Nguyễn Hồng Phương – Thực hành xây dựng sở liệu quan hệ Access BÀI TẬP GIỚI THIỆU MICROSOFT ACCESS 1.1 Access gì? Microsoft Access Hệ quản trị sở liệu (HQTCSDL) dạng quan hệ Ở mức độ sở, HQTCSDL chương trình cho phép lưu trữ truy cập tới thông tin có cấu trúc Các công cụ chương trình cho phép thực thao tác với liệu chèn, xoá tìm kiếm liệu Mục tiêu hàng đầu HQTCSDL tạo điều kiện thuận lợi cho người sử dụng việc lưu trữ, cập nhật truy cập liệu mà không thiết phải biết xác cấu trúc vật lý sở liệu 1.1.1 Các đặc tính Access MS Access tập hợp yếu tố sau:  Một sở liệu quan hệ hỗ trợ hai ngôn ngữ tra vấn chuẩn ngôn ngữ tra vấn có cấu trúc (Structured Query Language, viết tắt SQL) ngôn ngữ tra vấn ví dụ (Query By Example, viết tắt QBE);  Một ngôn ngữ lập trình xác định tập ngôn ngữ Visual Basic;  Một ngôn ngữ macro;  Một môi trường phát triển ứng dụng bao gồm công cụ tạo lập biểu mẫu báo biểu;  Một số ứng dụng mở rộng dạng hướng đối tượng;  Các công cụ dạng thuật đồ xây dựng ứng dụng Đối với người làm quen với ACCESS, cấu trúc đa dạng phần mềm làm cho họ cảm thấy khó xử Đó yếu tố ACCESS xây dựng sở các giả thiết ban đầu quan điểm tính toán khác biệt Chẳng hạn như:  Đặc tính sở liệu quan hệ đòi hỏi người sử dụng phải hiển thị ứng dụng dạng tệp liệu;  Đặc tính chương trình viết ngôn ngữ lập trình đòi hỏi người sử dụng phải hiển thị ứng dụng dạng lệnh thực theo trình tự đó;  Đặc tính hướng đối tượng đòi hỏi người sử dụng phải hiển thị ứng dụng dạng đối tượng bao hàm thông tin trạng thái ứng xử Microsoft không tạo điều kiện cho việc tích hợp lôgic đặc tính khác biệt (hay nói hơn, khả tích hợp không thực) Thay vào đó, người sử dụng quyền tuỳ ý lựa chọn cách tiếp cận tối ưu việc xây dựng thực ứng dụng Do có nhiều cách khác để thực đặc tính ACCESS, việc nhận biết thành phần ACCESS khai thác tối đa tính chất thành phần kỹ quan trọng người phát triển ứng dụng ACCESS -1- Tài liệu giảng dạy – Khoa Môi trường, Trường đại học khoa học tự nhiên Nguyễn Hồng Phương – Thực hành xây dựng sở liệu quan hệ Access 1.1.2 Bên tệp sở liệu Access có gì? Mặc dù thân thuật ngữ “cơ sở liệu” chứa đựng hàm ý tập hợp bảng liệu có quan hệ với nhau, sở liệu ACCES chứa đựng nhiều liệu Ngoài bảng ra, sở liệu ACCESS bao gồm vài dạng đối tượng sở liệu khác, là:  Các tra vấn cất giữ để tổ chức liệu,  Các biểu mẫu để tương tác với liệu hình,  Các báo biểu để in kết quả,  Các chương trình macro chương trình viết Visual Basic để mở rộng chức ứng dụng sở liệu Tất đối tượng nêu lưu tệp đơn lẻ đặt tên : .Mdb 1.2 Thực hành Trong phần thực hành này, bạn bắt đầu việc tạo tệp sở liệu 1.2.1 Khởi động Access Để khởi động Access, kích đúp trỏ chuột lên biểu tượng Access hình máy tính vào Start->Programs-> Microsoft Acces 1.2.2 Tạo sở liệu Thực theo hướng dẫn Hình 1.1 để tạo tệp sở liệu có tên CruiseReport.mdb -2- Tài liệu giảng dạy – Khoa Môi trường, Trường đại học khoa học tự nhiên Nguyễn Hồng Phương – Thực hành xây dựng sở liệu quan hệ Access Hình 1.1: Đặt tên trỏ đường dẫn cho sở liệu tạo Bước1 Tạo sở liệu cách chọn New từ Lệnh đơn File kích trỏ chuột vào phím "New" công cụ Bước Từ mục "New" bên phải hình, chọn Blank Database để tạo sở liệu rỗng Chú ý có số sở liệu tạo Access truy cập từ lựa chọn "Open a file" Bước Gõ tên sở liệu tạo nhấn Enter -3- Tài liệu giảng dạy – Khoa Môi trường, Trường đại học khoa học tự nhiên Nguyễn Hồng Phương – Thực hành xây dựng sở liệu quan hệ Access Hình 1.2: Cửa sổ database chứa tất đối tượng sở liệu phục vụ cho ứng dụng Bạn nghiên cứu kỹ thành phần cửa sổ sở liệu, đặc biệt tab dùng để hiển thị đối tượng khác sở liệu minh họa Hình 1.2  Tables (Bảng): chứa liệu dạng hàng cột  Queries (Tra vấn): cho phép thực thao tác xếp, lọc hiển thị liệu chứa bảng nhiều cách khác  Forms (Biểu mẫu): dùng để hiển thị thông tin hính máy tính  Reports (Báo biểu): dùng để tổ chức in ấn thông tin  Pages (Các trang chứa liệu ACCESS): trang Web dạng đặc biệt thiết kế để hiển thị làm việc với liệu Internet  Macros (Các lệnh Macro): tập hợp lệnh cấp cao dùng để xử lý liệu thực nhiệm vụ lặp lặp lại  Modules (Các đơn thể chương trình): chứa chương trình hàm viết Visual Basic 1.2.3 Mở sở liệu có sẵn Để mở sở liệu có sẵn, bạn phải nhắp chuột chọn sở liệu Access mẫu Trong tập ta mở tệp có tên gọi Fpnwind.mdb -4- Tài liệu giảng dạy – Khoa Môi trường, Trường đại học khoa học tự nhiên Nguyễn Hồng Phương – Thực hành xây dựng sở liệu quan hệ Access Mở sở liệu nằm Program Files/Microsoft Office/Office10/1033 chọn tệp Fpnwind.mdb kiểm tra nội dung bảng Customers, minh họa Hình 1.3 Hình 1.3: Mở tệp Fpnwind.mdb mở bảng Customer Bước Chọn Open từ Lệnh đơn File chọn More Files… từ mục Open a file bên phải hình Bước Chọn tệp Fpnwind.mdb mở bảng Customer Bạn mở đối tượng sở liệu để hiển thị, chỉnh sửa hay tạo đối tượng 1.2.4 Xem trợ giúp Access dựa nhiều vào tài liệu hướng dẫn trợ giúp trực tuyến thay tài liệu in giấy Thông thường, kiến thức việc sử dụng trợ giúp trực tuyến giúp ích nhiều cho việc nghiên cứu phần mềm Trong mục này, bạn sử dụng trợ giúp trực tuyến Access để thực thao tác nén sở liệu Chọn Help>Microsoft Access Help để kích hoạt hệ thống trợ giúp trực tuyến Để tìm trợ giúp việc nén sở liệu, gõ từ khoá compact vào hộp thoại minh họa Hình 1.4 -5- Tài liệu giảng dạy – Khoa Môi trường, Trường đại học khoa học tự nhiên Nguyễn Hồng Phương – Thực hành xây dựng sở liệu quan hệ Access Hình 1.4: Sử dụng hệ thống trợ giúp để tìm thông tin chủ đề chuyên biệt Bước Gõ vài chữ tiếng Anh biểu thị chủ đề mà bạn tìm Bước Chọn chủ đề phù hợp từ danh mục (chẳng hạn, "Compact and repair an Access file") Bước Nội dung chi tiết chủ đề hiển thị phần bên phải hình trợ giúp Mục Index nơi tốt để bắt đầu bạn muốn tìm chủ đề Nếu bạn muốn tìm hiểu thông tin có cấu trúc tổng quan hơn, sử dụng tab Contents Chú ý số điểm sau đây:  Thay đóng trợ giúp trực tuyến, cực tiểu hoá hình trợ giúp làm việc với sở liệu Như bạn luôn sử dụng phím Back để quay trở lại chủ đề tham khảo trước mà không cần lặp lại trình tìm kiếm  Những cụm từ gạch giải thích định nghĩa quan trọng với mối liên kết tới trang trợ giúp khác -6- Tài liệu giảng dạy – Khoa Môi trường, Trường đại học khoa học tự nhiên Nguyễn Hồng Phương – Thực hành xây dựng sở liệu quan hệ Access 1.2.5 Nén sở liệu Thực bước theo hướng dẫn cửa sổ trợ giúp trực tuyến minh hoạ Hình 1.4 để nén sở liệu bạn 1.3 Thảo luận 1.3.1 Tệp sở liệu Access Thuật ngữ "cơ sở liệu " biểu thị ý nghĩa khác tuỳ thuộc vào Hệ quản trị liệu sử dụng Chẳng hạn, dBase IV, sở liệu tệp (.dbf) chứa bảng Các biểu mẫu báo biểu lưu giữ tệp đơn lẻ khác dạng tên tệp có phần mở rộng khác Kết cuối tập hợp tệp Ngược lại, sở liệu Oracle, mối quan hệ tồn tệp đơn lẻ hay dự án Chẳng hạn, sở liệu bao gồm nhiều bảng từ dự án hay ứng dụng khác lưu giữ rải rác hay nhiều tệp khác (có thể nhiều máy khác nhau) Về mặt này, Access có ưu điểm chỗ gộp tất "đối tượng" (bảng, tra vấn, biểu mẫu, báo biểu, v.v…) dự án hay ứng dụng đơn lẻ tệp 1.3.2 Nén sở liệu Theo trợ giúp trực tuyến, tệp sở liệu Access trở nên lớn khối lượng liệu chứa bên Quá trình nén sở liệu định kỳ theo thời gian loại trừ phân đoạn tệp giảm bớt đáng kể đòi hỏi không gian lưu trữ liệu đĩa cho sở liệu bạn 1.3.3 Phát triển ứng dụng Access Nhìn chung, có hai cách tiếp cận để phát triển hệ thông tin:  Phân tích chi tiết hệ thống trước thiết kế xây dựng;  Xây dựng nhanh dựa khuôn mẫu có sẵn (trong việc phân tích, thiết kế xây dựng thực lặp lặp lại) Access cung cấp loạt công cụ (chẳng hạn công cụ thiết kế đồ hoạ, thuật đồ, ngôn ngữ macro bậc cao) cho phép áp dụng cách tiếp cận thứ hai Các thực hành hướng dẫn bạn xây dựng sở liệu nhỏ, áp dụng cách tiếp cận xây dựng nhanh theo khuôn mẫu Quy trình phát triển ứng dụng thực qua bước sau đây: Lập mô hình thông tin quan tâm dạng thực thể mối quan hệ thực thể; Ứng với thực thể ta tạo bảng (Bài thực hành 2) Xác lập quan hệ bảng (Bài thực hành 3) -7- Tài liệu giảng dạy – Khoa Môi trường, Trường đại học khoa học tự nhiên Nguyễn Hồng Phương – Thực hành xây dựng sở liệu quan hệ Access Tổ chức thông tin bảng, sử dụng tra vấn (Các thực hành 5) Tạo biểu mẫu biểu mẫu phụ để hỗ trợ việc nhập kết xuất liệu (Các thực hành 7) -8- Tài liệu giảng dạy – Khoa Môi trường, Trường đại học khoa học tự nhiên ... Hồng Phương – Thực hành xây dựng sở liệu quan hệ Access 1. 1.2 Bên tệp sở liệu Access có gì? Mặc dù thân thuật ngữ cơ sở liệu chứa đựng hàm ý tập hợp bảng liệu có quan hệ với nhau, sở liệu ACCES... – Thực hành xây dựng sở liệu quan hệ Access Tổ chức thông tin bảng, sử dụng tra vấn (Các thực hành 5) Tạo biểu mẫu biểu mẫu phụ để hỗ trợ việc nhập kết xuất liệu (Các thực hành 7) -8 - Tài liệu. .. trang trợ giúp khác -6 - Tài liệu giảng dạy – Khoa Môi trường, Trường đại học khoa học tự nhiên Nguyễn Hồng Phương – Thực hành xây dựng sở liệu quan hệ Access 1. 2.5 Nén sở liệu Thực bước theo hướng