Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” 1.4 Xác định rõ vai trò nhà lưu trữ tổ chức lưu trữ Sự xuất công nghệ đại đem lại nhiều thay đổi thay đổi đến mức người ta buộc phải xem xét lại phương pháp mà theo đó, hoạt động thực trước gần tất lĩnh vực đời sống người Khi phải đối mặt với hội thách thức mà tài liệu điện tử đặt ra, nhà lưu trữ phải hiểu rõ yêu cầu thực tế chuyển biến từ từ mà phải thay đổi bản, sâu sắc - thay đổi hướng tới tầm nhìn rộng hơn, thay đổi đào tạo, kiến thức chuyên sâu khía cạnh vai trò nhiệm vụ giao Nếu thay đổi nghề lưu trữ trở nên lạc lõng, không thích ứng với thời đại tổ chức lưu trữ đơn bảo tàng cổ vật thông tin Vậy, thay đổi cần phải xảy ra? Khi xem xét tác động tài liệu điện tử nhà lưu trữ quan lưu trữ, ta thấy rằng, môi trường điện tử tồn động lực thay đổi chức lưu trữ giai đoạn vòng đời tài liệu mà chức lưu trữ phải thực thi Động lực thay đổi cách thức mà nhà lưu trữ tổ chức lưu trữ hoạt động môi trường hành hay tổ chức truyền thống định đáp lại động lực (họ chọn lấy hay định vai trò so với bên tham gia khác) định phương hướng thay đổi diễn Để xem xét xu hướng thay đổi xảy lần cần phải trở lại vấn đề vòng đời tài liệu Trong môi trường điện tử, nhà lưu trữ phải tập trung ý tới giai đoạn tạo lập chuẩn bị vòng đời Điều thực theo cách tích cực, chủ động (tham gia thật vào trình đó) cách thông tin, hướng dẫn hay đạo nhà thiết kế phát triển hệ thống, quan, tổ chức hay cá nhân sản sinh tài liệu để tạo lập bảo toàn tài liệu thực xác thực, đáng tin cậy bảo quản được, có thể, cách đặt tiêu chuẩn hướng dẫn cho bên liên quan áp dụng và/hoặc cách xây dựng hệ thống luật pháp và/hay quy định phù hợp Dù trường hợp vai trò giám sát bị bỏ qua Cũng cần phải ý tham gia vào giai đoạn đầu TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 13 Lược dịch từ “Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử” vòng đời tài liệu không giới hạn việc thực nhiệm vụ truyền thống (như xác định giá trị, v.v ) sớm vòng đời tài liệu mà phải đóng vai trò tích cực việc đặt quy định hỗ trợ cho việc tạo lập tài liệu Trái với việc tham gia tích cực vào giai đoạn đầu vòng đời môi trường điện tử, tổ chức lưu trữ phát vai trò họ giảm giai đoạn sau vòng đời tài liệu Vì vậy, trọng tâm ý cần phải chuyển sang việc thiết lập chế, sách để kiểm tra, giám sát nỗ lực đối tượng khác - người thực chức lưu trữ bảo quản, tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu Thậm chí trách nhiệm tiếp tục giao cho tổ chức lưu trữ nhiệm vụ vai trò liên quan khác so với nhiệm vụ vai trò môi trường tài liệu giấy truyền thống TS Nguyễn Lệ Nhung 0912581997 14 ... - người thực chức lưu trữ bảo quản, tiếp cận khai thác sử dụng tài liệu Thậm chí trách nhiệm tiếp tục giao cho tổ chức lưu trữ nhiệm vụ vai trò liên quan khác so với nhiệm vụ vai trò môi trường... phải đóng vai trò tích cực việc đặt quy định hỗ trợ cho việc tạo lập tài liệu Trái với việc tham gia tích cực vào giai đoạn đầu vòng đời môi trường điện tử, tổ chức lưu trữ phát vai trò họ giảm