2011-2012 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ CHƯƠNG Khởi tạo việc phát triển hệ thống thông tin MỤC TIÊU HỌC TẬP Sau học xong chương này, sinh viên có thể: • Giải thích tầm quan trọng việc viện dẫn giai đoạn khởi tạo có cấu trúc cho dự án hệ thống thông tin • Nhận diện đặc trưng chi phí lợi ích vô hữu hình kết hợp với giai đoạn đầu hệ thống thông tin • Áp dụng kỹ thuật khác để lựu chọn giải pháp thích hợp từ nguồn phần cứng, phần mềm nhà cung cấp • Mô tả tầm quan trọng việc ký kết hợp đồng để đạt kết thành công cho dự án hệ thống thông tin CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ • Làm để đánh giá tính khả thi dự án? • Các giai đoạn kỹ thuật áp dụng để đánh giá tính khả thi ? • Làm để đánh giá lợi ích đầu tư (ROI - Return On Investment) dự án hệ thống thông tin? • Làm để quản lý rủi ro lên quan đến dự án hệ thống thông tin? 2011-2012 NỘI DUNG CHÍNH Khởi tạo hệ thống thông tin Nghiên cứu tính khả thi hệ thống thông tin Phương pháp lựa chọn hệ thống thông tin Khởi tạo hệ thống thông tin 1.1 Khởi tạo tính khả thi 1.2 Các hoạt động khởi tạo 1.3 Lý việc khởi tạo HTTT 1.1 Khởi tạo tính khả thi o Bước khởi tạo (Initiation phase): Là bước qui trình phát triển dự án hệ thống thông tin, mục tiêu để đánh giá tính khả thi dự án đảm bảo cho dự án thành công o Nghiên cứu khả thi (Feasibility study): Là bước khởi đầu dự án đảm bảo cho dự án thực Qui trình bao gồm việc phân tích nhu cầu ảnh hưởng hệ thống đồng thời xem xét phương pháp khác việc triển khai phần mềm 2011-2012 1.2 Các hoạt động khởi tạo Đánh giá tính khả thi: Đây bước quan trọng qui trình khởi tạo Bao gồm việc phân tích chi phí - lợi nhuận dự đoán khía cạnh khác Xác định mục tiêu yêu cầu khái quát hệ thống: Kiểm tra hệ thống có đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp không ? Đánh giá phương án triển khai: Đánh giá chi phí, tính thích hợp, hiệu suất hệ thống từ nhà cung cấp khác Xác định phạm vi: Xác định đơn vị tổ chức chịu ảnh hưởng hệ thống, liệu hệ thống có tương tác với môi trường hay không ? 1.2 Các hoạt động khởi tạo (tt) Xác định trách nhiệm: Xác định thời gian trách nhiệm người có liên quan hệ thống (kiểm tra, viết yêu cầu, viết chương trình) Phân tích rủi ro: Xác định vấn đề dẫn đến thất bại dự án, chẳng hạn thiếu kỹ hay thay đổi môi trường… Các công việc cần tiến hành để hạn chế hay loại trừ rủi ro Xác định ràng buộc kế hoạch dự án: Ước lượng phác thảo sơ lược dự án Bao gồm việc xem xét kích cỡ độ phức tạp dự án để xác định ngân sách thời gian 1.3 Lý việc khởi tạo HTTT o o o o o o o o o o Mở rộng khả Tiết kiệm chi phí Tăng cường luồng thông tin nội Tăng cường luồng thông tin bên Tăng cường dịch vụ khách hàng Môi trường pháp lý thay đổi Năng lực phản ứng Tiếp nhận Điều khiển Lợi cạnh tranh 2011-2012 Nghiên cứu tính khả thi Hệ thống thông tin 2.1 Khả thi tổ chức 2.2 Khả thi kinh tế 2.3 Khả thi kỹ thuật 2.4 Khả thi vận hành 2.5 Rủi ro dự án 10 2.1 Khả thi tổ chức • Định nghĩa: Đánh giá giải pháp có doanh nghiệp giải (ví dụ chống đối hệ không kỹ, xem xét ảnh hưởng sách công ty nào) đáp ứng nhu cầu vấn đề trước hay không thống huấn luyện thay đổi lên văn hóa • Trả lời câu hỏi: o Liệu hệ thống có đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp giúp nâng cao hiệu suất ? • Các kỹ thuật dùng để điều khiển: o Các hệ số đánh giá thành công then chốt (CSF - Critical success factors) o Các dẫn đánh giá thực chủ chốt (KPI - Key performance indicators) o Quản lý thay đổi (Change management) 11 2.2 Khả thi kinh tế • Định nghĩa: Đánh giá chi phí lợi nhuận giải pháp khác để lựa chọn phương án mang lại giá trị tốt (Chi phí hệ thống có vượt qua giá trị lợi nhuận hay không ?) • Trả lời câu hỏi: o Chi phí có cao lợi nhuận ? • Các kỹ thuật dùng để điều khiển: o Phân tích chi phí, lợi nhuận o Lợi nhuận đầu tư (ROI) tính toán thời gian hoàn vốn (Payback Period) 12 2011-2012 Chi phí lợi nhuận • Chi phí hữu hình • Chi phí vô hình • Lợi nhuận hữu hình • Lợi nhuận vô hình 13 Các chi phí hữu hình HTTT • Chi phí mua phần mềm phần cứng • Chi phí cho nhân viên tự phát triển hay hiệu chỉnh phần mềm • Chi phí cài đặt bao gồm chi phí kéo dây, vận chuyển thiết bị, mua sắm bàn ghế • Chí phí chuyển đổi liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống hay chi phí vận hành song song hệ thống cho cũ hệ thống hoạt động ổn định 14 Các chi phí hữu hình HTTT (tt) • Chi phí hoạt động o Chi phí bảo dưỡng phần cứng hay nâng cấp lên phiên phần mềm o Chi phí cho nhân viên việc bảo dưỡng phần cứng phần mềm giải cố o Chi phí điện chi phí tiêu thụ khác • Chi phí huấn luyện • Chi phí mở rộng tổ chức 15 2011-2012 Lợi ích Hệ thống thông tin • Lợi ích hữu hình: Parker Benson(1988) đề xuất so sánh chi phí hệ thống hành với chi phí hệ thống sau triển khai • Lợi ích vô hình: Tăng tính xác Tăng tính đáp ứng tính kịp thời Tăng tính sử dụng (dễ hiểu hành động thông tin) Tăng cường an toàn thông tin 16 2.3 Khả thi kỹ thuật • Định nghĩa: đánh giá mức độ giải pháp dự án thực theo yêu cầu có hay không nguồn nhân lực công cụ sẵn sàng cho việc thực giải pháp • Trả lời câu hỏi: o Liệu có hoạt động hiệu (hiệu suất, tính đáp ứng, tính ổn định) ? • Các kỹ thuật dùng để kiểm soát: o Phân tích rủi ro o Phân tích tính đáp ứng o Phân tích hiệu suất 17 2.4 Khả thi vận hành • Định nghĩa: Đánh giá hệ thống ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày bên tổ chức • Trả lời câu hỏi: o Hệ thống có khả hoạt động theo qui trình hàng ngày hay không ? o Liệu hệ thống có chấp nhận người dùng cuối hay không ? • Các kỹ thuật dùng để kiểm soát: o Phân tích rủi ro o Quản trị thay đổi o Phân tích tính khả dụng 18 2011-2012 2.5 Rủi ro dự án • Nhận diện rủi ro nhằm đoán trước rủi ro tương lai dự án hệ thống thông tin Từ thiết lập chế đo lường nhằm ngăn chặn hay loại trừ rủi ro • Baccarini, Salm Love(2004) đưa nhóm rủi ro dự án CNTT o Mối quan hệ thương mại pháp luật o Các điều kiện kinh tế o Hành vi người o Các điều kiện trị o Công nghệ vấn đề kỹ thuật o Các hoạt động quản trị điều khiển o Các hoạt động cá nhân 19 Phương pháp lựa chọn Hệ thống thông tin 3.1 Bản mời thầu (RFP) 3.2 Kỹ thuật so sánh hệ thống 3.3 Tiêu chí lựa chọn hệ thống 20 3.1 Bản mời thầu (RFP) • Bản mời thầu (Request for proposals - RFP): đặc tả giúp cho việc chọn lựa nhà cung cấp phần mềm o Khả thi mặt kinh tế, kỹ thuật vận hành cần đánh giá cho nhà cung cấp sau mời thầu gởi đến cho nhà cung cấp 21 2011-2012 3.2 Kỹ thuật so sánh hệ thống Có ba phương pháp sử dụng để đánh giá nhà cung cấp sản phẩm: o Danh sách tính • Sơ loại o Danh sách tính • Xem xét chi tiết trọng số o Chọn lựa cuối • Sử dụng benchmarking 22 3.3 Tiêu chí lựa chọn hệ thống i Tính năng: Phần mềm có đầy đủ tính theo yêu cầu doanh nghiệp ? ii Dễ sử dụng: Dễ dàng cài đặt, quản trị sử dụng cho người dùng cuối iii Hiệu suất: Cho tính khác nhận liệu hiển thị hình Đối với tính giao tiếp trực tiếp với khách hàng, yêu cầu quan trọng iv Tính tương thích: Giải pháp có tương thích tốt với sản phẩm khác hay không ? Điều bao gồm sản phẩm sử dụng sản phẩm sử dụng mức theo định hướng chiến lược doanh nghiệp 23 3.3 Tiêu chí lựa chọn hệ thống (tt) v Tính bảo mật: phân quyền kiểm soát khả truy cập thông tin cho loại người dùng khác vi Tính ổn định tin cậy: Các phiên thường xảy lỗi vii Triển vọng khả hỗ trợ dài hạn sản phẩm viii.Khả mở rộng: Các thành phần khác hệ thống dễ dàng mở rộng tương tác với theo nhu cầu tương lai 24 2011-2012 TÓM TẮT CHƯƠNG • Đọc Giáo trình Trang 155 CÂU HỎI • ? • ? • ? 25 ... CHÍNH Khởi tạo hệ thống thông tin Nghiên cứu tính khả thi hệ thống thông tin Phương pháp lựa chọn hệ thống thông tin Khởi tạo hệ thống thông tin 1.1 Khởi tạo tính khả thi 1.2 Các hoạt động khởi tạo. .. Các hoạt động khởi tạo 1.3 Lý việc khởi tạo HTTT 1.1 Khởi tạo tính khả thi o Bước khởi tạo (Initiation phase): Là bước qui trình phát triển dự án hệ thống thông tin, mục tiêu để đánh giá tính... Chi phí mở rộng tổ chức 15 2011-2012 Lợi ích Hệ thống thông tin • Lợi ích hữu hình: Parker Benson(1988) đề xuất so sánh chi phí hệ thống hành với chi phí hệ thống sau triển khai • Lợi ích vô hình: