Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Baøi REPORT – BÁO BIỂU 1.1 CHỨC NĂNG VÀ CÁC DẠNG CỦA REPORT 1.1.1 CHỨC NĂNG Report công cụ có chức sử dụng nguồn liệu từ table query để tạo thống kê báo cáo nhãn biểu để in giấy máy in 1.1.2 CÁC DẠNG REPORT a) DẠNG CHI TIẾT Columnar: Hình 1.1: Report dạng Columnar Tabular: Hình 1.2: Report dạng Tabular Trang Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM b) DẠNG CHÍNH PHỤ Hình 1.3: Report dạng phụ c) DẠNG GOM NHÓM THỐNG KÊ Hình 1.4: Report dạng Tabular có gom nhóm Trang Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM 1.2 CẤU TRÚC CHUNG CỦA MÀN HÌNH THIẾT KẾ REPORT Hình 1.5: Màn hình thiết kế Report có gom nhóm 1.2.1 REPORT HEADER Các điều khiển (Control) nằm thành phần xuất lần đầu Report Thường logo công ty, tiêu đề bảng báo cáo, ngày in,… 1.2.2 PAGE HEADER Các điều khiển (Control) nằm thành phần xuất đầu trang giấy in Report Thường tiêu đề cột số liệu, số thứ tự trang in,… 1.2.3 HEADER Các điều khiển (Control) nằm thành phần xuất đầu nhóm Report Được sử dụng có nhu cầu kết nhóm liệu Thường tên nhóm liệu 1.2.4 DETAIL Thể dòng thông tin chi tiết liệu Report Khu vực thể nội dung bảng báo cáo 1.2.5 FOOTER Trang Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Các điều khiển (Control) nằm thành phần xuất cuối nhóm Report Được sử dụng có nhu cầu kết nhóm liệu Thường số liệu thống kê liệu nhóm 1.2.6 PAGE FOOTER Các điều khiển (Control) nằm thành phần xuất cuối trang giấy in Report Thường để chứa số thứ tự trang, ngày in, nơi in,… 1.2.7 REPORT FOOTER Các điều khiển (Control) nằm thành phần xuất lần cuối Report (cuối liệu in trang in cuối cùng) Khu vực thường chứa số liệu thống kê cuối bảng báo cáo, tiêu đề cuối báo cáo như: người lập biểu, ký duyệt,… 1.3 CÁC CÔNG CỤ HỖ TRỢ TRONG MÀN HÌNH THIẾT KẾ REPORT Hình 1.6 : Thanh công cụ hỗ trợ thiết kế Report • Ngăn công cụ View: Giúp cho ta lựa chọn cách thị Report mở Report View:Dùng để chuyển Report chế độ xem liệu Ở chế độ cho phép bạn thực thao tác tác động lên nội dung report tìm kiếm, lọc liệu report,… Print Preview:Dùng để chuyển Report chế độ xem trước in Layout View:Dùng để chuyển Report chế độ Layout Ở chế độ Layout cho phép bạn nhìn thấy liệu thật report in máy in, từ hình bạn chỉnh sửa lại vị trí kích thước, kẽ bảng, cho control report cho phù hợp liệu control Design View:Dùng để chuyển Report hình thiết kế Hình 1.6.1 : Thanh menu xuất khai triển nút View Trang Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM • Ngăn công cụ Font: Dùng để định dạng font chữ hiển thị hình report Hình 1.6.2 : Thanh công cụ định dạng xuất khai triển nút Font • Ngăn chứa công cụ dùng để kết nhóm, thống kê Hình 1.6.3 : Ngăn Grouping & Totals • Ngăn công cụ Gridlines: Sử dụng để kẽ bảng cho Report Hình 1.6.4 : Thanh công cụ định dạng xuất khai triển nút Gridlines • Ngăn công cụ Controls: Chứa loại điều khiển sử dụng để đặt lên Report Trang Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Hình 1.6.5 : Hộp công cụ Controls • Ngăn công cụ Tools: Chứa hai nút Add Existing Fields dùng để làm xuất Field nhúng vào report Property Sheet dùng để làm xuất bảng thuộc tính đối tượng chọn Report Hình 1.6.6 : Hộp công cụ Tools 1.4 TẠO REPORT 1.4.1 TẠO BẰNG WIZARD Thí dụ: Tạo Report gom nhóm thí dụ mục R_Bangluong Thông thường ta chuẩn bị query làm nguồn cho Report (Ở đậy Q_Bangluong) Từ ribbon chọn ngăn Create click chuột vào nút Report Wizart Hình 1.7: Tạo Report Wizard Bước 1: Chọn cột cần có Report - Chọn Table query làm nguồn cho Report mục Tables / Queries - Đưa cột cần có Report từ khung Available Fields sang khung để chọn Field bấm Selected Fields cách bấm vào nút vào nút để chọn hết Field Nếu muốn bỏ bấm vào nút ngược lại phía Trang Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Hình 1.8: Bước Wizard Bước 2: Chọn cột cần gom nhóm Ở ta chọn cột PHONG bấm vào nút Hình 1.9: Bước Wizard Bước 3: Chọn cột cần xếp tổng kết Trang Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Hình 1.10: Bước Wizard Ở ta chọn cột xếp HOTEN Bấm vào nút Summary Options để chọn cột cần tổng kết Hình 1.11: Khai báo cột cần tổng kết Ở ta chọn đánh dấu vào check box Sum cột THUCLANH Mục Show chọn hai: - Detail and Summary: Báo cáo vừa có dòng chi tiết vừa có dòng tổng kết Trang Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM - Summary Only: Báo cáo có dòng tổng kết Calculate percent of total for sums: Dòng tổng kết có thêm tỷ lệ phần trăm Bấm nút OK để trở hộp thoại Bước Bước 4: Chọn bố cục (Layout) tức cách xếp thành phần Report Hình 1.12: Bước Wizard Mục Orientation ta chọn: - Portrait: in báo cáo dọc theo tờ giấy - Landscape: in báo cáo dọc theo tờ giấy ngang tự động co liệu cho vừa với chiều ngang trang giấy (trường hợp chiều ngang trang giấy nhỏ chiều ngang liệu cần in) Bước 5: Chọn cách trang trí (Style) cho Report Trang Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Hình 1.13: Bước Wizard Bước 6: Đặt tiêu đề cho Report tên Report ngăn Report Hình 1.14: Bước cuối Wizard Có thể chọn mục sau để kết thúc việc tạo Report Wizard: - Preview the report: mở hình xem kết Report - Modify the report’s design: mở hình thiết kế Report để hiệu chỉnh Trang 10 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Phần Thiết lập Macro Thiết kế Form F_TheoDoiHD có nội dung sau: Hướng dẫn: • Khi nhắp chuột vào nút Toggle Button nhóm form lọc hoá đơn có ký tự mã sản phẩm nhắp tương ứng • Đặt tên Cho Option Group là: TimMSP, Gán thuộc tính Default Value Option Group có giá trị 27 • Tạo Macro có điều kiện tên M_LocMSP có nội dung sau để gán cho nhóm: Condition Action Action Arguments [TimMSP]=1 Apply Filter Where Condition [Masp] Like “A*” [TimMSP]=2 Apply Filter Where Condition [Masp] Like “B*” … [TimMSP]=27 Show AllRecords • Gán Macro M_LocMSP vào biến cố AfterUpdate Option Group Trang 93 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Thiết kế Form F_TienichHD có nội dung sau: Yêu cầu: Khi nhắp chọn theo: • “Số hóa đơn”: Thì mở Form F_Hoadon • “Sản phẩm”: Thì Form F_TdoihdontheoSP • “Khách hàng”: Thì Form F_TdoihdontheoKH Khi nhắp chuột vào nút “Xem liệu” mở Form tương ứng chế độ Form view Khi nhắp chuột vào nút “Sửa mẩu Form” mở Form tương ứng chế độ Design View Khi nhắp chuột vào nút “Đóng Form” thông báo “Bạn có muốn đóng Form không?” Chọn Yes đóng, No không đóng Hướng dẫn: Thiết kế Macro M_MoForm có nội dung sau: • Gán macro M_MoForm.Xem cho nút lệnh xem Trang 94 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM • Gán macro M_MoForm.Sua cho nút lệnh Sửa Thiết kế Macro M_DongTienichHD có nội dung sau: Gán Macro M_DongTienichHD vào biến cố On Click nút lệnh đóng Form Mở Form F_Hoadon chế độ Design thiết kế thêm nút lệnh “In Hoa đơn” có chức mở Report R_Hoadon chế độ Print Preview chứa hoá đơn hành Form Hướng dẫn: Thiết kế Macro mang tên M_InHoadon có nội dung sau: Gán macro M_InHoadon vào biến cố On Click nút lệnh “In Hoa đơn” Mở Form F_TienichNV chế độ Design thiết kế thêm nút lệnh sau: Nút lệnh “Tạo File DSNV.XLS” có chức tạo file Excel có tên DSNV.XLS có chứa liệu giống Table T_Hosonv Nút lệnh “Tạo File DSNV.Doc” có chức tạo file Word File DSNV.Doc có chứa liệu giống Table T_Hosonv Hướng dẫn: Tạo Macro M_TaofileExcelDSNV gán vào biến cố Onclick nút lệnh “Tạo File DSNV.XLS” Tạo Macro M_TaofileWordDSNV gán vào biến cố Onclick nút lệnh “Tạo File DSNV.DOC” Trang 95 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Tạo Form F_TienichTable có nội dung sau: Hướng dẫn: Tạo macro M_MoTable có nội dung sau Gán Macro vào biến cố On Click nút lệnh tương ứng Khi thiết kế Option Group gán thuộc tính nút có nội dung sau _Name: chontable _Default value: Trang 96 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Tạo Form F_QLTienich có nội dung sau: Hướng dẫn: Tạo macro M_QLTienich có nội dung sau Gán Macro vào biến cố On Click nút lệnh tương ứng Trang 97 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Phần Lập Trình VBA Thực tạo Form F_tienichTinhtoan có chức thực phép tính số học sau: Yêu cầu: Trang 98 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM _Đặt tên TextBox thứ làSo1,TextBox thứ : So2, Textbox thứ Kq _Khi mở Form TextBox kết bị ẩn, Các nút lệnh bị mờ Private Sub Form_Open(Cancel As Integer) so1 = null : so2 = null :kq =null Me.Cong.Enabled = False Me.Tru.Enabled = False Me.Nhan.Enabled = False Me.Chia.Enabled = False Me.Xoa.Enabled = False Me.kq.Visible = False End Sub _Khi nhập đủ số textbox so1, so2 nút lệnh sáng lên Private Sub so1_AfterUpdate() If Not IsNull(so1) And Not IsNull(so2) Then Me.Cong.Enabled = True: Me.Tru.Enabled = True Me.Nhan.Enabled = True: Me.Chia.Enabled = True Me.Xoa.Enabled = True Else Me.Cong.Enabled = False: Me.Tru.Enabled = False Me.Nhan.Enabled = False: Me.Chia.Enabled = False Me.Xoa.Enabled = False End If End Sub Private Sub so2_AfterUpdate() If Not IsNull(so1) And Not IsNull(so2) Then Me.Cong.Enabled = True: Me.Tru.Enabled = True Me.Nhan.Enabled = True: Me.Chia.Enabled = True Me.Xoa.Enabled = True Else Me.Cong.Enabled = False: Me.Tru.Enabled = False Me.Nhan.Enabled = False: Me.Chia.Enabled = False Me.Xoa.Enabled = False End If End Sub _Khi nhắp vào Nút tính thực việc tính toán làm xuất TextBox kết để chứa giá trị Private Sub Cong_Click() kq = Val(so1) + Val(so2) :Me.kq.Visible = True End Sub Private Sub Tru_Click() kq = Val(so1) - Val(so2) :Me.kq.Visible = True End Sub Private Sub Nhan_Click() kq = Val(so1) * Val(so2) : Me.kq.Visible = True End Sub Trang 99 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Private Sub Chia_Click() If so2 Then kq = Val(so1) / Val(so2) : Me.kq.Visible = True Else MsgBox "Khong the thuc hien phep toan chia vi so chia bang 0" so2.SetFocus End If End Sub Private Sub Xoa_Click() so1 = null : so2 = null : kq = null : so1.SetFocus Me.Cong.Enabled = False : Me.Tru.Enabled = False Me.Nhan.Enabled = False :Me.Chia.Enabled = False Me.Xoa.Enabled = False : Me.kq.Visible = False End Sub _Không cho Con trỏ loạt vào Text Box trị giá Private Sub kq_GotFocus() Me.so1.SetFocus End Sub Mở lại Form F_hoadon thực chức sau: Thêm Lưu mẩu tin Hủy Phục hồi Thoát y Bỏ Navigation Button Thiết kế thêm nút lệnh có mẩu ý tạo Control Tip Text cho nút lệnh Các nút lệnh di chuyển mẫu tin nút thoát thiết kế trình Wizart Access sau sửa lại lời báo lỗi Access tiếng việt cho nút lệnh “lên trên”, “kế tiếp” Ví dụ: Trang 100 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Nguyên thuỷ macro mà trình thông minh Access tạo cho nút (Nút di chuyển trỏ đến mẫu tin tiếp theo) là: Được sửa lại thành: Trang 101 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Giải thích: [MacroError].[Description] thuộc tính chứa nội dung lỗi access thông báo phát hành động có lỗi Các nút lệnh Thêm, Lưu, Xoá, Phục hồi tạo rakhông sử dụng trình thông minh sau định nghĩa lại số thuộc tính nút lệnh sau: • Vào thuộc tính Name nút lệnh đặt tên cho chúng là: Them, Luu, Xoa, Phuchoi • Vào thuộc tính Picture nút lệnh chọn hình phù hợp để làm nhãn cho nút lệnh theo mẫu Khi Form mở mặc định là: • Làm mờ nút “Lưu mẫu tin” (Me.Luu.Enabled=False),”phục hồi” (Me.Phuchoi.Enabled=False) • Không cho phép thêm (Me.AllowAdditions=False),xóa(Me.AllowDeletions=False), cho phép chỉnh sửa (Me.AllowEdits=True) (các lệnh đuợc đưa vào thủ tục xử lý kiện On Open form) Vào thủ tục xử lý kiện nút “thêm” thêm vào đoạn lệnh cho nhắp chuột vào nút “Thêm” thì: • Bật chế độ thêm cho Form (Me.AllowAdditions=True) • Thêm mẫu tin vào form ( DoCmd.GoToRecord , , acNewRec) • Làm sáng lại nút “Lưu mẫu tin” (Me.Luu.Enabled=True), nút ”phục hồi” (Me.Phuchoi.Enabled=True) • Chuyển trỏ vào Textbox Số hóa đơn (Me.SoHD.Setfocus) • Làm mờ nút “Thêm”, ”Xóa” ,”Thoát” nút di chuyển mẫu tin (tương tự gán thuộc tính Enabled=False cho nút lệnh muốn làm mờ) Trang 102 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Thêm đoạn lệnh vào thủ tục xử lý kiện nút lưu mẫu tin cho nhắp chuột vào nút thì: • Lưu mẫu tin hành (DoCmd.RunCommand acCmdSaveRecord) • Sáng nút “Thêm”,”Xóa”, “Thoát” nút di chuyển • Chuyển Focus vào nút thêm • Mờ nút “Lưu”, “phục hồi” • Tắt chế độ thêm liệu Thêm đoạn lệnh vào thủ tục xử lý kiện nút “Hủy mẫu tin” cho nhắp chuột vào nút thì: • Bật chế độ xóa liệu • Xóa mẫu tin hành (DoCmd.RunCommand acCmdDeleteRecord) • Tắt chế độ xóa Form Kiểm tra liệu nhập vào cho TextBox Ngày phải Date Then MsgBox "Ban phai nhap viet hoa don [...]... View Trang 21 Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM Hình 1.40: Màn hình Report ở chế độ Print Preview Click chuột vào nút Print để khai báo tuỳ chọn khi in Hình 1.41: Hộp thoại khai báo xuất hiện khi click chuột vào nút Print Trang 22 Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM Click chuột vào nút Size để chọn khổ giấy in report Hình 1. 42: Hộp thoại... lề in Trang 23 Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM Click chuột vào nút Columns thị trong report để xác định số cột dữ liệu cần hiển Hình 1.44: Hộp thoại để lựa chọn số cột dữ liệu in Những xác định trên cũng có thể xác định trong hộp thoại Page Setup khi click chuột vào nút Page Setup Trang 24 Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM Hình 1.45:... dưới Trang 26 Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM Baøi 2 MACRO 2. 1 KHÁI NIỆM VỀ MACRO Macro là công cụ cho phép ta gom một hay nhiều lệnh (action) của Access lại với nhau để cho phép thực hiện một công việc nhằm tự động hóa một quá trình xử lý nào đó trong chương trình ứng dụng 2. 2 CÁC THÀNH PHẦN TRONG MÀN HÌNH THIẾT KẾ MACRO Hình 2. 1: Màn hình thiết kế Macro 2. 2.1 CỘT ACTION... động chuẩn do Access cung cấp 2. 2 .2 CỘT ARGUMENTS Hiển thị giá trị của các tham số mà ta đã khai báo trong Action Aguments 2. 2.3 CỘT COMMENT Trang 18 Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM Dùng để ghi chú cho một hành động để sau này khi quay lại sửa đổi thiết kế ta dễ dàng hiểu được ý nghĩa của các hành động này Thông tin ở cột này là không bắt buộc phải có 2. 2.4 CỘT ACTION... macro con 2. 3 CÁC THAO TÁC TRÊN MACRO 2. 3.1 LƯU MACRO HIỆN HÀNH • Vào Menu từ nút Office chọn mục Save hoặc Save as nếu muốn lưu macro đang làm việc với tên khác Trang 20 Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM Hình 2. 4: Nút lệnh Macro Names Hoặc click chuột vào nút trên thanh Quick Access Hình 2. 5: Nút lệnh Save dùng để lưu Macro • Gõ tên macro trong hộp Macro Name Hình 2. 6:... macro do người lập trình tự đặt Nếu đặt tên Macro là AUTOEXEC thì Access sẽ chạy Macro này mỗi lần mở CSDL chứa nó Nếu không muốn chạy Macro này thì nhấn phím Shift khi mở Database 2. 3 .2 TẠO MỚI MỘT MACRO Từ thanh ribbon ta chọn phiếu Create và click chuột vào nút Macro Trang 21 Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM Hình 2. 7: Chọn nút Macro để tạo mới Macro 2. 3.3 CHẠY THỬ MACRO... Hình 2. 11: Vùng lựa để chọn các dòng cần xóa hoặc thay đổi thứ tự trên Macro 2. 3.6 CHÈN THÊM MỘT HÀNH ĐỘNG MỚI Khi cần đưa thêm một hành động vào trong danh sách các hành động đang có trong Macro, thì ta phải chèn một dòng trống vào bằng cách: • Đưa con trỏ chèn hoặc chọn dòng ta cần chèn hành động mới ở trước dòng đó Trang 23 Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM Hình 2. 12: ... Hình 2. 15: Tham số của hành động ApplyFilter 2. 4.3 SHOWALLRECORDS: • Ý nghĩa: Hủy bỏ chế độ lọc dữ liệu, hiển thị tất cả Record 2. 4.4 OPENQUERY: • Ý nghĩa: Mở hay thực hiện một query • Tham số: Query Name: Tên Query View: Chế độ hiển thị (Datasheet, Design, Print Preview) Data Mode: Chế độ dữ liệu (Add, Edit, Read Only) Trang 25 Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM 2. 4.5... 1 .20 : Khu vực Group, Sort, Total Sắp xếp dữ liệu - Muốn sắp xếp ta click chuột vào nút Add a sort Hình 1 .21 : Hộp thoại Field list xuất hiện khi click chuột vào nút Add a sort Trang 13 Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM - Nhắp chuột vào tên field cần sắp xếp hoặc click chuột vào mục expression sau đó gõ biểu thức cần sắp xếp vào hộp thoại Expression Builder Hình 1 .22 :... click chuột phải vào tên macro cần chỉnh sử trong khung định hướng Navigation Pane trong short menu xuất hiện ta chọn Design View Trang 22 Giáo trình Access 2 – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP. HCM Hình 2. 10: Short menu xuất hiện khi click phải chuột vào tên macro 2. 3.5 CHỌN MỘT HOẶC NHIỀU HÀNH ĐỘNG TRONG MACRO Khi muốn thay đổi thứ tự trước sau của các hành động hoặc hủy bỏ cùng một lúc nhiều ... Tìm Trang 30 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Hình 2. 21: Vệt sáng chọn mẫu tin thỏa điều kiện tìm Kết bấm vào nút Tìm tiếp Hình 2. 22: Vệt sáng chọn mẫu tin thỏa điều... 23 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Hình 2. 12: Đặt trỏ chèn vào vị trí chèn Hình 2. 13: Dòng chèn vào hình thiết kế Macro • Chọn hành động dòng trống thêm vào 2. 4... Access cung cấp 2. 2 .2 CỘT ARGUMENTS Hiển thị giá trị tham số mà ta khai báo Action Aguments 2. 2.3 CỘT COMMENT Trang 18 Giáo trình Access – Trung tâm Tin học ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP.HCM Dùng để