BKAV eOffice VĂN PHÒNG ĐIỆN TỬ TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG I PHẦN I: TRAO ĐỔI THÔNG TIN Tài liệu hướng dẫn sử dụng nhanh số tính phần mềm eOffice Khuyến cáo: Bạn vừa đọc hướng dẫn vừa thao tác phần mềm để đạt hiệu cao Cài đặt phần mềm Để chạy phần mềm eOffice bạn làm theo bước sau đây: • Copy file eOffice.exe từ máy cài đặt eOffice ổ C:/eOffice/eOffice.exe máy tính • Bấm đúp chuột vào file eOffice.exe (biểu tượng hình mặt trăng), cửa sổ đăng nhập xuất Bạn điền thông tin bạn vào cửa sổ sau: o Địa email: Là địa email bạn sử dụng Công ty Ví dụ : LongPT@sonha-quangngai.gov.vn o Mật khẩu: Là mật email bạn Nếu bạn không nhớ mật gọi số 0914.684401 (gặp Mr Long) để trợ giúp o Bạn tick vào ô“Ghi nhớ mật khẩu” để lần sau bạn gõ lại mật o Chọn “Đăng nhập” để vào hệ thống Nếu cửa sổ báo “Không đăng nhập được”, báo “Sai mật khẩu” bạn gọi số 0914.684401 để trợ giúp o Với lần chạy eOffice, cửa sổ ghi tên xuất hiện, bạn ghi tên vào ô “Họ tên”, chọn “Đồng ý” để hoàn tất o Từ lần sau eOffice tự động chạy, bạn cần gõ mật ấn “Đăng nhập” để vào hệ thống Hội thoại Khi muốn trao đổi ngắn với Công ty, bạn thực sau: • Chọn nút “Hội thoại” tác vụ eOffice (thanh tác vụ gồm nút kèm hình ảnh sát hình phía trên), cửa sổ hiển thị danh sách người sử dụng eOffice lên • Để chọn người cần trao đổi bạn bấm đúp chuột vào tên người đó, bạn tìm thấy tên họ danh sách “Tất cả” danh sách theo “Phòng ban” Bạn muốn tìm theo danh sách bấm chuột vào tab “Tất cả” “Phòng ban” • Khi hội thoại, bạn gửi file cho người hội thoại cách bấm vào nút “Gửi file” sổ hội thoại • Bạn dùng cách ghép ký tự như: :) :D :( :P để thể cảm xúc hình ảnh, chọn hình ảnh trực tiếp từ công cụ cửa sổ hội thoại • Chọn “Gửi” để gửi tin Gửi file trực tiếp Khi muốn gửi hay nhiều file tài liệu cho bạn làm sau: • Tìm đến file cần gửi bấm chuột phải vào file, menu xuất • Chọn “Gửi file eOffice”, cửa sổ chọn người nhận xuất • Bạn bấm đúp vào tên người nhận để gửi file Nếu muốn gửi file cho nhiều người, bạn tick vào ô bên cạnh tên người chọn “Gửi file” Đọc thông báo Khi có thông báo đến (lịch làm việc lãnh đạo, thông báo, công cộng, quy định, báo cáo công việc tuần,…) bạn thấy có cửa sổ nhỏ góc bên phải hình tự động xuất hiện, bạn bấm chuột vào để thông tin lên Gửi email cho người khác Để gửi email cho người khác (có thể gửi cho người đơn vị “địa có đuôi @sonha-quangngai.gov.vn” (không gửi cho gmail yahoo), bạn làm sau: • Chọn nút “Soạn thư” góc bên trái cửa sổ phần mềm eOffice • Gõ địa email người nhận vào ô “Gửi tới” Ví dụ: LongPT@sonha-quangngai.gov.vn • Gõ tiêu đề thư vào ô “Tiêu đề” Ví dụ: Đăng ký phòng họp • Bạn đính kèm file theo email cách chọn nút “Kèm file” • Gõ nội dung thư • Chọn nút “Gửi” góc bên trái cửa sổ soạn thư để gửi thư Liên kết tới Website Công ty Để nhanh chóng vào trang web thường dùng Công ty mà không cần nhớ địa chỉ, bạn làm sau: • Để mở website nội Công ty từ eOffice bạn bấm nút “Liên kết” tác vụ eOffice • Ngoài bên cạnh nút “Liên kết” có mũi tên xuống, bạn bấm vào mũi tên để có thêm danh sách website khác nữa, bạn bấm chuột vào trang web bạn cần mở Đóng, mở nhanh cửa sổ eOffice Khi phần mềm eOffice chạy, bạn thấy có biểu tượng hình mặt trăng phần mềm góc phải bên hình • Để Đóng hay Mở cửa sổ eOffice bạn bấm chuột vào biểu tượng Bạn nên để phần mềm chạy liên tục để kịp thời nhận thông tin mới, không sử dụng bạn cần bấm vào biểu tượng mặt trăng để đóng cửa sổ lại • Nếu muốn thoát khỏi chương trình, bạn bấm chuột phải vào biểu tượng mặt trăng chọn “Thoát” Gửi tin vào Mục tin chung (Thông báo, Công cộng,…) Bạn thấy bên trái cửa sổ eOffice sách mục tin “Thông báo”, “Công cộng”,…Đây mục để chứa thông tin điều hành như: Thông báo, Công cộng,…của Công ty Bạn có cách để gửi thông tin vào mục sau: • Cách 1: o Bạn bấm chuột phải vào mục cần gửi tin vào chọn “Gửi tin vào đây” o Các bước bạn làm giống gửi email • Cách 2: o Mỗi mục tin gắn với địa email, bạn gửi thông tin đến địa thông báo gửi vào mục tin tương ứng Ví dụ: mục tin “ Thông báo” gắn với địa ThongBao@sonha-quangngai.gov.vn, mục tin “Công Cộng” gắn địa CongCong@sonha-quangngai.gov.vn Bạn tự đoán địa gắn với mục tin theo cách lấy tên mục tin, bỏ dấu dấu cách thêm đuôi @sonha-quangngai.gov.vn Chú ý: Các mục tin phân quyền có quyền hạn để gửi tin vào đó, nên bạn nhận thông báo “Bạn quyền gửi tin vào đây” gửi thông báo vào mục Trả lời tin Mục tin chung • Khi bạn đọc tin mục tin chung, muốn trả lời tin cho tất người đọc tin bạn làm sau: • Chọn chuột phải vào tin (chọn danh sách tin bên phải danh sách mục tin) menu xuất hiện, bạn chọn “Trả lời tất cả” Nếu bạn muốn trả lời cho người gửi tin bạn chọn “Trả lời” Cửa sổ soạn tin xuất • 10 Soạn nội dung trả lời bấm nút “Gửi” góc bên trái cửa sổ soạn tin để hoàn tất Đổi mật Để thay đổi mật bạn làm sau: • Chọn menu “Công cụ” menu eOffice • Chọn “Thay đổi mật khẩu” cửa sổ thay đổi mật xuất • Bạn gõ mật sử dụng vào ô “Mật tại” • Gõ mật vào ô “Mật mới”, bạn gõ lại xác mật vào ô “Gõ lại mật mới” để chắn bạn gõ mật • Chọn “Đồng ý” để hoàn tất Từ lần đăng nhập sau bạn sử dụng mật để đăng nhập chương trình II PHẦN II: XỬ LÝ VĂN BẢN Xử lý văn đến Khi có văn đến cần xử lý, eOffice tự động thông báo (notify) góc hình máy tính bạn, nội dung thông báo gồm hình ảnh, tên người gửi trích yếu văn Để đọc nội dung văn nhận xem ý kiến xử lý 1.1.1 Thao tác xử lý nhận văn đến 1) Nhấp chuột vào dòng chữ bên cửa sổ notify Một giao diện xử lý văn cho phép bạn làm việc với văn vừa chọn Nhấp đúp chuột trái để mở văn 2) Nhấp đúp chuột trái vào phần trích yếu văn cần xử lý Một cửa sổ với nội dung văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) ý kiến xử lý liên quan 3) Nhấp chuột vào đề mục phần nội dung văn để xem chi tiết ý kiến xử lý liên quan vết công văn (văn khởi đầu từ đâu, chuyển đến ai,…) 1.1.2 Ghi ý kiến xử lý vào văn 1) Khi mở văn ta thấy phần để ghi ý kiến xử lý 2) Ghi ý kiến xử lý vào ô ý kiến 3) Ý kiến xử lý bạn lưu lại bạn chuyển xử lý văn cho người khác Khoảng trống ghi ý kiến xử lý Lưu ý : Bạn tạo mẫu ý kiến xử lý dùng lại cho tiện cách bấm vào mục Nếu bạn nhận văn chưa xử lý văn hạn, lúc chương trình tự động nhắc bạn, bạn cần kích chuột vào dòng chữ thông báo bên cửa sổ để xem văn chưa xử lý Nếu bạn mở công văn chưa xử lý ngay, bạn mở lại cửa sổ xử lý văn cách bấm vào mục Văn công cụ eOffice Sau bạn xem nội dung văn ý kiến xử lý liên quan 1.1.3 Chuyển xử lý văn đến 1) Từ cửa sổ xử lý văn chọn Một menu với danh sách nơi nhận gợi ý sẵn 2) Chọn đối tượng cần chuyển tới Một cửa sổ nhỏ với danh sách người thuộc đối tượng bạn vừa chọn 3) Chọn tên người xử lý Xử lý văn thông báo Văn thông báo văn gửi tới bạn với mục đích thông báo Bạn mở xem nội dung văn Tất văn thông báo lưu mục “Văn thông báo” cửa sổ quản lý văn 2.1 Các bước xử lý nhận văn thông báo 1) Đọc nội dung văn 2) Kết thúc văn lưu vào hồ sơ Xử lý văn Văn sử dụng khi:  Tạo văn  Tạo văn trả lời cho văn đến 3.1 Khởi tạo văn mới: Từ công cụ chương trình eOffice chọn mũi tên sổ xuống bên cạnh nút Văn bản, menu Chọn Văn Cửa sổ soạn thảo văn xuất Dự thảo văn Để dự thảo nội dung văn đi, có cách Cách - Dự thảo trình soạn thảo thông dụng (MS Word, Excel,…): soạn thảo nội dung trình soạn thảo sau gắn kèm file vào văn bản, chi tiết xem phần Nhập tài liệu kèm theo Đây cách thường sử dụng Cách - Soạn nội dung trình soạn thảo eOffice: soạn trực tiếp phần nội dung cửa sổ Văn Nhập tài liệu kèm theo văn Bạn gửi tài liệu kèm theo (dự thảo văn bản, tài liệu tham khảo liên quan tới văn bản, văn liên quan, ) vào văn để chuyển đi, bạn làm sau: 1) Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Một cửa sổ mở cho phép bạn duyệt đến file cần đính kèm 2) Tìm đến file cần đính kèm vào văn 3) Chọn Open để kết thúc việc chọn tài liệu gửi kèm 10 Thêm văn liên quan Văn liên quan văn có quan hệ mặt nội dung với văn xử lý, ví dụ công văn để trả lời công văn đến hai văn liên quan Các thao tác thực hiện: 1) Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Cửa sổ tìm kiếm văn cho phép bạn tìm văn liên quan trước 2) Tìm chọn văn liên quan 3) Nhấp “ >> “ ấn Thêm để kết thúc việc thêm văn liên quan Nhập thông tin kèm theo văn Sau khởi tạo dự thảo nội dung cho văn đi, bạn điền thông tin liên quan tới văn bản: Trích yếu: Ghi trích yếu văn 11 Độ khẩn: Chọn mức độ khẩn từ cho văn Loại văn bản: Chọn loại văn Lĩnh vực: Chọn lĩnh vực phân loại văn Đơn vị soạn thảo: Chọn Phòng/Đơn vị phát hành văn Thời hạn xử lý: Chọn thời hạn xử lý văn bản, dùng để nhắc văn hạn xử lý Chuyển xử lý văn 1) 3) Từ cửa sổ xử lý văn chọn Một menu với danh sách nơi nhận gợi ý sẵn Chọn đối tượng cần chuyển tới Một cửa sổ nhỏ với danh sách người thuộc đối tượng bạn vừa chọn Chọn tên người xử lý 4) Chọn 2) để chuyển tiếp văn Lấy lại văn vừa xử lý (Văn gửi nhầm địa chỉ) Khi bạn gửi nhầm địa muốn chỉnh sửa lại nội dung văn chuyển cho người khác, bạn sử dụng tính Lấy lại văn Để lấy lại văn xử lý Từ công cụ eOffice chọn Văn để mở cửa sổ quản lý văn Cửa sổ quản lý hồ sơ văn Chọn tab Văn xử lý Chọn mục Văn vừa xử lý Chuột phải vào văn cần lấy lại Một menu 12 Chọn Lấy lại văn Vào mục Văn chờ xử lý (nếu văn vừa lấy lại văn đi) Văn đến chờ xử lý (nếu văn vừa lấy lại văn đến) để xem văn vừa lấy lại Lưu ý: Văn lấy lại người nhận văn chưa mở văn Văn xin ý kiến người khác, lấy lại văn xin ý kiến đồng nghĩa với việc bỏ việc xin ý kiến Lưu văn vào hồ sơ Khi khởi tạo văn kết thúc văn đến đi, hệ thống yêu cầu bạn lưu văn vào hồ sơ Hồ sơ lưu văn hồ sơ có tạo (nếu cần) Muốn lưu văn vào hồ sơ bạn cần chọn vào tên hồ sơ nhấn 13 3.2 Khởi tạo văn trả lời cho văn đến: 3.2.1 Các bước khởi tạo Mở văn đến cần xử lý Trên cửa sổ xem chi tiết văn chọn Trả lời Một menu Chọn Văn Cửa sổ văn xuất Soạn thảo văn (Gửi kèm tài liệu soạn trình soạn thảo eOffice) chuyển văn để trả lời 3.3 Để chỉnh sửa nội dung tài liệu kèm theo nhận văn 3.3.1 Các bước thực Mở văn cần xử lý Nhấp đúp chuột vào file văn đính kèm để mở chỉnh sửa nội dung đính LưuFile lại nội dung vừa chỉnh sửa kèm 14 3.4 Xem phiên tài liệu kèm theo xử lý 3.4.1 Các bước thực Qua bước xử lý, thay đổi tài liệu kèm theo lưu thành phiên khác Để xem phiên tài liệu kèm theo Mở văn cần xử lý Chuột phải vào tài liệu kèm theo văn Một menu kèm theo tên phiên tài liệu chỉnh sửa Chọn tài liệu cần xem Lưu ý: Để mở phiên cuối cùng, cần bấm đúp chuột vào tài liệu kèm theo 3.5 Kết thúc xử lý văn 3.5.1 Kết thúc văn Việc kết thúc xử lý văn thực bạn hoàn thành việc soạn thảo kiểm duyệt nội dung văn Để kết thúc xử lý văn bản: Mở văn cần kết thúc Chọn Kết thúc công cụ Lưu văn vào hồ sơ 15 Nếu có sẵn hồ sơ để lưu, ta chọn hồ sơ nhấp đúp vào hồ sơ (hoặc chọn hồ sơ nhấp vào ) Trường hợp chưa có hồ sơ cần để lưu văn bản, ta phải tạo hồ sơ cách nhấp nút Nhập tên hồ sơ nhấp vào văn vào hồ sơ để tạo hồ sơ mới, sau lưu Ủy quyền văn Ủy quyền việc trao quyền xử lý văn cho người khác quan Quá trình ủy quyền hệ thống eOffice có đặc điểm sau:  Văn chuyển đến người ủy quyền đồng thời chuyển đến người ủy quyền  Văn xử lý người ủy quyền người ủy quyền xử lý Nếu hai người xử lý người lại coi xử lý văn i Ủy xử lý văn cho người Trong cửa sổ quản lý văn bản, chọn Tab “Tra cứu, thống kê văn bản” Chọn Ủy quyền mục Quản trị hệ thống Chọn Tạo 16 Chọn Phòng, người đựơc ủy quyền, loại văn ủy quyền, thời gian ủy quyền, hiệu lực ghi mẫu cập nhật ủy quyền Chọn “Cập nhật” để hoàn tất ii Xóa ủy quyền Để xóa ủy quyền, bạn thực theo bước sau: Trong cửa sổ quản lý văn bản, chọn Tab “Tra cứu, thống kê văn bản” Chọn Ủy quyền mục Quản trị hệ thống Chọn mẫu ủy quyền cần xóa Chọn Xóa 17 [...]... đổi của các tài liệu kèm theo được lưu thành các phiên bản khác nhau Để xem phiên bản tài liệu kèm theo 1 Mở văn bản cần xử lý 2 Chuột phải vào tài liệu kèm theo văn bản Một menu hiện ra kèm theo tên của các phiên bản tài liệu đã được chỉnh sửa 3 Chọn tài liệu cần xem Lưu ý: Để mở phiên bản cuối cùng, chỉ cần bấm đúp chuột vào tài liệu kèm theo 3.5 Kết thúc xử lý văn bản 3.5.1 Kết thúc văn bản Việc... muốn chỉnh sửa lại nội dung văn bản đã chuyển cho người khác, bạn có thể sử dụng tính năng Lấy lại văn bản Để lấy lại văn bản đã xử lý 1 Từ thanh công cụ của eOffice chọn Văn bản để mở cửa sổ quản lý văn bản Cửa sổ quản lý hồ sơ văn bản hiện ra 2 Chọn tab Văn bản đang xử lý 3 Chọn mục Văn bản vừa xử lý 4 Chuột phải vào văn bản cần lấy lại 5 Một menu hiện ra 12 6 Chọn Lấy lại văn bản 7 Vào mục Văn bản... hiện 4 Soạn thảo văn bản đi (Gửi kèm tài liệu hoặc soạn trên trình soạn thảo eOffice) rồi chuyển văn bản để trả lời 3.3 Để chỉnh sửa nội dung tài liệu kèm theo khi nhận văn bản đi 3.3.1 Các bước thực hiện 1 Mở văn bản cần xử lý 2 Nhấp đúp chuột vào file văn bản đính kèm để mở và chỉnh sửa nội dung đính 3 LưuFile lại nội dung vừa chỉnh sửa kèm 14 3.4 Xem phiên bản tài liệu kèm theo khi xử lý 3.4.1 Các... lý (nếu văn bản vừa lấy lại là văn bản đi) hoặc Văn bản đến chờ xử lý (nếu văn bản vừa lấy lại là văn bản đến) để xem văn bản vừa lấy lại Lưu ý: Văn bản chỉ có thể lấy lại khi người nhận văn bản chưa mở văn bản ra Văn bản xin ý kiến của người khác, khi lấy lại văn bản xin ý kiến đồng nghĩa với việc bỏ việc xin ý kiến này 7 Lưu văn bản vào hồ sơ Khi khởi tạo một văn bản đi hoặc kết thúc một văn bản... thêm văn bản liên quan 4 Nhập thông tin kèm theo văn bản Sau khi đã khởi tạo và dự thảo nội dung cho văn bản đi, bạn điền các thông tin liên quan tới văn bản: Trích yếu: Ghi trích yếu văn bản 11 Độ khẩn: Chọn mức độ khẩn từ cho văn bản Loại văn bản: Chọn loại văn bản Lĩnh vực: Chọn lĩnh vực phân loại văn bản Đơn vị soạn thảo: Chọn Phòng/ Đơn vị phát hành văn bản Thời hạn xử lý: Chọn thời hạn xử lý của văn. ..3 Thêm văn bản liên quan Văn bản liên quan là văn bản có sự quan hệ về mặt nội dung với văn bản đang xử lý, ví dụ như công văn đi để trả lời công văn đến là hai văn bản liên quan Các thao tác thực hiện: 1) Trong cửa sổ làm việc với văn bản, chọn Cửa sổ tìm kiếm văn bản hiện ra cho phép bạn tìm các văn bản liên quan trước đó 2) Tìm và chọn văn bản liên quan 3) Nhấp “ >> “... bạn lưu văn bản vào hồ sơ Hồ sơ lưu văn bản có thể là hồ sơ đã có hoặc tạo mới (nếu cần) Muốn lưu văn bản vào hồ sơ nào bạn chỉ cần chọn vào tên hồ sơ đó rồi nhấn 13 3.2 Khởi tạo một văn bản đi trả lời cho văn bản đến: 3.2.1 Các bước khởi tạo 1 Mở văn bản đến cần xử lý 2 Trên cửa sổ xem chi tiết văn bản chọn Trả lời Một menu hiện ra 3 Chọn Văn bản đi Cửa sổ văn bản đi xuất hiện 4 Soạn thảo văn bản... của văn bản, dùng để nhắc các văn bản quá hạn xử lý 5 Chuyển xử lý văn bản đi 1) 3) Từ cửa sổ xử lý văn bản chọn Một menu hiện ra với danh sách các nơi nhận được gợi ý sẵn Chọn đối tượng cần chuyển tới Một cửa sổ nhỏ hiện ra cùng với danh sách những người thuộc đối tượng bạn vừa chọn Chọn tên người xử lý 4) Chọn 2) để chuyển tiếp văn bản đi 6 Lấy lại văn bản vừa xử lý (Văn bản gửi nhầm địa chỉ) Khi... bản Việc kết thúc xử lý văn bản được thực hiện khi bạn đã hoàn thành việc soạn thảo và kiểm duyệt nội dung của văn bản này Để kết thúc xử lý một văn bản: 1 Mở văn bản cần kết thúc 2 Chọn Kết thúc trên thanh công cụ 3 Lưu văn bản vào hồ sơ 15 Nếu đã có sẵn hồ sơ để lưu, ta chọn hồ sơ và nhấp đúp vào hồ sơ đó (hoặc chọn hồ sơ rồi nhấp vào ) Trường hợp chưa có hồ sơ cần để lưu văn bản, ta phải tạo hồ... hồ sơ mới bằng cách nhấp nút Nhập tên hồ sơ rồi nhấp vào văn bản vào hồ sơ mới này để tạo hồ sơ mới, sau đó lưu 4 Ủy quyền văn bản Ủy quyền là việc trao quyền xử lý văn bản cho một người khác trong cơ quan Quá trình ủy quyền trên hệ thống eOffice có đặc điểm sau:  Văn bản chuyển đến người ủy quyền đồng thời sẽ chuyển đến người được ủy quyền  Văn bản được xử lý nếu người ủy quyền hoặc người được ủy ... văn 2) Kết thúc văn lưu vào hồ sơ Xử lý văn Văn sử dụng khi:  Tạo văn  Tạo văn trả lời cho văn đến 3.1 Khởi tạo văn mới: Từ công cụ chương trình eOffice chọn mũi tên sổ xuống bên cạnh nút Văn. .. phải vào tài liệu kèm theo văn Một menu kèm theo tên phiên tài liệu chỉnh sửa Chọn tài liệu cần xem Lưu ý: Để mở phiên cuối cùng, cần bấm đúp chuột vào tài liệu kèm theo 3.5 Kết thúc xử lý văn 3.5.1... vào văn bản, chi tiết xem phần Nhập tài liệu kèm theo Đây cách thường sử dụng Cách - Soạn nội dung trình soạn thảo eOffice: soạn trực tiếp phần nội dung cửa sổ Văn Nhập tài liệu kèm theo văn