Chương XÂY DỰNG KẾ HOẠCH THỰC HIỆN, LẬP KẾ HOẠCH, DỰ ĐOÁN VÀ PHÂN BỔ NGUỒN LỰC Eric Verzuh • Yêu cầu: Xây dựng kế hoạch tối ưu cho Dự án Ie: Tập trung vào bước XDKH Đặt vấn đề? Điều tuyệt diệu đêm nhạc Rock trình diễn đậm đà sắc thái phong cách diễn viên múa Và để có điều họ tập thời gian định để đạt đến trình độ hoàn thiện thế! Một dự án nổ lực mang tính tạm thời nhằm tạo sản phẩm độc nhất! Nhóm dự án họ có hội để thực tập họ có trình diễn điều tốt họ đạt mục đích từ lần đầu!  Đêm nhạc Rock có biên đạo múa thực việc biên đạo luyện tập cho vũ công!  Nhà quản lý dự án phải dựa vào kế hoạch hành động cụ thể để biên đạo cho nhóm! Các kế hoạch hình thành tảng cho dự đoán, cân đối, giao tiếp, quản lý phạm vi nhiều chức quản lý dự án khác! Xây dựng kế hoạch chi tiết, cần giải số câu hỏi? Chính xác công việc hoàn thành dự án? Các kỹ cần thiết cho công việc? Ai phân công cụ thể cho công việc? Mỗi dự án cần ngày cần nổ lực chi phí bao nhiêu? Tác nghiệp cần theo trình tự định hay không? Quy mô nhóm dự án?  Những vấn đề xử lý lược đồ mạng lưới, biểu đồ Gantt, bảng tính toán nguồn lực, cấu trúc phân tích công việc LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Khái niệm Lập kế hoạch dự án việc xác định phân bổ công việc dự án theo trình tự logic, qui định rõ công việc cụ thể cần thực hiện, nguồn lực thời gian cần thiết để hoàn thành mục tiêu xác định dự án Vị trí Lập kế hoạch tiến hành chi tiết hóa mục tiêu dự án thành công việc cụ thể hoạch định chương trình biện pháp để thực công việc Là bước khởi đầu cho giai đoạn thực dự án Có ý nghĩa quan trọng định việc biến dự án thành thực QUÁ TRÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI TIẾT MÔ HÌNH HOẠCH ĐỊNH CHI TIẾT Từ định nghĩa dự án Các quy tắc dự án Hoạch định Phạm vi Tiền hoạch định quản lí rủi ro: Bước 1: Phát triển cấu trúc công việc (WBS) - Phương thức phát triển - Các tác vụ quản lí rủi ro Bước 2: Tập hợp tác vụ Lược đồ mạng lưới Các tác vụ dự án Các yêu cầu trang tiết bị ước lượng kỹ phân công Tính toán kế hoạch ban đầu Cấp phát, cân đối nguyên: - Hoạch định khả thi - Dự báo tài nguyên Chi phí lao động Bước 6: Phát triển ngân sách Đường găng Bước 5: Bước 3: Dự đoán, thẩm định gói công việc Dự đoán thời gian Bước 4: Các giới hạn tài nguyên kết tài Kế hoạch dự án: Các tác vụ, Kế hoạch,Trách nhiệm Ngân sách, Dự báo tài nguyên Chi phí nguyên vật liệu BƯỚC 1: CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS) (WBS: Work Breakdown Structure) Định nghĩa WBS: WBS xác định tất tác vụ dự án Sử dụng WBS để đơn giản hóa danh sách tác vụ Ie: Nó chuyển công việc lớn, độc nhất, mang tính chất bí mật, hay khối công việc - dự án thành nhiều tác vụ nhỏ quản lý WBS: Có thể thiết lập dạng đồ họa (H1) hay dạng biểu mẫu đơn giản (H2) Xây dựng WBS giúp chúng ta: - Cung cấp minh họa chi tiết phạm vi dự án - Giám sát quy trình: tác vụ loại hình công việc đo lường - Cho phép dự báo xác chi phí thời gian - Xây dựng nhóm dự án H1 WBS dạng đồ họa H1 WBS dạng đồ họa Dự án Biệt thự Thiết kế, Chuẩn bị mặt Xây dựng Trang trí nội thất Hoàn thiện Hoạt động Xây móng Điện – Nước Nội thất Hoạt động Tường trần tầng Cửa Hoạt động Tường Trần tầng Cầu thang … Hoạt động Sân thượng Các thiết bị khác … H2 WBS dạng đơn giản Dự án Thiết kế Xây dựng: Tường rào Nhà Xây dựng: - Móng, trụ, tường - Điện, nước - Tường rào - Nội thất Các gói công việc Tóm lược tác vụ Tìm hiểu cấu trúc phân tách công việc (WBS) WBS: Phân tách tất công việc dự án thành tác vụ (hoạt động) riêng lẻ Thông thường có tác vụ WBS (H2): - Các gói công việc - Các tác vụ tóm lược (một số công việc phụ) Quy mô gói công việc: Thực tiễn kiểm chứng phổ biến mà dự án thường vượt kế hoạch là, gói công việc lớn dẫn đến không kiểm soát Ex: Một tác vụ dự đoán kéo dài tháng, số lao động 3.800 xem dự án con, tác vụ Nguyên tắc gói công việc Đảm bảo gói công việc hiệu quả, gói công việc tuân theo nguyên tắc phổ biến sau: Nguyên tắc 8/80: Không có tác vụ hay lớn 80 công lao động Ie: Giới hạn thời gian gói công việc nằm khoản 1-10 ngày lao động (tính hướng dẫn) Nguyên tắc thời gian báo cáo: Không tác vụ dài khoảng cách điểm trạng thái Ex: Nếu bạn trì họp giao ban tuần, không tác vụ dài tuần Ưu điểm sát việc, tượng hoàn thành tỷ lệ %?? Nguyên tắc “nếu hữu ích”: Tác vụ dự đoán Tác vụ dễ định Tác vụ theo dõi cách dễ dàng Tóm lại: Nếu việc phân tách công việc theo cách không hữu ích, Ie: Việc dự báo, theo dõi phân công chúng không thuận lợi, khuyên bạn đừng nên tách chúng ĐƯA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO WBS Mục đích: đưa hoạt động quản lý vào cấu trúc phân tách công việc Và xem “ Việc quản lý dự án” Dự án Phát triển sản phẩm A Phát triển sản phẩm B Quản lý dự án Chọn nhà thầu Quản lý dự án BƯỚC ĐỊNH NGHĨA (Tập hợp) CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG VIỆC • Có quy luật thực đồ thị hóa mối quan hệ tác vụ với sơ đồ mạng lưới: Định nghĩa mối quan hệ tác vụ có gói công việc; (Cho dù dự án có hàng trăm gói công việc…) Các mối liên hệ tác vụ nên phản ánh ràng buộc trình tự gói công việc, ràng buộc nguồn lực Ex: Dự án làm đẹp phong cảnh Các tác vụ bao gồm dự án sau: Thu thập vật liệu cho bãi cỏ Loại bỏ mảnh vụn Chuẩn bị đất đai Gieo hạt cho bãi cỏ Trồng bụi  Khi chủ nhà cô cậu thiếu niên; người thực dự án, qua tác vụ sau: Minh họa: Bảng công việc thực theo trình tự Dự án làm đẹp phong cảnh Tác vụ Thu thập vật liệu cho bãi cỏ Loại bỏ mảnh vụn Chuẩn bị đất đai Gieo hạt cho bãi cỏ Trồng bụi Việc thực trước Tài nguyên Chủ nhà 1, Nhóm thiếu niên Các thiếu niên Các thiếu niên Các thiếu niên Minh họa sơ đồ mạng H1 Không (tác vụ 4, bị dồn nguồn lực) Kết thúc Bắt đầu H2 Đúng Bắt đầu Kết thúc CÁC MỐI QUAN HỆ THỜI ĐiỂM PHỤ THUỘC GIỮA CÁC CÔNG VIỆC Kết thúc – Bắt đầu (FS) Kết thúc – Kết thúc (FF) A A B B Bắt đầu – Bắt đầu (SS) A B BƯỚC DỰ TÍNH CÁC GÓI CÔNG ViỆC Để xác định chi phí thời gian toàn dự án; Chúng ta cần xây dựng dự báo chi phí thời gian cho gói công việc Dự báo có nguồn: Lao động Các thiết bị Nguyên vật liệu Các chi phí cố định BƯỚC TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU Tính toán kế hoạch ban đầu sử dụng sơ đồ mạng lưới thời lượng cho gói công việc nhằm xác định ngày bắt đầu kết thúc dự án cho tác vụ dự án Thời điểm bắt đầu sớm - Early Start (ES) Thời điểm hoàn tất sớm - Early Finish (EF) Thời điểm bắt đầu trễ - Late Start (LS) Thời điểm kết thúc trễ - Late Finis (LF)  Việc tính toán kế hoạch xác định thời điểm quy trình gồm bước: TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU Bước tiến tiến độ: (Cho tác vụ) - Thời điểm bắt đầu sớm - Thời điểm hoàn tất sớm Bước lùi tiến độ: Xác định thời gian bắt đầu trể thời gian hoàn thành trể Tính toán thời lượng linh động: Nếu dự án có ngày hoàn thành áp đặt từ bên cho phép có nhiều thời gian để hoàn tất tất tác vụ linh động Ex: Việc mua sắm cho ngày Giáng sinh Ngày 25.12 ngày áp đặt từ bên (ngay từ đầu năm, có đến 200 ngày cho việc mua sắm đến Noel, không bị áp lực nhiều thời gian linh động để thực hiện) BƯỚC PHÂN BỔ VÀ CÂN BẰNG CÁC NGUỒN LỰC Mục đích: Là nhằm tối ưu hóa việc sử dụng nhân lực thiết bị phân phối cho dự án Quy trình cân nguồn lực: Vấn đề quan trọng định nghĩa cho thuật ngữ “nguồn lực”, Các nguồn lực: Con người, thiết bị, nguyên vật liệu Cân tuân theo bước: - Dự đoán yêu cầu nguồn lực xuyên suốt dự án - Xác định đỉnh nhu cầu nguồn lực - Tại đỉnh, trì hoãn tác vụ không cần thiết; Song không thay đổi chất lượng tiến độ - Khi trì hoãn loại bỏ phải đánh gía lại gói công việc Ex: Thay 2, người cần người Vấn đề: Chúng ta làm KH Cân NL không thực tiễn? BƯỚC XÂY DỰNG CHI TIẾT VỀ NGÂN SÁCH Chi phí lao động nội Chi phí thiết bị nội Chi phí bên thiết bị Chi phí nguyên vật liệu Tạo hoạch định lưu chuyển tiền mặt NHỮNG CẠM BẨY TRONG LẬP KẾ HOẠCH Các yếu tố sau tạo cạm bẩy việc lập kế hoạch: Cấp độ lập kế hoạch không uyển chuyển Phương pháp lập kế hoạch kiềm chế tính sáng tạo Lập kế hoạch thời gian chi phí lạc quan: Ex: Cắt giảm tùy tiện % , Kinh nghiệm không đầy đủ? Đánh giá nguồn nhân lực cao lực khả họ Bỏ sót hoạt động! The End [...]... phân tách công việc Và xem là “ Việc quản lý dự án Dự án Phát triển sản phẩm A Phát triển sản phẩm B Quản lý dự án Chọn nhà thầu Quản lý dự án BƯỚC 2 ĐỊNH NGHĨA (Tập hợp) CÁC MỐI QUAN HỆ CÔNG VIỆC • Có 2 quy luật thực hiện đồ thị hóa mối quan hệ giữa tác vụ với sơ đồ mạng lưới: 1 Định nghĩa các mối quan hệ giữa các tác vụ chỉ có giữa các gói công việc; (Cho dù 1 dự án có thể có hàng trăm gói công việc…)... thành tỷ lệ %?? 3 Nguyên tắc “nếu như nó hữu ích”: Tác vụ có thể dự đoán được Tác vụ dễ chỉ định hơn Tác vụ có thể theo dõi 1 cách dễ dàng hơn Tóm lại: Nếu việc phân tách công việc theo 1 cách nào đấy là không hữu ích, Ie: Việc dự báo, theo dõi và phân công chúng không thuận lợi, thì khuyên bạn đừng nên tách chúng ĐƯA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO WBS Mục đích: là đưa các hoạt động quản lý vào cấu trúc phân... thúc – Kết thúc (FF) A A B B Bắt đầu – Bắt đầu (SS) A B BƯỚC 3 DỰ TÍNH CÁC GÓI CÔNG ViỆC Để xác định chi phí và thời gian của toàn bộ 1 dự án; Chúng ta cần xây dựng 1 dự báo về chi phí và thời gian cho mỗi gói công việc Dự báo có 4 nguồn: 1 Lao động 2 Các thiết bị 3 Nguyên vật liệu 4 Các chi phí cố định BƯỚC 4 TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU Tính toán kế hoạch ban đầu là sử dụng sơ đồ mạng lưới và thời lượng... giữa các tác vụ chỉ nên phản ánh các ràng buộc về trình tự giữa các gói công việc, không phải về các ràng buộc về nguồn lực Ex: Dự án làm đẹp phong cảnh Các tác vụ bao gồm các dự án con sau: 1 Thu thập vật liệu cho bãi cỏ 2 Loại bỏ các mảnh vụn 3 Chuẩn bị đất đai 4 Gieo hạt cho bãi cỏ 5 Trồng các bụi cây  Khi chủ ngôi nhà và các cô cậu thiếu niên; những người sẽ thực hiện dự án, qua các tác vụ sau: Minh... tóm lược (một số công việc phụ) Quy mô gói công việc: Thực tiễn kiểm chứng và phổ biến nhất hiện nay mà các dự án thường vượt quá kế hoạch chính là, các gói công việc quá lớn dẫn đến không kiểm soát được Ex: Một tác vụ được dự đoán là kéo dài 8 tháng, số giờ lao động là 3. 800 giờ thì xem là 1 dự án con, không phải là 1 tác vụ Nguyên tắc gói công việc Đảm bảo các gói công việc hiệu quả, gói công việc... việc nhằm xác định ngày bắt đầu và kết thúc dự án cho mỗi tác vụ cũng như cả dự án 1 Thời điểm bắt đầu sớm nhất - Early Start (ES) 2 Thời điểm hoàn tất sớm nhất - Early Finish (EF) 3 Thời điểm bắt đầu trễ nhất - Late Start (LS) 4 Thời điểm kết thúc trễ nhất - Late Finis (LF)  Việc tính toán các kế hoạch xác định 4 thời điểm trên là quy trình gồm 3 bước: TÍNH TOÁN KẾ HOẠCH BAN ĐẦU 1 Bước tiến tiến độ:... cho dự án Quy trình cân bằng nguồn lực: Vấn đề quan trọng là định nghĩa cho được thuật ngữ “nguồn lực”, Các nguồn lực: Con người, thiết bị, nguyên vật liệu Cân bằng tuân theo 4 bước: - Dự đoán các yêu cầu nguồn lực xuyên suốt dự án - Xác định đỉnh của nhu cầu nguồn lực - Tại mỗi đỉnh, hãy trì hoãn các tác vụ không cần thiết; Song không thay đổi chất lượng và tiến độ - Khi trì hoãn hoặc loại bỏ phải đánh... hiện theo trình tự Dự án làm đẹp phong cảnh Tác vụ 1 Thu thập vật liệu cho bãi cỏ 2 Loại bỏ các mảnh vụn 3 Chuẩn bị đất đai 4 Gieo hạt cho bãi cỏ 5 Trồng các bụi cây Việc thực hiện trước Tài nguyên Chủ nhà 1, 2 3 2 Nhóm thanh thiếu niên Các thiếu niên Các thiếu niên Các thiếu niên Minh họa trên sơ đồ mạng H1 Không đúng (tác vụ 4, 5 bị dồn nguồn lực) 1 Kết thúc Bắt đầu 2 3 4 5 H2 Đúng 1 3 4 Bắt đầu Kết...H2 WBS dạng đơn giản Dự án 1 Thiết kế 2 Xây dựng: Tường rào Nhà Xây dựng: - Móng, trụ, tường - Điện, nước - Tường rào - Nội thất Các gói công việc Tóm lược tác vụ Tìm hiểu về cấu trúc phân tách công việc (WBS) 1 WBS: Phân tách tất cả các công việc trong dự án thành các tác vụ (hoạt động) riêng lẻ 2 Thông thường có 2 tác vụ trong một WBS (H2):... tất sớm nhất 2 Bước lùi tiến độ: Xác định thời gian bắt đầu trể nhất và thời gian hoàn thành trể nhất 3 Tính toán các thời lượng linh động: Nếu 1 dự án có ngày hoàn thành được áp đặt từ bên ngoài và cho phép có nhiều thời gian để hoàn tất thì tất cả các tác vụ đều linh động Ex: Việc mua sắm cho ngày Giáng sinh Ngày 25.12 là ngày áp đặt từ bên ngoài (ngay từ đầu năm, có đến 200 ngày cho việc mua sắm đến ... ĐƯA VIỆC QUẢN LÝ DỰ ÁN VÀO WBS Mục đích: đưa hoạt động quản lý vào cấu trúc phân tách công việc Và xem “ Việc quản lý dự án Dự án Phát triển sản phẩm A Phát triển sản phẩm B Quản lý dự án Chọn... Nhà quản lý dự án phải dựa vào kế hoạch hành động cụ thể để biên đạo cho nhóm! Các kế hoạch hình thành tảng cho dự đoán, cân đối, giao tiếp, quản lý phạm vi nhiều chức quản lý dự án khác! Xây dựng... tiễn kiểm chứng phổ biến mà dự án thường vượt kế hoạch là, gói công việc lớn dẫn đến không kiểm soát Ex: Một tác vụ dự đoán kéo dài tháng, số lao động 3. 800 xem dự án con, tác vụ Nguyên tắc gói