Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ HUYỆN GIA LỘC I KHÁI QUÁT ĐẶC ĐIỂM TỰ NHIÊN, KINH TẾ XÃ HỘI HUYỆN GIA LỘC 1.1 Đặc điểm tự nhiên dân số Gia lộc huyện nằm phía Tây Nam tỉnh Hải Dương với tổng diện tích tự nhiên 11.235,57 km2 Phía Bắc giáp với thành phố Hải Dương, phía Nam giáp với huyện Ninh Giang Thanh Miện, phía Đơng giáp với huyện Tứ Kỳ, phía Tây giáp với huyện Tứ Kỳ Bình Giang Gia Lộc nằm khu tam giác kinh tế phía Bắc: Hà Nội – Hải Phịng – Quảng Ninh Dân số tồn huyện tính đến 01/04/2009 134.495 người Mật độ dân số huyện 1.197 người/km2 Dân số độ tuổi lao động huyện 80.395 người, chiếm 57.78% dân số tồn huyện Địa hình huyện Gia Lộc đồng bằng, đất nơng nghiệp chiếm khoảng 70% diện tích Trước đây, huyện mang tên Gia Lộc, sau huyện Gia Lộc sáp nhập với Tứ Kỳ thành huyện Tứ Lộc vào năm 1979 thuộc tỉnh Hải Hưng đến năm 1996, huyện Tứ Lộc lại tách lại thành hai huyện Tứ Kỳ Gia Lộc Toàn huyện bao gồm thị trấn (Thị trấn Gia Lộc ) 22 xã (Đoàn Thượng, Đồng Quang, Đức Xương, Quang Minh, Nhật Tân, Gia Hòa, Gia Khánh, Gia Tân, Gia Xuyên, Gia Lương, Hoàng Diệu, Thống Kênh, Hồng Hưng, Lê Lợi, Liên Hồng, Phạm Trấn, Phương Hưng, Tân Tiến, Thống Nhất, Toàn Thắng, Trùng Khánh, Yết Kiêu) Đề tài: Nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc 1.2 Đặc điểm kinh tế - xã hội Gia Lộc huyện vùng Đồng Bắc Bộ với 70% diện tích đất nơng nghiệp tổng số diện tích đất tự nhiên, Đảng nhân dân huyện Gia Lộc gia sức thi đua phát triển sản xuất với tốc độ phát triển kinh tế năm gần đạt bình quân 12%/năm Tiếp tục chuyển dịch cấu kinh tế nông thôn theo hướng tăng tỷ trọng ngành công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp dịch vụ, giảm tỷ trọng ngành nông nghiệp, đồng thời chuyển dịch cấu kinh tế nông nghiệp, tăng tỷ trọng cấu kinh tế chăn ni Hiện nay, huyện có cụm cơng nghiệp (cụm cơng nghiệp Gia Lộc I cụm cơng nghiệp Hồng Diệu) tiếp nhận 60 dự án đầu tư vào huyện, với tổng diện tích gần 90 ha, với tổng số vốn đăng ký đầu tư lên đến 897,912 triệu đồng Các dự án giai đoạn hoàn thành đưa vào sử dụng, dự án chủ yếu may mặc, giầy da Đặc biệt, huyện biết đến với làng nghề truyền thống Da Giầy xã Hoàng Diệu Khu ký túc xá sinh viên phía Nam cầu Lộ Cương thuộc địa phận xã Liên Hồng, huyện Gia Lộc khởi cong xây dựng diện tích 11,5 với quy mô dãy nhà 11 tầng, dãy nhà tầng, khu nhà ăn, câu lạc cho sinh viên…, tổng mức đầu tư dự án lên đến 330 tỷ đồng Dự kiến, sau năm thực hiện, khu ký túc xá đưa vào sử dụng đáp ứng nhu cầu cho 4.500 sinh viên trường đại học, cao đẳng, trường trung học, trung học dạy nghề địa bàn thành phố Hải Dương Huyện có khu chợ đầu mối, nhiều công ty hoạt động sản xuất như: Thạch rau câu Long Hải, chợ ô tô Hải Dương, Haivina… Cơ sở hạ tầng huyện: điện, đường, trường, trạm ngày hồn thiện, giao thơng đường thủy, đường thuận tiện Huyện có 39km đường quốc lộ Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc chạy qua (đường 17A đường 38B) 50km đường sông (sơng Đình Đào sơng Kẻ Sặt) Tuy nhiên, huyện cịn gặp nhiều khó khăn lĩnh vực kinh tế xã hội: Trong năm gần đây, cấu kinh tế nơng thơn có chuyển đổi theo hướng tích cực, tỷ trọng nơng nghiệp giảm, Gia Lộc huyện sản xuất nông nghiệp, tỷ trọng nông nghiệp cấu kinh tế cao Việc canh tác nhỏ lẻ, manh mún, chưa có sản xuất tập trung để sản xuất hàng hóa với khối lượng lớn, đồng thời chất lượng hàng hóa, suất lao động chưa cao Cùng với bất ổn thời tiết, yếu tố sinh học ảnh hưởng khơng đến chất lượng sản phẩm nơng nghiệp Do đó, cần quan tâm, nỗ lực cấp có thẩm quyền nhằm giải vấn đề tồn Sản xuất công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp dịch vụ phát triển chưa tương xứng với tiềm địa phương, quy mơ cịn nhỏ bé, chưa có điều kiện áp dụng trang thiết bị đại vào sản xuất kinh doanh, vậy, điểm hạn chế ảnh hưởng đến trình phát triển kinh tế-xã hội huyện Cơ sở hạ tầng nông thôn chưa đồng xã, chưa đáp ứng u cầu cơng nghiệp hóa, đại hóa, lao động có tay nghề cịn ít, lao động dư thừa nơng thơn cịn nhiều Trình độ nhiều cán bộ, cơng chức cịn chưa đáp ứng với u cầu nhiệm vụ đề II.KHÁI QUÁT VỀ VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC 2.1 Quá trình thành lập Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc nằm trung tâm huyện, cách thành phố Hải Dương 10km Cùng với trình thành lập phát triển tỉnh Hải Dương, huyện Gia Lộc sát nhập với huyện Tứ Kỳ từ 1979 thành huyện Tứ Lộc đến năm 1996, huyện Tứ Lộc lại tách trở lại thành hai huyện cũ Tứ Kỳ Gia Lộc Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc thành lập với trình chia tách từ UBND huyện Tứ Lộc cũ, thành lập huyện Gia Lộc vào ngày 27 tháng năm 1996 2.2 Vị trí, chức HĐND-UBND huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương Văn phịng HĐND-UBND quan chun mơn thuộc HĐNDUBND huyện Gia Lộc, có chức tham mưu,tổng hợp giúp HĐNDUBND huyện tổ chức, phục vụ hoạt động HĐND, Thường trực HĐND, Ban HĐND đại biểu HĐND huyện; tổ chức hoạt động UBND huyện đạo, điều hành hoạt động chung máy hành Nhà nước Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động HĐND UBND huyện Chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Thường trực HĐND-UBND huyện, đạo hướng dẫn chun mơn, nghiệp vụ Văn phịng Đồn Đại biểu Quốc hội HĐND, Văn phịng UBND tỉnh Văn phịng HĐND-UBND huyện có tư cáh pháp nhân, có dấu riêng đượ mở tài khoản Kho bạc Nhà nước theo quy định pháp luật 2.3 Cơ cấu tổ chức máy Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc 2.3.1 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc bao gồm lãnh đạo Văn phịng cơng chức, viên chức, nhân viên văn phòng giúp việc Lãnh đạo Văn phịng bao gồm: Chánh Văn phịng Phó Chánh Văn phịng Đề tài: Nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc - Chánh Văn phòng: Là người đứng đầu, chịu trách nhiệm trước HĐNDUBND, Chủ tịch UBND huyện pháp luật chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Chịu trách nhiệm chấp hành định, đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện - Phó Chánh Văn phịng: Là người giúp việc cho Chánh Văn phòng số lĩnh vực, chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trước pháp luât nhiệm vụ giao, Chánh Văn phòng vắng mặt, Phó Chánh ủy nhiệm điều hành cơng việc Văn phịng - Cán bộ, cơng chức, nhân viên làm việc Văn phòng chịu quản lý điều hành cơng việc Chánh Văn phịng, thực chức năng, nhiệm vụ giao chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng trước pháp luật Sơ đồ: Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương Chánh Văn phịng Phó Văn phịng Phó Văn phịng (Biên tập-tổng hợp) (Hành chính-quản trị) Biên tập tổng hợp Văn thư Kế toán Thủ quỹ Lái xe Tạp vụ 2.3.2 Quy chế làm việc VP HĐND-UBND huyện Gia Lộc Văn phòng làm việc theo nhiệm vụ, quyền hạn quy định cụ thể quy chế làm việc VP hĐND-UBBND huyện Gia Lộc bao gồm: Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc Giúp HĐND-UBND huyện xây đựng, thẩm tra quản lý việc ban hành văn thuộc thẩm quyền HĐND UBND huyện, đảm bảo chủ trương, đường lối Đảng, sách pháp luật Nhà nước Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác tuần, tháng, quý, năm, giúp Thường trực HĐND, Ban HĐND, lãnh đạo UBND huyện đạo thực thường xun theo dõi, đơn đốc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Chuẩn bị báo cáo HĐND, UBND huyện; điều kiện phục vụ họp HĐND, UBND huyện Quản lý hồ sơ kỳ họp HĐND huyện; biên tập quản lý hồ sơ phiên họp, họp UBND huyện Theo dõi đôn đốc HĐND, UBND xã, thị trấn, quan chuyên môn thuộc UBND huyện chuẩn bị văn bản, đề án trước trình HĐND, UBND huyện xem xét, định trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Đảm bảo thu thập, tổng hợp xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời, xác phục vụ cho cơng tác lãnh đạo, điều hành HĐND UBND huyện; thực chế độ báo cáo lên quan cấp theo quy định Tham mưu giúp Chủ tịch UBND huyện tổ chức thực chế "một cửa" quan hành Nhà nước địa phương; tổ chức phận tiếp nhận, giải trả kết theo chế "một cửa" UBND huyện Thực công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ lưu trữ quan Đảm bảo nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, sở vật chất, phương tiện cho hoạt động HĐND UBND huyện Quản lý cán bộ, công chức, viên chức, tài sản Văn phòng theo quy định Nhà nước 10 Chủ tài khoản đơn vị dự toán Văn phòng HĐND-UBND huyện 11 Phối hợp với Thanh tra huyện xây dựng lịch tiếp dân chủ tịch UBND huyện thực tiếp công dân, đôn đốc quan, đơn vị giải đơn thư khiếu nại tố cáo theo quy định; giải khiếu nại tố cáo thuộc thẩm quyền 12 Thực nhiệm vụ giao khác Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND huyện Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc CHƯƠNG II CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHỊNG HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm Công tác văn thư tổng thể hoạt động văn quan nhằm đảm bảo thông tin hoạt động quản lý nhà nước Công tác văn thư bao gồm hoạt động soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức giải quyết, quản lý văn bản, tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; lập hồ sơ, quản lý, sử dụng bảo quản dấu; thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu quan 1.2 Nội dung công tác văn thư Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường bao gồm nội dung sau: - Tiếp nhận giải văn (đến, đi, nội bộ) - Quản lý văn mật - Lập quản lý hồ sơ - Quản lý sử dụng dấu - Hiện đại hóa cơng tác văn thư a Tiếp nhận giải văn (đến, đi, nội bộ) - Tổ chức giải quản lý văn đến Văn bản, tài liệu, thư từ mà quan nhận từ nơi khác gửi đến gọi tắt “Văn đến” Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc Cơng tác tổ chức, giải quản lý văn đến thực theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến quan phải qua phận văn thư, phận có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống u cầu xử lý nhanh chóng, xác, giữ bí mật Văn đến quan, đơn vị phải qua văn phòng trưởng phòng hành xem xét trước phân phối cho đơn vị cá nhân giải Việc tổ chức, tiếp nhận giải văn đến thực theo bước sau: Bước 1: Sơ phân loại văn Bước 2: Bóc bì văn Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổ đến ngày đến vào văn Bước 4: Vào sổ chuyển giao văn đến Bước 5: Giải theo dõi việc giải văn đến - Tổ chức giải văn Tất văn giấy tờ, tài liệu quan đơn vị gửi chung “văn đi” Việc tổ chức quản lý văn thực theo nguyên tắc: Các văn giấy tờ quan, đơn vịđể gửi thiết phải qua phận văn thư, cán văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu có trách nhiệm gửi Thủ tục quản lý gửi văn bao gồm bước sau: Bước 1: Đánh máy, in văn Bước 2: Ký văn Bước 3: Đăng ký, nhân đóng dấu văn Bước 4: Chuyển giao văn Bước 5: Kiểm tra việc quản lý giải văn Đề tài: Nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc Bước 6: Sắp xếp lưu văn Mẫu sổ chuyển văn qua bưu điện đến quan Ngày Số ký hiệu Số lượng Nơi nhận tháng văn bì văn văn ………… ……… ……… Ký nhận đóng dấu văn -Tổ chức quản lý văn nội Văn nội văn bản, giấy tờ, tài liệu nội quan ban hành Văn nội quản lý giống với quản lý văn đến b Tổ chức quản lý văn mật Đối với văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” có thủ trưởng quan người uỷ quyền bóc văn trực tiếp làm nhiệm vụ đăng ký văn Văn có dấu “khẩn”, “thượng khẩn”, “hoả tốc” phải đóng dấu vào văn phong bì văn Riêng văn mật, tối mật, tuyệt mật đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì, ghi đầy đủ số, ký hiệu, nơi nhận đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển phong bì ngồi Phong bì ngồi ghi nơi gửi, nơi nhận, số phiếu chuyển, khơng đóng dấu mức độ “mật” Sau văn chuyển theo thủ tục văn bình thường c Lập quản lý hồ sơ, tài liệu Công tác lập hồ sơ khâu quan trọng, khâu cuối công tác văn thư khâu lề công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa cần thiết cho việc phân loại xếp tài liệu quan, đơn vị chủ động khoa học thuận tiện + Lập danh mục hồ sơ: Tháng 12 hàng năm cán lập danh mục hồ sơ dự kiến Đề tài: Nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc + Mở hồ sơ: Đầu năm, cán giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần viết bìa hồ sơ gọi mở hồ sơ + Căn vào đặc trưng văn tài liệu để chia thành hồ sơ: Các đặc trưng để lập hồ sơ bao gồm: Tên gọi, vấn đề, tác giả, thời gian, giao dich, địa dư + Sắp xếp tài liệu hồ sơ: Trong năm, cán văn thư tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu, lưu xếp tài liệu + Biên mục hồ sơ: Sau hết năm, cán văn thư biên mục hồ sơ theo loại + Đóng quyển: Là khâu cuối trình lập hồ sơ Quản lý hồ sơ: Sau lập xong hồ sơ gửi lưu trữ, cán văn thư có trách nhiệm tiếp tục quản lý, theo dõi hồ sơ, hồ sơ sau sử dụng lại phải kiểm tra, theo dõi quản lý chặt chẽ, tránh gây mát d Quản lý sử dụng dấu Nguyên tắc đóng dấu: Người giữ dấu phải tự tay đóng vào văn bản, khơng cho mượn Dấu phải đóng bên trái trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký, dấu đóng phải rõ ràng ngay ngắn Chỉ đóng dấu vào văn giấy tờ có chữ ký hợp lệ, khơng đóng dấu vào giấy trắng, giấy in sẵn có tiêu đề, giấy giới thiệu chưa ghi rõ tên người việc cụ thể Những tài liệu gửi kèm theo văn đề án, chương trình, dự thảo, báo cáo … cần đóng dấu vào góc trái phía trang Dấu đóng trùm khoảng 1/4 mặt dấu lên chỗ có chữ để đảm bảo độ tin cậy tài liệu Việc sử dụng loại dấu quan Trong quan thường có loại dấu: Dấu quốc huy dấu ghi chữ văn phịng Hai loại dấu đóng sau: - Đối với văn thuộc quyền hạn thủ trưởng thủ trưởng cấp phó ký thay người quyền ký thừa lệnh thủ trưởng đóng dấu quốc huy 10 Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc Từ đầu năm 2012, văn thư thực việc quản lý 1675 văn có 1313 định, 200 công văn, 23 báo cáo cịn lại loại văn khác Vì văn thường rải rác ngày không tập trung vào buổi sáng văn đến nên văn thư ln thường trực văn phịng Xác định tầm quan trọng việc quản lý văn nói chung, việc quản lý văn nên văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc thể cao vai trò, trách nhiệm việc thực nhiệm vụ, nghiêm túc thực nội quy, quy chế quan, tinh thần làm việc nhiêt tình, giúp thực cơng việc quan cách kịp thời, nhanh chóng, xác, nâng cao hiệu hoat động Ủy ban + Sắp xếp lưu văn bản: Các văn xếp theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định, văn thư thực ngày Việc lưu trữ văn thực tuần lần vào cuối tuần, văn thư tiến hành xếp, lưu trữ văn tuần Đây cơng việc khơng khó khăn lại quan trọng, việc xếp lưu văn cách khoa học giúp cho việc giải theo dõi văn cách dễ dàng nhanh chóng hơn, đảm bảo tính xác, kịp thời hiệu c Tổ chức giải quản lý văn nội Văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc lập loại sổ đăng ký văn nội gồm: Sổ định Chủ tịch UBND, sổ thông báo, sổ công văn Trong trình thực giải chuyển giao, văn thư quan tiến hành môt cách cẩn thận việc tiến hành giải quản lý loại văn khác Văn nội lưu vào hồ sơ riêng để tiện theo dõi quản lý 2.2 Quản lý văn mật 18 Đề tài: Nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc Thực theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 việc quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc thực theo nguyên tắc: - Xác định rõ mức độ mật - Thực quy đinh phổ biến, lưu hành, tìm hiểu, sử dụng văn mật - Đối với văn tuyệt mật, tối mật, văn thư trình lãnh đạo xem xét, - Chuyển giao tận tay văn mật cho người nhận yêu cầu họ ký nhận vào sổ chuyển giao văn mật - Thực vào sổ đăng ký văn mật theo quy định Việc giải văn mật văn thư tự tay giao cho lãnh đạo giải quyết, không nhờ đưa hộ chuyển theo cách khác cho lãnh đạo để tránh bị lộ bí mật hay mát Đồng thời văn thư có trách nhiệm giữ bí mật tuyết đối, giải văn mật cách nhanh chóng 2.3 Tổ chức, quản lý sử dụng dấu Con dấu có ý nghĩa pháp lý vơ quan trọng, thể quyền lực quan Chính thế, cán văn thư người giao nhiệm vụ quản lý dấu nhiệm vụ quan trọng, địi hỏi cán văn thư phải có đủ lực, trình độ hiểu biết chun mơn phẩm chất đạo đức phải có tinh thần, trách nhiệm cao giải công việc, tránh xảy sai sót đáng tiếc Văn thư giữ loại dấu: Dấu quan, dấu chức danh, dấu đến, dấu hỏa tốc, dấu khẩn… Trong trình sử dụng dấu, cán văn thư tuân thủ theo nguyên tắc: - Nội dung dấu trùng với tên quan ban hành văn - Đóng dấu sau có chữ ký cấp có thẩm quyền 19 Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc - Khơng đóng dấu vào văn trống, văn chưa có nội dung văn chưa có chữ ký - Đóng dấu theo hướng dẫn điều 13 Thơng tư 01/2011, dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu quy định - Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái Dấu UBND huyện Gia Lộc cán văn thư cất giữ tủ đựng dấu khóa cẩn thận quan, khơng mang quan Sau sử dụng, văn thư vệ sinh dấu trước cất giữ 2.4 Lập quản lý hồ sơ Là khâu nghiệp vụ cuối quan trọng công tác văn thư Do vậy, công tác lập quản lý hồ sơ quan trọng, góp phần vào q trình giải công việc UBND huyện Gia Lộc Hồ sơ: Là tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan đến vấn đề, công việc, cá nhân có đặc điểm chung hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Để đảm bảo cho trình giải công việc lưu trữ tài liệu, cán văn thư Văn phòng HĐND-UBND tiến hành lập hồ sơ loại tài liệu khác Việc lập hồ sơ chủ yếu theo phân loại năm ban hành tên loại văn Công tác lập hồ sơ Văn phòng Ủy ban khác với Văn phòng Huyện ủy, văn phòng HĐND-UBND lập hồ sơ theo phân loại năm ban hành văn phịng Huyện ủy lại lập theo vấn đề Do vậy, việc phân loại theo tên loại năn ban hành giúp cho trình tìm kiếm, sử dụng cách dễ dàng 20 Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc Lập hồ sơ đảm bảo cho việc lưu, tìm kiếm văn cách dễ dàng, đảm bảo cho theo dõi, giám sát Thủ trưởng quan việc kiểm tra tiến hành lưu trữ Theo quy định UBND huyện Gia Lộc, tất cán bộ, công chức, nhân viên quan giao giả công việc phải có trách nhiệm lập hồ sơ cơng việc làm vấn đề phải có liên quan chặt chẽ với vấn đề, việc, dối tượng hình q trình giải cơng việc thuộc phạm vi chun mơn Vì thế, cơng tác lập hồ sơ cơng việc không trách nhiệm cán thư mà trách nhiệm phòng, quan chun mơn 2.5 Hiện đại hóa cơng tác văn thư Hiện đại hóa cơng tác văn thư biện pháp thúc đẩy cải cách hành chính, góp phần làm thay đổi phương thức quản lý điều hành quan hành nhà nước Để thực cơng tác đại hóa văn thư: + Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào công tác văn thư yêu cầu tất yếu để đảm bảo thơng tin đầy đủ, nhanh chóng, xác, kịp thời, cơng khai, minh bạch, từ đó, nâng cao hiệu công tác văn thư, hiệu hoạt động quản lý + Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2000 hoạt động quản lý hành nhà nước, hình thức nhằm rà sốt thủ tục hành chính, để xây dựng quy trình xử lý cơng việc khoa học, hợp lý, từ đó, nâng cao hiệu hoạt động quản lý hành nhà nước + Triển khai chế cửa cải cách thủ tục hành chính, việc này, đặt u cầu, địi hỏi văn thư có điều chỉnh để phù hợp với tình hình 21 Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư có vai trị quan trọng, nhờ đó, văn thư tiết kiệm thời gian giải quyết, xử lý công việc Công tác quản lý văn thực máy nhanh chóng hiệu nhiều Quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế giúp cho quy trình xử lý cơng việc cách khoa học 2.6 Tổ chức công tác văn thư Do cấu tổ chức Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc khối lượng công việc nên văn thư Văn phịng có biên chế Hình thức tổ chức văn thư hỗn hợp: Các nghiệp vụ in ấn, photocopy, đăng ký nơi, việc theo dõi giải lại nơi khác, thường phận, đơn vị nhỏ III ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC III.1 Những kết đạt Trên sở kiến thức học Học viện với kiến thức thực tế Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc suốt tuần thực tập, em nhận thấy Văn phòng HĐND-UBND huyện quan tâm đến công tác văn thư Điều khẳng định rõ vai trị lãnh đạo quan cơng tác văn phịng Hoạt động quan có hiệu hay khơng phụ thc lớn vào công tác văn thư, công tác văn thư có tổ chức tốt hoạt động quan đạt hiệu cao Công tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc nhìn chung thực tốt, cán văn thư thực tốt nhiệm vụ giao, có phối hợp với phịng ban, quan chun mơn, cán bộ, công chức, nhân 22 Đề tài: Nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc viên quan Cán văn thư thực thẩm quyền, nhiệt tình cơng tác, có tinh thần trách nhiệm cao Thực chủ trương rà soát văn trước vào sổ đăng ký giúp hạn chế nhiều văn sai quy định, giúp phòng ban, quan sửa đổi, bổ sung chỗ sai sót, qua đó, giúp nâng cao hiệu hoạt động quan Công tác văn thư tiến hành cách đồng nhịp nhàng việc xử lý văn đến, đi, văn nội bộ, văn xử lý nhanh chóng, đảm bảo thời gian, quy định Bên cạnh kết đạt được, công tác văn thư nhiều tồn cần phải khắc phục III.2 Những tồn - Về sở vật chất Việc bố trí, xếp phịng văn thư cịn chưa có vách ngăn người đến giao dịch Chưa có đầy đủ loại máy để phục vụ công tác văn thư, việc đăng ký văn thực sổ - Về công tác văn thư * Đối với việc giải quyết, xử lý văn + Việc theo dõi, xử lý văn khâu văn thư hành lỏng lẻo, nhiều khơng kịp thời Tình trạng văn chưa xử lý quan tồn + Việc xử lý văn văn thư kiểm tra, chuyển giao văn bản, theo dõi giải văn cịn mang nặng thủ cơng Cơng nghệ thơng tin chưa áp dụng rộng rãi thiếu nhân lực nhiều lý khác So với nước khác 23 Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc giới khu vực, khâu tụt hậu dễ nhận thấy công tác văn thư nước ta * Đối với công tác lập, quản lý hồ sơ Mặc dù công tác lập, quản lý hồ sơ lãnh đạo quan tâm, bên cạnh cịn nhiều vấn đề cần quan tâm: + Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp Tài liệu hành chưa lập hồ sơ hồn chỉnh Và điều dễ nhận thấy nhiều quan + Công tác lập hồ sơ cơng việc cịn chưa lãnh đạo quan tâm, cơng tác lập quản lý hồ sơ cịn chưa khoa học chặt chẽ: Q trình thu thập, bổ sung tài liệu chưa liên tục + Theo quy định Nhà nước, lập hồ sơ công việc công tác bắt buộc, từ thủ trưởng nhân viên, nhiên cịn tình trạng cán bộ, cơng chức cịn lập hồ sơ theo kinh nghiệm thực tiễn công tác * Nguyên nhân tồn trên: + Cơ sở vật chất Văn phòng chưa đáp ứng đủ so với nhu cầu cơng việc + Lao động Văn phịng chủ yếu lao động hợp đồng với mức lương hạn chế, vậy, chưa thực tạo động lực làm việc + Công tác đào tạo, bồi dưỡng chuyên mơn, nghiệp vụ cịn chưa quan tâm + Ý thức, tinh thần trách nhiệm cá nhân giải công việc 24 Đề tài: Nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc CHƯƠNG III MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHỊNG HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC Để cơng tác văn thư hoạt động cách có hiệu nhằm thực mục tiêu chung đơn vị theo xu hướng cải cách hành chính, quan cần quan tâm mức đến công tác để phát huy tối đa hiệu hoạt động quản lý hành Do thời gian thực tập có hạn, em xin trình bày số kiến nghị để góp phần hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc: - Hồn thiện tổ chức máy Văn phịng, thực phân công nhiệm vụ công tác theo chức năng, nhiệm vụ cá nhân, hoàn thiện quy chế làm việc Văn phòng thủ tục hành giải cơng việc thực nghiêm túc quy chế - Đẩy mạnh việc đại hóa cơng tác văn phịng có cơng tác văn thư nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn thư Việc đại hóa công tác văn thư thực cải thiện quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi trang thiết bị đặc biệt hoạt động quản lý Trong điều kiện phát triển nay, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư dừng việc đánh máy, in văn (thay máy chữ trước kia) đăng ký văn đi, đến (thay cách đăng ký sổ) Việc quản lý xử lý văn qua mạng máy tính cịn chưa triển khai rộng rãi Các khâu nghiệp vụ cụ thể văn thư soạn thảo xử lý văn bản, lập hồ sơ hành, theo dõi giải văn coi quy trình cần chấn chỉnh Trong đó, khâu quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư 25 Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc nhờ trợ giúp công nghệ thông tin để tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt hạn chế tệ quan liêu giấy tờ Cùng với bùng nổ thơng tin tồn cầu, nhu cầu ứng dụng máy tính vào cơng tác văn phịng mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lý thơng tin lượng văn nhiều Ngồi tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động quan cịn có nhiều loại hình tài liệu cơng nghệ khác Ngay với cán có chuyên mơn trình độ cao khơng thể ghi nhớ xử lý tất hồ sơ tài liệu Chúng ta cần thiết bị xử lý thông tin tổng hợp, xác nhanh chóng Vì máy tính cơng cụ hỗ trợ đắc lực cơng việc Chúng ta khơng thể phủ nhận vai trị tin học hoạt động quản lý, khả mà tin học mang lại cho công tác văn thư lớn Việc áp dụng vào cơng tác văn thư hoàn toàn phù hợp cần thiết Do vậy, cần bố trí thêm máy tính đại yêu cầu đặt xây dựng chương trình cài đặt hệ thống máy tính quan nhằm đơn giản thuận tiện thao tác nhập tìm kiếm nhanh chóng hồ sơ, tài liệu hạn chế sai sót Trong việc hồn thiện cơng tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyên Gia Lộc, phục vụ cho cơng cải cách hành chính, thiết nghĩ quan cần quan tâm đầu tư thích đáng để công tác thực phát huy vai trị Và việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại theo u cầu đại hố cơng tác văn thư trở thành tiền đề cho công tác quản lý hoạt động Văn phịng nói riêng, hệ thống quan hành nhà nước nói chung - Triển khai xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000 công tác văn thư Đây thực chất hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý cơng việc khoa học, hợp lý, phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ cơng việc (làm gì); xác định rõ trách nhiệm (ai làm); 26 Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc cách làm (theo trình tự nào, theo quy định nào, theo biểu mẫu nào…); đảm bảo sở, pháp lý để người lãnh đạo kiểm sốt q trình giải cơng việc nội quan Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư, khắc phục tồn phổ biến lâu quan hành nhà nước làm theo thói quen, kinh nghiệm, tuỳ tiện Đây hoạt động có ý nghĩa thiết thực trình hội nhập quốc tế - Hồn thiện mơ hình quản lý cơng tác văn thư giai đoạn hội nhập quốc tế, xây dựng ban hành đồng văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, hành văn phịng; đặc biệt xây dựng hồn thiện hệ thống thuật ngữ văn thư, làm sở xây dựng quy trình hệ thống quản lý chất lượng cho hoạt động văn thư quan Ở đây, xem xét đến mơ hình tổ chức cơng tác văn thư nay, nói chưa đáp ứng yêu cầu thời kỳ hội nhập quốc tế, thời kỳ phát triển vũ bão khoa học cơng nghệ, việc cần làm hồn thiện mơ hình tổ chức cơng tác văn thư cho phù hợp Chính phủ điện tử Chính phủ điện tử coi giải pháp cải cách hành nhăm nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tính minh bạch hoạt động quản lý nhà nước Việc thực phủ điện tử ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực liên quan đến quản lý nhà nước, có cơng tác văn thư Nhận thức rõ tác động việc thực phủ điện tử tới cơng tác văn thư trước yêu cầu Chính phủ điện tử việc làm cần thiết Đồng thời, nâng cao nhận thức cán lãnh đạo cán thừa hành xây dựng chế trách nhiệm rõ ràng Mô hình tổ chức văn thư cần phải tính đến hoạt động mơi trường điện tử, cách lập hồ sơ sao, lưu liệu nào, vấn đề độ tin cậy tài liệu điện tử 27 Đề tài: Nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc - Đào tạo cán bộ, cơng chức nói chung cán bộ, công chức làm công tác văn thư nói riêng Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP, cơng tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành, quản lý văn quản lý, sử dụng dấu Người thực công tác văn thư tất người làm cơng việc có liên quan đến cơng văn giấy tờ khơng có cán văn thư chuyên trách Như vậy, muốn nâng cao chất lượng công tác văn thư phục vụ công cải cách hành nói chung, chế "một cửa nói riêng" việc tất yếu phải làm trang bị cho đội ngũ cán bộ, công chức kiến thức công tác văn thư Cán văn thư chuyên trách cần trang bị thêm kiến thức bổ trợ chương trình đào tạo kiến thức nhà nước, hệ thống hành chính, hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000, tin học ứng dụng, v.v… - Tiếp tục đẩy mạnh cơng cải cách hành giai đoạn để giảm bớt thủ tục hành - Đầu tư nâng cấp sở vật chất, cung cấp trang thiết bị đại, tiêu chuẩn phục vụ công tác văn thư, cải thiện môi trường làm việc cho cán làm công tác văn thư, tạo điều kiện nâng cao chất lượng, hiệu cho công tác văn thư đáp ứng yêu cầu trình hội nhập - Bên cạnh cần nâng cao nhận thức, tinh thần trách nhiệm đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức công việc; đồng thời tăng cường mở lớp tập huấn, tạo điều kiện để cán bộ, công chức tham gia học hỏi lẫn nhau, nâng cao kiến thức, kỹ giải công việc - Lãnh đạo cần quan tâm đến điều kiện làm việc nhân viên Văn thư, tạo bầu khơng khí làm việc thoải mái nhằm giúp nhân viên phát huy lực 28 Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc KẾT LUẬN Qua trình thực tập Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc, em rút cho nhiều học quý giá bổ ích, giúp cho em tích lũy thêm kinh nghiệm cho q trình làm việc sau Cơng tác văn thư có vai trị quan trọng hoạt động quan nói chung hoạt động quan hành nhà nước nói riêng Hoạt động Văn phịng có hiệu hay khơng phụ thuộc lớn vào cơng tác văn thư Chính thế, bên cạnh việc phát huy kết đạt việc khắc phục hạn chế cần phải lãnh đạo quan tâm nhiều Hiện đại hóa cơng tác văn thư góp phần vào việc đại hóa Văn phịng nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc Trong thời gian qua, với cố gắng thân, với giúp đỡ thầy cô chú, anh chị Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc, em hồn thành xong chương trình thực tập hồn thành báo cáo gửi lên khoa Quản lý nhà nước Kinh tế Qua báo cáo này, em muốn đóng góp chút ý kiến cho hoạt động Văn phòng để Văn phòng hoạt động ngày hiệu Do thời gian mặt hiểu biết nhiều hạn chế, em mong nhận sửa chữa, đóng góp từ phía thầy bạn để báo cáo em đầy đủ hoàn thiện ! DANH MỤC MỘT SỐ TÀI LIỆU THAM KHẢO 29 Đề tài: Nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc 1.Giáo trình hành văn phịng quan hành nhà nước – Học viện Hàn Quyết định 75/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế làm việc mẫu UBND quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh Quyết định 170/2006/QĐ-TTg ngày 18/7/2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành quy định tiêu chuẩn, định mức trang thiết bị phương tiện làm việc quan cán bộ, công chức, viên chức nhà nước 4.Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 8/4/2004 Thủ tướng công tác văn thư Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn đến, Nghị định 58/2001/NĐ-CP Chính phủ Quản lý sử dụng dấu Nghị định 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/02 quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật NN 8.Thơng tư 08/2003/TT- BCA ngày 12/5/03 hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắc dấu, kiểm tra việc bảo quản sử dụng dấu 9.Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng năm 2011 hướng dẫn thể thức trình bày văn hành 10 Quy chế làm việc Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc 11 Báo cáo kinh tế xã hội huyện Gia Lộc năm 2011 phương hướng phát triển kinh tế năm 2012, báo cáo kinh tế xã hội quý I năm 2012 30 Đề tài: Nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc MỤC LỤC 31 ... tài: Nâng cao hiệu cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Gia Lộc CHƯƠNG II CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHỊNG HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC I KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái niệm Công tác. .. QUÁT VỀ VĂN PHỊNG HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC 2.1 Q trình thành lập Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc Văn phòng HĐND-UBND huyện Gia Lộc nằm trung tâm huyện, ... bày văn hành - … II THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN GIA LỘC II.1 Tổ chức, giải quản lý văn a Tổ chức, giải văn đến 12 Đề tài: Nâng cao hiệu công tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND