Bài giảng khoa học quản lý cho cao học

Bé gi¸o dôc vµ ®µo t¹o Trêng ®¹i häc s ph¹m Hµ Néi PGS.TS TrÇn Quèc Thµnh §Ò c¬ng bµi gi¶ng Khoa häc qu¶n lý Dµnh cho häc viªn cao häc chuyªn ngµnh qu¶n lý gi¸o dôc Hµ Néi - 2007 Giíi thiÖu chung Chuyªn ngµnh ®µo t¹o : Cao häc qu¶n lý gi¸o dôc Sè ®¬n vi häc tr×nh : 4, trong ®ã: lý thuyÕt : 45 tiÕt, sè tiÕt bµi tËp, xemine : 15 Ngêi phô tr¸ch m«n häc: PGS.TS TrÇn Quèc Thµnh 1. M« t¶ m«n häc §©y lµ m«n häc giíi thiÖu vÒ nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n vµ chung nhÊt cña khoa häc qu¶n lý, kh«ng ®i s©u vµo lÜnh vùc cô thÓ nµo. M«n häc gióp cho ngêi häc cã ®îc nh÷ng kiÕn thøc c¬ së ®Ó cã thÓ lÜnh héi ®îc kiÕn thøc cña çc m«n häc cã liªn quan trong chuyªn ngµnh ®µo t¹o. 2. Môc tiªu m«n häc 1. Cung cÊp cho häc viªn hÖ thèng kh¸i niÖm c¬ b¶n cña khoa häc qu¶n lý. Trªn c¬ së ®ã cã thÓ vËn dông vµo viÖc n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý vµ lÜnh héi çc 1 kiÕn thøc thuéc çc m«n häc kh¸c cã liªn quan nh : T©m lý häc qu¶n lý, qu¶n lý nh©n sù, dù b¸o gi¸o dôc... 2. Trªn c¬ së hÖ thèng lý luËn ®· ®îc trang bÞ nh»m gióp häc viªn cã th¸i ®é t«n träng çc quy luËt kh¸ch quan cña qu¸ tr×nh qu¶n lý, t«n träng con ngêi. §ång thêi h×nh thµnh ë hä niÒm tin : NÕu vËn dông linh ho¹t çc kiÕn thøc khoa häc qu¶n lý vµo c«ng t¸c, hiÖu qu¶ qu¶n lý sÏ ®îc n©ng cao. 3. Cã kü n¨ng thùc hiÖn çc chøc n¨ng qu¶n lý vµ xö lý cã kÕt qu¶ nh÷ng t×nh huèng x¶y ra trong qu¶n lý. BiÕt vËn dông nh÷ng kiÕn thøc vÒ h×nh thøc, ph¬ng ph¸p qu¶n lý... ®Ó n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý bé m¸y mµ m×nh ®îc phô tr¸ch. 3. Tµi liÖu tham kh¶o 1. Harold Koontz. Nh÷ng vÊn ®Ò cèt yÕu cña qu¶n lý-NXB KHXH 1993 2. Ph¹m Minh H¹c. Mét sè vÊn ®Ò gi¸o dôc vµ KHGD - NXB GD 1986 3. N.Jocket. BÝ quyÕt thµnh c«ng trong c«ng t¸c qu¶n lý-NXB KHXH 1993 4. NguyÔn H÷u Lam. Hµnh vi tæ chøc-NXB GD 1996 5. NguyÔn V¨n Lª vµ T¹ V¨n Doanh-Khoa häc qu¶n trÞ-NXB TPHCM 1994 6. Mitokazn Aoki-NghÖ thuËt qu¶n lý NhËt B¶n-NXB KHXH 1993 7. NguyÔn Ngäc Quang-Nh÷ng kh¸i niÖm c¬ b¶n vÒ qu¶n lý gi¸o dôc-Trêng CBQL Gi¸o dôc TW1-1986 8. Gi¸o tr×nh khoa häc qu¶n lý-Häc viÖn chÝnh trÞ QG Hå chÝ Minh 2004 9. Gi¸o tr×nh khoa häc qu¶n lý - tËp I- §HKT quèc d©n Hµ Néi 1999 10. Nh÷ng vÊn ®Ò c¬ b¶n cña khoa häc qu¶n lý-HV Hµnh chÝnh Quèc gia 1992 §Ò c¬ng chi tiÕt m«n häc Ch¬ng 1 Nh÷ng vÊn ®Ò chung vÒ khoa häc qu¶n lý I. Kh¸i qu¸t chung vÒ qu¶n lý 1. Kh¸i niÖm qu¶n lý §· cã nhiÒu quan niÖm kh¸c nhau vÒ qu¶n lý * Quan niÖm truyÒn thèng: Qu¶n lý lµ qu¸ tr×nh t¸c ®éng cã ý thøc cña chñ thÓ vµo mét bé m¸y (®èi tîng qu¶n lý) b»ng çch v¹ch ra môc tiªu cho bé m¸y, t×m kiÕm çc biÖn ph¸p t¸c ®éng ®Ó bé m¸y ®¹t tíi môc tiªu ®· x¸c ®Þnh. Nh vËy qu¶n lý cã çc thµnh phÇn: Chñ thÓ qu¶n lý §èi tîng qu¶n lý Môc tiªu qu¶n lý 2 Ba thµnh phÇn nµy g¾n bã chÆt chÏ t¹o nªn ho¹t ®éng cña bé m¸y. Ngêi ta còng cã thÓ xem xÐt qu¶n lý theo 2 gãc ®é kh¸c: a. Gãc ®é chÝnh trÞ x· héi: Qu¶n lý lµ sù kÕt hîp gi÷a tri thøc víi lao ®éng. Sù ph¸t triÓn cña x· héi tõ thêi kú m«ng muéi ®Õn nay bao giê còng bao gåm 3 yªu tè: Tri thøc, søc lao ®éng vµ qu¶n lý §Ó vËn hµnh sù kÕt hîp nµy, cÇn cã mét c¬ chÕ qu¶n lý phï hîp. Qu¶n lý ®îc xem lµ tæ hîp çc çch thøc, ph¬ng ph¸p t¸c ®éng vµo ®èi tîng ®Ó ph¸t huy kh¶ n¨ng cña ®èi tîng nh»m thóc ®Èy sù ph¸t triÓn cña x· héi. b. Theo gãc ®é hµnh ®éng: Qu¶n lý lµ qu¸ tr×nh ®iÒu khiÓn- Chñ thÓ qu¶n lý ®iÒu khiÓn ho¹t ®éng cña ngêi díi quyÒn vµ çc ®èi tîng kh¸c ®Ó ®¹t tíi ®Ých ®Æt ra. - §iÒu khiÓn ngêi díi quyÒn nghÜa lµ tæ chøc hä l¹i, ®a hä vµo guång m¸y b»ng çc quy ®Þnh, quy íc t¹o ®éng lùc vµ híng hä vµo môc tiªu theo mét lé tr×nh nhÊt ®Þnh. - Çc ®èi tîng kh¸c cã thÓ lµ çc vËt h÷u sinh, cã thÓ lµ çc vËt thÓ v« tri v« gi¸c. Çc ®èi tîng nµy ®Òu ®îc khai th¸c phôc vô cho ho¹t ®éng cña con ngêi. * Quan niÖm hiÖn nay: Qu¶n lý lµ nh÷ng ho¹t ®éng cã phèi hîp nh»m ®Þnh híng vµ kiÓm so¸t qu¸ tr×nh tiÕn tíi môc tiªu. - QL lµ ho¹t ®éng phèi hîp nhiÒu ngêi, nhiÒu yÕu tè - §Þnh híng çc ho¹t ®éng ®ã theo mét môc tiªu nhÊt ®Þnh - KiÓm so¸t ®îc tiÕn tr×nh cña ho¹t ®éng trong qu¸ tr×nh tiÕn tíi môc tiªu. 2. §èi tîng cña qu¶n lý * Quan niÖm cña çc t¸c gi¶ lµ gi¶ng viªn cña 2 HV: ChÝnh trÞ Quèc gia vµ Hµnh chÝnh Quèc gia, ®èi tîng cña qu¶n lý gåm 3 thµnh phÇn: - Sinh häc: VËt nu«i, c©y trång. - Kü thuËt: Çc ph¬ng tiÖn kü thuËt phôc vô cho ho¹t ®éng cña con ngêi - Con ngêi x· héi: Lµ ®èi tîng chñ yÕu cña qu¶n lý, v× con ngêi sö dông çc tµi nguyªn vµ çc trang thiÕt bÞ kü thuËt ®Ó c¶i t¹o thÕ giíi phôc vô cho çc ho¹t ®éng cña con ngêi vµ ®êi sèng con ngêi. * Tuy nhiªn, quan niÖm nh vËy kh«ng thËt hîp lý, v× con ngêi lµ chñ thÓ cña x· héi loµi ngêi nªn ®èi tîng cña qu¶n lý gåm 2 thµnh phÇn: - Çc vËt thÓ kh«ng ph¶i con ngêi 3 - Con ngêi - Con ngêi lµ ®èi tîng chñ yÕu v× mäi vËt thÓ kh«ng ph¶i con ngêi ®Òu do con ngêi sö dông vµ ®Òu phôc cho con ngêi nªn vÊn ®Ò c¬ b¶n lµ cã c¬ chÕ qu¶n lý con ngêi phï hîp. NÕu cã c¬ chÕ qu¶n lý con ngêi hîp lý th× sÏ qu¶n lý tèt çc ®èi tîng kh¸c vµ khai th¸c cã hiÖu qu¶ çc ®èi tîng kh¸c. 3. Çc chøc n¨ng cña qu¶n lý Chøc n¨ng kh¸c víi nhiÖm vô, chøc n¨ng lµ thuéc tÝnh tù th©n cña qu¶n lý. * Qu¶n lý cã 4 chøc n¨ng: a. Chøc n¨ng ho¹ch ®Þnh: - V¹ch ra môc tiªu cho bé m¸y - X¸c ®Þnh çc bíc ®i ®Ó ®¹t môc tiªu - X¸c ®Þnh çc nguån lùc vµ çc biÖn ph¸p ®Ó ®¹t tíi môc tiªu. §Ó v¹ch ra ®îc môc tiªu vµ x¸c ®Þnh ®îc çc bíc ®i cÇn cã kh¶ n¨ng dù b¸o. V× thÕ, trong chøc n¨ng ho¹ch ®Þnh bao gåm c¶ chøc n¨ng dù b¸o. b. Chøc n¨ng tæ chøc: Chøc n¨ng nµy bao gåm 2 néi dung: - Tæ chøc bé m¸y: S¾p xÕp bé m¸y ®¸p øng ®îc yªu cÇu cña môc tiªu vµ çc nhiÖm vô ph¶i ®¶m nhËn. Nãi kh¸c ®i ph¶i tæ chøc bé m¸y phï hîp vÒ cÊu tróc, c¬ chÕ ho¹t ®éng ®Ó ®ñ kh¶ n¨ng ®¹t ®îc môc tiªu- ph©n chia thµnh çc bé phËn sau ®ã rµng buéc çc bé phËn b»ng çc mèi quan hÖ. - Tæ chøc c«ng viÖc: S¾p xÕp c«ng viÖc hîp lý, ph©n c«ng ph©n nhiÖm râ rµng ®Ó mäi ngêi híng vµo môc tiªu chung. c. Chøc n¨ng ®iÒu hµnh ( chØ ®¹o ): T¸c ®éng ®Õn con ngêi b»ng çc mÖnh lÖnh, lµm cho ngêi díi quyÒn phôc tïng vµ lµm viÖc ®óng víi kÕ ho¹ch, ®óng víi nhiÖm vô ®îc ph©n c«ng. T¹o ®éng lùc ®Ó con ngêi tÝch cùc ho¹t ®éng b»ng çc biÖn ph¸p ®éng viªn, khen thëng kÓ c¶ tr¸ch ph¹t. d. Chøc n¨ng kiÓm tra: Lµ thu thËp th«ng tin ngîc ®Ó kiÓm so¸t ho¹t ®éng cña bé m¸y nh»m ®iÒu chØnh kÞp thêi çc sai sãt, lÖch l¹c ®Ó bé m¸y ®¹t ®îc môc tiªu. 4. Çc yÕu tè liªn quan ®Õn qu¶n lý a. ChÕ ®é chÝnh trÞ: Quy ®Þnh ra çc c¬ chÕ qu¶n lý, çc nguyªn t¾c vµ ph¬ng ph¸p qu¶n lý...®ång thêi chi phèi phong çch lµm viÖc cña con ngêi trong bé m¸y, t¹o ra lÒ lèi lµm viÖc chung cña çc bé m¸y vµ c¶ x· héi trong 1 giai ®o¹n. b. X· héi - M«i trêng: 4 - M«i trêng tù nhiªn: ¶nh hëng rÊt lín ®Õn c¬ cÊu bé m¸y vµ h×nh thøc, ph¬ng ph¸p qu¶n lý... - M«i trêng x· héi: Bao gåm tÊt c¶ çc ho¹t ®éng, çc mèi quan hÖ cña con ngêi trong x· héi. M«i trêng x· héi chi phèi rÊt nhiÒu ®Õn c¬ cÊu bé m¸y vµ çc biÖn ph¸p qu¶n lý cña çc chñ thÓ qu¶n lý c. Khoa häc tæ chøc: Lµ khoa häc thiÕt lËp çc mèi quan hÖ gi÷a con ngêi víi con ngêi trong ho¹t ®éng chung, gi÷a çc bé phËn trong bé m¸y, quy ®Þnh chøc n¨ng, nhiÖm vô cña bé m¸y vµ çc bé phËn cã liªn quan. Tæ chøc t¸c ®éng rÊt m¹nh mÏ ®Õn hiÖu qu¶ qu¶n lý. d. QuyÒn uy: Bao gåm quyÒn lùc vµ uy tÝn - QuyÒn lùc: Lµ c«ng cô cña nhµ qu¶n lý, t¹o ra søc m¹nh ®Ó nhµ qu¶n lý ®iÒu khiÓn cÊp díi. QuyÒn lùc cã nhiÒu møc ®é vµ nhiÒu lo¹i quyÒn lùc. Lµ yÕu tè t¹o nªn hiÖu qu¶ qu¶n lý. - Uy tÝn: Lµ søc m¹nh tinh thÇn cña nhµ qu¶n lý ®èi víi nh÷ng ngêi cã liªn quan. Uy tÝn t¹o ra sù tin tëng, tÝn nhiÖm cña nh÷ng ngêi cã liªn quan ®èi víi chñ thÓ qu¶n lý. Uy tÝn gióp cho chñ thÓ qu¶n lý thu hót tËp hîp ®îc sù ñng hé cña nh÷ng ngêi cã liªn quan ( cÊp díi vµ cÊp trªn). e. Th«ng tin: Lµ tin tøc vµ chuyÓn giao tin tøc trong bé m¸y phôc vô cho ho¹t ®éng qu¶n lý. Th«ng tin ®Þnh híng cho çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý vµ lµ nguyªn liÖu cho çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Kh«ng cã th«ng tin chñ thÓ qu¶n lý nh bÞ mï v× kh«ng biÕt ®iÒu khiÓn bé m¸y nh thÕ nµo. f. M« h×nh qu¶n lý tæng qu¸t: Lµ kÕt qu¶ t¸c ®éng cña 5 yÕu tè trªn. Çc yÕu tè chi phèi cÊu tróc bé m¸y vµ h×nh thøc, ph¬ng ph¸p qu¶n lý. Do ®ã, çc bé m¸y cã cïng sù t¸c ®éng cña çc yÕu tè sÏ cã khu«n mÉu chung vÒ cÊu tróc bé m¸y, vÒ h×nh thøc vµ ph¬ng ph¸p qu¶n lý. V× thÕ, çc quèc gia cã ®iÒu kiÖn kinh tÕ-chÝnh trÞ- x· héi gièng nhau sÏ cã c¬ cÊu bé m¸y qu¶n lý gièng nhau, çc ngµnh trong mét quèc gia sÏ cã c¬ cÊu bé m¸y vµ ph¬ng ph¸p qu¶n lý chung... II. Vai trß cña qu¶n lý 1. Vai trß cña qu¶n lý ®èi víi sù ph¸t triÓn x· héi 5 - Qu¶n lý bao gåm tri thøc vµ lao ®éng. Tri thøc vµ lao ®éng ®ßi hái cã c¬ chÕ qu¶n lý phï hîp. C¬ chÕ qu¶n lý phï hîp thóc ®Èy tri thøc vµ lao ®éng ph¸t triÓnthóc ®Èy x· héi ph¸t triÓn vµ ngîc l¹i. - T¸c ®éng qu¶n lý lµ çc t¸c ®éng khoa häc, cã tÝnh ®Õn çc quy luËt kh¸ch quan cña tÊt c¶ çc yÕu tè cã liªn quan, ®Æc biÖt lµ con ngêi. Do ®ã, qu¶n lý g¾n bã chÆt chÏ víi sù ph¸t triÓn x· héi. Qu¶n lý phï hîp th× x· héi ph¸t triÓn, qu¶n lý kh«ng phï hîp sÏ k×m h·m sù ph¸t triÓn x· héi. - Qu¶n lý t¹o ra sù æn ®Þnh cho sù ph¸t triÓn. X· héi muèn ph¸t triÓn ph¶i chó träng ®óng møc ®Õn qu¶n lý ®Ó ®¶m b¶o t¹o ra çc ®iÒu kiÖn thuËn lîi cho sù ph¸t triÓn ®óng quy luËt vµ v÷ng ch¾c. 2. Vai trß cña qu¶n lý trong lao ®éng s¶n xuÊt - Tæ chøc vµ qu¶n lý s¶n xuÊt hîp lý sÏ tËn dông ®îc søc m¹nh cña con ngêi vµ çc yÕu tè ®¶m b¶o cho hiÖu qu¶ lao ®éng s¶n xuÊt. - Qu¶n lý chÆt chÏ sÏ tiÕt kiÖm søc ngêi, søc cña, phèi hîp ®îc søc m¹nh tæng hîp t¹o ra hiÖu qu¶ cao trong lao ®éng s¶n xuÊt. - Qu¶n lý tèt sÏ t¹o ®éng lùc kÝch thÝch ngêi lao ®éng tÝch cùc lµm viÖc, ph¸t huy tiÒm n¨ng s¸ng t¹o trong c«ng viÖc. 3. §¶m b¶o trËt tù kû c¬ng cña bé m¸y vµ cña x· héi - B»ng çc quy ®Þnh, quy íc vµ çc t¸c ®éng qu¶n lý, chñ thÓ qu¶n lý ®iÒu chØnh hµnh vi cña ngêi díi quyÒn t¹o ra sù thèng nhÊt trong bé m¸y, trËt tù trong ho¹t ®éng. - Çc t¸c ®éng qu¶n lý cã t¸c dông ®iÒu chØnh nh÷ng sai sãt, lÖnh l¹c, thËm chÝ cìng chÕ nh÷ng ngêi lµm sai ®Ó ®a bé m¸y ®i ®óng quü ®¹o - Nh÷ng t¸c ®éng khuyÕn khÝch, ®éng viªn cã vai trß khuyÕn khÝch hµnh vi tèt, ng¨n chÆn nh÷ng hµnh vi sai tr¸i, lµm g¬ng cho nh÷ng ngßi kh¸c nªn cã t¸c dông x¸c lËp trËt tù trong ho¹t ®éng cña bé m¸y. III. Kh¸i qu¸t chung vÒ khoa häc qu¶n lý 1. §èi tîng cña khoa häc qu¶n lý §èi tîng cña khoa häc qu¶n lý lµ çc h×nh thøc vµ ph¬ng ph¸p qu¶n lý tèi u nh»m duy tr× vµ thóc ®Èy sù ph¸t triÓn cña mét bé m¸y, cña mét x· héi. Thùc chÊt 6 khoa häc qu¶n lý ®i t×m c¬ chÕ qu¶n lý tèi u phï hîp víi sù ph¸t triÓn cña mét bé m¸y, mét x· héi trong tõng giai ®o¹n lÞch sö nhÊt ®Þnh. 2. NhiÖm vô cña khoa häc qu¶n lý - Lµm râ çc yÕu tè chñ quan vµ kh¸ch quan t¸c ®éng ®Õn ho¹t ®éng cña bé m¸y nh»m qu¶n lý tèi u bé m¸y, thóc ®Èy bé m¸y ph¸t triÓn. - Lµm râ c¬ së khoa häc cña çc kh©u, çc cÊp, çc bíc trong qu¶n lý mét bé m¸y. - T×m kiÕm çc ph¬ng ph¸p, biÖn ph¸p qu¶n lý tèi u phï hîp víi tõng cÊp, tõng ngµnh, tõng ®Þa ph¬ng vµ tõng thêi ®iÓm - T×m hiÓu ®Æc trng lao ®éng qu¶n lý ®Ó cã c¬ së x¸c ®Þnh çc yªu cÇu ®èi víi mét çn bé qu¶n lý. Tõ ®ã cã ph¬ng ph¸p tuyÓn chän, ®µo t¹o båi dìng phï hîp. 3. Ph¬ng ph¸p cña khoa häc qu¶n lý - Quan s¸t - §µm tho¹i - LÊy ý kiÕn chuyªn gia qu¶n lý - Tæng kÕt kinh nghiÖm qu¶n lý - Trß ch¬i qu¶n lý - Tr¾c nghiÖm Ch¬ng 2 Çc h×nh thøc vµ ph¬ng ph¸p qu¶n lý I. Çc h×nh thøc qu¶n lý 1. Ban hµnh çc quy ®Þnh, quyÕt ®Þnh §Ó qu¶n lý bé m¸y, nhµ qu¶n lý cÇn t¹o cho bé m¸y mét khung hµnh vi ®Ó mäi thµnh viªn ho¹t ®éng trong khu«n khæ khung hµnh vi ®ã vµ cã c¬ së cho nhµ qu¶n lý ®iÒu chØnh hµnh vi cña mäi thµnh viªn. Ngoµi khung hµnh vi chung cho mäi ngêi, tuú chøc n¨ng cña tõng bé phËn trong bé m¸y, nhµ qu¶n lý cã thÓ ban hµnh çc quy ®Þnh tiªng cho çc bé phËn ®ã. Cã hai h×nh thøc ban hµnh çc quy ®Þnh: + Ban hµnh çc quy ®Þnh b»ng lêi (miÖng), h×nh thøc nµy diÔn ra khi: - §iÒu chØnh nh÷ng vÊn ®Ò th«ng thêng ë cÊp c¬ së hoÆc Ýt quan träng 7 - Nh÷ng vÊn ®Ò chØ ra mét lÇn - Nh÷ng vÊn ®Ò diÔn ra trong t×nh huèng khÈn cÊp + Ban hµnh çc quy ®Þnh b»ng v¨n b¶n trong çc t×nh huèng: - §iÒu chØnh nh÷ng vÊn ®Ò quan träng - Nh÷ng vÊn ®Ò diÔn ra thêng xuyªn vµ cã thÓ ë ph¹m vi réng - Trong t×nh huèng cã ®iÒu kiÖn bµn b¹c thèng nhÊt. Trong qu¶n lý, çc quy ®Þnh b»ng v¨n b¶n cã vai trß quan träng v× nã lµ c¬ së ph¸p lý ch¾c ch¾n ®Ó ®iÒu chØnh hµnh vi cña çc thµnh viªn. V¨n b¶n cã çc ®Æc ®iÓm sau: - Néi dung lµ çc quy ®Þnh, quy t¾c hµnh vi b¾t buéc chung cã thÓ ®Æt ra cho mäi ngêi trong bé m¸y. - Çc quy ®Þnh híng tíi nh÷ng bé phËn, nh÷ng con ngêi cô thÓ trong mét sè t×nh huèng nhÊt ®Þnh - Phï víi ph¸p luËt, víi çc quy ®Þnh chung, víi ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña bé m¸y. 2. Tæ chøc héi häp ®Ó ®iÒu hµnh Häp lµ tËp hîp çc ç nh©n hoÆc çc bé phËn díi quyÒn ®Ó bµn b¹c, gi¶i quyÕt mét vÊn ®Ò nµo ®ã hoÆc phæ biÕn çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®Õn çc ®èi tîng cÇn biÕt. Häp cã çc u ®iÓm sau: - Thu ®îc nhiÒu th«ng tin tranh thñ ®îc ý kiÕn nhiÒu ngêi. - Th«ng qua héi häp, x©y dùng ®îc çc mèi quan hÖ gi÷a çc bé phËn vµ gi÷a çc ç nh©n trong bé m¸y - Gióp çc thµnh viªn hiÓu nhau h¬n qua çc ý kiÕn cô thÓ - Phæ biÕn ®îc çc th«ng tin cÇn thiÕt ®Õn ngêi nghe mét çch trùc tiÕp. - Gi¶i quyÕt ®îc nhiÒu vÊn ®Ò quan träng, phøc t¹p mµ mét ngêi hay mét nhãm ngêi kh«ng thÓ quyÕt ®Þnh ®îc. Tuy nhiªn häp cã çc nhîc ®iÓm sau: - MÊt thêi gian c«ng søc cña nhiÒu ngêi - MÊt nhiÒu c«ng søc chuÈn bÞ vµ tèn nhiÒu tiÒn tæ chøc. Cã çc h×nh thøc häp sau: - Häp giao ban n¾m t×nh h×nh - Häp phæ biÕn çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý 8 - Häp tæng kÕt rót kinh nghiÖm ho¹t ®äng - §¹i héi çc lo¹i... 3. Sö dông çc ph¬ng tiÖn kü thuËt ®Ó ®iÒu hµnh bé m¸y - Dïng çc ph¬ng tiÖn kü thuËt nghe nh×n ®Ó gi¸m s¸t ho¹t ®éng cña bé m¸y, theo dâi, thu nhËp nh÷ng th«ng qu¶n lý cÇn thiÕt. - Dïng çc thiÕt bÞ kü thuËt ®Ó ®¶m b¶o th«ng tin liªn l¹c, ®iÒu hµnh bé m¸y. - Dïng çc phÇn mÒm chuyªn dïng ®Ó qu¶n lý çc ho¹t ®éng cña bé m¸y Çc ph¬ng tiÖn kü thuËt cã çc u ®iÓm sau: - Theo dâi trùc tiÕp ®îc ®èi tîng qu¶n lý nªn kÞp thêi cã t¸c ®éng ®iÒu chØnh. - Kh«ng mÊt thêi gian ®i l¹i. - §¶m b¶o cho ®èi tîng tho¶i m¸i khi lµm viÖc. - Phæ biÕn réng r·i çc quyÕt ®Þnh ®Õn ®èi tîng mµ kh«ng mÊt thêi gian. Nhîc ®iÓm: ChØ lµ quan hÖ gi¸n tiÕp víi ®èi tîng qu¶n lý do ®ã kh«ng ®ñ th«ng tin cÇn thiÕt cho qu¶n lý. II. Nguyªn t¾c qu¶n lý 1. §¶m b¶o tÝnh ®¶ng trong qu¶n lý - Qu¸n triÖt nh÷ng quan ®iÓm cña §¶ng trong qu¶n lý mét bé m¸y - N¾m v÷ng nh÷ng chñ tr¬ng, ®êng lèi, chÝnh s¸ch cña §¶ng vÒ lÜnh vùc m×nh qu¶n lý. - X©y dùng ®éi ngò v÷ng m¹nh vÒ t tëng, giái vÒ chuyªn m«n nghiÖp vô - Lu«n tranh thñ sù l·nh ®¹o cña §¶ng mäi lóc, mäi n¬i vµ mäi c«ng viÖc 2. §¶m b¶o nguyªn t¾c tËp trung d©n chñ - TËp trung: lµ quyÒn lùc tËp trung trong tay mét hoÆc mét nhãm ngêi ®Ó ®¶m b¶o sù thèng nhÊt trong qu¶n lý, ®¶m b¶o chÕ ®é mét thñ trëng - D©n chñ: l¾ng nghe vµ ph¸t huy quyÒn lµm chñ cña quÇn chóng, tranh thñ trÝ tuÖ cña quÇn chóng - T¸c dông cña d©n chñ lµ: ngêi qu¶n cã nhiÒu th«ng tin, tr¸nh ®îc quan liªu; ®Ò cao quyÒn lµm chñ cña nh©n d©n; tho¶ m·n ®îc nguyÖn väng cña nh©n d©n, n©ng cao tr¸ch nhiÖm cña nh©n d©n víi nhiÖm vô chung. - Ph¶i chó ý kÕt hîp hµi hßa tËp trung víi d©n chñ; tËp trung qu¸ sÏ ®éc ®o¸n, d©n chñ qu¸ sÏ mÊt trËt tù kû c¬ng 9 - Ngêi qu¶n lý ph¶i biÕt l¾ng nghe ý kiÕn cña nh©n d©n nhng ph¶i biÕt thèng nhÊt ý kiÕn ®ã l¹i theo híng tÝch cùc. - HiÓu râ vµ t«n träng quyÒn quyÕt ®Þnh cña cÊp díi, biÕt chia sÎ víi cÊp díi nhng ph¶i biÕt sö dông quyÒn lùc tËp trung cña nhµ qu¶n lý khi cÇn thiÕt. 3. §¶m b¶o nguyªn t¾c thiÕt thùc cô thÓ - ThiÕt thùc: ph¶i quan t©m ®Õn hiÖu qu¶ qu¶n lý, kh«ng l·ng phÝ, kh«ng ch¹y theo h×nh thøc - Cô thÓ: qu¶n lý ph¶i cã môc tiªu cô thÓ vµ lîng hãa ®îc chØ tiªu cô thÓ cña môc tiªu, kh«ng chung chung hoÆc h« hµo su«ng. - ThiÕt thùc ®ßi hái ph¶i cô thÓ, cô thÓ ®îc th× sÏ ®¶m b¶o tÝnh thiÕt thùc 4. §¶m b¶o nguyªn t¾c khoa häc vµ thùc tiÔn - Qu¶n lý ph¶i cã c¬ së khoa häc kh«ng chØ dùa vµo kinh nghiÖm, ph¶i c¨n cø vµo çc quy luËt kh¸ch quan chi phèi bé m¸y, kh«ng ®i ngîc quy luËt kh¸ch quan - HiÓu râ çc ®Æc ®iÓm cña thùc tiÔn liªn quan ®Õn ho¹t ®éng cña bé m¸y; b¸m s¸t yªu cÇu cña thùc tiÔn cña bé m¸y còng nh m«i trêng xung quanh - TÝnh khoa häc vµ thùc tiÔn lu«n thèng nhÊt, thùc tiÔn lµ c¬ së, lµ thíc ®o gi¸ trÞ cña çc t¸c ®éng, çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý. 5. §¶m b¶o kÕt hîp hµi hßa 3 lîi Ých: Ç nh©n, tËp thÓ, x· héi - Chó ý tho¶ ®¸ng lîi Ých ç nh©n ®Ó t¹o ®éng lùc cho ngêi lao ®éng, tr¸nh thÇn th¸nh hãa con ngêi - §¶m b¶o lîi Ých tËp thÓ ®Ó t¹o sù ®oµn kÕt, g¾n bã trong tËp thÓ vµ thu hót ®îc ngêi lao ®éng g¾n bã tr¸ch nhiÖm víi tËp thÓ - §¶m lîi Ých x· héi ®Ó t¹o ra sù c«ng b»ng x· héi, ph¸t triÓn çc phóc lîi x· héi vµ çc bé phËn kh¸c trong xÉ héi III. Ph¬ng ph¸p qu¶n lý 1. Ph¬ng ph¸p qu¶n lý lµ g×? a. Kh¸i niÖm: PP qu¶n lý lµ çch thøc t¸c ®éng cña chñ thÓ qu¶n lý tíi ®èi tîng nh»m ®¹t ®îc môc tiªu ®· ®Æt ra. §èi tîng chñ yÕu cña qu¶n lý lµ con ngêi nªn thùc chÊt PP qu¶n lý lµ çch thøc t¸c ®éng ®Õn ngêi díi quyÒn lµm cho hä tÝch cùc lao ®éng, ®Ó bé m¸y ®¹t ®îc kÕt qu¶ mong muèn 10 C¬ chÕ qu¶n lý: Lµ tæng thÓ çc PP, çc c«ng cô, çc h×nh thøc vµ çc mèi quan hÖ mµ chñ thÓ qu¶n lý dïng ®Ó t¸c ®éng vµo ®èi tîng nh»m ®¹t ®îc môc tiªu ®· ®Þnh. PP qu¶n lý lµ mét bé phËn cña c¬ chÕ qu¶n lý, mçi c¬ chÕ qu¶n lý sÏ ®Þnh ra nh÷ng ph¬ng ph¸p qu¶n lý ®Æc thï . b. §Æc ®iÓm cña ph¬ng ph¸p qu¶n lý: - Çc PP qu¶n lý ®Òu ph¶i dùa trªn c¬ së lµ çc quy luËt vµ çc nguyªn t¾c qu¶n lý. Çc quy luËt chñ yÕu lµ: quy luËt kinh tÕ, quy luËt tæ chøc, quy luËt t©m lý Çc nguyªn t¾c: tÊt c¶ çc nguyªn t¾c qu¶n lý ®· nªu. - PP qu¶n lý phô thuéc vµo tr×nh ®é vµ kh¶ n¨ng cña chñ thÓ qu¶n lý vµ vµo ®Æc ®iÓm cña ®èi tîng qu¶n lý. - Qu¶n lý mét bé m¸y thùc chÊt lµ qu¶n lý con ngêi, con ngêi vèn rÊt ®a d¹ng, phøc t¹p vµ lu«n biÕn ®éng, do ®ã khi sö dông çc ph¬ng ph¸p qu¶n lý ®ßi hái nhµ qu¶n lý ph¶i linh ho¹t trªn c¬ së hiÓu ®óng, ®¸nh gi¸ ®óng con ngêi. 2. Mét sè thuyÕt vÒ con ngêi - ®èi tîng chñ yÕu cña qu¶n lý a. ThuyÕt vÒ hÖ thèng nhu cÇu cña con ngêi cña Maslow. Theo Maslow con ngêi cã 5 nhu cÇu c¬ b¶n ®îc xÕp theo thø tù: 1. Nhu cÇu c¬ thÓ - ¨n, mÆc, ë ®¶m b¶o cho con ngêi tån t¹i. 2. Nhu cÇu an toµn: tÝnh m¹ng, tµi s¶n. 3. Nhu cÇu v¨n ho¸ tinh thÇn, giao lu t×nh c¶m. 4. Nhu cÇu ®îc t«n träng 5. Nhu cÇu tù kh¼ng ®Þnh trong x· héi vµ céng ®ång. Nhµ qu¶n lý ph¶i biÕt ®îc, ngêi díi quyÒn m×nh ®ang lao ®éng v× nhu cÇu nµo lµ nhu cÇu næi tréi ®Ó cã biÖn ph¸p qu¶n lý t¬ng øng. b. ThuyÕt lìng ph©n trong qu¶n lý cña Mc Gregor - Trong thùc tÕ cã 2 lo¹i ngêi: Lo¹i X cã b¶n tÝnh lêi lao ®éng, lu«n t×m çch trèn tr¸nh lao ®éng. - Lo¹i thø 2 ký hiÖu lµ Y lµ ngêi ch¨m chØ, ham thÝch lao ®éng, coi lao ®éng lµ nhu cÇu cña m×nh, cã tinh thÇn tr¸ch nhiÖm trong lao ®éng. Nhµ qu¶n lý ph¶i cã çc biÖn ph¸p qu¶n lý phï hîp víi tõng lo¹i ngêi: Ngßi X ph¶i dïng kû luËt s¾t, ngêi Y chñ yÕu ®éng viªn, khuyÕn khÝch hä lµm viÖc. 11 c. ThuyÕt sinh häc cña Elton Mayo - Ç nh©n díi quyÒn lµ nh÷ng con ngêi kh¸c nhau, cã nhu cÇu nguyÖn väng kh¸c nhau, cã môc ®Ých lao ®éng kh¸c nhau do ®ã ph¶i t«n träng çi riªng cña mçi con ngêi ®ã. - Ç nh©n kh«ng sèng biÖt lËp mµ cã quan hÖ víi nh÷ng ngêi kh¸c, mµ nh÷ng mèi quan hÖ nµy l¹i ¶nh hëng ®Õn søc lao ®éng cña hä. Do ®ã, nhµ qu¶n lý cÇn quan t©m ®óng møc ®Õn nh÷ng mèi quan hÖ nµy ®Ó ®¶m b¶o cho ngêi lao ®éng cã søc lao ®éng tèt nhÊt, ®¶m b¶o cho kÕt qu¶ c«ng viÖc lu«n ë møc cao. d. ThuyÕt vÒ ®iÒu kiÖn lao ®éng cña Herberg. Cã hai ®iÒu kiÖn con ngêi chó ý ®Õn khi lao ®éng: - §iÒu kiÖn thø nhÊt: nÕu ®¶m b¶o th× ngêi lao ®éng lµm viÖc, kh«ng ®¶m b¶o hä kh«ng lµm viÖc - ®ã lµ chÕ ®é l¬ng bæng, ®iÒu kiÖn lµm viÖc cô thÓ. - §iÒu kiÖn thø hai: nÕu kh«ng ®¶m b¶o hä vÉn lµm viÖc, nhng nÕu ®¶m b¶o th× hä lµm viÖc tèt h¬n - ®ã lµ sù thõa nhËn, sù t«n trong cña cÊp trªn, ®îc giao nh÷ng nhiÖm vô mµ hä a thÝch... e. ThuyÕt vÒ mét sè quy luËt t©m lý cña Papl«p - Con ngêi tån t¹i vµ lao ®éng tríc hÕt v× çc nhu cÇu vµ lîi Ých kh¸c nhau cïng çc çch thøc, ph¬ng thøc tho¶ m·n nhu cÇu kh¸c nhau. - Con ngêi cã çch øng xö kh¸c nhau, cã hµnh vi cö chØ kh¸c nhau chñ yÕu do çc thuéc tÝnh t©m lý kh¸c nhau ®· æn ®Þnh ë con ngêi. - Con ngêi cã giíi h¹n t©m lý nhÊt ®Þnh tríc sù çm dç, tríc sù cìng bøc, tÝnh b¶o thñ t©m lý thÓ hiÖn ë sù cam chÞu, cè chÊp... nÕu qu¸ ngìng con ngêi cã thÓ næi dËy ph¸ ph¸ch, suy tho¸i biÕn chÊt... g. Quan ®iÓm cña ngêi NhËt vÒ con ngêi. B¶n chÊt con ngêi lµ tèt, sù lêi nh¸c chØ mang tÝnh chÊt t×nh huèng, muèn hä lao ®éng tãt ph¶i quan t©m ®Õn lîi Ých cña hä, song ph¶i chó ý ®Õn ngêi tiªn tiÕn lÉn ngêi b×nh thêng, tr¸nh ®Ó hä cã mÆc c¶m bÞ t¸ch ra khái céng ®ång. Ngêi NhËt chó träng gi¸o dôc truyÒn thèng ®¬n vÞ, gia ®×nh dßng hä vµ c¶ d©n téc. Ngêi NhËt ®Æc biÖt chó ý khai th¸c lóc sung søc nhÊt cña con ngêi b»ng çc t¸c ®éng khuyÕn khÝch, ®éng viªn… 12 h. Quan ®iÓm cña ngêi ViÖt Nam vÒ con ngêi. §¶ng céng s¶n ViÖt Nam quan niÖm: Con ngêi võa lµ môc tiªu võa lµ ®éng lùc cña sù ph¸t triÓn kinh tÕ x· héi. VÒ mÆt häc thuËt cã thÓ thÊy: Ngêi ViÖt nam cã nhiÒu u ®iÓm: CÇn cï, chÞu khã, c¨n c¬ vµ cã kh¶ n¨ng thÝch øng rÊt cao víi m«i trêng sèng thay ®æi. Xö lý çc c«ng viÖc nghiªng vÒ t×nh h¬n vÒ lý, giµu lßng nh©n ¸i... Tuy nhiªn còng cã mét sè h¹n chÕ nhÊt ®Þnh nhng cho ®Õn nay Ýt ngêi quan t©m nghiªn cøu kh¼ng ®Þnh çc h¹n chÕ cña ngêi ViÖt Nam. 3. Çc ph¬ng ph¸p ®Æc thï cña qu¶n lý a. Ph¬ng ph¸p thuyÕt phôc - Néi dung ph¬ng ph¸p: Lµ çch thøc t¸c ®éng vµo nhËn thøc cña con ngêi b»ng lý lÏ lµm cho con ngêi nhËn thøc ®óng ®¾n vµ tù nguyÖn thõa nhËn çc yªu cÇu cña nhµ qu¶n lý tõ ®ã cã th¸i ®é vµ hµnh vi phï hîp víi çc yªu cÇu ®ã. - C¬ së cña ph¬ng ph¸p nµy lµ: NhËn thøc lµ c¬ së cña th¸i ®é vµ hµnh vi cña con ngêi, nhËn thøc ®óng sÏ cã th¸i ®é vµ hµnh vi ®óng. Cã thÓ lµm cho con ngêi thay ®æi nhËn thøc b»ng çc t¸c ®éng nhÑ nhµng v× b¶n chÊt con ngêi kh«ng a çc t¸c ®éng nÆng nÒ. - §Æc ®iÓm cña ph¬ng ph¸p: + §©y lµ ph¬ng ph¸p c¬ b¶n ®Ó gi¸o dôc con ngêi, nhµ qu¶n lý chØ t¸c ®éng ®Õn ®èi tîng qu¶n lý b»ng lý lÏ cña m×nh ®Ó thay ®æi nhËn thøc cña ®èi tîng. + Ph¬ng ph¸p nµy g¾n víi tÊt c¶ çc ph¬ng ph¸p v× nhËn thøc lµ bíc ®Çu tiªn trong ho¹t ®éng cña con ngêi. + B¶n chÊt con ngêi lµ tèt vµ kh«ng a sù cìng bøc vÒ t tëng, do ®ã nhÑ nhµng thuyÕt phôc cã thÓ lµm con ngêi tù nguyÖn nhËn ra çi ®óng, çi sai, nÕu kh«ng cã ph¬ng ph¸p nµy çc ph¬ng ph¸p kh¸c sÏ kh«ng ph¸t huy ®îc t¸c dông. + Muèn PP nµy cã hiÖu qu¶ cÇn phèi hîp víi çc ph¬ng ph¸p kh¸c, lµm tiÒn ®Ò cho çc PP kh¸c - Çch thùc hiÖn: + TiÕp cËn ngêi díi quyÒn b»ng thiÖn chÝ lµm cho hä cã thiÖn c¶m víi m×nh vµ tiÕp chuyÖn tho¶i m¸i + ChÝnh nhµ qu¶n lý thuyÕt phôc hoÆc dïng ngêi cã uy tÝn ®Ó thuyÕt phôc 13 + Cã thÓ thuyÕt phôc chung ®èi víi tÊt c¶ mäi ngêi hoÆc thuyÕt phôc riªng khi cã vÊn ®Ò vÒ víng m¾c ë tõng ç nh©n. + Mét sè lu ý: Kh«ng ¸p ®Æt mµ ®Ó cho con ngêi tù nguyÖn thõa nhËn ®óng, sai Kh«ng thuyÕt phôc ®îc míi dïng biÖn ph¸p kh¸c. §o sù thay ®æi nhËn thøc b»ng sù thay ®æi hµnh vi. b. Ph¬ng ph¸p kinh tÕ - Néi dung ph¬ng ph¸p: Lµ çch thøc t¸c ®éng cña nhµ qu¶n lý ®Õn ®èi tîng qu¶n lý th«ng qua çc lîi Ých kinh tÕ ®Ó kÝch thÝch tÝnh tÝch cùc cña ®èi t îng qu¶n lý. Nhµ qu¶n lý ®a ra çc nhiÖm vô víi nh÷ng møc ®é lîi Ých kh¸c nhau vµ cho ®èi tîng lùa chän theo kh¶ n¨ng cña hä. Tõ lùa chän møc ®é lîi Ých kinh tÕ, ®èi t îng sÏ lùa chän çch thøc hµnh ®éng phï hîp ®Ó ®¹t ®îc lîi Ých ®ã. - C¬ së cña ph¬ng ph¸p: Çc quy luËt kinh tÕ vµ quy luËt t©m lý cña con ngêi, t¸c ®éng vµo lîi Ých kinh tÕ lµ t¸c ®éng vµo nhu cÇu c¬ b¶n cña con ngêi. - §Æc ®iÓm cña ph¬ng ph¸p: + Ph¬ng ph¸p nµy rÊt nh¹y bÐn, linh ho¹t, réng kh¾p v× nã t¸c ®éng ch¹m ®Õn lîi Ých thiÕt th©n cña con ngêi. + Kh«ng h¹n chÕ vÒ quan hÖ tæ chøc vµ kh«ng phô thuéc vÒ mÆt hµnh chÝnh. + T¨ng cêng ®îc tÝnh chñ ®éng cho ç nh©n vµ tËp thÓ, gi¶m bít ®îc sù kiÓm tra ®«n ®èc vôn vÆt, chi li cña nhµ qu¶n lý. + Ph¬ng ph¸p kinh tÕ lµ ph¬ng ph¸p ®Æc trng cña c¬ chÕ qu¶n lý trong nÒn kinh tÕ thÞ trêng nhng møc ®é ¸p dông cã thÓ kh¸c nhau tuú tõng bé m¸y - Çch thøc thùc hiÖn + §Þnh híng cho ®èi tîng b»ng çc nhiÖm vô, kÕ ho¹ch, hîp ®ång, giao thÇu, giao kho¸n, ®¬n ®Æt hµng... + Híng dÉn hîp ®ång víi ®èi tîng b»ng chÝnh s¸ch l¬ng, chia lîi nhuËn, sö dông çc ®Þnh møc, çc ®ßn b¶y kinh tÕ + §iÒu chØnh ho¹t ®éng cña ®èi tîng b»ng çc chÕ ®é thëng, ph¹t, vËt chÊt, g¾n bã tr¸ch nhiÖm vËt chÊt víi çc ho¹t ®éng cña ®èi tîng c. Ph¬ng ph¸p hµnh chÝnh - tæ chøc 14 - Néi dung cña ph¬ng ph¸p: Lµ çch thøc t¸c ®éng cña chñ thÓ ®Õn ®èi tîng b»ng quan hÖ tæ chøc vµ quyÒn lùc hµnh chÝnh. - C¬ së cña ph¬ng ph¸p: Çc quy luËt tæ chøc: bÊt kú mét hÖ thèng qu¶n lý nµo còng cã mèi quan hÖ tæ chøc, cã quan hÖ quyÒn uy vµ phôc tïng, quan hÖ ç nh©n vµ tæ chøc; bÊt kú bé m¸y nµo còng cã ngêi ®øng ®Çu bé m¸y cã quyÒn hµnh chÝnh - §Æc ®iÓm cña ph¬ng ph¸p: + §©y lµ ph¬ng ph¸p cìng bøc ®¬n ph¬ng, mét bªn ra quyÕt ®Þnh, mét bªn phôc tïng. + Ph¬ng ph¸p nµy kh¬i dËy søc m¹nh cña tæ chøc, x¸c lËp trËt tù, kû c¬ng cña bé m¸y, gióp cho çc quyÕt ®Þnh QL ®îc thùc thi nhanh chãng vµ chÝnh x¸c + Møc ®é cìng bøc tuú theo tÝnh chÊt cña tïng bé m¸y vµ tuú theo tõng t×nh huèng qu¶n lý. - Çch thøc thùc hiÖn: + T¸c ®éng vÒ mÆt tæ chøc: Ban hµnh çc quy ®Þnh, quy íc ®Ó cã c¬ së ®iÒu chØnh hµnh vi cña ®èi tîng + T¸c ®éng ®iÒu chØnh b»ng çc mÖnh lÖnh khi bé m¸y cã sù cè d. Ph¬ng ph¸p T©m lý - Gi¸o dôc - Néi dung cña ph¬ng ph¸p: Lµ çch thøc t¸c ®éng cña chñ thÓ ®Õn ®èi tîng qu¶n lý th«ng qua ®êi sèng t©m lý ç nh©n: t©m t, t×nh c¶m nguyÖn väng...cña hä. Nhµ qu¶n lý sö dông çc t¸c ®éng t©m lý nh»m khai th¸c tiÒm n¨ng cña con ngêi, kÝch thÝch ý thøc tù gi¸c, sù say mª cña con ngêi ®Ó hä chñ ®éng s¸ng t¹o trong ho¹t ®éng cña m×nh. - C¬ së cña ph¬ng ph¸p: Çc chøc n¨ng vµ quy luËt t©m lý cña con ngêi. - §Æc ®iÓm cña ph¬ng ph¸p: + Ph¬ng ph¸p t©m lý gi¸o dôc kh«ng cã môc tiªu riªng vµ nã n»m ngay trong çc ph¬ng ph¸p kh¸c víi ý nghÜa n©ng cao hiÖu qu¶ cña çc ph¬ng ph¸p kh¸c vµ thu phôc nh©n t©m con ngêi ®ã qua n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý. + §Æc trng c¬ b¶n lµ tÝnh thuyÕt phôc ®èi tîng kh«ng b»ng søc m¹nh quyÒn uy mµ b»ng lý trÝ, t×nh c¶m cña chñ thÓ qu¶n lý g©y lßng tin vµ ý thøc vÒ vai trß cña mçi ç nh©n trªn c¬ së ®Ò cao nh©n çch con ngêi. 15 + Nhµ qu¶n lý thêng thµnh c«ng trong viÖc sö dông ph¬ng ph¸p nµy khi n¾m v÷ng vµ ®¸nh tróng t©m lý ®èi tîng. - Çch thøc thùc hiÖn: + Quan t©m tho¶ ®¸ng ®Õn ®êi sèng vËt chÊt vµ tinh thÇn cña ngêi lao ®éng, t×m çch kh¬i d¹y ë hä ý thøc tr¸ch nhiÖm vµ g¾n bã víi bé m¸y. + Phèi hîp víi çc ph¬ng ph¸p kh¸c, nhng híng chñ yÕu lµ t¸c ®éng vµo t©m lý con ngêi, vµo lßng tù träng, l¬ng t©m nghÒ nghiÖp cña ngêi lao ®éng. + Híng gi¸o dôc: kÕt hîp víi thuyÕt phôc ®Ó gi¸o dôc ®èi tîng nhng kh«ng t¸ch rêi çc lîi Ých cña ç nh©n vµ tËp thÓ, kh«ng lªn líp hay h« hµo chung chung. Chó ý gi¸o dôc con ngêi b»ng lßng nh©n ¸i, dïng t×nh c¶m ®Ó c¶m ho¸ con ngêi. Tãm l¹i: Muèn qu¶n lý cã hiÖu qu¶ mét bé m¸y, ph¶i biÕt vËn dông linh ho¹t çc ph¬ng ph¸p qu¶n lý, tuú tõng t×nh huèng vµ tuú tõng ®iÒu kiÖn cô thÓ, ph¶i phèi hîp ®ång bé çc ph¬ng ph¸p qu¶n lý, kh«ng sö mét ph¬ng ph¸p duy nhÊt trong çc t×nh huèng qu¶n lý. Nhng trong ®ã, ph¬ng ph¸p kinh tÕ vÉn ph¶i ®îc coi träng. - Ph¶i phèi hîp ®ång bé vµ linh ho¹t çc ph¬ng ph¸p v×: + Con ngêi lµ ®èi tîng chñ yÕu cña qu¶n lý, mµ con ngêi vèn phøc t¹p, ®a d¹ng nªn ph¶i t¸c ®éng nhiÒu mÆt b»ng nhiÒu ph¬ng ph¸p qu¶n lý kh¸c nhau. + Çc ph¬ng ph¸p qu¶n lý cã çch t¸c ®éng vµ c«ng cô t¸c ®éng kh¸c nhau nhng ®Òu cã mét môc tiªu chung lµ lµm cho ngêi díi quyÒn tÝch cùc lao ®éng. + Mçi ph¬ng ph¸p ®Òu cã nh÷ng u nhîc ®iÓm riªng nªn cÇn phèi hîp çc ph¬ng ph¸p ®Ó ph¸t huy çc u ®iÓm vµ kh¾c phôc çc nhîc ®iÓm cña tõng ph¬ng ph¸p. + Çc t×nh huèng qu¶n lý chÞu sù t¸c ®éng cña nhiÒu yÕu tè vµ lu«n biÕn ®éng nªn cÇn phèi hîp çc ph¬ng ph¸p ®Ó bao qu¸t ®îc sù biÕn ®éng cña çc t×nh huèng qu¶n lý. Tuy nhiªn ph¬ng ph¸p kinh tÕ ph¶i ®îc coi träng v×: + Ph¬ng ph¸p kinh tÕ t¸c ®éng vµo lîi Ých thiÕt th©n nhÊt cña con ngêi, t¹o ra kh¶ n¨ng tho¶ m·n nhu cÇu vËt chÊt - nhu cÇu c¬ b¶n cña con ngêi 16 + Nhu cÇu vËt chÊt ®îc tho¶ m·n sÏ thóc ®Èy sù ph¸t triÓn nhu cÇu v¨n hãa tinh thÇn vµ çc nhu cÇu kh¸c cña con ngêi, t¹o ®iÒu kiÖn cho con nguêi ph¸t triÓn toµn diÖn, qua ®ã n©ng cao tinh thÇn phÊn ®Êu cña con ngêi. + Çc nhu cÇu kh¸c cña con ngêi nh v¨n hãa tinh thÇn, ph¸t triÓn ç nh©n... ®Òu ph¶i tho¶ m·n b»ng çc ®iÒu kiÖn vËt chÊt. VËn dông çc ph¬ng ph¸p cã thµnh c«ng hay kh«ng phô thuéc vµo tµi n¨ng cña nhµ qu¶n lý, cßn b¶n th©n ph¬ng ph¸p kh«ng ph¶i lµ çi quyÕt ®Þnh thµnh c«ng cña nhµ qu¶n lý. Ch¬ng 3 Tæ chøc bé m¸y qu¶n lý I. Kh¸i niÖm vÒ tæ chøc vµ bé m¸y tæ chøc 1. Kh¸i niÖm chung vÒ tæ chøc Tæ chøc ®îc hiÓu díi 2 gãc ®é: Tæ chøc lµ mét hµnh ®éng: §ã lµ viÖc liªn kÕt nhiÒu ngêi ®Ó thùc hiÖn mét c«ng viÖc nµo ®ã. Nh vËy tæ chøc lµ s¾p xÕp, ®iÒu khiÓn mét nhãm ngêi ®Ó ®¹t tíi mét ®Ých nhÊt ®Þnh. Lóc nµy tæ chøc gÇn nghÜa víi qu¶n lý. Tæ chøc lµ mét tËp hîp ngêi ®îc s¾p xÕp theo mét cÊu tróc nhÊt ®Þnh nh»m thùc hiÖn mét môc tiªu chung. ThÝ dô: mét líp häc, mét c«ng ty... VËy tæ chøc lµ mét c¬ cÊu cã chñ ®Þnh vÒ vai trß, nhiÖm vô vµ ®îc hîp thøc ho¸ trong mét hÖ thèng nhÊt ®Þnh. C¬ cÊu cã chñ ®Þnh: S¾p xÕp con ngêi, c«ng viÖc cã chñ ý nh»m thùc hiÖn mét nhiÖm vô nµo ®ã. Tæ chøc ®îc h×nh thµnh do yªu cÇu nhiÖm vô ®ßi hái vµ ®îc sù thõa nhËn cña cÊp trªn cña tæ chøc ®ã. Tæ chøc chÆt chÏ cho phÐp çc ç nh©n gãp phÇn tèt nhÊt vµo viÖc thùc hiÖn môc tiªu chung, ho¹t ®éng cña bé m¸y sÏ ®¹t hiÖu qu¶ cao nhÊt. 2. Ph©n lo¹i tæ chøc Tæ chøc chÝnh thøc: Lµ tæ chøc g¾n víi c¬ cÊu chñ ®Þnh cã vai trß nhiÖm vô cô thÓ vµ ®îc thiÕt lËp theo con ®êng chÝnh thèng. Tæ chøc nµy cã quy chÕ ho¹t ®éng râ rµng vµ ®îc thõa nhËn cña cÊp cã thÈm quyÒn. 17 Tæ chøc kh«ng chÝnh thøc: Lµ c¬ cÊu kh«ng xuÊt hiÖn theo s¬ ®å tæ chøc nhng cã nh÷ng hµnh ®éng hîp t¸c. Tæ chøc nµy kh«ng cã môc tiªu chñ ®Þnh nhng cã thÓ mang l¹i sù hîp t¸c. Tæ chøc kh«ng chÝnh thøc cã thÓ cã ý nghÜa tÝch cùc víi bé m¸y vµ còng cã thÓ cã ý nghÜa tiªu cùc. §©y lµ mét tån t¹i kh¸ch quan mµ çc nhµ qu¶n lý ph¶i quan t©m ®óng møc. 3. Bé m¸y tæ chøc Lµ tæng thÓ çc bé phËn (®¬n vÞ, ç nh©n) kh¸c nhau cã nh÷ng chøc n¨ng, quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm nhÊt ®Þnh, cã mèi liªn hÖ vµ quan hÖ phô thuéc lÉn nhau nh»m b¶o ®¶m viÖc thùc hiÖn çc chøc n¨ng qu¶n lý, ®a bé m¸y ®¹t tíi môc tiªu ®· x¸c ®Þnh. ThÝ dô: Phßng Gi¸o dôc cña 1 huyÖn, Së Gi¸o dôc cña 1 tØnh... Mçi bé m¸y qu¶n lý bao gåm nhiÒu bé phËn hîp thµnh, mçi bé phËn cã môc tiªu kh¸c nhau nhng ®Òu híng vÒ thùc hiÖn môc tiªu chung cña bé m¸y. Mçi bé phËn trong bé m¸y cã tÝnh ®éc lËp t¬ng ®èi, mçi bé phËn cã chøc n¨ng, quyÒn h¹n kh¸c nhau song ®Òu nh»m thùc hiÖn nhiÖm vô chung cña bé m¸y. II. Sù h×nh thµnh bé m¸y tæ chøc vµ çc lo¹i h×nh chñ yÕu 1. Sù h×nh thµnh bé m¸y tæ chøc Khi cã mét nhiÖm vô míi xuÊt hiÖn, cha cã bé m¸y nµo thùc hiÖn hoÆc bé m¸y cò kh«ng ®ñ kh¶ n¨ng thùc hiÖn, ngêi ta cÇn ph¶i cã mét bé m¸y tæ chøc ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô ®ã - bé m¸y tæ chøc ®îc h×nh thµnh. Sù h×nh thµnh tr¶i qua çc bíc: - H×nh thµnh bé phËn s¬ khai cña bé m¸y - X¸c ®Þnh nhiÖm vô cho bé m¸y, nhiÖm vô râ, kh«ng chång chÐo víi nhiÖm vô cña çc bé m¸y kh¸c trong hÖ thèng - Dù kiÕn sè çn bé ®Ó s¾p xÕp vµo bé m¸y - X¸c ®Þnh vÞ trÝ, çc mèi liªn hÖ cña bé m¸y míi víi çc bé m¸y, bé phËn ®· cã: + VÞ trÝ, vai trß, chøc n¨ng + Møc ®é, tÝnh chÊt vµ quy çch quan hÖ víi çc bé m¸y ®· cã. - T×m mét kiÓu c¬ cÊu tæ chøc cho bé m¸y phï hîp víi yªu cÇu nhiÖm vô vµ ®iÒu kiÖn thùc tiÔn. - H×nh thµnh çc bé phËn c¬ b¶n vµ dÇn dÇn ph¸t triÓn thµnh mét bé m¸y hoµn chØnh. 18 2. C¬ cÊu tæ chøc cña bé m¸y a. L«gic cña c«ng t¸c tæ chøc: 1. X©y dùng môc tiªu chung cña bé m¸y 2. H×nh thµnh çc môc tiªu hç trî cho çc chÝnh s¸ch vµ ch¬ng tr×nh 3. X¸c ®Þnh vµ ph©n lo¹i çc ho¹t ®éng cÇn thiÕt ®Ó thùc hiÖn çc môc tiªu 4. Nhãm çc ho¹t ®éng theo tÝnh chÊt vµ ®Æc ®iÓm cña môc tiªu vµ nh©n lùc 5. Giao cho ngêi ®øng ®Çu mçi nhãm nh÷ng quyÒn h¹n nhÊt ®Þnh ®Ó tiÕn hµnh çc ho¹t ®éng cÇn thiÕt. 6. Rµng buéc çc nhãm nµy theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang qua çc mèi quan hÖ vÒ quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm. b. Ph©n chia çc bé phËn trong bé m¸y tæ chøc - Bé phËn qu¶n lý: Lµ mét lÜnh vùc riªng biÖt, mét nh¸nh hay mét ®¬n vÞ trong bé m¸y tæ chøc cã quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm thùc hiÖn mét nhiÖm vô chuyªn m«n nhÊt ®Þnh, gãp phÇn hoµn thµnh nhiÖm vô chung cña bé m¸y - Kh©u qu¶n lý: Lµ mét c¬ quan ®éc lËp thùc hiÖn mét sè chøc n¨ng, chÞu sù qu¶n lý trùc tiÕp cña mét cÊp qu¶n lý nhÊt ®Þnh vµ n»m trong mèi quan hÖ theo chiÒu ngang cña bé m¸y - CÊp qu¶n lý: Lµ tæng thÓ çc kh©u cïng mét bËc trong hÖ thèng cÊp bËc qu¶n lý. Bé m¸y qu¶n lý cã mèi quan hÖ theo chiÒu däc t¹o nªn hÖ thèng thø bËc trong bé m¸y. Mçi bé m¸y cã thÓ ®îc chia thµnh nhiÒu cÊp qu¶n lý, mçi cÊp bao gåm mét sè kh©u nhÊt ®Þnh - TÇm qu¶n lý: Lµ giíi h¹n cña sè kh©u, sè cÊp qu¶n lý vµ yÕu tè tæ chøc mµ chñ thÓ sö dông ®Ó qu¶n lý cã hiÖu qu¶ bé m¸y Cã 2 lo¹i tÇm qu¶n lý: TÇm réng hoÆc hÑp, tÇm cao hoÆc thÊp 3. Çc nguyªn t¾c vµ ph¬ng ph¸p thiÕt kÕ bé m¸y a. Çc yªu cÇu bé m¸y cÇn ®¹t tíi - TÝnh tèi u cña bé m¸y: çc kh©u, çc cÊp qu¶n lý ®îc thiÕt lËp b»ng nh÷ng mèi liªn hÖ hîp lý, víi sè kh©u, sè cÊp qu¶n lý tèi thiÓu nhng hiÖu qu¶ QL tèi ®a. - TÝnh linh ho¹t: bé m¸y cã kh¶ n¨ng ph¶n øng linh ho¹t víi bÊt kú t×nh huèng nµo x¶y ra trong ho¹t ®éng. Thêi gian tõ lóc ra quyÕt ®Þnh ®Õn lóc thùc hiÖn quyÕt ®Þnh ng¾n nhÊt, kh«ng trôc trÆc khi vËn hµnh 19 - §¶m b¶o ®é tin cËy trong ho¹t ®éng: bé m¸y ®¶m b¶o tÝnh chÝnh x¸c cña çc th«ng tin xu«i ngîc, duy tr× sù phèi hîp chÆt chÏ gi÷a çc bé phËn trong çc ho¹t ®éng - TÝnh kinh tÕ cña bé m¸y: Chi phÝ qu¶n lý Ýt nhÊt, hiÖu qu¶ qu¶n lý cao nhÊt - CÊu tróc bé m¸y hîp lý, khoa häc ®¶m b¶o ®iÒu hµnh thuËn lîi, ®ång bé víi çc bé m¸y kh¸c trong mét hÖ thèng b. Nguyªn t¾c thiÕt kÕ bé m¸y - Ph¶i lu«n xuÊt ph¸t tõ ®èi tîng qu¶n lý mµ tæ chøc chñ thÓ qu¶n lý, xuÊt ph¸t tõ môc tiªu, chøc n¨ng, nhiÖm vô cña qu¶n lý mµ s¾p xÕp bé m¸y qu¶n lý - Tinh gi¶n, tiÕt kiÖm, cã hiÖu lùc tèi ®a vµ hiÖu qu¶ kinh tÕ- x· héi tèi u, s¾p xÕp biªn chÕ gän nhÑ, bè trÝ ngêi theo chøc danh, trong chÊt h¬n trong lîng - Cµng Ýt cÊp trung gian cµng tèt, bé m¸y qu¶n lý cµng cÇn c¬ së cµng tèt - Tuú theo tÝnh chÊt cña tõng ngµnh mµ tæ chøc theo nguyªn t¾c song trïng hoÆc phô thuéc - KÕt hîp trùc tuyÕn víi chøc n¨ng, lÊy trùc tuyÕn lµ chÝnh, ph©n biÖt l·nh ®¹o chØ huy víi tham mu, t vÊn - KÕt hîp chÕ ®é tËp thÓ l·nh ®¹o víi chÕ ®é thñ trëng qu¶n lý, gi¶m bít chøc phã - KÕt hîp tèi u tæ chøc theo chiÒu däc vµ chiÒu ngang (t¨ng chiÒu däc th× nhiÒu cÊp, t¨ng chiÒu ngang th× nhiÒu mèi) - ViÖc g× còng ph¶i ®îc tæ chøc, viÖc g× còng ph¶i cã ngêi phô tr¸ch c. Çc ph¬ng ph¸p thiÕt kÕ bé m¸y - Ph¬ng ph¸p t¬ng tù: Dùa vµo viÖc thõa kÕ nh÷ng u ®iÓm, g¹t bá nh÷ng yÕu tè, nh÷ng ®iÓm yÕu cña bé m¸y cã s½n ®Ó h×nh thµnh mét bé m¸y míi. Bé m¸y míi sÏ cã nhiÒu ®iÓm gièng bé m¸y ®· cã - Ph¬ng ph¸p ph©n tÝch theo yÕu tè: §©y lµ ph¬ng ph¸p cã thÓ vËn dông cho tÊt c¶ çc bé m¸y ë tÊt c¶ çc cÊp qu¶n lý. PP nµy cã thÓ chia thµnh çc giai ®o¹n: + Giai ®o¹n 1: X©y dùng s¬ ®å bé m¸y tæng qu¸t vµ x¸c ®Þnh nh÷ng kÕt luËn cã tÝnh chÊt nguyªn t¾c cña bé m¸y + Giai ®o¹n 2: X¸c ®Þnh nh÷ng phÇn viÖc cho çc bé phËn cña bé m¸y vµ x¸c lËp çc mèi quan hÖ gi÷a çc bé phËn 20 + Giai ®o¹n 3: X¸c ®Þnh nh÷ng ®Æc trng cña çc yÕu tè cña bé m¸y: chøc n¨ng, nhiÖm vô, quyÒn h¹n) vµ quy ®Þnh ho¹t ®éng cña çc bé phËn trong bé m¸y (néi quy, quy chÕ, ®iÒu lÖ) - Ph¬ng ph¸p thiÕt kÕ theo mÉu: Dùa trªn mét mÉu lý tëng, ph©n tÝch ®iÒu kiÖn thùc tÕ vµ sau ®ã thiÕt kÕ bé m¸y cña m×nh theo mÉu ®ã - Ph¬ng ph¸p thö nghiÖm vµ lo¹i suy: TiÕn hµnh thö nghiÖm viÖc x©y dùng mét m« h×nh bé m¸y hîp lý ë mét sè n¬i, sau ®ã rót kinh nghiÖm råi nh©n réng cho çc n¬i kh¸c - Ph¬ng ph¸p kÕt cÊu ho¸ môc tiªu: Dùa trªn viÖc thiÕt kÕ mét hÖ thèng môc tiªu sau ®ã thiÕt kÕ bé m¸y theo hÖ thèng môc tiªu ®· thiÕt kÕ 4. Çc kiÓu c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y a. C¬ cÊu trùc tuyÕn (ngµnh däc) - Lµ lo¹i c¬ cÊu tæ chøc chØ cã 1 cÊp trªn vµ mét sè cÊp díi, cã mét sè ngêi l·nh ®¹o tõ ngêi cao nhÊt ®Õn ngêi thÊp nhÊt - §Æc ®iÓm: + Mét ngêi l·nh ®¹o thùc hiÖn tÊt c¶ çc chøc n¨ng qu¶n lý vµ chÞu hoµn toµn tr¸ch nhiÖm vÒ bé m¸y do m×nh qu¶n lý + QuyÒn h¹n ®îc giao cho ngêi gi¸m s¸t trùc tiÕp mäi ho¹t ®éng cña cÊp díi vµ s¾p xÕp theo nguyªn t¾c thø bËc + Mèi quan hÖ gi÷a çc thµnh viªn theo chiÒu th¼ng ®øng - trªn xuèng, díi lªn, ngêi thõa hµnh chØ nhËn lÖnh cña mét cÊp trªn trùc tiÕp - ¦u ®iÓm: §¶m b¶o viÖc thùc hiÖn chÕ ®é mét thñ trëng mét çch ch¾c ch¾n MÖnh lÖnh ®îc thi hµnh nhanh chãng Ngêi ®øng ®Çu thùc hiÖn tÊt c¶ çc chøc n¨ng qu¶n lý nªn dÔ quy tr¸ch nhiÖm vÒ ho¹t ®éng cña bé m¸y - Nhîc ®iÓm: + Ngêi l·nh ®¹o ph¶i thùc hiÖn nhiÒu chøc n¨ng qu¶n lý nªn khã hoµn thµnh tèt nhiÖm vô khi kh«ng ®ñ kiÕn thøc vµ thêi gian + Khi phèi hîp 2 bé phËn trong bé m¸y sÏ cã khã kh¨n, v× th«ng tin ph¶i ®i vßng theo tuyÕn ®· quy ®Þnh (C¬ cÊu nµy cã tõ thÕ kû XIX ®Õn nay vÉn tån t¹i) 21 b. C¬ cÊu chøc n¨ng - Lµ c¬ cÊu tæ chøc h×nh thµnh nh÷ng ngêi l·nh ®¹o ®îc chuyªn m«n ho¸ theo tõng chøc n¨ng nhÊt ®Þnh - §Æc ®iÓm: + Ngêi l·nh ®¹o chøc n¨ng ®îc chuyªn m«n ho¸ vµ chØ ®¶m nhËn 1 chøc n¨ng cô thÓ + QuyÒn h¹n theo chøc n¨ng ®îc trao cho ngêi ®øng ®Çu bé phËn vµ kiÓm so¸t ho¹t ®éng ®îc tiÕn hµnh bëi ngêi phô ®øng ®Çu hÖ thèng + Ngêi thõa hµnh cÊp díi ph¶i nhËn lÖnh tõ c¶ ngêi ®øng ®Çu hÖ thèng vµ c¶ ngêi l·nh ®¹o chøc n¨ng ¦u ®iÓm: + C¬ cÊu nµy thu hót ®îc çc chuyªn gia vµo c«ng t¸c l·nh ®¹o + Çc bé phËn ®îc chuyªn m«n ho¸ theo chøc n¨ng 1 çch tû mû nªn gi¶m bít g¸nh nÆng cho ngêi ®øng ®Çu hÖ thèng Nhîc ®iÓm: + Ngêi l·nh ®¹o ph¶i tèn nhiÒu thêi gian ®Ó phèi hîp çc bé phËn chøc n¨ng + Trong ho¹t ®éng, ngêi l·nh ®¹o khã kiÓm so¸t ®îc çc mÖnh lÖnh cña çc bé phËn chøc n¨ng + Ngêi thõa hµnh cïng mét lóc ph¶i tiÕp nhËn nhiÒu mÖnh lÖnh, thËm chÝ tr¸i ngîc nhau cña nhiÒu cÊp trªn trùc tiÕp C¬ cÊu nµy thêng vËn dông ë ph¹m vi qu¶n lý réng, nh ë tÇm mét quèc gia hoÆc khu vùc c. C¬ cÊu trùc tuyÕn - chøc n¨ng liªn hîp - Lµ c¬ cÊu kÕt hîp c¶ kiÓu c¬ cÊu trùc tuyÕn vµ kiÓu c¬ cÊu chøc n¨ng ®Ó tËn dông u ®iÓm vµ kh¾c phôc nhîc ®iÓm cña 2 kiÓu c¬ cÊu - §Æc ®iÓm: + Ngêi l·nh ®¹o chÞu tr¸ch nhiÖm vÒ hÖ thèng nh trùc tuyÕn nhng cã sù gióp ®ì cña çc bé phËn chøc n¨ng ®Ó chuÈn bÞ çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý cho l·nh ®¹o, ®ång thêi híng dÉn, kiÓm tra viÖc thùc hiÖn çc quyÕt ®Þnh 22 + Ngêi ®øng ®Çu çc bé phËn chøc n¨ng kh«ng cã quyÒn trùc tiÕp ra lÖnh cho ngêi thõa hµnh mµ gi¸n tiÕp th«ng qua ngêi l·nh ®¹o. Bé phËn chøc n¨ng võa gi÷ chøc n¨ng tham mu võa gióp l·nh ®¹o chØ ®¹o çc ho¹t ®éng cña bé m¸y ¦u ®iÓm: + Lîi dông ®îc u thÕ cña c¶ 2 lo¹i c¬ cÊu trùc tuyÕn vµ chøc n¨ng + Phï hîp víi yªu cÇu qu¶n lý ngµy cµng më réng. §¹i bé phËn çc bé m¸y ë ViÖt Nam cÊu t¹o theo kiÓu c¬ cÊu nµy Nhîc ®iÓm : Çc c¬ quan chøc n¨ng t¨ng lªn lµm cho bé m¸y cång kÒnh, mçi khi çc bé phËn chøc n¨ng cã ý kiÕn tham mu kh¸c nhau, l·nh ®¹o rÊt khã ra quyÕt ®Þnh, tèn nhiÒu thêi gian héi häp d. C¬ cÊu trùc tuyÕn - tham mu. - Lµ c¬ cÊu trùc tuyÕn kÕt hîp víi mét bé phËn tham mu. VÒ h×nh thøc, bé m¸y vÉn lµ c¬ cÊu trùc tuyÕn, bé phËn tham mu chØ cung cÊp th«ng tin vµ çc kiÕn thøc chuyªn m«n cÇn thiÕt cho l·nh ®¹o lµm cho bé m¸y gän nhÑ. Thùc chÊt ®©y lµ c¬ cÊu trùc tuyÕn nhng cã thªm bé phËn tham mu gióp viÖc - §Æc ®iÓm: Ngêi l·nh ®¹o sö dông bé phËn tham mu gåm mét nhãm çc chuyªn gia hoÆc çc trî lý gióp l·nh ®¹o: Cung cÊp th«ng tin, ®a ra çc lêi khuyªn ®Ó l·nh ®¹o ra nh÷ng quyÕt ®Þnh hîp lý, l·nh ®¹o tranh thñ ®îc trÝ tuÖ cña hä phôc vô cho môc tiªu qu¶n lý ¦u ®iÓm: Khai th¸c ®îc trÝ tuÖ cña çc chuyªn gia giái cã chuyªn m«n s©u vÒ mét lÜnh vùc nµo ®ã, gi¶m chi phÝ cho bé m¸y, c¶i thiÖn ®îc ho¹t ®éng cña toµn hÖ thèng mµ kh«ng cÇn t¨ng biªn chÕ Nhîc ®iÓm: Do cã tham mu nªn tèc ®é ra quyÕt ®Þnh chËm, cã thªm lêi bµn nªn l·nh ®¹o ph¶i c©n nh¾c. C¬ cÊu nµy phï hîp víi tÇm qu¶n lý réng III. §Þnh biªn cho bé m¸y, tuyÓn chän vµ s¾p xÕp çn bé 1. §Þnh biªn cho bé m¸y lµ g× ? Mét bé m¸y ph¶i cã mét sè lîng ngêi nhÊt ®Þnh ®Ó thùc hiÖn nhiÖm vô ®Æt ra ngêi qu¶n lý ph¶i x¸c ®Þnh sè lîng ngêi ®ã vµ s¾p xÕp hä vµo çc bé phËn cña bé m¸y. ViÖc lµm ®ã chÝnh lµ ®Þnh biªn. * §Þnh biªn lµ x¸c ®Þnh nh÷ng ®ßi hái vÒ nh©n lùc, s¾p xÕp çc c¬ng vÞ trong bé m¸y qua viÖc tuyÓn mé, chän lùa, s¾p xÕp, ®µo t¹o vµ båi dìng con ngêi. 23 §©y lµ mét giai ®o¹n cña c«ng t¸c tæ chøc: X¸c ®Þnh nhiÖm vô cña çc bé phËn ®Ó cã c¬ së x¸c ®Þnh nh÷ng bé phËn ®ã cÇn bao nhiªu ngêi vµ nh÷ng ngêi nh thÕ nµo. Dù kiÕn ph©n chia ngêi vµo çc bé phËn, ®¶m b¶o cho çc bé phËn ®ñ kh¶ n¨ng hoµn thµnh nhiÖm vô. §Þnh biªn lµ viÖc quan träng ph¶i ®Ó riªng mét môc trong qu¶n lý. V×: - §Þnh biªn ®ßi hái: (x¸c ®Þnh biªn chÕ vµ vai trß trong tæ chøc) ®ßi hái mét sè kiÕn thøc vµ ph¬ng ph¸p mµ çc nhµ qu¶n lý Ýt chó ý tíi. Hä chØ chó ý ®Æt ra çc vai trß, c¬ng vÞ mµ chó ý ®Õn con ngêi. - §Ó nhµ qu¶n lý cã ®iÒu kiÖn dµnh nhiÒu chó ý ®Õn yÕu tè con ngêi khi lùa chän, ®¸nh gi¸ vµ ph¸t triÓn con ngêi. - §Þnh biªn lµ viÖc cña nhµ qu¶n lý, tr¸ch nhiÖm cña nhµ qu¶n lý, cßn phßng tæ chøc, nh©n sù chØ gióp viÖc, xa nay toµn giao cho nh©n sù lÊy ngêi, ph¶i g¾n tr¸ch nhiÖm ngêi qu¶n lý vµo viÖc tuyÓn chän ngêi lao ®éng. *§Þnh biªn ph¶i ®¶m b¶o: - §Þnh râ chøc danh, nhiÖm vô, thÈm quyÒn tr¸ch nhiÖm vµ mèi quan hÖ trªn díi ngang däc râ rµng cho c¶ bé m¸y vµ cho tõng ç nh©n. - S¾p xÕp con ngêi theo kh¶ n¨ng hoµn thµnh nhiÖm vô, cã n¨ng lùc trÝ tuÖ vµ n¨ng lùc thùc hµnh ®¶m b¶o hoµn thµnh nhiÖm vô. - Bè trÝ biªn chÕ theo khèi lîng c«ng viÖc, theo chøc danh chung cña nhµ níc ®· cô thÓ ho¸ vµo tõng tæ chøc, tõng ®¬n vÞ. Kh«ng ®Ó thõa, kh«ng ®Ó thiÕu - Cã quy chÕ lµm viÖc khoa häc vµ c¶i tiÕn lÒ lèi lµm viÖc, bá lèi t©n quan t©n chÕ g©y khã kh¨n cho ho¹t ®éng cña cÊp díi. - Cã s¬ ®å c¬ cÊu tæ chøc bé m¸y, chØ râ çc mèi quan hÖ gi÷a çc bé phËn vµ tªn ngêi phô tr¸ch, biªn chÕ tõng bé phËn. Khi ®Þnh biªn lu ý: Xem xÐt mét çch cã hÖ thèng nh÷ng nhu cÇu vÒ biªn chÕ cña tõng bé phËn, x¸c ®Þnh râ nhiÖm vô, chøc n¨ng cña tõng vÞ trÝ ®Ó ®Þnh biªn. 2. TuyÓn chän vµ s¾p xÕp çn bé * Ph©n tÝch râ ®Æc ®iÓm c«ng viÖc cña tõng bé phËn, tõng vÞ trÝ c«ng t¸c trong bé m¸y, trªn c¬ së ®ã x¸c ®Þnh yªu cÇu vÒ sè lîng biÖn chÕ cÇn cã. §ång thêi x¸c ®Þnh çc phÈm chÊt, n¨ng lùc mµ con ngêi cÇn cã ®Ó ®¸p øng ®îc yªu cÇu cña c«ng viÖc. 24 * LiÖt kª çc yªu cÇu vÒ sè lîng vµ yªu cÈu vÒ con ngêi cho tõng bé phËn, tõng vÞ trÝ. * X¸c ®Þnh ph¬ng ph¸p tuyÓn chän vµ nguån tuyÓn chän * Dù kiÕn ho¹t ®éng ®µo t¹o, båi dìng sau khi ®· tuyÓn chän vµ s¾p xÕp. ViÖc nµy sÏ thùc hiÖn khi chóng ta kh«ng chän ®îc ngêi ®¸p øng ngay yªu cÇu cña c«ng viÖc. HoÆc cã mét sè vÞ trÝ c«ng t¸c cÇn cã thêi gian lµm quen. - Ph¶i cã dù kiÕn lùc lîng çn bé dù bÞ lµm nguån. Thu hót çc øng cö viªn vµo mét sè vÞ trÝ trong tæ chøc. Lu ý: + Ph¶i tr¶ lêi çc c©u hái: CÇn bao nhiªu ngêi, nh÷ng ngêi nh thÕ nµo, lÊy ë ®©u ra nh÷ng ngêi ®ã, b»ng çch nµo ®Ó chän ®óng ngêi phï hîp víi yªu cÇu c«ng viÖc? + §Ó ®Þnh mét biªn chÕ cÇn lµm râ c«ng viÖc cã nh÷ng yªu cÇu g×, c«ng viÖc ph¶i cã tÇm cì t¬ng xøng, kh«ng réng qu¸, kh«ng hÑp qu¸: réng qu¸ lµm kh«ng hÕt, hÑp qu¸ lµm l·ng phÝ biªn chÕ. + Mçi c¬ng vÞ ph¶i g¾n víi mét c«ng viÖc, cã thö th¸ch vµ thu hót toµn bé thêi gian: kh«ng l·ng phÝ thêi gian, ph¶i lµm hÕt thêi gian míi xong viÖc (®Þnh møc chÝnh x¸c). + Khi tuyÓn chän çn bé cÇn lu ý: Thu hót nhiÒu øng viªn vµo mét c«ng viÖc ®Ó cã ®iÒu kiÖn chän ngêi phï hîp nhÊt víi çc yªu cÇu cña c«ng viÖc. B»ng çch: Cô thÓ ho¸ ®Æc ®iÓm ç nh©n - §èi chiÕu so s¸nh víi yªu cÇu cña c«ng viÖc, sau ®ã chän lÊy nh÷ng ngêi cÇn cho c«ng viÖc ®ång thêi ®¶m b¶o: Cã çc ph¬ng ph¸p khoa häc ®Ó tuyÓn chän ®óng ngêi, kh«ng chän bõa b·i, c¶m tÝnh. §¶m b¶o ngêi ®ã a thÝch cho c«ng viÖc vµ cßn cã kh¶ n¨ng ph¸t triÓn. Ch¬ng 4 QuyÕt ®Þnh qu¶n lý I. Kh¸i niÖm chung vÒ quyÕt ®Þnh qu¶n lý 1. Kh¸i niÖm quyÕt ®Þnh qu¶n lý a. QuyÕt ®Þnh qu¶n lý lµ g× ? 25 S¶n phÈm lao ®éng cña ngêi qu¶n lý lµ çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý. QuyÕt ®Þnh qu¶n lý lµ hµnh vi s¸ng t¹o cña chñ thÓ qu¶n lý nh»m ®Þnh ra ch¬ng tr×nh, môc tiªu vµ tÝnh chÊt ho¹t ®éng cña nh÷ng ngêi, nh÷ng cÊp thuéc quyÒn. Trong kh¸i niÖm nµy cã 2 ý: - Hµnh vi s¸ng t¹o chñ thÓ - §Þnh ra ch¬ng tr×nh môc tiªu ho¹t ®éng cho ngêi díi quyÒn thùc hiÖn. b. §Æc ®iÓm cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý. - QyÕt ®Þnh qu¶n lý g¾n víi chñ thÓ qu¶n lý, kh¸c víi th«ng tin qu¶n lý. Th«ng tin qu¶n lý lµ tin tøc vÒ ®èi tîng vµ çc yÕu tè kh¸c mµ chñ thÓ thu ®îc ®Ó lµm c¬ së x¸c ®Þnh çc t¸c ®éng ®Õn ®èi tîng qu¶n lý. - QuyÕt ®Þnh qu¶n lý chØ vËn ®éng theo mét chiÒu tõ chñ thÓ ®Õn ®èi tîng qu¶n lý. - QuyÕt ®Þnh qu¶n lý mang tÝnh mÖnh lÖnh, nh÷ng ngêi díi quyÒn kh«ng cã kh¶ n¨ng lùa chän mµ buéc ph¶i phôc tïng quyÕt ®Þnh. - Çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý bao giê còng ®îc ph¸t ra tõ mét chñ thÓ nhÊt ®Þnh, mçi hÖ thèng qu¶n lý chØ cã mét chñ thÓ quyÕt ®Þnh cßn quyÕt ®Þnh cña cÊp thuéc quyÒn chØ cã ý nghÜa híng dÉn, gi¶i thÝch viÖc quyÕt ®Þnh cña cÊp trªn. c. VÞ trÝ vai trß cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý - QuyÕt ®Þnh qu¶n lý lµ c¬ së, lµ c¨n cø ®Ó ®iÒu chØnh mäi hµnh vi cña çc bé phËn, çc yÕu tè cÊu thµnh trong qu¶n lý. Cã thÓ nãi toµn bé hÖ thèng qu¶n lý ®îc ®iÒu chØnh b»ng çc quyÕt ®Þnh: + NÕu quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®óng ®¾n bé m¸y lµm viÖc cã hiÖu qu¶ + NÕu quyÕt ®Þnh qu¶n lý sai bé m¸y ho¹t ®éng kÐm hiÖu qu¶. - QuyÕt ®Þnh qu¶n lý lµ c¬ së, lµ c¨n cø ®Ó ®¸nh gi¸ toµn bé chÊt lîng qu¶n lý. Sù vËn ®éng vµ ph¸t triÓn cña bé m¸y qu¶n lý thÕ nµo lµ do çc quyÕt ®Þnh chi phèi. - QuyÕt ®Þnh qu¶n lý lµ c¬ së vµ còng lµ tiªu chuÈn ®Ó ®¸nh gi¸ n¨ng lùc, tr×nh ®é cña çn bé qu¶n lý. - QuyÕt ®Þnh qu¶n lý còng lµ tiªu chuÈn ®Ó ®¸nh gi¸ tinh thÇn, ý thøc, th¸i ®é vµ tr¸ch nhiÖm cña nh÷ng ngêi, nh÷ng cÊp thuéc quyÒn. 26 - QuyÕt ®Þnh qu¶n lý t¸c ®éng vµ hµnh vi ho¹t ®éng cña con ngêi. Con ngêi phøc t¹p nªn t¸c ®éng ®Õn con ngêi rÊt khã kh¨n, tÕ nhÞ... QuyÕt ®Þnh hîp lßng ngêi ®éng lùc ph¸t huy tÝnh tÝch cùc s¸ng t¹o cña con ngêi. QuyÕt ®Þnh kh«ng hîp lßng ngêi cã thÓ g©y ph¶n øng chèng ®èi, ph¸ ho¹i, kh«ng chÊp hµnh cña ngêi tiÕp nhËn nã. - Çc quyÕt ®Þnh khi phï hîp víi lîi Ých cña mäi ngêi th× cã kh¶ n¨ng quy tô ®îc søc m¹nh cña bé m¸y  thùc hiÖn ®Ò tiªu ®Ò ra. 2. Çc chøc n¨ng c¬ b¶n cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý - Chøc n¨ng ®Þnh híng: QuyÕt ®Þnh qu¶n lý chØ ra çch thøc tiÕn hµnh nhiÖm vô trong qu¸ tr×nh ho¹t ®éng cña bé m¸y. Nã quy ®Þnh ph¬ng híng vËn ®éng vµ ph¸t triÓn cña bé m¸y. Khi tiÕp nhËn quyÕt ®Þnh qu¶n lý, mét hÖ thèng qu¶n lý, ngêi díi quyÒn hiÓu ®îc ý nghÜa cña çc quyÕt ®Þnh, n¾m ®îc nhiÖm vô cña m×nh ph¶i lµm vµ çch thøc hµnh ®éng ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô ®ã. - Chøc n¨ng ph¸p lý: ( cìng bøc thùc hiÖn): QuyÕt ®Þnh qu¶n lý lµ s¶n phÈm cña lao ®éng qu¶n lý, nã thÓ hiÖn quyÒn uy cña chñ thÓ qu¶n lý. + Mét hÖ thèng qu¶n lý chØ tån t¹i vµ ph¸t triÓn khi quyÒn uy cña ngêi ®øng ®Çu ®îc ®¶m b¶o, ®îc thõa nhËn. V× thÕ, tù th©n quyÕt ®Þnh qu¶n lý cã chøc n¨ng buéc cÊp díi ph¶i thi hµnh. + QuyÒn uy cña chñ thÓ qu¶n lý ®îc thÓ hiÖn trùc tiÕp th«ng qua qu¸ tr×nh thùc hiÖn quyÕt ®Þnh. ViÖc phôc tïng çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý võa lµ mét nguyªn t¾c tån t¹i cña hÖ thèng võa lµ ®iÒu kiÖn ®¶m b¶o quyÒn uy cña ngêi l·nh ®¹o. - Chøc n¨ng phèi hîp: Mçi quyÕt ®Þnh qu¶n lý cô thÓ t¸c ®éng ®Õn nhiÒu ®èi tîng trong hÖ thèng vµ çc ®èi tîng kh¸c cã liªn quan. QuyÕt ®Þnh qu¶n lý cã kh¶ n¨ng phèi hîp mäi ngêi  hoµn thµnh mét nhiÖm vô chung. Do ®ã, sù hîp t¸c cña mäi ngêi lµ yªu cÇu cña çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý vµ còng lµ nguyªn t¾c ph¶i ®¹t ®îc çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý. - Chøc n¨ng b¶o ®¶m: QuyÕt ®Þnh qu¶n lý t¹o ra çc ®iÒu kiÖn ®Ó thùc hiÖn çc môc tiªu ®· ®Æt ra. NÕu kh«ng cã çc ®iÒu kiÖn ®ã quyÕt ®Þnh qu¶n lý kh«ng thÓ biÕn thµnh hiÖn thùc,.quyÕt ®Þnh qu¶n lý kh«ng thÓ cã hiÖu lùc. - Chøc n¨ng v¨n hãa-x· héi: B¶n th©n mçi quyÕt ®Þnh qu¶n lý lµ mét s¶n phÈm v¨n hãa thÓ hiÖn ë 2 khÝa c¹nh: H×nh thøc tr×nh bµy cña mét quyÕt ®Þnh thÓ 27 hiÖn tr×nh ®é qu¶n lý ë thêi ®iÓm ®ã. Néi dung quyÕt ®Þnh ph¶n ¸nh ®Æc ®iÓm x· héi ë mét giai ®o¹n nhÊt ®Þnh. V× thÕ, çc v¨n b¶n mµ çc chÕ ®é tríc ®©y ban hµnh ®Òu lµ nh÷ng t liÖu nghiªn cøu ®¸ng quý cho nhiÒu ngµnh khoa häc: V¨n hãa, lÞch sö vµ qu¶n lý. II. Ph©n lo¹i çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý 1. Môc tiªu ph©n lo¹i. - Do tÝnh chÊt phøc t¹p cña ho¹t ®éng qu¶n lý vµ cña çc qu¶n lý x½ héi nªn ph¶i ph©n lo¹i çc quyÕt ®Þnh nh»m hiÓu râ tÝnh chÊt , yªu cÇu cña çc quyÕt ®Þnh, møc ®é phï hîp víi yªu cÇu nhiÖm vô ®Æt ra - Ph©n lo¹i ®Ó chØ râ ®îc tÝnh chÊt, ®Æc ®iÓm vµ tÇm quan träng cña tõng lo¹i quyÕt ®Þnh ®Ó tæ chøc tèt viÖc ®Ò ra çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý phï hîp, ®¶m b¶o tÝnh kh¶ thi cña çc quyÕt ®Þnh ®ã - Ph©n lo¹i ®Ó hiÓu râ tÇm quan träng cña tõng lo¹i quyÕt ®Þnh ®Ó tæ chøc thùc hiÖn cã hiÖu qu¶ quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®· ®Ò ra 2. Ph©n lo¹i theo çc tiªu chuÈn a. Theo tÝnh chÊt cña çc quyÕt ®Þnh, cã çc lo¹i quyÕt ®Þnh sau: - QuyÕt ®Þnh chiÕn lîc: quyÕt ®Þnh ®êng lèi ph¸t triÓn chñ yÕu cña bé m¸y. Nh÷ng quyÕt ®Þnh lín nh çc chñ tr¬ng, ®êng lèi ph¸t triÓn cña ®Êt níc, mét ngµnh, mét c«ng ty... - QuyÕt ®Þnh chiÕn thuËt nh»m ®¹t çc môc tiªu cã tÝnh chÊt côc bé (mét bé phËn, mét thêi ®iÓm) ®Ó tiÕn tíi hoµn thµnh çc môc tiªu chiÕn lîc. - QuyÕt ®Þnh t¸c nghiÖp hµng ngµy: çc quyÕt ®Þnh nµy mang tÝnh chÊt ®iÒu chØnh çc ho¹t ®éng hµng ngµy cña çc bé phËn, çc c¬ quan trong mét hÖ thèng: TD nh¾c nhë, çc mÖnh lÖnh cã tÝnh chÊt t×nh huèng. b. Theo thêi gian thùc hiÖn t×nh huèng. - Çc quyÕt ®Þnh dµi h¹n: thêng ë tÇm vÜ m« cña mét hÖ thèng, mét ngµnh: Kh > 5 n¨m... (gÇn víi quyÕt ®Þnh chiÕn lîc). - Çc quyÕt ®Þnh trung h¹n lµ çc quyÕt ®Þnh thùc hiÖn mét phÇn KH dµi h¹n 3 - 5 n¨m - Çc quyÕt ®Þnh ng¾n h¹n< = 1 n¨m 28 Ba lo¹i quyÕt ®Þnh nµy tuú thuéc tÇm qu¶n lý. Nªn c¬ së nhá 3 - 5 n¨m cã thÓ lµ dµi h¹n. TÇm vÜ m« toµn quèc, toµn ngµnh th× 5 - 10 n¨m míi lµ dµi h¹n. c. Theo ph¹m vi t¸c ®éng cña çc quyÕt ®Þnh. - Nh÷ng quyÕt ®Þnh bao qu¸t (bao trïm) toµn bé kh¸ch thÓ qu¶n lý: quyÕt ®Þnh cã tÇm ¶nh hëng tíi mäi thµnh viªn trong toµn bé hÖ thèng. - Nh÷ng quyÕt ®Þnh bé phËn: Cã ¶nh hëng tíi mét bé phËn, mét sè thµnh viªn trong hÖ thèng. - Nh÷ng quyÕt ®Þnh chuyªn ®Ò: cã ¶nh hëng ®Õn mét nhãm vÊn ®Ò nhÊt ®Þnh hoÆc mét sè chøc n¨ng qu¶n lý nhÊt ®Þnh. d. Theo çc chøc n¨ng cña çc quyÕt ®Þnh trong ho¹t ®éng cña c¬ quan. Tuú theo çc chøc n¨ng cña çc quyÕt ®Þnh vÒ vÊn ®Ò g× ®iÒu hµnh ®iÒu chØnh chøc n¨ng nµo cña bé m¸y qu¶n lý mµ ngêi ta chia ra thµnh çc lo¹i quyÕt ®Þnh kh¸c nhau: - Çc quyÕt ®Þnh vÒ chuyªn m«n: tuú c¬ quan mµ çc chuyªn m«n lµ g×: s¶n xuÊt, gi¶ng d¹y... - Çc quyÕt ®Þnh vÒ nh©n sù tæ chøc..... - Çc quyÕt ®Þnh vÒ kinh tÕ x· héi ... Ngoµi ra cã thÓ thÊy, trong mét bé m¸y qu¶n lý cã thÓ cã çc lo¹i quyÕt ®Þnh: - Lo¹i quyÕt ®Þnh mang tÝnh chÊt chØ thÞ, mÖnh lÖnh ®ßi hái ph¶i thi hµnh nhanh chãng, chÝnh x¸c (tÝnh cìng chÕ cao - trùc tiÕp. - Lo¹i quyÕt ®Þnh gi¸n tiÕp nh»m môc ®Ých khuyÕn khÝch ho¹t ®éng cña çc bé phËn, çc thµnh viªn trong ®¬n vÞ...quyÕt ®Þnh nµy kh«ng mang tÝnh cìng chÕ cao nhng cã hiÖu qu¶ cao: quyÕt ®Þnh vÒ chÕ ®é khen thëng, vÒ chÝnh s¸ch chÕ ®é l¬ng... III. Quy tr×nh ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý 1. Nh÷ng yªu cÇu c¬ b¶n cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý - QuyÕt ®Þnh qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o tÝnh kh¸ch vµ quan khoa häc. + QuyÕt ®Þnh cña chñ thÓ qu¶n lý ph¶i do yªu cÇu kh¸ch quan cña nhiÖm vô, kh«ng do ý muèn chñ quan cña chñ thÓ. + Nh÷ng c¨n cø ®Ó ra quyÕt ®Þnh ph¶i dùa trªn nh÷ng th«ng tin ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, toµn diÖn. 29 - Çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®¶m b¶o tÝnh ph¸p lý, ra quyÕt ®Þnh ph¶i ®óng thÈm quyÒn, chøc tr¸ch, nhiÖm vô vµ ®óng cÊp, ®óng tÇm qu¶n lý. - Çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý ph¶i cã tÝnh chÊt chØ ®¹o, ®Þnh híng. QuyÕt ®Þnh qu¶n lý gióp ngêi tiÕp nhËn kh«ng nh÷ng hiÓu mµ cßn thùc hiÖn ®óng quyÕt ®Þnh  ngêi qu¶n lý ph¶i gi¶i thÝch, híng dÉn chØ ®¹o viÖc thùc hiÖn quyÕt ®Þnh. - Çc quyÕt ®Þnh ph¶i ®¶m b¶o tÝnh kinh tÕ vµ tèi u. + Chi phÝ cho viÖc thùc hiÖn quyÕt ®Þnh? + Thêi gian thùc hiÖn quyÕt ®Þnh + HiÖu qu¶ thùc tÕ khi thùc hiÖn çc quyÕt ®Þnh TÝnh tèi u thÓ hiÖn kh«ng cã quyÕt ®Þnh nµo cïng lo¹i tèt h¬n thay thÕ quyÕt ®Þnh ®ã. - Çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®¶m b¶o tÝnh hÖ thèng, thÓ hiÖn ë hai néi dung c¬ b¶n sau: + KÕt cÊu néi dung cña mét quyÕt ®Þnh qu¶n lý ph¶i ®¶m b¶o chÆt chÏ, logic theo mét hÖ thèng nhÊt ®Þnh. + Çc quyÕt ®Þnh cña chñ thÓ ph¶i t¹o thµnh mét hÖ thèng theo mét trËt tù cã thø bËc u tiªn nhÊt ®Þnh. - Çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý ph¶i ng¾n gän, râ rµng, dÔ hiÓu, dÔ thùc hiÖn, kh«ng ®Ó cã kÏ hë cho cÊp díi dÔ lîi dông - Çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý ph¶i quy ®Þnh râ thêi gian, thêi h¹n thùc hiÖn - Çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý ph¶i kÞp thêi, ®¸p øng víi mäi t×nh huèng qu¶n lý. 2. Quy tr×nh ra quyÕt ®Þnh qu¶n lý a. X¸c ®Þnh môc tiªu cña quyÕt ®Þnh: Khi n¶y sinh vÊn ®Ò trong häat ®éng ngêi ta ph¶i ®Ò ra çc gi¶i ph¸p ®Ó gi¶i quyÕt çc vÊn ®Ò ®ã. Gi¶i quyÕt ®îc vÊn ®Ò tøc lµ tiÕn tíi ®îc mét môc tiªu nµo ®ã. §Ó ®¹t tíi môc tiªu cÇn mét lo¹t çc ho¹t ®éng. Çc ho¹t ®éng cÇn ®îc híng dÉn, ®iÒu khiÓn, ®iÒu chØnh. CÇn cã çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®Ó lµm c«ng viÖc ®ã. Do ®ã, c«ng viÖc ®Çu tiªn cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý lµ x¸c ®Þnh môc tiªu çc quyÕt ®Þnh. Môc tiªu cña çc quyÕt ®Þnh ph¶i ®¶m b¶o 2 ®iÒu kiÖn: * TÝnh cô thÓ cña môc tiªu 30 - CÇn ®¹t tíi çi g×? §Õn møc nµo? NghÜa lµ ph¶i cã çc chØ sè cô thÓ cña môc tiªu cÇn ®¹t tíi. - Çc ®iÒu kiÖn ®¹t môc tiªu: ®Ó ®¹t môc tiªu ®ã cÇn cã çc ®iÒu kiÖn g×? - Çch thøc ®¹t tíi môc tiªu: çch qu¶n lý, çch tiÕn hµnh ho¹t ®éng ®Ó ®¹t môc tiªu... * TÝnh phï hîp vµ cÊp thiÕt - Môc tiªu phï hîp víi kh¶ n¨ng phÊn ®Êu cña ®¬n vÞ. Môc tiªu kh«ng qu¸ dÔ, kh«ng qu¸ khã, ph¶i râ rµng ®Ó ai còng dÔ dµng thÊy râ ®îc môc tiªu cÇn ®¹t ®îc. Môc tiªu khã, vît qu¸ kh¶ n¨ng sÏ kh«ng ®¹t ®îc, hiÖu lùc quyÕt ®Þnh sÏ bÞ gi¶m ®i v× quyÕt ®Þnh kh«ng ®îc thùc hiÖn triÖt ®Ó, gi¶m quyÒn uy qu¶n lý; dÔ qu¸ kh«ng cÇn phÊn ®Êu sÏ gi¶m sù h¨ng h¸i khi thùc hiÖn quyÕt ®Þnh. - Phï hîp víi ®iÒu kiÖn thùc tÕ ®Ó môc tiªu cã thÓ biÕn thµnh hiÖn thùc. §ång thêi phï hîp víi thêi gian cã thÓ ®¹t ®îc môc tiªu ®ã. - Môc tiªu ph¶i lµ vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt, kh«ng gi¶i quyÕt kh«ng ®îc th× quyÕt ®Þnh qu¶n lý míi cã hiÖu qu¶. NÕu kh«ng, quyÕt ®Þnh sÏ kÐm hiÖu qu¶ v× gi¶i quyÕt çc vÊn ®Ò kh«ng cÇn thiÕt  ph¶i t×m tróng vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt. b. X¸c ®Þnh c¨n cø ra quyÕt ®Þnh * C¨n cø ph¸p lý - Çc quyÕt ®Þnh cã c¬ së lµ quyÕt ®Þnh chung, çc th«ng lÖ mµ tríc ®©y ®· cã. BÊt cø quyÕt ®Þnh nµo còng ph¶i dùa trªn c¬ së ph¸p luËt vµ çc quy íc chung cña céng ®ång cña toµn hÖ thèng. - Khi ra quyÕt ®Þnh nµo còng ph¶i c¨n cø vµo çc quyÕt ®Þnh cã liªn quan. §iÒu ®ã ®¶m b¶o cho çc quyÕt ®Þnh cã tÝnh cìng chÕ vµ kh«ng m©u thuÉn víi çc quyÕt ®Þnh chung. - QuyÕt ®Þnh ra ph¶i ®óng thÈm quyÒn vÒ ph¹m vi tr¸ch nhiÖm vµ tÇm qu¶n lý cña ngêi qu¶n lý (c¨n cø vµo quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm). * C¨n cø thùc tiÔn. - Cã ®Çy ®ñ çc th«ng tin vÒ thùc tÕ cÇn gi¶i quyÕt (th«ng tin vÒ môc tiªu, ®iÒu kiÖn...) - TÝnh to¸n ®Õn çc quy luËt kh¸ch quan chi phèi ®Õn ho¹t ®éng cña toµn hÖ thèng. 31 - Çc yªu cÇu cña toµn bé hÖ thèng c¶ vÒ çc quan hÖ x· héi lÉn quan hÖ CN... - C¨n cø ®iÒu kiÖn hoµn c¶nh thùc tÕ, ®Æc ®iÓm vÒ con ngêi vµ bé m¸y ®Ó ra quyÕt ®Þnh. c. §Ò ra mét sè ph¬ng ¸n cã thÓ - §Ó gi¶i quyÕt mét vÊn ®Ò thùc tiÔn cã thÓ cã nhiÒu ph¬ng ¸n.Do ®ã, cÇn ®Ò ra 2-3 ph¬ng ¸n kh¸c nhau, ph©n tÝch u nhîc ®iÓm cña tõng ph¬ng ¸n th«ng qua viÖc ph©n tÝch çc yÕu tè. - So s¸nh u nhîc ®iÓm cña tõng ph¬ng ¸n víi ®iÒu kiÖn thùc tÕ cña bé m¸y theo tõng yÕu tè vµ tæng thÓ çc yÕu tè d. Lùa chän ph¬ng ¸n quyÕt ®Þnh tèi u. - Trªn c¬ së nhiÒu ph¬ng ¸n, chän lÊy mét ph¬ng ¸n tèi u theo çc yÕu tè: thiªn thêi - ®Þa lîi - nh©n hoµ Nh vËy ph¶i tÝnh to¸n toµn diÖn  ®¹t môc tiªu Tèi u vÒ çc th«ng sè: + Môc tiªu cÇn ®¹t + Ngêi lµm + Çch lµm + QuyÒn h¹n tr¸ch nhiÖm ngêi lµm + §Þa chØ lµm - Chän ph¬ng ¸n cã hiÖu qu¶ nhÊt vÒ kinh tÕ - x· héi. e.§Ò ra quyÕt ®Þnh: Ban hµnh, phæ biÕn vµ tæ chøc thùc hiÖn quyÕt ®Þnh f. KiÓm tra, ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ cña quyÕt ®Þnh vµ ®iÒu chØnh kÞp thêi çc sai lÖch ®Ó quyÕt ®inh ®¹t ®îc môc tiªu ®· v¹ch ra. IV. VÊn ®Ò hiÖu qu¶ vµ hiÖu lùc cña çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý 1. HiÖu qu¶ cña çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý a. Kh¸i niÖm hiÖu qu¶ cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý . * HiÖu qu¶ mét ho¹t ®éng: Lµ tû lÖ gi÷a kÕt qu¶ ®¹t ®îc víi çc chi phÝ søc lùc, cña c¶i, thêi gian bá ra ®Ó thùc hiÖn ho¹t ®éng ®ã * HiÖu qu¶ cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý: Lµ tû lÖ gi÷a kÕt qu¶ mµ quyÕt ®Þnh mang l¹i cho hÖ thèng víi chi phÝ søc ngêi, søc cña ®Ó thùc hiÖn quyÕt ®Þnh. Lu ý: §o kÕt qu¶ ®¹t ®îc cña mét quyÕt ®Þnh qu¶n lý kh«ng h¼n b»ng çc sè liÖu ®Þnh lîng, mµ nhiÒu khi ph¶i b»ng çc kÕt qu¶ ®Þnh tÝnh. Muèn biÕt quyÕt ®Þnh cã hiÖu qu¶ hay kh«ng ph¶i ®o ®îc kÕt qu¶ ®¹t ®îc vµ çc chi phÝ bá ra. 32 KÕt qu¶ cao  Chi phÝ thÊp : HiÖu qu¶ cao KÕt qu¶ cao  Chi phÝ cao: HiÖu qu¶ kh«ng cao KÕt qu¶ thÊp - Chi phÝ thÊp: HiÖu qu¶ kh«ng cao KÕt qu¶ thÊp Chi phÝ cao: Kh«ng cã hiÖu qu¶ b. Çch ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ quyÕt ®Þnh qu¶n lý - Chän çc tiªu chuÈn ®Ó ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Muèn ®¸nh gi¸ hiÖu qu¶ cña mét quyÕt ®Þnh qu¶n lý ph¶i cã tiªu chuÈn ®Ó ®Þnh lîng çc kÕt qu¶ ®¹t ®îc vµ çc chi phÝ. Çc tiªu chuÈn ®ã lµ: + Tiªu chuÈn vÒ môc ®Ých + Tiªu chuÈn vÒ tÝnh kÞp thêi + Tiªu chuÈn vÒ tµi chÝnh + Tiªu chuÈn vÒ çch thøc + Tiªu chuÈn vÒ mèi quan hÖ gi÷a môc ®Ých vµ chi phÝ + Tiªu chuÈn ®Ó ng¨n ngõa nh÷ng hËu qu¶ xÊu vÒ kinh tÕ - x· héi - ChÝnh x¸c ho¸ çc tiªu chuÈn - §¸nh gi¸ çc kÕt qu¶ ®¹t ®îc - So s¸nh ®Ó rót ra kÕt luËn quyÕt ®Þnh qu¶n lý cã hiÖu qu¶ hay kh«ng? - So s¸nh nhiÒu ph¬ng ¸n vµ viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô t¬ng tù cña mét c¬ quan kh¸c t¬ng tù. 2. HiÖu lùc cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý a. HiÖu lùc cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý Muèn qu¶n lý cã kÕt qu¶ th× çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña chñ thÓ qu¶n lý ph¶i ®îc thùc hiÖn nghiªm chØnh triÖt ®Ó vµ kÞp thêi. Muèn çc quyÕt ®Þnh ®îc thùc hiÖn tèt th× çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý ph¶i cã hiÖu lùc. NghÜa lµ ph¶i buéc ngêi thõa hµnh thùc hiÖn ®óng çc yªu cÇu cña quyÕt ®Þnh, ®¹t ®îc môc ®Ých mong muèn. HiÖu lùc cña Q§ qu¶n lý lµ søc t¸c ®éng cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý ®Õn ngêi thõa hµnh ®Ó ®iÒu chØnh çc ho¹t ®éng cña bé m¸y, buéc çc bé phËn vµ thµnh viªn chÊp hµnh nghiªm chØnh sù ®iÒu chØnh ®ã, t¹o trËt tù, kû c¬ng trong bé m¸y, gióp bé m¸y ®¹t tíi môc tiªu. 33 HiÖu lùc cña çc quyÕt ®Þnh lµ sù thÓ hiÖn quyÒn uy cña ngêi qu¶n lý buéc ®èi tîng qu¶n lý chÊp hµnh nghiªm chØnh, nhanh chãng, kÞp thêi çc quyÕt ®Þnh ®· ban ra. QuyÕt ®Þnh nµo ®îc chÊp hµnh nghiªm chØnh, ®Çy ®ñ: cã hiÖu lùc. QuyÕt ®Þnh nµo kh«ng ®îc chÊp hµnh: kh«ng cã hiÖu lùc. BiÓu hiÖn hiÖu lùc cña çc quyÕt ®Þnh lµ møc ®é chÊp hµnh vµ kÕt qu¶ ®¹t ®îc cña bé m¸y. Nãi kh¸c ®i ®o møc ®é cña viÖc thùc hiÖn nghiªm chØnh vµ kÞp thêi b»ng hiÖu qu¶ thùc tÕ mµ quyÕt ®Þnh qu¶n lý mang l¹i. Bé m¸y qu¶n lý ph¶i cã 3 yÕu tè: quyÒn lùc, n¨ng lùc vµ hiÖu lùc. + HiÖu lùc quan hÖ chÆt chÏ víi quyÒn lùc vµ n¨ng lùc, trong ®ã, quyÒn lùc lµ yÕu tè xuÊt ph¸t, n¨ng lùc n©ng cao tÝnh hiÖu lùc  HiÖu lùc thÓ hiÖn cô thÓ quyÒn lùc vµ n¨ng lùc thùc hiÖn çc quyÒn lùc cña bé m¸y qu¶n lý. + Ra rót ra mèi quan hÖ QuyÒn lùc  n¨ng lùc  hiÖu lùc  hiÖu qu¶. Cã hiÖu qu¶  cã hiÖu lùc  thÓ hiÖn cã n¨ng lùc  thËt sù cã quyÒn lùc. b. Çc yÕu tè ®¶m b¶o hiÖu lùc cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý. - QuyÒn uy cña chñ thÓ qu¶n lý. + QuyÒn lùc: cµng cã quyÒn lùc quyÕt ®Þnh qu¶n lý cµng cã hiÖu lùc. + Uy tÝn : cã uy tÝn quyÕt ®Þnh qu¶n lý cã hiÖu lùc. - N¨ng lùc cña chñ thÓ qu¶n lý + Cã n¨ng lùc ®Ò ra quyÕt ®Þnh ®óng, tæ chøc thùc hiÖn tèt  quyÕt ®Þnh ®îc thõa nhËn, ®îc thùc hiÖn  quyÕt ®Þnh cã hiÖu lùc. + N¨ng lùc sö dông quyÒn lùc: §óng lóc, ®óng chç vµ triÖt ®Ó sÏ ®¶m b¶o hiÖu lùc cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý. - N¨ng lùc cña ®èi tîng qu¶n lý: kh¶ n¨ng hiÓu vµ thùc hiÖn çc quyÕt ®Þnh cña cÊp trªn. - TÝnh hîp lý - khoa häc cña bé m¸y tæ chøc: thuËn lîi trong viÖc tæ chøc thùc hiÖn quyÕt ®Þnh  quyÕt ®Þnh cã hiÖu lùc  cã hiÖu qu¶. TD: Bé m¸y hîp lý: quyÕt ®Þnh  kÞp thêi  quyÕt ®Þnh cã hiÖu lùc. Ch¬ng 5 34 L·nh ®¹o - chØ huy I. Kh¸i niÖm chung vÒ l·nh ®¹o - chØ huy 1. Kh¸i niÖm l·nh ®¹o - chØ huy ë ®©y ngêi ta quan niÖm l·nh ®¹o-chØ huy lµ mét khÝa c¹nh, mét mÆt cña qu¶n lý. Qu¶n lý bao hµm trong ®ã cã l·nh ®¹o. HiÖn nay nhiÒu ngêi quan niÖm qu¶n lý lµ ho¹t ®éng réng lín bao trïm lªn toµn bé çc ho¹t ®éng, çc lÜnh vùc  trong qu¶n lý cã mét khÝa c¹nh ®ã lµ l·nh ®¹o-chØ huy. L·nh ®¹o lµ qu¸ tr×nh t¸c ®éng ®Õn con ngêi sao cho hä tù nguyÖn vµ nhiÖt t×nh phÊn ®Êu ®Ó ®¹t ®îc môc tiªu cña tæ chøc - bé m¸y. L·nh ®¹o lµ chØ dÉn, ®iÒu khiÓn, ra lÖnh cho cÊp díi, lµ ngêi ®i tríc dÉn d¾t bé m¸y tiÕn tíi môc tiªu. NÕu qu¶n lý lµ tæ chøc bé m¸y, ra quyÕt ®Þnh ®Ó bé m¸y ho¹t ®éng th× l·nh ®¹o chØ huy lµ trùc tiÕp ®iÒu khiÓn bé m¸y ®ã. L·nh ®¹o gåm çc yÕu tè: - Çc kü n¨ng l·nh ®¹o bao gåm: kü n¨ng( kh¶ n¨ng) nhËn thøc ®îc çc ®Æc ®iÓm cña con ngêi díi quyÒn, hiÓu ®îc çc ®éng lùc thóc ®Èy hä hµnh ®éng, kh¶ n¨ng khÝch lÖ ngêi thõa hµnh Kü n¨ng tæ chøc ho¹t ®éng phï hîp víi hoµn c¶nh, víi con ngêi ®Ó t¹o nh÷ng thuËn lîi cho ho¹t ®éng. - Sù hÊp dÉn vµ thu hót cña ngêi l·nh ®¹o víi cÊp díi, kh¶ n¨ng l«i cuèn, tËp hîp nh÷ng ngêi díi quyÒn, g©y ®îc lßng tin cña quÇn chóng  ngêi l·nh ®¹o tËn t©m, tËn lùc hoµn thµnh nhiÖm vô. - Phong çch l·nh ®¹o vµ bÇu kh«ng khÝ ®îc t¹o ra do phong çch l·nh ®¹o ®ã. Phong çch l·nh ®¹o vµ bÇu kh«ng khÝ thóc ®Èy con ngêi thùc hiÖn tèt nhiÖm vô ®îc giao, t¹o m«i trêng thuËn lîi cho viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô. 2. Ph©n biÖt l·nh ®¹o-chØ huy víi qu¶n lý a. Gièng nhau: - Qu¶n lý lµ x¸c ®Þnh môc tiªu cho bé m¸y vµ t¸c ®éng ®Õn bé m¸y ®Ó bé m¸y ®¹t tíi môc tiªu ®· v¹ch ra. 35 - L·nh ®¹o lµ v¹ch ra môc tiªu cho mét tæ chøc, mét bé m¸y, dÉn d¾t , ®iÒu khiÓn bé m¸y ®¹t tíi môc tiªu. Lóc nµy, l·nh ®¹o ®ång nghÜa víi qu¶n lý. Ngêi ta hay nãi lÉn lén hai kh¸i niÖm nµy lµ ®iÒu dÔ hiÓu vµ cã thÓ chÊp nhËn. Song trong l·nh ®¹o, viÖc v¹ch ra môc tiªu lµ quan träng. Cßn khi ®iÒu khiÓn bé m¸y th× lóc ®ã l¹i thuéc chøc n¨ng cña qu¶n lý. b. Kh¸c nhau: - VÒ §èi tîng: Qu¶n lý cã ®èi tîng lµ con ngêi vµ nh÷ng g× kh«ng ph¶i con ngêi. L·nh ®¹o cã ®èi tîng chØ lµ con ngêi. Trong l·nh ®¹o cã ngêi ra lÖnh, cã ngêi tu©n thñ çc mÖnh lÖnh ®ã nªn ngêi ta coi l·nh ®¹o b»ng chØ huy vµ thêng nãi l·nh ®¹o-chØ huy. Qu¶n lý réng h¬n l·nh ®¹o-chØ huy. - VÒ biÖn ph¸p t¸c ®éng: Qu¶n lý t¸c ®éng b»ng tÊt c¶ çc biÖn ph¸p cã thÓ: C¶ kªu gäi, hÊp dÉn cÊp díi lÉn cìng chÕ...L·nh ®¹o chØ lèi cuèn, kªu gäi, khuyÕn khÝch sù tù nguyÖn cña con ngêi, kh«ng Ðp buéc con ngêi. Do ®ã, ta thÊy qu¶n lý réng h¬n l·nh ®¹o Tuy nhiªn, trong thùc tiÔn, dêng nh l·nh ®¹o quan träng h¬n qu¶n lý v× l·nh ®¹o chñ yÕu v¹ch ra môc tiªu vµ çc ph¬ng híng lín ®Ó ®a bé m¸y ®¹t tíi môc tiªu. Trong ®ã viÖc tËp hîp l«i cuèn con ngêi lµ quan träng. Cßn viÖc triÓn khai ®iÒu khiÓn çc ho¹t ®éng cô thÓ l¹i chÝnh lµ qu¶n lý.Do vËy, ngêi ta thêng coi l·nh ®¹o lµ chØ ra lèi ®i, ®Ých ®Õn. Cßn qu¶n lý lµ tæ chøc cho bé m¸y thùc hiÖn çc bíc ®i ®ã. Qu¶n lý cô thÓ h¬n l·nh ®¹o vµ lµ phÇn tiÕp nèi cña l·nh ®¹o. 3. Vai trß cña l·nh ®¹o - chØ huy - Lµ ho¹t ®éng chØ ®¹o, ®iÒu khiÓn mäi ho¹t ®éng cña mét bé m¸y, lµ ngêi quyÕt ®Þnh sù thµnh c«ng hay thÊt b¹i cña ho¹t ®éng chung cña mét bé m¸y. - Çn bé l·nh ®¹o - chØ huy lµ trung t©m trong qu¶n lý vµ lµ ngêi biÕn çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý thµnh hiÖn thùc. NÕu quyÕt ®Þnh ®óng, tæ chøc chØ huy thùc hiÖn kh«ng tèt quyÕt ®Þnh kÐm hiÖu qu¶ - hiÖu qu¶ qu¶n lý kÐm. - Trung t©m quy tô mäi bé phËn trong mét bé m¸y, ngêi l·nh ®¹o ®øng ra ®iÒu hµnh, phèi hîp ho¹t ®éng cña çc bé phËn trong bé m¸y. II. Ngêi l·nh ®¹o 1. NhiÖm vô cña ngêi l·nh ®¹o chØ huy 36 Ngêi l·nh ®¹o chÞu tr¸ch nhiÖm toµn bé vÒ ho¹t ®éng cña ®¬n vÞ m×nh phô tr¸ch nªn cã nh÷ng nhiÖm vô sau ®©y: - V¹ch ra chiÒu híng ph¸t triÓn cña bé m¸y m×nh l·nh ®¹o trªn c¬ së çc kÕ ho¹ch ho¹t ®éng chung. - Híng dÉn ®iÒu hµnh toµn bé ho¹t ®éng cña bé m¸y. - Duy tr× çc mèi quan hÖ trong néi bé bé m¸y vµ çc quan hÖ víi bªn ngoµi. - KiÓm tra ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña çc bé phËn, çc thµnh viªn trong bé m¸y ®Ó cã sù uèn n¾n, ®iÒu chØnh kÞp thêi. - Theo dâi tiÕn ®é thùc hiÖn kÕ ho¹ch ®Ó cã thÓ kÞp thêi ®iÒu chØnh viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch. - §Þnh biªn cho tæ chøc cña m×nh (nÕu ë tÇm l·nh ®¹o cÊp cao). - Tæng kÕt ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña çc bé phËn trong bé m¸y, rót kinh nghiÖm híng dÉn çc ho¹t ®éng tiÕp theo. - §¶m b¶o ®êi sèng vËt chÊt vµ tinh thÇn cho çc nh©n viªn thuéc quyÒn. - §¶m b¶o çc ho¹t ®éng x· héi trong bé m¸y cña m×nh. - Ph¸t huy quyÒn lµm chñ, tÝnh tÝch cùc s¸ng t¹o cña ngêi lao ®éng ®Ó ngêi lao ®éng ®ãng gãp nhiÒu nhÊt cho sù nghiÖp chung. - Cung cÊp th«ng tin cho l·nh ®¹o cÊp trªn, cÊp díi vÒ bé phËn m×nh phô tr¸ch. - Bæ nhiÖm çc chøc danh thuéc quyÒn cña m×nh. 2. Çc yªu cÇu cÇn cã ®èi víi ngêi l·nh ®¹o-chØ huy a. §Æc ®iÓm lao ®éng cña ngêi l·nh ®¹o. Lµ mét lo¹i lao ®éng trÝ ãc cã tÝnh s¸ng t¹o vµ tÝnh c¬ ®éng linh ho¹t cao v× ®èi tîng lµ con ngêi. Nã ®ßi hái tr×nh ®é cao cña çc chøc n¨ng t©m lý: trÝ nhí tèt, t duy linh ho¹t s¸ng t¹o.. Ho¹t ®éng l·nh ®¹o lµ ho¹t ®éng gi¸n tiÕp. Ngêi l·nh ®¹o kh«ng trùc tiÕp t¸c ®éng vµo ®èi tîng lao ®éng mµ th«ng qua hÖ thèng tæ chøc, qua tËp thÓ lao ®éng. Ngêi l·nh ®¹o chØ v¹ch ra ph¬ng híng kÕ ho¹ch vµ híng dÉn tæ chøc thùc hiÖn. Phèi hîp, ®iÒu khiÓn vµ ®iÒu chØnh ho¹t ®éng cña cÊp díi. 37 Lao ®éng l·nh ®¹o cha cho ta biÕt hiÖu qu¶ ngay mµ ph¶i qua ho¹t ®éng cña toµn bé m¸y míi thÊy hiÖu qu¶ cña l·nh ®¹o. Ph¶i cã thêi gian ®Ó çc quyÕt ®Þnh  hiÖn thùc vµ so s¸nh víi môc tiªu ®Æt ra. Thêi gian lµm viÖc cña ngêi l·nh ®¹o dµi h¬n ngêi thõa hµnh. Lóc ®Çu ph¶i nghÜ ra viÖc, çch lµm - híng dÉn, ®iÒu khiÓn  sau ®ã ph¶i kiÓm tra, ®¸nh gi¸, tæng kÕt, suy ngÉm, ®èi chiÕu. Ph¹m vi tr¸ch nhiÖm cña ngêi l·nh ®¹o rÊt réng, c¶ chuyªn m«n, nh©n sù vµ c¶ ®êi sèng vËt chÊt, tinh thÇn cña nh©n viªn, c¶ çc ho¹t ®éng x· héi cña ®¬n vÞ. Cã thÓ chia thµnh 3 nhãm vÊn ®Ò ngêi l·nh ®¹o ph¶i quan t©m: + Nh÷ng vÊn ®Ò chÝnh trÞ - x· héi: x©y dùng bé m¸y, duy tr×, ®iÒu chØnh çc quan hÖ x· héi, ph¸t triÓn con ngêi. + Nh÷ng vÊn ®Ò kinh tÕ- chuyªn m«n: ®¶m b¶o cho bé m¸y ho¹t ®éng ®¹t hiÖu qu¶ chuyªn m«n - kinh tÕ theo môc tiªu ®· v¹ch ra. + Nh÷ng vÊn ®Ò tæ chøc - qu¶n lý: thiÕt kÕ, thiÕt lËp bé m¸y qu¶n lý, tæ chøc cho nã ho¹t ®éng, hoµn thiÖn nã  ®¹t hiÖu qu¶ cao. b. Çc yªu cÇu cÇn cã ®èi víi ngêi l·nh ®¹o - chØ huy: - Ph¶i cã phÈm chÊt chÝnh trÞ: + Cã lËp trêng quan ®iÓm phï hîp víi yªu cÇu cña ®Êt níc ViÖt Nam: Lý tëng d©n giµu, níc m¹nh, x· héi c«ng b»ng, d©n chñ, v¨n minh. + ChÊp hµnh tèt çc chñ tr¬ng, ®êng lèi cña §¶ng, ph¸p luËt cña nhµ níc. + Cã lßng tin vµ gi¸o dôc cho ngêi díi quyÒn tin vµo §¶ng vµ sù th¾ng lîi cña sù nghiÖp chung. + Cã ý chÝ v¬n lªn, cã mong muèn lµm giµu cho x· héi, cho tËp thÓ. + G¬ng mÉu vµ cã uy tÝn víi cÊp díi. - Cã n¨ng lùc chuyªn m«n: + Cã n¨ng lùc chuyªn m«n vÒ phÇn viÖc ®¬n vÞ m×nh l·nh ®¹o. + N¾m v÷ng khoa häc qu¶n lý + Cã kü n¨ng tæ chøc + BiÕt lêng tríc çc t×nh huèng cã thÓ x¶y ra. + BiÕt dån hÕt tiÒm lùc vµo kh©u träng yÕu trong l·nh ®¹o + BiÕt tËn dông çc c¬ héi cã lîi nhÊt 38 + Cã ®ñ kiÕn thøc vÒ kinh tÕ thÞ trêng vèn sèng thùc tiÔn.. + N¾m v÷ng çc kü thuËt kiÓm tra ®¸nh gi¸ - Cã n¨ng lùc tæ chøc + Cã kh¶ n¨ng ®iÒu phèi ®Ó hoµn thµnh môc tiªu chung + Ph¸t huy ®îc søc m¹nh cña tËp thÓ. + Nh¹y c¶m trong qu¶n lý + BiÕt tËp hîp, l«i cuèn mäi ngêi vµo ho¹t ®éng chung + Cã quyÕt t©m cao vµ ph¸t huy ®îc ý chÝ cña tËp thÓ - PhÈm chÊt ®¹o ®øc tèt + Cã ®¹o ®øc tèt víi t çch lµ mét c«ng d©n + §¹o ®øc ç nh©n: khiªm tèn, tù tin, kiªn tr×, lµnh m¹nh, tù chñ + Cã l¬ng t©m vµ tr¸ch nhiÖm nghÒ nghiÖp, tËn tuþ + Th¸i ®é tr©n träng mäi ngêi + Kh«ng vô lîi, liªm khiÕt. + TiÕt kiÖm, kh«ng l·ng phÝ, chÝ c«ng v« t. III. VÊn ®Ò uû quyÒn vµ tham vÉn trong qu¶n lý 1. Uû quyÒn a. Kh¸i niÖm uû quyÒn vµ ý nghÜa cña uû quyÒn * Kh¸i niÖm: Uû quyÒn lµ giao cho ngêi kh¸c sö dông quyÒn cña nhµ qu¶n lý ®Ó thùc hiÖn mét c«ng viÖc hoÆc ra mét quyÕt ®Þnh nµo ®ã. * Uû quyÒn cã ý nghÜa: - ThÓ hiÖn sù céng ®ång tr¸ch nhiÖm cña cÊp trªn víi cÊp díi, cÊp trëng víi cÊp phã, gi÷a ngêi l·nh ®¹o víi çc bé phËn chøc n¨ng... - Gi¶m bít g¸nh nÆng cho ngêi l·nh ®¹o tËp trung vµo c«ng viÖc chÝnh. - ThÓ hiÖn sù tin tëng cña cÊp trªn víi cÊp díi hoÆc víi cÊp phã, t¹o niÒm tin lÉn nhau, t¹o nªn ekip l·nh ®¹o hiÖu qu¶. - §¶m b¶o c«ng viÖc ®îc tiÕn hµnh nhanh, kÞp thêi. * Lu ý nh÷ng sù cè cã thÓ x¶y ra khi uû quyÒn: - CÊp díi dÔ léng quyÒn hoÆc vît qu¸ quyÒn h¹n cho phÐp do v« t×nh hoÆc còng cã thÓ do cè ý. 39 - Mét sè ngêi hiÓu lÇm cho lµ uû quyÒn lµ chia quyÒn cho m×nh nªn ®ãng kÝn c«ng viÖc m×nh phô tr¸ch, biÕn lÜnh vùc m×nh phô tr¸ch thµnh "m¶nh ®Êt" riªng, t¹o ra sù thiÕu thèng nhÊt trong qu¶n lý bé m¸y. - CÊp díi cã thÓ kh«ng hiÓu ý cÊp trªn nªn lµm sai hoÆc kh«ng ®ñ tr×nh ®é nªn lµm sai mµ sau ®ã ngêi l·nh ®¹o ph¶i chÞu tr¸ch nhiÖm. * ChØ uû quyÒn khi: - Kh«ng thÓ trùc tiÕp gi¶i quyÕt c«ng viÖc nh: ®i v¾ng, ®au yÕu, hoÆc trong trêng hîp khÈn cÊp - ChØ uû quyÒn mét phÇn c«ng viÖc hoÆc nh÷ng viÖc Ýt quan träng - Chi uû quyÒn cho ngêi m×nh thùc sù tin cËy vµ trung thµnh b. Çc h×nh thøc vµ çc bíc uû quyÒn * Çch thøc uû quyÒn: - Giao cho cÊp phã mét sè c«ng viÖc lµm nhÑ bít c«ng viÖc cho cÊp trëng nhng cÊp trëng vÉn l·nh ®¹o chung. - Giao cho çc bé phËn chøc n¨ng l·nh ®¹o mét phÇn c«ng viÖc theo chøc n¨ng cña hä ®Ó gióp l·nh ®¹o hoµn thµnh tèt nhiÖm vô mét çch toµn diÖn. - Thay thÕ hoµn toµn trong t×nh huèng l·nh ®¹o v¾ng. - Giao cho mét bé phËn hoÆc c¬ quan kh¸c thay mÆt m×nh ®Ó gi¶i quyÕt c«ng viÖc (uû th¸c). * Çc bíc uû quyÒn: - Chän ngêi ®îc uû quyÒn cã ®ñ kh¶ n¨ng vµ ®é tin cËy - Chän viÖc uû quyÒn - X¸c ®Þnh møc ®é uû quyÒn - Giao nhiÖm vô cho ngêi ®îc uû quyÒn: néi dung c«ng viÖc, híng gi¶i quyÕt, thêi gian, quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cô thÓ - Th«ng b¸o cho çc c¬ quan, bé phËn cã liªn quan biÕt sù uû quyÒn ®Ó tiÖn liªn hÖ c«ng t¸c hoÆc chÞu sù qu¶n lý cña ngêi ®îc uû quyÒn - C¨n cø vµo c«ng viÖc uû quyÒn ®Ó kiÓm tra, gi¸m s¸t 2. Tham vÊn (tham mu vµ t vÊn) a. Tham mu: 40 Lµ h×nh thøc sö dông nhãm çc chuyªn gia ®Ó gãp ý kiÕn cho l·nh ®¹o vÒ mét hay mét sè lÜnh vùc chuyªn m«n nµo ®ã. Tham mu cã nhiÖm vô cung cÊp th«ng tin vµ nh÷ng kiÕn thøc chuyªn m«n theo yªu cÇu cña l·nh ®¹o ®Ó l·nh ®¹o ra quyÕt ®Þnh vÒ mét vÊn ®Ò g× ®ã. Tham mu cã lîi: Bé m¸y kh«ng cång kÒnh, tËn dông ®îc trÝ tuÖ cña nh÷ng chuyªn gia giái, gi¶m chi phÝ cho bé m¸y t¹o ®iÒu kiÖn cho l·nh ®¹o tËp trung vµo viÖc chÝnh mµ vÉn cã ®ñ th«ng tin cÇn thiÕt. Çc h×nh thøc tham mu: - Çc phßng ban chøc n¨ng cung cÊp th«ng tin vµ gióp l·nh ®¹o theo chuyªn m«n ®îc ph©n c«ng. - Nhãm th ký, trî lý gióp l·nh ®¹o vÒ mét sè mÆt hoÆc vÒ mét chuyªn m«n nµo ®ã. §©y thêng lµ çc chuyªn gia giái vÒ chuyªn m«n. - Tæ chøc çc v¨n phßng võa gi¶i quyÕt c«ng viÖc hµnh chÝnh võa lµm tham mu. b. T vÊn: Lµ cho l·nh ®¹o lêi khuyªn vÒ viÖc l·nh ®¹o bé m¸y hay gi¶i quyÕt mét vÊn ®Ò g× ®ã. T vÊn lµ cho lêi khuyªn trªn c¬ së am hiÓu c«ng viÖc, n¾m v÷ng vÊn ®Ò cÇn gi¶i quyÕt. Nã kh¸c tham mu ë chç: Tham mu chØ cung cÊp th«ng tin, thêng chØ giái vÒ mét lÜnh vùc; t vÊn võa cung cÊp th«ng tin võa cho híng gi¶i quyÕt. Do ®ã t vÊn tham gia vµo c¶ qu¸ tr×nh ra quyÕt ®Þnh. Tham mu vµ t vÊn cã chç gièng nhau: ®Òu cung cÊp th«ng tin vµ gióp l·nh ®¹o trong viÖc ®Ò ra Q§ qu¶n lý. Çc h×nh thøc t vÊn: Cã bé phËn t vÊn hoÆc çc cè vÊn, chuyªn viªn gióp viÖc cã v¨n phßng t vÊn hoÆc çc chuyªn gia t vÊn. Tham mu cã thÓ trïng víi t vÊn hoÆc ®éc lËp víi nhau. 3. Phèi kÕt hîp trong qu¶n lý a. Kh¸i niÖm phèi kÕt hîp vµ ý nghÜa cña phèi kÕt hîp * Kh¸i niÖm 41 - Phèi hîp: Lµ liªn kÕt nhiÒu bé phËn ®Ó cïng gi¶i quyÕt mét c«ng viÖc, cïng thùc hiÖn mét môc tiªu nµo ®ã. Møc ®é phô thuéc vµo nhau cña çc bé phËn lµ rÊt chÆt chÏ. - KÕt hîp: Lµ çc bé phËn cã liªn quan cïng gi¶i quyÕt mét c«ng viÖc nµo ®ã cho thuËn lîi. Møc ®é phô thuéc lÉn nhau gi÷a çc bé phËn lµ kh«ng chÆt chÏ. * ý nghÜa cña phèi kÕt hîp: - Phèi, kÕt hîp lµm t¨ng søc m¹nh trong qu¶n lý do tranh thñ ®îc u thÕ cña çc bé phËn, h¹n chÕ ®îc çc ®iÓm yÕu cña chóng. - Lµm cho bé m¸y ho¹t ®éng ®Òu h¬n, mäi ngêi cïng cã tr¸ch nhiÖm víi c«ng viÖc chung. - TiÕt kiÖm ®îc søc ngêi, søc cña, thêi gian, n©ng cao hiÖu qu¶ qu¶n lý. b. Çc h×nh thøc phèi kÕt hîp - Giao cho mét c¬ quan nhiÒu chøc n¨ng ®Ó cã thÓ cïng mét lóc gi¶i quyÕt ®îc nhiÒu c«ng viÖc. - H×nh thøc uû ban ®Ó liªn kÕt, tËp hîp nhiÒu bé phËn, nhiÒu ngµnh vµo bé m¸y - Thµnh lËp mét bé phËn qu¶n lý t¹m thêi ®Ó liªn kÕt çc bé phËn cã liªn quan - Giao cho mét bªn chÞu tr¸ch nhiÖm liªn hÖ phèi hîp, çc bªn kh¸c tham gia. - Phèi thuéc: Giao thªm cho bé m¸y qu¶n lý mét bé phËn kh¸c ®Ó gi¶i quyÕt c«ng viÖc cho thuËn lîi - Liªn doanh, liªn kÕt cïng lµm viÖc gi÷a çc c¬ quan kh¸c nhau. Ch¬ng 6 LËp kÕ ho¹ch vµ thiÕt kÕ c«ng viÖc I. Kh¸i niÖm chung vÒ kÕ ho¹ch vµ vai trß cña viÖc lËp kÕ ho¹ch trong qu¶n lý 1. Kh¸i niÖm kÕ ho¹ch vµ lËp kÕ ho¹ch a. Kh¸i niÖm: * KÕ ho¹ch lµ ch¬ng tr×nh (ph¬ng ¸n) hµnh ®éng trong t¬ng lai híng vµo viÖc thùc hiÖn mét môc tiªu nµo ®ã * LËp kÕ ho¹ch lµ lùa chän mét trong nh÷ng ph¬ng ¸n hµnh ®éng trong t¬ng lai cho toµn bé hoÆc tõng bé phËn trong bé m¸y qu¶n lý 42 ViÖc lËp kÕ ho¹ch bao gåm çc c«ng viÖc: + Lùa chän môc tiªu cña bé m¸y vµ tõng bé phËn + X¸c ®Þnh ph¬ng thøc ®¹t môc tiªu Thµnh phÇn cña viÖc lËp kÕ ho¹ch gåm: + QuyÕt ®Þnh tríc xem ph¶i lµm g×? + Lµm nh thÕ nµo? Ai lµm? Lóc nµo lµm vµ trong thêi h¹n bao l©u? + CÇn nh÷ng ®iÒu kiÖn, ph¬ng tiÖn g×? Nh÷ng g× cã thÓ x¶y ra?... b. B¶n chÊt cña viÖc lËp kÕ ho¹ch + LËp kÕ ho¹ch lµ nh»m t¹o ra kh¶ n¨ng tèt nhÊt ®Ó hoµn thµnh môc tiªu cña bé m¸y, lµ bíc ®Çu tiªn trong qu¸ tr×nh tiÕn ®Õn môc tiªu: + LËp KH lµ mét chøc n¨ng cña QL, ®ã chÝnh lµ qu¸ tr×nh ®¸nh gi¸ l¹i toµn bé çc mèi quan hÖ, chÊt lîng nh©n viªn, kh¶ n¨ng kiÓm tra, gi¸m s¸t cña bé m¸y... + LËp kÕ ho¹ch chÝnh lµ viÖc thiÕt lËp l¹i mèi quan hÖ cña çc yÕu tè trong QL, gi÷ cho bé m¸y ho¹t ®éng ®Òu ®Æn, ®óng yªu cÇu; KH lµ nÒn t¶ng cña QL. + KÕ ho¹ch mang tÝnh phæ biÕn, ®©y lµ chøc n¨ng cña tÊt çc cÊp qu¶n lý, kÕ ho¹ch lµ çi khung cho ho¹t ®éng cña bé m¸y, tuú theo ph¹m vi qu¶n lý vµ tÝnh chÊt c«ng viÖc mµ kÕ ho¹ch cã sù kh¸c nhau. §©y chÝnh lµ chØ sè ®¸nh gi¸ n¨ng lùc çn bé qu¶n lý Ngêi ta ®o hiÖu qu¶ cña mét kÕ ho¹ch b»ng sù ®ãng gãp cña nã vµo môc tiªu chung cña bé m¸y, nã lµm t¨ng hoÆc h¹n chÕ kh¶ n¨ng ®¹t môc tiªu cña bé m¸y. 2. Vai trß cña viÖc lËp kÕ ho¹ch a. øng phã ®îc víi sù bÊt ®Þnh cña çc yÕu tè chi phèi qu¸ tr×nh tiÕn tíi môc tiªu Trong thùc tÕ rÊt khã lêng tríc nh÷ng biÕn cè trong qu¸ tr×nh tiÕn tíi môc tiªu, cã kÕ ho¹ch nhµ QL vµ cÊp díi sÏ tin tëng vµo viÖc ®¹t ®îc môc tiªu. LËp kÕ ho¹ch cho phÐp nhµ qu¶n lý t×m ®îc çch tèt nhÊt ®Ó ®¹t môc tiªu trong v« vµn çch cã thÓ cã Çc bé phËn biÕt râ quyÒn h¹n vµ tr¸ch nhiÖm cña m×nh trong c«ng viÖc chung Lêng tríc ®îc çc biÕn cè cã thÓ x¶y ra ®Ó cã ph¬ng thøc xö lý chóng b. Híng chó ý cña çc bé phËn vµ ç nh©n vµo môc tiªu chung (trong kÕ ho¹ch cã sù ph©n c«ng tr¸ch nhiÖm vµ phèi hîp çc bé phËn) 43 c. LËp kÕ ho¹ch t¹o kh¶ n¨ng t¸c nghiÖp trong c«ng t¸c, ®Æc biÖt trong qu¶n lý kinh tÕ. B¶n chÊt cña kÕ ho¹ch lµ ch¬ng tr×nh hµnh ®éng ®· ®îc s¾p xÕp theo mét logic hîp lý nhÊt do ®ã cã tÝnh ®Õn chi phÝ vµ hiÖu qu¶...KÕ ho¹ch cµng s¸t thùc tÕ, cµng chÆt chÏ chi phÝ cµng tiÕt kiÖm, hiÖu qu¶ cµng cao d. LËp kÕ ho¹ch sÏ t¹o ®iÒu kiÖn dÔ dµng, thuËn lîi cho viÖc kiÓm tra, çc chØ tiªu cña kÕ ho¹ch, tiÕn tr×nh thùc hiÖn kÕ ho¹ch lµ çc th«ng sè ®Ó kiÓm tra II. Ph©n lo¹i kÕ ho¹ch 1. C¨n cø vµo chñ thÓ cña kÕ ho¹ch a. KÕ ho¹ch tËp thÓ: Lµ ch¬ng tr×nh hµnh ®éng chung cña nhiÒu thµnh viªn trong mét bé m¸y, mét bé phËn nµo ®ã. §©y lµ lo¹i kÕ ho¹ch cã môc tiªu chung cña nhiÒu ngêi. Møc ®é hoµn thµnh phô thuéc vµo sù nç lùc cè g¾ng vµ sù hîp t¸c cña nhiÒu ngêi trong nhãm ®ã. §Æc ®iÓm cña lo¹i kÕ ho¹ch nµy lµ: - Cã môc tiªu chung cho c¶ nhãm. - Cã sù ph©n chia tr¸ch nhiÖm cho çc thµnh viªn. - Trong kÕ ho¹ch bao giê còng cã nh÷ng yªu cÇu phèi hîp kÕt hîp hµnh ®éng cña çc thµnh viªn nghÜa lµ x¸c ®Þnh tÝnh chÊt çc mèi quan hÖ trong tËp thÓ. - KÕ ho¹ch tËp thÓ nh»m thùc hiÖn mét c«ng viÖc lín, huy ®éng søc m¹nh cña nhiÒu ngêi. - Môc tiªu chung c¶u tËp thÓ do tËp thÓ x¸c ®Þnh hoÆc do cÊp trªn giao cho nhng ®îc tÊt c¶ çc thµnh viªn qu¸n triÖt, thõa nhËn. - Cã sù kiÓm tra cña cÊp trªn ®èi víi viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô cña tËp thÓ. b. KÕ ho¹ch ç nh©n: Lµ ch¬ng tr×nh hµnh ®éng cña mét ç nh©n nh»m thùc hiÖn môc tiªu cña ç nh©n ®ã. §©y lµ lo¹i kÕ ho¹ch phæ biÕn, bÊt kú ç nh©n nµo muèn lµm viÖc cã kÕt qu¶ ®Òu cã sù s¾p xÕp ch¬ng tr×nh hµnh ®éng cña ç nh©n m×nh. §Æc biÖt trong qu¶n lý ngêi ta quan t©m ®Õn kÕ ho¹ch lµm viÖc cña çc nhµ QL. §Æc ®iÓm cña kÕ ho¹ch ç nh©n lµ: - Môc tiªu cña riªng ç nh©n, tr¸ch nhiÖm víi môc tiªu lµ tr¸ch nhiÖm ç nh©n. 44 - Møc ®é hoµn thµnh nhiÖm vô phô thuéc vµo nghÞ lùc cña ç nh©n cã ®ñ kh¶ n¨ng tù ®iÒu chØnh b¶n th©n ®Ó ®¹t môc tiªu hay kh«ng. - B¶n th©n ç nh©n kh«ng cÇn mèi liªn hÖ ®Ó thùc hiÖn kÕ ho¹ch, chØ cÇn sù gióp ®ì hç trî nÕu cã thÓ. - Ç nh©n tù kiÓm tra lÊy viÖc thùc hiÖn nhiÖm vô cña m×nh. 2. C¨n cø vµo ph¹m vi cña kÕ ho¹ch a. KÕ ho¹ch tæng qu¸t : Lµ ch¬ng tr×nh hµnh ®éng chung nh¸t cho mét béo m¸y trong mét giai ®o¹n nµo ®ã. Cã thÓ gäi lµ kÕ ho¹ch tæng thÓ chung cho tÊt c¶ çc bé phËn trong bé m¸y. KÕ ho¹ch tæng qu¸t cã ®îc hoµn thµnh hay kh«ng phô thuéc vµo sù cè g¾ng cña çc bé phËn trong bé m¸y. §Æc ®iÓm: - §©y lµ kÕ ho¹ch cã môc tiªu chung cho nhiÒu bé phËn, nhiÒu chøc n¨ng qu¶n lý trong bé m¸y. Mçi bé phËn chØ cã tr¸ch nhiÖm mét phÇn trong môc tiªu chung ®ã. - KÕ ho¹ch nµy ®ßi hái ph¶i cã sù phèi hîp, kÕt hîp chÆt chÏ gi÷a çc bé phËn. - Do ®ã trong néi dung kÕ ho¹ch bao giê còng cã phÇn x¸c ®Þnh tr¸ch nhiÖm cho tõng bé phËn, x¸c ®Þnh mèi quan hÖ gi÷a çc bé phËn. - KÕ ho¹ch tæng qu¸t chØ ra çch thùc hiÖn môc tiªu chung nhÊt, cã tÝnh chÊt ph¬ng híng, mçi bé phËn muèn hµnh ®éng ph¶i cô thÓ ho¸, c¶i tiÕn cho phï hîp víi bé phËn m×nh. - KÕ ho¹ch nµy ®ßi hái ph¶i cã kiÓm tra, ®«n ®èc cña nhµ qu¶n lý, sù ®iÒu hµnh phèi hîp khÐo lÐo míi thùc hiÖn ®îc v× nã cßn rÊt chung chung. b. KÕ ho¹ch chi tiÕt: Lµ kÕt ho¹ch ®· ®îc cô thÓ ho¸, râ rµng ®Õn tõng bíc, tõng thao t¸c nhá trong qu¸ tr×nh thùc hiÖn nhiÖm vô. NÕu kÕ ho¹ch tæng qu¸t chØ lµ nh÷ng nÐt chung, khung chung ®Ó ®¹t môc tiªu th× kÕ ho¹ch chi tiÕt lµ nh÷ng phÇn viÖc, nh÷ng bíc ®i hÕt søc cô thÓ cã tÝnh to¸n ®Õn mäi t×nh tiÕt nhá nhÊt ®Ó hoµn thµnh nhiÖm vô. KÕ ho¹ch chi tiÕt cã ®Æc ®iÓm: - TÝnh to¸n ®Õn tõng phÇn, tõng chi tiÕt nhá nhÊt cña môc tiªu nh»m hoµn thµnh tõng phÇn ®ã  tiÕn tíi hoµn thµnh môc tiªu mét çch toµn diÖn. 45 - KÕ ho¹ch chi tiÕt ®ßi hái tÝnh to¸n cô thÓ ®Õn tõng phÇn nhá nhÊt cña c«ng viÖc, cã thÓ chia ®Õn møc nhá nhÊt kh«ng thÓ chia nhá h¬n c¶ vÒ phÇn viÖc vµ thêi gian hoµn thµnh c«ng viÖc. - KÕ ho¹ch nµy ®¶m b¶o cho nhµ QL ®iÒu hµnh rÊt dÔ dµng v× nhiÖm vô ®· ®îc cô thÓ ho¸ ®Õn tõng ngêi, ®Õn tõng viÖc nhá vµ cã thÓ ®èi phã víi mäi thay ®æi bªn ngoµi. - KÕ ho¹ch cµng chi tiÕt viÖc thùc hiÖn môc tiªu cµng thuËn lîi, cµng s¸t víi tõng bé phËn vµ cµng dÔ dµng cho kiÓm tra ®¸nh gi¸. - KÕ ho¹ch chi tiÕt ®ßi hái nhµ qu¶n lý n¾m rÊt ch¾c t×nh h×nh thùc tÕ çc bé phËn, s©u s¸t vµ hiÓu kü çc bé phËn trong bé m¸y. III. Çc bíc lËp kÕ ho¹ch KÕ ho¹ch còng lµ mét d¹ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý. Tuy nhiªn, cã thÓ cã nh÷ng kÕ ho¹ch cha h¼n lµ quyÕt ®Þnh qu¶n lý nhng çc bíc lËp kÕ ho¹ch còng gÇn nh çc bíc ban hµnh mét quyÕt ®Þnh qu¶n lý. 1. X¸c ®Þnh môc tiªu cña kÕ ho¹ch - NhËn thøc ®îc çc c¬ héi: §©y lµ bíc t×m kiÕm çc c¬ héi cã thÓ cã trong t¬ng lai ®Ó cã thÓ t×m kiÕm çc môc tiªu. X¸c ®Þnh çc ®Æc ®iÓm cña t×nh h×nh trong t¬ng lai vµ vÞ trÝ, vai trß cña bé m¸y mµ m×nh qu¶n lý trong t×nh h×nh ®ã. Cho phÐp bé m¸y hy väng g× ë t¬ng lai? - ThiÕt lËp çc môc tiªu: + Trªn c¬ së çc c¬ héi cã thÓ lËp çc môc tiªu cho toµn bé m¸y vµ cho tõng bé phËn. + §ã lµ çc kÕt qu¶ cÇn thu ®îc trong t¬ng lai, çc ®iÓm cÇn ®¹t tíi trong tõng c«ng viÖc vµ s¬ bé cã ph¬ng híng thùc hiÖn môc tiªu ®ã. + Çc môc tiªu sÏ gîi ý cho nhµ qu¶n lý çch thøc vµ ph¬ng híng lËp kÕ ho¹ch. + Thø tù x¸c ®Þnh môc tiªu lµ x¸c ®Þnh môc tiªu tæng thÓ cña bé m¸y, môc tiªu nµy kiÓm so¸t chi phèi çc môc tiªu bé phËn  ®Õn çc môc tiªu cña çc bé phËn nhá nhÊt  h×nh thµnh kÕ ho¹ch. - Ph¸t triÓn çc tiÒn ®Ò: 46 + Lµ h×nh thµnh, më réng vµ ®¹t ®îc sù nhÊt trÝ ®Ó sö dông çc tiÒn ®Ò cÇn thiÕt cho viÖc lËp kÕ ho¹ch (thiªn thêi, ®Þa lîi, nh©n hoµ). + C©n nh¾c çc ®iÒu kiÖn thùc hiÖn kÕ ho¹ch, ®Æc biÖt quan t©m lµ çc dù b¸o vÒ mäi mÆt: - VÒ çc ®iÒu kiÖn kinh tÕ x· héi - vÒ con ngêi - vÒ xu thÕ ph¸t triÓn cña bé m¸y vµ çc ®iÒu kiÖn cô thÓ kh¸c. 2. Ph¸c th¶o kÕ ho¹ch - X¸c ®Þnh çc ph¬ng ¸n cã thÓ cã ®Ó lùa chän §Ó ®¹t môc tiªu cã thÓ cã nhiÒu ph¬ng ¸n. H·y dù kiÕn nh÷ng ph¬ng ¸n cã thÓ cã. Mét môc tiªu cã thÓ cã nhiÒu çch hµnh ®éng. CÇn nghiªn cøu ®Ó ®Ò ra mét, hai hoÆc ba bèn ph¬ng ¸n ®Ó cã c¬ së chän ph¬ng ¸n tèi u - §¸nh gi¸ çc ph¬ng ¸n ®· dù kiÕn: §¸nh gi¸ mÆt m¹nh, mÆt yÕu cña tõng ph¬ng ¸n. So s¸nh tõng ph¬ng ¸n víi ®iÒu kiÖn thùc tÕ, sau ®ã lo¹i trõ dÇn ®Ó chän lÊy mét ph¬ng ¸n cã triÓn väng thùc hiÖn tèt nhÊt, phï hîp nhÊt víi bé m¸y cña m×nh - QuyÕt ®Þnh chän mét ph¬ng ¸n hµnh ®éng: Lµ bíc quyÕt ®Þnh chÊp nhËn mét kÕ ho¹ch vµ ®Ò ra çc quyÕt ®Þnh hµnh ®éng, thùc hiÖn kÕ ho¹ch. Lóc nµy, trong b¶n ph¸c th¶o kÕ ho¹ch ®· cã ®Çy ®ñ çc yÕu tè: Môc tiªu, çc bíc hµnh ®éng, çc ®iÒu kiÖn phôc vô cho viÖc thùc hiÖn môc tiªu, con ngêi, c¬ së vËt chÊt, çc mèi quan hÖ... 3. ChÝnh x¸c hãa kÕ ho¹ch - Lîng ho¸ tÊt c¶ çc chØ tiªu vÒ môc tiªu, çc bíc ®i vµ çc chi phÝ cÇn thiÕt cho viÖc thùc hiÖn môc tiªu. - Chi tiÕt hãa çc néi dung cña kÕ ho¹ch vÒ çc çch thøc, çc bíc tiÕn hµnh c«ng viÖc trong ®ã cã ®ßi hái çc ph¬ng tiÖn ®iÒu kiÖn ®Ó thùc hiÖn nã. Tuú theo ngµnh c«ng t¸c, môc tiªu cÇn ®¹t tíi mµ ph¬ng tiÖn ®iÒu kiÖn vËt chÊt lµ g×? Tuy nhiªn cã thÓ thÊy cã: + TiÒn ®Ó chi phÝ mua s¾m trang thiÕt bÞ, ®Ó tr¶ c«ng... + Ph¬ng tiÖn kü thuËt cÇn cã nh m¸y mãc, trang thiÕt bÞ. + Çc ®iÒu kiÖn vËt chÊt kh¸c nh: nhµ xëng, trang bÞ lµm viÖc: v¨n phßng phÈm, thiÕt bÞ cho c«ng viÖc, cho con ngêi... - ChuÈn bÞ nh©n lùc cho kÕ ho¹ch 47 + Mçi kÕ ho¹ch ®Òu cÇn ngêi thùc hiÖn. Nhng cÇn bao nhiªu ngêi, ngêi nh thÕ nµo, mçi bé phËn cÇn bao nhiªu ngêi, nh÷ng ai cã thÓ. + ChuÈn bÞ sè ngêi cho tõng bé phËn, vµ cÇn cô thÓ nh÷ng bé phËn ®ã cÇn nh÷ng ngêi nh thÕ nµo c¶ vÒ: PhÈm chÊt chÝnh trÞ, ®¹o ®øc, kh¶ n¨ng chuyªn m«n ( ph©n c«ng ngêi cho tõng bé phËn ) + ChuÈn bÞ ®µo t¹o, båi dìng nÕu cÇn thiÕt. Muèn vËy trong kÕ ho¹ch ph¶i cã nh÷ng yªu cÇu chuyªn m«n, nghiÖp vô cÇn ®¹t ®îc  yªu cÇu ®èi víi con ngêi, ®µo t¹o, båi dìng con ngêi. - X¸c ®Þnh râ çc ®iÒu kiÖn kh¸c + X¸c ®Þnh kh«ng gian, thêi gian, çc yÕu tè ¶nh hëng ®Õn chuÈn bÞ øng phã. + Çc ®iÒu kiÖn kinh tÕ - x· héi n»m ngoµi bé m¸y + Çc mèi quan hÖ cÇn sö dông  hoµn thµnh môc tiªu 4. X©y dùng kÕ ho¹ch phô trî - Dù b¸o çc t×nh huèng cã thÓ x¶y ra ®Ó ®Ò ra nh÷ng ph¬ng ¸n xö lý. NÕu çc t×nh huèng chØ lµ nh÷ng sù cè nhá th× chØ cÇn cã ph¬ng ¸n xö lý b×nh th¬ng kh«ng cÇn cã mét kÕ ho¹ch kh¸c. - NÕu nh÷ng t×nh huèng lín ¶nh hëng ®Õn viÖc thùc hiÖn môc tiªu th× ph¶i cã kÕ ho¹ch phô trî (ph¬ng ¸n 2). Lóc nµy, ph¶i ®iÒu chØnh c¶ môc tiªu vµ çch thøuc thùc hiÖn môc tiªu. Tuy nhiªn, ®©y lµ ph¬ng ¸n phô trî, chØ sö dông khi thËt cÇn thiÕt. 5. Th«ng qua kÕ ho¹ch víi cÊp cã thÈm quyÒn Víi nh÷ng bé m¸y lín, çc kÕ ho¹ch ho¹t ®éng ph¶i thÈm ®inh vµ phª duyÖt th× cã bíc nµy. Cßn ë nh÷ng bé m¸y nhá vµ ho¹t ®éng ®éc lËp kÕ ho¹ch cã thÓ chØ th«ng qua ë bé phËn hÑp hoÆc nh÷ng ngêi cã tr¸ch nhiÖm lËp kÕ ho¹ch ë ngay trong bé m¸y. Çc kÕ ho¹ch ç nh©n còng kh«ng cã bíc nµy 6. Ban hµnh kÕ ho¹ch Nh÷ng kÕ ho¹ch cã liªn quan ®Õn nhiÒu ngêi, nhiÒu bé phËn hoÆc ®îc thùc hiÖn trong thêi gian dµi th× cÇn ph¶i th«ng b¸o c«ng khai cho mäi ngêi, mäi bé phËn ®îc biÕt, ®Ó hä hiÓu râ tr¸ch nhiÖm cña m×nh trong kÕ ho¹ch ®ã. KÕ ho¹ch ç nh©n cã thÓ kh«ng ban hµnh nhng cÇn x¸c ®Þnh thêi ®iÓm b¾t ®Çu thùc hiÖn. 48 Ch¬ng 7 Th«ng tin vµ tæ chøc c«ng t¸c Th«ng tin trong qu¶n lý I. B¶n chÊt kinh tÕ x· héi cña th«ng tin trong qu¶n lý 1. Kh¸i niÖm chung vÒ th«ng tin Theo nghÜa chung nhÊt: th«ng tin lµ sù th«ng b¸o gi÷a ngêi nµy víi ngêi kh¸c vÒ mét sù kiÖn nµo ®ã nh»m gióp cho ngêi thu nhËn th«ng b¸o cã sù hiÓu biÕt vÒ sù kiÖn. Th«ng tin ®îc hiÓu theo 2 nghÜa: + §ã lµ çc tin tøc vÒ mét sù kiÖn hiÖn tîng nµo ®ã nh»m tho¶ m·n nhu cÇu nhËn thøc cña con ngêi. NÕu trong qu¶n lý th«ng tin gióp nhµ QL gi¶i quyÕt ®îc nh÷ng nhiÖm vô ®Æt ra. + Lµ sù chuyÓn giao çc tin tøc gi÷a çc bé phËn trong bé m¸y vµ gi÷a çc bé m¸y víi nhau. Theo nghÜa nµy th«ng tin g¾n liÒn víi sù ®iÒu khiÓn mét hÖ thèng nµo ®ã. Çc th«ng tin phôc vô cho ho¹t ®éng qu¶n lý gäi lµ th«ng tin qu¶n lý. Th«ng tin qu¶n lý: Lµ nh÷ng tin tøc ®îc chuyÓn giao gi÷a çc bé phËn trong bé m¸y vµ gi÷a çc bé m¸y nh»m ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng qu¶n lý ®¹t kÕt qu¶. Th«ng tin qu¶n lý bao gåm tÊt c¶ çc tin tøc vÒ chñ thÓ vµ ®èi tîng qu¶n lý, çc yÕu tè chi phèi qu¸ tr×nh qu¶n lý nh: Tin tøc vÒ m«i trêng bªn ngoµi vµ çc ph¬ng ¸n ho¹t ®éng cña bé m¸y cã thÓ thùc hiÖn. Th«ng tin vÒ néi dung ho¹t ®éng qu¶n lý: + Môc tiªu cuèi cïng cña bé m¸y cÇn ®¹t tíi. + Nguån nh©n lùc, vËt lùc cÇn huy ®éng + Çch thøc, quy tr×nh tiÕn hµnh ho¹t ®éng. + Çc ph¬ng ph¸p c«ng t¸c tiÕn bé nhÊt. + T×nh h×nh ho¹t ®éng cña bé m¸y trong tõng thêi ®iÓm vµ dù b¸o híng ph¸t triÓn... Çc lo¹i th«ng tin trªn c¶ chñ thÓ vµ ®èi tîng qu¶n lý ®Òu cÇn biÕt ®Ó thèng nhÊt hµnh ®éng trong bé m¸y. 49 2. B¶n chÊt kinh tÕ x· héi cña th«ng tin vµ vai trß cña th«ng tin a. B¶n chÊt kinh tÕ x· héi cña th«ng tin: - Th«ng tin lµ mét thuéc tÝnh cña qu¶n lý, gióp cho nhµ qu¶n lý ®Þnh híng ®îc qu¸ tr×nh qu¶n lý bé m¸y, ®¶m b¶o cho hÖ thèng qu¶n lý ho¹t ®éng ®Òu ®Æn - Th«ng tin qu¶n lý lµ mét yÕu tè chi phèi qu¶n lý ®ång thêi lµ ®iÒu kiÖn vËt chÊt ®¶m b¶o cho ho¹t ®éng qu¶n lý ®¹t kÕt qu¶ - Th«ng tin qu¶n lý cã b¶n chÊt lµ vËt chÊt mµ nhµ qu¶n lý ph¶i ®Çu t ®Ó cã ®îc nh÷ng th«ng tin cÇn thiÕt phôc vô cho ho¹t ®éng qu¶n lý. Nh÷ng chi phÝ phôc vô cho viÖc thu thËp th«ng tin qu¶n lý ®îc tÝnh vµo gi¸ thµnh s¶n phÈm ho¹t ®éng cña bé m¸y - Trong kÕ ho¹ch tµi chÝnh cña bé m¸y, chi phÝ cho viÖc thu thËp, xö lý th«ng tin ®îc coi lµ mét néi dung quan träng cÇn quan t©m. Ai cã th«ng tin, ngêi ®ã chñ ®éng trong qu¶n lý nªn th«ng tin lµ ®iÒu kiÖn cña c¹nh tranh - Th«ng tin qu¶n lý lµ mét d¹ng hµng hãa ®Æc biÖt cã thÓ dïng trao ®æi. Cã thÓ tæ chøc kinh doanh l¹i hµng hãa nµy b. Vai trß cña th«ng tin trong qu¶n lý - Th«ng tin lµ c¬ së, lµ chÊt liÖu ®Ó h×nh thµnh çc Q§ qu¶n lý. Qu¸ tr×nh qu¶n lý phô thuéc chÆt chÏ vµo çc th«ng tin. Th«ng tin lµ m¹ch m¸u lu th«ng tin tøc gi÷a çc bé phËn  ®¶m b¶o cho bé m¸y ho¹t ®éng  ®¶m b¶o sù thèng nhÊt trong qu¶n lý. - ChÊt lîng, hiÖu qu¶ cña Q§ qu¶n lý phô thuéc vµo tÝnh ®Çy ®ñ, chÝnh x¸c, kÞp thêi cña th«ng tin vµ ngîc l¹i chÊt lîng, hiÖu qu¶ cña Q§QL chi phèi qu¸ tr×nh th«ng tin. - Ho¹t ®éng th«ng tin qu¶n lý t¸c ®éng vµ chi phèi toµn bé ho¹t ®éng cña bé m¸y, ®iÒu chØnh ho¹t ®éng cña bé m¸y. Th«ng tin lµm cho hÖ thèng qu¶n lý cã sù t¸c ®éng qua l¹i hîp lý víi hoµn c¶nh xung quanh. Phèi hîp çc bé phËn, thiÕt lËp vµ vËn hµnh çc mèi quan hÖ gi÷a çc bé phËn  ®¶m b¶o cho çc bé phËn ho¹t ®éng ®Òu trong guång m¸y chung  môc tiªu chung. - Th«ng tin qu¶n lý võa gióp çn bé qu¶n lý n©ng cao n¨ng lùc qu¶n lý võa rÌn luyÖn ý chÝ nhµ QL. 3. Çc h×nh thøc th«ng tin trong qu¶n lý 50 a. Th«ng tin miÖng: Lµ h×nh thøc trao ®æi th«ng tin b»ng ng«n ng÷ nãi. *Th«ng tin miÖng cã u ®iÓm: - Lo¹i th«ng tin nµy thêng nhanh chãng, cã hiÖu qu¶ ngay, cã th«ng tin ph¶n håi tøc kh¾c. Nã thêng ®îc tryÒn trùc tiÕp vµ thêng chÝnh x¸c. - Cã thÓ kÕt hîp çc ph¬ng tiÖn kh¸c hç trî lµm t¨ng hiÖu qu¶ th«ng tin. - D¹ng th«ng tin phæ biÕn: 75% th«ng tin trong qu¶n lý lµ th«ng tin miÖng. - NÕu cÊp trªn gÆp trùc tiÕp th× cÊp díi sÏ thÊy m×nh ®îc t«n träng h¬n, ®¶m b¶o th«ng tin ®îc gi÷ bÝ mËt tèt h¬n khi cÇn thiÕt. * Nhîc ®iÓm cña lo¹i th«ng tin nµy lµ: Tèn thêi gian v× nãi nhiÒu, nhiÒu th«ng tin thõa, tèn tiÒn ®i l¹i. b. Th«ng tin b»ng v¨n b¶n: Lµ h×nh thøc truyÒn ®¹t th«ng tin b»ng ng«n ng÷ viÕt *Th«ng tin v¨n b¶n cã nh÷ng u ®iÓm: - Cung cÊp ®îc çc hå s¬, tµi liÖu tham kh¶o vµ çc b¶o vËt ph¸p lý - Cïng mét lóc chuyÓn tin ®Õn nhiÒu ngêi. Thóc ®Èy sù thèng nhÊt hµnh ®éng mµ cã thÓ gi¶m chi phÝ ®i l¹i. * Nhîc ®iÓm: - Lu l¹i nhiÒu giÊy tê nªn khã kh¨n trong lu tr÷, xö lý khi cÇn - Kh«ng cã th«ng tin ph¶n håi tøc kh¾c nªn kh«ng kÞp ®iÒu chØnh sù cè. MÊt thêi gian chê xem v¨n b¶n cã ®Õn tay ngêi nhËn vµ hä cã hiÓu ®óng kh«ng -V¨n b¶n cã thÓ kh«ng nãi hÕt ®îc ý ®å ngêi truyÒn tin, ®Æc biÖt khã kh¨n víi nh÷ng ngêi so¹n v¨n b¶n kh«ng cã tr×nh ®é *Lu ý khi chuÈn bÞ th«ng tin b»ng v¨n b¶n: + Sö dông çc tõ vµ thµnh ng÷ ®¬n gi¶n + Dïng çc tõ ng¾n vµ quen thuéc + Sö dông çc ®¹i tõ nh©n xng khi thÝch hîp + §a ra çc vÝ dô minh ho¹ lµm râ ý ngêi göi + Sö dông çc c©u vµ ®o¹n ng¾n + Sö ®ông çc ®éng tõ chñ ®éng + H¹n chÕ dïng çc tÝnh tõ + ThÓ hiÖn çc ý tëng mét çch trùc tiÕp + Tr¸nh dïng çc tõ kh«ng cÇn thiÕt vµ cã thÓ g©y hiÓu lÇm 51 c. Çc lo¹i th«ng tin kh¸c: Lµ lo¹i th«ng tin kh«ng dïng ng«n ng÷, ®ã lµ çc dÊu hiÖu, ký hiÖu... ngêi ta dïng khi tiÕp xóc trùc tiÕp víi nhau. II. TruyÒn ®¹t th«ng tin trong qu¶n lý 1. Qu¸ tr×nh th«ng tin trong qu¶n lý Th«ng tin bao gåm 3 thµnh phÇn: ngêi göi th«ng tin, kªnh chuyÓn th«ng tin, ngêi nhËn th«ng tin. a. Ngêi göi th«ng tin (Cã thÓ lµ mét ç nh©n hay mét bé phËn nµo ®ã):Ngêi göi th«ng tin cã mét ý tëng hay mét tin tøc nµo ®ã muèn göi ®i, hä m· hãa tin tøc ®ã theo quy íc gi÷u ngêi göi víi ngêi nhËn hoÆc theo quy íc chung ( cã thÓ b»ng lêi, cã thÓ b»ng v¨n b¶n, cã thÓ b»ng çc ký hiÖu). Sau ®ã t×m kªnh ®Ó chuyÓn ®i. b. Kªnh chuyÓn th«ng tin: Cã thÓ chuyÓn trùc tiÕp tõ ngêi göi ®Õn ngêi nhËn b»ng ng«n ng÷ nãi hoÆc cã thÓ th«ng qua çc ph¬ng tiÖn kü thuËt, th«ng qua bé phËn so¹n th¶o v¨n b¶n ®Ó chuyÓn ®Õn ngêi nhËn. c. Ngêi nhËn th«ng tin: Hä nhËn nh÷ng th«ng tin díi d¹ng cßn m· hãa, hä ph¶i gi¶i m· çc th«ng tin ®ã, tiÕp nhËn ( hiÓu) nh÷ng th«ng tin ®ã. Tuy nhiªn, ®Ó nhËn vµ hiÓu ®óng th«ng tin, ngêi nhËn ph¶i s½n sµng nhËn vµ cã khãa ®Ó ®îc gi¶i m·. Cã thÓ s¬ ®å hãa qu¸ tr×nh ®ã nh sau: d. NhiÔu vµ ph¶n håi: - NhiÔu lµ nh÷ng t¸c ®éng c¶n trë viÖc tiÕp nhËn th«ng tin. NhiÔu cã thÓ xuÊt ph¸t tõ ngêi göi, tõ kªnh chuyÓn vµ cã thÓ tõ ngêi nhËn. NhiÔu lµm cho viÖc gi¶i m· sai, tiÕp nhËn th«ng tin kh«ng chÝnh x¸c hoÆc kh«ng ®Çy ®ñ 52 - Ph¶n håi lµ sù th«ng b¸o trë l¹i cña ngêi nhËn vÒ th«ng tin mµ m×nh ®· nhËn ®îc cho ngêi göi. §iÒu ®ã cho biÕt ngßi nhËn cã nhËn th«ng tin kÞp thêi, hiÓu ®óng ý ngêi göi hay kh«ng, th«ng tin cã ®Õn ®óng ®Þa chØ kh«ng vµ kÕt qu¶ t¸c ®éng cña th«ng tin ra sao 2. ý nghÜa vµ çc qu¸ tr×nh truyÒn ®¹t th«ng tin trong qu¶n lý a. ý nghÜa cña truyÒn ®¹t th«ng tin trong qu¶n lý - ChuyÓn tin tøc lµ mét yªu cÇu cña bé m¸y, nhng còng lµ ®iÒu kiÖn ho¹t ®éng cña bé m¸y. - ChuyÓn tin lµ dÊu hiÖu, lµ tiªu chuÈn ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña bé m¸y: Th«ng tin tèt - bé m¸y ho¹t ®éng tèt, bé m¸y ho¹t ®éng tèt - th«ng tin b¶o ®¶m. - ChuyÓn tin còng lµ mét tiªu chuÈn ®¸nh gi¸ tæ chøc cña mét bé m¸y. Tæ chøc khoa häc chuyÓn tin dÔ, tæ chøc kÐm th«ng tin trôc trÆc. - TruyÒn ®¹t th«ng tin còng lµ dÊu hiÖu vÒ nhÞp ®iÖu ho¹t ®éng cña mét bé m¸y - Th«ng tin ®Òu ®Æn, liªn tôc, bé m¸y ho¹t ®éng ®Òu, liªn tôc vµ ngîc l¹i. b. Çc qu¸ tr×nh th«ng tin - Qu¸ tr×nh th«ng tin chÝnh thøc: Lµ th«ng tin ®îc truyÒn ®i vµ ®îc tiÕp nhËn b»ng çc quan hÖ chÝnh thøc tromg bé m¸y. Cã thÓ lµ th«ng tin tõ díi lªn, tõ trªn xuèng; cã thÓ b»ng miÖng, cã thÓ b»ng v¨n b¶n ®Ó ®iÒu chØnh çc ho¹t ®éng vµ çc quan hÖ chÝnh thøc trong bé m¸y. Nhµ qu¶n lý cã thÓ kiÓm so¸t ®îc nh÷ng th«ng tin nµy. - Qu¸ tr×nh th«ng tin kh«ng chÝnh thøc: Lµ th«ng tin ®ù¬c chuyÓn ®i b»ng quan hÖ kh«ng chÝnh thøc: Çc nhãm hoÆc çc quan hÖ kh«ng chÝnh thøc. §©y cßn gäi lµ th«ng tin vØa hÌ, do mét ngêi hoÆc mét bé phËn nµo ®ã ph¸t ra vµ tù ph¸t truyÒn ®i. Nhµ qu¶n lý rÊt khã kiÓm so¸t ®îc nh÷ng th«ng tin nµy. 3. Nh÷ng trë ng¹i trong viÖc truyÒn ®¹t th«ng tin Th«ng tin cã thÓ cã trë ng¹i do nhiÒu nguyªn nh©n: - ThiÕu kÕ ho¹ch ®èi víi c«ng t¸c th«ng tin: th«ng tin ph¶i cã kÕ ho¹ch, kh«ng cã kÕ ho¹ch th«ng tin cã thÓ lÖch l¹c, khã thèng nhÊt - Nh÷ng gi¶ thuyÕt kh«ng ®îc lµm râ: Cã nh÷ng gi¶ thuyÕt quan träng nhng ngêi ta hiÓu lÇm, do ®ã dÉn ®Õn tæ chøc ho¹t ®éng kh«ng phï hîp, kÐm hiÖu qu¶. - Thêi gian kh«ng ®ñ cho sù ®iÒu chØnh ®Ó thay ®ái mét vÊn ®Ò nµo ®ã 53 - Sù mËp mê vÒ ch÷ nghÜa: viÕt trong v¨n b¶n kh«ng râ ch÷, kh«ng râ ý nªn ngêi ta kh«ng hiÓu, do ®ã kh«ng tiÕp nhËn th«ng tin ®ã - Çc th«ng tin ®îc diÔn t¶ kÐm, nghÜa lµ ngêi truyÒn tin diÔn ®¹t kh«ng hÕt ý cña m×nh hoÆc cã sù sãt do véi vµng - Sù mÊt m¸t do truyÒn ®¹t vµ ghi nhËn th«ng tin “tam sao thÊt b¶n” hoÆc nghe kh«ng râ - Ýt l¾ng nghe, ®¸nh gi¸ véi vµng: nghe cha hÕt hoÆc nghe mét chiÒu (cã thÓ m¶i nãi chuyÖn nghe kh«ng râ, hoÆc võa nghe cha hiÓu kü ®· ph¶n øng) - Sù kh«ng tin cËy, bÞ ®e däa hoÆc sî h·i: lµ t×nh huèng ngêi truyÒn tin, nhËn tin bÞ de däa nªn kh«ng nhí hoÆc nhí nhÇm th«ng tin  b¸o ço sau. (CÊp trªn do¹ dÉm cÊp díi  cÊp díi nãi dèi hoÆc chiÒu lßng cÊp trªn cho xong chuyÖn) III. §¸nh gi¸ hiÖu qu¶ sö dông th«ng tin 1. Çc yªu cÇu cña th«ng tin trong qu¶n lý Muèn th«ng tin ®¸p øng ®îc yªu cÇu qu¶n lý cã hiÖu qu¶ bé m¸y, th«ng tin ph¶i ®¶m b¶o çc yªu cÇu sau: - Th«ng tin ph¶i chÝnh x¸c, trung thùc: tin tøc ®óng, ch©n thùc vÒ çc diÔn biÕn cña ®èi tîng, kh«ng ®îc xuyªn t¹c sù thËt, b¸o ço sai - Th«ng tin ph¶i ®Çy ®ñ, toµn diÖn ®Ó ngêi nhËn hiÓu ®óng, tr¸nh phiÕn diÖn. - Th«ng tin ph¶i nhanh nh¹y, kÞp thêi - Th«ng tin cã tÝnh ®éc quyÒn cho tõng cÊp tõng chñ thÓ QL - TÝnh b¶o mËt cña th«ng tin - Th«ng tin ph¶i ®¶m b¶o tÝnh kinh tÕ: thÓ hiÖn ë 2 ph¬ng diÖn: + Chi phÝ cho khai th¸c th«ng tin hîp lý nhÊt + Khi sö dông trong qu¶n lý cã gi¸ trÞ cao, ®¹t hiÖu qu¶ ho¹t ®éng cao nhÊt. - Th«ng tin ph¶i c« ®äng, dÔ ®äc, dÔ hiÓu. 2. §¸nh gi¸ hiÖu qu¶ sö dông th«ng tin a. VÒ tÝnh khoa häc - §¸nh gi¸ th«ng tin vÒ tÝnh chÝnh x¸c, ph¶n ¸nh ®óng t×nh h×nh thùc tÕ, ®óng yªu cÇu cña l·nh ®¹o. Th«ng tin ph¶i cã gi¸ trÞ kh«ng bÞ nhiÔu. - Tèc ®é truyÒn tin: nhanh, hîp lý ®Õn ngêi nhËn, kh«ng ®i vßng vÌo b. VÒ tÝnh phï hîp 54 - §óng chñng lo¹i th«ng tin theo yªu cÇu qu¶n lý - §óng lóc, ®óng chç, kÞp thêi phôc vô ®¾c lùc cho viÖc ®iÒu hµnh bé m¸y phï hîp víi tÇm vùc qu¶n lý c. VÒ tÝnh nhÊt qu¸n - Th«ng tin thèng nhÊt víi nhau, kh«ng tr¸i ngîc nhau g©y lóng tóng cho ngêi nhËn - Phï hîp víi hÖ thèng th«ng tin chung, çch truyÒn tin chung - Thèng nhÊt víi çc th«ng tin cña çc bé phËn kh¸c trong cïng hÖ thèng d. TÝnh thuËn lîi - DÔ hiÓu, dÔ sö dông, sö dông ®óng tÝnh chÊt cña th«ng tin - DÔ truyÒn, dÔ nhËn, kh«ng bÞ hiÓu sai (b¶o mËt ®îc th«ng tin khi cÇn thiÕt ). - §óng yªu cÇu vÒ chñng lo¹i, thêi ®iÓm cÇn. Ch¬ng 8 KiÓm tra trong qu¶n lý I. Kh¸i niÖm kiÓm tra vµ vai trß cña kiÓm tra trong qu¶n lý 1. Kh¸i niÖm kiÓm tra Lµ qu¸ tr×nh thiÕt lËp çc tiªu chuÈn ®o lêng kÕt qu¶ thùc hiÖn môc tiªu, ph©n tÝch vµ ®iÒu chØnh çc sai lÖch nÕu cã nh»m ®¹t tíi nh÷ng kÕt qu¶ mong muèn X¸c ®Þnh çc sai lÖch So s¸nh víi çc tiªu chuÈn §o lêng kÕt thùc tÕ Ph©n tÝch çc nguyªn nh©n sai Ch¬ng tr×nh ho¹t ®éng ®iÒu chØnh Thùc hiÖn çc ®iÒu chØnh KÕt qu¶ thùc tÕ KÕt qu¶ KÕt qu¶ mong muèn mong muèn KiÓm tra thùc chÊt lµ thu thËp çc th«ng tin ph¶n håi tõ phÝa ®èi tîng qu¶n lý ®Ó biÕt kÕt qu¶ ho¹t ®éng cña bé m¸y, kÞp thêi ®iÒu chØnh çc sai lÖch, lµm cho bé m¸y ®¹t hiÖu qu¶, ®¹t ®îc môc ®Ých ®· ®Æt ra. 2. Môc ®Ých, ý nghÜa vµ yªu cÇu cña kiÓm tra a. Môc ®Ých cña kiÓm tra 55 - T×m hiÓu viÖc thùc hiÖn kÕ ho¹ch vµ çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý, ph¸t hiÖn çc sai lÖch vµ nguyªn nh©n cña nã, gióp cÊp dìi kh¾c phôc thùc hiÖn tèt çc KH vµ Q§ qu¶n lý - ®¹t ®îc kÕt qu¶ nh mong muèn (kiÓm tra lµm cho bé m¸y tèt h¬n) - Ph¸t hiÖn çc mèi liªn hÖ ngîc vÒ b¶n th©n çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý cã phï hîp kh«ng ®Ó ®iÒu chØnh, n©ng cao tÝnh kh¶ thi cña çc quyÕt ®Þnh ®ã b. ý nghÜa cña kiÓm tra - T¸c ®éng ®Õn hµnh vi cña con ngêi, n©ng cao tinh thÇn tr¸ch nhiÖm cña ngêi thõa hµnh, kÞp thêi khuyÕn khÝch, ®éng viªn, nh¾c nhë ngêi sai sãt. KhuyÕn khÝch ®éng viªn nh÷ng ngêi tèt, viÖc tèt - Ng¨n chÆn çc sai sãt cã thÓ x¶y ra lµm cho bé m¸y ho¹t ®éng tèt h¬n. B¸c Hå d¹y: KiÓm tra khÐo bao nhiªu khuyÕt ®iÓm lßi ra hÕt, lÇn sau khuyÕt ®iÓm nhÊt ®Þnh sÏ bít ®i c. Yªu cÇu cña kiÓm tra 1. ViÖc kiÓm tra ph¶i ®îc thiÕt kÕ theo çc kÕ ho¹ch ho¹t ®éng cña bé m¸y. Tuú theo kÕ ho¹ch ho¹t ®éng cña bé m¸y mµ x©y dùng kÕ ho¹ch, néi dung kiÓm tra cho phï hîp 2. KiÓm tra ph¶i dùa vµo çc tiªu chuÈn, chÕ ®é, néi quy, çc chØ tiªu kÕ ho¹ch. NÕu çc quy ®Þnh, tiªu chuÈn, chØ tiªu ®· l¹c hËu cÇn cã sù thay ®æi cho phï hîp. 3. Cã nhiÒu çch kiÓm tra, nhng tèt nhÊt lµ ®Õn tËn n¬i, xem t¹i chç 4. Ngêi kiÓm tra ph¶i th«ng th¹o chuyªn m«n nghiÖp vô vµ ph¶i kh¸ch quan, tr¸nh t×nh tr¹ng ngêi kh«ng biÕt ®i kiÓm tra ngêi biÕt 5. T«n träng ngêi ®îc kiÓm tra, chó ý ®Õn ®Æc ®iÓm riªng cña ngêi ®i kiÓm tra vµ ngêi ®îc kiÓm tra 6. KÞp thêi t×m ra çc nguyªn nh©n sai lÖch vµ cã thiÖn chÝ gióp ngêi cã sai sãt söa ch÷a, kiÓm tra ph¶i linh ho¹t, kh«ng m¸y mãc 7. Cã thÓ kiÓm tra ng¨n ngõa, ng¨n chÆn nh÷ng sai sãt cã thÓ x¶y ra, kh«ng nhÊt thiÕt ®Ó sai sãt x¶y ra míi kiÓm tra 8. KiÓm tra ph¶i phï hîp víi bÇu kh«ng khÝ t©m lý cña bé m¸y, nªn chon thêi ®iÓm kiÓm tra phï hîp. Ph¶i ®éng viªn khuyÕn khÝch kÞp thêi ®Ó t¹o bÇu kh«ng khÝ thuËn lîi cho ho¹t ®éng cña bé m¸y 56 9. KiÓm tra ph¶i tiÕt kiÖm, kh«ng l·ng phÝ, ph¶i ghi chÐp ®Çy ®ñ chÝnh x¸c. 10. Ph©n biÖt kiÓm tra mét c«ng viÖc víi ®¸nh gi¸ mét con ngêi. 3. Çc h×nh thøc kiÓm tra vµ hÖ thèng kiÓm tra a. Çc h×nh thøc kiÓm tra * C¨n cø vµo tÝnh chÊt cña kiÓm tra: - KiÓm tra thêng xuyªn: ViÖc kiÓm tra ®i liÒn víi ho¹t ®éng cña bé m¸y, viÖc kiÓm tra ®îc tiÕn hµnh trong suèt thêi gian ho¹t ®éng cña bé m¸y. - KiÓm tra ®ét xuÊt: Lµ lo¹i kiÓm tra vµo mét thêi ®iÓm bÊt kú do cÊp trªn tiÕn hµnh nh»m ®¸nh gi¸ ®óng thùc tr¹ng ho¹t ®éng cña bé m¸y. * C¨n cø vµo môc ®Ých sö dông kÕt qu¶ kiÓm tra: - KiÓm tra lêng tríc: lµ viÖc kiÓm tra híng vµo viÖc thùc hiÖn môc tiªu trong t¬ng lai. Lo¹i kiÓm tra nµy ®îc tiÕn hµnh tríc khi b¾t tay vµo ho¹t ®éng nh»m ng¨n chÆn, ®iÒu chØnh çc lÖch l¹c cã thÓ cã, lêng tríc çc t×nh huèng cã thÓ x¶y ra. - KiÓm tra kÕt qu¶ c«ng viÖc: lµ lo¹i kiÓm tra ®Ó ®iÒu chØnh ho¹t ®éng cña bé m¸y trong nh÷ng bíc tiÕp theo. Lo¹i kiÓm tra nµy cã thÓ kiÓm tra mét phÇn c«ng viÖc, cã thÓ kiÓm tra kÕt qu¶ cuèi cïng, ®Ó ®iÒu chØnh bé m¸y cho çc bíc tiÕp theo. b. HÖ thèng kiÓm tra, kiÓm so¸t - HÖ thèng ®éc lËp n»m ngoµi bé m¸y, gi¸m s¸t ho¹t ®éng cña bé m¸y - HÖ thèng kiÓm tra n»m ngay trong bé m¸y gióp l·nh ®¹o ®iÒu hµnh bé m¸y - Nhµ qu¶n lý thùc hiÖn çc chøc n¨ng kiÓm tra bªn c¹nh bé m¸y chuyªn tr¸ch 4. Tr¸ch nhiÖm kiÓm tra Tr¸ch nhiÖm kiÓm tra thuéc vÒ çc thµnh viªn tham gia trong ho¹t ®éng cña bé m¸y, kh«ng chØ çc thµnh viªn chuyªn tr¸ch. - Nhµ qu¶n lý: KiÓm tra ®Ó n¾m ®îc qu¸ tr×nh thùc hiÖn nhiÖm vô cña bé m¸y; N¾m ®îc møc ®é phï hîp, chÝnh x¸c cña çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý; KiÓm tra çc mèi liªn hÖ trong bé m¸y vµ çc yÕu tè liªn quan - C¬ quan chuyªn tr¸ch: Ngoµi çc néi dung trªn cßn kiÓm tra çc nhµ qu¶n lý. - Çc bé phËn, ç nh©n trong bé m¸y: tù kiÓm tra ®Ó tù ®iÒu chØnh ho¹t ®éng cña m×nh 57 II. Kü thuËt kiÓm tra vµ kiÓm so¸t c«ng viÖc 1. Ph©n biÖt çc kh¸i niÖm kiÓm tra, kiÓm so¸t, thanh tra, gi¸m s¸t a. KiÓm tra (kh¸i niÖm réng nhÊt): Lµ qu¸ tr×nh xem xÐt kÕt qu¶ ®· ®Æt ®îc ®èi chiÕu víi yªu cÇu ®Ó ®¸nh gi¸ hiÖn tr¹ng cña ®èi tîng, tõ ®ã ®iÒu chØnh kÞp thêi ho¹t ®éng cña bé m¸y vµ çc quyÕt ®Þnh qu¶n lý khi cÇn thiÕt. Bªn c¹nh ®ã, kiÓm tra cßn cã chøc n¨ng khuyÕn khÝch, ®éng viªn ngêi lµm tèt, ng¨n chÆn nh÷ng sai sãt cã thÓ x¶y ra b. Thanh tra: Lµ kiÓm tra tÊt c¶ çc ho¹t ®éng, cña tÊt c¶ çc cÊp trong bé m¸y. Thùc chÊt lµ kiÓm tra chØ nh»m ph¸t hiÖn vµ ng¨n chÆn sai sãt, ®¶m b¶o cho bé m¸y ®¹t tíi môc tiªu. Ngêi ta tæ chøc thanh tra khi cÇn hç trî cho c«ng t¸c kiÓm tra ®Ó çc cÊp qu¶n lý cã ®ñ th«ng tin phôc vô qu¶n lý. Th«ng thêng cã hai t×nh huèng thanh tra: 1/ Nh÷ng ho¹t ®éng dÔ cã sai sãt, hoÆc nh÷ng vÊn ®Ò nh¹y c¶m cÇn ®iÒu chØnh kÞp thêi 2/ Khi bé m¸y cã vÊn ®Ò cÇn lµm râ mµ viÖc kiÓm tra th«ng thêng kh«ng gi¶i quyÕt ®îc c. Gi¸m s¸t: Lµ theo dâi ho¹t ®éng cña bé m¸y suèt qu¸ tr×nh nã vËn hµnh. Thùc chÊt lµ kiÓm tra liªn tôc nh»m ph¸t hiÖn çi kh«ng b×nh thêng cña bé m¸y ®Ó kÞp thêi ®iÒu chØnh. Cã thÓ gi¸m s¸t ®Ó ®iÒu chØnh ngay, còng cã thÓ gi¸m s¸t ®Ó ®iÒu chØnh cho nh÷ng ho¹t ®éng tiÕp theo. Còng cã thÓ ngêi ta sö dông kÕt qu¶ gi¸m s¸t ®Ó ®¸nh gi¸ ho¹t ®éng cña bé m¸y. d. KiÓm so¸t: Lµ lo¹i kiÓm tra nh»m ph¸t hiÖn, ng¨n ngõa çc sai sãt cã thÓ cã ®¶m b¶o cho bé m¸y ho¹t ®éng cã hiÖu qu¶ (kiÓm so¸t chØ ph¸t hiÖn sai sãt gióp nhµ qu¶n lý cã biÖn ph¸p øng phã) KiÓm so¸t cßn thÓ hiÖn quyÒn lùc cña nhµ qu¶n lý ®èi víi lÜnh vùc thuéc quyÒn. 2. Çc kü thuËt kiÓm tra, kiÓm so¸t Cã nhiÒu h×nh thøc kiÓm tra, do ®ã còng cã nhiÒu çch tæ chøc kiÓm tra. Nhng th«ng thêng, cã thÓ tiÕn hµnh theo çc bíc sau: 2.1. Lùa chän vÊn ®Ò, néi dung kiÓm tra vµ h×nh thøc, thêi ®iÓm kiÓm tra 2.2. X©y dùng çc tiªu chuÈn; c¨n cø vµo chØ tiªu kÕ ho¹ch, çc yªu cÇu qu¶n lý ®Ó ®Þnh ra çc tiªu chuÈn kiÓm tra. 58 2.3. X©y dùng kÕ ho¹ch kiÓm tra: KiÓm tra çi g× ? §Ó lµm g× ? B»ng h×nh thøc nµo? Ai kiÓm tra? B¾t ®Çu tõ ®©u? §Ó sau ®ã cã thÓ tiÕn hµnh kiÓm tra 2.4. Th«ng b¸o cho bé phËn ®îc kiÓm tra: NÕu kiÓm tra ®Þnh kú cã thÓ b¸o tríc víi thêi gian dµi. NÕu kiÓm tra ®ét xuÊt còng cÇn th«ng b¸o vµo thêi ®iÓm phï hîp. Néi dung th«ng b¸o lµ: çc néi dung, yªu cÇu kiÓm tra vµ kÕ ho¹ch cô thÓ 2.5.TiÕn hµnh kiÓm tra: - Nghe b¸o ço, xem xÐt sæ s¸ch, hå s¬, v¨n b¶n lu tr÷ - Quan s¸t thùc tÕ, c©n ®ong ®o ®Õm çc s¶n phÈm bé m¸y lµm ra - KiÓm tra chÊt lîng s¶n phÈm vµ qui tr×nh ®¹t s¶n phÈm 2.6. So s¸nh kÕt qu¶ ®¹t ®îc víi yªu cÇu, tiªu chuÈn ®Ó kÕt luËn vÒ hiÖn tr¹ng cña ®èi tîng ®îc kiÓm tra. ChØ ra çc sai lÖch vµ ph©n tÝch çc nguyªn nh©n sai lÖch. §i ®Õn ®¸nh gi¸ chÝnh thøc vÒ ®èi tîng ®îc kiÓm tra. 2.7. LËp kÕ ho¹ch, ch¬ng tr×nh kh¾c phôc sai lÖch nÕu cã. 2.8. TiÕn hµnh kh¾c phôc çc sai lÖch nh»m ®a bé m¸y ho¹t ®éng tèt h¬n. 59 [...]...Cơ chế quản lý: Là tổng thể các PP, các công cụ, các hình thức và các mối quan hệ mà chủ thể quản lý dùng để tác động vào đối tợng nhằm đạt đợc mục tiêu đã định PP quản lý là một bộ phận của cơ chế quản lý, mỗi cơ chế quản lý sẽ định ra những phơng pháp quản lý đặc thù b Đặc điểm của phơng pháp quản lý: - Các PP quản lý đều phải dựa trên cơ sở là các quy luật và các nguyên tắc quản lý Các quy... ngời cần cho công việc đồng thời đảm bảo: Có các phơng pháp khoa học để tuyển chọn đúng ngời, không chọn bừa bãi, cảm tính Đảm bảo ngời đó a thích cho công việc và còn có khả năng phát triển Chơng 4 Quyết định quản lý I Khái niệm chung về quyết định quản lý 1 Khái niệm quyết định quản lý a Quyết định quản lý là gì ? 25 Sản phẩm lao động của ngời quản lý là các quyết định quản lý Quyết định quản lý là... kinh tế, quy luật tổ chức, quy luật tâm lý Các nguyên tắc: tất cả các nguyên tắc quản lý đã nêu - PP quản lý phụ thuộc vào trình độ và khả năng của chủ thể quản lý và vào đặc điểm của đối tợng quản lý - Quản lý một bộ máy thực chất là quản lý con ngời, con ngời vốn rất đa dạng, phức tạp và luôn biến động, do đó khi sử dụng các phơng pháp quản lý đòi hỏi nhà quản lý phải linh hoạt trên cơ sở hiểu đúng,... - Tính kinh tế của bộ máy: Chi phí quản lý ít nhất, hiệu quả quản lý cao nhất - Cấu trúc bộ máy hợp lý, khoa học đảm bảo điều hành thuận lợi, đồng bộ với các bộ máy khác trong một hệ thống b Nguyên tắc thiết kế bộ máy - Phải luôn xuất phát từ đối tợng quản lý mà tổ chức chủ thể quản lý, xuất phát từ mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ của quản lý mà sắp xếp bộ máy quản lý - Tinh giản, tiết kiệm, có hiệu... định quản lý - Quyết định quản lý là cơ sở, là căn cứ để điều chỉnh mọi hành vi của các bộ phận, các yếu tố cấu thành trong quản lý Có thể nói toàn bộ hệ thống quản lý đợc điều chỉnh bằng các quyết định: + Nếu quyết định quản lý đúng đắn bộ máy làm việc có hiệu quả + Nếu quyết định quản lý sai bộ máy hoạt động kém hiệu quả - Quyết định quản lý là cơ sở, là căn cứ để đánh giá toàn bộ chất lợng quản lý. .. bậc trong hệ thống cấp bậc quản lý Bộ máy quản lý có mối quan hệ theo chiều dọc tạo nên hệ thống thứ bậc trong bộ máy Mỗi bộ máy có thể đợc chia thành nhiều cấp quản lý, mỗi cấp bao gồm một số khâu nhất định - Tầm quản lý: Là giới hạn của số khâu, số cấp quản lý và yếu tố tổ chức mà chủ thể sử dụng để quản lý có hiệu quả bộ máy Có 2 loại tầm quản lý: Tầm rộng hoặc hẹp, tầm cao hoặc thấp 3 Các nguyên... định quản lý là sản phẩm của lao động quản lý, nó thể hiện quyền uy của chủ thể quản lý + Một hệ thống quản lý chỉ tồn tại và phát triển khi quyền uy của ngời đứng đầu đợc đảm bảo, đợc thừa nhận Vì thế, tự thân quyết định quản lý có chức năng buộc cấp dới phải thi hành + Quyền uy của chủ thể quản lý đợc thể hiện trực tiếp thông qua quá trình thực hiện quyết định Việc phục tùng các quyết định quản lý. .. luận quyết định quản lý có hiệu quả hay không? - So sánh nhiều phơng án và việc thực hiện nhiệm vụ tơng tự của một cơ quan khác tơng tự 2 Hiệu lực của quyết định quản lý a Hiệu lực của quyết định quản lý Muốn quản lý có kết quả thì các quyết định quản lý của chủ thể quản lý phải đợc thực hiện nghiêm chỉnh triệt để và kịp thời Muốn các quyết định đợc thực hiện tốt thì các quyết định quản lý phải có hiệu... trình ra quyết định quản lý 1 Những yêu cầu cơ bản của quyết định quản lý - Quyết định quản lý phải đảm bảo tính khách và quan khoa học + Quyết định của chủ thể quản lý phải do yêu cầu khách quan của nhiệm vụ, không do ý muốn chủ quan của chủ thể + Những căn cứ để ra quyết định phải dựa trên những thông tin đầy đủ, chính xác, toàn diện 29 - Các quyết định quản lý đảm bảo tính pháp lý, ra quyết định phải... hành vi sáng tạo của chủ thể quản lý nhằm định ra chơng trình, mục tiêu và tính chất hoạt động của những ngời, những cấp thuộc quyền Trong khái niệm này có 2 ý: - Hành vi sáng tạo chủ thể - Định ra chơng trình mục tiêu hoạt động cho ngời dới quyền thực hiện b Đặc điểm của quyết định quản lý - Qyết định quản lý gắn với chủ thể quản lý, khác với thông tin quản lý Thông tin quản lý là tin tức về đối tợng ... phòng phẩm, thiết bị cho công việc, cho ngời - Chuẩn bị nhân lực cho kế ho ch 47 + Mỗi kế ho ch cần ngời thực Nhng cần ngời, ngời nh nào, phận cần ngời, + Chuẩn bị số ngời cho phận, cần cụ thể... vụ cho việc thực mục tiêu, ngời, sở vật ch t, mối quan hệ Ch nh xác hóa kế ho ch - Lợng hoá tất tiêu mục tiêu, bớc chi phí cần thiết cho việc thực mục tiêu - Chi tiết hóa nội dung kế ho ch c ch. .. kế ho ch có mục tiêu chung cho nhiều phận, nhiều ch c quản lý máy Mỗi phận có tr ch nhiệm phần mục tiêu chung - Kế ho ch đòi hỏi phải có phối hợp, kết hợp ch t ch phận - Do nội dung kế ho ch có

Bài giảng khoa học quản lý cho cao học

Thông tin tài liệu

Từ khóa liên quan

Mục lục

Giíi thiÖu chung

Tài liệu cùng người dùng

Tài liệu liên quan