B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp GOLDEN LAND GROUP COMPANY GIỚI THIỆU PHẦN MỀM HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN “B.A.S.” Business Accounting System  Phần mềm kế toán BAS thiết kế theo Thông tư 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 Bộ Tài Chính: Qui định tiều chuẩn điều kiện Phần mềm kế toán;  Phần mềm kế toán BAS cập nhật nội dung theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20 tháng 03 năm 2006 Bộ Tài Chính (dùng cho DN vừa nhỏ) theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14 tháng năm 2006 Bộ Tài Chính (dùng cho DN nhỏ vừa)  Hỗ trợ thiết lập báo cáo thuế GTGT theo mẫu Cơ quan thuế in báo cáo thuế mã vạch  Kiểm soát toàn diện tình hình tài - kế toán Doanh nghiệp  Thiết kế theo yêu cầu đặc thù Doanh nghiệp  Sử dụng font chuẩn Unicode  Hệ thống sỡ liệu SQL 2000  Giao diện làm việc: Tiếng Việt – Tiếng Anh – Tiếng Hoa  Ngôn ngữ báo cáo Tiếng Việt – Tiếng Anh – Tiếng Hoa  Hình thức ghi sổ Nhật ký chung/ Nhật ký sổ cái/ Chứng từ ghi sổ  Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Bình quân gia quyền - LIFO- FIFO Trang 1/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp I MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG: Được xây dựng mô hình hoạt động chung hệ thống kế toán thương mại, dịch vụ sản xuất đặc thù, hệ thống kế toán B.A.S hoạt động sau: Sơ đồ vận hành: KẾ TOÁN MUA HÀNG KẾ TOÁN KHO QUẢN LÝ TSCĐ KẾ TOÁN BÁN HÀNG KHO DỮ LIỆU HỆ THỐNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN THU CHI NHÂN SỰ KẾ TOÁN TỔNG HỢP THIẾT LẬP HỆ THỐNG BÁO CÁO BÁO CÁO TÀI CHÍNH BÁO CÁO THUẾ Trang 2/ 60 BÁO CÁO QUẢN TRỊ B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp Diễn giải chi tiết: a Kế toán mua hàng: Kế toán mua hàng cập nhật theo dõi thông tin liên quan đến trình mua hàng đơn vị từ Nhà cung cấp, chi phí phát sinh liên quan đến trình mua hàng bao gồm mua hàng hoá dịch vụ phát sinh trình hoạt động đơn vị: • Thiết lập theo dõi đơn đặt hàng đến nhà cung cấp; • Lưu trữ liệu Nhà cung cấp, vật tư, hàng hoá liên quan; • Cập nhật thông tin nhận hàng, hoá đơn mua hàng; • Cập nhật thông tin công nợ phải trả cho nhà cung cấp; • Thiết lập bảng kê thuế GTGT hàng hoá dịch vụ mua vào; • Thiết lập liệu hàng mua vào; • Trên sở thông tin mua hàng, hệ thống tự động tính giá vốn xuất kho bình quân vật tư, hàng hoá xuất kho hay bán ra; • Cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp, cho phép đưa sổ sách báo cáo tổng hợp; • Kế toán mua hàng bao gồm: o Theo dõi đơn đặt hàng; o Nhập kho hàng hóa, nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ; o Theo dõi chi phí dịch vụ phát sinh; o Theo dõi trình trả lại hàng hóa, nguyên vật liệu, CCDC cho Nhà cung cấp b Kế toán bán hàng: Kế toán bán hàng cập nhật theo dõi thông tin liên quản đến trình bán hàng đơn vị cho khách hàng, quản lý doanh số phát sinh, số lương hàng hoá, dịch vụ bán ra: • Nhận đơn đặt hàng thiết lập hệ thống theo dõi đơn hàng từ khách hàng; • Cập nhật thông tin xuất bán hàng hoá, dịch vụ; hoá đơn bán hàng; • Cung cấp số liệu cho sổ sách liên quan đến công nợ khách hàng chi tiết tổng hợp theo yêu cầu quản trị chung; • Thiết lập bảng kê thuế GTGT hàng hoá dịch vụ bán ra; • Thiết lập liệu hàng bán ra; • Cung cấp thông tin liên quan đến doanh số bán hàng, công nợ, thuế • Cung cấp số liệu cho kế toán tổng hợp, cho phép đưa sổ sách báo cáo tổng hợp; • Kế toán bán hàng bao gồm: o Lập hoá đơn bán hàng, o Lập hoá đơn dịch vụ phát sinh, o Lập thông tin hàng trả từ khách hàng, Trang 3/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp c Kế toán thu chi Module Kế toán thu chi thiết lập lưu trữ thông tin liên quan đến hoạt động thu chi tiền mặt, tiền gởi ngân hàng với mục tiêu theo dõi dòng lưu chuyển tiền tệ đơn vị; đồng thời cung cấp liên kết với phân hệ mua hàng, bán hàng với mục tiêu theo dõi công nợ khách hàng nhà cung cấp • Cập nhật phiếu thu, phiếu chi, phiếu uỷ nhiệm thu, chi, • Theo dõi số tiền thu từ khách hàng, số tiền phải trả cho nhà cung cấp • Cung cấp thông tin cho hệ thống kế toán tổng hợp • Kế toán thu, chi bao gồm: o Lập phiếu thu o Lập phiếu chi d Kế toán kho Module Kế toán kho thiết lập lưu trữ thông tin xuất nhập kho, quản lý chi tiết hàng tồn kho, phân loại, tính giá vốn, đồng thời đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời tình hình vật tư, hàng hoá, kho • Cập nhật Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho vật tư, hàng hoá • Theo dõi: Nhập- Xuất-Tồn kho hàng hoá, vật tư, nguyên liệu xuất thời điểm, • Cung cấp thông tin cho hệ thống kế toán tổng hợp e Kế toán tiền lương: Module Kế toán tiền lương thiết lập lưu trữ thông tin nhân sự, mức phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn Quản lý theo dõi biến động nhân sự, thiết lập bảng lương kết nối tới module kế toán tổng hợp cho phép định khoản theo dõi chứng từ f Kế toán tồng hợp Module Kế toán tổng hợp thực bút toán nội doanh nghiệp, bút toán điều chỉnh đồng thời chịu trách nhiệm tổng hợp số liệu phát sinh từ phân hệ kế toán khác nhằm thiết lập hệ thống sỡ liệu cuối phục vụ cho hệ thống thiết lập báo cáo • Cập nhật bút toán nội • Cập nhật phiếu điều chỉnh • Cập nhật giá vốn hàng bán • Kết chuyển số liệu cuối kỳ • Tổng hợp số liệu cho hệ thống báo cáo g Quản lý tài sản : Module Quản lý tài sản cho phép đơn vị quản lý chi tiết thông tin tài sản doanh nghiệp theo phòng ban, loại hình tài sản Module cho phép theo dõi việc hao mòn tính khấu hao tài sản theo công thức định sẳn Trang 4/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp h Quản lý hoạt động sản xuất Module thiết kế độc lập hay tích hợp với hệ thống kế toán doanh nghiệp sản xuất với yêu cầu tính giá thành cụ thể chi tiết cho thành phẩm sản xuất đơn vị Tuỳ thuộc vào yêu cầu đặc thù đơn vị, hệ thống khảo sát thiết kế cụ thể i Thiết lập hệ thống báo cáo: Hệ thống báo cáo module tích hợp chặt chẽ vào module Trên sở kho liệu tổng hợp, hệ thống cung cấp công cụ thiết kế báo cáo theo đặc thù quản lý chi tiết đơn vị; đảm bảo tính linh hoạt nhanh chóng công tác quản lý doanh nghiệp, Các hệ thống báo cáo thường phân chia thành: - Các báo cáo tài - Các báo cáo thuế - Các sổ sách báo cáo theo đặc thù quản trị doanh nghiệp II HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: Phân quyền người dùng: Hệ thống kế toán hỗ trợ đa người dùng, người quản trị phân quyền sử dụng cho người dùng hệ thống tuỳ theo yêu cầu sử dụng quản lý hệ thống; 1.1- Nhóm người sử dụng: Trên menu chọn “1.Hệ thống >> 1.Quản trị người sử dụng >> 1.Phân quyền nhóm sử dụng” Nhóm người sử dụng: thiết lập danh sách nhóm người sử dụng, nhóm người sử dụng phân chia sử dụng chức chương trình tuỳ theo nhu cầu Doanh nghiệp; Vào chức “phân quyền”, ta nhận thấy có hình thức phân quyền sau: Trang 5/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp • Phân quyền nhập liệu: bao gồm hệ thống chứng từ nhập liệu, danh mục dùng chung cho toàn hệ thống kế toán Mỗi nhóm người dùng phép sử dụng số chứng từ định Ví dụ: Nhóm quản trị có tất chức năng, Nhóm kinh doanh có chức bán hàng, Nhóm kho có chức quản lý kho,… • Hệ thống báo cáo: Cũng giống phân quyền nhập liệu Mỗi nhóm người dùng phép sử dụng số báo cáo kế toán định phân chia theo nghiệp vụ cụ thể Người quản trị lựa chọn, phân quyền sử dụng báo cáo cho nhóm người; đảm bảo tính bảo mật cho số liệu kế toán doanh nghiệp 1.2-Danh mục người dùng: Trên menu chọn “1.Hệ thống >> 1.Quản trị người sử dụng >> 2.Danh mục người dùng” Mỗi người dùng thuộc nhóm người sử dụng thiết lập phân quyền mục 1.1 Trang 6/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp Người sử dụng cần lưu ý thông số sau: - Người dùng: Mỗi người dùng Người Quản trị cấp cho tên đăng nhập để đăng nhập hệ thống, đảm bảo tính bảo mật cho người sử dụng lưu ý tên đăng nhập - Mật khẩu: người sử dụng có mật riêng để đăng nhập hệ thống - Nhóm: người dùng phải thuộc nhóm cụ thể có quyền hạn cấp cho nhóm - Người dùng in danh sách người dùng để thông báo cho toàn đơn vị nhằm thống quản lý cách khoa học 1.3- Thay đổi mật khẩu: Mỗi người dùng có quyền tự thay đổi mật đăng nhập nhằm bảo vệ quyền sử dụng không cho người khác sử dụng quyền đăng nhập mà không phép Vào 1.Hệ thống -> 3.Thay đổi mật khẩu, form thay đổi mật xuất hiện: Trang 7/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp Người dùng cần phải nhập mật cũ mình; sau nhập mật xác nhận lại mật Click “Lưu” để chấp nhận thay đổi mật 2- Quản trị hệ thống: 2.1- Thông tin hệ thống: Dùng để cập nhật thông tin Doanh nghiệp vào hệ thống này; Lưu ý: lần có thay đổi Tên DN, địa DN, số điện thoại, hình thức kế toán … Người dùng khai báo vào thông tin 2.2-Tự điển: Hiện tại, hệ thống “BAS” hỗ trợ ngôn ngữ thức Việt – Anh – Hoa Điều đặc biệt chỗ người dùng có quyền tự định nghĩa thuật ngữ phù hợp với yêu cầu thói quen sử dụng công ty cách sử dụng tự điển ngôn ngữ cung cấp Vào 1.Hệ thống -> Tự điển: Trang 8/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp Mỗi mục tiếng Việt tương ứng mục tiếng Anh mục tiếng Hoa Người dùng thay đổi nội dung dịch hay chí thay đổi ngôn ngữ sử dụng Xét mặt kỹ thuật, hệ thống hỗ trợ font Unicode, đồng thời tính chất động tự điển này, Người dùng sử dụng ngôn ngữ bạn sử dụng 2.3- Ngày làm việc: Mặc định, đăng nhập sử dụng chương trình, hệ thống lấy ngày tháng ngày tháng sử dụng mặc định tất form nhập liệu chương trình Do vậy, công ty số liệu phát sinh không nhiều hay muốn kiểm tra lại số liệu phát sinh tháng trước đó, Người dùng thay đổi ngày làm việc lần đầu đăng nhập hay trực tiếp thay đổi ngày làm việc hệ thống cách vào 1.Hệ thống -> 6.Ngày làm việc: Thay đổi ngày làm việc, chọn “Lưu” để chấp nhận ngày làm việc 2.4-Chuyển năm làm việc: Vào cuối năm làm việc, Người dùng cần kết chuyển số dư cuối kỳ năm sang năm Tất số liệu cuối năm chuyển thành số dư đầu kỳ năm cách vào 1.Hệ thống ->6.Chuyển năm làm việc: Chọn “Kết chuyển” để hệ thống tự động thực trình kết chuyển Sau thực kết chuyển, Người dùng chọn năm làm việc hộp combo, chọn “Chọn” để làm việc cho năm 2.5-Kết thúc: Khi người dùng thao tác xong phần mềm kết thúc, phần mềm tự động Mục Backup liệu; Đây phần quan trọng, Người sử dụng nên Backup liệu lưu trữ vào đĩa CD, ổ chứng khác với ổ cứng dùng để cài đặt phần mềm, máy vi tính khác … Trong trường hợp máy vi tính DN bị hư liệu kế toán DN khôi phục lại từ Mục Backup Trang 9/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp Việc Backup liệu thực theo lần làm việc theo: ngày, tuần, tháng … 3- Cập nhật số liệu: 3.1- Mục đích: chức chương trình, thực tất bút toán nhập xuất ngày chương trình, tất hoá đơn chứng từ phát sinh Các form nhập liệu phân chia theo module quản lý phù hợp Tuy khác nghiệp vụ, song hầu hết form nhập liệu có thông tin sau: • Số phiếu (được tăng tự động dựa vào số chứng từ phát sinh) • Ngày nhập liệu: ngày trực tiếp nhập liệu • Số chứng từ: số chứng từ gốc chứng từ nhập (số hoá đơn, số phiếu xuất nhập kho, số phiếu thu chi) • Ngày chứng từ: ngày chứng từ gốc • Hình thức toán • Đối tác: khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên hoạt động với tư cách khách hàng, lập từ danh mục có sẳn khai báo • Vụ việc: chi tiết vụ việc khai báo • Nội dung: nội dung chứng từ; Các nội dung chi tiết: • Diễn giải: tên mã hàng nhập, thông tin chi tiết diễn giải cần thiết • Thành tiền: số tiền phát sinh nội dung chi tiết vừa nhập • Tài khoản nợ: định khoản tài khoản nợ cho bút toán vừa nhập • Tài khoản có: định khoản tài khoản có cho bút toán vừa nhập • Trừ mã LCTT, tất nội dung lấy từ danh mục xây dựng sẳn (ví dụ: vật tư hàng hoá, kho hàng, tài khoản…) có danh mục đổ xuống cho phép người dùng chọn mục phù hợp 3.2- Cách thức nhập liệu chung: Các form nhập liệu bao gồm thông tin chứng từ phát sinh, thông tin đối tượng khách hàng, nguyên vật liệu, kho hàng, vụ việc,… xây dựng sẵn từ hệ thống danh mục ban đầu Các thông tin lấy từ danh mục phải xác, nhập sai, hệ thống tự động thể danh mục cần tìm cho phép người sử dụng nắm xác thông tin đối tượng cần cập nhật Trên form nhập liệu có thao tác sau: • Thêm: click vào nút “Mới” để thêm chứng từ mới, Trang 10/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp b-Cập nhật kết chuyển số liệu Với chức cập nhật kết chuyển số liệu; Người Quản lý thiết lập quy trình cách thức kết chuyển số liệu chi tiết thông qua chức Quản lý chứng từ kết chuyển sau: 2.Danh mục -> Quản lý chung -> 2.Chứng từ kết chuyển: Tùy theo loại hình kinh doanh DN mà Người Quản lý thiết lập cho phù hợp với DN mình; Trang 46/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Khi thiết lập cần lưu ý nội dung sau:  Mã: quy định mã kết chuyển cho nghiệp vụ kết chuyển  Cấp: tuỳ thuộc vào thứ tự kết chuyển mà ta quy định cấp kết chuyển  Ví dụ: với quy trình kết chuyển giá vốn ta có cấp kết chuyển sau: i 621, 622, 627 -> 632: Cấp ii 632 -> 911: Cấp iii 911 -> 421: Cấp iv Diễn giải: nội dung nghiệp vụ kết chuyển v TKKC: tài khoản mà số dư kết chuyển vi TKNợ: quy định kết chuyển từ số dư Nợ TKKC hay từ số dư Có vii TK Đ/ứng: tài khoản kết chuyển từ số dư TKKC Vào cuối tháng thực kết chuyển số liệu, phần mềm tự động kết chuyển tài khoản số dư cuối kỳ TK Có 632, 635, 641,642 sang TK Nợ 911; TK Nợ 511, 515, 711… sang TK Có 911; TK 911 kết chuyển sang TK 421 để xác định kết kinh doanh lãi hay lỗ) Chọn tháng cần kết chuyển, click vào “Kết chuyển”, hệ thống tự động tính toán số dư tài khoản cần kết chuyển tự động thực bút toán kết chuyển Trang 47/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp Sau thực xong Người sử dụng Click vào “Hoàn tất” c- Trích lọc quỹ: Trang 48/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp Thông thường, doanh nghiệp vào cuối năm thường trích lọc quỹ theo tỷ lệ quy định chung Cuối năm tài (31/12) doanh nghiệp vào 3.Cập nhật số liệu -> Kế toán tổng hợp -> Trích lọc quỹ để thực việc trích lọc số liệu cách tự động; Doanh nghiệp tự quản lý thông số trích lọc cách vào Danh mục -> 6.Quản lý chung -> Quản lý trích lọc quỹ để quy định riêng cho hình thức trích lọc phù hợp: Các thông tin cần lưu ý sau: • Mã: mã chứng từ trích lọc người dùng tự quy định • Diễn giải: nội dung trích lọc đưa lên nhật ký chi tiết • Tài khoản: tài khoản quỹ trích lọc • Tỷ lệ trích lọc: mức trích lọc quỹ tùy thuộc vào quy định tùy theo tình hình hoạt động DN d- Tổng hợp số liệu báo cáo: Trang 49/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Số liệu nhập thuộc nhiều nghiệp vụ khác với thông tin đặc thù dành riêng cho nghiệp vụ Để tổng hợp số liệu lại đưa vào sổ sách kế toán; ta cần tổng hợp số liệu tất nghiệp vụ phát sinh - Chọn tháng cần tổng họp, click “Tổng hợp” để tổng hợp số liệu - Có hình thức tổng hợp:  Tổng hợp khoản thời gian theo số liệu phát sinh cách chọn khoản thời gian click vào “Tổng hợp”.Cách thức phù hợp ta vừa thực xong số chứng từ hay nhập liệu số ngày cần tổng hợp số liệu mà  Tổng hợp toàn bộ: doanh nghiệp muốn kiếm tra lại số liệu toàn thời gian thực in sổ sách đầy đủ chọn chức đẩy nhanh tốc độ tổng hợp lên nhiều so với chọn khoảng thời gian năm tài  Ta xem nhanh số phát sinh của: i Tài khoản ii Đối tác iii Vật tư iv Vụ việc cách chọn mục thông tin đó, click vào “Liệt kê” g Khoá sổ, mở khoá sổ: • Cuối tháng nhập liệu, sau in tất sổ sách cần thiết đối chiếu để đảm bảo tính xác số liệu sổ sách Người quản trị cao hệ thống kế toán có quyền thực nghiệp vụ khoá sổ toàn số liệu kế toán tháng nhập liệu Một khoá sổ, người dùng xem số liệu phát sinh tháng mà thực thay đổi chỉnh sửa hay xóa số liệu • Chọn tháng cần khoá sổ click vào “Khoá sổ” để thực khoá sổ số liệu tháng • Khi phát sinh nhu cầu chỉnh sửa lại số liệu tháng bị khoá sổ, bạn thực việc mở khoá sổ cách chọn tháng click vào “Mở khoá sổ” Trang 50/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp HỆ THỐNG BÁO CÁO Có hình thức báo cáo: 1-Các báo cáo chi tiết theo hàng tháng: dựa hệ thống tài khoản: sổ phát sinh, báo cáo quản trị; chức cung cấp báo cáo dựa tiêu chí lọc đơn giản hiệu đảm bảo đơn vị nắm toàn thông tin tài tháng cách nhanh chóng xác Với hệ thống báo cáo này, người dùng tự lọc nội dung phù hợp với yêu cầu quản lý cách dễ dàng cách chọn trường lọc Hệ thống báo cáo phân chia theo loại hình nghiệp vụ đồng thời tương ứng với nhu cầu quản trị hoạt động nghiệp vụ doanh nghiệp Để xem báo cáo, bạn cần đơn giản chọn báo cáo click vào nút "Xem" Người sử dụng cần lưu ý thông tin sau: - Từ ngày, Đến ngày: ưu điểm cho phép người quản trị theo dõi thông tin số liệu phát sinh khoảng thời gian Trang 51/ 60 - B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp Nợ, Có, Nợ +Có: cho phép người sử dụng theo dõi tài khoản phát sinh Nợ, phát sinh Có hay phát sinh Nợ lẫn phát sinh Có - Các điều kiện lọc: tính vượt trội “B.A.S” so với hệ thống phần mềm kế toán khác Với tính này, người quản trị theo dõi tất số liệu tài chính, kế toán, doanh số, công nợ… cách chi tiết tổng hợp cấp độ Bạn chọn điều kiện lọc thích hợp để xem thông tin thích hợp - Tiếng Anh – Việt: cho phép xem báo cáo tiếng Việt tiếng Anh - Lập ngày: ngày lập báo cáo - Xem lại: với tính này, người sử dụng giải phóng gánh nặng máy chủ quản trị sở liệu; đồng thời tăng tốc độ truy xuất kiểm tra số liệu Một tính vượt trội “B.A.S” cho phép người dùng khả tự xây dựng thiết lập lại nội dung cách tổ chức sổ sách báo cáo cho riêng Chọn 2.Danh mục ->6 Quản lý chung -> 4.Quản lý báo cáo: Trang 52/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp Nội dung báo cáo tổ chức theo nghiệp vụ, nghiệp vụ phân tích tổng hợp theo chức cụ thể đơn vị Bạn cần lưu ý thông tin sau: - Nghiệp vụ: báo cáo thuộc loại hình nghiệp vụ - Mã CT: mã báo cáo - Tên chứng từ: tên sổ sách báo cáo - Phiếu in: tên file báo cáo định dạng Crystal report (.rpt) Để chọn file báo cáo, bạn ấn F2, “BAS” cho phép bạn truy xuất đến báo cáo cần thiết - Điều kiện: Người dùng tăng tốc độ truy xuất báo cáo đưa điều kiện lọc thích hợp  Diễn giải: hướng dẫn nội dung mục đích báo cáo  Click “Lưu” để lưu lại thông tin báo cáo *- Bảng kê thuế: Khi bán hàng: Người dùng dùng “Hóa đơn bán hàng” “Phiếu thu” để ghi nhận doanh số; Khi Người dùng đánh dấu check vào “lập bảng kê thuế”; Tùy theo mặt hàng bán có chịu thuế GTGT hay không chịu thuế GTGT mà Người dùng chọn: • “chịu thuế không chịu thuế” Trang 53/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp • “chịu thuế” • “không chịu thuế” Khi mua hàng: Người dùng dùng “Hóa đơn mua hàng” “Phiếu chi” để ghi nhận; Khi Người dùng đánh dấu check vào “lập bảng kê thuế”; Tùy theo mặt hàng bán có chịu thuế GTGT hay không chịu thuế GTGT mà Người dùng chọn: Trang 54/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp - • “chịu thuế không chịu thuế” • “chịu thuế” • “không chịu thuế” Để xuất liệu sang báo cáo thuế HTKK; Người dùng vào mục “Hệ thống báo cáo” lựa chọn xem “bảng kê thuế GTGT” Đồng thời, hệ thống cho phép Người dùng xuất nội dung bảng kê vào chương trình in Bảng kê thuế mã vạch cục thuế chức sau Trang 55/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp - Click vào “Xuất hệ thống kê khai” - Các nội dung cần lưu ý sau:  Bảng kê: chọn mẫu bảng kê thuế bạn cần xuất  Font chữ: chọn font chữ cần xuất nội dung bảng kê, mặc định font TCVN3  Chọn file liệu lưu trữ bảng kê: mặc định đường dẫn file cài đặt  Click vào “Xuất”, hệ thống tự động kết xuất số liệu bảng kê vào chương trình in bảng kê mã vạch Vào chương trình in bảng kê, bạn thấy nội dung xuất 2-Các báo cáo tài tổng hợp cuối năm: bao gồm: Trang 56/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp a-Bảng cân đối kế toán Người sử dụng chọn theo Tháng, Quý năm - Kết Bảng cân đổi kế toán dựa số liệu phát sinh thời gian theo dõi; thông qua công thức, hệ thống tự động tính toán tiêu bảng - Bạn cần lưu ý thông tin sau:  File Excel mẫu: Mẫu biểu Bảng cân đối kế toán dựa file Excel mẫu thiết lập trước phù hợp với mẫu cung cấp chi cục thuế Chọn vào nút “ ” để chọn file Excel mẫu bạn Trang 57/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp  Tên file mới: bạn thiết lập Bảng cân đối mới, bạn tự sử dụng tên sheet bảng tạo Thông thường, chức thích hợp công ty tư vấn kế toán có nhu cầu quản lý kế toán cho nhiều công ty khách hàng, lúc khách hàng sheet riêng theo thời gian theo tên khách hàng  Cách tạo Bảng cân đối kế toán sau: sở file mẫu, ta thiết lập công thức phù hợp để điền số liệu cho cell; công thức thiết lập mặc định, tất nhiên bạn thay đổi cho phù hợp cần Chọn nút “Tổng hợp”, hệ thống tự động truy xuất tổng hợp số liệu phù hợp theo công thức cung cấp Mọi khó khăn thiết lập công thức, bạn liên hệ trực tiếp Bộ phận Giải pháp doanh nghiệp công ty Golden Land  b- Bảng kết hoạt động sản xuất kinh doanh: c- Lưu chuyển tiền tệ:  Trực tiếp  Gián tiếp Trang 58/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp d- Thuyết minh báo cáo tài - Về mặt kỹ thuật, báo cáo hoàn toàn tương tự với Bảng cân đối kế toán, bạn dựa vào Bảng cân đối kế toán để thiết lập báo cáo cách dễ dàng e-Các báo cáo động: hệ thống báo cáo động thiết lập sở việc trích lọc liệu ngôn ngữ truy vấn Nếu nắm cách ngôn ngữ hệ thống sỡ liệu, hệ thống báo cáo thực công cụ tuyệt vời để người quản trị kiểm tra, theo dõi, tổng hợp liệu kế toán tài cách đơn giản nhanh chóng mà hiệu xác Trang 59/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp NÊN & KHÔNG NÊN Trường hợp DN có Tài khoản Tiền gởi ngân hàng, đơn vị hạch toán chi tiết tài khoản cho ngân hàng mà đơn vị có tài khoản; nhờ quản lý chi tiết sổ chi tiết tiền gởi ngân hàng ngân hàng Phải nhập Ngày nhập, Ngày chứng từ nằm form nhập liệu ; không gây sai sót trình tìm kiếm tổng hợp số liệu Phải thực “Kết chuyền số liệu Tổng hợp số liệu” trước xem báo cáo, không số liệu nhập không tổng hợp vào báo cáo cuối tháng Nên thiết lập hệ thống danh mục trước nhập liệu, điều cho phép bạn nhập liệu nhanh chóng dựa hệ thống danh mục cập nhật Nên chọn ngày làm việc ngày chứng từ nhập ( thường đơn vị không nhập liệu ngày mà tập hợp số liệu để nhập lần), điều giúp tăng tốc độ nhập liệu Phải click vào nút truy xuất nằm bên phải hộp danh sách lựa chọn nhập hệ thống danh mục chi tiết danh mục cho trước (ví dụ: Chi tiết công nợ thuộc Loại đối tượng công nợ, Chi tiết vật tư hàng hoá thuộc Chủng loại vật tư hàng hoá Không nên thay đổi mã vật tư, hàng hoá, đối tượng công nợ liên tục, điều làm tính ổn định hệ thống đồng thời khiến người dùng khó khai thác số liệu cần thiết Không nên cho phép tất người dùng có quyền Admin (Quyền quản trị hệ thống), điều dễ dẫn đến khó khăn trình kiểm soát tác nghiệp người Không nên sử dụng chứng từ “Hạch toán nội bộ” cho tất nghiệp vụ phát sinh (mặc dù không cấm) chương trình thiết kế cho ta theo dõi cách minh bạch rõ ràng nghiệp vụ phát sinh theo chức cụ thể module hoá hệ thống 10 Không nên sử dụng dấu cho mã vật tư, hàng hoá, đối tượng công nợ hay danh mục khác không nên dùng mã dài; điều làm liệu chứa nhiều làm hệ thống vận hành chậm Trang 60/ 60 [...]... khoản chuẩn của doanh nghiệp được thiết kế theo bảng mẫu của hệ thống kế toán tài chính; tuỳ theo yêu cầu cụ thể của mình, đơn vị sẽ thay đối theo yêu cầu của mình Nội dung:Các thông tin cần lưu ý khi thay đổi:  Số hiệu tài khoản,  Tên tài khoản,  Cấp tài khoản (1,2,3, )  Là tài khoản Nợ (N) hay tài khoản Có (C)  Có tài khoản con hay không (các tài khoản có tài khoản con sẽ không thể được định khoản... – Hệ thống kế toán doanh nghiệp  TK Công nợ: tài khoản này có phải là tài khoản công nợ hay không,  TK Kho: tài khoản này có phải là tài khoản kho hay không; Việc tìm kiếm các tài khoản tương tự như tìm kiếm chi tiết vật tư hay đối tượng công nợ 3.4- Số dư tài khoản đầu kỳ: - Ngoại trừ tài khoản vật tư, hàng hoá hay đối tượng công nợ cần được quản lý theo từng mục; các tài khoản còn lại chỉ cần quản. .. đúng sẽ đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng Phát sinh Nợ = Tổng Phát sinh Có Trên Bảng cân đối kế toán; Tài sản = Nguồn Vốn 3.5- Các module quản lý chính: 3.5.1 Kế toán kho: quản lý xuất nhập kho hàng hoá, thành phẩm, vật tư, công cụ, dụng cụ,… Chọn chức năng “Tồn kho” ở menu bên trái: Trang 12/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp a Danh mục kho: Người dùng thiết lập danh sách các kho sử dụng trong DN... mục loại vật tư, hàng hoá: Chủng loại vật tư: hệ thống chủng loại vật tư được phân loại với mục đích quản lý Tất cả các vật tư, hàng hoá, nguyên vật liệu trong đơn vị sẽ phân theo từng loại nhất định đảm bảo tính thống nhất quản lý của hệ thống Mỗi chủng loại vật tư sẽ thuộc một kiểu vật tư nhất định đã được khai báo trên Trang 13/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp c Danh mục chi tiết vật tư... 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp * Nghiệp vụ này nhằm thực hiện tính giá vốn bình quân gia quyền cho các mặt hàng được xuất bán, nguyên nhiên vật liệu xuất cho sản xuất, Chỉ cần chọn tháng cần tính đơn giá, click “Tính giá vốn”, hệ thống sẽ tính đơn giá vốn cho tất cả các mặt hàng xuất trong tháng * Sau đó, click “Cập nhật giá vốn tự động” hệ thống tự động cập nhật vào hệ thống kế toán giá vốn... hàng được xuất trong tháng * Đối với chức năng này, người quản trị có thể tự quy định các nội dung cập nhật thông qua chức năng Quản lý Cập nhật đơn giá sau: 2.Danh mục -> 6 Quản lý chung -> 1.Bút toán giá vốn: Trang 22/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp * Các nội dung cần lưu ý sau: TK Nợ: tài khoản nợ của nghiệp vụ cập nhật giá vốn; TK Có: tài khoản có của nghiệp vụ cập nhật giá vốn; Ví dụ: TK... có thể tuỳ chọn thanh toán hoá đơn nào theo yêu cầu của mình bằng cách Click chọn hoá đơn đó Trang 31/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp 3.5.3- Kế toán mua hàng: Chọn mục “Nhà cung cấp” ở menu bên trái : Nội dung của kế toán mua hàng tương tự như kế toán bán hàng với các chức năng chính: a- Danh mục nhà cung cấp: thiết lập danh sách các nhà cung cấp; tương tự như bạn thiết lập danh sách các khách... theo dõi b.Phiếu thu tiền: thực hiện tương tự như phiếu thu tiền hàng trong module Kế toán bán hàng c.Phiếu chi tiền: thực hiện tương tự phiếu chi tiền trong module Kế toán mua hàng Trang 35/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp d- Phiếu uỷ nhiệm chi: Thực hiện nghiệp vụ uỷ nhiệm chi thông qua hệ thống ngân hàng e Thanh toán tại ngân hàng: Trang 36/ 60 ... phù hợp, Người dùng click vào “Import”, hệ thống sẽ tự động import các nội dung vào bảng “Chi tiết vật tư – hàng hoá – thành phẩm” Tìm kiếm vật tư: Click chuột phải chỗ lưới dữ liệu chọn “Tìm kiếm” hệ thống sẽ cho phép tìm kiếm tất cả các vật tư đang thể hiện trên lưới: Trang 15/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp Chọn cột cần tìm, nhập nội dung cần tìm, hệ thống sẽ tự động tìm các nội dung tương... mặt hàng xuất bán, bạn sẽ nhập thông tin về thuế suất VAT của hoá đơn xuất, • Bút toán giá vốn: khi lưu hoá đơn bán hàng, hệ thống sẽ yêu cầu định khoản bút toán giá vốn cho hoá đơn bán hàng; bút toán này sẽ tự động thiết lập Phiếu xuất kho đính kèm bút toán doanh số của hoá đơn bán hàng: Trang 27/ 60 B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp • Tùy thuộc vào tính chất của Hoá đơn bán hàng mà Người dùng định ... đồ vận hành: KẾ TOÁN MUA HÀNG KẾ TOÁN KHO QUẢN LÝ TSCĐ KẾ TOÁN BÁN HÀNG KHO DỮ LIỆU HỆ THỐNG KẾ TOÁN KẾ TOÁN THU CHI NHÂN SỰ KẾ TOÁN TỔNG HỢP THIẾT LẬP HỆ THỐNG BÁO CÁO BÁO CÁO TÀI CHÍNH BÁO CÁO...B.A.S – Hệ thống kế toán doanh nghiệp I MÔ HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG: Được xây dựng mô hình hoạt động chung hệ thống kế toán thương mại, dịch vụ sản xuất đặc thù, hệ thống kế toán B.A.S... chi, hoá đơn, phiếu xuất nhập kho, 3.3 -Hệ thống tài khoản: cung cấp hệ thống tài khoản chuẩn doanh nghiệp thiết kế theo bảng mẫu hệ thống kế toán tài chính; tuỳ theo yêu cầu cụ thể mình, đơn