phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên the fruit republic cần thơ

124 650 1
phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên the fruit republic cần thơ

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH PHẠM KIM NGÂN PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THE FRUIT REPUBLIC CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành kế toán tổng hợp Mã số ngành: 52340301 Tháng 8 - 2014 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH PHẠM KIM NGÂN MSSV: 4114024 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN THE FRUIT REPUBLIC CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN TỔNG HỢP Mã số ngành: 52340301 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN ĐINH THỊ NGỌC HƯƠNG Tháng 8- 2014 LỜI CẢM TẠ Trong quá trình thực hiện luận văn, em đã nhận đƣợc sự hƣớng dẫn, hỗ trợ thông tin từ cô Đinh Thị Ngọc Hƣơng - giáo viên hƣớng dẫn, cũng nhƣ quý Thầy, Cô Bộ môn Kế toán Kiểm toán, Khoa Kinh tế - QTKD trƣờng Đại học Cần Thơ. Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Đinh Thị Ngọc Hƣơnggiáo viên hƣớng dẫn trực tiếp, ngƣời đã tận tình giúp đỡ và hƣớng dẫn em trong suốt quá trình nghiên cứu và hoàn thành luận văn. Em xin chân thành cảm ơn các Thầy. Cô Khoa Kinh tế -QTKD, cùng các Thầy, Cô trƣờng Đại học Cần Thơ đã hƣớng dẫn và chỉ dạy em trong thời gian học tại Trƣờng, giúp em có đƣợc những kiến thức cơ bản và chuyên sâu, để em có đủ kiến thức hoàn thành luận văn này. Đồng thời em xin cảm ơn các anh, chị Khoa Kinh tế -QTKD đã có những chỉ dẫn thêm cho em để hoàn thiện hơn luận văn của mình. Song song với tấm chân tình của các Thầy, Cô em còn nhận đƣợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các Cô, Chú, Anh, Chị trong Công Ty TNHH MTV The Fruit Republic Cần Thơ đã hƣớng dẫn và luôn tạo điều kiện thuận lợi cho em trong suốt thời gian thực tập tại công ty. Em xin chúc cho mọi ngƣời luôn hoàn thành tốt công việc của mình và công ty ngày càng phát triển hơn nữa trong tƣơng lai. Trân trọng cảm ơn! Cần Thơ, ngày tháng năm 2014 Ngƣời thực hiện Phạm Kim Ngân i TRANG CAM KẾT Em xin cam kết luận văn này đƣợc hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của em và các kết quả nghiên cứu này chƣa đƣợc dùng cho bất cứ luận văn cùng cấp nào khác. Cần Thơ, ngày tháng năm 2014 Ngƣời thực hiện Phạm Kim Ngân ii NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP iii MỤC LỤC Trang CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU ........................................................................... 1 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU .............................................................. 1 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU ................................................................... 2 1.2.1 Mục tiêu chung .................................................................................... 2 1.2.2 Mục tiêu cụ thể .................................................................................... 2 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU ..................................................................... 2 1.3.1 Không gian nghiên cứu ........................................................................ 2 1.3.2 Thời gian nghiên cứu ........................................................................... 2 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu .......................................................................... 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU ..... 3 2.1 CƠ SỞ LÝ LUẬN .................................................................................. 3 2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán ................................ 3 2.1.2 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình DT ................... 7 2.1.3 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình CP ................... 12 2.1.4 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình tài chính .......... 16 2.1.5 Tổng quan về phần mềm MISA .......................................................... 19 2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .......................................................... 20 2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu .............................................................. 20 2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu ............................................................. 21 2.2.3 Phƣơng pháp kế toán ........................................................................... 21 CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ ..................................................................................................... 22 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH ....................................................................... 22 3.1.1 Giới thiệu chung .................................................................................. 22 3.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển ........................................... 22 3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC ............................................................................... 24 3.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty .......................................................................... 24 3.2.2 Nhiệm vụ, chức năng các bộ phận ....................................................... 25 3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH ........................................................... 29 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN ........................................................... 30 iv 3.4.1 Sơ đồ tổ chức ....................................................................................... 30 3.4.2 Chức năng các bộ phận ........................................................................ 30 3.4.3 Chế độ và hình thức kế toán ................................................................ 32 3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH ......................... 34 3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN .......... 39 3.6.1 Thuận lợi .............................................................................................. 39 3.6.2 Khó khăn .............................................................................................. 39 3.6.3 Định hƣớng phát triển .......................................................................... 40 CHƢƠNG 4 THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................................................... 41 4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................................................................................. 41 4.1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ ................................................................................................ 41 4.1.2 Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ ........................................................................................................ 41 4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ ............................................................................................ 43 4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình DT ........................................ 43 4.2.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình DT .................... 58 4.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình DT ...................................... 66 4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ ..................................................................................................... 69 4.3.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình CP ......................................... 69 4.3.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình CP .................... 81 4.3.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình CP ....................................... 86 CHƢƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................. 89 5.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ .................................................... 89 5.1.1 Ƣu điểm ............................................................................................... 89 5.1.2 Nhƣợc điểm ......................................................................................... 91 5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ ......................... 92 5.2.1 Đối với công tác chứng từ kế toán ....................................................... 92 v 5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý .............................................. 93 5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy ......................................................... 93 5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo ......................................... 94 5.2.5 Đối với hệ thống kiểm soát nội bộ ....................................................... 94 CHƢƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ................................................. 95 6.1 KẾT LUẬN ............................................................................................ 95 6.2 KIẾN NGHỊ ............................................................................................ 95 6.2.1 Đối với Nhà nƣớc ................................................................................ 95 6.2.2 Đối với địa phƣơng .............................................................................. 96 6.2.3 Đối với ngân hàng ................................................................................ 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 97 PHỤ LỤC ..................................................................................................... 98 vi DANH SÁCH HÌNH Trang Hình 2.1 Sơ đồ mô tả hệ thống ..................................................................... 3 Hình 2.2 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán ........ 7 Hình 2.3 Giao diện MISA SME.NET 2012 .................................................. 20 Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức các phòng ban ......................................................... 24 Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán .................................................................... 30 Hình 3.3 Hình thức kế toán máy vi tính ....................................................... 33 Hình 4.1a Lƣu đồ nhận đặt hàng của KH ..................................................... 44 Hình 4.1b Lƣu đồ nhận đặt hàng của KH ..................................................... 45 Hình 4.2 Lƣu đồ hoạt động giao hàng cho khách ......................................... 47 Hình 4.3 Lƣu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi nợ KH ............. 49 Hình 4.4 Lƣu đồ nhận thanh toán từ KH ...................................................... 51 Hình 4.5 Giao diện phần mềm kế toán Misa trong chu trình doanh thu ...... 53 Hình 4.6 Lƣu đồ nhận đặt hàng với NCC ..................................................... 71 Hình 4.7 Lƣu đồ hoạt động nhận hàng ......................................................... 73 Hình 4.8 Lƣu đồ hoạt động nhận hóa đơn mua hàng theo dõi nợ ................ 74 Hình 4.9 Lƣu đồ hoạt động thanh toán cho NCC ......................................... 76 Hình 4.10 Giao diện phần mềm kế toán Misa trong chu trình chi phí ......... 78 vii DANH SÁCH BẢNG Trang Bảng 3.1: Tình hình hoạt động KD giai đoạn 2011-2013 ............................ 34 Bảng 3.2: Tình hình hoạt động KD 6 tháng đầu năm 2013 và 2014 ............ 37 Bảng 4.1: Mô tả tập tin khách hàng .............................................................. 54 Bảng 4.2: Mô tả tập tin xuất kho .................................................................. 55 Bảng 4.3: Mô tả tập tin hóa đơn chi tiết ....................................................... 56 Bảng 4.4: Mô tả tập tin thanh toán ............................................................... 57 Bảng 4.5: Chứng từ trong chu trình DT ....................................................... 58 Bảng 4.6: Các loại sổ sách trong chu trình DT ............................................. 59 Bảng 4.7: Báo cáo trong chu trình DT .......................................................... 62 Bảng 4.8: Báo cáo tổng DT bán hàng 6 tháng đầu năm 2014 ...................... 63 Bảng 4.9: Các hoạt động kiểm soát nội nộ trong chu trình DT .................... 66 Bảng 4.10: Tổng giá trị xuất nhập tồn nguyên liệu giai đoạn 2011 – 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 ...................................................................................... 69 Bảng 4.11: Mô tả tập tin nhà cung cấp ......................................................... 79 Bảng 4.12: Mô tả tập tin nhập kho ............................................................... 80 Bảng 4.13: Chứng từ trong chu trình CP ...................................................... 81 Bảng 4.14: Sổ sách trong chu trình CP ......................................................... 82 Bảng 4.15: Báo cáo trong chu trình CP ........................................................ 84 Bảng 4.16: Các hoạt động kiểm soát nội nộ trong chu trình CP .................. 86 viii DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BGĐ : Ban giám đốc KD : Kinh doanh TSCĐ : Tài sản cố định GTGT : Giá trị gia tăng DT : Doanh thu LN : Lợi nhuận CP : Chi phí DN : Doanh nghiệp TNHH : Trách nhiệm hữu hạn MTV : Một thành viên STT : Số thứ tự TNDN : Thu nhập doanh nghiệp KH Khách hàng : CSDL : Cơ sở dữ liệu HTK : Hàng tồn kho TK : Tài khoản NCC : Nhà cung cấp ix CHƢƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 ĐẶT VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Thực hiện nền kinh tế thị trƣờng có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nƣớc, phát triển theo định hƣớng xã hội chủ nghĩa và công cuộc đổi mới của các DN trên toàn thế giới nói chung, các ND tại Việt Nam nói riêng đã có sự phát triển vƣợt bậc. Theo Adam Smith – nhà kinh tế học cha đẻ của lí thuyết kinh tế thị trƣờng thế kỉ XVIII khẳng định rằng “luôn có một bàn tay vô hình thúc đẩy sự phát triển của nền kinh tế thị trƣờng” kinh tế luôn luôn phát triển nếu nhƣ không chạy theo kịp chúng ta sẽ thụt lùi tụt dốc. Sau nhiều năm phát triển nền kinh tế thị trƣờng của nƣớc ta đã hội nhập với các nƣớc trong khu vực và trên thế giới đã và đang mang lại những cơ hội mới cũng nhƣ tạo ra không ít những khó khăn, thách thức lớn cho các DN để tồn tại và đứng vững. Vấn đề cạnh tranh trong nền kinh tế thị trƣờng ngày càng khốc liệt và phức tạp không chỉ đơn thuần cạnh tranh về chất lƣợng mẫu mã sản phẩm mà còn là sự cạnh tranh quyết liệt về giá cả nhằm tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới cung cấp cho thị trƣờng với mức CP hợp lý để đạt đƣợc LN tối đa cho DN. Trong điều kiện đó, các DN cần phải nổ lực hơn nữa trong việc tìm kiếm thị trƣờng cho mình. DN phải nắm đƣợc tình hình tài chính của đơn vị nhƣ thế nào để đƣa ra những phƣơng hƣớng phát triển thật phù hợp. Để có thể nắm bắt đƣợc tình hình tài chính của đơn vị thì hạch toán kế toán là công cụ hỗ trợ đắc lực. Trong hàng loạt các chính sách kinh tế mới của Đảng và Nhà nƣớc, giữ vai trò quan trọng phải kể đến sự đổi mới về cơ chế quản lý, nguyên tắc quản lý tài chính, về chế độ hạch toán kế toán và các luật thuế mới… đây là những nhân tố thúc đẩy sự phát triển, hạch toán kế toán là một trong số những chính sách ấy. Hạch toán kế toán ở các DN là một trong những nhiệm vụ chủ yếu. Kế toán nắm giữ những thông tin chủ chốt. Một công ty, một DN muốn phát triển vững mạnh thì cần có đội ngũ kế toán vững mạnh để quản lí tài sản, vật chất. Mà quan trọng hơn hết là hệ thống thông tin kế toán. Cho dù là công ty có quy mô lớn hay nhỏ thì hệ thống thông tin kế toán đều rất quan trọng. Một hệ thống thông tin kế toán hợp lý sẽ kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy góp phần đáng kể cho việc quản lý hiệu quả nhanh chóng, gia tăng khả năng cạnh tranh cũng nhƣ tăng năng suất hoạt động KD. Với vai trò kích thích và điều tiết hoạt động KD các 1 thông tin kế toán làm cơ sở giúp nhà quản trị đƣa ra chiến lƣợc, quyết định. Nếu thông tin kế toán sai lệch thì DN sẽ rơi vào tình trạng khó khăn. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng và ý nghĩa nhƣ vậy của hệ thống thông tin kế toán đối với một DN nên em quyết định chọn đề tài: “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV The Fruit Republic Cần Thơ” làm luận văn tốt nghiệp cho mình. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Luận văn thực hiện với mục tiêu phân tích hệ thống thông tin kế toán thông qua các dữ liệu đầu vào và đầu ra tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. Từ đó chỉ ra đƣợc những ƣu và nhƣợc điểm trong hệ thống thông tin kế toán để đề ra những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. - Phân tích quá trình luân chuyển chứng từ, trình tự giải quyết các nghiệp vụ, sổ sách, báo cáo trong hai chu trình DT và CP tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. - Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. 1.3 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 1.3.1 Không gian nghiên cứu Luận văn đƣợc thực hiện tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. 1.3.2 Thời gian nghiên cứu Luận văn đƣợc thực hiện từ 08/2014 đến 12/2014. Số liệu sử dụng trong đề tài từ năm 2011 đến năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014. 1.3.3 Đối tƣợng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÍ LUẬN 2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán a) Hệ thống thông tin Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành phần có mối quan hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định. Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngƣời, dữ liệu, các quy trình và công nghệ thông tin tƣơng tác với nhau để thu thập, xử lý, lƣu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra, cung cấp thông tin hữu ích cho ngƣời sử dụng có liên quan. Đầu vào Xử lý Đầu ra (Nguồn: Nguyễn Thế Hưng, 2006. Hệ thống thông tin kế toán. Tp Hồ Chí Minh. Nhà xuất bản Thống Kê) Hình 2.1 Sơ đồ mô tả hệ thống Căn cứ theo các loại hoạt động quản lý, ngƣời ta chia hệ thống thông tin trong DN thành: - Hệ thống xử lý nghiệp vụ: hệ thống này xử lý và cung cấp các thông tin chi tiết và cơ bản về toàn bộ hoạt động hàng ngày của DN nhƣ hệ thống xử lý hoạt động bán hàng; hệ thống xử lý hoạt động chấm công, quản lý nhân sự; hệ thống xử lý hoạt động sản xuất nhƣ nhập kho và vật tƣ, hoạt động sản xuất cụ thể,… Các hệ thống xử lý nghiệp vụ cung cấp thông tin để phục vụ hoạt động quản lý ở cấp điều hành hoạt động. Hoạt động ở cấp này là hoạt động có cấu trúc cấp cao: các mục tiêu, nguồn lực, nhiệm vụ,… có tiêu chuẩn xác định trƣớc rõ ràng. - Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ DN và các thông tin thu nhập từ nguồn bên ngoài DN để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp. 3 Hệ thống thông tin quản lý thƣờng bao gồm: - Hệ thống thông tin thị trường: cung cấp thông tin về thị trƣờng tiêu thụ nhƣ: thông tin về tiêu thụ sản phẩm, về KH, dự báo giá cả, sản phẩm cạnh tranh,…. - Hệ thống thông tin sản xuất: cung cấp thông tin về sản xuất nhƣ HTK, CP sản xuất, kỹ thuật, công nghệ sản xuất, vật liệu thay thế. - Hệ thống thông tin tài chính: cung cấp về lĩnh vực tài chính nhƣ tình hình thanh toán, tỉ lệ lãi vay, cho vay,… - Hệ thống thông tin nhân sự: cung cấp thông tin về nguồn và cách sử dụng nguồn nhân lực nhƣ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, thanh toán lƣơng, thị trƣờng nguồn nhân lực, xu hƣớng sử dụng nguồn nhân lực,… - Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý các nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch. - Hệ thống hỗ trợ quyết định: là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản trị đang tồn tại để cung cấp cho ngƣời quản lý một cách nhìn tổng thể, khái quát. Hệ thống này phục vụ cho việc lập kế hoạch chiến lƣợc dài hạn hoặc cung cấp thông tin giải quyết vấn đề tổng hợp. Hệ thống này thƣờng hỗ trợ cho các cấp quản lý cấp chiến lƣợc và cấp quản trị trung gian. b) Hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin kế toán: là hệ thống thu thập, lƣu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất KD nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho ngƣời sử dụng trong và ngoài DN. Từ nhu cầu hoạt động sản xuất KD của DN, hằng ngày có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các nghiệp vụ này đƣợc hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghi chép và lƣu trữ (chứng từ, sổ, thẻ, bảng...). Khi ngƣời sử dụng có yêu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ từ các ghi chép đã lƣu trữ mà phân tích, tổng hợp và lập các báo cáo thích hợp cung cấp cho ngƣời sử dụng thông tin. 4 2.1.1.2 Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán Giống với các hệ thống thông tin khác thì hệ thống thông tin kế toán có đặc tính nhƣ sau: - Mục tiêu: cung cấp thông tin tài chính, kế toán cung cấp cho các tổ chức bên ngoài DN và sử dụng trong nội bộ DN. - Đầu vào: với các dữ liệu đầu vào là các nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ bán hàng thu tiền, bán chịu, phát sinh CP,… - Quy trình xử lý như sau: + Thu thập dữ liệu. + Phân tích ảnh hƣởng tài chính. + Ghi chép theo phân loại tài chính. + Kiểm tra đối chiếu. + Tổng hợp lập báo cáo. + Truyền thông. - Thiết bị: bao gồm máy tính, máy in, máy Fax, máy quét mã vạch,… - Con người: dù trong bất kỳ hệ thống nào cũng cần phải có con ngƣời tham gia. Con ngƣời sẽ thực hiện hoàn toàn công việc kế toán trong hệ thống kế toán thủ công, tham gia với vai trò điều khiển, kiểm soát, nhập dữ liệu, bảo mật, duy trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính. - Môi trường hệ thống: hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động của DN là những yếu tố ảnh hƣởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán. Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểu tác nhân, kết quả và lặp đi lặp lại sẽ đƣợc kết hợp để xử lý chung trong một quy trình kế toán và ngƣời ta gọi chúng là một chu trình nghiệp vụ kinh tế. Hệ thống kế toán cũng sẽ đƣợc thiết lập để xử lý các chu trình nghiệp vụ tƣơng ứng này và do đó ngƣời ta cũng có thể gọi nó là chu trình kế toán (để xử lý chu trình nghiệp vụ kinh tế tƣơng ứng). Tùy theo quan điểm, ngƣời ta có thể chia chu trình kế toán thành nhiều chu trình và không thống nhất. Có 4 chu trình kế toán cơ bản: chu trình tài chính, chu trình CP, chu trình DT, chu trình chuyển đổi. Trong mỗi chu trình kế toán, ngƣời ta lại chia thành nhiều chu trình nhỏ hơn gọi là hệ thống ứng dụng. 5 2.1.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán - Chức năng của hệ thống thông tin kế toán: là thu thập dữ liệu về các hoạt động KD của DN. - Xử lý, cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng liên quan như: cung cấp báo cáo tài chính cho đối tƣợng bên ngoài DN, cung cấp thông tin hữu ích cho việc lập kế hoạch, cung cấp hữu ích cho kiểm tra kiểm soát thực hiện kế hoạch, cung cấp hữu ích cho việc điều hành hoạt động hàng ngày. - Bao gồm các hoạt động kiểm soát như: kiểm soát tuân thủ quy trình hoạt động KD của DN, các biện pháp bảo vệ tài sản vật chất, thông tin, kiểm soát hoạt động xử lí thông tin nhằm đảm bảo thông tin đƣợc xử lý chính xác và kịp thời. 2.1.1.4 Phân loại hệ thống thông tin kế toán a) Phân loại theo mục tiêu và phương pháp Hệ thống thông tin kế toán phải tuân thủ theo các nguyên tắc kế toán chung của quốc tế và của quốc gia nhằm tạo ra các báo cáo tài chính cung cấp cho các tổ chức bên ngoài đơn vị đó để nắm bắt thực tế hoạt động đã qua cũng nhƣ dự báo, nhận ra các nghiệp vụ ở tƣơng lai và ƣớc tính sự ảnh hƣởng của các nghiệp vụ tƣơng lai đó. Từ đó, phục vụ cho việc thiết lập kế hoạch ngân sách, kế hoạch LN và thống kê phân tích các tình hình KD. Dựa vào mục tiêu và phƣơng pháp, hệ thống thông tin kế toán đƣợc phân thành hai loại là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị. b) Phân loại theo sự lưu trữ và xử lý số liệu Hệ thống thông tin kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con ngƣời, cùng với các công cụ tính toán, con ngƣời thực hiện toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ thống này đƣợc ghi chép thủ công và lƣu trữ dƣới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng,… Hệ thống thông tin kế toán trên máy tính: nguồn lực bao gồm con ngƣời và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện toàn bộ các công việc kế toán dƣới sự điều khiển, kiểm soát của con ngƣời. Nhƣ vậy, nếu không có con ngƣời thì hệ thống này không thể hoạt động đƣợc và ngƣợc lại, nếu không có máy tính thì hệ thống này cũng không thể vận hành hoàn hảo. Ngoài vai trò chủ đạo là điều khiển, kiểm soát máy tính, con ngƣời còn có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà hệ thống máy tính không tự thu thập đƣợc, cũng nhƣ các công việc bảo mật, bảo vệ và bảo trì hệ thống. 6 2.1.1.5 Quá trình lưu chuyển dữ liệu thông tin kế toán Tất cả các nghiệp vụ kinh tế khi phát sinh đều phải đƣợc ghi chép tại bộ phận kế toán DN, bộ phận này kiểm tra các dữ liệu đầu vào đó là các chứng từ, sau đó xử lý tức là tổng hợp, ký duyệt, để có thể đƣa ra những thông tin đầu ra là những bản báo cáo, bảng kê, bảng tổng hợp và cuối cùng là lƣu trữ để khi cần thiết tìm kiếm lại sử dụng. Lƣu trữ Dữ liệu đầu vào Xử lý Kiểm soát Thông tin đầu ra Phản hồi (Nguồn: : Giáo trình hệ thống thông tin kế toán 1) Hình 2.2 Sơ đồ quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán 2.1.2 Giới thiệu hệ thống thông tin kế toán trong chu trình doanh thu 2.1.2.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình doanh thu Chu trình doanh thu gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo doanh thu và thanh toán (công nợ KH). Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình DT: (1) Nhận đặt hàng của KH, (2) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho KH, (3) Yêu cầu KH thanh toán, (4) Nhận tiền thanh toán. a) Nhận và xử lý đơn đặt hàng Đây là bƣớc xử lý đầu tiên của chu trình. Bộ phận bán hàng hoặc dịch vụ KH nhận yêu cầu thừ KH, kiểm tra những thông tin về hàng yêu cầu, lập lệnh bán hàng, chuyển bộ phận tín dụng chấp thuận bán chịu và cuối cùng bộ phận này trả lời đặt hàng mua của KH. Để giảm rủi ro do không thu đƣợc tiền nợ, mỗi KH đƣợc xác định một giới hạn nợ tối đa. Chấp thuận bán chịu tức là xác định lần bán chịu này có tổng mức nợ của KH nằm trong giới hạn nợ cho phép hay không để xét duyệt chấp thuận bán chịu. Nhờ vậy tham gia vào hoạt động xử lý nhận đặt hàng này có 2 bộ phận là bán hàng và tín dụng thuộc chức năng tài vụ. Chứng từ ghi nhận hoạt động này gồm đơn đặt hàng và lệnh bán hàng. 7 b) Giao hàng hóa hoặc dịch vụ cho KH Tới ngày giao hàng, kho hàng tiến hành xuất kho theo lệnh bán hàng. Bộ phận gửi hàng sẽ tiếp tục gửi hàng cho KH theo địa điểm chỉ định. Trƣớc khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận gửi hàng lập giấy gửi hàng. c) Lập hóa đơn bán hàng Đây là bƣớc công việc thứ 3 trong chu trình DT. Sau khi hàng gửi cho KH, giấy gửi hàng đƣợc chuyển bộ phận lập hóa đơn. Lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan và lập hóa đơn bán hàng ghi nhận hoạt động bán hàng thực sự hoàn thành. Đây chính là căn cứ để bộ phận kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu của KH. d) Nhận tiền thanh toán Đây là bƣớc xử lý cuối cùng trong chu trình. Khi KH gửi kiểm tra thanh toán và giấy báo trả tiền, bộ phận thƣ tín sẽ phân loại, lập bảng kê nhận kiểm tra thanh toán và chuyển bảng kê này cho thủ quỹ, giấy báo và bảng kê cho kế toán phải thu. Thủ quỹ sẽ làm các thủ tục để gửi tiền vào ngân hàng. Kế toán phải thu ghi sổ chi tiết phải thu khoản tiền KH thanh toán. 2.1.2.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ - Lập, tiếp nhận và xử lý chứng từ kế toán - Kế toán viên, kế toán trƣởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc DN ký duyệt - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán - Lƣu trữ, bảo quản chứng từ kế toán Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình DT cần chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm: - Bộ phận bán hàng: đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với KH về các điều kiện bán hàng, thanh toán, giảm giá hàng bán,… và nhận các đơn đặt hàng của KH, lập “Lệnh bán hàng”. - Bộ phận tín dụng: trong hoạt động bán chịu, bộ phận tín dụng kiểm tra và chấp thuận các điều kiện bán chịu, điều kiện thanh toán cho KH. Trong xử lý xóa nợ phải thu, bộ phận bán chịu xem xét bảng “Phân tích bảng phải thu 8 theo thời hạn nợ” nhằm kiểm tra chính sách nợ cho từng KH, xác định dự phòng phải thu khó đòi của DN. - Phụ trách tài vụ: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại hoặc giảm giá hàng bán bộ phận tài vụ phải là ngƣời chấp thuận cuối cùng các chứng từ ghi nhận các nghiệp vụ trên trƣớc khi ủy quyền cho bộ phận lập hóa đơn lập các Credit Memo. Loại nghiệp vụ này đòi hỏi cả hai bộ phận chức năng riêng biệt cùng tham gia xét duyệt vì chúng là loại nghiệp vụ đòi hỏi phải đƣợc kiểm soát cẩn thận. - Bộ phận kho bán hàng: đây là bộ phận quản lý hàng trong kho. - Bộ phận gửi hàng: bộ phận này có nhiệm vụ chuyển hàng trực tiếp hoặc thuê các đơn vị vận tải vận chuyển hàng cho KH, số lƣợng nhận trên phiếu xuất kho. - Bộ phận nhận hàng: trong xử lý nghiệp vụ hàng bị trả lại, bộ phận bán hàng sẽ nhận và kiểm tra hàng bị trả lại, ghi nhận chủng loại, số lƣợng nhận trên phiếu nhập kho. - Bộ phận lập hóa đơn: đây là bộ phận ủy quyền lập hóa đơn bán hàng hoặc các Credit Memo. - Bộ phận kế toán phải thu: đây là bộ phận giữ và ghi chép các khoản phải thu của KH, lập các “Báo cáo KH” và báo cáo “Phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ”. - Bộ phận giữ sổ cái: đây là bộ phận giữ và ghi chép sổ cái và thực hiện các hoạt động lập báo cáo tổng hợp. - Bộ phận thư tín: một số DN sử dụng hình thức thanh toán bằng cách gửi Check qua bƣu điện. Vì vậy, DN phải thành lập một bộ phận nhận và mở Check thanh toán, lập bảng kê “Tiền thanh toán (Remittance List)”. Bộ phận này cần độc lập với bộ phận thủ quỹ vì cả hai cùng tham gia bảo quản tài sản là Check thanh toán. - Bộ phận thủ quỹ: đây là bộ phận thu nhận tiền, thực hiện các thủ tục gửi vào ngân hàng. b) Các kiểu tổ chức theo dõi kế toán phải thu Thông thƣờng các DN tổ chức theo dõi phải thu KH theo 2 kiểu: hệ thống chuyển số dƣ và hệ thống thanh toán theo hóa đơn. - Hệ thống thanh toán theo hóa đơn: tổ chức theo hệ thống này, ngƣời mua sẽ thanh toán nợ đích danh theo từng hóa đơn bán hàng, còn ngƣời bán 9 theo dõi trên sổ chi tiết các khoản phải thu, đã thu, dƣ nợ chi tiết theo từng hóa đơn thanh toán. Nhƣ vậy báo cáo KH sẽ liệt kê tất cả các hóa đơn chƣa đƣợc thanh toán cho tới ngày báo cáo và phân tích chúng theo thời gian nợ. - Hệ thống chuyển số dư: trong hệ thống này, KH không thanh toán chính xác theo từng hóa đơn mà dựa trên tổng số nợ ở báo cáo KH. Báo cáo hàng tháng cũng trình bày số dƣ đầu kỳ, số dƣ phát sinh trong kỳ, số dƣ cuối kỳ nhƣng không chi tiết theo từng hóa đơn nghĩa là báo cáo KH chỉ liệt kê các hóa đơn trong kỳ báo cáo, còn chi tiết về số dƣ đầu kỳ, hệ thống phải dùng báo cáo KH trƣớc đó để tham khảo. c) Báo cáo kế toán Báo cáo kế toán với mục đích tổng hợp các dữ liệu đã đƣợc xử lý để cung cấp cho ngƣời sử dụng những thông tin hữu ích tùy theo nhu cầu. Thông tin qua các báo cáo, hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin nhằm kiểm soát hệ thống xử lý; kiểm soát các dữ liệu đƣợc xử lý và những thông tin liên quan phục vụ việc phân tích, lập kế hoạch, tạo các quyết định điều hành hoạt động. Với mục đích này, trong chu trình DT các báo cáo kế toán đƣợc phân thành ba loại theo mục tiêu cung cấp thông tin cho việc kiểm soát hoạt động xử lý của chu trình, thông tin liên quan tới việc xử lý các nghiệp vụ kế toán cụ thể trong chu trình, thông tin theo nhu cầu ngƣời sử dụng nhằm phục vụ các quyết định điều hành hoạt động. - Báo cáo kiểm soát: trƣờng hợp xử lý bằng máy, ngƣời kiểm soát cần thông tin để kiểm soát đƣợc hoạt động của hệ thống, đảm bảo hệ thống cập nhật, xử lý đầy đủ dữ liệu và không bỏ sót dữ liệu. Ngoài ra ngƣời kiểm soát cũng cần kiểm soát đƣợc việc truy cập của hệ thống. Chính vì vậy, hệ thống cần lập báo cáo kiểm soát với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong mỗi một tập tin lƣu trữ dữ liệu. Ở mức độ tổng quát, ngƣời ta lập báo cáo kiểm tra số tổng nhƣ báo cáo tổng DT bán hàng hoặc báo cáo tổng Hash nào đó (tổng mẫu tin, tổng mã số hóa đơn...) trong tập tin xử lý. Ở mức độ kiểm soát chi tiết việc xử lý, ngƣời ta lập Báo cáo chi tiết các ghi chép. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ theo loại nghiệp vụ đã đƣợc xử lý trong suốt 1 khoảng thời gian nhƣ 1 tuần, 1 tháng... Ví dụ báo cáo liệt kê tất cả hóa đơn bán hàng, tất cả phiếu xuất kho, tất cả Credit Memo; tất cả giấy 10 báo gửi tiền (Remitaince Advice); tất cả tiền thanh toán... Mục đích của chúng nhằm kiểm soát xem dữ liệu có đƣợc cập nhật, xử lý chính xác hay không. - Báo cáo đặc biệt: là báo cáo đƣợc lập theo một yêu cầu nào đó của ngƣời sử dụng thông tin (cho thông tin quản trị hoặc thông tin tài chính) để ngƣời sử dụng ra quyết định liên quan tới hoạt động kinh tế, tài chính. Thông thƣờng loại báo cáo này bao gồm: + Báo cáo KH: đây là báo cáo cung cấp thông tin liên quan đến việc KH thanh toán với DN. Báo cáo này liệt kê tất cả các nghiệp vụ bán hàng, KH thanh toán, cũng nhƣ tổng số nợ còn phải trả theo tổng số và theo từng KH. Báo cáo này có tác dụng: thứ nhất, dùng để đối chiếu với ngƣời mua, phát hiện sai sót hoặc gian lận của xử lý kế toán; thứ hai, dùng để nhắc nợ với ngƣời mua, hoặc đề ra biện pháp phù hợp để khuyến khích ngƣời mua thanh toán sớm. + Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ: đây là báo cáo phân tích khoản phải thu của từng ngƣời mua theo những mốc thời gian quá hạn nợ (1 tháng, 2 tháng, 3 tháng, ...). Thông thƣờng báo cáo này đƣợc lập hàng tháng với mục đích: thứ nhất, bộ phận tín dụng xem xét về uy tín thanh toán của ngƣời mua để có những biện pháp đòi nợ, hoặc điều kiện tín dụng phù hợp; thứ hai, nó là căn cứ phân tích xác nhận khoản nợ phải thu khó đòi. + Báo cáo tiền thanh toán hay bảng kê tiền thanh toán (Remittance List): báo cáo này do nhân viên nhận thƣ lập căn cứ vào “Giấy báo trả tiền” trong ngày của các KH. Nhƣ vậy, báo cáo sẽ cung cấp “Số tổng kiểm soát” tiền KH thanh toán nợ trong ngày, ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên TK KH. + Báo cáo phân tích bán hàng: đây là báo cáo phân tích DT bán hàng theo các tiêu thức mong muốn để đánh giá nhƣ phân tích bán hàng (giá vốn, lãi gộp) theo từng ngƣời mua, theo từng chủng loại hàng bán; theo ngƣời bán; hoặc theo địa điểm bán hàng. Báo cáo này có tác dụng cung cấp cho ban quản lý KD đánh giá lợi ích theo hàng hóa, theo ngƣời bán, hoặc hiệu quả của khuyến mãi, quảng cáo... - Ngoài ra chu trình DT còn có thể cung cấp các báo cáo không liên quan tình hình tài chính như: thực hiện bán hàng của nhân viên bán hàng, thời gian thực hiện một hoạt động xử lý đặt hàng (về thời gian trả lời KH), thời gian giao hàng... 11 d) Sổ sách Các nghiệp vụ kế toán sẽ đƣợc ghi chép, xử lý và lƣu trữ trên các sổ kế toán hay các tập tin dữ liệu kế toán. Tùy theo việc xử lý bằng tay hay bằng máy mà sổ kế toán có những hình thức khác nhau. - Ghi chép bằng tay: việc ghi chép bằng tay đƣợc tiến hành trên ba nhật ký đặc biệt và một sổ chi tiết và sổ cái phù hợp. Đó là các nhật ký bán hàng, nhật ký giảm giá bán hàng (Credit Memo Journal), nhật ký thu tiền và sổ chi tiết KH. Các loại sổ kế toán này bằng giấy và đƣợc ghi chép bằng tay. Căn cứ vào các chứng từ liên quan, kế toán ghi các nghiệp vụ phát sinh vào các sổ nhật ký phù hợp. Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, kế toán chuyển các số liệu này vào sổ chi tiết, các TK liên quan trong sổ cái. - Ghi chép bằng máy: việc lƣu trữ dữ liệu đƣợc thực hiện trên các tập tin dữ liệu. Khi cần bất cứ thông tin liên quan nào, hệ thống sẽ tiến hành lấy số liệu từ các tập tin liên quan, tính toán, tổng hợp tạo báo cáo. Trong hệ thống kế toán đƣợc điện toán hóa, sổ sách kế toán cũng chỉ là một hình thức kết xuất của hệ thống xử lý dữ liệu. Nó chỉ còn là chức năng lƣu trữ bằng giấy tờ các dữ liệu đã đƣợc xử lý, không còn chức năng xử lý dữ liệu nhƣ kế toán bằng tay thông thƣờng. Chính vì vậy, chất lƣợng của hệ thống kế toán phụ thuộc rất nhiều vào việc tổ chức dữ liệu. 2.1.3 Giới thiệu hệ thống thông tin trong chu trình chi phí 2.1.3.1 Giới thiệu các hoạt động kinh tế trong chu trình chi phí Chu trình CP bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi chép những sự kiện kinh tế liên quan đến hoạt động mua hàng hay dịch vụ. Có năm sự kiện kinh tế đƣợc ghi chép bằng năm hệ thống ứng dụng trong chu trình chi phí, đó là: (1) Yêu cầu hàng hóa dịch vụ, (2) Đặt hàng với NCC, (3) Nhận hàng và nhập kho, (4) Ghi nhận phải trả ngƣời bán, (5) Thanh toán cho ngƣời cung cấp. a) Yêu cầu hàng hóa dịch vụ Đây là hoạt động đầu tiên trong chu trình CP. Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về dịch vụ hoặc hàng hoá, nguyên vật liệu đều lập yêu cầu mua hàng gửi bộ phận mua hàng. Tuy nhiên, thông thƣờng yêu cầu mua hàng đƣợc lập bởi bộ phận kho hàng khi cần bổ sung HTK. Chứng từ ghi nhận yêu cầu này là “Yêu cầu mua hàng”. 12 b) Đặt hàng với NCC Sau khi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm NCC để nhằm đạt 3 yêu cầu cơ bản: giá cả, chất lƣợng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng. Sau khi lựa chọn NCC đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng hóa cũng nhƣ yêu cầu liên quan tới việc giao hàng. NCC xem xét và nếu chấp nhận đặt hàng thì gửi thông báo (thông thƣờng là lệnh bán hàng của NCC – xem chu trình DT) chấp nhận đặt hàng. Đây chính là hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên ngƣời bán và ngƣời mua. c) Nhận hàng và nhập kho Khi NCC giao hàng tại địa điểm đƣợc chỉ định trong đơn đặt hàng, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng, đối chiếu với giấy gửi hàng của ngƣời cung cấp, đối chiếu với đơn đặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của NCC. Lúc này hoạt động mua hàng đƣợc kết thúc. Sau khi kiểm nhận, bộ phận nhận hàng lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận. Sau đó, hàng đƣợc làm thủ tục nhập kho. Lúc này, thủ kho ký vào phiếu nhập kho và trách nhiệm quản lý hàng đƣợc chuyển giao cho bộ phận kho hàng. d) Ghi nhận phải trả người mua Khi NCC gửi hoá đơn bán hàng, kế toán phải thu tiền hành đối chiếu hoá đơn bán bán hàng với các chứng từ gốc liên quan nhƣ đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và tổ chức theo dõi khoản phải trả NCC. Phần này sẽ đƣợc trình bày kỹ trong phần tổ chức theo dõi thanh toán với ngƣời bán. e) Thanh toán cho người cung cấp Tới ngày cần thanh toán, kế toán phải trả tiến hành lập các thủ tục để chuyển đến bộ phận quỹ chi tiền cho ngƣời bán. Sau khi thanh toán tiền, căn cứ các chứng từ liên quan nhƣ phiếu chi hoặc SEC thanh toán, kế toán phải trả ghi nhận khoản thanh toán cho ngƣời bán. 2.1.3.2 Tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ a) Luân chuyển chứng từ xử lý nghiệp vụ Trong việc tổ chức kế toán xử lý nghiệp vụ trong chu trình CP cần chú ý đến các chức năng của các bộ phận liên quan. Các bộ phận đó bao gồm: 13 - Bộ phận yêu cầu: đây là bộ phận phát hành các “Yêu cầu mua hàng” là căn cứ cho bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý. Bộ phận yêu cầu này có thể là kế toán HTK, hoặc là bộ phận bất kỳ nào trong DN có nhu cầu cần bổ sung về nguyên vật liệu, hàng hoá, TSCĐ…. - Bộ phận mua hàng: đây là bộ phận có chức năng lựa chọn NCC, xác định các điều kiện liên quan tới việc mua hàng nhƣ giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, bảo hành … Sau khi lựa chọn NCC và các điều kiện mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Đặt hàng mua” gửi cho NCC, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu hàng và bộ phận nhận hàng nhằm xác định, kiểm tra hoặc uỷ quyền thực hiện tiếp tục các nội dung trong xử lý nghiệp vụ mua hàng. - Bộ phận nhận hàng: chức năng nhận hàng nên đƣợc tách biệt khỏi chức năng kho hàng nhằm nâng cao hiệu quả kiểm soát. Bộ phận nhận hàng có chức năng nhận, đếm, kiểm tra, chất lƣợng hàng và lập “Phiếu nhập kho” cho số hàng nhận đƣợc này. Ngƣời giám sát của bộ phận sẽ đối chiếu số lƣợng giữa “Phiếu nhập kho” và số lƣợng trên “Đặt hàng mua” để có thể xử lý tiếp tục nghiệp vụ mua hàng. - Bộ phận kho hàng: đây là bộ phận bảo quản về mặt hiện vật các loại HTK của DN. Khi bộ phận nhận hàng giao hàng để bảo quản, thủ kho phải ký nhận vào “Phiếu nhập kho” và sau đó gửi “Phiếu nhập kho” cho bộ phận kế toán phải trả. - Bộ phận kế toán phải trả: bộ phận này có chức năng theo dõi việc thanh toán với ngƣời bán. Tuỳ theo hình thức tổ chức hệ thống kế toán thanh toán với ngƣời bán, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tƣơng ứng. Dù đƣợc tổ chức theo dõi thanh toán theo hình thức nào đi chăng nữa thì yêu cầu bắt buộc là kế toán phải đối chiếu bốn loại chứng từ: “Yêu cầu mua hàng”, “Đặt hàng mua”, “Phiếu nhập kho”, và “Hoá đơn bán hàng” trƣớc khi ghi sổ hoặc làm các thủ tục thanh toán. - Bộ phận tài vụ: bộ phận này có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh toán hoặc phiếu chi do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu với các chứng từ liên quan, chấp thuận các chứng từ thanh toán và lập séc thanh toán khi tới hạn thanh toán. b) Tổ chức hệ thống theo dõi chi tiết thanh toán với người bán Có cái kiểu tổ chức theo dõi các khoản phải trả: hệ thống theo dõi theo ngƣời bán và hệ thống theo dõi theo chứng từ. 14 - Hệ thống theo dõi theo người bán: là hệ thống mà các hoá đơn bán hàng đƣợc phân loại ban đầu để theo dõi và ghi sổ theo từng ngƣời bán. Hệ thống này sử dụng sổ chi tiết hoặc thẻ chi tiết theo dõi chi tiết quan hệ thanh toán theo bao gồm từng lần mua, từng lần thanh toán, số dƣ hiện hành theo từng ngƣời bán… Qui trình xử lý trong hình thức theo dõi thanh toán theo ngƣời bán: + Nhận hoá đơn bán hàng + Kiểm tra đối chiếu chứng từ liên quan + Phân loại theo ngƣời bán, ghi sổ chi tiết phải trả ngƣời bán + Thanh toán tiền + Ghi giảm khoản phải trả cho từng ngƣời bán - Hệ thống theo dõi thanh toán theo chứng từ: đây là hệ thống theo dõi và thanh toán theo từng hoá đơn bán hàng. Hoá đơn bán hàng sẽ đƣợc phân loại theo ngày dự định trả tiền và ghi chép việc phân loại này theo trên voucher (chứng từ thanh toán). Hệ thống thanh toán theo chứng từ đƣợc thực hiện theo quy trình bao gồm 4 bƣớc: + Lập chứng từ thanh toán + Ghi sổ chứng từ thanh toán + Thanh toán + Ghi séc thanh toán vào sổ chi séc, sổ chứng từ thanh toán. c) Báo cáo kế toán - Báo cáo kiểm soát: là báo cáo với mục đích tổng hợp tất cả các thay đổi trong một tập tin dữ liệu, để đảm bảo tất cả dữ liệu đều đƣợc cập nhật và xử lý đầy đủ. - Báo cáo đặc biệt: là báo cáo đƣợc lập theo một yêu cầu nào đó của ngƣời sử dụng thông tin phục vụ cho việc điều hành hoạt động xử lý và lập kế hoạch. Thông thƣờng loại báo cáo này bao gồm: + Báo cáo các hoá đơn bán hàng chƣa đƣợc thanh toán + Báo cáo phân tích khoản phải trả theo thời hạn nợ + Báo cáo nhu cầu tiền thanh toán 15 + Báo cáo tham vấn thông tin KH. d) Sổ sách Hệ thống kế toán xử lý thủ công sử dụng các sổ sách kế toán bằng giấy bao gồm các nhật ký liên quan nhƣ nhật ký mua hàng, nhật ký chi tiền và sổ chi tiết. Trong hệ thống xử lý bằng máy, ngƣời ta sử dụng các tập tin dữ liệu để dự trữ và xử lý nghiệp vụ. Cách tổ chức các tập tin này đƣợc trình bày trong tổ chức dữ liệu. 2.1.4 Giới thiệu hệ thống thông tin trong chu trình tài chính Chu trình tài chính bao gồm hoạt động tăng vốn, mua sắm tài sản và lập báo cáo tài chính để tổng kết các nguồn tài chính và kết quả thu đƣợc từ việc sử dụng tài sản. Mục tiêu của chu trình tài chính gắn liền với mục tiêu dài hạn của DN, cụ thể nhƣ sau: - Quản lý một cách hiệu quả để duy trì khả năng thanh toán của DN và sử dụng tiền nhàn rỗi để tăng TN. - CP sử dụng vốn hợp lý: đa số DN phải hoạt động dựa vào hai nguồn đó là nợ phải trả và vốn chủ sở hữu. Do đó CP lãi suất và cổ tức từng kỳ là CP sử dụng vốn, nên ngƣời quản lý phải lựa chọn nguồn vốn nào để CP sử dụng vốn hợp lý. - Thu nhập tối đa từ hoạt động đầu tƣ. - Lập dự toán lƣu chuyển tiền. 2.1.4.1 Vốn vay và vốn chủ sở hữu a) Phát vay ngân hàng Đây là cách thƣờng đƣợc các DN áp dụng để bổ sung vốn thông qua vay ngắn hạn. Để thực hiện nghiệp vụ này, kế toán sử dụng các TK tiền gửi ngân hàng, vay ngắn hạn và dài hạn. b) Phát hành trái phiếu Hình thức này thƣờng đƣợc áp dụng ở những công ty lớn để tăng vốn trung và dài hạn. Căn cứ cho nghiệp vụ này là hợp đồng xác định nghĩa vụ phải trả cho ngƣời mua một khoản theo tỷ lệ nhất định tại một khoản thời gian xác định trong hợp đồng. Hệ thống thông tin ghi mỗi một trái phiếu phát hành trên một TK chi tiết của “Nợ trái phiếu phải trả” để theo dõi kịp thời. Tất cả các nghiệp vụ này đƣợc ghi nhận trong sổ ngƣời giữ trái phiếu. 16 c) Phát hành cổ phiếu Các DN phát hành cổ phiếu thông thƣờng và cổ phiếu ƣu đãi để huy động vốn, mỗi cổ phiếu có một mệnh giá cụ thể. Căn cứ vào điều khoản pháp luật quy định, điều lệ công ty và nhu cầu thực tế, công ty sẽ xác định số lƣợng, mệnh giá và loại cổ phiếu để công ty phát hành. TK “Cổ phiếu thông thƣờng”, “Cổ phiếu ƣu đãi”, “Số tiền huy động vƣợt qua mệnh giá” dùng để ghi nhận các thông tin về mệnh giá và số tiền vƣợt trên mệnh giá để theo dõi. 2.1.4.2 Hệ thống TK cố định a) Các loại nghiệp vụ - TSCĐ: đƣợc quản lý tƣơng tự nhƣ nghiệp vụ mua hàng. Trong trƣờng hợp TSCĐ tăng thông qua xây dựng cơ bản thì cần thêm một số chứng từ và thủ tục quản lý riêng tƣơng tự nhƣ quản lý dự án. - Khấu hao: nghiên cứu phƣơng pháp khấu hao phù hợp nhất cho từng loại tài sản. Đây không phải là một nghiệp vụ bằng tiền, nhƣng có ảnh hƣởng đến giá thành nên cần có một CP khấu hao phù hợp. - Thanh lý, nhượng bán TSCĐ: tài sản nhƣợng bán khi DN không cần sử dụng hoặc thanh lý khi không còn giá trị. Các loại chứng từ trong nghiệp vụ này bắt buộc phải có sự phê duyệt của quản lý cao cấp nhằm ngăn ngừa mất cấp tài sản. b) Các loại sổ sách, báo cáo - Báo cáo TSCĐ tăng trong kỳ - Báo cáo TSCĐ giảm trong kỳ - Chi tiết TSCĐ - Bảng tính khấu hao TSCĐ - Sổ chi tiết TSCĐ quản lý mã số, tên, xuất xứ, qui cách, nơi sử dụng,... 2.1.4.3 Hệ thống báo cáo tài chính Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình KD và các luồng tiền của một DN, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ DN, cơ quan Nhà nƣớc và nhu cầu hữu ích của ngƣời sử dụng trong việc đƣa ra các quyết định kinh tế. Báo cáo tài chính phải cung cấp những thông tin của một DN về: 17 - Tài sản. - Nợ phải trả và vốn chủ sở hữu - DT, thu nhập khác, CP kinh doanh và CP khác - Lãi lỗ và phân chia kết quả KD - Thuế và các khoản nộp Nhà nƣớc - Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán - Các luồng tiền * Các nghiệp vụ: - Kết chuyển TN - Kết chuyển CP - Kết chuyển LN - Tạo báo cáo tài chính - Chuyển số dƣ - Điều chỉnh * Các loại báo cáo: - Báo cáo tài chính - Bảng cân đối kế toán - Báo cáo kết quả hoạt động KD - Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ - Báo cáo thuyết minh báo cáo tài chính - Báo cáo quản trị - Báo cáo phân tích các dự án - Báo cáo CP sản xuất KD - Báo cáo bán hàng - Báo cáo về nhân sự - Báo cáo chênh lệch so với kế hoạch 18 2.1.5 Tổng quan về phần mềm Misa 2.1.5.1 Đặc trƣng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính Đặc trƣng cơ bản của Hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đƣợc thực hiện theo một chƣơng trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán đƣợc thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhƣng phải in đƣợc đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. 2.1.5.2 Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 Phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 là phần mềm kế toán dành cho các DN vừa và nhỏ. Phần mềm đƣợc thiết kế từ nhiều phân hệ độc lập, tích hợp với nhau tạo thành một hệ thống quản trị tài chính chặt chẽ. MISA SME.NET 2012 đƣợc phát triển trên nền tảng công nghệ tiên tiến Microsoft.NET, tích hợp những tính năng tự động hóa tất cả các nghiệp vụ kế toán, dữ liệu tài chính đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, là công cụ hỗ trợ đắc lực cho các DN trong công tác hạch toán kế toán. MISA SME.NET 2012 sử dụng bộ mã Unicode theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001, tuân thủ quy định của Chính phủ về việc lƣu trữ và trao đổi dữ liệu. Qua nhiều năm triển khai phần mềm, các sản phẩm của Công ty Cổ phần MISA đã đƣợc ngƣời tiêu dùng tín nhiệm và hiện nay đã có hàng vạn KH DN trên khắp 63 tỉnh/thành trong cả nƣớc đang sử dụng. Các bƣớc khi sử dụng phần mềm MISA SME.NET 2012 Bƣớc 1: Cài đặt chƣơng trình phần mềm kế toán MISA SME.NET 2012 Bƣớc 2: Tạo mới CSDL kế toán Bƣớc 3: Mở CSDL kế toán và tiến hành nhập số dƣ đầu kỳ cho từng TK Bƣớc 4: Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng nhập các chứng từ phát sinh Bƣớc 5: In chứng từ, sổ sách, báo cáo theo quy định Bƣớc 6: Cuối kỳ, kết chuyển lãi lỗ; khoá sổ kế toán và tạo dữ liệu kế toán cho năm làm việc mới Trong MISA SME.NET 2012 có 13 phân hệ, bao gồm: - Phân hệ quỹ - Phân hệ tiền lƣơng - Phân hệ ngân hàng - Phân hệ thuế - Phân hệ bán hàng - Phân hệ giá thành 19 - Phân hệ mua hàng - Phân hệ hợp đồng - Phân hệ kho - Phân hệ cổ đông - Phân hệ TSCĐ - Phân hệ ngân sách - Phân hệ tổng hợp ( Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 2.3 Giao diện MISA SME.NET 2012 2.2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.2.1 Phƣơng pháp thu thập số liệu - Số liệu trong đề tài chủ yếu là số liệu thứ cấp đƣợc thu thập từ: + Báo cáo kết quả hoạt động KD qua các năm do Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ cung cấp. + Các báo cáo nội bộ của Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. - Số liệu sơ cấp: phỏng vấn, quan sát nhân viên Phòng Kế toán tại Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. 20 - Ngoài ra, trong đề tài còn sử dụng số liệu, thông tin từ sách, tạp chí chuyên ngành, giáo trình có liên quan đến nội dung đề tài và Internet. 2.2.2 Phƣơng pháp phân tích số liệu 2.2.2.1 Phương pháp thống kê mô tả Là các phƣơng pháp có liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình bày, mô tả các đặc trƣng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tƣợng nghiên cứu bằng cách sử dụng các hình thức nhƣ: bảng thống kê, đồ thị, sơ đồ. 2.2.2.2 Phương pháp so sánh Là phƣơng pháp chủ yếu thƣờng đƣợc dùng nhiều trong phân tích kinh tế nhằm xem xét một chi tiết phân tích bằng cách dựa trên việc so sánh với một chỉ tiêu gốc,… Từ những số liệu thu thập và xử lý sẽ đƣợc tiến hành và phân tích so sánh một cách có chọn lọc nhằm thể hiện nội dung thông qua những con số đƣợc sắp xếp và xử lý một cách khoa học. Phƣơng pháp này đòi hỏi các chỉ tiêu so sánh cần phải cùng nội dung phản ánh, cùng phƣơng pháp tính toán, cùng đơn vị đo lƣờng và cùng trong khoản thời gian tƣơng xứng. 2.2.3 Phƣơng pháp kế toán - Phƣơng pháp chứng từ kế toán: khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì phải có chứng từ kế toán làm bằng chứng xác nhận sự phát sinh và hoàn thành của các nghiệp vụ kinh tế. - Phƣơng pháp tổng hợp: các chứng từ kế toán tổng hợp lại sẽ đƣợc nhập liệu vào phần mềm, cuối niên độ sẽ in ra các sổ sách, báo cáo. 21 CHƢƠNG 3 GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ 3.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH 3.1.1 Giới thiệu chung Tên công ty: Công ty TNHH MTV The Fruit Republic Cần Thơ Tên giao dịch tiếng anh: THE FRUIT REPUBLIC CAN THO ONE MEMBER COMPANY LIMITED Tên viết tắt: TFR Địa chỉ: B15-1, Đƣờng 1A, khu công nghiệp Hƣng Phú 1, Phƣờng Tân Bình, Quận Cái Răng, Thành phố Cần Thơ. Điện thoại: (071) 54105668 Mã số thuế: 1801277862 Fax: (84-710) 3 916 938 Email: binh.tran@thefruitrepublic.com Website: www.thefruitrepublic.com 3.1.2 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển Nằm giữa đồng bằng sông Cửu Long, Cần Thơ đƣợc biết đến là một hệ thống sông ngòi chằng chịt nƣớc ngọt quanh năm thuận lợi cho việc sản xuất nông sản. Hàng năm ngƣời dân nơi đây sản xuất hàng triệu tấn nông sản. Do đó để tìm đƣợc đầu ra là một yếu tố vô cùng quan trọng, nắm đƣợc nhu cầu đó Công Ty TFR Cần Thơ nhằm khai thác thế lực của tỉnh nhà, sử dụng nguồn nguyên liệu tại chỗ, giải quyết lƣợng hàng hóa mà bà con sản xuất ra hàng năm giúp bà con yên tâm sản xuất. Mặt khác, mở rộng giao lƣu kinh tế với các nƣớc trên thế giới tạo thêm nguồn ngoại tệ cho nhu cầu phát triển kinh tế đất nƣớc, góp phần cải thiện nâng cao đời sống của ngƣời dân. Công ty TNHH MTV TFR đƣợc thành lập vào ngày 19 tháng 8 năm 2009 bởi các chuyên gia ngƣời Hà Lan và Việt Nam. Có đại lí phân phối ở TP Hồ Chí Minh và Hà Nội. Công ty có 100% vốn nƣớc ngoài do ông Marten Siebe Van Wijk làm Tổng giám đốc, với tổng vốn đầu tƣ là 4 triệu USD. Với nguồn vốn ban đầu, công ty đầu tƣ xây dựng quy trình thu mua để đạt chứng chỉ GLOBALGAP cho mặt hàng bƣởi, tạo thƣơng hiệu độc đáo và 22 khác biệt thâm nhập vào thị trƣờng Châu Âu, Châu Á và gia tăng trữ lƣợng xuất khẩu trái cây chất lƣợng cao. Đồng thời mở rộng thị trƣờng lớn trong nƣớc (Hà Nội, Hồ Chí Minh). Năm 2010, là một trong số ít công ty xuất khẩu trái cây Đông Nam Á đạt chứng nhận GLOBALGAP cho mặt hàng bƣởi. Qui trình sơ chế, đóng gói đạt tiêu chuẩn HACCP về vệ sinh an toàn thực phẩm. Điều này tạo ra cơ hội cho công ty và nông dân thâm nhập vào thị trƣờng Châu Âu và gia tăng trữ lƣợng xuất khẩu trái cây chất lƣợng cao. Tháng 2 năm 2011, thâm nhập vào thị trƣờng trái cây lớn nhất miền Bắc tại chợ Long Biên Hà Nội, nơi thƣờng chiếm lĩnh bởi trái cây Trung Quốc trong những năm gần đây. Tháng 3 năm 2011, tạp chí trái cây Châu Á đã có một phóng sự đặc biệt về phân khúc bƣởi ở Việt Nam, trong đó đề cập đến thƣơng hiệu bƣởi “Wildboi”. Vào năm 2011, DT vào khoảng 5 triệu Euro từ bƣởi và các loại trái cây khác, nhƣng Van Wijk tiên đoán sẽ bán đƣợc khoảng 20 triệu Euro trong vòng năm năm tới. Công ty nhập cảng Âu Châu HillFresh ở Barendrecht rất hài lòng về sản phẩm của The Fruit Republic. Ngoài ra, trong quá trình xây dựng nhà máy bóc tách và đóng gói theo chứng chỉ HACCP thì Công ty cũng nhận đƣợc sự tài trợ của quỹ Thách thức Việt Nam (VCF) và bộ Phát triển quốc tế Vƣơng quốc Anh (DFID) Từ 11/2011, kết hợp với những nhà nhập khẩu ở Hongkong và Singapore, công ty vừa có thể tận dụng sự am hiểu thị trƣờng nội địa của các nhà nhập khẩu để quảng bá sản phẩm vừa tiết kiệm đƣợc CP cho quảng cáo nhƣng hiệu quả cao hơn. Tháng 7 năm 2012, tham gia hội chợ thƣơng mại trái cây ở Du Bai Châu Á. Trong 4 năm hoạt động, với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp kinh nghiệm và công nhân lành nghề. Công ty đã thành công trong việc xây dựng và phát triển uy tín với nông dân đồng bằng sông Cửu Long, thƣơng nhân Việt Nam và KH Châu Âu. Từ 8 - 18 tháng 2 năm 2013, tham gia hội chợ trái cây tại Bec-lin. 23 3.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.2.1 Sơ đồ tổ chức công ty Tổng giám đốc Phòng kinh doanh Phòng quản lí chất lƣợng Phòng bán hàng Phòng hành chính nhân sự Phòng tài chính kế toán Phòng thu mua Phòng bán hàng nội địa Phòng công nghệ thông tin Phòng sản xuất Phòng bán hàng xuất khẩu Phòng tài chính Phòng đóng gói Phòng hậu cần Phòng kế toán (Nguồn: Phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 3.1 Sơ đồ tổ chức các phòng ban 24 3.2.2 Nhiệm vụ, chức năng các bộ phận * Giám đốc điều hành Là ngƣời đại diện theo pháp luật của Công ty, lãnh đạo điều hành công việc, chịu trách nhiệm về mọi hoạt động KD và thực hiện kế hoạch của Công ty. * Phòng kinh doanh - Chức năng: tổ chức hoạt động KD trong và ngoài nƣớc. - Nhiệm vụ: + Nghiên cứu đề xuất, xây dựng kế hoạch đầu tƣ phát triển của Công ty. + Theo dõi và thống kê quá trình sản xuất KD. + Quản lý tiêu thụ, tìm hiểu thị trƣờng, KH, tiến hành đàm phán, giao dịch các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nƣớc. + Giúp lãnh đạo nắm bắt đƣợc thông tin biến động về giá cả, kịp thời đề xuất các biện pháp, chiến lƣợc KD và giải quyết khi có biến động.  Phòng thu mua Thu mua những sản phẩm chất lƣợng và bảo đảm đáp ứng đủ số lƣợng theo yêu cầu từ Nhà đóng gói. Chịu trách nhiệm chọn lọc và phân loại sản phẩm đầu vào cho công ty một cách hiệu quả nhất.  Phòng sản xuất - Chức năng: quản lý hoạt động diễn ra trong ngày nhằm đảm bảo về số lƣợng và chất lƣợng cung ứng theo đơn đặt hàng của KH trong và ngoài nƣớc - Nhiệm vụ: + Báo cáo kết quả và hiệu quả hoạt động của Nhà đóng gói. + Giám sát và quản lý thiết lập chuỗi giá trị cho sản phẩm của Công ty từ vƣờn nông dân cho đến sau thu họach nhằm đảm bảo về số lƣợng và chất lƣợng theo tiêu chuẩn Châu Âu.  Phòng đóng gói Đóng gói sản phẩm an toàn và hợp vệ sinh theo đúng tiêu chuẩn chất lƣợng. 25  Phòng hậu cần Luôn sẵn sàng giúp đỡ các bộ phận khác hoàn thành công việc. Tổ chức sắp xếp phòng làm việc, giám sát quản lý khu nhà ăn. * Phòng quản lý chất lượng - Chức năng: hƣớng dẫn kiểm tra chất lƣợng nƣớc sinh hoạt trên địa bàn Công ty. Duy trì phát triển Web nội bộ, tham vấn về sử dụng phần mềm, công nghệ thông tin, bảo trì hệ thống thiết bị tin học trong văn phòng. - Nhiệm vụ: + Giải quyết các vần đề liên quan đến chất lƣợng nhƣ việc áp dụng các tiêu chuẩn (nội bộ và ngoại bộ), chuẩn hóa các quy trình nội bộ. + Phát triển hay trợ giúp phát triển các tiêu chuẩn và giao thức, bảo đảm chất lƣợng của vƣờn cây nông dân và các sản phẩm. * Phòng bán hàng - Chức năng: + Thực hiện triển khai bán hàng để đạt DT theo mục tiêu BGĐ đƣa ra. + Quản trị hàng hóa, nhập xuất hàng hóa, điều phối hàng hóa cho các cửa hàng và đặt hàng sản xuất. + Tham mƣu đề xuất cho BGĐ để xử lý các công tác có liên quan đến hoạt động KD của công ty. + Tham gia tuyển dụng, đào tạo và hƣớng dẫn nhân sự thuộc bộ phận mình phụ trách. + Kiểm tra giám sát công việc của nhân viên thuộc bộ phận mình, quyết định khen thƣởng và kỷ luật nhân viên thuộc bộ phận. - Nhiệm vụ: + Thực hiện chỉ tiêu DT hằng tháng, phân bổ chỉ tiêu cho các kênh bán hàng và theo dõi thực tế bán hàng so với chỉ tiêu thực tế. + Tổ chức hệ thống thu thập về hàng hóa: nhập xuất tồn, vận tốc bán, dự trù HTK. Tổ chức thu thập thông tin về mẫu sản phẩm mới, ý kiến KH. Lập kế hoạch đặt hàng sản xuất. + Tham mƣu cho BGĐ về việc phát triển thƣơng hiệu, kênh phân phối và xây dựng nhãn hiệu mới. 26 + Lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự thuộc bộ phận mình và xây dựng quy chế đào tạo huấn luyện nhân viên thuộc bộ phận mình. * Phòng hành chính - nhân sự - Chức năng: tổ chức bộ máy, quy hoạch đào tạo, bồi dƣỡng nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ, công nhân viên, đáp ứng nhu cầu, nhiệm vụ đƣợc giao, đồng thời quản lý nhân sự, thực hiện công tác quản lý hành chính phục vụ cho việc điều hành và hoạt động của các bộ phận trong Công ty. - Nhiệm vụ: soạn thảo, triển khai quy chế làm việc, lập dự thảo điều lệ họat động Công ty, quản lý nhân sự cho toàn Công ty, giải quyết vần đề về lƣơng, giải quyết các vấn đề về thủ tục hành chính của nhân viên nhƣ hợp đồng, đánh giá cuối năm, bảo hiểm, đào tạo và phát triển, đi công tác, trợ giúp hành chính, tổ chức chặt chẽ công tác văn thƣ và lƣu trữ hồ sơ, tài liệu theo đúng quy định. * Phòng tài chính kế toán - Chức năng: xây dựng và theo dõi việc thực hiện kế hoạch sản xuất KD của Công ty trong các báo cáo tài chính, thống kê, quản lý tài chính, kiểm tra, kiểm soát các khoản thanh toán, kê khai thuế, phân tích các chỉ tiêu chủ yếu để làm cơ sở để vạch ra các phƣơng án đẩy mạnh sản xuất KD. Giúp việc và tham mƣu cho Giám đốc trong công tác tổ chức, quản lý và giám sát hoạt động kinh tế, tài chính, hạch toán và thống kê. Theo dõi, phân tích và phản ánh tình hình biến động tài sản, nguồn vốn tại Công ty và cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kinh tế cho Giám đốc trong công tác điều hành và hoạch định sản xuất KD. - Nhiệm vụ: + Đánh giá kịp thời về vốn cho hoạt động sản xuất KD của Công ty, thu hồi vốn nhanh, hạn chế đến mức tối đa tình trạng ứ động vốn hoặc bị chiếm dụng vốn. + Tham mƣu cho BGĐ về hoạt động có sử dụng vốn, tài sản vật tƣ, hàng hóa của Công ty. + Lập kế họach tài chính theo tháng, quý, năm đồng thời định kỳ báo cáo hoặc báo cáo theo yêu cầu của Giám đốc về tình hình tài chính của Công ty. +Thực hiện công tác hạch toán kế toán, thống kê theo Pháp lệnh kế toán và thống kê, Luật Kế toán và Điều lệ của Công ty. 27 + Quản lý tài sản, nguồn vốn và các nguồn lực kinh tế của Công ty theo quy định của Nhà nƣớc. + Xây dựng kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch sản xuất KD và kế hoạch đầu tƣ. + Xây dựng kế hoạch định kỳ về giá thành sản phẩm, kinh phí hoạt động, CP bảo dƣỡng định kỳ và sửa chữa nhỏ của Công ty và các kế hoạch tài chính khác. + Thực hiện chế độ báo cáo tài chính, thống kê theo quy định của Nhà nƣớc và Điều lệ của Công ty. + Thực hiện các nghĩa vụ đối với NSNN, cổ đông và ngƣời lao động theo luật định. + Xác định và phản ảnh chính xác, kịp thời kết quả kiểm kê định kỳ tài sản, nguồn vốn. + Lƣu trữ, bảo quản chứng từ, sổ sách kế toán, bảo mật số liệu kế toán tài chính theo quy định và điều lệ Công ty. + Thực hiện những nhiệm vụ khác do Giám đốc Công ty phân công.  Phòng công nghệ thông tin Chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề công nghệ thông tin cho nhân viên trong Công ty, các mua sắm thiết bị công nghệ và thông tin liên lạc. Nhân viên tại các phòng khác sẽ đƣợc trợ giúp thông qua Skype, điện thoại hay công cụ Team Viewer.  Phòng tài chính Tham mƣu với BGĐ các vấn đề tài chính, tài vụ, quyết toán hợp đồng kinh tế, quản lý kiểm soát CP hoạt động của công ty.  Phòng kế toán - Chức năng: phòng tham mƣu, giúp việc cho BGĐ trong việc tổ chức công tác kế toán, bộ máy kế toán đảm bảo đúng các quy định của pháp luật về công tác kế toán. Thực hiện công tác tổng hợp báo cáo quản trị nội bộ, các báo cáo ra bên ngoài cho các cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền theo chức năng, nhiệm vụ đƣơc giao. Chịu trách nhiệm trƣớc pháp luật, Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc về các hoạt động đó theo quy định của pháp luật và chức năng, nhiệm vụ và thẩm quyền đƣợc giao. 28 - Nhiệm vụ: thực hiện xây dựng chiến lƣợc, kế hoạch ngân sách hàng năm, kế hoạch công việc của Phòng từng tháng để trình BGĐ phê duyệt. Tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc trong Phòng để hoàn thành kế hoạch ngân sách năm, kế hoạch công việc của phòng/ban đã đƣợc phê duyệt từng thời kỳ. Thực hiện các báo cáo nội bộ theo Quy định của Công ty và các báo cáo khác theo yêu cầu của Ban điều hành. Xây dựng các quy trình, quy định nghiệp vụ thuộc lĩnh vực của Phòng, đánh giá hiệu quả các quy trình, quy định này trong thực tế để liên tục cải tiến nhằm giúp nâng cao hoạt động của Công ty. 3.3 NGÀNH NGHỀ KINH DOANH Ngành nghề KD chính: thu mua, gia công, chế biến, cung cấp trái cây tƣơi và trái cây qua chế biến cho hệ thống siêu thị, các KH lớn và xuất khẩu các sản phẩm nông nghiệp. Sản phẩm chính hiện nay bao gồm: - Bƣởi năm roi (tiêu chuẩn Global Gap) - Thanh long, cam, dƣa hấu, chanh không hạt,… - Sản phẩm tách múi đạt tiêu chuẩn HACCP: bƣởi, khóm, xoài, mít... - Sản phẩm nƣớc ép nguyên chất: nƣớc ép bƣởi, cam, khóm… Thị trƣờng kinh doanh: - Thị trường trong nước: hiện nay công ty là đầu mối cung cấp vào các hệ thống siêu thị tại thành phố Hồ Chí Minh nhƣ: Metro, Big C, Lotte, Giant,.. Hệ thống Horeca nhƣ: Park Hyatt, Novotel, Caravel,… các KH lớn. - Thị trường nước ngoài: hiện nay thị trƣờng thế giới là một thị trƣờng lớn và đem lại nhiều triển vọng cho các loại quả nhiệt đới. Do ngƣời tiêu dùng có nhu cầu cao đối với các loại thực phẩm tốt cho sức khỏe nên các loại quả có nhiều dinh dƣỡng, công ty đã xuất khẩu sang các nƣớc: Nga, Hongkong, Singapore, EU… Quy mô sản xuất KD: hiện nay công ty có văn phòng đại diện tại Hà Nội, Đà Lạt, Hồ Chí Minh và Tiền Giang. Có đại lí phân phối ở thành phố Hồ Chí Minh và Hà Nội. Có 2500 m2 nhà xƣởng dùng rửa hoa quả và đóng gói. Tại Đơn Dƣơng, Lâm Đồng, có trang trại thí điểm với diện tích hơn 1 hécta để thử nghiệm các giống rau quả mới và phƣơng pháp canh tác nông nghiệp hiện đại theo tiêu chuẩn Metro GAP. Đây là đơn vị tiên phong áp dụng nghiêm ngặt phƣơng pháp sản xuất nông nghiệp an toàn đồng thời là điểm huấn luyện 29 chuyển giao kỹ thuật cho nông dân. Tại Cần Thơ, công ty có dự án chế biến, gia công trái cây, rau củ quả xuất khẩu và tiêu thụ nội địa. Công ty có khoảng 150 cán bộ, công nhân. 3.4 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN 3.4.1 Sơ đồ tổ chức Kế toán trƣởng Kế toán tổng hợp Kế toán thanh toán Kế toán bán hàng Kế toán kho Thủ quỹ (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 3.2 Sơ đồ bộ máy kế toán 3.4.2 Chức năng các bộ phận * Kế toán trưởng: Là ngƣời phụ trách chung điều hành toàn bộ phòng kế toán, thực hiện quản lý tài chính kế toán, tổ chức thực hiện công tác kế toán cho DN đúng quy định của luật Kế toán tại Điều 5, kiểm tra giám sát thu chi tài chính, phân tích thông tin số liệu kế toán, tham mƣu đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý DN quyết định kinh tế, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm pháp luật về tài chính và kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định của Luật kế toán, là ngƣời điều hành chung của phòng kế toán đồng thời chịu trách nhiệm về các báo cáo đã lập, phổ biến các chế độ kế toán, thể lệ tài chính mới cho các kế toán viên, kiểm soát việc chấp hành các chế độ, bảo vệ tài sản, vật chất, tiền vốn cho công ty, hạch toán kế toán theo quy định của pháp luật cũng nhƣ điều lệ của công ty, phối hợp hoạt động giữa các nội dung của công tác kế toán nhằm đảm bảo sự thống nhất về mặt số liệu và quy trình kế toán. Ngoài ra kế 30 toán trƣởng còn có nhiệm vụ đôn đốc kiểm tra công tác kế toán của các nhân viên trong phòng kế toán. * Kế toán tổng hợp: Kiểm tra đối chiếu số liệu giữa các đơn vị nội bộ, dữ liệu chi tiết và tổng hợp, hạch toán khấu hao TSCĐ, các loại CP trích trƣớc, lập báo cáo tài chính theo từng quý, 6 tháng, năm và các báo cáo giải trình chi tiết, kiểm tra các định khoản nghiệp vụ phát sinh, xác định và đề xuất lập dự phòng hoặc xử lý công nợ phải thu khó đòi toàn công ty, hƣớng dẫn xử lý và hạch toán các nghiệp vụ kế toán, tham gia phối hợp công tác kiểm tra, kiểm kê tại các đơn vị cơ sở, thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu, cung cấp số liệu cho BGĐ hoặc các đơn vị chức năng khi có yêu cầu, lƣu trữ dữ liệu kế toán theo quy định. Giúp kế toán trƣởng về việc ghi chép phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào đúng sổ sách theo thứ tự thời gian, theo dõi các CP hạch toán thuế GTGT đầu vào, đầu ra theo đúng luật thuế. * Kế toán thanh toán: Căn cứ chứng từ thu chi, giấy xác nhận nợ tiến hành mở sổ theo dõi chi tiết các khoản công nợ trong ngoài công ty, thực hiện chức năng thanh toán theo yêu cầu của Giám đốc. Theo dõi nghiệp vụ phát sinh vay vốn ngân hàng, tiền gửi, rút tiền gửi ở ngân hàng, thông qua việc ghi chép kế toán thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện các trƣờng hợp chi tiêu lãng phí, sai chế độ, phát hiện các chênh lệch, xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch vốn bằng tiền, đối chiếu, theo dõi thu hồi nợ, theo dõi tình hình công nợ phải trả cho ngƣời bán về lƣợng hàng hóa, tài sản, công cụ, nguyên nhiên vật liệu, vật tƣ phụ tùng nhập vào hàng tháng, thực hiện giao dịch với ngân hàng: chuyển tiền, đối chiếu chứng từ, sổ phụ ngân hàng, hạch toán các bút toán liên quan đến thu, chi tiền mặt, tiền gửi. Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi vốn bằng tiền. Cuối tháng, tổng hợp thu chi để đối chiếu sổ sách với thủ quỹ, đối chiếu số phát sinh và số dƣ trên TK tiền gửi ngân hàng. * Kế toán bán hàng: Cập nhật các hoá đơn bán hàng, theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra. Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra. Theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của KH. Định khoản và phân loại chứng từ theo nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Lập tờ khai hàng hoá bán ra theo biểu mẫu kê khai thuế GTGT. Cập nhật theo dõi việc giao nhận hóa đơn, lập theo dõi thu hồi các biên bản chỉnh sửa ,thanh huỷ hóa đơn kịp thời . 31 * Kế toán kho: Theo dõi hàng hóa trong kho, thực hiện chức năng nhập, xuất, tồn kho khi có yêu cầu, đồng thời phản ánh kịp thời chính xác quản lý hàng trong kho tránh thất thoát, mất mát. Thực hiện việc lập đầy đủ và kịp thời các chứng từ nhập, xuất vật tƣ, hàng hóa, ... khi có các nghiệp vụ phát sinh. Tính giá nhập xuất vật tƣ hàng xuất khẩu, lập phiếu xuất kho và chuyển cho bộ phận liên quan. Phối hợp với thủ kho nhanh chóng làm các thủ tục trong việc xuất hàng hóa cho KH. * Thủ quỹ: Thực hiện thu chi tiền mặt, kiểm tra, kiểm soát các loại chứng từ trƣớc khi thu, chi: chữ ký, chứng minh thƣ nhân dân, số tiền… Đối chiếu bảng kê thu, chi tiền khớp đúng với chứng từ và thực tế, đối chiếu quỹ hàng ngày với kế toán. Quản lý toàn bộ tiền mặt trong két sắt. Quản lý chìa khoá két sắt an toàn, tuyệt đối không cho bất kỳ ngƣời nào không có trách nhiệm giữ hay xem chìa khoá két. 3.4.3 Chế độ và hình thức kế toán 3.4.3.1 Chế độ kế toán Công ty áp dụng chế độ kế toán Việt Nam ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20-03-2006. Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và văn bản đã sửa đổi bổ sung theo Thông tƣ 244/2009/TT-BTC ngày 31-12-2009. - Niên độ kế toán: từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 theo năm dƣơng lịch. - Phƣơng pháp hạch toán HTK: phƣơng pháp kê khai thƣờng xuyên. - Phƣơng pháp tính giá trị HTK: phƣơng pháp bình quân cuối kỳ. - Nguyên tắc ghi nhận HTK: theo giá gốc. - Phƣơng pháp khấu hao TSCĐ: phƣơng pháp đƣờng thẳng. - Nguyên tắc ghi nhận TSCĐ: theo nguyên giá trừ giá trị hao mòn lũy kế. - Phƣơng pháp tính thuế: theo phƣơng pháp khấu trừ. - Phƣơng pháp tính giá thành: phƣơng pháp trực tiếp. - Phƣơng pháp tính lƣơng: tính theo hợp đồng và theo sản phẩm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam đồng (VND). 32 3.4.3.2 Hình thức kế toán Sổ tổng hợp Sổ chi tiết Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Báo cáo tài chính Báo cáo kế toán quản trị (Nguồn: Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006) Chú thích: Nhập số liệu hằng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Hình 3.3 Hình thức kế toán trên máy vi tính (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã đƣợc kiểm tra, đƣợc dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định TK ghi Nợ, TK ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu đƣợc thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin đƣợc tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái...) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. (2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết đƣợc thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã đƣợc nhập trong kỳ. Ngƣời làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết đƣợc in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. 33 3.5 SƠ LƢỢC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH Bảng 3.1 Tình hình hoạt động kinh doanh giai đoạn 2011-2013 Đơn vị tính: triệu đồng STT Chỉ tiêu 2011 2012 2013 1 DT bán hàng, cung cấp dịch vụ 130.925,2 139.657,5 2 Khoản giảm trừ DT 1.045,826 3 DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 4 Giá vốn hàng bán 5 Chênh lệch 2012 so với 2011 Chênh lệch 2013 so với 2012 Giá trị Tỉ lệ (%) Giá trị Tỉ lệ (%) 115.123,169 8.732,3 6,67 (24.534,331) (17,57) 1.132,69 962,364 86,864 8,31 (170,326) (15,04) 129.879,374 138.524,81 114.160,805 8.645,436 6,66 (24.364,005) (17,59) 86.689,74 95.570,242 64.250,172 8.880,502 10,24 (31.320,07) (32,77) LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ 43.189,634 42.954,568 49.910,633 (235,066) (0,54) 6.956,065 16,19 6 DT hoạt động tài chính 40,75 40,217 40,16 (1,31) (0,057) (0,14) 7 CP tài chính 1.389,424 1.398,519 1.259,699 (0,533) 9,095 0,65 (138,82) (9,93) 8 CP bán hàng 13.321,359 14.506,719 9.273,356 1.185,36 8,9 (5.233,363) (36,08) 9 CP quản lý DN 7.691,193 7.251,787 5.523,459 (439,406) (5,71) (1.728,328) (23,83) 10 Tổng LN trƣớc thuế 20.828,408 19.837,76 33.894,279 (990,648) (4,76) 14.056,519 70,86 11 CP thuế TNDN 5.207,102 4.959,44 8.473,57 (247,662) (4,76) 3.514,13 70,86 12 LN sau thuế 15.621,306 14.878,32 25.420,709 (742,986) (4,76) 10.542,389 70,86 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 34 * Nhận xét: Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình KD 2011-2013 của công ty biến động và không ổn định. Cụ thể là: - Giai đoạn 2011-2012: tổng LN kế toán trƣớc thuế năm 2012 giảm 990,648 triệu so với năm 2011, tƣơng ứng với tốc độ giảm là 4,76%. Việc giảm đó do ảnh hƣởng của các nhân tố sau: + Các nhân tố làm cho LN kế toán trƣớc thuế 2012 tăng 9.084,842 triệu đồng so với 2011: DT thuần về bán hàng cung cấp dịch vụ tăng 8.645,436 triệu đồng, tƣơng đƣơng tăng 6,66% (so với năm 2011 thì năm 2012 công ty chiếm đƣợc nhiều thị phần hơn, bắt đầu có những KH lớn mang lại nhiều DT); CP quản lý DN giảm 439,406 triệu, với tỉ lệ 5,71%. + Các nhân tố làm cho LN kế toán trƣớc thuế 2012 giảm 10.075,49 triệu đồng so với 2011: giá vốn hàng bán tăng 8.880,502 triệu đồng (giá nguyên liệu mua vào tăng vì giá thuốc bảo vệ thực vật và phân bón tăng, công ty mở rộng diện tích canh tác, thu hoạch), tƣơng đƣơng tăng 10,24%; DT hoạt động tài chính giảm 0,533 triệu, tƣơng đƣơng giảm 1,31%; CP tài chính tăng 9,095 triệu, với tỉ lệ 0,65% (lãi suất cho vay, công ty cần vay tín dụng ngân hàng để xoay sở nguồn vốn đã kèm theo một khoảng CP lãi, là một công ty xuất khẩu cần giao dịch ngoại tệ có chênh lệch tỉ giá cũng làm tăng CP tài chính); CP bán hàng tăng 1.185,36 triệu, với tỉ lệ tăng 8,9% (công ty mua mới phƣơng tiện phục vụ giao hàng, thúc đẩy chiến lƣợc quảng bá sản phẩm, tìm kiếm thị trƣờng mới). LN trƣớc thuế 2012 giảm 4,76%, sự biến động này là do các khoản CP tăng. DT thuần tăng 6.66% nhƣng tốc độ tăng không nhanh hơn CP, điển hình là CP bán hàng tăng đến 8,9% và giá vốn tăng 10,24% nên ảnh hƣởng đến LN trƣớc thuế. Kinh tế thế giới trong 2 năm 2011 và 2012 đang trong thời kỳ khủng hoảng, các thị trƣờng lớn nhƣ Châu Âu, Euro suy thoái, đặc biệt thời điểm lúc bấy giờ trong nƣớc lạm phát tăng nhanh, ảnh hƣởng đến tình hình KD của công ty ít nhiều, KD có LN là điều không phải dễ dàng, các loại CP phát sinh trong quá trình bán hàng cũng nhƣ chi phí tài chính và giá vốn hàng bán tăng làm lợi nhuận trƣớc thuế giảm so với năm 2011. - Giai đoạn 2012-2013: tổng LN kế toán trƣớc thuế 2013 tăng 14.056,519 triệu đồng so với 2012, tƣơng đƣơng tăng với tỉ lệ 70,86%. Việc tăng này ảnh hƣởng bởi các nhân tố sau: 35 + Các nhân tố làm cho LN kế toán trƣớc thuế 2013 tăng 38.420,581 triệu đồng so với 2012: giá vốn hàng bán giảm 31.320,07 triệu đồng, tƣơng đƣơng giảm 32,77% (công ty mua nguyên liệu của NCC thân thiết đƣợc hƣởng ƣu đãi chiết khấu, giá đầu vào nguyên liệu thấp nhƣng chất lƣợng vẫn đảm bảo); CP tài chính giảm 138,82 triệu, với tỉ lệ 9,93% (đến năm 2013 lãi suất cho vay tại ngân hàng giảm xuống nên giảm bớt khoản lãi cho công ty; CP bán hàng giảm 5.233,363 triệu, tƣơng đƣơng giảm 36,08% (các chính sách bán hàng của năm 2012 đã làm nền cho năm 2013, đến đây công ty không phải đầu tƣ nhiều); CP quản lý DN giảm 1.728,328 triệu đồng, tỉ lệ giảm là 23,83% (sau bài học về CP của năm 2012 thì công ty đã có những chính sách phù hợp, văn phòng phẩm, chi phí điện thoại có định mức cho từng bộ phận, từng nhân viên). Tỉ lệ giữa giá vốn hàng bán với DT thuần 2013 tăng đột biến so với 2012, do tình hình công ty cũng nhƣ NCC mà thu mua ít nông sản, nhƣng giá bán ra khá cao vì có một số KH nƣớc ngoài chấp nhận mua. + Các nhân tố làm cho LN kế toán trƣớc thuế 2013 giảm 24.364,062 triệu đồng so với 2012: DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ giảm 24.364,005 triệu, với tỉ lệ giảm là 17,59% (vì đầu vào ít nên bán ra cũng ít); DT hoạt động tài chính giảm 0,057 triệu, tƣơng đƣơng giảm 0,14%. 36 Bảng 3.2 Tình hình hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm 2013 và 6 tháng đầu năm 2014 Đơn vị tính: triệu đồng 6 tháng đầu năm STT Chênh lệch 6 tháng 2014 so với 6 tháng 2013 Chỉ tiêu 2013 2014 Giá trị Tỉ lệ (%) 48.894,949 49.128,372 233,423 0,48 514,731 634,389 119,658 23,25 1 DT bán hàng, cung cấp dịch vụ 2 Khoản giảm trừ DT 3 4 DT thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ 48.380,218 48.493,983 113,765 0,24 Giá vốn hàng bán 32.599,794 30.561,65 (2.038,144) (6,25) 5 6 LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ DT hoạt động tài chính 15.780,423 24,182 17.932,333 21,825 2.151,91 (2,357) 13,64 (9,75) 7 CP tài chính 641,028 635,838 (5,19) (0,81) 8 CP bán hàng 4.698,019 3.231,45 (1.466,569) (31,22) 9 CP quản lý DN 2.807,384 3.441,218 633,834 22,58 10 Tổng LN trƣớc thuế 7.658,174 10.645,652 2.987,478 39,01 11 CP thuế TNDN 1.914,544 2.661,413 746,87 39,01 12 LN sau thuế 5.743,631 7.984,239 2.240,609 39,01 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 37 * Nhận xét: LN trƣớc thuế của 6 tháng đầu năm 2014 tăng 2.987,478 triệu đồng, tƣơng đƣơng tăng 39,01% so với 6 tháng đầu năm 2013. Việc tăng này bị tác động bởi những nhân tố: - Các nhân tố làm cho LN trƣớc thuế 6 tháng đầu năm 2014 tăng 3.623,668 triệu đồng so với 6 tháng đầu năm 2013 là: DT thuần tăng 113,765 triệu, tƣơng đƣơng tăng 0,24%; giá vốn hàng bán giảm 2.038,144 triệu, giảm với tỉ lệ 6,25%; CP tài chính giảm 5,19 triệu, tƣơng đƣơng giảm 0,81%; CP bán hàng giảm 1.466,569 triệu, với tỉ lệ giảm là 31,22%. - Các nhân tố làm cho LN trƣớc thuế 6 tháng đầu năm 2014 giảm 636,191 triệu đồng so với 6 tháng đầu năm 2013 là: DT hoạt động tài chính giảm 2,357 triệu, tƣơng đƣơng giảm 9,75%; CP quản lý DN tăng 633,834 triệu, tăng với tỉ lệ 22,58%. LN trƣớc thuế 6 tháng đầu năm 2013 là 7.658,174 triệu đồng trong khi LN cả năm là 33.894,279 triệu, chỉ chiếm 22,59%. Công ty có các hoạt động KD mạnh nhất vào lúc cuối năm, doanh số vào những tháng gần tết nhƣ tháng 10, 11, 12 tăng mạnh, khi các siêu thị đặt hàng để cung cấp cho dịp tết. LN cả năm sẽ tăng nhanh nhờ 6 tháng cuối năm, vì thế LN 6 tháng đầu năm chỉ chiếm một tỉ lệ nhỏ trong LN cả năm. LN trƣớc thuế của 6 tháng đầu năm 2014 tăng là do sự giảm đáng kể của CP bán hàng đến 31,22% (công ty là KH thƣờng xuyên của các công ty bốc xếp và vận chuyển cho nên đƣợc hƣởng giá ƣu đãi) và giá vốn hàng bán là 6,25% (phát huy những thế mạnh đã có công ty tiếp tục lấy hàng có chất lƣợng ở các NCC thân thiết để hƣởng những chiết khấu đặc biệt). Bên cạnh đó sau nhiều năm hoạt động công ty đã có nhiều kinh nghiệm hơn trong KD, có nhiều KH hơn và đã chiếm thị phần trên thƣơng trƣờng, lấy đƣợc lòng tin nơi khách nhờ vào uy tín làm ăn, lƣợng KH thân thuộc đƣợc giữ vững, các KH tiềm năng cũng tăng lên, đó là nguyên nhân làm cho doanh thu năm 2014 tăng lên. Nhìn chung tình hình KD có nhiều biến động nhƣng vẫn sinh LN qua các năm, có nhiều nguyên nhân ảnh hƣởng đến sự biến động này chủ quan lẫn khách quan, công ty cần có những chính sách đƣờng lối thích hợp để kịp thời ứng phó với những sự thay đổi phát triển không ngừng của kinh tế trong cũng nhƣ ngoài nƣớc. 38 3.6 THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN VÀ ĐỊNH HƢỚNG PHÁT TRIỂN 3.6.1 Thuận lợi - Công ty có vị trí thuận lợi đặt tại đồng bằng sông Cửu Long, thuận lợi trong việc thu mua nguyên liệu, giúp Công ty tiết kiệm đƣợc CP thu mua và vận chuyển, nguồn đầu vào của Công ty đƣợc ổn định. Sau nhiều năm hoạt động và phát triển, đến nay Công ty đã mở rộng phân phối trên khắp các tỉnh thành trong cả nƣớc. - So với các Công ty trong cùng ngành thì Công ty TNHH MTV TFR có công nghệ chế biến đƣợc trang bị khá hiện đại và đầy đủ giúp cho việc kiểm soát chất lƣợng, xuất nhập hàng một cách thuận lợi. - Thƣơng hiệu TFR - NGUỒN TRÁI CÂY CHẤT LƢỢNG CHO MỌI NGƢỜI đã khẳng định trên thƣơng trƣờng trong và ngoài nƣớc, tạo đƣợc uy tín về chất lƣợng và giá cả ổn định. - Hệ thống thông tin nội bộ phát triển là công cụ đắc lực hỗ trợ truyền thông tin đúng đắn và kịp thời. - Đƣợc đầu tƣ trang trại thí điểm để thử nghiệm các giống trái cây mới và phƣơng pháp canh tác nông nghiệp hiện đại theo tiêu chuẩn Metro GAP. - Quan trọng nhất là đội ngũ cán bộ công nhân viên và ban lãnh đạo của Công ty luôn đoàn kết, phát huy đƣợc năng lực trí tuệ tập thể. Đặc biệt là sự khéo léo nhạy bén và quyết đoán của ban lãnh đạo đã đƣa Công ty đến vị trí nhƣ hiện nay. - Sản phẩm đều đạt chứng nhận Global GAP, HACCA…Đội ngũ nhân lực đào tạo có kiến thức về vệ sinh an toàn thực phẩm (ISO, HACCA…) - Công ty luôn đƣợc nông dân và KH yêu mến bởi sự thân thiện, là đầu ra đáng tin cậy của nông dân, đồng thời chúng ta hƣớng dẫn nông dân về kỹ thuật trồng trọt để có đƣợc những sản phẩm chất lƣợng hơn. - Đầu tƣ đổi mới công nghệ và nâng cao chất lƣợng sản phẩm, đa dạng hóa mặt hàng, đáp ứng theo yêu cầu xuất khẩu và tiêu thụ trong nƣớc. 3.6.2 Khó khăn - Công ty mới thành lập, nguồn vốn tín dụng còn hạn chế, thƣơng hiệu chỉ mới xuất hiện tại một số thị trƣờng, chƣa phổ biến trên toàn thế giới việc đáp ứng đơn đặt hàng lớn có thể gặp khó khăn. 39 - Mối quan hệ với nhà nhập khẩu còn hạn hẹp, việc xuất khẩu còn phụ thuộc nhiều vào nhà nhập khẩu. - Mặt hàng chính của Công ty là trái cây xuất khẩu, đây là mặt hàng nhạy cảm về giá và KD theo mùa vụ. Sự biến động về giá nguyên liệu, chất lƣợng không đồng nhất, yếu tố môi trƣờng và thời tiết làm ảnh hƣởng đến cam kết trong hợp đồng. - Thị trƣờng tiêu thụ trái cây ở nƣớc ngoài còn hạn hẹp. Bị cạnh tranh với các nƣớc láng giềng có cùng điều kiện sản xuất và chủng loại sản phẩm nhƣng chất lƣợng cao và ổn định hơn. - Sự thay đổi chính sách xuất khẩu thƣờng xuyên của chính phủ cũng là một khó khăn cho DN. - Trái cây Việt Nam thuộc loại nhiệt đới, thời gian bảo quản rất ngắn và dễ hƣ hỏng. 3.6.3 Định hƣớng phát triển - Phấn đấu trở thành nhà xuất khẩu nông sản tốt nhất và thành công nhất ở Việt Nam. - Duy trì KD xuất khẩu cho các thị trƣờng truyền thống HongKong, Indonesia,…và mở rộng sang các thị trƣờng tiềm năng. Từng bƣớc xây dựng thƣơng hiệu trái cây Việt Nam trên thị trƣờng thế giới. - Xây dựng và phát triển uy tín với KH trong và ngoài nƣớc. - Xây dựng và phát triển uy tín với nông dân. - Quan tâm đến thị trƣờng nông sản nội địa, xác định đây là thị trƣờng gốc để phát triển thƣơng hiệu. - Đào tạo đội ngũ nhân viên trẻ, đặc biệt là nhân viên có kỹ năng xây dựng quảng bá thƣơng hiệu và kinh doanh quốc tế, giao tiếp tốt bằng tiếng anh và sử dụng thành thạo công nghệ thông tin. - Chú ý tạo môi trƣờng và động lực làm việc cho nhân viên bằng chính sách lƣơng, thƣởng thích đáng, cơ hội đƣợc đào tạo nâng cao trình độ và thăng tiến theo năng lực làm việc. 40 CHƢƠNG 4 THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ 4.1 ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ 4.1.1 Khái quát chung về hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ xác định hoạt động kiểm soát nội bộ dựa trên các nguyên tắc sau: - Nguyên tắc phân công phân nhiệm - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn Theo đó kiểm toán nội bộ là một bộ phận thuộc công ty đƣợc thành lập nhằm giúp Tổng GĐ điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của công ty. Kiểm toán nội bộ có nhiệm vụ kiểm tra, rà soát đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với tất cả các đơn vị, bộ phận, các hoạt động của TFR dựa trên mức độ rủi ro và mức độ ảnh hƣởng đến hoạt động của công ty, giám sát công tác quản lý và điều hành, tuân thủ quy định của pháp luật về hoạt động KD và các quy định nội bộ. 4.1.2 Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ 4.1.2.1 Môi trường kiểm soát Đặc thù về quản lý: là công ty KD hoạt động với sứ mệnh “Tạo ra giá trị, nâng cao hiệu quả và phát triển những sản phẩm cũng như quy trình vượt trội trong toàn bộ chuỗi giá trị nông sản nhằm mang lại những giá trị độc đáo cho KH và những trải nghiệm tuyệt vời cho người tiêu dùng”. Trong những năm qua Ban lãnh đạo xác định mục tiêu trở thành nhà xuất khẩu trái cây tốt nhất và thành công nhất tại Việt Nam. Cơ cấu tổ chức: cơ cấu tổ chức tại TFR đƣợc phân thành khối KD và khối quản lý, khối hỗ trợ quản lý. Mô hình hoạt động của công ty đƣợc thiết lập cho phù hợp với quy mô thị trƣờng và mục tiêu hoạt động. 41 Công tác kế hoạch: kế hoạch của TFR bao gồm kế hoạch dài hạn, kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng. Nội dung chính của các kế hoạch bao gồm các nhiệm vụ và chỉ tiêu kinh tế cần đạt đƣợc trong kỳ kế hoạch của TFR. Kế hoạch của TFR đƣợc lập, giao và đánh giá thực hiện cho từng đơn vị trong công ty. Công tác nhân sự: ƣu tiên tuyển dụng các kỹ sƣ trong lĩnh vực nông nghiệp, quản lý kinh tế, công nghệ thông tin, con em cán bộ công nhân viên có đóng góp vì sự nghiệp phát triển của TFR. Đồng thời, TFR thƣờng xuyên tổ chức các chƣơng trình tập huấn và đào tạo tập trung vào các kỹ năng quản trị hiện đại, ngoại ngữ, các kỹ năng chuyên môn và kỹ năng xử lý tình huống. Kiểm toán nội bộ: kiểm toán nội bộ là đơn vị chuyên trách thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ các hoạt động nghiệp vụ tại TFR. Các nhân tố bên ngoài: quy định của nhà nƣớc về hoạt động KD và mục tiêu phát triển kinh tế. 4.1.2.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ Tại TFR các thủ tục kiểm soát đƣợc thiết lập trên cơ sở các nguyên tắc: Nguyên tắc phân công, phân nhiệm: mỗi cá nhân làm việc tại TFR đều có một chức danh nhất định và ứng với mỗi chức danh đó sẽ là bản mô tả công việc về trách nhiệm và quyền hạn cũng nhƣ nội dung chi tiết công việc phải thực hiện. Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: đối với mỗi nghiệp vụ phát sinh ở TFR luôn có sự độc lập giữa ngƣời đề xuất, phê duyệt, thực hiện, quản lý và ghi sổ. Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: việc giao thẩm quyền ký kết văn bản liên quan đến hoạt động tại TFR luôn đƣợc quy định rõ ràng bằng văn bản. Nội dung cụ thể các thủ tục kiểm soát việc thực hiện một số nghiệp vụ tại TFR: Hoạt động tài chính kế toán: các nghiệp vụ phát sinh tại TFR đều có văn bản hƣớng dẫn cụ thể và cách thức hạch toán và lƣu chứng từ. Mỗi chứng từ hạch toán tại TFR đều ít nhất có 03 ngƣời kiểm soát: kế toán viên, kế toán trƣởng và kiểm soát viên. Hoạt động đầu tư: TFR chỉ xem xét tham gia các hoạt động đầu tƣ phù hợp với quy định về lĩnh vực và ngành nghề. Đối với tất cả các mặt hoạt động của TFR đều có sự kiểm tra lại của kiểm toán nội bộ chuyên trách. Nội dung kiểm tra, thời gian kiểm tra cũng nhƣ 42 tần suất kiểm tra của bộ phận này đối với từng nghiệp vụ tùy thuộc vào mức độ rủi ro, tính phức tạp cũng nhƣ ảnh hƣởng của hoạt động đó đối với hoạt động chung của công ty. Tuy nhiên, mọi hoạt động đều đƣợc kiểm tra tuân theo quy trình nhất định. 4.2 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH DOANH THU TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ 4.2.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình doanh thu Chu trình DT bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện phát sinh liên quan đến việc tạo DT và thanh toán. Có bốn sự kiện kinh tế xảy ra trong chu trình DT tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ. - Nhận đặt hàng của KH - Giao hàng hóa cho KH - Lập hóa đơn, theo dõi nợ KH - Nhận tiền thanh toán từ KH 4.2.1.1 Quá trình xử lý các sự kiện kinh tế trong chu trình doanh thu a) Tiếp nhận đơn đặt hàng Đây là bƣớc xử lý đầu tiên của chu trình. Quy trình đƣợc bắt đầu ngay sau khi nhận đƣợc đơn đặt hàng từ KH, bộ phận bán hàng đảm nhận nhiệm vụ xử lý đơn đặt hàng. Khi phòng KD nhận đƣợc đơn đặt hàng sẽ tiến hành kiểm tra về hàng yêu cầu và thông tin KH, nếu đủ điều kiện sẽ lập hợp đồng bán hàng gồm 3 bản. Hợp đồng đƣợc chuyển cho giám đốc ký duyệt, sau đó chuyển về phòng KD, 1 bản gởi cho KH, 1 bản gởi kế toán bán hàng và 1 bản lƣu tại bộ phận. Phòng KD căn cứ vào hợp đồng đã ký lập lệnh bán hàng gồm 2 liên, 1 liên gởi kế toán kho, liên còn lại lƣu tại bộ phận. Kế toán bán hàng dựa vào hợp đồng để tiến hành nhập liệu vào phần mềm cho ra 2 tập tin: tập tin KH và tập tin hợp đồng. 43 PHÒNG KINH DOANH Bắt đầu KH Đơn đặt hàng Lập hợp đồng bán hàng Đơn đặt hàng Hợp đồng bán hàng 1 3 2 N A (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 4.1a Lƣu đồ nhận đặt hàng của KH 44 GIÁM ĐỐC PHÒNG KINH DOANH KẾ TOÁN BÁN HÀNG A Hợp đồng bán hàng đã duyệt Hợp đồng bán hàng 1 Hợp đồng bán hàng đã duyệt 3 3 2 1 3 Nhập liệu 2 Lập lệnh bán hàng Cập nhật dữ liệu Ký duyệt Lệnh bán hàng 2 1 Hợp đồng bán hàng đã duyệt CSDL Hợp đồng bán hàng đã duyệt 3 3 N 2 1 2 1 Hợp đồng bán hàng đã duyệt B KH Tập tin hợp đồng Tập tin khách hàng N N (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 4.1b. Lƣu đồ nhận đặt hàng của KH 45 3 b) Xuất kho giao hàng cho KH Đây là hoạt động thứ 2 trong chu trình DT, tới ngày giao hàng kho tiến hành xuất kho theo nhƣ hợp đồng bán hàng. Căn cứ vào lệnh bán hàng kế toán kho nhập thông tin dữ liệu vào phần mềm để lập phiếu xuất kho gồm 3 liên, 1 liên gởi cho kho, 1 liên gởi kế toán bán hàng, 1 liên lƣu. Khi kho nhận đƣợc phiếu xuất kho sẽ kiểm tra hàng trƣớc khi xuất và lập Giấy giao hàng theo nội dung phiếu xuất kho gồm 4 liên, liên 1 và 2 chuyển cho bộ phận giao hàng, liên 3 lƣu, liên 4 chuyển cho kế toán bán hàng. Sau khi nhận đƣợc Giấy giao hàng bộ phận giao hàng sẽ tiến hành giao hàng, liên 1 lƣu, liên 2 giao KH kèm hàng hóa. 46 KẾ TOÁN KHO KHO BỘ PHẬN GIAO HÀNG B Lệnh bán hàng E Phiếu xuất kho 2 2 Phiếu giao hàng Kiểm tra HTK, lập biên nhận giao hàng Nhập liệu Cập nhật dữ liệu Phiếu xuất kho 2 1 D Đếm hàng so sánh với chứng từ 2 4 3 CSDL Phiếu giao hàng Lệnh bán hàng 2 1 N Phiếu giao hàng Phiếu giao hàng 1 2 N 2 Tập tin xuất kho E N N In phiếu xuất kho C Phiếu xuất kho 3 1 2 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 4.2 Lƣu đồ hoạt động giao hàng cho khách 47 Kèm hàng hóa KH c) Lập hóa đơn bán hàng, theo dõi nợ KH Đây là bƣớc công việc thứ ba trong chu trình DT. Sau khi hàng đƣợc gửi cho khách, Giấy giao hàng đƣợc chuyển đến kế toán bán hàng. Lúc này, kế toán bán hàng đã có đầy đủ chứng từ chứng minh cho hoạt động bán hàng đã hoàn tất, do đó bộ phận này tiến hành kiểm tra, đối chiếu các chứng từ liên quan nhập liệu vào phần mềm và lập hóa đơn bán hàng gồm 3 liên. Hóa đơn bán hàng đƣợc chuyển cho kế toán trƣởng ký duyệt, liên 1 gởi KH, liên 2 chuyển lại kế toán bán hàng để lƣu, liên 3 chuyển đến kế toán thanh toán. Khi kế toán thanh toán nhận đƣợc hóa đơn bán hàng đã ký sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm quản lý phải thu, đây là căn cứ để ghi sổ chi tiết phải thu KH. Định kỳ kế toán bán hàng và kế toán thanh toán in nhật ký bán hàng và nhật ký chi tiết phải thu KH chuyển cho kế toán tổng hợp. Tại đây kế toán tổng hợp đối chiếu so sánh sổ sách, sau đó nhập liệu vào phần mềm để hoàn thành việc ghi sổ cái các TK. 48 KẾ TOÁN TRƢỞNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG C D Phiếu xuất kho KẾ TOÁN THANH TOÁN G F 4 1 Hóa đơn bán hàng 1 N 3 2 Nhập liệu Giấy giao hàng Phiếu xuất kho 1 Cập nhật dữ liệu F 4 Cập nhật dữ liệu Hóa đơn bán hàng đã ký 1 3 2 Tập tin phải thu KH Nhật ký bán hàng Nhập liệu Sổ chi tiết phải thu KH N CSDL H In sổ chi tiết phải thu KH KH In hóa đơn bán hàng Nhật ký bán hàng Hóa đơn bán hàng đã ký 3 N Ký xác nhận CSDL In nhật ký bán hàng Nhật ký bán hàng Đối chiếu so sánh sổ sách Đối chiếu so sánh chứng từ Tập tin hóa đơn bán hàng Sổ chi tiết phải thu KH Hóa đơn bán hàng đã ký 3 Giấy giao hàng Nhập liệu KẾ TOÁN TỔNG HỢP Cập nhật dữ liệu Tập tin sổ cái TK CSDL Hóa đơn bán hàng 1 H Hóa đơn bán hàng đã ký 2 Sổ chi tiết phải thu KH 3 2 In sổ cái TK Sổ cái TK G N (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 4.3 Lƣu đồ hoạt động lập hóa đơn bán hàng theo dõi nợ KH 49 N d) KH thanh toán Đây là hoạt động cuối cùng trong chu trình DT. KH gởi séc thanh toán và giấy báo thanh toán kèm hóa đơn đến công ty. Các chứng từ này do kế toán thanh toán nhận, sau đó chuyển hóa đơn cho thủ quỹ. Sau khi so sánh đối chiếu chứng từ, kế toán thanh toán tiến hành nhập liệu vào phần mềm máy tính theo từng hóa đơn, số séc thanh toán cũng nhƣ theo từng giấy báo thanh toán, tạo ra tập tin thanh toán và lập phiếu thu 2 liên, liên 1 lƣu, liên 2 chuyển cho thủ quỹ. Thủ quỹ nhận chứng từ thì so sánh đối chiếu, tiếp đến sẽ nhập liệu vào phần mềm để thực hiện việc ghi sổ quỹ. 50 KẾ TOÁN THANH TOÁN THỦ QUỸ KH Hóa đơn bán hàng đã ký 1 Giấy báo thanh toán Hóa đơn bán hàng đã ký 1 Séc thanh toán Tập tin thanh toán Hóa đơn bán hàng đã ký 1 Séc thanh Giấy báo toán thanh toán In nhật ký thanh toán N Cập nhật dữ liệu N Kèm tiền hàng Hóa đơn bán hàng đã ký 1 Phiếu thu 2 CSDL Cập nhật dữ liệu N In sổ quỹ CSDL Sổ quỹ Nhật ký thanh toán 2 Nhập liệu Đối chiếu so sánh chứng từ Nhập liệu Phiếu thu In phiếu thu Phiếu thu 2 1 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 4.4 Lƣu đồ hoạt động nhận thanh toán từ KH 51 Kết thúc 4.2.1.2 Giới thiệu các phân hệ có liên quan đến chu trình doanh thu trên phần mềm kế toán Misa Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng có đầy đủ các chứng từ thì các kế toán viên sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán Misa. Ta có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ sau: ngày 15/06/2014 công ty TNHH Đầu Tƣ và Kinh Doanh Siêu Thị Á Châu mua 30kg chanh vàng giống Úc, 50kg chanh xanh giống Úc và 93kg chanh không hạt. Thanh toán ngay bằng tiền mặt. Kế toán bán hàng: làm việc trên phân hệ bán hàng, nhập liệu trên giao diện bán hàng thu tiền ngay. Kế toán kho: làm việc trên phân hệ kho, nhập liệu trên giao diện phiếu xuất kho. 52 Kế toán thanh toán: làm việc trên phân hệ quỹ, nhập liệu trên giao diện phiếu thu. (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 4.5 Giao diện phần mềm kế toán Misa trong chu trình DT * Nhận xét: các phân hệ này liên kết với nhau, các phân hệ có thể cập nhập thông tin của các phân hệ khác. Các phân hệ này có một số trƣờng hợp giống nhau nên việc liên kết giữa các phân hệ này giúp cho kế toán viên giảm bớt công việc tiết kiệm thời gian nhƣ là nhập cùng một thông tin giống nhau cho nhiều phân hệ khác nhau. Tuy nhiên, do các phân hệ này liên kết và cập nhật thông tin từ phân hệ này cho phân hệ kia nên đòi hỏi các thông tin nhập vào phải chính xác, không đƣợc nhầm lẫn hay thiếu sót, vì thông tin một phân hệ sai có thể dẫn tới thông tin của các phân hệ khác cũng sai theo. 53 4.2.1.3 Giới thiệu các tập tin trong chu trình doanh thu a) Tập tin khách hàng Bảng 4.1: Mô tả tập tin khách hàng Địa chỉ Lô 2 Phƣờng Cái Khế, Q.Ninh Kiều, TPCT Mã số thuế 134 Nguyễn Tri Phƣơng, TPHCM 0310939840 08 3981 5801 Công Ty TNHH Phân Phối 16-18 (Lầu 6) Đƣờng Hai Bà Trƣng, P. Sành Điệu Bến Nghé, Q.1, TPHCM 0311187079 08 6840 9272 CD-SGCA001 Công Ty Liên Doanh Hữu Hạn Khách Sạn Chains Caravelle 19 - 23 Công trƣờng Lam Sơn, Q.1, TPHCM 0311265961 08 3823 4999 CD-SGGR001 Công ty TNHH Khách Sạn Grand Imperial Saigon 101 Đƣờng Hai Bà Trƣng, P. Bến Nghé, Q.1, TPHCM 0311266362 08 6825 7843 6 CD-SGMX001 Trung tâm thƣơng mại Maximark Cộng Hòa Công ty CPĐT An Phong Số 15-17 Cộng Hòa, Q.Tân Bình, TPHCM 0300992066 08 3811 7570 … … … … … … STT Mã khách hàng Tên khách hàng 1 CD-CTLA001 Chị Lan ( Cái Khế) 2 CD-SGAC001 Công Ty TNHH Đầu tƣ Và Kinh Doanh Siêu Thị Á châu 3 CD-SGAN004 4 5 Ghi chú 094 3760 762 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 54 Điện thoại … b) Tập tin xuất kho Bảng 4.2: Mô tả tập tin xuất kho Đơn vị tính: đồng STT Ngày Số hóa đơn Mã hàng Tên hàng Đơn vị tính Số lƣợng Đơn giá Thuế GTGT Thành tiền 1 20/05/2014 HĐ0002073 FCH00350G Bƣởi tách múi Hộp 2.000 34.000 6.800.000 74.800.000 2 21/05/2014 HĐ0002074 SLLOB Chanh không hạt Kg 4.350 25.000 5.437.500 114.187.500 3 22/05/2014 HĐ0002075 PPOBO21112 Bƣởi da xanh Kg 600 45.500 1.365.000 28.665.000 4 23/05/2014 HĐ0002076 HPOB02810 Bƣởi năm roi Kg 6.800 56.000 19.040.000 399.840.000 5 24/05/2014 HĐ0002077 FCPA0275G Khóm đóng hộp Hộp 7.900 16.000 12.640.000 139.040.000 … … … … … … … … (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 55 … … Ghi chú … c) Tập tin hóa đơn chi tiết Bảng 4.3: Mô tả tập tin hóa đơn chi tiết Đơn vị tính: đồng S T T Số hóa đơn Ngày lập Mã KH 1 HĐ 0002 073 20/05/ 2014 CDSGAC 001 2 HĐ 0002 074 21/05/ 2014 CDSGM X001 HĐ 0002 075 HĐ 4 0002 076 HĐ 5 0002 077 … … 3 22/05/ 2014 23/05/ 2014 24/05/ 2014 … CDCTLA 001 CDSGAN 004 CDSGGR 001 … Tên KH Số lƣợng Diễn giải Đơn giá Thành tiền Thuế GTGT Tổng cộng Ngày giao Công Ty TNHH Đầu tƣ Và Kinh Doanh Siêu Thị Á Châu Trung tâm thƣơng mại Maximark Cộng Hòa - Công ty CPĐT An Phong Bán bƣởi tách múi đóng hộp cho Công Ty TNHH Đầu tƣ Và Kinh Doanh Siêu Thị Á châu 2.000 (hộp) 34.000 68.000.000 6.800.000 74.800.000 20/05/ 2014 Bán chanh không hạt cho Trung tâm thƣơng mại Maximark Cộng Hòa Công ty CPĐT An Phong 4.350 (kg) 25.000 108.750.000 5.437.500 114.187.500 21/05/ 2014 Chị Lan ( Cái Khế) Bán bƣởi da xanh cho Chị Lan ( Cái Khế) 600 (kg) 45.500 27.300.000 1.365.000 28.665.000 22/05/ 2014 Công Ty TNHH Phân Phối Sành Điệu Công ty TNHH Khách Sạn Grand Imperial Saigon … Bán bƣởi năm roi cho Công Ty TNHH Phân Phối Sành Điệu Bán khóm đóng hộp cho Công ty TNHH Khách Sạn Grand Imperial Saigon … 6.800 (kg) 56.000 380.800.000 19.040.000 399.840.000 23/05/ 2014 7.900 (hộp) 16.000 126.400.000 12.640.000 139.040.000 24/05/ 2014 … … (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 56 … … Ghi chú … d) Tập tin thanh toán Bảng 4.4: Mô tả tập tin thanh toán Đơn vị tính: đồng STT Ngày thanh toán Mã KH Tên KH Công Ty TNHH Đầu tƣ Và Kinh Doanh Siêu Thị Á châu Trung tâm thƣơng mại Maximark Cộng Hòa - Công ty CPĐT An Phong Số Tổng tiền hóa đơn Thu tiền mặt Thu tiền gửi Ghi chú HĐ 1 25/05/2014 CDSGAC001 2 25/05/2014 CDSGMX001 3 25/05/2014 CDCTLA001 Chị Lan ( Cái Khế) 4 25/05/2014 CDSGAN004 Công Ty TNHH Phân Phối Sành Điệu 5 05/06/2014 CDSGGR001 Công ty TNHH Khách Sạn Grand Imperial Saigon 0002077 … … … … … 0002073 74.800.000 74.800.000 114.187.500 114.187.500 28.665.000 28.665.000 399.840.000 399.840.000 139.040.000 139.040.000 HĐ 0002074 HĐ 0002075 HĐ 0002076 HĐ … … (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 57 … … * Kết luận: trong chu trình DT có nhiều tập tin, các tập tin có liên kết với nhau, có sử dụng thông tin lẫn nhau. Có những tập tin làm nền cho tập tin khác để làm việc hiệu quả hơn. 4.2.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình doanh thu 4.2.2.1 Chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu Bảng 4.5: Chứng từ trong chu trình DT Loại chứng từ Mục đích lập Ngƣời lập Bộ phận sử dụng Hoạt động tiếp nhận đơn đặt hàng Thông báo về yêu Đơn đặt hàng: 1 cầu mua hàng của KH liên khách đến công ty Cam kết việc Hợp đồng bán thực hiện hợp Phòng KD hàng: 3 liên đồng giữa công ty và KH Lệnh bán hàng: 2 liên Thông báo cho các bộ phận Phòng KD Phòng KD Giám đốc, phòng KD, phòng kế toán, KH Phòng KD, phòng kế toán Hoạt động giao hàng Phiếu xuất kho: 3 liên Xuất kho hàng hóa chuẩn bị giao cho KH Giấy giao hàng: Làm căn cứ giao 4 liên hàng cho KH Kế toán kho Kho Phòng kế toán, kho, bộ phận giao hàng Phòng kế toán, KH, bộ phận giao hàng Hoạt động lập hóa đơn, ghi nhận nợ KH Hóa đơn bán hàng: 3 liên Thông báo số nợ của KH, dùng làm căn cứ ghi sổ Kế toán bán hàng Phòng kế toán, KH Hoạt động nhận tiền thanh toán của KH Giấy báo thanh toán: 1 liên Công ty thông Kế toán bán báo yêu cầu thanh hàng toán tiền hàng 58 Phòng kế toán Làm căn cứ thu tiền của KH và ghi nhật ký thanh toán Phiếu thu: 2 liên Kế toán thanh toán Phòng kế toán (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 4.2.2.2 Sổ sách trong chu trình doanh thu Sổ sách kế toán là một hệ thống lƣu trữ toàn bộ nghiệp vụ kinh tế, ghi chép đúng theo quy định để làm căn cứ lập báo cáo tài chính vào cuối năm. Bảng 4.6: Các loại sổ sách trong chu trình DT Mục đích lập Loại sổ sách Ngƣời lập Nhật ký bán hàng Ghi chép các nghiệp vụ bán hàng Kế toán bán hàng Sổ chi tiết phải thu KH Theo dõi nợ của mỗi KH Kế toán thanh toán Sổ cái các TK (Sổ chi tiết) Nhật ký thanh toán Sổ quỹ Tổng hợp (chi tiết) ghi chép các nghiệp vụ kinh tế Ghi chép các nghiệp vụ thanh toán Theo dõi các khoản thu chi Kế toán tổng hợp Bộ phận sử dụng Phòng kế toán Kế toán thanh toán Thủ quỹ (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 59 Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ KCN Hƣng Phú 1, P. Tân Bình, Q. Cái Răng, TPCT Mẫu số: S07-DN (Ban hành theo QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ QUỸ TIỀN MẶT Tháng 06 năm 2014 Tài khoản: 1111 – Tiền Việt Nam Ngày, Ngày, Số hiệu chứng từ tháng ghi tháng Thu Chi sổ chứng từ A B C D 02/06/2014 01/06/2014 03/06/2014 04/06/2014 05/06/2014 05/06/2014 06/06/2014 07/06/2014 … 03/06/2014 04/06/2014 04/06/2014 05/06/2014 06/06/2014 07/06/2014 … Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Đơn vị tính: đồng Số tiền Diễn giải CO-0614LA102 TT-0614CT103 TT-0614CT104 … TT-0614TT105 CO-0614LA106 HGINCTU4094 TT-0614TT107 … Tổng cộng E - Số tồn đầu kỳ Mua nguyên liệu phục vụ sản xuất Mua văn phòng phẩm Bán hàng thu tiền ngay Thanh toán công tác phí Phí vận chuyển Mua công cụ dụng cụ Thanh toán tạm ứng … Thu Chi Tồn 1 2 3 72.800.600 19.294.151 53,506,449 5.793.260 47,713,189 53,333,189 52,035,189 49,185,189 42,947,183 36,960,183 … 23.040.183 5.620.000 … 19.920.000 Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 60 1.298.000 2.850.000 6.238.006 5.987.000 … 69.680.417 Thủ quỹ (Ký, họ tên) Ghi chú G Đơn vị: công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ Địa chỉ: KCN Hƣng Phú 1, P. Tân Bình, Q. Cái Răng, TPCT Mẫu số S38-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng BTC) SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN Tài khoản: 511 – DT bán hàng và cung cấp dịch vụ Từ 01/06/2014 đến 30/06/2014 Ngày, tháng ghi sổ A Chứng từ Ngày, Số hiệu tháng B C Đơn vị tính: triệu đồng Số phát sinh Số dƣ D TK đối ứng E 1311 1311 175,023 583,864 Diễn giải Nợ Có Nợ Có 1 2 3 4 02/06 04/06 HĐ0004031 HĐ0004032 02/06 04/06 Số phát sinh trong kỳ Bán hàng cho anh Huấn (Long An) Bán hàng cho công ty TNHH Đầu tƣ và KD Siêu thị Á Châu 05/06 06/06 HĐ0004033 HĐ0004034 05/06 06/06 Bán hàng cho công ty TNHH phân phối Sành Điệu Bán hàng cho công ty liên doanh Chains Caravelle 1311 1311 315,427 414,306 07/06 … HĐ0004035 … 07/06 … Bán hàng cho công ty Trung tâm Maximark Cộng Hòa … Cộng số phát sinh Số dƣ cuối kỳ 1311 … 686,709 … 48.493,983 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Kế toán trƣởng (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên) Ngƣời ghi sổ (Ký, ghi rõ họ tên) 61 175,023 758,887 1.074,314 1.488,620 2.175,329 … 48.493,983 48.493,983 4.2.2.3 Báo cáo trong chu trình doanh thu Bảng 4.7: Báo cáo trong chu trình doanh thu Loại báo cáo Mục đích lập Báo cáo tổng DT bán hàng Báo cáo tình hình DT Báo cáo liệt kê tất cả các đơn bán hàng Báo cáo phân tích khoản phải thu theo thời hạn nợ Bảng kê tiền thanh toán Bảng kê chi tiết công nợ Báo cáo thuế GTGT Nhằm kiểm soát dữ liệu có đƣợc cập nhật, xử lý chính xác không Đánh giá uy tín ngƣời mua để có những biện pháp đòi nợ hoặc điều kiện tín dụng phù hợp Ngăn chặn các thất thoát và đối chiếu với các số liệu ghi giảm nợ phải thu trên TK phải thu KH Theo dõi công nợ theo từng KH cụ thể Xác định số thuế GTGT phải nộp Bộ phận sử dụng Thời gian lập Kế toán tổng Giám đốc, hợp phòng kế toán Hàng 6 tháng, năm và khi có yêu cầu Phòng KD Giám đốc, phòng KD, phòng kế toán Hàng tháng Kế toán thanh toán Phòng kế toán Hàng tháng Kế toán thanh toán Phòng kế toán Hàng tháng Kế toán thanh toán Phòng kế toán Hàng tháng Kế toán tổng Phòng kế toán hợp Hàng tháng Ngƣời lập (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 62 Bảng 4.8: Báo cáo tổng doanh thu bán hàng 6 tháng đầu năm 2014 của công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ Đơn vị tính: triệu đồng Chi phí STT Loại doanh thu Mã hàng Tổng doanh thu Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng 24.148,217 16.222,932 1.118,178 Tổng cộng Lợi nhuận trƣớc thuế 551,008 17.892,118 6.256,099 Chi phí quản lý A Kinh doanh hàng nội địa 1 Chanh không hạt SLLOB 5.355,069 3.514,593 318,268 140,76 3.973,621 1.381,448 2 Bƣởi da xanh PPOBO21112 3.372,941 2.381,882 128,063 110,417 2.620,362 752,579 3 Bƣởi năm roi HPOB02810 4.864,141 2.589,154 148,731 86,81 2.824,695 2.039,446 4 Bƣởi tách múi FCHOO350G 3.320,196 2.330,804 184,583 82,33 2.597,717 722,479 5 Khóm đóng hộp FCPA0275G 3.406,237 2.428,941 171,362 68,628 2.668,931 737,306 6 Các loại trái cây khác FCJA0275G 3.829,633 2.977,558 167,171 62,063 3.206,792 622,841 B Kinh doanh hàng xuất khẩu 24.345,766 14.338,718 2.113,272 612,566 17.064,556 7.281,21 1 Chanh không hạt SLLOB 8.582,249 4.457,075 794,731 160,232 5.412,038 3.170,211 2 Bƣởi da xanh PPOBO21112 5.065,417 3.747,233 577,538 168,682 4.493,453 571,964 3 Bƣởi năm roi HPOB02810 6.431,672 3.971,226 452,624 134,854 4.558,704 1.872,968 4 Các loại trái cây khác FCJA0275G 4.266.428 2.163,184 288,379 148,798 2.600,361 1.666,067 48.493,983 30.561,65 3.231,45 1.163,574 34.956,674 13.537,309 Tổng cộng (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Ngƣời lập biểu 63 Đơn vị: Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ Địa chỉ: QL 1A, KCN Hƣng Phú 1, P.Tân Bình, Q.Cái Răng, TPCT BÁO CÁO CÔNG NỢ TK 131 – Phải thu khách hàng Từ 01/06/2014 đến 30/06/2014 Đơn vị tính: triệu đồng Chứng từ STT 1 2 3 4 5 6 7 8 … Ngày, tháng 02/06 02/06 04/06 04/06 05/06 05/06 06/06 06/06 … Số hiệu HĐ0004031 HĐ0004031 HĐ0004032 HĐ0004032 HĐ0004033 HĐ0004033 HĐ0004034 HĐ0004034 … Diễn giải Bán hàng cho anh Huấn (Long An) Bán hàng cho anh Huấn (Long An) Bán hàng cho công ty TNHH Đầu tƣ và KD Siêu thị Á Châu Bán hàng cho công ty TNHH Đầu tƣ và KD Siêu thị Á Châu Bán hàng cho công ty TNHH phân phối Sành Điệu Bán hàng cho công ty TNHH phân phối Sành Điệu Bán hàng cho công ty liên doanh Chains Caravelle Bán hàng cho công ty liên doanh Chains Caravelle … Tổng TK đối ứng 511 33311 511 33311 511 33311 511 33311 … Phát sinh nợ Phát sinh có 175,023 8,751 583,864 29,193 315,427 15.771 414,306 20,715 … 15.367,605 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Tổng số phát sinh nợ: 15.367,605 Tổng số phát sinh có: 0 Số dƣ nợ cuối kỳ: 15.367,605 Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Ngƣời lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) 64 Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ Địa chỉ: Đƣờng 1A, KCN Hƣng Phú 1, P. Tân Bình, Q. Cái Răng, TPCT Mã số thuế: 1801277862 Code NCC: KGTP 3538 BẢNG KÊ CHI TIẾT CÔNG NỢ Đơn vị mua: CN Tổng Công Ty Thƣơng Mại Sài Gòn – TNHH MTV – Thƣơng Xá Tax Địa chỉ: 135 Nguyễn Huệ, Phƣờng Bến Nghé, Quận 1, TPHCM Mã số thuế: 0300100037 – 003 Thời gian: 01/01/2014 – 30/06/2014 Ngày hóa đơn 20/04/2014 20/04/2014 20/04/2014 20/04/2014 30/03/2014 31/05/2014 31/05/2014 24/06/2014 24/06/2014 Số hóa đơn 1286 1287 1288 1289 1612 1831 1933 2745 2746 Diễn giải Hóa đơn điều chỉnh tăng Hóa đơn điều chỉnh tăng Hóa đơn điều chỉnh giảm Hóa đơn điều chỉnh giảm Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng Tổng Bằng chữ: Mƣời bốn triệu, ba mƣơi mốt ngàn, bảy trăm mƣời bốn đồng chẵn./. Ngƣời lập (Ký, ghi rõ họ tên) Tổng số tiền 535.046 291.728 (2.228) 979.050 1.650.166 1.853.280 5.098.698 831.600 2.794.374 14.031.714 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 65 Đơn vị tính: đồng Ghi chú KH không chấp nhận thanh toán KH không chấp nhận thanh toán KH không chấp nhận thanh toán KH không chấp nhận thanh toán Xác nhận của Thƣơng Xá Tax (Ký, ghi rõ họ tên) * Nhận xét: nhìn chung các báo cáo thể hiện rõ, có những thông tin cần thiết phục vụ cho ban lãnh đạo, bên cạnh đó thấy đƣợc tình hình tổng quát của công ty. Song chƣa có những báo cáo mang tính quản trị giúp ban lãnh đạo đƣa ra các quyết định kinh tế phù hợp và kịp thời. 4.2.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình doanh thu 4.2.3.1 Mục tiêu kiểm soát - Ghi chép các nghiệp vụ có thực. - Phải ghi chép đầy đủ tất cả các nghiệp vụ có thực và đƣợc xét duyệt đúng đắn. - Ghi chép chính xác các nghiệp vụ. - Đảm bảo an toàn các tài sản. - Hoạt động của DN đạt đƣợc kết quả cao. - Phát hiện, ngăn chặn các rủi ro có thể xảy ra. - Mọi hoạt động đều hữu hiệu và hiệu quả. 4.2.3.2 Các hoạt động kiểm soát Bảng 4.9: Các hoạt động kiểm soát nội bộ của chu trình DT Ảnh hƣởng Rủi ro Thủ tục kiểm soát Hoạt động nhận và xử lý đơn hàng Chấp nhận đơn đặt hàng từ KH không có khả năng thanh toán Không thu đƣợc nợ Lỗ do nợ khó đòi Kiểm tra thông tin về KH Khảo sát tình hình tài chính của KH Ghi nhận sai thông tin hàng hóa, KH Làm không đúng yêu cầu KH Làm ảnh hƣởng đến uy tín của công ty Xác nhận thông tin lại với KH Ghi nhận yêu cầu KH bằng hợp đồng Chấp nhận bán mặt hàng công ty không có khả năng cung cấp Hợp đồng không thể thực hiện Ảnh hƣởng uy tín của Công ty, làm giảm lợi thế cạnh tranh Lập ra danh mục hàng hóa, dịch vụ Bàn bạc với bên mua Đơn hàng có thể đƣợc chấp nhận nhƣng không đƣợc xét duyệt Không thể ký kết hợp đồng Kiểm tra tính hợp lí, đầy đủ và tính khả thi Tìm hiểu kỹ về KH 66 Mất hoặc thất lạc hợp đồng Ảnh hƣởng đến tiến độ giao hàng Lƣu hợp đồng ở nhiều bộ phận: phòng kế toán, phòng KD Bảo quản hợp đồng cẩn thận Giao trách nhiệm cho kế toán trƣởng và trƣởng phòng KD giữ hợp đồng Hoạt động xuất kho giao hàng Hàng hóa giao không đúng nhƣ trong thỏa thuận của hợp đồng KH không nhận hàng hóa Tốn CP thực hiện lại đơn đặt hàng Làm giảm uy tín Công ty Phòng KD cử ngƣời giám sát việc giao hàng Luôn có ít nhất một ngƣời có kinh nghiệm và trách nhiệm theo dõi việc giao hàng Đối chiếu với phiếu xuất Xuất kho, giao hàng sai Không đáp ứng yêu cầu kho, phiếu đóng gói, mặt hàng, sai số lƣợng của KH phiếu giao hàng Mất hàng trong quá trình xuất kho giao hàng Xuất kho, giao hàng không đƣợc xét duyệt Mất tài sản Ghi nhận đầy đủ thông tin các cá nhân liên quan Kiểm kê HTK Mất hàng Yêu cầu phải có lệnh bán hàng Tách biệt xét duyệt, bán hàng, thủ kho, giao hàng Hoạt động lập hóa đơn theo dõi công nợ Lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng không hợp lệ Mất hàng, tiền 67 Đối chiếu lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, giấy giao hàng khi lập hóa đơn Tạo danh sách KH hợp lệ Không lập hóa đơn cho hàng hóa đã giao KH Không ghi nhận DT, khoản phải thu Tách biệt giao hàng và lập hóa đơn Đánh số chứng từ giao hàng, vận đơn Đối chiếu định kì vận đơn và hóa đơn Thông tin hóa đơn sai (số lƣợng, mặt hàng, KH…) KH không chấp nhận thanh toán, DT và khoản phải thu bị sai Đối chiếu, sử dụng dữ liệu của lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng Kiểm soát nhập liệu Ghi nhận, cập nhật sai Nhầm lẫn trong thu hồi nợ phải thu (số tiền, tên nợ KH..) Mất tiền bán hàng Đối chiếu tổng hợp và chi tiết Đối chiếu định kì với KH Thu tiền Mất tài sản Đánh giá sai nợ phải thu Tách biệt chức năng thủ quỹ, xét duyệt và phải thu Thanh toán qua ngân hàng (hạn chế giao dịch tiền) Kiểm kê quỹ Không ghi nhận hoặc Đánh giá sai nợ phải ghi nhiều lần nghiệp vụ thu thanh toán của KH Ảnh hƣởng đến KH Đối chiếu nợ định kì với KH Theo dõi nợ từng hóa đơn Kiểm soát nhập liệu Tham ô tiền, gian lận Ghi nhận thanh toán không đúng hóa đơn, KH, số tiền, TK… Xóa nợ, giảm nợ không đƣợc xét duyệt Ghi nhận sai TK tiền, nợ phải thu KH Đối chiếu thông báo thanh toán với chứng từ thanh toán Đối chiếu nợ định kì với KH Kiểm soát nhập liệu Mất tài sản (giảm nợ phải thu) Tách biệt xét duyệt và theo dõi nợ phải thu Lập các chứng từ điều chỉnh (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 68 * Nhận xét: đối với rủi ro trong chu trình DT hoàn toàn có thể ngăn chặn và xử lý nếu biết đƣợc nơi nào, quy trình nào xảy ra. Giảm thiểu những sai sót đáng tiếc, sẽ làm công ty hoạt động tốt hơn và tránh thất thoát tài sản. 4.3 PHÂN TÍCH CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ 4.3.1 Tổ chức quá trình xử lý trong chu trình chi phí Trong chu trình CP ở công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ chủ yếu là hoạt động nhập nguyên vật liệu để cung cấp cho quá trình bán hàng. Bảng 4.10: Tổng giá trị nhập xuất tồn nguyên vật liệu giai đoạn 2011-2013 và 6 tháng đầu năm 2014 Đơn vị tính: triệu đồng STT Tình hình Tồn Nhập trong Xuất trong Tồn nguyên vật liệu đầu kỳ kỳ kỳ cuối kỳ 2011 9,661 60.220,154 59.432,916 796,899 1 2012 796,899 59.132,588 59.915,118 14,369 2 2013 14,369 66.972,948 66.975,064 12,253 3 6 tháng đầu 12,587 25.249,637 25.250,337 11,887 4 năm 2014 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) * Nhận xét: qua bảng tổng hợp số liệu trên có thể thấy rằng công ty rất chú trọng đến việc bổ sung HTK cho đầu kỳ năm sau, điều này tốt cho hoạt động diễn ra liên tục không bị gián đoạn. 4.3.1.1 Quá trình xử lý các sự kiện kinh tế trong chu trình chi phí a) Đặt hàng với NCC Quy trình đƣợc bắt đầu khi bộ phận kho hàng gửi giấy đề xuất cho trƣởng bộ phận, lúc này kho có nhu cầu bổ sung HTK để chuẩn bị cho đơn hàng tiếp theo. Trƣởng bộ phận sẽ xem xét và lập phiếu yêu cầu mua hàng. Sau đó chuyển sang phòng Giám đốc ký xét duyệt, nếu phiếu yêu cầu đƣợc sự chấp thuận của Giám đốc bằng chứng là phiếu yêu cầu có chữ ký của Giám đốc. Sau khi đƣợc Giám đốc ký xác nhận phiếu yêu cầu đƣợc chuyển sang phòng KD. Phòng KD dựa vào phiếu yêu cầu lựa chọn NCC phù hợp, tiếp đến nhập liệu vào phần mềm cho ra 2 tập tin: tập tin NCC và tập tin đơn đặt hàng cùng với đơn đặt hàng 5 liên, liên 1 lƣu ở bộ phận yêu cầu mua hàng, liên 2 chuyển cho NCC để yêu cầu về mặt hàng, số lƣợng hàng hóa, ngày giao hàng, địa điểm giao hàng, các điều khoản,… liên 3 gởi bộ phận nhận hàng, liên 4 gởi kế toán thanh toán, liên 5 lƣu tại phòng KD. 69 Thông tin bổ sung: trƣớc khi tiến hành đặt hàng với NCC, công ty sẽ cho nhân viên đi khảo sát thị trƣờng và dọa giá, sau đó gửi về ít nhất ba bảng thông báo giá để cho Giám đốc lựa chọn. 70 GIÁM ĐỐC BỘ PHẬN YÊU CẦU PHÒNG KINH DOANH Phiếu yêu cầu mua hàng 2 Bắt đầu Giấy đề xuất Phiếu yêu cầu mua hàng đã duyệt 2 Ký duyệt Trƣởng bộ phận xem xét và lập phiếu yêu cầu mua hàng Nhập liệu Tập tin NCC Phiếu yêu cầu mua hàng đã duyệt Phiếu yêu cầu mua hàng 1 2 Cập nhật dữ liệu 2 N Giấy đề xuất Phiếu yêu cầu mua hàng đã duyệt Tập tin đơn đặt hàng 2 N CSDL In đơn đặt hàng Bộ phận nhận hàng N 5 4 NCC 3 2 Đơn đặt hàng 1 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 4.6 Lƣu đồ hoạt động đặt hàng với NCC 71 Kế toán thanh toán b) Nhận hàng Khi nhận đƣợc phiếu giao hàng từ NCC, bộ phận nhận hàng có nhiệm vụ kiểm tra số lƣợng, chất lƣợng hàng, lấy đơn đặt hàng đƣợc gửi từ phòng KD để đối chiếu với phiếu giao hàng của NCC để chấp nhận hay không chấp nhận việc giao hàng của NCC, nếu chấp nhận sẽ lập biên bản nhận hàng gồm 2 liên, liên 1 lƣu tại bộ phận nhận hàng, liên 2 chuyển cho kế toán kho. Khi kế toán kho nhận đƣợc biên bản nhận hàng sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm để cập nhật 2 tập tin NCC và đơn đặt hàng cùng với việc in phiếu nhập kho 3 liên, liên 1 lƣu tại bộ phận, liên 2 chuyển cho kế toán thanh toán, liên 3 gởi qua kho. Phiếu nhập kho đến kho hàng kèm hàng hóa, tại đây thủ kho kiểm tra hàng hóa lần cuối trƣớc khi nhập kho, đối chiếu so sánh số lƣợng mặt hàng thực tế với phiếu nhập kho, nếu khớp đúng sẽ ký duyệt vào phiếu nhập kho, làm cơ sở để ghi sổ chi tiết HTK. 72 BỘ PHẬN NHẬN HÀNG KẾ TOÁN KHO KHO Phòng KD NCC Phiếu giao hàng Biên bản nhận hàng 2 Đơn đặt hàng Biên bản nhận hàng 2 3 Kiểm tra đối chiếu phiếu giao hàng với đơn đặt hàng và lập biên bản nhận hàng Phiếu giao hàng Phiếu nhập kho 4 Kiểm tra hàng hóa, đối chiếu với phiếu nhập kho, thủ kho ký phiếu nhập kho, ghi sổ chi tiết HTK Nhập liệu Cập nhật dữ liệu Phiếu nhập kho 4 CSDL Đơn đặt hàng Tập tin đơn đặt hàng Tập tin NCC 3 Biên bản nhận hàng 1 2 In nhật ký mua hàng Nhật ký mua hàng N Phiếu nhập kho 1 N 2 Kế toán thanh toán (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 4.7 Lƣu đồ hoạt động nhận hàng 73 Sổ chi tiết HTK In phiếu nhập kho 4 N Kèm hàng hóa 3 Thủ quỹ c) Nhận hóa đơn, theo dõi công nợ Khi đã tập hợp đủ các chứng từ cần thiết, kế toán thanh toán tiến hành đối chiếu và ghi nhận nợ phải trả NCC, các chứng từ phải thống nhất thì mới chấp nhận thanh toán, sau đó kế toán thanh toán nhập dữ liệu trên chứng từ để cập nhật nợ phải trả làm cơ sở để ghi sổ chi tiết phải trả NCC. Sau đó in chứng từ thanh toán (có thể là phiếu chi, ủy nhiệm chi, hoặc séc chuyển khoản,…) gồm 2 liên, liên 1 lƣu, liên 2 gởi thủ quỹ. Các chứng từ gốc đƣợc lƣu tại bộ phận. KẾ TOÁN THANH TOÁN NCC Phòng KD Kế toán kho Hóa đơn bán hàng Đơn đặt hàng Phiếu nhập kho 2 4 Đối chiếu ghi nhận nợ phải trả NCC Phiếu nhập kho 2 Đơn đặt hàng Hóa đơn bán 4 hàng Nhập liệu Cập nhật dữ liệu N CSDL Tập tin NCC In sổ chi tiết phải trả NCC Tập tin nợ phải trả Sổ chi tiết phải trả NCC A In chứng từ thanh toán Chứng từ thanh toán 1 2 Thủ quỹ N (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 4.8 Lƣu đồ hoạt động nhận hóa đơn mua hàng, theo dõi nợ 74 d) Thanh toán cho NCC Khi có bộ chứng từ thanh toán: phiếu nhập kho và chứng từ thanh toán (có thể là phiếu chi, ủy nhiệm chi, hoặc séc chuyển khoản,…) thủ quỹ sẽ kiểm tra xem có khớp đúng hay không, tiến hành nhập liệu để cập nhật sổ quỹ. Đồng thời trả tiền cho NCC và lập biên nhận trả tiền. Cuối kỳ in sổ quỹ chuyển cho kế toán tổng hợp để ghi sổ cái. 75 THỦ QUỸ KẾ TOÁN TỔNG HỢP Kế toán thanh toán Kế toán kho Phiếu nhập kho 4 Chứng từ thanh toán A 2 Đối chiếu sổ sách Đối chiếu chứng từ,lập giấy báo thanh toán Giấy báo thanh toán Nhập liệu Chứng từ thanh toán Phiếu nhập kho 4 Nhập liệu Cập nhật dữ liệu 2 NCC ký xác nhận Biên nhận trả tiền N CSDL N CSDL Sổ quỹ Sổ chi tiết phải trả NCC N Cập nhật dữ liệu Trả tiền hàng cho NCC và lập biên nhận trả tiền Sổ chi tiết phải trả NCC Sổ quỹ In sổ cái Tập tin thanh toán In sổ quỹ Sổ cái Sổ quỹ (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 4.9 Lƣu đồ hoạt động thanh toán cho NCC 76 Tập tin thanh toán Kết thúc 4.3.1.2 Giới thiệu các phân hệ có liên quan đến chu trình chi phí trên phần mềm kế toán Misa Khi nghiệp vụ CP phát sinh đầy đủ chứng từ các kế toán viên tiến hành nhập liệu vào phần mềm kế toán Misa. Ta có nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhƣ sau: ngày 13/05/2014 mua 600 thùng đóng gói, đơn giá 16.500 đồng/cái của công ty TNHH Thanh Phú. Thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán thanh toán: làm việc trên phân hệ quỹ và phân hệ mua hàng, nhập liệu trên giao diện mua hàng và phiếu chi. 77 Kế toán kho: làm việc tại phân hệ kho, nhập liệu trên giao diện phiếu nhập kho. (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Hình 4.10 Giao diện phần mềm kế toán Misa trong chu trình CP * Nhận xét: các phân hệ liên kết với nhau rất chặc chẽ, tự động cập nhật thông tin, tiết kiệm thời gian làm việc. 78 4.3.1.3 Giới thiệu các tập tin trong chu trình chi phí a) Tập tin nhà cung cấp Bảng 4.11: Mô tả tập tin nhà cung cấp STT Mã nhà cung cấp 1 VD-LAKS001 Ngô Kế Sòng 2 LV-LAKT023 Bùi Văn Chỉnh 3 CD-LASI014 Trần Văn Tƣ 4 VD-LAHN002 Nguyễn Hoàng Nhã 5 VB-LACD009 Vu Suổi 6 CD-LAET031 Nguyễn Thị Phƣơng 7 CD-VLSF024 Huỳnh Thị Hƣờng … … Tên nhà cung cấp … Địa chỉ Ấp 3, xã Tân Hiệp, huyện Thạnh Hóa, tỉnh Long An Xã Hựu Thạnh, Huyện Đức Hòa, tỉnh Long An Xã Đức Hoà Thƣợng, Huyện Đức Hòa, tỉnh Long An Ấp Chánh Nhì xã Đông Thạnh huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An Ấp Bình An, xã Bình Lãng, Huyện Tân Trụ, tỉnh Long An Ấp 1, xã Nhị Thành, Huyện Thủ Thừa, tỉnh Long An Ấp Mỹ Khánh xã Mỹ Hòa, Phƣờng Cái Vồn, Thị xã Bình Minh, tỉnh Vĩnh Long … (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 79 Điện thoại 0932179643 0913884036 0984060609 01225003228 01649450949 0943295722 0933239601 … Ghi chú b) Tập tin nhập kho Bảng 4.12: Mô tả tập tin nhập kho Đơn vị tính: đồng Ngày, STT tháng nhập A B 01/09/2013 1 04/09/2013 2 05/09/2013 3 05/09/2013 4 05/09/2013 5 06/09/2013 6 06/09/2013 7 07/09/2013 8 07/09/2013 9 10 08/09/2013 11 15/09/2013 12 15/09/2013 13 15/09/2013 14 16/09/2013 … … Tên, nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất vật tƣ, dụng cụ sản phẩm, hàng hóa C Dừa khô nguyên liệu - Loại B1 Khoai lang nguyên liệu - Loại B1 Xoài nguyên liệu - Loại B1 Xoài nguyên liệu - Loại B2 Bƣởi năm roi nguyên liệu - Loại 1A Bƣởi năm roi nguyên liệu - Loại 2A Bƣởi năm roi nguyên liệu - Loại 3A Bƣởi năm roi nguyên liệu - Loại 4A Bƣởi da xanh nguyên liệu - Loại 1A Bƣởi da xanh nguyên liệu - Loại 2A Bƣởi da xanh nguyên liệu - Loại 3A Bƣởi da xanh nguyên liệu - Loại B1 Bƣởi da xanh nguyên liệu - Loại B2 Bƣởi da xanh nguyên liệu - Loại B3 … Cộng Mã số D CCOB01 SPOB01 MGB01 MGB02 HPO01A HPO02A HPO03A HPO04A PPO01A PPO02A PPO03A PPOB01 PPOB02 PPOB03 … Đơn vị tính E Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg Kg … Số lƣợng Theo chứng Thực từ nhập 1 2 50 50 60 60 80 80 65 65 200 200 320 320 160 160 240 240 150 150 170 170 230 230 80 80 110 110 75 75 … … (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 80 Đơn giá 3 7.460 2.500 5.600 4.550 12.100 11.800 11.000 10.700 9.800 9.700 9.050 8.895 8.125 8.013 … Thành tiền 4 373.000 150.000 448.000 295.750 2.420.000 3.776.000 1.760.000 2.568.000 1.470.000 1.649.000 2.081.500 711.600 893.750 600.975 … 620.589.1500 4.3.2 Hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình chi phí 4.3.2.1 Chứng từ trong chu trình chi phí Bảng 4.13: Chứng từ trong chu trình chi phí Loại chứng từ Mục đích lập Ngƣời lập Bộ phận sử dụng Hoạt động đặt hàng với NCC Giấy đề xuất Đề nghị mua hàng Bộ phận có nhu cầu Kho Phiếu yêu cầu mua hàng: 2 liên Thông báo về nhu cầu hàng hóa cần bổ sung của công ty Bộ phận kho Giám đốc, phòng KD Đơn đặt hàng: 5 liên Đặt hàng với NCC Phòng KD NCC, bộ phận nhận hàng, phòng kế toán Hoạt động nhận hàng Thông báo về Phiếu giao hàng: việc giao hàng 1 liên của NCC NCC Bộ phận nhận hàng Biên bản nhận hàng: 2 liên Xác nhận việc nhận hàng Bộ phận nhận hàng Bộ phận nhận hàng, phòng kế toán Phiếu nhập kho: 4 liên Chấp nhận cho nhập kho số hàng hóa đƣợc giao Kế toán kho Kho, phòng kế toán Hoạt động nhận hóa đơn, theo dõi nợ Hóa đơn bán hàng Thông báo tiền hàng để ngƣời mua thanh toán NCC Phòng kế toán Chứng từ thanh toán: 2 liên Làm căn cứ trả tiền cho NCC và ghi sổ chi tiết phải trả NCC Kế toán thanh toán Phòng kế toán 81 Hoạt động thanh toán cho NCC Giấy báo thanh toán Thông báo đến NCC việc thanh toán tiền hàng của mình Thủ quỹ Phòng kế toán Biên nhận trả tiền Xác nhận đã thanh toán tiền hàng cho NCC Thủ quỹ Phòng kế toán (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 4.3.2.2 Sổ sách trong chu trình chi phí Bảng 4.14: Sổ sách trong chu trình chi phí Loại sổ sách Mục đích lập Ngƣời lập Nhật ký mua hàng Ghi chép các nghiệp vụ mua hàng Kế toán kho Sổ chi tiết HTK Theo dõi HTK Bộ phận kho Sổ chi tiết phải trả NCC Theo dõi nợ phải trả cho mỗi NCC Kế toán thanh toán Sổ quỹ Theo dõi các khoản thu chi Thủ quỹ Sổ cái các TK Tổng hợp ghi chép các nghiệp vụ kinh tế Kế toán tổng hợp Bộ phận sử dụng Phòng kế toán (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 82 Đơn vị: Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ Địa chỉ: QL 1A, KCN Hƣng Phú 1, P.Tân Bình, Q.Cái Răng, TPCT Mẫu số S03A3-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) NHẬT KÝ MUA HÀNG Từ ngày 01/01/2014 đến ngày 30/06/2014 Đơn vị tính: triệu đồng S T T A Ngày, tháng ghi sổ B 1 03/01/2014 2 04/01/2014 3 04/01/2014 4 04/01/2014 5 05/01/2014 6 05/01/2014 … … Chứng từ Ngày, Số hiệu tháng C D HGINKCT 03/01/2014 1406002 HLIMNCT 04/01/2014 1406003 KTCVTCT 04/01/2014 1406004 HUITNCT 04/01/2014 1406005 QYUACT 05/01/2014 1406006 RTCACTL 05/01/2014 1406007 … … Diễn giải Tài khoản nợ E F Tài khoản có G Số tiền Ghi chú 1 H Khóm nguyên liệu - Loại B1 152.1.6 331.1 644,692 Bƣởi năm roi nguyên liệu – Loại 1A 152.1.1 331.1 792,308 Bƣởi năm roi nguyên liệu – Loại 2A 152.1.2 331.1 590,249 Bƣởi năm roi nguyên liệu – Loại 3A 152.1.3 331.1 385,743 Bƣởi năm roi nguyên liệu – Loại 4A 152.1.4 331.1 289,443 Bƣởi năm roi nguyên liệu – Loại B1 152.1.6 331.1 808,091 … … Tổng … … … 25.249,638 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 83 4.3.2.3 Báo cáo trong chu trình chi phí Bảng 4.15: Báo cáo trong chu trình chi phí Loại báo cáo Bảng kê hoạt động mua hàng Báo cáo HTK Báo cáo nợ phải trả Mục đích lập Kiểm tra dữ liệu có đƣợc cập nhật đầy đủ hay không, tổng hợp các hoạt động mua hàng Kiểm tra tình hình lƣợng hàng tồn trong kho, xác định nhu cầu nguyên liệu trong thời gian tới Xác định các kế hoạch thanh toán nợ, chủ động đƣợc thời gian Ngƣời lập Bộ phận sử dụng Thời gian lập Kế toán kho Giám đốc, kho, phòng kế toán, phòng KD Hàng tháng Kho Phòng KD, kho, phòng kế toán Hàng tháng Kế toán thanh toán Giám đốc, phòng kế toán Hàng quý (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 84 Đơn vị: Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ Địa chỉ: QL 1A, KCN Hƣng Phú 1, P.Tân Bình, Q.Cái Răng, TPCT BÁO CÁO HÀNG TỒN KHO Từ 01/06/2014 đến 30/06/2014 STT Tên nguyên liệu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 … Bƣởi năm roi - 1A Bƣởi năm roi - 3A Bƣởi năm roi – B3 Bƣởi năm roi - 4A Bƣởi năm roi - B0 Bƣởi năm roi - B1 Bƣởi năm roi - B2 Bƣởi năm roi - B3 Bƣởi năm roi - B4 Bƣởi da xanh - 1A Bƣởi da xanh - B0 … Tổng cộng Tồn đầu kỳ Số lƣợng Giá trị 21,65 370.215 9,562 95.620 20,885 171.257 20,691 151.044,3 15,631 250.096 10,563 115.136,7 16,331 179.641 6,589 86.974,8 18,96 172.536 2,483 37.741,6 5,623 82.095,8 … … 198,431 12.586.526,32 Nhập trong kỳ Số lƣợng Giá trị 135,068 2.323.169,6 763,2 7.326.720 612 5.079.600 761,6 5.331.200 229,239 3.713.671,8 1.068,672 11.327.923,2 521,7 5.738.700 809,039 10.679.314,8 556,81 5.178.333 828 12.585.600 620,36 8.995.220 … … 18.053,872 25.249.637.563 Xuất trong kỳ Số lƣợng Giá trị 140,2 2.441.022,2 765 6.901.065 615 5.137.710 770,6 6.072.328 235 3.929.905 1070 11.227.510 525 5.971.875 815,5 10.820.054 560 5.204.640 830,6 13.243.086,4 625 9.089.375 … … 17.912,421 25.250.337.289 Đơn vị tính: kg, đồng Tồn cuối kỳ Số lƣợng Giá trị 16,518 294.001,8 7,762 521.275 17,885 113.147 11,691 180.516,3 9,87 33.862,8 9,235 215.549,9 13,031 103.966 0,128 1.689,6 15,77 146.229 0,483 136.8216 0,983 614.815,8 … … 339,882 11.886.800,32 (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) Ngày 30 tháng 06 năm 2014 Ngƣời lập biểu (Ký, ghi rõ họ tên) 85 * Nhận xét: hệ thống chứng từ, sổ sách, báo cáo trong chu trình CP đầy đủ rõ ràng, cung cấp thông tin kịp thời cho ban lãnh đạo. 4.3.3 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí 4.3.3.1 Mục tiêu của hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí - Hiệu suất và hiệu quả các qui trình hoạt động trong chu trình CP - Độ tin cậy của các thông tin tài chính kế toán phải đƣợc đảm bảo - Phải tuân thủ theo quy định của công ty và pháp luật của Nhà nƣớc 4.3.3.2 Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí Bảng 4.16: Các hoạt động kiểm soát trong chu trình chi phí Rủi ro Ảnh hƣởng Thủ tục kiểm soát Hoạt động đặt hàng với NCC Yêu cầu mua hàng đƣợc lập bởi ngƣời không có thẩm quyền hoặc có thể không xuất phát từ nhu cầu thực tế Phát sinh CP không đúng mục đích Xét duyệt yêu cầu mua hàng và phiếu yêu cầu mua hàng cần đƣợc đánh số trƣớc, theo thứ tự và cần bảo quản các phiếu yêu cầu chƣa sử dụng Đặt hàng cho yêu cầu mua hàng không hợp lệ Phát sinh CP không hợp lý Cần xét duyệt phiếu yêu cầu mua hàng kỹ trƣớc khi lập đơn đặt hàng mua Đặt hàng với NCC không hợp lệ hoặc không đủ khả năng cung cấp hàng hóa Mua hàng giá cao, chất lƣợng hàng hóa kém làm ảnh hƣởng đến chất lƣợng sản phẩm kém Phân tích tình trạng NCC Xét duyệt đơn đặt hàng cẩn thận Cần lập danh sách NCC hợp lệ Hoạt động nhận hàng Nhận hàng hóa mà DN Phát sinh CP lƣu trữ không đặt mua 86 Kiểm tra đơn đặt hàng tƣơng ứng với phiếu yêu cầu mua hàng Lập chứng từ: báo cáo nhận hàng, phiếu nhập Thanh toán không đúng Nhận sai mặt hàng, sai kho cho mặt hàng đã đặt số lƣợng Đối chiếu giữa biên hàng bản nhận hàng với đơn đặt hàng Mất tài sản và sổ sách kế toán ghi chép không chính xác Mất hàng trong quá trình nhận hàng Quy định trách nhiệm của các cá nhân liên quan Kiểm kê kho định kỳ Đối chiếu sổ tổng hợp với sổ chi tiết Hoạt động nhận hóa đơn theo dõi nợ phải trả Ghi nhận nợ sai, phản ánh CP phát sinh sai Đối chiếu hóa đơn bán hàng nhận đƣợc với đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng Nhập liệu hóa đơn có nhiều sai sót Phản ánh sai nợ phải trả, sai về mặt hàng mua Thủ tục kiểm soát nhập liệu Đối chiếu với đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng Ghi nhận nợ sai và không đúng thời điểm Thanh toán sai cho NCC, sai số tiền Đối chiếu nợ với NCC định kỳ Nhận hóa đơn không đúng với nội dung của nghiệp vụ Hoạt động thanh toán tiền cho NCC Thanh toán cho hàng chƣa đƣợc nhận Mất tiền, CP tăng Đối chiếu đơn đặt hàng, biên bản nhận hàng, hóa đơn bán hàng trƣớc khi xét duyệt thanh toán Không hƣởng chiết khấu thanh toán Tăng CP mua hàng Lƣu trữ hóa đơn theo ngày thanh toán Thanh toán một hóa đơn nhiều lần CP phát sinh tăng, mất tiền Đánh dấu chứng từ đã sử dụng Thủ tục kiểm soát nhập liệu 87 Ghi nhận thanh toán sai Thanh toán cho NCC không có thật Phản ánh không chính xác nợ phải trả Thủ tục kiểm soát nhập liệu Đối chiếu định kỳ với NCC Mất tiền Lập bộ chứng từ thanh toán Lập danh sách NCC (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) * Nhận xét: có nhiều hoạt động xảy ra trong chu trình CP và ở mỗi hoạt động đều tiềm tàng những rủi ro nhất định, cần nhận dạng đúng rủi ro để có những biện pháp phòng tránh phù hợp sẽ làm hạn chế tổn thất của công ty. 88 CHƢƠNG 5 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TFR CẦN THƠ 5.1 ĐÁNH GIÁ TỔNG QUÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ Trong khoảng thời gian thực tập tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ em đã tìm hiểu về hệ thống thông tin kế toán tại công ty và kết hợp với những kiến thức em đƣợc học ở trƣờng cũng nhƣ tham khảo tài liệu có liên quan em rút ra đƣợc ƣu điểm và nhƣợc điểm của hệ thống thông tin kế toán tại công ty nhƣ sau: 5.1.1 Ƣu điểm 5.1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán - Trình tự luân chuyển chứng từ, kiểm soát các chứng từ trong các chu trình DT và CP tƣơng đối chặt chẽ. - Có sự phân chia rõ ràng trách nhiệm của từng nhân viên phê duyệt. Bộ phận kế toán đƣợc tổ chức độc lập với ngân quỹ, không vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Mỗi nhân viên phụ trách một phân hệ kế toán phù hợp với trình độ năng lực chuyên môn. - Chỉ có nhân viên phòng kế toán mới có mật khẩu để đăng nhập vào phần mềm. Căn cứ vào chức năng của từng kế toán viên, kế toán trƣởng phân quyền xử lý các phân hệ kế toán trong phần mềm. Công tác kế toán luôn tuân thủ các quy định, chế độ tài chính do Bộ Tài Chính ban hành. Cập nhật liên tục, kịp thời những quy định mới của Bộ Tài Chính. - Chứng từ trong quy trình đầy đủ và hợp lệ. Tùy thuộc vào mỗi chứng từ mà có số lƣợng liên khác nhau, ví dụ nhƣ: hợp đồng bán hàng có 3 liên (1 liên khách hàng, 1 liên cho phòng kế toán, 1 liên giữ lại ở phòng KD) điều này giúp cho quá trình kiểm soát thêm chặt chẽ hơn, và có thể tránh mất, thất lạc. - Chứng từ đƣợc ký duyệt rất cẩn thận bởi những ngƣời có thẩm quyền, và đƣợc phân công trách nhiệm lƣu giữ cẩn thận. - Hệ thống tài khoản kế toán của công ty bao gồm hệ thống các tài khoản tổng hợp, chi tiết, đƣợc mở theo đúng quy định hiện hành đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin cho các đối tƣợng liên quan. 89 - Công tác hạch toán, ghi sổ và lập các báo cáo định kỳ theo quy định cung cấp các thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời theo yêu cầu quản lý của Nhà Nƣớc và ban lãnh đạo Công ty. - Trang thiết bị, máy móc nhƣ: máy tính, máy in, máy photo, máy lạnh,… luôn đƣợc kiểm tra, bảo dƣỡng định kỳ để đảm trong tình trạng hoạt động tốt nhất. Để đảm bảo đƣợc tính bảo mật, đầy đủ, an toàn cho dữ liệu kế toán mỗi máy tính trong phòng kế toán đều đƣợc cài đặt phần mềm diệt virus để bảo vệ. Tại công ty, sau khi kết thúc năm kế toán tiến hành lập và in các sổ kế toán theo quy định. Các chứng từ gốc đƣợc sắp xếp theo từng loại, cơ sở dữ liệu kế toán đƣợc sao lƣu tại ổ cứng riêng của công ty nhằm dự phòng khi có rủi ro (phầm mềm bị lỗi, mất dữ liệu,…) xảy ra nhằm bảo vệ hệ thống phục hồi nhanh. - Công ty có sử dụng phần mềm kế toán Misa để hổ trợ cũng nhƣ là giảm lƣợng công việc và áp lực cho kế toán. Ngoài ra, phần mềm còn cung cấp chức năng tự động đánh số chứng từ, chọn trong danh sách có sẵn, kiểm tra đầy đủ, hợp lý,… làm giảm những sai sót trong quá trình nhập liệu nhƣ trùng chứng từ, nhập sai. Khi kế toán có những sai sót trong quá trình nhập liệu và xử lý phần mềm sẽ cảnh báo cho ngƣời kế toán biết để kịp thời sửa đổi cho chính xác. Nhìn chung Tổ chức hệ thống thông tin và luân chuyển chứng từ ở công ty đƣợc tổ chức một cách khoa học, hợp lý và phù hợp với chế độ kế toán hiện hành và trình độ kế toán trong công ty. Là một DN sản xuất có quy mô, bộ máy kế toán công ty đƣợc tổ chức theo hình thức tập trung phù hợp với tình hình thực tế ở công ty và phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của từng nhân viên trong phòng kế toán, có cơ cấu phù hợp với các khâu của từng công việc. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung, thống nhất với công tác kế toán, kiểm tra, xử lý và cung cấp thông tin kế toán một cách kịp thời, giúp lãnh đạo công ty nắm bắt đƣợc tình hình hoạt động của công ty một cách nhanh chóng thông qua thông tin kế toán cung cấp, thực hiện, kiểm tra, chỉ đạo toàn bộ hoạt động của công ty. 5.1.1.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ TFR đã ban hành hàng loạt quy chế, quy định, quy trình và hƣớng dẫn mới nhằm phù hợp với mục tiêu hoạt động hơn, đồng thời không ngừng cải cách, sửa đổi cho phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của TFR cũng nhƣ quy định của cơ quan Nhà nƣớc. 90 Ban lãnh đạo TFR đã cố gắng trong việc tạo lập và duy trì một môi trƣờng kiểm soát lành mạnh làm tiền đề thuận lợi cho hoạt động kiểm soát nội bộ và đã chú trọng xây dựng một môi trƣờng kiểm soát tốt làm nhân tố ảnh hƣởng trực tiếp đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ. 5.1.2 Nhƣợc điểm 5.1.2.1 Hệ thống thông tin kế toán Bên cạnh những ƣu điểm trong hệ thống thông tin kế toán, công ty vẫn còn tồn tại một số hạn chế sau: - Đa số chứng từ có nhiều liên trong cả 2 chu trình đều không đánh số thứ tự nhƣ: hợp đồng bán hàng (gồm 3 liên), lệnh bán hàng (2 liên),… trong chu trình DT. Đây cũng điểm yếu của công ty và đều này làm giảm đi tính chặc chẽ trong quá trình kiểm soát, không phân rõ nhiệm vụ của từng bộ phận cụ thể khi giữ chứng từ. - Trong chu trình DT: hệ thống thông tin kế toán của công ty không có khâu chuyển đơn đặt hàng cho thủ kho hoặc kế toán kho để thủ kho biết công ty còn đủ lƣợng hàng để cung cấp hay không. Điều này có thể dẫn đến rủi ro nhận các đơn đặt hàng mà công ty không có khả năng cung cấp hoặc phải giao hàng trễ hạn gây mất uy tín của công ty. - Trong chu trình CP: + Khi bộ phận có nhu cầu mua hàng chỉ lập 1 liên và không có lƣu lại phiếu yêu cầu mua hàng để đối chiếu khi nhận hàng. + Quá trình thanh toán tiền cho NCC không có sự tham gia xét duyệt thanh toán của giám đốc, vì vậy có thể xảy ra rủi ro là có sự thông đồng giữa các nhân viên lấy cắp tiền. - Chứng từ trong 2 chu trình DT và chu trình CP đều đúng mẫu quy định, tuy nhiên trong số đó có những chứng từ thiếu sót trong quá trình ghi chép của nhân viên kế toán trong công ty, và lúc ký xét duyệt cũng không phát hiện. Ví dụ nhƣ: hóa đơn GTGT số 0004042 ngày 09 tháng 06 năm 2014 bán hàng cho KH còn thiếu thông tin (phụ lục 4 trang 101), phiếu mua hàng mờ không thấy rõ nội dung (phụ lục 5 trang 102). - Phần mềm kế toán chƣa đƣợc khai thác triệt để, có nhiều khâu kế toán phải làm thủ công. Phần mềm kế toán ở công ty chủ yếu để lƣu giữ một số dữ liệu căn bản nhƣ: danh sách hợp đồng, sổ chi tiết các khoản phải thu, phải trả, các loại báo cáo công nợ, danh sách khách hàng,… Riêng phần báo cáo quản 91 trị thì hầu nhƣ kế toán không sử dụng đến. Phần mềm chỉ hiển thị lỗi sai nhƣng không hƣớng dẫn cách sửa chữa. Khi sử dụng máy cần cài đặt SQL nên máy tính cần có cấu hình mạnh nếu không phần mềm chạy rất chậm ảnh hƣởng đến tiến độ công việc. - Hệ thống wifi: khi sử dụng phần mềm kế toán Misa để hạch toán, làm các công việc hằng ngày, máy tính cần kết nối mạng. Nhƣng hệ thống wifi thƣờng xuyên có vấn đề, làm chậm tiến độ làm việc của các kế toán viên. - Một số bộ phận nhân viên chƣa thực sự đáp ứng đƣơc yêu cầu công việc, ý thức của mỗi cán bộ thực hiện chƣa cao. 5.1.2.2 Hệ thống kiểm soát nội bộ - Chƣa có sự thống nhất và phối hợp lẫn nhau giữa các đơn vị trong việc ban hành quy trình, quy chế. - Kiểm toán nội bộ thực chất chƣa có sự độc lập với bộ phận đƣợc kiểm tra. 5.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH MTV TFR CẦN THƠ 5.2.1 Đối với công tác tổ chức chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán phải đƣợc kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo: - Tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu phản ánh trên chứng từ. - Tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ. - Tính hợp lệ, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. - Việc chấp hành quy chế quản lý nội bộ chính xác và hợp pháp. Một số chứng từ cần lập nhiều hơn một liên để dễ dàng cho việc đối chiếu. Ví dụ giấy đề xuất (phụ lục 1 trang 98) cần lập 2 liên (1 liên đƣa lên quản lý xin cấp vật tƣ và 1 liên lƣu tại bộ phận để đối chiếu khi nhận). Phân công rõ ràng nhiệm vụ giữ chứng từ cho từng bộ phận. Đánh số thứ tự các liên của chứng từ. Định kỳ đối chiếu hóa đơn bán hàng cùng với hệ thống theo dõi HTK và tổ chức kiểm kê định kỳ chặt chẽ, giúp phát hiện ra những giao dịch bán hàng mà không ghi nhận DT. Việc phát hiện này sẽ làm giảm tình trạng nhân viên cố tình chiếm dụng vốn của công ty. Định kỳ đối chiếu doanh số theo kế toán với doanh số trên báo cáo bán hàng của phòng KD. 92 5.2.2 Đối với công tác tổ chức quá trình xử lý Ngoài những quy định tài chính nội bộ, phòng kế toán nên phổ biến các quy định tài chính cụ thể đối với từng kế hoạch cụ thể cho nhân viên các bộ phận có liên quan nhằm tạo hiệu quả trong các quá trình xử lý của chu trình DT cũng nhƣ chu trình CP. Qui định rõ ràng khi thanh toán tiền hàng có giá trị lớn thì cần có sự tham gia của BGĐ. Khi phòng KD nhận đƣợc đơn đặt hàng từ KH trƣớc khi chấp nhận bán hay ký kết hợp đồng phải liên hệ với thủ kho hoặc kế toán kho để biết đƣợc công ty có đủ khả năng cung cấp hay không. 5.2.3 Đối với công tác tổ chức bộ máy - Đối với hệ thống mạng cần duy trì nhật ký ghi ngƣời sử dụng máy tính và các chƣơng trình phần mềm. Những ngƣời sử dụng không đƣợc có chức năng vào xem, xóa, sửa sổ, chỉ có bộ phận đƣợc giao nhiệm vụ mới đƣợc vào chức năng này. - Hệ thống wifi thƣờng xuyên có vấn đề vì thế công ty nên tuyển nhân viên công nghệ để kịp thời sửa chữa đảm bảo tiến trình công việc mỗi khi có sự cố xảy ra. - Đối với các tập tin đƣợc làm trên những mảng riêng biệt nên giao trách nhiệm quản lý thông tin cho từng ngƣời trong bộ phận, nếu thông tin bị mất hay truyền ra bên ngoài thì ngƣời đó phải chịu trách nhiệm. - Thực hiện đánh giá năng lực của nhân viên ở từng khâu, từng công việc và mức độ phát triển cũng nhƣ khả năng gắn bó lâu dài với công ty. Từ đó phân loại và đƣa ra nhận xét về sự thiếu hụt nhân sự. Trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch đào tạo cụ thể cho từng bộ phận phù hợp với tốc độ phát triển của công ty. Việc xét chọn ngƣời cần công khai và dân chủ. - Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân sự vào làm công tác kế toán, cần lựa chọn những ngƣời có đủ những tố chất phù hợp với công việc kế toán nhƣ: phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, cẩn thận, nhiệt tình nhằm hạn chế những rủi ro xảy ra cho công ty sau này. Nhân viên sau khi đƣợc tuyển dụng cần đƣợc đào tạo vững chắc các quy trình nghiệp vụ, nội quy cơ quan và phải trải qua thời gian tập sự cần thiết để có thể đảm nhận công việc tốt. Định kỳ công ty thực hiện đánh giá cán bộ về các mặt: theo dõi việc tuân thủ chấp hành các chính sách, quy định, quy trình nghiệp vụ, chấp hành nội quy lao động; thái độ, trách nhiệm với công 93 việc đƣợc giao hằng ngày, tƣ cách cán bộ, đạo đức nghề nghiệp; các phản ánh của KH, các phòng ban liên quan, trong việc phối hợp công tác đối với đồng nghiệp… - Cán bộ kế toán phải tuân thủ tuyệt đối chế độ bảo mật thông tin, chỉ đƣợc phép truy cập những thông tin, dữ liệu theo đúng cấp độ đƣợc quy định. Tuyệt đối chấp hành nội quy công nghệ thông tin: sử dụng mật khẩu đúng quy định, không để ngƣời khác biết mật khẩu cũng nhƣ không đƣợc sử dụng mật khẩu của ngƣời khác. 5.2.4 Đối với công tác tổ chức hệ thống báo cáo Cuối mỗi quý hay sáu tháng cần lập báo cáo DT, CP theo từng bộ phận, so sánh giữa các kỳ báo cáo với nhau để đánh giá hiệu quả hoạt động giữa các bộ phận. Ngoài ra, Công ty cần lập một bộ phận kế toán quản trị để chuyên sâu vào việc kiểm soát CP, lập dự toán và báo cáo phân tích phục vụ việc ra quyết định của ban lãnh đạo. Công ty cần lập thêm các báo cáo phân tích nhƣ: báo cáo phân tích CP sản xuất (CP nguyên vật liệu trực tiếp, CP nhân công trực tiếp, CP sản xuất chung). Trong đó, báo cáo có sự so sánh, phân tích số thực tế so với dự toán, nêu rõ nguyên nhân biến động CP và biện pháp khắc phục nhằm kiểm soát và tối thiểu hoá CP. Kế toán hạn chế mở nhiều tài khoản CP chi tiết. Tuy nhiên để có thể theo dõi từng CP riêng và lập báo báo về tình hình sử dụng CP cụ thể nhằm giúp nhà quản trị có cái nhìn chi tiết hơn trong quản lý các loại CP sản xuất phát sinh. 5.2.5 Đối với hệ thống kiểm soát nội bộ - Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm mục đích triển khai thực hiện có hiệu quả, phát huy tốt chức năng, nhiệm vụ của công ty trong từng giai đoạn. Bộ phận kiểm soát nội bộ phải độc lập với các bộ phận khác. - Ban lãnh đạo cần có quan điểm điều hành đúng đắn, quán triệt tầm quan trọng của công tác kiểm soát nội bộ trong ý thức và thực thi, tăng cƣờng nhận thức về kiểm soát nội bộ cho toàn công ty. - Chuẩn hóa các hoạt động bằng cách thống nhất ban hành đầy đủ quy trình thực hiện các nghiệp vụ trên cơ sở các quy chế, quy định và hƣớng dẫn đã có. 94 CHƢƠNG 6 KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 6.1 KẾT LUẬN Cùng với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế thì hệ thống thông tin kế toán cũng không nằm ngoài sự vận động đó. Giữ vai trò quan trọng trong hệ thống thông tin kế toán thì ngƣời làm kế toán cần đƣợc thay đổi về nội dung và phƣơng pháp kế toán để bắt kịp với tốc độ phát triển chung. Sau khi thực hiện đề tài “ Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ” cho thấy một cái nhìn tổng quát về cách thức tổ chức kế toán cũng nhƣ quá trình luân chuyển chứng từ và hệ thống báo cáo sổ sách của công ty. Với những thủ tục kiểm soát để có thể kiểm soát đƣơc các rủi ro, sai sót thì công ty đã đạt đƣợc những hiệu quả nhất định bên cạnh những mặt hạn chế cần khắc phục. Qua thời gian thực tập tại phòng kế toán Công Ty TNHH MTV TFR Cần Thơ, bƣớc đầu em đã làm quen với công việc của ngƣời cán bộ kế toán, dựa trên kiến thức đã học ở trƣờng và tìm hiểu hoạt động thực tế của công ty em đã trình bày một số ý kiến nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin tập hợp CP sản xuất ở công ty. Do kiến thức có hạn và chƣa thật sự có nhiều kinh nghiệm về thực tế, nên những phân tích và giải pháp em nêu ra chƣa thật cụ thể và không thể tránh khỏi những thiếu sót. Em cũng hiểu việc áp dụng các lý thuyết vào thực tế là không dễ dàng và không đƣợc cứng nhắc, đòi hỏi cần nhiều thời gian nghiên cứu, trải nghiệm. Chính vì thế có những vấn đề nào em chƣa phản ánh đƣợc sâu sắc, toàn diện mong đƣợc thầy cô, anh chị thông cảm và góp ý để em có thể nâng cao hiểu biết của mình. 6.2 KIẾN NGHỊ 6.2.1 Đối với Nhà nƣớc Sớm xây dựng chế độ kế toán ổn định, các chuẩn mực kế toán phù hợp với thực trạng đất nƣớc và hệ thống chuẩn mực kế toán quốc tế. Tạo điều kiện cho đơn vị thực hiện dễ dàng hơn công tác kế toán, và thuận lợi cho DN trong việc hợp tác với đối tác nƣớc ngoài. Tạo môi trƣờng cạnh tranh, điều kiện pháp lý cho các công ty, doanh nghiệp KD cũng ngành nghề; nghiêm cấm, xử lý nặng các hành vi bán hàng kém chất lƣợng, hàng có chất gây hại đến sức khỏe ngƣời tiêu dùng. 95 Với cơ quan thuế nên hỗ trợ về mặt văn bản hành chính, hƣớng dẫn lập các báo cáo thuế, quyết toán thuế với các mẫu đã đƣợc Nhà nƣớc thay đổi phù hợp với yêu cầu của Tổng cục thuế Việt Nam; cập nhật và tìm hiểu những nghị định, thông tƣ mới về cách tính thuế, các loại thuế cho các DN trên địa bàn địa phƣơng kịp thời thực hiện tránh tình trạng công ty làm sai quy định. 6.2.2 Đối với địa phƣơng Các cấp có thẩm quyền, sở ban ngành địa phƣơng hỗ trợ DN về các thủ tục pháp lý đƣợc dễ dàng và thuận lợi khi hoạt động sản xuất KD cũng nhƣ thực hiện một số quyền và nghĩa vụ cơ bản của DN hoạt động KD. 6.2.3 Đối với ngân hàng Ngân hàng nhà nƣớc có thể nghiên cứu về quy chế tín dụng đảm bảo tiền vay, có ƣu đãi cho các công ty có uy tín và tài chính lành mạnh. Ngân hàng phải là bạn đồng hành cùng công ty trong bối cảnh khó khăn. 96 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Phan Đức Dũng (2009), Kế toán tài chính, Nhà xuất bản Thống kê, Đại học Quốc gia TP. HCM, Khoa Kinh tế 2. TS. Phan Đức Dũng, 2007. Kế toán chi phí giá thành. TP.Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản thống kê. 3. Th.S. Bùi Văn Trƣờng, 2008. Kế toán chi phí. TP.Hồ Chí Minh: Nhà xuất bản Lao Động - Xã Hội. 4. TS. Bùi Văn Dƣơng, TS. Võ Minh Hùng (2007), Hướng dẫn thực hành kế toán tài chính, Nhà xuất bản Thống kê 5. Th.S. Lê Phƣớc Hƣơng, 2011. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán phần 2. Đại học Cần Thơ 6. Trần Quốc Dũng, 2009. Bài giảng Tổ chức thực hiện công tác kế toán. Đại học Cần Thơ. 7. Th.S.Phan Thị Ánh Nguyệt, 2010. Giáo trình hệ thống thông tin kế toán 1. Đại học Cần Thơ. 97 PHỤ LỤC PHỤ LỤC 1: Giấy đề xuất (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 98 PHỤ LỤC 2: Phiếu nhập kho (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 99 PHỤ LỤC 3: Biên nhận trả tiền (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 100 PHỤ LỤC 4: Hóa đơn GTGT thiếu thông tin (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 101 PHỤ LỤC 5: Phiếu mua hàng bị mờ không nhìn rõ nội dung (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) PHỤ LỤC 6: Phiếu thu (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 102 PHỤ LỤC 7: Phiếu chi (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 103 PHỤ LỤC 8: Phiếu xuất kho (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 104 PHỤ LỤC 9: Phiếu giao hàng (Nguồn: phòng kế toán công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ) 105 PHỤ LỤC 10: Báo cáo tài chính của công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ Mẫu số B02-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Năm 2011 Đơn vị tính: triệu đồng Mã Thuyết Chỉ tiêu Năm nay Năm trƣớc số minh 1. DT bán hàng và cung cấp 01 VI.25 130.925,2 128.997,608 dịch vụ 2. Các khoản giảm trừ DT 02 1.045,826 1.006,482 3. DT thuần về bán hàng và 129.879,37 10 127.991,13 cung cấp dịch vụ (10=01-03) 4 4. Giá vốn hàng bán 11 VI.27 86.689,74 85.486,742 5. LN gộp về bán hàng và cung 20 43.189,634 42.504,38 cấp dịch vụ (20=10-11) 6. DT hoạt động tài chính 7. CP tài chính - Trong đó: CP lãi vay 8. CP bán hàng 9. CP quản lý DN 10. LN thuần về hoạt động KD {30=20+(21-22)-(24+25)} 21 22 23 24 25 11. Thu nhập khác 12. CP khác 13. LN khác (40=31-32) 14. Tổng LN kế toán trƣớc thuế (50=30+40) 31 32 40 15. CP thuế TNDN hiện hành 16. CP thuế TNDN hoãn lại 17. LN sau thuế TNDN (60=50-51-52) 51 52 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70 Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) VI.26 30 50 40,75 1.389,424 865,523 13.321,359 7.691,193 41,513 1.211,326 865,523 14.515,439 8.574,955 20.828,408 18.244,18 20.828,408 18.244,18 15.621,306 13.683,13 VI.30 VI.30 60 Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 106 Ngày… tháng … năm 2011 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ Mẫu số B02-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Năm 2012 Đơn vị tính: triệu đồng Mã Thuyết Chỉ tiêu Năm nay Năm trƣớc số minh 1. DT bán hàng và cung cấp 01 VI.25 130.925,2 139.657,5 dịch vụ 2. Các khoản giảm trừ DT 02 1.045,826 1.132,69 3. DT thuần về bán hàng và 10 138.524,81 129.879,374 cung cấp dịch vụ (10=01-03) 4. Giá vốn hàng bán 11 5. LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20=10-11) 20 6. DT hoạt động tài chính 21 7. CP tài chính - Trong đó: CP lãi vay 8. CP bán hàng 22 23 24 9. CP quản lý DN 10. LN thuần về hoạt động KD {30=20+(21-22)-(24+25)} 95.570,242 86.689,74 42.954,568 43.189,634 40,217 40,75 1.398,519 14.506,719 1.389,424 865,523 13.321,359 25 7.251,787 7.691,193 30 19.837,76 20.828,408 19.837,76 20.828,408 14.878,32 15.621,306 11. Thu nhập khác 12. CP khác 13. LN khác (40=31-32) 14. Tổng LN kế toán trƣớc thuế (50=30+40) 31 32 40 15. CP thuế TNDN hiện hành 16. CP thuế TNDN hoãn lại 17. LN sau thuế TNDN (60=50-51-52) 51 52 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70 Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) VI.27 VI.26 860,823 50 VI.30 VI.30 60 Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 107 Ngày… tháng … năm 2012 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ Mẫu số B02-DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH Năm 2013 Đơn vị tính: triệu đồng Mã Thuyết Chỉ tiêu Năm nay Năm trƣớc số minh 1. DT bán hàng và cung cấp 01 VI.25 115.123,169 139.657,5 dịch vụ 2. Các khoản giảm trừ DT 02 962,364 1.132,69 3. DT thuần về bán hàng và 10 114.160,805 138.524,81 cung cấp dịch vụ (10=01-03) 4. Giá vốn hàng bán 11 5. LN gộp về bán hàng và cung cấp dịch vụ (20=10-11) 20 6. DT hoạt động tài chính 21 7. CP tài chính VI.27 64.250,172 95.570,242 49.910,633 42.954,568 40,16 40,217 22 1.259,699 1.398,519 - Trong đó: CP lãi vay 23 842,364 860,823 8. CP bán hàng 24 9.273,356 14.506,719 9. CP quản lý DN 25 5.523,459 7.251,787 10. LN thuần về hoạt động KD {30=20+(21-22)-(24+25)} 30 33.894,279 19.837,76 33.894,279 19.837,76 25.420,709 14.878,32 11. Thu nhập khác 12. CP khác 13. LN khác (40=31-32) 14. Tổng LN kế toán trƣớc thuế (50=30+40) 31 32 40 15. CP thuế TNDN hiện hành 16. CP thuế TNDN hoãn lại 17. LN sau thuế TNDN (60=50-51-52) 51 52 18. Lãi cơ bản trên cổ phiếu 70 Ngƣời lập biểu (Ký, họ tên) VI.26 50 VI.30 VI.30 60 Kế toán trƣởng (Ký, họ tên) 108 Ngày… tháng … năm 2013 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) Mẫu số B01 – DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC, Ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng BTC) Công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Tại ngày 31 tháng 12 năm 2013 Đơn vị tính: đồng TÀI SẢN 1 A - TÀI SẢN NGẮN HẠN (100=110+120+130+140 +150) I. Tiền và các khoản tƣơng đƣơng tiền 1.Tiền 2. Các khoản tƣơng đƣơng tiền II. Các khoản đầu tƣ tài chính ngắn hạn 1. Đầu tƣ ngắn hạn 2. Dự phòng giảm giá đầu tƣ ngắn hạn III. Các khoản phải thu ngắn hạn 1. Phải thu khách hàng 2. Trả trƣớc cho ngƣời bán 3. Phải thu nội bộ ngắn hạn 4. Phải thu theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 5. Các khoản phải thu khác 6. Dự phòng phải thu ngắn hạn khó đòi (*) IV. Hàng tồn kho 1. Hàng tồn kho 2. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho (*) V. Tài sản ngắn hạn khác 1. Chi phí trả trƣớc ngắn hạn Mã số 2 Thuyết minh 3 100 Số cuối năm Số đầu năm 4 5 96.684.308.514 103.931.224.935 38.468.313.392 40.929.408.464 3.384.252.129 4.236.162.537 35.084.061.263 36.693.245.927 - - 121 - - 129 - - 130 56.550.103.100 61.130.250.889 131 35.720.487.563 38.253.782.621 132 19.253.782.364 21.006.598.989 133 13.569.365 13.954.237 134 - - 1.562.263.808 1.855.915.042 139 - - 140 141 12.586.526 12.586.526 14.369.695 14.369.695 149 - - 150 1.653.638.786 1.857.195.887 151 - - 110 111 V.01 112 120 135 V.02 V.03 V.04 109 2. Thuế GTGT đƣợc khấu trừ 3. Thuế và các khoản khác phải thu Nhà nƣớc 5. Tài sản ngắn hạn khác B - TÀI SẢN DÀI HẠN (200 = 210 + 220 + 240 + 250 + 260) I- Các khoản phải thu dài hạn 1. Phải thu dài hạn của khách hàng 2. Vốn kinh doanh ở đơn vị trực thuộc 3. Phải thu dài hạn nội bộ 4. Phải thu dài hạn khác 5. Dự phòng phải thu dài hạn khó đòi (*) II. Tài sản cố định 1. Tài sản cố định hữu hình - Nguyên giá - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 2. Tài sản cố định thuê tài chính - Nguyên giá - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 3. Tài sản cố định vô hình - Nguyên giá - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) 4. Chi phí xây dựng cơ bản dở dang III. Bất động sản đầu tƣ - Nguyên giá - Giá trị hao mòn luỹ kế (*) IV. Các khoản đầu tƣ tài chính dài hạn 1. Đầu tƣ vào công ty con 2. Đầu tƣ vào công ty liên kết, liên doanh 3. Đầu tƣ dài hạn khác 4. Dự phòng giảm giá đầu tƣ tài chính dài hạn (*) 152 - - 26.745.328 29.634.085 158 1.626.893.458 1.827.561.802 200 - - 210 - - 154 V.05 211 - - 212 - - - - - - 213 218 V.06 V.07 219 220 44.563.452.123 45.369.458.246 44.563.452.123 45.369.458.246 222 64.788.500.256 64.788.500.256 223 (20.225.048.403) (20.697.236.496) - - 225 - - 226 - - - - - - 221 224 227 228 V.08 V.09 V.10 229 230 V.11 - - 240 241 V.12 - - 242 - - 250 - - 251 - - 252 - - - - - - 258 V.13 259 110 V. Tài sản dài hạn khác 1. Chi phí trả trƣớc dài hạn 2. Tài sản thuế thu nhập hoãn lại 3. Tài sản dài hạn khác TỔNG CỘNG TÀI SẢN (270 = 100 + 200) NGUỒN VỐN A - NỢ PHẢI TRẢ (300 = 310 + 330) I. Nợ ngắn hạn 1. Vay và nợ ngắn hạn 2. Phải trả ngƣời bán 3. Ngƣời mua trả tiền trƣớc 4. Thuế và các khoản phải nộp Nhà nƣớc 5. Phải trả ngƣời lao động 6. Chi phí phải trả 7. Phải trả nội bộ 8. Phải trả theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng 9. Các khoản phải trả, phải nộp ngắn hạn khác 10. Dự phòng phải trả ngắn hạn II. Nợ dài hạn 1. Phải trả dài hạn ngƣời bán 2. Phải trả dài hạn nội bộ 3. Phải trả dài hạn khác 4. Vay và nợ dài hạn 5. Thuế thu nhập hoãn lại phải trả 6. Dự phòng trợ cấp mất việc làm 7.Dự phòng phải trả dài hạn B - VỐN CHỦ SỞ HỮU (400 = 410 + 430) I. Vốn chủ sở hữu 1. Vốn đầu tƣ của chủ sở hữu 2. Thặng dƣ vốn cổ phần 260 - - 261 V.14 - - 262 V.21 - - - - 268 270 141.247.760.637 149.300.683.181 300 31.732.983.616 46.896.951.663 310 311 312 31.732.983.616 2.189.698.460 2.788.115.584 46.896.951.663 2.724.693.267 6.521.967.174 8.463.895.412 14.310.679.025 V.16 2.672.147.215 2.018.916.875 V.17 14.858.295.347 110.263.482 - 19.096.192.911 411.563.865 97.103.650 V.15 313 314 315 316 317 318 319 V.18 - 650.568.116 1.715.834.896 320 - - 330 - - 331 - - 332 333 334 V.19 V.20 - 335 V.21 - - 336 - - 337 - - 400 109.514.777.021 102.403.731.518 109.514.777.021 102.403.731.518 411 80.000.000.000 80.000.000.000 412 - - 410 V.22 111 3. Vốn khác của chủ sở hữu 4. Cổ phiếu quỹ (*) 5. Chênh lệch đánh giá lại tài sản 6. Chênh lệch tỷ giá hối đoái 7. Quỹ đầu tƣ phát triển 8. Quỹ dự phòng tài chính 9. Quỹ khác thuộc vốn chủ sở hữu 10. Lợi nhuận sau thuế chƣa phân phối 11. Nguồn vốn đầu tƣ XDCB II. Nguồn kinh phí và quỹ khác 1. Quỹ khen thƣởng, phúc lợi 2. Nguồn kinh phí 3. Nguồn kinh phí đã hình thành TSCĐ TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN (440 = 300 + 400) 413 684.662.674 884.662.793 414 - - 415 - - 416 926.518.138 783.408.837 417 1.368.698.379 2.986.236.473 418 1.053.824.691 1.278.364.297 419 - 420 1.500.000.000 25.420.709.263 421 14.878.320.217 - - 430 60.363.876 92.738.901 431 60.363.876 92.738.901 432 V.23 433 440 - - - - 141.247.760.637 149.300.683.181 CÁC CHỈ TIÊU NGOÀI BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN Thuyết minh Chỉ tiêu Số đầu năm Số cuối năm 1. Tài sản thuê ngoài 2. Vật tƣ, hàng hóa nhận giữ hộ, nhận gia công 3. Hàng hóa nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cƣợc 4. Nợ khó đòi đã xử lý 5. Ngoại tệ các loại Lập, ngày 31 tháng 12 năm 2013 Ngƣời lập Kế toán trƣởng (Ký, học tên) (Ký, họ tên) 112 Giám đốc (Ký, họ tên, đóng dấu) 113 [...]... tiêu phân tích hệ thống thông tin kế toán thông qua các dữ liệu đầu vào và đầu ra tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ Từ đó chỉ ra đƣợc những ƣu và nhƣợc điểm trong hệ thống thông tin kế toán để đề ra những giải pháp thích hợp nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ - Phân tích. .. về hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV TFR Cần Thơ 2 CHƢƠNG 2 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 CƠ SỞ LÍ LUẬN 2.1.1 Giới thiệu sơ lƣợc về hệ thống thông tin kế toán 2.1.1.1 Khái niệm hệ thống thông tin và hệ thống thông tin kế toán a) Hệ thống thông tin Hệ thống là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thành phần có mối quan hệ với nhau để thực hiện những mục tiêu chung nhất định Hệ. .. kê phân tích các tình hình KD Dựa vào mục tiêu và phƣơng pháp, hệ thống thông tin kế toán đƣợc phân thành hai loại là hệ thống thông tin kế toán tài chính và hệ thống thông tin kế toán quản trị b) Phân loại theo sự lưu trữ và xử lý số liệu Hệ thống thông tin kế toán thủ công: trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con ngƣời, cùng với các công cụ tính toán, con ngƣời thực hiện toàn bộ các công. .. yếu Kế toán nắm giữ những thông tin chủ chốt Một công ty, một DN muốn phát triển vững mạnh thì cần có đội ngũ kế toán vững mạnh để quản lí tài sản, vật chất Mà quan trọng hơn hết là hệ thống thông tin kế toán Cho dù là công ty có quy mô lớn hay nhỏ thì hệ thống thông tin kế toán đều rất quan trọng Một hệ thống thông tin kế toán hợp lý sẽ kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy... sách, báo cáo theo quy định Bƣớc 6: Cuối kỳ, kết chuyển lãi lỗ; khoá sổ kế toán và tạo dữ liệu kế toán cho năm làm việc mới Trong MISA SME.NET 2012 có 13 phân hệ, bao gồm: - Phân hệ quỹ - Phân hệ tiền lƣơng - Phân hệ ngân hàng - Phân hệ thuế - Phân hệ bán hàng - Phân hệ giá thành 19 - Phân hệ mua hàng - Phân hệ hợp đồng - Phân hệ kho - Phân hệ cổ đông - Phân hệ TSCĐ - Phân hệ ngân sách - Phân hệ tổng hợp... tiết hoạt động KD các 1 thông tin kế toán làm cơ sở giúp nhà quản trị đƣa ra chiến lƣợc, quyết định Nếu thông tin kế toán sai lệch thì DN sẽ rơi vào tình trạng khó khăn Nhận thức đƣợc tầm quan trọng và ý nghĩa nhƣ vậy của hệ thống thông tin kế toán đối với một DN nên em quyết định chọn đề tài: Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV The Fruit Republic Cần Thơ làm luận văn tốt nghiệp... Hệ thống thông tin là một hệ thống bao gồm con ngƣời, dữ liệu, các quy trình và công nghệ thông tin tƣơng tác với nhau để thu thập, xử lý, lƣu trữ và cung cấp thông tin cần thiết ở đầu ra, cung cấp thông tin hữu ích cho ngƣời sử dụng có liên quan Đầu vào Xử lý Đầu ra (Nguồn: Nguyễn Thế Hưng, 2006 Hệ thống thông tin kế toán Tp Hồ Chí Minh Nhà xuất bản Thống Kê) Hình 2.1 Sơ đồ mô tả hệ thống Căn cứ theo... cấp thông tin về nguồn và cách sử dụng nguồn nhân lực nhƣ tiền lƣơng và các khoản trích theo lƣơng, thanh toán lƣơng, thị trƣờng nguồn nhân lực, xu hƣớng sử dụng nguồn nhân lực,… - Hệ thống thông tin kế toán: cung cấp thông tin xử lý các nghiệp vụ tài chính và các thông tin liên quan tới việc phân tích lập kế hoạch - Hệ thống hỗ trợ quyết định: là hệ thống tổng hợp thông tin từ hệ thống thông tin quản... trì hệ thống trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính - Môi trường hệ thống: hệ thống luật pháp và đặc điểm hoạt động của DN là những yếu tố ảnh hƣởng đến việc xử lý trong hệ thống thông tin kế toán Để thuận tiện trong nghiên cứu, các sự kiện kinh tế liên quan theo kiểu tác nhân, kết quả và lặp đi lặp lại sẽ đƣợc kết hợp để xử lý chung trong một quy trình kế toán và ngƣời ta gọi chúng là một. .. nguồn lực, nhiệm vụ,… có tiêu chuẩn xác định trƣớc rõ ràng - Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống tổng hợp các thông tin của các hệ thống xử lý nghiệp vụ về các hoạt động trong nội bộ DN và các thông tin thu nhập từ nguồn bên ngoài DN để cung cấp thông tin ở mức độ tổng hợp hơn và phân tích hơn cho các nhà quản lý các cấp 3 Hệ thống thông tin quản lý thƣờng bao gồm: - Hệ thống thông tin thị trường:

Ngày đăng: 16/10/2015, 23:23

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan