QUẢN LÝ CHI PHÍ DỰ ÁN Tầm quan trọng việc quản lý chi phí  Đóng vai trò vô quan trọng hiệu tiến độ dự án:  Kiểm soát việc thực chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch  Ngăn cản thay đổi không phép, không so với đường chi phí sở  Thông tin cho cấp thẩm quyền thay đổi phép Khái niệm quản lí chi phí dự án Chi phí tài nguyên hy sinh hay tính trước để đạt mục tiêu rõ ràng hay để trao đổi Chi phí thường đo đơn vị tiền tệ   Quản lí chi phí dự án bao gồm quy trình yêu cầu đảm bảo cho dự án hoàn tất cho phép ngân sách  Các loại chi phí Chi phí đầu tư thực dự án - Chi phí xây dựng công trình - Chi phí thiết bị - Chi phí giải phóng mặt - Chi phí quản lý dự án thời gian thực - Chi phí tư vấn đầu tư - Chi phí dự phòng - Chi phí lãi vốn vay Chi phí quản lý dự án thời gian khai thác - Chi phí lương,cơ chế đãi ngộ cán quản lý - Chi phí điện, nước,phòng cháy chữa cháy… - Chi phí thuê đất - Chi phí khấu hao - Chi phí bảo dưỡng sửa chữa công trình - Chi phí quảng cáo tiếp thị - Chi phí khác Lập kế hoạch ngân sách Ngân sách công cụ quản lý chủ yếu giúp lập kế hoạch, giám sát nguồn tài cho dự án tổ chức Nội dung ngân sách dự tính khoản thu chi cho thời kỳ định dự án tổ chức Căn vào tình hình hoạt động: + Ngân sách dự án + Ngân sách cho hoạt động không theo dự án Căn vào thời gian: + Ngân sách chia thành ngân sách dài hạn + Ngân sách ngắn hạn  Lập kế hoạch Ngân sách Tác dụng    Là cụ thể hóa kế hoạch, mục tiêu tổ chức Kế hoạch ngân sách phản ánh nhiệm vụ sách phân phối nguồn lực đơn vị Đánh giá chi phí dự án trước hiệu lực hóa thực Xác định chi phí cho công việc tổng chi phí dự toán dự án  Là sở để đạo quản lý tiến độ chi tiêu cho công việc dự án  Thiết lập đường sở cho việc đạo báo cáo tiến trình dự án (Kiểm tra tiến độ dự án, báo cáo chi tiêu không phù hợp với kế hoạch, tìm nguyên nhân biện pháp khắc phục… )  Phương pháp lập kế hoạch Ngân sách Phương pháp lập kế hoạch từ cao xuống thấp:  Trên sở chiến lược dài hạn, đồng thời dựa vào kinh nghiệm nguồn số liệu khứ liên quan đến dự án tương tự, nhà quản lý cấp cao tổ chức hoạch định sử dụng ngân sách chung cho đơn vị Họ ước tính toàn chi phí cho nhóm công việc lớn dự án Sau thông số chuyển xuống cho nhà quản lý cấp thấp Các nhà quản lý cấp thấp tiếp tục tính toán chi phí cho công việc cụ thể lien quan Quá trình dự tính chi phí tiếp tục nhà quản lý cấp thấp Các phương pháp Ước tính chi phí : ƯỚC TÍNH TƯƠNG TỰ (Ước tính Trên-xuống) Ưu điểm: Nhược điểm: • Chi phí ước tính phù hợp với tình hình chung đơn vị với yêu cầu dự án • Khó khăn cho phận chức việc kết hợp loại chi phí • Có “cạnh tranh ” nhà quản lí dự án với nhà quản lí chức ƯỚC TÍNH DƯỚI LÊN Ưu điểm: Nhược điểm: • Ước tính chi phí xác • Phải có danh mục đầy đủ công việc dự án,nhưng điều khó • Nhà quản lý cấp cao nhiều hội để kiểm soát trình ước tính chi phí cấp MÔ HÌNH HOÁ THÔNG SỐ Phương pháp dùng thông số để ước tính chi phí Mô hình thông dụng mô hình COCOMO (Constructive Cost Model) 3.3 Dự toán Ngân sách  Căn lập dự toán      Các quy định định mức trích chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng hành dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước; Các quy định quản lý tài hành quan nhà nước đơn vị nghiệp công lập; Quyết định đầu tư; định thành lập Ban Quản lý dự án; định giao kế hoạch vốn đầu tư; Bảng tính lương năm cán quản lý dự án Các cần thiết khác dự án  Phương pháp lập dự toán chi phí     Lập Bảng tính kinh phí quản lý dự án theo Mẫu số 01/DT.QLDA Lập Bảng tính kinh phí quản lý dự án sử dụng năm kế hoạch theo Mẫu số 02/DT.QLDA k Lập Bảng tính lương năm theo Mẫu số 03/DT.QLDA Lập dự toán chi phí quản lý dự án năm theo Mẫu số 04A/DT.QLDA  Nội dung dự toán chi phí quản lý dự án       Chi tiền lương Chi tiền công trả cho lao động theo hợp đồng Các khoản phụ cấp lương Chi tiền thưởng Chi phúc lợi tập thể Các khoản đóng góp     Chi toán dịch vụ công cộng Chi mua vật tư văn phòng Chi toán thông tin, tuyên truyền, liên lạc Chi phí hội nghị theo quy định hành quan nhà nước đơn vị nghiệp công lập    Chi toán công tác phí theo quy định hành quan nhà nước đơn vị nghiệp công lập Chi phí thuê mướn Chi đoàn (vào)     Chi sửa chữa tài sản theo quy định hành quan nhà nước đơn vị nghiệp công lập Chi phí mua sắm tài sản dùng cho quản lý dự án Chi phí khác Dự phòng: 10% dự toán 3.4 Kiểm soát – Điều chỉnh Chi phí Giám sát hoạt động chi phí Bảo đảm có thay đổi hợp lý ghi nhận đường mức (Base line) Thông báo thay đổi đến người có thẩm quyền  Công cụ kiểm soát chi phí EVM EVM Cần phải có công EMV EVM (Earned value management): thông tin định Đưa cụ quan trọng hỗmốc trợCP kiểm tra phí kỳchi để sử dụng EVM kỹ (dự tính ban đầu EVM thuật đo lường cộng với thay thực đổi cho phép), dự án thông người QL cần qua tích hợp phải xác XĐ cách liệu tốt mà DA phạm vi, thời đạt gian, chi phí mục tiêu EVM PV (Planned Value) ngân sách CP CV lên lịch BCWS (Bugedted Cost of Work Scheduled) ngân sách dự trù cho tổng cho tổng CP chi tiêu cho CV suốt GĐ định trước  Thuật ngữ EMV Giá trị trù tính Chi phí thực EV (Earned Value) gọi CP ngân sách choviệc tiến hành CV BCWP (Budgeted Cost of Work ) dự trù giá trị CV thật hoàn thành AC (Actual Cost) CP thực CV thực ACWP (Actual Cost of Work Performed) tổng cộng CPTT hay GT việc hoàn tất CV GĐ định trước Giá trị thu  Các công thức tính EMV CV Chi phí phát sinh (CV= Cost Variance) CV = EV – AC CV cho biết sai biệt chi phí thật giá EV trị thu SV EV=PV * SV cho biết sai Giá trị thu biệt (EV)hoàn theo lịch (%Thời thành gian hoàn thành) giá trị thu Biến động Lịch (SV= Schedule Variance) SV = EV – PV  Các công thức tính EMV CPI Chỉ số thực chi phí (CPI=Cost Performance Index) CPI = EV/AC Ước tính thời điểm hoàn tất CPI tỷ số giá trị thu (EAC=Estimate at completion): EAC chi phí thật  CPI =  Phù hợp  CPI <  Vượt ngân sách ETC EAC = BAC/CPI SPI tỷ số thực theo lịch  SPI > =  Hoàn thành trước Ước lịchtính thời gian hoàn tất (Estimate to complete)  SPI < time  Hoàn thành sau lịch Ước tính thời gian ban đầu/SPI SPI Chỉ số thực lịch (SPI=Schedele performance index) SPI = EV/PV  Điều chỉnh chi phí Dựa vào kết việc sử dụng công cụ kiểm soát chi phí EMV để có điều chỉnh loại chi phí cho phù hợp  Ví dụ: Hoạt động Tuần Giá trị thu (EV) Giá trị trù tính (PV) Chi phí thật (AC) Chi phí phát sinh (CV) Biến động Lịch (SV) Chỉ số thực chi phí CPI Chỉ số thực lịch SPI 500 Giá trị thu nhỏ chi 10 000 phí bỏ 15 000 CV = EV – AC = -7 500 CPI < Vượt ngân sách SV = EV – PV = - 500 CPI = EV/AC *100%= 50% SPI [...]... vốn đầu tư; Bảng tính lương năm của cán bộ quản lý dự án Các căn cứ cần thiết khác của dự án  Phương pháp lập dự toán chi phí     Lập Bảng tính kinh phí quản lý dự án theo Mẫu số 01/DT.QLDA Lập Bảng tính kinh phí quản lý dự án sử dụng trong năm kế hoạch theo Mẫu số 02/DT.QLDA k Lập Bảng tính lương năm theo Mẫu số 03/ DT.QLDA Lập dự toán chi phí quản lý dự án năm theo Mẫu số 04A/DT.QLDA ... (Constructive Cost Model) 3. 3 Dự toán Ngân sách  Căn cứ lập dự toán      Các quy định về định mức trích chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư và xây dựng hiện hành của các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước; Các quy định về quản lý tài chính hiện hành đối với cơ quan nhà nước và đơn vị sự nghiệp công lập; Quyết định đầu tư; quyết định thành lập Ban Quản lý dự án; quyết định giao kế hoạch... (chức năng, quản lý dự án) theo các nhiệm vụ và kế hoạch tiến độ Sử dụng dữ liệu chi tiết sẵn có ở từng cấp quản lý, trước tiên tính toán ngân sách cho từng nhiệm vụ, từng công việc trên cơ sở định mức sử dụng các khoản mục và đơn giá được duyệt Nếu có sự khác biệt ý kiến thì thảo luận bàn bạc thống nhất trong nhóm dự toán, giữa các nhà quản lý dự án với quản lý chức năng Tổng hợp kinh phí dự tính cho... hợp theo dự án  Các bước thực hiện: - Dự tính chi phí cho từng công việc dự án - Xác định và phân bổ chi phí gián tiếp - Dự tính chi phí cho từng năm và cả vòng đời dự án Dự toán ngân sách theo khoản mục và công việc a Lập ngân sách theo khoản mục: Lập ngân sách theo khoản mục thường được áp dụng cho các bộ phận chức năng vì bộ phận gián tiếp trong ban quản lý DA Theo PP này, việc dự toán được tiến... sự tham gia của nhêìu cấp quản lý, do đó, tạo cơ hội tốt cho các bộ phận phát huy tính sáng tạo chủ động của đơn vị Nhược điểm: Quá trình lập dự toán kéo dài và tốn nhiều thời gian Mặc dù có thêm thông tin cho cấp dưới lập kế hoạch ngân sách của đơn vị mình nhưng họ vẫn có xu hướng dự toán cao hơn Dự toán ngân sách theo dự án Lập ngân sách theo dự án là phương pháp dự toán  ngân sách trên cơ sở các... các nhà quản lý DA với các nhà quản lý chức năng về lượng ngân sách được cấp và thời điểm nhận - Cản trở sự phối hợp nhịp nhàng giữa các nhà quản lý DA với quản lý chức năng trong đơn vị Dự toán ngân sách của cấp thấp chỉ chỉ bó hẹp trong phạm vi chi phí kế hoạch của cấp trên, nên nhiều khi không phù hợp với yêu cầu của DA 2 Phương pháp dự toán ngân sách từ cao xuống thấp:  Ngân sách được dự toán từ... Tính toán chi phí thực hiện công việc c Xác định tổng dự toán: Trên cơ sở kỹ thuật phân tách công việc và sơ đồ mạng, tổng mức dự toán của dự án được xác định theo các bước sau: - Xác định tổng chi phí trực tiếp cho mỗi công việc và hạng mục công việc - Dự toán quy mô các khoản mục chi phí gián tiếp Phân bổ các loại chi phí này cho từng công việc theo các phương pháp hợp lý - Tổng hợp dự toán kinh... cho dự án 3. 2 Ước lượng chi phí Khái niệm: Phát triển một xấp xỉ hay ước tính chi phí của các nguồn tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án • Đầu ra quan trọng của quản lý chi phí dự án là ước tính chi phí • Có nhiều loại ước tính chi phí và những công cụ cùng với kỹ thuật giúp tạo ra chúng • Điều quan trọng là phát triển một kế hoạch quản lý chi phí trong đó mô tả sự dao động chi phí sẽ được quản lý. .. Các nhà quản lý cấp cao không có nhiều cơ hội kiểm soát quá trình lập ngân sách của cấp dưới 3 Phương pháp kết hợp: Để dự toán ngân sách theo phương pháp kết hợp, đầu  tiên cần xây dựng khung kế hoạch ngân sách cho mỗi năm tài chính Trên cơ sở này các nhà quản lý cấp trên yêu cầu cấp dưới đệ trình yêu cầu ngân sách của đơn vị mình Người đứng đầu từng bộ phận quản lý lại chuyển yêu cầu dự toán ngân... chung toàn bộ dự án  Ưu điểm: Những người lập ngân sách là người thường xuyên tiếp xúc trực tiếp với các công việc nên họ dự tính khá chính xác về nguồn lực và chi phí cần thiết Phương pháp dự toán này là biện pháp đào tạo các nhà quản lý cấp thấp trong việc dự toán ngân sách  Nhược điểm: - Ngân sách phát triển theo từng nhiệm vụ nên cần phải có danh mục đầy đủ các công việc của dự án - Trong thực ... Model) 3. 3 Dự toán Ngân sách  Căn lập dự toán      Các quy định định mức trích chi phí quản lý dự án, chi phí tư vấn đầu tư xây dựng hành dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước; Các quy định quản. .. hướng dự toán cao Dự toán ngân sách theo dự án Lập ngân sách theo dự án phương pháp dự toán  ngân sách sở khoản thu chi phát sinh theo công việc tổng hợp theo dự án  Các bước thực hiện: - Dự. .. k Lập Bảng tính lương năm theo Mẫu số 03/ DT.QLDA Lập dự toán chi phí quản lý dự án năm theo Mẫu số 04A/DT.QLDA  Nội dung dự toán chi phí quản lý dự án       Chi tiền lương Chi tiền công