Đang tải... (xem toàn văn)
I. Nguyên tắc quản lý công tác lưu trữ Theo quan điểm của nhiều quốc gia, trong đó có Việt Nam, tài liệu lưu trữ được xem là tài sản của toàn dân, vì vậy cần được nhà nước quản lý tập trung thống nhất. Nguyên tắc này được thể hiện cụ thể như sau: 1. Quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia Tài liệu lưu trữ là di sản văn hóa dân tộc, là tài sản quốc gia nên cần có sự quản lý thống nhất của nhà nước. Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001, tài liệu lưu trữ quốc gia là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn. Cũng theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, toàn bộ tài liệu lưu trữ quốc gia được tập hợp lại thành Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam do cơ quản của Đảng và Nhà nước thống nhất quản lý. Hiện nay, Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam gồm hai phông lớn: Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam. Trong đó, Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng quản lý và Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (trực thuộc Bộ Nội vụ) quản lý. Tuy nhiên, hai phông này đều chịu sự điều chỉnh chung của hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ như: Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định 1112004NĐCP của Chính phủ ngày 08 tháng 4 năm 2004 quy định thi hành chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Các thông tư hướng dẫn như: Thông tư số 302004TTBTC ngày 0742004 của Bộ Tài chính hướng dẫn về chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ… Nói cách khác, toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan thuộc Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam cho dù được bảo quản ở lưu trữ lịch sử, lưu trữ cố định hay lưu trữ hiện hành đều chịu sự quản lý thống nhất của Đảng và Nhà nước. Theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia, trong thời gian tới cần có một cơ quan lưu trữ quốc gia quản lý tập trung thống nhất toàn bộ tài liệu của Đảng và Nhà nước đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước (Điều 3). 2. Quản lý tập trung thống nhất về tổ chức và nghiệp vụ lưu trữ Để quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ, cần phải thiết lập một hệ thống các cơ quan lưu trữ từ trung ương tới địa phương bao gồm: các cơ quan quản lý ngành lưu trữ và mạng lưới các kho, các trung tâm lưu trữ. Hệ thống các cơ quan quản lý ngành lưu trữ ở Việt Nam bao gồm: + Đứng đầu là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (thuộc Bộ Nội vụ): Đây là cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Phông Lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định của Pháp luật. + Cơ quan, bộ phận phụ trách công tác lưu trữ ở các Bộ, ngành và các địa phương được tổ chức thống nhất theo các văn bản hướng dẫn của Nhà nước. Trước đây, theo Thông tư số 401998TTTCCP ngày 20 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) thì tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc chính phủ thành lập các Phòng Lưu trữ. Phòng Lưu trữ Bộ,
Những vấn đề chung công tác văn thư quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội I Khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Khái niệm Những công việc soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… gọi chung công tác văn thư trở thành thuật ngữ quen thuộc cán bộ, viên chức quan, tổ chức Có thể định nghĩa công tác văn thư quan, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội sau: Công tác văn thư quan Đảng, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội bao gồm toàn công việc soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý sử dụng dấu, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức Đảng tổ chức trị-xã hội Từ khái niệm ta thấy công tác văn thư có mặt hầu hết quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Hoạt động trở thành hoạt động thường xuyên quan, góp phần không nhỏ việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, đạo hiệu hoạt động cấp ủy, quan Đảng, tổ chức trị-xã hội từ trung ương tới địa phương Yêu cầu Trong trình thực nội dung công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phải đảm bảo yêu cầu đây: a Nhanh chóng yêu cầu công tác văn thư Quá trình giải công việc quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn Khi thực yêu cầu phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn văn để xây dựng ban hành văn nhanh chóng, chuyển văn kịp thời, người, phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc phải quy định rõ thời hạn giải đơn giản hóa thủ tục giải văn b Chính xác - Về nội dung: nội dung văn phải đáp ứng yêu cầu giải công việc không trái với văn quy phạm pháp luật Nhà nước, quy định Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng Văn ban hành phải thể loại, xác thẩm quyền ban hành, đầy đủ thành phần thể thức Đảng tổ chức trị - xã hội quy định - Về nghiệp vụ văn thư: thực chế độ công tác văn thư khâu nghiệp vụ cụ thể đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao quản lý văn c Bí mật yêu cầu quản lý công tác văn thư, biểu tập trung mang tính trị công tác văn thư Trong nội dung văn đến, văn quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật Đảng Nhà nước Để bảo đảm yêu cầu cần thực văn đạo Đảng, Nhà nước bảo vệ bí mật nhà nước, việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán văn thư tiêu chuẩn, d Hiện đại: Việc thực công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Hiện đại hóa công tác văn thư tiền đề nhằm nâng cao suất, chất lượng công tác ngày trở thành nhu cầu cấp bách quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Tuy nhiên, trình đại hóa công tác văn thư phải tiến hành bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán điều kiện quan, tổ chức Nói đến đại hóa công tác văn thư nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư sử dụng trang thiết bị văn phòng đại Vị trí Công tác văn thư thiếu hoạt động tất quan, tổ chức Các quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực chức năng, nhiệm vụ phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày Đặc biệt, văn phòng cấp ủy, văn phòng tổ chức trị - xã hội quan trực tiếp giúp cấp ủy, tổ chức trị - xã hội tổ chức điều hành máy, có chức thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, đạo công tác văn thư lại quan trọng, giữ vị trí trọng yếu công tác văn phòng Ý nghĩa - Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trịxã hội, từ việc đề chủ trương, sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo quan cấp triển khai, giải công việc phải dựa vào nguồn thông tin có liên quan Thông tin đầy đủ, xác kịp thời hoạt động quan đạt hiệu cao, lẽ thông tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thông tin chủ yếu nhất, xác thông tin từ văn văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều phận Vì làm tốt công tác văn thư sẽ: - giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đạo công việc xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành - góp phần giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan Mọi chủ trương, đường lối Đảng Nhà nước kể chủ trương tuyệt mật phản ánh văn Việc giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước quan quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn chặt chẽ, gửi văn đối tượng, không để mát, thất lạc góp phần giữ gìn tốt bí mật Đảng, Nhà nước quan - đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần thiết, tài liệu chứng pháp lý quan - tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hành lưu trữ cấp ủy, lưu trữ tổ chức trị-xã hội Vì vậy, làm tốt công tác văn thư, công việc quan, tổ chức văn hoá; giải xong công việc, tài liệu lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ quan quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau II Yêu cầu cán làm công tác văn thư quan, tổ chức Đảng, tổ chức tri-xã hội Tính chất, nội dung công việc quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán bố trí làm công tác văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch công chức văn thư theo quy định pháp luật Trên thực tế, người cán văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phải đáp ứng yêu cầu sau: - Yêu cầu phẩm chất trị - Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ - Những yêu cầu khác Yêu cầu phẩm chất trị Người cán văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, có vấn đề có tính chất mật Vì vậy, đòi hỏi với người cán văn thư yêu cầu phẩm chất trị, cụ thể là: - Người cán văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan, tổ chức đảng, tổ chức trịxã hội, nơi cán văn thư công tác - Người cán văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, sách Đảng Nhà nước, giữ vững lập trường giai cấp vô sản tình - Người cán văn thư phải có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật nghĩa vụ - Người cán văn thư phải rèn luyện thân, coi việc học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết Đảng, Nhà nước, giai cấp vô sản nhiệm vụ thường xuyên Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ Yêu cầu chuyên môn nghiệp vụ cán văn thư phải thể hai mặt lý luận nghiệp vụ kỹ thực hành Về lý luận nghiệp vụ: Người cán văn thư phải nắm vững lý luận nghiệp vụ công tác văn thư, phải hiểu nội dung nghiệp vụ, sở khoa học điều kiện thực tiễn để thực nghiệp vụ Bên cạnh hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ phải có hiểu biết số nghiệp vụ khác có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn Yêu cầu quan trọng đặt người cán văn thư không học tập lý luận nghiệp vụ trường, mà phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ suốt trình công tác, bước rèn luyện, hoàn thiện thân với hoàn thiện lý luận nghiệp vụ Về kỹ thực hành: Người cán văn thư không nắm vững lý luận nghiệp vụ mà phải có kỹ thực hành Chính kỹ thực hành thước đo lực thực tế người cán văn thư cách trung thực, xác Quá trình thực nhiệm vụ cụ thể công tác văn thư giúp cán văn thư bước nâng cao tay nghề mà giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ Những yêu cầu khác Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phải có yêu cầu lao động tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công mà đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu đây: 3.1 Tính bí mật Tính bí mật người cán văn thư phải thể cụ thể: - Có kín đáo - Có ý thức giữ gìn bí mật - Bất trường hợp khỏi phòng làm việc không để văn bản, tài liệu bàn; ghi chép có nội dung quan trọng không vứt vào sọt rác - Luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật Đảng, bí mật quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 3.2 Tính tỉ mỉ Nội dung công việc ngày đòi hỏi phải cụ thể đến chi tiết Vì cán văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải thể nội dung: - Bất công việc phải thực hoàn chỉnh đến chi tiết nhỏ, không bỏ qua chi tiết dù nhỏ nhất, đặc biệt việc thống kê kiểm tra nhiệm vụ, ghi chép chuyển lời nhắn v.v - Không bỏ sót công việc nhiệm vụ thường ngày công việc đột xuất nảy sinh 3.3 Tính thận trọng Trước làm việc đề xuất việc phải suy xét cách thận trọng, đặc biệt việc phát sai sót cán quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội công tác văn thư; trường hợp nghi ngờ văn giấy tờ giả mạo, nghi vấn việc sử dụng dấu không quy định Tính thận trọng giúp cán văn thư có ý kiến chắn, tránh phạm phải sai lầm 3.4 Tính ngăn nắp, gọn gàng Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn thường trực người cán văn thư Cán văn thư tiếp xúc với văn giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, không gọn gàng ngăn nắp ảnh hưởng không nhỏ đến công việc Mặt khác, phòng làm việc văn thư không cán văn thư làm việc mà nơi có nhiều người đến liên hệ công tác xin cấp giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp gây ấn tượng không tốt cán văn thư 3.5 Độ tin cậy Cán văn thư người tiếp xúc với văn bản, nắm nội dung hoạt động quan Vì người văn thư luôn phải thể độ tin cậy Do có nhiều công việc nên lãnh đạo quan tâm kiểm tra hết công việc văn thư Phần lớn lãnh đạo tin tưởng văn thư Vì vậy, cán văn thư phải giữ vững tin tưởng để lãnh đạo yên tâm làm việc Mặt khác, người cán văn thư phải đào tạo nghiệp vụ chuyên môn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót Điều làm cho cán lãnh đạo yên tâm tin cậy cán văn thư 3.6 Tính nguyên tắc Nội dung nghiệp vụ văn thư phải thực theo chế độ quy định Đảng, Nhà nước quan, trước hết quy định quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị-xã hội như: chế độ bảo vệ bí mật, quy định công tác văn thư, lưu trữ, quy định quản lý sử dụng dấu, v.v Dù lúc hoàn cảnh người cán văn thư phải giữ nguyên tắc, không phép thay đổi làm trái quy định Đặc biệt người cán văn thư phải có ý thức ngoại lệ quy định Trong trường hợp vấn đề đặt có chi tiết khác với quy định Đảng, Nhà nước quan, tốt phải xin ý kiến người phụ trách có thẩm quyền, không tự ý giải việc quy định 3.7 Tính tế nhị Công việc người cán văn thư tạo môi trường tiếp xúc với nhiều đối tượng khác Vì người cán văn thư phải lễ độ, thân mật với người khác, đồng thời phải chiến thắng tâm trạng không hài lòng, phân tán thiếu kiên trì, mệt mỏi, xúc cảm, kể thái độ suồng sã kiểu bạn bè đồng nghiệp người quen biết Đặc biệt phải tránh nóng vội có việc khẩn cấp phải trả lời yêu cầu người khác nghi ngờ điều công việc Tính tế nhị giúp cho cán văn thư ngày chiếm lòng tin yêu mến bạn bè đồng nghiệp người quan, tổ chức Đảng Điều giúp cho người cán văn thư tạo bầu không khí thoải mái phòng làm việc Đó điều kiện để nâng cao hiệu công việc III Quản lý nhà nước công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Nội dung quản lý nhà nước công tác văn thư - Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy phạm pháp luật công tác văn thư; - Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư; - Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ công tác văn thư; - Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; - Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; - Hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư Trách nhiệm quản lý nhà nước công tác văn thư 2.1 Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng Trung ương Đảng thực quản lý nhà nước công tác văn thư quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội Nội dung cụ thể gồm: - Ban hành hướng dẫn thực quy định công tác văn thư áp dụng hệ thống quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội; - Kiểm tra việc thực quy định công tác văn thư hệ thống quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư theo thẩm quyền; - Tổ chức, đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư hệ thống quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội; - Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư hệ thống quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư hệ thống quan, tổ chức Đảng tổ chức trị - xã hội - Các tỉnh, thành uỷ, huyện, quận, thị uỷ thực quản lý nhà nước công tác văn thư quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội phạm vi địa phương - Mỗi quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư phạm vi quan, tổ chức 2.2 Tổ chức, nhiệm vụ văn thư quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội - Mỗi quan, tổ chức Đảng, tổ chức trị - xã hội phải thành lập phận (phòng) văn thư bố trí cán làm văn thư - Nhiệm vụ văn thư quan: + Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn đến + Giúp Chánh văn phòng, trưởng phòng hành theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến + Tiếp nhận dự thảo văn trình người có thẩm quyền duyệt, ký ban hành + Kiểm tra thể thức văn lần cuối trước ban hành; ghi số, ngày tháng đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn + Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn + Sắp xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn lưu + Quản lý sổ sách, sở liệu đăng ký, quản lý văn đi, văn đến, văn nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đường cho cán bộ, công chức, viên chức + Bảo quản, sử dụng dấu quan, tổ chức loại dấu khác + Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo định kỳ hàng năm IV Nội dung công tác văn thư: Các quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội hoạt động theo nhiệm kỳ nên phần việc có đặc thù riêng (sẽ trình bày cụ thể chương sau) Soạn thảo ban hành văn 1.1 Thể thức văn bản: - Khác với quan nhà nước quan, tổ chức khác, thể thức văn Đảng thực theo Hướng dẫn số 11-HD/VPTW, ngày 28/5/2004 Văn phòng Trung ương Đảng - Thể thức văn tổ chức trị - xã hội người đứng đầu tổ chức trị - xã hội Trung ương quy định Thể thức văn tổ chức công đoàn thực theo Quyết định số 1219QĐ-TLĐ, ngày 22/8/2001 Đoàn chủ tịch Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thực theo Hướng dẫn số 20-HD/ĐCT ngày 29 tháng năm 2003 Trung ương Hội Liên hiệp Phụ nữ Việt Nam thẩm quyền ký văn thể thức văn hệ thống Hội LHPN Việt Nam; thể thức văn tổ chức Đoàn niên thực theo Hướng dẫn số 49-HD/VP, ngày 04/7/2006 Văn phòng trung ương Đoàn 1.2 Quy trình soạn thảo ban hành văn - Soạn thảo văn + Xác định mục đích, giới hạn văn bản, + Xác định đối tượng giải thực văn bản; + Chọn thể loại văn bản; + Thu thập xử lý thông tin có liên quan; + Xây dựng đề cương văn viết thảo; - Duyệt thảo, chỉnh sửa thảo; - Đánh máy, nhân văn bản; - Kiểm tra văn trước ký ban hành; - Ký văn - Ban hành văn Quản lý văn bản: 2.1 Quản lý văn đến - Tiếp nhận, đăng ký văn đến; - Trình, chuyển giao văn đến; - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2.2 Quản lý văn - Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng, năm văn bản; - Đóng dấu quan; dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); - Đăng ký văn đi; - Làm thủ tục phát hành theo dõi việc phát hành văn đi; - Lưu văn Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hành 10 quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 3.1 Lập hồ sơ hành - Xác định trách nhiệm lãnh đạo, cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội việc lập hồ sơ hành - Nội dung việc lập hồ sơ hành gồm: + Mở hồ sơ; + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; + Phân định đơn vị bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành - Xác định trách nhiệm đơn vị, cá nhân quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành; - Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức; - Thực giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành quan, tổ chức V Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư việc áp dụng công nghệ tin học vào việc soạn thảo văn bản, xây dựng sở liệu phục vụ yêu cầu quản lý văn đi, đến tra tìm thông tin văn bản, tài liệu nhanh chóng, xác; nâng cao suất, hiệu công tác quan, tổ chức tạo môi trường trao đổi thông tin thuận lợi quan thông qua mạng thông tin nội mạng thông tin quốc gia Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư - Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân văn bản; - Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn đi, đến, văn nội bộ; - Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư 11 khiếu tố; - Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội - Gửi nhận văn bản; - Thư tín điện tử; - Quản lý văn đi; - Quản lý văn đến; - Quản lý đơn thư khiếu tố VI Trách nhiệm thực công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khác Tuỳ thuộc với cương vị công tác khả năng, người quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội tham gia vào nội dung định Để cho công việc thực thuận lợi, cần phải có phân công, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho người, phận quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Trách nhiệm lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư quan, tổ chức đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho quan cấp đơn vị trực thuộc Công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội làm tốt hay không tốt, trách nhiệm trước hết thuộc lãnh đạo quan, tổ chức Để thực nhiệm vụ này, lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội giao cho chánh văn phòng trưởng phòng hành (ở quan văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư phạm vi trách nhiệm Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có trách nhiệm giải kịp thời xác văn đến quan, tổ chức; giao cho cán cấp giải văn 12 cần thiết, phải chịu trách nhiệm chung việc giải văn Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phải ký văn quan trọng quan, tổ chức theo quy định Đảng, Nhà nước theo quy chế làm việc quan, tổ chức Ngoài ra, tuỳ theo điều kiện cụ thể quan, tổ chức mà lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội làm số công việc cụ thể xem xét cho ý kiến việc phân phối, giải văn đến quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành chế độ quy định công tác văn thư quan, quan cấp đơn vị trực thuộc Trách nhiệm chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) người trực tiếp giúp lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội thực nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức trực tiếp đạo nghiệp vụ công tác văn thư quan, tổ chức cấp đơn vị trực thuộc Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phải trực tiếp làm công việc sau: - Xem xét toàn văn đến để phân phối cho đơn vị, cá nhân báo cáo với lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trịxã hội công việc quan trọng - Ký thừa lệnh lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trịxã hội số văn lãnh đạo giao ký văn văn phòng trực tiếp ban hành - Tham gia xây dựng văn theo yêu cầu lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội - Xem xét thể thức văn trước trình lãnh đạo ký ban hành - Tổ chức đánh máy, nhân văn - Trong điều kiện cụ thể, lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội giao trách nhiệm thực số việc thuộc nhiệm vụ văn thư chuyên trách - Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) giao cho cấp phó cấp thực số nhiệm vụ cụ thể phạm vi quyền hạn 13 Trách nhiệm cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Tất cán bộ, công chức quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội nói chung phải thực đầy đủ nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc mình, cụ thể là: + Giải kịp thời văn đến theo yêu cầu lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội + Soạn thảo văn thuộc phạm vi trách nhiệm + Lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định + Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn + Thực nghiêm túc quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Trách nhiệm cán văn thư chuyên trách quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 4.1 Đối với việc quản lý giải văn đến + Nhận văn đến + Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến + Trình văn đến + Đăng ký văn đến + Chuyển giao văn đến + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời hạn giải văn đến 4.2 Đối với việc quản lý văn + Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn + Viết bì làm thủ tục phát hành văn + Sắp xếp, bảo quản phục vụ khai thác, sử dụng văn lưu + Quản lý cấp giấy giới thiệu, giấy đường + Lập bảo quản sổ đăng ký văn đi, sổ đăng ký văn đến, sổ chuyển giao văn 4.3 Đối với việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục + Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, 14 đôn đốc việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hành + Hoàn chỉnh nộp lưu hồ sơ văn vào lưu trữ hành 4.4 Đối với việc quản lý sử dụng dấu + Bảo đảm bảo quản an toàn dấu quan (bao gồm dấu quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội, dấu văn phòng, dấu chức danh) + Trực tiếp đóng dấu vào văn văn bản, giấy tờ khác quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội 4.5 Ngoài nhiệm vụ nói trên, tuỳ theo lực yêu cầu cụ thể quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội mà văn thư chuyên trách giao kiêm nhiệm thêm số công việc đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư quan, đơn vị trực thuộc Tóm lại: Công tác văn thư nhiệm vụ quan trọng thiếu quan, tổ chức đảng, tổ chức trịxã hội Vì vậy, quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật Đảng, Nhà nước CÂU HỎI ÔN TẬP Yêu cầu cán làm công tác văn thư quan, tổ chức Đảng, tổ chức tri-xã hội? Trách nhiệm quản lý nhà nước công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội? Nội dung công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội? Trách nhiệm thực nhiệm vụ công tác văn thư quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội? TS Nguyễn Lệ Nhung biên soạn 15 [...]... thể trong phạm vi quyền hạn của mình 13 3 Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Tất cả cán bộ, công chức trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình, cụ thể là: + Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo các cơ quan, ... Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính tri-xã hội? 2 Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội? 3 Nội dung công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội? 4 Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội? TS... trị-xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc Công tác văn thư của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội làm tốt hay không tốt, trách nhiệm trước hết thuộc về lãnh đạo cơ quan, tổ chức Để thực hiện được nhiệm vụ này, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có... thoại, kiểm tra và hướng dẫn nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc Tóm lại: Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu được đối với một các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội Vì vậy, các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, tổ chức mình, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước... trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan, tổ chức theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức mình Ngoài ra, tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan, tổ chức mà lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể làm một số công... bảo quản; + Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản; + Biên mục hồ sơ 3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành - Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành; - Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; - Thực hiện giao nộp... trưởng phòng hành chính (ở cơ quan không có văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn bản đến của cơ quan, tổ chức; có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn 12 bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những... người trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có thể tham gia vào những nội dung nhất định Để cho công việc thực hiện được thuận lợi, cần phải có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội 1 Trách nhiệm của lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng,... phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dưới hoặc ở các đơn vị trực thuộc 2 Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) là người trực tiếp giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội... tác văn thư của cơ quan, tổ chức mình và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan, tổ chức cấp dưới và đơn vị trực thuộc Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau: - Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trịxã hội về những công việc quan trọng - Ký thừa ... chịu trách nhiệm chung việc giải văn Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội phải ký văn quan trọng quan, tổ chức theo quy định Đảng, Nhà nước theo quy chế làm việc quan, tổ chức Ngoài... thư nhiệm vụ quan trọng thiếu quan, tổ chức đảng, tổ chức trịxã hội Vì vậy, quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội cần quan tâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động quan, tổ chức... lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội Lãnh đạo quan, tổ chức đảng, tổ chức trị-xã hội có trách nhiệm quản lý công tác văn thư quan, tổ chức đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho quan cấp