TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH VÕ THỊ BÔNG PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Ngành Kế toán – Kiểm toán Mã số ngành: 52340302 Năm 2013 1 TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH VÕ THỊ BÔNG MSSV: 4104130 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Mã số ngành: 52340302 CÁN BỘ HƯỚNG DẪN TH.S LƯƠNG THỊ CẨM TÚ Năm 2013 2 LỜI CẢM TẠ  Qua thời gian học tập, nghiên cứu và rèn luyện ở trường, nhờ có sự chỉ dạy tận tình của quý thầy cô trường Đại học Cần Thơ đặc biệt là quý thầy cô Khoa Kinh Tế - Quản Trị Kinh Doanh đã giúp em có được nhiều kiến thức để hôm nay em có thể hoàn thành tốt luận văn tốt nghiệp này. Em xin chân thành cảm ơn sự giảng dạy của quý thầy cô Khoa Kinh Tế Quản Trị Kinh Doanh trường Đại học Cần Thơ. Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô Lương Thị Cẩm Tú đã hướng dẫn, giải đáp những khó khăn, vướng mắc giúp em hoàn thành luận văn một cách tốt nhất. Bên cạnh đó em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Ban Giám Đốc Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ đã tạo điều kiện cho em được thực tập tại Ngân hàng. Xin cảm ơn đến các anh chị tại Phòng Khách Hàng Doanh Nghiệp, các anh chị đã tận tình giúp đỡ, chỉ dẫn và tạo điều kiện thuận lợi cho em hoàn thành tốt đề tài của mình. Tuy nhiên do hạn chế về kiến thức và thời gian thực tập nên chắc chắn luận văn không tránh khỏi những sai sót. Vì vậy, em kính mong được sự đóng góp ý kiến của Quý Đơn Vị cùng Quý Thầy Cô để luận văn được hoàn thiện tốt hơn. Cuối lời em xin kính chúc Quý Thầy Cô lời chúc sức khỏe và thành công trong công tác giảng dạy của mình. Kính chúc Ban Giám Đốc cùng tập thể cán bộ nhân viên Ngân Hàng Thương Mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ được dồi dào sức khỏe và công tác tốt. Cần Thơ, ngày 4 tháng 12 năm 2013 Người thực hiện VÕ THỊ BÔNG 3 LỜI CAM KẾT Tôi xin cam kết luận văn này được hoàn thành dựa trên các kết quả nghiên cứu của tôi và kết quả phân tích trong bài là trung thực, đề tài không trùng với bất kì đề tài khoa học nào. Cần Thơ, ngày 4 tháng 12 năm 2013 Người thực hiện VÕ THỊ BÔNG 4 NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... Ngày........tháng.........năm 2013 Thủ trưởng đơn vị 5 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... Cần Thơ, ngày........tháng.........năm 2013 Giáo viên hướng dẫn LƯƠNG THỊ CẨM TÚ 6 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN PHẢN BIỆN ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... Cần Thơ, ngày........tháng.........năm 2013 Giáo viên phản biện 7 MỤC LỤC Trang Chương 1: GIỚI THIỆU ............................................................................................15 1.1 Lý do chọn đề tài ................................................................................................ 15 1.2 Mục tiêu nghiên cứu ...........................................................................................16 1.2.1 Mục tiêu chung .................................................................................................16 1.2.2 Mục tiêu cụ thể .................................................................................................16 1.3 Câu hỏi nghiên cứu ............................................................................................. 16 1.4 Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................17 1.4.1 Phạm vi không gian ..........................................................................................17 1.4.2 Phạm vi thời gian .............................................................................................. 17 1.4.3 Đối tượng nghiên cứu .......................................................................................17 1.5 Lược khảo tài liệu ............................................................................................... 17 Chương 2: PHƯƠNG PHÁP LUẬN, PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU .................20 2.1 Phương pháp luận .............................................................................................. 20 2.1.1 Các khái niệm ..................................................................................................20 2.1.2 Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính .....................................................26 2.1.3 Sự an toàn và trung thực dữ liệu .......................................................................30 2.1.4 Tổ chức chứng từ kế toán ................................................................................31 2.1.5 Hệ thống thông tin tín dụng .............................................................................33 2.2 Phương pháp nghiên cứu .....................................................................................35 Chương 3: GIỚI THIỆU TỔNG QUAN NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ .................................38 3.1 Tổng quan về Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ ....................................................................................................................38 3.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ......................................................................38 3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và hoạt động chính của Ngân hàng Quốc tế .................43 8 3.1.3 Cơ cấu tổ chức ..................................................................................................41 3.1.4 Các hoạt động chủ yếu của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc Tế chi nhánh Cần Thơ .....................................................................................................44 3.1.5 Phương hướng phát triển .................................................................................44 3.2 Tổ chức công tác kế toán ....................................................................................46 3.2.1 Chế độ kế toán đang áp dụng ...........................................................................46 3.2.2 Hình thức kế toán ............................................................................................. 47 3.2.3 Tổ chức bộ máy kế toán và các bộ phận liên quan trong quá trình luân chuyển chứng từ ................................................................................................ 47 3.3 Phần mềm kế toán sử dụng tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ .....................................................................................................50 3.4 Tình hình hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ ....................................................................................................50 Chương 4: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ VIỆT NAM CHI NHÁNH CẦN THƠ ..................................................................................................................54 4.1 Khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ ......................................................................................54 4.1.1 Đánh giá sơ bộ hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ .........................................................................54 4.1.2 Các thủ tục kiểm soát trong Ngân hàng nhằm ngăn ngừa sai phạm và gian lận............................................................................................................................... 57 4.1.3 Đánh giá chung về sự vận hành của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Ngân hàng .................................................................................................................59 4.2 Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế chi nhánh Cần Thơ .......................................................................................60 4.2.1 Phân tích quá trình xử lý và kiểm soát các hoạt động trong chu trình doanh thu .............................................................................................................................. 60 9 4.2.2 Phân tích quá trình xử lý và kiểm soát các hoạt động trong chu trình chi phí ....................................................................................................................................98 4.2.3 Phân tích việc tổ chức chứng từ, hệ thống sổ sách báo cáo kế toán ...............112 4.2.4 Đánh giá phần mềm Ngân hàng đang áp dụng ...............................................118 4.3 Phân tích các rủi ro trong hệ thống thông tin tại Ngân hàng .............................124 4.4 Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin trong Ngân hàng và sự kiểm soát của nhà quản lý trong hoạt động tại Ngân hàng ......................................125 4.4.1 Các yếu tố ảnh hưởng đến hệ thống thông tin trong Ngân hàng ....................126 4.4.2 Sự kiểm soát của nhà quản lý trong hoạt động tại Ngân hàng .......................130 Chương 5: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN VIỆC TỔ CHỨC VÀ KIỂM SOÁT HỆ THỐNG THÔNG TIN NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ PHẦN QUỐC TẾ CHI NHÁNH CẦN THƠ ......................................................................129 5.1 Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong ngân hàng ....................129 5.2 Giải pháp phát triển hệ thống thông tin kế toán trong ngân hàng .....................131 Chương 6: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ ...............................................................133 6.1 Kết luận ..............................................................................................................133 6.2 Kiến nghị............................................................................................................133 TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................................................135 PHẦN PHỤ LỤC.....................................................................................................136 Phụ lục 1 ..................................................................................................................136 Phụ lục 2 ..................................................................................................................139 Phụ lục 3 ..................................................................................................................140 Phụ lục 4 ..................................................................................................................141 Phụ lục 5 ..................................................................................................................142 Phụ lục 6 ..................................................................................................................144 Phụ lục 7 ..................................................................................................................146 10 DANH SÁCH BẢNG Trang Bảng 3.1 Kết quả hoạt động kinh doanh của Ngân hàng Thương mại Cổ phần Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ ............................................................. 51 Bảng 4.1 Bảng tổng hợp số liệu về khảo sát thực tế các câu hỏi tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ ........................................................................................136 Bảng 4.2: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ cho vay – giải ngân ..........................................................71 Bảng 4.3: Mô tả thủ tục kiểm soát trong hoạt động cho vay- giải ngân ....................72 Bảng 4.4: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ thu lãi cho vay của ngân hàng ..........................................79 Bảng 4.5: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ thu lãi .......................................80 Bảng 4.6: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ chuyển tiền đi của ngân hàng ...........................................93 Bảng 4.7: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ chuyển tiền đi ...........................94 Bảng 4.8: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ mở sổ tiết kiệm ...............................................................103 Bảng 4.9: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ mở sổ tiết kiệm.......................104 Bảng 4.10: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ tất toán sổ tiết kiệm ...............................................109 Bảng 4.11: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ tất toán sổ tiết kiệm ..............110 Bảng 4.12: Mô tả chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu ...............................113 Bảng 4.13: Mô tả chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí ...................................116 Bảng 4.14: Hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán ................................................117 Bảng 4.15: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình áp dụng phần mềm kế toán tại Ngân hàng ......................................119 Bảng 4.16: Thủ tục kiểm soát ứng dụng trong phầm mềm Symbols ......................120 Bảng 4.17: Tổng hợp tình hình hoạt động dịch vụ của ngân hàng qua các năm...........................................................................................................................132 11 DANH SÁCH HÌNH Trang Hình 2.1 Quy trình thực hiện httt kế toán ..................................................................20 Hình 2.2 Quy trình xử lý dữ liệu của httt kế toán .....................................................21 Hình 2.3 Quy trình httt kế toán tài chính ..................................................................22 Hình 2.4 Quy trình httt kế toán quản trị ....................................................................23 Hình 3.1 Sơ đồ bộ máy tổ chức và điều hành của VIB Cần Thơ ............................. 41 Hình 4.1 Quy trình cho vay ......................................................................................61 Hình 4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân.............62 Hình 4.3 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình lập hợp đồng vay – giải ngân ............................................................................................................................63 Hình 4.4 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình thu từ lãi tiền vay ............................... 76 Hình 4.5 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình thu từ lãi tiền vay .......................76 Hình 4.6 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình tất toán hợp đồng vay ........................82 Hình 4.7 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình tất toán hợp đồng vay..................83 Hình 4.8 Màn hình mở mã khách hàng tab thông tin chính ......................................85 Hình 4.9 Màn mình mở mã khách hàng tab thông tin bổ sung .................................86 Hình 4.10 Màn hình mở tài khoản giao dịch tiền vay ...............................................87 Hình 4.11 Màn hình rút tiền lúc giải ngân cho khách hàng .......................................88 Hình 4.12 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình thu từ hoạt động chuyển tiền thu phí (chuyển đi) .............................................................................................. 89 Hình 4.13 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình chuyển tiền thu phí (chuyển đi) .................................................................................................................90 Hình 4.14 Màn hình chuyển tiền cùng hệ thống........................................................96 Hình 4.15 Màn hình chuyển tiền ngoài hệ thống.......................................................97 Hình 4.16 Màn hình thu phí chuyển tiền đi ............................................................... 98 Hình 4.17 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình mở sổ tiết kiệm ................................ 99 Hình 4.18 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình mở sổ tiết kiệm .......................100 12 Hình 4.19 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình tất toán sổ tiết kiệm........................105 Hình 4.20 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình tất toán sổ tiết kiệm .................107 Hình 4.21 Màn hình nộp tiền vào sổ tiết kiệm ........................................................111 Hình 4.22 Màn hình tất toán sổ tiết kiệm ................................................................112 13 DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT VIB : Ngân hàng Quốc tế HTTT : Hệ thống thông tin TMCP : Thương mại Cổ phần HT : Hệ thống KHDN : Khách hàng doanh nghiệp KHCN : Khách hàng cá nhân TTTM : Tài trợ thương mại HĐQT : Hội đồng quản trị CBNV : Cán bộ nhân viên QĐ-NHNN : Quyết định Ngân hàng Nhà Nước CMND : Chứng minh nhân dân GCN : Giấy chứng nhận CSDL : Cơ sở dữ liệu TD : Tín dụng KH : Khách hàng TSTC : Tài sản thế chấp HĐTD : Hợp đồng tín dụng TTKH : Thông tin khách hàng HĐTC : Hợp đồng thế chấp PGĐ : Phó Giám đốc GNN : Giấy nhận nợ ĐKDV : Đăng ký dịch vụ GLT : Giấy lĩnh tiền CBHT : Cán bộ hỗ trợ GDV : Giao dịch viên 14 CHƯƠNG 1 GIỚI THIỆU 1.1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Chúng ta đang sống ở những năm đầu của thế kỷ XXI và đang được chứng kiến sự phát triển với tốc độ nhanh chưa từng có trong lịch sử của thông tin đặc biệt là tin học đang xâm nhập ngày càng sâu, rộng vào mọi lĩnh vực của đời sống nhất là lĩnh vực quản lý. Với việc tin học hóa, công việc quản lý trở nên đơn giản hóa, hiệu quả cao, tiết kiệm sức lao động và nâng cao nâng suất cán bộ quản lý. Tuy nhiên, để tối ưu hóa hạ tầng và đa dạng hóa dịch vụ là chủ đề tại Hội thảo – Triển lãm về công nghệ ngân hàng (Banking Việt Nam 2011) được diễn ra tại Hà Nội. Qua cuộc hội thảo đã nhấn mạnh công nghệ thông tin là một trong những nhiệm vụ trọng tâm nhằm hiện đại hóa hệ thống ngân hàng Việt Nam. Hơn thế nữa, trong khuôn khổ Hội thảo – Triển lãm Banking Việt Nam 2012, ông Lê Mạnh Hùng đã cho biết rằng “Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong các hoạt động của Ngân hàng Nhà nước, khoảng 95% các nghiệp vụ được tin học hóa trong Ngân hàng nhà nước với mức độ khác nhau”. Từ đó cho thấy việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống Ngân hàng hiện nay đang được quan tâm sâu sắc và ngày càng mở rộng. Mặt khác, để nâng cao sự cạnh tranh trên thương trường, các Ngân hàng thương mại hiện nay nói chung và VIB nói riêng đang tập trung phát triển nhóm dự án Giải pháp ngân hàng lõi Corebanking. Đây được coi là xương sống cho mọi hoạt động quy trình nghiệp vụ trong các Ngân hàng thương mại. Sao khi áp dụng đã giúp cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động nội bộ ngân hàng như kế toán thanh toán, quản trị rủi ro…. Các dữ liệu trong hoạt động được nối mạng trực tuyến giữa các phòng, ban tại trụ sở chính, chi nhánh đảm bảo kiểm soát, phát hiện kịp thời các phát sinh trong hoạt động. Có thể nói công nghệ thông tin được xem như một xu hướng chính trong hoạt động ngân hàng hiện đại trong thập niên vừa qua, hệ thống ngân hàng lõi đang dần được nâng cấp cho phù hợp với sự phát triển của ngành ngân hàng. Song, vẫn còn nhiều mặt đáng lo ngại như tính an toàn dữ liệu và bảo mật thông tin khách hàng khi xử lý nghiệp vụ trong môi trường nối mạng trực tiếp, sai sót trong quá trình nhập liệu dẫn đến sai lệch thông tin đầu ra. Hơn thế nữa, hệ thống kiểm soát nội bộ cũng là vấn đề cần quan tâm bậc nhất đối với Ngân hàng. Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu, hiệu quả sẽ giúp phòng ngừa gian lận và sai sót hiện hữu một cách tốt nhất, đồng thời hạn chế 15 những rủi ro tồn tại trong Ngân hàng. Vì thế tôi chọn đề tài “Phân tích Hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ” làm luận văn tốt nghiệp, để tìm hiểu rõ hơn cách tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin trong Ngân hàng. 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Mục tiêu chung là phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ trong điều kiện tin học hóa. Tức là phân tích việc tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin, quá trình luân chuyển chứng từ, mẫu chứng từ tại đơn vị, từ đó tìm ra những tồn tại để có những giải pháp giúp nhà quản lý hoàn thiện hơn cách tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin tại đơn vị với mô hình phù hợp hơn và xây dựng mẫu chứng từ mới (nếu có). 1.2.2 Mục tiêu cụ thể - Tìm hiểu kiểm soát nội bộ về hệ thống máy tính trong Ngân hàng và đánh giá ưu, nhược điểm. - Phân tích quy trình xử lý các nghiệp vụ chủ yếu trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trường xử lý bằng máy tính để tìm ra những sai sót tồn tại trong công tác kiểm soát hệ thống thông tin kế toán. - Đề ra các thủ tục kiểm soát giúp nhà quản lý hoàn thiện hơn cách tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng, xây dựng mẫu chứng mới (nếu có). 1.3 CÂU HỎI NGHIÊN CỨU (1) Kiểm soát nội bộ về hệ thống máy tính trong Ngân hàng là gì? (2) Quy trình xử lý các nghiệp vụ chủ yếu trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí trong môi trường xử lý bằng máy tính tại Ngân hàng như thế nào? Những thủ tục kiểm soát có thích hợp có thể ngăn chặn rủi ro không? Và những thủ tục đó có được áp dụng trong thực tế không? Hệ thống thông tin kế toán có hữu hiệu hay chưa? Hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng có ưu và nhược điểm gì? Hệ thống có đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu kế toán không? (2) Biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán ra sao? 1.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 16 1.4.1 Phạm vi không gian Đề tài này được thực hiện tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ. 1.4.2 Phạm vi thời gian - Số liệu sử dụng trong đề tài là số liệu năm 2010, 2011, 2012 và 6 tháng đầu năm năm 2013. - Thời gian thực tập chính thức tại VIB Cần Thơ từ 12/08/2013 đến ngày 18/11/2013. 1.4.3 Đối tượng nghiên cứu Đề tài nghiên cứu việc tổ chức hệ thống thông tin và tổ chức bộ máy kế toán tại VIB Cần Thơ, xoay quanh những nghiệp vụ cụ thể như: nghiệp vụ thu lãi vay, chuyển tiền thu phí, trả lãi tiền gửi của khách hàng, chi dịch vụ thanh toán. 1.5 LƯỢC KHẢO TÀI LIỆU - Luận văn thạc sĩ “Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ tại Ngân hàng Công Thương Việt Nam” do Lê Phương Hồng, trường Đại học Kinh Tế TP. Hồ Chí Minh thực hiện. Nội dung đề tài đánh giá thực trạng hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của Ngân hàng Công Thương Việt Nam, từ đó đề ra các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ. + Với nội dung của đề tài như trên thì tác giả sử dụng phương pháp nghiên cứu có hệ thống lý luận và thực tiễn liên quan đến kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ và nghiên cứu thực tiễn tổ chức bộ máy, chính sách các quy trình kiểm soát, kiểm toán tại Ngân hàng Công Thương Việt Nam. + Qua tham khảo nội dung và phương pháp nghiên cứu mà tác giả thực hiện, em thấy được tác giả chỉ khái quát được lý luận về kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ và đưa ra các giải pháp để hạn chế rủi ro, nhưng chưa tìm hiểu sâu về phân tích hệ thống thông tin và các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro để khắc phục những hạn chế trên, đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ”, em sẽ nghiên cứu sâu vào quá trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ chứng từ và những thủ tục kiểm soát trong cả chu trình doanh thu và chu trình chi phí. Từ đó nêu lên kết luận chung về sự hữu hiệu của hai chu trình. 17 - Luận văn “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại Phòng Thương mại và Công Nghiệp Việt Nam chi nhánh Cần Thơ” do Trần Thị Phúc Duyên, trường Đại học Cần Thơ thực hiện. + Nội dung: Đề tài phân tích hệ thống thông tin kế toán tại VCCI Cần Thơ trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft, đưa ra đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với HTTT kế toán, tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán. + Với nội dung của đề tài như trên thì tác giả sử dụng phương pháp tổng hợp và phân tích thông tin trong hệ thống kế toán tại doanh nghiệp, dùng công cụ mô tả quy trình, luân chuyển thông tin bằng lưu đồ, chứng từ và đánh giá thông tin thu thập. + Qua tham khảo nội dung và phương pháp nghiên cứu mà tác giả thực hiện, em thấy được tác giả chỉ giới thiệu về phần mềm kế toán áp dụng tại đơn vị nhưng chưa phân tích được các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán, để khắc phục những hạn chế trên, đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ”, em đi tìm hiểu sâu về các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán. Luận văn “Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty Cổ Phần Dược Hậu Giang” do Lê Thị Thúy Vy, trường Đại học Cần Thơ thực hiện. + Nội dung: Đề tài nêu những hoạt động của chu trình doanh thu và mô tả bằng lưu đồ quá trình luân chuyển, kiểm soát và lưu chuyển chứng từ của chu trình doanh thu. + Qua tham khảo nội dung và phương pháp nghiên cứu mà tác giả thực hiện, em thấy được tác giả không làm rõ những thủ tục kiểm soát của công ty nhằm hạn chế rủi ro trong chu trình doanh thu, đề tài chưa đánh giá được tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán khắc phục những hạn chế trên, đề tài “Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ”, em sẽ nghiên cứu sâu vào quá trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ chứng từ và những thủ tục kiểm soát trong cả chu trình doanh thu và chu trình chi phí. Từ đó nêu lên kết luận chung về sự hữu hiệu của hai chu trình. 18 CHƯƠNG 2 PHƯƠNG PHÁP LUẬN, PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 2.1 PHƯƠNG PHÁP LUẬN 2.1.1 Các khái niệm 2.1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán a) Khái niệm Hệ thống thông tin kế toán (HTTT kế toán) là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp. Doanh nghiệp Kế toán HTTT kế toán Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin Hình 2.1 Qui trình thực hiện httt kế toán b) Các đặc tính của hệ thống thông tin kế toán - Mục tiêu. - Đầu vào. - Quy trình xử lý: Thu thập, phân tích, ghi chép, kiểm tra đối chiếu, tổng hợp lập báo cáo, truyền thông. - Các thiết bị xử lý (thu thập, tính toán, lưu trữ, truyền thông) thông tin. - Con người tham gia xử lý thông tin. - Môi trường hệ thống. c) Chức năng hệ thống thông tin kế toán - Thu thập, lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Xử lý cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan. - Kiểm soát. 19 d) Phân loại hệ thống thông tin kế toán - Hệ thống thông tin kế toán tài chính gồm: mục tiêu, đầu vào và quá trình xử lý. Phân loại, ghi nhật kí Chứng từ Ghi sổ Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin Hình 2.2 Quy trình xử lý dữ liệu của httt kế toán Cấu trúc gồm: - Hệ thống doanh thu. - Hệ thống phải thu, phải trả. - Hệ thống hàng tồn kho. - Hệ thống báo cáo tổng hợp. 20 Lập báo cáo Quỹ Chu trình tài chính Chu trình doanh thu Chu trình tài chính: sổ cái và báo cáo tài chính Thành phẩm Quỹ Chu trình chi phí Chu trình chuyển đổi Vật liệu Dữ liệu Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin Hình 2.3 Quy trình httt kế toán tài chính - Hệ thống thông tin kế toán quản trị Mục tiêu: hệ thống thông tin tài chính nội bộ cho mục đích lập kế hoạch, kiểm soát hoạt động. Dữ liệu: nghiệp vụ tài chính. 21 Dòng thông tin trên xuống HT Ngân hàng HT Báo cáo trách nhiệm Kế hoạch HT xử lý nghiệp vụ Dòng thông tin dưới lên TRUNG TÂM TRÁCH NHIỆM Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin Hình 2.4 Quy trình httt kế toán quản trị 2.1.1.2 Kiểm soát nội bộ a) Khái niệm Kiểm soát nội bộ là một quá trình thiết kế bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu: - Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. - Thông tin đáng tin cậy. - Sự tuân thủ các luật lệ quy định. b) Các thành phần của kiểm soát nội bộ - Môi trường kiểm soát. - Đánh giá rủi ro. - Các hoạt động kiểm soát. - Thông tin, truyền thông. - Giám sát. 22 2.1.1.3 Khái niệm chu trình doanh thu và chu trình chi phí Chu trình doanh thu bao gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những nghiệp vụ phát sinh liên quan đến việc tạo ra doanh thu và nhận thanh toán như: thu từ lãi cho vay, thu từ dịch vụ chuyển tiền thu phí,… Chu trình chi phí bao gồm những sự kiện liên quan tới hoạt động mua hàng hay dịch vụ và thanh toán tiền như: chi lãi tiết kiệm cho khách hàng, chi lãi đi vay tiền Hội sở, chi dịch vụ thanh toán,… 2.1.1.4 Công cụ mô tả hệ thống thông tin kế toán a) Khái niệm lưu đồ Có hai dạng lưu đồ: - Lưu đồ chứng từ: mô tả trình tự luân chuyển của chứng từ, số liên chứng từ, người lập, người nhận, nơi lưu trữ, tính chất lưu trữ,…trong các hoạt động chức năng (bán, mua, nhập, xuất….). - Lưu đồ hệ thống: mô tả trình tự xử lý dữ liệu, cách thức xử lý, cách thức lưu trữ trong hoạt động xử lý của máy tính. Lưu đồ sử dụng để phân tích tính kiểm soát của hệ thống. Cơ sở dữ liệu Chứng từ Lưu trữ thủ công Chứng từ nhiều liên Bắt đầu kết thúc Quá trình xử lý Chuẩn bị trước khi xử lý Nhập liệu thủ công 23 khi xử Kết nối trang Kết nối trong sang Dòng luân chuyển Ra quyết định Ghi chú Nhập/ Xuất b) Khái niệm sơ đồ dòng dữ liệu – DFD DFD mô tả bằng hình ảnh các thành phần; các dòng lưu chuyển dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu của một hệ thống thông tin. * Các ký hiệu: Hoạt động xử lý Lưu trữ dữ liệu Đối tượng bên ngoài Dòng dữ liệu hệ thống (điểm đầu, kêt thúc) 24 2.1.2 Kiểm soát hệ thống thông tin trên máy tính 2.1.2.1 Kiểm soát chung a) Xác lập kế hoạch an ninh cho hệ thống Xác lập và cập nhật thường xuyên một kế hoạch an ninh toàn diện là một trong những thủ tục kiểm soát chung quan trọng nhất mà một tổ chức có thể thực hiện. Phương thức cơ bản và đơn giản nhất để xác lập một kế hoạch an ninh là xác định: Thông tin cần là gì? Thông tin cung cấp cho ai? Khi nào cần sử dụng thông tin? Thông tin được kết xuất từ hệ thống nào?... Điều này giúp chúng ta xác định được các rủi ro, sai phạm, gian lận đối với thông tin và chọn lựa một phương thức đảm bảo an ninh hệ thống có hiệu quả nhất. b) Tổ chức bộ máy trong môi trường máy tính Trong môi trường máy tính, các thủ tục thường được thực hiện bởi các cá nhân riêng biệt có thể được kết hợp trong chức năng của một cá nhân. Điều này dẫn đến khả năng một cá nhân không bị giới hạn quyền truy cập đến máy tính, chương trình và dữ liệu sẽ có cơ hội gian lận rất lớn. Do đó cần: - Tách biệt chức năng xử lý thông tin với các bộ phận chức năng khác. - Tách biệt các bộ phận bên trong của hệ thống xử lý thông tin: bộ phận xử lý thông tin – bộ phận vận hành – bộ phận phát triển hệ thống. c) Kiểm soát quá trình phát triển HTTT Kiểm soát dự án phát triển hệ thống sẽ đảm bảo thời gian phát triển hệ thống hợp lý, giảm thiểu chi phí và đảm bảo tính hữu hiệu, hiệu quả của hệ thống thông tin mới. Kiểm soát quá trình phát triển HTTT bao gồm các thủ tục sau: - Lập kế hoạch phát triển. - Xác định các yêu cầu đặt ra. - Phân chia trách nhiệm phát triển hệ thống. - Sự tham gia của người sử dụng. - Đánh giá, chọn lựa quá trình phát triển. d) Chuẩn hóa các tài liệu liên quan Tài liệu hệ thống cần được chuẩn hóa, phân loại và lưu trữ nhằm phục vụ cho yêu cầu thẩm định, xem xét, đánh giá HTTT. 25 - Tài liệu quản trị: bao gồm các tài liệu liên quan đến quá trình phát triển hệ thống, quy định quyền sử dụng,… - Tài liệu ứng dụng: Hướng dẫn sử dụng chương trình (nhập liệu, xử lý, báo cáo, tìm kiếm, sửa chữa,…). - Tài liệu hệ thống: Các yêu cầu về hệ thống, hệ thống mã chương trình, tập tin lưu trữ, các hướng dẫn phục hồi dữ liệu khi sự cố xảy ra. e) Đảm bảo an ninh cho hệ thống Kiểm soát truy cập hệ thống là việc giới hạn quyền truy cập hệ thống đối với từng người dùng. Người dùng chỉ được truy cập đến các hệ thống, các dữ liệu liên quan đến chức năng nhiệm vụ mà họ được cấp quyền sử dụng. Kiểm soát truy cập hệ thống bao gồm: kiểm soát truy cập – sử dụng hệ thống, kiểm soát truy cập dữ liệu và kiểm tra tính tương thích chức năng. Các quyền truy cập dữ liệu bao gồm: đọc, ghi, thêm, sửa, xóa dữ liệu phải được gán cụ thể cho từng chức năng, từng công việc, từng cá nhân hay từng tập tin dữ liệu. Đồng thời, phải ngăn chặn và hạn chế việc truy cập dữ liệu từ các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp. f) Đảm bảo hoạt động liên tục Các sự cố về điện hay các rủi ro khác có thể làm cho hệ thống tạm ngưng hoạt động. Điều này có thể ảnh hưởng đến dữ liệu, chương trình hay làm giảm tuổi thọ của trang thiết bị. Do đó: - Kiểm soát thiết bị lưu trữ (Đĩa cứng, đĩa mềm, đĩa CD,…): Đảm bảo an toàn thiết bị lưu trữ, dán nhãn, đặt tên, sắp xếp theo trình tự thời gian. - Sao lưu dữ liệu dự phòng. - Hạn chế mất mát dữ liệu khi mất điện: có thể sử dụng bộ lưu điện (UPS). g) Kế hoạch khắc phục hậu quả (nếu xảy ra) Khi lập kế hoạch phục hồi hệ thống sau thiệt hại, cần lưu ý: - Các thứ tự ưu tiên phục hồi. - Phân chia trách nhiệm phục hồi. - Sao lưu dự phòng chương trình nguồn, dữ liệu. - Mua bảo hiểm hệ thống. 26 - Các kế hoạch phải được thể hiện dưới dạng văn bản. 2.1.2.2 Kiểm soát ứng dụng a) Kiểm soát nhập liệu Kiểm soát nguồn dữ liệu - Kiểm tra tính trình tự số chứng từ. - Sử dụng chứng từ luân chuyển trong hệ thống. - Xét duyệt nghiệp vụ. - Đánh dấu chứng từ đã sử dụng. - Quét chứng từ để kiểm tra tính hợp pháp của chứng từ. Kiểm soát quá trình nhập liệu - Kiểm tra tính tuần tự khi nhập liệu: dữ liệu phải được nhập đầy đủ, nhanh chóng theo một thứ tự nhất định đã được quy định sẵn. - Kiểm tra vùng (kiểu) dữ liệu: hệ thống phải đảm bảo dữ liệu nhập vào phải theo đúng loại đã khai báo, ví dụ: khi nhập số tiền thì số lượng phải nhập kiểu số không được nhập kiểu chữ,… - Kiểm tra dấu (>0 hay số cần nộp). Tài khoản Mất tài sản Ngân Hàng. của khách hàng không đủ số dư. - Kiểm soát xử lý dữ liệu: so sánh lại số phí đã tính với số phí trên hệ thống. - Tách biệt chức năng hạch toán và chức năng kiểm soát. - Kiểm soát nhập liệu: báo lỗi khi số dư tài khoản không đủ. - Trước khi hạch toán lệnh phải kiểm tra số dư tài khoản hoặc phải kiểm đủ tiền. Phát lệnh Mất tài sản của Ngân Tách biệt chức năng hạch toán và chức chuyển hàng. năng xét duyệt. khống 93 Ảnh hưởng Rủi ro Thủ tục kiểm soát phục vụ mục đích cá nhân. Chuyển Nếu số tiền chuyển đi > nhằm số số tiền khách hàng yêu tiền. cầu, mất tài sản của Ngân hàng. -Kiểm soát và giao dịch viên kiểm soát quá trình nhập liệu: kiểm tra, đối chiếu đầy đủ thông tin trên chứng từ và thông tin đã nhập trước khi hạch toán. Nếu số tiền chuyển đi < - Kiểm soát xét duyệt, hủy lệnh ngay số tiền khách hàng yêu lập tức nếu phát hiện sai sót. cầu,có thể bổ sung thêm lệnh chuyển, nhưng mất nhiều thời gian của khách hàng, ảnh hưởng đến uy tín Ngân hàng. Nguồn: Tổng hợp từ phòng Hỗ trợ, phòng Kinh doanh, phòng Kế toán – Hành chánh VIB Cần Thơ Nhận xét: Qua phân tích quy trình nghiệp vụ chuyển tiền ta thấy có các ưu điểm sau: Có sự tách biệt chức năng kiểm soát với chức năng hạch toán. Giao dịch viên kiểm tra số dư tài khoản của khách hàng hoặc phải thu đủ số tiền chuyển đi và tiền phí trước khi thực hiện nghiệp vụ chuyển đi đảm bảo thu đủ tiền, tránh được hiện tượng mất mát tài sản của Ngân Hàng khi đã hạch toán nhưng khách hàng không nộp tiền hoặc tài khoản của khách hàng không đủ số dư để chuyển đi theo nhu cầu của khách hàng. Việc áp dụng cơ chế giao dịch một cửa mang lại thuận tiện và nhanh chóng cho khách hàng. Tất cả các chứng từ đều được kiểm tra, đối chiếu cuối ngày. Nhìn chung, những thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ chuyển tiền thu phí được thiết kế chặt chẽ có thể giảm thiểu rủi ro tuy nhiên vẫn còn một số rủi ro xảy ra như: ghi sai tên người nhận hoặc sai số chứng minh của người nhận, nhập thông tin sai so với chứng từ khách hàng lập, nguyên nhân cũng là do áp lực từ công việc. 94 b) Mô tả phần mềm Ngân hàng áp dụng.  Chuyển tiền trong cùng hệ thống: Nhập giao dịch chuyển tiền đi giữa 2 tài khoản, giao dịch viên mở màn hình nhập liệu, nhập đầy đủ thông tin: tài khoản ghi nợ trong giao dịch, loại tiền tệ của tài khoản ghi nợ, số tiền chuyển đi, ngày thực hiện…. Nguồn: Phòng Hỗ trợ Ngân hàng VIB Cần Thơ Hình 4.14 Màn hình chuyển tiền cùng hệ thống  Chuyển tiền ngoài hệ thống: Giao dịch viên đăng nhập vào màn hình chuyển tiền, nhập đầy đủ thông tin khách hàng gồm: chọn loại giao dịch, tài khoản ghi nợ, loại tiền ghi nợ, số tiền chuyển, tên người thụ hưởng,… 95 Nguồn: Phòng Hỗ trợ Ngân hàng VIB Cần Thơ Hình 4.15 Màn hình chuyển tiền ngoài hệ thống Sau khi giao dịch viên nhập đây đủ thông: tổng số tiền loại tiền chuyển đi, người nhận thì hệ thống tự động tính tiền để thu phí 96 Nguồn: Phòng Hỗ trợ Ngân hàng VIB Cần Thơ Hình 4.16 Màn hình thu phí khi chuyển tiền đi 4.2.2 Phân tích quá trình xử lý và kiểm soát các hoạt động trong chu trình chi phí Để có nguồn tiền phục vụ cho hoạt động cho vay, Ngân hàng phải chi một lượng tiền lớn vào chi phí trã lãi huy động. Vì thế, việc phân tích quy trình huy động vốn để tìm ra giải pháp ngăn ngừa gian lận và sai sót ảnh hưởng đến nguồn vốn của Ngân hàng là rất quan trọng. . 4.2.2.1. Kiểm soát quy trình chi từ hoạt động huy động vốn Huy động vốn từ lãi tiền gửi có nhiều cách tính và trả lãi khác nhau do thời gian thực tập có hạn tôi chỉ trình bày lãi lại vào cuối kì 97 a) Quy trình mở sổ tiết kiệm  Mô tả quy trình bằng sơ đồ dòng dữ liệu và lưu đồ chứng từ - Mô tả quy trình mở sổ tiết kiệm bằng DFD cấp 1. dân inh nhân Chứng m Lập phiếu đăng ký dịch vụ 1.0 Phiế u đă ng k ý Khách hàng dịch vụ Thông tin khách hàng Tập khách tin hàng Tiền Kho Tiền Mã khách hàng/ Phiếu đăng ký dịch vụ đã ký Cập nhật thu tiền 2.0 Số tiền Xét duyệt mở mã khách hàng 3.0 sơ Bộ hồ ch hàng á h k tin thông Lưu trữ hồ sơ thông tin khách hàng 6.0 Ph i Sổ ếu n tiế ộp t k tiề iệ n/ m kê Bảng n ề i t thu Mở sổ tiết Phiếu đăng ký dịch vụ kiệm, in phiếu đã ký nộp tiền 4.0 Kiểm tra cuối ngày 7.0 Phiếu nộp tiền đã ký Bảng kê thu tiền Phiếu nộ p tiền đã Tập tin khách hàng Kiểm tra, đối chiếu, trình ký 5.0 ký Phiếu nộp tiền đã ký Sổ tiết kiệm Kế toán Khách hàng Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn, quan sát của tác giả tại Ngân hàng VIB Cần Thơ Hình 4.17 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình mở sổ tiết kiệm Sau đây là quy trình mở sổ tiết kiệm tại VIB Cần Thơ được mô tả bằng DFD cấp 1. - Mô tả quy trình mở sổ tiết kiệm bằng lưu đồ chứng từ. Sau đây là lưu đồ chứng từ mô tả quy trình mở sổ tiết kiệm lại Ngân hàng VIB Cần Thơ. 98 Chuyên viên tư vấn Phần mềm Kiểm soát Phần mềm GDV quỹ Phần mềm A Bắt đầu Mở mã khách hàng KH MKH Duyệt MHK Cập nhật thu tiền Tiền MKH CSDL Phiếu đăng ký dịch vụ In mã KH B Tiền CMND Lập phiếu đăng ký dịch vụ ầu uc n Yê ký tê KH CSDL CSDL Kiểm đếm Nhập vào phần mềm gày ối n Cu Nhập vào phần mềm In bảng kê thu chi Tiền GDV MKH Kho Bảng kê thu chi PNT đã ký 1 CMND KH Phiếu đăng ký dịch vụ Trình kiểm soát duyệt, trình trưởng đơn vị ký Tiền Kiểm tra, đói chiêu Cùng với kiểm soát, GDV A Bảng kê thu chi PNT đã ký 1 Phiếu ĐKDV đã ký Nhập vào phần mềm KT Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn, quan sát của tác giả tại Ngân hàng VIB Cần Thơ Hình 4.18 a Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình mở sổ tiết kiệm 99 Giao dịch viên Phần mềm Kiểm soát Chuyên viên tư vấn D B Phiếu ĐKDV đã ký Sổ tiết kiệm Mở sổ tiết kiệm, lập phiếu nộp tiền Phiếu nộp tiền 1 2 Phần mềm Cuối ngày Phiếu ĐKDV đã ký Scan mẫu chữ ký, lập danh sách Phiếu ĐKDV đã ký CSDL Nhập vào phần mềm In sổ tiết kiệm, phiếu nộp tiền Yêu cầu KH ký tên Kiểm tra, đối chiếu, trình trưởng đơn vị ký Ghi phiếu NBTT KH Nhập vào phần mềm Phiếu ĐKDV đã ký Phiếu NBTT KH D STK đã ký PNT đã ký 1 2 Lưu theo mã KH Phiếu nộp tiền 1 Sổ tiết kiệm 2 C C STK đã ký PNT đã ký 1 2 KH Kết thúc gày ối n Cu PNT đã ký 1 GDV quỹ Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn, quan sát của tác giả tại Ngân hàng VIB Cần Thơ Hình 4.18 b Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình mở sổ tiết kiệm 100 CSDL  Chú thích: CMND: Chứng minh nhân dân. CSDL: Cơ sở dữ liệu. KH: Khách hàng. KT: Kế toán.  Giải thích lưu đồ: Khi có nhu cầu khách hàng đem tiền và chứng minh nhân dân đến gặp chuyên viên tư vấn. Tại đây, chuyên viên tư vấn tiếp nhận nhu cầu khách hàng và đưa phiếu đăng ký dịch vụ cho khách hàng điền đầy đủ thông tin và ký 2 chữ ký mặt sau phiếu đăng ký dịch vụ. Dựa vào phiếu đăng ký dịch vụ, chuyên viên tư vấn mở symbols để mở mã khách hàng, in mã khách hàng đã mở chuyển cho kiểm soát viên duyệt mã khách hàng. Đồng thời chuyên viên tư vấn sẽ hướng khách hàng đem tiền đến quầy giao dịch viên quỹ còn trống để tiến hành kiểm đếm tiền và cất tiền vào kho. Kiểm soát viên sau khi nhận được mã khách hàng, tiến hành mở symbols xem xét và duyệt mã khách hàng, duyệt xong kiểm soát sẽ chuyển mã khách hàng đến giao dịch viên để tiến hành mở sổ tiết kiệm. Nhận được mã khách hàng từ kiểm soát viên, giao dịch viên nhập vào phần mềm, kiểm tra thông tin, in sổ tiết kiệm, lập 2 liên phiếu nộp tiền, sau đó yêu cầu khách hàng ký tên lên phiếu nộp tiền rồi chuyển qua kiểm soát viên kiểm tra. Kiểm soát kiểm tra thông tin trên sổ tiết kiệm và giấy nộp tiền, sau đó tiến hành ký nháy và trình trưởng đơn vị ký rồi chuyển lại cho giao dịch viên trả sổ tiết kiệm cho khách hàng và liên 2 giấy nộp tiền. Cuối ngày, chuyên viên tư vấn sắp xếp lại phiếu đăng ký dịch vụ theo mã khách hàng, tiến hành đóng cuốn và lưu trữ theo mã khách hàng. Giao dịch viên sẽ chuyển các chứng từ thu chi trong ngày cho giao dịch viên quỹ kiểm tra. Giao dịch viên quỹ in bảng kê thu tiền trong ngày kiểm tra đối chiếu với giấy nộp tiền trong ngày, sắp xếp theo số chứng từ và chuyển đến phòng kế toán kiểm tra lần cuối rồi tiến hành lưu chứng từ tại phòng Kế toán. 101  Hoạt động kiểm soát trong nghiệp vụ mở sổ tiết kiệm. Các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ mở sổ tiết kiệm được khảo sát qua bảng tổng hợp khảo sát mà tôi đã thu thập được ở 10 người trong Ngân hàng như sau: Bảng 4.8: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ mở sổ tiết kiệm Stt Tổng số lượng người khảo sát Sai phạm Tổng số lượng người trả lời Đã xảy ra Chưa xảy ra 1 Cố tình ghi số tiền trên chứng từ giao dịch nhỏ hơn số tiền trên sổ tiết. 10 0 10 2 Giao dịch viên ghi sai lãi suất tiền gởi khi mở sổ. (có thể cao hơn hoặc thấp hơn lãi suất quy định). 10 0 10 3 Mở sổ trao sổ cho khách hàng khi chưa có sự xét duyệt của cấp trên 10 0 10 4 Giao dịch viên cập nhật thông tin vào hệ thống bị sai sót (sai số tiền, thông tin khách hàng,…). 10 0 10 Để có thể kiểm soát các rủi ro này Ngân hàng đã đưa ra các hoạt động kiểm soát thích hợp. Bảng sau tóm tắt các hoạt động kiểm soát liên quan trong quá trình xử lý nghiệp vụ mở sổ tiết kiệm như sau: 102 Bảng 4.9: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ mở sổ tiết kiệm Rủi ro Ảnh hưởng Cố tình ghi số tiền trên Mất mát tài sản của NH. chứng từ giao dịch nhỏ hơn số tiền trên sổ tiết. Giao dịch viên ghi sai lãi suất tiền gởi khi mở sổ. (có thể cao hơn hoặc thấp hơn lãi suất quy định). Thủ tục kiểm soát Kiểm soát quá trình xử lý: kiểm tra ràng buộc dữ lý: liệu giữa thông tin trên sổ tiết kiệm đã phát hành để lấy tiền của NH tíết kiệm và thông tin trên chứng từ giao dịch. Mất lòng tin của khách Tách biệt chức năng hàng, ảnh hưởng uy tín mở sổ và chức năng ngân hàng. kiểm soát. - Ghi cao hơn quy định: Kiểm soát nhập liệu: tự Mất tài sản của ngân động hiển thị lãi suất hàng. và cho phép thay đổi. - Ghi thấp hơn quy định: Thiệt hại cho khách hàng. Mở sổ trao sổ cho Mất quyền lợi của khách khách hàng khi chưa có hàng, vi phạm qui định sự xét duyệt của cấp của đơn vị. trên. Có hình thức xử phạt đối với vi phạm ở đơn vị. Sổ trước khi trao khách hàng phải có chữ kí xét duyệt. Giao dịch viên cập nhật Sai lệch số tiền khách thông tin vào hệ thống hàng gửi thực tế với số bị sai sót (sai số tiền, tiền ghi trên chứng từ. thông tin khách hàng,…). Tách biệt chức năng lập chứng từ với chức năng xét duyệt. Kiểm tra kỹ thông tin trước khi hạch toán. Nguồn: Tổng hợp từ phòng Hỗ trợ, phòng Kinh doanh, phòng Kế toán – Hành chánh Ngân hàng VIB Cần Thơ Nhận xét: Hoạt động huy động tiền gởi có thể đánh giá là khá chặt chẽ với những chứng từ hợp lệ và việc lưu trữ ấn chỉ quan trọng được tách biệt với chức năng lập chứng từ, phát hành sổ tiết kiệm. Có sự kiểm soát độc lập trước khi lưu chuyển qua bộ phận ngân quỹ để trả sổ cho khách hàng. 103 Sổ tiết kiệm có đầy đủ chữ kí của ban giám đốc, có đầy đủ giá trị trước khi giao cho khách hàng, đảm bảo an toàn tiền gởi của khách hàng khi gởi vào Ngân Hàng. Chứng từ được lập sau khi đã thu tiền đầy đủ để đảm bảo hạch toán đúng số tiền khách hàng gởi. Việc áp dụng cơ chế giao dịch một cửa mang lại thuận tiện và nhanh chóng cho khách hàng. Tất cả chứng từ giao dịch đều được bộ phận hậu kiểm kiểm tra, đối chiếu và lưu trữ theo quy định của NHNN. b) Quy trình tất toán sổ tiết kiệm. - Mô tả quy trình trả lãi tất toán sổ tiết kiệm bằng DFD cấp 1. ệm,/ ân d ết ki Sổ ti nh nhân i m g n Chứ Khách hàng Sổ tiết Kiểm tra đối chiếu sổ tiết kiệm với chứng minh nhân dân 1.0 Sổ kiệm tiế tk iệm Lập giấy lĩnh tiền và giấy đề nghị tất toán 2.0 Kế toán Kiểm tra cuối ngày 5.0 in g pt Tậ h hàn c khá n toá Giấ Giấy l ĩ yđ ề n nh tiề ghị n tất đã du toá n đ yệt/ ãd uyệ t Chi tiền 4.0 / iền n h t toá lĩn ị tất h ấy Gi ề ng đ ấy Gi kê ng Bả i tiền ch tất hị t ng đề uyệ ấy đã d Gi / yệt ệt du duy ã đã iền n đ h t toá lĩn ị tất h ấy Gi ề ng đ ấy Gi Thôn g khách tin hàng Kiểm tra đối chiếu 3.0 duyệt/ ệt y ền đã lĩnh ti toán đã du y iấ G t ghị tấ n ề đ Giấy Tiền Giấy lĩnh tiền đã duyệt Khách hàng Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn, quan sát của tác giả tại Ngân hàng VIB Cần Thơ Hình 4.19 Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả quy trình tất toán sổ tiết kiệm - Mô tả quy trình tất toán sổ tiết kiệm bằng lưu đồ chứng từ. 104 Sau đây là lưu đồ chứng từ mô tả quy trình tất toán sổ tiết kiệm tại Ngân hàng VIB Cần Thơ. 105 Giao dịch viên Chuyên viên tư vấn Phần mềm Kiểm soát Giao dịch viên quỹ Phần mềm Bắt đầu CMND Giấy đề nghị tất toán Sổ tiết kiệm Lập phiếu đề nghị tất toán CMND KH Sổ tiết kiệm Sổ tiết kiệm CSDL Nhập vào phần mềm Giấy đề nghị tất toán Giấy lĩnh tiền 2 đã duyệt 1 2 Giấy đề nghị tất toán Giấy đề nghị tất toán CSDL Chi tiền In giấy lĩnh tiền Giấy lĩnh tiền 1 Kiểm tra, đối chiếu, xét duyệt Nhập vào PM Tiền Giấy lĩnh tiền đã duyệt 2 In sổ thu chi trong ngày 1 Sổ thu chi trong ngày 2 Giấy đề nghị tất toán đã duyệt KT ày ng ối u C Giấy lĩnh tiền 1 Giấy lĩnh tiền 2 đã duyệt 1 KH ầu uc n Yê ký tê KH Giấy lĩnh tiền đã duyệt 1 Giấy đề nghị tất toán Kết thúc ình Tr đơn g ởn trư vị ký Kiểm tra, chấm chứng từ ngày Cuối Sổ thu chi trong ngày Giấy lĩnh tiền đã duyệt 1 KT Cùng STK Nguồn: Tổng hợp kết quả phỏng vấn, quan sát của tác giả tại Ngân hàng VIB Cần Thơ Hình 4.20 Lưu đồ luân chuyển chứng từ quy trình tất toán sổ tiết kiệm 106 Giấy đề nghị tất toán ày ng ối Cu Kiểm tra đối chiếu STK với CMND Kiểm tra, đối chiếu, cập nhật Lập giấy lĩnh tiền Sổ tiết kiệm KH  Chú thích: CMND: Chứng minh nhân dân. CSDL: Cơ sở dữ liệu. KH: Khách hàng. KT: Kế toán.  Giải thích lưu đồ: Tới hạn tất toán sổ tiết kiệm, khách hàng đem theo chứng minh nhân dân và sổ tiết kiệm gặp chuyên viên tư vấn, chuyên viên tư vấn kiểm tra, đối chiếu sổ tiết kiệm với chứng minh nhân dân, đối chiếu xong sẽ trả chứng minh nhân dân cho khách hàng, và đưa sổ tiết kiệm đến giao dịch viên. Giao dịch viên nhận sổ tiết kiệm và tiến hành lập phiếu đề nghị tất toán, và tính lãi cho khách hàng đồng thời nhập thông tin khách hàng vào phần mềm, lập 2 liên giấy lĩnh tiền, ký tên và yêu cầu khách hàng ký tên vào giấy lĩnh tiền. Sau đó chuyển giấy lĩnh tiền và giấy đề nghị tất toán đến kiểm soát. Khi nhận được chứng từ bên giao dịch viên chuyển qua, kiểm soát sẽ kiểm tra, đối chiếu, sau đó trình trưởng đơn vị ký, và chuyển tất cả chứng từ qua giao dịch viên quỹ để tiến hành chi tiền. Giao dịch viên quỹ sau khi nhận được giấy lĩnh tiền và giấy đề nghị tất toán, sẽ tiến hành chi tiền và trả liên 2 giấy lĩnh tiền cho khách hàng. Đồng thời nhập thông tin vào phần mềm, cập nhật chi trong ngày. Cuối ngày, giao dịch viên quỹ in sổ thu chi trong ngày để kiểm tra, đối chiếu với giấy lĩnh tiền và giấy đề nghị tất toán, sau đó sẽ chuyển tất cả các chứng từ cùng sổ tiết kiệm của khách hàng qua phòng Kế toán để tiến hành chấm chứng từ và lưu chứng từ. 107  Hoạt động kiểm soát trong nghiệp vụ tất toán sổ tiết kiệm Tương tự như quá trình xử lý nghiệp vụ mở sổ tiết kiệm Các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ tất toán sổ tiết kiệm được khảo sát qua bảng tổng hợp khảo sát mà tôi đã thu thập được ở 10 người trong Ngân hàng như sau: Bảng 4.10: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong quá trình xử lý nghiệp vụ tất toán sổ tiết kiệm Stt Tổng số lượng người khảo sát Sai phạm Tổng số lượng người trả lời Đã xảy ra Chưa xảy ra 1 Sổ tiết kiệm đã chi tiền rồi nhưng vẫn đem hạch toán lần nữa. 10 0 10 2 Tất toán sổ nhưng không ghi nhận bút toán tất toán. 10 0 10 3 Không có sổ tiết kiệm vẫn hạch toán xóa sổ cho người thân. 10 0 10 4 Chi sai số tiền do kiểm đếm không chính xác. 10 0 10 5 Tính sai số tiền lãi của khách hàng. Để có thể kiểm soát các rủi ro này Ngân hàng đã đưa ra các hoạt động kiểm soát thích hợp. Bảng sau tóm tắt các hoạt động kiểm soát liên quan trong quá trình xử lý nghiệp vụ tất toán sổ tiết kiệm như sau: 108 Bảng 4.11: Mô tả thủ tục kiểm soát trong nghiệp vụ tất toán sổ tiết kiệm Rủi ro Ảnh hưởng Thủ tục kiểm soát Sổ tiết kiệm đã chi Mất tài sản Sổ tiết kiệm tất toán sẽ được lưu lại tại tiền rồi nhưng vẫn của Ngân Ngân hàng. đem hạch toán lần hàng. Giao dịch viên kiểm tra, đối chiếu với dữ nữa. liệu trên máy tính trước khi hạch toán. Tất toán sổ nhưng Mất tài sản Tách biệt chức năng hạch toán của giao không ghi nhận bút của Ngân dịch viên và chức năng xét duyệt của toán tất toán. hàng. kiểm soát. Kiểm soát kiểm tra quá trình nhập liệu của giao dịch viên. Không có sổ tiết Mất tài sản Tách biệt chức năng lập chứng từ của kiệm vẫn hạch toán của Ngân giao dịch viên với chức năng xét duyệt xóa sổ cho người hàng. của kiểm soát, chi tiền. thân. Chi sai số tiền do Mất tài sản Khi chi tiền in bảng kê các loại tiền giao kiểm đếm không của Ngân dịch. chính xác. hàng. Thực hiện đếm tiền bằng máy. Tính sai số tiền lãi Thiệt hại cho Giao dịch viên kiểm tra quá trình nhập của khách hàng. khách hàng. liệu: số lãi kể cả lãi phụ tự động hiển thị khi nhập thông tin tiền gửi của khách hàng. Nguồn: Tổng hợp từ phòng Hỗ trợ, phòng Kinh doanh, phòng Kế toán – Hành chánh Ngân hàng VIB Cần Thơ Nhận xét: Hoạt động tất toán sổ tiết kiệm được thiết kế quy trình chặt chẽ, có thể phòng ngừa được gian lận và sai sót giống như mở sổ tiết kiệm. c) Mô tả phần mềm Ngân hàng áp dụng. Chuyên viên tư vấn mở mã khách hàng tương tự như mở mã khách hàng cho hợp đồng vay. Sau đó giao dịch viên sẽ tạo tài khoản cơ sở để thực hiện nghiệp vụ gửi tiền. Giao dịch viên nhập thông tin khách hàng gồm: mã khách hàng, xác minh tên tài khoản, tên viết tắt tài khoản, loại tiền gửi của tài khoản 109 Nguồn: Phòng Hỗ trợ Ngân hàng VIB Cần Thơ Hình 4.21 Màn nộp tiền vào sổ tiết kiệm Cuối kỳ, khách hàng đến tất toán tài khoản tiền gửi, GDV truy nhập vào màn hình thể hiện danh sách tài khoản đến hạn tất toán, chọn tài khoản cần tất toán. Sau khi chọn sẽ xuất hiện màn hình giao dịch của khách hàng cần tất toán, chờ kiểm soát duyệt sau đó làm các thủ tục còn lại để hoàn thành tất toán tài khoản tiền gửi. 110 Nguồn: Phòng Hỗ trợ Ngân hàng VIB Cần Thơ Hình 4.22 Màn nộp tiền tất toán sổ tiết kiệm 4.2.3 Phân tích việc tổ chức chứng từ, hệ thống sổ sách và báo cáo kế toán 4.2.3.1 Danh mục chứng từ trong Ngân hàng Chứng từ kế toán là những giấy tờ, vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh làm căn cứ ghi sổ kế toán. Với số lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh hàng ngày khá lớn nên chứng từ sử dụng trong Ngân Hàng cũng rất đa dạng. Do hạn chế về thời gian thực tập nên tôi chỉ tập trung nghiên cứu về chu trình doanh thu và chi phí – 2 chu trình chính trong hoạt động của Ngân Hàng. 111 a) Chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu Bảng 4.12: Mô tả các chứng từ sử dụng trong chu trình doanh thu Tên chứng từ Người lập Bộ phận sử dụng Số liên Khách hàng. Kế toán thanh toán, kiểm soát, kho quỹ. Được lập 2 liên: liên 1 lưu tại Ngân Hàng, liên 2 trả cho khách hàng. Chuyển tiền vào TK Khách cho khách hàng hàng. không có TK tại Ngân Hàng. Kế toán thanh toán, kiểm soát, kho quỹ. Được lập 2 liên: liên 1 lưu tại Ngân Hàng, liên 2 trả cho khách hàng. Giấy rút Thực hiện rút tiền Khách tiền mặt. mặt tại Ngân hàng. hàng. Kế toán thanh toán, kiểm soát, kho quỹ. Được lập 2 liên: liên 1 lưu tại Ngân Hàng, liên 2 trả cho khách hàng. Nội dung Giấy nộp Nộp vào TK. tiền (Để ghi vào TK). Giấy nộp tiền (Để chuyển tiền). . Lệnh Có. Ghi nhận các lệnh Kế toán chuyển tiền đến. thanh toán (in ra hệ thống). Kế toán In 1 liên lưu tại thanh toán, Ngân Hàng. kiểm soát, khách hàng. Ủy nhiệm chi. Chuyển tiền từ TK Khách tiền gởi của chủ tài hàng. khoản chuyển vào TK của người thụ hưởng. Kế toán Được lập 3 liên: thanh toán, liên 1,2 lưu tại Kiểm soát. Ngân Hàng, liên 3 trả cho khách hàng. Chứng từ Ghi nhận các khoản giao dịch. thu, chi khi giao dịch đồng thời cũng là giấy báo Nợ (Có) cho khách hàng. Kế toán thanh toán, cán bộ tín dụng 112 Kế toán thanh toán, kiểm soát, kho quỹ, khách hàng. Được in 2 liên: liên 1 lưu tại Ngân Hàng, liên 2 trả cho khách hàng. Tên chứng từ Nội dung Phiếu Ghi nhận số tiền kho nhập tiền quỹ thực hiện thu/chi nội bộ. theo những chứng từ của giao dịch viên chuyển sang. Người lập Bộ phận sử dụng Số liên Kế toán Kiểm soát, In 1 liên, lưu tại thanh kho quỹ. Ngân Hàng. toán,cán bộ tín dụng. Bảng kê Làm chứng từ cho Kế toán Kế toán In 1 liên, lưu tại các loại việc chi/thu tiền. thanh thanh toán, Ngân Hàng. tiền giao toán, kế kế toán tiền dịch. toán tiền gởi, khách gởi. hàng Phiếu nhập/xuất ngoại bảng. Ghi nhận những tài Cán bộ Cán bộ tín In 1 liên, lưu tại khoản ngoài bảng (tài tín dụng dụng, kho Ngân Hàng sản khách hàng cầm quỹ. cố, thế chấp…). Giấy đề Đề nghị xin vay vốn nghị vay vốn. Khách hàng. Cán bộ tín Lập 1 liên, lưu dụng. tại Ngân Hàng Báo cáo Kết quả thẩm định Cán bộ Cán bộ tín Lập 1 bảng, lưu thẩm thông tin tài chính, tín dụng. dụng. tại Ngân Hàng định, tái phương án sản xuất thẩm kinh doanh….của định. khách hàng. Hợp Ngân Hàng và phải Cán bộ Khách hàng, Lập thành 2 đồng tín hoàn trả trong phạm tín dụng. cán bộ tín bảng: 1 bảng dụng. vi kỳ hạn nợ dụng. lưu tại Ngân hàng, 1 bảng trả lại cho khách hàng. Phụ lục Là chứng từ theo dõi Cán bộ Khách hàng, hợp khoản nợ gốc, lãi tín dụng. cán bộ tín đồng. trong hạn hay những dụng. khoản đã chuyển sang nợ quá hạn. 113 Lập thành 2 bảng: 1 bảng lưu tại Ngân Hàng, 1 bảng trả lại cho khách hàng. Tên chứng từ Biên bản xác định giá trị bảo đảm. Nội dung Người lập Bộ phận sử dụng Số liên Là giấy tờ chứng Cán bộ Cán bộ tín Lập 1 bảng, lưu nhận giá trị của tài tín dụng. dụng. tại Ngân Hàng. sản bảo đảm cho khoản vay. Biên bản Kiểm tra sự tuân thủ Cán bộ Cán bộ tín Lập 1 bảng, lưu kiểm tra theo HDTD của tín dụng. dụng. tại Ngân Hàng. sau khi khách hàng. cho vay. Hợp Ghi nhận thỏa thuận đồng thế giữa khách hàng và chấp. ngân hàng về nghĩa vụ và quyền hạn của mỗi bên trong quá trình thế chấp tài sản. Chuyên viên khách hàng. Chuyên viên khách hàng, Cán bộ hỗ trợ, phòng công chứng, nơi đăng ký giao dịch đảm bảo, Khách hàng. 4 liên, 1 liên lưu tại ngân hàng, 1 liên trả khách hàng, 1 liên giữ lại phòng công chứng, 1 liên giữ lại nơi đăng ký giao dịch đảm bảo. Nguồn: Tổng hợp từ phòng Hỗ trợ, phòng Kinh doanh, phòng Kế toán – Hành chánh Ngân hàng VIB Cần Thơ Mẫu chứng từ kế toán được minh họa trong phần mục lục. 114 b)Chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí Bảng 4.13: Mô tả các chứng từ sử dụng trong chu trình chi phí Tên chứng từ Bộ phận sử dụng Số liên Chứng từ Ghi nhận các khoản thu, Kế toán giao dịch. chi khi giao dịch đồng tiền gởi. thời cũng là giấy báo Nợ (Có) cho khách hàng. Kế toán tiền gởi, kiểm soát, kho quỹ, khách hàng. Được in 2 liên: liên 1 lưu tại Ngân Hàng, liên 2 trả cho khách hàng. Thẻ lưu. Kế toán tiền Lập 1 liên, gởi, Kiểm lưu tai Ngân soát. Hàng. Nội dung Người lập Làm chứng từ cho ngân Khách hàng lưu trữ các khoản hàng . triền khách hàng gởi tại ngân hàng. Phiếu Ghi nhận số tiền kho Kế toán Kiểm soát, In 1 liên, lưu nhập tiền quỹ thực hiện thu/chi tiền gởi. kho quỹ. tai Ngân nội bộ. theo những chứng từ của Hàng. giao dịch viên chuyển sang. Bảng kê Làm chứng từ cho việc Kế toán Kế toán tiền các loại chi/thu tiền. tiền gởi. gởi, khách tiền giao hàng. dịch. In 1 liên, lưu tại In 1 liên, lưu tai Ngân Hàng. Nguồn: Tổng hợp từ phòng Hỗ trợ, phòng Kinh doanh, phòng Kế toán – Hành chánh Ngân hàng VIB Cần Thơ Mẫu chứng từ kế toán được minh họa trong phần mục lục. Nhận xét: Hệ thống chứng từ sử dụng trong ngân hàng có đầy đủ các nội dung, biểu mẫu cần thiết theo quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN của thống đốc NHNN Việt Nam. Chứng từ Ngân Hàng sử dụng được thiết kế rõ ràng, có đủ các yếu tố cơ cơ bản của chứng từ: tên gọi, số hiệu chứng từ; ngày tháng năm lập chứng từ; tên, địa chỉ, số hiệu tài khoản của đơn vị trả tiền, của ngân hàng thanh toán, của đơn vị thụ hưởng, của ngân hàng phục vụ người thụ hưởng; nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; Các chỉ tiêu về số lượng và giá trị. 115 Chứng từ có đầy đủ chữ ký xét duyệt của người có thẩm quyền. Chứng từ của từng ngày được cất giữ và bảo quản cẩn trọng trong kho của ngân hàng. Tất cả các chứng từ đều có đầy đủ chữ ký của khách hàng, kế toán, thủ quỹ, kiểm soát nhằm hạn chế tối thiểu rủi ro có thể xảy ra. Số liên chứng từ được lập (in) hợp lý, vừa đúng nguyên tắc lại vừa tiết kiệm. Bản chính của chứng từ được lưu lại, trả lại bản sao cho khách hàng. Ngoài những ưu điểm đó, chứng từ giao dịch của Ngân Hàng vẫn còn nhược điểm là trên chứng từ giao dịch còn vài đoạn tiếng Anh nên khách hàng khó có thể hiểu hết được. 4.2.3.2 Sổ sách và báo cáo kế toán Bảng 4.14 : Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán Tên Thời Gian Lập Đối Tượng Sử Dụng Đối Tượng Lập Nhật ký thu chi Mỗi tiền ngày Thủ quỹ, kế toán trưởng, Thủ quỹ ban giám đốc Sổ theo dõi thu chi Thủ quỹ, kế toán trưởng, Thủ quỹ ban giám đốc Mỗi ngày Báo cáo doanh số Định kỳ thu phí dịch vụ (tháng) Kế toán trưởng, giám đốc Phòng kế hành chánh toán- Báo cáo tình hình Định kỳ giao dịch tiền mặt (tháng) Ngân hàng nhà nước Phòng kế hành chánh toán- Báo cáo doanh số Định kỳ chuyển tiền đi- (tháng) chuyển tiền đến Ngân hàng nhà nước Phòng kế hành chánh toán- Báo cáo tình hình Ngày kinh doanh Giám đốc, phòng cá nhân, Chuyên viên khách phòng doanh nghiệp hàng, chuyên viên tư vấn Báo cáo doanh số Định kỳ cho vay-thu nợ (tháng) Giám đốc, ngân hàng nhà Phòng kinh doanh nước 116 Thời Gian Lập Tên Đối Tượng Sử Dụng Đối Tượng Lập Báo cáo trích lập Định kỳ dự phòng (tháng) Giám đốc, hội sở Phòng hỗ trợ Báo cáo tổng hợp Định kỳ dự phòng (tháng) Giám đốc, hội sở Phòng hỗ trợ Nguồn: Phòng Kế toán – Hành chánh Ngân hàngVIB Cần Thơ Nhận xét: Báo cáo được lập thường xuyên và định kỳ theo quy định. Báo cáo được thực hiện nhanh chóng. Mỗi báo cáo đều được sự kiểm tra, ký duyệt của ban giám đốc, người lập, trưởng bộ phận trước khi gửi đến đối tượng sử dụng. Báo cáo được lập đầy đủ thông tin theo quy định của VIB và Ngân hàng Nhà nước Việt Nam. Tuy nhiên ngoài những báo cáo trên, để theo dõi hiệu quả hoạt động của chu trình doanh thu và chi phí, định kỳ, Ngân Hàng chưa có lập báo cáo về tình hình hoạt động dịch vụ ngân hàng qua các năm để có định hướng phát triển đúng đắn. 4.2.4 Đánh giá phần mềm Ngân hàng đang áp dụng Một số rủi ro và thủ tục kiểm soát ứng dụng ngăn ngừa rủi ro được sử dụng trong phần mềm Symbols tại Ngân hàng. Sau đây là bảng tổng hợp các rủi ro thường xảy ra khi áp dụng phần mềm kế toán tại ngân hàng 117 Bảng 4.15: Bảng tổng hợp quá trình khảo sát các rủi ro thường xảy ra trong trong quá trình áp dụng phần mềm kế toán tại Ngân hàng Stt Tổng số lượng người khảo sát Sai phạm Tổng số lượng người trả lời Đã xảy ra Chưa xảy ra 1 Giao dịch viên thực hiện nghiệp vụ đăng nhập sửa lại thông tin nghiệp vụ đã hạch toán. 10 0 10 2 Mật khẩu bị lộ và bị đăng nhập hệ thống sữa chữa dữ liệu. 10 0 10 3 Nhân viên lập trình đăng nhập vào hệ thống để sữa chữa dữ liệu. 10 0 10 4 Giao dịch viên sữa chữa nghiệp vụ đã hạch toán sai mà không được sự đồng ý của cấp trên. 10 0 10 5 Máy tính bị mất hoặc bị thay thế linh kiện. 10 0 10 6 Nhân viên dùng máy tính nối mạng để trao đổi thông tin ra bên ngoài. 10 0 10 7 Ô số ngày tính lãi trong chương trình có thể lớn hơn 30 ngày. 10 0 10 8 Cùng một chứng từ chi/nộp tiền phát sinh ở 10 hai ngày khác nhau. 2 8 9 Nhầm lẫn chữ “o” với số “0”. 10 3 7 10 Nhập thừa số chứng minh nhân dân. 10 1 9 11 Số tiền lãi phải thu/ phải trả lớn hơn số vốn 10 gốc. 0 10 12 Các thông tin cần thiết không được nhập đầy 10 đủ. 1 9 13 Ngân hàng mất toàn bộ dữ liệu kế toán sau khi 10 chuyển sang chương trình mới. 0 10 14 Số tiền tập tin tồn quỹ bị âm. 0 10 10 118 15 Không ghi ngày chứng từ trước khi hạch toán 10 nghiệp vụ. 0 10 16 Số dư cuối kì của một tài khoản không bằng 10 số dư chi tiết của tài khoản đó. 0 10 17 Dữ liệu bị sao chụp và bị thâm nhập bởi người 10 không có thẩm quyền nhằm phá hủy hệ thống. 0 10 18 Ngày hạch toán sau ngày khóa sổ. 0 10 10 Để có thể kiểm soát các rủi ro này Ngân hàng đã đưa ra các hoạt động kiểm soát thích hợp. Bảng sau tóm tắt các hoạt động kiểm soát liên quan trong quá trình xử lý nghiệp vụ mở sổ tiết kiệm như sau Bảng 4.16: Thủ tục kiểm soát ứng dụng trong phầm mềm Symbols Rủi ro Thủ tục kiểm soát úng dụng Mục tiêu Các hoạt động kiểm soát chung Kiểm soát việc truy cập chương trình dữ liệu Giao dịch viên thực hiện nghiệp vụ đăng nhập sửa lại thông tin nghiệp vụ đã hạch toán. Phân quyền truy cập hệ thống, Đảm bảo tính quyền xem, thêm và quyền sửa, chính xác an quyền xóa dữ liệu. Xác định tên toàn dữ liệu. người dùng, hệ thống chức năng hay dữ liệu được sử dụng hay truy cập, nhận dạng người sử dụng hợp pháp (Mật khẩu, Username…), Mật khẩu bị lộ và bị đăng Mật khẩu phải được thay đổi định Đảm bảo tính nhập hệ thống sữa chữa kỳ. chính xác dữ liệu. thông tin, bảo mật thông tin. Kiểm soát phân chia trách nhiệm trong các chức năng của hệ thống Nhân viên lập trình đăng Tách biệt chức năng lập trình hệ Thông nhập vào hệ thống để sữa thống và chức năng người dùng hệ chính xác. chữa dữ liệu. thống. tin Giao dịch viên sữa chữa Phân quyền hạch toán và xét duyệt Thông nghiệp vụ đã hạch toán nghiệp vụ. chính xác. tin 119 Rủi ro Thủ tục kiểm soát úng dụng Mục tiêu sai mà không được sự đồng ý của cấp trên. Kiểm soát việc thâm nhập về mặt vật lý của nhân viên trong Ngân hàng Máy tính bị mất hoặc bị Thuê nhân viên bảo vệ có trách Bảo vệ tài sản. thay thế linh kiện. nhiệm quản lý tài sản gắn camera quan sát. Nhân viên dùng máy tính Không nối mạng với bên ngoài hệ Bảo mật thông nối mạng để trao đổi thống đối với các máy cài đặt phần tin. thông tin ra bên ngoài. mềm tại đơn vị, các máy chuyên dùng này chỉ sử dụng mạng nội bộ của VIB cập nhật thông tin từ cấp trên. Các hoạt động kiểm soát ứng dụng Kiểm soát thông tin đầu vào Ô số ngày tính lãi trong Định dạng kiểu dữ liệu cho trường Chính xác dữ chương trình có thể lớn “ngày” [...]... tồn tại trong Ngân hàng Vì thế tôi chọn đề tài Phân tích Hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ làm luận văn tốt nghiệp, để tìm hiểu rõ hơn cách tổ chức và kiểm soát hệ thống thông tin trong Ngân hàng 1.2 MỤC TIÊU NGHIÊN CỨU 1.2.1 Mục tiêu chung Mục tiêu chung là phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc Tế Việt. .. thực tế không? Hệ thống thông tin kế toán có hữu hiệu hay chưa? Hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng có ưu và nhược điểm gì? Hệ thống có đảm bảo tính bảo mật của dữ liệu kế toán không? (2) Biện pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán ra sao? 1.4 PHẠM VI NGHIÊN CỨU 16 1.4.1 Phạm vi không gian Đề tài này được thực hiện tại Ngân hàng Thương mại Cổ Phần Quốc Tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ 1.4.2 Phạm... mềm kế toán tại Phòng Thương mại và Công Nghiệp Việt Nam chi nhánh Cần Thơ do Trần Thị Phúc Duyên, trường Đại học Cần Thơ thực hiện + Nội dung: Đề tài phân tích hệ thống thông tin kế toán tại VCCI Cần Thơ trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Acsoft, đưa ra đặc điểm hoạt động của Chi nhánh và yêu cầu thông tin đối với HTTT kế toán, tổ chức dữ liệu của hệ thống thông tin kế toán + Với nội dung của... trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán, để khắc phục những hạn chế trên, đề tài Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ , em đi tìm hiểu sâu về các thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán Luận văn Phân tích thực trạng và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại công ty Cổ Phần Dược Hậu Giang” do... Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ , em sẽ nghiên cứu sâu vào quá trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ chứng từ và những thủ tục kiểm soát trong cả chu trình doanh thu và chu trình chi phí Từ đó nêu lên kết luận chung về sự hữu hiệu của hai chu trình 17 - Luận văn “Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trường ứng dụng phần mềm kế toán tại. .. 2.1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán a) Khái niệm Hệ thống thông tin kế toán (HTTT kế toán) là hệ thống thu thập, lưu trữ và xử lý các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin kế toán, tài chính hữu ích cho người sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp Doanh nghiệp Kế toán HTTT kế toán Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin Hình 2.1 Qui trình thực hiện httt kế toán b)... cung cấp thông tin hữu ích cho các đối tượng có liên quan - Kiểm soát 19 d) Phân loại hệ thống thông tin kế toán - Hệ thống thông tin kế toán tài chính gồm: mục tiêu, đầu vào và quá trình xử lý Phân loại, ghi nhật kí Chứng từ Ghi sổ Nguồn: Bài giảng hệ thống thông tin Hình 2.2 Quy trình xử lý dữ liệu của httt kế toán Cấu trúc gồm: - Hệ thống doanh thu - Hệ thống phải thu, phải trả - Hệ thống hàng tồn... trong hệ thống 2.2.2 Phương pháp phân tích số liệu Tổng hợp và phân tích thông tin từ hệ thống kế toán doanh nghiệp Dùng công cụ mô tả quy trình luân chuyển thông tin bằng lưu đồ chứng từ Đánh giá thông tin thu thập - Phương pháp so sánh: + So sánh mô hình tổ chức hệ thống thông tin thực tế tại Ngân hàng với mô hình lý tưởng mà lý thuyết hệ thống thông tin đã đề ra + So sánh số tuyệt đối: Là kết quả... đánh giá được tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán khắc phục những hạn chế trên, đề tài Phân tích hệ thống thông tin kế toán tại Ngân hàng TMCP Quốc tế Việt Nam chi nhánh Cần Thơ , em sẽ nghiên cứu sâu vào quá trình luân chuyển, xử lý, lưu trữ chứng từ và những thủ tục kiểm soát trong cả chu trình doanh thu và chu trình chi phí Từ đó nêu lên kết luận chung về sự hữu hiệu của hai chu... dùng để ghi sổ kế toán Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau: - Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán - Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Giám đốc ngân hàng ký duyệt - Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán - Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán 31 2.1.4.4 Bảo quản và lưu trữ chứng từ Tài liệu kế toán cần lưu trữ, bảo