Đang tải... (xem toàn văn)
Đề tài:PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN VÀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP
Sinh viên: Trần Thị Yến Nga Lớp: K44/41.03 Điện thoại: 0976 812 036 Email: tranyennga@gmail.com LỜI TRI ÂN Với vốn kiến thức tích luỹ thời gian học tập mái trường học viện Tài Chính thân yêu, giảng dạy nhiệt tình thầy giáo với kiến thức thực tế thu cơng ty cổ phần bột giặt hố chất Đức Giang, em hoàn thành đồ án tốt nghiệp với đề tài: “Xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn vật tư công ty cổ phần bột giặt hoá chất Đức Giang” Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo-Ths Phan Phước Long, giảng viên khoa Hệ thống thơng tin kinh tế - Học viện Tài Chính bảo nhiệt tình, giúp đỡ em suốt thời gian thực tập Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo tồn học viện, đặc biệt thầy cô giáo khoa hệ thống thông tin kinh tế truyền đạt cho em kiến thức bổ ích bốn năm học vừa qua Em xin cảm ơn bố mẹ, bạn bè tạo điều kiện thuận lợi giúp em hoàn thành đồ án Em xin cảm ơn anh chị phòng Tài Chính Kế Tốn phận quản lí vật tư cơng ty cổ phần bột giặt hố chất Đức Giang trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em trình thực tập Em xin chân thành cảm ơn! LỜI MỞ ĐẦU Cùng với phát triển vượt bậc khoa học kí thuật, tin học ngày trở thành lĩnh vực quan trọng, thiết yếu thời đại ngày Bất lĩnh vực phải ứng dụng tin học để nâng cao chất lượng hoạt động Đặc biệt doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học bắt buộc muốn tồn đứng vững thị trường Khối lượng công việc đồ sộ doanh nghiệp khơng thể khơng có trợ giúp máy tính điện tử Một máy tính điện tử giúp người thực hàng trục triệu phép tính thời gian giây, giảm thiểu thời gian công sức người bỏ nên tiết kiệm chi phí nhân cơng, đồng thời có thơng tin nhanh chóng, xác, kịp thời Vì vậy, doanh nghiệp cần ứng dụng tin hoc Xuất phát từ xu chung xã hội, hang loạt phần mềm phục vụ sản xuất, kinh doanh, quản trị đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết doanh nghiệp Thực tế cho thấy, từ áp dụng phần mềm tin học, hoạt động quản lí ngày nhẹ nhàng, hiệu quả, xác thực góp phần đem lại thành công to lớn cho doanh nghiệp Tuy nhiên, để có phần mềm phù hợp cho cơng tác quản lí hoạt động doanh nghiệp lại vấn đề dễ dàng Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu yếu tố đầu vào quan trọng Và việc quản lí ngun vật liệu có tính chất định tới tình hình sản xuất, giá thành sản phẩm, ảnh hưởng tới doanh thu, lợi nhuận, ảnh hưởng tới phát triển ổn định doanh nghiệp Xuất phát từ tầm quan trọng cơng tác hạch tốn vật tư doanh nghiệp sản xuất, em chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn vật tư cơng ty cổ phần bột giặt hoá chất Đức Giang” Với mục tiêu xây dựng hệ thống quản lí nguyên vật liệu đạt hiệu cao hơn, đề tài nghiên cứu cơng tác hạch tốn ngun vật liệu điều kiên ứng dụng công nghệ thông tin Do thời gian không cho phép lực có hạn, em tập trung vào phân tích, thiết kế hệ thống hạch tốn vật tư thực số chức chương trình, sử dụng ngơn ngữ lập trình hệ quản trị sở liệu Visual Foxpro KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN NGOÀI PHẦN MỞ ĐẦU VÀ KẾT LUẬN GỒM CHƯƠNG Chương 1: Lý luận chung phân tích thiết kế hệ thống thơng tin cơng tác kế toán chi tiết vật tư doanh nghiệp Chương 2: Tình hình thực tế cơng tác kế tốn chi tiết vật tư công ty cổ phần bột giặt hoá chất Đức Giang Chương 3: Giải pháp phân tích hệ thống thơng tin kế tốn chi tiết vật tư thiết kế ứng dụng hệ thống kế toán chi tiết vật tư công ty cổ phần bột giặt hoá chất Đức Giang Mặc dù nỗ lực để hồn thành đồ án, thời gian không cho phép kinh nghiệm, kiến thức hạn chế nên đồ án nhiều thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp thầy cơ, bạn bè để đồ án ngày hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 28 tháng năm 2010 Sinh viên Trần Thị Yến Nga PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN VÀ CƠNG TÁC KẾ TỐN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Thông tin liệu đặt vào ngữ cảnh với hình thức thích hợp có lợi cho người sử dụng cuối Hệ thống thông tin (HTTT) xác định tập hợp thành phần tổ chức để thu thập, xử lí, lưu trữ, phân phối biểu diễn thông tin thông tin trợ giúp việc định kiểm sốt tổ chức HTTT cịn giúp nhà quản lí phân tích xác vấn đề, nhìn nhận cách trực quan đối tượng phức tạp, tạo sản phẩm HTTT quản lí phát triển sử dụng HTTT có hiệu tổ chức HTTT quản lí trợ giúp hoạt động quản lí tổ chức lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp làm báo cáo, làm cho định quản lí sở quy trình, thủ tục cho trước Nó sử dụng liệu từ hệ xử lý giao dịch tạo báo cáo định kì hay theo yêu cầu Doanh nghiệp hệ thống gồm người, thiết bị, nguyên liệu, liệu, sách thủ tục nhằm cung cấp sản phẩm dịch vụ, với mục đích tạo lợi nhuận Ứng dụng HTTT cơng nghệ có liên quan tới doanh nghiệp đối tượng rộng Xem xét tính đa dạng doanh nghiệp phạm vi công nghệ hệ thống thông tin hỗ trợ cho chúng Có vơ số ứng dụng áp dụng Úng dụng HTTT quản lý Doanh nghiệp như: - HTTT quản lý tiền lương - HTTT quản lý nhân - HTTT quản lý vật tư - HTTT kế toán - HTTT quản lý công văn - đến 1.1.2 HTTT quản lý vật tư doanh nghiệp HTTT quản lý vật tư phân hệ thuộc HTTT quản lý kinh doanh sản xuất nên có chức nhiệm vụ HTTT quản lý kinh doanh sản xuất 1.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ HTTT quản lý vật tư trợ giúp cho hoạt động quản lý tổ chức lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp làm báo cáo vật tư sở quy trình thủ tục cho trước Từ góp phần làm cho qúa trình sản xuất kinh doanh tổ chức tốt 1.1.2.2 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý vật tư Với chức năng, nhiệm vụ vậy, HTTT quản lý vật tư gồm hệ thống thơng tin chính: Thơng tin hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu: thông tin mức vật tư dự trữ cần cho kế hoạch sản xuất Với thông tin cụ thể mức hàng dự trữ, kế hoạch sản xuất, báo giá vật tư để trả lời vấn đề: vật liệu cần cho sản xuất, số lượng bao nhiêu, cần… Thông tin Nhập kho, Xuất kho, Mức dự trữ: cung cấp thông tin việc nhập vật tư, xuất vật tư cho sản xuất tính tốn lượng tồn để đảm bảo sẵn sàng vật tư cho q trình sản xuất Thơng tin Kiểm tra việc thực kế hoạch sử dụng vật liệu: phản ánh việc sử dụng vật tư hiệu kế hoạch đặt hay không để có báo cáo đánh giá xác phần hoạt động tổ chức 1.1.3 Vòng đời phát triển HTTT HTTT xây dựng sản phẩm loạt hoạt động gọi phát triển hệ thống Quá trình phát triển HTTT kể từ lúc sinh đến tàn lụi gọi vòng đời phát triển hệ thống Vòng đời phát triển hệ thống phương pháp luận cho việc phát triển HTTT Hình Mơ hình thác nước vịng đời hệ thống 1.1.3.1 Khởi tạo lập kế hoạch dự án Hai hoạt động khởi tạo lập kế hoạch dự án : + Phát ban đầu thức vấn đề hệ thống hội nó, trình bày rõ lí tổ chức cần hay không cần phát triển HTTT + Xác định phạm vi cho hệ thống dự kiến 1.1.3.2 Phân tích hệ thống Phân tích hệ thống nhằm xác định yêu cầu thông tin tổ chức, bao gồm công việc: - Phát yêu cầu - Nghiên cứu yêu cầu cấu trúc phù hợp với mối quan hệ bên trong, bên giới hạn đặt lên chức dịch vụ cần thực - Tìm giải pháp cho thiết kế ban đầu để đạt yêu cầu đặt 1.1.3.3 Thiết kế hệ thống - Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic khơng gắn với hệ thống phần cứng phần mềm Nó tập trung vào khía cạnh nghiệp vụ hệ thống thực, vài phương pháp luận vòng đời gọi pha pha thiết kế nghiệp vụ Mục đích bước cấu trúc lại để hệ thống “lý tưởng” theo nghĩa đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ tốt có cấu trúc tốt để bảo trì phát triển tiếp tục sau - Thiết kế vật lí: Là q trình chuyển mơ hình logic trừu tượng thành thiết kế hay đặt tả kĩ thuật Những phần khác hệ thống gắn vào thao tác thiết bị vật lí cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập liệu, xử lí đưa thơng tin cần thiết cho tổ chức Giai đoạn phải lựa chọn ngơn ngữ lập trình, hệ sở liệu, cấu trúc tệp, tổ chức liệu, phần cứng, hệ điều hành môi trường mạng cần xây dựng Sản phẩm cuối pha thiết kế đặc tả hệ thống dạng tồn thực tế, cho nhà lập trình kĩ sư phần cứng dễ dàng chuyển thành chương trình cấu trúc hệ thống vận hành thực tế 1.1.3.4 Triển khai hệ thống Bao gồm việc: - Tạo lập chương trình : + Trước hết cần lựa chọn phần mềm (Hệ điều hành, hệ quản trị sở liệu, ngơn ngữ lập trình, phần mềm mạng) + Chọn phần mềm đóng gói cho phần thiết kế tương ứng + Chuyển đặc tả thiết kế thành chương trình (phần mềm) cho máy tính + Kiểm thử hệ thống - Cài đặt chuyển đổi hệ thống + Cài đặt phần cứng để làm sở cho hệ thống + Cài đặt phần mềm + Chuyển đổi hoạt động hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi liệu, bố trí, xếp đội ngũ cán hệ thống đào tạo người sử dụng, khai thác hệ thống + Chuẩn bị tài liệu chi tiết thuyết minh việc khai thác sử dụng hệ thống để phục vụ việc đào tạo đảm bảo hoạt động hàng ngày ( bảo trì) hệ thống sau 1.1.3.5 Vận hành bảo trì Trong giai đoạn vận hàng, người sử dụng chuyên viên kỹ thuật vận hành cần đánh giá xem hệ thống đáp ứng mục tiêu đặt ban đầu hay không, đề xuất sửa đổi, cải tiến, bổ sung Khi hệ thống vào hoạt động, nhà thiết kế lập trình cần phải thực thay đổi hệ thống mức độ định để đáp ứng yêu cầu người sử dụng đề nghị tổ chức Những thay đổi cần thiết đề làm cho hệ thống hoạt động hiệu Bảo trì gồm có : bảo trì sửa lỗi, bảo trì thích nghi, bảo trì hồn thiện, bảo trì phịng ngừa phát triển Khi chi phí bảo trì trở nên lớn, yêu cầu thay đổi tổ chức đáng kể, khả đáp ứng hệ thống cho tổ chức người dùng trở nên hạn chế, vấn đề đặt đến mức cho thấy, đến lúc phải kết thúc hệ thống cũ bắt đầu vịng đời khác 1.1.4 Các mơ hình hệ thống 1.1.4.1 Mơ hình nghiệp vụ hệ thống Mơ hình nghiệp vụ mơ tả chức nghiệp vụ tổ chức (hay phạm vi nghiên cứu tổ chức) mối quan hệ bên chức mối quan hệ chúng với môi trường bên ngồi Một mơ hình nghiệp vụ gồm có: + Biểu đồ ngữ cảnh hệ thống + Biểu đồ phân rã chức + Danh sách hồ sơ liệu sử dụng + Ma trận thực thể liệu - chức + Các mô tả chi tiết chức sở + Biểu đồ hoạt động 1.1.4.2 Mơ hình hố q trình xử lý Mơ hình hố tiến trình nghiệp vụ biểu diễn đồ thị chức trình để thu thập, thao tác, lưu trữ phân phối liệu phận hệ thống nghiệp vụ hệ thống mơi trường - Biểu đồ luồng liệu mức - Phát triển biểu đồ luồng liệu mức i - Cấu trúc biểu đồ luồng liệu logic mức sơ cấp 1.1.4.3 Mơ hình thực thể - quan hệ ERM Ba phần tử ERM là: thực thể, thuộc tính mối quan hệ thành phần Cụ thể: - Thực thể: khái niệm để lớp đối tượng cụ thể hay khái niệm độc lập có đặc trưng chung mà ta quan tâm Bản thể đối tượng tụ thể thực thể - Thuộc tính: đặc trưng thực thể Mỗi thực thể có tập thuộc tính gắn kết với - Mối quan hệ thực thể khái niệm mơ tả mối quan hệ vốn có thể thực thể 1.1.4.4 Mơ hình liệu – quan hệ - Quan hệ: Là bảng liệu hai chiều có cột có tên, gọi thuộc tính, có dịng khơng có tên, gọi liệu (bản ghi) - Các thuộc tính quan hệ: tên cột: + Thuộc tính lặp: thuộc tính mà giá trị số dịng khác nhau, cịn giá trị cịn lại dịng + Khóa dự tuyển: Là thuộc tính mà giá trị xác định dịng, có nhiều thuộc tính bỏ thuộc tính số giá trị khơng xác định dòng - Các chuẩn quan hệ: Là đặc trưng cấu trúc mà cho phép ta nhận biết cấu trúc Có chuẩn bản: + Chuẩn (1NF): Một quan hệ dạng chuẩn 1NF khơng chứa thuộc tính lặp + Chuẩn (2NF): Một quan hệ dạng chuẩn 2NF dạng 1NF khơng chứa thuộc tính phụ thuộc vào phần khóa + Chuẩn (3NF): Một quan hệ dạng chuẩn chuẩn khơng có thuộc tính phụ thuộc bắc cầu vào khóa 1.2 GIỚI THIỆU CÔNG CỤ THỰC HIỆN ĐỀ TÀI 1.2.1 Cơ sở liệu Dữ liệu yếu tố đầu vào thơng tin Để có thơng tin hữu ích, doanh nghiệp cần phải tổ chức lưu trữ liệu thật khoa học hợp lí Sự tiến khoa học kĩ thuật nói chung, Cơng nghệ thơng tin nói riêng sở để quản lí liệu khoa học Cơng nghệ quản lí liệu tiến cho phép biểu diễn liệu thành file riêng biệt tổ chức chúng thành sở liệu dùng chung Hiện hệ quản trị Cơ sở liệu dùng nhiều là: Microsoft Acess, SQL server, Foxpro, Oracle… Dưới số khái niệm sở liệu: Bảng (Table): Dùng để ghi chép liệu nhóm phân tử gọi thực thể Thực thể thuộc tính thực thể: nêu phần mơ hình E – R Thực thể (Entity): Là nhóm người, đồ vật, tượng, kiện hay khái niệm với đặc điểm tính chất cần ghi nhớ Thuộc tính (Attribute): Mỗi thực thể có đặc điểm tính chất mà người ta gọi thuộc tính Mỗi thuộc tính chi tiết liệu riêng biệt thường chia nhỏ Cơ sở liệu (Data Base): Là nhóm gồm hay nhiều bảng liên quan đến Hệ sở liệu (Data Base Systems): Là tập hợp sở liệu có liên quan tới Hệ quản trị sở liệu (Data Base Management Systems): Là hệ thống chương trình máy tính giúp tạo lập, trì sử dụng sở liệu Các hoạt động sở liệu: cập nhật, truy vấn liệu cho phép lập báo cáo 1.2.2 Ngơn ngữ lập trình Visual Foxpro Vào đầu năm 80 xuất ngơn ngữ lập trình Foxbase tiền thân ngơn ngữ lập trình Visual Foxpro Foxbase phát triển thành phiên Foxpro 1.0 chạy môi trường DOS phát triển thành phiên Foxpro 2.0 chạy mơi trường mạng Phiên Foxpro 2.5 chạy DOS Window Foxpro 2.6 Fox for Dos dừng lại Fox for Window phát triển Tới phiên 3.0 chuyển thành Visual Foxpro 1997: Foxpro 5.0 đời 1998: Foxpro 6.0 đời 2000: Foxpro 7.0 đời Để thực chương trình kế tốn chi tiết vật tư cơng ty cổ phần bột giặt hoá chất Đức Giang, em lựa chọn ngơn ngữ lập trình phi cấu trúc Visual Foxpro ưu điểm sau: - Visual Foxpro hỗ trợ lập trình hướng đối tượng, hỗ trợ khả thiết kế giao diện trực quan - Giúp triển khai ứng dụng cách dễ dàng hơn, giảm bớt khối lượng lập trình phức tạp - Là ngơn ngữ lập trình hỗ trợ mạnh cho xử lý CSDL Tuy nhiên, Visual Foxpro có hạn chế bảo mật kém, khơng an tồn khơng thuận tiện chạy môi trường mạng 1.3 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC KẾ TỐN CHI TIẾT VẬT TƯ 1.3.1 Nhiệm vụ kế toán loại vật tư Các loại vật tư doanh nghiệp tài sản ngắn hạn trữ cho trình sản xuất kinh doanh bao gồm nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ… Doanh nghiệp cần phải có kế hoạch mua, dự trữ đầy đủ, kịp thời loại vật tư số lượng, chất lượng kết cấu nhằm đảm bảo cho trình sản xuất kinh doanh tiến hành bình thường Kế toán loại vật tư cần thực tốt nhiệm vụ chủ yếu sau: - Phản ánh đầy đủ, kịp thời số có tình hình biến động loại vật tư giá trị vật, tính tốn xác giá gốc ( giá thành thực tế) loại, thứ vật tư nhập, xuất, tồn kho, đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý vật tư doang nghiệp - Kiểm tra, giám sát tình hình thực kế hoạch mua, dự trữ sử dụng loại vật tư đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 1.3.2 Phân loại đánh giá vật tư 1.3.2.1 Phân loại Phân loại vật tư việc xếp loại vật tư thành nhóm, loại, thứ nguyên vật liệu theo tiêu thức định phục vụ cho yêu cầu quản lí Căn vào nội dung yêu cầu quản trị doanh nghiệp, loại vật tư chia thành nguyên liệu, vật liệu công cụ dụng cụ Nguyên liệu vật liệu: bao gồm: + Nguyên vật liệu chính: Là loại nguyên vật liệu tham gia vào trình sản xuất cấu thành nên thực thể sản phẩm, tồn giá trị chuyển lần vào giá trị sản phẩm tạo 3.1 3.2 Cập nhật dl Kế toán b…Phiếu nhập kho Lập sổ chi tiết vật tư Thơng tin vật tư nhâp-xuất a…Hố đơn bán hàng Kế toán c…Phiếu xuất kho f…Sổ chi tiết nguyên vật liệu 3.3 g…Bảng kê nhập-xuất-tồn Lập bảng kê N-X-T Kế tốn 3.1.2.2.4 Biểu đồ tiến trình ‘4.0-Đánh giá vật tư’ Cuối tháng, kế toán vật tư xuống kho thủ kho kiểm kê vật tư thực tế tồn kho Căn vào kết kiểm kê thực tế bảng kê nhập-xuất- tồn nguyên v ật liệu, thủ kho lập biên kiểm kê c…Phiếu xuất kho d…Thẻ kho 4.1 4.2 Kiểm kê vật tư Thông tin vật tư Lập biên KK Tkho&KT Tkho&KT k…Biên kiểm kê vật tư b…Phiếu nhập kho 3.1.2.2.5 Biểu đồ tiến trình ‘5.0-Báo cáo’ Cuối quý, cuối niên độ kế tốn có u cầu giám đốc, kế toán v ật tư lập báo cáo nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu, báo cáo tồn kho nguyên vật liệu gửi cho giám đốc để có kế hoạch mua xuất vật tư cho tháng h…Báo cáo tồn kho i…Báo cáo nhập-xuất-tồn f…Sổ chi tiết vật liệu 5.1 Lập BC tồn kho 5.2 g…Bảng kê nhập-xuất-tồn Kế toán Kế toán Báo cáo tồn kho YC báo cáo tồn kho Lập BC N-X-T Báocáo N-X-T GD YC Báo cáo N-X-T 3.1.3.Mơ hình khái niệm liệu: Mơ hình ERM 3.1.3.1 Liệt kê, xác, chọn lọc thơng tin Tên xác đặc trưng a.PHIẾU NHẬP Số phiếu nhập Ngày nhập Tài khoản nợ Tài khoản có Tên người giao Địa người giao Lí nhập Tên kho Địa điểm Tênvật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng nhập Đơn giá nhập Thành tiền nhập Tổng tiền nhập Số tiền chữ Giám đốc Người giao Thủ kho Kế toán trưởng b.PHIẾU XUẤT Số phiếu xuất Ngày xuất Tài khoản nợ Tài khoản có Tên người nhận Địa người nhận Lí xuất Tên kho Địa điểm kho Số thứ tự Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng xuất Đơn giá xuất Thành tiền xuất Tổng tiền xuất Số tiền chữ Người nhận Thủ kho Viết gọn tên đặc trưng SophieuN Ngaynhap TKnoN TKcoN TenNG DiachiNG LidoN Tenkho Diadiem TenVT MaVT DVT SoluongN DongiaN ThanhtienN TongtienN Sotienchu Giamdoc NG Thukho Ketoantruong SophieuX NgayX TKnoX TKcoX TenNN DiachiNN LidoX Tenkho Điadiemkho STT TenVT MaVT DVT SoluongX DongiaX ThanhtienX TongtienX Sotienchu NN Thukho Kế toán trưởng Giám đốc c.SỔ CHI TIẾT Tên kho Tờ số Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số chứng từ(Phiếu nhập, Phiếu xuất) Diễn giải Ngày nhập, xuất Đơn giá nhập Thành tiền nhập Ketoantruong Giamdoc Số lượng nhập Số lượng xuất Đơn giá xuất Thành tiền xuất Số lượng tồn đầu kì Đơn giá tồn đầu kì Thành tiền tồn đầu kì Số lượng tồn kì Đơn giá tồn kì Thành tiền tồn kì Số lượng tồn cuối kì Đơn giá cuối kì Thành tiền cuối kì SoluongN SoluongX DongiaX ThanhtienX Soluongdk Dongiadk Thanhtiendk Soluongtk Dongiatk Thanhtientk Soluongck Dongiack Thanhtienck Tenkho Toso TenVT MaVT DVT SoCT Diengiai NgayNX DongiaN ThanhtienN 3.1.3.2 Xác định thực thể, thuộc tính Tên kho ⇒ Kho ( mã kho, tên kho, địa chỉ) Loại vật tư ⇒ Loại vật tư (mã loại vt, tên loại vật tư, mô tả) Tên vật tư ⇒ Vật tư (mã VT, tên VT, mô tả VT) Tên người giao ⇒ Người giao (mãNG, tên NG, địa chỉNG) Tên nhà cung cấp ⇒ Nhà cung cấp(mã nhà CC, tên nhà CC, địa chỉ, điện thoại, số TK) Tên người nhận ⇒ Người nhận (mã NN, tên NN, địa NN) Số hiệu tài khoản nợ, Số hiệu tài khoản có ⇒ Tài khoản(số hiệu TK, tên TK, nhóm TK) Số lượng tồn đầu kì, TT tồn đầu kì ⇒ Tồn đầu kì (Mã VT, SL tồn ĐK, ĐG tồn ĐK) Tên thủ kho-> Thủ kho( Mã thủ kho, tên thủ kho) 3.1.3.3 Xác định mối quan hệ thuộc tính Động từ Nhập, Xuất Câu hỏi Nhập gì? Cho ai? Ở đâu Ai nhận? Bằng cách Khi nào? Tại nhập? Theo gì? Bao nhiêu? Trả lời VẬT TƯ NGƯỜI GIAO KHO THỦ KHO Số phiếu N Ngày nhập Lí N Đơn giá N Số lượng N Số tiền N Câu hỏi Xuất gì? Cho ai? Ở đâu Ai xuất? Bằng cách Khi nào? Tại xuất Theo gì? Bao nhiêu? Trả lời VẬT TƯ NGƯỜI NHẬN KHO THỦ KHO Số phiếu X Ngày xuất Lí X Đơn giá X Số lượng X Số tiền X 3.1.3.4 Biểu đồ ERM 3.2 THIẾT KẾ CHƯƠNG TRÌNH ỨNG DỤNG 3.2.1 Thiết kế mơ hình logic 3.2.1.1 Chuyển mơ hình ERM sang mơ hình quan hệ *Biểu diễn thực thể THỦ KHO(Mã thủ kho, tên thủ kho) (1) KHOVT ⇒ KHO (Mã kho, tên kho, địa điểm,) (2) LOẠI VẬT TƯ ⇒ LOAI VẬT TƯ (mã loaiVT, tênloai VT, mô tả loại VT) (3) VẬT TƯ ⇒ VẬT TƯ (mã VT, tên VT, ĐVT,DVT) NGƯỜI GIAO ⇒ NGƯỜI GIAO (mã NG, tên NG, địa NG) (5) NGƯỜI NHẬN ⇒ NGƯỜI NHẬN (mã NN, tên NN, địa NN) (6) TÀI KHOẢN ⇒ TÀI KHOẢN (số hiệu TK, tên TK, loại TK) (7) TỒN ĐẦU KÌ ⇒ TỒN ĐẦU KÌ (mã VT, SL tồn ĐK, ĐG tồn ĐK) • (4) (8) Biểu diễn mối quan hệ Thêm quan hệ sau: PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, mã VT, mã NG, ngày nhập, TK nợ, TK có, , lí N, đơn giá N, số lượng N, số tiền N, mã kho , mã thủ kho) (9) PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, mã VT, mã NN, ngày xuất, TK nợ, TK có, lí X, đơn vị tính, đơn giá X, số lượng X, số tiền X, mã kho, mã thủ kho) (10) KHOVT( Mã kho, Tên kho, Địa chỉ, Mã thủ kho) (2’) VẬT TƯ ( Mã VT, tên VT, ĐVT, mô tả VT, mã loại VT)(4’) T ỒN ĐẦU KÌ( Mã VT, SL tồn ĐK, ĐG tồn ĐK) (8’) *Chuẩn hoá Tất quan hệ, trừ PHIẾU NHẬP PHIẾU XUẤT dạng chuẩn 3, ta cần chuẩn hố quan hệ - Chuẩn hố PHIẾU NHẬP PHIẾU NHẬP chứa thuộc tính lặp (mã VT, số lượng, đơn giá) nên chưa 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ DÒNG PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, mã VT, đơn giá N, số lượngN) (11) PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, ngày nhập, TK nợ, TK có, mã NG, lí N, số tiền N, mã kho, mã thủ kho) (9’) - Chuẩn hoá PHIẾU XUẤT PHIẾU XUẤT chứa thuộc tính lặp (mã VT, số lượng, đơn giá) nên chưa 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ: DÒNG PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, mã VT, đơn giá X, số lượng X) (12) PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, ngày xuất, TK nợ, TK có, mã NN, lí X, số tiền X, mã kho, mã thủ kho) (10’) Các quan hệ 3NF *Biểu đồ quan hệ mơ hình liệu NGƯỜIGIAO NGƯỜINHẬN #MaNG #MaNN TÀI KHOẢN #SohieuTK PHIẾU NHẬP PHIẾU XUẤT #SophieuN TKno TKco MaNG Mathukho Makho #SophieuX TKno TKco MaNN Mathukho Makho THỦ KHO #Mathukho KHO #Makho TỒN ĐẦU KÌ #MaVT #thangton DONGPHIEUXUAT #MaVT #SophieuN DONGPHIEUNHAP VẬT TƯ #MaVT LOẠI VẬT TƯ #MaloaiVT 3.2.2 Thiết kế mô hình vật lí 3.2.2.1 Thiết kế sở liệu vật lí Sử dụng hệ quản trị sở liệu Visual Foxpro * Phi chuẩn hoá quan hệ #MaVT #SophieuN PHIẾU NHẬP(Số phiếu N, Ngày phiếu N, TK nợ, TK có, mã NG, lí do, số tiền, mã kho, mã thủ kho) PHIẾU XUẤT(Số phiếu X, Ngày phiếu X, TK nợ , TK có, mã NN, lí do, số tiền, mã kho, mã thủ kho) Quan hệ DỊNG PHIẾU NHẬP DỊNG PHIẾU XUẤT có cấu trúc gần giống nên ta gộp thành quan hệ DÒNG PHIẾU NX Số phiếu phân biệt kí tự đầu Phiếu nhập PN, phiếu xuất PX DÒNG PHIẾU NX( Số phiếu, mã VT, số lượng, đơn giá, TK nợ, TK có, Ngày phiếu) KHO(mã kho, tên kho, địa điểm, điện thoại, mã thủ kho) *Thiết kế sở liệu vật lí: Dựa vào kết phi chuẩn hoá số yêu cầu người dung, sở liệu vật lí thiết kế sau: Table phieunhap: Tên trường kiểu liệu Kích thước Sophieu Ngayphieu Mancc Makho Lido Sotien Tienthue Tienthue Tientt Tkno Tkco Char Date Char Char Char Float Float Float Float Char Char 10 10 10 50 20 20 20 20 10 10 định dạng đặc biệt Khoa chinh Dd/mm/yy Table phieuxuat Tên trường kiểu liệu Kích thước Sophieu Ngayphieu Mann Makho Lido Diachi Sotien Tkno Tkco Char Date Char Char Char Char Float Char Char 10 10 10 50 50 50 10 10 định dạng đặc biệt Khoa chinh Table dongphieunx Tên trường Kiểu liệu Kích thước sophieu ngayphieu mavt tenvt Soluong Dg Tkno Tkco sotien char date char char float float Char char float 10 10 20 20 20 10 10 20 Tên trường Kiểu liệu Kích thước makho Mathukho Tenkho Diadiem Dienthoai Char Char Char Char Char 10 10 20 50 10 Tên trường kiểu liệu Kích thước Maloaivt Tenloaivt Mota char Char Char 10 20 20 Tên trường kiểu liệu Kích thước Maloaivt Tenvt Dvt Mota Char Char Char Char 10 20 10 50 Tên trường kiểu liệu Kích thước mancc Tenncc Diachi Dienthoai Char Char Char Char 10 20 50 10 Định dạng Đặc biệt Khoa chinh Dd/mm/yy Table kho: định dạng đặc biệt Khoa chinh Table loaivt: định dạng đặc biệt Khoa chinh Table vattu: định dạng đặc biệt Khoa chinh 7.Table nhacc: định dạng đặc biệt Khoa chinh Table taikhoan: Tên trường kiểu liệu Kích thước Sohieutk Tentk Loaitk Char Char Char định dạng 10 20 20 đặc biệt Khoa chinh Table tondauki: Tên trường kiểu liệu Kích thước định dạng đặc biệt Mavt Makho Dgton Slton Thangton Char Char Float Float Date 10 10 20 20 Dd/mm/yy Khoa thuong định dạng đặc biệt Khoa thuong 10 Table nguoidung: Tên trường kiểu liệu Kích thước Tendangnhap Matkhau Quyen Chucvu char Char Char Char 20 20 10 20 Khoa chinh 11 Table donvinhan: Tên trường Kiểu liệu Kích thước Mann Tennn Diachi Dienthoai Char Char Char Char Định dạng 10 20 50 10 Đặc biệt Khoa chinh 12 Table congty: Tên trường kiểu liệu Kích thước Tenct Fax Diachi Dienthoai Msthue Sotk Tengd Trusochinh Vpgd char Char Char Char Char Char Char Char Char 50 10 50 10 20 20 50 50 50 định dạng đặc biệt 3.2.2 Xác định luồng hệ thống: Xác định luồng hệ thống nhằm phân định công việc người máy, kho liệu liên quan đến tiến trình thay file tương ứng *Luồng liệu cho biểu đồ “1.0-Nhập kho” + Xử lí có vật tư nhập kho + Sau xác định số lượng thực nhập vào kho, thủ kho nhập đầy đủ thông tin hang nhập kho, người giao….Sau in phiếu nhập để giao cho đối tượng liên quan + Tiến trình “1.2-Lập biên kiểm nghiệm”: Sau thủ kho kiểm tra vật tư, thủ kho ghi vào biên kiểm nghiệm lưu giữ kho +Tiến trình “1.4-Ghi thẻ kho”: Căn vào phiếu nhập kho, ghi thẻ kho Hoá đơn bán hàng NGUOIGIAO Phiếu nhập kho a…Hoá đơn bán hàng 1.1 1.3 Kiểm tra vật tư Thông tin vật tư Viết phiếu nhập kho e…Biên kiểm nghiệm vật tư Phiếu nhập kho b…Phiếu nhập kho 1.2 Lập biên KN vật tư 1.4 d…Thẻ kho *Luồng hệ thống cho tiến trình “2.0-Xuất kho” Ghi thẻ kho + Xử lí kế tốn vật tư cần phiếu xuất + Sau nhập mã vật tư cần xem, hệ thống tổng hợp tính số lượng tồn kho theo công thức Số lượng tại=Số lượng tồn ĐK+Số lượng nhập TK-Số lượng xuất kì + Tiến trình “2.2-Viết phiếu xuất” “2.3-Ghi thẻ kho”: Kế tốn nhập thơng tin xuất vào máy in phiếu xuất PXSX Phiếu yêu cầu vật tư 2.1 Kiểm tra vật tư tồn kho j…Phiếu yêu cầu VT Thông tin vật tư 2.2 Viết phiếu xuất kho Kế toán c…Phiếu xuất kho 2.3 d…Thẻ kho Ghi thẻ kho *Luồng hệ thống cho biểu đồ “3.0-Cập nhật liệu” Tiến trình “3.3-Lập bảng kê N-X-T” + Xử lí vào cuối tháng Phiếu xuất kho + Sau nhập vào thời gian cần bảng kê, bảng kê tạo dạng báo cáo - Số lượng tồn CK=SL tồn ĐK+SL nhập TK-SL xuất TK - Giá trị tồn CK=Giá trị tồn ĐK+Giá trị nhập TK-Giá trị xuất TK 3.1 3.2 Cập nhật Lập sổ chi tiết vật tư Thông tin vật tư nhâp-xuất liệu a…Hoá đơn bán hàng b…Phiếu nhập kho c…Phiếu xuất kho f…Sổ chi tiết nguyên vật liệu 3.3 g…Bảng kê nhập-xuất-tồn Lập bảng kê N-X-T *Luồng hệ thống cho biểu đồ “5.0-Báo cáo” + Cuối tháng có yêu cầu, máy lập báo cáo tồn kho dựa số liệu nhập vào máy + Cuối tháng có yêu cầu,máy lập in báo cáo nhâp-xuất tồn dựa số liệu nhập vào máy h…Báo cáo tồn kho i…Báo cáo nhập-xuất-tồn f…Sổ chi tiết vật liệu 5.1 Lập BC tồn kho g…Bảng kê nhập-xuất-tồn Báo cáo tồn kho YC báo cáo tồn kho 5.2 Báocáo N-X-T GD YC Báo cáo N-X-T Lập BC N-X-T ... VỀ PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN VÀ CƠNG TÁC KẾ TỐN CHI TIẾT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1.1 Hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp Thông tin. .. trình hệ quản trị sở liệu Visual Foxpro KẾT CẤU CỦA ĐỒ ÁN NGOÀI PHẦN MỞ ĐẦU VÀ KẾT LUẬN GỒM CHƯƠNG Chương 1: Lý luận chung phân tích thiết kế hệ thống thông tin công tác kế toán chi tiết vật tư doanh. .. doanh nghiệp Chương 2: Tình hình thực tế cơng tác kế tốn chi tiết vật tư công ty cổ phần bột giặt hố chất Đức Giang Chương 3: Giải pháp phân tích hệ thống thơng tin kế tốn chi tiết vật tư thiết kế
