Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN tại phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang.docx

Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN tại phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang

BỘ GIÁO DỤC ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC DÂN LẬP PHƯƠNG ĐÔNGKHOA TÀI - CHÍNH KẾ TOÁN

oOo

CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN tại phòng Kế hoạch- Tài

chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang

Giáo viên hướng dẫn : Phạm Mạnh Thường Sinh viên thực hiện : Hà Trung Kiên Mã Số : 643050

HAIDUONG: 3/2003

điểm, các cơ quan chức năng của nhà nước kiểm soát, đánh giá chính xác hiệu quả của việc sử dụng công quỹ.

Thực hiện phương châm “ học đi đôi với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn “Nhà trường đã tạo điều kiện cho tất cả các sinh viên trong trường nói chung và bản thân em nói riêng đi thực tập tại các cơ sở trong thời gian hơn ba tháng Để hiểu thêm và hiểu sâu về thực tiễn công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp Em đã quyết định về phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang- Tỉnh Hải dương thực tập Qua một thời gian tìm hiểu về phòng cũng như công tác tổ chức kế toán của phòng, thì việc tổ chức công tác kế toán Chi hành chính sự nghiệp là một công việc hết sức quan trọng trong công tác kế toán của phòng, và đó cũng chính là đề tài mà em chọn trong chuyên đề tốt nghiệp lần này.

Trên cơ sở lý thuyết đã được học ở trường và qua một thời gian đi thực tập tại cơ sở cùng với sự hướng dẫn của thầy Phạm Mạnh Thường và được sự hướng dẫn nhiệt tình của cán bộ, công nhân viên phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang- Hải dương Em đã nắm được những công việc cơ bản của một cán bộ kế toán Nhiệm vụ công việc của kế toán phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học còn nhiều Song chuyên đề này em chỉ phản ánh một phần công việc của phòng về “Tổ chức công tác chi hành chính sự nghiệp“

Với thời gian thực tập hơn hai tháng chưa nhiều lắm so với suốt quá trình thực tập nhưng nó thực sự giúp em hiểu biết sâu sắc hơn giữa lý luận với thực tiễn về chuyên ngành mà em đã chọn.

MỤC LỤC

Phần I:Một số vấn đề về tổ chức công tác kế toán tiếp nhận các nguồn kinh phí và chi

HCSN trong các đơn vị hành chính cấp huyện 3

I: Nhiệm vụ kế toán và nội dung kế toán các khoản tiếp nhận các nguồn kinh phí và chi ở đơn vị hành chính cấp huyện 3

1.Nhiệm vụ kế toán và nội dung cáckhoản tiếp nhận nguồn kinh phí ở sơn vị HCSN 3

2.Nhiệm vụ kế toán và các khoản chi ở đơn vị HCSN 5

3 Nhiệm vụ kế toánvà nội dung kế toán các khoản tiếp nhận các nguồn kinh phí và chi HCSN 7

Phần II: Tình hình tổ chức công tác kế toán tiếp nhận kinh phí và chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang 23

I: Đặc điểm và cơ cấu tổ chức 23

1 Đặc điểm 23

2.Về tổ chức kế toán 26

II Thực trạng tổ chức kế toán và các khoản chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài chính-Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang 28

Bước 1:Lập dự toán chi 28

1 Nhiệm vụ quyền hạn, quản lý của phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang 28

3 Kế toán thanh toán 41

3.1 Thanh toán tiền lươngcho cán công nhân viên bộ 41

3.2 Thanh toán BHXH 45

3.3 Thanh toán công tác phí 46

3.4 Thanh toán với người bán 47

4: kế toán quan hệ với kho bạc 48

Bước 3:Công tác quyết toán quý,quyết toán năm 58

1 ý nghĩa nguyên tắc của việc lập báo cáo quyết toán 58

Phần III: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang 60

1.Sự cần thiết phải hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài chính-Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang 60

2 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi HCSN ở phòng Kế hoạch- Tài chính- Thương mại- Khoa học huyện Ninh giang 60

Tài liệu tham khảo 63.

hành chính sự nghiệp.

Các đơn vị hành chính cấp huyện là những đơn vị hành chính thuần tuý nên không có khoản thu, mọi hoạt động của các đơn vị đều do hạn mức kinh phí Ngân sách cấp vì vậy: các đơn vị hành chính cấp huyện nói chung đều phải phải thực hiện các quy định của công tác tài chính kế toán theo một trình tự nguyên tắc thống nhất được bộ tài chính quy định cụ thể.

Để hạch toán các nguồn kinh phí do ngân sách cấp hoặc được tài trợ, viện trợ ( theo dự án ) thì loại tài khoản luôn được sử dụng để phản ảnh các khoản kinh phí được cấp như kinh phí hoạt động, kinh phí dự án.

Tài khoản sử dụng gồm có:

-Tài khoản 461: nguồn kinh phí hoạt động -Tài khoản 462: nguồn kinh phí dự án

Trong đó từng tài khoản được sử đụng như sau:

* Tài khoản 461:

- Dùng để phản ảnh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí để duy trì đảm bảo sự hoạt động theo chức năng của các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp.

Kết cấu của tài khoản 461 như sau:

Bên Nợ :

- Số kinh phí nộp lại Ngân sách nhà nước hay đơn vị cấp trên,

- Kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh phí hoạt động

- Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí hoạt động

Bên Có :

- Số kinh phí đã nhận của ngân sách hoặc đơn vị cấp trên

- Số kinh phí do hội viên đóng góp, do viện trợ, tài trợ, do bổ sung các khoản thu sự nghiệp, thu hoạt động phát sinh ở đơn vị

Số dư bên Có :

- Số kinh phí được cấp trước cho năm sau ( nếu có ).

- Nguồn kinh phí hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa được quyết toán Tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động có 3 tài khoản cấp 2 :

- Tài kkhoản 4611: Nguồn kinh phí hoạt động năm trước ; phản ánh nguồn kinh phí được cấp thuộc năm trước đã sử dụng , nhưng quyết toán chưa được duyệt y.

- Tài khoản 4612 Nguồn kinh phí hoạt động năm nay; phản ánh kinh phí thuộc năm nay bao gồm các khoản kinh phí năm trước chuyển sang, các khoản kinh phí được cấp hoặc đã thu trong năm nay.

- Cuối năm, số kinh phí đã sử dụng trong năm nếu quyết toán chưa được duyệt sẽ được chuyển sang tài khoản 4612 “ năm nay” sang tài khoản 4611 “ năm trước “ để theo dõi đến khi quyết toán được duyệt Đối với khoản kinh phí đã nhận nhưng chưa sử dụng hết được cơ quan tài chính cho phép chuyển sang năm sau thì được chuyển sang tài khoản 4613 “ năm sau “

Tài khoản 4613 “ năm sau “ : Tài khoản này sử dụng cho các đơn vị có nguồn kinh phí thuộc năm sau, bao gồm các khoản kinh phí được cấp trước cho năm sau, những khoản kinh phí chưa sử dụng hết được phép của cơ quan tài chính cho phép chuyển sang năm sau Đầu năm sau , khi mở sổ kế toán mới số kinh phí phản ảnh ở tài khoản 4613 “ năm sau “ được chuyển sang tài khoản 4612 “năm nay”.

- Nguồn kinh phí dự án sử dụng không hết phải nộp lại cơ quan cấp phát ;

- Kết chuyển số chi chương trình dự án đề tài, được quyết toán với Nguồn kinh phí của từng chương trình, dự án, đề tài tương ứng ;

- Các khoản được phép ghi giảm nguồn kinh phí

chương trình dự án (nếu có)

Tài khoản này có thể được mở theo dõi chi tiết cho năm trước, năm nay, trong trường hợp dự án đề tài tiền hành trong nhiều năm

Tài khoản 4622: Nguồn kinh phí thực hiện dự án : phản ánh nguồn kinh phí tiếp nhận để đảm bảo chi tiêu cho quá trình thực hiện các chương trình, đề tài, dự án theo nội dung ghi trong luận chứng kinh tế, kỹ thuật hoặc đề cương đã được phê duyệt

Tài khoản 4622 có thể mở 2 tài khoản cấp 3 để theo dõi chi tiết nguồn kinh phí thuộc năm trước hoặc nguồn kinh phí năm nay, trong trường hợp dự án đề tài được thực hiện trong nhiều năm và trong thời gian chờ xét duyệt báo cáo quyết toán

2 Nhiệm vụ kế toán và nội dung các khoản chi ở đơn vị hành chính sự nghiệp

Để hạch toán các khoản chi ở đơn vị hành chính sự nghiệp thì các loại tài khoản luôn được sử dụng để phản ảnh các khoản chi của các hoạt động trong đơn vị, Như chi cho hoạt động chuyên môn và bộ máy hoạt động của đơn vị, chi phí thực hiện các

chương trình dự án, đề tài, chi phí sản xuất kinh doanh, dịch vụ , chi phí thanh lý, nhượng bán vật tư, tài sản cố định

Loại tài khoản 6 Các khoản chi gồm có các tài khoản sau : -Tài khoản 631 : Chi hoạt động sản xuất kinh doanh -Tài khoản 661 : Chi hoạt động

-Tài khoản 662 : Chi dự án

Trong nội dung kế toán cụ thể của từng tài khoản cụ thể được thể hiện như sau :

*Tài khoản 631:

-Dùng để phản ánh chi phí của các hoạt động sản xuất kinh doanh,dịch vụ, hoạt đông sự nghiệp, hoạt động nghiên cứu, thí nghiệm trên cơ sở tận dụng cơ sơ vật chất kỹ thuật và năng lực lao động sẵn có để thu nhập cho đơn vị, đồng thời còn phản ánh chi

phí của các hoạt động khác ( không quy định ở tài khoản 661, TK662 ) như chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, chi phí hoạt động thuê ngoài gia công chế biến

- Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 631:

Bên Nợ :

- Các chi phí của hoạt động sản xuất kinh doanh phát sinh

- Các chi phí hoạt động khác ( chi phí thanh lý, nhượng bán tài sản cố định , )

Bên Có :

- Các khoản thu được phép ghi giảm theo quy định của chế độ tài chính : - Giá trị sản phẩm lao vụ hoàn thành nhập kho hoặc cung cấp chuyển giao cho người mua:

- Kết chuyển chi phí hoạt động khác.

Số dư bên Nợ :

- Chi phí hoạt động sảc xuất, kinh doanh dở dang - Chi phí hoạt động khác chưa được quyết toán

* Tài khoản 661:

Dùng để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên thao dự toán chi ngân sách đã dược duyệt như: Chi dùng cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy hoạt động của cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp các tổ chức xã hội , cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội quần chúng do ngân sách Nhà nước cấp hoặc do các nguồn tài trợ, thu hội phí đảm bảo

- Kết cấu nội dung phản ảnh :

Bên Nợ :

- Chi hoạt động phát sinh ở đơn vị

- Tổng hợp chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc

Bên Có :

- Các khoản được phép ghi giảm chi và các khoản chi không được duyệt y.

- Kết chuyển chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt y.

Số dư bên Nợ :

Các khoản chi hoạt động được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt y * Tài khoản 662 :

Được phản ảnh số chii quản lý, thực hiện chương trình dự án, đề tài ở đơn vị bằng nguồn kinh phí chương trình, dự án, đề tài

3 Nhiệm vụ kế toán và nội dung kế toán các khoản tiếp nhận các nguồn kinhphí và Chi hành chính ở đơn vị cấp huyện

Các đơn vị hành chính cấp huyện là những đơn vị nằm trong hệ thống các đơn vị hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động ngân sách cả các đơn vị dự toán, các ngành kinh tế ở huyện Báo cáo cho UBND huyện nắm được mọi hoạt động thu chi của các xã, các đơn vị trong toàn huyện về thu chi ngân sách huyện Ngoài ra phòng các đơn vị hành chính cấp huyện là một đơn vị hành chính sự nghệp thuần tuý nên không có các khoản thu mọi hoạt động chi tiêu của các đơn vị đều do hạn mức kinh phí ngân sách cấp Việc thu đủ , chi đủ Phản ánh kịp thời đúng tính chất , đúng mục đích đảm bảo đúng luật ngân sách Nhà nước mới ban hành , việc lập , chấp hành quyết toán ngân sách hàng tháng, hàng quý, năm đảm bảo làm việc có hiệu quả hơn, tiết kiệm được cho ngân sách nhà nước và hoạt động chi tiêu tại các đơn vị

Kế toán nguồn kinh phí hoạt động, Các đơn vị hành chính cấp huyện đã sử dụng các loại tài khoản và nghiệp vụ hạch toán như sau

a, Tài khoản 461 :

Kế toán sử dụng tài khoản để phản ảnh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp.

Kết cấu của tài khoản 461 như sau :

Bên Nợ :

- Số kinh phí nộp lại Ngân sách nhà nước hay đơn vị cấp trên,

- Kết chuyển nguồn kinh phí hoạt động đã được duyệt quyết toán với nguồn kinh

- Số kinh phí do hội viên đóng góp, do viện trrợ, tài trợ, do bổ sung các khoản thu sự nghiệp, thu hoạt động phát sinh ở đơn vị

Số dư bên Có :

- Số kinh phí được cấp trước cho năm sau ( nếu có ).

- Nguồn kinh phí hiện còn hoặc đã chi nhưng chưa dược quyết toán Tài khoản 461- Nguồn kinh phí hoạt động có 3 tài khoản cấp 2 : - Tài khoản 4611: “năm trước “

- Tài khoản 4612: “ năm nay “ - Tài khoản 4613: “ năm sau “

*Tài khoản 008 :”hạn mức kinh phí”dùng để phản ánh nguồn kinh phí hoạt động

được ngân sách nhà nước duyệt cấp và chuyển qua kho bạc nhà nước quản lý Kết cấu tài khoản này như sau:

Kinh phí hạn mức hiện còn ở đơn vị -Tài khoản này có 3 tài khoản cấp 2:

- TK 0081: “ Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách trung ương” - TK 0082: “ Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách Tỉnh “ - TK 0083: “Hạn mức kinh phí thuộc ngân sách Huyện “ Cách ghi tài khoản này là ghi đơn

* Phương pháp kế toán và một số nghiệp vụ chủ yếu :

1 Nhận kinh phí hoạt động được cấp bằng hiện vật, hoặc bằng tiền, ghi : Nợ TK 111 , 112 , 152 , 155

Có TK 461 - Nguồn kinh phí hoạt động

2 Nhận kinh phí hoạt động do cơ quan tài chính hoặc cấp trên cấp và chuyển thanh toán trực tiếp cho người bán hàng, người cung cấp lao vụ, dịch vụ ghi ;

Có TK 466 Nguồn kinh phí đã hình thành tài sản cố định

4 Trường hợp đơn vị được cơ quan tài chính hoặc cấp trên cấp kinh phí hoạt động bằng hạn mức kinh phí :

4.1 Khi nhận được thông báo hoặc giấy báo phân phối hạn mức kinh phí; ghi Nợ TK 008 “ Hạn mức kinh phí “

4.2 Rút hạn mức kinh phí để chi, ghi :

Nợ TK 111 Tiền mặt ( Nếu rút bằng tiền mặt về quỹ ) Nợ Tk152 “ Vật liệu, dụng cụ ( Mua vật liệu nhập kho )

Nợ TK 331 Các khoản phải trả ( rút hạn mức trả cho người cung cấp ) Nợ TK 661 Chi hoạt động ( chi trực tiếp )

Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Đồng thời ghi :

Có TK 008 “ Hạn mức kinh phí “

5 Thu hội phí, thu đóng góp hoặc tài trợ, viện trợ, biếu tặng của các hội viên, các tổ chức, cơ quan ghi :

Nợ TK 111 “Tiền mặt”

Nợ TK 112” Tiền gửi ngân hàng, kho bạc “ Nợ Tk152,155

Có TK 461 Nguồn kinh phhí hoạt động

6 Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ các khoản chênh lệch ghi ; Nợ TK 421 Chênh lệch chưa sử lý

Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động

7 Bổ sung nguồn kinh phí hoạt động từ kết quả hoạt động sự nghiệp, theo quy chế của bộ tài chính kế toán ghi :

Nợ TK 511 Các khoản thu

Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động

8 Căn cứ báo cáo của đơn vị cấp dưới, căn cứ số hạn mức kinh phí thực rút, các khoản nhận viện trợ, các khoản thu khác bổ sung kinh phí hoạt động của các đơn vị cấp dưới, kế toán cấp trên ghi ;

Nợ TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới ( chi tiết kinh phí hoạt động ) Có TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động

9 Cuối kỳ kế toán căn cứ vào số chi hoạt động của đơn vị cấp dưới được đơn vị cấp trên duyệt y, Kế toán cấp trên ghi :

Nợ TK 661 Chi hoạt động

Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới ( Chi tiết kinh phí hoạt động ) 10 Trường hợp cuối niên độ kế toán, theo chế độ bộ tài chính quy định, nếu đơn vị phải nộp lại số kinh phí sử dụng không hết, khi nộp lại kinh phí ghi :

Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Có TK 111 Tiền mặt

Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng , Kho bạc

11 Cuối niên độ kế toán chi hoạt động chưa được quyết toán với Nguồn kinh phí hoạt động thì nguồn kinh phí hoạt động được kết chuyển từ ” năm nay” sang “ năm trước “, ghi :

Nợ TK 4612 Năm nay

Có TK 461 Năm trước

12 Kết chuyển chi hoạt động vào nguồn kinh phí hoạt động khi báo cáo quyết toán năm được duyệt ghi :

Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động ( 4611) Có TK 661 ( 6611)

13 Nguồn kinh phí hoạt động của năm trước được xác định còn thừa khi xét duyệt báo cáo quyết toán năm, được chuyển thành nguồn kinh phí hoạt độnh năm nay, ghi:

Nợ TK 4611 Năm trước Có TK 4612 Năm nay

14 Đầu năm sau, chuyển số kinh phí đã cấp trước cho năm sau thành nguồn kinh phí năm nay, ghi :

Nợ TK 4613 Năm sau

Kế toán chi hành chính sự nghiệp đảm nhiệm hầu hết các nhiệm vụ Để hạch toán các khoản chi hành chính sự nghiệp phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang dẫ sử dụng các loại tài khoản hạch toán và nghiệp vụ như sau :

b, Tài khoản 661 :

Kế toán sử dụng tài khoản 611 “chi hoạt động “ để phản ánh các khoản chi mang tính chất hoạt động thường xuyên thao dự toán chi ngân sách đã dược duyệt như : Chi dùng cho công tác nghiệp vụ , chuyên môn và bộ máy hoạt động của cơ quan nhà nước , các đơn vị sự nghiệp các tổ chức xã hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội quần chuíng do ngân sách Nhà nước cấp hoặc do các nguồn tài trợ, thu hội phí đảm bảo.

Cụ thể kế toán chi hành chính sự nghiệp đã sử dụng tài khoản 661 để chi cho các hoạt động như : Mua sắn TSCĐ , Thanh toán tiền lương cho cán bộ công nhân viên, Thanh toán BHXH, Thanh toán công tác phí, Thanh toán với người bán về; Văn phòng phẩm

- Kết cấu nội dung phản ảnh tài khoản 661:

Bên Nợ :

- Chi hoạt động phát sinh ở đơn vị

- Tổng hợp chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc

Bên Có :

- Các khoản được phép ghi giảm chi và các khoản chi không được duuyệt y - Kết chuyển chi hoạt động với nguồn kinh phí khi báo cáo quyết toán được duyệt y.

Số dư bên Nợ :

Các khoản chi hoạt động được quyết toán hoặc quyết toán chưa được duyệt y Tài khoản : 661 chi hoạt động có 3 tài khỏan cấp 2.

- Tài khoản : 6611 “ năm trước “ - Tài khoản : 6612 “ năm nay “ - Tài khoản : 6613 “ năm sau “

* Phương pháp kế toán và một số nghiệp vụ chủ yếu :

Nợ TK 661 Chi hoạt động

Có TK 332 Các khoản phải nộp theo lương ( 3321, 3322 )

4 Phải trả các khoản Điện, Nước, Điện thoại, Bưu phí đơn vị đã sử dụng nhưng chưa thanh toán ( căn cứ vào hóa đơn bên cung cấp dịch vụ ), ghi :

7 Trường hợp mua TSCĐ bằng kinh phí hoạt động hàng năm, các nghiệp vụ kinh tế liên quan được ghi như sau :

Khi mua TSCĐ đã hoàn thành đưa vào sử dụng, ghi :

8 Các đơn vị toán cấp trên tổng hợp số chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc trên cơ sở báo cáo quyết toán của các đơn vị và quyết toán toàn bộ số chi với nguồn kinh phí

a Tổng hợp ssố chi của đơn vị cấp dưới, ghi

Nợ TK 661 Chi hoạt động

Có TK 341 Kinh phí cấp cho cấp dưới ( chi tiết loại hoạt động ) b Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động của cấp trên được duyệt, ghi :

Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động Có Tk 661 Chi hoạt động

9 Cuối năm nếu quyết toán chưa được duyệt, kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt động năm trước kế toán , ghi :

Nợ TK 6611 “Năm trước “ Có TK 6612 “Năm nay “

10 Những khoản chi không đúng chế độ, quá tiêu chuẩn định mức, không được duyệt y phải thu hồi hoặc chuyển xử lý, ghi :

Nợ TK 311 Các khoản phải thu (3118) Có TK 661 Chi hoạt động (6611)

11 Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi vào nguồn kinh phí kế toán ,ghi :

Nợ TK 461 Nguồn kinh phí hoạt động ( 4611) Có TK 661 Chi hoạt động ( 6611) * Sơ đồ kế toán chi hành chính ( Sơ đồ 2 : )

* Sơ đồ kế toán chi nghiệp vụ ( sơ đồ 3 : ) * Sơ đồ kế toán chi đột xuất ( sơ đồ 4 : )

* Sơ đồ kế toán chi mua sắm TSCĐ ( sơ đồ 5 : )

Sơ đồ 2

Sơ đồ 3

Sơ đồ 4

Sơ đồ 5

c Tài khoản 334 : Thanh toán tiền lương.

Kế toán sử dụng TK 334 “ Phải trả viên chức “ : Tài khoản này dùng để phản ảnh tình hình phản ảnh với viên chức, công chức trong đơn vị hành chính sự nghiệp về tiền lương và các khoản phải trả khác Tài khoản này dùng để phản ảnh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong bệnh viện, trường học trại an dưỡng như : Bệnh nhân , trại viên , học viên về các khoản học bổng , sinh hoạt phí Các khoản chi thanh toán trên tài khoản này được chi tiết theo mục lục chi ngân sách Nhà nước

Kết cấu và nội dung ghi chép tài khoản này như sau :

* Tài khoản 334 chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

-Tài khoản 3341: phải trả viên chức nhà nước phản ánh tình hình thanh toán với công chức viên chức trong đơn vị về các khoản tiền lương, phụ cấp và các khoản phải trả khác.

-Tài khoản 3348: Phải trả cho các đối tượng khác :phản ánh tình hình thanh toán với các đối tượng khác trong đơn vị ngoài số viên chức nhà nước về các khoản như: Học bổng , học phí trả cho sinh viên, học sinh, tiền trợ cấp thanh toán với các đối tượng hưởng chính sách chế độ.

* Phương pháp hạch toán và một số nghiệp vụ chủ yếu

1 Tính tiền lương, học bổng, sinh hoạt phí phải trả cho cán bộ, viên chức, học sinh, trong kỳ ghi: Nợ TK 631 Chi hoạt động sản xuất kinh doanh

Có TK 111 Tiền mặt (trả tại đơn vị )

Có TK 112 Tiền gửi ngân hàng, kho bạc ( kho bạc chi trả trực tiếp) 3 Các khoản tạm ứng bồi thường được khấu trừ vào lương sinh hoạt phí, học bổng, ghi:

Nợ TK 334 Phải trả viên chức Có TK 312 Tạm ứng

Có TK 311(3118) Các khoản phải thu

4 Khi có quyết định trích quỹ cơ quan để thưởng cho viên chức và các đối tượng

-Cuối kỳ , sau khi chi trả , kết chuyển số chi trả thực tế vào chi phí hoạt động , ghi: Nợ TK 661 Chi hoạt động

Có TK 334 Phải trả viên chức ( 3348 Phải trả các đối tượng khác)

Sơ đồ 6 :

Sơ đồ 7

PHẦN II

TÌNH HÌNH TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIẾP NHẬN KINH PHÍ VÀCHI HCSN Ở PHÒNG PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍNH - THƯƠNG MẠI

KHOA HỌC HUYỆN NINH GIANG

I ĐẶC ĐIỂM VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC

1 ĐẶC ĐIỂM

Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang là đơn vị quản lý ngân sách chức năng là tham mưu cho UBND huyện về thu chi ngân sách trong địa bàn huyện Chịu sự chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra về chuyên môn nghiệp vụ của ( 4 sở )

Phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang có nhiệm vụ giám sát mọi hoạt động ngân sách các đơn vị dự toán, các ngành kinh tế ở huyện Báo cáo cho UBND huyện nắm được mọi hoạt động thu chi của các xã, các đơn vị trong toàn huyện về thu chi ngân sách huyện Việc thu đủ, chi đủ, kịp thời đúng tính chất đúng mục đích, đảm bảo đúng luật ngân sách Nhà nước mới ban hành, giúp chi việc lập chấp hành , quyết toán ngân sách hàng tháng, hàng quý, hàng năm của phòng làm việc có hiệu hơn, đẩm bảo tiết kiệm được cho ngân sách Nhà nước và hoạt động chi tiêu tại phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang

Hiện nay hình thức tổ chức công tác kế toán tại phòng Kế hoạch Tài chính -Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.

- Theo mô hình này phòng thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê ở đơn vị.

*Sơ đồ tổ chức công tác kế toán ở đơn vị, Sơ đồ 8

Hình thức sổ kế toán mà phòng hiện đang áp dụng là hình thức hạch toán kế toán “ Nhật ký - Sổ cái”.

*Sơ đồ hình thức sổ kế toán” Nhật ký - Sổ cái”:Sơ đồ 9

Sơ đồ 8

2.VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN

Bộ phận kế toán ở phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huỵện Ninh giang được tổ chức gồm có :

- Kế toán trưởng : Phụ trách về nghiệp vụ và quản lý công tác kế toán chung

- Kế toán tổng hợp thu : Kế toán theo dõi kinh phí uỷ quyền - Kế toán tổng hợp chi

- Kế toán dự toán của phòng :

Gồm : Kế toán phụ trách các đơn vị quản lý các đơn vị QLNN , HCSN ,

II THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN VÀ CÁC KHOẢN CHI HÀNH CHÍNH SỰ

NGHIỆP Ở PHÒNG KẾ HOẠCH - TÀI CHÍH - THƯƠNG MẠI - KHOA HỌC HUYỆN NINH GIANG.

Phòng Tài chính - Kế hoạch (TC-KH) huyện Ninh Giang là một đơn vị hành chính sự nghiệp thuần tuý nên không có khoản thu Mọi hoạt động chi tiêu của phòng TC-KH huyện Ninh Giang đều do hạn mức kinh phí Ngân sách cấp Vì vậy, phòng TC-KH huyện cũng phải thực hiện các quy định của công tác tài chính kế toán theo một trình tự, nguyên tắc thống nhất được Bộ tài chính quy định cụ thể là :

BƯỚC 1 : LẬP DỰ TOÁN CHI

1 Nhiệm vụ quyền hạn, quản lý của phòng tài chính - kế hoạch huyện NinhGiang.

Phòng TC-KH huyện Ninh Giang có nhiệm vụ rất lớn trong việc quản lý thu, chi ngân sách huyện, ngân sách xã, kinh phí uỷ quyền Thu chi các phòng ban trực thuộc uỷ ban nhân dân huyện cấp phát trực tiếp đến từng đơn vị Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Ninh Giang có nhiệm vụ

Tổ chức việc lập dự toán thu chi ngân sách huyện, ngân sách xã.

Tổ chức thực hiện dự toán thu chi ngân sách được giao nộp đầy đủ, đúng hạn các khoản nộp ngân sách theo quy định của pháp luật chi đúng chế độ, đúng mục đích, đúng đối tượng và tiết kiệm.

Hướng dẫn việc kiểm tra việc thực hiện thu chi ngân sách của các đơn vị trực thuộc Quản lý sử dụng tài sản của nhà nước tại đơn vị theo đúng mục đích, đúng chế độ có hiệu quả.

Chấp hành đúng chế độ kế toán thống kê của Nhà nước, báo cáo tình hình thực hiện ngân sách và quyết toán ngân sách theo đúng chế độ quy định.

Vì trong khoảng thời gian có hạn nên em không thể đi sâu nghiên cứu hết nhiệm vụ quyền hạn quản lý dự toán của phòng TC-KH huyện Ninh Giang mà trong phạm vi của báo cáo tốt nghiệp này em chỉ đề cập đến tình hình lập, chấp hành và quyết toán chi của phòng Kế hoạch - Tài chính - Thương mại - Khoa học huyện Ninh giang.

2 Căn cứ lập :

Căn cứ vào nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội và bảo đảm quốc phòng - an ninh, chỉ tiêu, nhiệm vụ cụ thể của năm kế hoạch và những chỉ tiêu phản ánh quy mô, nhiệm vụ đặc điểm hoạt động, điều kiện kinh tế - xã hội… do cơ quan có thẩm quyền thông báo đối với đơn vị.

Căn cứ vào các luật, pháp luật thuế, chế độ thu, chế độ, tiêu chuẩn, định mức chi ngân sách do cấp có thẩm quyền quy định, các chế độ, chính sách hiện hành làm cơ sở

Tình hình thực hiện dự toán ngân sách các năm trước.

3 Yêu cầu đối với lập dự toán.

Dự toán ngân sách của phòng TC-KH phải phản ánh đầy đủ các khoản thu, chi theo đúng chế độ, tiêu chuẩn định mức do cơ quan có thẩm quyền ban hành.

Dự toán ngân sách của phòng TC-KH phải lập theo đúng mẫu biểu, đúng thời gian theo quy định của luật ngân sách Nhà nước và phải lập chi tiết theo mục lục ngân sách Nhà nước.

Dự toán ngân sách cấp huyện phải tổng hợp theo từng lĩnh vực thu, chi theo địa bàn xã, chi đầu tư phát triển.

Báo cáo dự toán ngân sách phải kèm theo bản thuyết minh chi tiết các cơ sở, căn cứ tính toán.

Dự toán ngân sách năm trong thời kỳ ổn định đối với dự toán ngân sách cấp huyện phải cân bằng giữa thu và chi.

4 Các bước lập.

Bước 1 : Công tác chuẩn bị.

Xin ý kiến của thủ trưởng đơn vị về nhiệm vụ công tác trong năm kế hoạch Lấy ý kiến của các tổ công tác để nắm được nhu cầu cần thiết cho năm kế hoạch Tính toán tình hình thực hiện năm báo cáo và sơ bộ về tình hình năm kế hoạch.

Bước 2 :

Phòng TC-KH xem xét dự toán ngân sách của các đơn vị trực thuộc huyện, dự toán thu do cơ quan thuế lập, dự toán thi, chi ngân sách của các xã, lập dự toán thu ngân sách Nhà nước trên địa bàn huyện, dự toán thu chi ngân sách huyện (gồm : Dự toán ngân sách các xã và dự toán ngân sách cấp huyện), dự toán các khoản kinh phí uỷ quyền (nếu có) trình hội đồng nhân dân huyện xem xét báo cáo uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương, đồng

thời trình Sở Tài chính Vật giá, Sở Kế hoạch và Đầu tư (phần dự toán ngân sách theo lĩnh vực, dự toán chi đầu tư xây dựng cơ bản sơ quản lý ngành, lĩnh vực (phần dự toán chi chương trình quốc gia).

5 Các lập một số mục chủ yếu

Do dự toán thu năm 2002 của huyện Ninh Giang do chi cục thuế lập Nên phòng TC - KH huyện Ninh Giang lập dự toán chi.

Dự toán chi lập xong trình lãnh đạo xét duyệt + 1 bản gửi Sở Tài chính

+ 1 bản gửi Hội đồng nhân dân huyện + 1 bản gửi Uỷ ban nhân dân huyện

Dự toán cấp huyện khi trình Hội đồng nhân dân huyện phải kèm theo các tài liệu sau.

Báo cáo tình hình thực hiện Ngân sách huyện năm trước, phương hướng nhiệm vụ, mục tiêu, căn cứ xây dựng dự toán ngân sách và biện pháp thực hiện dự toán ngân sách.

Danh mục các công trình xây dựng kết cấu hạ tầng kinh tế - xã hội Phương án phụ thu và sự dụng phụ thu

Phương án huy động và sự dụng khoản đóng góp của các tổ chức cá nhân để đầu tư xây dựng công trình xây dựng kết cấu hạ tầng

Các tài liệu khác nhằm thuyết minh rõ dự toán thu chi ngân sách huyện

Nội dung của dự toán chi riêng phòng TC - KH huyện Ninh Giang năm 2002 như sau: