Chương bis TUYÊN BỐ NỘI DUNG HOẠT ĐỘNG DỰ ÁN Từ tình thực tiễn đến khái quát khung lý thuyết Các buổi học trước • Đã xây dựng đội dự án • Buổi học hôm thảo luận tuyên bố nội dung dự án Tình Dự án Tin học hoá hệ thống quản lý • Ông Tuấn Tổng giám đốc công ty X nhận thấy có nhiều văn giấy tờ thực giao dịch nội bộ, ông cho nên đơn giản hoá thông qua mạng máy tính nội • Ông Tuấn giao cho ông Hùng kỹ sư tin học phận kỹ thuật thực dự án Ông Hùng làm gì? • Ông Hùng rõ ông Tuấn muốn thực tin học hoá hệ thống quản lý công ty nào? • Ông Hùng cố khai thác thông tin không đạt ông Tuấn bận • Ông Hùng nghe ông Tuấn thường phàn nàn nhiều hồ sơ, giấy tờ nội Còn mong muốn cụ thể chưa biết nào? • Các đơn vị phòng ban khác không quan tâm không ông Hùng làm (chỉ biết ông thực dự án đó?) Ông Hùng thực dự án • Ông Hùng tổ tin học bắt tay thực dự án báo cáo tiến độ dự án sau thời gian ngắn • Tuy nhiên ông Hùng lại gặp khó khăn nguồn lực, ông nguồn lực cho phép dự án Mọi trường hợp cụ thể phải bàn bạc với ông Tuấn Kết đạt ông Hùng kỳ vọng ông Tuấn • Cuối Ông Hùng vui thực mục tiêu văn nôi thực thông qua mạng • Tuy nhiên, ông Tuấn lại không hài lòng ông cần hệ thống làm việc hoàn hảo họp từ xa, phê duyệt điện tử kỹ thuật đại khác… không việc chuyển văn thông qua hệ thống máy tính • Ông Hùng bất ngờ !? Phải chi ông nói từ trước Câu hỏi thảo luận • Theo bạn nguyên nhân ông Hùng không đáp ứng kỳ vọng Ông Tuấn • Nếu bạn ông Hùng bạn triển khai dự án nào? Mục tiêu • Ông Hùng mơ hồ mục tiêu dự án • Ông Tuấn yêu cầu: “đơn giản hoá thông qua mạng máy tính nội bộ” Là cách nhà tài trợ mô tả mục tiêu dự án • Ông Hùng nên mô tả chi tiết mục tiêu phương pháp thực ông Tuấn trước thực dự án • Việc chi tiết hoá mục tiêu phương pháp thực công việc nhóm nhà tài trợ Nếu nhà tài trợ làm điều triệt tiêu tính sáng tạo đội dự án (Hackman) Thiếu tuyên bố • Mọi người công ty không hiểu ông Hùng làm phục vụ cho mục đích Công ty • Họ chưa thống báo để biết • Ông Hùng chưa giao quyền sử dụng nguồn lực để thực dự án (mọi thứ bàn bạc với ông Tuấn) • Ông Hùng chưa danh chính, ngôn thuận huy động đơn vị khác tổ chức để lấy ý kiên hay giúp đỡ Tình Dự án bảo tồn đồng cỏ Bàn • Ông Trần đại diện cho nhà tài trợ Hội Sếu Quốc tế Việt Nam để triển khai dự án bảo tồn Đồng cỏ bàn • Ông cho tìm đến ông Mạnh để triển khai dự án cung cấp cho cho Mạnh mục tiêu dự án: Mục tiêu dự án ông Trần (Đã nêu báo cáo nghiên cứu khả thi) – Bảo tồn đồng cỏ bàn thông qua nâng cao đời sống cho người dân từ cỏ bàn – Ba nhóm mục tiêu cụ thể: • Nâng cao lực cộng đồng sản xuất hàng thủ công mỹ; • Bảo tồn đồng cỏ bàn; • Tư vấn sách bảo tồn đồng cỏ cho quyền địa phương; Từ mục tiêu đến kế hoạch • Các nhóm công việc cụ thể xác định – Nhóm công việc nâng cao lực cộng đồng – Nhóm công việc bảo tồn – Nhóm công việc tham mưu xây dựng sách bảo tồn đồng cỏ địa phương • Các nhóm công việc mô tả chi tiết nội dung: tiến độ, chi phí, trách nhiệm thành viên, nhà từ tư vấn… Ông Trần kế hoạch ông Mạnh • Sau lên kế hoạch chi tiết, ông Mạnh gửi đến ông Trần để phê duyệt • Tuy nhiên ông Trần ý kiến kế hoạch Ông Mạnh, Ông Mạnh kế hoạch nhà tài trợ phê duyệt • Ông Mạnh theo kế hoạch thực Các bên có liên quan đến dự án biết ý đồ kế hoạch (chính quyền địa phương, cộng đồng, thành viên đội) Khó khăn giải ngân • Ông Mạnh không hiểu ông Trần không góp ý cho kế hoạch • Nhưng lần ông Mạnh yêu cầu ông Trần giải ngân cho dự án ông Trần lại yêu cầu ông Mạnh báo cáo công việc triển khai công việc cần ngân sách • Ông Mạnh thật đau đầu với lần tranh luận với ông Trần khoản chi cho dự án thành viên đội cần nguồn lực để thực Vấn đề tuyển dụng nhân • Trong kế kế hoạch ông Mạnh có đề cập đến nhân thực công tác quản lý địa bàn, am hiểu tiếng Campuchia • Tuy nhiên ông Mạnh tuyển dụng nhân ông Trần lại phàn nàn Ông Mạnh không xin ý kiến ông Tranh luận điều chỉnh mục tiêu • Trong mục tiêu nâng cao lực cộng đồng từ sản xuất mặt hàng thủ công tập trung sản xuất vào hợp tác xã • Ông Mạnh đề xuất nên phát triển thêm loại nguyên liệu khác bàn ông cho ông Mạnh sai mục tiêu Thảo luận • Những tồn đâu? • Nếu bạn ông Mạnh bạn làm ngày đầu triển khai dự án? Thiếu cam kết nhà tài trợ • Ông Trần ý kiến tuyên bố kế hoạch triển khai dự án Đó thiếu cam kết nhà tài trợ • Ông không giải ngân theo kế hoạch ông chưa phê duyệt ngân sách (có thể ông không hiểu tầm quan trọng kế hoạch) • Khi công việc kế hoạch thực ông Trần phản đối ông chưa hiểu nội dung kế hoạch (tuyển dụng, điều chỉnh mục tiêu) • Không phê duyệt kế hoạch đồng nghĩa với chưa giao quyền cho nhà quản lý cụ thể (tuy ển dụng) Nội dung tuyên bố dự án • Tên nhà tài trợ • Mối liên hệ mục tiêu dự án mục tiêu tổ chức • Những lợi ích dự án tổ chức • Kế hoạch thời gian dự kiến cho công việc • Mô tả ngắn gọn kết hay mục tiêu dự án • Ngân sách, khoản phân phối nguồn lực dành cho nhóm dự án • Quyền hạn nhà quản lý dự án • Chữ ký nhà tài trợ • Ông Tuân ko nói rõ mục đích • Ko cho ông Hùng biết rõ quyền hạn • Kô có hỗ trợ – Tại ông tuấn: ko nói rõ – Hùng: ko đề xuất mục Yêu cầu rõ Quyền trách nhiệm Hỗ trợ PBan • • • • • Ông T ko đưa mục tiêu, thiếu giám sát Nguồn lực, quyền hạn Thiếu hỗ trợ Ông Hùng: ko có kế hoạch duyệt Nếu: – – – – Hỏi rõ mục tiêu Đề xuất kế hoạch Báo cáo định kỳ Phổ biến dự án biết lợi ích tổ chức • Ông Tuấn lỗi nhiều I • Giám sát • Đóng góp hoạch định mục • Mục tiêu không rõ • Không co tuyên bố nội dung • Lỗi ông Tuấn: kô nói rõ mục tiêu • Lỗi ông Hùng: ko biết mục tiêu mà làm • Nếu ông Hùng: – Hỏi rõ yêu cầu ông Tuấn – Lập kế hoạch trình cho ông Tuấn • Lỗi ông Hùng • Lỗi ông Tuấn không nói rõ mục đích • Nếu ông Hùng – Xác định rõ mục tiêu – Phạm vị, thời gian [...]... của b n kế hoạch) • Khi các công việc trong kế hoạch được thực hiện thì ông Trần phản đối là do ông chưa hiểu nội dung của b n kế hoạch (tuyển dụng, điều chỉnh mục tiêu) • Không phê duyệt b n kế hoạch đồng nghĩa với chưa giao quyền cho nhà quản < /b> lý cụ thể (tuy ển dụng) Nội dung của b n tuyên b dự < /b> án < /b> • Tên nhà tài trợ • Mối liên hệ giữa mục tiêu dự < /b> án < /b> và mục tiêu tổ chức • Những lợi ích của dự < /b> án < /b> đối... phê duyệt • Ông Mạnh cứ theo b n kế hoạch của mình thực hiện Các b n có liên quan đến dự < /b> án < /b> biết được ý đồ của b n kế hoạch này (chính quyền địa phương, cộng đồng, các thành viên trong đội) Khó khăn khi giải ngân • Ông Mạnh không hiểu gì sao ông Trần không góp ý cho b n kế hoạch • Nhưng mỗi lần ông Mạnh yêu cầu ông Trần giải ngân cho dự < /b> án < /b> thì ông Trần lại yêu cầu ông Mạnh b o cáo công việc triển khai...Mục tiêu dự < /b> án < /b> của ông Trần (Đã nêu trong b o cáo nghiên cứu khả thi) – B o tồn đồng cỏ b n thông qua nâng cao đời sống cho người dân từ cây cỏ b n – Ba nhóm mục tiêu cụ thể: • Nâng cao năng lực cộng đồng sản xuất hàng thủ công mỹ; • B o tồn đồng cỏ b n; • Tư vấn chính sách b o tồn đồng cỏ cho chính quyền địa phương; Từ mục tiêu đến kế hoạch... hoạch thời gian dự < /b> kiến cho công việc • Mô tả ngắn gọn về kết quả hay mục tiêu của dự < /b> án < /b> • Ngân sách, các khoản phân phối và nguồn lực dành cho nhóm dự < /b> án < /b> • Quyền hạn của nhà quản < /b> lý dự < /b> án < /b> • Chữ ký của nhà tài trợ • Ông Tuân ko nói rõ mục đích • Ko cho ông Hùng biết rõ quyền hạn • Kô có sự hỗ trợ – Tại ông tuấn: ko nói rõ – Hùng: ko đề xuất mục Yêu cầu rõ Quyền và trách nhiệm Hỗ trợ của các PBan • • • •... xuất nên phát triển thêm loại nguyên liệu khác không phải là cây b n nhưng ông cho rằng ông Mạnh đã đi sai mục tiêu Thảo luận • Những tồn tại trên là do đâu? • Nếu b n là ông Mạnh b n sẽ làm gì trong những ngày đầu khi triển khai dự < /b> án?< /b> Thiếu sự cam kết của nhà tài trợ • Ông Trần không có ý kiến về b n tuyên b và kế hoạch triển khai dự < /b> án < /b> Đó là sự thiếu cam kết của nhà tài trợ • Ông không giải ngân... trợ Ông Hùng: ko có kế hoạch được duyệt Nếu: – – – – Hỏi rõ mục tiêu Đề xuất kế hoạch B o cáo định kỳ Phổ biến dự < /b> án < /b> để cho biết lợi ích đối với tổ chức • Ông Tuấn lỗi nhiều I • Giám sát • Đóng góp về hoạch định mục • Mục tiêu không rõ • Không co tuyên b nội dung • Lỗi ông Tuấn: kô nói rõ mục tiêu • Lỗi ông Hùng: ko biết mục tiêu mà làm • Nếu là ông Hùng: – Hỏi rõ yêu cầu của ông Tuấn – Lập kế hoạch... việc b o tồn – Nhóm công việc tham mưu xây dựng chính sách b o tồn đồng cỏ ở địa phương • Các nhóm công việc được mô tả khá chi tiết các nội dung: tiến độ, chi phí, trách nhiệm thành viên, nhà từ tư vấn… Ông Trần và b n kế hoạch của ông Mạnh • Sau khi lên kế hoạch chi tiết, ông Mạnh gửi đến ông Trần để phê duyệt • Tuy nhiên ông Trần không có ý kiến về b n kế hoạch của Ông Mạnh, Ông Mạnh không có b n... tiếp theo cần ngân sách • Ông Mạnh thật sự đau đầu với những lần tranh luận với ông Trần về các khoản sắp chi cho dự < /b> án < /b> vì các thành viên trong đội đang cần nguồn lực để thực hiện Vấn đề tuyển dụng nhân sự • Trong kế b n kế hoạch ông Mạnh có đề cập đến nhân sự thực hiện công tác quản < /b> lý địa b n, am hiểu tiếng Campuchia • Tuy nhiên khi ông Mạnh tuyển dụng nhân sự thì ông Trần lại phàn nàn rằng Ông Mạnh ... • Các đơn vị phòng ban khác không quan tâm không ông Hùng làm (chỉ biết ông thực dự án đó?) Ông Hùng thực dự án • Ông Hùng tổ tin học b t tay thực dự án b o cáo tiến độ dự án sau thời gian ngắn...Các buổi học trước • Đã xây dựng đội dự án • Buổi học hôm thảo luận tuyên b nội dung dự án Tình Dự án Tin học hoá hệ thống quản lý • Ông Tuấn Tổng giám đốc công... giúp đỡ Tình Dự án b o tồn đồng cỏ B n • Ông Trần đại diện cho nhà tài trợ Hội Sếu Quốc tế Việt Nam để triển khai dự án b o tồn Đồng cỏ b n • Ông cho tìm đến ông Mạnh để triển khai dự án cung cấp