CHƯƠNG II Giới thiệu hệ thống thông tin Phân tích Thiết kế Hệ thống PTTKHT Hệ thống thông tin Phân tích Thiết kế Hệ thống HTTT quản lý văn phòng HTTT xử lý giao dịch HTTT sản xuất kinh doanh HTTT tài kế toán HTTT quản trị nguồn nhân lực HTTT HTTT HTTT HTTT hỗ trợ định quản lý quan hệ khách hàng CRMS quản lý dây chuyền cung cấp sản phẩm SCMS quản lý nguồn lực ERP HTTT quản lý văn phòng Phân tích Thiết kế Hệ thống - Văn đến - Tài liệu, thư từ… - Đăng ký phương tiện lại; đăng ký lịch họp, hội thảo, hội nghị… - Thông tin giao việc Thông tin vào HTTT VĂN PHÒNG - Văn - Báo cáo tổng hợp, thống kê… - Trả lời yêu cầu - Lịch công tác - Giấy mời họp… Thông tin CSDL Văn phòng Các chức Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ ™ ™ ™ ™ ™ ™ ™ ™ ™ ™ Quản lý công văn (đến, đi, trình ký) Quản lý tài liệu, thư điện tử, hình ảnh, tiếng nói… Quản lý tin tức nội Quản lý công việc Quản lý hồ sơ lưu trữ Quản lý quy trình làm việc Xây dựng lịch làm việc (tuần, tháng, quí, năm) Xây dựng lịch công tác (tuần, tháng, quí, năm) Quản lý danh bạ đơn vị, cá nhân Quản lý văn phòng phẩm … Các công nghệ Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Các hệ thống in ấn, chụp, vi đồ họa ƒ Các loại máy in ƒ Các loại máy fotocopy ™ Các hệ thống máy fax máy quét ™ Hệ thống thư điện tử điện thoại điện tử ™ Hệ thống hội nghị, hội thảo điện tử ƒ Điện thoại hội nghị ƒ Cầu truyền hình ƒ Hội nghị internet Chức phần mềm PORTAL OFFICE Phân tích Thiết kế Hệ thống  Quản lý công văn  Quản lý tin nhắn nội  Xử lý hồ sơ công việc  Quản lý sản phẩm  Quản lý công việc  Quản lý hình ảnh  Xử lý yêu cầu (HelpDesk)  Quản lý danh bạ cá nhân  Lịch quan  Thiệp điện tử(Greeting Card)  Lịch công tác  Diễn đàn thảo luận nội  Quản lý quan hệ khách hàng (CRM )  Phân hệ WebMail  Quản lý tin tức nội  Quản lý tài sản  Quản lý nhân  Quản lý tài liệu cá nhân  Quản lý văn - hồ sơ  Quản lý văn phòng phẩm  Xử lý hồ sơ tín dụng  Quản lý quy trình 11 Phân tích Thiết kế Hệ thống 12 HTTT xử lý giao dịch Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ HTTT xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System) HTTT giúp thi hành lưu lại giao dịch thông thường hàng ngày cần thiết cho hoạt động SXKD ™ Chức năng: thu thập, xử lý, bảo quản truyền đạt thông tin liệu lĩnh vực hoạt động tổ chức ™ Thường thuộc mức quản lý tác nghiệp HTTT quản lý chức khác HTTT quản lý SXKD, HTTT quản trị nhân sự, HTTT tài kế toán, HTTT marketing… HỆ THỐNG THÔNG TIN XỬ LÝ GIAO DỊCH Phân tích Thiết kế Hệ thống Thu thập số liệu Xử lý: - Theo lô - Theo thời gian thực Lập báo cáo CSDL HTTT xử lý giao dịch 14 Các HTTT xử lý giao dịch Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ - Các hệ thống XLGD bên tổ chức như: ƒ Hệ thống quản lý tiền lương, ƒ Hệ thống quản lý tiền mặt, ƒ Hệ thống quản lý giảng giảng viên… ™ Các hệ thống XLGD với khách hàng bên tổ chức: ƒ Hệ thống theo dõi đơn đặt hàng, ƒ Hệ thống đặt phòng khách sạn, ƒ Hệ thống mua bán chứng khoán, ƒ Hệ thống thu ngân siêu thị… 10 HTTT quản lý dây chuyền cung cấp sản phẩm SCMS (Supply Chain Management System) Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Dây chuyền cung cấp sản phẩm (Supply Chain) mạng lưới gồm tổ chức bán lẻ, phân phối, vận chuyển, sản xuất nhà cung cấp tham gia vào việc buôn bán, chuyển giao sản xuất sản phẩm hay bán thành phẩm ™ Nó phục vụ cho sản phẩm không phục vụ cho riêng lẻ tổ chức ™ Một tổ chức tham gia vào nhiều dây chuyền cung cấp SP 36 Phân tích Thiết kế Hệ thống 21 Chức SCMS Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Giúp tổ chức tham gia dây chuyền xây dựng kế hoạch hợp tác nhằm hạn chế tối đa rủi ro trình SXKD ™ Gắn kết dòng vật chất, dòng thông tin dòng tiền tệ mạng lưới gồm KH, nhà cung cấp, nhà sản xuất nhà phân phối để: ƒ Giảm bớt loại chi phí ƒ Gia tăng giá trị cho sản phẩm/dịch vụ 38 Phân tích Thiết kế Hệ thống 25 Phân tích Thiết kế Hệ thống 26 HTTT QUẢN LÝ NGUỒN LỰC ERP (Enterprise Resource Planning) Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ ERP, gọi HTTT quản lý toàn diện tổ chức, nhằm phối hợp tiến trình, nghiệp vụ nội tổ chức ™ ERP kiến trúc hệ thống (phần mềm, quy trình) quản lý dòng thông tin xử lý thông tin thống phận tổ chức, chia sẻ thông tin cách nhanh chóng, tin cậy quán tổ chức ™ ERP tích hợp HTTT thành HTTT thống nhất, đa năng, quán xuyến lĩnh vực hoạt động 41 HTTT QUẢN LÝ NGUỒN LỰC ERP Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Yêu cầu: ƒ Dữ liệu chuẩn hóa biểu mẫu chung ƒ Dữ liệu cập nhập lần vào CSDL để chuyển đổi thành thông tin dùng chung cho tất phận khác tổ chức ƒ Các quy trình khai thác thống ™ Mục đích: ƒ Nâng cao khả quản lý, điều hành cho LĐ ƒ Nâng cao hiệu hoạt động tác nghiệp nhân viên 42 Hệ thống ERP Phân tích Thiết kế Hệ thống Trước áp dụng ERP Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Để quản lý tiến trình sản xuất tổ chức, phận phải tự thiết lập hệ thống xử lý liệu thông tin riêng → để thực dịch vụ chung liệu phải vận chuyển hệ thống 44 Sau áp dụng ERP Phân tích Thiết kế Hệ thống 45 Chức ERP Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Tích hợp thông tin kênh xử lý thông tin vào môi trường thống giúp cho nhà quản lý dễ truy cập đến thông tin tích hợp đáng tin cậy ™ Làm giảm liệu dư thừa hợp lý hóa xử lý thông tin, ™ Rút ngắn thời gian thực tăng lực đáp ứng yêu cầu 46 Chức ERP Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Cung cấp cho nhà quản lý khả quản lý điều hành tất lĩnh vực hoạt động tổ chức như: tài chính- kế toán, quản lý vật tư, quản lý SXKD phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, công cụ dự báo lập kế hoạch, báo cáo,… ™ Phân tích, kiểm tra thực trạng sử dụng nguồn lực với mức độ cập nhật tuỳ theo yêu cầu nhà quản lý 47 Xử lý yêu cầu khách hàng Phân tích Thiết kế Hệ thống Thông tin khách hàng Yêu cầu khách hàng Nguyên liệu & nguồn lực Định giá Xử lý Chuyển giao In hóa đơn 36 Các giai đoạn phát triển Phân tích Thiết kế Hệ thống Năm 1970 MRP Material Requirement Planning Năm 1980 Năm 1990 Năm 2000 MRP II ERP ERP II Manufacturing Resources Planning Enterprise Resources Planning Extended ERP 37 Sản phẩm Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Các sản phẩm ERP nhà sản xuất nước sử dụng ngôn ngữ tiếng Anh, tương thích với tiêu chuẩn kế toán Việt Nam ™ Một số nhà cung cấp sản phẩm ERP giới: ƒ Mức trung bình: SunSystems, Exact Globe 2000, MS Solomon, Navision, chào bán mức giá từ 200.000 đô la Mỹ trở lên ƒ Mức cao cấp: SAP, Oracle Financials, People-Soft chào bán mức giá từ 500.000 ngàn đến vài triệu đô la Mỹ 50 [...]... với các HTTT chức năng Phân tích Thiết kế Hệ thống CSDL HTTT Bán hàng Th .tin về công nợ, … Các văn bản liên quan KH CSDL HTTT Văn phòng Khách hàng CSDL HTTT Marketing Th .tin cá nhân về KH Các th .tin khác liên quan đến KH CSDL HTTT … 10 Chu kỳ xử lý của CRMS Phân tích Thiết kế Hệ thống Marketing Sales Customer focus Services 13 Các chức năng chính của HTTT quản lý QHKH (CRMS) Phân tích Thiết kế Hệ thống. .. CÁO QUÝ NĂM QUẢN TRỊ HỆ THỐNG 18 3 HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức, điều hành, theo dõi, kiểm tra và thực hiện các chức năng quản lý khác đối với các hệ thống SXKD ™ Kiểm soát các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các điều kiện sản xuất và biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm ™ Giúp quyết định cách thức tổ chức sản... báo cáo tài chính) 20 Các phần mềm chuyên dụng Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Các PM tài chính chuyên dụng: phần mềm IFPS (Interactive Financial Planning System), “Managing your money” – MYM ™ Các PM kế toán chuyên dụng: Fast Accounting, Effect, KTSYS, Misa, Exact Enterprise SQL… 21 Phân tích Thiết kế Hệ thống 22 5 HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Liên quan đến các vấn đề thuộc về... tài chính Thông tin vào - Dự báo tài chính - Báo cáo tài chính - Thống kê tài chính về ngân sách, nhu cầu vốn bằng tiền… HTTT QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Thông tin ra CSDL Tài chính 32 Quy trình xử lý nghiệp vụ kế toán tự động hóa Phân tích Thiết kế Hệ thống Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Lập chứng từ Các chứng từ kế toán Cập nhật chứng từ vào máy Các tệp số liệu chi tiết Tổng hợp số liệu định kỳ Các tệp số... kế Hệ thống ™ ™ ™ ™ ™ ™ HTTT HTTT HTTT HTTT HTTT HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương đánh giá tình hình thực hiện công việc quản lý người lao động quản lý vị trí làm việc tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc báo cáo lên cấp trên… 26 Phân tích Thiết kế Hệ thống 60 6 HTTT hỗ trợ quyết định Phân tích Thiết kế Hệ thống Lãnh đạo Thông tin chiến lược HTTT CHO LÃNH ĐẠO Phần mềm cung cấp thông. .. Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất ™ Xác định các quy trình thiết kế sản phẩm và tiến trình SX… 13 HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH Phân tích Thiết kế Hệ thống - Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu về SXKD - Các dữ liệu từ bên ngoài về dây chuyền, công nghệ SX mới… Thông tin vào - Báo cáo kiểm tra chất lượng - Kế hoạch NVL - Lịch sản xuất - Mẫu thiết kế SP - Công nghệ SX…... Thiết kế Hệ thống ™ Phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán của một tổ chức; giúp người quản lý nhận thức được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn trong tổ chức ™ Đây là HTTT được tin học hóa sớm nhất so với các HTTT quản lý khác ™ Bao gồm hai phân hệ: ƒ Phân hệ tài chính ƒ Phân hệ kế toán 17 HTTT TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN Phân tích Thiết kế Hệ thống. .. mềm cung cấp thông tin Hệ quản trị CSDL Ngân hàng dữ liệu CSDL Khai thác Phần mềm viễn thông CSDL Quản lý 28 Ví dụ Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ HTTT trợ giúp ra quyết định của hãng hàng không Mỹ American Airlines – là HTTT quản lý phân tích AIMS (Analytical Information Management System), trợ giúp thông qua các quyết định về: ƒ Xác định các tuyến đường hàng không quốc tế ƒ Thiết kế các loại máy bay... hỏi ngày càng cao trong cách thức phục vụ cho riêng từng người 30 Các tác động tương quan trong CRMS Phân tích Thiết kế Hệ thống Hiểu khách hàng Phản hồi từ khách hàng Quan hệ với khách hàng 8 Ba vấn đề Phân tích Thiết kế Hệ thống cần phải thu thập đầy đủ dữ liệu về KH và các giao dịch giữa KH với tổ chức CSDL khách hàng Ba vấn đề dữ liệu về KH phải được quản lý tốt trên tất cả các kênh giao tiếp với... tích Thiết kế Hệ thống - Báo cáo lương, thưởng, các khoản phúc lợi, bảo hiểm… - Kế hoạch, nhu cầu nhân lực - Hồ sơ, lý lịch nhân sự - Báo cáo kỹ năng làm việc - Báo cáo TĐ-KT… - Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu về NNL của tổ chức - Các dữ liệu từ bên ngoài có liên quan đến công tác quản trị NNL Thông tin vào HTTT QUẢN TRỊ NHÂN LỰC Thông tin ra CSDL Quảntrị Nhân lực 55 Các HTTT điển ... văn phòng phẩm … Các công nghệ Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ Các hệ thống in ấn, chụp, vi đồ họa ƒ Các loại máy in ƒ Các loại máy fotocopy ™ Các hệ thống máy fax máy quét ™ Hệ thống thư điện tử... Phân tích Thiết kế Hệ thống ™ - Các hệ thống XLGD bên tổ chức như: ƒ Hệ thống quản lý tiền lương, ƒ Hệ thống quản lý tiền mặt, ƒ Hệ thống quản lý giảng giảng viên… ™ Các hệ thống XLGD với khách... kiến trúc hệ thống (phần mềm, quy trình) quản lý dòng thông tin xử lý thông tin thống phận tổ chức, chia sẻ thông tin cách nhanh chóng, tin cậy quán tổ chức ™ ERP tích hợp HTTT thành HTTT thống nhất,