Đang tải... (xem toàn văn)
QUẢN LÝ BÁN ĐIỆN THOẠI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG Nghe HCM ---------- ĐỒ ÁN Đề tài: “QUẢN LÝ BÁN ĐIỆN THOẠI ” Đặng Hoàng Luân ĐỒ ÁN ĐẶC TẢ PROJECT QUẢN LÝ BÁN ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG. PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1 1 A. Mở đầu : I. Khảo sát hiện trạng: -Trung tâm Điện thoại di động Call-Link hiện chỉ có một kho hàng tại số 2 Hùng Vương. -Dịch vụ điện thoại di động Call-link là dịch vụ di động lớn trong nước nhưng cho đến nay, phạm vi hoạt động của Call- link rất lớn, chỉ phủ sóng ở TPMCM, Vũng Tàu, Biên Hòa và Sông Bé (bao gồm 16 trạm thu phát sóng và một tổng đài duy nhất). -Tình hình hiện tại của Call-Link cũng gặp nhiều cạnh tranh gay gắt từ các nhà cung cấp dịch vụ điện thoại di động khác như: VinaPhone, VMS,… I. Khảo sát hiện trạng: -Kho hàng Handphone của Call-Link được quản lý bởi một chương trình viết bằng ngôn ngữ Pascal mà giao diện với người sử dụng chưa thân thiện lắm (không hiện được Font tiếng việt cho việc nhập liệu, kiểm tra số liệu phức tạp,…) không đủ chức năng cần thiết cho công việc -Máy cầm tay (Hand Phone ) nhập vào kho sẽ được ghi vào phiếu nhập gồm các thông tin như : số phiếu, ngày phát sinh, nhập của nhà cung cấp nào, các loại Handphone gì, số lượng mỗi loại bao nhiêu, đơn giá mỗi loại, nhân viên của nhà cung cấp nào giao hàng cho Call-Link ,lý do nhập, (nhập mua hàng, nhập trả lại, nhập khác …), tổng trị giá của phiếu nhập này . -Trong cùng một phiếu nhập (hay xuất) có thể nhập hay xuất nhiều loại Handphone. Lúc lập phiếu, nếu cần, có thể xem hoặc in ra hóa đơn cho đối tác. 2 2 -Trong khi đang nhập (hay xuất )một loại Handphone nào đó thì nhân viên kho yêu cầu biết được ngay số lượng tồn kho thực tế hiện có của Handphone này . II. Yêu cầu chức năng của hệ thống : Các công việc trong quản lý kho hàng: -Kiểm tra kho hàng. -Nhập hàng. -Phiếu đặt hàng -Xuất hàng. -Báo cáo hàng tồn. Khi đơn hàng được kiểm tra thì số hàng còn lại trong kho cũng được kiểm tra để nhân viên xử lý các nghiệp vụ. Nhập hàng: kiểm tra các mặt hàng có đúng theo đơn đặt hàng do bộ phận mua hàng gởi tới. Xuất hàng: nhanh chóng chuyển hàng có trong phiếu xuất kho cho khách hàng. III. Sơ đồ tổ chức : 3 3 B o P h a n L a n h D a o P h o n g K y T h u a t P h o n g K i n h D o a n h P h o n g K e T o a n P h o n g G i a o D i c h K h a c h H a n g VI. Yêu cầu hệ thống. VI.1 Yêu cần chức năng: A:Lưu trữ: Danh sách khách hàng. Danh sách nhà cung cấp. Các loại vật Tư (Handphone). Giá. Phiếu yêu cầu, đơn đặt hàng. Phiếu nhập. Phiếu xuất. Phiếu chi. Phiếu thu. Tồn kho. B:Tra cứu : Xem khách hàng, nhà cung cấp trong năm hiện hành cũng như năm cũ. Xem các loại Handphone cũng như số lượng tồn của nó. Xem phiếu nhập xuất theo tháng năm ,… C:Thống kê: Xem khách hàng, nhà cung cấp trong năm hiện hành cũng như năm cũ. Handphone , Thống kê theo ngày, giai đoạn trong năm các loại Handphone đã nhập hay xuất kho cũng như tổng hợp nhập, xuất . D:Báo cáo: Các khách hàng đã có giao dịch mua bán với Call-link trong năm hiện hành . 4 4 Trong một thời gian, giai đoạn, loại Handphone nào đã được nhập xuất với số lượng, đơn giá, trị giá hay số lượng tồn là bao nhiêu ,…. E:Tính toán Số lượng tồn = số lượng nhập - số lượng xuất . Trị giá = số lượng * đơn giá . Tổng trị giá. VI.2 Yêu cầu tính ổn định. Khả năng bảo mật để đảm bảo độ tin cậy và sự ổn định của chương trình. Khả năng truyền dữ liệu trong thời gian cao điểm. Tên chương trình: Quản lý hàng hóa Quản Lý HandPhone. Tên trung tâm : Trung tâm Điện thoại di động Call-Link Mục tiêu : Quản lý, kiểm sóat hàng hóa xuất, nhập, báo cáo, thống kê một cách thuận tiện và hiệu quả. B. Khảo sát chi tiết hệ thống I. Phân tích bài toán : Trung tâm điện thoại muốn quản lý kho, khi kho được lệnh nhập/xuất từ phòng kế hoạch, thì thủ kho làm phiếu nhập/xuất, căn cứ trong chứng từ của lệnh yêu cầu nhập/xuất, có ghi đầy đủ số lượng nhập/xuất giao cho kho hàng. Trong quá trình nhập/xuất thì có sự thay đổi về số lượng, do vậy thủ kho phải ghi lại số lượng khi nhập/xuất. Tuy nhiên kho chứa nhiều loại vật tư khác nhau, do đó phải phải thống nhất cách mã hoá để quản lý vật tư cho dễ dàng. Nhu cầu về phát triển vật tư cho nên luôn quản lý được số lượng tồn kho của vật tư tại mỗi thời điểm và căn cứ định kỳ thì làm báo cáo số lượng tồn kho cũng như giá cả cho phòng kế hoạch. II. Các chức năng chính của hệ thống 5 5 Nhận yêu cầu nhập xuất hàng. Quản lý vật tư tồn kho. Nhận phiếu đặt hàng Lập hoá đơn cho khách hàng. Lập báo cáo. Phương thức hoạt động của các chức năng chính: 1. Nhận yêu cầu nhập/xuất hàng : a. Quản lý việc nhập hàng: Khi có yêu cầu nhập hàng từ nhà cung cấp vào kho thì nhân viên kho kiểm tra trước khi đưa vào kho. Mỗi khi có yêu cầu nhập hàng thì nhân viên kho phải kiểm tra xem nhà cung cấp có chưa, nếu chưa có thì cập nhật mới. Và loại mặt hàng mới nhập vào thì phải cập nhật vào danh mục mặt hàng. Trong quá trình đối chiếu thủ kho thấy lượng hàng được giao không đúng với yêu cầu thì phải báo cáo cho phòng kế hoạch để giải quyết. b. Quản lý xuất hàng: Một khi có yêu cầu xuất hàng thì lượng hàng trong kho cũng phải được kiểm tra. Nhân viên kho phải tra cứu trong sổ chính của kho. Trước khi xuất kho thì thủ kho phải xem còn đủ mặt hàng theo yêu cầu hay không. Thường xuyên kiểm tra xem số hàng tồn kho có đạt yêu cầu hay không? Hoặc bất ngờ có đơn hàng với số lượng lớn, số hàng tồn kho không đủ đáp ứng hoặc không đủ so với số lượng hàng tồn kho yêu cầu thì gọi lệnh đặt đơn hàng. Lệnh này được chuyển đến phòng quản lý, và phòng kế họach để điều chỉnh kịp thời. 6 6 b. Cập nhật giá của nhà cung cấp: • Vào đầu ngày là phải cập nhật giá của nhà cung cấp để kịp thời chỉ sửa lại giá bán. II.2. Quản lý vật tư tồn kho : Khi báo cáo kết quả tồn kho thì nhân viên kho phải tổng hợp tất cả phiếu nhập và phiếu xuất. Dựa vào số hàng nhập từ phiếu nhập và số hàng xuất từ phiếu xuất, để cập nhật lại về số lượng hàng tồn cho chính xác. Đồng thời bổ sung lượng hàng cho kịp thời. II.3. Lập hóa đơn: Khi có yêu cầu in hóa đơn thì nhân viên kho phải tổng hợp tất cả phiếu nhập và phiếu xuất. Rồi sau đó in hóa đơn cho khách hàng. II.4.Lập báo cáo: Mỗi định kỳ thì lập báo cáo, tổng kết hoạt động trong tháng qua của trung tâm. II.5 Sơ đồ cấu trúc chức năng của chương trình : Cập nhật Chương trình quản lý bán DTDD Quảng lý Thống kê Khách hàng HandPhone Nhà cung cấp Nhập kho Xuất kho Tồn kho HandPhoneHandPhone Xuất-nhập-Tồn In báo cáo Hóa đơn nhập hàng Hóa đơn xuất hàng Phiếu đặt hàng 7 7 2. Sơ đồ luồng dữ liệu DFD hóa đơn nhận hàng Thông tin NCC HDBH báo cáo trả lời thông tin đặt hàng cập nhật danh mục Bán hàng Lập hóa đơn NHÀ CUNG CẤP KHÁCH HÀNG LÃNH ĐẠO Mua hàng Kho . Mô hình luồng dữ liệu chức năng bán hàng mức đỉnh (mức 1) 8 8 thông tin KH thông tin NCC Kho Nhà cung cấp Hàng Cập Nhật Danh Mục Khách Hàng KHÁCH HÀNG NHÀ CUNG CẤP Cập Nhật Hàng Cập Nhật Nhà Cung Cấp Cập nhật Kho Mô hình luồng dữ liệu chức năng mua hàng (mức 2) 9 9 Đặt hàng KT Hàng tồn nhà cung cấp hàng kho Sổ đơn đặt hàng hàng giấy nhập hàng báo cáo nhập hàng báo cáo mua Lãnh đạo Nhà cung cấp Mô hình luồng dữ liệu chức năng lập hóa đơn (mức 2) 10 10 [...]... năng xử lý tính toán thành tiền 14 15 NGƯỜI DÙNG D1 D2 XỬ LÝ TÍNH TOÁN D3 D4 D1: Thông tin về số lượng hàng nhập/xuất D3: Dữ liệu cần thiết cho việc xử lý tính toán (Đơn giá nhập/Đơn giá xuất) D4: Kết quả của xử lý tính toán (thành tiền) D2: Kết quả của xử lý tính toán (thành tiền) II.6 Các qui định ràng buộc : A:Khách hàng có nhóm khách hàng, phân nhóm khách hàng có: đại lý, người bán sĩ,... Char(10) Điện thoại của khách hàng DIACHI_MAIL Char(30 Địa chỉ mail của khách hàng Nhà cung cấp STT TÊN KIỂU DIỄN GIẢI 1 MANCC Char(30) 2 TENNCC Varchar(30) 3 DIACHI Char(50) 4 DIENTHOAI Char(15) Mã số của nhà cung cấp Tên nhà cung cấp Địa chỉ nhà cung cấp Điện thoại nhà cungcấp 18 19 5 MAIL Quản lý Xuất kho STT THUỘC TÍNH Varchar(30) Email của nhà cung cấp KIỂU DIỄN GIẢI Số phiếu xuất Mã khách hàng Lý. .. MaLoaiKhachHang, Tên loại, hệ số giảm giá Khách hàng: MaKhachHang, MaLoaiKhachHang, Tên khách hàng, số điện thọai địa chỉ, mail, Ghi chú… Hợp đồng bán: SoHopDongBan, Mã khách hàng, giá trị hợp đồng, người nhập, ngày ký, ngày hết hạn, ngày thanh lý SoHĐồng ◊ MaK_Hàng Phiếu thu: SoPhieuThu, số hợp đồng bán, số tiền, người nộp, ngày nộp… Mặt hàng: MaHang, Tên hàng, Mã loại, số lượng, Giá, số lượng tồn,...11 hàng loại hàng Lập hóa đơn bán hàng LỆNH BÁN HÀNG Báo cáo LÃNH ĐẠO Mô hình DFD chức năng lưu trữ khách hàng 11 12 NGƯỜI DÙNG D1 D2 LƯU TRỮ KHÁCH HÀNG D3 D4 D1: Thông tin về khách hàng (họ tên, địa chỉ, điện thoại) D3: Các danh mục để chọn lựa Dữ liệu cần thiết cho việc kiểm tra tính hợp lệ D2: Các danh mục... Varchar(50) Lý do 4 Lý do Datetime(8) Ngày nhập Chi tiết nhập kho: STT THUỘC TÍNH KIỂU DIỄN GIẢI 1 MACT Char(20) Mã chi tiết 2 MVT Char(20) Mã vật tư 3 SLG Int(4) Số lượng 4 DGIA Smallmoney(4) Đơn giá Phần thiết kế Form main 20 21 Form đăng nhập User : Admin Password : Admin Quyền quản trị chương trình Thống kê Thống kê khách hàng 21 22 Thống kê hàng hóa 22 23 Thống kê hợp đồng bán Thống... Mãhàng, ngày cập nhật, Mã nhà cung cấp, giá bán, giá mua, tên hàng, tiền Hợp đồng Cung ứng: SoHopDongCungUng, Mã nhà cung ứng, giá trị hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn, ngày thanh lý SoHĐồngCungUng ◊ MaNhaCungUng Phiếu chi: SoPhieu, Mã nhà cung ứng, tiền, ngày nộp… SoPhieu ◊ MaNhaCungUng Nhà cung ứng: MaNhaCungUng, mã lọai nhà cung ứng, Tên Nhà cung ứng, số điện thọai địa chỉ, mail, Ghi chú… 17 G... có các thông tin như: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện thoại, mail Đơn hàng NCC có các thông tin như: mã đơn hàng, số lượng, loại Hphone, tên Hphone, giá, ngày nhận đơn hàng, ngày hòang thành đơn hàng, người nhận… Hợp đồng có các thông tin như: số hợp đồng, giá trị hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn, ngày thanh lý Phiếu thanh toán có các thông tin như: số phiếu, người nộp, tiền... giá… E:Tồn kho = tổng nhập – nhập xuất Lợi nhuận = giá mua – giá bán – tổng chi phí(đã cộng thuế) F:Phân quyền đăng nhập: Tên nhóm, tên người dùng, chức danh, Tên đăng nhập, mật khẩu, config Thay đổi mật khẩu: chỉ cho thay đổi mật khẩu Chỉ có Admin mới có quyền tạo nhóm người dùng và thay đổi quyền của các user và thông tin của hệ thống quản trị Các uers chỉ có quyền đổi mật khẩu Sơ đồ quan hệ nối kết... bán Lọai Hphone có các thông tin như: mã loại, tên loại,… Hphone có các thông tin như: mã Hphone, tên Hphone, đời, giá… C:Một nhà cung cấp thì cung cấp nhiều loại sản phẩm Đối với 1 nhà cung cấp thì có nhiều đơn hàng, mỗi đơn hàng là một hợp đồng, mỗi hợp đồng được thanh tóan nhiều lần mỗi lần là một phiếu thu Nhà cung cấp(NCC) có các thông tin như: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, điện. .. của nhóm khách hàng,… Khách hàng có các thông tin như: Mã Khách hàng, Họ, tên, địa chỉ, số ĐT, mail Hợp đồng có các thông tin như: số hợp đồng, giá trị hợp đồng, ngày ký, ngày hết hạn, ngày thanh lý 15 16 Đơn hàng có các thông tin như: mã đơn hàng, số lượng, loại Hphone, tên Hphone, giá, ngày nhận đơn hàng, ngày hòang thành đơn hàng, người nhận… Phiếu thu có các thông tin như: số phiếu, người