ch 5: DỰ TOÁN NGÂN SÁCH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN • Yêu cầu: - Khái toán cho tổng quát chi phí cho dự án (trực tiếp, gián tiếp) + Dưới lên (vi mô) + Trên xuống (vĩ mô) - Cân đối ngân sách (huy động, giám soát) 1 KHÁI NIỆM, TÁC DỤNG Khái niệm: Dự toán Ngân sách Là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho hoạt động dự án nhằm đảm bảo thực tốt mục tiêu chi phí, chất lượng tiến độ DA Tác dụng: - Cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu tổ chức - Đánh giá dự toán chi phí dự án, - Xác định chi phí cho công việc tổng chi phí - Cơ sở đạo quản lý tiến độ chi tiêu DA - Thuận tiện đạo báo cáo tiến độ • Phân loại dự toán NS DA: Căn vào tính chất: + NS dự án: Kế hoạch thu, chi nhiều DA, chi tiết theo khoản mục công việc DA + NS hoạt động không theo DA: NS hoạt động thu, chi phòng chức năng, hoạt động bình thường khác Căn vào thời gian: NS dài hạn, NS ngắn hạn Đặc điểm NS DA: • • • • • • • • Dự toán NS DA phức tạp dự toán NS cho công việc thường xuyên có nhiều nhân tố tác động, công việc lập lại , NS thường xuyên lập năm tháng NS dự án hoạt đông có kỳ hạn, khuôn khổ thời gian không gắn với năm tài NS dự tính, dựa liệu thu thập NS DA dựa vào phạm vi tiêu chuẩn hành DA duyệt Có tính linh hoạt, điều chỉnh Nhất trượt giá Thay đổi lịch trình thay đổi Xác lập tiêu chuẩn hoàn thành cho công việc, văn hóa giả thiết lập dự án 2 PHƯƠNG PHÁP DTNS từ cao xuống thấp DTNS từ lên Phương pháp kết hợp Theo dự án (từng công việc, trực tiếp, gián tiếp, năm vòng đời dự án) Theo khoản mục chi phí dự án ( lương, nguyên liệu, điện nước ) Qúa trình Dự toán NS từ xuống Thứ tự thực Cấp bậc quản lý Nội dung chuẩn bị ngân sách cấp Nhà quản lý cấp cao Ngân sách dài hạn, dựa trên: mục tiêu, sách, điều kiện nguồn lực Nhà quản lý chức Xây dựng trung hạn, ngắn hạn Nhà quản lý dự án Toàn Chi tiết tác vụ dự án Quá trình Lập NS từ lên Các bước thực Cấp bậc quản lý Nội dung cấp Nhà quản lý cấp cao Xây dựng khung, xác định mục tiêu, lựa chọn DA 2a Nhà quản lý chức XD NS trung hạn, ngắn hạn 2b Nhà quản lý dự án XD NS phận, công việc, chi phí nhân công, Ng vật liệu Nhà quản lý cấp cao Tổng hợp điều chỉnh, phê duyệt NS dài hạn KHÁI TOÁN VÀ DỰ TOÁN CHI PHÍ Khái toán loại chi phí công việc Dự toán chi phí công việc dự án Quan hệ ước tính dự toán chi phí công việc Xác định tổng dự toán Khái toán loại chi phí công việc Khái toán (ước tính) chi phí công việc a Các loại chi phí Chi phí trực tiếp Là loại chi phí xác định cụ thể, trực tiếp cho công việc, dự án Là chi phí dể dự toán, kiểm soát quản lý chi phí gián tiếp Ex: Tiền lương trực tiếp, vật tư, thiết bị loại chi phí khác liên quan trực tiếp đến công việc dự án Chi phí gián tiếp Là loại chi phí không tính trực tiếp cho dự án, bao gồm: Phí phân bổ cấp trên, marketing, lương hành chính, thư ký, bảo hiểm, y tế Chi phí liên quan đến thời gian (loại chi phí tăng, giảm): Thuê thiết bị tăng thêm để kéo dài thời gian công việc, điện, nước, chi phí nhân công tăng để rút thời gian b Các phương pháp ước tính (khái toán) - Ước tính trừ xuống: Ít tốn kém, không xác - Mô hình hóa: Tương đối xác - Ước tính từ lên: Tính xác phụ thuộc quy mô công việc - Các công cụ máy tính 2 Dự toán chi phí công việc dự án a Dự toán chi phí việc xác định chi phí chi tiết vào hệ thống công việc, khoản mục, chi tiết nguyên vật liệu cần sử dụng cho dự án b Dự toán chi phí thực bước công việc sau hoàn thành: Thiết kế dự án Phạm vi công việc Chi tiết hóa công việc Định mức chi phí tiền công, máy Quan hệ ước tính dự toán chi phí công việc H1 Ước tính dự toán chi phí Mức độ xác ước tính tăng từ mức sai lệch lớn 25% đến thấp 0% Trong công tác quản lý chi phí chuyển từ giai đoạn dự toán, sử dụng thông tin khứ sang Khái toán Dự toán (số liệu khứ) (Số liệu tại) Chi phí Độ xác CP’ ước tính gia ước tính tăng 25% Xác định ý tưởng 10% Giai đoạn phát triển 5% Giai đoạn thực 0% Giai đoạn kết thúc Xác định tổng dự toán Trên sở kỹ thuật phân tách công việc (WBS) sơ đồ mạng tổng mức dự toán dự án xác định theo bước sau: Xác định tổng chi phí trực tiếp cho công việc hạng mục Dự toán quy mô loại chi phí Tổng hợp dự toán kinh phí Vai trò Chủ dự án kế toán dự án có kế hoạch chủ động tìm kiếm kinh phí để sử dụng hiệu nguồn vốn Lập dự toán ngân sách theo công việc Công việc CP dự toán Chi Tiết ngân sách theo tháng 30 50 (Tr đồng) A 80 B 120 55 65 C 200 80 100 D 150 E 40 Tổng 590 20 110 40 40 30 50 135 165 130 80 QUAN HỆ ĐÁNH ĐỔI GIỮA THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ Kế hoạch chi phí cực tiểu: Là phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực công việc lựa chọn, cho chi phí tăng thêm cực tiểu; đó, giảm tổng chi phí rút ngắn hợp lý độ dài thời gian thực dự án Một số khái niệm: Thời gian chi phí bình thường: Các công việc dự án mức bình thường, theo kế hoạch Thời gian chi phí đẩy nhanh: Là phương án có tổng thời gian thực ngắn chi phí lớn Các bước thực kế hoạch chi phí cực tiểu Xây dựng sơ đồ PERT/CPM tìm đường găng cho phương án bình thường Tính tổng chi phí dự án (Phương án bình thường) Xây dựng phương án đẩy nhanh tính tổng chi phí PA đẩy nhanh Thiết lập phương án điều chỉnh có chi phí tăng cực tiểu thời gian rút ngắn so với phương án thường Xác lập phương án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu) phù hợp Ví dụ  Một dự án K có thời gian chi phí thực công việc theo phương án bình thường bảng bên Chi phí gián tiếp 10 triệu đ/tuần •    Yêu cầu: Lập sơ đồ PERT/CPM thực dự án Vẽ đường găng nối kiện Hãy xác định phương án thực tối ưu (cực tiểu) Công Công việc trước Phương án bình thường Phương án đẩy nhanh Việc Thời gian Chi phí TT Thời gian Chi phí TT (Tuần) (1 tr đồng) (Tuần) (1 tr đồng) A - 10 50 71 B - 17 41 C A 90 105 D B 80 100 E C 50 77 F C, E 40 56 G C, E 120 140 H D, G 40 55 I D, G 60 93 k F,I 50 68 Tổng 597 806 • • • H1 Sơ đồ PERT DA (Chương trình bình thường) H1 Đường găng kiện: 1-2-4-5-6-7 chiều dài 39 tuần, Tổng chi phí 597 triệu Anh chị tìm kế hoạch chi phí cực tiểu? H1 Sơ đồ PERT/CPM dự án K F (6) ) C (8 A (10) K (6) E (8) G (8) I (7) B (6) H (3) D (9) QUẢN LÝ CHI PHÍ Phân tích: Nhà quản trị, chủ đầu tư, chủ thầu cần biết phân tích dòng chi phí DA để tìm kiếm huy động đủ nguồn lực tài DA Kiểm soát chi phí Nắm soát tiến độ giải ngân, thay đổi kế hoạch vốn, điều chỉnh… THE END [...]... 25% Xác định ý tưởng 10% Giai đoạn phát triển 5% Giai đoạn thực hiện 0% Giai đoạn kết thúc 4 Xác định tổng dự toán Trên cơ sở kỹ thuật phân tách công việc (WBS) và sơ đồ mạng tổng mức dự toán của dự án được xác định theo các bước sau: 1 Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và các hạng mục 2 Dự toán quy mô các loại chi phí 3 Tổng hợp dự toán kinh phí Vai trò của Chủ dự án và kế toán dự án. .. Chủ dự án và kế toán dự án có kế hoạch chủ động tìm kiếm kinh phí để sử dụng hiệu nguồn vốn Lập dự toán ngân sách theo công việc Công việc CP dự toán Chi Tiết ngân sách theo tháng 1 2 3 4 5 6 30 50 (Tr đồng) A 80 B 120 55 65 C 200 80 100 D 150 E 40 Tổng 59 0 20 110 40 40 30 50 1 35 1 65 130 80 4 QUAN HỆ ĐÁNH ĐỔI GIỮA THỜI GIAN VÀ CHI PHÍ 1 Kế hoạch chi phí cực tiểu: Là phương pháp đẩy nhanh tiến độ thực... dự án Vẽ đường găng nối các sự kiện Hãy xác định phương án thực hiện tối ưu (cực tiểu) Công Công việc trước Phương án bình thường Phương án đẩy nhanh Việc Thời gian Chi phí TT Thời gian Chi phí TT (Tuần) (1 tr đồng) (Tuần) (1 tr đồng) A - 10 50 7 71 B - 6 17 2 41 C A 8 90 5 1 05 D B 9 80 8 100 E C 8 50 5 77 F C, E 6 40 4 56 G C, E 8 120 6 140 H D, G 3 40 2 55 I D, G 7 60 4 93 k F,I 6 50 5 68 Tổng 59 7... thành: 1 Thiết kế dự án 2 Phạm vi công việc 3 Chi tiết hóa công việc 4 Định mức chi phí tiền công, giờ máy 3 Quan hệ giữa ước tính và dự toán chi phí công việc H1 Ước tính và dự toán chi phí Mức độ chính xác của ước tính sẽ tăng từ mức sai lệch lớn 25% đến thấp nhất 0% Trong khi đó công tác quản lý chi phí chuyển từ giai đoạn dự toán, sử dụng thông tin quá khứ sang hiện tại Khái toán Dự toán (số liệu quá... hợp lý độ dài thời gian thực hiện dự án Một số khái niệm: Thời gian và chi phí bình thường: Các công việc dự án ở mức bình thường, theo kế hoạch Thời gian và chi phí đẩy nhanh: Là phương án có tổng thời gian thực hiện ngắn nhất và chi phí lớn nhất Các bước thực hiện kế hoạch chi phí cực tiểu 1 Xây dựng sơ đồ PERT/CPM và tìm đường găng cho phương án bình thường 2 Tính tổng chi phí dự án (Phương án bình... tính (khái toán) - Ước tính trừ trên xuống: Ít tốn kém, không chính xác - Mô hình hóa: Tương đối chính xác - Ước tính từ dưới lên: Tính chính xác phụ thuộc quy mô từng công việc - Các công cụ máy tính 2 Dự toán chi phí công việc dự án a Dự toán chi phí là việc xác định chi phí chi tiết căn cứ vào hệ thống công việc, khoản mục, các chi tiết nguyên vật liệu cần sử dụng cho dự án b Dự toán chi phí được... (Phương án bình thường) 3 Xây dựng phương án đẩy nhanh và tính tổng chi phí của PA đẩy nhanh 4 Thiết lập phương án điều chỉnh có chi phí tăng cực tiểu và thời gian rút ngắn so với phương án thường 5 Xác lập phương án điều chỉnh (kế hoạch chi phí cực tiểu) phù hợp Ví dụ  Một dự án K có thời gian và chi phí thực hiện các công việc theo phương án bình thường như bảng bên Chi phí gián tiếp 10 triệu đ/tuần... k F,I 6 50 5 68 Tổng 59 7 806 • • • H1 Sơ đồ PERT của DA (Chương trình bình thường) H1 Đường găng sự kiện: 1-2-4 -5- 6-7 chiều dài 39 tuần, Tổng chi phí 59 7 triệu Anh chị hãy tìm kế hoạch chi phí cực tiểu? H1 Sơ đồ PERT/CPM của dự án K F (6) 2 4 ) C (8 6 A (10) K (6) E (8) G (8) I (7) 1 7 B (6) H (3) 5 3 D (9) 3 QUẢN LÝ CHI PHÍ 1 Phân tích: Nhà quản trị, chủ đầu tư, chủ thầu cần biết phân tích các dòng ... Nhà quản lý dự án Toàn Chi tiết tác vụ dự án Quá trình Lập NS từ lên Các bước thực Cấp bậc quản lý Nội dung cấp Nhà quản lý cấp cao Xây dựng khung, xác định mục tiêu, lựa chọn DA 2a Nhà quản lý. .. công việc Công việc CP dự toán Chi Tiết ngân sách theo tháng 30 50 (Tr đồng) A 80 B 120 55 65 C 200 80 100 D 150 E 40 Tổng 59 0 20 110 40 40 30 50 1 35 1 65 130 80 QUAN HỆ ĐÁNH ĐỔI GIỮA THỜI GIAN... công việc hạng mục Dự toán quy mô loại chi phí Tổng hợp dự toán kinh phí Vai trò Chủ dự án kế toán dự án có kế hoạch chủ động tìm kiếm kinh phí để sử dụng hiệu nguồn vốn Lập dự toán ngân sách theo