Học Excel Thủ Thuật Excel Các hàm quản lý Cơ sở liệu Danh sách Excel Danh mục Các Hàm Quản lý Cơ sở liệu Danh sách Excel DAVERAGE (database, field, criteria) : Tính trung bình giá trị cột danh sách hay trị sở liệu, theo điều kiện định DCOUNT (database, field, criteria) : Đếm ô chứa số liệu cột danh sách hay trị sở liệu, theo điều kiện định DCOUNTA (database, field, criteria) : Đếm ô “không rỗng” cột danh sách hay trị sở liệu, theo điều kiện định DGET (database, field, criteria) : Trích giá trị từ cột danh sách hay sở liệu, khớp với điều kiện định DMAX (database, field, criteria) : Trả trị lớn cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DMIN (database, field, criteria) : Trả trị nhỏ cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DRODUCT (database, field, criteria) : Nhân giá trị cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DSTDEV (database, field, criteria) : Ước lượng độ lệch chuẩn tập hợp theo mẫu, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DSTDEVP (database, field, criteria) : Tính độ lệch chuẩn tập hợp theo toàn thể tập hợp, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DSUM (database, field, criteria) : Cộng số cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DVAR (database, field, criteria) : Ước lượng biến thiên tập hợp dựa mẫu, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định DVARP (database, field, criteria) : Tính tốn biến thiên tập hợp dựa toàn thể tập hợp, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định GETPIVOTDATA (data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2,…) : Trả liệu lưu giữ báo cáo PivotTable Có thể dùng GETPIVOTDATA để lấy liệu tổng kết từ báo cáo PivotTable, với điều kiện phải thấy liệu tổng kết từ báo cáo Nói chung Các Hàm Quản lý Cơ sở liệu Danh sách Microsoft Excel cung cấp nhiều hàm dùng cho việc phân tích liệu danh sách hay sở liệu Những hàm bắt đầu chữ D Mỗi hàm sử dụng đối số database, field criteria; đối số tham chiếu đến mảng bảng tính · database : Là dãy ô tạo nên danh sách hay sở liệu Một sở liệu danh sách liệu gồm mẩu tin, có cột liệu trường (field) Dòng danh sách chứa tên trường · field : Cho biết cột sử dụng hàm field cho dạng text với tên cột để cặp dấu ngoặc kép (như “Age”, “Yield”…) số đại diện cho vị trí cột (1, 2, …) · criteria : Là dãy ô chứa điều kiện Có thể dùng dãy cho phần điều kiện này, miễn dãy có tên cột bên tên cột để làm điều kiện cho hàm (xem thêm Một số ví dụ cách dùng Criteria để nhập điều kiện sau đây) Trong chi tiết hàm, sử dụng bảng tính sau để làm ví dụ minh họa cách sử dụng hàm: Với vùng database A5:E11 Một số ví dụ cách dùng Criteria để nhập điều kiện Cách thể dấu (=) nhập điều kiện: Vì dấu (=) dùng để nhập cơng thức, nên gõ trực tiếp dấu điều kiện Để thể dấu (=) điều kiện, có cách: · Dùng dấu nháy đơn trước dấu bằng: ‘=Apple · Đặt cụm điều kiện (gồm dấu bằng) cặp ngoặc kép: =”=Apple” Nhập nhiều điều kiện cột: Điều kiện: (Salesperson = “Davolio” HOẶC Salesperson = “Buchanan”) Cách nhập hình sau Kết ô tô đậm (A7:C9) Nhập nhiều điều kiện nhiều cột tất điều kiện phải đúng: Điều kiện: (Type = “Produce” VÀ Sales > 1000) Cách nhập hình sau Kết ô tô đậm (A8:C9) Nhập nhiều điều kiện nhiều cột điều kiện được: Điều kiện: (Type = “Produce” HOẶC Sales = “Davolio”) Cách nhập hình sau Kết ô tô đậm (A7:C9) Nhập nhiều nhóm điều kiện mà nhóm bao gồm điều kiện nhiều cột: Điều kiện: ((Salesperson = “Davolio” VÀ Sales >3000) HOẶC (Salesperson = “Buchanan” VÀ Sales > 1500)) Cách nhập hình sau Kết ô tô đậm (A8:C9) Nhập nhiều nhóm điều kiện mà nhóm bao gồm điều kiện cột: Điều kiện: ((Sales > 6000 VÀ Sales < 6500) HOẶC (Sales < 500)) Cách nhập hình sau Kết tơ đậm (A7:C8) Nhập điều kiện lọc text dùng ký tự đại diện ? *: · Nhập text mà dấu (=) trước, lọc text bắt đầu bắt đầu text Ví dụ: nhập Dav, Excel tìm từ “David”, “Davolio”, “Davis”, v.v… · Ký tự ? đại diện cho ký tự Ví dụ: sm?th đại diện cho “smith” “smyth”… · Ký tự * đại diện cho nhiều ký tự Ví dụ: *east đại diện cho “Northeast” “Southeast”… Những ô tô đậm (A6:C8) hình sau kết việc tìm kiếm Type bắt đầu chữ “Me” Salesperson có chữ “u” ký tự thứ hai Ở hai ví dụ sau đây, điều kiện kết công thức Khi dùng điều kiện vậy, cần lưu ý hai điều sau:  Không nhập cơng thức vào bên cột có tên field (trường liệu) trùng với tên field database, mà nên tạo thêm cột khác, với tên field khác  Công thức phải tham chiếu đến ô nằm hàng database (A7 C7 hai ví dụ sau) Lọc giá trị lớn trung bình cộng tổng giá trị: Những tơ đậm (A6:C6 A8:C9) hình sau kết việc lọc Sales lớn trung bình cộng Sales: Lọc giá trị text phân biệt chữ thường chữ hoa: Thường lọc giá trị text (như ví dụ đây), Excel khơng phân biệt cách viết (produce = Produce) Để Excel phân biệt cách viết, ta dùng hàm EXACT() Hàm DAVERAGE() Tính trung bình giá trị cột danh sách hay trị sở liệu, theo điều kiện định Cú pháp: = DAVERAGE(database, field, criteria) Ví dụ: (Xem bảng tính 1) = DAVERAGE(A5:E11, “Yield”, A1:B2) = 12 (trung bình lợi tức táo cao 10 feet) = DAVERAGE(A5:E11, 3, A5:E11) = 13 (trung bình tuổi tất có database) Hàm DCOUNT() Đếm ô chứa số liệu cột danh sách hay trị sở liệu, theo điều kiện định Trong hàm DCOUNT(), đối số field tùy chọn Nếu bỏ qua đối số DCOUNT() đếm tất mẩu tin sở liệu theo điều kiện định Cú pháp: = DCOUNT(database, [field,] criteria) Ví dụ: (Xem bảng tính 1) = DCOUNT(A5:E11, “Age”, B1:F2) = (tìm database tất mẩu tin có Height nằm khoảng 10 đến 16, đếm xem số mẩu tin tìm có mẩu tin có chứa số liệu cột Age) Hàm DCOUNTA() Đếm ô “không rỗng” cột danh sách hay trị sở liệu, theo điều kiện định Trong hàm DCOUNT(), đối số field tùy chọn Nếu bỏ qua đối số DCOUNT() đếm tất mẩu tin sở liệu theo điều kiện định Cú pháp: = DCOUNTA(database, [field,] criteria) Ví dụ: (Xem bảng tính 1) = DCOUNTA(A5:E11, “Profit”, B1:F2) = (tìm database tất mẩu tin có Height nằm khoảng 10 đến 16, đếm xem số mẩu tin tìm có mẩu tin cột Profit khơng rỗng) àm DGET() Trích giá trị từ cột danh sách hay sở liệu, khớp với điều kiện định Cú pháp: = DGET(database, field, criteria) Ví dụ: (Xem bảng tính 1) = DGET(A5:E11, “Yield”, A1:A3) = #NUM! (Hàm trả lỗi #NUM! có nhiều mẩu tin thỏa điều kiện)  Nếu khơng có mẩu tin thỏa điều kiện, hàm DGET() trả giá trị lỗi #VALUE!  Nếu có nhiều mẩu tin thỏa điều kiện, hàm DGET() trả giá trị lỗi #NUM! · Hàm DMAX() Trả trị lớn cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định · Cú pháp: = DMAX(database, field, criteria) Ví dụ: (Xem bảng tính 1) · = DMAX(A5:E11, “Profit”, A1:A3) = 105 (tìm database lợi nhuận lớn thu từ Apple Pear) Hàm DMIN() Trả trị nhỏ cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định Cú pháp: = DMIN(database, field, criteria) Ví dụ: (Xem bảng tính 1) = DMIN(A5:E11, “Profit”, A1:B2) = 75 (tìm database lợi nhuận thấp táo có độ cao 10 feet) Hàm DPRODUCT() Nhân giá trị cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định Cú pháp: = DPRODUCT(database, field, criteria) Ví dụ: (Xem bảng tính 1) = DPRODUCT(A5:E11, “Yield”, A1:B2) = 140 (nhân lợi tức táo có độ cao 10 feet) Hàm DSTDEV() Ước lượng độ lệch chuẩn tập hợp theo mẫu, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định Cú pháp: = DSTDEV(database, field, criteria) Ví dụ: (Xem bảng tính 1) = DSTDEV(A5:E11, “Yield”, A1:A3) = 2.96647939 (ước lượng độ lệch chuẩn theo lợi tức (yield) Apple Pear liệu sở liệu mẫu toàn thể vườn cây) Hàm DSTDEVP() Tính độ lệch chuẩn tập hợp theo tồn thể tập hợp, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định Cú pháp: = DSTDEVP(database, field, criteria) Ví dụ: (Xem bảng tính 1) = DSTDEVP(A5:E11, “Yield”, A1:A3) = 2.65329983 (Độ lệch chuẩn thực theo lợi tức (yield) Apple Pear liệu sở liệu liệu toàn thể vườn cây) Hàm DSUM() Cộng số cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định Cú pháp: = DSUM(database, field, criteria) Ví dụ: (Xem bảng tính 1) = DSUM(A5:E11, “Profit”, A1:A2) = 225 (Tổng lợi nhuận từ táo) Hàm DVAR() Ước lượng biến thiên tập hợp dựa mẫu, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định Cú pháp: = DVAR(database, [field,] criteria) Ví dụ: (Xem bảng tính 1) = DVAR(A5:E11, “Yield”, A1:A3) = 8.8 (ước lượng biến thiên theo lợi tức (yield) Apple Pear liệu sở liệu mẫu toàn thể tập hợp vườn cây) Hàm DVARP() Tính tốn biến thiên tập hợp dựa toàn thể tập hợp, cách sử dụng số liệu cột danh sách hay sở liệu, theo điều kiện định Cú pháp: = DVARP(database, [field,] criteria) Ví dụ: (Xem bảng tính 1) = DVARP(A5:E11, “Yield”, A1:A3) = 7.04 (sự biến thiên thực theo lợi tức (yield) Apple Pear, liệu sở liệu toàn thể tập hợp vườn cây) Hàm GETPIVOTDATA() Trả liệu lưu giữ báo cáo PivotTable Có thể dùng GETPIVOTDATA() để lấy liệu tổng kết từ báo cáo PivotTable, với điều kiện phải thấy liệu tổng kết từ báo cáo Để nhanh chóng nhập cơng thức GETPIVOTDATA(), bạn gõ dấu = vào ô muốn nhận liệu tổng kết, nhấp vào ô chứa số liệu tổng kết báo cáo PivotTable Cú pháp: = GETPIVOTDATA(data_field, pivot_table, field1, item1, field2, item2,…) data_field : Tên trường chứa liệu tổng kết báo cáo PivotTable Tên phải đặt cặp dấu nháy kép pivot_data : Tham chiếu đến ô, dãy ô, tên dãy ô bên báo cáo PivotTable Thông tin dùng để xác định báo cáo PivotTable chứa liệu trả field1, item1, field2, item2,… : Có thể có từ đến 126 (với Excel 2003 trở trước số 14) cặp tên field item mô tả liệu muốn trả Những cặp thuộc loại Nếu tên field item không ngày tháng số liệu, cần phải đặt chúng cặp dấu nháy kép Đối với loại báo cáo OLAP PivotTable, items bao gồm đầy đủ đường dẫn lẫn tên item Một cặp field item OLAP PivotTable sau: “[Product]“,”[Product].[All Products].[Foods].[Baked Goods]” Lưu ý: · Các field hay item tính tốn phép tính tự tạo đặt phép tính GETPIVOTDATA · Nếu pivot_table dãy có chứa nhiều báo cáo PivotTable, liệu trả từ báo cáo tạo sau · Nếu đối số field đối số item mô tả ơ, giá trị trả mà khơng cần biết giá trị chuỗi, số, lỗi, thứ đó… · Nếu item chứa ngày tháng, giá trị phải biểu diễn dạng chuỗi số thiết lập cách dùng hàm DATE() để giá trị khơng biến đối bảng tính mở máy khác, có hệ thống định dạng ngày tháng khác với nơi tạo Ví dụ, item tham chiếu tới ngày tháng năm 1999 nhập 36224 hay DATE(1999, 3, 5) Thời gian nhập giá trị thập phân cách dùng hàm TIME() · Nếu pivot_table khơng phải dãy có chứa báo cáo PivotTable, GETPIVOTDATA() trả lỗi #REF! · Nếu đối số miêu tả field thấy được, chúng gồm trường không hiển thị, GETPIVOTDATA() trả lỗi #REF! Ví dụ: Đây dãy có chứa báo cáo PivotTable: · GETPIVOTDATA(“Sales”, $A$4) trả tổng giá trị lớn Sales ($ 49,325) · GETPIVOTDATA(“Sum of Sales”, $A$4) trả tổng giá trị Sales ($ 49,325): tên trường nhập xác bảng tính, gốc (khơng có “Sum of”, “Count of”…) · GETPIVOTDATA(“Sales”, $A$4, “Month”, “March”) trả tổng giá trị Sales tháng ($ 30,337) · GETPIVOTDATA(“Sales”, $A$4, “Month”, “March”, “Product”, “Produce”, “Salesperson”, “Buchanan”) trả giá trị ô D6 ($ 10,201) · GETPIVOTDATA(“Sales”, $A$4, “Region”, “South”) trả #REF! khơng tìm thấy liệu vùng South · GETPIVOTDATA(“Sales”, $A$4, “Product”, “Beverages”, “Salesperson”, “Davolio”) trả #REF! khơng có tổng giá trị Product Beverages Salesperson Davolio  .. .Các hàm quản lý Cơ sở liệu Danh sách Excel Danh mục Các Hàm Quản lý Cơ sở liệu Danh sách Excel DAVERAGE (database, field, criteria) : Tính trung bình giá trị cột danh sách hay trị sở liệu, ... thấy liệu tổng kết từ báo cáo Nói chung Các Hàm Quản lý Cơ sở liệu Danh sách Microsoft Excel cung cấp nhiều hàm dùng cho việc phân tích liệu danh sách hay sở liệu Những hàm bắt đầu chữ D Mỗi hàm. .. database : Là dãy tạo nên danh sách hay sở liệu Một sở liệu danh sách liệu gồm mẩu tin, có cột liệu trường (field) Dịng danh sách ln chứa tên trường · field : Cho biết cột sử dụng hàm field cho dạng