B ăGIÁOăD CăVĨă ĨOăT O TR NGă IăH CăKINHăT ăTP. H ăCHệăMINH H ăMINHăH I T CH C CÔNG TÁC K TOÁNăTRONGă I U KI N V N D NG ERP T I CÔNG TY TNHH SILK VI T NAM-TH C TR NG VÀ GI I PHÁP HOÀN THI N LU NăV NăTH CăS ăKINHăT Tp. H Chí Minh ậ N m 2015 B ăGIÁOăD CăVĨă ĨOăT O TR NGă IăH CăKINHăT ăTP. H ăCHệăMINH H ăMINHăH I T CH C CÔNG TÁC K TOÁNăTRONGă I U KI N V N D NG ERP T I CÔNG TY TNHH SILK VI T NAM-TH C TR NG VÀ GI I PHÁP HOÀN THI N Chuyên ngƠnh: K toán Mư s : 60340301 LU NăV NăTH CăS ăKINHăT NG IăH NGăD NăKHOAăH C:ăPGS.TSăVẪăV NăNH Tp. H Chí Minh ậ N m 2015 L IăCAMă OAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên c u “T TOÁN TRONG CH C CÔNG TÁC K I U KI N V N D NG ERP T I CÔNG TY TNHH SILK VI T NAM ậ TH C TR NG VÀ GI I PHÁP HOÀN THI N” là c a riêng tôi, d is h ng d n c a PGS.TS Võ V n Nh . chuyên ngành K toán. Lu n v n nƠy ch a đ nào. ơy lƠ đ tài lu n v n th c s kinh t , c ai công b d i b t c hình th c M CăL C Trang ph bìa L i cam đoan M cl c Danh m c các ch vi t t t Danh m c các hình v Danh m c các s đ Danh m c các b ng bi u Ph n m đ u CH NG I: M T S V N CHUNG V ERP VÀ T CH C CÔNG TÁC K TOÁN TRONG DOANH NGHI P .....................................................................1 1.1. T ng quan lý thuy t (c s lý lu n) v ERP .................................................1 1.1.1. nh ngh a ...........................................................................................1 1.1.2. Quá trình hình thành và phát tri n h th ng ERP ...............................1 1.1.3. c đi m c b n c a h th ng ERP ....................................................3 1.1.4. L i ích và h n ch c a ERP ................................................................5 1.1.5. Phân lo i ph n m m ERP ....................................................................7 1.2. N i dung t ch c công tác k toán trong doanh nghi p ................................8 1.2.1. T ch c thông tin đ u vào ...................................................................8 1.2.2. T ch c h th ng phân lo i, x lý thông tin .....................................11 1.2.3. T ch c thông tin đ u ra....................................................................15 1.2.4. T ch c b máy k toán ....................................................................15 1.2.5. T ch c đánh giá ậ l a ch n và s d ng ph n m m k toán ............16 1.3. Tác đ ng c a ERP đ n t ch c công tác k toán t i các doanh nghi p ......18 1.3.1. Tác đ ng v quy trình và n i dung thông tin ....................................18 1.3.2. Tác đ ng đ n ki m soát và cung c p thông tin .................................19 1.3.3. Tác đ ng đ n b máy k toán ............................................................21 K T LU N CH CH NG I ......................................................................................24 NG II: TÌNH HÌNH NG D NG ERP VÀ TÁC NG C A ERP N T CH C CÔNG TÁC K TOÁN T I CÔNG TY TNHH SILK VI T NAM ....25 2.1. Gi i thi u v công ty TNHH Silk Vi t Nam ...............................................25 2.1.1. L ch s hình thành công ty TNHH Silk Vi t Nam ............................25 2.1.2. Ch c n ng, nhi m v và yêu c u qu n lý c a công ty TNHH Silk Vi t Nam ...........................................................................................................25 2.1.3. C c u t ch c b máy qu n lý t i công ty TNHH Silk Vi t Nam ...29 2.1.4. Tình hình t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam . ...........................................................................................................32 2.2. Quá trình tri n khai h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH Silk Vi t Nam ...............................................................................................................32 2.2.1. Quá trình tri n khai th c hi n SAP t i Công ty TNHH Silk Vi t Nam ...........................................................................................................33 2.2.2. H th ng SAP Bussiness One B1 ......................................................34 2.3. Phân h k toán tài chính trong h th ng SAP Business One B1 ...............39 2.3.1. Phân h K toán S Cái - General Ledger (FI-GL)...........................40 2.3.2. Phân h k toán Công n ph i tr - Accounts Payable (FI-AP) ........41 2.3.3. Phân h k toán Công n ph i thu (Accounts Receivable FI-AR)....41 2.3.4. Phân h K toán TSC - Asset Accounting (FI-AA) .......................42 2.3.5. M i quan h gi a phân h K toán tài chính v i các phân h khác ..42 2.4. Phân tích th c tr ng t ch c công tác k toán t i Công ty TNHH Silk Vi t Nam sau khi áp d ng h th ng SAP .....................................................................44 2.4.1. c đi m ho t đ ng c a công ty .......................................................44 2.4.2. Câu h i kh o sát ................................................................................45 2.4.3. Phân tích ............................................................................................47 2.4.4. M t s đánh giá .................................................................................57 K T LU N CH CH NG II .....................................................................................61 NG III: GI I PHÁP HOÀN THI N T TRONG I U KI N V N D NG H CH C CÔNG TÁC K TOÁN TH NG SAP BUSINESS ONE B1 T I CÔNG TY TNHH SILK VI T NAM.......................................................................62 3.1. Quan đi m hoàn thi n ..................................................................................62 3.2. Gi i pháp hoàn thi n ....................................................................................63 3.2.1. Gi i pháp v m t công ngh ..............................................................63 3.2.2. Gi i pháp v tính b o m t c a h th ng ............................................64 3.2.3. Gi i pháp v tính ki m soát c a h th ng .........................................65 3.2.4. Gi i pháp v quy trình .......................................................................68 3.2.5. Gi i pháp v ch t l 3.2.6. Gi i pháp v xây d ng c c u nhân s c a b ph n k toán tài chính .. ng ng i làm k toán ......................................69 ...........................................................................................................69 3.2.7. Gi i pháp v t ch c ki m tra k toán ...............................................70 3.3. M t s ki n ngh ..........................................................................................71 3.3.1. i v i công ty TNHH Silk Vi t Nam..............................................71 3.3.2. i v i công ty Vinasystem ..............................................................73 K T LU N CH NG III....................................................................................74 K T LU N ...............................................................................................................75 TÀI LI U THAM KH O DANH M C CÁC CH CH VI T T T ụăNGH A VI T T T AA Asset Accounting (K toán tài s n c đ nh) AP Accounts Payable (Công n ph i tr ) AR Accounts Receivable (Công n ph i thu) ERP Enterprise Resource Planning (H th ng ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p) FI Financial Accounting (K toán tài chính) GL General Ledger (S cái) MRP MRP II TSC Material Requirement Planning (Ho ch đ nh nhu c u nguyên v t li u) Manufacturing Requirement Planning (Ho ch đ nh nhu c u s n xu t) Tài s n c đ nh DANH M C CÁC HÌNH V Hình 2.1: Các giai đo n tri n khai ng d ng h th ng ERP t i Công ty TNHH Silk Vi t Nam ...................................................................................................................33 Hình 2.2: SAP xây d ng n n t ng cho toàn b quy trình nghi p v t i công ty ......35 Hình 2.3: Giao d ch đ c t đ ng k t s vào h th ng s cái ..................................40 Hình 2.4: Phân h K toán tài s n c đ nh ................................................................42 Hình 2.5: Mô hình tích h p gi a các phân h trong h th ng SAP Business One B1 ...................................................................................................................................44 Hình 2.6: Tính linh ho t c a h th ng tài kho n .......................................................51 Hình 2.7: Ch ng t nh n hàng ..................................................................................52 Hình 2.8: Hóa đ n .....................................................................................................52 Hình 2.9: Ch ng t ban đ u ......................................................................................53 Hình 2.10: Ch ng t reserve .....................................................................................53 DANH M CăCÁCăS ă S đ 2.1: S đ t ch c công ty ..............................................................................29 S đ 2.2: S đ t ch c b máy k toán..................................................................32 DANH M C CÁC B NG BI U B ng 2.1: Các ho t đ ng ch y u trong chu trình kinh doanh ..................................27 B ng 2.2: Các ch c n ng c b n c a SAP ................................................................35 B ng 2.3: H th ng thi t b đ tri n khai SAP ..........................................................38 B ng 2.4: K t qu kh o sát th c t t i Doanh nghi p ...............................................45 PH N M U 1. Tínhăc păthi tăc aăđ ătƠi Trong nh ng n m tr l i đơy, khái ni m ERP (Enterprise Resource Planning ậ H th ng ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p) đư tr nên ngày càng ph bi n không ch trong gi i công ngh thông tin mà c c ng đ ng doanh nghi p. Không ít t p đoƠn, nhà qu n lỦ hƠng đ u th gi i coi ERP là chìa khóa cho thành công c a doanh nghi p. ERP c ng đ c gi ng d y nh m t môn h c t i các tr đ u v qu n tr doanh nghi p. Các công ty l n c a n ng đ i h c hàng c ta nh Petrolimex, Vinamilk, FPT… đ u đư ng d ng thành công h th ng ERP vào trong công tác qu n lý c a mình. Trên th gi i có nhi u nghiên c u v th c tr ng t ch c công tác k toán trong môi tr ng ng d ng ERP, tuy nhiên Vi t Nam các nghiên c u này còn r t ít, đ c bi t là nh ng nghiên c u t i m t công ty c th . T t m quan tr ng c a v n đ , t ch s l ng nghiên c u v v n đ nƠy ch a nhi u, cho nên em đư ch n đ tƠi “T ch c công tác k toán trong đi u ki n v n d ng ERP t i công ty TNHH Silk Vi t Nam ậ Th c tr ng và gi i pháp hoàn thi n” đ th c hi n lu n v n th c s c a mình. 2. T ngăquan nh ngănghiênăc uătr 2.1. căđơy The impacts of Enterprise Resource Planning Systems on accounting practice ậ Theă Australiană experienceă ( nhă h ngă c aă ERPă đ năcôngătácăk ătoánăậ Kinhănghi măc aăcácăcôngătyăÚc). Ngu n: Australian Accounting Review 10 No.3, trang 4-18, tháng 11 n m 2000. Tác gi : Peter Booth, Zoltan Matolcsy và Bernhard Wieder. N i dung: BƠi báo đư trình bƠy nh ng nh h ng c a h th ng ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p (ERP) đ n công tác k toán nh sau: nh h - ng đ n vi c cung c p thông tin: h th ng ERP cung c p thông tin t t h n nh ng ph n m m khác ho t đ ng m t cách riêng r , đ c l p nhau. nh h - ng đ n ch t l ng h th ng thông tin: h tr ho ch đ nh chi n l c t ng th /ra quy t đ nh, l p k ho ch/ra quy t đ nh, báo cáo thông tin t ng quát, b c c linh ho t và hi u qu . ERP còn h tr cho vi c x lí các giao d ch, báo cáo, h tr ra quy t đ nh cho b ph n tài chính, k toán. nh h - ng đ n công tác k toán: ERP giúp ích cho vi c tích h p và ti p c n thông tin. Vì th , công tác k toán đ c h tr và tr nên đ n gi n, nhanh g n h n nhi u. 2.2. Accounting Benefits and Satisfaction in an ERP Environment (L iăích k ătoán vƠăs ăhƠiălòngătrong môiătr ngăERP). Ngu n: International Journal of Accounting Information Systems, Volume 14, Issue 3, trang 209-234, tháng 9 n m 2013. Tác gi : Alexandra Kanellou và Charalambos Spathis (Aristotle University of Thessaloniki, Department of Economics, Division of Business Administration, Thessaloniki, Greece). N i dung: Trong h n m t th p k qua, nhi u công ty trên th gi i đư b t đ u áp d ng h th ng ERP vào trong công tác qu n lý c a mình. Nghiên c u nƠy đư tìm hi u tác đ ng c a h th ng ERP đ n thông tin và công tác k toán thông qua kh o sát các k toán viên và các chuyên gia công ngh thông tin. K t qu cho th y l i ích k toán b t ngu n t h th ng ERP, giúp cho ng i s d ng ERP c m th y hài lòng. Nghiên c u xác đ nh các l i ích k toán có nh h ng ng đ n m c đ hài lòng c a i s d ng ERP là: l i ích k toán v công ngh thông tin, v ho t đ ng, v t ch c k toán, v k toán qu n tr và v chi phí. Tuy nhiên, nghiên c u c ng có m t s h n ch t n t i là ch đi u tra t i các công ty c a Hy L p, s l ng k toán viên tham gia nghiên c u nhi u h n nh ng chuyên gia công ngh thông tin. Vì th , c n có h ng nghiên c u sơu h n v s ERP, s t 2.3. ng tác c a nh ng nh h nh h ng tích c c và tiêu c c c a h th ng ng trên đ n s hài lòng c a ng i dùng ERP. Enterpriseă resourceă planningă systems’să impactă onă accountingă processes (Tác đ ngă c aă h ă th ngă ho chă đ nhă ngu nă l că doanhă nghi pă ERPăđ năquyătrìnhăk ătoán) Ngu n: Business Process Management Journal, Vol. 10, Iss: 2, trang 234 ậ 247, n m 2005. Tác gi : Charalambos Spathis (Aristotle’s University of Thessaloniki, Thessaloniki, Greece) và Sylvia Constantinides (University of Nottingham, Nottingham, UK). N i dung: Spathis vƠ Constantides đư th c hi n đi u tra 26 doanh nghi p v i các lo i hình công nghi p (chi m 50%), th ng m i (31%), còn l i là doanh nghi p d ch v và các lo i hình doanh nghi p khác t i Hy L p và k t qu cho th y các ph pháp và x lý k toán đ ng c s d ng nhi u h n sau khi áp d ng ERP nh : H tr các qu n lý phi tài chính (18/26 doanh nghi p, 69%); Phân tích l i nhu n theo ho t đ ng kinh doanh ho c vùng ho t đ ng (17/26 doanh nghi p, 66%); Phân tích l i nhu n theo đ n v s n ph m (15/26, 58%); Phân tích t s tài chính (14/26, 54%); Ki m soát ti n (13/26, 50%); Xây d ng k ho ch chính (13/26, 50%); Trung tâm l i nhu n (13/26, 50%); Qu n lý chi phí tiêu hao (13/26, 50%); Phân tích l i nhu n theo khách hàng (12/26; 46%); Phân tích chi phí theo v n đ u t (10/26, 39%); ABC (7/26, 27%); Chi phí theo m c tiêu (5/26, 19%); Chi phí theo bi n phí, đ nh phí (5/26, 19%). 2.4. Xácă đ nhă vƠă ki mă soátă cácă nhơnă t ă nhă h tinăk ătoánătrongămôiătr Tác gi : Nguy n Bích Liên N i dung: ngă thông ngă ngăd ngăh ăth ngăho chăđ nhăngu năl că doanhănghi pă(ERP)ăt iăcácădoanhănghi păVi tăNam Ngu n: Lu n án ti n s n m 2012. ngă ch tă l - ERP nh h ng tác đ ng t ng ch t l ng h u hi u, hi u qu , s n sàng và tin c y c a thông tin, c th lƠ t ng tính chính xác, k p th i, có th c, đ y đ và phù h p c a ch t l ng thông tin k toán. Tuy nhiên, bên c nh đó, nó l i có kh n ng lƠm gi m sút ch t l ki m soát n u ng ng tin c y thông tin: v tính chính xác và i qu n lý quá l m d ng kh n ng can thi p c a mình vào các ho t đ ng x lỦ đi u ch nh khóa s cu i k k toán. - Quan đi m c a 3 nhóm: ng ERP; vƠ nhóm ng ch t l - i t v n, tri n khai ERP; doanh nghi p s d ng nh h ng ng thông tin k toán trong môi tr ng i nghiên c u gi ng d y ERP v các nhân t ng thông tin k toán là khác nhau. Có 13 nhân t nh h ng đ n ch t l ERP t i các doanh nghi p Vi t Nam. 2.5. Tìnhăhìnhă ngăd ngăERPăvƠăs ătácăđ ngăc aăERPăđ năt ăch căh ă th ngăthôngătinăk ătoánăt iăcácădoanhănghi păVi tăNam Ngu n: Lu n v n th c s n m 2011. Tác gi : Tr n Thanh Thúy N i dung: Qua nghiên c u cho th y, khuynh h ch y u ng ng d ng ERP đ c quan tâm các doanh nghi p có quy mô l n và các doanh nghi p nƠy th ch n gi i pháp ERP n ng l a c ngoài. Các gi i pháp ERP Vi t Nam chi m u th đ i v i các doanh nghi p quy mô v a. M t s l ng l n các doanh nghi p có quy mô nh ch a có s hi u bi t v ERP vƠ c ng ch a có m t nhu c u quan tơm đ n công c này. Nhìn chung, các doanh nghi p đư ng d ng ERP, s tác đ ng c a ERP đ n t ch c h th ng thông tin k toán là cao. Tóm l i: Qua nh ng bài nghiên c u các công ty c a Úc, Hy L p và Vi t Nam, các tác gi đ u cho th y vi c ng d ng h th ng ERP s đem l i nh ng l i ích to l n cho doanh nghi p nói chung và b ph n k toán nói riêng, t o nên s hài lòng đ i v i ng i s d ng. Vi t Nam, ERP th công ty l n (s d ng ph n m m n ng đ c ng d ng thành công các c ngoài), các công ty v a s d ng ph n m m trong n c còn các công ty nh ch a có s hi u bi t ho c quan tơm đ n công c này. Vi c ng d ng ERP là c n thi t cho s phát tri n c a m t doanh nghi p, là xu h ng c a th i đ i. Nh v y v i m t công ty c th đư ng d ng thành công h th ng ERP thì h th ng ERP đư nh h ng nh th nƠo đ n th c tr ng t ch c công tác k toán t i công ty đó? Còn nh ng h n ch gì c a h th ng c n ph i kh c ph c? 3. M cătiêuănghiênăc u ánh giá th c tr ng t ch c công tác k toán trong đi u ki n v n d ng h - th ng SAP Business One B1 t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam. xu t các gi i pháp nh m hoàn thi n t ch c công tác k toán trong đi u - ki n ng d ng h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH SILK Vi t Nam. 4. iăt ngăvƠăph măviănghiênăc u - it ng nghiên c u c a đ tài là t ch c công tác k toán trong h th ng SAP Business One B1 đ - Ph m vi nghiên c u c a đ tài là Công ty TNHH Silk Vi t Nam. 5. Ph Ph đ c áp d ng t i công ty TNHH Silk Vi t Nam. ngăphápănghiênăc u ng pháp đ nh tính, c th là kh o sát, phân tích, t ng h p vƠ so sánh đ i chi u c s d ng trong su t quá trình nghiên c u c a lu n v n. Ngu n tài li u cho vi c nghiên c u đ tài ch y u là thông tin t kh o sát th c t Doanh nghi p. Bên c nh đó lƠ sách, t p chí, báo cáo khoa h c và m t s website có uy tín trên internet. 6. Nh ngăđóngăgópăm iăc aăđ ătƠi  V m t lý lu n: tƠi đư h th ng hóa nh ng ki n th c n n t ng vƠ có c n c v h thông ERP, v t ch c công tác k toán t i doanh nghi p.  V m t th c ti n: Th nh t, t k t qu nghiên c u và kh o sát th c t , đ tƠi đư lƠm rõ th c tr ng t ch c công tác k toán trong đi u ki n ng d ng h th ng qu n lý ngu n l c doanh nghi p (ERP) t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam. Th hai, k t qu nghiên c u c a lu n v n s là m t tham kh o h u ích giúp cho ban lưnh đ o công ty hoàn thi n t ch c công tác k toán trong môi tr ng ng d ng ERP t đó giúp cho b ph n k toán tài chính ho t đ ng hi u qu h n. 7. K tăc uăc aăđ ătƠi tài g m 3 ch - Ch ng nh sau: ng 1: M t s v n đ chung v ERP và t ch c công tác k toán trong Doanh nghi p. - Ch ng 2: Tình hình ng d ng ERP vƠ tác đ ng c a ERP đ n t ch c công tác k toán t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam. - Ch ng 3: Gi i pháp hoàn thi n t ch c công tác k toán trong h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH SILK Vi t Nam. -1- CH NGăI:ăM TăS ăV Nă ăCHUNGăV ăERPăVĨăT ăCH CăCÔNG TÁCăK TOÁN TRONG DOANH NGHI P T ngăquanălỦăthuy tă(c ăs ălỦălu n)ăv ăERP 1.1. 1.1.1. nhăngh a Có nhi u đ nh ngh a khác nhau v ERP, tùy theo quan đi m ti p c n. ng góc đ qu n lỦ, ERP lƠ “m t gi i pháp qu n lý và t ch c d a trên n n t ng k thu t thông tin đ i v i nh ng thách th c do môi tr Laudon, 1995). H th ng ERP là m t ph ng t o ra” (Laudon and ng th c qu n lý dùng gi i pháp k thu t và t ch c đ giúp doanh nghi p gia t ng vƠ lƠm g n nh m t cách hi u qu x lý kinh doanh n i b vì nó đòi h i ph i tái c u trúc quy trình ho t đ ng kinh doanh và t ch c doanh nghi p c ng nh thay đ i phong cách qu n lý doanh nghi p, ngh a lƠ nó tác đ ng thay đ i quy trình qu n lý, nh h ng c chi n l c, t ch c vƠ v n hóa c a doanh nghi p. Theo quan đi m h th ng thông tin, h th ng ERP là các gói ph n m m cho phép doanh nghi p t đ ng và tích h p ph n l n các x lý kinh doanh, chia s d li u chung cho các ho t đ ng toàn doanh nghi p, t o ra và cho phép truy c p thông tin trong môi tr ng th i gian th c (Marnewick and Labuschagne, 2005). (Nguy n Bích Liên, 2012, trang 14-15) 1.1.2. Quá trình hình thành và phátătri năh ăth ngăERP Vào nh ng n m 1960, h th ng ph n m m đ t hƠng (Reoder Point System) ra đ i đáp ng yêu c u qu n lý hàng t n kho nh m xác đ nh yêu c u b sung hàng t n kho; qu n lý vi c đ t hàng t n kho vƠ c ng nh vi c s d ng hàng trong kho và báo cáo hàng t n kho. Nh ng n m 1970, ph n m m ho ch đ nh nhu c u nguyên v t li u (MRP) giúp doanh nghi p l p k ho ch s n xu t và mua nguyên v t li u v m t th i gian, nhu c u. ơy lƠ cách ti p c n l p k ho ch d a trên nhu c u. L i ích c a MRP giúp -2- doanh nghi p gi m m c d tr hàng t n kho, gia t ng d ch v khách hƠng, t ng tính h u hi u và hi u qu c a ho t đ ng. Nh ng n m 1980, ph n m m ho ch đ nh s n xu t (MRP II) đ c phát tri n t MRP. M c tiêu chính c a MRP II là tích h p các ch c n ng ch y u nh s n xu t, marketing và tài chính v i các ch c n ng khác nh nhơn s , k thu t và mua hàng vào h th ng l p k ho ch đ gia t ng hi u qu cho doanh nghi p s n xu t. MRP II đư b sung thêm vi c quy ho ch n ng l c và xây d ng l ch trình c ng nh đôn đ c, giám sát vi c th c hi n k ho ch s n xu t. Gi a nh ng n m 1990 lƠ giai đo n chín mu i c a h th ng ph n m m l p k ho ch ngu n l c doanh nghi p. H th ng đư tích h p các ho t đ ng kinh doanh c a nhi u vùng ho t đ ng trong n i b doanh nghi p thành m t h th ng chung v i m t c s d li u chung. Nó bao g m các phân h c b n nh m h tr các ho t đ ng marketing, tài chính, k toán, s n xu t và qu n tr ngu n nhân l c. Trong khi MRP II ch t p trung ch y u vào l p k ho ch và l ch trình cho các ngu n l c n i b doanh nghi p thì ERP h ng ng t i l p k ho ch và l ch trình t i c i cung c p ngu n l c cho doanh nghi p trên c s l p k ho ch nhu c u và l ch trình khách hàng m t cách n ng đ ng. ơy chính lƠ đi m khác nhau c b n gi a MRP II và ERP. T sau n m 2000, cùng v i s phát tri n c a th ng m i đi n t , m t th h m i c a ERP còn g i ERP II, là ph n m m cho phép doanh nghi p trao đ i thông tin và ho t đ ng x lý qua m ng c ng nh cho các đ i t ng bên ngoài truy c p vào h th ng c s d li u c a doanh nghi p. Nh v y h th ng ERP đ c hình thành và phát tri n t nh ng h th ng qu n lý và ki m soát kinh doanh hay nói cách khác là t các ph ng pháp qu n lý kinh doanh. S phát tri n c a ERP c ng g n đ ng th i v i s phát tri n c a công ngh máy tính, t nh ng giai đo n ph n m m đ c ch y trên nh ng máy tính l n, sau đó trên các -3- máy tính PC v i gi i pháp khách ch và hi n nay là th i k m ng Internet cho các x lỦ kinh doanh đi n t . (Nguy n Bích Liên, 2012, trang 13-14) căđi măc ăb năc aăh ăth ngăERP 1.1.3. Nói t i h th ng ERP, ng i ta nói t i h th ng qu n lý v i s h tr c a công ngh thông tin. M t h th ng ERP bao g m các thành ph n c b n sau: - Quy trình qu n lý: ơy lƠ quy trình th c hi n và x lý các ho t đ ng kinh t trong quá trình th c hi n ho t đ ng kinh doanh. - Ph n m m x lý là ph n m m ERP. - H th ng thi t b là h th ng g m các máy tính đ n l n i v i nhau thành m t h th ng m ng và h th ng truy n thông n i b . - C s d li u toàn doanh nghi p là t t c các d li u c a toàn b doanh nghi p đ - Con ng c l u tr chung. i tham gia trong quy trình x lý c a h th ng ERP. T t c các thành ph n c b n này trong h th ng ERP k t h p v i nhau, cùng ho t đ ng theo m t nguyên t c nh t đ nh theo nh ng đ c đi m sau: - Tính phân h và tích h p. Ph n m m ERP là tích h p nhi u phân h đ x lý các ho t đ ng kinh doanh, chia s và chuy n thông tin thông qua m t c s d li u chung mà các phân h nƠy đ u có th truy c p đ b n, m t ph n m m ERP th c. m cđ c ng bao g m các phân h đ x lý ho t đ ng nh sau: (theo Marnewick and Labuschagne, 2005) o Tài chính, k toán. o Ngu n nhân l c. o L p k ho ch và ki m soát s n xu t. -4- o Qu n tr chu i cung ng. o Qu n tr quan h ng i cung c p. o Qu n tr quan h v i khách hàng. o Thông minh kinh doanh. - C ăs d li u qu n lý t p trung và chia s thông tin. T t c các d li u c a các phân h tích h p đ c qu n lý t p trung và t ch c theo ki u h qu n tr c s d li u (database management system). Các phân h đ u có th truy c p và s d ng chung ngu n d li u này. - Ho chăđ nh toàn b ngu n l c c a Doanh nghi p. Ngu n l c c a Doanh nghi p có th chia thành 3 lo i chính là tài chính, nhân l c và v t l c. Liên quan t i m t ngu n l c s có nhi u b ph n tham gia t khi yêu c u, hình thành cho t i khi s d ng và thông tin v chúng đ c luân chuy n qua các b ph n trong quá trình th c hi n ho t đ ng kinh doanh. - ERP ghi nh n và x lý thông tin theo quy trình ho tăđ ng kinh doanh. H th ng ERP ghi nh n và x lý thông tin theo nguyên t c: n u b đ ng tr c ch a đ c ghi nh n d li u vào h th ng thì s không có c n c đ h th ng cho phép b - c ho t c ho t đ ng sau th c hi n. ERP t o nh ngăthayă đ i x lý kinh doanh hay tái c u trúc qu n lý và quy trình kinh doanh. ơy lƠ h qu c a đ c đi m x lý kinh doanh theo quy trình. Mu n ng d ng ERP thì đi u r t quan tr ng là chu i quy trình ho t đ ng kinh doanh g m x lý qu n lý (xét duy t, ra quy t đ nh); x lý ho t đ ng (th c hi n ho t đ ng theo xét duy t); và x lý thông tin (thu th p và x lý d li u v xét duy t và th c hi n ho t đ ng) ph i đ thành quy trình hoàn ch nh và n đ nh. (Nguy n Bích Liên, 2012, trang 15-19) c xây d ng -5- 1.1.4. L iăích vƠăh năch c aăERP 1.1.4.1. L iăích - Ti p c n thông tin qu n tr đáng tin c y ERP giúp các nhà qu n lý d dàng ti p c n các thông tin qu n tr đáng tin c y đ có th đ a ra các quy t đ nh d a trên c s có đ y đ thông tin. N u không có h th ng ERP, m t cán b qu n lý c p cao ph i d a vào nhi u ngu n đ có đ c thông tin c n thi t dùng cho vi c phân tích tình hình tài chính và ho t đ ng c a công ty. V i h th ng ERP, đi u này có th đ c th c hi n m t cách d dàng b ng cách s d ng m t ph n m m ng d ng và trong th i gian th c. Ngoài ra, h th ng ERP t p trung các d li u t m i phân h vào m t c s qu n lý d li u chung giúp cho các phân h riêng bi t có th chia s thông tin v i nhau m t cách d dƠng. H n n a, h th ng ERP không ch thu th p và x lý kh i l ng l n các giao d ch hàng ngày, mà còn nhanh chóng l p ra các phân tích ph c t p vƠ các báo cáo đa d ng. - Công tác k toán chính xác h n Phân h k toán c a ph n m m ERP giúp các công ty gi m b t nh ng sai sót mà nhơn viên th ng m c ph i trong cách h ch toán th công. Ph n m m k toán c ng giúp các nhân viên ki m toán n i b và các cán b qu n lý cao c p ki m tra tính chính xác c a các tài kho n. H n n a, m t ph n m m k toán đ c thi t k t t s h tr cho vi c ng d ng các quy trình k toán và các bi n pháp ki m soát n i b ch t l ng. - C i ti n qu n lý hàng t n kho Phân h qu n lý hàng t n kho trong ph n m m ERP cho phép các công ty theo dõi hàng t n kho chính xác vƠ xác đ nh đ c m c hàng t n kho t i u, nh đó mƠ gi m nhu c u v n l u đ ng vƠ đ ng th i giúp t ng hi u qu s n xu t. - T ng hi u qu s n xu t -6- Phân h ho ch đ nh và qu n lý s n xu t c a ph n m m ERP giúp các công ty nh n d ng và lo i b nh ng y u t kém hi u qu trong quy trình s n xu t. - Qu n lý nhân s hi u qu h n Phân h qu n lý nhân s vƠ tính l nhân s vƠ tính l ng, do đó lƠm gi m chi phí qu n lỦ đ ng th i gi m thi u các sai sót và gian l n trong h th ng tính l - ng giúp s p x p h p lý các quy trình qu n lý Các quy trình kinh doanh đ Các phân h ERP th ng. c xác đ nh rõ ràng h n ng yêu c u công ty xác đ nh rõ ràng các quy trình kinh doanh đ giúp phân công công vi c đ c rõ ràng và gi m b t nh ng r i r m và các v n đ liên quan đ n các ho t đ ng tác nghi p hàng ngày c a công ty. 1.1.4.2. - H năch ăc aăERP Vi c ng d ng ERP th ng đem l i l i ích cho các Doanh nghi p l n nhi u h n vƠ gơy m t s h n ch đ i v i Doanh nghi p quy mô nh nh chi phí cho ERP quá l n, th i gian th c hi n d án lâu dài (t 2-5 n m) vƠ đòi h i Doanh nghi p chu n b đ các đi u ki n v công ngh , v hu n luy n kh n ng qu n lỦ vƠ thay đ i v n hóa Doanh nghi p nên nhi u khi ng d ng ERP làm xáo tr n và th m chí gây l , thi t h i tài chính cho doanh nghi p - M t khó kh n khác liên quan t i ng d ng ERP lƠ ch a có m t chu n đ y đ cho các ph n m m ERP. Tùy nhà cung c p, các phân h c a ERP có th thay đ i vƠ do đó s có nh ng khó kh n khi tích h p các ng d ng khác nhau c a các nhà cung c p khác nhau. - M t khó kh n n i b t khác c a vi c ng d ng ERP là s không phù h p hay nói cách khác là kho ng cách gi a các ch c n ng đ c cung c p b i ph n m m ERP và yêu c u c a t ch c s d ng ERP v các v n đ t ch c d li u, x lý và n i dung c ng nh hình th c thông tin. -7- - Khó kh n khác c ng r t quan tr ng trong vi c th c hi n ERP là t l gi a tái c u trúc doanh nghi p và m c tiêu tùy ch nh (s a ch a theo yêu c u khách hàng). Không ph i quy trình x lý và kinh doanh nào c a ERP vi t s n c ng phù h p v i Doanh nghi p s d ng nó. Tuy v y, n u vi c s a ch a theo yêu c u tùy ch nh s m t r t nhi u th i gian, chi phí và th m chí làm m t luôn m c tiêu ban đ u c a ph n m m ERP là nâng cao ch t l ng cho x lý kinh doanh. - NgoƠi ra trong môi tr ng ERP, ng i s d ng có th l i d ng k thu t công ngh cao đ th c hi n các ho t đ ng gian l n đ i v i thông tin, v i tài s n c a doanh nghi p. (Nguy n Bích Liên, 2012, trang 23-24) 1.1.5. Phơnălo i ph năm măERP Các lo i ph n m m ERP nh sau: - Ph n m m đ t hàng do m t nhóm l p trình viên trong n ơy lƠ tr c vi t. ng h p m t công ty yêu c u m t nhóm l p trình viên trong công ty ho c thuê m t nhóm l p trình viên nh bên ngoài vi t m t ph n m m ERP theo yêu c u riêng c a công ty. - Ph n m m đ t hàng do m t công ty trong n ơy lƠ lo i ph n m m ERP đ c vi t. c m t công ty ph n m m trong n c thi t k theo đ n đ t hàng nh m đáp ng m t s yêu c u c th c a công ty khách hàng. - Ph n m m k toán/ERP thi t k s n do các công ty trong n Nhóm này bao g m các ph n m m k toán đ n c phát tri n vƠ đư đ c phát tri n. c thi t k s n do các công ty trong c nhi u khách hàng s d ng Vi t Nam, ví d nh LacViet’s AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003... Ngoài phân h k toán, m t s các công ty ph n m m trong n c c ng đư phát tri n m t vài phân h -8- ERP khác nh ng th nhà cung c p n - ng h không phát tri n đ y đ t t c các phân h ERP mà các c ngoƠi th ng có. Ph n m m k toán/ERP n c ngoài c p th p Các ph n m m này là các ph n m m k toán n đ c ngoƠi đ c bán trên th gi i và c thi t k dành cho các doanh nghi p nh do gia đình lƠm ch và ch ho t đ ng m t đ a đi m. Nh ng ph n m m nƠy th ng không h tr các phân h đ c thêm vƠo nh ng chúng có th có hi u qu cao cho các ho t đ ng k toán đ n gi n. - Ph n m m k toán/ERP n c ngoài c p trung bình Các ph n m m này bao g m các ph n m m đ c bán trên th gi i vƠ đ c thi t k dành cho các công ty nh và v a. Các ph n m m này h tr h u h t các quy trình ho t đ ng kinh doanh. Ví d bao g m: SunSystems, Exact Globe 2000… - Ph n m m k toán/ERP n Bao g m các ph n m m ERP đ c ngoài c p cao c bán trên th gi i vƠ đ c thi t k dành cho các công ty đa qu c gia có nhi u đ a đi m ho t đ ng, nhi u chi nhánh và nhi u ng is d ng cùng lúc. Ví d bao g m: Oracle Financials, SAP, và PeopleSoft. 1.2. N i dung t ch c công tác k toán trong doanh nghi p T ch c công tác k toán trong doanh nghi p là vi c xác đ nh nh ng công vi c, nh ng n i dung mà k toán ph i th c hi n hay ph i tham m u cho các b ph n phòng ban khác th c hi n, nh m hình thành m t h th ng k toán đáp ng đ c các yêu c u c a doanh nghi p. (Sách: T ch c công tác k toán doanh nghi p ậ Nhà xu t b n Ph 1.2.1. T ch c thôngătinăđ u vào 1.2.1.1. T ăch căthuăth păd ăli u ng ông) Các doanh nghi p trong quá trình ho t đ ng ph i thu th p các d li u đ u vào ph c v cho quá trình x lý k toán, tuy nhiên d li u đ u vào các doanh nghi p thì tùy -9- thu c vào nhu c u thông tin, yêu c u qu n lý và đ c đi m c a m i doanh nghi p. Do đó đi u đ u tiên tr c khi th c hi n vi c thu th p d li u đ u vào là ph i xác đ nh yêu c u thông tin. xác đ nh yêu c u thông tin, khi ti n hành t ch c công tác k toán c n xác đ nh các đ i t đ it ng s d ng thông tin k toán trong và ngoài doanh nghi p. i v i các ng s d ng thông tin k toán bên ngoài doanh nghi p, thông tin c n cung c p là thông tin tài chính theo lu t đ nh. i v i các đ i t ng s d ng thông tin trong doanh nghi p, c n phân c p qu n lý. M i c p qu n lý c n xác đ nh các ho t đ ng, các quy t đ nh mà c p qu n lý c n đ a ra, c n th c hi n; và t đó xác đ nh thông tin k toán c n cung c p đ ph c v cho vi c ra quy t đ nh đó. có th cung c p các thông tin h u ích thì ph i có quá trình t ch c và thu th p d li u đ u vào t t. Vì v y ph i có ph ng pháp h u hi u đ có th t ch c thu th p d li u trên c s các yêu c u thông tin, yêu c u qu n lý đư phân tích. Có ba nhóm n i dung c n ph i t ch c thu th p d li u cho các ho t đ ng phát sinh trong quá trình s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p. thu th p d li u cho các đ i t li u cho các đ i t ó là xác đ nh và t ch c ng qu n lý chi ti t, xác đ nh và t ch c thu th p d ng k toán, t đó t ch c thu th p d li u cho các ho t đ ng c n thi t trong quá trình s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p. 1.2.1.2. T ch c d li u cho các đ i t ng k toán cung c p thông tin trung th c, chính xác, k p th i, k toán ph i thu th p đ y đ các d li u c a ho t đ ng. Các ho t đ ng n u xét v khía c nh x lý cung c p thông tin k toán thì k toán ph i thu th p d li u và ph n ánh các đ i t c đ xây d ng danh m c đ i t ng k toán. C n ng k toán là yêu c u thông tin đư đ c xây d ng, đ c đi m ho t đ ng kinh doanh và yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. Vi c xác đ nh đ i t ng k toán là c s đ xây d ng h th ng ch ng t , h th ng tài kho n k toán c ng nh v n d ng các ph trình v n hành h th ng k toán sau này. it ng pháp k toán thích h p trong quá ng k toán đ c xác đ nh d a trên -10- c s các yêu c u thông tin mà k toán ph i cung c p và yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. Ví d : đ có đ c thông tin đánh giá tình hình và kh n ng thanh toán c a doanh nghi p, c n ph i theo dõi, ghi chép và cung c p thông tin v công n ph i thu. Nh v y, n ph i thu là đ i t ng k toán. Phân c p th p h n, n ph i thu bao g m ph i thu c a khách hàng, ph i thu c a nhà cung c p, ph i thu c a nhà n c, ph i thu c a nhân viên, ph i thu khác… Tùy theo yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. Do đó, khi phân tích các đ i t lý chi ti t có liên quan. nghi p ph i theo dõi, it ng qu n lý chi ti t là các đ i t ng k toán có th đ t h th ng tác c theo dõi theo m t hay ng qu n lý chi ti t, hay c ng có th không c n theo dõi chi ti t ậ tùy theo yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. th đ ng ng qu n m c h ch toán nghi p v . i v i h th ng k toán, m t đ i t nhi u đ i t ng k toán, c n xác đ nh các đ i t c dùng chung cho nhi u đ i t ng k toán theo dõi nhi u đ i t ng th i m t đ i t ng k toán. ng qu n lý chi ti t có tránh tình tr ng m t đ i ng qu n lý chi ti t, c n phân c p đ i t ng qu n lý k toán đ n c p th p nh t. 1.2.1.3. it T ch c d li u cho các đ i t ng qu n lý chi ti t ng qu n lý chi ti t có liên quan đ n nhi u lo i ho t đ ng, thông th các ho t đ ng trong cùng chu trình. Các đ i t ng chi ti t này c ng c n đ ng là c mô t b i nhi u n i dung chi ti t theo yêu c u qu n lý và yêu c u thông tin. Do đó c n ph i theo dõi riêng các đ i t ng này, tách bi t v i các ho t đ ng đ ph n ánh cho nhi u lo i ho t đ ng và đáp ng yêu c u qu n lý, yêu c u thông tin đ t ra. Các b t c (quy trình) c n ph i th c hi n đ t ch c thu th p d li u cho các đ i ng chi ti t: - Phân lo i các ho t đ ng theo t ng chu trình kinh doanh. i v i m i ho t đ ng, c n c vào yêu c u thông tin, yêu c u qu n lỦ đ xác đ nh các đ i t ng c n theo dõi chi ti t. -11- - T ng h p các ho t đ ng trong m i chu trình đ xác đ nh các đ i t ng theo dõi chi ti t cho t ng chu trình. - Thi t l p danh m c các đ i t Sau khi xác đ nh các đ i t ng c n theo dõi, chúng ta s xác đ nh các n i dung chi ti t c n thu th p cho các đ i t t ng, tên đ i t ng c n theo dõi chi ti t cho doanh nghi p. ng đó. Các n i dung c n thu th p bao g m: mư đ i ng, các n i dung mô t khác cho đ i t ng và các n i dung c n thu th p do yêu c u qu n lý, yêu c u thông tin đ t ra. - Mư hóa các đ i t đ ng chi ti t: m t mã s c a m t đ i t ng qu n lý chi ti t c xem là m t cách th c bi u di n ng n g n theo quy c v nh ng thu c tính và các cách th c qu n lý c a đ i t - ng đ c mã hóa. Xác đ nh cách th c mư hóa: xác đ nh các đ i t ng qu n lý chi ti t c n mã hóa, xác đ nh các n i dung qu n lý c n thu th p cho đ i t đ nh n i dung th hi n trên b mã, l a ch n ph xem xét tính lâu dài, n đ nh c a b mư tr 1.2.1.4. ng mã hóa, xác ng pháp mư hóa phù h p, c khi thi t l p chính th c. T ăch căd ăli uăchoăcácăho tăđ ng Trong quá trình ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p s có r t nhi u ho t đ ng kinh t phát sinh. M t ho t đ ng kinh t phát sinh s đ c mô t b i tên g i, n i dung và tính ch t. Nh v y khi thu th p các n i dung d li u cho t ng ho t đ ng chính lƠ xác đ nh ho t đ ng gì th c hi n, tên g i ho t đ ng, ho t đ ng đó liên quan đ n ngu n l c, đ i t ng nào? Th i gian vƠ đ a đi m x y ra ho t đ ng?... Và đ thu th p đ y đ và chính xác nh t các n i dung d li u c a t ng ho t đ ng, thì ph i t ch c các ch ng t minh h a cho t ng ho t đ ng kinh t khác nhau. 1.2.2. T ăch căh ăth ngăphơnălo i, x ălỦăthôngătin Sau khi t ch c h th ng thông tin đ u vào, công vi c ti p theo c n ph i th c hi n là x lý d li u. Vi c t ch c phân lo i, x lý thông tin bao g m các n i dung sau: -12- 1.2.2.1. Xơyăd ngăh ăth ngăch ngăt H th ng ch ng t trong doanh nghi p bao g m: - N u phân lo i ch ng t theo v t mang thông tin: ch ng t bao g m ch ng t b ng gi y và ch ng t đi n t . - N u phân lo i ch ng t theo n i dung kinh t : ch ng t bao g m ch ng t lao đ ng ti n l ng, ch ng t hàng t n kho, ch ng t bán hàng, ch ng t ti n và ch ng t tài s n c đ nh. - N u phân lo i ch ng t theo tính ch t pháp lý: ch ng t bao g m ch ng t b t bu c và ch ng t có tính ch t h - ng d n. N u phân lo i ch ng t có công d ng: ch ng t bao g m ch ng t g c và ch ng t ghi s . - Ngoài ra, h th ng ch ng t trong doanh nghi p c ng có th đ c chia thành hai nhóm là ch ng t m nh l nh và ch ng t ch p hành. C s đ xây d ng h th ng ch ng t lƠ các v n b n pháp lý v ch ng t , đ c đi m v n đ ng c a các đ i t ng k toán, đ c đi m ho t đ ng kinh doanh và yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. Có nhi u cách ti p c n đ xây d ng h th ng ch ng t cho doanh nghi p, nh ng cách ti p c n ph bi n hi n nay là ti p c n theo chu trình kinh doanh. Trong m i chu trình kinh doanh, vi c phân tích các ho t đ ng đ liên quan vƠ các đ i t các ch ng t c n đ c th c hi n, các b ph n có ng có tham gia vào quá trình ho t đ ng đó, s giúp xác đ nh c l p và xây d ng danh m c ch ng t k toán. Khi toàn b h th ng ch ng t trong doanh nghi p đư đ c xác đ nh rõ ràng, chúng ta c n ban hành các chính sách v b o qu n, l u tr và tiêu h y ch ng t . 1.2.2.2. T ăch căv năd ngăh ăth ngătƠiăkho năk ătoán H th ng tài kho n k toán đ c xem lƠ “x ng s ng” c a h th ng k toán, đ m b o cho vi c x lý s li u và cung c p thông tin h u ích cho ng i s d ng. Do v y -13- h th ng tài kho n k toán c n đ t c xây d ng phù h p v i đ i t ng k toán vƠ đ i ng qu n lý chi ti t, c ng nh phù h p v i yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. C n c đ xây d ng h th ng tài kho n: - H th ng tài kho n k toán theo quy đ nh c a ch đ k toán. c đi m ho t đ ng kinh doanh c a doanh nghi p. - Yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. it - ng k toán vƠ đ i t ng qu n lý chi ti t. V cách th c th c hi n, khi xây d ng h th ng tài kho n k toán, các công vi c c n ti n hƠnh nh sau: - C n c vào danh m c đ i t ng k toán và h th ng tài kho n k toán th ng nh t theo quy đ nh c a Ch đ k toán, xác đ nh các tài kho n k toán c p 1, c p 2, c p 3 c n đ c s d ng, lo i b các tài kho n không c n thi t hay không phù h p đ c đi m ho t đ ng c a doanh nghi p. - T ng ng v i t ng tài kho n k toán đ c s d ng xác đ nh các n i dung qu n lý c a nó. i v i các tài kho n k toán không có yêu c u qu n lý chi ti t: s d ng tài kho n k toán theo đúng quy đ nh c a ch đ k toán v tài kho n k toán. i v i các tài kho n k toán có yêu c u qu n lý chi ti t: - Li t kê các yêu c u qu n lý chi ti t c a t ng tài kho n k toán theo m i quan h c a chúng. - C n c vào yêu c u qu n lý c a t ng tài kho n k toán, xác đ nh yêu c u qu n lý nào s đ c theo dõi chi ti t t c tr thƠnh đ i t ng theo dõi chi ti t cho tài kho n k toán, yêu c u qu n lý nào tr thƠnh đ i t ng qu n lý chi ti t c a tài kho n k toán đó, vƠ yêu c u qu n lý nào có th đ c theo dõi -14- gián ti p thông qua b mư đ i t ng chi ti t, hay thông qua t ng ch ng t c th c a nghi p v liên quan đ n tài kho n k toán. - Mã hóa tài kho n k toán. 1.2.2.3. T ăch căv năd ngăcácăhìnhăth căk ătoán Tùy theo đ c đi m ho t đ ng và yêu c u qu n lý, doanh nghi p đ c t xây d ng hình th c ghi s k toán cho riêng mình trên c s đ m b o thông tin v các giao d ch ph i đ Tr c ph n ánh đ y đ , k p th i, d ki m tra, ki m soát vƠ đ i chi u. ng h p không t xây d ng hình th c ghi s k toán cho riêng mình, doanh nghi p có th áp d ng các hình th c s k toán sau: - Hình th c k toán Nh t ký chung - Hình th c k toán Nh t ký ậ S cái - Hình th c k toán Ch ng t ghi s - Hình th c k toán Nh t ký ậ Ch ng t l p Báo cáo tài chính n u phù h p v i đ c đi m qu n lý và ho t đ ng kinh doanh c a mình. 1.2.2.4. Cácăchínhăsáchăk ătoánăkhác Các chính sách k toán khác giúp doanh nghi p c th hóa vƠ đ a ra các yêu c u chi ti t h n cho quá trình x lý d li u. Các chính sách này có th b nh h ng b i yêu c u qu n lý c a doanh nghi p hay các chính sách kinh doanh, các yêu c u t các b ph n phòng ban khác trong doanh nghi p. M t s chính sách khác v : - Ph ng pháp kê khai hƠng t n kho. - Ph ng pháp tính giá hƠng t n kho. - Ph ng pháp tính giá tƠi s n c đ nh. - Ph ng pháp h ch toán ngo i t . -15- - Các chính sách tín d ng. - Chính sách v h p nh t báo cáo tài chính. 1.2.3. T ăch căthôngătinăđ uăra Báo cáo lƠ ph ng pháp đ c k toán s d ng đ trình bày các n i dung thông tin đ c cung c p t h th ng thông tin k toán. t ng s d ng thông tin k toán thu c bên trong và bên ngoài doanh nghi p, báo cáo k toán đ đáp ng yêu c u khác nhau c a đ i c chia thành hai h th ng: H th ng báo cáo tài chính và h th ng báo cáo qu n lý. H th ng báo cáo tài chính bao g m: - B ng cơn đ i k toán. - Báo cáo k t qu ho t đ ng kinh doanh. - Báo cáo l u chuy n ti n t . - Thuy t minh báo cáo tài chính. H th ng báo cáo qu n lý (báo cáo n i b ): báo cáo qu n lỦ đ c l p theo nhu c u thông tin cung c p c a các nhà qu n tr bên trong doanh nghi p đ ra các quy t đ nh kinh doanh. Các báo cáo này không d a trên các nguyên t c, chu n m c hay ch đ k toán nh h th ng báo cáo tài chính mà tùy thu c vƠo quy mô, đ c đi m kinh doanh c a m i doanh nghi p, yêu c u qu n lý, yêu c u thông tin vƠ trình đ c a các nhà qu n tr . 1.2.4. T ăch căb ămáyăk ătoán T ch c b máy k toán là s s p x p, phân công công vi c (ph n hành) cho t ng k toán viên và t ch c luân chuy n ch ng t trong m t phòng k toán (ho c b ph n k toán) c a m t doanh nghi p, bao g m: t ch c nhân s , t ch c các ph n hành k toán, t ch c m i quan h gi a các ph n hành kinh t và t ch c m i quan h gi a phòng k toán và các phòng ban khác có liên quan. -16- Vi c t ch c b máy k toán trong doanh nghi p c n đáp ng nh ng yêu c u sau: - Ki m soát n i b : Vi c t ch c nhân s ph i đ m b o nguyên t c b t kiêm nhi m. tình tr ng m t ng i u này s tránh i x lý quá nhi u công vi c d n đ n gian l n mà doanh nghi p không th ki m soát đ c. Bên c nh đó, vi c xác đ nh rõ trách nhi m c a t ng nhân viên trong doanh nghi p s tránh tình tr ng đùn đ y công vi c vƠ đ trách nhi m cho nhau. - Tính đ ng b trong công vi c: Tính đ ng b trong công vi c th hi n ch toàn b công vi c đ c phân b đ u cho t t c các phòng ban c ng nh nhơn viên, không đ x y ra tình tr ng giao quá nhi u vi c cho b ph n, nhân viên này và quá ít vi c cho b ph n, nhân viên khác, ho c quá nhi u vi c vào th i đi m này và quá ít vi c vào th i đi m khác. Tính đ ng b trong công vi c giúp cho công tác k toán t i doanh nghi p v n hành trôi ch y, đ m b o cung c p s li u chính xác và k p th i cho các đ i t ng s d ng thông tin k toán. - m b o n ng l c c a nhân viên: Vi c đ m b o n ng l c c a nhơn viên c ng lƠ v n đ mƠ lưnh đ o doanh nghi p c n đ c bi t quan tâm vì ch t l ng c a công tác k toán ph thu c ch y u vƠo trình đ và kh n ng thƠnh th o công vi c c a nh ng ng i này. Ngoài vi c tuy n d ng nh ng nhân viên có lòng yêu ngh vƠ trình đ chuyên môn cao, doanh nghi p c n chú tr ng đ n công tác đƠo t o và b i d th đáp ng đ ng ki n th c m i cho nhân viên đ h có c nh ng yêu c u ngày càng cao trong công vi c, đ ng th i th ng xuyên ph bi n nh ng yêu c u và qui đ nh v đ o đ c ngh nghi p cho nhân viên. 1.2.5. T ăch căđánhăgiáăậ l aăch năvƠăs ăd ngăph năm măk ătoán Ph n m m k toán là công c đ c l c h tr cho ng i làm k toán trong quá trình thu th p, ghi nh n, x lý d li u k toán và cung c p thông tin k toán h u ích theo -17- yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. L a ch n và t ch c s d ng m t ph n m m k toán phù h p v i đ c đi m và yêu c u qu n lý c a doanh nghi p là m t công vi c r t quan tr ng khi t ch c công tác k toán. Trong nh ng n m g n đơy, các doanh nghi p Vi t Nam đư s d ng r ng rãi các ph n m m k toán, k c c a Vi t Nam và c a n c ngoài. Bên c nh đó, m t s doanh nghi p l n đư s d ng ERP trong n l c t đ ng hóa công tác qu n lý mà h th ng k toán ch là m t phân h . đánh giá m t ph n m m k toán, cách th c t t nh t là th nghi m ph n m m ho c s d ng các d ch v t v n bên ngoài. M t s tiêu chu n t ng quát đ đánh giá ph n m m k toán nh sau: áp ng yêu c u c a ng - i s d ng. - Ph n m m ph i có tính ki m soát cao. - Tính linh ho t c a ph n m m. - Ph n m m ph i ph bi n và có tính n đ nh cao. - Giá phí c a ph n m m. l a ch n đ c ph n m m k toán phù h p v i đ c đi m và yêu c u qu n lý c a doanh nghi p, ng i t ch c k toán c n th c hi n theo quy trình sau: - Xác đ nh yêu c u đ l a ch n ph n m m. - Thu th p các ph n m m k toán. - Tìm hi u vƠ xác đ nh kh n ng đáp ng t ng ph n m m. ánh giá, l a ch n ph n m m. - M t s công vi c mà ng i s d ng c n th c hi n khi t ch c s d ng ph n m m k toán: - Tìm hi u yêu c u v c u hình và cách th c cƠi đ t. -18- - Tìm hi u cách th c kh i đ ng và kh i t o d li u c a ph n m m. - Tìm hi u c c u t ch c c a ph n m m. - Tìm hi u khai báo ban đ u trên ph n m m k toán. - Nh p s d đ u k . - Tìm hi u t ch c khai báo màn hình nh p li u. - Tìm hi u t ch c phân quy n truy c p. - Nh p li u nghi p v kinh t phát sinh. - Th c hi n các công vi c cu i k . - Khai thác thông tin k toán. 1.3. Tácă đ ngă c aă ERPă đ nă t ă ch că công tácă k ă toánă t i các doanh nghi p 1.3.1. Tácăđ ngăv ăquyătrìnhăvƠăn iădungăthôngătin 1.3.1.1. V ăthuăth păd ăli u - Trong môi tr ng ERP, các d li u thu th p v ho t đ ng kinh doanh không ch liên quan thông tin tài chính mà còn c nh ng thông tin phi tài chính. - D li u ho t đ ng kinh doanh đ c ghi vào h th ng do nhân viên th c hi n ho t đ ng kinh doanh ngay t i th i đi m phát sinh nghi p v . Các d li u v ho t đ ng kinh t nƠy đ c l u tr trong c s d li u chung toàn doanh nghi p và nhân viên k toán ch vi c l y d li u trong c s d li u nƠy đ x lỦ. c đi m này giúp vi c thu th p d li u đ c k p th i và chính xác ngay t i ngu n d li u. - Truy l i ngu n g c d li u d dàng. Vì h th ng ghi nh n d li u ngay khi nghi p v kinh t phát sinh nên h th ng có th truy ng c l i ng i và ngu n g c ghi nh n thông tin x lý nghi p v kinh doanh c ng nh x lý c p -19- nh t thông tin đ u vào cho k toán. i u này giúp vi c ki m soát tính chính xác c a d li u và ho t đ ng kinh t thông qua vi c d dàng tìm ki m và ki m ch ng d li u ho t đ ng kinh t . - Ph ng pháp thu th p d li u đư thay đ i thông qua vi c s d ng h th ng m ng internet gi a các h th ng d li u khách hƠng vƠ ng i cung c p. i u này giúp gi m b t sai sót v vi c nh p li u. (Nguy n Bích Liên, 2012, trang 43-44) V ăx ălỦăd ăli u 1.3.1.2. ERP là h th ng g m nhi u phân h x lý t đ ng tích h p v i nhau và cùng s d ng chung c s d li u. Vì v y thay đ i l n nh t khi áp d ng ERP v i x lý k toán là doanh nghi p đư có th áp d ng thêm nhi u ph d li u mƠ tr ng pháp x lý và phân tích c đó h th ng k toán b ng tay hay x lý b ng ph n m m k toán riêng bi t đ u khó th c hi n. (Nguy n Bích Liên, 2012, trang 44-45) 1.3.2. Tácăđ ngăđ năki măsoátăvƠăcungăc păthôngătin 1.3.2.1. V ăki măsoát - ERP giúp doanh nghi p t ng tính ki m soát ho t đ ng kinh doanh vƠ do đó t ng ki m soát thông tin do thông tin đ c thu th p vƠ đ a vƠo h th ng theo trình t qui trình ho t đ ng kinh doanh. Vì v y d li u thu th p đ cđ i chi u t đ ng nh m đ m b o tính xét duy t, tính có th c, đ y đ , chính xác và k p th i v ho t đ ng kinh doanh. - Do vi c tính toán và x lý t đ ng theo ch ng trình l p s n nên ERP giúp h n ch nh ng sai sót, nh m l n trong tính toán. - Ph h ng pháp thu th p d li u đư lo i b nhi u ch ng t b ng gi y nên nh ng tính ki m soát d li u thu th p. N i dung và tính chính xác c a d li u trong c s d li u ph thu c duy nh t vào l n nh p d li u nghi p v -20- kinh t . Ngoài ra, do d li u t p trung, nhi u ng th ng nên nh h ng t i ph i cùng truy c p vào h ng pháp ki m soát d li u c a h th ng. (Nguy n Bích Liên, 2012, trang 46-47) Cungăc păthôngătin 1.3.2.2. - ERP giúp phân tích và cung c p thông tin h u ích h n cho ng i s d ng thông tin. Do đ c thù c a ERP là s d ng c s d li u dùng chung và d li u nghi p v kinh doanh đ c thu th p nhi u chi ti t h n v c thông tin tài chính và phi tài chính. - Rút ng n th i gian t o thông tin vƠ ng i s d ng có th t o thông tin tr c ti p t c s d li u. M t s th t c x lý liên quan t i k toán đ c l p trình t đ ng trong h th ng ERP, ví d phân b , khóa s nên th i gian l p báo cáo đ ng c rút ng n l i. M t s báo cáo tài chính có th đ c t o ra t nh ng i s d ng ch không nh t thi t ph i do k toán tài chính t o ra vì các th t c x lý k toán c b n đư đ c mã hóa vào qui trình x lý c a h th ng ERP. - K th i gian l p báo cáo có tính ch t liên t c. Thông th tay đ c l p đ nh k nh ng trong môi tr ng báo cáo b ng ng ERP vì thông tin đ c c p nh t liên t c theo quá trình th c hi n ho t đ ng kinh doanh và qui trình l p báo cáo t ng đ i t đ ng nên vi c l p báo cáo tài chính có th đ c l p liên t c và th i gian nh n thông tin tƠi chính đ c rút ng n l i, ch ng h n thay vì cu i m i tháng báo cáo k toán m i đ c l p 1 l n thì h th ng có th l p báo cáo sau 15 ngày ho t đ ng. (Nguy n Bích Liên, 2012, trang 45-46) -21- 1.3.3. Tácăđ ngăđ năb ămáyăk ătoán 1.3.3.1. C ăc uănhơnăs Vi c t ch c c c u nhân s trong phòng k toán ph thu c vƠo c c u t ch c qu n lý c a toàn công ty, kh i l ng công vi c, đ c đi m vƠ đ nh h ng ng d ng công ngh thông tin trong công tác qu n lý c a doanh nghi p. Vi c ng d ng ERP có th đ a ra yêu c u m i đ i v i nhân s trong b máy k toán. Có 4 tr - ng h p có th x y ra đ i v i v n đ này: Th nh t, doanh nghi p v n gi toàn b nhơn viên c vƠ không tuy n nhân viên m i. i v i tr ng h p này, doanh nghi p cho r ng nhơn viên c có th am hi u v ho t đ ng c a t ch c, tuy nhiên, c n hu n luy n và nâng cao trình đ c a nhơn viên đ có th thích ng v i môi tr - ng m i. Th hai, doanh nghi p v n gi toàn b nhơn viên c vƠ tuy n thêm nhân viên m i. l i v i tr ng h p này, có th do tính ch t công vi c ph c t p và kh i ng công vi c nhi u nên doanh nghi p ph i gia t ng s l ng nhân viên đ đáp ng yêu c u tuân th v m t quy trình, ti n đ hoàn thành công vi c t đó đ m b o tính k p th i c a vi c cung c p thông tin. - Th ba, doanh nghi p s sa th i m t s nhơn viên c vƠ tuy n thêm nhân viên m i. Môi tr ng ERP đòi h i c nhân viên và ng i qu n lý c n có ki n th c nh t đ nh v t ch c, k n ng vƠ trình đ s d ng công ngh thông tin trong quá trình làm vi c. - Th t , doanh nghi p sa th i m t s nhơn viên c vƠ không tuy n nhân viên m i. Tr ng h p này có th x y ra lƠ do trong môi tr ng ERP, quá trình thu th p d li u ban đ u ch y u liên quan đ n các b ph n khác, k toán ch tham gia vào quá trình x lý, cung c p thông tin và ki m soát. S thay đ i v cách th c làm vi c, v n hóa doanh nghi p là v n đ l n mà b t k doanh nghi p nƠo c ng ph i đ i m t. Cho dù nhân s có th thay đ i nh ng trình -22- đ , ki n th c và k n ng c a h c n đ t con ng c nơng cao. ơy c ng lƠ thách th c v y u i mà doanh nghi p c n quan tâm khi tri n khai và ng d ng ERP. 1.3.3.2. Phơnăchiaătráchănhi m Vi c phân chia trách nhi m đ c th c hi n c n c vào kh i l ng công vi c, đ c đi m ho t đ ng c a t ch c, yêu c u qu n lý, m c đ ph c t p c a nghi p v . Các ph n hành k toán có th đ Trong môi tr c xây d ng theo các chu trình kinh doanh. ng ERP, m t ph n hành có th do nhi u nhân viên k toán đ m nhi m ho c m t nhân viên k toán có th ch u trách nhi m đ ng th i nhi u ph n hành k toán nh ng v n đ m b o tính ki m soát, không trùng l p và không b sót nghi p v . M i ph n hành c n có b ng mô t công vi c trình bƠy đ y đ các n i dung sau: ph m vi, trách nhi m, công vi c (th ng xuyên vƠ đ nh k ), quan h , tiêu chu n đánh giá. 1.3.3.3. Phơnăquy nătruyăc p Khi s d ng ERP, có 3 nhóm ch c n ng liên quan m t thi t đ n ph n hành k toán là khai báo, nh p li u và cung c p thông tin. - Khai báo: bao g m khai báo thông tin chung và khai báo danh m c các đ i t ng. Danh m c đ i t ng th ng đ c c p nh t th ng xuyên trong quá trình ho t đ ng c a doanh nghi p nh : nhƠ cung c p, khách hàng, hàng hóa, ngơn hƠng… Vi c khai báo nƠy th nhân ch u trách nhi m, nh h ng đ c phân quy n c th cho t ng cá ng c a nó có th liên quan đ n m t ho c nhi u ph n hành k toán và c các phân h khác. - Nh p li u: bao g m nh p s d vƠ nh p s phát sinh. Trong h th ng ERP, công vi c nh p li u s phát sinh c a k toán đ c gi m đáng k do vi c k th a d li u c a các phân h khác. M t s d li u c n nh p li u nh ng c ng có m t s d li u đư có s n không đ c quy n s a đ i. -23- - Cung c p thông tin: đ i v i t ng ph n hành k toán, phân quy n truy c p c ki m soát ch t ch trên các quy n: xem, thêm, s a, xóa. Chính vì th , ngay b n thân trong phân h k toán, n u không đ hành k toán này không th xem đ c ph n hành k toán khác. T phân h mua hƠng, bán hƠng… có th không xem đ k toán vƠ ng c l i n u không đ c c p quy n thì ph n ng t , c thông tin c a phân h c c p quy n trên h th ng. -24- K TăLU NăCH Ch NGăI ng I đư trình bày m t cách khái quát các lí lu n v h th ng ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p ERP, trong đó bao g m: đ nh ngh a, quá trình hình thƠnh vƠ phát tri n, nh ng đ c đi m c b n, phân lo i, l i ích và h n ch c a h th ng ERP. ng th i, trình bày n i dung t ch c công tác k toán trong doanh nghi p v t ch c thông tin đ u vào, t ch c h th ng phân lo i, x lý thông tin… vƠ tác đ ng c a ERP đ n t ch c công tác k toán t i các doanh nghi p. Trên th c t , m i doanh nghi p s có quy mô vƠ đi u ki n kinh doanh khác nhau, nên tùy vào hoàn c nh mà m i công ty s có chi n l c xây d ng và phát tri n h th ng ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p ERP nói chung và phân h k toán nói riêng phù h p, nh m th c hi n các m c tiêu đ ra, và h n ch nh ng r i ro ti m tàng. Vi c h th ng hóa lí lu n v h th ng ERP và t ch c công tác k toán trong doanh nghi p trình bày ch ng I s lƠ c s cho vi c phơn tích, đánh giá tình hình ng d ng ERP và tác đ ng c a h th ng ERP đ n t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam. T đó, đ ra nh ng bi n pháp nh m hoàn thi n t ch c công tác k toán trong trong đi u hi n ng d ng ERP t i công ty, nh m tháo g nh ng khó kh n hi n t i cho b ph n k toán tài chính và giúp b ph n k toán tài chính hoàn thành su t x c nhi m v c a mình. -25- CH NGăII:ăTỊNHăHỊNHă NGăD NGăERPăVĨăTÁCă NGăC AăERPă NăT ăCH CăCỌNGăTÁCăK ăTOÁNăT IăCỌNGăTYăTNHHăSILKăVI Tă NAM 2.1. Gi iăthi uăv ăcôngătyăTNHHăSilkăVi tăNamă 2.1.1. L chăs ăhìnhăthƠnhăcôngăty TNHHăSilkăVi tăNam Công ty TNHH Silk Vi t Nam là doanh nghi p 100% v n n đ c thành l p t s c ngoài, h p tác liên doanh c a hai nhà s n xu t s n ph m tiêu dùng hƠng đ u khu v c ông Nam Á là t p đoƠn Lam Soon và công ty Carrington Investment. T p đoƠn Lam Soon đư có h n 30 n m kinh nghi m trong vi c phát tri n th ng hi u riêng cho nhi u t p đoƠn đa qu c gia và các công ty bán l . Các khách hàng tiêu bi u nh Shiseido, Lion, Dettol, Musa, Tesco, Mark and Spencer, Carrefour. Công ty Carrington Investment đư có h n 200 n m kinh nghi m trong ngành công nghi p cung c p các s n ph m ch m sóc cá nhơn. Công ty có m t đ i ng qu n lý dày d n kinh nghi m, có nhi m v phát tri n các th ng hi u s n ph m ch m sóc cá nhân c a khách hàng tr nên n i ti ng nh t khu v c ông Nam Á. Công ty TNHH Silk Vi t Nam đ c thành l p n m 2012 theo theo gi y ch ng nh n đ u t s 472043000913, có tr s đ t t i lô 101/2-5 đ Amata, ph 2.1.2. ng Long Bình, thành ph Biên Hòa, t nh ng 3B khu công nghi p ng Nai. Ch căn ng,ănhi măv vƠăyêuăc uăqu nălỦ c aăcôngătyăTNHHăSilkă Vi tăNam 2.1.2.1. Ch căn ng Silk Vi t Nam là công ty chuyên s n xu t các s n ph m ch m sóc cá nhơn vƠ gia đình tr n gói theo yêu c u c a khách hàng. Công ty ho t đ ng theo nguyên t c kinh -26- doanh t p trung có t cách pháp nhơn đ y đ , có con d u riêng đ giao d ch, m tài kho n t i ngơn hƠng theo quy đ nh c a nhƠ n c. Công ty TNHH Silk Vi t Nam chuyên cung c p các d ch v sau: - Th c hi n nghiên c u và phát tri n s n ph m, h tr k thu t. - Tìm ngu n cung ng và th c hi n thu mua nguyên v t li u đ s n xu t. - Thi t k bao bì s n ph m, bao g m c vi c tìm ngu n cung ng và in n các v t li u đóng gói. - Th c hi n s n xu t và qu ng bá s n ph m theo th a thu n v i khách hàng. - Áp d ng quy trình s n xu t theo ch ng ch Halal c a Vi t Nam. - V n chuy n thành ph m tr c ti p đ n khách hàng. Các s n ph m c a Công ty TNHH Silk Vi t Nam: - N - S n ph m ch m sóc da. - S n ph m d - S n ph m ch m sóc tóc. - c hoa. ng th . dùng cho gia đình. 2.1.2.2. Nhi măv Nhi m v t ng quát c a công ty lƠ lƠm sao đ công ty ngày càng phát tri n l n m nh đ đ ng v ng trên th tr ng Vi t Nam. ng th i làm th nƠo đ phát tri n công ty tr thành m t công ty s n xu t các s n ph m ch m sóc cá nhơn vƠ gia đình tr n gói theo yêu c u c a khách hàng ho t đ ng hi u qu và d n đ u th tr thông qua th ng ng hi u m nh và qu n lý hi u qu các chi phí. B o đ m phát tri n ngu n v n kinh doanh c a t p đoƠn Lam Soon vƠ công ty Carrington Investment. Th c hi n đ y đ ngh a v đ i v i nhƠ n c Vi t Nam. -27- Th c hi n phân ph i theo lao đ ng, ch đ l ng b ng, b o hi m, phúc l i xã h i, ch m lo c i thi n đ i s ng v t ch t và tinh th n, nơng cao trình đ v n hóa vƠ chuyên môn nghi p v cho toàn th cán b công nhân viên c a công ty. 2.1.2.3. Yêuăc uăqu nălỦ Trong n n kinh t th tr ng c nh tranh ngày nay, vi c đáp ng k p th i nhu c u c a khách hàng, t i thi u hóa chi phí nh m t i đa hóa l i nhu n là m t trong nh ng yêu c u quan tr ng cho s thành công c a doanh nghi p. có th đ t đ c nh ng đi u đó, ban lưnh đ o công ty c n có các báo cáo phân tích theo nhi u chi u m t cách d dàng, t đó có th đ a ra nh ng quy t đ nh chính xác, k p th i. lý các ho t đ ng, ki m soát đ c chi phí ng th i ph i qu n m c t i thi u và c i thi n n ng su t lao đ ng. Liên quan đ n ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p, có r t nhi u nghi p v kinh t phát sinh. Do v y, đ qu n lý toàn b thông tin này, c n ti p c n thông tin k toán theo 5 chu trình kinh doanh c b n (chu trình doanh thu, chu trình chi phí, chu trình nhân s , chu trình s n xu t, chu trình tài chính). B ng 2.1: Các ho t đ ng ch y u trong chu trình kinh doanh Ho tăđ ng Chu trình - Nh n và tr l i yêu c u khách hàng - Ki m tra gi i h n tín d ng - Ki m tra hàng t n kho Chu trình doanh thu - Xu t kho và giao hàng - L p hóa đ n - Ghi nh n doanh thu và n ph i thu - Thu ti n -28- - C p nh t n ph i thu - Chu n b các báo cáo - Yêu c u hàng hóa/d ch v - L p, xét duy t và g i đ n đ t hƠng đ n nhà cung c p - Nh n hàng và nh p kho - B o qu n hàng hóa Chu trình chi phí - Ch p nh n hóa đ n - Ghi nh n n ph i tr - Thanh toán ti n cho nhà cung c p - C p nh t n ph i tr - Chu n b các báo cáo - Tuy n d ng, thuê và hu n luy n nhân viên m i - ánh giá hi u qu làm vi c c a nhân viên - Tính toán ti n l Chu trình nhân s ng nhơn viên - Ghi nh n nghi p v ti n l ng - Chu n b và thanh toán ti n l ng - Chi tr các kho n thu và b o hi m - Chu n b các báo cáo - Thi t k s n ph m Chu trình s n xu t - L p k ho ch s n xu t - Yêu c u nguyên v t li u cho s n xu t -29- - S n xu t s n ph m - B o qu n s n ph m - Tính toán chi phí s n xu t - Chu n b các báo cáo - D báo nhu c u ti n - Qu n lý dòng ti n Chu trình - Vay m tài chính - Chi tr lãi vay n ti n - Thanh toán các kho n n - Chu n b các báo cáo 2.1.3. C ăc uăt ăch căb ămáyăqu nălỦăt iăcôngătyăTNHHăSilkăVi tăNam S đ 2.1: S đ t ch c công ty B máy nhân s t i Công ty TNHH Silk Vi t Nam: -30- - T ng giám đ c: lƠ ng i đ i di n cho công ty tr c pháp lu t Vi t Nam. Qu n lỦ vƠ đi u hành ho t đ ng h ng ngày c a công ty, ch u trách nhi m v các chi n l c, k ho ch, ph ng án kinh doanh, t ch c, qu n lỦ, đi u hành các h at đ ng c a Công ty TNHH Silk Vi t Nam. - Ban ki m soát: có nhi m v giúp T ng giám đ c công ty giám sát k t qu ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a công ty m t cách khách quan nh t. - Giám đ c nhƠ máy: LƠ ng i có nhi m v giúp đ cho T ng giám đ c hoàn thành t t công vi c s n xu t. Ch u trách nhi m tr chi n l c T ng giám đ c v các c, k ho ch s n xu t, t ch c qu n lỦ đi u hành các ho t đ ng c a b máy s n xu t c a công ty. - Giám đ c kinh doanh: LƠ ng i có nhi m v giúp đ cho T ng giám đ c hoàn thành t t công vi c kinh doanh. Ch u trách nhi m tr v các chi n l c T ng giám đ c c, k ho ch kinh doanh, t ch c qu n lỦ đi u hành các ho t đ ng c a h th ng phân ph i kinh doanh c a công ty. - Giám đ c tƠi chính: LƠ ng i có nhi m v giúp đ cho T ng giám đ c hoàn thành t t các h at đ ng tài chính. Ch u trách nhi m tr các chi n l c T ng giám đ c v c, k ho ch tài chính, t ch c qu n lỦ đi u hành các ho t đ ng c a h th ng tài chính c a Công ty. - Phòng IT, C đi n: Ch u trách nhi m b o trì và thay m i các thi t b công ngh thông tin, b o trì máy móc trang thi t b ph c v s n xu t kinh doanh c a công ty. - Phòng s n xu t s n ph m ch m sóc cá nhân: Ch u trách nhi m th c hi n s n xu t các s n ph m ch m sóc cá nhơn theo k ho ch c a công ty đ ra theo l ch trình s n xu t đư đ - c cam k t v i giám đ c s n xu t. Phòng s n xu t s n ph m ch m sóc gia đình: Ch u trách nhi m th c hi n s n xu t các s n ph m ch m sóc gia đình theo k ho ch c a công ty đ ra theo l ch trình s n xu t đư đ c cam k t v i giám đ c s n xu t. -31- - Phòng marketing: Ch u trách nhi m phơn tích các c h i marketing, nghiên c u, l a ch n th tr ng m c tiêu, thi t k chi n l giá, t ch c, th c hi n, ki m tra,… đ đ t đ - c marketing, chi n l c c m c tiêu chung c a công ty. Phòng kinh doanh t ng h p: Ch u trách nhi m tìm ki m c h i kinh doanh, t ng c ng, m r ng đ bao ph , tìm ki m khách hƠng đ phát tri n doanh thu c a công ty. - Phòng t ch c hành chính: Nghiên c u, đ xu t v i công ty v b máy qu n lý, s d ng lao đ ng, quy ho ch đƠo t o cán b , th c hi n các ch đ chính sách c a nhƠ n c đ i v i ng i lao đ ng và th c hi n t t công tác chính tr , đ i ngo i. T ch c th c hi n công tác y t sinh đ có k ho ch và v sinh an toàn lao đ ng. T ch c hu n luy n đƠo t o l p các ph ng án b o v phòng ch ng cháy n , đ m b o an toàn v tài s n v t t hƠng hóa vƠ an ninh tr t t trong Công ty. - Phòng tài chính k toán: L p s sách ch ng t theo đúng quy đ nh c a Nhà n c. C p nh t rõ ràng và theo dõi di n bi n thu chi tài chính, l p báo cáo thu và m u báo cáo th ng kê đ nh k hàng tháng, tr c ti p theo dõi tài s n c đ nh trong công ty và ph i đ m b o làm sao ph i đ ngu n v n cho h at đ ng s n xu t kinh doanh c a công ty. Cung c p các báo cáo qu n tr cho giám đ c tài chính và t ng giám đ c. - Phòng k ho ch: L p k ho ch tài chính cho công ty, l p k ho ch s n xu t, kinh doanh cho t ng b ph n theo m c tiêu chung c a công ty. - Phòng nhân s : Ho ch đ nh nhu c u phát tri n ngu n nhân l c, tuy n ch n, phân công t ch c lao đ ng và th c hi n các chính sách đ duy trì, phát tri n ngu n nhân l c cho s phát tri n c a công ty. - Ngoài ra còn m t s phòng ban khác tr c thu c công ty nh : Phòng QA, Phòng QC, Phòng Logistics… -32- 2.1.4. Tìnhă hìnhă t ă ch că côngă tácă k ă toánă t iă côngă tyă TNHHă Silkă Vi tă Nam V i đ c đi m ho t đ ng vƠ đ nh h TNHH Silk Vi t Nam đ ng c a mình, b máy k toán c a Công ty c t ch c theo hình th c t p trung nh s đ 2.2. S đ 2.2: S đ t ch c b máy k toán 2.2. Quáă trìnhă tri nă khai h ă th ngă SAPă Businessă Oneă B1ă t iă côngă tyă TNHHăSilkăVi tăNam Ngay t khi m i thƠnh l p, Ban lưnh đ o công ty TNHH Silk Vi t Nam đư quy t đ nh ng d ng h th ng ERP vƠo trong công tác qu n lỦ c a mình, vƠ h th ng ERP đ c ch n lƠ SAP Bussiness One B1 do Công ty TNHH Vina System cung c p. Công ty SAP (System Analysis and Program Development) đ c thƠnh l p b i Claus Wellenreuther, Hans-Werner Hector, Klaus Tschira, Dietmar Hopp và Hasso Plattner vƠo n m 1972. SAP lƠ công ty chuyên v H th ng ng d ng vƠ S n ph m x lỦ d li u. SAP đ c công nh n lƠ nhƠ cung c p hƠng đ u v gi i pháp qu n lỦ t ng th doanh nghi p cho t t c các ngƠnh công nghi p vƠ t ng th tr ng tr ng đi m. Công ty TNHH Vina System lƠ công ty 100% v n đ u t n c ngoƠi, đ c thƠnh l p n m 2004. Vina System chuyên t v n tri n khai ph n m m ERP SAP Business One t i th tr ng Vi t Nam v i h n 70 d án trên h u h t các l nh v c Bán l , Phơn ph i, Th c ph m, Hóa ch t, Nh a... Vina System c ng lƠ đ i tác vƠng đ u tiên c a SAP t i Vi t Nam. -33- 2.2.1. Quáătrìnhătri năkhaiăth căhi năSAPăt iăCôngătyăTNHHăSilkăVi tă Nam Quá trình tri n khai th c hi n ng d ng h th ng SAP Bussiness One B1 t i Công ty TNHH Silk Vi t Nam đ c chia thƠnh 5 giai đo n nh hình 2.1. Hình 2.1: Các giai đo n tri n khai ng d ng h th ng ERP t i Công ty TNHH Silk Vi t Nam - Giai đo n 1: Chu n b d án T ch c d án vƠ chu n hóa tƠi li u K ho ch d án Hu n luy n t ng quan cho nhóm d án Chu n b các yêu c u k thu t Kickoff meeting - Giai đo n 2: Phơn tích quy trình doanh nghi p Phơn tích danh m c nh ng yêu c u c n đáp ng Th o lu n đ th ng nh t các quy trình doanh nghi p Hu n luy n v quy trình CƠi đ t h th ng HoƠn t t Business Blueprint - Giai đo n 3: Tri n khai hi u ch nh C u hình h th ng: Chuy n toƠn b ho t đ ng hƠng ngƠy c a doanh nghi p vƠo h -34- th ng theo quy trình c a Business Blueprint. Nh p s li u, ki m tra vƠ bƠn giao t ng công đo n. HoƠn t t c u hình h th ng: Phát tri n tích h p vƠ chu n b tƠi li u. Thi t k , phát tri n vƠ hoƠn ch nh giao di n, báo cáo… - Giai đo n 4: HoƠn t t chu n b K ho ch chuy n giao d án Hu n luy n ng i s d ng Chuy n d li u th c vƠo h th ng Ki m tra d li u th c HoƠn t t chu n b Chính th c v n hƠnh h th ng - Giai đo n 5: V n hƠnh vƠ h tr H tr trong quá trình s d ng Theo dõi tính hi u qu c a ng d ng Th c hi n t t ch đ b o hƠnh, b o trì 2.2.2. H ăth ngăSAPăBussinessăOneăB1 SAP Business One B1 ng d ng tích h p t t c các ch c n ng kinh doanh c t lõi trên toƠn b công ty - bao g m c tƠi chính k toán, qu n lỦ mua hƠng, qu n lỦ bán hƠng, ch m sóc khách hƠng, hƠng t n kho, qu n tr s n xu t, tƠi s n c đ nh, ch m công tính l ng… trong m t h th ng duy nh t. SAP Business One B1 lo i b s trùng l p vƠ d th a d li u, b o trì vƠ v n hƠnh n đ nh, ti t ki m chi phí. -35- Hình 2.2: SAP xây d ng n n t ng cho toàn b quy trình nghi p v t i công ty 2.2.2.1. T ngăquanăv ăch căn ngăc aăSAPăBussinessăOneăB1 H th ng SAP Bussiness One B1 có 4 ch c n ng c b n lƠ TƠi chính ậ K toán, H u c n, Qu n lỦ m i quan h khách hƠng vƠ Qu n lỦ nhơn s . C th c a 4 ch c n ng nƠy nh sau: B ng 2.2: Các ch c n ng c b n c a SAP Ch căn ng N iădung Phơn h K toán S Cái Tài chính ậ K ă Phơn h K toán Công n Ph i Tr toán Phơn h K toán Công n Ph i Thu Phơn h K toán TƠi s n c đ nh Bán hàng - Sales Order H uăc n - Delivery - Pick & Pack - Gross Profit Calculation -36- - Structured Marketing Docs - Sales Analysis Report Mua hàng - Purchase Order - MRP - Purchase Analysis Report Qu n lỦ kho - Batch Management - Serial Numbers Management. - Customer/ Vendor Catalog Numbers - Continuous Stock Management - Price Lists Qu n lỦ s n xu t - Bill of Material - Production Orders Qu n lỦ ho t đ ng Qu n lỦ c h i - Opportunities Qu nălỦăm iă quanăh ăkháchă hàng - Opportunity Analysis Reports - Opportunities Pipeline Qu n lỦ d ch v - Service Call - Customer Equipment Card - Service Contract - Solutions Knowledge Base -37- - Service Reports L ch ậ th i khóa bi u - Calendar - Microsoft Outlook Integration Payroll: Provided through partner solutions Qu nălỦănhơnă s Qu n lỦ danh sách công nhơn viên - Employee - Human Resources Reports V i các ch c n ng c a mình, h th ng SAP Business One B1 đư h tr r t nhi u cho ho t đ ng kinh doanh nói chung c ng nh công tác k toán nói riêng t i công ty TNHH Silk Vi t Nam. H th ng SAP mô ph ng tác nghi p c a đ i ng nhơn viên theo quy trình. Thông tin đ c luơn chuy n t đ ng gi a các b c c a quy trình vƠ đ c ki m soát ch t ch . Nó t o ra s k t n i ch t ch gi a các nhân viên trong phòng ban và gi a các phòng ban v i nhau, t đó giúp cho nhân viên th c hi n trong t ng chu trình kinh doanh có đ y đ các thông tin c n thi t đ th c hi n công vi c c a mình. i v i b ph n k toán tài chính, gi m b t đ nh d li u đ c kh i l ng công vi c h ch toán c cung c p t các phơn h có liên quan vƠ ch t l ng thông tin đ c đ m b o do tr i qua quy trình xét duy t nghiêm ng t. Các báo cáo c a b ph n k toán trên ph n m m ERP có th l y thông tin t nhi u b c trong quy trình vƠ th m chí t nhi u quy trình khác nhau. V i h th ng SAP, nó có các công c h tr hi u qu cho vi c l p k ho ch s n xu t c ng nh tiêu th , t đó có th đ i chi u v i th c t phát sinh giúp ban lưnh đ o công ty có nh ng đi u ch nh k p th i. -38- Yêuăc uăv ăh ăth ngăthi tăb đ s ăd ng ph năm m SAP Business 2.2.2.2. One B1 có th tri n khai h th ng SAP Business One B1 t i công ty thì m t trong nh ng yêu c u không th thi u đó lƠ t ch c c s h t ng công ngh thông tin. Do v y, theo yêu c u c a nhà cung c p Vinasystem, h th ng máy móc thi t b nh server, các máy l và h t ng m ng t i công ty TNHH Silk Vi t Nam đ c s d ng nh sau: B ng 2.3: H th ng thi t b đ tri n khai SAP STT H th ng thi t b Chi ti t HP Proliant ML350 G6 (2x Six Core X5650 2.66Ghz/ 8GB/ HDD 146GB/ Raid HP P410i/ DVD/ 460Watts) - CPU: 2x Xeon Six Core X5650 2.66GHz (Cache 12MB) - RAM: 8GB (2x4GB) DDR3-1333/PC3-10600 1 ECC Server - HDD: 1x HP 146GB SAS 2.5" 10K Hotswap - DVD: DVD ROM - RAID: HP P410i/256MB RAID (0,1,5,10) - NIC: NC326i Dual-port Ethernet - Power Supply: 1x 460Watts hotswap C u hình t i thi u: 2 Máy l Core 2 Duo Ram 2Gb -39- HDD 160Gb S d ng m ng WAN (Wide Area Networks 3 H t ng m ng m ng di n r ng), LAN (Local Area Network m ng c c b ) trung bình Phơnăh ăk ătoánătƠiăchính trong h ăth ngăSAPăBusinessăOneăB1 2.3. Phơn h k toán tƠi chính t i công ty TNHH Silk Vi t Nam có các ch c n ng c b n sau: - Qu n lỦ t t c các thông tin v k toán tƠi chính c a doanh nghi p. - T t c các giao d ch kinh doanh đ phép xem ng c ghi nh n d i d ng các bút toán cho c thông tin chi ti t trên t ng giao d ch c th t các báo cáo t ng h p. - Lu ng d li u luơn chuy n gi a FI (Financial Accounting) vƠ các phơn h khác lƠ hoƠn toƠn t đ ng vƠ đ d ch đ c th c hi n theo th i gian th c: các giao c ghi nh n t i các phơn h khác (ví d SD ậ Sale and Distribution) s ngay t c kh c đ c chuy n sang ghi nh n t i phơn h K toán S Cái GL (General Ledger) trong Financial Accounting. - Kh n ng cung c p các báo cáo tƠi chính chính xác v tình tình hình tƠi chính doanh nghi p t i th i đi m hi n th báo cáo. Khác v i các h th ng ERP khác c p nh t d li u gi a các phơn h theo gói nên luôn có đ tr nh t đ nh, SAP Business One B1 s d ng c ch c p nh t th i gian th c nên các thông tin báo cáo luôn hi n th chính xác tình hình tƠi chính c a doanh nghi p t i th i đi m đó. - Phơn h K toán tƠi chính - Financial Accounting bao g m các phơn h chính sau: o Phơn h K toán S Cái - General Ledger (FI-GL) o Phơn h K toán Công n Ph i Tr - Accounts Payable (FI-AP) o Phơn h K toán Công n Ph i Thu - Accounts Receivable (FI-AR) -40- o Phơn h K toán TƠi s n c đ nh - Asset Accounting (FI-AA) 2.3.1. Phơnăh ăK ătoánăS ăCáiă- General Ledger (FI-GL) Nhi m v chính c a Phơn h K toán S Cái - General Ledger (FI-GL) lƠ cung c p b c tranh toƠn c nh v tình hình tƠi chính doanh nghi p. Phơn h nƠy ghi nh n t t c các giao d ch có liên quan đ n k toán (đ c ghi nh n tr c ti p t i GL ho c đ c k t s t các phơn h khác) vƠ đ m b o các d li u nƠy luôn luôn hoƠn thi n, chính xác vƠ k p th i. Hình 2.3: Giao d ch đ c t đ ng k t s vào h th ng s cái Phơn h K toán S Cái - General Ledger (FI-GL) có các ch c n ng chính nh sau: - Cho phép nh p tr c ti p các giao d ch k toán. - T đ ng ghi nh n các giao d ch đ c chuy n sang t các phơn h khác vƠo h th ng S cái. - Cho phép cung c p các báo cáo chính xác v t t c tình hình tài chính c a doanh nghi p t i m t th i đi m b t k . -41- Phơnăh ăk ătoánăCôngăn ăph iătr ă- Accounts Payable (FI-AP) 2.3.2. - Phơn h k toán Công n ph i tr (FI-AP) có nhi m v ghi nh n vƠ ki m soát t t c các thông tin giao d ch có liên quan đ n các nhƠ cung c p có giao d ch v i doanh nghi p. AP c ng lƠ m t ph n tích h p c a h th ng mua hƠng: giao d ch nh p hƠng vƠ hóa đ n đ ph i tr đ Ch c thanh toán cho nhƠ cung c p b ng ch ng trình nƠy h tr t t c các ph chuy n kho n) d t . Ch n - c qu n lỦ theo NhƠ cung c p. Kho n ng trình thanh toán. ng th c thanh toán chu n (nh séc vƠ i d ng ch ng t đ c in ra ho c d ng trình c ng h tr c các ph i d ng d li u đi n ng th c thanh toán đ c thù c a t ng c. Các đ nh kho n phát sinh trong AP đ tƠi kho n GL đ c ghi nh n đ ng th i trong GL vƠ các c k t s d a trên lo i giao d ch phát sinh. H th ng cung c p ch c n ng d báo ngƠy đ n h n thanh toán vƠ các báo cáo chu n khác mƠ doanh nghi p có th s d ng đ ki m soát các kho n ch a thanh toán. Ng i dùng có th thi t k các bi u báo cáo, ch ng t giao d ch v i Nhà cung c p theo yêu c u đ c thù c a mình. 2.3.3. - Phơnăh ăk ătoánăCôngăn ăph iăthuă(AccountsăReceivableăFI-AR) Phơn h k toán Công n ph i thu có nhi m v ghi nh n vƠ qu n lỦ t t c các thông tin giao d ch có liên quan đ n các khách hƠng c a doanh nghi p. FIAR c ng lƠ m t ph n tích h p c a Qu n lỦ bán hƠng. - M i k t s trong phơn h AR c ng đ c ghi nh n tr c ti p trong phơn h GL. H th ng cung c p nhi u công c cho phép ng i dùng ki m soát các kho n n ch a thanh toán (open items) nh các phơn tích tƠi kho n, các báo cáo c nh báo, danh sách các kho n n đ n h n, vƠ ch c n ng gi c n (dunning) linh ho t. H th ng cung c p các m u th t có th đ c u c a doanh nghi p. T ng t nh v y, các thông báo thông toán, xác nh n s d , b ng kê tƠi kho n… c ng có th đ - c tùy bi n theo yêu c tùy bi n cho phù h p. AR còn cung c p d li u ph c v nghi p v Qu n lỦ h n m c tín d ng -42- (Credit management) do AR đ c tích h p ch t ch v i phơn h Bán hƠng vƠ phơn ph i (SD), AR c ng cung c p các thông tin quan tr ng ph c v nghi p v t i u hóa vi c l p k ho ch thanh kho n do AR đ c liên k t v i phơn h Qu n lỦ ti n. 2.3.4. Phơnăh ăK ătoánăTSC ă- Asset Accounting (FI-AA) Phơn h K toán TƠi s n c đ nh - Asset Accounting (FI-AA) có nhi m v qu n lỦ các tƠi s n c a doanh nghi p. Trong nhóm phơn h Financial Accounting, nó đóng vai trò lƠ phơn h chi ti t cho phơn h K toán S Cái - General Ledger, có nhi m v cung c p thông tin chi ti t v các giao d ch k toán có liên quan đ n tƠi s n. Hình 2.4: Phân h K toán tài s n c đ nh 2.3.5. - M iăquanăh ăgi aăphơnăh ăK ătoánătƠiăchínhăv iăcácăphơnăh ăkhác T t c các giao d ch có liên quan đ n nghi p v k toán đ c khi nh n trong các phơn h c a các nhóm ng d ng Qu n lỦ H u c n - Logistics (ví d nh phơn h Qu n lỦ v t t Material Management hay phơn h Qu n lỦ Mua hàng - Purchassing) vƠ Qu n lỦ Nhơn s - Human Resources (Ví d nh -43- phân h tính l ng Payroll) s đ c chuy n sang ghi nh n đ ng th i bên nhóm phơn h K toán Tài chính - Financial Accounting m t cách t đ ng thông qua các thi t l p t đ ng xác đ nh tƠi kho n s cái do ng khai báo tr c. Ng i s d ng i dùng các nhóm ng d ng Qu n lỦ H u c n ậ Logistics vƠ Qu n lỦ Nhơn s - Human Resources không c n có ki n th c v k toán tƠi chính mƠ h ch c n nh p các giao d ch theo đúng nghi p v đ c tr ng c a h (ví d nh l p phi u nh p kho hay lên b ng l đ ng phát sinh các bút toán k toán t ng) vƠ h th ng s t ng ng theo nghi p v , đ m b o tính chính xác trong vi c đ nh kho n ậ m t yêu c u h t s c quan tr ng đ i v i các giao d ch k toán. - Các giao d ch có liên quan đ n nghi p v k toán sau khi ghi nh n vƠo phơn h S Cái c a Financial Accounting n u có liên quan đ n các tƠi kho n chi phí lƠ doanh thu s đ c t đ ng ghi nh n thêm bên nhóm phơn h K toán Qu n tr - Controlling vƠo các đ i t ng chi phí (ho c doanh thu) đư đ c ch đ nh. - i u nƠy cho phép t t c các nghi p v phát sinh t i b t k phơn h nƠo luôn luôn đ c ph n ánh k p th i vƠ chính xác trên báo cáo tƠi chính c a doanh nghi p t i m t th i đi m b t k . -44- Hình 2.5: Mô hình tích h p gi a các phân h trong h th ng SAP Business One B1 2.4. Phân tích th cătr ng t ăch căcôngătácăk ătoánăt iăCôngătyăTNHHă SilkăVi tăNam sauăkhiăápăd ngăh th ngăSAP 2.4.1. căđi măho tăđ ngăc aăcôngăty V i đ c đi m là doanh nghi p s n xu t s n ph m ch m sóc cá nhơn vƠ gia đình, ban lưnh đ o công ty c n nhi u thông tin v tình hình s n xu t và tiêu th s n ph m. u tiên, do s l ng nguyên v t li u và thành ph m đa d ng nên c n ph i có s qu n lý rõ ràng và ch t ch . C n ki m soát l nhi u hay quá ít đ u gây nh h đ ng hàng t n kho h p lý, vì n u quá ng đ n quá trình s n xu t kinh doanh. Theo dõi c h n s d ng c a nguyên v t li u c ng nh thành ph m, tránh tình tr ng đ v t li u, thành ph m quá h n. Phát hi n và lo i b nh ng y u t kém hi u qu trong quá trình s n xu t… -45- Th hai là n m rõ đ n đ t hàng c a khách hƠng đ có k ho ch s n xu t và giao hƠng đúng yêu c u; có đ y đ thông tin v khách hàng và nhà cung c p nh thông tin v h n m c tín d ng, công n … Bên c nh đó, lƠ m t công ty n c ngoài ho t đ ng Vi t Nam, nên Silk Vi t Nam có khá nhi u giao d ch mua bán b ng đ ng ngo i t . Do v y, ngoài yêu c u theo dõi b ng đ ng Vi t Nam, công ty c ng c n theo dõi theo t ng đ n v ngo i t khác nhau. 2.4.2. Cơuăh iăkh oăsát phân tích th c tr ng t ch c công tác k toán trong đi u ki n v n d ng h th ng SAP t i công ty TNHH Silk Vi t Nam, tác gi đư ti n hành kh o sát th c t t i b ph n K toán tài chính c a công ty v i s tham gia c a k toán tr h p và 7 k toán viên. K t qu nh n đ ng, k toán t ng c nh sau: B ng 2.4: K t qu kh o sát th c t t i Doanh nghi p K t qu Câu h i Có (ng H th ng SAP có cung c p đ y đ thông tin theo yêu c u c a doanh nghi p không? H th ng SAP có t o báo cáo tài chính phù h p, k p th i không? H th ng SAP có t o đ c các báo cáo qu n tr theo yêu c u c a doanh nghi p không? H th ng SAP có x lỦ đ c toàn b ho t đ ng c a doanh nghi p không? D li u trên h th ng SAP có đ c x lý t i) T l Không T l (%) (ng (%) i) 9 100 0 0 9 100 0 0 9 100 0 0 9 100 0 0 9 100 0 0 -46- đ ng theo ch ng trình không? H th ng SAP có h tr đ y đ các form m u báo cáo không? Khi có m t bút toán đ có c p nh t ngay d 9 100 0 0 9 100 0 0 9 100 0 0 0 0 9 100 9 100 0 0 9 100 0 0 9 100 0 0 9 100 0 0 0 0 9 100 0 0 9 100 9 100 0 0 c th c hi n, h th ng li u cho toàn h th ng không? H th ng SAP có truy xu t đ c ngu n g c d dàng không? H th ng SAP có theo dõi đ c nhi u đ n v ti n t không? H th ng SAP có x lỦ đ c vi c nguyên v t li u, thành ph m nh p và xu t theo các đ n v tính khác nhau không? H th ng SAP có nh h ng đ n hình th c và n i dung c a ch ng t không? H th ng tài kho n k toán trong ph n m m SAP có đáp ng đ c yêu c u c a doanh nghi p không? H th ng SAP có h tr các ph ng pháp x lý và phân tích d li u ph c t p không? H th ng SAP có ch c n ng c nh báo không? H th ng SAP có cho phép ch nh s a s li u đư h ch toán không? Có xét duy t nghi p v ngay trên h th ng -47- không? Có phân chia trách nhi m rõ ràng trong h th ng không? Nhân viên th c hi n có ki m tra ch ng t tr c khi nh p li u không? Có ki m tra d li u do nhân viên nh p li u th c hi n không? H th ng SAP có b t bu c nhân viên ph i tuân th quy trình không? H th ng SAP có giúp cho nhân viên th c hi n gi m b t nh ng sai sót không? Có gi i thích, h ng d n nhân viên s d ng không? 9 100 0 0 9 100 0 0 9 100 0 0 9 100 0 0 8 89 1 11 9 100 0 0 K t lu n: Qua b ng kh o sát 2.4, ta có th th y h th ng SAP Business One B1 đư có nh ng nh h ng tích c c đ n t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam nh cung c p đ y đ và k p th i các báo cáo tƠi chính c ng nh báo cáo qu n tr , h tr các form m u báo cáo, phân chia trách nhi m rõ ràng gi a các nhân viên trong b ph n và gi a các b ph n v i nhau… Tuy nhiên, bên c nh đó v n còn m t s nh h ng ch a t t c a h th ng đ n t ch c công tác k toán c n kh c ph c nh không theo dõi đ c chi ti t ngo i t , thi u ch c n ng c nh báo… 2.4.3. Phân tích Lu n v n s trình bày m t s phân tích nh m lƠm rõ h n k t qu kh o sát nh trong b ng 2.4: -48- - V ăcungăc păthông tin: Các ph n m m qu n lỦ r i r c th ng ph c v cho ho t đ ng c a m t phòng, ban c th (nh phòng kinh doanh, phòng k toán, phòng nhơn s …) vƠ nh m t “ c đ o” đ i v i các ph n m m c a phòng ban khác. Vi c chuy n thông tin t phòng, ban nƠy sang phòng, ban khác đ c th c hi n m t cách th công (chuy n v n b n, copy file, g i mail…) v i n ng su t th p vƠ không có tính ki m soát. Các module c a SAP Bussiness One B1 c ng ph c v cho các phòng, ban nh ng h n th , nó gi i quy t m i quan h gi a các phòng, ban khi mô ph ng tác nghi p c a đ i ng nhơn viên theo quy trình. Thông tin đ quy trình vƠ đ c luơn chuy n t đ ng gi a các b cc a c ki m soát ch t ch . Do v y các báo cáo c a b ph n k toán trên ph n m m ERP có th l y thông tin t nhi u b c trong quy trình vƠ th m chí t nhi u quy trình khác nhau. Cách lƠm nƠy t o ra n ng su t lao đ ng vƠ hi u qu qu n lỦ thông tin r t cao cho doanh nghi p, các báo cáo tƠi chính vƠ qu n tr đ c th c hi n v i t c đ nhanh h n, chính xác h n. - V ăh ăth ngăch ngăt :ă Khi h th ng SAP Business One B1 đ c ng d ng t i Công ty TNHH Silk Vi t Nam, h th ng ch ng t c a doanh nghi p đư b nh h ng trên nhi u ph ng di n nh n i d ng l p vƠ xét duy t ch ng t ; hình th c c a ch ng t , s liên đ c l p… Bên c nh đó h th ng đư lo i b m t s ch ng t b ng gi y, vi c ki m tra ch ng t đ u vƠo do nhơn viên nh p li u th c hi n. - Tínhăc pănh tăcao: c đi m c a h th ng SAP Business One B1 lƠ tính chia s d li u vƠ s d ng c s d li u dùng chung nên khi có m t bút toán đ c c p nh t m t l n s nh h ng đ n nhi u d li u trong toƠn b h th ng. Do v y, yêu c u v nghi p v c a nhơn viên b ph n k toán ph i tuy t đ i chính xác. B i vì n u sai, không ch trong phơn h k toán mƠ còn nh h hƠng, s n xu t, nhơn s … - V ăph ngăth căh chătoán: nh h ng ng đ n các phơn h khác nh mua hƠng, bán -49- Trong h th ng SAP Business One B1, h ch toán k toán không ph i lƠ đi m b t đ u mƠ lƠ k t qu c a quá trình x lỦ thông tin. M i thao tác nghi p v trong quy trình s n xu t kinh doanh đ u đ c ghi nh n b ng m t bút toán h ch toán trên h th ng. Cùng v i quy trình nghi p v đ các nghi p v k toán c ng đ c chia thƠnh nhi u công đo n khác nhau, c chia thƠnh nhi u c p bút toán khác nhau. Ví d , trong quy trình mua hƠng, có bút toán nh n hƠng t vƠo kho; bút toán ghi nh n công n ph i tr t mua hàng; bút toán thanh toán t ng ng v i vi c nh n hƠng hoá ng ng v i vi c ch p nh n ch ng t ng ng v i vi c ch p nh n thanh toán... qu n lỦ các c p bút toán liên quan trong cùng m t nghi p v , h th ng SAP Business One B1 đ nh ngh a các tƠi kho n liên k t trong t ng c p bút toán vƠ các quy t c h ch toán ng m đ nh đ đ m b o các c p bút toán nƠy th ng nh t v i nhau. ng th i, t t c các giao d ch phát sinh đ u đ c k toán đ nh ngh a các tƠi kho n h ch toán đi kèm. Chính vì v y, trong thao tác nh p/xu t, nhân viên ch c n ch n đúng giao d ch c n ghi nh n thì h th ng s t đ ng phát sinh đ nh kho n t ng ng. - H chătoánăt ăđ ng: Ngoài phân h k toán S cái (GL) th c hi n các bút toán m t cách tr c ti p nh các ph n m m k toán thông th ng (Misa, Bravo…), t t c các phân h khác c a SAP Business One B1 đ u ti n hành h ch toán t đ ng và quy t c h ch toán 1:n hay n:1 không đ c đ t ra, vì th không th th c hi n vi c tách s d c a các tài kho n theo t ng tài kho n đ i ng. H n n a, nh đư phơn tích ph n trên, vi c qu n lý các giao d ch theo ki u đ i ng tài kho n là m t vi c làm không có ý ngh a, vì h u h t các tài kho n đ u đ c h ch toán đ i ng v i các tài kho n mà k toán Vi t nam xem là trung gian. ơy lƠ m t v n đ khá quan tr ng không ch riêng v i k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam mƠ còn đ i v i h u h t nh ng ng i làm k toán Vi t nam vì chúng ta v n quen ki m soát s li u theo ki u đ i ng. Tuy nhiên, c n l u Ủ m t đi m khác bi t r t l n gi a SAP Business One B1 và các ph n m m k toán đang -50- đ c s d ng hi n nay lƠ bút toán đ c sinh ra m t cách t đ ng vƠ đ c ki m soát nhi u t ng thông qua quá trình phê duy t ngay trên h th ng vì th nh ng sai sót v đ nh kho n là h u nh không x y ra. - C uătrúcăh ăth ngătƠiăkho nălinhăho t: H th ng tài kho n k toán truy n th ng làm cho nhân viên k toán b “bó bu c” trong nh ng n i dung đ nh s n, theo m t yêu c u h ch toán nh t đ nh. N i dung tài kho n ch a hoƠn toƠn ph n ánh đ y đ các n i dung liên quan đ n các nghi p v đư vƠ đang di n ra t i doanh nghi p. C u trúc h th ng tài kho n linh ho t giúp nhà qu n lý d dƠng có đ c thông tin qu n lý tài chính nhi u chi u khác nhau. Do v y, trong h th ng SAP Business One B1, ngoƠi h th ng tƠi kho n mƠ B TƠi Chính Vi t Nam ban hƠnh, nhơn viên k toán có th xơy d ng m t h th ng tƠi kho n v i nhi u chi u thông tin. Có th nói tính linh ho t c a h th ng tƠi kho n có th đáp ng đ c m i yêu c u phơn tích vƠ qu n lỦ tƠi chính c a doanh nghi p, v i m i quy mô. Ví d : bƠi toán qu n lỦ doanh thu vƠ chi phí theo t ng phòng ban s th c hi n đ n gi n b ng cách thêm thông tin v phòng ban vƠo h th ng tƠi kho n. Cu i k , nhơn viên th c hi n ch c n s d ng các báo cáo v s d tƠi kho n đ xem t t c các s li u k toán phát sinh m t phòng ban b t k . -51- Hình 2.6: Tính linh ho t c a h th ng tài kho n - S xu t hi n c a tài kho n trung gian trong các nghi p v k toán: ơy lƠ m t đi m khác bi t r t l n so v i cách h ch toán k toán truy n th ng, tuy nhiên trên góc đ kinh t thì s v n đ ng c a tƠi s n vƠ ngu n v n trong các nghi p v trên v n không có gì thay đ i. đ m b o cho b ng cơn đ i k toán c a Công ty không phát sinh thêm nhi u so v i cách h ch toán truy n th ng, nhơn viên k toán có th s d ng các tƠi kho n không thu c h th ng tƠi kho n chính th c c a k toán Vi t Nam vƠ xem đó lƠ các tƠi kho n trung gian. Nh v y, vi c phát sinh giao d ch các tƠi kho n trung gian không lƠm nh h ty vƠ K toán tr ng đ n các báo cáo tƠi chính c a Công ng có th d a vƠo s d c a các tƠi kho n nƠy đ ki m tra quy trình tác nghi p đư đ c th c hi n đ y đ ch a. Hình 2.7 và hình 2.8 lƠ m t minh h a v vi c s d ng tƠi kho n trung gian trong h ch toán k toán. TƠi kho n trung gian đ c s d ng đơy lƠ tƠi kho n 191100. -52- Hình 2.7: Ch ng t nh n hàng Hình 2.8: Hóa đ n V ăph - Trong ba ph ph ngăphápăch aăs ăk ătoán: ng pháp ch a s c a k toán truy n th ng lƠ ph ng pháp ghi b sung vƠ ph ng pháp g ch xóa, ng pháp ghi s ơm thì ch có m i ph ghi s ơm (duy nh t s d ng bút toán đ o) lƠ đ ng pháp c áp d ng. V i Ủ ngh a lƠ m t h th ng ph n ánh trung th c nh t các ho t đ ng kinh t phát sinh trong m t t ch c kinh t , h th ng SAP Business One B1 không cho phép ng i dùng xóa b t k m t bút toán nƠo đư h ch toán vƠo h th ng. T t c nh ng gì mƠ ng ng i s d ng có th lƠm lƠ th c hi n bút toán đ o. Chính vì đ c đi m nƠy, i s d ng có th c m th y ái ng i vì m i sai sót c a h đ u b ki m soát. Tuy -53- nhiên, c ng nh đ c đi m nƠy, s li u k toán do h th ng SAP Business One B1 cung c p luôn có đ tin c y cao đ i v i các c đông c ng nh các đ i tác bên ngoƠi Doanh nghi p. Hình 2.9 và hình 2.10 lƠ m t minh h a v vi c s d ng bút toán đ o trong phơn h K toán tƠi chính c a h th ng SAP Business One B1. Hình 2.9: Ch ng t ban đ u Hình 2.10: Ch ng t reserve -54- - Công c l p ngân sách: Công c l p ngơn sách cho phép Công ty có th l p ngơn sách m t cách hi u qu vƠ ghi l i nh ng ngơn sách nƠy trên ph n m m đ t ng lo i chi phí th c t vƠ doanh thu có th so sánh v i ngơn sách m t cách thu n ti n. Công c l p ngơn sách còn h tr cho vi c ki m soát n i b vƠ so n l p các báo cáo qu n tr có Ủ ngh a. Do v y, công c nƠy đ c đ a vƠo trong h th ng SAP Business One B1 đ nhơn viên trong b ph n k toán vƠ nhơn viên c a các phòng ban khác có liên quan th c hi n, trong khi đi u nƠy th ng không có trong các ph n m m k toán truy n th ng c a Vi t Nam. - Formăm uăc aăbáoăcáo: Trong ph n m m k toán truy n th ng, các báo cáo đ c thi t k theo form m u có s n, vì v y khi nhân viên k toán c n l p m t báo cáo có n i dung khác thì s không th c hi n đ c. Còn trong h th ng SAP Business One B1 có các công c h tr m nh m đ t o ra các báo cáo theo yêu c u c a ng nhi u thu n l i cho ng - i s d ng, đi u nƠy t o nên r t i th c hi n. Kh ăn ngăquyăđ iăđ năv ătínhăc aănguyênăv tăli u,ăthƠnhăph m: M t trong nh ng khó kh n th ng g p cho công vi c theo dõi nguyên v t li u c ng nh thƠnh ph m lƠ đ n v tính khi nh p kho vƠ xu t kho khác nhau. Ch ng h n nh khi nh p thƠnh ph m vƠo kho, đ n v tính lƠ chai, nh ng trong yêu c u xu t hƠng c a b ph n kinh doanh đ n v tính l i là thùng. H th ng SAP Business One B1 đư h tr r t t t cho v n đ nƠy b ng kh n ng quy đ i đ n v tính khác nhau gi a chai, thùng, lít… cho m t nguyên v t li u ho c thƠnh ph m. - Kh ăn ngătruyăxu tăngu năg c: Kh n ng truy xu t ngu n g c trong h th ng SAP Business One B1 c ng lƠ m t ch c n ng quan tr ng mƠ theo đó ng i s d ng có th nh p chu t vƠo m t h ng m c ho c m m t mƠn hình m i ho c m m t h ng m c c p th p h n đ ch ra m t con s c th b t ngu n t đơu ho c đư đ giúp d dƠng có đ c tính toán nh th nƠo. Ch c n ng nƠy c các chi ti t mong mu n c a m t báo cáo, đôi khi t nc pđ -55- d li u đ u vƠo. Trong khi m t s ph n m m k toán trong n c th ng không có, n u có thì c ng không hi u qu ho c không d s d ng. Ch ng h n nh m t s ph n m m trong n c nh Unesco, KTVN… không th d n ra các con s dùng đ tính ra m t con s t ng nƠo đó trên cùng m t mƠn hình mƠ thay vƠo đó ng d ng ph i m m t mƠn hình khác đ xem con s t ng đó đ - c tính nh th nƠo. Ki m soát x lý thông tin: Thông tin đ b is c ki m soát ch t ch thông qua quy trình xét duy t nghiêm ng t, n u c th c hi n tr c ch a th c hi n thì nhân viên th c hi n công đo n ti p theo s không th th c hi n công vi c c a mình do không có đ y đ thông tin đ th c hi n theo yêu c u c a h th ng. ơy c ng lƠ m t trong nh ng đi m khác bi t so v i các ph n m m k toán truy n th ng. Ch ng h n nh ph n m m SAP ki m soát s li u trên phi u xu t v t t theo quy trình (ví d : S l ng v t t xu t ph i n m trong khuôn kh l nh xu t v t t cho s n ph m, và s l ng s n ph m l i ph thu c k ho ch s n xu t...), còn ph n m m k toán truy n th ng không ki m soát đ li u này (ví d : Kho xu t bao nhiêu thì b ph n k toán s d ng s li u t mà không th k t lu n đ cs ng ng c r ng s li u nƠy lƠ đ hay thi u - vi c ki m soát s li u này n m ngoài ph m vi ph n m m k toán). Do d li u t p trung, nhi u ng truy c p vào h th ng nên nh h ng t i ph i cùng ng pháp ki m soát d li u c a h th ng nh phơn quy n truy c p, phân chia ch c n ng xem, thêm, s a, xóa… D li u đ c thu th p ngay khi nghi p v kinh t phát sinh do b ph n th c hi n ho t đ ng kinh doanh th c hi n. Do d li u đ u vƠo ch nh p m t l n nên c n có các bi n pháp ki m tra tính chính xác c a d li u đ không lƠm sai l ch thông tin trong toƠn h th ng. Quá trình x lý thông tin g n kèm cùng quá trình x lý kinh doanh và thu th p d li u. SAP giúp ng i s d ng áp d ng nhi u ph ng pháp phân tích k toán qu n tr nh ABC, các t s phân tích tính toán và x lý d li u t đ ng theo ch ng trình đ c l p s n. Khâu x lý k toán trên h th ng SAP ch là khâu cu i cùng và mang tính k t qu t các modules phía tr c trong khi ph n m m k toán truy n th ng luôn x lý các d li u đư x y ra, t p h p, th ng kê, tính toán vƠ đ a ra các báo cáo. Nh v y ph n -56- m m k toán có đ u vào là k t qu c a nh ng ho t đ ng c a doanh nghi p (mua bán hàng hoá v t t , thu chi ti n m t, ti n g i...) còn h th ng SAP th c hi n các công vi c l p k ho ch vƠ đi u hành đ t o ra các ho t đ ng c a doanh nghi p. Ví d nh ph n m m SAP qu n lý vi c hình thành các s li u trên phi u xu t v t t (nguyên nhân t i sao có các s li u trên phi u xu t), còn ph n m m k toán s d ng các s li u có s n trên phi u xu t đ qu n lý t n kho vƠ đ a ra các báo cáo th ng kê. - Tuơnăth ăquyătrình: Trong công tác k toán truy n th ng, vi c th c hi n theo quy trình không ph i là m t đi u b t bu c hoƠn toƠn, đôi khi vì m t s lỦ do nƠo đó, nhơn viên th c hi n có th c t b t m t s công đo n. Còn trong môi tr ng ERP, vi c th c hi n theo quy trình là b t bu c đ i v i nhân viên th c hi n, b i vì vi c qu n lý ch đ t đ ct t nh t khi doanh nghi p s d ng các quy trình tác nghi p hoàn ch nh c a h th ng. Do v y, n u nhân viên th c hi n c t đ t m t trong các công đo n c a m t quy trình nƠo đó, ch c n ng ki m soát c a h th ng s không còn Ủ ngh a. Kéo theo đó lƠ vi c ki m soát s li u k toán c ng s khó kh n. Trong m t s tr c t r i m t s quy trình, khi đó đ gi đ ng h p c n ph i c ki m soát, c n ph i t o ra các đ i t liên k t c ng nh đ t ra các quy t c th c hi n bên ngoƠi bu c ng ng i dùng ph i tuơn th theo. Ví d nh trong k toán truy n th ng, nhân viên k toán v t t v n có th xu t v t t trong ph n m m khi không có l nh s n xu t c a B ph n s n xu t, đi u này s không th c hi n đ - c trong môi tr ng ng d ng SAP. Phân chia trách nhi m nhân viên: Trách nhi m nhân viên trong t ng b ph n c ng nh gi a các b ph n v i nhau đ c phân chia rõ ràng theo quy trình. T đó tránh đ c tình tr ng kiêm nhi m có th gây ra nh ng gian l n và vi c đùn đ y trách nhi m gi a các nhân viên, gi a các b ph n khi có sai sót x y ra. Ch ng h n nh khi nhơn viên kinh doanh c n ki m tra l ng hƠng trong kho đ xác nh n đ n đ t hàng c a khách hƠng, nh ng s li u l ng hàng t n kho không chính xác d n đ n vi c không đ hƠng đ giao cho khách, rõ ràng trách nhi m này là do b ph n kho. Trong b ph n k toán tài chính, 3 n i dung c n b n là phân quy n truy c p, khai -57- báo và nh p li u đ đ it c phơn chia rõ rƠng theo quy đ nh. Vi c khai báo danh m c các ng khách hàng, nhà cung c p, hƠng hóa, ngơn hƠng… c ng đ c phân quy n rõ ràng. - V ăn ngăsu tălaoăđ ngăvƠăvaiătròăc aăk ătoán: N ng su t lao đ ng s t ng do các d li u đ u vƠo ch ph i nh p m t l n cho m i giao d ch có liên quan. Ch ng h n nh khi các giao d ch tác nghi p x y ra thì các bút toán h ch toán t ng ng nh t ng, gi m hƠng t n kho (t phơn h qu n lỦ kho), công n ph i thu (t phơn h bán hƠng)… s do th kho, nhơn viên thu ngơn… th c hi n công vi c ghi nh n vƠ x lỦ các nghi p v (mƠ lúc tr c do k toán th c hi n). T đó gi m d n vai trò truy n th ng c a k toán, k toán không còn t p trung vào ho t đ ng ghi chép, k t chuy n, tính toán d li u mƠ chuy n sang vai trò phân tích d li u, thông tin c ng nh giám sát, ki m soát thông qua s h tr c a h th ng SAP Business One B1. 2.4.4. 2.4.4.1. M tăs ăđánhăgiá uăđi m Qua kh o sát th c t doanh nghi p, lu n v n đư rút ra m t s u đi m c a h th ng SAP Business One B1 nh sau: - Vi c ng d ng h th ng SAP Business One B1 đư lƠm t ng n ng su t lao đ ng c a nhân viên trong b ph n k toán do các d li u đ u vào ch ph i nh p m t l n cho m i giao d ch có liên quan, đ ng th i các báo cáo đ c th c hi n v i t c đ nhanh h n, chính xác h n. Doanh nghi p có kh n ng ki m soát t t h n các h n m c v t n kho, công n , chi phí, doanh thu, l i nhu n… đ ng th i có kh n ng t i u hóa các ngu n l c nh nguyên v t li u, nhơn công, máy móc thi công… v a đ đ s n xu t, kinh doanh. -58- - H tr nhân viên k toán ph i tr t ng kh n ng ki m soát hóa đ n vƠ qu n lý quá trình thanh toán, t đó nơng cao hi u qu công vi c và lo i tr s ph thu c c a h vƠo máy tính đ i v i nh ng công vi c đó. - Gi m b t kh i l ng các v n b n gi y t thông qua vi c h tr các đ nh d ng tr c tuy n cho phép c p nh t và truy xu t thông tin m t cách nhanh chóng. - Nâng cao hi u qu ho t đ ng thông qua vi c h tr chính sách thu , c ch v ngân hàng, các bi u m u báo cáo… - H th ng SAP giúp cho nhân viên trong công ty nói chung và b ph n k toán tài chính nói riêng gi m b t nh ng sai sót trong h ch toán. - Phân h k toán tài chính c ng giúp các nhơn viên ki m toán n i b và các cán b qu n lý cao c p ki m tra tính chính xác c a các tài kho n. H n n a, phân h k toán c a SAP đư h tr nâng cao ch t l ng cho các qui trình k toán và các bi n pháp ki m soát n i b . 2.4.4.2. H năch Bên c nh nh ng u đi m trên, h th ng SAP Business One B1 đ c ng d ng t i công ty TNHH Silk Vi t Nam v n còn t n t i m t s h n ch nh sau: - Các phân h nh phơn h qu n lý ti n, phân h công n ph i thu, phân h công n ph i tr , phân h s cái… th ng liên quan đ n nhi u đ n v ti n t . Ch ng h n nh m t s v t li u mua có th b ng Euro, m t s kho n vay b ng USD... Trong khi đ ng ti n báo cáo l i lƠ đ ng Vi t Nam. Chính đi u nƠy đư gơy ra r t nhi u khó kh n cho nhân viên k toán trong vi c theo dõi các tài kho n ngo i t . theo dõi các kho n ti n ngo i t này, k toán ph i theo dõi riêng trên ph n m m excel. - M t trong nh ng h n ch c a ph n m m là vi c c nh báo khi vi c th c hi n không đ ng nh t v i k ho ch đ c l p ra. Ví d : Trong công th c đ s n xu t ra 20kg d u g i thì c n 5kg s a, tuy nhiên khi nhân viên xu t kho v t t 6kg s a đ s n xu t thì không h có c nh báo nào t ph n m m SAP. -59- - Phân h k toán tài chính c a h th ng SAP Business One B1 cho phép ch nh s a tài kho n n u ng - t t c các c p trong h th ng. i u này s là r t nguy hi m i th c hi n ch nh s a nh m tài kho n m . Công ty TNHH Silk Vi t Nam là công ty s n xu t s n ph m v ch m sóc cá nhơn, gia đình nên có nhi u m t hàng v i nh ng m c giá bán khác nhau tùy t ng khách hàng, t ng th i đi m. Tuy nhiên, ph n m m ch cho phép xây d ng m t b ng giá duy nh t trong h th ng. Chính đi u nƠy đư lƠm cho nhơn viên th c hi n m t r t nhi u th i gian cho vi c nh p li u giá bán, ghi nh n doanh thu… - V i vi c ERP có nh ng công c h tr m nh cho thi t k form m u báo cáo theo yêu c u c a ng i s d ng d n đ n vi c có nhi u hình th c cho m t báo cáo. Tuy nhiên, m t h n ch n a c a h th ng SAP Business One B1 đ ng d ng t i doanh nghi p là khi m t form m u đ c c thay đ i, h th ng s l u l i và áp d ng form đó không ch cho phân h c a ng i s d ng mà còn cho c h th ng. Chính đi u này s gây ra nh ng khó kh n nh m t th i gian ch nh s a l i form báo cáo cho nh ng ng ng 2.4.4.3. i s d ng tr i s d ng sau có yêu c u khác v i c đơy. Nguyên nhân Lu n v n d a vào t ng thành ph n h th ng theo mô hình “h th ng ho t đ ng” theo t ng giai đo n trong quá trình phát tri n m t h th ng đ phân tích các nguyên nhân d n đ n nh ng h n ch trên. Trong giaiăđo n phân tích h th ng. viên các b i d án tham gia g m t ng giám đ c, nhân ph n ch c n ng liên quan vƠ phòng IT. NhƠ t v n tri n khai Vinasystem đư đ a ra các gi i pháp liên quan đ n ho t đ ng c a doanh nghi p đ có th ng d ng ERP. Tuy nhiên ban d án đư không đ a ra đ c h t các yêu c u c a h th ng ERP nh cung c p báo cáo theo dõi theo nhi u đ n v ti n t (USD, Euro…), cung c p nhi u b ng báo giá… -60- Trongăgiaiăđo năcƠiăđ t và hu n luy n nhân s . Trong quá trình nhƠ t v n tri n khai ch y th nghi m ph n m m ERP, đ i d án và ban qu n lý c p cao đư không phát hi n ra m t s h n ch c a ph n m m nh ch c n ng c nh báo, ch nh s a tài kho n, l u tr form m u… Bên c nh đó, m t s nhân viên k toán v n ch a hi u rõ cách th c mà h th ng SAP Business One B1 ho t đ ng nh th nào, d li u đ c liên k t ra sao, cách th c khai thác báo cáo trên h th ng. Trongăgiaiăđo n v n hành s d ng. M t s nguyên nhân xu t phát t ch t l c a ng - i th c hi n nh : H th ng SAP Business One B1 đ n c vi t b i Công ty SAP, là m t công ty c ngoài, nên toàn b ngôn ng s d ng trong h th ng là ti ng Anh, tài li u h ng d n c ng lƠ ti ng Anh. Bên c nh đó ph n m m có nh ng thu t ng và khái ni m không quen thu c v i ng đi u nƠy đư t o nên nh ng h n ch cho ng - ng i làm k toán Vi t Nam. Chính i s d ng. Cách x lý tài kho n theo k toán th công ho c ph n m m riêng l m c nƠo đó khác v i x lý tài kho n trên h th ng ERP (ví d cách s d ng tài kho n trung gian đ ki m soát nghi p v và luân chuy n d li u gi a các b ph n th c hi n ho t đ ng kinh t ho c cách đi u ch nh, s a ch a bút toán); ho c vi c phân tích ho t đ ng kinh t , xây d ng qui trình thu th p và luân chuy n thông tin gi a các b ph n c ng khác nhau gi a k toán th công hay ph n m m k toán riêng bi t v i ph n m m ERP. Ngoài ra, m t s nguyên t c x lý ERP trên ph n m m ERP n c ngoƠi c ng khác nguyên t c x lý k toán c a Vi t Nam, ch ng h n nh bút toán đi u ch nh. Do v y, m t s nhân viên m i là nh ng ng i đư lƠm vi c lơu n m trong l nh v c k toán, h đư quen v i cách h ch toán truy n th ng nên khi x lý nghi p v kinh t trong h th ng SAP Business One B1, h v n t p trung vào tài kho n h n lƠ vƠo tác đ ng c a nghi p v t i tình hình tài chính và luân chuy n thông tin theo quy trình. Vì th k toán viên c m th y khó kh n khi ti p c n quan đi m m i v x lý c a SAP. -61- K TăLU NăCH Ch NGăII ng II c a lu n v n đư gi i thi u nh ng nét t ng quát v công ty TNHH Silk Vi t Nam, v quá trình tri n khai ng d ng h th ng SAP Business One B1 t i công ty. Bên c nh đó, ch nh h ng II c a lu n v n c ng đư phơn tích vƠ đánh giá các n i dung ng c a h th ng SAP đ n t ch c công tác k toán t i công ty. Vi c ng d ng thành công h th ng SAP Business One B1 đư t o ra r t nhi u thu n l i cho doanh nghi p nói chung vƠ b ph n k toán tƠi chính nói riêng nh t ng n ng su t lao đ ng, giúp gi m b t nh ng sai sót mƠ nhơn viên th trong cách h ch toán th công; báo cáo đ xác h n; gi m kh i l ng m c ph i c th c hi n v i t c đ nhanh h n, chính ng công vi c các v n b n gi y t … Tuy nhiên, bên c nh đó v n còn m t s t n t i vƠ h n ch . Do v y, trong ph n trình bày ch ng III, lu n v n s đ a ra m t s gi i pháp, ki n ngh đ hoƠn thi n t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam nh m giúp cho b ph n k toán tài chính c a công ty v n hƠnh vƠ th c hi n t t nh t vai trò nhi m v c a mình. -62- CH NGăIII:ăGI IăPHÁPăHOĨNăTHI NăT ăCH CăCỌNGăTÁCăK ă TOÁN TRONG I UăKI NăV NăD NGăH ăTH NGăSAPăBUSINESSăONEă B1 T IăCỌNGăTYăTNHHăSILKăVI TăNAM 3.1. - Quanăđi măhoƠnăthi n T ngăc ng ti n ích và ch tăl ng c a phân h k toán tài chính trong t ng th h th ng SAP Business One B1. Nh chúng ta đư bi t, phân h k toán là phân h “x ng s ng” trong toàn b h th ng SAP c a doanh nghi p. Thông tin do b ph n k toán tài chính cung c p không ch giúp ban lưnh đ o công ty đ a ra nh ng quy t đ nh chính xác, k p th i mà còn giúp doanh nghi p c ng c lòng tin cho các nhƠ đ u t , các b n hàng hi n t i vƠ t ng lai, nh đó có đi u ki n thi t l p, duy trì và phát tri n các m i quan h kinh t v i nhi u t ch c, cá nhân khác nhau. M t s bi n pháp nh m nâng cao ti n ích và ch t l ng c a phân h k toán tài chính nh : gi i pháp v m t công ngh , gi i pháp v ch t l - ng nhân viên trong phân h … T o ra s k t n i ch t ch và có tính linh ho t cao gi a phân h k toán tài chính v i các phân h khác trong h th ng. Có th nói ph n l n d li u đ u vào c a phân h k toán tài chính là t các phân h khác trong h th ng b i vì h ch toán k toán là k t qu c a quá trình x lý thông tin. Bên c nh đó, các phân h khác trong h th ng SAP Busines One B1 ít nhi u gì khi th c hi n các ch c n ng c a mình đ u s d ng nh ng thông tin do phân h k toán tài chính cung c p. Do v y, vi c k t n i ch t ch và có tính linh ho t cao gi a phân h k toán tài chính v i các phân h còn l i không ch giúp cho b ph n k toán tài chính th c hi n t t ch c n ng c a mình mà còn giúp cho công vi c c a các phân h còn l i trong h th ng ho t đ ng m t cách hi u qu vƠ tr n tru h n. T đó giúp cho ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a công ty ngày càng t t h n. - Nâng cao kh n ngăc nh báo và tính b o m t c a h th ng. Vì SAP tích h p t t c các phân h trong h th ng và s d ng c s d li u dùng chung -63- nên vi c b o m t h th ng là r t quan tr ng. B i vì, khi h th ng b xâm nh p m t cách b t h p pháp dù là nh nh t c ng có th gây ra nh ng h u qu to l n, gây xáo tr n ho t đ ng c a công ty, đôi khi lƠ nh h ng tr c ti p đ n s t n t i và phát tri n c a doanh nghi p. Bên c nh đó, v i vai trò c a mình, vi c nâng cao kh n ng c nh báo c a h th ng SAP là m t vi c r t c n thi t, t đó giúp cho nhơn viên b ph n k toán tài chính nói riêng và nhân viên toàn công ty nói chung gi m thi u đ c nh ng sai sót trong công vi c c a mình. 3.2. Gi iăphápăhoƠnăthi n 3.2.1. Gi iăphápăv ăm tăcôngăngh Nh ng h n ch hi n t i trong t ch c công tác k toán t i công ty khi ng d ng ph n m m SAP Business One B1 là xu t phát t quá trình phân tích th nghi m h th ng không th t s hi u qu , do v y đ kh c ph c: Tr c tiên là ti n hành xem xét l i n ng l c, hi u bi t c a các thƠnh viên trong đ i d án v vi c đ a ra các mô t ho t đ ng c a doanh nghi p cùng các yêu c u qu n lý, yêu c u thông tin và yêu c u ki m soát qu n lý và x lỦ thông tin c ng nh n ng l c đ h p tác t t v i nhà t v n tri n khai h th ng SAP Business One B1. T đó có s đi u ch nh l i nhân s c a đ i d án cho phù h p v i yêu c u đ đ m b o vi c tri n khai ng d ng h th ng đ t k t qu t t. Bên c nh đó, đ i d án và b ph n IT c n ph i h p v i công ty Vinasystem đ kh c ph c nh ng h n ch c a h th ng. - Gi i pháp v đ n v ti n t : đ t o đi u ki n thu n l i cho nhân viên th c hi n thì ph n m m nên h tr theo dõi nhi u đ n v ti n t khác nhau, có th k t xu t báo cáo theo yêu c u v t ng lo i ti n t nh VND, Euro, USD… - Gi i pháp v b ng giá: ph n m m nên h tr xây d ng nhi u b ng giá khác nhau, ho c trong ph n đ n giá s b sung thêm t l gi m giá ho c t ng giá -64- so v i giá g c. T đó s làm gi m đi kh i l ng công vi c c a nhân viên th c hi n khi nh p đ n giá cho m t khách hàng. - Gi i pháp v ch c n ng c nh báo: h th ng c n b sung và hoàn thi n ch c n ng c nh báo đ gi m thi u nh ng sai sót c a nhân viên trong quá trình th c hi n. - Gi i pháp v ch nh s a tài kho n: ph n m m ph i quy đ nh l i cách ch nh s a tài kho n. C th là không cho phép b t k ai đ c ch nh s a tài kho n khi nó đư có phát sinh tài kho n con. Vi c ch nh s a ph i đ c b t đ u t tài kho n chi ti t nh t, và nên phân quy n th c hi n ch c n ng nƠy cho k toán t ng h p. - Gi i pháp v form m u báo cáo: i v i form m u báo cáo tài chính: theo form chu n c a ch đ k toán hi n hành, không cho phép ch nh s a. i v i form m u báo cáo qu n tr : ph n m m nên quy đ nh ch l u tr m t form m u báo cáo qu n tr chu n đư đ c th ng nh t gi a các phòng ban trong công ty. ng th i cho phép l u tr các form báo cáo đư đ ng c ch nh s a theo yêu c u c a i s d ng trong m t vùng d li u khác đ không làm nh h ng đ n form m u quy đ nh và có th s d ng l i khi c n. 3.2.2. Tr Gi iăphápăv ătínhăb oăm tăc aăh ăth ng c h t ph i làm cho nhân viên trong công ty nh n th y đ c t m quan tr ng c a công tác b o m t trong vi c s d ng h th ng SAP. Do h th ng SAP Business One B1 s d ng c s d li u dùng chung nên y u t b o m t đ u tiên mang tính ch t quan tr ng là ki m soát truy c p t bên ngoài. M c tiêu c a th t c ki m soát nƠy lƠ ng n ng a nh ng ng i t bên ngoài ti p c n h th ng máy tính, mƠ trong đó có cƠi đ t ng d ng SAP Business One B1. Có th -65- dùng bi n pháp nh c p account truy c p, quy đ nh s l n đ c phép đ ng nh p sai, g i c nh báo đ n cho b ph n IT… Doanh nghi p nên thi t l p k ho ch chi n l nh cƠi đ t ph n m m di t virus, các ch c an ninh đ i v i h th ng máy tính ng trình quét virus đ phát hi n vƠ ng n ch n các đo n mư đ c, các ch c cƠi đ t nh m ng trình gián đi p, các email có t p tin virus đính kèm nh m b o đ m an toàn m ng, internet, k t n i trong h th ng, l u tr vƠ sao l u d phòng. Trách nhi m liên quan c n đ c th c hi n xuyên su t t nhơn viên đ n qu n lý, t phòng công ngh thông tin đ n các phòng ban khác. Trách nhi m này c n đ c so n th o b ng v n b n có quy đ nh v th i gian sao l u c th , đ nh k (ngày, tu n, tháng, quỦ…), không gian sao l u vƠ h 3.2.3. Th ng d n cách th c sao l u rõ rƠng. Gi iăphápăv ătínhăki măsoátăc aăh ăth ng ng xuyên đánh giá ch đ ki m soát h th ng thông tin không nh ng giúp doanh nghi p n m v ng tr ng thái ho t đ ng c a h th ng thông tin mà còn hi u rõ h n v h n ch , y u kém trong công tác ki m soát n i b và c nh ng r i ro ti m tàng đ đ a ra nh ng chính sách phù h p. Vi c truy c p, phá h y h th ng và d li u có th do nh ng thi u sót trong quá trình phát tri n, duy trì ho c v n hành h th ng ho c do gian l n đ tìm cách truy c p trái phép, đánh c p thông tin và s a đ i d li u mƠ không đ l i b ng ch ng hay d u v t có th nh n th y đ c. Vì v y, ki m soát truy c p b t h p pháp và phân quy n truy c p d li u m t cách khoa h c trong h th ng SAP c a doanh nghi p là m t n i dung r t quan tr ng. N u s c x y ra có th d n đ n vi c m t ho c h ng d li u làm cho h th ng SAP ng ng ho t đ ng, nh h ng nghiêm tr ng t i ho t đ ng s n xu t kinh doanh c a doanh nghi p. M t s ho t đ ng ki m soát truy c p nh m nơng cao n ng l c h th ng ki m soát công ngh thông tin trong doanh nghi p: -66- - Ki m soát thi t b đ u cu i Vi c ti n hành ki m soát các nguy c b o m t trên các thi t b đ u cu i cùng các công c x lý s c t c thì có th đáp ng nhu c u b o v liên t c tr c s t n công c a các hi m h a ngày càng tân ti n h n nh m vào các thi t b nh đi n tho i, máy tính b ng hay máy tính xách tay. Nh ng công c này giám sát thi t b đ u cu i, h th ng m ng vƠ l u tr d li u trong m t c s d li u t p trung. Các công c phân tích đ c dùng đ ti p t c tìm ki m nh n di n các ti n trình nghi v n trong c s d li u đ nh m c i thi n tình tr ng an ninh đ làm ch ch h ng các cu c t n công ph bi n. - B o v h th ng thông tin kh i s thâm nh p b t h p pháp Vi c thâm nh p máy tính và các h th ng thông tin b t h p pháp có th làm t n h i v t ch t cho doanh nghi p và làm cho h th ng SAP không th v n hành theo thi t k . h n ch nguy c truy c p b t h p pháp đ phá ho i, s a đ i ho c l y c p thông tin thì vi c ki m soát truy c p vào h th ng máy tính c a doanh nghi p là r t c n thi t. Vi c b o v h th ng d li u c a doanh nghi p kh i s truy c p b t h p pháp là bi n pháp tích c c ngay t đ u đ ng n ch n s phá ho i b ng nhi u k thu t thâm nh p vô cùng s c s o và tinh vi. Ngoài vi c h n ch thâm nh p b t h p pháp v m t v t lỦ đ i v i các thi t b máy tính, c n quan tơm đ h n ch quy n truy c p vào h th ng d li u và thông tin. Các bi n pháp c th áp d ng đ ki m soát truy c p h th ng bao g m: o Phân quy n truy c p và s d ng h th ng: vi c phân quy n đ c th c hi n thông qua vi c xác đ nh rõ ràng cá nhân, ch c n ng hay nhi m v đ c phép s d ng hay truy c p trong h th ng. o S d ng các bi n pháp xác th c đi n t : m i cá nhơn đ c c p m t tên truy nh p cùng v i m t kh u xác th c. H th ng ch cho phép truy nh p khi xác th c đ c ng i s d ng. Doanh nghi p c n s d ng nhi u bi n -67- pháp k thu t đ h n ch gi m o vƠ đánh c p m t kh u, nâng cao an toàn cho h th ng. o S d ng m t mã cho các t p tin: ngoài h th ng xác th c truy c p h th ng thông tin, doanh nghi p còn có th s d ng m t mã cho các t p tin đ gi i h n s truy c p vào nh ng tài nguyên nh t đ nh. o Phân quy n rõ rƠng: quy đ nh m t ng đó trong s các ho t đ ng đ i có th th c hi n ho t đ ng nào c phép khi th c hi n truy c p. Công vi c phân quy n truy c p h th ng trong b ph n k toán tài chính c n đ c so n th o b ng v n b n vƠ c n c trên ch c v , v trí c a ph n hành mà khai báo quy n đ c xem, thêm, s a, xóa h p lý. o Giám sát ho t đ ng truy c p vào h th ng: đ m b o an ninh cho h th ng thông tin doanh nghi p không ch ng n ch n s truy c p trái phép mà còn ph i theo dõi giám sát t t c các ho t đ ng truy c p vào h th ng. Doanh nghi p có th s d ng Nh t ký truy c p đ theo dõi, ki m soát th i gian đ ng nh p, lo i yêu c u truy c p và d li u truy c p. ơy lƠ c n c đ truy tìm nh ng truy c p b t h p pháp vào h th ng thông tin doanh nghi p. o Ki m soát truy c p thích ng: thay cho vi c ph i khóa d li u m i khi x y ra s c , b ph n công ngh thông tin c ng c n ph i cung c p s h tr thích h p cho m t kh i l th ng công ty. d ng ph ng l n các thi t b di đ ng k t n i vào h đ m b o an toàn cho d li u, các chuyên gia đ xu t s ng pháp ki m soát truy c p thích ng, m t d ng ki m soát truy c p d a theo ng c nh c th . Ph ng pháp nƠy s tính toán cân b ng m c đ đáng tin c y c a hành vi truy c p v i các đánh giá r i ro ti m n. Vi c nh n th c đ c b i c nh truy c p s quy t đ nh l i cho phép hay không cho phép truy c p đ i v i đ it ng có danh tính h p l song hành vi truy c p l i ti m n r i ro vào -68- th i đi m đó. T ng t nh v y, quá trình gi m thi u r i ro tích c c l i có th cho phép truy c p đ i v i m t hành vi truy c p mƠ tr c đơy b c m. ơy lƠ lo i hình ki n trúc qu n lý truy c p cho phép các công ty c p b t k đơu truy c p vào h th ng. Nó có th quy n cho b t k thi t b thi t l p các m c đ truy c p vào h th ng d li u doanh nghi p khác nhau tùy thu c vào h s b o m t c a ng i dùng. Tóm l i, trong đi u ki n ng d ng h th ng SAP, nh n di n đ nh h y ut c các đ c đi m và ng t i công tác ki m soát h th ng thông tin đ trên c s đó xơy d ng các bi n pháp an toàn nh m b o v tài nguyên h th ng thông tin doanh nghi p kh i nh ng tác đ ng c a môi tr ng, c a s truy c p trái phép hay nguy c đánh c p, s a đ i d li u. Quan tơm đ n v n đ ki m soát vƠ đ m b o an toƠn đ i v i h th ng thông tin s gi m thi u đ c các thi t h i v v t ch t, đ m b o s ho t đ ng hi u qu và liên t c c a h th ng thông tin, góp ph n vào s thành công c a doanh nghi p. Vì n u vi c phân quy n không hi u qu s nh h ng đ n toàn b h th ng ch không riêng gì đ i v i b ph n k toán. Trong môi tr nh h ng ng d ng SAP, m i tác đ ng c a thành viên lên h th ng đ u có ng đ n nh ng quy trình khác nhau trong m t doanh nghi p. Th nên, vi c thi t l p các th t c ki m soát là r t c n thi t nh m đ m b o an toàn cho h th ng t đó cung c p thông tin k p th i, đáng tin c y vƠ đáp ng yêu c u qu n lý c a doanh nghi p. 3.2.4. Gi iăphápăv ăquyătrình Nh đư bi t, m t b ph n không th th c hi n đ c nhi m v n u b ph n tr c đó ch a th c hi n. Th nên, khi m t công vi c không th hoàn thành theo k p ti n đ có th tìm hi u đ k p th i. c nguyên nhân khâu nào t đó đ a ra các gi i pháp kh c ph c -69- Công tác giám sát tính tuân th quy trình ho t đ ng c ng c n đ c th c hi n đ nh k , xem xét tính phù h p c a quy trình v i th c t đang di n ra, t đó ti n hành c i ti n quy trình, c p nh t s a đ i th ng xuyên đ phù h p tình hình m i c a doanh nghi p. Gi iăphápăv ăch tăl 3.2.5. ngăng iălƠmăk ătoán M t trong nh ng gi i pháp đ u ti n v con ng i đ hoàn thi n t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam là nâng cao ch t l b ph n. lƠm đ ph i đ c và hi u đ c đi u nƠy, tr c sách h ng c a nhân viên trong c tiên nhân viên trong b ph n k toán tài chính ng d n s d ng, hi u đ c các thu t ng trong h th ng SAP. Do v y, nhân viên trong b ph n k toán tài chính c n b i d ng thêm v Anh v n, n m rõ các thu t ng ti ng Anh chuyên ngành k toán đ có th s d ng ph n m m hi u qu h n. B ph n IT c a công ty c n t ch c các khóa hu n luy n cho nhơn viên đ h có m t cách nhìn m i mang tính t ng th v h th ng, có th hi u đ c cách th c mà h th ng SAP Business One B1 ho t đ ng nh th nào, d li u đ c liên k t ra sao, cách th c khai thác báo cáo trên h th ng… Bên c nh đó, b ph n k toán tƠi chính c ng c n t ch c các bu i đƠo t o đ giúp cho nhân viên trong b ph n mình nơng cao trình đ chuyên môn, hi u rõ h n v x lý tài kho n trên h th ng SAP, phân tích ho t đ ng kinh t , nguyên t c x lý k toán… Nhân viên trong b ph n k toán tài chính c ng c n h tr l n nhau trong quá trình làm vi c t đó có th nơng cao n ng su t lao đ ng c a c phòng. 3.2.6. Gi iă phápă v ă xơyă d ngă c ă c uă nhơnă s ă c aă b ă ph nă k ă toánă tƠiă chính Liên quan đ n xây d ng c c u nhân s k toán trong môi tr nghi p c n quan tâm trên c hai khía c nh là s l Doanh nghi p c n quy t đ nh s l ng và ch t l ng SAP, doanh ng. ng nhân viên trong b ph n và công vi c c th -70- đó lƠ gì. có th xác đ nh s l ng nhân viên c n thi t, c n c n c vƠo c c u t ch c c a toàn doanh nghi p, yêu c u v công vi c, yêu c u v qu n lý và ki m soát. Trong đó, yêu c u v công vi c là m t c n c quan tr ng đ phân chia trách nhi m gi a các nhân viên. Khi phân chia trách nhi m nên xem xét đ n kh i l ng công vi c, m c đ ph c t p c a công vi c, th i gian th c hi n đ ng th i đ m b o công b ng gi a các nhân viên v i nhau. Công vi c c th c a t ng nhơn viên c ng c n đ c so n th o và th hi n qua b ng mô t công vi c. ụ ngh a c a b ng mô t công vi c không ch giúp ích cho nhân viên hi u rõ công vi c c a mình mà còn ch rõ m i quan h gi a các b ph n. Doanh nghi p c ng c n l a ch n nhân viên k toán có đ trình đ chuyên môn, kinh nghi m, k n ng (lƠm vi c nhóm, s d ng máy tính, phơn tích, đánh giá…), hi u bi t v quy trình kinh doanh, nh n th c đ c vai trò c a h th ng SAP Business One B1 đ i v i công tác k toán vƠ có đ o đ c ngh nghi p. Nh ng tiêu chí này c n đ c quy đ nh rõ rƠng vƠ lƠ c n c đ th c hi n trong quá trình tuy n d ng vƠ đƠo t o nhân viên k toán. Hi n t i, đ i v i nh ng nhơn viên ch a đáp ng đ c yêu c u trong công vi c c a b ph n k toán tài chính, b n thân nhân viên c n c g ng h c h i thêm n a đ ng th i k toán tr ng c ng c n có các bi n pháp đ h tr nhân viên c a mình. N u nhân viên nào v n không th c i thi n đ c thì k toán tr ng c n có các quy t đ nh k p th i nh chuy n công tác ho c sa th i đ tránh làm nh h ng đ n công vi c chung, gây trì tr trong h th ng. 3.2.7. Gi i pháp v t ch căki mătraăk ătoán Ki m tra k toán nh m đ m b o cho công tác k toán trong doanh nghi p th c hi n đúng chính sách, ch đ đ c ban hành, thông tin do k toán cung c p có đ tin c y cao, vi c t ch c công tác k toán ti t ki m hi u qu . Ki m tra k toán do b ph n k toán tài chính t th c hi n, ki m tra trong n i b t ch c công tác k toán t i doanh nghi p. ó lƠ s ki m tra l n nhau gi a các ph n hành và s ki m tra c a c p trên đ i v i c p d i. T ch c ki m tra k toán là trách nhi m c a ng i đ ng đ u -71- trong công tác k toán t i doanh nghi p. C n ph i c n c vào yêu c u công tác mà xác đ nh n i dung, ph m vi, th i đi m vƠ ph ng pháp ti n hành ki m tra k toán. N i dung t ch c ki m tra k toán bao g m: - Xây d ng qui trình ki m tra: Ki m tra là m t công vi c không th thi u trong b t c ho t đ ng nào b i n u không có ki m tra, nhân viên s không c g ng hoàn thành nhi m v . Tuy nhiên, n u ki m tra quá nhi u s gi m s l ng th i gian làm vi c c a nhân viên. Vì th , khi xây d ng qui trình ki m tra, ban lưnh đ o công ty c n ph i xác đ nh m c đích c a vi c ki m tra lƠ gì đ t đó đ a ra nh ng n i dung c n đ c ki m tra và xác đ nh ph n hành c n ph i ki m tra. T t c nh ng vi c này còn nh m m c đích báo cho ph n hành đ - c ki m tra bi t đ chu n b h s , s p x p th i gian và công vi c. Báo cáo k t qu : Sau khi vi c ki m tra k t thúc, ng i đi ki m tra ph i đ a ra nh ng báo cáo v k t qu ki m tra, đ ng th i đ ngh bi n pháp x lý nh ng v n đ t n đ ng. Ngoài ra, k t qu ki m tra còn lƠ c s đ b ph n k toán tài chính nhìn l i nh ng u nh đi m c a công vi c đư lƠm, giúp b ph n k toán đ a ra nh ng h c ng x lý công vi c t t h n. 3.3. 3.3.1. 3.3.1.1. M tăs ăki năngh iăv iăcôngătyăTNHHăSilkăVi tăNam Banălưnhăđ o công ty Ban lưnh đ o công ty ph i luôn ghi nh r ng ERP không ph i là công c k di u đ chuy n hóa t t c , nó không đ m b o cho s thành công c a doanh nghi p. Ban lưnh đ o ph i lƠ ng i luôn th u hi u, chia s , t o đi u ki n vƠ đ ng viên. Ph i có s cam k t và h tr m nh m trong su t quá trình tri n khai và ng d ng ERP. B i vì vai trò c a ng i lưnh đ o là r t quan tr ng trong vi c giúp cho doanh nghi p -72- duy trì ng d ng thành công ERP, là nhân s ch ch t trong quá trình th c hi n, là ng i quy t đ nh tr c ti p m i v n đ c a h th ng, quy t đ nh kh n ng nơng c p m r ng h th ng. N u ban lưnh đ o không tham gia đ n cùng, không dành th i gian thích đáng cho vi c này thì s d d n đ n nguy c th t b i trong vi c ng d ng ERP. ERP là gi i pháp đòi h i s ph i h p gi a nhi u cá nhân trong doanh nghi p. M t s quan ni m sai l m cho r ng tri n khai ERP ch x y ra b ph n công ngh thông tin hay phòng k toán. Do v y ban lưnh đ o ph i luôn duy trì s ph i h p này tránh tình tr ng b thi u h t nhân s vì s l ng thƠnh viên không đ m b o, công vi c quá t i và th m chí lƠ không đ n ng l c đ gi i quy t nhi u v n đ phát sinh th c t . 3.3.1.2. Phòng IT Ch u trách nhi m chính trong vi c xây d ng h th ng ERP, ph i h p v i các phòng ban vƠ đ i tác bên ngoƠi đ xây d ng và qu n lý h th ng ERP cho công ty. - Qu n lý, xây d ng, phát tri n h th ng thông tin c a công ty bao g m: h th ng h t ng, h th ng ph n m m ng d ng ho t đ ng n đ nh đ m b o h tr công vi c kinh doanh xuyên su t, hi u qu cao nh t. - Qu n lý, phát tri n, ng d ng v h t ng đ m b o n đ nh, an toƠn đ ph c v cho vi c thông tin liên l c gi a n i b , c ng nh v i bên ngoƠi đ c xuyên su t, nhanh chóng. - Ch u trách nhi m ph i h p v i các phòng ban vƠ đ i tác đ duy trì h th ng ERP c a công ty thành công. H tr các phòng ban trong vi c s d ng h th ng ERP. - So n th o, hu n luy n cho ng i dùng v chính sách, quy đ nh s d ng an toàn thông tin, b o m t c a công ty, c ng nh k n ng, ki n th c v h th ng SAP Business One B1. - m b o an toàn cho h th ng (b o m t, k ho ch l u tr …). -73- 3.3.1.3. Phòngăk ătoán Trong quá trình s d ng h th ng SAP Business One B1, b ph n k toán nên đ a ra nh ng đánh giá, đ xu t c a mình v phân h k toán đ h th ng ngày càng hoàn thi n h n. Bên c nh đó, k toán c ng c n tham gia xây d ng m c tiêu và k ho ch phát tri n h th ng thông tin c a công ty. Trong đi u ki n ng d ng ERP, nh ng gi i h n v không gian, quy mô, kh i l nghi p v phát sinh nhi u… đ c ng c n đ ng c kh c ph c d n d n nên vi c c i t b máy k toán c chú ý. Không ng ng b i d ng nh m nâng cao ki n th c v ph n m m và cách th c s d ng ph n m m SAP Business One B1 cho m i thành viên trong b ph n k toán tài chính. K toán tr ng nên lƠ ng i phân quy n truy c p h th ng cho nhân viên trong b ph n c a mình. 3.3.2. iăv iăcôngătyăVinasystem Nhà cung c p có vai trò c c k quan tr ng trong vi c ng d ng thành công h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH Silk Vi t Nam. Do v y, đ phát huy vai trò c a mình, Vinasystem c n c nh ng nhân viên có ki n th c nghi p v l n công ngh gi i, nh ng ng i n m ki n th c v ng h n khách hàng c v nghi p v l n công ngh đ ph i h p v i doanh nghi p trong vi c duy trì s thành công c a h th ng SAP. Công ty Vinasystem c n đáp ng k p th i nh ng yêu c u t khách hàng s d ng. Duy trì s h tr lâu dài v tính c p nh t c a ph n m m đ i v i các quy đ nh m i, tính linh ho t đ i v i nhu c u thông tin m i và tính ki m soát đ i v i quy trình nghi p v . -74- K T LU NăCH NGăIII Vi c ng d ng thành công h th ng SAP Business One B1 đư t o ra nh ng thay đ i l n trong t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam so v i t ch c công tác k toán truy n th ng c a Vi t Nam. Nó tr thƠnh ph ng ti n h u ích trong ho t đ ng c a doanh nghi p, giúp doanh nghi p nơng cao n ng l c, c i ti n hi u qu ho t đ ng, gi m thi u các sai sót và hoàn thành m c tiêu c a t ch c. Hi n nay môi tr ng ho t đ ng kinh doanh ngày càng ph c t p, s canh tranh gi a các doanh nghi p ngày càng l n… vì v y, c n ph i hoàn thi n h n h th ng SAP Business One B1 đ công ty ho t đ ng t t h n, gi m thi u r i ro trong t Ch ng lai. ng III đư trình bƠy m t s quan đi m, gi i pháp và ki n ngh nh m hoàn thi n t ch c công tác k toán trong h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH Silk Vi t Nam. Theo đó, lu n v n đư đ a ra m t s quan đi m và gi i pháp v form m u báo cáo, v nơng cao trình đ c a nhân viên b ph n k toán tài chính, v tính b o m t và ki m soát h th ng… nh m hoàn thi n t ch c công tác k toán t i doanh nghi p. Bên c nh đó lƠ m t s ki n ngh đ i v i doanh nghi p và nhà cung c p đ h th ng ho t đ ng t t h n. Nh ng t n t i trong phân h k toán tài chính c a h th ng SAP Business One B1 hi n nay tuy ch a nh h ng l n đ n k t qu ho t đ ng c a công ty, tuy nhiên, vi c đ a ra nh ng gi i pháp trên là c n thi t cho s phát tri n c a công ty trong t lai. ng -75- K TăLU N Vi t Nam t i th i đi m này, các v n đ liên quan t i ERP ch y u đ t ng k t d i d ng các bài báo c a các chuyên gia ERP hay ng c vi t và i qu n lý doanh nghi p s d ng ERP v kinh nghi m tri n khai ho c các h i th o v v n đ ERP t i Vi t Nam ch ch a có nhi u nghiên c u th c nghi m v các đ c đi m ng d ng ERP t i m t doanh nghi p c th . K t qu nghiên c u c a lu n v n v tác đ ng c a ERP đ n t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam là m t đóng góp không ch v v n đ lý lu n cho vi c xây d ng mô hình nghiên c u tác đ ng c a ERP đ n t ch c công tác k toán mà còn là m t tham kh o có giá tr cho doanh nghi p đ c kh o sát. Lu n v n đư h th ng hóa m t cách rõ nét v khái ni m, quá trình hình thành, đ c đi m, phân lo i, l i ích và h n ch c a công c này; t ng quan v t ch c công tác k toán t i doanh nghi p. i u nƠy có Ủ ngh a h t s c quan tr ng đ i v i toàn doanh nghi p nói chung và b n thân nh ng ng i làm công tác k toán nói riêng. Trên c s n n t ng lý thuy t, lu n v n đư ti n hành thu th p d li u và kh o sát th c t v tình hình ng d ng h th ng SAP Business One B1 c ng nh s tác đ ng c a nó đ n t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam. K t qu cho th y, ERP là m t gi i pháp tích h p các ng d ng công ngh thông tin nh m giúp cho toàn th các b ph n nói chung và b ph n k toán tài chính nói riêng ho t đ ng m t cách hi u qu , nơng cao n ng su t lao đ ng, gi m thi u nh ng sai sót, cung c p thông tin m t cách chính xác, k p th i cho vi c qu n lỦ đi u hành doanh nghi p; là m t công c hi u qu giúp cho doanh nghi p nơng cao n ng l c c nh tranh trong xu th h i nh p qu c t . NgoƠi ra, đ t ng c ng s tác đ ng tích c c c a h th ng SAP Business One B1 đ i v i t ch c công tác k toán t i doanh nghi p, c n ph i th c hi n m t s gi i pháp và ki n ngh nh nơng cao ch t l phân h k toán tƠi chính…. ng con ng i, c i ti n m t s công c trong -76- M c dù đư có nhi u c g ng nh ng lu n v n không th tránh kh i nh ng thi u sót do đi u ki n khó kh n trong vi c ti p c n v i doanh nghi p và gi i h n v th i gian. Ngoài ra, thông tin thu th p đ c có th có nh ng sai sót khách quan liên quan đ n s nhi t tình, trình đ , th i gian đ u t c a ng iđ c kh o sát. TÀI LI U THAM KH O  Ti ng Vi t: 1. B môn h th ng thông tin k toán, 2012. T ch c công tác k toán doanh nghi p. Nhà xu t b n Ph ng ông. 2. Nguy n Bích Liên, 2012. Xác đ nh và ki m soát các nhân t l ng thông tin k toán trong môi tr nh h ng ch t ng ng d ng h th ng ho ch đ nh ngu n l c doanh nghi p (ERP) t i các doanh nghi p Vi t Nam, Lu n án ti n s kinh t . Tr ng đ i h c Kinh t TP.HCM. 3. Thông tin n i b doanh nghi p. 4. Tr n Thanh Thúy, 2011. Tình hình ng d ng ERP và s tác đ ng c a ERP đ n t ch c h th ng thông tin k toán t i các doanh nghi p Vi t Nam, Lu n v n th c s . Tr ng đ i h c Kinh t TP.HCM.  Ti ng Anh: 1. Alexandra Kanellou và Charalambos Spathis. Accounting Benefits and Satisfaction in an ERP Environment. International Journal of Accounting Information Systems, Volume 14, Issue 3, trang 209-234, tháng 9 n m 2013. 2. Charalambos Spathis và Sylvia Constantinides. Enterprise resource planning systems’s impact on accounting processes. Business Process Management Journal, Vol. 10, Iss: 2, trang 234 ậ 247, n m 2005. 3. Peter Booth, Zoltan Matolcsy và Bernhard Wieder. The impacts of Enterprise Resource Planning Systems on accounting practice – The Australian experience. Australian Accounting Review 10 No.3, trang 4-18, tháng 11 n m 2000.  Website: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. http://gscom.vn http://www.ictroi.com http://www.itgvietnam.com http://www.lean6sigma.vn http://www.Silkvietnam.net http://www.thinknext.vn http://www.vinasystem.com https://erpvietnam.wordpress.com [...]... ERP vƠ tác đ ng c a ERP đ n t ch c công tác k toán t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam - Ch ng 3: Gi i pháp hoàn thi n t ch c công tác k toán trong h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH SILK Vi t Nam -1- CH NGăI:ăM TăS ăV Nă ăCHUNGăV ERP VĨăT ăCH CăCÔNG TÁCăK TOÁN TRONG DOANH NGHI P T ngăquanălỦăthuy tă(c ăs ălỦălu n)ăv ERP 1.1 1.1.1 nhăngh a Có nhi u đ nh ngh a khác nhau v ERP, tùy theo quan đi... c tr ng t ch c công tác k toán t i công ty đó? Còn nh ng h n ch gì c a h th ng c n ph i kh c ph c? 3 M cătiêuănghiênăc u ánh giá th c tr ng t ch c công tác k toán trong đi u ki n v n d ng h - th ng SAP Business One B1 t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam xu t các gi i pháp nh m hoàn thi n t ch c công tác k toán trong đi u - ki n ng d ng h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH SILK Vi t Nam 4 iăt ngăvƠăph... ph n m m ERP theo yêu c u riêng c a công ty - Ph n m m đ t hàng do m t công ty trong n ơy lƠ lo i ph n m m ERP đ c vi t c m t công ty ph n m m trong n c thi t k theo đ n đ t hàng nh m đáp ng m t s yêu c u c th c a công ty khách hàng - Ph n m m k toán/ ERP thi t k s n do các công ty trong n Nhóm này bao g m các ph n m m k toán đ n c phát tri n vƠ đư đ c phát tri n c thi t k s n do các công ty trong c... ty TNHH SILK Vi t Nam Th hai, k t qu nghiên c u c a lu n v n s là m t tham kh o h u ích giúp cho ban lưnh đ o công ty hoàn thi n t ch c công tác k toán trong môi tr ng ng d ng ERP t đó giúp cho b ph n k toán tài chính ho t đ ng hi u qu h n 7 K tăc uăc aăđ ătƠi tài g m 3 ch - Ch ng nh sau: ng 1: M t s v n đ chung v ERP và t ch c công tác k toán trong Doanh nghi p - Ch ng 2: Tình hình ng d ng ERP vƠ tác. .. gi i coi ERP là chìa khóa cho thành công c a doanh nghi p ERP c ng đ c gi ng d y nh m t môn h c t i các tr đ u v qu n tr doanh nghi p Các công ty l n c a n ng đ i h c hàng c ta nh Petrolimex, Vinamilk, FPT… đ u đư ng d ng thành công h th ng ERP vào trong công tác qu n lý c a mình Trên th gi i có nhi u nghiên c u v th c tr ng t ch c công tác k toán trong môi tr ng ng d ng ERP, tuy nhiên Vi t Nam các... v i ng i s d ng Vi t Nam, ERP th công ty l n (s d ng ph n m m n ng đ c ng d ng thành công các c ngoài), các công ty v a s d ng ph n m m trong n c còn các công ty nh ch a có s hi u bi t ho c quan tơm đ n công c này Vi c ng d ng ERP là c n thi t cho s phát tri n c a m t doanh nghi p, là xu h ng c a th i đ i Nh v y v i m t công ty c th đư ng d ng thành công h th ng ERP thì h th ng ERP đư nh h ng nh th... n m 2013 Tác gi : Alexandra Kanellou và Charalambos Spathis (Aristotle University of Thessaloniki, Department of Economics, Division of Business Administration, Thessaloniki, Greece) N i dung: Trong h n m t th p k qua, nhi u công ty trên th gi i đư b t đ u áp d ng h th ng ERP vào trong công tác qu n lý c a mình Nghiên c u nƠy đư tìm hi u tác đ ng c a h th ng ERP đ n thông tin và công tác k toán thông... d ng - Công tác k toán chính xác h n Phân h k toán c a ph n m m ERP giúp các công ty gi m b t nh ng sai sót mà nhơn viên th ng m c ph i trong cách h ch toán th công Ph n m m k toán c ng giúp các nhân viên ki m toán n i b và các cán b qu n lý cao c p ki m tra tính chính xác c a các tài kho n H n n a, m t ph n m m k toán đ c thi t k t t s h tr cho vi c ng d ng các quy trình k toán và các bi n pháp ki... iăt ngăvƠăph măviănghiênăc u - it ng nghiên c u c a đ tài là t ch c công tác k toán trong h th ng SAP Business One B1 đ - Ph m vi nghiên c u c a đ tài là Công ty TNHH Silk Vi t Nam 5 Ph Ph đ c áp d ng t i công ty TNHH Silk Vi t Nam ng pháp nghiênăc u ng pháp đ nh tính, c th là kh o sát, phân tích, t ng h p vƠ so sánh đ i chi u c s d ng trong su t quá trình nghiên c u c a lu n v n Ngu n tài li u cho vi... k toán/ ERP n Bao g m các ph n m m ERP đ c ngoài c p cao c bán trên th gi i vƠ đ c thi t k dành cho các công ty đa qu c gia có nhi u đ a đi m ho t đ ng, nhi u chi nhánh và nhi u ng is d ng cùng lúc Ví d bao g m: Oracle Financials, SAP, và PeopleSoft 1.2 N i dung t ch c công tác k toán trong doanh nghi p T ch c công tác k toán trong doanh nghi p là vi c xác đ nh nh ng công vi c, nh ng n i dung mà k toán ... NG ERP VĨăTÁCă NGăC A ERP NăT ăCH CăCỌNGăTÁCăK ăTOÁNăT IăCỌNG TY TNHH SILK VI Tă NAM 2.1 Gi iăthi uăv công ty TNHH Silk Vi t Nam 2.1.1 L chăs ăhìnhăthƠnh công ty TNHH Silk Vi t Nam Công ty TNHH. .. đ ng c a ERP đ n t ch c công tác k toán t i Công ty TNHH SILK Vi t Nam - Ch ng 3: Gi i pháp hoàn thi n t ch c công tác k toán h th ng SAP Business One B1 t i công ty TNHH SILK Vi t Nam -1- CH... lý c a công ty TNHH Silk Vi t Nam 25 2.1.3 C c u t ch c b máy qu n lý t i công ty TNHH Silk Vi t Nam 29 2.1.4 Tình hình t ch c công tác k toán t i công ty TNHH Silk Vi t Nam