Đang tải... (xem toàn văn)
Bài giảng Giải bài toán quản lý bằng Excel được biên soạn nhằm trang bị cho các bạn những kiến thức về đặc điểm bài toán quản lý; thông tin đầu ra; thông tin đầu vào; thông tin trung gian; phương pháp giải bài toán quản lý; các công thức thường dùng cho thông tin đầu vào; bài toán quản lý học phí;... Mời các bạn tham khảo.
Giải toán quản lý Excel Đặc điểm toán quản lý • Thông tin hầu hết có dạng bảng chiều: – Bảng lương – Bảng kê nhập xuất vật tư • Số cột cố định • Số dòng thay đổi tùy theo liệu nhiều hay Đặc điểm cột • Mỗi cột chứa thông tin thống tiêu chí đó: – Họ tên – Mức lương • Mỗi cột có tên riêng • Thông tin cột có kiểu liệu Đặc điểm cột • Các loại cột: – Cột thông tin đầu vào – Cột thông tin đầu – Cột thông tin trung gian Thông tin đầu vào • Là cột có thông tin cho trước: – Họ tên – Đơn vị… • Các loại cột đầu vào: – Thông tin tự do: Nhập liệu tự – Thông tin cần chuẩn hóa: Nếu cần thống liệu để tìm kiếm, thống kê Thông tin đầu • Là cột tính toán từ công thức, dựa thông tin đầu vào và/hoặc thông tin trung gian Thông tin trung gian • Trong trường hợp công thức tính toán cột đầu phức tạp, phải bổ sung cột trung gian để việc tính toán dễ dàng Phương pháp giải toán quản lý • Xác định cột thông tin đầu vào đầu • Tất cột ban đầu để chung bảng • Lập công thức cho cột đầu • Nếu công thức phức tạp, cần bổ sung cột trung gian Các công thức thường dùng cho thông tin đầu vào • Nếu cần chuẩn hóa, thống thông tin tạo bảng phụ mã hóa thông tin • Hàm thường dùng: VLookUp • Ví dụ: Trong bảng lương cột Đơn vị cần mã hóa • Dùng bảng phụ ĐƠN VỊ, có cột Mã Đơn vị Tên Đơn vị • Trong bảng lương chính, có cột Mã đơn vị, tự gõ vào, dùng hàm VlookUp để lấy thông tin cho cột Tên Đơn vị Công thức cho thông tin đầu • Tìm công thức liên hệ thông tin đầu vào thông tin đầu • Xác định hàm tương ứng cần sử dụng • Chú ý cách dùng địa tương đối, tuyệt đối để cho xác định công thức cho dòng đầu tiên, COPY cho toàn dòng bên TÍNH LƯƠNG – MỨC PHỨC TẠP • Yêu cầu tính thêm mức giảm trừ gia cảnh: – Cha mẹ tuổi lao động – Con 18 tuổi học • Mỗi người phụ thuộc giảm trừ 1.6triệu vào thu nhập chịu thuế CÁCH GIẢI QUYẾT • Phương án 1: Bổ sung thêm cột tương ứng số người giảm trừ • Phương án 2: Tạo thêm bảng phụ chứa thông tin người phụ thuộc Nhận xét • Nhận xét: – Không phải có người phụ thuộc – Số người phụ thuộc không • Trong trường hợp vậy, người ta thường tổ chức thành bảng phụ để chứa số người phụ thuộc • Trong bảng chính, đếm số người phụ thuộc từ bảng phụ để tính toán Tổ chức thông tin nhiều bảng • Thường toán cần nhiều bảng để lưu trữ thông tin • Bảng chứa thông tin mà mẫu tin có • Những thông tin mà có mẫu tin có, mẫu tin không mẫu tin có nhiều, mẫu tin chứa vào bảng riêng Tổ chức thông tin nhiều bảng • Các bảng phải có cột gọi KHÓA (key) để liên kết với • Bảng chính: Mỗi mẫu tin phải có khóa nhận dạng, không trùng nhau, gọi Primary Key (PK) • Bảng phụ: Có vùng chứa thông tin Primary Key bảng chính, lập lại gọi Foreign key (FK) • Giữa hai bảng kết nối với qua PK-FK Cách kết nối bảng Excel • VLOOKUP – HLOOKUP • SUMIF • COUNTIF PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP THÔNG TIN • - Trường hợp 1: Đã có thông tin nhóm cần tổng hợp, cần dùng công thức để tính số liệu cho ô tương ứng -> SUMIF, COUNTIF • Ví dụ: – Dựa bảng phụ danh mục đơn vị để tính tổng hợp lương gồm cột Đơn vị - Số người – Mức Lương – Thực lãnh… Trường hợp • Tạo dòng tổng theo nhóm bảng chi tiết -> Dùng Subtotal • Ví dụ: Trong bảng lương, đơn vị in trang, cuối đơn vị in dòng tổng đơn vị Trường hợp • Tổng hợp theo nhiều chiều -> Dùng PIVOT TABLE • Dòng: 0-n chiều • Cột: 0-n chiều • Công thức: Mỗi ô công thức (Sum/ Count/ Max/ Min ) tính theo tham số cột dòng tương ứng PIVOT TABLE • Tính số người tổng lương phải trả theo tháng • Dòng: Đơn vị • Cột : Tháng • Công thức: Đếm số người tổng số tiền theo đơn vị tháng Các hàm kiểu chuỗi • Chú ý khoảng trắng (space) trước sau chuỗi dùng hàm LEFT, RIGHT -> Dùng hàm TRIM • Phối hợp hàm cắt chuỗi phần bên từ bên phải qua -> Dùng hàm LEN RIGHT + LEFT • Khi xếp thứ tự, so sánh chuỗi, nên dùng hàm UPPER, LOWER, PROPER để quy kiểu chữ • Dùng hàm VALUE cần chuyển chuỗi kiểu số thành số để so sánh, làm phép toán số học Các hàm tính toán • Không có điều kiện: SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN • Có điều kiện đơn giản (=, >, < ): SUMIF, COUNTIF • Có điều kiện phức tạp (AND, OR): DSUM, DCOUNT, DAVERAGE, DMAX, DMIN Các hàm kiểu ngày • Bản chất kiểu số 1= 1/1/1900 • Kiểu xuất hiện: Format cell – Date • Các phép toán: – Ngày – Ngày = Số ngày – Ngày + số ngày = Ngày • Tách ngày – tháng – năm: DAY – MONTH – YEAR • Để so sánh với ngày cụ thể: dùng hàm DATE nhập liệu vào ô dùng địa để so sánh Các hàm kiểu • Chú ý = 60 phút; phút = 60 giây • Tách phút giây bằng: HOUR – MINUTE – SECOND • Dùng hàm TIME để so sánh với thời gian cụ thể Các hàm dò tìm • VLOOKUP/ HLOOKUP • CHOOSE: Lấy phần tử thứ n phần tử cho trước (i = 1-n) • Lấy phần tử hàng m, cột n ma trận chiều: INDEX • Hàm MATCH thường kết hợp với INDEX để biết hàng – cột cần lấy [...].. .Bài toán quản lý học phí – Mức đơn giản Yêu cầu • Hệ đào tạo: chính quy tập trung • Mức học phí thay đổi theo năm học Nếu đóng học phí trễ hạn thì phần chưa đóng theo tỷ lệ của năm học trước sẽ tính theo mức học phí mới Có thể đóng nhiều lần cho 1 năm học Bài toán quản lý học phí – Mức đơn giản Thông tin đầu vào • Danh sách lớp • Biên lai học phí • Mức học phí cho từng năm học Bài toán quản lý. .. không như nhau • Trong trường hợp như vậy, người ta thường tổ chức thành bảng phụ để chứa số người phụ thuộc • Trong bảng chính, sẽ đếm số người phụ thuộc từ bảng phụ để tính toán Tổ chức thông tin nhiều bảng • Thường các bài toán cần nhiều bảng để lưu trữ thông tin • Bảng chính chứa những thông tin cơ bản mà mọi mẫu tin đều có • Những thông tin mà có mẫu tin có, mẫu tin không hoặc mẫu tin có nhiều,... chuyển chuỗi kiểu số thành số để so sánh, làm các phép toán số học Các hàm tính toán • Không có điều kiện: SUM, COUNT, AVERAGE, MAX, MIN • Có điều kiện đơn giản (=, >, < ): SUMIF, COUNTIF • Có điều kiện phức tạp (AND, OR): DSUM, DCOUNT, DAVERAGE, DMAX, DMIN Các hàm kiểu ngày • Bản chất là kiểu số 1= 1/1/1900 • Kiểu xuất hiện: Format cell – Date • Các phép toán: – Ngày – Ngày = Số ngày – Ngày + số ngày =... từng lớp – Tình hình đóng học phí theo lớp – Chi tiết đóng học phí của từng sinh viên theo yêu cầu – Tổng hợp tình hình đóng học phí theo khóa – lớp – Tổng hợp tình hình nợ học phí theo khóa – lớp BÀI TOÁN TÍNH LƯƠNG – Mức đơn giản • Yêu cầu tính lương cho 1 đơn vị có các thông tin sau: – Mỗi người có 1 hệ số lương – Mức lương cơ bản cho hệ số 1 là 2.000.000đ – Hàng tháng có mức phụ cấp riêng tùy... Key (PK) • Bảng phụ: Có 1 vùng chứa cùng thông tin như Primary Key của bảng chính, nhưng có thể lập lại gọi là Foreign key (FK) • Giữa hai bảng sẽ kết nối với nhau qua PK-FK Cách kết nối các bảng trong Excel • VLOOKUP – HLOOKUP • SUMIF • COUNTIF PHƯƠNG PHÁP TỔNG HỢP THÔNG TIN • - Trường hợp 1: Đã có thông tin các nhóm cần tổng hợp, chỉ cần dùng công thức để tính số liệu cho các ô tương ứng -> SUMIF,... LƯƠNG – MỨC PHỨC TẠP • Yêu cầu tính thêm mức giảm trừ gia cảnh: – Cha mẹ quá tuổi lao động – Con dưới 18 tuổi hoặc đang đi học • Mỗi người phụ thuộc được giảm trừ 1.6triệu vào thu nhập chịu thuế CÁCH GIẢI QUYẾT • Phương án 1: Bổ sung thêm cột tương ứng số người được giảm trừ • Phương án 2: Tạo thêm bảng phụ chứa thông tin người phụ thuộc Nhận xét • Nhận xét: – Không phải ai cũng có người phụ thuộc... – năm: DAY – MONTH – YEAR • Để so sánh với ngày cụ thể: dùng hàm DATE hoặc nhập liệu vào 1 ô rồi dùng địa chỉ để so sánh Các hàm kiểu giờ • Chú ý 1 giờ = 60 phút; 1 phút = 60 giây • Tách giờ phút giây bằng: HOUR – MINUTE – SECOND • Dùng hàm TIME để so sánh với thời gian cụ thể Các hàm dò tìm • VLOOKUP/ HLOOKUP • CHOOSE: Lấy một phần tử thứ trong n phần tử cho trước (i = 1-n) • Lấy phần tử hàng m, ... thể đóng nhiều lần cho năm học Bài toán quản lý học phí – Mức đơn giản Thông tin đầu vào • Danh sách lớp • Biên lai học phí • Mức học phí cho năm học Bài toán quản lý học phí – Mức đơn giản Thông... tương đối, tuyệt đối để cho xác định công thức cho dòng đầu tiên, COPY cho toàn dòng bên Bài toán quản lý học phí – Mức đơn giản Yêu cầu • Hệ đào tạo: quy tập trung • Mức học phí thay đổi theo... toán cột đầu phức tạp, phải bổ sung cột trung gian để việc tính toán dễ dàng Phương pháp giải toán quản lý • Xác định cột thông tin đầu vào đầu • Tất cột ban đầu để chung bảng • Lập công thức