HƯỚNG DẪN VỀ MUA SẮM Ngân hàng Phát triển Châu Á Tháng 2/2007 “Tài liệu dịch từ tiếng Anh để đến với đông đảo độc giả Trong Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB) có nhiều nỗ lực để đảm bảo tính xác dịch tiếng Anh ngôn ngữ làm việc ADB tài liệu gốc tiếng Anh nguyên xác (nghĩa tài liệu thức có xác thực) Bất kỳ trích dẫn phải tham chiếu gốc tiếng Anh tài liệu này” MỤC LỤC I Giới thiệu 1.1 1.2 1.5 1.6 1.9 1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.16 II Mục đích Các quy định chung Phạm vi áp dụng Hướng dẫn Tính hợp lệ Hợp đồng trước tài trợ hồi tố Liên doanh Đánh giá ADB Mua sắm không hợp lệ Tham chiếu ADB Gian lận tham nhũng Kế hoạch mua sắm 1 3 4 4 Đấu thầu cạnh tranh quốc tế A Khái quát 2.1 2.2 2.6 2.7 2.9 Giới thiệu Loại quy mô hợp đồng Đấu thầu hai giai đoạn Thông báo quảng cáo Sơ tuyển nhà thầu 8 9 10 B Hồ sơ mời thầu 2.11 2.13 2.15 2.16 2.19 2.20 2.21 2.24 2.26 2.28 2.29 2.31 2.32 2.34 2.37 2.38 2.39 2.41 2.42 2.43 Giới thiệu Hiệu lực hồ sơ dự thầu bảo lãnh dự thầu Ngôn ngữ Tính rõ ràng hồ sơ mời thầu Các tiêu chuẩn Sử dụng thương hiệu Giá dự thầu Điều chỉnh giá Vận tải bảo hiểm Điều khoản tiền tệ Đồng tiền bỏ thầu Chuyển đổi đồng tiền để so sánh thầu Đồng tiền toán Điều khoản hình thức toán Dự thầu thay Các điều khoản hợp đồng Bảo lãnh thực hợp đồng Điều khoản thưởng Bồi thường thiệt hại Trường hợp bất khả kháng Luật áp dụng giải tranh chấp C Mở thầu, xét thầu trao thầu 10 11 12 12 12 13 13 13 14 14 15 15 15 15 16 16 16 17 17 17 2.44 2.45 2.46 2.47 2.48 2.49 2.55 2.57 2.58 2.59 2.60 2.61 2.65 Thời gian chuẩn bị hồ sơ mời thầu Thủ tục mở thầu Làm rõ sửa đổi hồ sơ dự thầu Tính bảo mật Kiểm tra hồ sơ dự thầu Xét thầu so sánh hồ sơ dự thầu Những ưu đãi nước Gia hạn hiệu lực hồ sơ dự thầu Hậu tuyển nhà thầu Trao hợp đồng Công bố trao hợp đồng Loại bỏ toàn hồ sơ dự thầu Giải kiến nghị 18 18 18 19 19 19 20 21 21 21 21 22 22 D Các hình thức đấu thầu cạnh tranh quốc tế điều chỉnh 2.66 2.68 2.69 III Các hoạt động liên quan đến chương trình nhập Mua sắm hàng hóa Đặt hàng lại 22 23 23 Các hình thức mua sắm khác 3.1 3.2 3.3 3.5 3.6 3.8 3.9 3.10 3.11 3.12 3.13 3.14 3.16 3.17 3.18 Giới thiệu chung Đấu thầu quốc tế hạn chế Đấu thầu cạnh tranh nước Mua sắm Hợp đồng trực tiếp Tự thực Mua sắm từ quan chuyên trách Đại lý mua sắm Đại lý giám sát Mua sắm khoản vay dành cho trung gian tài Mua sắm theo hình thức BOO/BOT/BOOT, nhượng quyền thỏa thuận khu vực tư nhân tương tự khác Mua sắm dựa vào kết thực Mua sắm khoản vay ADB bảo lãnh Sự tham gia cộng đồng vào trình mua sắm Mua sắm khoản hỗ trợ khắc phục hậu thiên tai trường hợp khẩn cấp 24 24 24 25 25 26 26 26 27 27 27 28 29 29 29 Phụ lục 1: Đánh giá ADB định mua sắm Lịch trình mua sắm Kiểm tra trước Kiểm tra sau 30 30 32 Phụ lục 2: Những ưu đãi nước Ưu đãi hàng hóa sản xuất nước Ưu đãi nhà thầu nước 33 34 Phụ lục 3: Hướng dẫn nhà thầu 10 11 15 Mục đích Trách nhiệm mua sắm Vai trò ADB Thông tin đấu thầu Vai trò nhà thầu Tính bảo mật Hành động ADB Giải kiến nghị 35 35 35 36 36 36 37 37 I GIỚI THIỆU Mục đích 1.1 Mục đích Hướng dẫn nhằm thông báo cho đối tượng thực dự án tài trợ toàn phần từ khoản vay Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB), khoản viện trợ không hoàn lại ADB tài trợ, quỹ ADB quản lý1, sách quản lý mua sắm hàng hóa, công trình, dịch vụ (không kể dịch vụ tư vấn)2 cần thiết cho dự án Hiệp định tài trợ quy định mối quan hệ pháp lý Bên vay3 ADB, Hướng dẫn áp dụng việc mua sắm hàng hóa công trình cho dự án, quy định hiệp định tài trợ Quyền nghĩa vụ Bên vay bên cung cấp hàng hóa công trình cho dự án quy định hồ sơ mời thầu, hợp đồng ký kết Bên vay với bên cung cấp hàng hóa công trình, không trình bày Hướng dẫn hiệp định tài trợ Không bên tham gia hiệp định tài trợ thực quyền có yêu cầu khoản tài trợ Các quy định chung 1.2 Trách nhiệm việc thực dự án việc trao thầu quản lý hợp đồng dự án thuộc Bên vay Về phần mình, ADB có nghĩa vụ đảm bảo số tiền tài trợ sử dụng cách hiệu kinh tế Theo thông lệ, thủ tục nguyên tắc mua sắm cụ thể mà dự án phải tuân theo thực phụ thuộc vào tình hình cụ thể trường hợp, nhìn chung yêu cầu thực ADB tuân theo nguyên tắc sau: (a) Theo tiêu chí nêu đoạn 2.11 liên quan đến việc mua sắm khoản vay viện trợ không hoàn lại từ nguồn Quỹ Đặc biệt, nguồn tiền tài trợ ADB sử dụng để mua sắm hàng hóa công trình cung cấp từ sản xuất nước thành viên ADB, trừ trường hợp Ban Giám đốc Điều hành định khác theo Điều 14(ix) Điều lệ ADB; (b) Yêu cầu tính kinh tế hiệu trình thực dự án, bao gồm việc mua sắm hàng hóa công trình liên quan; Vì mục đích hướng dẫn này, tài trợ ADB bao gồm khoản tài trợ từ quỹ ADB quản lý Đối với việc tuyển chọn tham gia chuyên gia tư vấn, xem Hướng dẫn Sử dụng tư vấn ADB Bên vay Tham khảo phần “Hàng hóa công trình” hướng dẫn mua sắm bao gồm dịch vụ liên quan vận tải, bảo hiểm, lắp ráp, uỷ thác, đào tạo bảo dưỡng ban đầu Các điều khoản hướng dẫn áp dụng cho dịch vụ khoan thăm dò, lập đồ hoạt động tương tự Thuật ngữ “Bên vay” sử dụng hướng dẫn bao gồm đối tượng nhận khoản viện trợ không hoàn lại ADB quỹ ADB quản lý, bao gồm quan điều hành dự án Trong số trường hợp, Bên vay đóng vai trò trung gian, dự án thực đơn vị khác, trường hợp này, tham khảo hướng dẫn cho Bên vay bao gồm đơn vị vậy, Bên vay lại theo thỏa thuận cho vay lại (c) ADB muốn việc cung cấp cho tất nhà thầu hợp lệ nước phát triển4 phát triển thông tin hội bình đẳng để cạnh tranh cung cấp hàng hóa công trình ADB tài trợ; (d) ADB muốn khuyến khích phát triển xây dựng hợp đồng nước ngành sản xuất Bên vay; (e) Tầm quan trọng tính minh bạch trình mua sắm 1.3 Cạnh tranh công khai yếu tố để việc mua sắm công có hiệu Bên vay lựa chọn hình thức mua sắm cụ thể phù hợp Trong hầu hết trường hợp, đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB), quản lý cách phù hợp, với ưu đãi cho hàng hóa sản xuất nước và, thích hợp, cho nhà thầu nước5 công trình theo điều kiện quy định hình thức phù hợp Do vậy, hầu hết trường hợp, ADB yêu cầu Bên vay mua sắm hàng hóa, công trình dịch vụ thông qua ICB áp dụng cho bên cung ứng nhà thầu hợp lệ6 Phần II Hướng dẫn trình bày thủ tục ICB 1.4 Khi đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) hình thức mua sắm phù hợp sử dụng hình thức mua sắm khác Phần III trình bày hình thức mua sắm khác trường hợp để áp dụng hình thức cách phù hợp Các hình thức đặc biệt mà phép sử dụng cho việc mua sắm dự án cụ thể quy định hiệp định tài trợ Các hợp đồng đặc thù tài trợ theo dự án, hình thức mua sắm hợp đồng này, quán với hiệp định tài trợ, cụ thể hóa kế hoạch mua sắm trình bày đoạn 1.16 Hướng dẫn Phạm vi áp dụng Hướng dẫn 1.5 Các thủ tục nêu Hướng dẫn áp dụng cho tất hợp đồng hàng hóa công trình ADB7 tài trợ toàn phần Đối với việc mua sắm hàng hóa công trình không ADB tài trợ, Bên vay áp dụng thủ tục khác Trong trường hợp vậy, ADB cần thoả mãn thủ tục áp dụng đáp ứng nghĩa vụ Bên vay để đưa dự án thực hạn hiệu quả, hàng hóa công trình mua sắm: (a) có chất lượng tốt phù hợp với quy mô dự án; (b) cung cấp hoàn thành hạn; (c) có mức giá cho không ảnh hưởng bất lợi đến khả kinh tế tài dự án; Xem đoạn 1.6, 1.7, 1.8 Vì mục đích Hướng dẫn này, “nhà thầu” công ty cung cấp dịch vụ xây dựng Xem đoạn 1.6, 1.7, 1.8 Bao gồm trường hợp Bên vay sử dụng đơn vị mua sắm theo đoạn 3.10 Tính hợp lệ 1.6 Để thúc đẩy cạnh tranh, ADB cho phép nhà thầu từ nước thành viên hợp lệ cung cấp hàng hóa, công trình dịch vụ cho dự án ADB tài trợ8 Các điều kiện tham gia hạn chế mức điều kiện cần thiết để đảm bảo khả nhà thầu hoàn thành hợp đồng thương thảo 1.7 Liên quan đến hợp đồng ADB tài trợ toàn phần, ADB không cho phép Bên vay từ chối tham gia nhà thầu lý không liên quan đến lực nguồn lực để thực thành công hợp đồng; không cho phép Bên vay loại trừ nhà thầu lý Do đó, Bên vay phải đánh giá cẩn thận khả kỹ thuật tài nhà thầu để đảm bảo nhà thầu có khả thực hợp đồng cụ thể 1.8 Các trường hợp ngoại lệ: (a) Các công ty nước hàng hóa sản xuất nước bị loại trừ nếu, theo điều luật phù hợp với định Hội đồng Bảo an Liên Hợp quốc thực theo Chương VII Hiến chương Liên Hợp quốc, Bên vay cấm tất hàng hoá nhập từ, toán cho quốc gia, cá nhân, hay đơn vị cụ thể Khi Bên vay cấm toán cho công ty hay cho hàng hóa cụ thể theo đạo luật vậy, công ty loại trừ (b) Công ty Bên vay thuê tuyển để cung cấp dịch vụ tư vấn chuẩn bị thực dự án, đơn vị trực thuộc công ty này, không phép cung cấp hàng hóa, công trình dịch vụ bắt nguồn từ quan hệ trực tiếp với dịch vụ tư vấn công ty việc chuẩn bị thực dự án Điều khoản không áp dụng công ty (tư vấn, nhà thầu, cung ứng) thực nghĩa vụ nhà thầu theo hợp đồng chìa khóa trao tay hợp đồng thiết kế xây dựng9 (c) Các doanh nghiệp nhà nước nước vay tham gia với tư cách nhà thầu họ đảm bảo họ (i) tự chủ mặt pháp lý tài chính, (ii) hoạt động theo luật thương mại, (iii) đơn vị phụ thuộc Bên vay Bên vay lại10 (d) Một công ty cá nhân mà ADB tuyên bố không hợp lệ theo mục (d) đoạn 1.14 Hướng dẫn không hợp lệ để trao hợp đồng ADB tài trợ khoảng thời gian ADB định Hợp đồng trước tài trợ hồi tố 1.9 ADB khuyến khích Bên vay tiến hành bước mua sắm ban đầu trước ký hiệp định tài trợ liên quan Trong trường hợp vậy, thủ tục mua sắm, bao gồm quảng cáo, phải phù hợp với Hướng dẫn để hợp đồng thực tế hợp lệ với khoản tài trợ ADB, ADB rà soát trình sử dụng Bên vay Bên vay áp dụng hình Xem đoạn 2.11 Xem đoạn 2.5 10 Không phải đơn vị tự thực hiện, theo đoạn 3.8 thức hợp đồng trước phải tự chịu rủi ro, trí ADB thủ tục, tài liệu, đề xuất trao thầu nghĩa ADB cam kết tài trợ cho dự án liên quan Nếu hợp đồng ký kết, việc giải ngân ADB cho khoản toán mà Bên vay thực theo hợp hồng trước ký kết hiệp định tài trợ coi tài trợ hồi tố phép thực phạm vi xác định hiệp định tài trợ Liên doanh 1.10 Bất kỳ công ty dự thầu độc lập hình thức liên doanh, có chứng thực việc liên doanh số nghĩa vụ pháp lý, với công ty nước và/hoặc nước ngoài, ADB không chấp nhận điều kiện dự thầu mà yêu cầu việc liên doanh bắt buộc hình thức hợp tác bắt buộc khác công ty Đánh giá ADB 1.11 ADB đánh giá thủ tục mua sắm, tài liệu, xét thầu, đề xuất trao thầu, hợp đồng để đảm bảo trình mua sắm thực phù hợp với thủ tục thỏa thuận Các thủ tục đánh giá trình bày Phụ lục Kế hoạch mua sắm ADB thông qua11 xác định rõ phạm vi áp dụng thủ tục đánh giá hạng mục khác hàng hóa công trình ADB tài trợ toàn phần Mua sắm không hợp lệ 1.12 ADB tài trợ cho khoản chi tiêu hàng hóa công trình mua sắm theo quy định hiệp định tài trợ theo Hướng dẫn Nếu việc mua sắm không thực theo cam kết, ADB tuyên bố mua sắm không hợp lệ, thường huỷ bỏ phần tài trợ phân bổ cho hàng hóa công trình mua sắm không hợp lệ Trong trường hợp đặc biệt, ADB cho phép đấu thầu lại sau tuyên bố việc mua sắm không hợp lệ Ngoài ra, ADB tiến hành biện pháp khác quy định hiệp định tài trợ Nếu hợp đồng trao sau nhận ý kiến “không phản đối” ADB, ADB có quyền thay đổi để tuyên bố việc mua sắm không hợp lệ kết luận ý kiến “không phản đối” đưa sở thông tin chưa đầy đủ, không xác hay bị lừa dối điều khoản điều kiện hợp đồng bị sửa đổi mà thông qua ADB Tham chiếu ADB 1.13 Khi ADB tài trợ toàn phần hợp đồng, ADB phải tham chiếu đến hồ sơ mời thầu với nội dung cụ thể sau: “ (tên Bên vay) nhận khoản vốn vay từ (Nguồn vốn thông thường Nguồn vốn đặc biệt) Ngân hàng Phát triển Châu Á để trang trải chi phí (tên dự án) dự kiến sử dụng số tiền khoản vay để toán theo hợp đồng (các hợp đồng) theo thư mời thầu phát hành Các điều khoản điều kiện hợp đồng (các hợp đồng) điều kiện để Ngân hàng Phát triển Châu Á toán phải tuân thủ theo điều kiện điều khoản Hiệp định vay, bao gồm Hướng dẫn mua 11 Xem đoạn 1.16 sắm Trừ ADB có quy định khác, không khác (tên Bên vay) có quyền đòi hỏi quyền lợi từ Hiệp định vay yêu cầu rút vốn vay” Gian lận tham nhũng 1.14 Chính sách chống tham nhũng ADB yêu cầu Bên vay (bao gồm người thụ hưởng từ hoạt động tài trợ ADB) bên đấu thầu, nhà thầu nhà cung ứng hợp đồng ADB tài trợ phải tôn trọng tiêu chuẩn đạo đức cao trình mua sắm thực hợp đồng Theo sách12 này, phạm vi Hướng dẫn, ADB sẽ: (a) 12 định nghĩa thuật ngữ mục đích điều khoản sau: (i) “hành động tham nhũng” tặng, cho, nhận đòi hỏi, trực tiếp hay gián tiếp, tài sản có giá trị làm ảnh hưởng bất lợi tới hành động bên kia; (ii) “hành động gian lận” hành động trình bày sai thật bỏ qua thật, mà cố ý hay vô tình làm sai lệch, có chủ ý làm sai lệch bên liên quan để có lợi tài lợi ích khác, để né tránh trách nhiệm (iii) “hành động cưỡng bức” làm thiệt hại, đe doạ làm thiệt hại thiệt hại, trực tiếp hay gián tiếp, cá nhân tài sản họ để ảnh hưởng đến tham gia họ trình mua sắm, ảnh hưởng đến việc thực hợp đồng; (iv) “hành động thông đồng” thỏa thuận hai nhiều bên đấu thầu, có biết Bên vay, để tác động đến hành động bên thứ ba trình mua sắm thực hợp đồng; (b) huỷ bỏ đề nghị trao hợp đồng ADB xác định nhà thầu dự kiến trao hợp đồng, trực tiếp thông qua đại lý, có liên quan đến hành động tham nhũng, gian lận, cưỡng hay thông đồng trình cạnh tranh cho hợp đồng đó; (c) huỷ bỏ phần tài trợ phân bổ cho hợp đồng vào lúc ADB xác định đại diện Bên vay bên hưởng lợi từ khoản tài trợ ADB có liên quan đến hành động tham nhũng, gian lận, cưỡng hay thông đồng trình mua sắm thực hợp đồng mà Bên vay hành động kịp thời phù hợp để giải tình hình, thỏa mãn với ADB; (d) hạn chế bên thực thể kế nhiệm, bao gồm tuyên bố việc không hợp lệ, vĩnh viễn khoảng thời gian định, tham gia vào Xem Chính sách Chống Tham nhũng ADB (http://www.adb.org/Documents/Policies/Anticorruption) Hướng dẫn Nguyên tắc Liêm (http://www.adb.org/Documents/Guidelines/Integrity-Guidelines-Procedures) hoạt động ADB tài trợ vào lúc ADB xác định công ty, trực tiếp thông qua đại lý, liên quan đến hành động tham nhũng, gian lận, cưỡng hay thông đồng trình cạnh tranh cho hợp đồng đó, thực hợp đồng ADB tài trợ; 1.15 (e) có quyền yêu cầu đưa điều khoản vào tài liệu mời thầu hợp đồng ADB tài trợ buộc nhà thầu, nhà cung ứng cho phép ADB đại diện ADB tra tài khoản, báo cáo tài liệu khác liên quan đến việc cung cấp hồ sơ dự thầu thực hợp đồng họ có quyền đưa quan kiểm toán ADB định tiến hành kiểm toán hồ sơ (a) Khi có đồng ý cụ thể ADB, bên hưởng lợi từ khoản tài trợ ADB đưa vào cam kết nhà thầu tuân thủ, trình cạnh tranh thực hợp đồng, luật pháp nước vay chống gian lận tham nhũng (bao gồm hối lộ) nêu hồ sơ mời thầu ADB chấp thuận việc đưa vào cam kết theo đề nghị nước vay, với điều kiện thỏa thuận quản lý cam kết thoả mãn ADB (b) Khi hợp đồng ADB tài trợ toàn phần, hợp đồng phải bao gồm cam kết nhà thầu trình đấu thầu thực hợp đồng không cho nhận khoản lệ phí, tiền thưởng, hoàn trả, quà tặng, hoa hồng khoản chi khác khoản mục nêu hồ sơ dự thầu (c) ADB xem việc mâu thuẫn lợi ích trường hợp theo bên có lợi ích mà ảnh hưởng bất lợi tới việc thực bên nghĩa vụ trách nhiệm thức, nghĩa vụ hợp đồng, tuân thủ với luật quy định phù hợp, việc xung đột lợi ích góp phần tạo hành động bị cấm theo sách chống tham nhũng Theo yêu cầu sách chống tham nhũng Bên vay (bao gồm người thụ hưởng hoạt động tài trợ ADB) nhà thầu, nhà cung ứng hợp đồng ADB tài trợ phải tôn trọng tiêu chuẩn đạo đức cao nhất, ADB thực hành động phù hợp để quản lý việc xung đột lợi ích từ chối đề xuất trao thầu ADB xác định việc xung đột lợi ích làm sai lệch thống trình mua sắm Kế hoạch mua sắm 1.16 Là phần trình chuẩn bị dự án, Bên vay chuẩn bị và, trước đàm phán khoản vay, đệ trình cho ADB thông qua kế hoạch mua sắm13 ADB chấp thuận bao gồm: (i) hợp đồng cụ thể hàng hóa, công trình và/hoặc dịch vụ cần thiết để thực dự án giai đoạn 18 tháng đầu; (b) hình thức mua 13 Nếu dự án bao gồm phần lựa chọn dịch vụ tư vấn, kế hoạch mua sắm bao gồm biện pháp lựa chọn dịch vụ tư vấn phù hợp với Hướng dẫn Sử dụng tư vấn ADB Bên vay ADB công bố công khai kế hoạch mua sắm sơ sau việc tài trợ thông qua; vấn đề bổ sung cập nhật công bố công khai sau ADB thông qua 23 phép nhập Thông thường, danh sách mặt hàng cấm nhập thích hợp danh sách mặt hàng phép nhập áp dụng, ví dụ khan ngoại tệ ADB muốn đảm bảo đáp ứng nhu cầu nhập cho ngành Đối với khoản vay chương trình, phải lập hồ sơ nhập cụ thể, sử dụng danh sách hạng mục hợp lệ phép nhập 2.67 Thủ tục ICB thông thường ADB không cần phải áp dụng hợp đồng tài trợ khoản vay chương trình Đối với hàng hoá kinh doanh phổ biến thị trường hàng hoá quốc tế (ví dụ sản phẩm dầu phân bón) thủ tục thương mại bình thường thích hợp cho việc kinh doanh xem chấp nhận tài trợ ADB Việc tài trợ cho hàng hoá cụ thể hạn chế tỷ lệ thống tối đa (chẳng hạn 60% tổng vốn vay) Thủ tục mua sắm cụ thể đề xuất cho khoản vay chương trình dựa đánh giá ADB thủ tục nước thành viên phát triển vay vốn ghi hồ sơ khoản vay Khi thích hợp, Bên vay quan liên quan yêu cầu phải lưu giữ xác hồ sơ tài khoản khoản vay chương trình Mua sắm hàng hoá 2.68 Giá thị trường hoàng hoá ngũ cốc, thức ăn gia súc, dầu ăn, nhiên liệu, phân bón, kim loại thường dao động phụ thuộc vào cung cầu thời điểm khác Nhiều hàng hoá tham chiếu thị trường hàng hoá ổn định Việc mua sắm thường bao gồm trao hợp đồng nhiều lần cho phần hàng hoá để đảm bảo lượng cung cấp mua nhiều lần khoảng thời gian để tận dụng điều kiện thuận lợi thị trường giữ cho số lượng hàng hoá kho thấp Một danh sách nhà thầu sơ tuyển chọn để gửi giấy mời định kỳ Các nhà thầu mời gửi báo giá sở liên kết với giá thị trường thời điểm trước giao hàng Thời hạn hiệu lực đợt thầu phải đảm bảo ngắn tốt Loại đồng tiền mà theo hàng hoá thường định giá thị trường sử dụng để đấu thầu toán Loại đồng tiền phải ghi rõ hồ sơ mời thầu Hồ sơ mời thầu cho phép hồ sơ dự thầu gửi qua fax nộp qua đường điện tử trường hợp bảo lãnh dự thầu khoản bảo lãnh dự thầu có nộp nhà thầu sơ tuyển có hiệu lực khoảng thời gian định Các điều kiện mẫu biểu hợp đồng chuẩn phù hợp với thông lệ thị trường phải sử dụng Đặt hàng lại 2.69 Sau mặt hàng dự kiến ban đầu cho dự án mua sắm thông qua đấu thầu cạnh tranh quốc tế, cần bổ sung mặt hàng để đáp ứng yêu cầu dự án có sẵn nguồn vốn cần thiết cho mục đích có mặt hàng bổ sung mua sắm thông qua hình thức đấu thầu đặt hàng lại chứng minh rõ việc áp dụng hình thức đấu thầu cạnh tranh quốc tế đầy đủ không mang lại lợi ích hơn39 Khi áp dụng thủ tục này, mời từ nhà thầu nộp hồ sơ dự thầu đáp ứng lần đấu thầu trước số lượng nhà thầu lớn mời nhà thầu có giá dự thầu thấp 39 Xem thêm đoạn 3.6(a) 24 III CÁC PHƯƠNG THỨC MUA SẮM KHÁC Giới thiệu chung 3.1 Phần mô tả hình thức mua sắm sử dụng hình thức đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) hình thức hiệu tiết kiệm hình thức khác xem thích hợp hơn40 Các sách ưu đãi ADB hàng hoá sản xuất nước hợp đồng xây lắp không áp dụng hình thức mua sắm khác ICB Các đoạn từ 3.2 đến 3.7 miêu tả hình thức thường sử dụng theo thứ tự ưu tiên giảm dần đoạn lại miêu tả hình thức sử dụng hoàn cảnh đặc biệt Đấu thầu quốc tế hạn chế 3.2 Đấu thầu quốc tế hạn chế (LIB) ICB thông qua mời trực tiếp không đăng quảng cáo rộng rãi Đây hình thức mua sắm thích hợp mà (a) có số lượng hạn chế nhà cung cấp, (b) khối lượng hợp đồng không đủ lớn để thu hút nhà cung cấp nhà thầu nước thông qua ICB, (c) nguyên nhân ngoại lệ khác làm sở minh chứng cho việc không cần thực thủ tục ICB đầy đủ Theo hình thức LIB, Bên vay tiến hành mời thầu từ danh sách nhà cung cấp tiềm danh sách phải đủ lớn để đảm bảo có cạnh tranh giá bao gồm tất nhà cung cấp mà có số lượng hạn chế nhà cung cấp Các ưu đãi nước không áp dụng xét thầu theo hình thức LIB Đối với tất khía cạnh khác quảng cáo ưu đãi, thủ tục ICB phải áp dụng đầy đủ, bao gồm việc công bố trao hợp đồng nêu đoạn 2.60 Đấu thầu cạnh tranh nước 3.3 Đấu thầu cạnh tranh nước (NCB) thủ tục đấu thầu cạnh tranh thường sử dụng cho mua sắm công quốc gia Bên vay hình thức thích hợp để mua sắm hàng hoá công trình mà theo chất quy mô khó có khả thu hút cạnh tranh nước Để chấp nhận sử dụng làm hình thức mua sắm theo tài trợ ADB, thủ tục phải xem xét sửa đổi41 cần thiết để đảm bảo tính tiết kiệm, hiệu quả, minh bạch quán với điều khoản nêu Phần I Hướng dẫn NCB hình thức mua sắm phù hợp mà nhà thầu nước dự kiến không quan tâm đến đợt thầu (a) giá trị hợp đồng nhỏ, (b) công trình bị phân tán địa lý bị dàn trải mặt thời gian, (c) công việc đòi hỏi nhiều sức lao động, (d) hàng hoá công trình có nước với mức giá thấp giá thị trường quốc tế Thủ tục NCB sử dụng mà lợi thủ tục ICB không bù đắp khó khăn tài hành liên quan 3.4 Việc quảng cáo hạn chế phạm vi báo chí nước công báo thức trang web tiếp cận cách rộng rãi Hồ sơ mời thầu in ngôn ngữ Bên vay (hoặc ngôn ngữ sử dụng toàn quốc giao dịch thương mại), đồng tiền Bên vay thường 40 Hợp đồng không chia thành phần nhỏ để làm cho thích hợp thủ tục ICB; đề xuất chia hợp đồng thành gói nhỏ phải ADB phê duyệt trước 41 Bất sửa đổi phản ánh hiệp định tài trợ 25 sử dụng để đấu thầu toán Ngoài ra, hồ sơ mời thầu phải hướng dẫn rõ hồ sơ dự thầu phải nộp nào, giá dự thầu mời chào nêu rõ thông tin địa điểm thời gian nộp hồ sơ dự thầu Cần phải có khoảng thời gian thích hợp đủ cho việc chuẩn bị nộp hồ sơ dự thầu Các thủ tục phải quy định để có cạnh tranh đầy đủ để đảm bảo mức giá hợp lý hình thức sử dụng xét thầu trao hợp đồng phải khách quan thông báo cho tất bên dự thầu biết hồ sơ mời thầu không áp dụng cách tuỳ tiện Các thủ tục phải bao gồm quy định mở thầu công khai, công bố kết xét thầu trao hợp đồng điều khoản cho phép nhà thầu khiếu nại Nếu công ty nước muốn tham gia đấu thầu theo điều kiện phép tham gia dự thầu Mua sắm 3.5 Mua sắm hình thức dựa sở so sánh báo giá nhận từ số nhà cung cấp (trong trường hợp hàng hoá) từ số nhà thầu xây dựng (trong trường hợp công trình xây lắp) với số lượng nhà thầu để đảm bảo mức giá cạnh tranh phương pháp thích hợp để mua sắm hàng hoá phổ biến có sẵn hàng hoá có quy cách kỹ thuật chuẩn có giá trị nhỏ công trình xây lắp đơn giản có giá trị nhỏ Trong đề nghị gửi báo giá phải mô tả rõ số lượng hàng hoá yêu cầu kỹ thuật công trình xây lắp thời gian địa điểm giao hàng (hoặc hoàn thành công trình) Báo giá gửi theo thư qua bưu điện, qua fax qua phương tiện điện tử Việc đánh giá báo giá phải tuân theo nguyên tắc giống mở thầu Các điều khoản báo giá chấp thuận đưa vào đơn đặt mua hợp đồng vắn tắt Hợp đồng trực tiếp 3.6 Hợp đồng trực tiếp hình thức hợp đồng mà cạnh tranh (một nguồn) hình thức thích hợp cho trường hợp sau: (a) Khi cần phải bổ sung mặt hàng hợp đồng hành trao theo thủ tục ICB Trong trường hợp ADB phải thoả mãn khả để nhận hồ sơ chào tốt mức giá phải trả không cao mức giá gốc Thông thường, việc đặt hàng lại diễn vòng 18 tháng kể từ lần đặt mua trước số lượng hàng bổ sung không vượt 30% số lượng hàng lần trước (b) Khi chuẩn mực thiết bị phụ tùng thay phải tương xứng với thiết bị hành thực mua sắm bổ sung từ nhà cung cấp ban đầu Để việc đặt mua có sở, thiết bị gốc phải thích hợp số lượng hàng thường phải số lượng có, mức giá phải hợp lý lợi việc mua thiết bị từ nguồn khác phải xem xét loại bỏ sở ADB chấp nhận (c) Thiết bị cần mua hàng độc quyền mua từ nguồn (d) Nhà thầu chịu trách nhiệm thiết kế quy trình yêu cầu phải mua mặt hàng quan trọng từ nhà cung cấp cụ thể điều kiện để đảm bảo thực hợp đồng 26 (e) Khi công trình xây lắp thực kéo dài tự nhiên công việc trước thực chứng minh việc thuê tiếp nhà thầu cũ tiếp kiệm đảm bảo tính tương tích kết chất lượng công việc (f) Trong trường hợp ngoại lệ thiên tai xảy 3.7 Sau ký hợp đồng, Bên vay phải công bố tờ báo tiếng Anh trang web tiếng Anh phổ biến truy cập dễ dàng tên nhà thầu, giá thực hiện, thời gian thực hợp đồng tóm tắt nội dung hợp đồng Việc công bố thực hàng quý mẫu bảng tóm tắt có bao gồm nội dung kỳ trước Tự thực 3.8 Tự thực công việc xây dựng thực sử dụng nhân lực 42 thiết bị Bên vay, hình thức thực tế để xây dựng số loại công trình Hình thức tự thực áp dụng trường hợp: (a) khối lượng công việc liên quan không xác định trước; (b) công việc nhỏ lẻ phân bố rải rác vùng xa nơi hãng xây dựng đủ lực không dự thầu với mức giá hợp lý; (c) công việc yêu cầu thực mà không làm cản trở hoạt động diễn ra; (d) Bên vay chịu rủi ro gián đoạn công việc tránh khỏi tốt so với nhà thầu; (e) Các trường hợp khẩn cấp cần quan tâm nhanh chóng Mua sắm từ quan chuyên trách 3.9 Có thể có trường hợp theo việc mua sắm thực trực tiếp từ quan chuyên môn hoá, đóng vai trò nhà cung cấp, tuân thủ theo thủ tục mua sắm riêng quan này, hình thức mua sắm thích hợp nhất: (a) số lượng nhỏ hàng hoá bán sẵn, chủ yếu lĩnh vực giáo dục y tế; (b) sản phẩm chuyên biệt mà số lượng nhà cung cấp bị giới hạn ví dụ thuốc men hoăc vaccine Đại lý mua sắm 3.10 Khi Bên vay thiếu kinh nghiệm, nguồn lực, tổ chức cần thiết, Bên vay (hoặc ADB yêu cầu) tuyển dụng công ty/hãng chuyên trách mua sắm làm đại lý mua sắm cho Đại lý tuân thủ tất thủ tục mua sắm quy định hiệp định tài trợ Hướng dẫn, bao gồm việc sử dụng mẫu hồ sơ 42 Một dự án xây dựng thuộc sở hữu phủ mà không tự chủ tài quản lý xem công việc tự thực “Tự thực hiện” biết đến “lao động trực tiếp”, “lực lượng văn phòng”, “công việc trực tiếp” 27 mời thầu chuẩn (SBDs) ADB, thủ tục giám sát, tài liệu Các thủ tục áp dụng trường hợp quan LHQ đóng vai trò đại lý mua sắm43 Các nhà thầu quản lý tuyển dụng theo phương thức tương tự với mức phí để ký hợp đồng cho công việc nhỏ lẻ liên quan đến việc xây dựng lại, sửa chữa, khôi phục xây dựng trường hợp khẩn cấp, bao gồm số lượng lớn hợp đồng nhỏ Các đại lý giám sát 3.11 Việc giám sát trước gửi hàng chứng nhận hàng hoá nhập biện pháp bảo đảm cho Bên vay, đặc biệt quốc gia có chương trình nhập lớn Việc giám sát chứng nhận thường bao gồm chất lượng, số lượng, hợp lý giá Hàng hoá nhập mua sắm thông qua hình thức đấu thầu cạnh tranh chịu xác minh phải chịu xác minh chất lượng số lượng Tuy nhiên, hàng hoá nhập không mua sắm thông qua hình thức ICB phải chịu thêm xác minh giá Các đại lý giám sát thường trả mức phí sở giá trị hàng hoá giám sát Chi phí để chứng nhận hàng hoá nhập không xem xét xét giá thầu theo hình thức ICB Mua sắm Khoản vay dành cho trung gian tài 3.12 Khi khoản tài trợ sử dụng để cung cấp vốn cho trung gian tài chính, ví dụ tổ chức tín dụng nông nghiệp công ty tài phát triển, vay lại cho bên hưởng lợi cá nhân, doanh nghiệp khu vực tư nhân, doanh nghiệp vừa nhỏ, doanh nghiệp thương mại tự chủ thuộc khu vực công để tài trợ phần cho tiểu dự án, việc mua sắm thường thực người hưởng lợi tương ứng phù hợp với thông lệ thương mại thông lệ khu vực tư nhân, ADB chấp thuận Tuy nhiên, chí trường hợp này, ICB hình thức mua sắm thích hợp để mua hạng mục đơn lẻ lớn trường hợp số lượng lớn hàng hoá tương tự gộp để mua với khối lượng lớn Mua sắm theo hình thức BOO/BOT/BOOT, nhượng quyền thoả thuận khu vực tư nhân tương tự khác 3.13 Trong trường hợp ADB cho vay khu vực tư nhân mà bảo lãnh Chính phủ, ADB không yêu cầu phải tuân theo thủ tục ICB, yêu cầu Bên vay đáp ứng ADB thủ tục mua sắm thực theo cách minh bạch, tốt thông qua thủ tục đấu thầu cạnh tranh tất hàng hoá công việc phải mua sắm từ quốc gia thành viên hợp lệ phù hợp với dự án Khi ADB tham gia tài trợ cho dự án BOO/BOT/BOOT44 loại dự án tương tự, thủ tục mua sắm sử dụng: 43 Phải áp dụng Hướng dẫn sử dụng tư vấn Ngân hàng phát triển Châu Á Bên vay lựa chọn đại lý mua sắm giám sát Chi phí mức phí trả cho đại lý mua sắm giám sát hợp lệ để ADB tài trợ quy định hiệp định tài trợ, điều khoản điều kiện tuyển chọn tuyển dụng đại lý ADB chấp thuận 44 BOO = xây dựng, sở hữu, vận hành; BOT = xây dựng, vận hành, chuyển giao; BOOT = xây dựng, sở hữu, vận hành, chuyển giao 28 (a) Nhà tài trợ dự án cho BOO/BOT/BOOT loại hình dự án tương tự lựa chọn theo chế minh bạch, tốt thông qua thủ tục đấu thầu cạnh tranh ADB chấp nhận Cơ chế bao gồm số bước để đạt kết hợp tối ưu tiêu chí với mục đích thiết lập đề án hiệu tiết kiệm nhất, ví dụ chi tiết kỹ thuật vận hành thiết bị chào giá, chi phí người sử dụng người mua phải trả, thời gian khấu hao thiết bị Nhà tài trợ dự án lựa chọn theo hình thức tự mua sắm hàng hoá công việc cần thiết cho thiết bị từ quốc gia thành viên hợp lệ, sử dụng thủ tục thích hợp Hoặc, (b) Nếu nhà tài trợ dự án không lựa chọn theo hình thức nêu tiểu đoạn (a) trên, hàng hoá công việc cần thiết cho thiết bị ADB tài trợ, phải mua sắm từ nước thành viên hợp lệ theo chế minh bạch, thông qua thủ tục đấu thầu cạnh tranh ADB chấp thuận Mua sắm dựa kết thực 3.14 Mua sắm dựa kết thực hiện45, hay gọi mua sắm dựa sản phẩm đầu ra, liên quan đến quy trình mua sắm cạnh tranh (ICB NCB) tạo mối giao kèo hợp đồng việc toán thực sản phẩm đầu đo lường (thẩm định) thay phương pháp truyền thống sản phẩm đầu vào đo lường (thẩm định) Các quy cách kỹ thuật xác định kết mong muốn sản phẩm đầu đo lường bao gồm việc sản phẩm đo lường Những sản phẩm đầu phải thoả mãn yêu cầu chức mặt chất lượng, số lượng độ tin cậy Việc toán thực phù hợp với số lượng sản phẩm đầu giao, tuỳ thuộc vào mức độ chất lượng yêu cầu Nếu sản phẩm đầu đạt mức chất lượng thấp trừ bớt tiền toán (hoặc giữ lại), trường hợp định, trả thêm khoản tiền thưởng sản phẩm đầu vượt mức chất lượng Hồ sơ mời thầu thông thường không quy định đầu vào, phương thức làm việc cho nhà thầu Nhà thầu tự đề xuất giải pháp thích hợp dựa kinh nghiệm chín chắn kiểm chứng nhà thầu phải chứng minh đạt mức chất lượng ghi rõ hồ sơ thầu 3.15 Mua sắm dựa kết thực (hoặc mua sắm sở sản phẩm đầu ra) bao gồm: (a) dịch vụ cung cấp toán sở sản phẩm đầu ra; (b) thiết kế, cung cấp, xây dựng (hoặc khôi phục) thiết bị Bên vay vận hành; (c) thiết kế, cung cấp, xây dựng (hoặc khôi phục) chạy thử thiết bị cung cấp dịch vụ để vận hành bảo dưỡng số năm định sau đưa vào sử dụng46 Trong trường hợp đòi hỏi hoạt động thiết kế, cung cấp và/hoặc xây 45 Mua sắm dựa kết thực dự án ADB tài trợ kết việc thoả mãn phân tích kỹ thuật thoả đáng chọn lựa có khác phải quy định hiệp định tài trợ ADB thông qua trước để đưa vào kế hoạch mua sắm 46 Ví dụ loại hình mua sắm như: (i) trường hợp mua sắm dịch vụ: cung cấp dịch vụ y khoa, có nghĩa toán cho dịch vụ đặc biệt, thăm văn phòng thí nghiệm phòng thí nghiệm…; (ii) trường hợp mua sắm thiết bị: thiết kế, mua sắm, chạy thử nhà máy nhiệt diện Bên vay vận hành; (iii) trường hợp mua sắm thiết bị 29 dựng, thông thường hoạt động sơ tuyển cần phải có phải áp dụng hình thức đấu thầu hai bước nêu đoạn 2.6 Mua sắm khoản vay ADB bảo lãnh 3.16 Nếu ADB đảm bảo việc hoàn trả khoản vay thực người cho vay khác, hàng hoá công việc tài trợ khoản vay nói mua sắm trọng đến tính tiết kiệm hiệu phù hợp với thủ tục đáp ứng yêu cầu đoạn 1.2 1.5 Sự tham gia cộng đồng vào trình mua sắm 3.17 Trong trường hợp cần ý đến tính bền vững dự án, để đạt mục tiêu xã hội cụ thể định dự án, cấu phần dự án chọn lựa nên (a) kêu gọi tham gia cộng đồng địa phương và/hoặc tổ chức phi phủ để cung cấp dịch vụ, (b) tăng cường sử dụng kiến thức nguyên vật liệu nước, (c) sử dụng công nghệ cần nhiều lao động công nghệ thích hợp khác, thủ tục mua sắm, chi tiết kỹ thuật gói thầu thay đổi để phản ánh yếu tố với điều kiện thủ tục phải hiệu ADB chấp thuận Các thủ tục mua sắm đề xuất cấu phần dự án thực với tham gia cộng đồng phải đưa hiệp định vay chi tiết kế hoạch mua sắm tài liệu thực dự án liên quan ADB chấp thuận Mua sắm khoản hỗ trợ khắc phục hậu thiên tai khẩn cấp 3.18 Việc mua sắm hàng hoá công việc hỗ trợ khắc phục hậu thiên tai trường hợp khẩn cấp phải phối hợp với mức độ linh hoạt cao Các yêu cầu đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) nới lỏng ủng hộ việc áp dụng hình thức đấu thầu cạnh tranh nước (NCB) với giai đoạn đấu thầu rút gọn Đấu thầu quốc tế hạn chế (LIB) hình thức mua sắm chuẩn để mua sắm hàng hoá với thời hạn đấu thầu tối thiểu từ đến hai tuần Các hợp đồng thuộc khoản vay khoản tài trợ phép định thầu cho nhà thầu nhà cung cấp, với mức giá đàm phán dao động quanh mức giá thực tế so với hợp đồng với điều chỉnh cần thiết tính đến lạm phát khối lượng Tương tự, nhà thầu nhà cung cấp lựa chọn cách cạnh tranh dự án nhà tài trợ khác tài trợ xem xét để định thầu hợp đồng ADB tài trợ dịch vụ: thiết kế, mua sắm, xây dựng (hoặc phục hồi) đường vận hành bảo dưỡng đường thời gian năm sau xây dựng Phụ lục Phụ lục 1: 30 ADB XEM XÉT QUYẾT ĐỊNH MUA SẮM Lịch trình mua sắm ADB rà soát thoả thuận mua sắm Bên vay đề xuất kế hoạch mua sắm để phù hợp với hiệp định tài trợ Hướng dẫn Kế hoạch mua sắm bao gồm giai đoạn ban đầu với thời gian 18 tháng Bên vay cập nhật kế hoạch mua sắm hàng năm cần thiết bao gồm giai đoạn 18 tháng giai đoạn thực dự án Bất đề xuất sửa đổi kế hoạch mua sắm phải đệ trình cho ADB để thông qua trước Kiểm tra trước 47 Tất loại hợp đồng ADB phải tiến hành kiểm tra trước47: (a) Trong trường hợp phải sơ tuyển, trước mời sơ tuyển, Bên vay cung cấp cho ADB dự thảo văn sử dụng bao gồm thư mời sơ tuyển, tài liệu sơ tuyển (bao gồm hướng dẫn cho người dự tuyển, tiêu chuẩn sơ tuyển, mẫu đơn dự tuyển, quy mô hợp đồng), phương pháp xét tuyển, với mô tả thủ tục quảng cáo phải tuân theo, giới thiệu sửa đổi thủ tục văn nói trên, theo yêu cầu ADB Bên vay phải cung cấp cho ADB báo cáo đánh giá ứng viên Bên vay nhận được, danh sách dự kiến nhà thầu sơ tuyển, với báo cáo lực nhà thầu báo cáo nêu lý việc loại trừ ứng viên cho vòng sơ tuyển, để lấy ý kiến góp ý ADB trước Bên vay thông báo ý kiến cho ứng viên, Bên vay phải thêm vào, loại bớt sửa đổi danh sách nói theo yêu cầu ADB (b) Trước mời thầu, Bên vay phải gửi cho ADB ý kiến góp ý, dự thảo hồ sơ mời thầu, bao gồm thư mời thầu; hướng dẫn cho nhà thầu, sở để xét thầu trao thầu; số trường hợp bao gồm điều kiện hợp đồng đặc điểm kỹ thuật công việc xây lắp, cung cấp hàng hoá, lắp đặt thiết bị v.v, với mô tả thủ tục quảng cáo đấu thầu phải tuân thủ (nếu không áp dụng sơ tuyển), Bên vay phải thực sửa đổi văn nói theo yêu cầu ADB Bất sửa đổi phải ADB chấp thuận trước công bố cho nhà thấu tiềm (c) Sau hồ sơ dự thầu nhận xem xét, trước đưa định cuối việc trao thầu, bốn tuần trước hết hạn đấu thầu, Bên vay phải cung cấp cho ADB báo cáo chi tiết việc đánh giá so sánh hồ sơ dự thầu nhận (báo cáo phải chuyên gia ADB chấp thuận chuẩn bị, ADB yêu cầu vậy), với khuyến nghị việc trao thầu thông tin khác ADB Đối với hợp đồng mua sắm sở định thầu đoạn 3.6 3.7, Bên vay phải cung cấp cho ADB điều khoản chi tiết dự thảo hợp đồng trước thực hợp đồng để ADB thông qua Hợp đồng thực sau ADB chấp thuận phải áp dụng điều khoản phần (h) đoạn hợp đồng thực Phụ lục 31 yêu cầu Nếu ADB định việc trao thầu dự kiến không phù hợp với hiệp định tài trợ và/hoặc kế hoạch mua sắm, ADB phải nhanh chóng thông báo với Bên vay nêu rõ lý cho định Mặt khác, ADB phải đưa ý kiến không phản đối đề xuất trao thầu Bên vay trao thầu sau nhận “ý kiến không phản đối” từ ADB (d) Nếu Bên vay yêu cầu gia hạn hiệu lực thầu để hoàn tất quy trình xét thầu, đạt đồng thuận giấy phép cần thiết, định trao thầu, Bên vay phải ADB thông qua trước yêu cầu gia hạn lần đầu thời gian gia hạn nhiều tuần, tất yêu cầu gia hạn tiếp theo, với khoảng thời gian gia hạn (e) Nếu sau công bố kết xét thầu, Bên vay nhận phản đối đơn kiện từ nhà thầu, Bên vay phải gửi đơn kiện phản hồi Bên vay cho ADB (f) Nếu theo kết phân tích kháng nghị, Bên vay thay đổi đề xuất trao thầu, Bên vay phải đệ trình cho ADB báo cáo lý cho định báo cáo xét thầu sửa đổi để lấy ý kiến không phản đối ADB Bên vay phải công bố lại việc trao thầu theo mẫu đoạn 2.60 Hướng dẫn (g) Nếu không ADB chấp thuận trước, điều khoản điều kiện hợp đồng không khác biệt với điều khoản mời thầu mời dự sơ tuyển, có (h) Ngay sau hợp đồng trao, Bên vay phải cung cấp cho ADB ba hợp đồng thực Nếu hợp đồng cuối dự kiến thực khác biệt so với dự thảo hợp đồng ADB thông qua trước đó, có đề xuất sửa đổi hợp đồng đáng kể sau thực hiện, sửa đổi phải đệ trình cho ADB để thông qua trước (i) Tất báo cáo đánh giá phải đính kèm tóm tắt mua sắm theo mẫu ADB cung cấp Bản mô tả số tiền hợp đồng, với tên địa người thắng thầu ADB công bố nhận hợp đồng ký Sửa đổi Đối với hợp đồng phải kiểm tra trước, Bên vay phải lấy ý kiến không phản đối ADB đề xuất gia hạn, sửa đổi thay đổi đặt hàng trước đồng ý gia hạn thời gian thực quy định hợp đồng, đồng ý với sửa đổi miễn trừ điều kiện hợp đồng, bao gồm việc ban hành thay đổi đặt hàng đơn đặt hàng hợp đồng (trừ trường hợp đặc biệt khẩn cấp) việc sửa đổi làm tăng giá trị tổng thể hợp đồng lên 15% so với giá gốc Nếu ADB định đề xuất không phù hợp với điều khoản hiệp định tài trợ và/hoặc kế hoạch mua sắm, ADB phải nhanh chóng thông báo cho Bên vay nêu rõ lý cho định Một tất sửa đổi hợp đồng phải cung cấp cho ADB để lưu trữ Bản dịch Các hợp đồng trao theo hình thức ICB phải viết tiếng Anh Bất tài liệu bổ trợ mà có gốc ngôn ngữ khác (ví dụ mô tả kỹ thuật thiết bị) phải đính kèm với dịch sang tiếng Anh Phụ lục 32 Kiểm tra sau Nếu ADB Bên vay đồng ý việc kiểm tra sau, ADB đánh giá phản hồi sớm có thể, không muộn tháng sau nhận văn cần thiết, Bên vay giả định ADB không phản đối hoạt động Bên vay Bên vay phải lưu trữ tất tài liệu liên quan hợp đồng để kiểm tra sau cần thiết trình thực dự án thời gian lưu trữ tối đa hai năm sau ngày đóng khoản vay Những tài liệu bao gồm, không giới hạn, gốc hợp đồng ký, báo cáo đánh giá bao gồm phân tích đề xuất tương ứng, khuyến nghị trao thầu để ADB chuyên gia tư vấn ADB giám sát Các văn điện tử phải lưu trữ dạng in, phải quan ban hành xác nhận dấu, chữ ký ký hiệu khác ADB chấp thuận Bên vay phải cung cấp tài liệu cho ADB trao thầu trừ quy định khác hiệp định tài trợ Nếu ADB định hàng hoá công việc mua sắm không phù hợp với thủ tục chấp thuận hiệp định tài trợ, ADB tuyên bố việc mua sắm không hợp lệ quy định đoạn 1.12 Hướng dẫn ADB phải nhanh chóng thông báo cho Bên vay lý định Nếu việc mua sắm không hợp lệ công bố sau giải ngân, Bên vay phải hoàn trả lại số tiền tương ứng cho ADB Phụ lục Phụ lục 2: 33 NHỮNG ƯU ĐÃI TRONG NƯỚC Ưu đãi hàng hoá sản xuất nước Với chấp thuận ADB, Bên vay áp dụng mức độ ưu tiên xét thầu theo thủ tục đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) hồ sơ dự thầu chào giá số hàng hoá định sản xuất Bên vay so sánh với hồ sơ dự thầu chào giá hàng hoá sản xuất quốc gia khác Trong trường hợp vậy, hồ sơ mời thầu phải nêu rõ ưu tiên công nhận hàng hoá nội địa thông tin cần thiết để xác minh tính hợp lệ hồ sơ dự thầu ưu tiên Quốc tịch nhà sản xuất nhà cung cấp điều kiện cho tính hợp lệ Việc xét so sánh thầu phải tuân theo phương pháp bước trình bày Để so sánh, hồ sơ dự thầu nhận phải phân loại thành ba nhóm đây: (a) Nhóm A: hồ sơ dự thầu mà chào toàn hàng hoá sản xuất nước nhà thầu thoả mãn Bên vay ADB (i) nhân lực, nguyên vật liệu thô, cấu phần mà Bên vay chiếm 30% 30% mức giá EXW sản phẩm chào thầu, (ii) dây chuyển sản xuất mà hàng hoá sản xuất lắp ráp sử dụng trình sản xuất lắp ráp hàng hoá từ thời điểm bắt đầu dự thầu (b) Nhóm B: Tất hồ sơ dự thầu khác chào hàng hoá sản xuất nước Bên vay (c) Nhóm C: hồ sơ dự thầu chào hàng hoá sản xuất nước mà nhập hàng hoá nhập trực tiếp Mức giá đặt hàng hoá hồ sơ dự thầu thuộc nhóm A B bao gồm tất khoản thuế nghĩa vụ trả phải trả tính nguyên vật liệu cấu phần mua nhập thị trường nội địa, không bao gồm doanh thu khoản thuế tương tự đánh sản phẩm hoàn thành Mức giá đặt hàng hoá hồ sơ dự thầu thuộc nhóm C giá CIF CIP (nơi đến), không bao gồm thuế hải quan loại thuế nhập khác trả phải trả Trong bước đầu tiên, tất hồ sơ dự thầu đánh giá nhóm so sánh để định hồ sơ dự thầu có giá thấp nhóm Những hồ sơ dự thầu có giá thấp so sánh với kết hồ sơ dự thầu nhóm A nhóm B có mức giá thấp nhất, hồ sơ dự thầu chọn để trao thầu Nếu theo kết so sánh thầu đoạn bốn trên, hồ sơ dự thầu có mức giá đánh giá thấp thuộc nhóm C hồ sơ dự thầu có giá thấp thuộc nhóm C so sánh thêm với hồ sơ dự thầu có mức giá thấp thuộc nhóm A sau cộng thêm vào mức giá chào hồ sơ dự thầu thuộc nhóm C số tiền trị giá 15% của giá thầu CIF CIP Hồ sơ dự thầu có mức giá thấp định sau lần so sánh cuối lựa chọn Phụ lục 34 Trong trường hợp hợp đồng trách nhiệm riêng lẻ, hợp đồng cung ứng, hợp đồng láp đặt, hợp đồng chìa khoá trao tay48, mà số hạng mục thiết bị riêng biệt nhóm lại thành gói hợp đồng gói thầu bao gồm nhiều hạng mục, mức độ ưu đãi không áp dụng cho toàn gói thầu, mà dành cho thiết bị sản xuất nước thuộc gói thầu Các thiết bị từ nước chào mức giá CIF CIP, thiết bị nước chào mức giá EXW (không tính đến doanh thu mức thuế tương tự); tất cấu phần khác, ví dụ thiết kế, xây dựng, lắp đặt, giám sát chào giá riêng Các hồ sơ dự thầu không phân loại thành nhóm A, B C Khi so sánh hồ sơ dự thầu thiết bị thầu có nguồn gốc từ bên quốc gia Bên vay chào thầu theo giá CIF CIP tăng lên 15% Các dịch vụ công việc kết hợp gói thầu không áp dụng ưu đãi Ưu đãi nhà thầu nước Đối với hợp đồng xây dựng trao thầu sở đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB), với chấp thuận ADB, Bên vay hợp lệ công nhận mức độ ưu đãi 7.5% nhà thầu nước49, phù hợp tuân theo điều khoản đây: (a) Các nhà thầu xin áp dụng ưu đãi phải cung cấp thông tin, phần liệu tuyển chọn50, bao gồm chi tiết chủ sở hữu, yêu cầu để xác định liệu nhà thầu cụ thể nhóm nhà thầu có đủ tiêu chuẩn áp dụng ưu đãi nước, theo tiêu chí phân loại Bên vay ADB chấp thuận Các hồ sơ mời thầu phải nêu rõ mức ưu đãi phương pháp áp dụng xét thầu so sánh thầu để ưu đãi có hiệu lực (b) Sau Bên vay nhận đánh giá hồ sơ dự thầu, hồ sơ dự thầu đáp ứng phân loại thành nhóm đây: (i) Nhóm A: hồ sơ dự thầu nhà thầu nước hợp lệ hưởng ưu đãi chào giá (ii) Nhóm B: hồ sơ dự thầu nhà thầu khác chào giá Để đánh giá so sánh hồ sơ dự thầu, số tiền trị giá 7.5% số tiền chào thầu cộng thêm vào giá thầu nhà thầu nhóm B 48 Những điều khoản áp dụng thuế hải quan không tính vào giá thầu, giá hàng hoá nhập đưa sở giá CIP CIF 49 Ưu đãi dành cho nhà thầu nước áp dụng quốc gia đủ tiêu chuẩn 50 Tại giai đoạn sơ tuyển đấu thầu Phụ lục Phụ lục 3: 35 HƯỚNG DẪN ĐỐI VỚI NHÀ THẦU Mục đích Phụ lục cung cấp hướng dẫn cho nhà thầu tiềm mong muốn tham gia vào hoạt động mua sắm ADB tài trợ Trách nhiệm mua sắm Trách nhiệm thực dự án, toán cho hàng hoá, công việc dịch vụ dự án, thuộc Bên vay Về phía ADB, theo Hiến chương, ADB phải đảm bảo ADB toán phần vốn ADB tài trợ chi phí phát sinh Các khoản giải ngân thực có yêu cầu Bên vay Các tài liệu bổ trợ chứng minh nguồn vốn sử dụng phù hợp với hiệp định tài trợ và/hoặc kế hoạch mua sắm phải đệ trình đơn xin rút vốn Bên vay Các khoản toán thực để (a) để hoàn lại cho Bên vay số tiền mà Bên vay toán từ nguồn riêng, (b) trực tiếp cho bên thứ ba (thường nhà cung cấp nhà thầu), (c) cho ngân hàng thương mại để toán cho chi phí thư cam kết cho thư tín dụng51 ngân hàng thương mại Như nhấn mạnh đoạn 1.2 Hướng dẫn, Bên vay phải chịu trách nhiệm pháp lý cho việc mua sắm Bên vay mời thầu, nhận thầu, xét thầu trao thầu Hợp đồng ký Bên vay nhà cung cấp nhà thầu ADB bên ký hợp đồng Vai trò ADB Như nêu đoạn 1.11 Hướng dẫn, ADB rà soát lại thủ tục, tài liệu mua sắm, xét thầu, đề xuất trao thầu hợp đồng để đảm bảo quy trình thực phù hợp với thủ tục chấp thuận, theo yêu cầu hiệp định tài trợ Trong trường hợp hợp đồng chính, tài liệu phải ADB rà soát trước ban hành, mô tả Phụ lục Đồng thời, vào thời điểm quy trình mua sắm (thậm chí sau trao thầu), ADB kết luận quy trình đồng thuận không tuân thủ tài liệu liên quan nào, ADB tuyên bố việc mua sắm không hợp lệ, mô tả đoạn 1.12 Tuy nhiên Bên vay trao thầu sau nhận ý kiến không phản đối ADB, ADB tuyên bố việc mua sắm không hợp lệ ý kiến không phản đối ADB đưa sở thông tin Bên vay cung cấp không đầy đủ, thiếu xác nhầm lẫn Ngoài ra, ADB định có âm mưu tham nhũng, gian lận đại diện Bên vay nhà thầu tham gia, ADB áp dụng hình thức xử phạt thích hợp quy định đoạn 1.14 Hướng dẫn ADB xuất Tài liệu Đấu thầu Chuẩn (SBDs) dành cho số loại mua sắm khác Như quy định đoạn 2.12 Hướng dẫn, Bên vay bắt buộc phải sử dụng văn này, với thay đổi tối thiểu cho phù hợp với quốc gia vấn đề cụ thể dự án Bên vay hoàn thành ban hành tài liệu sơ tuyển tài liệu đấu thầu 51 Mô tả đầy đủ thủ tục giải ngân ADB quy định Sổ tay giải ngân khoản vay (có thể xem website ADB http://www.adb.org) Phụ lục 36 Thông tin đấu thầu Các thông tin hội đấu thầu theo chế đấu thầu cạnh tranh quốc tế (ICB) cung cấp qua thông báo mua sắm chung thông báo mua sắm cụ thể mô tả đoạn 2.7 2.8 hướng dẫn Hướng dẫn chung thành viên tham gia, thông tin trước hội đấu thầu dự án tới tiếp cận từ website ADB52 Vai trò nhà thầu Khi nhà thầu nhận văn sơ tuyển đấu thầu, nhà thầu nghiên cứu văn cẩn thận để định liệu đáp ứng điều kiện kỹ thuật, thương mại điều kiện hợp đồng, đáp ứng được, chuẩn bị hồ sơ dự thầu Nhà thầu sau nên xem xét cách cẩn trọng tài liệu để xem có điều khoản mơ hồ, bị bỏ sót mâu thuẫn nội bộ, đặc điểm điều kiện khác mà không rõ ràng có phân biệt hạn chế; có nhà thầu làm rõ với Bên vay, văn bản, khoảng thời gian quy định tài liệu mời thầu Các tiêu chuẩn phương pháp lựa chọn người thắng thầu đưa tài liệu mời thầu, quy định chung “Hướng dẫn cho nhà thầu chi tiết” Nếu tài liệu có điểm không rõ, nhà thầu làm rõ với Bên vay Liên quan đến vấn đề này, cần phải nhấn mạnh tài liệu mời thầu cụ thể Bên vay ban hành chi phối hoạt động mua sắm, nêu đoạn 1.1 Hướng dẫn Nếu nhà thầu cảm thấy có điều khoản văn không phù hợp với Hướng dẫn, nhà thầu nên nêu lên vấn đề với Bên vay Trách nhiệm nhà thầu phải nêu lên vấn đề mơ hồ, mâu thuẫn, bị bỏ sót, v.v, trước đệ trình hồ sơ dự thầu, để đảm bảo đệ trình hồ sơ dự thầu đáp ứng đầy đủ tuân thủ, bao gồm tất tài liệu bổ trợ mà hồ sơ mời thầu yêu cầu Việc không tuân thủ yêu cầu then chốt (yêu cầu kỹ thuật thương mại) dẫn đến việc hồ sơ dự thầu bị loại Nếu nhà thầu muốn đề xuất thay đổi yêu cầu không quan trọng, đề xuất phương án thay thế, nhà thầu đưa mức giá cho hồ sơ dự thầu tuân thủ sau điều chỉnh giá thay đổi chấp thuận Các phương án thay nên đưa cho phép hồ sơ mời thầu Khi nhận hồ sơ dự thầu mở thầu công khai, nhà thầu không phép bị yêu cầu thay đổi mức giá vấn đề cốt lõi hồ sơ dự thầu Tính bảo mật 10 Như nêu đoạn 2.47 Hướng dẫn, quy trình xét thầu bảo mật công khai trao thầu Đây điểm then chốt cho phép Bên vay cán giám sát ADB tránh can thiệp không phù hợp dù thực tế nhận thức Ở bước này, nhà thầu muốn cung cấp thêm thông tin thông báo cho Bên vay, ADB, hai, thông tin phải cung cấp dạng văn 52 http://www.adb.org Phụ lục 37 Hành động ADB 11 Các nhà thầu tự gửi trao đổi họ vấn đề câu hỏi với Bên vay cho ADB viết cho ADB trực tiếp Bên vay không phúc đáp ngay, khiếu nại Bên vay Tất thư từ trao đổi phải gửi đến cán phụ trách dự án đó, gửi cho Tổng Vụ trưởng, Văn phòng Dịch vụ Hoạt động Trung ương (COSO) 12 Những tài liệu tham khảo mà ADB nhận từ nhà thầu tiềm năng, trước kết thúc thời gian nhận hồ sơ dự thầu, thích hợp, chuyển đến cho Bên vay với góp ý ý kiến ADB, để Bên vay xử lý phúc đáp 13 Những thông tin trao đổi nhận từ nhà thầu sau mở thầu xử lý sau Trong trường hợp hợp đồng ADB không thực tiền kiểm, thông tin trao đổi gửi cho Bên vay để cân nhắc thích đáng có hành động thích hợp, cần, thông tin xem xét hoạt động giám sát dự án cán ADB Trong trường hợp hợp đồng phải thực quy trình tiền kiểm, thông tin trao đổi ADB xem xét sở tham vấn với Bên vay Nếu cần thêm liệu để hoàn tất quy trình này, Bên vay phải cung cấp Nếu cần thêm thông tin làm rõ từ phía nhà thầu, ADB đề nghị Bên vay cung cấp phù hợp góp ý kết hợp báo cáo đánh giá Quá trình rà soát ADB chưa hoàn tất đến thông tin trao đổi đánh giá xem xét toàn diện 14 (a) Trừ trường hợp phải công nhận, thông thường ADB không tham gia thảo luận quan hệ với nhà thầu trình xét rà soát chu trình mua sắm, công bố trao thầu (b) Tuy nhiên không tuân theo đoạn 14(a) trên, ADB tham gia thảo luận thấy cần thiết tiến hành điều tra, kiểm toán, xem xét đánh giá khác quy trình mua sắm Giải kiến nghị 15 Như nêu đoạn 2.65, sau thông báo trao thầu, nhà thầu muốn tìm hiểu kỹ sở hồ sơ dự thầu không lựa chọn, nhà thầu gửi yêu cầu đến Bên vay Nếu nhà thầu không thỏa mãn với giải trình Bên vay muốn gặp ADB, nhà thầu làm cách gửi văn cho Tổng Vụ trưởng, Văn phòng Dịch vụ Hoạt động Trung ương (COSO), Tổng Vụ trưởng thu xếp gặp với cấp thích hợp với cán phù hợp Cuộc gặp này, thảo luận hồ sơ dự thầu nhà thầu, không thảo luận hồ sơ dự thầu nhà thầu cạnh tranh khác [...]... nhập khẩu lớn Việc giám sát hoặc chứng nhận thường bao gồm chất lượng, số lượng, và sự hợp lý về giá Hàng hoá nhập khẩu được mua sắm thông qua hình thức đấu thầu cạnh tranh không phải chịu xác minh về giá mà chỉ phải chịu xác minh về chất lượng và số lượng Tuy nhiên, các hàng hoá nhập khẩu không mua sắm thông qua hình thức ICB có thể phải chịu thêm xác minh về giá Các đại lý giám sát thường được trả... (e) Các trường hợp khẩn cấp cần sự quan tâm nhanh chóng Mua sắm từ các cơ quan chuyên trách 3.9 Có thể có các trường hợp theo đó việc mua sắm được thực hiện trực tiếp từ các cơ quan chuyên môn hoá, đóng vai trò nhà cung cấp, tuân thủ theo các thủ tục mua sắm riêng của các cơ quan này, có thể là hình thức mua sắm thích hợp nhất: (a) số lượng nhỏ các hàng hoá bán sẵn, chủ yếu trong các lĩnh vực giáo dục... bảo mức giá cạnh tranh và đây là một phương pháp thích hợp để mua sắm các hàng hoá phổ biến có sẵn hoặc các hàng hoá có quy cách kỹ thuật chuẩn có giá trị nhỏ hoặc các công trình xây lắp đơn giản có giá trị nhỏ Trong đề nghị gửi báo giá phải mô tả rõ và số lượng hàng hoá hoặc yêu cầu kỹ thuật của công trình xây lắp cũng như thời gian và địa điểm giao hàng (hoặc hoàn thành công trình) Báo giá có thể... Bên vay đáp ứng ADB rằng thủ tục mua sắm được thực hiện theo một cách minh bạch, tốt nhất là thông qua thủ tục đấu thầu cạnh tranh và tất cả các hàng hoá và công việc phải được mua sắm từ các quốc gia thành viên hợp lệ và phù hợp với dự án Khi ADB tham gia tài trợ cho dự án BOO/BOT/BOOT44 hoặc loại dự án tương tự, một trong các thủ tục mua sắm dưới đây sẽ được sử dụng: 43 Phải áp dụng Hướng dẫn sử dụng... giá CIF hoặc CIP (là giá không tính thuế hải quan); (b) thuế bán hàng và các thuế tương tự khác liên quan đến việc bán hoặc giao hàng hoá 32 20 định hồ sơ dự thầu có giá được xét là thấp nhất Đối với hàng hoá và thiết bị, trong số các yếu tố liên quan, các yếu tố khác như lịch thanh toán, thời gian giao hàng, chi phí vận hành, tính hiệu quả và tương thích của thiết bị, tính sẵn có của dịch vụ và các... trong các thủ tục và các văn bản nói trên, theo như yêu cầu của ADB Bên vay phải cung cấp cho ADB báo cáo đánh giá các ứng viên Bên vay nhận được, danh sách dự kiến các nhà thầu sơ tuyển, cùng với một bản báo cáo về năng lực của các nhà thầu và báo cáo nêu lý do của việc loại trừ bất kỳ ứng viên nào cho vòng sơ tuyển, để lấy ý kiến góp ý của ADB trước khi Bên vay thông báo các ý kiến của mình cho các ứng... cấp cho ADB một bản báo cáo chi tiết về việc đánh giá và so sánh các hồ sơ dự thầu nhận được (báo cáo này phải được các chuyên gia do ADB chấp thuận chuẩn bị, nếu ADB yêu cầu như vậy), cùng với các khuyến nghị về việc trao thầu và các thông tin khác do ADB Đối với các hợp đồng mua sắm trên cơ sở chỉ định thầu như trong đoạn 3.6 và 3.7, Bên vay phải cung cấp cho ADB một bản sao các điều khoản chi tiết... sở giá trị của hàng hoá giám sát Chi phí để chứng nhận hàng hoá nhập khẩu sẽ không được xem xét khi xét giá thầu theo hình thức ICB Mua sắm trong các Khoản vay dành cho các trung gian tài chính 3.12 Khi khoản tài trợ được sử dụng để cung cấp vốn cho một trung gian tài chính, ví dụ như một tổ chức tín dụng nông nghiệp hoặc một công ty tài chính phát triển, để cho vay lại cho bên hưởng lợi như các cá nhân,... mua sắm dưới đây sẽ được sử dụng: 43 Phải áp dụng Hướng dẫn sử dụng tư vấn của Ngân hàng phát triển Châu Á và Bên vay khi lựa chọn đại lý mua sắm và giám sát Chi phí hoặc mức phí trả cho đại lý mua sắm và giám sát là hợp lệ để được ADB tài trợ nếu được quy định trong hiệp định tài trợ, và nếu các điều khoản và điều kiện về tuyển chọn và tuyển dụng đại lý được ADB chấp thuận 44 BOO = xây dựng, sở hữu,... 11 hàng hóa được sản xuất tại, và các dịch vụ được cung cấp bởi các nước thành viên phát triển đóng góp vào nguồn vốn này, và tất cả các nước thành viên đang phát triển 2.12 (b) Điều quan trọng là hồ sơ mời thầu cung cấp tất cả các thông tin cần thiết cho nhà thầu để chuẩn bị hồ sơ dự thầu Trong khi chi tiết và tính phức tạp của các tài liệu này sẽ khác nhau phụ thuộc vào loại hàng hóa được mua sắm ... sắm sử dụng: 43 Phải áp dụng Hướng dẫn sử dụng tư vấn Ngân hàng phát triển Châu Á Bên vay lựa chọn đại lý mua sắm giám sát Chi phí mức phí trả cho đại lý mua sắm giám sát hợp lệ để ADB tài trợ quy... phải chịu thêm xác minh giá Các đại lý giám sát thường trả mức phí sở giá trị hàng hoá giám sát Chi phí để chứng nhận hàng hoá nhập không xem xét xét giá thầu theo hình thức ICB Mua sắm Khoản vay... theo dự án, hình thức mua sắm hợp đồng này, quán với hiệp định tài trợ, cụ thể hóa kế hoạch mua sắm trình bày đoạn 1.16 Hướng dẫn Phạm vi áp dụng Hướng dẫn 1.5 Các thủ tục nêu Hướng dẫn áp dụng