Tài liệu ôn tập môn quản trị văn phòng

3 498 8
Tài liệu ôn tập môn quản trị văn phòng

Đang tải... (xem toàn văn)

Thông tin tài liệu

ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Câu 1: Nêu khái niệm chức Văn Phòng?  Khái niệm: Văn phòng nơi làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức năng, phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo, nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung toàn quan, tổ chức  Chức năng: a) Giúp việc điều hành  Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc  Theo dõi, đôn đốc đơn vị thực kế hoạch  Tổ chức điều phối hoạt động chung quan b) Tổ chức tham mưu tổng hợp Tổng hợp xử lý cung cấp thông tin mặt tình hình hoạt động quan tham mưu cho lãnh đạo biện pháp giải xử lý c) Hậu cần, quản trị Đảm bảo sở vật chất phương tiện điều kiện làm việc cho quan Câu 2: Nêu khái niệm, chức quản trị? Phân biệt công việc quản trị công việc hành văn phòng?  Khái niệm Administration: quản trị, hợp tác số người tổ chức để thực mục tiêu mà người theo đuổi phương cách có hiệu Quản trị phối hợp tất tài nguyên, thông qua tiến trình, hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề  Chức năng:  Hoạch định: Xây dựng chương trình mục tiêu chiến lược, kế hoạch hoạt động cho giai đoạn, phận quy định lựa chọn giải pháp thích hợp để hình thành mục tiêu  Tổ chức: Lựa chọn, bồi dưỡng săp xếp nhân theo cấu, phận phù hợp để đảm nhiệm hoạt động nhằm đạt mục tiêu Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm cá nhân, phận, mối quan hệ cá nhân phận  Lãnh đạo: Phân công, giao nhiệm vụ, hướng dẫn nhân viên thực cụ thể, động viên, khuyến khích nhân viên  Kiểm tra: + Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình kết công việc, nhiệm vụ toàn chương trình, kế hoạch áp dụng biện pháp xử lí (khen thưởng, xử phạt) +Rút kinh nghiệm, chỉnh sửa nguyên tắc, chương trình biện pháp tổ chức thực  Phân biệt công việc hành văn phòng công việc quản trị Giống nhau: Mọi thành viên thực công việc HCVP, cấp quản trị cao công việc HCVP công việc quản trị nhiều Khác nhau: Công việc HCVP Công việc quản trị Đó công việc hành đơn xử lý công văn, soạn thảo văn bản, giao dịch điện thoại…do nhân viên HCVP thực Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng Công việc quản trị nhà quản trị thực hiện, hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra Họ làm việc với người ý tưởng Câu 3: Nêu khái niệm chức thư ký?  Khái niệm: Là người trợ lý cấp quản trị, người nắm vững nghiệp vụ HCVP, có khả chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến đưa định phạm vi quyền hạn  Chức năng:  Nhóm chức liên quan đến văn Xử lý văn - đến (đăng kí văn bản, giúp lãnh đạo kiểm tra việc thi hành thị, qui định thủ trưởng, khảo sát văn bản…)  Nhóm chức thuộc quản lí công việc: Tổ chức tiếp khách, họp, hội nghị, đàm thoại điện thoại, chuẩn bị cho thủ trưởng công tác Câu 4: Nêu phương pháp phân loại thông tin quản lý hành chính? Để xử lý tốt thông tin cần phải nắm vững kỹ thuật phân loại thông tin cách khoa học Thông tin phân loại theo tiêu chí sau: a) Phân loại theo kênh tiếp nhận Thông tin có hệ thống: Là thông tin cập nhật theo chuỗi chu kỳ hệ thống định sẵn như: Bản tin hàng tuần, báo cáo tháng, quý, năm,… Thông tin không hệ thống: Là thông tin không định kỳ, cập nhật ngẫu nhiên, thường có liên quan đến việc bất ngờ xảy lường trước trình hoạt động, không đòi hỏi phải có can thiệp giải người nhận tin b) Phân loại theo tính chất, đặc điểm sử dụng thông tin Thông tin tra cứu: nội dung tài liệu có tính quy ước VD: Những thông tin pháp lý chứa đựng văn quy phamj pháp luật, thông tin thành tựu khoa học – kĩ thuật,… Thông tin báo cáo: Tình hình kiện, hoạt động Các nhà quản lý cần cung cấp tin ngày, tháng, … c) Phân loại theo phạm vi lĩnh vực hoạt động Thông tin kinh tế: Những thông tin phản ánh trình hoạt động lĩnh vực hoạt động kinh tế như: Công nghiệp, nông nghiệp, thương mại, giao thông vận tải, dịch vụ, đầu tư xây dựng, tài ngân hàng, thị trường, … Thông tin Chính trị - Văn hóa: Những thông tin liên quan đến tình hình văn hóa, giáo dực, y tế, dân số, an ninh quốc phòng, môi trường, ngoại giao,… d) Theo tính chất thời điểm nội dung Thông tin khứ Thông tin hành Thông tin dự báo e) Phân loại thông tin theo tiêu chí khác Theo quan hệ quản lý: Thông tin từ xuống dưới, Thông tin từ lên trên, thông tin ngang, thông tin liên lạc đan chéo Theo nguồn thông tin: Thông tin thức thông tin không thức Câu 5: Qui định xử lý thông tin Doanh Nghiệp? Cần xây dựng định việc báo cáo xử lý thông tin công việc ngày doanh nghiệp cụ thể gồm loại thông tin sau: + Thông tin từ bên công ty + Thông tin từ công ty + Thông tin truyền đạt phận Nhằm giải công việc theo chức thông tin từ ban giám đốc đạo cho phận a) Nguyên tắc truyền đạt xử lý thông tin Thông tin truyền đạt qua loại hình như: Điện thoại, Fax, email, trực tiếp,… Việc giao nhận giấy tờ phải có chứng giao nhận thông qua mẫu sổ công văn Khi nhận thông tin phận nhận bắc buộc phải có phản hồi thông tin phận chuyển giao không làm theo thời hạn phải có phản hồi để phận cá nhân giao thông tin xếp b) Phương pháp xử lý với loại thông tin  Với thông tin từ bên công ty Với thông tin từ công văn, thư từ từ bên ngoài, Nhân viên văn thư vào sổ công văn đến theo mẫu Sau xác định xem thông tin cần chuyển đến phận nào, chuyển đến phận yêu cầu người nhận ký vào sổ công văn đến Với thông tin khác điện thoại: Trường hợp cần phải xử lý thông tin liên quan đến phận cá nhân khác, nhân viên văn thư ghi nhận vào sổ thông tin theo biểu mẫu chuyển thông tin đến cho người cần giải Việc chuyển thông tin quan trọng phải yêu cầu người nhận ký vào sổ giải xử lý thông tin theo mẫu  Với thông tin từ công ty bên Trường hợp văn thư gửi bên phải tuân thủ yêu cầu sau: phải lưu chứng trình chuyển giao thông tin bên phiếu giao cho đơn vị chuyển phát nhanh Toàn nội dung kiểm soát văn bên công ty phải ghi chép theo biểu mẫu sổ giao văn  Thông tin từ phận qua phận khác Thông tin phận bao gồm chuyển bên công ty, thông tin chuyển qua văn thư, thông tin chuyển đến giám đốc, thông tin chuyển qua phận nơi khác công ty Khi chuyển thông tin phải dạng văn như: Công văn, thông báo, Fax, biểu mẫu thuộc quy trình chuyên môn liên quan  Thông tin Giám đốc triển khai Đối với thông tin ban giám đốc triển khai, quản lý phận có trách nhiệm triển khai đầy đủ cho nhân viên Ngay sau triển khai, người tham gia họp phải ký tên quản lý xác nhận vào cuối biên (ghi sổ họp họp) Câu 6: Nêu khái niệm phân loại hoạch định công việc HCVP?  Khái niệm: Hoạch định chức quản trị, bao gốm hoạt động xác định mục tiêu cho tương lai phương tiện thích hợp để hoàn thành mục tiêu Kết hoạch định xây dựng kế hoạch, chương trình công tác Hoạch định HCVP bao gồm việc thu thập thông tin, xử lý thông tin, sử dụng chúng triển khai bước thực  Phân loại a) Hoạch định chiến lược Là đề kế hoạch tổng quát cho toàn công ty, có tính chất dài hạn (trên năm) nhà quản trị cấp cao thực b) Hoạch định chiến thuật Là đề kế hoạch tổng quát cho phận chuyên môn, có tính trung hạn (từ đến năm) cấp quản trị trung gian thực c) Hoạch định tác vụ, tác nghiệp ` Là đề kế hoạch cụ thể cho hoạt động sản xuất, kinh doanh, dịch vụ (trong có hoạch định HCVP) cấp quản trị tuyến sở thực hiện, thời gian năm Câu 7: Khái niệm vai trò, mức độ kiểm tra công việc HCVP?  Khái niệm: Kiểm tra tiến trình quy định hoạt động tổ chức cho kết hoàn thành thưc tế phù hợp với tiêu chuẩn mục tiêu kỳ vọng tổ chức Kiểm tra nhằm mục đích:  Khuyến khích hoạt động, hành vi phù hợp  Ngăn chặn, phát hiện, chấn chỉnh xử lý kịp thời hoạt động hành vi không phù hợp  Vai trò:  Đối phó với bất trắc  Khám phá bất thường  Xác định hội  Xử lý tình phức tạp  Phân quyền có hiệu  Mức độ: a) Kiểm tra chiến lược Bao gồm việc giám sát yếu tố môi trường ảnh hưởng đến khả tồn kế hoạch chiến lược, cấp quản trị cao cấp thực Thời gian thực hiện: hàng quý, tháng, hàng năm,… Yếu tố môi trường phân thành loại chính:  Môi trường vĩ mô: Yếu tố trị, kinh tế, văn hóa, phát triển KH-KT, yếu tố tự nhiên…Nhà quản trị không thay đổi yếu tố vĩ mô  Môi trường vi mô: Khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhà môi giới…Nhà quản trị thay đổi yếu tố vi mô nhằm đem lại lợi ích lâu dài tối ưu cho tổ chức b) Kiểm tra chiến thuật Đánh giá việc thực kế hoạch chiến thuật phận chuyên môn, giám sát kết theo định kỳ chấn chỉnh cần thiết Do nhà quản trị trung gian thực hàng tuần hàng tháng c) Kiểm tra tác vụ, tác nghiệp Giám sát việc thực kế hoạch tác vụ, giám sát kế hoạch hàng ngày tiến hành hoạt động sửa sai yêu cầu Do cấp quản trị tuyến sở thực Câu 8: Nêu khái niệm, vai trò, ý nghĩa công tác văn thư?  Khái niệm:  Vai trò:  Ý nghĩa: Câu 9: Nêu khái niệm đặc điểm tài liệu lưu trữ?  Khái niệm: Là gốc, tài liệu có giá trị lựa chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, kinh tế, văn hóa, khoa học, lịch sử,…của toàn xã hội  Đặc điểm:  Chứa đựng thông tin khứ có giá trị lịch sử thực tiễn  Có độ xác cao  Do nhà nước thống quản lý ... gồm chuyển bên công ty, thông tin chuyển qua văn thư, thông tin chuyển đến giám đốc, thông tin chuyển qua phận nơi khác công ty Khi chuyển thông tin phải dạng văn như: Công văn, thông báo, Fax,... pháp xử lý với loại thông tin  Với thông tin từ bên công ty Với thông tin từ công văn, thư từ từ bên ngoài, Nhân viên văn thư vào sổ công văn đến theo mẫu Sau xác định xem thông tin cần chuyển... Thông tin từ bên công ty + Thông tin từ công ty + Thông tin truyền đạt phận Nhằm giải công việc theo chức thông tin từ ban giám đốc đạo cho phận a) Nguyên tắc truyền đạt xử lý thông tin Thông

Ngày đăng: 14/11/2015, 15:47

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan