KIỂM SOÁT NỘI BỘ THEO CHIỀU NGANG ĐƯỢC THIẾT LẬP THEO CÁC QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ Các quy trình nghiệp vụ - Quy trình bán hàng - Quy trình mua hàng - Quy trình chi tiêu - Quy trình tiền lương - Quy trình kế toán - Quy trình sản xuất - Quy trình tồn kho - Quy trình khác QUY TRÌNH KẾ TOÁN CƠ BẢN: Quy trình bán hàng – phải thu thu tiền: Mô tả quy trình Quy trình Bán hàng nợ phải thu khách hàng khách hàng đặt lệnh mua hàng tới hàng hóa phân phối đến khách hàng nhận tiền toán khách hàng Quy trình phụ Quy trình Bán hàng nợ phải thu khách hàng bao gồm quy trình phụ sau: Bán hàng Giao hàng Ghi nhận doanh thu Thu hồi công nợ Báo cáo bán hàng đối chiếu công nợ Hoa hồng bán hàng Thu hồi công nợ hạn Hàng bán trả lại, giảm giá hàng bán Đối tượng tham dự Các thành phần tham gia vào quy trình: Khách hàng Đội vận chuyển, Thủ kho Nhân viên bán hàng, nhân viên viết hoá đơn Nhân viên tiếp thị, nhân viên bán hàng Kế toán doanh thu - công nợ Kế toán toán Thủ qũy Kế toán trưởng Phó giám đốc/Trưởng phận kinh doanh Giám đốc Mô hình công ty nghiên cứu - Công ty sản xuất - Quy mô vừa - Sản xuất hàng công nghệ - Cơ cấu tổ chức công ty : + HĐTV + Ban kiểm soát + Tổng Giám Đốc + Kiểm toán nội + BP Tiếp thị & bán hàng + BP Tài – Kế toán & IT + BP hành chánh – Nhân + BP sản xuất + BP Vật tư – mua hàng + BP Kỷ thuật tổng hợp (cơ khí, điện máy, xây dựng…) + Đội xe tải + Và BP : Kho, quỹ, bảo vệ Các chức - Bán hàng : Nhận đặt hàng, Quyết định bán hàng, Chuẩn bị hàng, Giao hàng - Thu tiền - Ghi nhận – báo cáo Mục tiêu quy trình - Bán hàng : bán đúng, bán đủ, bán kịp thời - Thu tiền : thu nộp trước - Ghi nhận báo cáo => ngắn gọn, rõ ràng dể hiểu Mục tiêu việc bán hàng : - Bán :Đúng khách hàng, Đúng giá, Đúng hàng - Bán đủ : đủ số lượng thỏa thuận - Bán kịp thời : kịp thời hạn cam kết Mục tiêu việc thu tiền : - Thu : người, lô hàng - Thu đủ : đủ số tiền cần phải thu - Thu kịp thời : hạn (không để nợ hạn) Mục tiêu việc ghi nhận báo cáo - Đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn, dể hiểu (đối với BPkế toán & BP bán hàng Rủi ro quy trình - Bán hàng : không đúng, không đủ, không kịp thời - Thu tiền : không đúng, không đủ, không kịp thời - Ghi nhận & báo cáo : không… Các chế kiểm soát - Phê duyệt - Sử dụng mục tiêu - Bất kiêm nhiệm - Bảo vệ tài sản - Đối chiếu - Báo cáo bất thường - Kiểm tra & theo dõi - Định dạng trước Một số rủi ro thường gặp & chế kiểm soát tương ứng Một số rủi ro - Bán hàng không thu tiền (do khách hàng khả trả tiền hay có tiền không chịu trả) + Đánh giá uy tín + Duyệt hạn mức tín dụng + Phân tích tuổi nợ + Nếu bán hàng lần đầu - Bán hàng không giá, tính toán sai chiết chấu + Phê duyệt giá bán + Cập nhật giá - Giao hàng trể + Kiểm tra tồn kho trước chấp nhận đơn hàng + Theo dõi đơn đặt hàng tồn đọng - Giao hàng sai quy cách, phẩm chất, số lượng + Khách hàng ký duyệt mẩu hàng + Đối chiếu đơn đặt hàng + Khách hàng ký bao bì giao nhận hàng - Phát hành hoá đơn sai + Phê duyệt hoá đơn + Đối chiếu hoá đơn với đơn đặt hàng phiếu xuất kho - Tiền bán hàng bị lạm dụng : + Định kỳ đối chiếu công nợ + Thường xuyên đối chiếu số dư ngân hàng + Người thu tiền khác người ghi chép thu tiền - Sai sót ghi chép nghiệp vụ + Các chứng từ bán hàng điều chuyển KT ghi chép + Đối chiếu số bán hàng với số xuất hàng tồn kho + Đối chiếu số thu tiền với bảng kê ngân hàng Cơ chế kiểm soát phát rủi ro - Các báo cáo : + Các đơn hàng chưa thực + Các số dư phải thu hạn + Sai lệch số lượng hoá đơn số xuất kho - Đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số báo cáo bán hàng phận bán hàng - Phân tích tỷ lệ lãi gộp - Phân tích vòng quay hàng tồn kho - Giám sát số ngày thu tiền bình quân Hệ thống chứng từ - Đơn đặt hàng - Phiếu xuất kho - Hoá đơn - Phiếu thu/Báo có ngân hàng Quy trình nghiệp vụ Thể qua chứng từ - Chứng từ chứng giấy tờ nghiệp,vụ phát sinh hoàn thành - Quy trình nghiệp vụ thể qua chứng từ cụ thể sau : + Thông qua chữ ký + Thông qua số liên phát hàng luân chuyển chứng từ cho phận cá nhân có liên quan Quy trình nghiệp vụ thể qua chứng từ - Thể qua chứng từ : + Chứng từ có chữ ký + Ai phải ký vào + Ký để làm - Thể qua số liên : + Phát hành liên + Cho đâu + Để làm Đơn đặt hàng - Ai phát hành : Khách hàng phát hành - Chữ ký : + Chứng từ có chữ ký : Ít chữ ký + Ai phải ký vào : Khách hàng, Người có thẩm quyền + Ký để làm :Khách hàng ký để xác nhận việc đặt hàng, Người có thẩm quyền định ký để phê duyệt việc bán - Số liên : + Mấy liên : liên + Cho phận để làm : -> liên gốc lưu để theo dõi thực việc bán hàng -> liên chuyển phận sản xuất để lên kế hoạch sản xuất Phiếu xuất kho - Phiếu xuất kho Bộ phận bán hàng phát hành - Chữ ký + Chứng từ có chữ ký : chữ ký + Ai ký & ký làm : -> Người lập (ký để xác nhận việc lập phiếu) -> Trưởng phận (ký để kiểm tra bán đúng, bán đủ, bán kịp thời, số tiền) -> Giám đốc (ký để phê duyệt việc xuất bán) -> Thủ kho (ký để xác nhận việc xuất kho) -> Khách hàng (ký để xác nhận việc nhận đủ hàng) - Số liên : + Phát hành liên : liên + Cho phận để làm -> liên gốc lưu BP bán hàng để theo dõi doanh thu công nợ phải thu -> liên thủ kho giữ lại để xem lệnh xuất kho -> liên chuyển cho kế toán để theo dõi doanh thu, công nợ, hàng tồn kho… -> liên khách hàng giữ để làm sở đối chiếu nhập kho kho khách hàng Hoá đơn Bộ tài - Ai viết hoá đơn : Bộ phận kế toán - Chữ ký : + Mấy chữ ký : + Ai ký & ký làm : -> Người viết hoá đơn (ký để xác nhận việc viết hoá đơn) -> Thủ trưởng : (ký đóng dấu để phê duyệt/xác nhận việc bán hàng với quan nhà nước – giúp cho người mua chứng minh việc mua hàng hoàn toàn hợp pháp) -> Khách hàng : (ký để xác nhận việc mua hàng – giúp cho người bán có sở để chứng minh việc bán hàng) - Số liên : + Mấy lên : liên + Cho & để làm : -> liên gốc (liên tím) lưu phận kế toán để theo dõi doanh thu công nợ (kế toán thuế) -> liên (liên đỏ) giao cho khách hàng -> liên (liên xanh) chuyển cho Bộ phận bán hàng để theo dõi doanh thu & công nợ phải thu Phiếu thu - Ai phát hành : Bộ phận kế toán - Chữ ký : + Mấy chữ ký : chữ ký + Ai ký & ký làm -> Người lập phiếu (ký để xác nhận việc lập phiếu) -> Kế toán trưởng (ký để kiểm tra phiếu thu : thu đúng, thu đủ, thu kịp thời) -> Khách hàng (ký để xác nhận việc trả tiền – giúp công ty có để xác minh thu tiền đối tượng - Số liên : + Mấy liên : liên + Cho & để làm : -> liên gốc lưu kế toán để hạch toán giảm công nợ phải thu -> liên thủ quỹ giữ để xem lệnh thu tiền -> liên giao cho khách hàng để thay cho giấy biên nhận nhận tiền Tóm tắt - Xác định chức quy trình - Đề mục tiêu cần kiểm soát - Xác định rủi ro có - Đưa chế kiểm soát thích hợp - Quy trình thể qua chứng từ - Trên sở soạn lập “Quy chế nghiệp vụ bán hàng” bao gồm nội dung để phận cá nhân có liên quan thực Quy trình mua hàng – phải trả - trả tiền: Mô tả quy trình Quy trình mua hàng nợ phải trả phòng ban, phận lập phiếu yêu cầu mua hàng lúc việc toán tiền hàng cho nhà cung cấp hoàn tất Quy trình mua hàng nợ phải trả bao gồm quy trình phụ sau: • Quy trình mua hàng • Quy trình nhận hàng mua • Quy trình toán cho nhà cung cấp • Quy trình xem xét nhà cung cấp Đối tượng tham gia Các đối tượng trọng yếu tham gia quy trình: • Nhà cung cấp • Bộ phận yêu cầu mua hàng, phận mua hàng • Bộ phận kinh doanh • Kế toán toán • Kế toán công nợ • Phó Giám đốc kinh doanh • Giám Đốc Nội dung nghiên cứu quy trình - Chức quy trình - Mục tiêu quy trình - Rủi ro quy trình - Cơ chế kiểm soát áp dụng - Một số rủi ro chế kiểm soát tương ứng - Quy trình nghiệp vụ & hệ thống chứng từ - Quy chế hoá nội dung quy trình qua “Quy chế nghiệp vụ mua hàng” Các chức - Mua hàng - Trả tiền hàng - Ghi nhận & báo cáo Mục tiêu quy trình - Mua hàng :=> Mua đúng, mua đủ, mua kịp thời theo phê duyệt mua hàng - Trả tiền :=> Trả đúng, trả đủ, trả kịp thời số tiền thực phải trả cho người cung cấp - Ghi nhận & báo cáo (N – X – T v.tư & công nợ)=> đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn rõ ràng theo yêu cầu báo cáo cho đối tượng Mục tiêu chức mua hàng - Mua : theo phê duyệt : + Đúng hàng (về tên hàng, quy cách, phẩm chất hàng mô tả hàng) + Đúng nhà cung cấp + Đúng giá (càng thấp tốt cao giá đó) - Mua đủ : đủ số lượng theo phê duyệt - Mua kịp thời : kịp thời hạn toán cam kết với nhà cung cấp Mục tiêu chức trả tiền : - Trả : + Đúng nhà cung cấp + Đúng hàng mua + Đúng giá thõa thuận - Trả đủ : đủ số tiền thật nợ nhà cung cấp - Trả kịp thời : kịp thời hạn toán cam kết với nhà cung cấp Mục tiêu chức ghi nhận & báo cáo : - Phải ghi nhận & báo cáo : + Chi tiết tình hình N – X – T thứ, loại vật tư thời kỳ vào thời điểm + Chi tiết tình hình công nợ phải trả tất NCC, nhà cung cấp, với việc phân tích tuổi nợ, hạn mức tín dụng tối đa hưởng, khả chấp nhận NCC… Một cách đúng, đủ, kịp thời, ngắn gọn rõ ràng Rủi ro quy trình - Yêu cầu hàng không nhu cầu - Mua không hàng - Mua không nhà cung cấp - Mua giá cao - Mua không đủ số lượng (thực tế so với chứng từ, hay khan hàng để mua) - Hàng nhập không kịp tiến độ sản xuất - Đến hạn trả tiền tiền trả không đủ tiền trả - Trả tiền nhầm NCC - Trả nhầm lô hàng mua - Trả tiền nhầm giá so với giá thõa thuận - Báo cáo sai, không đủ loại báo cáo, báo cáo không kịp thời, báo cáo dài dòng, báo cáo trình bày lộn xộn không rỏ ràng, khó hiểu Phân loại rủi ro & xác định nguyên nhân - Rủi ro môi trường kinh doanh + Rủi ro từ nhà cung cấp + Rủi ro trị, kinh tế, xã hội, KHCN… - Rủi ro hoạt động + Vi phạm quy chế nghiệp vụ mua hàng + Rủi ro liên quan đến tài sản từ nguyên : -> Gian lận -> Sai sót - Rủi ro tuân thủ pháp luật, đặc biệt liên quan đến hoá đơn chứng từ, hợp đồng… Cơ chế kiểm soát - Phê duyệt - Sử dụng mục tiêu - Bất kiêm nhiệm - Bảo vệ tài sản - Đối chiếu - Báo cáo bất thường - Kiểm tra & theo dõi - Định dạnh trước Một số rủi ro thường gặp & Cơ chế kiểm soát tương ứng Yêu cầu hàng không nhu cầu thực tế - Duyệt kế hoạch mua hàng chi tiết (What, Who, whom, Why, When, Where, How, How much, How many…) - Yêu cầu giải thích việc mua hàng kế hoạch (báo cáo bất thường)… Mua hàng không quy cách, phẩm chất, mô tả… - Quy trình kiểm tra chất lượng hàng (phê duyệt) - Bộ phận có nhu cầu tham gia nhận hàng (đối chiếu) - Chọn nhà cung cấp có uy tín… Mua giá cao Trả tiền hàng trước hàng chấp nhận - Chỉ trả tiền có đủ chứng từ nhận hàng lệ (Phê duyệt)… Trả tiền hàng không hạn (quá sớm/quá trể) - Phê duyệt cam kết trả tiền - Theo dõi kế hoạch tiền mặt - Định kỳ báo cáo công nợ phải trả (Ktra & theo dõi) - Phê duyệt thời điểm trả tiền số tiền trả - Người đề nghị mua # người mua # người nhận hàng # người trả tiền # người ghi chép nghiệp vụ (BKN & ĐC)… Sai sót ghi chép nghiệp vụ & báo cáo - Đối chiếu BP kế toán với BP mua hàng - Đối chiếu BP kế toán với Thủ kho - Đối chiếu BP kế toán với nhà cung cấp - Luân chuyển chứng từ BP công ty… Một số thủ tục kiểm soát khác - Các báo cáo biến động bất thường : + Số mua hàng với nhà cung cấp + Tình hình giao hàng trễ + Các đơn hàng chưa thực hiện(Báo cáo bất thường) - Đối chiếu số mua hàng theo kế toán với số nhận hàng theo thủ kho - Phân tích tỷ lệ lãi gộp (sử dụng tiêu) - Phân tích số ngày trả tiền bình quân (sử dụng tiêu) Quy trình nghiệp vụ & HT chứng từ - Phiếu yêu cầu vật tư - Phiếu đề nghị mua vật tư - Phiếu nhập kho - Phiếu chi/ Giấy báo nợ ngân hàng Phiếu yêu cầu vật tư - BP phát hành : + BP sản xuất, + Thủ kho phát hành - Có chữ ký : + Người lập + Người kiểm tra (nếu có) - Phát hành liên : + liên BP phát hành giữ + liên chuyển cho BP vật tư Phiếu đề nghị mua vật tư - BP phát hành : BP mua hàng/BP vật tư - Có chữ ký : + Người lập (NV mua hàng) + Người kiểm tra (Trưởng BP mua hàng) + Người phê duyệt (Cấp có thẩm quyền) - Phát hành liên : + liên lưu BP mua hàng + liên giao cho nhân viên mua hàng + liên chuyển cho BP kế toán để theo dõi - Phiếu đính kèm với phiếu yêu cầu vật tư kế hoạch mua hàng chi tiết Phiếu nhập kho - BP phát hành : BP vật tư - Có chữ ký : + Người lập (NV VT) + Người kiểm tra (Trưởng BP VT) + Người giao hàng (Đại diện NCC) + Người phê duyệt nhận hàng + Thủ kho - Phát hành liên : + liên BPVT lưu + liên thủ kho giữ xem lệnh nhập kho + liên giao cho NCC + liên chuyển cho BP kế toán Phiếu chi 10 - BP phát hành : BP kế toán - Có chữ ký : + Người lập + Người kiểm tra + Người phê duyệt + Người chi tiền + Người nhận tiền - Phát hành liên : + liên gốc lưu BP KT + liên chuyển cho thủ quỹ (lệnh chi tiền) + liên chuyển cho BP VT (theo dõi công nợ) + liên giao cho khách hàng (nếu KH yêu cầu) Quy trình quản lý hàng tồn kho Mô tả chung Quy trình hàng tồn kho thời điểm nhà cung cấp giao nguyên vật liệu đến kho Công ty thời điểm thành phẩm xuất khỏi kho thành phẩm Quy trình hàng tồn kho gồm quy trình phụ sau: • Quy trình nhập kho • Quy trình xuất kho • Quy trình kiểm kê điều chỉnh hàng tồn kho • Quy trình tái chế Đối tượng tham gia: • Người sử dụng (Bộ phận sản xuất) • Thủ kho • Nhân viên kế toán • Nhân viên phận kinh doanh • Nhân viên phận kế hoạch vật tư Một số rủi ro thường gặp & chế kiểm soát tương ứng • • - Hỏa hoạn, cắp, lãng phí • KS: • + Hạn chế tiếp cận tồn kho • + Kiểm soát vận chuyển tồn kho • + Định kỳ kiểm kho • + Tuân thủ quy định phòng cháy chữa cháy 11 • • • • • • • • • • • • • • • • • • - Tồn kho vượt mức cần thiết/không đáp ứng nhu cầu KS: + Xác định mức tồn kho tối ưu + Báo cáo tồn kho vượt qua/thấp mức an toàn + Họp định kỳ phận bán hàng – sản xuất – tồn kho - Không kịp thời xử lý hàng tồn chậm luân chuyển KS: + Báo cáo tuổi hàng tồn kho + Theo dõi vòng quay tồn kho + Báo cáo hàng tồn chậm luân chuyển - Đánh giá không xác giá trị tồn kho KS: + Quy định cụ thể cách định giá hàng tồn kho + Theo dõi tình hình lãi gộp + Giá thành định mức theo dõi chênh lệch thực tế định mức Các chế kiểm soát phát rủi ro - Các báo cáo biến động bất thường : + Tuổi hàng tồn kho + Tình hình hàng bán trả lại + Các trường hợp trể hạn sản xuất - Phân tích vòng quay tồn kho - Phân tích chênh lệch giá thành thực tế với giá thành định mức - Phân tích tình hình lãi gộp 12 [...]... thành phẩm được xuất ra khỏi kho thành phẩm Quy trình hàng tồn kho gồm 4 quy trình phụ sau: • Quy trình nhập kho • Quy trình xuất kho • Quy trình kiểm kê và điều chỉnh hàng tồn kho • Quy trình tái chế Đối tượng tham gia: • Người sử dụng (Bộ phận sản xuất) • Thủ kho • Nhân viên kế toán • Nhân viên bộ phận kinh doanh • Nhân viên bộ phận kế hoạch vật tư Một số rủi ro thường gặp & cơ chế kiểm soát tương... kho + Theo dõi vòng quay tồn kho + Báo cáo về hàng tồn chậm luân chuyển - Đánh giá không chính xác giá trị tồn kho KS: + Quy định cụ thể cách định giá hàng tồn kho + Theo dõi tình hình lãi gộp + Giá thành định mức và theo dõi các chênh lệch giữa thực tế và định mức Các cơ chế kiểm soát phát hiện rủi ro - Các báo cáo về các biến động bất thường : + Tuổi hàng tồn kho + Tình hình hàng bán trả lại + Các. .. cắp, lãng phí • KS: • + Hạn chế tiếp cận tồn kho • + Kiểm soát vận chuyển tồn kho • + Định kỳ kiểm kho • + Tuân thủ các quy định phòng cháy chữa cháy 11 • • • • • • • • • • • • • • • • • • - Tồn kho vượt mức cần thiết/ không đáp ứng nhu cầu KS: + Xác định mức tồn kho tối ưu + Báo cáo khi tồn kho vượt qua/thấp hơn mức an toàn + Họp định kỳ giữa các bộ phận bán hàng – sản xuất – tồn kho - Không kịp thời... BP phát hành : BP kế toán - Có 5 chữ ký : + Người lập + Người kiểm tra + Người phê duyệt + Người chi tiền + Người nhận tiền - Phát hành 4 liên : + 1 liên gốc lưu BP KT + 1 liên chuyển cho thủ quỹ (lệnh chi tiền) + 1 liên chuyển cho BP VT (theo dõi công nợ) + 1 liên giao cho khách hàng (nếu KH yêu cầu) 3 Quy trình quản lý hàng tồn kho Mô tả chung Quy trình hàng tồn kho bắt đầu từ thời điểm nhà cung cấp ... quy trình - Rủi ro quy trình - Cơ chế kiểm soát áp dụng - Một số rủi ro chế kiểm soát tương ứng - Quy trình nghiệp vụ & hệ thống chứng từ - Quy chế hoá nội dung quy trình qua Quy chế nghiệp vụ. .. gồm quy trình phụ sau: • Quy trình mua hàng • Quy trình nhận hàng mua • Quy trình toán cho nhà cung cấp • Quy trình xem xét nhà cung cấp Đối tượng tham gia Các đối tượng trọng yếu tham gia quy trình: ... định chức quy trình - Đề mục tiêu cần kiểm soát - Xác định rủi ro có - Đưa chế kiểm soát thích hợp - Quy trình thể qua chứng từ - Trên sở soạn lập Quy chế nghiệp vụ bán hàng” bao gồm nội dung