1 MỤC LỤC Stt Nội dung I Những vấn đề chung UBND Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Giới thiệu khái quát UBND quận Tây Hồ 1.1 Quá trình hình thành hoạt động UBND quận Tây Hồ 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ Vai trò Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 2.1 Vai trò Văn phòng 2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 2.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ II Tình hình công tác Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Tình hình tổ chức tình hình cán làm công tác Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 1.1 Tình hình tổ chức công tác Văn thư 1.2 Tình hình cán làm công tác Văn thư 1.3 Công tác Văn thư đặt đạo Chánh Văn phòng Quản lí, đạo công tác Văn thư 2.1 Việc ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư 2.2 Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư 2.3 Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư thực nội dung nghiệp vụ công tác Văn thư 3.1 Tình hình ban hành văn UBND Văn phòng HĐND& UBND Quận Tây Hồ 3.1.1 Tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn 3.1.2 Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn 3.2 Tổ chức quản lý giải văn 3.2.1 Việc trình ký văn 3.2.2 Đóng dấu văn 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 Trang LỜI NÓI ĐẦU 04 A TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND 06 QUẬN TÂY HỒ 06 06 06 07 10 11 11 12 17 20 20 20 21 21 22 22 23 23 23 23 24 25 30 30 30 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 3.2.3 Đăng ký văn 32 3.2.4 Chuyển giao văn 34 3.2.5 Lập tập lưu văn 36 3.3 Tổ chức quản lý giải văn đến 36 3.3.1 Tiếp nhận văn 37 3.3.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến 37 3.3.3 Đăng ký văn đến 39 3.3.4 Trình ký văn đến 42 3.3.5 Sao văn 43 3.3.6 Chuyển giao văn đến 44 3.3.7 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 44 3.4 Lập hồ sơ hành 44 3.5 Tình hình quản lý sử dụng dấu văn phòng HĐND & 45 UBND quận Tây Hồ 3.6 Trang thiết bị làm việc cán Văn thư chuyên trách 47 Một số nhận xét khai quát chung công tác Lưu trữ 50 4.1 Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ 50 4.2 Về công tác thu thập, bổ sung giao nộp tài liệu vào lưu trữ 50 4.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 51 4.4 Công tác bảo quản tài liệu 51 4.5 Công tác tra tìm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu 52 B NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ THU HOẠCH BẢN THÂN 53 I Nội dung thực tập 53 II Thu hoạch thân 53 C NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA 55 VĂN PHÒNG HĐND& UBND QUẬN TÂY HỒ NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, KIẾN NGHỊ I Nhận xét công tác văn thư lưu trữ Những thuận lợi Những khó khăn II Những ý kiến đóng góp kiến nghị Đối với công tác Văn thư Đối với công tác Lưu trữ KẾT LUẬN 55 55 56 56 57 57 58 PHỤ LỤC Stt Nội dung Trang 01 Sơ đồ tổ chức máy UBND quận Tây Hồ 02 Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 16 03 Mẫu bìa sổ đăng ký văn 33 04 Mẫu cách đăng ký văn 34 05 Mẫu bì văn 35 06 Mẫu mục lục văn kiện 36 07 Mẫu dấu đến 38 08 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến 40 09 Mẫu cách đăng ký văn đến 41 10 Mẫu phiếu ý kiến xử lý 42 11 Mẫu thể thức văn 43 12 Sơ đồ trang thiết bị phòng Văn thư 49 LỜI NÓI ĐẦU Trong thời đại lịch sử thông tin đóng vai trò quan trọng cho phát triển xã hội người Theo dòng chảy thời gian, giới có vận động phát triển không ngừng Nhu cầu tìm lại khứ, hiểu biết khám phá điều mẻ tất yếu tồn xã hội Tài liệu nguồn thông tin thiếu nhằm phục vụ hoạt động xã hội người Thông tin gửi nhận nhiều phương tiện khác Trong văn giấy tờ phương tiện chủ yếu phổ biến Thông tin văn thực nhờ công tác Văn thư quan Văn công cụ quản lý Nhà nước phổ biến cấp lãnh đạo Là phương tiện để cấp, ngành, quan thuộc lĩnh vực trao đổi thông tin; phục vụ hoạt động quan Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều hành quan thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải văn Nhận thấy tầm quan trọng công tác Văn thư quản lý Nhà nước, đặc biệt tình hình đổi đất nước, vấn đề Đảng Nhà nước quan tâm Đồng thời nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, ngày 18 tháng 12 năm 1971 Bộ trưởng Phủ thủ tướng ban hành Quyết định số 109/TB việc Thành lập trường Trung học Văn thư Lưu trữ Với nhiệm vụ đào tạo, bồi dưỡng, huấn luyện cán chuyên nghiệp văn thư, lưu trữ bậc trung học hệ nghề Hàng năm Nhà Trường đào tạo hàng trăm cán có nghiệp vụ Văn thư, Lưu trữ làm việc lĩnh vực Từ thành lập đến nay, qua 35 năm xây dựng phát triển Trường có nhiều đổi thay, thành lập thêm số ngành đào tạo như: Thư ký, Hành văn phòng, Tin học văn phòng… để phù hợp với thực tế xã hội ngày phát triển Trường nâng cấp lên Cao đẳng theo Quyết định số 3225/QĐ- GD&ĐTTCCB ngày 15/6/2005 với tên gọi “Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI ” Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI có nhiệm vụ: - Đào tạo bồi dưỡng cán có trình độ cao đẳng trình độ thấp lĩnh vực Văn thư, Lưu trữ, Hành văn phòng, Tin học văn phòng, Thông tin thư viện Thư ký văn phòng - Nghiên cứu khoa học phục vụ yêu cầu phát triển Kinh tế- Xã hội Để thực tốt chức nhiệm vụ đào tạo mình, trình đào tạo Nhà trường trọng rèn luyện tay nghề cho học sinh với phương châm “ Học đôi với hành” Chính vậy, cuối khoá học Nhà trường tổ chức cho học sinh thực tập, tạo điều kiện cho học sinh học hỏi, lĩnh hội công tác văn thư thực tế quan Được đồng ý Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ qua giới thiệu Nhà trường Em đến thực tập Văn phòng UBND quận Tây Hồ từ ngày 22/5 đến ngày 16/9/2006 Trong suốt trình thực tập, em nhận giúp đỡ cô, chú, anh chị nhân viên Văn phòng Được hướng dẫn nhiệt tình cán Văn thư Lưu trữ đây, em tập làm công việc thuộc chuyên môn nghiệp vụ người cán văn thư làm quen với công tác văn phòng Em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường, Khoa Văn thư thầy cô tạo điều kiện cho em thực tập Để em có hội trau dồi kiến thức, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn cách linh hoạt Cảm ơn cô, anh chị Văn phòng UBND quận Tây Hồ bảo nhiệt tình trình em thực tập, giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu sâu vào thực tế công việc Từ em vững tin có tinh thần yêu nghề Kết thực tập em thể báo cáo Đây toàn sản phẩm mà em tiếp thu gần 04 tháng thực tập Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ nghiệp vụ văn thư Mặc dù nhận giúp đỡ thầy cô cán hướng dẫn thực tập Song không tránh khỏi thiếu sót báo cáo Vì em mong góp ý thầy cô Em xin chân thành cảm ơn! Tây Hồ, tháng năm 2006 Học viên Bùi Thị Nga A - TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ I - NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ Giới thiệu khái quát UBND quận Tây Hồ 1.1 Quá trình hình thành hoạt động UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ đơn vị hành thuộc UBND Thành phố Hà Nội, thành lập theo Nghị định số 69/CP ngày 28 tháng 10 năm 1995 Chính phủ sở phường: Bưởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ quận Ba Đình xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng Huyện Từ Liêm UBND Quận bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 với phường thức là: Xuân La, Quảng An, Tứ Liên, Nhật Tân, Phú Thượng, Thuỵ Khuê, Yên Phụ Bưởi ∗ Địa giới hành chính: Tây Hồ quận nằm phía Tây Bắc Thủ đô + Phía Đông giáp huyện Gia Lâm quận Ba Đình; + Phía Tây giáp huyện Từ Liêm; + Phía Nam giáp quận Ba Đình; + Phía Bắc giáp huyện Đông Anh Hiện toàn Quận có 69713 nhân với diện tích tự nhiên 2042,7 Là quận Đảng, Chính quyền với Sở, Ban, Ngành Thành phố quan tâm giúp đỡ Đến nay, qua 10 năm xây dựng phát triển hệ thống máy quyền UBND quận kiện toàn, thực tốt nhiệm vụ quản lý nhà nước địa bàn lĩnh vực: kinh tế, văn hoá, trị, xã hội, an ninh quốc phòng… UBND quận Tây Hồ đẩy mạnh mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội có mối quan hệ cộng tác với UBND Thành phố, Sở, Ban, Ngành Thành phố, Đảng quận, HĐND quận UBND phường địa bàn 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ hoạt động cương vị tổ chức cấp quận, huyện có quy mô máy lớn Là quan quản lý nhà nước thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Bộ máy UBND quận Tây Hồ toàn hệ thống thành viên phòng, ban tổ chức theo cấu trực tuyến ∗ Tổ chức máy: + 01 Chủ tịch + 02 Phó Chủ tịch + 01 Chánh Văn phòng + 02 Phó Văn phòng + Các uỷ viên Bộ máy UBND quận Tây Hồ hoạt động theo Quyết định số 20/2004/QĐUB ngày 30 tháng năm 2004 UBND quận việc phân công công tác thành viên UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2004 - 2009 a Chủ tịch UBND quận Tây Hồ: - Là người lãnh đạo , điều hành toàn diện mặt công tác UBND quận - Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng quận, Hội đồng nghĩa vụ quân Hội đồng phối hợp công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật quận, Hội đồng giải phóng mặt bằng, trưởng ban đạo thi hành án… - Xử lý vấn đề có liên quan đến ngành: công an, án, viện kiểm sát nhân dân, đội thi hành án, ban huy quân phòng thống kê quận - Chủ trì phiên họp UBND quận, đảm bảo mối quan hệ với thành phố , quận uỷ, HĐND quận, Toà án nhân dân quận, Viện kiểm sát nhân dân quận, Uỷ ban mặt trận tổ quốc quận, Liên đoàn lao động quận đoàn thể nhân dân quận - Trực tiếp phụ trách phòng: Phòng Tổ chức quyền, Kế hoạch - Kinh tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án… b Phó Chủ tịch UBND quận: UBND quận Tây Hồ có 02 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch , 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế Đô thị Các Phó Chủ tịch làm việc theo phân công Chủ tịch có nhiệm vị đạo điều hành hoạt động số phòng, ban chuyên môn UBND quận Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND quận, HĐND quận định, ý kiến đạo điều hành, kết công việc thuộc lĩnh vực phân công Cùng tập thể UBND quận chịu trách nhiệm hoạt động UBND quận trước UBND Thành phố, Quận uỷ HĐND quận ∗ Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã: Chịu trách nhiệm trực tiếp chức quản lý nhà nước hoạt động văn hoá - xã hội địa bàn quận, trực tiếp quản lý đơn vị: phòng Văn hoá thông tin, Trung tâm thể dục thể thao, phòng GD & ĐT, phòng LĐTB & Xã Hội, uỷ ban dân số kế hoạch hoad gia đình, uỷ ban chăm sóc bảo vệ trẻ em , bảo hiểm, công tác tôn giáo, thông tin đại chúng ∗ Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế Đô thị: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý nhà nước công tác thu chi ngân sách, hoạt động kinh tế, tài chính, nông nghiệp, công nghiệp, giao thông công chính, khoa học công nghệ, thương mại, doanh nghiệp, du lịch, quản lý đất đai, xây dựng địa bàn quận, địa chính, quản lý thị trường, quản lý đô thị, ban quản lý dự án c Các phòng ban chuyên môn trực thuộc Theo Quyết định số 4428/QĐ-UB ngày 15 tháng 12 năm 1995 UBND Thành phố Hà Nội việc thành lập phòng ban chuyên môn trực thuộc UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ có 12 phòng ban Qua 10 năm hoạt động, UBND quận Tây Hồ có thay đổi tên số phòng ban cho phù hợp Đến nay, UBND quận Tây Hồ gồm 12 phòng ban sau: Văn phòng UBND quận Phòng Tổ chức quyền Phòng Thanh tra quận Phòng Lao động Thương binh Xã hội Phòng Tư pháp Phòng Giáo dục Đào tạo Trung tâm Y tế Phòng Kế hoạch - Kinh tế Phòng Tài 10 Phòng Tài nguyên Môi trường 11 Phòng Xây dựng đô thị 12 Phòng Văn hoá thông tin - Thể dục thể thao Các phòng hoạt động theo chức nhiệm vụ riêng theo lãnh đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch; giúp việc cho Chủ tịch Phó Chủ tịch Ngoài có Hội: Hội Cựu chiến binh, Hội Người cao tuổi, Hội chữ thập đỏ, Hội Luật gia Hội Nông dân, Hội Phụ nữ đội: Đội Quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội Thanh tra Đoàn thể 10 1.3 chức nhịêm vụ quyền hạn UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ với tư cách quan hành nhà nước, thi hành quản lý lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phòng lãnh thổ theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị củaUBND quận quan cấp a Chức năng: - Phát triển kinh tế, công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp, văn hoá, xã hội, giáo dục, y tế dịch vụ du lịch; - Về thu chi ngân sách điạ phương; - Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật; 46 Văn thư lập hồ sơ hành lưu giữ đầy đủ văn bản, giúp cán Lưu trữ quan dễ dàng thu thập hồ sơ hình thành trình giải công việc quan Đó yêu cầu công việc cán Văn thư quan Nhưng thực tế nhiều quan, Văn thư chưa đáp ứng theo yêu cầu UBND quận Tây Hồ vậy, có lẽ đặc điểm tình hình công việc nên cán Văn thư không lập hồ sơ cho văn phòng Hầu hết, văn sau giải xong, Văn thư thực thao tác xếp gốc theo số ký hiệu ngày tháng vào cặp ba dây dạng bó gói để lưu lại Chính vậy, thời gian văn phòng văn thư chưa lập hồ sơ nên gây khó khăn tra tìm tài liệu Điều gây khó khăn cho cán lưu trữ nhận cặp văn vào kho Mặc dù xếp có trình tự số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn theo tên loại văn UBND quận làm số đến Nhưng chuyển lên lưu trữ, cán lưu trữ lại phải xếp, lập thành hồ sơ để bảo quản đảm bảo tra tìm nhanh chóng ∗ Qua khảo sát tình hình công tác Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ danh mục hồ sơ cho quan Chính thế, phòng ban vào chức nhiệm vụ để ban hành văn theo yêu cầu giải công việc hàng ngày Cũng nên đơn vị cá nhân có liên quan đến tài liệu không tiến hành lập hồ sơ công việc Sau giải xong, họ xếp văn vào cặp tình trạng rời lẽ, lộn xộn Đây khâu cần làm có ảnh hưởng đến hiệu công việc đơn vị, cá nhân Nhưng chưa có nguyên tắc để thực nên trở thành tồn thiếu sót UBND quận Tây Hồ công tác văn thư Làm cho cán lưu trữ gặp nhiều khó khăn tiến hành chỉnh lý tài liệu Việc không lập hồ sơ công việc đơn vị không thực hiện, nên cần tài liệu cán lại lên kho lưu trữ yêu cầu tra tìm lại, có không nhớ rõ số, ngày tháng trích yếu nội dung văn cần tìm nên gây khó khăn cho cán lưu trữ tìm 47 Mong công việc trọng hơn, có đạo quy định cụ thể để công tác văn thư công việc giải văn giấy tờ hoàn thiện 3.5 Tình hình quản lý sử dụng dấu Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Dấu thành phần thể thức thiếu văn để đảm bảo tính hợp pháp chân thực cho văn Mờu dấu UBND , Văn phòng HĐND & UBND quận khắc theo quy định Nhà nước Dấu quan phải bảo mật nên việc quản lý sử dụng dấu phải thực theo quy định Nhà nước Đó giao trách nhiệm cho cán Văn thư cất giữ đóng lên văn giấy tờ Cán Văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ người chịu trách nhiệm trước pháp luật tình hình quản lý sử dụng dấu Con dấu Văn thư bảo quản sử dụng theo quy định Nhà nước văn sau: - Nghị định số 62/ CP ngày 22/ 9/ 1993 Chính phủ quy định việc quản lý sử dụng dấu; - Thông tư số 32/ TT- LB Bộ Nội vụ Ban Tổ chức Cán Chính phủ ngày 30/ 12/ 1993 Hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/ CP; - Nghị định số 58/ 2001/ NĐ- CP ngày 24/ 8/ 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Thông tư số 07/ 2002/ TTLT- BCA- BTCCBCP ngày 06/ 5/ 2002 Bộ Công an Ban Tổ chức cán Chính phủ việc hướng dẫn thực Nghị định số 58/ 2001/ NĐ- CP; - Nghị định 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/ 4/ 2004 Chính phu Công tác Văn thư 48 Cán Văn thư người cất giữ bảo quản dấu chặt chẽ, cẩn thận Dấu UBND quận nhiều, gồm đầy đủ loại dấu: dấu Quốc huy, dấu Văn phòng, dấu chức danh, dấu tên, dấu đến, dấu mức độ “ Mật”, “ Khẩn”… Dấu bảo quản tủ, đặc biệt với dấu quan trọng có Văn thư có quyền cầm chía khoá vệ sinh dấu Chánh Văn phong đạo Văn thư người trực tiếp đóng dấu lên văn giấy tờ, không đưa dấu khỏi UBND giao cho người khác giữ Dấu đóng lên văn có chữ ký người có thẩm quyền, không đóng dấu khống, đóng lên giấy trắng giấy tờ chưa hợp lệ Đóng dấu thẩm quyền: - Đóng dấu Quốc huy cho văn UBND ban hành, văn Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký; - Đóng dấu Văn phòng cho văn Văn phòng Chánh Văn phòng, Phó Văn phòng ký; - Văn đơn vị ban hành đóng dấu tròn đơn vị đó; - Các loại dấu khác đóng theo quy định, dấu đóng ngắn, chiều, mực, dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký Nhìn chung, tình hình quản lý sử dụng dấu UBND quận Tây Hồ tốt Thực theo quy định chung Nhà nước quy chế Văn phòng Cán Văn thư nắm rõ trách nhiệm công tác bảo quản sử dụng dấu Vì mà dấu bảo mật, vệ sinh Việc đóng dấu lên văn xác đảm bảo tính quyền lực quan Là quan lớn, văn đến hàng ngày nhiều Để giúp cán văn thư thực đóng dấu nhanh chóng, đẹp thuận tiện UBND quận trang bị hệ thống dấu xuống mực tự động cho loại dấu: chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Phó Văn phòng 49 Qua việc thực quy định quản lý sử dụng dấu Văn phòng UBND góp phần cho hoạt động hành chính, việc ban hành giải văn UBND quận có hiệu 3.6 Trang thiết bị làm việc cán Văn thư chuyên trách Có nhiều yếu tố tác động đến hiệu làm việc cán Văn thư Ngoài lực, phẩm chất người cán trang thiết bị phục vụ công tác không phần quan trọng Đó yếu tố bên ngoài, khách quan giúp Văn thư hoàn thành tốt công việc UBND Văn phòng UBND quận Tây Hồ quan tâm đến hoạt động Văn thư- Lưu trữ Do vậy, vấn đề trang thiết bị phục vụ hoạt động quan tâm Hiện nay, phòng Văn thư trang bị đầy đủ sở vật chất như: - Có 02 bàn ghế làm việc; - Một bàn ghế tiếp khách; - Tủ đựng tài liệu; - 02 máy vi tính, máy in, máy Fax; - Tủ đựng thư phòng ban Thủ trưởng; - Máy điều hoà nhiệt độ, quạt điện, điện thoại; - Bình nước,ấm chén, lọ hoa, cảnh; - Và số phương tiện vật dụng khác Tất trang thiết bị xếp, trí phòng làm việc Văn thư chuyên trách cách gọn gàng, khoa học Với thiết bị máy móc đầy đủ giúp công việc giải nhanh chóng mang tính đại Còn có hạn chế diện tích phòng làm việc cán Văn thư hẹp so với khối lượng công việc số lượng khách vào hàng ngày 50 SƠ ĐỒ TRANG THIẾT BỊ PHÒNG VĂN THƯ Chú giải: (1): Tủ đựng thư Thủ trưởng Phòng, Ban, Hội 51 (2), (18): Tủ đựng tài liệu (3), (4): Bàn ghế tiếp khách (5), (11): Bàn làm việc cán văn thư (6), (12): Ghế ngồi làm việc (7): Điện thoại (8), (14): Máy vi tính (9), (15): Ghế ngồi đánh máy (10), (16): Máy in (19): Máy điều hoà Một số nhận xét khái quát chung công tác Lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Qua thời gian thực tập Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, em tìm hiểu tình hình tổ chức công tác lưu trữ Nhìn chung cán Lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ chủ yếu theo quy định Nhà nước ban hành 4.1 Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ: Bộ phận Lưu trữ gồm cán thuộc đạo, điều hành trực tiếp Chánh Văn phòng Được UBND Văn phòng quận quan tâm hoạt động có vai trò quan trọng văn phòng Cũng mà nưm 2005 UBND quận đưa hệ thống phần mềm quản lý văn vào công tác lưu trữ Công tác Lưu trữ lưu giữ trình hoạt động UBND, cung cấp tài liệu phục vụ giải công việc hàng ngày đơn vị, cá nhân quận Tuy hoạt động 10 năm khối lượng tài liệu lưu trữ nhiều Cán Lưu trữ chủ yếu thực công tác theo văn sau: - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/ 2001/ PL- UBTVQH10 ngày 04/ 4/ 2001 - Nghị định số 111/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/ 4/ 2004 Chính phủ 4.2 Về công tác thu thập, bổ sung giao nộp tài liệu vào lưu trữ 52 Tài liệu chủ yếu UBND quận văn giấy tờ hành hình thành trình hoạt động UBND quận, phường đơn vị trực thuộc Ngoài văn đạo cấp trên, văn Sở, Ban,Ngành Thành phố liên quan Hàng năm, Lưu trữ nhận tài liệu từ phòng Văn thư phường Việc giao nộp tài liệu tiến hành văn giao nhận cán lưu trữ đơn vị nộp tài liệu Đa phần tài liệu mà cán lưu trữ nhận tình trạng bó gói, rời lẻ không đầy đủ Vì mà việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho cán Lưu trữ thực nhằm đảm bảo đủ tài liệu để lập hồ sơ, phục vụ nhu cầu tra tìm nghiên cứu độc giả 4.3 Công tác chỉnh lý tài liệu: Hiện nay, UBND quận Tây Hồ có gần 30 mét giá tài liệu từ năm 1995 đến 2004 bảo quản kho lưu trữ Tài liệu từ năm 2005 đưa vào hệ thống phần mềm Số tài liệu chỉnh lý khối tài liệu giai đoạn 1995 – 2001 theo phương án “Thời gian – Mặt hoạt động” Khối tài liệu từ năm 2002 đến 2004 phần lớn lập hồ sơ, số năm 2004 tình trạng bó gói Cán Lưu trữ lập kế hoạch thực chỉnh lý đạo, hướng dẫn UBND Thành phố theo bước với quy định Nhà nước Hồ sơ lập theo mặt hoạt động xếp theo thời gian cho năm Được biên mục đặt tiêu đề hồ sơ rõ ràng Ví dụ: “Tập Quyết định UBND quận Tây Hồ V/v nâng lương cho cán bộ, công chức năm 2000” Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu như: Mục lục văn qua trình lập hồ sơ Danh mục hồ sơ sau chỉnh lý 4.4 Công tác bảo quản tài liệu: 53 Kho lưu trữ UBND quận Tây Hồ bố trí tầng với không gian thoang mát, Được trang bị đầy đủ thiết bị, vật dụng cần thiết để bảo quản tốt tài liệu như: giá, tủ, hộp, cặp đựng tài liệu, máy điều hoà nhiệt độ, qụat, bình cứu hoả… Công tác bảo quản tài liệu cán lưu trữ thực tốt, đảm bảo tính an toàn, bó mật cho tài liệu đồng thời giúp việc tra tìm, khai thác tài liệu nhanh chóng Tài liệu bảo quản bìa hồ sơ, cặp ba dây hộp theo quy định Nhà nước Các hộp xếp lên giá trật tự từ xuống dưới, từ trái sang phải từ theo năm, mặt hoạt động Kho lưu trữ cán Lưu trữ vệ sinh theo định kỳ nên nhìn chung ngăn nắp, gọn gàng 4.5 Công tác tra tìm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu: Với quan lớn UBND quận Tây Hồ, công việc hàng ngày nhiều có liên quan đến văn nộp lưu Các cán bộ, đơn vị thường muốn khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu để giải công việc Vì công tác tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu tra cứu người diễn thường xuyên Cán Lưu trữ sử dụng công cụ tra cứu như: Mục lục văn bản, Danh mục hồ sơ, sổ thống kê đăng ký văn để tra tìm Hình thức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu phòng Cán Lưu trữ tự tay tìm tài liệu cho độc giả mượn nghiên cứu phòng Trong trường hợp theo yêu cầu cán mượn tài liệu khỏi phòng để giải công việc cán lưu trữ phải ghi biên cho mượn tài liệu rõ ràng quy định Ngoài việc phục vụ nhu cầu tra cứu tài liệu cho Thủ trưởng đơn vị, cá nhân quan, Lưu trữ phục vụ phường, đơn vị khác đến yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu với mục đích đáng 54 Nhìn chung, công tác lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ tổ chức thực quy định Nhà nước Cán làm việc nhiệt tình, có hiệu Các quy trình nghiệp vụ thực nghiêm túc, trật tự khoa học Tuy nhiên, kho lưu trữ chưa đầy đủ loại tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng ngày nhiều độc giả B - NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ THU HOẠCH BẢN THÂN I NỘI DUNG THỰC TẬP Trong trình thực tập Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, em phân công đến thực tập hai phòng Văn thư Lưu trữ Được thực nội dung công việc thuộc nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ  Nội dung thực tập nghiệp vụ Văn thư: - Đăng ký văn đi, văn đến; - Đóng dấu lên văn thường; - Lập tập lưu văn  Nội dung thực tập nghiệp vụ Lưu trữ: - Lập hồ sơ; - Viết mục lục văn bản; - Tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng cán 55 Ngoài số công việc nhân viên văn phòng như: trực điện thoại, đánh máy văn bản… II THU HOẠCH BẢN THÂN Được thực tập nội dung chủ yếu công tác Văn thư- Lưu trữ qua giúp đỡ, hướng dẫn cán Văn phòng UBND quận Em có hội học hỏi nhiều điều bổ ích, bổ sung kiến thức lý thuyết rèn luyện kỷ thực hành cho Qua đúc rút kinh nghiệm thực tế công việc, tư cách cán Văn thư quan - Quá trình làm việc, tiếp xúc với công việc thực tế, cụ thể giúp em củng cố lạo kiến thức học Tìm hiểu, tiếp thu điều mẻ bên Cho em có thêm vốn lý thuyết nâng cao tay nghề Nhận thấy giống điều học với diễn thực tế Từ rút kinh nghiệm riêng cho mình, tạo sở chuyên môn vững trước trường làm Giúp em cảm thấy tự tin với ngành nghề - Thời gian thực tập đào tạo cho em tác phong làm việc linh hoạt, khéo léo nghiêm túc Làm quen chấp hành quy định, nội quy làm việc mà quan đề Giúp em nắm rõ trách nhiệm cán Văn thư, thực nhiệm vụ thời hạn giao có hiệu Điều thể lòng nhiệt tình yêu nghề - Em lĩnh hội nhiều điều đáng quý Không kiến thức, tay nghề tác phong công việc, em học hỏi thái độ giao tiếp nơi công sở Nâng cao tinh thần công tác phẩm chất trị nhân viên văn phòng Đặc biệt vị trí cán Văn thư quan Thái độ ứng xử, có thiện cảm với đồng nghiệp khách đến làm việc với quan không phần quan trọng giúp Văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ - Qua giúp em thấy cần thiết tinh thần đoàn kết tập thể Mọi người giúp đỡ công việc tạo điều kiện cho quan phát triển vững mạnh 56 Thấy rõ vai trò đặc biệt văn phòng trình hoạt động UBND quận Chứng minh nghiệp cụ Văn thư nhu cầu thiết thực ngành, lĩnh vực tổ chức C- NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP, KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ Những thuận lợi Công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ tổ chức thực tốt Bộ phận gồm 03 cán bộ,nhân viên làm việc với trang thiết bị đầy đủ Đảm bảo tính thống nhất, khoa học hiệu công việc Đáp ứng nhu cầu quản lý văn tài liệu quan hành lớn Cán bộ, nhân viên Văn thư- Lưu trữ có tinh thần hăng say công việc Luôn đề cao trách nhiệm công tác để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao Luôn thực nghiêm túc nội quy, quy định chung nên có nề nếp làm việc theo quy trình nghiệp vụ Hàng năm, cán nhân viên Văn thư –Lưu trữ tổ chức tập huấn chuyên môn, bồi dưỡng lớp nghiệp vụ trị Nâng cao trình độ kiến thức, có hội học hỏi công tác, đồng thời bồi dưỡng phẩm chất 57 trị Giúp công tác Văn thư- Lưu trữ giải nhanh chóng, xác, kịp thời khoa Cán Văn thư phân công nhiệm vụ rõ ràng, người quản lý văn người quản lý văn đến Được trang bị loại sổ sách đăng ký gần máy vi tính Sử dụng hệ thống phần mềm vào công tác Văn thư giúp công việc giải nhanh chóng khoa học Phù hợp với thực tế xã hội Cán Lưu trữ trang thiết bị đầy đủ thiết bị phục vụ bảo quản, tra tìm, chỉnh lý tài liệu Đặc biệt trang bị máy vi tính, đưa hẹ thống phần mềm vào công tác Lưu trữ Thuận tiện việc nhập liệu, bảo quản tài liệu tốt tra tìm nhanh chóng Nhìn chung, công tác Văn thư- Lưu trữ tiến hành thwo trình tự quy định Nhà nước Các khâu nghiệp vụ chuyên môn vận dụng chuẩn xác thao tác Đảm bảo tính bí mật, xác, kịp thời công tác Những khó khăn Mặc dù công tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm UBND Thành phố quận Song bên cạnh nhiều thuận lợi gặp số khó khăn việc tổ chức khâu nghiệp vụ công tác Đăng ký vào sổ chưa đầy đủ, số cột mục không ghi thông tin cụ thể Không có sổ chuyển giao văn đến, sổ đăng ký văn “Mật” riêng Không xây dựng Danh mục hồ sơ nên hầu hết đơn vị không lập hồ sơ công việc Văn thư lập tập lưu không đầy đủ, nhiều tài liệu nộp lên lưu trữ tình trạng bó gói, chí thiếu số văn có sổ đăng ký Gây khó khăn công tác bảo quản tra tìm tài liệu Chưa cập nhật quy định Nhà nước Thông tư số 55/ TTLT-BNVVPCP, Công văn số 425/ VTLTNN- NVTW năm 2005 Công tác Lưu trữ chưa thực trọng, tình hình bảo quản tài liệu chưa tốt Công cụ tra cứu tài liệu không đầy đủ nên tra tìm phục vụ nhu cầu khai thác 58 nghiên cứu tài liệu vấp khó khăn Kho lưu trữ thiếu số thiết bị cần thiết như: máy hút bụi, quạt thông gió, máy tiêu huỷ tài liệu II NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VÀ KIẾN NGHỊ Công tác Văn thư- Lưu trữ đóng vai trò quan trọng, cần thiết hoạt động văn phòng nói riêng quan nói chung Công tác Văn thư- Lưu trữ cầu nối chức quản lý Nhà nước quan Qua thời gian thực tập Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ, em nhận thấy công tác Văn thư- Lưu trữ nhiều bất cập Để công tác Văn thư- Lưu trữ thực trở thành thiết thực hiệu Để phù hợp với thời đại công nghệ thông tin nhu cầu điều kiện làm việc cho cán Em xin đóng góp số ý kiến, kiến nghị sau: Đối với công tác Văn thư: - Cần bố trí cho Văn thư làm việc phòng rộng rãi, thoáng mát với đầy đủ sở vật chất Giúp công việc Văn thư giải nhanh chóng - Cán Văn thư cần có tiếp thu nhanh quy định Nhà nước Sớm đưa vào thực để đảm bảo tính khoa học, thống công tác chuyên môn Đồng thời cần trọng đến tất khâu nghiệp vụ Để quy trình tổ chức quản lý giải văn tiến hành cách đầy đủ, xác - Nên đưa vào loại sổ đăng ký thực đăng ký văn cụ thể Phải lập danh mục hồ sơ hàng năm cho UBND quận, lập tập lưu đầy đủ cho văn Phối hợp theo dõi chặt chẽ việc lập hồ sơ công việc đơn vị quận Làm tốt điều nói trên, công tác Văn thư vào ổn định, thống Góp phần giúp UBND quận hoạt động có hiệu Đối với công tác Lưu trữ: - Cần trang bị sở vật chất đầy đủ phục vụ công tác Lưu trữ Cần trọngviệc bảo quản tài liệu qua việc sử dụng phương tiện cất giữ bảo vệ tài liệu, chống mối mọt, côn trùng tác hại khác 59 - Nên bố trí kho lưu trữ phòng khác tránh ánh nắng mặt trời chiếu thẳng vào tài liệu Tách phòng đọc riêng, không để độc giả ngồi đọc kho lưu trữ để đảm bảo tính bí mật tài liệu lưu trữ - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho cần quan tâm thực nhiều hơn, để kho phong phú đầy đủ tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác người Xây dựng thêm số công cụ tra tìm tài liệu - Cán Lưu trữ cần phải cập nhật đầy đủ mẻ, vận dụng vào công tác theo quy định Nhà nước vừa ban hành Để có phương pháp làm việc khoa học, thống - Cần có phối hợp chặt chẽ công tác Lưu trữ với công tác Văn thư, với phòng, ban việc bảo quản tài liệu suốt trình giải công việc Tránh tình trạng thiếu tài liệu nộp vào lưu trữ KẾT LUẬN Với kết em gặt hái trình thực tập Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Là toàn kiến thức em đào tạo trường với thực tế bên đúc kết lại Cho em có hành trang quý báu để vững tin bước tiếp đường nghiệp Trải qua gần 04 tháng tập làm cán Văn thư- Lưu trữ Em nhận thấy kiến thức mà thầy cô truyền đạt cho em quý giá Việc em Nhà trường tạo điều kiện cho thực tập điều cần thiết để em có hội học hỏi vấn đề xã hội Và em nhận nhiều giúp đỡ nhiệt tình cán bộ, nhân viênVăn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Giúp em có khả củng cố lý thuyết rèn luyện kỷ thực hành 60 Quá trình thực tập giúp em rút nhiều kinh nghiệm học cho riêng Nâng cao chuyên môn nghiệp vụ công tác Càng thấy rõ tầm quan trọng cán Văn thư quan Tạo nên em tinh thần trách nhiệm cao người cán Văn thư tương lai Trước khép lại báo cáo này, lần em xin gửi lời cảm ơn đến Nhà trường, Khoa Văn thư thầy cô giáo Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI cho em kiến thức tay nghề qua trình đào tạo in dấu nhiều kỷ niêm Cảm ơn Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ tiếp nhận giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập Qua em kính chúc Nhà trường, Khoa Văn thư thầy cô dồi sức khoẻ công tác tốt Em xin chân thành cảm ơn! [...]... quận Tây Hồ luôn chú trọng xây dựng và phát triển công tác văn thư Đảm bảo công tác văn thư nhanh chóng, chính xác, bí mật và khoa học 1 Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư: Được sự quan tâm của UBND, của Văn phòng HĐND & UBND nên tình hình công tác văn thư khá đảm bảo Theo quy chế làm việc của Văn phòng. .. Công tác văn thư được đặt dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng: Công tác văn thư của UBND quận Tây Hồ do Chánh Văn phòng trực tiếp chỉ đạo, điều hành Bởi văn thư là mảng lớn và quan trọng trong hoạt động của văn phòng Chánh Văn phòng là người chịu trách nhiệm chung về công tác văn thư – lưu trữ đối với cấp trên 2 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư 2.1 Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công. .. hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư của Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Cũng như các lĩnh vực công tác khác, công tác vưn thư của Văn phòng HĐND & UBND nhận được sự quan tâm của các cấp, các ngành bằng những văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụ công tác Qua quá trình thực tập, khảo sát tình hình công tác văn thư tại Văn phòng cho thấy cán bộ văn thư thực hiện theo những văn bản do các cơ quan như:... thuộc UBND quận làm ra cũng đều phải tổng hợp về văn thư để làm thủ tục ban hành 1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư: Hiện nay, Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có 02 cán bộ làm công tác văn thư Theo quy chế làm việc của Văn phòng thì có 01 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đi, 01 cán bộ chuyên tổ chức quản lý văn bản đến Cán bộ văn thư của Văn phòng được đào tạo về nghiệp vụ văn thư – lưu... những điểm cần thiết để phục vụ trong công tác của mình Cán bộ văn thư của Văn phòng là người chịu trách nhiệm kiểm tra, đôn đốc trực tiếp việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư của các phường thuộc quận theo sự hướng dẫn của Chánh Văn phòng 3 Thực hiện các nội dung nghiệp vụ về công tác văn thư 3.1 tình hình ban hành văn bản của UBND và Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Văn bản là một phương tiện dùng để... nghiệp vụ công tác văn thư Công tác văn thư đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Chánh Văn phòng và Phó Văn phòng Cứ mỗi năm, UBND quận Tây Hồ lại tiến hành kiểm tra công tác văn thư một lần Cách kiểm tra không theo định kỳ mà thư ng tiến hành bất ngờ nhằm xem hoạt động nghiệp vụ văn thư thế nào Điều này đòi hỏi cán bộ văn thư phải luôn đề cao trách nhiệm của mình, làm việc nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà... khiiêú nại tố cáo công tác văn bản, văn thư – lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ có 02 Phó Văn phòng, một Phó Văn phòng phụ trách hành chính quản trị và một Phó Văn phòng phụ trách Tư pháp – Văn thư lưu trữ ∗ Phó Văn phòng phụ trách Hành chính quản trị: Quản lý các mặt hành chính thuộc Văn phòng như giao dịch, phòng họp, phòng máy, điện nước, bảo vệ, lái xe… phục vụ hoạt động của Văn phòng và UBND... do - Hạnh phúc + Tác giả văn bản: Tác giả văn bản là tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày ở góc trên, bên trái, dòng đầu, trang đầu của văn bản bằng phông chữ Vn.TimeH cỡ 13 đứng đậm - Nếu là văn bản của UBND thì tác giả được trình bày: UỶ BAN NHÂN DÂN QUẬN TÂY HỒ - Nếu là văn bản của Văn phòng thì tác giả được trình bày: UBND QUẬN TÂY HỒ VĂN PHÒNG - Nếu là văn bản của các phòng, ban trực thuộc... Phó Văn phòng phụ trách Tư pháp Văn thư lưu trữ: Thực hiện công tác tuyên truyền phổ biến pháp luật; tham gia xây dựng và quản lý văn bản pháp quy của quận; công tác tiếp dân; tham mưu giải quyết khiếu nại tố cáo thuộc thẩm quyền của UBND quận; thực hiện công tác hộ tịch, chứng thực; quản lý công tác văn thư lưu trữ 15 Các Phó Văn phòng được ký các văn bản theo sự uỷ quyền của UBND quận và một số văn. .. Văn phòng phối hợp chặt chẽ với Văn phòng quận uỷ để thực hiện nhiệm vụ chung đạt hiệu quả; - Quan hệ công tác với các đoàn thể như: Công đoàn, Đoàn Thanh niênđể có hoạt động tốt II TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND QUẬN TÂY HỒ Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của các cơ quan Là mắt xích nối ... tổ chức tình hình cán làm công tác văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 1.1 Tình hình tổ chức công tác văn thư: Được quan tâm UBND, Văn phòng HĐND & UBND nên tình hình công tác văn thư đảm... Quản lý, đạo công tác văn thư 2.1 Việc ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ Cũng lĩnh vực công tác khác, công tác vưn thư Văn phòng HĐND &... DÂN QUẬN TÂY HỒ - Nếu văn Văn phòng tác giả trình bày: UBND QUẬN TÂY HỒ VĂN PHÒNG - Nếu văn phòng, ban trực thuộc dòng tên quan dòng tên tác giả: UBND QUẬN TÂY HỒ PHÒNG TCCQ UBND QUẬN TÂY HỒ BAN