CƠ CẤU LOẠI HÌNH TỔ CHỨC DOANH NGHIỆP Là hình thức tồn tổ chức, biểu thị việc xếp theo trật tự phận tổ chức mối quan hệ chúng Cơ cấu máy doanh nghiệp (cơ cấu doanh nghiệp) Cơ cấu máy doanh nghiệp tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, để thực nhiệm vụ kinh doanh doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp tổng hợp phận (đơn vị cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chuyên môn hoá có trách nhiệm, quyền hạn định, bố trí theo cấp, khâu khác nhằm bảo đảm thực chức quản trị phục vụ mục đích chung xác định doanh nghiệp Cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp hình thức phân công lao động lĩnh vực quản trị, có tác động đến trình hoạt động hệ thống quản trị Cơ cấu tổ chức quản trị, mặt phản ánh cấu sản xuất, có tác động tích cực trở lại việc phát triển sản xuất Những yêu cầu cấu tổ chức quản trị Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm yêu cầu sau: - Tính tối ưu: Giữa khâu cấp quản trị (khâu quản trị phản ánh cách phân chia chức quản trị theo chiều ngang, cấp quản trị thể phân chia chức quản trị theo chiều dọc) thiết lập mối liên hệ hợp lý với số lượng cấp quản trị doanh nghiệp cấu tổ chức quản trị mang tính động cao, luôn sát phục vụ sản xuất - Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức quản trị có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy doanh nghiệp môi trường - Tính tin cậy lớn: Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm tính xác tất thông tin sử dụng doanh nghiệp nhờ bảo đảm phối hợp với hoạt động nhiệm vụ tất phận doanh nghiệp - Tính kinh tế: Cơ cấu máy quản trị phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu cao Tiêu chuẩn xem xét yêu cầu mối tương quan chi phí dự định bỏ kết thu Những nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức quản trị Khi hoàn thiện cấu tổ chức quản trị, phải xuất phát từ yêu cầu xét trên, mà điều quan trọng khó khăn phải quán triệt yêu cầu vào điều kiện, hoàn cảnh, tình cụ thể định Nói cách khác, cần tính đến nhân tố ảnh hưởng trực tiếp gián tiếp tới việc hình thành, phát triển hoàn thiện cấu tổ chức quản trị Có thể quy thành hai loại nhóm nhân tố ảnh hưởng đến cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp: * Nhóm nhân tố thuộc đối tượng quản trị: - Tình trạng trình độ phát triển công nghệ sản xuất doanh nghiệp - Tính chất đặc điểm sản xuất: chủng loại sản phẩm, quy mô sản xuất, loại hình sản xuất Tất nhân tố ảnh hưởng đến thành phần nội dung chức quản lý thông qua chúng mà ảnh hưởng trực tiếp đến cấu tổ chức quản trị * Nhóm nhân tố thuộc lĩnh vực quản trị - Quan hệ sở hữu tồn doanh nghiệp - Mức độ chuyên môn hoá tập trung hoá hoạt động quản trị - Trình độ giới hoá tự động hoá hoạt động quản trị, trình độ kiến thức tay nghề cán quản lý, hiệu suất lao động họ - Quan hệ phụ thuộc số lượng người bị lãnh đạo, khả kiểm tra người lãnh đạo hoạt động người cấp - Chính sách đãi ngộ doanh nghiệp đội ngũ cán quản trị v.v Các nguyên tắc tổ chức quản trị * Nguyên tắc cấu tổ chức quản trị phải gắn với phương hướng, mục đích doanh nghiệp Phương hướng mục đích doanh nghiệp chi phối cấu doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp mà mục tiêu, phương hướng có quy mô lớn cấu doanh nghiệp phải có quy mô tương ứng; quy mô cỡ vừa phải với đội ngũ, trình độ, nhân cách người tương ứng Một doanh nghiệp có mục đích hoạt động dịch vụ rõ ràng cấu quản trị phải có đặc thù khác doanh nghiệp có mục đích hoạt động sản xuất v.v * Nguyên tắc chuyên môn hoá cân đối Nguyên tắc đòi hỏi cấu tổ chức quản trị phải phân công phân nhiệm phân hệ chuyên ngành, với người đào luyện tương ứng có đủ quyền hạn Nói cách khác, cấu tổ chức phải dựa việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng Giữa nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phải cân xứng cụ thể Chỉ có phân giao nhiệm vụ doanh nghiệp cách rõ ràng cụ thể với cân xứng nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền lực, lợi ích phân hệ sơ đồ 4.3, để phân biệt rõ làm tốt, làm chưa tốt nhiệm vụ giao doanh nghiệp tồn phát triển Cấu trúc phân giao nhiệm vụ doanh nghiệp * Nguyên tắc linh hoạt thích nghi với môi trường Nguyên tắc đòi hỏi việc hình thành cấu tổ chức phải đảm bảo cho phân hệ mức độ tự sáng tạo tương xứng để thủ lĩnh cấp phân hệ bên phát triển tài năng, chuẩn bị cho việc thay vị trí lãnh đạo cấp cần thiết Điều nói cách "văn nghệ" cấp cấu tổ chức phải "cho phép thất bại mức độ đó" Có tác giả quản lý Âu, Mỹ viết: "Nếu giám đốc chương trình hay quan hội để làm sai, giám đốc thiếu quyền để thực nhiệm vụ cách đắn" * Nguyên tắc hiệu lực hiệu Nguyên tắc đòi hỏi cấu tổ chức quản trị phải thu kết hoạt động cao so với chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra, đồng thời bảo đảm hiệu lực hoạt động phân hệ tác động điều khiển giám đốc Để bảo đảm cho nguyên tắc thực hiện, cần tuân thủ yêu cầu sau: - Cơ cấu tổ chức quản trị cấu hợp lý nhằm đảm bảo chi phí cho hoạt động nhỏ nhất, mà kết chung thu lại doanh nghiệp lớn khả (tức đảm bảo tính hiệu doanh nghiệp) - Cơ cấu tổ chức phải tạo môi trường văn hoá xung quanh nhiệm vụ phân hệ (phương văn hoá); làm cho phân hệ hiểu rõ vị trí, giá trị hoạt động mà tham dự nhằm tạo lợi thế, thuận lợi cho phân hệ có liên quan trực tiếp với Các thủ lĩnh cấp phân hệ phải có lương tâm, trách nhiệm, ý thức hợp tác để làm tốt nhiệm vụ mình, tránh gây khó khăn trở ngại cho phân hệ cho doanh nghiệp, từ hành vi xử hợp lý, tích cực phân hệ doanh nghiệp (tức đảm bảo tính hiệu cấu tổ chức quản trị) - Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo cho thủ lĩnh phân hệ có quy mô (của phân hệ) giao quản trị hợp lý, tương ứng với khả kiểm soát, điều hành họ Rõ ràng trình độ, khả thủ lĩnh lãnh đạo, điều hành 10 người mà cấp lại giao cho họ phải quản lý 100 người điều bất cập CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC QUẢN TRỊ Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng) Cơ cấu chức Cơ cấu trực tuyến - chức Cơ cấu thức không thức Cơ cấu ma trận Cơ cấu tổ chức chương trình - mục tiêu Cơ cấu "vệ tinh" Cơ cấu tạm thời o Những phương pháp hình thành cấu tổ chức quản trị o Những phương pháp hình thành cấu tổ chức quản trị Cùng với phát triển hệ thống, hình thành kiểu cấu tổ chức quản lý khác Mỗi kiểu chứa đựng đặc điểm, ưu điểm, nhược điểm điều kiện cụ thể định Cơ cấu tổ chức trực tuyến (đường thẳng) Đây cấu tổ chức đơn giản nhất, có cấp số cấp Toàn vấn đề giải theo kênh liên hệ đường thẳng Cấp lãnh đạo trực tiếp điều hành chịu toàn trách nhiệm hoạt động tổ chức Cấu trúc phân giao nhiệm vụ tổ chức Cơ cấu tổ chức trực tuyến phổ biến cuối kỷ XIX chủ yếu áp dụng doanh nghiệp nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính chất sản phẩm liên tục, tổ chức môn trường đại học v.v Ngày nay, kiểu cấu áp dụng, đặc biệt tổ chức có quy mô nhỏ: tổ, nhóm, băng tổ chức nhỏ v.v Đặc điểm cấu tổ chức quản trị trực tuyến người lãnh đạo tổ chức thực tất chức quản trị, mối liên hệ thành viên tổ chức thực theo đường thẳng, người thừa hành mệnh lệnh làm theo mệnh lệnh cấp trực tiếp Với đặc điểm đó, cấu tạo thuận lợi cho việc thực chế độ thủ trưởng, người lãnh đạo phải chịu trách nhiệm hoàn toàn kết công việc người quyền Tuy nhiên, kiểu cấu tổ chức có nhược điểm Nó đòi hỏi người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ cao mặt quản trị; cần phối hợp, hợp tác công việc hai đơn vị, cá nhân ngang quyền thuộc tuyến khác việc báo cáo, thông tin, thỉnh thị phải đường vòng theo kênh liên hệ quy định Cơ cấu chức Cơ cấu chức Cơ cấu chức lần áp dụng với chế độ đốc công, sau phạm vi ứng dụng mở rộng phù hợp với khối lượng công tác quản trị ngày lớn Những nhiệm vụ quản trị phân chia cho đơn vị riêng biệt theo chức quản trị hình thành nên người lãnh đạo chuyên môn hoá đảm nhận thực chức định Mối liên hệ nhân viên tổ chức phức tạp Những người thừa hành nhiệm vụ cấp nhận mệnh lệnh từ người lãnh đạo doanh nghiệp mà từ người lãnh đạo chức khác Ưu điểm kiểu cấu thu hút chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải vấn đề chuyên môn cách thành thạo hơn, đồng thời giảm bớt gánh nặng quản trị cho người lãnh đạo doanh nghiệp Nhược điểm chủ yếu cấu chức người lãnh đạo doanh nghiệp (lãnh đạo chung) phải phối hợp hoạt động người lãnh đạo chức năng, khối lượng công tác quản trị lớn, người lãnh đạo doanh nghiệp khó phối hợp tất mệnh lệnh họ, dẫn đến tình trạng người thừa hành lúc phải nhận nhiều mệnh lệnh, chí mệnh lệnh lại trái ngược Cơ cấu trực tuyến - chức Cơ cấu trực tuyến - chức Để khắc phục nhược điểm cấu trực tuyến chức năng, kiểu cấu liên hợp (trực tuyến - chức áp dụng rộng rãi phổ biến cho doanh nghiệp) Theo cấu người lãnh đạo doanh nghiệp giúp sức người lãnh đạo chức để chuẩn bị định, hướng dẫn kiểm tra việc thực định Người lãnh đạo doanh nghiệp chịu trách nhiệm mặt công việc toàn quyền định phạm vi doanh nghiệp Việc truyền mệnh lệnh theo tuyến quy định, người lãnh đạo ưu điểm kiểu cấu trực tuyến chức năng, lại xuất nhược điểm Người lãnh đạo doanh nghiệp phải giải thường xuyên mối quan hệ phận trực tuyến với phận chức Ngoài người lãnh đạo phận chức có nhiều ý kiến khác nhau, người lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều, tranh luận căng thẳng không định có hiệu mong muốn Vì thế, người lãnh đạo sử dụng phận tham mưu giúp việc nhóm chuyên gia cán trợ lý Nó giống cấu tham mưu quân đội Nhờ đó, người lãnh đạo lợi dụng tài chuyên môn số chuyên gia, tiếp cận thường xuyên với họ, không cần hình thành cấu tổ chức phức tạp môn thực chức quản lý Cơ cấu thức không thức Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp chia thành cấu thức cấu không thức Hai hình thức tìm thấy tổ chức khác Vì vậy, việc phân loại cấu cần thiết * Cơ cấu thức: Cơ cấu thức gắn liền với cấu vai trò nhiệm vụ hướng đích doanh nghiệp tổ chức cách thức Khi nói tổ chức "chính thức", hoàn toàn chẳng có điều cứng nhắc hay hạn chế cách diễn đạt Nếu có người quản lý có ý định tổ chức thật tốt, cấu phải tạo môi trường việc thực cá nhân, tương lai, phải có đóng góp có hiệu vào mục tiêu tập thể Chứ họ giành phần nhỏ trí óc sức lực cho doanh nghiệp, phần lớn để làm thêm cho doanh nghiệp khác * Cơ cấu không thức: Là toàn tiếp xúc cá nhân, tác động qua lại cá nhân tác động theo nhóm cán bộ, công nhân phạm vi cấu phê chuẩn doanh nghiệp Cơ cấu không thức có vai trò to lớn thực tiễn quản trị Nó không định hình hay thay đổi, luôn tồn song song với cấu thức, có tác động định đáng kể đến hoạt động doanh nghiệp vì: - Cá nhân chủ doanh nghiệp có nhiều mối quan hệ Họ không người thực nghiêm túc, cần mẫn nghĩa vụ quy chế tổ chức, tiêu chuẩn nghiệp vụ, theo chức danh quy định, mà họ cảm thấy nhu cầu không liên quan đến công vụ lại liên quan, ảnh hưởng đến thái độ cá nhân, người từ phía người đồng nghiệp, người cấp - Việc thực tiêu chuẩn nghiệp vụ theo chức danh quy định, việc hoàn thành thường gặp khó khăn tuân theo thủ tục thể lệ quy định thức Bởi vì, cấu không thức lúc cho biết thông tin cần thiết, đặc biệt xuất điều kiện, tình mà chưa thể tính trước thể cách chi tiết thủ tục quy định Trong trường hợp vậy, cần có hỗ trợ tiếp xúc cá nhân, làm quen với cán quan quản lý vĩ mô cán quản trị doanh nghiệp khác Thông qua đó, cấu không thức bổ sung cho cấu thức, góp phần làm cụ thể hoá thêm mệnh lệnh chung chung - Sự tồn khách quan cấu không thức dấu hiệu chỗ yếu trình độ chưa hoàn thiện cấu thức - Cơ cấu không thức yếu tố đòi hỏi người lãnh đạo doanh nghiệp phải có nghệ thuật quản lý đặc biệt Người lãnh đạo phải thường xuyên nghiên cứu cấu thức, thúc đẩy phát triển xu hướng hỗ trợ để đạt mục đích doanh nghiệp Cơ cấu không thức ngày mở rộng quan hệ cá nhân doanh nghiệp với cá nhân đơn vị khách thể quản trị (cấp trên, đối thủ cạnh tranh, khách hàng v.v ) để giúp cho doanh nghiệp nắm thông tin cần thiết cách nhanh chóng hiệu nhất, giúp cho doanh nghiệp có đối sách kịp thời hiệu Cơ cấu ma trận Vào cuối năm 50, số công ty, hãng sử dụng cấu quản lý ma trận Kiểu tổ chức áp dụng để thiết kế cấu cho toàn hệ thống, để thành lập cấu bên hệ thống phận Sơ đồ cấu tổ chức quản lý ma trận Đặc điểm cấu người lãnh đạo theo tuyến phận chức năng, có người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, phối hợp hoạt động phận thực dự thảo Trong cấu nhân viên (hoặc phận phận trực tuyến gắn với việc thực đề án sản phẩm định Đồng thời nhân viên phận chức gắn với đề án sản phẩm định Sau hoàn thành đề án, nhân viên phận thực đề án hay sản phẩm không chịu lãnh đạo người lãnh đạo theo đề án nữa, mà trở đơn vị trực tuyến hay chức cũ Cơ cấu ma trận lại phân thành hai dạng sau đây: * Cơ cấu đề án - ma trận Đặc điểm cấu người lãnh đạo lập nhóm đặc biệt chịu lãnh đạo trực tiếp để thực chương trình đề án phê chuẩn Những người thực bên tham gia vào công việc theo hợp đồng hay nghĩa vụ phân giao Nhóm đề án bảo đảm nhân viên, nguồn tài vật chất cần thiết Sau thực đề án, nhóm giải tán Người lãnh đạo đề án chịu trách nhiệm hoàn toàn từ bắt đầu đến kết thúc Quản trị theo đề án thường áp dụng điều kiện có thay đổi nhanh chóng sâu sắc kỹ thuật công nghệ sản xuất * Cơ cấu chức - ma trận Trong cấu phận tạo thành có vai trò kiểm tra thúc đẩy phận sản xuất sản phẩm mình, chịu trách nhiệm chất lượng sản phẩm hay công trình Để sản xuất sản phẩm doanh nghiệp thành lập phận sản xuất Bộ phận sản xuất cung cấp nguồn tài vật chất Ưu điểm cấu ma trận: có tính động cao; dễ dàng chuyển nhân viên từ việc thực dự án sang việc thực dự án khác; sử dụng nhân viên có hiệu Nhược điểm kiểu cấu thường áp dụng để thực mục tiêu ngắn hạn trung hạn mà Cơ cấu ma trận áp dụng rộng rãi viện nghiên cứu trường đại học Cơ cấu tổ chức chương trình - mục tiêu Là hình thức cấu tổ chức thực sở phân chia rõ ràng theo thời gian theo nội dung công việc xác định, cần thiết để đạt mục tiêu xác định Tổng thể công việc gọi là: "chương trình", thân hình thức tổ chức gọi "quản trị theo chương trình - mục tiêu" Đặc điểm cấu có phận chuyên tổ chức điều phối quan hệ ngang phận cấp từ cấp cao đến cấp thấp để thực chương trình mục tiêu Cơ cấu chương trình - mục tiêu: - Quản trị theo sản phẩm - Quản trị theo đề án Ưu điểm cấu chương trình mục tiêu biểu kết hợp tính mục tiêu tính động Sử dụng cấu quản lý theo chương trình mục tiêu làm cho tính chất mềm dẻo cấu quản lý tăng lên nhiều Cơ cấu phổ biến rộng rãi doanh nghiệp lớn, việc khai phá vùng đất hay cần phối hợp hoạt động nhiều quan hệ thống khác Ngày nay, cấu chương trình mục tiêu thường tập đoàn tư lớn thực hiện, huy cao doanh nghiệp mẹ "ảo" quốc, họ không sản xuất tạo sản phẩm cụ thể mà để sản sinh ý đồ, chương trình, dự án v.v việc thực thi ý đồ, chương trình dự án cụ thể lại doanh nghiệp nước khác (nơi cung cấp nguyên liệu, nhân công tiếp nhận rác thải công nghiệp tạo sản xuất v.v ) Sơ đồ cấu tổ chức chương trình mục tiêu Cơ cấu "vệ tinh" Đây cấu tổ chức quản trị mang tính phi hình thức, hình thành từ trung tâm đầu não, kinh doanh hình thức nhà máy mẹ; từ toả trung tâm nhỏ (với tư cách phân hệ, vệ tinh trung tâm đầu não, mang tính phi hình thức; cấp trực tuyến) Mối quan hệ trung tâm đầu não với trung tâm vệ tinh chủ yếu thoả thuận, hợp đồng nhằm thoả mãn mục tiêu bên có lợi ích bên hệ thống Ví dụ, mạng lưới bán hàng tập đoàn kinh doanh lớn; phân hệ đại học trung tâm đại học vùng v.v Cơ cấu tạm thời Là cấu tổ chức quản trị thành lập để thực nhiệm vụ đột xuất, thời, cấu tạm thời hết nhiệm vụ tự động giải tán sau mục tiêu đặt thực Ví dụ, cấu thực đề án khoa học công nghệ v.v Xác định phân bố đắn chức quản trị nắm vững kiến thức kiểu cấu quản trị tiền đề hoàn thiện cấu tổ chức có hình thức cấu tổ chức quản trị Sự tuỳ tiện hình thành hay xoá bỏ sửa đổi cấu tổ chức thiếu phân tích khoa học, theo ý muốn chủ quan, phiến diện thường gây nhiều tai hại yêu cầu tối thiểu trước hình thành phận doanh nghiệp phải xác định nhiệm vụ cách rõ ràng, dự kiến số cán đủ trình độ để hoàn thành nhiệm vụ xác định đắn vị trí phận hệ thống phận có từ trước doanh nghiệp Qua lý luận thực tiễn hoàn thiện cấu tổ chức quản trị, đến hình thành quan điểm phương pháp hình thành cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp sau đây: a Những quan điểm hình thành cấu tổ chức quản trị: - Quan điểm thứ việc hình thành cấu tổ chức quản trị việc xác định mục tiêu phương hướng phát triển Trên sở này, tiến hành tập hợp cụ thể yếu tố cấu tổ chức xác lập mối quan hệ qua lại yếu tố Đây quan điểm theo phương pháp diễn giải từ tổng hợp đến chi tiết - ứng dụng cấu tổ chức quản trị hoạt động - Quan điểm thứ hai việc hình thành cấu tổ chức quản trị trước hết phải việc mô tả chi tiết hoạt động đối tượng quản trị xác lập tất mối liên hệ thông tin, sau đó, hình thành cấu tổ chức quản trị Quan điểm theo phương pháp quy nạp từ chi tiết đến tổng hợp ứng dụng trường hợp hình thành cấu tổ chức quản trị - Quan điểm thứ ba việc hình thành cấu tổ chức quản trị theo phương pháp hỗn hợp, nghĩa có kết hợp cách hợp lý quan điểm thứ quan điểm thứ hai Trước hết phải đưa kết luận có tính nguyên tắc nhằm hoàn thiện hình thành cấu tổ chức quản trị, sau tổ chức cong việc nghiên cứu chi tiết cho phận cấu, soạn thảo điều lệ, quy chế, nội quy cho phận cấu ấy, đồng thời xác lập kênh thông tin cần thiết Như vậy, toàn công việc nghiên cứu chi tiết tiếp tục làm sáng tỏ, cụ thể hoá kết luận khẳng định Quan điểm đạt hiệu cao việc hoàn thiện cấu quản trị có quan tâm thường xuyên, có tổng kết, đánh giá nghiêm túc đắn chủ doanh nghiệp b Những phương pháp hình thành cấu tổ chức quản trị * Phương pháp tương tự (bắt chước, mô - Simulation): Đây phương pháp hình thành cấu tổ chức dựa vào việc thừa kế kinh nghiệm thành công gạt bỏ yếu tố bất hợp lý cấu tổ chức có sẵn Những cấu tổ chức có trước có yếu tố tương tự với cấu tổ chức quản lý hình thành Cơ sở phương pháp luận để xác định tương tự phân loại đối tượng quản trị vào dấu hiệu định Chẳng hạn: tính đồng kết cuối hoạt động quản trị (sản phẩm, quy trình công nghệ giống nhau); tính đồng chức quản trị thực hiện; tính gần lãnh thổ (điều kiện kết cấu hạ tầng giống nhau); đặc điểm ngành kinh tế - kỹ thuật v.v Ưu điểm bật phương pháp trình hình thành cấu nhanh, chi phí để thiết kế cấu ít, thừa kế có phân tích kinh nghiệm quý báu khứ Tuy nhiên, chép máy móc kinh nghiệm, thiếu phân tích điều kiện thực tế cấu tổ chức hoạt động khuynh hướng cần ngăn ngừa Đây phương pháp áp dụng phổ biến nhiều nơi, nhiều nước * Phương pháp phân tích theo yếu tố: Đây phương pháp khoa học ứng dụng rộng rãi cho cấp, đối tượng quản trị Phương pháp thường chia thành giai đoạn sơ đồ 4.9 Lôgic việc hình thành cấu theo phương pháp phân tích theo yếu tố Sẽ xảy hai trường hợp: - Trường hợp thứ nhất, việc hoàn thiện cấu tổ chức quản lý hoạt động Việc hoàn thiện cấu tổ chức quản trị hành bắt đầu cách nghiên cứu kỹ lưỡng cấu tiến hành đánh giá hoạt động theo định Để làm điều đó, người ta biểu thị cấu tổ chức quản trị hành phận dạng sơ đồ Từ sơ đồ rõ quan hệ phụ thuộc phận chức mà phải thi hành, nội dung phân tích cấu tổ chức hoạt động bao gồm: + Phân tích tình hình thực chức quy định cho phận, nhân viên máy quản trị + Phân tích khối lượng công tác thực tế phận, người, phát khâu yếu việc phân bổ khối lượng công việc quản lý + Phân tích tình hình phân định chức kết việc thực chặt chẽ chế độ trách nhiệm cá nhân, mối quan hệ ngang dọc cấu + Phân tích việc phân chia quyền hạn trách nhiệm cho phận, cấp quản trị + Phân tích việc thực văn kiện, tài liệu, quy định ràng buộc quan quản lý vĩ mô phạm vi nội cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp + Phân tích tình hình tăng giảm số lượng tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với trực tiếp sản xuất, tỷ trọng tiền lượng cán gián tiếp giá thành sản phẩm + Phân tích phù hợp trình độ cán bộ, nhân viên quản trị có (cơ cấu trình độ lành nghề) với yêu cầu công việc + Phân tích điều kiện làm việc, hợp lý hoá lao động khí hoá lao động cán nhân viên quản trị + Phân tích nhân tố khách quan có tác động tích cực tiêu cực đến việc trì ổn định quản trị doanh nghiệp Kết phân tích nhận xét, đánh giá mặt hợp lý chưa hợp lý cấu hành, sở dự thảo cấu tổ chức (đã cải tiến hoàn thiện) Để đánh giá xác, phải chấp nhận loạt kết luận có tính nguyên tắc, chi phối hoàn thiện cấu tổ chức quản trị là: + Cơ cấu tổ chức quản trị phải bảo đảm thực nghiêm ngặt chế độ thủ trưởng trách nhiệm cá nhân + Cơ cấu tổ chức quản trị bảo đảm cân cứng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cán quản trị, thể phân cấp phân bổ hợp lý chức quản trị Điều cho phép cán quản lý độc lập giải công việc thuộc phạm vi chức + Trong trình hoạt động, cấu tổ chức quản trị không để bỏ sót chức năng, không để xảy tình trạng chức lại giao cho hai hay nhiều phận thực Trường hợp có số chức có mối quan hệ mật thiết với giao cho phận đảm nhiệm thực số chức + Trong cấu tổ chức quản trị mối quan hệ phụ thuộc phận nhân viên thừa hành thiết phải xác định rõ ràng Mỗi nhân viên có người huy để nhận thị trực tiếp báo cáo kết công việc + Rút gọn đến mức cho phép thang bậc quản trị số lượng cán nhân viên quản trị Nhờ đó, mà phát kịp thời vấn đề phát sinh trình quản trị Nhờ đó, mà phát kịp thời vấn đề phát sinh trình quản trị + Cơ cấu tổ chức quản trị phải thiết kế thực cho thời gian dài, nên thay đổi thật cần thiết, mục tiêu quản trị đòi hỏi + Cơ cấu tổ chức quản trị phải có khả thích nghi với điều kiện vốn có phạm vi quản trị Nó thống chủ thể quản trị với đối tượng quản trị Dù cho cấu tổ chức hợp lý đến nữa, không tính hết tất tình bất ngờ xảy hoàn cảnh bên bên tác động đến Cơ cấu tổ chức quản trị động, mềm dẻo, co giãn dễ thích ứng với kinh tế thị trường đầy trắc trở biến động + Trong trình dự thảo cấu tổ chức quản trị cần thu hút tham gia cán bộ, nhân viên doanh nghiệp Tinh thần chủ động cho phép họ giúp giải tổng hợp, đắn vấn đề đặt Giai đoạn cuối việc hoàn thiện cấu tổ chức quản trị hành bổ sung, thay đổi cán bộ, xây dựng thủ tục, quy tắc hoạt động cho phận, cho chủ doanh nghiệp cho nhân viên thừa hành chủ chốt - Trường hợp hình thành cấu tổ chức quản trị + Bước 1: Dựa vào tài liệu ban đầu, văn hướng dẫn quan quản lý vĩ mô, quy định có tính chất luật pháp để xây dựng sơ đồ cấu tổ chức quản trị tổng quát xác định đặc tưrng cấu tổ chức Kết thực giai đoạn xây dựng mục tiêu tổ chức; xây dựng phân hệ chức nhằm bảo đảm thực mục tiêu; phân cấp nhiệm vụ, quyền hạn cho cấp quản trị; xác lập mối quan hệ phận với quan cấp trên, đơn vị hiệp tác bên ngoài; xác định nhu cầu bảo đảm cán thông tin Như bước nhằm giải vấn đề có tính chất định tính cấu tổ chức quản trị + Bước 2: Xác định thành phần, phận cấu tổ chức xác lập mối quan hệ phận Nội dung thể việc xây dựng phân hệ trực tuyến, phân hệ chức chương trình mục tiêu Cơ sở để xác định thành phần phận cấu cần thiết chuyên môn hoá hoạt động quản trị, phân cấp phân chia hợp lý chức năng, nhiệm vụ quyền hạn cho phận Điều quan trọng tập hợp phân tích dấu hiệu ảnh hưởng đến cấu tổ chức quản trị + Bước 3: Những công việc cụ thể bước phân phối cụ thể hoá chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, định số lượng cán bộ, nhân viên cho phận, cấu tổ chức quản trị Từ đó, xây dựng điều lệ; thủ tục; quy tắc; lề lối làm việc nhằm bảo đảm cấu tổ chức quản trị đạt hiệu cao [...]... và dự án cụ thể lại ở các doanh nghiệp con ở các nước khác (nơi sẽ cung cấp nguyên liệu, nhân công và tiếp nhận rác thải công nghiệp tạo ra trong sản xuất v.v ) Sơ đồ cơ cấu tổ chức chương trình mục tiêu 7 Cơ cấu "vệ tinh" Đây là cơ cấu tổ chức quản trị mang tính phi hình thức, được hình thành từ một trung tâm đầu não, trong kinh doanh đó là hình thức một nhà máy mẹ; từ đó to đi các trung tâm nhỏ hơn... nào đó của doanh nghiệp là phải xác định nhiệm vụ của nó một cách rõ ràng, dự kiến số cán bộ đủ trình độ để hoàn thành nhiệm vụ và xác định đúng đắn vị trí của bộ phận mới này trong hệ thống những bộ phận đã có từ trước của doanh nghiệp Qua lý luận và thực tiễn hoàn thiện cơ cấu tổ chức quản trị, đến nay đã hình thành những quan điểm và những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp... to n từ khi bắt đầu đến khi kết thúc Quản trị theo đề án thường được áp dụng trong những điều kiện có sự thay đổi nhanh chóng và sâu sắc về kỹ thuật và công nghệ sản xuất * Cơ cấu chức năng - ma trận Trong cơ cấu này bộ phận mới được tạo thành có vai trò kiểm tra và thúc đẩy các bộ phận sản xuất sản phẩm của mình, chịu trách nhiệm về chất lượng của sản phẩm hay công trình Để sản xuất sản phẩm mới doanh. .. của cơ cấu quản lý tăng lên rất nhiều Cơ cấu này được phổ biến rộng rãi trong các doanh nghiệp lớn, trong việc khai phá những vùng đất mới hay khi cần phối hợp hoạt động của rất nhiều cơ quan và hệ thống khác nhau Ngày nay, cơ cấu chương trình mục tiêu thường được các tập đoàn tư bản lớn thực hiện, chỉ huy cao nhất là các doanh nghiệp mẹ "ảo" ở chính quốc, tại đây họ không sản xuất tạo ra sản phẩm cụ... những kết luận có tính nguyên tắc nhằm hoàn thiện hoặc hình thành cơ cấu tổ chức quản trị, sau đó mới tổ chức cong việc nghiên cứu chi tiết cho các bộ phận trong cơ cấu, soạn thảo các điều lệ, quy chế, nội quy cho các bộ phận của cơ cấu ấy, đồng thời xác lập các kênh thông tin cần thiết Như vậy, to n bộ những công việc nghiên cứu chi tiết là tiếp tục làm sáng tỏ, cụ thể hoá những kết luận đã được khẳng... có thể xảy ra do hoàn cảnh bên ngoài và bên trong tác động đến Cơ cấu tổ chức quản trị càng năng động, mềm dẻo, co giãn càng dễ thích ứng với nền kinh tế thị trường đầy trắc trở và biến động + Trong quá trình dự thảo cơ cấu tổ chức quản trị cần thu hút sự tham gia của cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp Tinh thần chủ động cho phép họ giúp giải quyết tổng hợp, đúng đắn hơn các vấn đề đặt ra Giai đoạn... thể hoá những kết luận đã được khẳng định Quan điểm này chỉ đạt hiệu quả cao khi việc hoàn thiện cơ cấu quản trị đã có sự quan tâm thường xuyên, có sự tổng kết, đánh giá nghiêm túc và đúng đắn của chủ doanh nghiệp b Những phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức quản trị * Phương pháp tương tự (bắt chước, mô phỏng - Simulation): Đây là một phương pháp hình thành cơ cấu tổ chức mới dựa vào việc thừa kế... trách nhiệm cho các bộ phận, các cấp quản trị + Phân tích việc thực hiện những văn kiện, tài liệu, những quy định ràng buộc của các cơ quan quản lý vĩ mô và trong phạm vi nội bộ cơ cấu tổ chức quản trị doanh nghiệp + Phân tích tình hình tăng giảm số lượng và tỷ lệ cán bộ, nhân viên gián tiếp so với trực tiếp sản xuất, tỷ trọng tiền lượng cán bộ gián tiếp trong giá thành sản phẩm + Phân tích sự phù hợp... kiện làm việc, hợp lý hoá lao động và cơ khí hoá lao động của cán bộ và nhân viên quản trị + Phân tích những nhân tố khách quan có tác động tích cực và tiêu cực đến việc duy trì sự ổn định của quản trị doanh nghiệp Kết quả phân tích là những nhận xét, đánh giá mặt hợp lý và chưa hợp lý của cơ cấu hiện hành, trên cơ sở đó dự thảo cơ cấu tổ chức mới (đã các cải tiến hoặc hoàn thiện) Để đánh giá chính xác,... với các trung tâm vệ tinh chủ yếu là các thoả thuận, các hợp đồng nhằm thoả mãn mục tiêu của mỗi bên trong đó có lợi ích của từng bên và của cả hệ thống Ví dụ, mạng lưới bán hàng của một tập đoàn kinh doanh lớn; các phân hệ đại học của một trung tâm đại học vùng v.v 8 Cơ cấu tạm thời Là cơ cấu tổ chức quản trị được thành lập để thực hiện các nhiệm vụ đột xuất, nhất thời, cơ cấu tạm thời sẽ hết nhiệm ... cấu doanh nghiệp Nếu doanh nghiệp mà mục tiêu, phương hướng có quy mô lớn cấu doanh nghiệp phải có quy mô tương ứng; quy mô cỡ vừa phải với đội ngũ, trình độ, nhân cách người tương ứng Một doanh. .. cho doanh nghiệp, phần lớn để làm thêm cho doanh nghiệp khác * Cơ cấu không thức: Là to n tiếp xúc cá nhân, tác động qua lại cá nhân tác động theo nhóm cán bộ, công nhân phạm vi cấu phê chuẩn doanh. .. đạo doanh nghiệp Nhược điểm chủ yếu cấu chức người lãnh đạo doanh nghiệp (lãnh đạo chung) phải phối hợp hoạt động người lãnh đạo chức năng, khối lượng công tác quản trị lớn, người lãnh đạo doanh