08/09/2012 3.1 Quản lý tổng thể dự án 3.1.1 Xác định nội dung QLDA 3.1.2 Xác định thành phần tham gia dự án 3.1.3 Xác định vai trò thành phần Chương 3: Quản lý tổng thể dự án 3.1.1 Xác định nội dung 3.1.2 Xác định thành phần  Xác định thành phần tham gia dự án  Xác định nội dung  Phạm vi dự án  Thời gian  Chi phí  Chất lượng  QL Nhân lực  QL Giao tiếp  QL Rủi ro  QL Mua sắm, thuê mướn – Người tài trợ dự án (PSProject Sponsor) People Process – Người quản lí dự án (PMProject Manager) 4P – Ban lãnh Mangement) đạo (Senior – Tổ dự án (PT - Project team) Product – Khách hàng – Các nhóm hỗ trợ Project 3.1.3 Vai trò thành phần 3.1.3 Vai trò thành phần (tt)  Vai trò thành phần tham gia dự án: Người tài trợ cho dự án  Vai trò thành phần tham gia dự án: Người quản lý dự án – Cấp tiền cho dự án hoạt động, phê duyệt dự án, định cho dự án tiếp hay cho dừng (thất bại) chừng – Bổ nhiệm người quản lí dự án – Thiết lập mục tiêu nghiệp vụ dự án đảm bảo mục tiêu đáp ứng – Ký hợp đồng pháp lí – Hoàn thành dự án – Hiểu yêu cầu khách hàng – Quản lí dự án để hoàn thành mục đích mục tiêu đề – Báo cáo trạng dự án cho người tài trợ dự án đơn vị liên quan – Xác lập tổ chức đội hình thực dự án – Đảm bảo chất lượng nội dung tất sản phẩm bàn giao – Quản lí thay đổi dự án – Quản lí kiểm soát kế hoạch dự án, tài nguyên, chất lượng chi phí 08/09/2012 3.1.3 Vai trò thành phần (tt) 3.1.3 Vai trò thành phần (tt)  Vai trò thành phần tham gia dự án: Tổ dự án  Vai trò thành phần tham gia dự án: Khách hàng – Hỗ trợ cho PM để thực thành công dự án Bao gồm người vừa có kỹ (skill) lực (talent) – Cung cấp thông tin để lập kế hoạch thực dự án, công việc phải làm, sản phẩm chuyển giao, ước lượng – Hoàn thành công việc xác định kế hoạch dự án – Báo cáo trạng cho người quản lí dự án – Xác định thay đổi – Thụ hưởng kết dự án – Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án – Là người chủ yếu nghiệm thu kết dự án – Hỗ trợ cho tổ dự án đủ thông tin để đảm bảo thành công – Nghiệm thu ký nhận sản phẩm bàn giao 3.1.3 Vai trò thành phần (tt) 3.1.3 Vai trò thành phần (tt)  Vai trò thành phần tham gia dự án: Thành công phụ thuộc vào yếu tố người  Lập ma trận trách nhiệm Công việc Tên Công việc X Công việc Y Công việc Z Ng Văn A A A A Lê thị B P I R Cao văn C I P I Vũ văn D C R N Phạm văn E R R N Trần thị F R C P A (Approving): Xét duyệt R (Reviewing): Thẩm định C (Contributing): Đóng góp P (Performing): Thực I (Informing): Báo cho biết N (No) 3.2 Lập kế hoạch chiến lược lựa chọn dự án 10 3.2.1 Xác định mục đích & mục tiêu (tt)  Xác định mục đích mục tiêu 3.2.1 Xác định mục đích mục tiêu dự án 3.2.2 Xây dựng tài liệu phác thảo dự án (SOW Statement of Work) 3.2.3 Tài nguyên dự án 3.2.4 Các mốc thời gian quan trọng 3.2.5 Chất lượng 3.2.6 Kết luận – Mục đích (Goals) mô tả dự án đạt tới Mục đích nói chung không đo – Mục tiêu (Objectives) tập hợp (có thể đo được) mục đích Việc đạt tới mục tiêu nói lên việc đạt tới mục đích tổng thể dự án đến mức §éi dù ¸n C¸c môc tiªu 11 12 08/09/2012 3.2.1 Xác định mục đích mục tiêu (tt) 3.2.1 Xác định mục đích mục tiêu (tt)  Xác định mục đích mục tiêu  Xác định mục đích mục tiêu – Ví dụ: Đề án TH hoá QLHC Nhà nước, 20012005 – Ví dụ: Dự án xây dựng cầu o Mục đich: Xây dựng cầu đại qua sông Trà Khúc cầu Trường Xuân cầu Trà Khúc khoảng thời gian phạm vi ngân sách o o Mục đích: Xây dựng đưa vào hoạt động hệ thống thông tin điện tử Đảng Chính phủ, nhằm nâng cao hiệu lực, hiệu điều hành Chính phủ o Các mục tiêu dự án Các mục tiêu hỗ trợ cho mục đích này:         Nâng cấp mạng Tin học diện rộng Chính phủ  Đào tạo tin học cho lực lượng cán viên chức quan quản lý nhà nước  Xây dựng cở sở liệu quốc gia  Kinh phí: 1000 tỉ đồng  Thời gian: hoàn thành năm, từ 2001 - 2005 Cầu chở xe ô tô có tải trọng tối đa 15 Trọng lượng cầu cần nhẹ 20% so với cầu có chiều dài Tuổi thọ cầu phải đảm bảo 50 năm Đảm bảo cho xe ô tô chạy, xe máy, người Kinh phí cấp phát triệu đô la Cầu xây xong trước ngày tháng năm xxxx v.v 13 14 3.2.2 Tài liệu phác thảo dự án Đề cương dự án  Tài liệu phác thảo dự án (SOW - Statement of Work): gồm nội dung sau – Đề cương dự án: nêu vấn đề để cấp khách hàng chấp nhận – Nghiên cứu khả thi: chứng minh dự án thực mặt kinh tế - kỹ thuật Mục đích cấp khách hàng thông qua – Tài liệu yêu cầu: làm rõ yêu cầu, sở ước lượng chi phí thời gian – Danh sách rủi ro để dự phòng, đối phó – Đề xuất: ước lượng ban đầu thời hạn, giá thành, sản phẩm  Là tài liệu nhằm phác thảo nên dự án để thuyết phục cấp khách hàng xem xét để đến dự án  Nội dung: nhấn mạnh vào lợi ích có, Không sâu vào kỹ thuật, không sâu vào tính khả thi (vì lúc phải đầu tư nào), dự toán không xác  Cần lưu ý viết đề cương ta đứng với vai trò người đầu tư, thực tế người xây dựng đề cương người nhằm sau người thực dự án 15 16 Đề cương dự án (tt) Nghiên cứu khả thi  Mẫu đề cương dự án    Tên dự án Đơn vị chủ trì Các  Căn pháp lý  Tình hình: nhiệm vụ liên quan đến dự án, trạng (về thiết bị, tổ chức người, quy trình, phần mềm, thông tin), yêu cầu…)     Tính cần thiết dự án Mục tiêu Phạm vi Nội dung    Mô tả hiệu dự kiến   Hiệu nghiệp vụ Hiệu kinh tế - xã hội  Dự toán sơ lịch trình sơ  Kết luận: Về lợi ích, khả thực kiến nghị cấp cho triển khai dự án  Các phụ lục: Làm rõ thêm dự án không để dự án làm rối Chức cần đạt Hạng mục cần thực 17  Mục tiêu nghiên cứu khả thi chứng minh tính khả thi dự án để thuyết phục người đầu tư lãnh đạo đầu tư triển khai dự án  Phân biệt dự án khả thi hồ sơ (tài liệu) nghiên cứu khả thi – – Hồ sơ nghiên cứu khả thi làm rõ công việc có nên làm hay không có làm hay không (khả thi) phương diện kinh tế, kỹ thuật Nếu chi phí lợi ích Hồ sơ nghiên cứu khả thi xem pháp lý, tính cần thiết dự án, mục tiêu phạm vi nêu chấp thuận Dự án khả thi bao gồm phần nội dung đề cương dự án ví dụ tên, đơn vị chủ trì (đơn vị phối hợp), kinh phí, thời hạn, sở pháp lý, tình hình tại, cần thiết, mục tiêu, phạm vi dự án hồ sơ nghiên cứu khả thi 18 08/09/2012 Nghiên cứu khả thi (tt) Tài liệu yêu cầu  Mẫu HS nghiên cứu khả thi dự án  Đặt vấn đề  Hiện trạng yêu cầu  Một số giải pháp kỹ thuật    Chức Giải pháp kiến trúc Giải pháp môi trường  Đánh giá giải pháp mặt kỹ thuật tài (có thể trình bày đan xen trình bày giải pháp)  Lựa chọn giải pháp tối ưu đồng thời tính khả thi kỹ thuật  Tính khả thi tổ chức  Đưa phương thức tổ chức triển khai thông qua thể tính khả thi  Cũng dự kiến lịch trình triển khai  Khả thi tài (chi phí):  Không phải nêu hồ sơ chi phí cấp đơn vị chủ trì định Về nguyên tắc người lập hồ sơ cung cấp thông tin chi phí định  Tuy nhiên phải lập dự toán   Kết luận Phụ lục (nếu cần thiết)  Nếu đề cương dự án nghiên cứu khả thi để thuyết phục đầu tư tài liệu yêu cầu nhằm cho người sử dụng người phát triển  Mục đích: – Xác nhận yêu cầu với khách hàng – Chuẩn bị cho người phân tích thiết kế hệ thống – Làm tài liệu kiểm thử  Tài liệu cần viết rõ ràng, sử dụng thuật ngữ nghiệp vụ 19 Tài liệu yêu cầu (tt) Danh sách rủi ro  Mẫu hồ sơ tài liệu yêu cầu  Giới thiệu chung: giới thiệu nhiệm vụ, tổ chức, lịch sử phát sinh vấn đề, môi trường  Mục tiêu dự án  Các ràng buộc  Mô tả chức tính  Các yêu cầu khác: tần suất giao dịch, khối lượng thông tin xử lý, người sử dụng thông tin, 20  Đầu vào: nêu liệu đầu vào Có thể chưa đầy đủ cần khảo sát thêm  Đầu ra: xác định thông tin cung cấp cho khách hàng, báo cáo, tài liệu, tương tác với hệ thống khác  Ảnh hưởng: thay đổi tổ chức hay nghiệp vụ triển khai hệ thống  Rủi ro khách quan  Rủi ro chủ quan  Rủi ro điều tránh khỏi: – Phòng ngừa chữa trị – Đánh giá rủi ro theo thời kỳ suốt vòng đời dự án – Kết hợp chặt chẽ quy trình liên tục xác định rủi ro, phân tích, quản lý rà xét – Không giới hạn kết thúc không xác – Mức hợp lý quản lý rủi ro chuẩn không tốn nỗ lực vô lý 21 22 Danh sách rủi ro (tt) Đề xuất xuất Mức độ Biện pháp No Rủi dựXác án mối đeảnhdoạ cho kế hoạch dự án: Tên ro rủi ro Theo dõi … cá hưởng Xảy giảm nhẹ nhân (nhân viên, tổ chức), tài nguyên, khách hàng, yêu cầu ảnh hưởng chúng  Rủi ro nghiệp vụ mối đe doạ khả tồn sản phẩm xây dựng – – – … – Thị trường Chiến lược Quản lý Ngân sách  Rủi ro kỹ thuật mối đe doạ chất lượng tính đắn sản phẩm sản xuất Rủi ro kĩ thuật n tìm thiết kế, cài đặt, giao diện, kiểm tra, vấn đề bảo trì 23  Ước lượng – Thời gian – Giá thành – Sản phẩm People Process 4P Product Project 24 08/09/2012 3.2.4 Các mốc thời gian quan trọng 3.2.3 Tài nguyên dự án  Trang thiết bị, phụ kiện  Nguồn lực 2002  Ngày bắt đầu 2000  Ngày kết thúc  Kế hoạch 1998  Mốc thời gian quan trọng: – Mốc thời gian hoàn thành công việc – Mốc thời gian bắt đầu công việc 1992 1987 26 25 3.2.4 Các mốc thời gian quan trọng (tt) 3.2.5 Chất lượng Chất lượng” yếu tố quan trọng mà NSD đánh giá hệ thống thông tin Mn Mục đích 2002 2000 Đo chất lượng nào? Chuẩn hóa Mn-1 1998 Phương pháp luận … Vậy chất lượng 1993 sản phẩm? M3 Chất1992 lượng M2 M1 Milestone 27 Công cụ Làm để có sản phẩm chất lượng? 1987 28 3.2.6 Kết luận  Xác định thành phần vai trò thành phần tham gia dự án – Con người định thành công  Định hướng điều sống cho hoàn thành công việc  Cách tốt bắt đầu dự án bằng: Mục đích, mục tiêu  Quản lý dự án cần thức hoá chúng văn gọi tài liệu phát thảo dự án 29 ...08/09/2012 3. 1 .3 Vai trò thành phần (tt) 3. 1 .3 Vai trò thành phần (tt)  Vai trò thành phần tham gia dự án: Tổ dự án  Vai trò thành phần tham gia dự án: Khách hàng – Hỗ trợ cho PM để thực thành công dự. .. thông tin để đảm bảo thành công – Nghiệm thu ký nhận sản phẩm bàn giao 3. 1 .3 Vai trò thành phần (tt) 3. 1 .3 Vai trò thành phần (tt)  Vai trò thành phần tham gia dự án: Thành công phụ thuộc vào yếu... hoạch dự án – Báo cáo trạng cho người quản lí dự án – Xác định thay đổi – Thụ hưởng kết dự án – Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án – Là người chủ yếu nghiệm thu kết dự án – Hỗ trợ cho tổ dự án đủ