Đang tải... (xem toàn văn)
Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin (CNTT) đã có sự phát triển mạnh mẽ và đã đạt được những tiến bộ vượt bậc, các thành tựu của CNTT đã mang lại sức sống mới cho nhiều mặt của xã hội trong phạm vi toàn thế giới.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÍ THƯ VIỆN TRỰC TUYẾN Mục lục Mục lục .1 Lời nói đầu 4 Chương I .5 Khảo sát chung về hệ thống thư viện hiện nay .5 1.1 Các bộ phận chính của thư viện 5 1.2 Quy trình nghiệp vụ hoạt động 6 1.2.1 Bổ sung tài liệu 6 1.2.2 Quản lý bạn đọc 6 1.2.3 Quản lý mượn trả tài liệu 7 1.2.4 Biên mục tài liệu 8 1.2.5 Quản lý và kiểm kê kho .9 1.3 Ứng dụng tin học trong thư viện .9 1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống 10 1.5 Đưa ra giải pháp cho hệ thống mới .10 Chương II 12 Tìm hiểu về các chuẩn biên mục hiện nay .12 2.1 Các vùng dữ liệu 12 2.2 Phương pháp biên mục 13 2.3 Tiêu chuẩn hóa công tác biên mục 13 2.4 Quy tắc mô tả thư mục quốc tế 14 2.4.1 Mục đích 14 2.4.2 Chỉ số ISBN và ISSN .15 2.4.3 Các vùng mô tả của ISBD .15 2.5 Khổ mẫu MARC 17 Chương III 20 Thiết kế hệ thống mới 20 3.1 Phân hệ Quản lý bạn đọc .20 3.1.1 Cấp thẻ 20 3.1.2 Xóa thẻ 21 3.1.3 Sửa thông tin bạn đọc .21 3.1.4 Cập nhật loại bạn đọc .21 3.1.5 Tìm kiếm 21 3.2 Phân hệ Lưu thông .22 (Circulation Module) .22 3.2.1 Mượn ấn phẩm 22 3.2.2 Trả ấn phẩm 22 3.2.3 Quản lý quá hạn 22 3.2.4 Quản lý phạt 23 3.3 Phân hệ Biên mục 23 (Cataloging Module) .23 3.3.1 Nhập biểu ghi mới .23 3.3.2 Xóa biểu ghi 23 3.3.3 Sửa biểu ghi .23 3.4 Phân hệ Phục vụ bạn đọc trực tuyến .24 ( Online Public Access Catalog ) 24 3.4.1 Chức năng tra cứu ấn phẩm 24 3.4.2 Tra cứu thông tin người sử dụng .24 3.4.3 Gia hạn ấn phẩm .24 3.4.4 Đặt trước ấn phẩm 25 3.5 Phân hệ Quản trị 25 Chương IV 26 Thiết kế hệ thống thư viện về chức năng .26 4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng 26 4.1.1 Biểu đồ phân cấp chức năng của toàn hệ thống 27 4.1.2 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ quản lý bạn đọc 28 4.1.3 Biểu đồ phân cấp chức năng của phân hệ lưu thông 29 4.1.4 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ biên mục .29 4.1.5 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến 30 4.1.6 Biểu đồ phân cấp chức năng cho phân hệ quản trị .30 4.2 Biểu đồ luồng dữ liệu 31 4.2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh .31 4.2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 32 4.2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 36 Chương V .45 Thiết kế cơ sở dữ liệu cho hệ thống thư viện .45 5.1 Chọn lựa thiết kế .45 5.1.1 Chuẩn dữ liệu .45 5.1.2 Mô hình dữ liệu .45 5.2 Thiết kế chi tiết cơ sở dữ liệu 49 5.2.1 Bạn đọc .49 5.2.2 Thông tin sinh viên 50 5.2.3 Thông tin cán bộ 50 2 5.2.4 Phân loại bạn đọc .50 5.2.5 Bảng phiếu mượn 51 5.2.6 Phạt .51 5.2.7 Lượt mượn .51 5.2.8 Đặt trước .52 5.2.9 Nhà xuất bản .52 5.2.10 Sách .52 5.2.11 Sách nhiều tập 54 5.2.12 Đầu sách tập .54 5.2.13 Ấn phẩm định kỳ .54 5.2.14 Đầu ấn phẩm định kỳ 55 5.2.15 Luận án/Luận văn .56 5.2.16 Lĩnh vực 56 5.2.17 Tác giả .57 5.2.18 Ấn phẩm – Từ khóa 57 5.2.19 Nhân viên thư viện .57 Chương VI 58 Thiết kế giao diện cho hệ thống thư viện .58 6.1 Bố cục giao diện hệ thống .58 6.1.1 Trang đăng nhập .59 6.1.2 Trang giúp đỡ 60 6.2 Giao diện phân hệ quản lý bạn đọc .60 6.2.1 Trang thêm thẻ đọc 61 6.2.2 Trang sửa thẻ đọc 62 6.2.3 Trang chi tiết thẻ đọc 63 6.3 Giao diện phân hệ phục vụ bạn đọc trực tuyến trực tuyến 64 6.4 Giao diện phân hệ biên mục 65 6.4.1 Các trang hỗ trợ biên mục 66 6.4.2 Trang thêm mới thư mục sách(đơn tập) 68 6.4.3 Trang tìm kiếm thư mục sách(đơn tập) .70 6.5 Giao diện phân hệ quản trị 71 6.5.1 Trang thêm tài khoản 71 6.5.2 Trang sửa tài khoản 72 Chương VII 73 Đánh giá và hướng phát triển .73 7.1 Đánh giá hệ thống 73 7.1.1 Công cụ cài đặt .73 7.1.2 Tự động hóa tối đa quá trình lưu thông 74 7.1.3 Từ điển tham chiếu 74 7.1.4 Chức năng trao đổi với các hệ thống phần mềm khác 74 7.1.5 Đa ngôn ngữ theo chuẩn Unicode .74 7.2 Định hướng phát triển 75 7.2.1 Chức năng liên kết thư viện 75 7.2.2 Tích hợp với các thiết bị phần cứng khác .75 3 7.2.3 Tăng cường bảo mật cho hệ thống 75 Tài liệu tham khảo .76 Lời nói đầu Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin (CNTT) đã có sự phát triển mạnh mẽ và đã đạt được những tiến bộ vượt bậc, các thành tựu của CNTT đã mang lại sức sống mới cho nhiều mặt của xã hội trong phạm vi toàn thế giới. Ở nước ta, việc áp dụng các thành tựu của CNTT vào công tác quản lý và điều hành công việc của các cơ quan xí nghiệp đã và đang được triển khai rộng rãi. Tin học hóa công việc văn phòng, công việc quản lý trong các cơ quan, nhất là các cơ quan có phạm vi quản lý rộng đang được tiến hành ngày càng có quy mô hiện đại để đáp ứng yêu cầu thực tiễn của công việc, tạo điều kiện cho công tác hành chính, công tác quản lý ngày càng thuận lợi, thông tin nhanh và có hiệu quả hơn. Một trong những điển hình của ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý của các cơ quan và xí nghiệp là sử dụng hệ thống mạng máy tính để điều hành công việc. Việc kết nối các máy tính tạo thành một mạng lưới cung cấp cho người sử dụng những khả năng ưu việt hơn hẳn so với việc sử dụng các máy tính đơn lẻ. Công việc của máy tính giờ đây không chỉ đơn thuần là thay thế cho một máy đánh chữ mà nó được sử dụng để nhập số liệu, xử lý số liệu trên cơ sở các thông tin nhập vào, đưa ra các mẫu thống kê. Với mong ước được góp phần của mình trong sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, trong đồ án môn học của mình, em xin thực hiện đề tài: Xây dựng hệ thống quản lý Thư viện trường ĐH Luật với các chức năng cơ bản : với bạn đọc có thể tra cứu, đăng ký đặt trước gia hạn ấn phẩm từ xa, với nhân viên thư viện có thể thực hiện các giao tác bao gồm: đăng ký mới một bạn đọc, cập nhật thông tin bạn đọc, thực hiện các thao tác cho mượn hay nhận trả ấn phẩm, thực hiện phạt bạn đọc nếu vi phạm nội quy thư viện, thông báo ấn phẩm quá hạn, thống kê báo báo về dữ liệu trong thư viện . Tất cả các giao tác đó đều được thực hiện với sự trợ giúp tối đa của máy tính. Để hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp này, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các cán bộ đang công tác tại thư viện trường ĐH Bách Khoa, thư viện Quốc Gia Việt Nam, thư viện trường ĐH Luật và đặc biệt là cô Nguyễn Thu Hương người đã trực tiếp hướng dẫn em, cùng với các thầy cô giáo trong bộ môn Khoa Học Máy tính, khoa Công nghệ Thông tin, trường đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình dạy bảo và tạo điều kiện để em hoàn thành đồ án này. Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến đến gia đình và bạn bè đã động viên và cổ vũ nhiệt tình về cả vật chất và tinh thần trong thời gian em làm đồ án. Em xin chân thành cảm ơn ! 4 Chương I Khảo sát chung về hệ thống thư viện hiện nay 1.1 Các bộ phận chính của thư viện – Bộ phận Bổ sung: Có nhiệm vụ thực hiện bổ sung tài liệu (sách, tạp chí,luận văn) và lưu kho tài liệu.Ở đây thư viện chỉ quản lý các loại tài liệu ấn phẩm là sách (bao gồm giáo trình và sách ngoài giáo trình),báo tạp chí và luận văn. – Bộ phận Xử lý tài liệu và làm thư mục: bao gồm bộ phận chịu trách nhiệm thu nhận thông tin các biểu ghi và bộ phận nhận các thông tin đó rồi nhập các thông vào cơ sở dữ liệu trong máy tính, thực hiện biên mục.Ngoài ra còn bộ phận này còn chịu trách nhiệm in phích, xây dựng hệ thống tủ mục lục. – Bộ phận Phục vụ bạn đọc: Đây là bộ phận quan trọng của thư viện, chịu trách nhiệm quản lý mượn trả tài liệu, phục vụ bạn đọc. Bộ phận này được chia nhỏ thành các bộ phận con: Bộ phận cho mượn giáo trình: quản lý thực hiện cho mượn giáo trình đối với sinh viên trong trường. Bộ phận cho mượn tài liệu về nhà: quản lý cho mượn tài liệu về nhà đối với bạn đọc, đồng thời thực hiện việc đóng và tu sửa tài liệu. Bộ phận phục vụ đọc tại chỗ: gồm có phòng đọc sách thư viện và phòng đọc tra cứu. Bộ phận phục vụ bạn đọc nghiên cứu sinh/Cán bộ nghiên cứu/Giảng viên. Bộ phận phục vụ đọc tạp chí. 5 1.2 Quy trình nghiệp vụ hoạt động 1.2.1 Bổ sung tài liệu Khi một tài liệu được nhận về (qua các nguồn mua, nhận biếu, trao đổi …) thì sẽ được chuyển đến bộ phận xử lý tài liệu. Tại đây, tài liệu được kiểm tra hóa đơn, vào sổ lưu, đóng dấu, gán nhãn và cuối cùng là đưa vào cơ sở dữ liệu trên máy tính. Dựa trên cơ sở dữ liệu này, bộ phận xử lý kỹ thuật sẽ phân chia tài liệu theo từng loại (còn gọi là tùng thư) như tủ sách Khoa học kỹ thuật, tủ sách Văn học, tủ sách Kinh tế … Sau khi lưu vào cơ sở dữ liệu, tài liệu được sắp xếp theo phân loại hoặc thời gian theo chuẩn CDS/ISIS. Từ cơ sở dữ liệu này, bạn đọc có thể tra cứu tài liệu có trong thư viện hoặc theo các tủ mục lục hoặc tra cứu trên máy tính. 1.2.2 Quản lý bạn đọc Thư viện thực hiện quản lý bạn đọc dựa trên sơ yếu lí lịch và quá trình mượn sách. 1.2.2.1 Cấp thẻ Mỗi bạn đọc để được cấp thẻ, đối với bạn đọc ngoài trường thì cần có giấy giới thiệu của cơ quan công tác, đối với cán bộ, sinh viên trong trường thì chỉ cần thẻ sinh viên hoặc thẻ cán bộ công chức. Trường hợp mất thẻ hoặc thẻ bị rách nát, bạn đọc phải báo cho thư viện biết để thực hiện cấp lại thẻ. Quá trình cấp lại thẻ cũng tương tự như cấp thẻ mới. Khi một bạn đọc muốn làm thẻ bạn đọc đó phải trải qua các thủ tục sau: Viết đơn xin làm thẻ thư viện Cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết cho nhân viên thư viện có chức trách này. Các thông tin đó như: Giấy giới thiệu, họ tên, số thẻ sinh viên, số chứng minh, địa chỉ, điện thoại (nếu có) .và một số thông tin phụ khác. Hệ thống sẽ kiểm tra xem bạn đọc đã từng là bạn đọc của thư viện trước đây hay chưa, nếu có thì có phạm nội quy của thư viện hay có nợ phạt không. Nếu thỏa mãn yêu cầu bạn đọc nộp lệ phí làm thẻ .Mỗi một bạn đọc sau khi đăng ký sẽ có một mã số riêng duy nhất gọi là Mã Bạn Đọc (mã thẻ). Sau khi có hóa đơn nộp tiền thì thực hiện cập nhật vào CSDL và thực hiện in thẻ Giao thẻ cho bạn đọc Khoảng thời gian có hiệu lực của một thẻ mượn sẽ tùy vào đối tượng bạn đọc.Ví dụ như đối với sinh viên là 5 năm(trong thời gian học còn học tại trường) còn đối với đối tượng bạn đọc là cán bộ thì thẻ là thời gian mà cán bộ đó còn công tác trong trường 6 1.2.2.2 Hủy thẻ Chức năng này được thực hiện khi rơi vào một trong các trường hợp sau: Bạn đọc vi phạm kỉ luật của thư viện và đã có quyết định của lãnh đạo thư viện yêu cầu xóa thẻ Bạn đọc sinh viên bị đuổi học hoặc chuyển trường(có quyết định của phòng Đào Tạo) Bạn đọc sinh viên yêu cầu thanh toán ra trường Bạn đọc cán bộ về hưu hay chuyển công tác Việc hủy thẻ của bạn đọc chỉ được xóa bỏ khi bạn đọc không còn mượn ấn phẩm nào cũng như đã thanh toán mọi khoản nợ mà bạn đọc đó đang còn nợ thư viện 1.2.3 Quản lý mượn trả tài liệu 1.2.3.1 Mượn ấn phẩm Sau khi đã có thẻ thư viện, bạn đọc có thể mượn tài liệu đọc tại chỗ hoặc mượn về nhà. Để mượn một tài liệu đọc tại chỗ, bạn đọc cần phải: Tra tìm ký hiệu tài liệu theo qui định của thư viện ở trên tủ mục lục hoặc trên cơ sở dữ liệu của máy tính. Sau đó, bạn đọc ghi yêu cầu mượn tài liệu vào phiếu yêu cầu mượn, rồi xếp phiếu vào ngăn và đợi nhận tài liệu. Nếu tài liệu cần mượn vẫn còn trong kho, bạn đọc được phép mượn tài liệu, còn nếu đã hết, yêu cầu mượn của bạn đọc bị từ chối. Sau khi đã giao tài liệu cho bạn đọc, nhân viên thư viện phải ghi những thông tin mượn tài liệu vào phiếu kiểm soát trong mỗi cuốn sách để theo dõi quá trình lưu thông của tài liệu. Đối với yêu cầu mượn tài liệu về nhà, ngoài trình tự giống như yêu cầu mượn tài liệu đọc tại chỗ, bạn đọc và nhân viên thư viện cùng phải ký nhận vào “sổ vàng” dùng để theo dõi quá trình mượn sách của mỗi bạn đọc và tiến hành đặt cược tiền mượn tài liệu. Trong trường hợp bạn đọc mượn tài liệu về nhà đã quá hạn trả,nhân viên thư viện có trách nhiệm theo dõi và thông báo đến độc giả nhắc trả sách. Quy định của thư viện là số ấn phẩm mà mỗi bạn đọc được mượn phụ thuộc vào quyền của họ, phụ thuộc vào quyền của nhóm mà bạn đọc đó thuộc vào do thư viện quy định (những quyền này được xác định trong thẻ mượn). Thời hạn đối với một quyển ấn phẩm cũng tùy thuộc vào các tham số do thư viện quy định. Ví dụ nếu một ấn phẩm quý, hiếm thì chỉ được mượn trong một thời gian ngắn, hoặc chỉ được mượn đọc tại chỗ và chỉ có nhóm bạn đọc có độ ưu tiên cao mới được mượn. 1.2.3.2 Trả ấn phẩm Khi bạn đọc trả ấn phẩm nhân viên thư viện phải kiểm tra xem ấn phẩm đó có đúng là ấn phẩm cần trả hay không, bạn đọc có quá hạn hay không để thực hiện phạt.Trong trường hợp bạn đọc mất thẻ hay hỏng thẻ vẫn cho phép trả ấn phẩm mà bỏ qua việc kiểm tra thẻ. Nếu ấn phẩm bị hỏng phải thực hiện phạt, mức phạt phụ thuộc vào phần trăm hỏng. Đối với trường hợp mất ấn phẩm tùy thuộc vào nhóm bạn 7 đọc và loại ấn phẩm để thực hiện phạt tiền hay bắt đền. Những ấn phẩm quá hạn nhân viên thư viện sẽ đưa ra số ngày quá hạn và mức phạt tương ứng. 1.2.3.3 Quản lý quá hạn Vào đầu giờ của ngày làm việc nhân viên thư viện kiểm tra xem bạn đọc nào đang giữ ấn phẩm quá hạn và gửi thư nhắc trả ấn phẩm. 1.2.3.4 Quản lý phạt Việc quản lý phạt phải phụ thuộc vào nhóm bạn đọc và từng loại ấn phẩm cụ thể, ngoài ra còn phụ thuộc vào hành vi vi phạm mà có những hình thức phạt khác nhau như: vi phạm giữ ấn phẩm quá hạn, làm hỏng ấn phẩm hay làm mất ấn phẩm Đối với từng hành vi vi phạm hệ thống sẽ chia nhỏ theo từng mức độ khác nhau. Nếu bạn đọc giữa ấn phẩm quá hạn thì hệ thống sẽ phải kiểm tra xem bạn đọc đã quá hạn bao lâu. Nếu bạn đọc làm hỏng sách, nhân viên sẽ phải xem xét phần trăm hỏng để thực hiện phạt cho phù hợp. Nếu làm mất ấn phẩm thì xem quy định về bạn đọc và ấn phẩm, tùy từng tình huống mà hệ thống sẽ đưa ra những hình thức phạt tương ứng theo quy định và thông báo cho bạn đọc.Sau đây là chính sách phạt cụ thể của thư viện: Trước năm 1985 Từ 1985 đến nay Tiền phạt hỏng sách %hỏng * Giá tiền * 100 %hỏng * Giá tiền Tiền phạt mất sách Giá tiền * 100 Giá tiền Tiền phạt quá hạn Số ngày quá hạn * 500 Chú ý: đơn vị tiền tệ là VNĐ,Giá tiền là giá tiền của ấn phẩm tính theo VNĐ. 1.2.4 Biên mục tài liệu Mỗi tài liệu trước khi nhập kho đều được thực hiện biên mục, tạo một biểu ghi thư mục mới về tài liệu vào một phiếu biên mục dựa trên những thông tin nhập liệu trong cơ sở dữ liệu. Khổ mẫu thực hiện biên mục tuân theo chuẩn CDS/ISIS. Công tác biên mục trong thư viện hiện tại chia thành 3 cách biên mục cho hai loại ấn phẩm khác nhau là: Sách, Tạp chí/Báo, Luận án.Với mỗi loại ấn phẩm sẽ có cách đánh mã cá biệt khác nhau như sau 1. Sách Trong cách đánh mã cá biệt của loại ấn phẩm sách chia làm 2 phần là phần kí tự và phần số thứ tự theo sau (theo giá trị tăng dần bao gồm 4 chữ số).Với phần kí tự thì lại dựa theo cả 2 cách phân loại: a) Phân loại thứ nhất Sách được mượn về: trong mã đánh số cá biệt sẽ bắt đầu bằng chữ M Sách đọc tại chỗ: mã số cá biệt sẽ không được bắt đầu bằng chữ M b) Phân loại thứ hai Sách ngoại: trong mã cá biệt sẽ ký hiệu là chữ N Sách tham khảo Sách giáo trình: trong mã cá biệt sẽ ký hiệu là chữ G 8 Vd: – Sách có mã cá biệt là MG234 có nghĩa là sách được mượn về và là giáo trình có số thứ tự là 234 – Sách có mã cá biệt là NG2315 có nghĩa là sách không được mượn về và là giáo trình có số thứ tự là 2315, đồng thời là sách ngoại 2. Tạp chí/Báo Hiện nay trong thư viện chỉ có hai loại tạp chí tiếng Việt và tiếng Nga trong đó Tạp chí tiếng Việt: có mã cá biệt bắt đầu bằng kí tự D theo sau là số thứ tự tạp chí và hai chữ số cuối của năm xuất bản Vd: tạp chí có mã cá biệt D23/04 có nghĩa là tạp chí tiếng Việt số thứ tự 23 và xuất bản năm 2004 Tạp chí tiếng Nga: cách mã cá biệt tương tự như tạp chí tiếng Việt nhưng thay ký tự D bằng kí tự B 3. Luận án Trong loại ấn phẩm là luận án có 2 loại luận án của Thạc sĩ và luận án Tiến sĩ Luận án Thạc sĩ: trong mã cá biệt sẽ bắt đầu hai ký tự TS theo sau đó là số thứ tự luận án rồi hai chữ số cuối của năm thực hiện đồ án Vd: Luận án có mã cá biệt TS102/04 có nghĩa là luận án thạc sĩ số thứ tự 102 và thực hiện trong năm 2004. Luận án Tiến sĩ: trong mã cá biệt sẽ bắt đầu hai ký tự LA theo sau đó là số thứ tự luận án rồi hai chữ số cuối của năm thực hiện đồ án Vd: Luận án có mã cá biệt LA202/04 có nghĩa là luận án tiến sĩ số thứ tự 202 và thực hiện trong năm 2004. 1.2.5 Quản lý và kiểm kê kho Công tác kiểm kê kho được thực hiện định kỳ theo tháng/quí hoặc năm … và theo từng chủng loại tài liệu. Dựa theo các thông tin sinh ra từ quá trình bổ sung tài liệu và kiểm kê tài liệu, thư viện thực hiện quản lý, lập báo cáo về tài liệu trong kho. 1.3 Ứng dụng tin học trong thư viện Hiện tại thư viện có một mạng cục bộ bao gồm 5 máy với cấu hình thấp.Mạng máy tính được trang bị phần mềm quản lý thư viện do UNESCO cung cấp miễn phí cho các quốc gia. Công tác biên mục của thư viện trường hiện được tiến hành theo chuẩn biên mục CDS/ISIS, mã phân loại DDC 19 lớp. Đây là bộ phần mềm, hiện nay chuẩn CDS/ISIS đã lỗi thời, có nhiều hạn chế,… Các máy tính của thư viện mới chỉ thực hiện cho phép tra cứu tài liệu hiện có trong thư viện theo chuẩn CDS/ISIS, …Khi tra cứu chỉ đưa ra được các thông tin hạn chế của tài liệu, do đó để biết được thông tin về vị trí lưu trữ tài liệu(vị trí giá tài liệu, kho tài liệu) phải thực hiện thủ công. Các thao tác quản lý bạn đọc hay lưu thông đều được thực hiện thủ công 9 1.4 Đánh giá hiện trạng hệ thống Cơ cấu tổ chức vẫn chưa hợp lý: tách biệt bộ phận cho mượn tài liệu về nhà và bộ phận cho mượn giáo trình (ở hai tầng thư viện tòa nhà D2). Cả hai bộ phận này đều thực hiện chức năng chung là cho mượn tài liệu về, gây tốn nhiều nhân lực và không quản lý tập trung. Không cho phép thực hiện việc gửi/nhận tài liệu khi một độc giả đang đọc dở. Muốn đọc tiếp, độc giả phải thực hiện mượn tài liệu lại từ đầu, do vậy vừa mất thời gian mà có thể không mượn được tài liệu do đã được mượn hết. Ngoài ra, thư viện cũng không cho phép đăng ký mượn một tài liệu khi tài liệu đó đã mượn hết. Hầu hết công việc quản lý thư viện hiện nay đều được thực hiện thủ công chủ yếu bằng tay. Việc ghi thông tin theo dõi bạn đọc mượn trên từng phiếu kiểm soát, “phiếu vàng” mất nhiều thời gian và dễ gây sai sót. Một bạn đọc khi yêu cầu, phải viết phiếu trong khi chưa biết rõ cuốn sách mình mượn có còn rỗi hay không, thực tế là có rất nhiều phiếu mượn bị từ chối, điều này thực sự mất nhiều thời gian và chi phí cho bạn đọc. 1.5 Đưa ra giải pháp cho hệ thống mới Thực trạng ứng dụng tin học trong hệ thống cũ với số máy hạn chế phục vụ cho một số lượng bạn đọc và tần suất lưu thông lớn là vô cùng bất cập.Nếu chúng ta đưa ra giải pháp trang bị nhiều máy tính thì sẽ rất tốn kém do đó để tận dụng sức mạnh của mạng toàn cầu em sẽ thiết kế cho mạng cục bộ của thư viện có thể được kết nối trực tiếp với mạng toàn cầu cho phép bạn đọc có thể tra cứu tại bất kỳ nơi đâu có nối mạng. Đồng thời phần mềm trang bị cho hệ thống mạng cục bộ sẽ phải đáp ứng được tất cả các chức năng trong công tác biên mục và quản lý bạn đọc. Dựa trên kết quả khảo sát hiện trạng hệ thống và nhu cầu phát triển thư viện trong tương lai. Với mong muốn xây dựng một hệ thống quản lý thư viện hiện đại, đặc biệt chú trọng tới việc nâng cao hơn nữa các tiện ích phục vụ bạn đọc với các dịch vụ trực tuyến. Trong thời gian hạn chế của đồ án, hệ thống quản lý xây dựng tập trung chủ yếu vào các điểm cơ bản: 1. Về hệ thống : Thư viện sẽ được thiết kế một mạng cục bộ trong thư viện với hai (một máy quản lý CSDL và một máy cài đặt Webserver)chủ với các máy con.Trong đó các máy con được nối trực tiếp với máy chủ để thực hiện các chức năng biên mục,quản lý bạn đọc , … dành cho nhân viên thư viện và lãnh đạo thư viện. Máy chủ sẽ được kết nối với mạng toàn cầu để cho phép bạn đọc có thể thao tác tra cứu, gia hạn đặt trước trực tuyến. 10 [...]... liệu thư mục cần xử lý với độ dài thay đổi 19 Chương III Thiết kế hệ thống mới Từ thực trạng của hệ thống thư viện hiện nay em đi đến thiết kế hệ thống quản lý thư viện mới được xây dựng dựa trên các chức năng sau: Phân hệ Quản lý bạn đọc Phân hệ Lưu thông ( Cataloging Module ) Phân hệ Biên mục (Circulation Module ) Phân hệ Thông tin trực tuyến Phân hệ Quản trị 3.1 Phân hệ Quản lý bạn đọc Phân. .. quyền quản trị hệ thống. Qua phân hệ này lãnh đạo thư viện có thể thêm, bớt các tài khoản sử dụng của các nhân viên thư viện cũng như có thể thay đổi quyền của từng nhân viên truy nhập vào các phân hệ cho phù hợp với vị trí và nhiệm vụ công tác của họ.Cụ thể có 4 quyền là Quyền sử dụng phân hệ biên mục Quyền sử dụng phân hệ quản lý bạn đọc Quyền sử dụng phân hệ lưu thông Quyền quản trị Tuy nhiên... bộ phân khác sang) thì lãnh đạo thư viện có thể phân quyền cho nhân viên viên thư viện có thêm các quyền khác ngoài trong 4 quyền trên Sau đây là những chức năng chính Tạo tài khoản người sử dụng Xóa tài khoản người sử dụng Thay đổi quyền của tài khoản 25 Chương IV Thiết kế hệ thống thư viện về chức năng 4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng Năm chức năng cơ bản của phần mền quản lý hệ thống thư viện. .. viện về chức năng 4.1 Biểu đồ phân cấp chức năng Năm chức năng cơ bản của phần mền quản lý hệ thống thư viện (hỗ trợ trực tuyến) gồm: Phân hệ Quản lý bạn đọc Phân hệ Lưu thông ( Cataloging Module ) Phân hệ Biên mục (Circulation Module ) Phân hệ Thông tin trực tuyến Phân hệ Quản trị 26 ... Online Public Access Catalog ) Đây là phân hệ có hỗ trợ trực tuyến dành cho bạn đọc Cung cấp các dịch vụ phục vụ bạn đọc từ xa nhằm tiết kiệm thời gian và công sức cho bạn đọc và giảm tải cho thư viện khi phải phục vụ số lượng lớn bạn đọc Phân hệ tra cứu trực tuyến là một cầu nối giúp bạn đọc có thể giao tiếp với thư viện tiện lợi và hiệu quả Phân hệ này có thể tích hợp trên mạng Intranet/Internet để... học,… Hệ thống sẽ đưa ra thông tin chính xác cho nhân viên thư viện 21 3.2 Phân hệ Lưu thông (Circulation Module) Phân hệ lưu thông thực chất là tin học hóa quá trình lưu thông các ấn phẩm giữa thư viện và bạn đọc Đồng thời giúp cho thư viện sử dụng hiệu quả các thông tin được ghi nhận trong quá trình mượn trả, quá hạn, Những chức năng chính của phân hệ lưu thông: Mượn ấn phẩm Trả ấn phẩm Quản. .. 3.2.4 Quản lý phạt Việc quản lý phạt và chính sách phạt tuân theo quy trình như hệ thống cũ tuy nhiên khi thực hiện phạt thì các thao tác in thông báo hóa đơn đều được hệ thống thực hiện.Khi phạt hệ thống sẽ cập nhật vào cơ sở dữ liệu phạt với mục đích quản lý bạn đọc và thống kê sau này 3.3 Phân hệ Biên mục (Cataloging Module) Qua chương 2 tìm hiều về các chuẩn biên mục và qua thực tế qui mô của thư viện. .. như hệ thống cũ nhưng các quá trình kiểm tra và xác định số tiền phạt sẽ được thực hiện qua hệ thống Ngoài ra với chức năng đặt trước của hệ thống mới , khi ấn phẩm được hoàn trả hệ thống sẽ tìm trong hàng đợi bạn đọc đặt trước nếu có và thông báo cho nhân viên thư viện hoặc bạn đọc có vị trí cao nhất trong hàng đợi để thực hiện phiên giao dịch tiếp theo 3.2.3 Quản lý quá hạn Khi nhân viên thư viện. .. thời gian được mượn của mỗi ấn phẩm là khác nhau nên hệ thống sẽ tự động thực hiện quá trình kiểm soát đối với thời hạn này, nhờ vậy khi một ấn phẩm bị mượn quá hạn, hệ thống sẽ tự động lập danh sách và thông báo cho nhân viên thư viện khi có yêu cầu của nhân viên thư viện. Khi đó nhân viên thư viện sẽ thông báo cho bạn đọc để hoàn trả ấn phẩm đó cho thư viện Trong các phiên giao mượn ấn phẩm dữ liệu nhập... được thông báo ngay khi ấn phẩm được hoàn trả về thư viện( nếu thư viện đã được mượn) nhưng bạn sẽ mất quyền mượn khi có người đến thư viện trước mượn ấn phẩm đó.Ở mức thứ hai thư viện sẽ giữ ấn phẩm đó cho bạn nhưng trong thời gian 2 ngày mà bạn không đến mượn ấn phẩm thì bạn sẽ phải chịu một khoản tiền phạt Khi ấn phẩm được hoàn trả hệ thống nhân viên thư viện sẽ thông báo cho bạn đọc đặt chỗ đến lượt