2011-2012 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ Chương Thông tin quản trị MỤC TIÊU HỌC TẬP Sau học xong chương này, có thể: • Phân biệt: Dữ liệu, Thông tin, Tri thức • Mô tả đánh giá chất lượng thông tin qua đặc tính thông tin • Phân loại định theo loại cấp độ định tổ chức • Nhận diện thông tin cần thiết để hỗ trợ định cấp độ khác tổ chức • Nhận diện số công cụ kỹ thuật giúp đề định CÁC VẤN ĐỀ QUẢN TRỊ • Tầm quan trọng việc quản lý thông tin kiến thức tổ chức • Quá trình biến đổi từ liệu sang thông tin có chất lượng cao • Quá trình ràng buộc việc đề định • Các loại định khác để nhà quản lý đề tác động chúng đến tổ chức 2011-2012 NỘI DUNG CHÍNH Khái niệm liệu thông tin Thông tin môi trường doanh nghiệp Đề định quản trị nhu cầu thông tin Quản lý tri thức khai thác thông tin doanh nghiệp Khái niệm liệu thông tin 1.1 Dữ liệu thông tin 1.2 Quá trình tạo thông tin 1.3 Giá trị thông tin 1.4 Nguồn thông tin 1.5 Chất lượng thông tin 1.1 Dữ liệu thông tin • Các khái niệm liệu: o Chuỗi không ngẫu nhiên ký tự, số, giá trị từ o Tập hợp kiện không ngẫu nhiên ghi lại quan sát hay nghiên cứu 2011-2012 1.1 Dữ liệu thông tin (tt) Các khái niệm thông tin: • Dữ liệu xử lý có ý nghĩa • Dữ liệu xử lý có mục tiêu • Dữ liệu diễn dịch hiểu người nhận Thông tin làm giảm tính bất định việc hay tình hỗ trợ cho việc đề định 1.2 Quá trình tạo thông tin Quá trình xử lý Dữ liệu • • • • • Thông tin Phân loại Sắp xếp Tổng hợp Tính toán Chọn lựa Dữ liệu (Data) ? ? Nguyễn Thanh An x Trần Thị Bích x Lê Hoàng Minh Có Trần Văn Nhật x Phan Công Phúc x Trương Văn Tài x Đào Thị Xuân ? Không 9 2011-2012 Thông tin (Information) Họ tên sinh viên Hiện diện lớp Nguyễn Thanh An x Trần Thị Bích x Lê Hoàng Minh Vắng (có phép ?) Có Trần Văn Nhật x Phan Công Phúc x Trương Văn Tài x Đào Thị Xuân Không 10 10 Thảo luận Dữ liệu hay thông tin ? (a) (b) (c) (d) (e) (f) (g) Ngày 06/09/2010 Số 1355.76 Giá cổ phiếu Điểm học tập sinh viên Chứng từ kế toán Báo cáo tài Thời khóa biểu HK (2010– 2011) 11 Thảo luận Kỳ hạn VND (%/năm) Thời điểm lĩnh lãi Kỳ hạn tháng 13,88 Lĩnh lãi cuối kỳ Kỳ hạn tháng Kỳ hạn tháng Kỳ hạn tháng 13,58 13.88 13,58 Lĩnh lãi tháng Lĩnh lãi cuối kỳ Lĩnh lãi tháng Kỳ hạn tháng Kỳ hạn tháng 13.88 13,08 Lĩnh lãi cuối kỳ Lĩnh lãi tháng Kỳ hạn tháng Kỳ hạn tháng 13,88 13,08 Lĩnh lãi cuối kỳ Lĩnh lãi tháng Kỳ hạn tháng 13,88 Lĩnh lãi cuối kỳ Từ góc nhìn khách hàng người quản trị lãi suất xem xét bảng lãi suất liệu hay thông tin 12 2011-2012 1.3 Giá trị thông tin • Giá trị hữu hình • Giá trị vô hình Thông tin sử dụng hiệu đem lại giá trị định cho doanh nghiệp 13 Thảo luận • Trong giá trị mà thông tin đem lại sau phân biệt đâu giá trị hữu hình, đâu giá trị vô hình: o Cải thiện việc quản lý tồn kho o Nâng cao dịch vụ khách hàng o Tăng suất sản xuất o Giảm chi phí quản lý o Tăng lòng tin khách hàng o Nâng cao hình ảnh công ty 14 1.4 Nguồn thông tin • Nguồn thức thường truyền thông theo phương thức truyền thông theo hình thức (formal communication): có cấu trúc rõ ràng chặt chẽ • Nguồn không thức thường truyền thông theo phương thức truyền thông không theo hình thức (Informal communication): tính cấu trúc, giao tiếp bình thường 15 2011-2012 Thảo luận • Truyền thông không theo hình thức có lợi ? • Có nên hạn chế truyền thông không theo hình thức doanh nghiệp ? • Ngăn cấm truyền thông không theo hình thức gây tác động ? • Làm để kiểm soát truyền thông không theo hình thức để có lợi cho doanh nghiệp ? 16 1.5 Chất lượng thông tin Thời gian Nội dung Hình thức Khác Tính lúc Tính xác Rõ ràng An toàn Tính cập nhật Tính phù hợp Chi tiết Tin cậy Tính thường xuyên Tính đầy đủ Có thứ tự Thích hợp Tính thời đoạn Tính súc tích Trình bày phù hợp Nhận người Tính phạm vi Phương tiện phù hợp Gởi kênh 17 Thông tin môi trường doanh nghiệp 2.1 Môi trường kinh doanh 2.2 Nguồn lực doanh nghiệp 2.3 Các loại thông tin doanh nghiệp 18 2011-2012 2.1 Môi trường kinh doanh Môi trường tự nhiên Môi trường vĩ mô Môi trường vi mô 19 2.2 Nguồn lực doanh nghiệp Nguồn lực DN bao gồm loại tài sản: • Tài sản hữu hình (tangible assets): tiền, đất đai, nhà xưởng, lực lượng lao động, phần cứng, phần mềm… • Tài sản vô hình (intangible assets): thông tin, kinh nghiệm, động làm việc, tri thức, ý tưởng, phán đoán… 20 2.3 Các loại thông tin doanh nghiệp • Thông tin cứng / thông tin định lượng (hard data / quantitative data): thường xác định số lượng, chứa đựng yếu tố thống kê kỹ phân tích nhà quản trị • Thông tin mềm / thông tin định tính (soft data / qualitative data): mang tính định chất, xác định tính chất việc hay tình huống, phụ thuộc vào kinh nghiệm phán đoán nhà quản trị 21 2011-2012 Đề định quản trị nhu cầu thông tin 3.1 Đề định quản trị 3.2 Các loại định DN 3.3 Các cấp định quản trị 3.3.1 Tính chất việc định cấp độ quản trị 3.3.2 Tính chất thông tin việc đề định cấp 3.4 Quy trình định 3.5 Qui tắc nghiệp vụ lý thuyết định 3.5.1 Cây định (Decision tree) 3.5.2 Bảng định (Decision table) 22 3.1 Đề định quản trị Nhu cầu thông tin nhà quản trị: • Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm soát • Quyết định quản trị phụ thuộc vào chất lượng thông tin • Mức độ phát triển doanh nghiệp làm tăng độ phức tạp điều khiển, hệ thống thông tin trở thành dây thần kinh doanh nghiệp 23 3.2 Các loại định DN • Quyết định có cấu trúc (structured decisions): trường hợp ràng buộc qui tắc để định biết trước, tình đơn giản, lặp lặp lại doanh nghiệp • Quyết định không cấu trúc (unstructured decisions): tình phức tạp trước qui tắc ràng buộc • Cognitive style: hành xử nhà quản trị ảnh hưởng đến cách họ tiếp thu thông tin (phân tích hay phán đoán), kinh nghiệm 24 2011-2012 3.3 Các cấp định quản trị Cấp chiến lược (Strategic) Cấp chiến thuật (Tactical) Cấp tác nghiệp (Operational) 25 3.3.1 Tính chất việc định cấp độ quản trị Cấp quản trị Loại định Thời gian Mức tác động lên tổ chức Tần suất định Chiến lược Không có cấu trúc Dài hạn Lớn Ít Trung cấp ↔ Trung hạn Vừa ↔ Tác nghiệp Có cấu trúc Ngắn hạn Nhỏ Nhiều 26 3.3.2 Tính chất thông tin việc đề định cấp Cấp quản trị Thời gian Tính thường xuyên Nguồn thông tin Tính chắn Phạm vi Chi tiết Chiến lược Dài hạn Không Bên Ít Rộng Tổng quát Trung cấp ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ ↔ Tác nghiệp Ngắn hạn Thường xuyên Bên Nhiều Hẹp Chi tiết 27 2011-2012 Thảo luận Phân loại định cấp độ chúng: a) Ngân sách cho năm tới ? b) Khi áp dụng chiết khấu bán hàng cho khách hàng ? c) Có nên thuê thêm nhân trường hợp khẩn cấp ? d) Có nên mở rộng chi nhánh nước ? e) Chúng ta có cần chiến dịch quảng cáo ? f) Cần khoản vay ngắn hạn để giải vấn đề tiền mặt ? g) Tấn công vào thị trường ? h) Làm với máy móc bị hỏng hóc ? 28 3.4 Quy trình định Hoạt động Bước Nhận thức - Nhận diện vấn đề - Nhận thức cần đưa định Thiết kế - Xác định giải pháp - Đánh giá giải pháp Chọn lựa - Chọn lựa giải pháp tốt Hiện thực - Hiện thực giải pháp Đánh giá - Đánh giá ảnh hưởng hay độ thành công 29 3.5 Qui tắc nghiệp vụ lý thuyết định • Qui tắc nghiệp vụ: điều kiện qui tắc hành động • Lý thuyết định dựa vào: Cây định (Decision tree) Bảng định (Decision table) 30 10 2011-2012 3.5.1 Cây định (Decision tree) Nhận hồ sơ xin vay mua nhà Không Trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời thời gian vay vốn không 60 Không Quy tắc Từ chối Có Không Có Có nguồn thu nhập khác? Quy tắc Từ chối Có Có việc làm ổn định? Quy tắc Đề xuất Quy tắc Đề xuất 31 3.5.2 Bảng định (Decision table) Quy tắc Trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời thời gian vay vốn không 60 Điều kiện Có việc làm ổn định ? Có nguồn thu nhập khác ? Hành động Ko Có Có Có - Ko Ko Có - Ko Có - X X Đề xuất Từ chối X X 32 Quản lý tri thức khai thác thông tin doanh nghiệp 4.1 Thế tri thức 4.2 Quản lý tri thức 4.3 Lý doanh nghiệp cần quản lý tri thức 4.4 Các ứng dụng quản lý tri thức 33 11 2011-2012 4.1 Thế tri thức • Tri thức định nghĩa khả phán người dựa kết hợp kinh nghiệm thông tin mà họ có Tri thức tường minh: Các tri thức diễn đạt lưu trữ hệ thống thông tin Tri thức không tường minh: không phát biểu, phụ thuộc vào trực giác người 34 4.2 Quản lý tri thức Quản lý tri thức làm công việc thu thập tri thức chuyển đổi tri thức dạng chia sẻ dễ dàng Phần quan trọng việc thu thập chuyển đổi tri thức không tường minh thành tri thức tường minh Doanh nghiệp cần phải sử dụng cách tốt nguồn lực thông tin • Sự toàn cầu hoá thay đổi nhanh chóng môi trường kinh doanh quản trị tri thức nhân tố cạnh tranh chiến lược • Chảy máu tri thức (doanh nghiệp) 35 Tri thức (Knowledge) Trong năm qua, khoản cho vay tín dụng ngân hàng tăng 10% năm Năm nay, dự báo khoản cho vay tín dụng tiếp tục tăng thêm 10%, cần tìm nguồn cung tiền cho khoản tăng 10% Trong trường hợp này, thông tin năm qua sử dụng để đề định việc dự báo mức tăng trưởng năm nhu cầu nguồn vốn Quyết định dự báo tri thức (knowledge) hay gọi cách sử dụng thông tin (use of information) 36 36 12 2011-2012 4.3 Lý doanh nghiệp cần quản lý tri thức • Tăng cường lợi nhuận, doanh thu • Giữ lại kinh nghiệm chuyên gia • Tăng thoã mãn khách hàng • Bảo vệ thị trường có đối thủ cạnh tranh • Tăng vòng đời sản phẩm vào thị trường • Mở rộng thị trường • Giảm thiểu chi phí • Phát triển sản phẩm, dịch vụ 37 4.4 Các ứng dụng quản lý tri thức • Kinh doanh thông minh - BI (Business intelligence): thu thập thông tin đối thủ cạnh tranh (công nghệ mới, hội thị trường, thông tin khách hàng, hoạt động đối thủ…) • Số hoá tài liệu in ấn: sử dụng hệ thống DIP (Document image processing) • Khai phá liệu (Data mining): dựa liệu tương tác với tạo xu hướng, kinh nghiệm, tri thức, phương thức trước mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp 38 TÓM TẮT CHƯƠNG • Đọc Giáo trình Trang 36 CÂU HỎI • ? • ? • ? 39 13 [...]... Điều kiện Có việc làm ổn định ? Có nguồn thu nhập khác ? Hành động 1 2 3 4 Ko Có Có Có - Ko Ko Có - Ko Có - X X Đề xuất Từ chối X X 32 4 Quản lý tri thức và khai thác thông tin trong doanh nghiệp 4 .1 Thế nào là tri thức 4.2 Quản lý tri thức 4.3 Lý do doanh nghiệp cần quản lý tri thức 4.4 Các ứng dụng quản lý tri thức 33 11 2 011 -2 012 4 .1 Thế nào là tri thức • Tri thức có thể được định nghĩa như là khả... tìm nguồn cung tiền cho khoản tăng 10 % đó Trong trường hợp này, thông tin trong các năm qua được sử dụng để đề ra quyết định về việc dự báo mức tăng trưởng trong năm nay và nhu cầu về nguồn vốn Quyết định và dự báo đó chính là tri thức (knowledge) hay còn được gọi là cách sử dụng thông tin (use of information) 36 36 12 2 011 -2 012 4.3 Lý do doanh nghiệp cần quản lý tri thức • Tăng cường lợi nhuận, doanh... định nghĩa như là khả năng phán quyết của con người dựa trên sự kết hợp giữa kinh nghiệm và thông tin mà họ có được Tri thức tường minh: Các tri thức đã được diễn đạt và lưu trữ trong hệ thống thông tin Tri thức không tường minh: không được phát biểu, phụ thuộc vào trực giác của con người 34 4.2 Quản lý tri thức Quản lý tri thức làm công việc thu thập tri thức và chuyển đổi tri thức về dạng chia sẻ dễ... trường • Giảm thiểu chi phí • Phát triển sản phẩm, dịch vụ mới 37 4.4 Các ứng dụng quản lý tri thức • Kinh doanh thông minh - BI (Business intelligence): thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh (công nghệ mới, cơ hội thị trường, thông tin khách hàng, hoạt động của đối thủ…) • Số hoá các tài liệu in ấn: sử dụng các hệ thống DIP (Document image processing) • Khai phá dữ liệu (Data mining): dựa trên các... lực thông tin của mình • Sự toàn cầu hoá và thay đổi nhanh chóng của môi trường kinh doanh quản trị tri thức là một nhân tố cạnh tranh chiến lược • Chảy máu tri thức (doanh nghiệp) 35 Tri thức (Knowledge) Trong 5 năm qua, khoản cho vay tín dụng của ngân hàng chúng ta tăng 10 % mỗi năm Năm nay, dự báo khoản cho vay tín dụng tiếp tục tăng thêm 10 %, do đó chúng ta cần tìm nguồn cung tiền cho khoản tăng 10 %...2 011 -2 012 3.5 .1 Cây quyết định (Decision tree) Nhận hồ sơ xin vay mua nhà Không Trên 22 tuổi, tổng số tuổi đời và thời gian vay vốn không quá 60 Không Quy tắc 1 Từ chối Có Không Có Có nguồn thu nhập khác? Quy tắc 2 Từ chối Có Có việc làm ổn định? Quy tắc 3 Đề xuất Quy tắc 4 Đề xuất 31 3.5.2 Bảng quyết định (Decision table) Quy tắc Trên 22 tuổi,... dựa trên các dữ liệu tương tác với nhau tạo ra các xu hướng, kinh nghiệm, tri thức, phương thức không được biết trước mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp 38 TÓM TẮT CHƯƠNG • Đọc Giáo trình Trang 36 CÂU HỎI • ? • ? • ? 39 13 ... nghiệp Khái niệm liệu thông tin 1. 1 Dữ liệu thông tin 1. 2 Quá trình tạo thông tin 1. 3 Giá trị thông tin 1. 4 Nguồn thông tin 1. 5 Chất lượng thông tin 1. 1 Dữ liệu thông tin • Các khái niệm liệu: o... liệu hay thông tin 12 2 011 -2 012 1. 3 Giá trị thông tin • Giá trị hữu hình • Giá trị vô hình Thông tin sử dụng hiệu đem lại giá trị định cho doanh nghiệp 13 Thảo luận • Trong giá trị mà thông tin đem... nhà quản trị 21 2 011 -2 012 Đề định quản trị nhu cầu thông tin 3 .1 Đề định quản trị 3.2 Các loại định DN 3.3 Các cấp định quản trị 3.3 .1 Tính chất việc định cấp độ quản trị 3.3.2 Tính chất thông tin