Đang tải... (xem toàn văn)
Quản lý đĩa CD_ROM tại cửa hàng kinh doanh băng đĩa
Qun lý Bng a Lời mở đầu Ngày nay các công nghệ khoa học, kỹ thuật ngày càng phát triển nh vũ bão trong đó khoa học máy tính cũng phát triển mạnh mẽ và xâm nhập vào mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội . Từ việc xây dựng các chơng trình khoa học kỹ thuật lớn đến các công việc quản lý thờng nhật, máy tính giúp chúng ta cập nhật, tìm kiếm và lu trữ thông tin một cách tốt nhất. Nhng các phần mềm hỗ trợ cho việc sử dụng máy tính, hay các chơng trình quản lý hầu hết của nớc ngoài, điều này gây rất nhiều trở ngại đối với những ng- ời sử dụng máy tính không biết hoặc biết ít tiếng anh.Vì vậy các phần mềm sử dụng tiếng việt sẽ giúp ngời sử dụng có hiệu quả hơn trong công việc. Thực tế đã cho thấy nhiều doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ đã áp dụng có hiệu quả các sản phẩm phần mềm tin học. Tại các trung tâm phát hành băng đĩa lớn, cũng nh các cửa hàng kinh doanh băng đĩa tại nhiều nơi đã và đang ứng dụng chơng trình quản lý vào công tác kinh doanh, nhằm mục đích giúp cho ngời kinh doanh giảm đi phần nào công việc phải thực hiện thủ công nh trớc đây. Do vậy trong đợt thực tập chuyên ngành, em chọn đề tài: "Quản lý đĩa CD_ROM tại cửa hàng kinh doanh băng đĩa" để củng cố kiến thức đã học trong trờng, nâng cao kỹ năng làm bài cũng nh tiếp cận trực tiếp với thực tế phục vụ công tác sau này. Tuy nhiên do quá trình học tập có nhiều khó khăn, tài liệu học tập còn thiếu thốn và nhận thức còn nhiều hạn chế, cho nên trong quá trình thực hiện các thao tác không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận đợc sự chỉ bảo góp ý, bổ sung của thầy, cô giáo đã hớng dẫn chỉ bảo để em hoàn thành phần thực tập chuyên ngành này. Em xin chân thành cảm ơn. Sinh viên thực hiện Nguyn ng Phũng 1 Qun lý Bng a Chơng I: Khảo sát hệ thống I. khảo sát và đánh giá hiện trạng. Mặt hàng đĩa CD-ROM phần mềm cũng nh các chơng trình tiện ích khác là một trong những sản phẩm đặc biệt xuất hiện trong các mặt hàng kinh doanh tại nhiều nơi nhằm đáp ứng nhu cầu sử dụng của mọi tầng lớp trong mọi lĩnh vực nó bao gồm các loại đĩa nh: đĩa chơng trình (program), đĩa phần mềm (software), đĩa hệ thống (system), đĩa trò chơi (games), đĩa phim (film) . Vì vậy bài toán quản lý băng đĩa tại một đơn vị kinh doanh là một bài toán xử lý kết hợp giữa quản lý danh mục (kiểu th viện) với quản lý xuất nhập (kiểu kinh doanh hàng hoá). Do đây chỉ là cùng một đơn vị kinh doanh nhỏ, mặt khác, mặt hàng kinh doanh chỉ duy nhất một loại là băng đĩa, nên bài toán đợc xác định gọn trong việc quản lý danh mục đĩa và hệ thống bán - nhập - tồn, còn về phía đơn vị cung cấp, khách hàng cũng nh hạch toán kinh doanh mà ta không đề cập đến trong chơng trình này. Bài toán chỉ tập trung vào khai thác các khía cạnh nh: - Nhập đĩa vào cửa hàng - Bán đĩa cho khách hàng - Thống kê lợng các đĩa có trong cửa hàng - Thống kê danh mục các đĩa - Thống kê nội dung các thành phần đợc tích hợp trong từng đĩa Yêu cầu của chơng trình thiết kế: - Phần mềm xây dựng phải dễ sử dụng, dễ cài đặt và hỗ trợ tối đa ngời dùng trong việc thao tác trên phần mềm khi sử dụng. - Phần mềm phải giao tiếp dễ dàng với các phần mềm khác nh Word, Excel, . cũng nh dễ thích ứng với các thay đổi phần cứng của máy tính. - Phần mềm phải đạt đợc mức độ bảo mật tối thiểu là ngăn ngừa những ngời không có chức năng không sử dụng đợc phần mềm. 2 Qun lý Bng a Yêu cầu về dữ liệu: - Dữ liệu phải đợc thiết kế chính xác, vừa đủ, không gây d thừa cho việc quản lý băng đĩa cũng nh không thể thiếu dữ liệu cho việc quản lý. - Xử lý nhập và xuất với kho dữ liệu. II. Khảo sát hệ thống quản lý băng - đĩa CD-ROM. 1. Mô hình hoạt động nghiệp vụ quản lý kinh doanh băng đĩa Cơ sở bán băng đĩa cần phải thực hiện phân nhóm các băng đĩa thành các nhóm đĩa riêng, cập nhật danh sách chơng trình của từng nhóm đĩa vào máy tính, phân vùng và trng bày tại các nơi dễ tìm kiếm để lúc nào cũng có thể tra cứu và có thể in cho khách hàng. Ngời kinh doanh cần phải thờng xuyên thiết kế và trng bày các bảng mục lục nh danh sách các đĩa, nội dung các đĩa bao gồm những gì, trợ giúp cho các khách hàng đến tra cứu và tìm kiếm đĩa chơng trình cần dùng. Ngời kinh doanh thực hiện các công việc bán hàng, ghi chép sổ sách nhật ký bán hàng. Hỗ trợ khách hàng trong việc tra cứu thông tin về đĩa. Trên cơ sở số liệu của sổ sách và thực tế đề ra danh sách các đĩa chơng trình cần phải bổ sung và nhập vào. Kiểm tra định kỳ danh sách các đĩa về số lợng, số bán đợc, số tồn đọng. 2. Nhận xét về quản lý kinh doanh băng đĩa. - Việc sắp xếp, phân loại băng đĩa diễn ra khá phức tạp, nhiều loại, danh mục dễ gây ra nhầm lẫn cho ngời kinh doanh. - Việc trợ giúp tra cứu của chủ kinh doanh cho khách hàng vễ đĩa khó khăn vì hệ thống bảng danh mục cồng kềnh. Hoặc xử lý khó khăn nếu nhiều ngời cùng dùng chung. - Tính toán và xử lý nhập, bán hàng bằng tay sẽ chậm hơn, mất thời gian nhiều hơn so với khi thao tác trên phần mềm quản lý. 3 Qun lý Bng a Chơng II Phân tích thiết kế hệ thống quản lý băng đĩa I. Xác định các yêu cầu và xây dựng dữ liệu cho hệ thống quản ký kinh doanh băng đĩa cd-rom. 1. Các yêu cầu của hệ thống quản lý kinh doanh băng đĩa CD- ROM Hệ thống quản lý kinh doanh băng đĩa phải cung cấp những thông tin liên quan: - Đối với khách hàng: Cung cấp cho họ danh mục các loại băng đĩa, nội dung của từng loại băng đĩa, các chơng trình, các phần mềm có trong từng đĩa. - Đối với nhân viên kinh doanh: Nhập đĩa, phân loại, bán đĩa và ghi chép nhật ký bán hàng, tra cứu đợc thông tin liên quan đến đĩa, ví dụ xem một chơng trình nằm trên những đĩa nào . Lập các danh sách thống kê về đĩa. 2. Phát hiện các thực thể * Thông tin mô tả về băng đĩa: - Số hiệu đĩa - Tên đĩa - Số lợng hiện có của đĩa này 4 Qun lý Bng a - Thể loại của đĩa - Nội dung của từng loại đĩa * Cập nhật các thông tin kinh doanh hàng ngày: Bán, mua, tồn đọng: - Số hiệu đĩa - Ngày bán, ngày nhập - Số lợng - Đơn giá. II. Phân tích và thiết kế hệ thống Đầu tiên ta đề cập một số mô hình và phơng tiện đợc sử dụng để diễn tả các chức năng. Sau đó ta sẽ đề cập đến cách tiến hành phân tích hệ thống về chức năng, tức là sẽ nói rõ làm thế nào để có thể đi sâu vào bản chất và đi sâu vào chi tiết của hệ thống về mặt chức năng. Các chức năng chung của bất kỳ một hệ CSDL đều là: + Chức năng thao tác với dữ liệu: Nhập dữ liệu, sửa dữ liệu, thêm dữ liệu, xoá dữ liệu. + Chức năng tính toán dữ liệu: Tính các trơng theo công thức mà cập nhật thờng xuyên, các giá trị mang tính thống kê . + Chức năng thống kê dữ liệu: Lọc dữ liệu theo các nhóm khác nhau, lọc dữ liệu theo các tiêu chuẩn, điều kiện khác nhau. + Chức năng sắp xếp và tìm kiếm thông tin: Sắp xếp theo các khoá khác nhau, tìm kiếm đơn lẻ và tìm kiếm theo nhóm, tìm kiếm theo điều kiện. + Chức năng kết xuất thông tin: Tạo các bảng tổng hợp, tạo các báo cáo khác nhau theo từng nhóm thông tin và theo các điều kiện khác nhau. Các chức năng của CSDL nói chung phụ thuộc vào ý đồ của từng nhà quản lý cụ thể ở các mức khác nhau. 1. Sơ lợc chung về các bảng (Table). LOAI (Theloai , Tenloai, Mota) DIA (Sohieu , Tendia, Theloa, Tongso) 5 Qun lý Bng a NOIDUNG (Sohieu, Tenmuc) NHAPDIA (Sttnhap, sohieu, soluong, dongia) BANDIA (Sttban, sohieu, soluong, dongia) CTNHAP (Sttnhap, ngay, khach) CTBan (Sttban, ngay, khach) 2. Thiết kế và xây dựng các bảng . Để xây dựng đợc một hệ thống quản lý thì ta cần hiểu đợc các chức năng chính của hệ thống. Có những chức năng chính của các hệ thống quản lý nhng cũng có nhiều các chức năng riêng của từng hệ quản lý cụ thể. Khi nói đến chức năng quản lý ta nên phân biệt hai khía cạnh: Các chức năng quản lý thông thờng của một doanh nghiệp kinh doanh và chức năng của một hệ CSDL đợc xây dựng trong một môi trờng quản trị dữ liệu. Căn cứ vào bài toán quản lý kinh doanh đĩa CD -ROM, và phát hiện các thực thể ở trên ta thấy hệ thống quản lý kinh doanh đĩa CD -ROM có thể bao gồm các thực thể sau đây: a) Bảng DIA: Bảng dữ liệu Đĩa dùng để chứa các thông tin mô tả về đĩa hiện có trong quản lý: Tên trờng Loại dữ liệu Ghi chú Sohieu Text Số hiệu đĩa (ví dụ S101, M102, .) Tendia Text Tên đĩa (Hệ điều hành Windows XP) Theloai Text Tổng số đĩa hiện có trong cửa hàng Tongso Number Thể loại đĩa nh: System, software, games, . b) Bảng LOAI Chứa dữ liệu về các loại đĩa, phân nhóm đĩa thành các nhóm khác nhau: Tên trờng Loại dữ liệu Ghi chú Theloai Text Thể loại (system, software, music, .) Tenloai Text Tên thể loại: Hệ thống, phần mềm, âm nhạc, phim . Mota Text Mô tả thêm về loại đĩa này c) Bảng noidung 6 Qun lý Bng a Tên trờng Loại dữ liệu Ghi chú Sohieu Text Số hiệu đĩa Tenmuc Text Tên mục trong đĩa Mô tả những nội dung chứa trong 1 loại đĩa nào đó. Ví dụ một đĩa hệ thống cho máy tính, có thể bao gồm: Phần mềm khởi động máy, các chơng trình tiện ích nh: Format, Sys, PqMagic, Bkav.exe, . d) Bảng nhapdia Chứa các thông tin mô tả về quá trình nhập đĩa gốc về cửa hàng: Thể loại, số lợng, đơn giá, thành tiền . Tên trờng Loại dữ liệu Ghi chú Sttnhap Number Số thứ tự nhập sohieu Text Số hiệu đĩa soluong Number Số lợng dongia Number Đơn giá e) Bảng bandia Chứa các thông tin mô tả về quá trình bán đĩa hàng ngày của cửa hàng: loại, số lợng, đơn giá Tên trờng Loại dữ liệu Ghi chú Sttban Number Số thứ tự bán Sohieu Text Số hiệu đĩa soluong Number Số lợng dongia Number Đơn giá f) Bảng bodia. Chứa các thông tin cập nhật về bộ đĩa Tên trờng Loại dữ liệu Ghi chú Sohieu Text Số hiệu bộ đĩa Tenbo Text Tên bộ đĩa 7 Qun lý Bng a 3. Các chức năng của hệ thống quản lý băng đĩa CD-ROM Chức năng đợc sử dụng ở đây là các chức năng xử lý thông tin, vì hệ thống mà ta đề cập đến ở đây là hệ thống xử lý thông tin hoặc hệ thống điều khiển quá trình. Việc diễn tả chức năng tuỳ theo hoàn cảnh và yêu cầu mà ta có thể thực hiện ở những mức độ khác nhau. Trong giai đoạn khảo sát sơ bộ một hệ thống có sẵn ta phải ghi nhận nguyên si những gì đang diễn ra trong thực tế. Từ những phân tích khảo sát hệ thống ở chơng I, chúng ta có thể phát hiện và sắp xếp các công việc của hệ thống quản lý đĩa CD-ROM nh sau: * Hệ thống - Ngời dùng - Cập nhật thể loại đĩa - Cập nhật bộ đĩa - Thoát * Kinh doanh - Xuất đĩa - Nhập đĩa - Thống kê - Tổng hợp nhập xuất - Tiền nhập xuất * Tra cứu - Danh mục đĩa - Thể loại đĩa - Nội dung đĩa * Trợ giúp 8 Qun lý Bng a - Hớng dẫn sử dụng 4. Sơ đồ phân cấp chức năng: Biểu đồ phân cấp chức năng là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết. Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất giữa các chức năng, diễn tả bởi các cung nối liền các nút, là quan hệ bao hàm. Chính vì thế mà nó tạo thành một cấu trúc cây và đợc thực hiện nh hình sau. Biểu đồ phân cấp chức năng Đặc điểm của biểu đồ là cho ngời thực hiện một cái nhìn tổng quát, dễ hiểu, từ đại để đến chi tiết về chức năng nhiệm vụ mà chơng trình đòi hỏi thực hiện. 5. Các lu đồ hệ thống. 9 Cp nht X lý phiu nhp xut Tra cứu Nhập đĩa Bán đĩa Xử lýnhập Xử lý bán Báo cáo nhập xuất Báo cáo DM đĩa Nội dung đĩa Báo cáo thống kê Giới thiệu chương trình Hướng dẫn sử dụng Quản lý Băng Đĩa Qun lý Bng a Lu đồ hệ thống (LH) là một loại biểu đồ nhằm diễn tả quá trình xử lý thông tin của một hệ thông với các yêu cầu sau: - Sự diễn tả là ở mức vật lý. - Chỉ rõ các công việc (chức năng xử lý) phải thực hiên. - Chỉ rõ trình tự các công việc và các thông tin đợc chuyển giao giữa các công việc đó. 6. Biểu đồ luồng dữ liệu. Biểu đồ luồng dữ liệu là loại biểu đồ nhằm mục đích diễn tả một quá trình xử lý thông tin với các yêu cầu: - Sự diễn tả ở mức logic. - Chỉ rõ các chức năng phải thực hiện để hoàn tất quá trình xử lý cần mô tả. - Chỉ rõ các thông tin đợc chuyển giao giữa các chức năng đó và qua đó thấy đợc trình tự thực hiện của chúng. a. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Luồng dữ liệu là một tuyến truyền dẫn thông tin vào hay ra một chức năng nào đó. 10 QLCDRO M Nguồn cung cấp đĩa CD-ROM Người quản lý Phiếu nhập Yêu cầu Nội dung đĩa Báo cáo về đĩa Thống kê đĩa Khách hàng Báo cáo Yêu cầu [...]... đi hoặc đầu đến) ít nhất phải có một đầu đính tới một chức năng Phiếu nhập hàng Khách hàng Báo cáo Quản lý nhập xuất Báo cáo Yêu cầu Nhập dữ liệu (1) Tra cứu tìm kiếm Phiếu Nhập Xử lý phiếu xuất nhập (2) Phiếu xuất hàng Phiếu xuất Báo cáo thống kê (3) Kho đĩa Yêu cầu Thống kê danh sách đĩa Ngời quản Lý Báo cáo tồn Thống kê bán hàng 7 Các phơng tiện đặc tả chức năng 7.1 Đặc tả chức năng Để diễn tả một... lý Bng a Thông tin nhập Thông tin xuất Báo cáo nhập/xuất (3.1) Báo cáo Báo cáo danh mục đĩa (3.2) Thông tin về đĩa Quản lý chính, Báo cáo khách hàng Đĩa CDROM d Thực thể liên kết (E-R) Entitry - Relationship Bộ đĩa - Số hiệu - Tên bộ Loại đĩa Đĩa - Thể loại - Tên loại - Mô tả - Số hiệu - Tên đĩa - Thể loại - Tổng số - Nội dung Nhapdia - Số hiệu - Tên mục - Sốttnhập - Số hiệu - Số lượng - Đơn giá Ctnhap... nhập Bán đĩa Nhập đĩa 1.2 1.1 Phiếu xuất b Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh (Phân rã chức năng 2) Phiếu xuất Phiếu nhập Số lượng bán Số lượng nhập Xử lý bán (2.1.) Xử lý nhập (2.1.) Trừ lượng bán Cộng lượng nhập Kho đĩa c Biểu đồ luồng dữ mức dới đỉnh (Phân rã chức năng 3) Phiếu nhập Phiếu xuất 12 Qun lý Bng a Thông tin nhập Thông tin xuất Báo cáo nhập/xuất (3.1) Báo cáo Báo cáo danh mục đĩa (3.2)... hiện thiết kế chơng trình Khi giải quyết các bài toán về quản lý trong các lĩnh vực khác nhau thờng phải tiếp xúc với các thông tin rất đa dạng và phong phú Đó là các thông tin về các đối tợng quản lý Trong công tác quản lý thì các đối tợng thờng rất nhiều và chúng có rất nhiều các thuộc tính khác nhau và thông thờng một nhóm các thuộc tính 14 Qun lý Bng a nào đó thờng đợc liệt kê trong các bảng riêng... - Khách Xuatdia - Sốttxuất - Số hiệu - Số lượng - Đơn giá Chơng III Thiết kế - cài đặt chơng trình 13 Qun lý Bng a I Thiết kế chơng trình 1 Giới thiệu chung về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access (CSDL) Hiện nay hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access đang đợc sử dụng rộng rãi để viết các chơng trình quản lý nó tỏ ra rất tiện lợi tuy không nh các ngôn ngữ lập trình khác nhng phơng pháp thực hiện chơng trình đơn... lý Bng a nào đó thờng đợc liệt kê trong các bảng riêng biệt Vì có nhiều thuộc tính cho từng đối tợng cho nên công việc quản lý thờng đợc tách ra thành từng nhóm, mỗi nhóm là một bảng dữ liệu riêng Tuỳ thuộc vào mục đích quản lý mà ta có các bảng dữ liệu khác nhau Thông thờng trong quản trị CSDL gồm những vấn đề chung nh sau: - Xây dựng các cấu trúc dữ liệu - Nhập và hiệu chình dữ liệu - Bổ xung dữ...Qun lý Bng a Khi nói đến thông tin thì ta hiểu là ở đây có một thông tin đợc truyền đến một chức năng để đợc xử lý hoặc truyền đi khỏi một chức năng nh một kết quả xử lý, bất kể hình thức truyền dẫn là gì (bằng tay, qua máy tính hay điện thoại ) Thông tin ở đây có thể là một dữ liệu đơn,... trúc dữ liệu - Nhập và hiệu chình dữ liệu - Bổ xung dữ liệu và xoá dữ liệu - Lọc và sắp xếp - Tìm kiếm dữ liệu - Thống kê và báo cáo - In ấn Tất cả các bảng dữ liệu về các đối tợng quản lý, các phơng tiện tạo và điều quản dữ liệu hợp thành một CSDL-Database Vậy ta có thể coi CSDL là một tập hợp các đối tợng và một CSDL trong Access thờng gồm các đối tợng sau: - Các bảng- Table - Các truy vấn -Queries... trình - Thiết kế các query hỏi đáp số liệu - cập nhật thông tin - Xây dựng các báo cáo về số liệu khai thác 15 Qun lý Bng a - Xây dựng các macro - Xây dựng menu 3 Cấu trúc dữ liệu (Data Structure) Trong CSDL thì các bảng là những đối tợng quan trong nhất vì dữ liệu đầu vào của một bài toán quản lý đều đợc lu trữ trong các bảng Vì vậy mà để nhấn mạnh các bảng ngời ta còn gọi là các bảng dữ liệu Các dữ liệu... Qun lý Bng a 7.2 Các bảng quyết định và cây quyết định Thờng đợc sử dụng khi chức năng đợc đặc tả thực chất một sự phân chia các trờng hợp tuỳ thuộc một số điều kiện vào ứng với mỗi trờng hợp thì có một sự chọn lựa khác biệt một số hành động (hay giá trị) ra nào đó Vì thế ta có các biểu đồ phân rã các chức năng sau: a Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh (phân rã chức năng 1) P.Nhập P.xuất Nhập/bán đĩa