Công tác bảo quản hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.

8 3K 30
Công tác bảo quản  hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học.

Đang tải... (xem toàn văn)

Thông tin tài liệu

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM Đề tài: Công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ văn trường học I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Để công tác bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ văn trường học công tác quan trọng, đòi hỏi người làm công tác phải thận trọng, tỷ mỹ, ngăn nắp phải khoa học Làm tốt công tác văn góp phần thực tốt ba mục tiêu quản lý: suất, chất lượng hiệu quan Ngược lại, làm không tốt công tác văn hạn chế đến kết hoạt động quản lý, làm giảm hiệu lực đạo điều hành quan, tổ chức, ảnh hưởng đến chất lượng hiệu công tác quan, tổ chức máy Nhà nước nói chung trường học nói riêng Được điều động công tác Phòng Giáo dục Đào tạo Trần Văn Thời , trường Tiểu học Khánh Bình Đông nhận nhiệm vụ công tác Kế toán + văn thư cuối năm học 2006 -2007, với số lượng hồ sơ bàn giao không lớn chưa khoa học, khó khăn cho công tác tham khảo hồ sơ Cụ thể: Công văn - đến, học bạ, sổ đăng bộ, sổ điểm năm, đề thi - thi, văn phòng phẩm,… A Nguyên nhân: nhân a Nguyên nhân chủ quan : Do năm trước nhà trường chuyên văn thư nên phân công Kế toán kiêm công tác văn thư nên nghiệp vụ chuyên môn Chính mà việc lưu trữ hồ sơ không ngăn nắp, khó khăn việc tra cứu hồ sơ Do điều kiện máy vi tính hạn chế nên việc lưu trữ hồ sơ khó khăn, sở vật chất trường không đáp ứng đủ để lưu trữ hồ sơ nên hay thất lạc đặc biệt sổ điểm loại hồ sơ năm trước thất lạc nhiều Ví dụ: Công văn - đến: Mẫu sổ theo dõi chưa áp dụng theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP việc: Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; Các văn nhà trường trình bày chưa thể thức, kỹ thuật trình bày văn không có, công văn sổ theo dõi nên khó khăn việc lưu trữ hồ sơ b Nguyên nhân khách quan : Do điều kiện sở vật chất trường hạn chế tủ sơ không đầy đủ làm ảnh hưởng đến công việc lưu trữ nên hồ sơ năm trước thất lạc nhiều Do công tác văn thư chưa học chưa tập huấn nên công việc gặp nhiều khó khăn đặc biệt lưu trữ loại hồ sơ văn phòng Do đó, nhận thấy để công việc thu thập, tham khảo lưu trữ hồ sơ thuận tiện, nhanh chóng cần tra cứu thông tin hồ sơ Từ đó, áp dụng số biện pháp sau II GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ : Để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ nhiều loại Đối với loại hồ sơ, văn ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục thứ tự theo thời gian 1/ Công văn đến: Bao gồm loại như: công văn đạo chuyên môn ngành, công văn đạo quản lý, Chỉ thị, Thông tư, Thông tư liên tịch, Tài chính, Bảo hiểm, Pháp luật,… ban ngành cấp nhiều loại văn khác  Trình tự theo dõi: - Khi nhận loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn để hiểu rõ nội dung yêu cầu văn - Đóng dấu công văn đến, đánh số thứ tự, ngày nhận vào góc trái văn vào sổ theo dõi công văn đến (theo mẫu quy định) - Chuyển giao cho Hiệu trưởng để xem xét đạo văn giao lại cho quản lý sử dụng Ý kiến Hiệu trưởng ghi góc trái văn - Sau có đạo Hiệu trưởng, văn thư vào sổ theo dõi công văn theo tính chất cho người nhận ký vào sổ Ví dụ: Mẫu sổ theo dõi công văn đến theo tính chất: Loại: Chỉ đạo toán kinh phí ngân sách quý 3+4 năm 2010 Ngày đến Số đến 98 Tác giả Phạm Việt Bắc Số kí hiệu Ngày văn Số 1317/ 23 /12 LQT/ 2010 PGD& ĐT Tên loại trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Lịch toán Văn kinh phí ngân thư sách quý 3+4 năm 2010 Người nhận xử lý văn Kế toán Ký nhận Như vậy, cần thiết có kiểm tra, Ban giám hiệu cần loại văn nào, văn thư kiểm tra sổ biết nhận, phận lưu giữ văn Cuối năm học, văn hết hiệu lực thi hành, cần thu hồi lại ghi vào sổ thu hồi văn bản, phân loại theo tính chất, thời gian, ghi mục lục, lồng lên phía trước sau đóng thành tập đưa vào tủ đựng hồ sơ lưu trữ 2/ Công văn đi: Bao gồm nhiều loại như: Tờ trình đề nghị hoạt động; Quyết định; Báo cáo tình hình thực hiện; báo cáo hàng tháng, báo cáo quý - năm; Kế hoạch, Thi đua, … Các loại văn cần phải phân loại cẩn thận như: Tờ trình chuyên môn, tu sửa sở vật chất, xây dựng ; Báo cáo hàng tháng, công tác thực chuyên môn, loại báo cáo khác; Quyết định tổ chức Hội thi, thi kiểm tra định kỳ, nâng lương, ; Khi đánh máy văn chuyển đi, thiết phải in làm bản, gửi đi, để lưu đánh số theo văn bản, có ký hiệu riêng nội bộ, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn Tất công văn chuyển phải ghi vào sổ công văn (theo mẫu quy định) Mẫu: Số, ký hiệu văn 16/BC-THNC Ngày Tên trích yếu văn nội dung văn 06/12/2007 Báo cáo thực vận động “Hai không” năm học 2007 - 2008 Người ký Hiệu trưởng Bản lưu Vt Khi chuyển giao công văn cho cá nhân đơn vị phải có sổ theo dõi ký giao công văn đi, ghi rõ ngày nộp công văn quan nhận công văn phải ký vào sổ để tránh tình trạng thất lạc, thắc mắc không cần thiết xảy  Trình tự lưu trữ: - Quy định mở sổ theo dõi theo năm Bắt đầu từ ngày 01/01 đến hết 31/12 Mở sổ lấy số thứ tự như: 01, 02, … ngày 01/01, tương tự thực năm - Phân loại theo tính chất văn như: Tờ trình, báo cáo, định, … theo thứ tự thời gian, ta dùng bấm lỗ để kẹp lưu giữ lại cho khỏi rơi, đựng vào thùng hồ sơ, phía có ghi tờ mục lục - Cuối năm tất đóng lại thành tập đưa vào lưu trữ 3/ Học bạ, sổ đăng bộ, hồ sơ chuyển - đến (hồ sơ học sinh): Đối với công tác văn thư việc quản lý học bạ học sinh việc quan trọng Để quản lý tốt học bạ thiết phải có: - Sổ đăng học sinh (theo mẫu thống chung ngành giáo dục) - Sổ theo dõi rút học bạ (chuyển đi, chuyển đến nghỉ học) - Sổ theo dõi học bạ lớp năm học (sổ theo dõi diễn biến, tăng hay giảm lớp năm học) - Sổ ký mượn - trả GVCN lớp sử dụng học bạ cần thiết  Trình tự quản lý theo dõi: - Học bạ: + Đầu năm học, vào danh sách lớp nhân viên văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để bàn giao cho GVCN ghi chi tiết vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản lý Khi cho mượn phải ký sổ mượn, trả phải ký sổ trả văn phòng phải kiểm tra đầy đủ số lượng học bạ nhận lại + Học bạ bảo quản tốt, Trang bên học bạ có lưu giữ hồ sơ học sinh như: giấy khai sinh (bản sao), đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt sử dụng học bạ Đối với học bạ lớp 1, văn thư phải ghi số đăng vào trang + Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo lớp, bỏ vào ngăn riêng để lưu trữ, bên cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng lớp có danh sách lớp kèm theo để thuận tiện việc tra cứu thông tin kịp thời + Đối với học bạ học sinh nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm: hàng năm có học sinh nghỉ học, học sinh trường chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi Các học bạ nên xếp thứ tự A, B, C, … để cần ta dễ dàng tìm thấy để giao cho phụ huynh ký nhận - Sổ đăng bộ: + Sau hồ sơ tuyển sinh lớp xong đuợc phân bổ theo lớp Văn thư tập hợp danh sách lớp 1, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … giấy nháp sau mở trang sổ ghi vào sổ đăng tuyệt đối xác, cẩn thận, đầy đủ thông tin (theo mẫu quy định) + Mỗi năm học cần bổ sung hồ sơ học sinh như: lên lớp, lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học + Khi kết thúc năm học số lượng đầu năm, cuối năm, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học phải có xác nhận hiệu trưởng - Hồ sơ chuyển trường (chuyển - chuyển đến): + Chuyển trường gồm có: đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có đồng ý nơi tiếp nhận Nếu chuyển trường Tỉnh thuộc thẩm quyền nhà trường Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng ký giấy giới thiệu xác nhận Nếu chuyển trường tỉnh nhà trường phải viết giấy giới thiệu chuyển qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT Trần Văn Thời để xem xét viết giấy giới thiệu chuyển Văn thư mở sổ theo dõi điền đầy đủ thông tin cần thiết sau cho phụ huynh ký vào sổ + Chuyển đến gồm có: học bạ, giấy giới thiệu, giấy tờ khác có liên quan Ngoài ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi đầy đủ kết học tập, chữ ký GVCN xác nhận Hiệu trưởng trường cũ Nếu học bạ không đầy đủ thông tin phải trả lại cho phụ huynh để bổ sung hồ sơ hẹn thời gian để nộp 4/ Việc lưu trữ hồ sơ theo công nghệ thông tin: Để phù hợp với tình hình thời đại công nghiệp hóa, đại hóa đất nước việc làm cần thiết việc lưu trữ hồ sơ máy vi tính Văn thư phải am hiểu sâu sát cách cài đặt phần mềm lưu trữ, quản lý ổ đĩa, biết sáng tạo không ngừng học tập để nâng cao tay nghề - Cách trình bày văn áp dụng theo Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-BNV-VPCP; phải biết sáng tạo 5/ Hồ sơ cán bộ, công chức - viên chức: Năm 2010, Phòng GD&ĐT Trần Văn thời hướng dẫn thực quản lý hồ sơ viên chức; Hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức tài liệu pháp lý phản ánh thông tin cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: nguồn gốc xuất thân, trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất, trình độ, lực, mối quan hệ gia đình xã hội Được ủy nhiệm Hiệu trưởng, phụ trách mảng Nó đòi hỏi phải có tính thống nhất, khoa học, để quản lý đầy đủ xác thông tin Hồ sơ quản lý, sử dụng bảo quản theo chế độ tài liệu mật Nhà nước qui định Thành phần hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức bao gồm: lý lịch, sơ yếu lý lịch, tiểu sử tóm tắt, giấy khai sinh, chứng nhận sức khỏe, định có liên quan, tự kiểm điểm, nhận xét; giấy giới thiệu ứng cử, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật (nếu có);Các bìa kẹp: nghị - định nhân sự, nhận xét - đánh giá - đơn thư, bảng kê thành phần tài liệu hồ sơ  Trình tự lưu trữ: - Các hồ sơ phải Hiệu trưởng nhà trường xác nhận chứng minh - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ công chức cần thực theo Quyết định hiệu trưởng Ban hành quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công chức; - Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C đảm bảo nguyên tắc dễ tìm thấy, dễ thấy hay không thất lạc hồ sơ 6/ Văn phòng phẩm: Thực theo kinh phí tự chủ tự chịu trách nhiệm, năm nhà trường cấp văn phòng phẩm theo hai đợt Văn thư phải chịu trách nhiệm việc quản lý văn phòng phẩm Bao gồm loại như: Giấy A4, viết xanh, viết đỏ, phấn trắng, phấn màu, … để phục vụ cho công tác chuyên môn trường như: Sổ điểm, sổ GVCN, kế hoạch nhân, sổ dự đặc biệt công tác văn phòng Vì thế, người phụ trách công việc đòi hỏi phải có khéo tay, tính thẩm mỹ cẩn thận  Trình tự theo dõi: - Phải có sổ theo dõi cấp phát văn phòng phẩm ký nhận Hàng ngày phải liệt kê giấy A4 như: in ấn văn bản, đề thi hay sử dụng vào công việc khác có liên quan cần ghi vào sổ cụ thể để bảo quản chặt chẽ Mục đích chống lãng phí tránh thất thoát - Kiểm tra văn phòng phẩm vào học kỳ , văn phòng phẩm hết phải kịp thời báo cho Ban giám hiệu xin ý kiến bổ sung để phục vụ công tác văn phòng tốt III KẾT QUẢ Qua năm làm công tác văn thư trường Tiểu học Khánh Bình Đông 1, nhờ đưa số giải pháp cách thực có khoa học, thân đạt kết sau: - Các loại thông tin báo cáo kịp thời, đúng, nhanh, đẹp, đáp ứng yêu cầu Ban giám hiệu đề - Hồ sơ, công văn cập nhật kịp thời, lưu trữ cẩn thận, xếp ngăn nắp theo danh mục, thuận tiện việc tra cứu cần thiết - Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại cụ thể, đẹp mắt, có khoa học - Tránh thất thoát loại hồ sơ, tránh thắc mắc, cãi vã không cần thiết - Công việc giải hàng ngày, chủ động - Bài thi lưu trữ ngăn nắp, gọn gàng theo đợt kiểm tra - Đối với hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức Tuy năm cập nhật công nghệ thông tin làm công tác nhiều trở ngại cập nhật thông tin kịp thời theo năm lưu trữ cẩn thận - Định kỳ hàng tháng đột xuất, kiểm tra vệ sinh toàn diện khu vực lưu trữ không để xảy tình trạng bị mối mọt Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường học công việc đòi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản có nhiều loại khác Trên đây, xin đưa vài kinh nghiệm nhỏ Tuy không hoàn hảo lắm, giúp cho hoàn thành tốt công việc giao Rất mong đóng góp đồng nghiệp để công việc ngày hoàn thiện Theo kịp với công nghệ kỹ thuật tiên tiến xã hội Xin chân thành cảm ơn! Khánh Bình Đông, ngày 17 tháng 02 năm 2011 Người thực Hà Văn Chương PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ, XẾP LOẠI SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM -Tên đề tài: Công tác bảo quản hồ sơ lưu trữ văn trường học -Tác giả : Hà Văn Chương Tổ chuyên môn Trường Nội dung Xếp loại Nội dung Xếp loại -Đặt vấn đề -Đặt vấn đề -Biện pháp -Biện pháp -Kết phổ biến, ứng -Kết phổ biến, ứng dụng dụng -Tính khoa học -Tính khoa học -Tính sáng tạo -Tính sáng tạo Xếp loại chung: Ngày tháng năm 2011 Tổ trưởng Xếp loại chung: Ngày tháng năm 2011 Hiệu trưởng Phòng GD & ĐT huyện Trần Văn Thời Nội dung Xếp loại -Đặt vấn đề -Biện pháp -Kết phổ biến, ứng dụng -Tính khoa học -Tính sáng tạo Xếp loại chung: Ngày tháng năm 2011 Trưởng phòng ... Nói chung, để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ trường học công việc đòi hỏi tỉ mỉ, thận trọng, khoa học ngăn nắp Ngoài hồ sơ văn thư lưu trữ bảo quản có nhiều loại khác Trên đây, xin đưa vài kinh nghiệm...Để bảo quản tốt hồ sơ lưu trữ ta cần phải phân loại hồ sơ nhiều loại Đối với loại hồ sơ, văn ta cần phải phân loại cụ thể, theo tính chất, lưu trữ theo mục lục thứ tự theo thời gian 1/ Công văn. .. đơn thư, bảng kê thành phần tài liệu hồ sơ  Trình tự lưu trữ: - Các hồ sơ phải Hiệu trưởng nhà trường xác nhận chứng minh - Khi chuyển giao hồ sơ cán bộ, công chức tiếp nhận hồ sơ công chức

Ngày đăng: 06/11/2015, 12:33

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan