Chương KẾT THÚC DỰ ÁN Các vấn đề kết thúc dự án  Quản lý nhân  Quản lý truyền thông  Quản lý thông tin  Quản lý chuyển giao quyền lực  CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN  Các vấn đề cần lưu tâm Con người  Truyền thông  Thông tin  Quyền lực Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN  Các thành viên tổ dự án     Khách hàng dự án     Giảm quan tâm mức độ tổng thể, bao quát Gia tăng quan tâm theo mức độ người vận hành dự án Gia tăng quan tâm chi tiết, kết dự án Thường tham gia họp dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Lo lắng tương lai họ Giảm quan tâm nhiệm vụ lại Giảm động làm việc Không gắn bó với dự án lúc ban đầu CÁC VẤN ĐỀ KHI KẾT THÚC DỰ ÁN  Dự án cần      Nhà quản lý dự án cần nhận thức    Quyền hạn nhà quản lý bị giảm Sự đồng ý, chấp thuận khách hàng bị giảm Số nhân viên dự án bắt đầu giảm  Bốn nhân tố kết hợp với để tạo độc đáo tập hợp vấn đề đòi hỏi phải có kỹ quản lý mức độ cao Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Xác định hoàn tất kết tồn đọng Kết thúc hợp đồng yêu cầu công việc Thanh lý tài sản Đối chiếu so sánh việc làm với liệu đề khứ Thực đảm bảo cam kết QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ  Nhân quan tâm đến mục tiêu dự án, bắt đầu nghĩ đến mục tiêu dài hạn  Câu hỏi thành viên tổ dự án     Câu hỏi khách hàng      Khi vận hành dự án? Dự án vận hành yêu cầu mong muốn hay không? Dự án dự án kế tiếp? Những việc cần làm để kết thúc dự án? Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Dự án có bị giải tán hay không? Dự án dự án kế tiếp? Khi họ rời khỏi dự án? Việc trở công việc cũ nào, có không? Những chuyên gia chủ chốt dự án chuyển QUẢN LÝ VỀ NHÂN SỰ  Khó khăn quản lý nhân giai đoạn kết thúc dự án   Nhà quản lý dự án cần    Động viên trì để người gắn bó với dự án Làm để khuyến khích người tự quản lý để hoàn thành nhiệm vụ Phải cung cấp đầy đủ thông tin nguồn lực để hoàn thành nhiệm vụ lại dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Dự án cần trì đội ngũ nhân kinh nghiệm Nhân dự án thực tốt họ có chắn tính liên tục vị trí thuê mướn lao động tương lai QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG  Nhà QLDA thành công:  Truyền thông trình chiều Nhà quản lý dự án Mục tiêu, yêu cầu Phản hồi quy trình, kết Tổ dự án, khách hàng Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Đảm bảo cam kết nhiệt tình người có liên hệ với dự án trì động viên nhờ phân quyền cung cấp đủ nguồn lực QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG  Yêu cầu thêm khách hàng     Nhu cầu thêm nhà QLDA    Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Lập kế hoạch huấn luyện cho nhân viên họ để tiếp nhận vận hành dự án Khảo sát nhu cầu để thích nghi điều chỉnh quy trình hệ thống vận hành Lập kế hoạch cho gia tăng NVL thô khác hay dự trữ sản phẩm Lập kế hoạch quảng cáo bán sản phẩm có dự án Lập kế hoạch tái phân công nhân viên Đảm bảo kết thúc dự án theo trật tự Tập hợp tất thông tin cần thiết để đảm bảo việc lưu trữ học kinh nghiệm thu từ dự án QUẢN LÝ TRUYỀN THÔNG  Tổ chức họp thường xuyên  Mở rộng tham dự bao gồm   Cho phép họp xem xét vấn đề chi tiết mà trước không xem xét họp  Tổ chức họp với nhóm để thảo luận vấn đề nhóm: tái phân công, thay đổi nhiệm vụ thành viên… Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Tất thành viên tổ dự án (càng lúc dần) Nhân viên khách hàng có liên quan đến công việc tồn đọng/sai sót… QUẢN LÝ THÔNG TIN  Những yếu tố cần lưu ý trình quản lý thông tin:    Những thông tin cần giai đoạn cuối dự án:     Xác định công việc tồn đọng Ghi nhận lại chất thực kết Tạo tài liệu dự án Kiểm soát đạt so với đề Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Hầu tiền bạc tiêu dùng phân bổ Đa số kết hình thành Đa số nguồn lực sử dụng 10 QUẢN LÝ THÔNG TIN  Hoạt   Hoàn thành dự án Đảm bảo khách hàng quản lý cách hiệu vận hành bảo trì thành dự án Thực kiểm toán thẩm định sau dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  động quản lý thông tin nhằm 11 HOÀN THÀNH DỰ ÁN  Để   hoàn thành dự án cần xác định:  Nguồn   tham khảo Bản tiêu chuẩn & đặc trưng dự án Hệ thống kiểm soát thay đổi trình thực dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Những thực Những chưa hoàn tất, phải thực Cái thay đổi?  Tại thay đổi?  Ai người chịu trách nhiệm?  12 HOÀN THÀNH DỰ ÁN  Vấn đề liên quan đến công việc tồn đọng   Khiến cho việc kết thúc dự án quản lý tốt có thứ tự  bảng kiểm tra trình kết thúc dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Thỏa thuận nhà QLDA khách hàng/chủ đầu tư chương trình hoàn thành phần công việc tồn đọng Thiết lập mục tiêu ưu tiên chương trình 13 BẢN KIỂM TRA QUÁ TRÌNH KẾT THÚC DỰ ÁN Các hoạt động Ngày hoàn thành Người thực Bản dự án chi tiết A Thiết lập thay đổi dự án chi tiết B Xem & duyệt lại chi tiết Kế hoạch dự án A Ngày phân phát thực tế giấy tờ B Ngày hoàn thành thực tế giấy tờ Tài A Thiết lập chi phí & trách nhiệm cuối B Chuẩn bị & phân phát báo cáo tài cuối Các yêu cầu công việc & hợp đồng A Kết thúc tất yêu cầu công việc & hợp đồng B Chuẩn bị báo cáo nhà thầu Các hoạt động công trường A Kết thúc hoạt động công trường Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN C Tổ chức họp dự án cuối B Chuyển nhượng trang thiết bị công trường Nhân A Cập nhật báo cáo nhân B Hoàn tất việc phân công lại C Tổ chức họp đội ngũ dự án lần cuối Khách hàng A Hoàn tất bàn giao dự án Tổng quát A Hoàn tất báo cáo dự án 14 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN  Mục   Nhận tình trạng dự án Nhận sai lầm tiềm ẩn dự án Xem xét có cần thay đổi cách thức quản lý hoạch định dự án hay không Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  tiêu kiểm toán sau dự án 15 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN  Mục tiêu kiểm toán khách hàng    Mục tiêu kiểm toán nhà QLDA    Xem xét chi phí hoạch định có đạt không? Nhận dạng tính thích hợp kỹ thuật quản lý dự án Nhận dạng công việc sử dụng tài sản dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Nhận dạng hoàn thành kết dự án Nhận dạng tồn đọng cần phải thực Lý chi phí bị vượt 16 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN  Kích thước, cấu trúc, trọng tâm báo cáo kiểm toán?    Báo cáo kiểm toán báo cáo kế toán chi phí   Báo cáo sở cho hoạt động pháp lý khách hàng nhà QLDA Là sở cho phê chuẩn/ước lượng tương lai Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Chi phí dự án Bản chất dự án Kết dự án 17 THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN  Được thực lý công hài lòng kỹ thuật bên thứ  Ở tổ chức lớn, DA có chi phí vốn cao, thẩm định thực phận độc lập chịu trách nhiệm đến quản lý cấp cao  Xem xét toàn dự án từ giai đoạn khái niệm đến 2-3 năm sau hoàn thành   Đánh giá giai đoạn đề cương dự án Đánh giá quản lý & thực dự án Đánh giá phù hợp với việc vận hành khách hàng  đánh giá đáng giá kết dự án đạt so với hoạch định Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  18 THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN  Giúp cải tiến thực dự án mặt tổ chức    Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Ước lượng chi phí tốt dựa vào dự liệu khứ xác Đánh giá nhà thầu phụ tốt liệu cho hoạch định đánh giá rủi ro tốt Đánh giá nhà thầu phụ tốt công tác đánh giá giám sát cẩn thận Quản lý dự án tốt sử dụng công cụ tốt nhà quản lý có kinh nghiệm 19 QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC  Chuyển giao quyền lực người quản lý dự án người vận hành dự án  Trong giai đoạn kết thúc dự án, vai trò nhà quản lý dự án trở thành trọng tâm giai đoạn chuyển đổi từ:   Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Đạt mục tiêu sang hoàn thành tất Giải vấn đề tổng thể sang hoàn thiện chi tiết Thiết lập & trì quyền hành sang giao phó chuyển giao quyền hành 20 QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC  Những khó khăn giai đoạn này:   Những hoạt động cần có    Một buổi lễ thức biểu thị chuyển giao quyền hành Giới thiệu vai trò nhà QLDA – vai trò nhà quản lý kết thúc dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Khách hàng gặp khó khăn chấp nhận chuyển đổi hành vi nhà quản lý dự án Nhà QLDA phải chịu đựng khó khăn chấp nhận chuyển đổi Điều kiện thành công   Hoạt động chuyển giao thực với kỹ chuyên nghiệp Phản ánh chất thực tế phần kết thúc dự án 21 [...]... đoạn đề cương dự án Đánh giá sự quản lý & thực hiện dự án Đánh giá sự phù hợp với việc vận hành của khách hàng  đánh giá sự đáng giá kết quả của dự án đã đạt so với những gì đã hoạch định Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  18 THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN  Giúp cải tiến sự thực hiện dự án về mặt tổ chức    Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Ước lượng chi phí tốt hơn bởi dựa vào dự liệu quá khứ chính xác hơn Đánh giá nhà... của dự án Xem xét có cần thay đổi cách thức quản lý hoặc hoạch định dự án hay không Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  tiêu của bản kiểm toán sau dự án 15 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN  Mục tiêu kiểm toán đối với khách hàng    Mục tiêu kiểm toán đối với nhà QLDA    Xem xét chi phí hoạch định có đạt được không? Nhận dạng tính thích hợp của kỹ thuật quản lý dự án Nhận dạng những công việc sử dụng tài sản dự án Chương. ..QUẢN LÝ THÔNG TIN  Hoạt   Hoàn thành dự án Đảm bảo khách hàng có thể quản lý một cách hiệu quả sự vận hành và bảo trì các thành quả dự án Thực hiện sự kiểm toán và thẩm định sau dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  động quản lý thông tin nhằm 11 HOÀN THÀNH DỰ ÁN  Để   hoàn thành dự án cần xác định:  Nguồn   tham khảo Bản tiêu chuẩn & các đặc trưng của dự án Hệ thống kiểm soát... dữ liệu cho hoạch định và đánh giá rủi ro tốt hơn Đánh giá nhà thầu phụ tốt hơn bởi công tác đánh giá và giám sát cẩn thận hơn Quản lý dự án tốt hơn bởi sử dụng công cụ tốt hơn và nhà quản lý có kinh nghiệm hơn 19 QUẢN LÝ CHUYỂN GIAO QUYỀN LỰC  Chuyển giao quyền lực giữa người quản lý dự án và người vận hành dự án  Trong giai đoạn kết thúc dự án, vai trò của nhà quản lý dự án trở thành một trong những... tương lai Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Chi phí dự án Bản chất dự án Kết quả dự án 17 THẨM ĐỊNH SAU DỰ ÁN  Được thực hiện vì lý do công bằng hoặc sự hài lòng về kỹ thuật của bên thứ 3  Ở những tổ chức lớn, DA có chi phí vốn cao, thẩm định được thực hiện bởi một bộ phận độc lập chịu trách nhiệm đến quản lý cấp cao  Xem xét toàn bộ dự án từ giai đoạn khái niệm đến 2-3 năm sau khi hoàn thành   Đánh giá... động ở công trường Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN C Tổ chức cuộc họp dự án cuối cùng B Chuyển nhượng trang thiết bị ở công trường 6 Nhân sự A Cập nhật các báo cáo nhân sự B Hoàn tất việc phân công lại C Tổ chức cuộc họp đội ngũ dự án lần cuối 7 Khách hàng A Hoàn tất sự bàn giao dự án 8 Tổng quát A Hoàn tất bản báo cáo dự án 14 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN  Mục   Nhận ra tình trạng hiện tại của dự án Nhận ra những... quá trình thực hiện dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN Những gì đã thực hiện Những gì chưa hoàn tất, còn phải được thực hiện Cái gì thay đổi?  Tại sao thay đổi?  Ai là người chịu trách nhiệm?  12 HOÀN THÀNH DỰ ÁN  Vấn đề liên quan đến công việc còn tồn đọng   Khiến cho việc kết thúc dự án được quản lý tốt và có thứ tự  bảng kiểm tra quá trình kết thúc dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Thỏa thuận giữa... QLDA – vai trò của nhà quản lý kết thúc dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Khách hàng gặp khó khăn khi chấp nhận một sự chuyển đổi căn bản trong hành vi nhà quản lý dự án Nhà QLDA cũng phải chịu đựng những khó khăn khi chấp nhận sự chuyển đổi đó Điều kiện thành công   Hoạt động chuyển giao được thực hiện với kỹ năng chuyên nghiệp Phản ánh bản chất thực tế của phần kết thúc dự án 21 ... việc sử dụng tài sản dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Nhận dạng sự hoàn thành của kết quả dự án Nhận dạng những tồn đọng cần phải được thực hiện Lý do của những chi phí bị vượt quá 16 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN  Kích thước, cấu trúc, trọng tâm của bản báo cáo kiểm toán?    Báo cáo kiểm toán không phải là báo cáo kế toán chi phí   Báo cáo là cơ sở cho hoạt động pháp lý giữa khách hàng và nhà QLDA Là... Thỏa thuận giữa nhà QLDA và khách hàng/chủ đầu tư chương trình hoàn thành phần công việc còn tồn đọng Thiết lập những mục tiêu ưu tiên trong chương trình 13 BẢN KIỂM TRA QUÁ TRÌNH KẾT THÚC DỰ ÁN Các hoạt động Ngày hoàn thành Người thực hiện 1 Bản dự án chi tiết A Thiết lập những thay đổi về bản dự án chi tiết B Xem & duyệt lại bản chi tiết 2 Kế hoạch dự án A Ngày phân phát thực tế trên giấy tờ B Ngày ... muốn hay không? Dự án dự án kế tiếp? Những việc cần làm để kết thúc dự án? Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Dự án có bị giải tán hay không? Dự án dự án kế tiếp? Khi họ rời khỏi dự án? Việc trở công... 10 QUẢN LÝ THÔNG TIN  Hoạt   Hoàn thành dự án Đảm bảo khách hàng quản lý cách hiệu vận hành bảo trì thành dự án Thực kiểm toán thẩm định sau dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  động quản lý thông... thuật quản lý dự án Nhận dạng công việc sử dụng tài sản dự án Chương 6: KẾT THÚC DỰ ÁN  Nhận dạng hoàn thành kết dự án Nhận dạng tồn đọng cần phải thực Lý chi phí bị vượt 16 KIỂM TOÁN SAU DỰ ÁN