08/09/2012 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH Quản lý mua sắm dự án KHOA CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM CHƯƠNG 11: QUẢN LÝ MUA SẮM THIẾT BỊ 11.1 Mở đầu Mục tiêu học  Nắm tầm quan trọng việc quản lý trang thiết bị dự án việc gia tăng sử dụng linh kiện cho dự án công nghệ thông tin  Nắm qui trình QL Mua sắm trang thiết bị dự án lên kế họach mua sắm trang thiết bị, Lập Kế họach mời thầu, Chọn Nhà cung cấp, QL Hợp đồng Kết thúc hợp đồng  Giới thiệu số kỹ thuật công cụ hỗ trợ QL Mua sắm trang thiết bị dự án  Giới thiệu loại phần mềm có sẵn giúp cho việc quản lý trang thiết bị dự án  Tầm quan trọng việc quản lý trang thiết bị dự án  Mua sắm gắn liền với việc yêu cầu cung cấp hàng hoá dịch vụ từ bên  Những điều khoản khác bao gồm mua bán nhập linh kiện  Các chuyên gia dự đoán trước 2003 thị trường nhập linh kiện CNTT toàn cầu tăng 110 tỷ đô la  Các khoản chi tiêu USA lĩnh vực công nghệ thông tin dự kiến tăng từ 6,6 tỷ đô la năm 2002 lên gần 15 tỷ đô la trước 2007 11.1 Mở đầu (tt) 11.2 Qui trình Quản lý Trang thiết bị  Tại phải nhập linh kiện bên ngoài? Nhằm giảm chi phí cố định chi phí định kỳ Giúp khách hàng tập trung vào lĩnh vực kinh doanh họ Cập nhật kỹ công nghệ  Lập kế hoạch mua sắm  Lập kế hoạch mời thầu  Mời thầu  Lựa Chọn nhà cung cấp  Quản lý hợp đồng  Nghiệm thu hợp đồng Cung cấp tính linh hoạt 08/09/2012 a Lập kế hoạch mua sắm  Hình thức hợp đồng Xác định vấn đề liên quan tới kế hoạch mua sắm, gồm:  Có mua hay không  Giá cố định: mức tổng giá cố định cho sản phẩm dịch vụ rõ ràng  Chi phí bồi hoàn: liên quan tới việc xác định chi trả cho bên bán chi phí trực tiếp hay gián tiếp  Mua cách  Mua  Chi phí cộng phí ưu đãi (CPIF =Cost plus incentive fee): bên mua  Mua trả cho bên bán khoản chi phí thực phù hợp cộng với khoản lệ phí trước khoản tiền thưởng khích lệ  Chi phí cộng lệ phí cố định (CPFF=Cost plus fixed fee): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực phù hợp cộng với lệ phí cố định chi trả dựa tỷ lệ phần trăm chi phí ước tính  Chi phí cộng % chi phí (CPPC=Cost plus percentage of costs): bên mua trả cho bên bán khoản chi phí thực phù hợp cộng với tỷ lệ phần trăm định sẵn dựa tổng chi phí  Khi mua Hình thức hợp đồng (tt) b Lập kế hoạch mời thầu  Chi phí cộng phí ưu đãi (CPIF =Cost plus incentive fee)  Chi phí cộng lệ phí cố định (CPFF=Cost plus fixed fee)  Chi phí cộng % chi phí (CPPC=Cost plus percentage of costs)  Yêu cầu đề xuất: để mời gọi từ nhà cung cấp  Yêu cầu báo giá: để xem xét tính chất mua sắm  Mời thầu hay đàm phán phúc đáp lại chủ thầu phần kế họach mời thầu 10 b Lập kế hoạch mời thầu (tt)  c Mời thầu Bảng: Phác thảo Đề xuất nhận thầu (RfP=Request for Proposal)   Mục đích RfP Việc mời thầu liên quan tới việc thu thập đề nghị hay bỏ thầu từ nhà cung cấp Nhu cầu mua sắm hàng hóa dịch vụ thực theo số cách:  Bối cảnh tổ chức  Tiếp cận với nhà cung cấp uy tín  Những yêu cầu  Tiếp cận với số nhà cung cấp tiềm  Môi trường Phần cứng & Phần mềm  Quảng bá tới đối tượng quan tâm  Mô tả Quá trình Mời Thầu   Phát biểu Công việc Thông tin Lịch biểu Một hội thảo dành cho nhà thầu giúp sàng lọc điều bên mua mong đợi  Phụ lục làm:  A Tổng quan Hệ thống  B Các Yêu cầu Hệ thống  C Dung lượng Kích cở Dữ liệu  D Yêu cầu nội dung  E Hợp đồng Mẫu 11 12 08/09/2012 d Lựa chọn nhà cung cấp  e Quản lý hợp đồng Những liên quan tới chọn lựa  Quản lý hợp đồng nhằm đảm bảo thực nhà cung cấp đáp ứng yêu cầu giao kèo theo hợp đồng  Hợp đồng có mối liên quan tới pháp lý, điều quan trọng nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý việc lập quản lý hợp đồng  Nhiều giám đốc dự án phớt lờ khế ước hợp đồng, điều dẫn tới hậu nghiêm trọng  Đánh giá đề nghị nhà thầu  Chọn lựa nhà thầu tốt  Đàm phán hợp đồng  Trao hợp đồng  Chuẩn bị hình thức đánh giá bổ ích việc lựa chọn nhà cung cấp Bên mua thường thiết lập “Danh sách ngắn (short list)” 13 14 Kiểm soát thay đổi hợp đồng  Thay đổi phần dự án cần xem xét lại, phê chuẩn lại, lập văn người phê duyệt dự án trước  Đánh giá thay đổi phải bao gồm phân tích ảnh hưởng đến phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng hàng hóa hay dịch vụ cung cấp?  Những thay đổi phải thiết lập văn f Nghiệm thu (thanh lý) hợp đồng  Xác minh sản phẩm để xác định tất công việc đựơc hoàn tất thỏa mãn yêu cầu hay không  Những hoạt động quản lý hành để cập nhật hồ sơ nhằm phản ánh kết cuối  Lưu trữ thông tin sử dụng tương lai  Kiểm toán mua sắm xác định học kinh nghiệm 15 16 11.3 Sử dụng phần mềm hỗ trợ QLMS  Tổng kết Phần mềm xứ lý văn giúp soạn thảo đề xuất hợp đồng, bảng tính giúp đánh giá nhà cung cấp, liệu giúp ta thấy hoạt động nhà cung cấp, phần mềm trình bày giúp thể thông tin liên quan tới việc mua sắm  Vào cuối thập niên 90 đầu năm 2000, nhiều công ty bắt đầu sử dụng phần mềm mua sắm điện tử để thực chức mua sắm  Những công ty Commerce One, Ariba, Concur Technologies, SAS, Ban cung cấp dịch vụ mua sắm liên kết mạng sử dụng công cụ kết nối mạng khác giúp tìm thông tin nhà cung cấp hay bán đấu giá hàng hay dịch vụ 17  Qui trình QL Mua sắm trang thiết bị dự án lên kế họach mua sắm trang thiết bị, Lập Kế họach mời thầu, Chọn Nhà cung cấp, QL Hợp đồng Kết thúc hợp đồng  Kỹ thuật công cụ hỗ trợ QL Mua sắm trang thiết bị dự án 18 08/09/2012 TỪ KHÓA - KEY TERMS    TỪ KHÓA - KEY TERMS Các đơn đặt hàng thay đổi cấu trúc (CONSTRUCTIVE CHANGES ORDERS) – oral or written acts or omissions by someone with actual or apparent authority that can be construed to have the same effect as a written change order Hợp đồng (CONTRACT) – Một thỏa thuận cam kết (a mutually binding agreement that obligates the supplier to provide the specified products or services, and obligates the buyer to pay for them) Hợp đồng hành chánh (ADMINISTRATION – managing the relationship with the supplier)  Hợp đồng kết thúc (CLOSE-OUT) – completion and settlement of the contract, including resolution of any open items  Hợp đồng CPPP (COST PLUS FIXED FEE – a contract in which the buyer pays the supplier for allowable performance costs plus a fixed fee payment usually based on a percentage of estimated costs)  Hợp đồng CPIF (COST PLUS INCENTIVE FEE – a contract in which the buyer pays the supplier for allowable performance costs along with a predetermined fee and an incentive bonus)  Hợp đồng Chi phí cộng với phần trăm Chi phí [CPPC=COST PLUS PERCENTAGE OF COSTS] – (a contract in which the buyer pays the supplier for allowable performance costs along with a predetermined percentage based on total costs) 19 20 TỪ KHÓA - KEY TERMS  Hợp đồng hoàn chi phí (COST-REIMBURSABLE CONTRACTS – contracts involving payment to the supplier for direct and indirect actual costs)  Hợp đồng Giá (do hãng) định sẳn (FIXED-PRICE OR LUMP-SUM) CONTRACTS) – (contracts with a fixed total price for a well-defined product or service)  Quyết định (về việc) nên làm hay nên mua (MAKEOR-BUY DECISION – when an organization decides if in it in its best interests to make certain products or perform certain service inside the organization, or if it better to buy them from an outside organization)  TỪ KHÓA - KEY TERMS Mua sắm (PROCUREMENT – acquiring goods and/or services from an outside source)  Kế họach Mua sắm (PROCUREMENT PLANNING – determining what to procure and when)  QL Kế họach Mua sắm cho Dự án (PROJECT PROCUREMENT MANAGEMENT – the processes required to acquire goods and services for a project from outside the performing organization)  Đề xuất nhận thầu (RFP = REQUEST FOR PROPOSAL) – Những đề xuất,có thể công bố cho nhà cung ứng có tiềm để cung ứng mặt hàng hay dịch vụ (a document used to solicit proposals from prospective suppliers)  RFQ (REQUEST FOR QUOTE) – (a document used to solicit quotes or bids from prospective suppliers)  Sự thỉnh cầu (SOLICITATION) – Thu nhận Ghi chú, gói thầu, chào thầu, hay đề xuất (obtaining quotes, bids, offers, or proposals as appropriate) 21 TỪ KHÓA - KEY TERMS  Lập Kế họach thỉnh cầu (SOLICITATION PLANNING) – Yêu cầu tư liệu (hóa) cho sản phẩm nhận biết nguồn có tiềm (ocumenting product requirements and identifying potential sources)  Bảng kê khai công việc (SOW =STATEMENT OF WORK) – (a description of the work required for the procurement)  Điều khoản hoàn tất (TERMINATION CLAUSE) – Cho phép người mua hay cung ứng kết thúc hợp đồng (a contract clause that allows the buyer or supplier to end the contract)  Đơn giá hợp đồng (UNIT PRICE CONTRACT – a contract where the buyer pays the supplier a predetermined amount per unit of service, and the total value of the contract is a function of the quantities needed to complete the work) 22 Q&A 23 24 ... tới pháp lý, điều quan trọng nhà làm hợp đồng phải chịu trách nhiệm pháp lý việc lập quản lý hợp đồng  Nhiều giám đốc dự án phớt lờ khế ước hợp đồng, điều dẫn tới hậu nghiêm trọng  Đánh giá... (short list)” 13 14 Kiểm soát thay đổi hợp đồng  Thay đổi phần dự án cần xem xét lại, phê chuẩn lại, lập văn người phê duyệt dự án trước  Đánh giá thay đổi phải bao gồm phân tích ảnh hưởng đến phạm... tương lai  Kiểm toán mua sắm xác định học kinh nghiệm 15 16 11. 3 Sử dụng phần mềm hỗ trợ QLMS  Tổng kết Phần mềm xứ lý văn giúp soạn thảo đề xuất hợp đồng, bảng tính giúp đánh giá nhà cung cấp,