08/09/2012 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH Quản lý phạm vi KHOA CÔNG NGHỆ QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM CHƯƠNG 4: QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN Quản lý phạm vi NỘI DUNG TRÌNH BÀY 4.1 Quản lý phạm vi dự án gì? 4.2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án 4.3 Tạo cấu trúc Work Breakdown 4.4 Kiểm tra kiếm sốt phạm vi NỘI DUNG TRÌNH BÀY Phạm vi gì? 4.1 Quản lý phạm vi dự án gì?  Phạm vi (scope) danh sách tất mà DA phải làm DA phải có phạm vi rõ ràng, khơng DA không kết thúc  Các kết chuyển giao (Deliverables): kết DA chuyển giao: Phần cứng, Phần mềm (mua làm), bảo hành, tài liệu, đào tạo phương hướng chuyển giao 4.2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án 4.3 Tạo cấu trúc Work Breakdown 4.4 Kiểm tra kiếm sát phạm vi 08/09/2012 NỘI DUNG TRÌNH BÀY Qui trình quản lý phạm vi  Khởi động: Bắt đầu DA chuyển tiếp sang giao đoạn  Lập kế hoạch phạm vi: phát triển tài liệu nhằm cung cấp tảng cho định dự án tương lai  Xác định phạm vi: chia nhỏ sản phẩm trung gian DA thành thành phần nhỏ hơn, dễ quản lý  Kiểm tra phạm vi: hợp thức hóa việc chấp nhận phạm vi DA  Điều khiển thay đổi phạm vi: thay đổi phạm vi DA 4.1 Quản lý phạm vi dự án gì? 4.2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án 4.3 Tạo cấu trúc Work Breakdown 4.4 Kiểm tra kiếm sốt phạm vi Tơn / Nội quy dự án 4.2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi  Là trình xây dựng tài liệu nhằm cung cấp tảng phạm vi DA Tuyên bố phạm vi (scope statement) gồm: Kiểm chứng DA (Project Justification) Mô tả ngắn sản phẩm DA Tổng kết tất sản phẩm trung gian DA Tuyên bố yếu tố xác định thành công DA 10 Phát biểu phạm vi Tôn dự án (tt) 11 12 08/09/2012 Phát biểu phạm vi (tt) Xác định phạm vi  Sau hoàn tất kế hoạch phạm vi, xác định chi tiết công việc cách chia thành cơng việc nhỏ quản lý  Xác định phạm vi  Giúp cải tiến xác thời gian, chi phí, nguồn lực  Xác định tảng để đo hiệu suất vận hành điều khiển DA  Giúp truyền đạt rõ rãng trách nhiệm công việc 14 13 NỘI DUNG TRÌNH BÀY Định nghĩa (Work Breakdown Structure - WBS) 4.1 Quản lý phạm vi dự án gì?  4.2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án  4.3 Tạo cấu trúc Work Breakdown  4.4 Kiểm tra kiếm soát phạm vi WBS danh sách chi tiết cần làm để hồn thành dự án Nếu làm WBS tốt, xác định xác bước để hồn thành dự án Tham gia xây dựng WBS: người quản lí dự án, khách hàng, thành viên tổ, người tài trợ dự án 16 15 Vai trò WBS    Kiểu định dạng WBS WBS sở để ước lượng chi phí Từ WBS có tranh chung kinh phí dự án WBS sở để xác định trách nhiệm cá nhân WBS sở để xây dựng lịch trình thực dự án 17  Có kiểu định dạng WBS:  Chart  Outline Kiểu định dạng WBS: Chart 18 08/09/2012 Kiểu định dạng WBS: Outline 0.0 Retail Web Site 1.0 Project Management 2.0 Requirements Gathering 3.0 Analysis & Design 4.0 Site Software Development 4.1 HTML Design and Creation 4.2 Backend Software 4.2.1 Database Implementation 4.2.2 Middleware Development 4.2.3 Security Subsystems 4.2.4 Catalog Engine 4.2.5 Transaction Processing 4.3 Graphics and Interface 4.4 Content Creation 5.0 Testing and Production Các kỹ thuật xây dựng WBS  Top-Down  Bottom-Up  Analogy  Rolling Wave 1st pass: go 1-3 levels deep Gather (thu thập) more requirements or data Add more detail later  Post-its on a wall 19 Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt) 20 Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt)  Top-down  Bottom-up Start at highest level Systematically develop increasing Start at lowest level tasks Aggregate (gộp lại) into summaries level of detail Best if (tóm tắt) and higher levels Cons The problem is well understood Technology and methodology are not new This is similar to an earlier project or problem Time consuming (tốn nhiều thời gian) Needs more requirements complete But is also applied in majority (phần Pros lớn) of situations (hoàn cảnh) Detailed 21 22 Các kỹ thuật xây dựng WBS (tt) Các tính chất WBS  Analogy   Base WBS upon that of a “similar”  project Use a template  Có chiều hướng xuống Vd: Chuẩn bị dàn cho văn Chú ý: Quan hệ mô tả công việc mô tả sản phẩm Sản phẩm: danh từ Analogy also can be estimation basis  đầu vào, Pros  đầu ra,  động tác xử lý Based on past actual experience Cons Needs comparable project 23 24 08/09/2012 Nguồn thơng tin để XD WBS Các tính chất WBS (tt)   Công việc: Tài liệu:  Tài liệu có liên quan tới dự án: Phác thảo dự án,  Động từ báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi  Mô tả trình hoạt động, xử lý  WBS phân thành nhiều mức Khơng phải tất "nhánh" WBS cần chi tiết số mức Mỗi mức cho phép tạo lịch biểu báo cáo tóm tắt thơng tin mức  WBS viết "cái gì", khơng viết "như nào";  Trình tự cơng việc khơng quan trọng Chỉ xác định trình tự giai đoạn lập lịch trình  Tài liệu khơng liên quan tới dự án: cho thơng tin phụ trợ Ví dụ: sơ đồ tổ chức quan, thủ tục hành chính, quy tắc làm việc,  Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp, hay gián tiếp, với dự án 25 26 Danh sách sản phẩm Cấu trúc chi tiết WBS  WBS bao gồm hai thành phần sách sản phẩm Breakdown Structure - PBS)  Danh DSSP  Mơ (Product tả theo trình tự từ xuống  Mức độ phân cấp tuỳ theo độ phức tạp sản phẩm Nói chung, sản phẩm phức tạp số mức lớn  Danh sách công việc - DSCV (Task Breakdown Structure - TBS)  Sản phẩm toàn sản phẩm mô tả danh từ 27 28 Danh sách sản phẩm (tt) Danh sách công việc  Sản phẩm   Sản phẩm A Sản phẩm B Sản phẩm C  Sản phẩm B.1 Sản phẩm B.2 29 Xác định công việc cần thực DSCV chia thành nhiều mức mơ tả từ xuống DSCV chia thành mức khác nhau, mức độ phân cấp tuỳ thuộc vào độ phức tạp sản phẩm toàn hay sản phẩm Mỗi công việc mô tả động từ (hành động) bổ ngữ 30 08/09/2012 Danh sách công việc (tt) Xác định B-1 Đầu vào Xác định B-1 Xử lí Xây dựng WBS Xác định B-1 Đầu  C¸c mơc tiêu d ỏn Xác định kết bàn giao Xác định Xử lí Xác định Xử lí Sản phẩm bµn giao Xác định Xử lí Các mục tiêu dự án chia nhỏ thành phần quản lý cho việc chuyển giao ThĨ hiƯn việc chuyển giao phần hữu ích mục tiêu dự án 31 32 Kết hợp danh sách Xây dựng WBS (tt)   Mơc tiªu dự án Xác định kết bàn giao Cỏc cụng vic cn đạt kết bàn giao mốc xác định WBS  Cả phần DSSP DSCV đánh mã Mã số xác định vị trí, hay mức phần tử WBS Lưu ý:  Nửa WBS bao gồm mô tả sản phẩm Sản phẩm bµn giao  Nửa WBS bao gồm mô tả công việc (để c sn phm) định nghĩa kế hoạch kế hoạch công việc 34 33 Các cách biểu diễn WBS Kết hợp hai danh sách (tt)  Sản phẩm (0.0)  Sản phẩm A (1.0) Sản phẩm B (2.0) Sản phẩm B.1 (2.1) Sản phẩm C (3.0)  Biểu diễn theo sản phẩm Biểu diễn theo trình tự Biểu diễn theo trách nhiệm Sản phẩm B.2 (2.2) Mơ tả B-1 Đầu vào, Xử lí (2.1.2), Đầu Mơ tả Xử lí (2.1.2.1) Mơ tả Xử lí (2.1.2.2) Ví dụ WBS chi tiết Mơ tả Xử lí (2.1.2.3) 35 36 08/09/2012 Biểu diễn theo sản phẩm Biểu diễn theo giai đoạn Nhà Nhà 0.0 1.0 1.1 Tủ bếp 1.2 Tầng Phòng khách 2.0 Phòng bếp Bàn ăn 0.0 Ánh sáng 2.1 Phịng ngủ 3.0 Trang trí 2.2 Salon Tầng 1.0 Ghép sắt 1.1 2.3 2.0 Móng bê tơng Đổ móng 1.2 3.0 Tường 2.1 Xây gạch 2.1.1 Cửa Trần 2.2 2.3 Trát 2.1.2 37 Làm để xây dựng WBS Biểu diễn theo trách nhiệm Nhà 0.0 Nề Đồ gỗ Điện 2.0 1.1 Cầu thang 1.2 Tường 2.1 Xây gạch 2.1.1 Trần 2.2  Tách giai đoạn thành sản phẩm  Tách sản phẩm thành công việc  Các công việc nhỏ dễ dàng ước tính quản lý giai đoạn lớn  Các công việc cần: 3.0 1.0 Cửa 38 Bể nước 2.3  Thường không nhỏ người/giờ làm việc  Thường không nhiều 70 người/giờ làm việc Trát 2.1.2  Thường không sử dụng nhiều nguồn 40 39 Các nội dung cần thiết cho WBS       Định hướng kết bàn giao Trách nhiệm cá nhân Có thời hạn việc bắt đầu kết thúc Đơn vị cơng việc quản lý Dễ hiểu Có thể đo lường 41 Các bước xây dựng WBS  Một đơn vị công việc xuất nơi WBS  Tài liệu kèm theo để đảm bảo phạm vi  Nội dung công việc mục WBS tổng công việc  WBS phải quán với cách thực cơng việc  Các thành viên nhóm DA phải tham gia xây dựng WBS  Mỗi WBS nên có tài liệu kèm để đảm bảo phạm vi  WBS phải công cụ linh hoạt để đáp ứng thay đổi 42 08/09/2012 Đánh giá WBS tốt Kiểm sốt phiên WBS  Mọi Danh sách sản phẩm thể danh từ (và tính từ) Ngun tắc: khơng nên vứt bỏ phiên trước, để biết rắc rối nảy sinh thay đổi  Mọi ô Danh sách công việc thể động từ bổ ngữ Đơi định trở lại kế hoạch gốc  Cần ghi ngày tháng cho phiên đánh số hiệu phiên  Mọi nhánh WBS chi tiết tới mức thấp  Mọi ô WBS đánh số    Mọi công việc WBS, xác định đầy đủ  Đã phản hồi chấp thuận từ người liên đới đến WBS 44 43 NỘI DUNG TRÌNH BÀY Kiểm tra kiểm soát phạm vi yếu tố quy định phạm vi rộng phạm vi  Kiểm soát thay đổi  Thay đổi kế hoạch  Giảm thiểu mở rộng phạm vi  Các 4.1 Quản lý phạm vi dự án gì?  Mở 4.2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án 4.3 Tạo cấu trúc Work Breakdown 4.4 Kiểm tra kiểm soát phạm vi 45 46 Các yếu tố quy định phạm vi Mở rộng phạm vi định phạm vi tài liệu dự án xác định cơng việc tính đến hay khơng tính đến dự án gồm yếu tố sau:  Mở rộng phạm vi mở rộng phạm vi dự án thay đổi không phê duyệt hay quản lý, làm ảnh hưởng đến chi phí, chất lượng, và/hoặc thời gian dự án  Các dự án IT dễ bị thay đổi phạm vi  Ví dụ:  Quy Xác định giả định kỹ thuật nghiệp vụ Định nghĩa ràng buộc tổ chức Xác định sản phẩm, thời gian, kinh phí Các nhân tố rủi ro Các tiêu hoàn tất 47 48 08/09/2012 Kiểm soát thay đổi Về nguyên tắc  Kiểm soát thay đổi kỹ thuật dùng để đảm bảo thay đổi quản lý  Các thành viên tham gia dự án cần khuyến khích tài liệu kiện hay thay đổi đề xuất họ nêu  Phản hồi, hành động, tuyên truyền nhanh chóng để  Tại dự án thất bại? số lý thông thường thất bại dự án: giảm rủi ro Không nhận thay đổi kiện, Không quản lý hiệu vấn đề  Các thành viên nhóm cần hiểu quy trình quản lý thay đổi kiện  Theo dõi toàn diện yêu cầu việc kiểm soát truyền thông  Bao gồm tất khoản mục hoàn thiện 49 50 Các nguồn tạo thay đổi Các tác nhân gây thay đổi  Khách hàng  Các quan/đơn vị liên quan  Tổ dự án  Người tài trợ  Chính PM v.v Các đánh giá khác ngời sử dụng Các yêu cầu đa khám phá Kim tra ã n v ã module • tích hợp • Chấp thuận Xt hiƯn nhµ cung cấp phần mềm tổ chức bên Các định sách nghiệp vụ chuyển đổi Luật pháp rà xét kiểm soát chất lợng Lp trỡnh viên làm mịn chương trình c¸c ngn thĨ cđa dù ¸n 51 Định nghĩa thay đổi dự án:  Bất 52 Phân loại thay đổi (3 loại)  Thay đổi quan trọng: Phạm vi hoạt động sau thay đổi:  Thay đổi nhỏ: Kết bàn giao  Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi: Kiến trúc Chi phí Lịch trình 53 54 08/09/2012 Thay đổi quan trọng (lớn) Thay đổi nhỏ  Lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, xem quan trọng cho dự án Làm thay đổi kết dự án  Không làm thay đổi kết chung dự án, ảnh hưởng đến thành cơng dự án  Ví dụ:  Ví dụ:  Dự án xây nhà: Những phát sinh lặt vặt (từ phía  Nhà tài trợ tuyên bố cắt giảm ngân sách (gây chủ nhà - khách hàng) người tài trợ)  Dự án làm phần mềm: Yêu cầu làm thêm vài  Yêu cầu bổ sung thêm số tính phần module lập báo cáo (khách hàng đề nghị) mềm (gây khách hàng) 55 Thay đổi sửa chữa/ sửa lỗi 56 Khác rủi ro thay đổi  Đã coi nhẹ bỏ qua điểm đó, phải bổ sung khắc phục  Rủi ro: Tai hoạ, cố, biến cố dự phòng, lường trước  Ví dụ:  Thay đổi: Chênh lệch so với kế hoạch ghi tài liệu, thống nhất, cam kết  Kiểm soát thay đổi là: phát hiện, phân tích, đánh giá thực thay đổi liên quan đến mô tả sản phẩm, lịch biểu, ngân sách yêu cầu chất lượng  Dự án xây nhà: Quên chưa dây điện thoại ngầm tường, cần phải lắp thêm hệ thống dây điện (do PM tổ dự án đề nghị)  Dự án xây dựng phần mềm: Quên chưa lên kế hoạch huấn luyện cho người sử dụng trước bàn giao (do khách hàng phát ra) 57 58 Xem xét tác động thay đổi Xét xem thay đổi ưu tiên  Ảnh hưởng tới công việc, thời gian  Lập danh sách thay đổi  Ảnh hưởng tới kinh phí   Ảnh hưởng tới người: phải làm thêm việc => phản ứng tiêu cực Xác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, thấp, không cần phải thay đổi   Ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm dự án Từ có kế hoạch đáp ứng: người, thời gian, tiền, 59 60 10 08/09/2012 Nhật ký thay đổi Thủ tục kiểm soát thay đổi Ghi yêu cầu thay đổi Phân tích yêu cầu thay đổi phân tích tác động Làm rõ yêu cầu thay đổi Nhất trí? Lập lịch biểu thực Ngày tháng Mô tả thay đổi [1] [2] Phân Mức Người tích ưu tiên khởi tác đầu động Người chịu trách nhiệm Đồng ý? Ngày hiệu lực [6] [7] [8] thực [3] [4] [5] Viết rõ lí từ chối Thông báo cho người yêu cầu thay đổi 61 Quản lý thay đổi & kiện 08/09/2012 62 Quản lý thay đổi kiện (tt)  Kế hoạch chất lượng có nêu rõ quy trình sử dụng cho việc quản lý thay đổi kiện?  Có chế thống việc lập báo cáo trạng thay đổi kiện phần chu kỳ kiểm soát dự án?  Quy trình có bao gồm quy chế điều chỉnh khoản mục chưa giải quyết?  Đây có chế mà nhờ thay đổi hay kiện ban đầu lưu ý quy trình?    63 Việc quản lý kiện thay đổi yếu tố chủ yếu phạm vi kiểm soát dự án Hệ thống quản lý thay đổi kiện đóng vai trị chủ đạo việc truyền thông dự án Một hệ thống thống, hiệu khơng u cầu q nhiều chi phí quản lý hành 64 Tổng kết  Quản lý phạm vi dự án gì?  Phạm vi?  Các sản phẩm bàn giao Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án  Tạo cấu trúc Work Breakdown       Các phương pháp xây dựng WBS Các kiểu WBS Các bước xây dựng WBS Đánh giá WBS Kiểm tra kiểm soát phạm vi  Thay đổi, nhận diện thay đổi, phân loại thay đổi  Quản lý thay đổi 65 11 ... WBS) 4. 1 Quản lý phạm vi dự án gì?  4. 2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án  4. 3 Tạo cấu trúc Work Breakdown  4. 4 Kiểm tra kiếm soát phạm vi WBS danh sách chi tiết cần làm để hoàn thành dự án. .. kiểm soát dự án Hệ thống quản lý thay đổi kiện đóng vai trị chủ đạo việc truyền thơng dự án Một hệ thống thống, hiệu khơng u cầu nhiều chi phí quản lý hành 64 Tổng kết  Quản lý phạm vi dự án gì?... gì?  Mở 4. 2 Lập kế hoạch quản lý phạm vi dự án 4. 3 Tạo cấu trúc Work Breakdown 4. 4 Kiểm tra kiểm soát phạm vi 45 46 Các yếu tố quy định phạm vi Mở rộng phạm vi định phạm vi tài liệu dự án xác