Quản trị dự án máy tính với Microsoft Project Khoa CNTT - Đại học Kinh doanh Công nghệ Hà Nội Lộ trình môn học  Bài 1: Dự án quy trình quản lý dự án  Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)  Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án  Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc  Bài 5: Phòng chống rủi ro quản lý lịch  Bài 6: Thiết lập điều phối nguồn lực  Bài 7: Quản lý chi phí dự án  Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án  Bài 9: Ôn tập kiểm tra BÀI PHÒNG CHỐNG RỦI RO VÀ QUẢN LÝ LỊCH Nội dung              Luyện tập sơ đồ mạng công việc đường găng Đảm bảo tối ưu hóa đường Găng Xác định rủi ro đường Găng Quét nguồn rủi ro Đánh giá khả ảnh hưởng rủi ro Tính giá trị rủi ro Xác định chiến lược phòng chống rủi ro Xây dựng file quản lý rủi ro Xây dựng Custom Field quản lý rủi ro Lọc, xếp phân nhóm rủi ro Đánh dấu rủi ro trọng yếu Tính chi phí nhân lực phòng chống rủi ro Giám sát rủi ro          Xác định số ngày làm việc để hoàn thành dự án Tính ngày kết thúc dự án Nhập ngày tháng MSP Các loại lịch MSP Thử nghiệm loại lịch chuẩn: Standard, 24 Hours, Night Shifts Tự định nghĩa lịch Phân tích ảnh hưởng lịch với dự án Đăng ký ngày nghỉ Các thiết đặt lịch MSP Luyện tập vẽ sơ đồ mạng công việc tìm đường găng ID Công việc Thời gian (h) Trình tự A Làm cọc tre Làm B Vót nan tre Làm C Chọn mặt Làm D Trồng cọc chuồng thỏ Sau A, C E Đan rào ch thỏ Sau B F Lót chuồng thỏ Sau D, E G Mua thỏ Sau C H Thả thỏ vào chuồng Sau F, G I Làm máng thức ăn Sau F K Phục vụ khách Sau I Đảm bảo tối ưu hóa đường găng  Đường găng chi phối thời gian hoàn thành dự án  công việc đường găng bị ảnh hưởng  tổng thời gian hoàn thành dự án bị ảnh hưởng theo  Đường găng thể thời gian ngắn để hoàn thành dự án  đảm bảo thành công công việc đường găng giúp dự án hoàn thành hạn nhanh  Tối ưu hóa công việc đường găng nhằm rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí giúp thu ngắn thời gian tổng thể dự án tối ưu hóa nguồn lực  Công tác phòng chống rủi ro thực nhằm đảm bảo công việc đường găng thành công  Công tác điều phối cân nguồn lực giúp tối ưu hóa công việc đường găng Quy trình phòng chống rủi ro Xác định rủi ro đường găng  Thiết lập ma trận công việc đường găng nguồn rủi ro  Tiến hành xác định rủi ro với nguồn công việc thuộc đường găng # Công việc Thời gian Xin cấp đất tuần Chuẩn bị mặt tuần Xây phân xưởng tuần Xây nhà làm việc 10 tuần Lắp đặt thiết bị tuần Lắp đặt hệ thống điện tuần 4, Tính toán phương án phòng chống rủi ro Lắp hệ xử lý nước thải tuần Tính toán chi phí phòng chống rủi ro Chạy thử tuần Băt đầu sản xuất tuần  Lập danh sách rủi ro  Tiến hành đánh giá cập nhật thuộc tính rủi ro   Làm sau Ma trận xác định rủi ro Công việc Con người Máy móc Vật tư / Tài Sai thủ tục Xin cấp đất Thiếu máy ủi Chuẩn bị mặt Xây phân xưởng Tai nạn lao động Lắp đặt thiết bị Sai quy trình Thiếu xi măng Thiếu vật tư Lắp đặt hệ thống điện Chạy thử Băt đầu sản xuất Phối hợp / Khác Chưa quen hệ thống Quá tải sai công suất Mất điện Thiếu nhiên liệu Đánh giá rủi ro   Đánh giá khả xảy  Xác định xác suất xảy rủi ro tùy theo tình hình dự án biện pháp phòng chống thực  Thường tính giá trị % mức độ: Cao, Trung bình, Thấp Đánh giá mức độ ảnh hưởng  Đánh giá mức độ ảnh hưởng chi phí, thời gian, chất lượng rủi ro xảy  Thường sử dụng thang mức độ 1-5 giá trị: Cao, Trung bình, Thấp Tính giá trị rủi ro Chiến lược xử lý rủi ro Giảm thiểu  Né tránh  Triệt tiêu nguồn rủi ro, thay đổi công nghệ, lịch trình giải pháp thay nhằm né tránh rủi ro Chuyển  Tác động làm giảm khả xảy mức độ ảnh hưởng Chuyển công việc nguồn rủi ro cho đối tác khác thực Chấp nhận   Chấp nhận tồn rủi ro mà không chủ động giảm thiểu chi phí “quá lớn” khả giảm thiểu Vẫn chuẩn bị phương án khắc phục theo dõi đặn rủi ro Lập danh sách rủi ro ID Rủi ro Khả Mức độ Giá trị Chiến lược Thiếu xi măng 50% 2.0 Giảm thiểu Phòng chống: Mua dư 20% Khắc phục: Vay bên cạnh Hỏng máy ủi Tính chi phí phòng chống rủi ro  Khai báo thời gian thực công việc phòng chống  Khai báo loại chi phí cho phòng chống rủi ro  Khai báo chi phí cụ thể theo loại chi phí  Sử dụng task usage, resource usage thống kê chi phí  In báo cáo chi phí Xác định số ngày làm việc để hoàn thành dự án Vẽ sơ đồ mạng công việc Liệt kê chuỗi công việc từ bắt đầu đến kết thúc dự án Tìm đường găng – chuỗi công việc có số ngày dài Độ dài đường găng thời gian làm việc để hoàn thành dự án Tính ngày kết thúc dự án  MSP tính ngày kết thúc công việc hay dự án dựa vào ngày bắt đầu, cộng thêm thời gian làm việc theo loại lịch khác có tính đến ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật) ngày lễ (giỗ Tổ, Quốc khánh…) Chức đăng ký lịch MSP  Người quản lý dự án đăng ký lịch nghỉ ngày lễ theo thực tế dự án  Các thiết đặt lịch sử dụng làm sở cho tính toán thời gian dự án  Các loại lịch bao gồm lịch làm việc thông thường 8h/ngày, làm suốt 24h làm đêm Loại lịch Ngày làm việc Tạo lịch tùy chọn Lịch tuần làm việc thông thường Danh sách ngày lễ Ngày nghỉ Ngày lễ Các loại lịch Microsoft Project Loại lịch Diễn giải Standard chuẩn truyền thống, thứ đến thứ 6, từ 8h sáng đến 17h chiều ngày nghỉ 1h Night Shift tính đêm thứ sáng thứ 7, từ 23h đêm đến 8h sáng ngày nghỉ 1h 24 Hours thời gian nghỉ Tạo lịch riêng cho dự án Chế độ làm việc / nghỉ Chọn ngày làm việc (thứ mấy?) Đăng ký khung Đăng ký lịch đặc biệt định kỳ Resource Sheet Click đúp Đặt làm/nghỉ Sửachi tiết định kỳ Thay đổi lịch Đăng kýlịch đặc biệt Đăng ký định kỳ tuần/tháng/năm Các thiết đặt lịch cho dự án Schedule from: Lập lịch từ ngày bắt đầu/kết thúc Calendar: Lịch sở cho dự án Các thiết đặt lịch MSP Chọn menu File \ Options \ Schedule Bài tập thiết đặt lịch # Câu hỏi Nhập công việc “Sơn tường” kéo dài ngày Không thay đổi DURATION, xác định số ngày thực tế cho việc “Sơn tường” trường hợp ngày bắt đầu : 1/4, 2/4, 3/4, 4/4/2014 Giải thích khác ngày kết thúc trường hợp 2, 3, câu Đăng ký nguồn lực thợ sơn Thợ làm việc lịch thông thường, thợ làm nửa ngày buổi sáng, thợ làm lịch thường nghỉ ăn giỗ 2/4 Gán nguồn lực Thợ sơn 1, Thợ sơn 2, Thợ sơn cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 1/4 phân tích khác ngày kết thúc Đăng ký lịch nghỉ định kỳ vào thứ tuần đầu tháng cho “Thợ sơn 3” So sánh khác thay nguồn lực “Thợ sơn 1”/”Thợ sơn 3” cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 4/4 Đáp án [...]... hoàn thành dự án 1 Vẽ sơ đồ mạng công việc 2 Liệt kê các chuỗi công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc dự án 3 Tìm đường găng – chuỗi công việc có số ngày dài nhất 4 Độ dài đường găng chính là thời gian làm việc để hoàn thành dự án Tính ngày kết thúc dự án  MSP tính ngày kết thúc từng công việc hay dự án dựa vào ngày bắt đầu, cộng thêm thời gian làm việc theo từng loại lịch khác nhau và có tính đến... từng loại lịch khác nhau và có tính đến ngày nghỉ (thứ 7, chủ nhật) cũng như ngày lễ (giỗ Tổ, Quốc khánh…) Chức năng đăng ký lịch trong MSP  Người quản lý dự án có thể đăng ký lịch nghỉ và các ngày lễ theo thực tế dự án  Các thiết đặt lịch sẽ được sử dụng làm cơ sở cho các tính toán thời gian trong dự án  Các loại lịch cơ bản bao gồm lịch làm việc thông thường 8h/ngày, làm suốt 24h hoặc làm đêm Loại.. .Tính giá trị rủi ro Chiến lược xử lý rủi ro 1 Giảm thiểu  2 Né tránh  3 Triệt tiêu nguồn rủi ro, thay đổi công nghệ, lịch trình bằng các giải pháp thay thế nhằm né tránh rủi ro Chuyển  4 Tác động làm giảm khả năng xảy ra và mức độ ảnh hưởng Chuyển công việc và nguồn rủi ro cho đối tác khác thực hiện Chấp nhận   Chấp nhận sự... bắt đầu từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8h sáng đến 17h chiều và mỗi ngày nghỉ 1h Night Shift được tính bắt đầu từ đêm thứ 2 cho đến sáng thứ 7, từ 23h đêm đến 8h sáng và mỗi ngày nghỉ 1h 24 Hours không có thời gian nghỉ Tạo lịch riêng cho dự án Chế độ làm việc / nghỉ Chọn ngày làm việc (thứ mấy?) Đăng ký khung giờ Đăng ký lịch đặc biệt định kỳ Resource Sheet 1 Click đúp 5 Đặt giờ làm/nghỉ 4 Sửachi tiết định... trường hợp 2, 3, 4 của câu trên Đăng ký nguồn lực 3 thợ sơn Thợ 1 làm việc lịch thông thường, thợ 2 làm nửa ngày buổi sáng, thợ 3 làm lịch thường nhưng nghỉ ăn giỗ 2/4 3 Gán nguồn lực Thợ sơn 1, Thợ sơn 2, Thợ sơn 3 cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 1/4 phân tích sự khác nhau của ngày kết thúc 4 Đăng ký lịch nghỉ định kỳ vào các thứ 5 trong 3 tuần đầu tháng 5 cho “Thợ sơn 3” 5 So sánh sự khác nhau khi thay... làm/nghỉ 4 Sửachi tiết định kỳ 2 Thay đổi lịch 3 Đăng kýlịch đặc biệt 6 Đăng ký định kỳ tuần/tháng/năm Các thiết đặt lịch cho dự án Schedule from: Lập lịch từ ngày bắt đầu/kết thúc Calendar: Lịch cơ sở cho dự án Các thiết đặt lịch của MSP Chọn menu File \ Options \ Schedule Bài tập thiết đặt lịch # Câu hỏi 1 Nhập công việc “Sơn tường” kéo dài 4 ngày Không thay đổi DURATION, xác định số ngày thực tế cho... “quá lớn” hoặc không có khả năng giảm thiểu Vẫn chuẩn bị phương án khắc phục và theo dõi đều đặn rủi ro Lập danh sách rủi ro ID Rủi ro Khả năng Mức độ Giá trị Chiến lược 1 Thiếu xi măng 50 % 4 2.0 Giảm thiểu Phòng chống: Mua dư 20% Khắc phục: Vay bên cạnh 2 Hỏng máy ủi Tính chi phí phòng chống rủi ro  Khai báo thời gian thực hiện các công việc phòng chống  Khai báo các loại chi phí cho phòng chống... kết thúc 4 Đăng ký lịch nghỉ định kỳ vào các thứ 5 trong 3 tuần đầu tháng 5 cho “Thợ sơn 3” 5 So sánh sự khác nhau khi thay nguồn lực “Thợ sơn 1”/”Thợ sơn 3” cho việc “Sơn tường” bắt đầu ngày 4/4 Đáp án ...  Bài 1: Dự án quy trình quản lý dự án  Bài 2: Giới thiệu công cụ Microsoft Project (MSP)  Bài 3: Quản lý yêu cầu dự án  Bài 4: Xây dựng lịch trình công việc  Bài 5: Phòng chống rủi ro quản. .. quản lý lịch  Bài 6: Thiết lập điều phối nguồn lực  Bài 7: Quản lý chi phí dự án  Bài 8: Các kỹ thuật giám sát dự án  Bài 9: Ôn tập kiểm tra BÀI PHÒNG CHỐNG RỦI RO VÀ QUẢN LÝ LỊCH Nội dung ... gian hoàn thành dự án bị ảnh hưởng theo  Đường găng thể thời gian ngắn để hoàn thành dự án  đảm bảo thành công công việc đường găng giúp dự án hoàn thành hạn nhanh  Tối ưu hóa công việc đường