BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ TÀI LIỆU HƢỚNG DẪN TỔ CHỨC, CÁ NHÂN (CƠ QUAN CHI TRẢ) THỰC HIỆN QUYẾT TOÁN THUẾ TNCN NĂM 2009 Hà Nội, 01/2010 PHẦN I HƢỚNG DẪN CHUNG I Phạm vi áp dụng - Tài liệu áp dụng tổ chức, cá nhân trả thu nhập thực toán thuế TNCN năm 2009 II Từ viết tắt - TCT: Tổng cục thuế - CQT: Cơ quan thuế - ĐKT: Đăng ký thuế - QTT: Quyết toán thuế - MST: Mã số thuế - NNT: Người nộp thuế - TNCN: Thu nhập cá nhân - CQCT: Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập III Giải thích từ ngữ - Cơ quan chi trả thu nhập (CQCT) tổ chức, cá nhân trả khoản thu nhập phải khấu trừ thuế không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay khấu trừ thuế, có trách nhiệm khai toán thuế thu nhập cá nhân theo quy định khoản 2, mục II, phần D Thông tư số 84/2008/TT-BTC ngày 30/9/2008 Bộ Tài - File liệu QTT: lưu thông tin tờ khai, bảng kê toán dạng liệu điện tử theo định dạng chuẩn TCT ban hành - Hồ sơ toán: bao gồm tờ khai, bảng kê toán thuế giấy, có mã vạch mã vạch - Phần mềm Hỗ trợ toán thuế TNCN (gọi tắt QTTNCN): phần mềm ứng dụng Tổng cục Thuế xây dựng nhằm hỗ trợ NNT kê khai toán thuế TNCN, in hồ sơ toán kết xuất file liệu theo định dạng chuẩn, phục vụ việc toán cho thuế TNCN - HTKK: Là phần mềm TCT cung cấp cho NNT, nhằm hỗ trợ nhập liệu kê khai thuế in tờ khai toán có mã vạch, kết xuất file liệu theo định dạng chuẩn cho loại thuế, có thuế TNCN - iHTKK: Là phần mềm HTKK TCT cung cấp nhằm hỗ trợ NNT nộp hồ sơ khai thuế (đã có chữ ký điện tử) qua mạng mà không cần gửi tờ khai giấy - Phần mềm Kế toán, Quản lý nhân (gọi tắt QLNS): Là ứng dụng phần mềm kế toán, nhân sự, tiền lương, phần mềm hỗ trợ kê khai khác mà CQCT sử dụng có tính kết xuất thông tin toán thuế TNCN tệp liệu điện tử theo định dạng chuẩn CQT hỗ trợ chức in tờ khai toán thuế TNCN bảng kê - Phần mềm Kiểm tra file QTT: Là ứng dụng phần mềm CQT sử dụng để kiểm tra nhận file liệu toán thuế theo định dạng chuẩn CQT ban hành Trong phần mềm hỗ trợ tính kiểm tra định dạng file tính chép file vào thư mục lưu trữ CQT PHẦN II HƢỚNG DẪN CHO CÁC CQCT THỰC HIỆN QUYẾT TOÁN I Phạm vi áp dụng - Tài liệu áp dụng tổ chức, cá nhân trả thu nhập cho cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công, hoa hồng đại lý xổ số, bảo hiểm hoa hồng bán hàng, dịch vụ khác, có trách nhiệm phải toán thuế TNCN năm 2009 - Các mẫu biểu kê khai toán thuế năm 2009 CQCT bao gồm mẫu biểu quy định sau: Loại thu nhập chi trả Tiền lương, tiên công, tiền thù lao khoản thu nhập có tính chất tiền lương, tiền công Tiền hoa hồng đại lý bảo hiểm Mẫu tờ khai 05/KK-TNCN 05A/BK-TNCN 05B/BK-TNCN 02/KK-BH 02A/BK-BH Tiền hoa hồng đại lý xổ 02/KK-XS số 02A/BK-XS Theo quy định Thông tư Thông tư số TT 84/2008/TT-BTC 30/09/2008 (Đã cập nhật theo TT dự thảo sửa đổi TT84, ) Thông tư số TT 10/2009/TT-BTC 21/01/2009 (Đã cập nhật theo TT dự thảo sửa đổi TT84, ) Thông tư số TT 42/2009/TT-BTC 09/03/2009 (Đã cập nhật theo TT dự thảo sửa đổi TT84, ) Trong đó: - CQCT thông thường phải kê khai tờ khai : 05/KK-TNCN, phụ lục 05A/BK-TNCN, 05B/BK-TNCN - CQCT hoạt động ngành bảo hiểm, có chi trả thu nhập cho đại lý phải kê khai tờ khai mẫu 05/KK-TNCN, 05A/BK-TNCN, 05B/BK-TNCN, 02/KK-BH, BK 02A/KK-BH - CQCT hoạt động ngành xổ số, có chi trả thu nhập cho đại lý phải kê khai tờ khai mẫu 05/KK-TNCN, 05A/BK-TNCN, 05B/BK-TNCN, 02/KKXS, BK 02A/KK-XS II Các bƣớc thực toán Bƣớc 1: Chuẩn bị thông tin Quyết toán thuế Để thực khai toán thuế TNCN khấu trừ, trước hết CQCT cần tiến hành công tác rà soát đề nghị cá nhân cung cấp MST sau: - Đối với người lao động chưa có MST, CQCT đề nghị cá nhân thực đăng ký thuế để cấp MST Cá nhân, CQCT truy cập trang http://tncnonline.com.vn để biết thêm thủ tục cần thiết việc ĐKT để cấp MST cho cá nhân - Đối với người lao động có MST chưa cung cấp cho CQCT đề nghị cá nhân cung cấp MST cho CQCT Những CQCT có khả toán hộ cho người lao động cá nhân cư trú cần: - Thông báo đến người lao động để xác định cá nhân nhận thu nhập CQCT cần CQCT toán hộ - Thu thập đăng ký người phụ thuộc, chứng từ chứng minh khoản giảm trừ đóng bảo hiểm (nếu có), đóng góp từ thiện, nhân đạo, khuyến học (nếu có) người lao động để xác định lại nghĩa vụ thuế cho người lao động Những CQCT khả toán hộ cho người lao động không cần thực công việc CQCT tập hợp danh sách MST cá nhân thông tin liên quan cập nhật vào phần mềm QLNS, QTTNCN, HTKK - Đối với CQCT có sử dụng phần mềm kế toán, nhân (QLNS): cần phải cập nhật thông tin cá nhân vào ứng dụng để đảm bảo kết xuất liệu bảng kê có thông tin người lao động - Các CQCT sử dụng HTKK QTTNCN cập nhật thông tin cá nhân nhập liệu kê khai QT thuế TNCN Lưu ý: MST người lao động phải cung cấp cho CQCT mã 10 số Bƣớc 2: Tiếp nhận cài đặt phần mềm hỗ trợ khai toán thuế thu nhập cá nhân Bước áp dụng CQCT sử dụng phần mềm toán thuế thu nhập cá nhân để khai toán kết xuất file liệu - CQCT lấy phần mềm hỗ trợ kê khai (QTTNCN, HTKK, iHTKK) theo cách đây: o Liên hệ trực tiếp với CQT để lấy phần mềm toán thuế thu nhập cá nhân o Truy cập trang điện tử: http://tncnonline.com.vn để tải phần mềm toán thuế thu nhập cá nhân Tài liệu hướng dẫn cài đặt, hướng dẫn sử dụng, CQCT kê khai QTTNCN, nhu cầu kê khai loại thuế khác o Truy cập trang http:// www.gdt.gov.vn để tải phần mềm HTKK phiên 2.5 Tài liệu hướng dẫn cài đặt, hướng dẫn sử dụng, CQCT kê khai hàng tháng, quý, năm cho loại thuế phần mềm HTKK - Cài đặt phần mềm theo hướng dẫn Nếu có vướng mắc việc cài đặt sử dụng, CQCT liên hệ với phận tuyên truyền hỗ trợ CQT quản lý trực tiếp để hướng dẫn cụ thể Bƣớc 3: Khai toán thuế Trường hợp CQCT dùng phầm mềm hỗ trợ kê khai để QT phần mềm QTTNCN, HTKK, QLNS thực sau: - Nhập số liệu toán: Sử dụng phần mềm để nhập liệu tờ khai bảng kê theo mẫu biểu quy định Nhập liệu vào Bảng kê trước Sau đó, liệu từ Bảng kê tự động kết chuyển sang tờ khai toán - Kiểm tra chỉnh sửa thông tin có sai sót - In hồ sơ toán: Sử dụng chức in phần mềm để in tờ khai bảng kê phụ lục Hồ sơ toán thuế bao gồm tờ khai toán bảng kê o Đối với CQCT sử dụng phần mềm HTKK in tờ khai bảng kê có mã vạch o Đối với CQCT nộp hồ sơ khai thuế qua mạng (sử dụng phần mềm iHTKK) không cần in hồ sơ toán o Đối với CQCT sử dụng phần mềm QTTNCN in tờ khai, bảng kê theo qui định o Nếu phần mềm QLNS CQCT chức in hồ sơ QT CQCT thực sau: • Sử dụng chương trình QLNS để kết xuất file liệu QT theo định dạng chuẩn TCT cung cấp ( xem Bước 4) • Sử dụng Phần mềm QTTNCN nhận liệu từ file kết xuất in tờ khai, bảng kê - In bìa tệp hồ sơ (theo mẫu đính kèm hướng dẫn này): Sử dụng chức in trang bìa phần mềm hỗ trợ Trường hợp CQCT khả sử dụng phần mềm để kê khai thực hiện: - CQCT tải mẫu tờ khai toán trang điện tử http://www.gdt.gov.vn in mẫu liên hệ trực tiếp với quan thuế để lấy mẫu tờ khai để khai - Khai đầy đủ xác tiêu tờ khai bảng kê theo hướng dẫn kê khai CQT ban hành Bƣớc 4: Kết xuất liệu file (Các CQCT khả sử dụng phần mềm không thực bước này) Sau cập nhật liệu vào phần mềm, CQCT thực hiện: - Kết xuất liệu file: Sử dụng chức phần mềm để kết xuất liệu file theo định dạng CQT quy định - Kiểm tra tên file theo quy định ghi nhớ nơi lưu tệp liệu Tên file kết xuất đặt theo cấu trúc: C1C2C3– N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10N11N12N13–M1M2M3M4-KK1K2K3K4 LL1L2 xls Trong đó: o C1C2C3: Thể tên viết tắt quan thuế quản lý Ví dụ HAN (Cục thuế Hà Nội), HPH (Cục thuế Hải Phòng)… o N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10N11N12N13: Mã số thuế quan chi trả (Nếu mã số thuế quan chi trả 10 số mặc định ứng dụng tự thêm chuỗi “000” vào cuối)  N1N2 số phân khoảng tỉnh cấp mã số thuế quy định theo danh mục mã phân khoảng tỉnh  Bẩy chữ số N3N4N5N6N7N8N9 đánh theo số thứ tự từ 0.000.001 đến 9.999.999 gắn cho đối tượng nộp thuế  Chữ số N10 chữ số kiểm tra  Cách tính số chữ số kiểm tra  Các chữ số từ N1N2- N3N4N5N6N7N8N9 nhân với số nguyên tố sau: N1 nhân với 31, N2 nhân với 29, N3 nhân với 23, N4 nhân với 19, N5 nhân với 17, N6 nhân với 13, N7 nhân với 7, N8 nhân với 5, N9 nhân với  Tổng tích số chia cho 11, lấy số dư phép chia Chữ số kiểm tra N10 hiệu số 10 số dư phép chia Nếu chữ số kiểm tra tính theo công thức không N10 MST nhập vào không định dạng  Mười số từ N1 đến N10 (theo mô tả trên) cấp cho người nộp thuế độc lập đơn vị  Ba chữ số N11N12N13 số thứ tự từ 001 đến 999 đánh theo đơn vị trực thuộc, chi nhánh người nộp thuế độc lập đơn vị o M1M2M3M4: thể thông tin ký hiệu tờ khai  -TNCN dành cho tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền công, tiền lương ký hiệu tên file 05TL  -XS dành cho sở giao đại lý xổ số trả thu nhập cho đại lý xổ số ký hiệu tên file 02XS  -BH dành cho sở giao đại lý bảo hiểm trả thu nhập cho đại lý bảo hiểm ký hiệu tên file 02BH o KK1K2K3K4: thể thông tin kỳ tính thuế tờ khai   (Q109) năm (2009) o LL1L2: thể trạng thái số lần nộp tờ khai (L00 thể trạng thái thức, L01 L99: thể trạng thái bổ sung tương ứng với số lần bổ sung tờ khai) Ví dụ : Tổ chức chi trả có MST 0100100008 Cục thuế Hà nội quản lý, kê khai tờ khai toán mẫu 05/KK-TNCN , tờ khai thức nộp lần đầu Vậy tên file sau: HAN-0100100008000-05TLY2009-L00 - CQCT sử dụng phần mềm QTTNCN HTKK TCT cung cấp để kiểm tra định dạng, cấu trúc sai sót liệu file kết xuất Phần mềm QTTNCN HTKK tài liệu hướng dẫn sử dụng tải trang điện tử http:// tncnonline.com.vn http://gdt.gov.vn Lưu ý: CQCT kiểm tra số liệu khớp in giấy file liệu CQT yêu cầu gửi lại file liệu có chênh lệch với giấy sai tên, sai cấu trúc, định dạng qui định Bƣớc 5: Gửi file liệu toán đến CQT Đối với CQCT không sử dụng iHTKK: Đối với file liệu kết xuất bước trên, CQCT gửi file đến quan thuế theo cách sau: o Gửi qua mạng internet: CQCT truy cập trang http:// tncnonline.com.vn, sử dụng chức Gửi liệu để gửi file liệu cho CQT thực bước theo hướng dẫn sử dụng phần mềm o Gửi trực tiếp CQT qua bưu điện với hồ sơ khai thuế giấy: Tệp liệu ghi vào đĩa CD USB.Tuy nhiên, CQT khuyến khích CQCT gửi file qua internet qua bưu điện giai đoạn số CQCT nộp hồ sơ toán thuế lớn dẫn đến phải xếp hàng chờ đợi, lãng phí thời gian Lưu ý: - Chỉ sử dụng hình thức gửi file (trực tiếp, bưu điện, qua mạng internet, iHTKK) cho tờ khai toán lần gửi - CQCT ý kiểm tra số lượng file gửi kèm số hồ sơ giấy (Tờ khai + bảng kê kèm theo tờ khai) Đối với CQCT sử dụng iHTKK CQCT truy cập vào cổng thông tin điện tử http://www.kekhaithue.gdt.gov.vn để gửi liệu cho CQT theo tài liệu hướng dẫn phần mềm iHTKK cổng thông tin điện tử Bƣớc 6: Nộp hồ sơ toán đến CQT (Các CQCT nộp hồ sơ khai thuế qua mạng sử dụng iHTKK thực bước này) CQCT gửi hồ sơ khai toán thuế in đến quan thuế theo hình thức như: Nộp trực tiếp gửi qua đường bưu điện đảm bảo thời hạn theo quy định Luật thuế TNCN Lưu ý: - Đối với CQCT có gửi hồ sơ giấy file phải in gửi kèm trang bìa tệp với hồ sơ giấy - Đối với CQCT gửi hồ sơ giấy không sử dụng phần mềm hỗ trợ kê khai toán thuế không cần gửi kèm trang bìa tệp Bƣớc 7: Theo dõi kết gửi file Sau gửi hồ sơ QT, file liệu, CQCT truy cập vào cổng thông tin điện tử http://tncnonline.com.vn để theo dõi kết gửi tệp liệu (hoàn thành, bổ sung…)(Xem chi tiết hướng dẫn sử dụng phần mềm Gửi file qua mạng địa http://tncnonline.com.vn.) Bƣớc 8: Điều chỉnh số liệu toán Khi có sai sót cần điều chỉnh nhận thông báo cần điều chỉnh CQT, CQCT thực điều chỉnh lại số liệu toán, kết xuất lại tệp liệu gửi cho CQT Các bước thực Bước đến Bước Cách kê khai điều chỉnh, cách đặt tên tệp liệu điều chỉnh theo hướng dẫn kê khai TCT tài liệu hướng dẫn phần mềm Lưu ý:TCT cần ghi nhớ tên file điều chỉnh để copy gửi tệp liệu điều chỉnh III Cung cấp thông tin để hỗ trợ cá nhân khai toán thuế trực tiếp với CQT - Các phần mềm HTKK QTTNCN có hỗ trợ chức in số liệu thu nhập trả, giảm trừ gia cảnh, bảo hiểm bắt buộc số thuế khấu trừ người lao động năm để cung cấp thông tin cho cá nhân thực khai toán thuế TNCN với quan thuế Mẫu cung cấp thông tin in theo tiêu tờ khai bảng kê phụ lục tờ khai toán thuế TNCN cá nhân (mẫu 09/KK-TNCN bảng kê 09A/BK-TNCN) Các cá nhân tham khảo thông tin khai toán thuế TNCN với CQT - Khi cá nhân có yêu cầu sau hoàn thành việc chi trả năm toán số thuế TNCN, CQCT sử dụng chức In thông tin hỗ trợ toán thuế TNCN cho người lao động để in cung cấp thông tin hỗ trợ người lao động thực khai toán thuế Để in thông tin này, CQCT cần phải cập nhật đầy đủ số liệu bảng kê thu nhập 05A/BK-TNCN trước in BÌA TỆP HỒ SƠ QUYẾT TOÁN THUẾ (Dùng cho tổ chức, cá nhân nộp HS to án thuế TNCN có gửi file liệu) Mã số thuế: (tự điền TT in từ UD QTTNCN HTKK ) Tên tổ chức/cá nhân chi trả: (tự điền TT in từ UD QTTNCN HTKK) Hồ sơ QT bao gồm:     05/KK-TNCN, Các bảng kê 02/KK-BH , Các bảng kê 02/KK-XS , Các bảng kê 09/KK-TNCN, Các bảng kê  Mẫu QT khác bảng kê (NNT tự ghi mẫu tờ khai toán bên dưới) ………………………………………………………………………………………… Hình thức gửi File ( Chỉ gửi file theo hình thức cho tất file tờ khai)  Qua mạng int ernet, Trực tiếp, Bưu điện 10 ... thu nhập thực toán thuế TNCN năm 2009 II Từ viết tắt - TCT: Tổng cục thuế - CQT: Cơ quan thuế - ĐKT: Đăng ký thuế - QTT: Quyết toán thuế - MST: Mã số thuế - NNT: Người nộp thuế - TNCN: Thu nhập... C1C2C3: Thể tên viết tắt quan thuế quản lý Ví dụ HAN (Cục thuế Hà Nội), HPH (Cục thuế Hải Phòng)… o N1N2N3N4N5N6N7N8N9N10N11N12N13: Mã số thuế quan chi trả (Nếu mã số thuế quan chi trả 10 số mặc... (theo mô tả trên) cấp cho người nộp thuế độc lập đơn vị  Ba chữ số N11N12N13 số thứ tự từ 001 đến 999 đánh theo đơn vị trực thuộc, chi nhánh người nộp thuế độc lập đơn vị o M1M2M3M4: thể thông tin