này cho phép thay đổi font hệ thống. 2.6. Kết thúc Thực hiện chức năng: Hệ thống > Kết thúc Chức năng dùng để thoát khỏi chương trình 3. DANH MỤC Lưu trữ thông tin về khách hàng, nhà phân phối, nhóm hàng hoá, hàng hoá, khai báo số dư đầu kỳ kho, công nợ của khách hàng và nhà phân phối. - 8 - Trang 8 3.1. Khách hàng. Thực hiện chức năng: Danh mục > Khách hàng. Chức năng này cho phép o Xem thông tin khách hàng. o Sửa thông tin một khách hàng nào đó bằng cách chọn một dòng tương ứng với khách hàng cần sửa trong danh sách phía dưới, nhấn và tiến hành thay đổi dữ liệu khách hàng. Nhấn để cập nhật dữ liệu. o Xoá thông tin về một khách hàng bằng cách chọn khách hàng cần xoá tương ứng trong danh sách phía dưới. Nhấn . Nếu khách hàng đã có xảy ra giao dịch trong hệ thống thì không thể xoá khách hàng này. o In danh sách khách hàng bằng cách nhấn . o Thêm một khách hàng mới bằng cách nhấn thêm. Nhập vào tên khách hàng (bắt buộc). Bổ sung các thông tin khác như địa chỉ, đại diện, mã số thuế, ngân hàng, điện thoại, fax, mã số tài khoản nếu có. Nhấn chọn là nhà cung cấp nếu khách hàng đó là nhà cung cấp hay ngược lại. Nhấn để cập nhật dữ liệu. 3.2. Nhà phân phối Thực hiện chức năng: Danh mục > Nhà phân phối. - 9 - Trang 9 Chức năng này cho phép: o Xem thông tin nhà phân phối. o Sửa thông tin nhà phân phối bằng cách chọn nhà phân phối tương ứng cần sửa trong danh sách phía dưới, nhấn và tiến hành thay đổi thông tin. Nhấn để cập nhật thông tin. o Xoá nhà phân phối bằng cách chọn nhà phân phối tương ứng cần xoá trong danh sách phía dưới. Nhấn và chọn “Yes”. o In danh sách nhà phân phối bằng cách nhấn . o Thêm nhà phân phối mới Nhấn . Nhập vào tên nhà phân phối (bắt buộc). Bổ sung các thông tin như địa chỉ, đại diện, mã số thuế, ngân hàng, điện thoại, fax, mã số tài khoản nếu có. Còn quản lý nếu không được chọn thì nhà phân phối này sẽ không quản lý nữa. Nhấn để cập nhật lại dữ liệu. 3.3. Hàng hoá Thực hiện chức năng: Danh mục > Hàng hoá. Chức năng này cho phép: quản lý tất cả hàng hoá hiện có trong kho theo từng nhóm khác nhau: o Người sử dụng có thể chọn nhóm vật tư mà mình muốn xem danh sách hàng hoá của nhóm đó o Sửa thông tin hàng hoá nào đó bằng cách chọn hàng hoá tương ứng cần sửa trong - 10 - Trang 10 danh sách phía dưới, nhấn và tiến hành thay đổi dữ liệu hàng hoá. Nhấn để cập nhật dữ liệu. o Thêm hàng hoá mới Nhấn các ô thông tin trạng thái mở. Nhập vào tên hàng hoá (bắt buộc). Các thông tin: mô tả chi tiết, giá bán nếu có. Còn quản lý nếu không được chọn thì hàng hoá này sẽ không quản lý nữa. Trong quá trình thêm hàng hoá, người dùng có thể nhập nhanh nhóm hàng hoá chưa có, nhấn Người dùng cũng có thể nhập nhanh một đơn vị tính nếu chưa có, nhấn . o Thêm đơn vị tính mới bằng cách nhấn . Nhập vào tên đơn vị tính, Nhấn để cập nhật dữ liệu. Đơn vị tính mới sẽ tự động cập nhật trong form thêm hàng hoá. o Xoá một đơn vị tính bằng cách chọn đơn vị tíh tương ứng cần xoá trong danh sách phía dưới sau đó nhấn . o Sửa tên đơn vị tính bằng cách chọn tên đơn vị tính cần sửa trong danh sách phía dưới rồi nhấn . Nhấn để cập nhật lại dữ liệu. 3.4. Nhóm hàng hoá Có thể thực hiện việc thêm vào một nhóm hàng hoá mới bằng cách thực hiện chức năng này hay thêm trực tiếp trong quá trình nhập kho hàng hoá. [...]... hàng nợ để bắt đầu tạo hoá đơn Nhập vào ngày lập hoá đơn, ngày khách hàng thanh toán tiền hoá đơn Chọn hình thức thanh toán Chọn nhóm vật tư: tất cả là hiển thị tất cả hàng hoá của các loại, hay chỉ hiển thị hàng hoá của một nhóm nào đó Thêm nhanh nhóm vật tư mới nhấn Chọn , nhấn Trang 19 - 20 - Chọn hình thức xuất: là bán hay cho mượn, số lượng, đơn giá bán trong danh sách hàng bên dưới... Chức năng cho phép người sử dụng kiểm tra hàng hoá trong kho tại một thời gian nào đó và tổng giá trị của nó o In ra giấy báo cáo, nhấn Trang 32 - 33 - Sổ chi tiết vật tư o Để thực hiện chức năng: Báo cáo > Kho hàng > Sổ chi tiết vật tư o Chức năng này cho phép thống kê số lượng xuất nhập của mỗi mặt hàng và giá trị, số lượng tồn kho và giá trị Thẻ kho o Để thực hiện chức năng: Báo cáo > Kho hàng... nợ, ngày lập, số tiền nợ, số hoá đơn Sau đó nhấn , rồi nhấn Trang 14 - 15 để cập nhật dữ liệu 4 NGHIỆP VỤ Phân hệ này giúp người dùng thực hiện các chức năng mua hàng, bán hàng, kiểm tra kho hàng, quản lý công nợ phải thu và phải trả của khách hàng và nhà phân phối, thực hiện các nghiệp vụ khác như bảo trì, bảo hành cho khách hàng Muốn thực hiện chức năng này thì phải tồn tại nhà phân phối, khách... việc xuất kho Kho hàng Kiểm kê o Thực hiện chức năng: Nghiệp vụ > Kho Hàng > Kiểm kê o Chức năng này cho phép người sử dụng kiểm kê lại số lượng hàng hoá đang có trong kho, cập nhật tồn kho Chọn nhóm vật tư: tất cả để hiển thị tồn kho của tất cả hàng hoá hay hiển thị tồn kho của từng nhóm Bắt đầu cập nhật, nhấn Chọn hàng hoá cần cập nhật tồn kho theo mỗi lần nhập kho, nhấn , Trang 20 - 21 Sau đó... điểm khác nhau Tồn kho Để thực hiện chức năng: Báo cáo > Tồn kho Trang 27 - 28 Chức năng này cho phép: o Thống kê số lượng hàng hoá hiện có trong kho theo nhiều hình thức, thời gian khác nhau, nhóm vật tư và tổng giá trị của nó o In ra báo cáo, nhấn 5.2 Bán hàng Hàng cho mượn o Để thực hiện chức năng: Báo cáo > Bán hàng > Hàng cho mượn o Chức năng cho phép người sử dụng thống kê số lượng hàng cho... khách hàng, nhấn , rồi nhấn Trang 15 - 16 - Chọn dòng bất kì trong danh sách phía dưới ứng với khách hàng cần chọn, nhấn Chọn hình thức thanh toán, xác nhận ngày lập phiếu, số hoá đơn Chọn nhóm vật tư Ta cũng có thể nhanh sản phẩm chưa có trong kho, nhấn Sau đó thì làm giống 2.3 Chọn sản phẩm cần nhập kho, sau đó nhấn Nhập số lượng và đơn giá của hàng hoá trong phiếu nhập kho Nếu không... thu tiền Trang 21 Chương trình sẽ - 22 - Thực hiện việc thu nợ, chọn , nhấn phiếu xuất kho cần thu Nhập tiền trả của khách hàng vào bảng bên dưới, có thể trả hết tiền nợ trên phiếu đó, hay trả một phần Sau đó nhấn phiếu thu tiền Chọn ngày lập hoá đơn Bỏ thu tiền phiếu đó , nhấn để hoàn thành Công nợ phải thu o Để thực hiện chức năng: Nghiệp vụ > Công Nợ > Công nợ phải thu o Chức năng này cho... nợ đối với nhà phân phối đó Xem danh sách các phiếu chi tiền, nhấn Thực hiện trả nợ: chọn phiếu Chọn ngày lập hoá đơn , nhấn Trang 24 - 25 Nhập vào tiền trả ở bảng bên dưới, có thể trả từng phần hay trả hết Nhấn để hoàn tất việc tạo phiếu trả nợ Bỏ phiếu trả nợ , nhấn Công nợ phải trả o Để thực hiện chức năng: Nghiệp vụ > Công Nợ > Công nợ phải trả o Chức năng này cho phép người sử dụng