9/4/2011 Chuyên Đề NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Khái Niệm Văn Phòng Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo; nơi thu thập, xữ lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức 9/4/2011 Chức Năng Văn Phòng Giúp việc điều hành: xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc/ Theo dõi đôn đốc đơn vị thực kế hoạch/ Tổ chức, điều phối hoạt động chung quan Tham mưu, tổng hợp: tổng hợp xữ lý cung cấp thông tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xữ lý Hậu cần, quản trị: đảm bảo sở vật chất phương tiện, điều kiện làm việc cho quan Nhiệm Vụ Văn Phòng Xây dựng chương trình công tác Thu thập, xữ lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin Tư vấn văn cho cấp lãnh đạo Thực công tác văn thư, lưu trữ Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại Mua sắm, quản lý, sửa chữa trang thiết bị quan Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe Bảo vệ trật tự an toàn cho quan Tổ chức phục vụ buổi họp, lễ nghi, khánh tiết 10 Thực công tác lễ tân, tiếp khách 9/4/2011 Quản Trị Hành Chánh Văn Phòng  Quản trị Hành chánh Văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm soát hoạt động xữ lý thông tin  Chức bản: (1) Hoạch định công việc hành (2) Tổ chức công việc hành (3) Lãnh đạo công việc hành (4) Kiểm soát công việc hành (5) Thực dịch vụ hành Phương Pháp Bố Trí Văn Phòng Văn phòng mở: tiết kiệm chi phí diện tích; dễ giám sát quản lý; thuận tiện việc giao tiếp nhân viên; dễ tập trung hoạt động văn phòng; dễ thay đổi cần thiết 9/4/2011 Phương Pháp Bố Trí Văn Phòng Văn phòng đóng: hệ thống văn phòng ngăn cách phòng riêng  Ưu điểm: đảm bảo tính an toàn, bí mật, riêng tư phù hợp với công việc đòi hỏi riêng tư cao  Nhược điểm: chiếm diện tính, tăng chi phí vận hành văn phòng, khó kiểm tra làm trì trệ luồng công việc tổ chức Các Yếu Tố Ảnh Hưởng NS Làm Việc Ánh sáng Màu sắc Tiếng ồn 9/4/2011 Các Cấp Bậc Hành Chính Văn Phòng Trợ lý hành Chánh văn phòng Trưởng phòng hành Giám đốc hành Phó Tổng giám đốc hành Hoạch Định Công việc Hành Chính Văn Phòng Hoạch định văn phòng trình lập kế hoạch cho công việc hành văn phòng nhằm quản lý tổ chức thực nhiệm vụ hiệu Hoạch định tập trung vào công việc sau:  Xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan, văn phòng  Xây dựng lịch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm  Lập kế hoạch tổ chức họp, hội nghị, lễ kỹ niệm,… doanh nghiệp  Lập kế hoạch tổ chức chuyến công tác lãnh đạo thành viên doanh nghiệp  Lập kế hoạch mu sắm trang thiết bị, xây dựng hoàn thiện sở vật chất phục vụ cho hoạt động doanh nghiệp 9/4/2011 Quy Trình Lập Kế Hoạch  Bước 1: Xác định mục đích hay công việc cần giải  Bước 2: Thu thập thông tin, khảo sát, đánh giá tình hình có liên quan Đánh giá điều kiện thực thi  Bước 3: Dự thảo hoạch định, xây dựng phương án lựa chọn  Bước 4: Lấy ý kiến hoạch trình phê duyệt  Bước 5: Hoàn chỉnh kế hoạch thức trình ký phê duyệt thức  Bước 6: Tổ chức thực theo dõi tổ chức thực  Bước 7: Đánh giá kết thực Các Nghiệp Vụ Hành Văn Phòng  Thu thập, xữ lý cung cấp thông tin  Hoạch định, tồ chức họp, hội nghị  Tiếp khách thực lễ nghi  Soạn thảo văn hành  Nghiệp vụ lưu trữ 9/4/2011 Thông Tin Thông tin hoạt động quản lý tập hợp tất thông báo khác kiện xảy hoạt động quản lý môi trường bên có liên quan đến hoạt động quản lý đó, thay đổi thuộc tính hệ thống quản lý môi trường xung quanh, nhằm kiến tạo biện pháp tổ chức yếu tố vật chất, nguồn lực, không gian, thời gian với khách thể quản lý Phân Loại Thông Tin  Kênh tiếp nhận: thông tin có hệ thống thông tin hệ thống  Tính chất, đặc điểm loại thông tin: thông tin tra cứu thông tin báo cáo  Phạm vi lĩnh vực hoạt động: thông tin kinh tế thông tin trị, xã hội  Tính chất thời điểm: thông tin khứ; thông tin hành thông tin dự báo 9/4/2011 Yêu Cầu Thông Tin  Phù hợp  Chính xác  Đầy đủ  Kịp thời  Có tính hệ thống tổ hợp  Đơn giản, dễ hiểu  Đảm bảo yêu cầu bí mật Nghiệp Vụ Cung cấp Thông tin Xây dựng tổ chức nguồn tin Thu thập thông tin Nghiên cứu, phân tích xữ lý thông tin Cung cấp phổ biến thông tin Bảo quản, lưu trữ thông tin 9/4/2011 Xây Dựng Tổ Chức Nguồn Tin  Yêu cầu cung cấp thông tin vấn đề  Phạm vi thông tin cần phải cung cấp  Thời gian cho phép để thu thập chuẩn bị thông tin  Hình thức cung cấp thông tin (bằng văn chụp tài liệu báo cáo trực tiếp) Thu Thập Thông Tin  Nguồn thu thập thông tin bao gồm: từ văn (công văn đến/ công văn đi); từ sách báo, tạp chí, phát thanh, truyền hình, internet; trao đổi trực tiếp; qua khảo sát, đo đạc, quan sát, phán đoán, tổng hợp số liệu  Phương pháp thu thập: đọc ghi chép; chụp phần toàn tài liệu; thống kê số liệu, tính toán tỷ lệ, tính xác suất; đo đạc, quan sát, tính toán, thống kê 9/4/2011 Nghiên Cứu, Phân Tích, Xữ Lý Thông Tin  Tập hợp hệ thống hóa thông tin theo vấn đề, lĩnh vực  Tóm tắt phân loại thông tin theo nhóm thông tin kinh tế, thông tin trị xã hội, thông tin khứ, tại, dự đoán,…  Tóm tắt thông tin bản, thông tin mới, thông tin có điểm khác biệt với thông tin trước  Phân tích kiểm tra độ xác, tính hợp lý thông tin: xác định độ tin cậy nguồn tin, lý giải khác biệt thông tin (nếu có) chọn thông tin đầy đủ hơn, có độ tin cậy cao hơn, chỉnh lý xác tài liệu, số liệu Cung Cấp Bảo Quản Thông Tin  Thông tin phải cung cấp nhanh chóng, kịp thời, đối tượng hình thức thích hợp như: phổ biến hội nghị, văn bản, qua kênh thông tin đại chúng  Thông tin phải bảo quản lưu trữ để không bị hư hỏng phục vụ cho công việc hàng ngày sau 10 9/4/2011 Tổ Chức Họp Hiệu Quả  Các hình thức họp (types of meetings)  Nguyên tắc họp hiệu  Quy trình họp hiệu  Vai trò thành phần tham dự họp  Cách thức họp hiệu với đội ngũ nhân viên bán hàng  Cách thức họp hiệu với đối tác Tại Sao Cần Phải Họp • Chia sẻ thông tin • Xác định giải vấn đề tồn đọng, phát sinh • Thống ý kiến 22 11 9/4/2011 Các Hình Thức Họp  Phân loại theo mục tiêu: họp chia thông tin, đưa định hướng; Cuộc họp giải vấn đề, đưa định  Phân loại theo thời gian: Họp ngày; Họp tuần/ tháng; Họp đặc biệt, đột xuất  Phân loại theo đối tượng: Họp với nhân viên; Họp với đối tác, khách hàng 23 Nguyên Tắc Họp Hiệu Quả  Rõ ràng mục tiêu, lịch trình người chủ trì họp  Quản lý thời gian hiệu cách tập trung vào vấn đề cần thảo luận  Tạo bầu không khí thân thiện, cởi mở hợp tác họp  Biến thỏa thuận họp thành cam kết kế hoạch hành động  Biên họp phải gửi cho thành viên vòng ngày 12 9/4/2011 Quy Trình Họp Hiệu Quả  Giai đoạn chuẩn bị: (1) Xác định mục tiêu họp (2) Xác định thành viên vai trò tham dự (3) Chuẩn bị lịch trình, nội dung họp (4) Chuẩn bị hậu cần (5) Kiểm tra toàn phần chuẩn bị thông báo họp  Giai đoạn tiến hành họp: (6) Bắt đầu họp (7) Giới thiệu thành viên, vai trò họ (8) Giới thiệu mục tiêu, nội dung, lịch trình (9) Theo sát lịch trình họp  Giai đoạn kết thúc: (10) Tóm tắt họp, điểm thống nhất, kế hoạch (11) Lịch họp – cần (12) Phân tích, đánh giá kết họp (13) Gởi biên họp (14) Theo sát, chuẩn bị cho họp B1: Xác Định Mục Tiêu Cuộc Họp  Hình thức họp?  Tại cần phải tổ chức họp này?  Kết mong đợi từ họp gì? 13 9/4/2011 B2: Xác Định Thành Phần Tham Dự  Ai mời tham dự họp?  Lợi ích họ gì?  Vai trò họ họp gì?  Bằng cách họ đạt mục tiêu đề cuộc? B3: Chuẩn Bị Nội Dung – Lịch Trình  Nội dung có hỗ trợ cho mục tiêu Agenda Time Topic họp không? By  Nội dung có phù hợp với thành viên tham dự không? Có quan tâm? có thẩm quyền giải không?  Vai trò họ họp gì?  Mọi người có chuẩn bị đủ liệu, thông tin cho đề tài thảo luận? 14 9/4/2011 B4: Chuẩn Bị Hậu Cần  Lựa chọn địa điểm thích hợp  Chuẩn bị phương tiện trình bày (đèn chiếu, bảng …)  Chuẩn bị tài đủ tài liệu cho thành viên  Xác định cách xếp phòng họp  Kiểm tra phương tiện hỗ trợ (micro, đèn, phích cắm điện …)  Chuẩn bị nước uống, thức ăn (nếu cần) B5: Kiểm Tra Chuẩn Bị - Thông Báo Họp  Thông báo cho thành viên với khoản thời gian đủ để họ lên kế hoạch chuẩn bị cho họp  Ghi nhận ý kiến đóng góp lịch trình, nội dung họp (nếu có)  Nhắc nhở thành viên trước ngày  Rà soát lần cuối công tác chuẩn bị cho họp 15 9/4/2011 B6: Bắt Đầu Cuộc Họp Đúng Giờ  Xét quy định thời gian rõ ràng  Đảm bảo họp diễn theo lịch trình  Tôn trọng thời gian tất người  Bản thân bạn phải thực gương mẫu B7: Giới Thiệu Thành Viên  Tự giới thiệu thân trước để tạo không khí cởi mở thành viên  Thống quy định họp:  Tôn trọng người khác, không phê phán, trích mang tính cá nhân  Trao đổi với tinh thần cởi mở, lắng nghe, không định kiến  Cố gắng hiểu người khác trước đòi hỏi họ phải hiểu  Trình bày ý kiến ngắn gọn, tập trung  Tham gia họp cách chủ động  Làm rõ vai trò thành viên họp 32 16 9/4/2011 Các Vai Trò Trong Cuộc Họp  Chủ trì họp  Thành viên họp  Người ghi biên bản, nhắc nhở thời gian  Người hỗ trợ họp 33 Người Ghi Biên Bản  Note taker – ghi lại thông tin cần thiết, định, kế hoạch … biên họp  Scribe - ghi lại thông tin cần thiết lên bảng trình họp, thông tin chuyển lại cho người ghi biên họp 34 17 9/4/2011 B8: Giới Thiệu Mục Tiêu Lịch Trình Cuộc Họp  Đảm bảo người rõ mục tiêu cách thức họp  Đảm bảo người rõ đóng góp họ vào mục tiêu họp  Đảm bảo người chuẩn bị kỹ cho họp 35 B9: Theo Sát Lịch Trình Cuộc Họp  Sử dụng lịch trình họp để dẫn dắt người họp  Ghi lên bảng vấn đề không nằm lịch trình họp giải riêng  Bám sát lịch trình họp để đảm bảo thảo luận tập trung, theo thời gian 36 18 9/4/2011 B10: Tóm Tắt Các Điểm Thống Nhất  Tóm tắt họp thỏa thuận, kết đạt  Ghi lại thỏa thuận, kết đạt  Thống kế hoạch hành động 37 B11: Thống Nhất Cho Cuộc Họp Tiếp Theo  Xác định xem có cần tổ chức thêm họp để giải quyết, thống vấn đề chưa thể giải họp lần  Nếu cần, thống thời gian, nội dung, lịch trình  Đảm bảo người ghi thời gian họp lịch làm việc 38 19 9/4/2011 B12: Phân Tích Đánh Giá Kết Quả  Có đạt mục tiêu đề không?  Có theo sát nội dung, lịch trình họp không?  Phần chuẩn bị có tốt không?  Mọi người có tham gia vào họp?  Có không liên quan lại phải dự họp?  Ý kiế, nhận xét thành viên họp?  Làm để làm tốt nữa? 39 B13: Gởi Biên Bản Cuộc Họp  Đảm bảo người hiểu rõ điểm thỏa thuậ, thống kế hoạch cần làm  Gửi biên họp vòng ngày sau kết thúc họp 40 20 9/4/2011 B14: Theo Sát Kế Hoạch Hành Động  Theo sát việc thực kế hoạch hành động thỏa thuận  Nắm rõ tình hình thực (on/offtrack)  Bắt đầu việc huẩn bị cho họp (nếu cần) 41 21 [...]... quả bằng cách tập trung vào vấn đề chính cần thảo luận  Tạo bầu không khí thân thiện, cởi mở và hợp tác trong cuộc họp  Biến các thỏa thuận trong cuộc họp thành các cam kết và kế hoạch hành động  Biên bản cuộc họp phải được gửi cho các thành viên trong vòng 3 ngày 12 9/4/2011 Quy Trình Họp Hiệu Quả  Giai đoạn chuẩn bị: (1) Xác định mục tiêu họp (2) Xác định thành viên và vai trò tham dự (3) Chuẩn... tài liệu cho các thành viên  Xác định cách sắp xếp phòng họp  Kiểm tra các phương tiện hỗ trợ (micro, đèn, phích cắm điện …)  Chuẩn bị nước uống, thức ăn (nếu cần) B5: Kiểm Tra Chuẩn Bị - Thông Báo Họp  Thông báo cho các thành viên với khoản thời gian đủ để họ lên kế hoạch và chuẩn bị cho cuộc họp  Ghi nhận ý kiến đóng góp về lịch trình, nội dung họp (nếu có)  Nhắc nhở các thành viên trước 3... để đảm bảo các cuộc thảo luận tập trung, theo đúng thời gian 36 18 9/4/2011 B10: Tóm Tắt Các Điểm Thống Nhất  Tóm tắt cuộc họp và các thỏa thuận, kết quả chính đạt được  Ghi chú lại các thỏa thuận, kết quả chính đạt được  Thống nhất kế hoạch hành động 37 B11: Thống Nhất Cho Cuộc Họp Tiếp Theo  Xác định xem có cần tổ chức thêm một cuộc họp để giải quyết, thống nhất các vấn đề chưa thể giải quyết... phải dự họp?  Ý kiế, nhận xét của các thành viên về cuộc họp?  Làm sao để có thể làm tốt hơn nữa? 39 B13: Gởi Biên Bản Cuộc Họp  Đảm bảo mọi người hiểu rõ về các điểm thỏa thuậ, thống nhất và kế hoạch tiếp theo cần làm  Gửi biên bản họp trong vòng 3 ngày sau khi kết thúc cuộc họp 40 20 9/4/2011 B14: Theo Sát Kế Hoạch Hành Động  Theo sát việc thực hiện kế hoạch hành động đã được thỏa thuận  Nắm rõ... thời gian rõ ràng  Đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng lịch trình  Tôn trọng thời gian của tất cả mọi người  Bản thân bạn phải thực hiện gương mẫu B7: Giới Thiệu Thành Viên  Tự giới thiệu về bản thân trước để tạo không khí cởi mở giữa các thành viên  Thống nhất các quy định trong cuộc họp:  Tôn trọng người khác, không phê phán, chỉ trích mang tính cá nhân  Trao đổi với tinh thần cởi mở, lắng nghe,... gắng hiểu người khác trước khi đòi hỏi họ phải hiểu mình  Trình bày ý kiến ngắn gọn, tập trung  Tham gia cuộc họp một cách chủ động  Làm rõ vai trò của các thành viên trong cuộc họp 32 16 9/4/2011 Các Vai Trò Trong Cuộc Họp  Chủ trì cuộc họp  Thành viên cuộc họp  Người ghi biên bản, nhắc nhở thời gian  Người hỗ trợ cuộc họp 33 Người Ghi Biên Bản  Note taker – ghi chú lại các thông tin cần thiết,... họp này là gì? 13 9/4/2011 B2: Xác Định Thành Phần Tham Dự  Ai sẽ được mời tham dự cuộc họp?  Lợi ích của họ là gì?  Vai trò của họ trong cuộc họp là gì?  Bằng cách nào họ sẽ đạt được mục tiêu đề ra trong cuộc? B3: Chuẩn Bị Nội Dung – Lịch Trình  Nội dung này có hỗ trợ cho mục tiêu Agenda Time Topic cuộc họp không? By  Nội dung này có phù hợp với các thành viên tham dự không? Có quan tâm? có... Xác định thành viên và vai trò tham dự (3) Chuẩn bị lịch trình, nội dung cuộc họp (4) Chuẩn bị hậu cần (5) Kiểm tra toàn bộ phần chuẩn bị và thông báo họp  Giai đoạn tiến hành họp: (6) Bắt đầu cuộc họp đúng giờ (7) Giới thiệu thành viên, vai trò của họ (8) Giới thiệu mục tiêu, nội dung, lịch trình (9) Theo sát lịch trình cuộc họp  Giai đoạn kết thúc: (10) Tóm tắt cuộc họp, các điểm thống nhất, kế...9/4/2011 Tổ Chức Họp Hiệu Quả  Các hình thức họp (types of meetings)  Nguyên tắc họp hiệu quả  Quy trình họp hiệu quả  Vai trò của các thành phần tham dự cuộc họp  Cách thức họp hiệu quả với đội ngũ nhân viên bán hàng  Cách thức họp hiệu quả với đối tác Tại Sao Cần Phải Họp • Chia sẻ thông tin • Xác định và giải quyết các vấn đề tồn ... Chánh văn phòng Trưởng phòng hành Giám đốc hành Phó Tổng giám đốc hành Hoạch Định Công việc Hành Chính Văn Phòng Hoạch định văn phòng trình lập kế hoạch cho công việc hành văn phòng nhằm quản lý... vận hành văn phòng, khó kiểm tra làm trì trệ luồng công việc tổ chức Các Yếu Tố Ảnh Hưởng NS Làm Việc Ánh sáng Màu sắc Tiếng ồn 9/4/2011 Các Cấp Bậc Hành Chính Văn Phòng Trợ lý hành Chánh văn phòng. .. (1) Hoạch định công việc hành (2) Tổ chức công việc hành (3) Lãnh đạo công việc hành (4) Kiểm soát công việc hành (5) Thực dịch vụ hành Phương Pháp Bố Trí Văn Phòng Văn phòng mở: tiết kiệm chi