MỤC LỤC MỞ ĐẦU Những năm gần đây, vai trò của các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp đã ngày càng lớn mạnh. Từ chỗ chỉ được sử dụng để hỗ trợ một số hoạt động trong văn phòng, hệ thống thông tin đã trở nên có vai trò chiến lược trong doanh nghiệp. Đặc biệt, những thành tựu về công nghệ thông tin và ứng dụng của chúng trong các lĩnh vực đa dạng khác nhau của doanh nghiệp đã khiến cho doanh nghiệp ngày càng chú ý nhiều hơn tới việc áp dụng những thành tựu của công nghệ thông tin nhằm gia tăng ưu thế cạnh tranh và tạo cơ hội cho mình. Hiện nay, trào lưu ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không chỉ giới hạn ở các doanh nghiệp lớn tầm cỡ đa quốc gia mà đang lan rộng trong tất cả các dạng doanh nghiệp kể cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ ở các nước đang phát triển. Tuy nhiên, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin không phải đơn giản ngay cả đối với các doanh nghiệp tầm cỡ đa quốc gia dồi dào cả về kinh nghiệp, nguồn tài lực và nhân lực. Hơn nữa, một ứng dụng thành công trong doanh nghiệp này chưa chắc đã có thể đem lại thành công cho doanh nghiệp đó. Các hệ thống thông tin quản lý chức năng được thiết kế để thu thập, xử lý và cung cấp thông, hỗ trợ các quá trình ra quyết định theo chức năng, bao gồm: HTTT quản lý sản xuất – kinh doanh, HTTT tài chính – kế toán, HTTT Marketing, HTTT quản trị nhân sự, HTTT cho Lãnh đạo và trợ giúp ra quyết định. PHẦN 1: GIỚI THIỆU TỔNG THỂ VỀ CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ CHỨC NĂNG 1.1. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ SẢN XUẤT KINH DOANH 1.1.1. Khái niệm Sản xuất là hoạt động của các tổ chức nhằm biến nguyên vật liệu, trí tuệ và năng lượng thành sản phẩm cung cấp cho thị trường nhằm mục đích thu lợi nhuận. Các HTTT quản lý sản xuất: - Cung cấp thông tin cần thiết để lên kế hoạch, tổ chức, điều hành, theo dõi, kiểm tra và - thực hiện các chức năng quản lý khác đối với các hệ thống SXKD. Kiểm soát các giai đoạn của quá trình chuẩn bị các điều kiện sản xuất và biến đổi nguyên vật liệu thành sản phẩm. Giúp quyết định cách thức tổ chức sản xuất và phương pháp sản xuất tối ưu nhất, nơi dùng làm kho dự trữ hợp lý nhất và giải pháp vận chuyển hàng tốt nhất… → sản phẩm với chất lượng tốt nhất với chi phí hợp lý nhất. Các chức năng cơ bản: - Kiểm tra chất lượng các yếu tố đầu vào, đầu ra của q.trình SX. Quản lý hàng dự trữ và giao nhận hàng Hoạch định và theo dõi năng lực SX, các điều kiện SX Phân chia nguồn lực, kiểm tra kế hoạch sản xuất Thiết kế các sản phẩm hàng hóa và dịch vụ Lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh Thiết kế và thành lập các nhà máy sản xuất Tìm kiếm các công nghệ sử dụng trong sản xuất Xác định các quy trình thiết kế sản phẩm và tiến trình SX… 4 1.1.2. Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra - Kế hoạch chiến lược Chính sách kinh doanh Dữ liệu về sản xuất Dữ liệu từ bên ngoài về dây chuyền, công nghệ sản xuất mới… - Báo cáo kiểm tra Thông tin vào - chất lượng Kế hoạch nguyên vật liệu Lịch sản xuất Mẫu thiết kế sản phẩm Công nghệ sản xuất… HTTT QUẢN LÝ SẢN XUẤT Thông tin ra CSDL Sản xuất kinh doanh Hình 1.1 Tổng quan về HTTT quản lý sản xuất 1.1.3. Phân loại HTTT quản lý sản xuất - Mức tác nghiệp: trợ giúp các công việc trên dây chuyền sản xuất (bao gồm mua hàng, nhận hàng, phân phối sản phẩm, kiểm tra chất lượng). - Mức chiến thuật: trợ giúp các nhà quản lý điều khiển và kiểm soát quá trình sản xuất; phân bố, theo dõi các nguồn tài nguyên và chi phí cho SX. - Mức chiến lược: trợ giúp xác định kế hoạch SX dài hạn, nơi đặt mặt bằng SX, khi nào thì nên lựa chọn phương tiện SX mới, đầu tư vào công nghệ SX mới… 1.1.3.1. Các HTTT sản xuất mức tác nghiệp - HTTT mua hàng: quản lý mua – nhận hàng, công nợ phải trả, quản lý mức tiêu dùng nguyên vật liệu, chọn nhà cung cấp, đàm phán và giám sát việc thực thi hợp đồng. - HTTT giao hàng: cung cấp thông tin chủ yếu cho hệ thống hàng tồn kho và công nợ phải thu. - HTTT quản lý chất lượng: chất lượng sản phẩm, chất lượng các tiến trình sản xuất. - HTTT kế toán chi phí giá thành: giúp kiểm soát được chi phí sản xuất và việc phân bổ các nguồn lực sản xuất. 5 1.1.3.2. Các HTTT sản xuất mức chiến thuật - HTTT quản lý hàng dự trữ (hàng tồn kho) : nhằm giảm tối đa chi phí lưu kho trong khi vẫn duy trì được tồn kho đủ để đáp ứng yêu cầu sử dụng nguyên vật liệu và đáp ứng yêu cầu có thành phẩm để bán. Hai cách cơ bản: Xác định mức tồn kho an toàn RL hoặc mức đặt hàng kinh tế EOQ. Một số HTTT quản lý hàng dự trữ cụ thể: + HTTT hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu MRP (Material Requirement Planning) + HTTT dự trữ đúng thời điểm JIT (Just – In – Time) - HTTT lập kế hoạch SX (điều độ SX): sắp xếp các công việc theo trình tự hợp - lý, xác định rõ ai/ bộ phận nào làm, thời điểm bắt đầu và kết thúc, ước lượng mức độ nguồn lực để thực hiện tất cả các công việc… HTTT phát triển và thiết kế sản phẩm : thường sử dụng thông tin đặc tả sản phẩm thu được từ quá trình khảo sát khách hàng hoặc HTTT nghiên cứu thị trường. Hai phương pháp: + Thiết kế sản phẩm mới một cách chủ động và sáng tạo. + Thiết kế sản phẩm theo hướng lắp ráp từ các mô-đun đã được chuẩn hóa. 1.1.3.3. Các HTTT sản xuất mức chiến lược - HTTT lập kế hoạch và lựa chọn địa điểm kinh doanh: dựa vào nhiều nguồn thông tin đa dạng bên trong và bên ngoài tổ chức. - HTTT đánh giá và lập kế hoạch công nghệ : xác định và đánh giá lợi thế chiến lược của các công nghệ mới, từ đó đưa ra quyết định lựa chọn. - HTTT xác định quy trình thiết kế sản phẩm: có thể tự sản xuất hoặc có thể mua các phụ kiện từ một nhà cung cấp khác, chỉ lắp ráp và kiểm tra chất lượng sản phẩm… - HTTT thiết kế, triển khai doanh nghiệp mới: dựa vào nhiều nguồn thông tin đa dạng từ bên trong và bên ngoài tổ chức. 1.1.4. Các phần mềm quản lý sản xuất Phần mềm chung: phần mềm CSDL, phần mềm bảng tính, phần mềm thống kê và phần mềm quản lý dự án Phần mềm chuyên dụng: + Phần mềm kiểm tra chất lượng + Phần mềm trợ giúp thiết kế sản phẩm + Phần mềm lên kế hoạch yêu cầu vật tư. 6 + Phần mềm lập kế hoạch các nguồn lực kinh doanh. + Phần mềm sản xuất tích hợp CiM (Computer – intergrated Manufacturing)… 1.2. HỆ THỐNG THÔNG TIN TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN 1.2.1. Khái niệm Phản ánh mọi diễn biến của quá trình hoạt động thực tế liên quan đến lĩnh vực tài chính – kế toán của một tổ chức; giúp người quản lý nhận thức được thực trạng và diễn biến của nguồn vốn trong tổ chức. Đây là HTTT được tin học hóa sớm nhất so với các HTTT quản lý khác. Bao gồm hai phân hệ: phân hệ tài chính, phân hệ kế toán. 1.2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra - Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu giao dịch tài chính - Dự báo tài chính - Báo cáo tài chính - Thống kê tài chính về của tổ chức - Dữ liệu từ bên ngoài về công tác tài chính Thông tin vào ngần sách, nhu cầu vốn bằng tiền… HTTT QUẢN LÝ TÀI CHÍNH Thông tin ra CSDL Tài chính Hình 1.2 Tổng quan về HTTT tài chính 7 1.2.3. Phân loại HTTT tài chính – kế toán 1.2.3.1. Các HTTT kế toán mức tác nghiệp - Là các HTTT kế toán có chức năng ghi chép, theo dõi, đo lường và giám sát - mọi biến động về tài sản và nguồn vốn của tổ chức. Cung cấp nguồn dữ liệu quan trọng cho các nhà quản lý trong quá trình ra các quyết định chiến thuật và chiến lược. Các HTTT kế toán điển hình: + Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương + Kế toán tài sản cố định + Kế toán hàng tồn kho + Kế toán chi phí SX và giá thành sản phẩm + Kế toán quá trình tiêu thụ sản phẩm + Kế toán bán hàng hay công nợ phải thu + Kế toán mua hàng hay công nợ phải trả + Kế toán quá trình kinh doanh + Kế toán đầu tư – XDCB + Kế toán các loại nguồn vốn + Kế toán tổng hợp (sổ cái và báo cáo tài chính) 1.2.3.2. Các HTTT tài chính mức chiến thuật - Là các HTTT tài chính - Cung cấp các báo cáo định kỳ, đột xuất hỗ trợ quá trình ra quyết định chiến - thuật trong lĩnh vực tài chính kế toán. Thường sử dụng thông tin thu được từ các HTTT kế toán. Các HTTT điển hình: + HTTT ngân sách, + HTTT quản lý vốn bằng tiền, + Hệ thống dự toán vốn và + Hệ thống quản trị đầu tư 1.2.3.3. Các HTTT tài chính mức chiến lược - Các HTTT tài chính mức chiến lược liên quan đến việc đặt ra mục tiêu và phương hướng hoạt động cho tổ chức. 8 - Liên quan đến nhiều loại dòng thông tin: + Thông tin nội bộ tổ chức. + Thông tin kinh tế và xã hội bên ngoài tổ chức, mô tả môi trường hiện tại và tương lai. + Các dự báo về tương lai của tổ chức. - Các HTTT điển hình: + HTTT phân tích tình hình tài chính doanh nghiệp + Các HTTT dự báo dài hạn 1.2.4. Các phần mềm tài chính – kế toán Phần mềm đa năng: + Phần mềm bảng tính + Phần mềm thống kê và dự báo + Phần mềm ngôn ngữ truy vấn và sinh báo cáo + Các hệ thống kiểm toán và an toàn tự động hóa Phần mềm chuyên dụng: + Các PM tài chính chuyên dụng: phần mềm IFPS (Interactive Financial Planning System), “Managing your money” – MYM + Các PM kế toán chuyên dụng: Fast Accounting, Effect, KTSYS, Misa, Exact Enterprise SQL… 1.3. HỆ THỐNG THÔNG TIN MARKETING 1.3.1. Khái niệm - Có tác dụng hỗ trợ chức năng Marketing: thu thập dữ liệu của các hoạt động - marketing, xử lý các dữ liệu này và tạo ra thông tin marketing trợ giúp các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định. Các chức năng cơ bản: + Xác định khách hàng tiềm năng, nhu cầu và sở thích của khách hàng + Lên kế hoạch và phát triển các sản phẩm, dịch vụ mới + Định giá cho các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ + Xúc tiến bán hàng + Phân phối sản phẩm đến khách hàng… 1.3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra 9 - - Kế hoạch chiến lược Chính sách kinh doanh Dữ liệu giao dịch marketing Dữ liệu từ bên ngoài - Thông tin vào Nghiên cứu Marketing Báo cáo bán hàng Chính sách phân phối Chính sách phát triển sản phẩm, giá cả… HTTT MARKETING Thông tin ra CSDL Marketing - Hình 1.3 Tổng quan về HTTT Marketing 1.3.3. Phân loại HTTT Marketing 1.3.3.1. Mức tác nghiệp gồm các hệ thống hỗ trợ bán hàng, cho phép các nhân viên bán hàng tăng năng suất làm việc, tăng cường dịch vụ khách hàng, giảm chi phí bán hàng và mang lại những lợi ích khác cho tổ chức: - + HTTT khách hàng tiềm năng (Prospect) - + HTTT liên hệ với khách hàng - + HTTT bán hàng từ xa - + HTTT theo dõi bán hàng - + HTTT thư trực tiếp - + Hệ thống hỏi đáp/ khiếu nại - + Hệ thống quảng cáo sản phẩm… 1.3.3.2. Mức chiến thuật - Hỗ trợ quản lý và kiểm tra lực lượng bán hàng, xây dựng các chiến dịch bán - hàng, quảng cáo và khuyến mại, giá cả, phân phối hàng hoá và dịch vụ… Một số hệ thống điển hình: - + HTTT quản lý bán hàng - + HTTT xây dựng kế hoạch quảng cáo, khuyến mãi - + HTTT xác định giá thành sản phẩm 10 - + HTTT thiết lập hệ thống kênh phân phối 1.3.3.3. Mức chiến lược - Hỗ trợ quá trình quản lý ở mức cao nhất, bao gồm: - + Phân đoạn thị trường; Lựa chọn thị trường mục tiêu. - + Lên kế hoạch phát triển các sản phẩm và dịch vụ mới để có thể thoả mãn được nhu cầu của khách hàng. - + Dự báo bán hàng đối với các thị trường và các sản phẩm của tổ chức. - Một số hệ thống điển hình + HTTT dự báo bán hàng + HTTT lập kế hoạch phát triển sản 1.3.3.4. Mức chiến thuật và chiến lược - Có hai hệ thống cung cấp các thông tin quan trọng, hỗ trợ cho quá trình ra quyết định ở mức chiến thuật và chiến lược: - + HTTT nghiên cứu thị trường - + HTTT theo dõi các đối thủ cạnh tranh 1.3.4. Các phần mềm Marketing - Các phần mềm chung: PM soạn thảo văn bản, chế bản điện tử, PM quản trị tệp, quản trị CSDL, PM bảng tính, PM đồ hoạ, PM thống kê, phần mềm CSDL trực tuyến, PM thư điện thoại và thư điện tử… - Các phần mềm chuyên dụng: - + PM trợ giúp nhân viên bán hàng + PM trợ giúp người quản lý bán hàng - + PM trợ giúp bán hàng từ xa - + PM hỗ trợ khách hàng... - 1.4. HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC 1.4.1. Khái niệm - Liên quan đến các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên. - Là một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện tiềm năng về trí lực, thể - lực của từng con người trong một tập thể, nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm: quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Cung cấp các công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản trị nhân lực khác. Hỗ trợ các quyết định quản trị nhân lực: 11 - + Tuyển chọn người lao động. - + Đánh giá các ứng cử viên và người lao động. - + Lựa chọn, đào tạo, đề bạt hoặc thuyên chuyển người lao động. - + Đào tạo và phát triển người lao động. - + Quản lý lương, thưởng và các kế hoạch bảo hiểm, trợ cấp của người lao động. - + Phân tích và thiết kế công việc. - + Cung cấp báo cáo cho các cơ quan quản lý NN - + Lên kế hoạch ngắn và dài hạn về nhu cầu nhân lực… 1.4.2. Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra - Kế hoạch chiến lược - Chính sách kinh doanh - Dữ liệu về nguồn nhân lực - của tổ chức - Dữ liệu từ bên ngoài có liên - quan đến công tác quản trị - nguồn nhân lực - - Báo cáo lương, thưởng, các khoản phúc lợi, bảo hiểm… - Kế hoạch, nhu cầu nhân lực - Hồ sơ, lý lịch nhân sự - Báo cáo kỹ năng làm việc HTTT QUẢN TRỊ - Báo cáo thi đua khen Thông tin vào NHÂN LỰC thưởng… - Thông tin ra - CSDL - Quản trị nhân lực - - Hình 1.4 Tổng quan về HTTT quản trị nhân lực - 1.4.3. Phân loại HTTT quản trị nhân lực 1.4.3.1. Mức tác nghiệp: thực hiện về thu thập thông tin, dữ liệu nhân sự hỗ trợ các quyết định nhân sự có tính thủ tục, lặp lại; chứa các thông tin về các quy định của Chính phủ. 12 - Các HTTT điển hình: - HTTT quản lý lương và các khoản trích theo lương - HTTT đánh giá tình hình thực hiện công việc - HTTT quản lý người lao động - HTTT quản lý vị trí làm việc - HTTT tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc - HTTT báo cáo lên cấp trên 1.4.3.2. Mức chiến thuật: hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định liên quan đến phân bổ nguồn nhân lực trong tổ chức. - Các HTTT điển hình: - HTTT phân tích và thiết kế công việc - HTTT lập kế hoạch tuyển chọn nhân lực - HTTT quản lý lương, thưởng và bảo hiểm, trợ cấp - HTTT đào tạo và phát triển nguồn nhân lực 1.4.3.3. Mức chiến lược: là HTTT kế hoạch hóa nguồn nhân lực. - Giúp tổ chức đảm bảo được đầy đủ về số lượng và chất lượng người lao động phù hợp với yêu cầu công việc, vào đúng lúc cần để tổ chức đạt được các mục tiêu đề ra. - Thực hiện dự báo NNL ở mức vĩ mô hoặc vi mô: - + Dự báo cầu về NNL: xác định kiểu và số lượng nhân lực cho kế hoạch chiến lược - + Dự báo cung NNL: xác định các nguồn nhân lực có sẵn trong tổ chức và bên ngoài tổ chức. 1.4.4. Các phần mềm quản trị nhân lực - Các phần mềm chung: - + Phần mềm quản trị CSDL - + Phần mềm bảng tính - + Phần mềm thống kê - Các phần mềm chuyên dụng: - + Phần mềm thông tin nhân lực thông minh - + Phần mềm thông tin nhân lực chức năng hữu hạn - + Phần mềm đào tạo - 13 1.5. HỆ THỐNG THÔNG TIN CHO LÃNH ĐẠO VÀ TRỢ GIÚP RA QUYẾT ĐỊNH - Gồm 2 bộ phận: - + HTTT cho lãnh đạo - - + HTTT trợ giúp ra quyết định Mỗi bộ phận có thể coi như một HTTT quản lý riêng biệt Chức năng: - + Cung cấp thông tin cho lãnh đạo - + Trợ giúp trong suốt quá trình ra quyết định 1.5.1. Khái niệm HTTT cho Lãnh đạo - Hệ thống hoạt động trên cơ cở một hệ quản trị CSDL và một phần mềm viễn thông - Cho phép truy cập nhanh chóng và dễ dàng vào các CSDL nội bộ và CSDL bên ngoài tổ chức - Cung cấp kịp thời, chính xác thông tin cần thiết cho lãnh đạo và các CBQL. 1.5.2. Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra của HTTT cho Lãnh đạo - Dữ liệu từ các HT xử lý - giao dịch, quản lý và cơ sở - dữ liệu bên trong khác - Dữ liệu từ ngoài - Yêu cầu thông tin - Thông tin vào - Báo cáo tổng hợp Đường xu thế Kết quả mô phỏng Phẩn hồi cho người sử dụng HTTT CHO LÃNH ĐẠO Thông tin ra CSDL Lãnh đạo - - Hình 1.5 Tổng quan về HTTT cho lãnh đạo 1.5.3. Khái niệm HTTT trợ giúp ra quyết định 14 - Cung cấp thông tin cho các nhà quản lý trong suốt quá trình xây dựng và thông - qua các quyết định quản lý. 5 thành phần cơ bản: - + Phần cứng: hệ thống các máy tính được nối mạng - + CSDL: gồm dữ liệu từ CSDL của các tổ chức kinh tế, ngân hàng dữ liệu bên ngoài, CSDL nội bộ - + Mô hình: tổng thể các mô hình toán sử dụng trong quá trình ra quyết định - + Nhân lực: các nhà quản lý sử dụng hệ thống và các kỹ thuật viên quản lý hệ thống - + Phần mềm: bao gồm các module để quản lý CSDL, q.lý các mô hình thông qua quyết định và các chế độ hội thoại 1.5.4. Sơ đồ luồng dữ liệu vào – ra của HTTT trợ giúp ra quyết định - Dữ liệu - Mô hình - Nhập dữ liệu và thao tác - với dữ liệu - - Báo cáo đồ hoạ Báo cáo văn bản Kết quả đánh giá Phẩn hồi cho người sử dụng HTTT Trợ giúp ra quyết định 15 - Thông tin vào Thông tin ra - CSDL Trợ giúp ra quyết định - - Hình 1.6 Tổng quan về HTTT trợ giúp ra quyết định - PHẦN 2: XU HƯỚNG ỨNG DỤNG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TÍCH HỢP - 2.1. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý tích hợp 2.1.1. Hệ thống thông tin quản lý - Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có chức năng thu thập xử lý lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tô chức. - Một vài HTTT QL được phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: Hệ thống xử lý giao dịch (TPS), hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS), hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS), hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS), hệ thống chuyên gia (ES)…… 2.1.2. Hệ thống thông tin quản lý tích hợp Hệ thống thông tin quản lý tích hợp là một hệ thống quản lý được xây dựng trên tiếp cận về quản lý ở mức toàn doanh nghiệp và tổ chức, trên nền tảng tích hợp từ đầu toàn bộ các thông tin của tổ chức và doanh nghiệp. Một vài hệ thống quản lý tích hợp hay được nhắc đến hiện nay: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), Quản trị quan hệ khách hàng (CRM), Quản trị dây chuyền cung cấp (SCM). - 2.2. Lợi ích của việc ứng dụng hệ thống thông tin quản lý tích hợp 2.2.1. Những bất lợi khi sử dụng HTTT QL rời rạc, riêng lẻ - - Khi các tổ chức, doanh nghiệp phát triển lớn mạnh số lượng thông tin cần thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối tăng lên thì các HTTT QL riêng lẻ bộc lộ những bất lợi khi sử dụng (Những bất lợi này cũng xảy ra ở các tổ chức doanh nghiệp vừa và nhỏ khi sử dụng các HTTTQL riêng lẻ): Khó có thể ghép nối “thủ công” các kết quả từ các hệ thống riêng lẻ để đưa ra những báo cáo tổng hợp. Do có quá nhiều hệ thống nhỏ lẻ dẫn đến quản lý không đồng nhất, phức tạp Chi phí cho quản lý các hệ thống tốn kém. Kết quả thu được từ các hệ thống riêng lẻ khó đồng nhất, trùng khớp. Hiệu lực và hiểu quả công việc sẽ thấp Gây phân tán nguồn lực. Trong quá trình làm việc tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu tiêu tốn nhiều thời gian do hệ thống không đồng nhất. - 2.2.2. Lợi ích của việc ứng dụng HTTTQL tích hợp - Lợi ích về hoạt động - + Rút ngắn thời gian quy trình xử lý ngiệp vụ - + Đơn giản hóa các thao tác tìm kiếm tra cứu thông tin - + Tạo ra một môi trường làm việc lành mạnh, gắn kết cho nhân viên - + Nâng cao năng suất công việc - + Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ - + Nâng cao dịch vụ khách hàng - + Giảm chi phí hoạt động. - Lợi ích về quản lý - + Quản lý, sử dụng nguồn lực tốt hơn - + Cải thiện việc ra quyết định và lập kế hoạch - + Nâng cao hiệu quả quản lý. - Lợi ích về công nghệ - + Nhanh chóng phát triển và dễ dàng tùy chỉnh cho thích ứng với sự phát triển của doanh nghiệp - + Giảm chi phí cơ sở hạ tầng thông tin, chi phí phần mềm và bảo trì hệ - thống. Lợi ích về lâu dài - + Dễ dàng mở rộng phát triển kinh doanh khi cần - + Giúp đưa ra quyết định chính xác đúng thời điểm - + Xây dựng các mối liên kết với bên ngoài (nhà cung cấp, đối tác, khách hàng) - + Hỗ trợ mở rộng kinh doanh lên qui mô toàn cầu - + Hỗ trợ thương mại điện tử. - Lợi ích về tổ chức - + Tạo điều kiện và định hướng học tập kinh doanh - + Xây dựng tầm nhìn chung toàn doanh nghiệp - + Thay đổi hành vi của nhân viên - + Hỗ trợ việc thay đổi, tái cơ cấu tổ chức. - 2.3. Xu thế ứng dụng HTTTQL tích hợp 2.3.1. Hoàn cảnh 2.3.1.1. Hoàn cảnh thế giới - Nền văn minh thế giới đang bước sang một thời đại mới – thời đại của xã hội thông tin và kinh tế tri thức. Công nghệ thông tin đã trở thành một bước ngoặt vĩ đại cho sự phát triển kinh tế và xã hội trên toàn cầu. Những thập kỷ gần đây thế giới đã chứng kiến sự phát triển chóng mặt như vũ bão của công nghệ thông tin: nó lan tỏa đến khắp mọi nơi từ sự tác động của xu hướng toàn cầu hóa. - Công nghệ thông tin đem đến cho thế giới những thành tựu đáng ghi nhận. - + Theo số liệu thống kê 25 nước Châu Âu, ngành công nghệ thông tin thúc đẩy đến 25% sự tăng trưởng kinh tế nói chung và tăng trưởng 40% về năng suất lao động. - + Ở Mỹ công nghệ thông tin còn đóng góp lớn hơn 60% sự tăng trưởng năng suất lao động. 2.3.1.2. Hoàn cảnh trong nước - Những năm gần đây, công nghệ thông tin đã xâm nhập và lan tỏa sâu rộng đến mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội, tạo giá trị gia tăng mới cho từng ngành cũng như cho toàn bộ nền kinh tế, đẩy nhanh quá trình phát triển kinh tế tri thức và xã hội thông tin. Công nghệ thông tin là động lực của các động lực, tạo ra phương thức phát triển mới cho nhiều ngành, nhiều lĩnh vực và tạo cơ hội phát triển cho mọi cá nhân trong xã hội, đặc biệt là nông dân. - Công nghệ thông tin là ngành mới phát triển, Việt Nam có nhiều yếu tố thuận lợi để phát triển và đã nhanh chóng nắm lấy cơ hội phát triển cùng thế giới trong lĩnh vực này. Ở góc độ quốc gia, Chính phủ coi công nghệ thông tin là phương thức phát triển mới để nâng cao năng suất lao động, hiệu quả công việc và góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế, năng lực cạnh tranh quốc gia. - Công nghệ thông tin là không thể thiếu, là động lực của động lực, đây chính là thông điệp được đưa ra tại Diễn đàn cấp cao công nghệ thông tin Việt Nam - ASOCIO 2014 vừa diễn ra ở Hà Nội. Với sự hội tụ của mạng xã hội, di động cá nhân, những ứng dụng phân tích và điện toán đám mây chắc chắn sẽ tạo ra nền tảng phát triển mới mà ở đó mọi giá trị cá nhân sẽ được phát huy tối đa. 2.3.2. Xu thế 2.3.2.1. Xu thế - Công nghệ thông tin đã trở nên phổ biến và được ứng dụng trong tất cả mọi lĩnh vực của cuộc sống. Không một công việc gì, một lĩnh vực nào mà lại không cần nhân lực trong ngành Công nghệ thông tin. Công nghệ thông tin có mặt khắp nơi, hiện diện trong mọi lĩnh vực đời sống xã hội. Đây là ngành được đầu tư và chú trọng ở mọi quốc gia, trong đó có Việt Nam. - Sự ra đời của mạng toàn cầu đã khắc phục được những khó khăn lớn trong việc trao đổi thông tin như việc làm tương thích hóa công nghệ cũng như giải quyết được vấn đề về khoảng cách truyền tin. Bên cạnh đó, nó còn kéo theo một số dịch vụ hỗ trợ việc kinh doanh, quảng cáo cho các doanh nghiệp, cũng như việc tìm hiểu thông tin. Công nghệ thông tin ra đời đã cải thiện rõ nét về mặt thông tin trong các Doanh nghiệp cũng như trong xã hội. - Các hệ thông thông tin quản lý chính là chìa khóa cho sự phát triển bền vững và lâu dài của các tổ chức và doanh nghiệp. Các hệ thống này chính là hệ quả cho việc ứng dụng công nghệ thông tin vào doanh nghiệp. Các hệ thông này có chức năng thu thập xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý để hỗ trợ ra quyết định, phân phối hoạt động và điều khiển các tiến trình trong tổ chức. Nhưng khi doanh nghiệp và các tổ chức phát triển lớn mạnh đồng nghĩa với việc thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phối thông tin trở nên khó khăn vì số lượng thông tin lớn thì các hệ thống thông tin quản lý bắt đầu bộc lộ những yếu điểm. Trong khi sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong nước và thế giới diễn ra ngày một khốc liệt thì việc quản lý doanh nghiệp ngày một yêu cầu sát sao và hiệu quả để tăng hiệu quả sản xuất. Trước tình hình đó các doanh nghiệp phải tìm cho mình một giải pháp. Và ứng dụng hệ thống thông tin quản lý tích hợp vào doanh nghiệp là một giải pháp hiệu quả và cần thiết.  Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý tích hợp vào các doanh nghiệp, tổ chức là một xu thế tất yếu là khách quan trong tiến trình phát triển của doanh nghiệp và tổ chức. Nó là một xu thế tất yếu trong sự phát triển của lao động sản xuất. Chính hiệu quả năng suất lao đông tăng cao đã làm nên xu thế này. 2.3.2.2. Biểu hiện - Sự phát triển nhanh chóng của các phần mềm hệ thống thông tin quản lý tích hợp. Ví dụ: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), Quản trị quan hệ khách - hàng (CRM), Quản trị dây chuyền cung cấp (SCM). Sự tác động tích cực của các hệ thông thông tin quản lý tích hợp trong hiệu quả sản xuất. Hầu hết các doanh nghiệp ,tổ chức đều đã ứng dụng hệ thống thông tin quản lý tích hợp. Ra đời nhiều công ty xây dựng các phần mền quản lý tích hợp. - 2.4. Một vài HTTTQL tích hợp phổ biến 2.4.1. Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) 2.4.1.1. Khái niệm ERP - Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật - - - ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên. Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo… Trong thuật ngữ ERP, hai chữ R và P đã thể hiện hầu như trọn vẹn ý nghĩa của giải pháp quản trị doanh nghiệp mới này. R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh doanh, resource là nguồn lực nói chung bao gồm cả tài chính, nhân lực và công nghệ. - + Làm cho mọi phòng ban đều có khả năng khai thác nguồn lực phục vụ cho công ty. - + Hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác nguồn lực của các bộ phận sao cho giữa cán bộ phận luôn có sự phối hợp nhịp nhàng. - + Thiết lập các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất. - + Luôn cập nhật thông tin một cách chính xác, kịp thời về tình trạng nguồn lực của công ty. - + Muốn biến nguồn lực thành tài nguyên, bạn phải trải qua một thời kỳ “lột xác”, nghĩa là cần thay đổi văn hóa kinh doanh cả bên trong và ngoài công ty, đồng thời phải có sự hợp tác chặt chẽ giữa công ty và nhà tư vấn. Giai đoạn “chuẩn hóa dữ liệu” này sẽ quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP và nó cũng chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho ERP. - P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. 2.4.1.1.2. Vai trò và ý nghĩa của ERP Năng suất lao động sẽ tăng do các dữ liệu đầu vào chỉ phải nhập một lần cho mọi giao dịch có liên quan, đồng thời các báo cáo được thực hiện với tốc độ nhanh hơn, chính xác hơn. Doanh nghiệp có khả năng kiểm soát tốt hơn các hạn mức về tồn kho, công nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả năng tối ưu hóa các nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân công, máy móc thi công… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh. Ứng dụng ERP cũng đồng nghĩa với việc tổ chức lại các hoạt động của doanh nghiệp theo các quy trình chuyên nghiệp, phù hợp với các tiêu chuẩn quốc tế, do đó nó nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát triển thương hiệu. Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp doanh nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Một doanh nghiệp nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và doanh nghiệp sớm đi vào nề nếp. Doanh nghiệp nào chậm trễ ứng dụng ERP sẽ tự gây khó khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ. - Đối với bản thân doanh nghiệp - + Chuẩn hóa quy trình quản lý doanh nghiệp, áp dụng công cụ CNTT trong quản lý giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ, đưa các quy trình đó vào sản xuất – kinh doanh. - + Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, song song với các yếu tố nêu trên việc cung cấp và sử dụng thông tin kịp thời, chính xác là một trong các yếu tố quan trọng trong nền kinh tế đẩy cạnh tranh hiện nay. - + Tạo khả năng hòa nhập với nền kinh tế thế giới, đặc biệt trong giai đoạn toàn cầu hóa kinh tế hiện nay. - + Việc ứng dụng CNTT, các giải pháp ERP chuẩn thế giới, cung cấp các thông tin tài chính rõ ràng luôn tạo niềm tin cho các đối tác nước ngoài và trong nước trong việc hợp tác làm ăn, các nhà đầu tư chứng khoán của doanh nghiệp. - Đối với nhà quản lý - + Tăng cường khả năng quản lý, giám sát, điều hành doanh nghiệp, sử dụng các công cụ hiện đại, mở rộng khả năng truy cập thông tin giúp cho các nhà quản lý thực hiện công việc của mình một cách nhanh chóng, thuận tiện và dễ dàng. - + Nâng cao hiệu quả sản xuất, kinh doanh, giảm giá thành. - + Sử dụng tối ưu nguồn lực bao gồm nhân lực, vật lực, tài lực trong sản xuất kinh doanh. - + Giải quyết bài toán Spend less – Know more – Get more. Giải quyết vấn đề tăng hiệu quả doanhnghiệp với chi phí ít nhất và khối lượng công việc phải thực hiện ít nhất. - Đối với các nhà phân tích - nhân viên - + Phân tích đánh giá thông tin chính xác, kịp thời thông qua hệ thống các giải pháp lưu trữ thông tin, hỗ trợ thông tin, ra quyết định… - + Thực hiện các tác nghiệp theo quy trình thống nhất và chuẩn hóa. - + Giảm thiểu khối lượng công việc giấy tờ, tăng năng suất lao động. - + Nâng cao tính kỷ luật, tạo thói quen làm việc theo quy trình, chuẩn tắc trong công việc. - + Tăng cường khả năng làm việc nhóm, mỗi cá nhân trong một quy trình công việc, theo phân công và sự phối hợp nhịp nhàng giữa các cá nhân trong công việc là rất cần thiết. 2.4.1.1.3. Các thành phần cơ bản của một hệ thống ERP Một hệ thống ERP bao gồm nhiều phân hệ tương ứng với các thành phần nghiệp vụ của doanh nghiệp: - Quản lý kho hàng - Quản lý chuỗi cung ứng - Quản lý phân xưởng - Quản lý sản xuất - Quản lý khách hàng - Bán hàng và quảng bá sản phẩm - Quản lý kênh phân phối - Tài chính kế toán 2.4.1.1.4. Các công cụ và ứng dụng điển hình  Ứng dụng Perfect ERP - Perfect ERP cung cấp giải pháp quản trị toàn diện, giúp doanh nghiệp tự động hoá hầu hết các quy trình hoạt động chính trong doanh nghiệp: từ mua, bán, quản lý vật tư hàng hoá đến phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh, quản lý tài chính kế toán - Perfect ERP cung cấp cho người dùng giao diện đơn giản dễ sử dụng - nhằm rút ngắn thời gian đào tạo và triển khai - đối với những phân hệ đơn giản người dùng có thể xem demo và sử dụng ngay, không cần nhiều sự hỗ trợ từ các chuyên viên. - Hệ thống Perfect ERP sẽ xây dựng trên cơ chế tập trung được lưu trữ trên hệ thống - máy chủ đặt tại trụ sở chính công ty (cơ chế này hỗ trợ việc quản trị nhanh và đơn giản - dễ dàng theo dõi). Hệ thống PERFECT ERP cung cấp gồm các chức năng sau: - + Quản lý hệ thống - + Quản lý tài chính kế toán - + Quản lý mua hàng - + Quản lý bán hàng - + Quản lý kho - + Quản lý sản xuất - + Quản lý nhân sự - + Quản lý tài sản.  Ứng dụng Open bravo - Openbravo là bộ phần mềm ERP nguồn mở dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. - Open bravo có các chức năng chính như sau: - + Quản lý dữ liệu tập trung - + Quản lý mua sắm - + Quản lý kho - + Quản lý dự án và dịch vụ - + Quản lý sản xuất - + Quản lý bán hàng và khách hàng - + Quản lý tài chính - + Quản lý tình hình doanh nghiệp. -  Ứng dụng Compiere - Quản lý tình hình doanh nghiệp (Performance Management & Reporting) Compiere có 4 dạng báo cáo khác nhau: báo cáo truy vấn, báo cáo tiêu chuẩn (dạng in ấn), báo cáo tài chính và báo cáo tình hình tài khoản. Có thể thiết lập và lấy báo cáo từ nhiều sơ đồ kế toán khác nhau. Có thể thiết lập các giai đoạn báo cáo khác nhau. Các số liệu báo cáo đều dựa trên một kho dữ liệu chung. - + Quản lý mua sắm - + Quản lý vật tư - + Quản lý sản xuất - + Quản lý đơn hàng - + Quản lý tài chính - + Quản lý dự án - + Quản lý Khách hàng + Quản lý bán hàng + Quản lý dịch vụ + Thương mại điện tử. 2.4.2. Quản trị quan hệ khách hàng (CRM) 2.4.2.1. Khái niệm CRM - Quản lý quan hệ khách hàng là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu cầu, liên lạc… nhằm phục vụ khách hàng tốt hơn. - Thông qua hệ thống quan hệ khách hàng, các thông tin của khách hàng sẽ được cập nhật và được lưu trữ trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu. Nhờ một công cụ dò tìm dữ liệu đặc biệt, doanh nghiệp có thể phân tích, hình thành danh sách khách hàng tiềm năng và lâu năm để đề ra những chiến lược chăm sóc khách hàng hợp lý. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể xử lý các vấn đề vướng mắc của khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả. - Quản lý quan hệ khách hàng cung cấp một hệ thống đáng tin cậy, giúp quản lý khách hàng và nhân viên, cải thiện mối quan hệ giữa nhân viên với khách hàng. Một chính sách quan hệ khách hàng hợp lý còn bao gồm chiến lược đào tạo nhân viên, điều chỉnh phương pháp kinh doanh và áp dụng một hệ thống công nghệ thông tin phù hợp. Quan hệ khách hàng không đơn thuần là một phần mềm hay một công nghệ mà còn là một chiến lược kinh doanh bao gồm cả chiến lược tiếp thị, đào tạo và các dịch vụ mà doanh nghiệp cung ứng tới khách hàng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn một giải pháp quan hệ khách hàng hợp lý dựa trên tiêu chí đặt khách hàng ở vị trí trung tâm, quan tâm tới nhu cầu của khách hàng nhằm đạt được mục đích là duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đạt được lợi nhuận tối đa trong kinh doanh. .4.2.2. Chức năng chung - Tiềm năng: Thông tin về các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp - Tổ chức: Thông tin về các công ty khách hàng của doanh nghiệp cũng như những đối tác - Liên hệ: Thông tin về người liên hệ của công ty khách hàng - Cơ hội: Những cơ hội bán hàng cần theo dõi - Hoạt động: Tất cả các công việc về cuộc hẹn, tiếp xúc khách hàng do người dùng cài đặt nhằm quản lý, theo dõi thời gian và công việc của mình - Lịch làm việc: Những công việc mà nhân viên phải làm trong thời gian gần giúp nhân viên dễ dàng quản lý và thực hiện - Chiến dịch: Thông tin về các chương trình tiếp thị - Hợp đồng: Hợp đồng với khách hàng - Tình huống: Thông tin về phản hồi, thắc mắt của khách hàng và giải pháp cho thắc mắc đó - Tài liệu: Nơi lưu trữ thông tin dùng chong cho cả doanh nghiệp - Email: hộp thư cá nhân cho mỗi người sử dụng - Sản phẩm: Những mặt hàng doanh nghiệp cung cấp, đơn giá… - Báo giá: Những báo giá gửi cho khách hàng - Đơn hàng: Đơn đặt hàng khách hàng - RSS: Lấy tin tức tự động giúp doanh nghiệp biết được nhiều tin về thị trường kinh doanh,… - Dự án: Giúp quản lý những dự án và các công việc liên quan dự á - Bảo mật: Qui định về các thông tin bảo mật, vai trò và quyền hạng người sử dụng. .4.2.3. Tác dụng - Đối với khách hàng: CRM góp phần thúc đẩy mối quan hệ lâu dài giữa khách hàng và doanh nghiệp, giúp khách hàng hiểu rõ hơn về doanh nghiệp, được phục vụ chu đáo hơn, khách hàng cảm thấy được quan tâm hơn từ những điều rất nhỏ như: ngày sinh, sở thích , nhu cầu… - Đối với doanh nghiệp: CRM giúp doanh nghiệp quản lý khách hàng, lắng nghe ý kiến khách hàng, dễ dàng quản lý tình hình kinh doanh và phát triển của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và dự đoán tương lai. Giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, thương hiệu nhanh chóng dễ dàng và tiết kiệm chi phí. CRM là công cụ hỗ trợ giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên kinh doanh một cách hiệu quả nhất, tập trung nhất. - Đối với nhà quản lý: CRM cung cấp cho nhà quản lý nhiều công cụ hỗ trợ đắt lực như: giúp thống kê, phân tích và đánh giá tình hình kinh doanh nhanh nhất. Giúp doanh nghiệp so sánh tình hình kinh doanh từ quá khứ hiện tại và dự đoán tương lai. Doanh nghiệp dễ dàng phát hiện những khó khăn, những rủi ro tiềm ẩn để kịp thời đưa ra các giải pháp thích hợp. CRM cũng giúp doanh nghiệp đánh giá tình hình kinh doanh và hiệu quả công việc của từng nhân viên. - Đối với nhân viên kinh doanh: CRM cho phép nhân viên quản lý thời gian và công việc hiệu quả, đồng thời giúp nhân viên quản lý và nắm rõ thông tin của từng khách hàng để có thể liên hệ và chăm sóc khách hàng kịp thời tạo uy tín cho khách hàng và giữ chân khách hàng lâu dài. - .4.2.4. Đối tượng sử dụng - Người quản trị hệ thống - + Tạo CSDL, cài đặt CRM - + Thiết lập cấu hình hệ thống, cài đặt tham số hệ thống - + Thiết lập phân nhóm, người sử dụng. - Nhà quản lý - + Thống kê tình hình kinh doanh - + Thiết lập các chiến dịch quảng cáo - + Xem báo cáo công việc của nhân viên và theo dõi quá trình tác nghiệp của từng nhân viên. - Nhân viên - + Nhập đầy đủ thông tin khách hàng tiếm năng, tổ chức, người liên hệ - + Lập kế hoạch công việc hàng ngày - + Tạo và theo dõi các cơ hội bán hàng - + Quản lý mail - + Tạo báo giá khách hàng - + Đơn đặt hàng - + Hợp đồng. 2.4.3. Quản trị dây chuyền cung cấp (SCM) 2.4.3.1. Khái niệm SCM - SCM là sự phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện cách thức các công ty tìm kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm, dịch vụ, sau đó sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng. Điều quan trọng đối với bất kỳ giải pháp SCM nào, dù sản xuất hàng hoá hay dịch vụ, chính là việc làm thế nào để hiểu được sức mạnh của các nguồn tài nguyên và mối tương quan giữa chúng trong toàn bộ dây chuyền cung ứng sản xuất. - Về cơ bản, SCM sẽ cung cấp giải pháp cho toàn bộ các hoạt động đầu vào của doanh nghiệp, từ việc đặt mua hàng của nhà cung cấp, cho đến các giải pháp tồn kho an toàn của công ty. Trong hoạt động quản trị nguồn cung ứng, SCM cung cấp những giải pháp mà theo đó, các nhà cung cấp và công ty sản xuất sẽ làm việc trong môi trường cộng tác, giúp cho các bên nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và phân phối sản phẩm, dịch vụ tới khách hàng. SCM tích hợp hệ thống cung ứng mở rộng và phát triển một môi trường sản xuất kinh doanh thực sự, cho phép công ty của bạn giao dịch trực tiếp với khách hàng và nhà cung cấp ở cả hai phương diện mua bán và chia sẻ thông tin. .4.3.2. Vai trò của SCM đối với hoạt động kinh doanh - Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn, bởi SCM giải quyết cả đầu ra lẫn đầu vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nhờ có thể thay đổi các nguồn nguyên vật liệu đầu vào hoặc tối ưu hoá quá trình luân chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ mà SCM có thể giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. - Có không ít công ty đã gặt hái thành công lớn nhờ biết soạn thảo chiến lược và giải pháp SCM thích hợp, ngược lại, có nhiều công ty gặp khó khăn, thất bại do đưa ra các quyết định sai lầm như chọn sai nguồn cung cấp nguyên vật liệu, chọn sai vị trí kho bãi, tính toán lượng dự trữ không phù hợp, tổ chức vận chuyển rắc rối, chồng chéo… - Ngoài ra, SCM còn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động tiếp thị, đặc biệt là tiếp thị hỗn hợp (4P: Product, Price, Promotion, Place). Chính SCM đóng vai trò then chốt trong việc đưa sản phẩm đến đúng nơi cần đến và vào đúng thời điểm thích hợp. Mục tiêu lớn nhất của SCM là cung cấp sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng với tổng chi phí nhỏ nhất. - Điểm đáng lưu ý là các chuyên gia kinh tế đã nhìn nhận rằng hệ thống SCM hứa hẹn từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của công ty và tạo điều kiện cho chiến lược thương mại điện tử phát triển. Đây chính là chìa khoá thành công cho B2B. Tuy nhiên, như không ít các nhà phân tích kinh doanh đã cảnh báo, chiếc chìa khoá này chỉ thực sự phục vụ cho việc nhận biết các chiến lược dựa trên hệ thống sản xuất, khi chúng tạo ra một trong những mối liên kết trọng yếu nhất trong dây chuyền cung ứng. .4.3.3. Cấu trúc của SCM - Một dây chuyền cung ứng sản xuất bao gồm tối thiểu ba yếu tố: nhà cung cấp, bản thân đơn vị sản xuất và khách hàng. - + Nhà cung cấp: là các công ty bán sản phẩm, dịch vụ là nguyên liệu đầu vào cần thiết cho quá trình sản xuất, kinh doanh. Thông thường, nhà cung cấp được hiểu là đơn vị cung cấp nguyên liệu trực tiếp như vật liệu thô, các chi tiết của sản phẩm, bán thành phẩm. Các công ty cung cấp dịch vụ cho sản xuất, kinh doanh được gọi là nhà cung cấp dịch vụ. - + Đơn vị sản xuất: là nơi sử dụng nguyên liệu, dịch vụ đầu vào và áp dụng các quá trình sản xuất để tạo ra sản phẩm cuối cùng. Các nghiệp vụ về quản lý sản xuất được sử dụng tối đa tại đây nhằm tăng hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm, tạo nên sự thông suốt của dây chuyền cung ứng. - + Khách hàng: là người sử dụng sản phẩm của đơn vị sản xuất. - Các thành phần cơ bản của SCM: Dây chuyền cung ứng được cấu tạo từ 5 thành phần cơ bản. Các thành phần này là các nhóm chức năng khác nhau và cùng nằm trong dây chuyền cung ứng: - + Sản xuất (Làm gì, như thế nào, khi nào?) - + Vận chuyển (Khi nào, vận chuyển như thế nào?) - + Tồn kho (Chi phí sản xuất và lưu trữ?) - + Định vị (Nơi nào tốt nhất để làm cái gì?) - + Thông tin (Cơ sở để ra quyết định?) - Những bước đi cơ bản khi triển khai SCM bao gồm 5 bước: - + Kế hoạch: Đây là bộ phận chiến lược của SCM. Bạn sẽ cần đến một chiến lược chung để quản lý tất cả các nguồn lực nhằm giúp sản phẩm phẩm, dịch vụ của bạn đáp ứng tối đa nhu cầu của khách hàng. Phần quan trọng của việc lập kế hoạch là xây dựng một bộ các phương pháp, cách thức giám sát dây chuyền cung ứng để đảm bảo cho dây chuyền hoạt động hiệu quả, tiết kiệm chi phí và tạo ra sản phẩm có chất lượng cao để đưa tới khách hàng. - + Nguồn cung cấp: Hãy lựa chọn những nhà cung cấp thích hợp để đáp ứng các chủng loại hàng hoá, dịch vụ đầu vào mà bạn cần để làm ra sản phẩm, dịch vụ của bạn. Bạn nên xây dựng một bộ các quy trình định giá, giao nhận và thanh toán với nhà phân phối, cũng như thiết lập các phương pháp giám sát và cải thiện mối quan hệ giữa bạn với họ. Sau đó, bạn hãy tiến hành song song các quy trình này nhằm quản lý nguồn hàng hoá, dịch vụ mà bạn nhận được từ các nhà cung cấp, từ việc nhận hàng, kiểm tra hàng, chuyển chúng tới các cơ sở sản xuất đến việc thanh toán tiền hàng. - + Sản xuất: Đây là bước đi tiếp theo, sau khi bạn đã có nguồn hàng. Hãy lên lịch trình cụ thể về các hoạt động sản xuất, kiểm tra, đóng gói và chuẩn bị giao nhận. Đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất của dây chuyền cung ứng, vì thế bạn cần giám sát, đánh giá chặt chẽ các tiêu chuẩn chất lượng của thành phẩm, cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên. - + Giao nhận: Đây là yếu tố mà nhiều người hay gọi là “hậu cần”. Hãy xem xét từng khía cạnh cụ thể bao gồm các đơn đặt hàng, xây dựng mạng lưới cửa hàng phân phối, lựa chọn đơn vị vận tải để đưa sản phẩm của bạn tới khách hàng, đồng thời thiết lập một hệ thống hoá đơn thanh toán hợp lý. - + Hoàn lại: Đây là công việc chỉ xuất hiện trong trường hợp dây chuyền cung ứng có vấn đề. Nhưng dù sao, bạn cũng cần phải xây dựng một chính sách đón nhận những sản phẩm khiếm khuyết bị khách hàng trả về và trợ giúp khách hàng trong trường hợp có vấn đề rắc rối đối với sản phẩm đã được bàn giao. -  Ứng dụng hệ thống thông tin quản lý tích hợp vào tổ chức và doanh nghiệp là một xu thế tất yếu và khách quan. Nó đem lại hiệu quả kinh tế, thúc đẩy sự phát triển của xã hội. Để có thể phát triển bền vững và lâu dài đòi hỏi các doanh nghiệp và tổ chức phải nắm bắt ,ứng dụng và đón đầu các xu thế trong sản xuất cũng như quản lý ở lĩnh vự công nghệ thông tin và tất cả các lĩnh vực khác. - - - KẾT LUẬN - Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay thì vai trò của các hệ thống thông tin quản lý chức năng lại trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. - - Trong môi trường của các doanh nghiệp, sự cần thiết của các hệ thống thông tin quản lý chức năng nhằm cung cấp thông tin thích hợp cho các nhà quản trị với mục tiêu lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát hiệu quả. Để đạt được mục tiêu kế hoạch đã đề ra, mà trong đó giúp cho việc hỗ trợ quản lý là một yêu cầu thiết yếu thì vai trò của nó như một chất kết dính, phản ánh mọi quá trình của hệ thống. Mỗi một hệ thống thông tin quản lý chức năng đều có cấu trúc riêng. Các loại cấu trúc đó tương ứng với các hệ thống thông tin với các tính năng đặc biệt và cho phép ta không chỉ để đánh giá các dữ liệu thực tế, mà còn để tạo ra dữ liệu hoạch định. Cũng chính nhờ vào các hệ thống thông tin quản lý chức năng này mà ta có thể biết được tình hình hoạt động và đưa ra các dự báo sớm về hoạt động để có biện pháp khắc phục, xử lý cho các bộ phận kém hiệu quả. - - Tóm lại các hệ thống thông tin quản lý là một cấu trúc tương tác con người, thiết bị, các phương pháp và quy trình nhằm cung cấp các thông tin thích hợp cho các nhà quản trị với mục tiêu lâp kế hoạch, thực thi và kiểm soát một cách hiệu quả nhất. TÀI LIỆU THAM KHẢO 1. Bài giảng Hệ thống thông tin quản lý – ThS. Lê Thị Ngọc Diệp Khoa Quản trị kinh doanh 1 2. Giáo trình Hệ thống thông tin quản lý – ThS. Trần Thị Song Minh Nhà xuất bản Đại học Kinh tế quốc dân năm 2012 - http://123doc.org/document/1193783-he-thong-thong-tin-quan-ly-ts-pham-thithanh-hong.htm - http://doc.edu.vn/tai-lieu/bai-giang-he-thong-thong-tin-quan-ly-54047/ - http://muce.edu.vn/fckeditor/editor/filemanager/connectors/asp/image/chuong %201(3).pdf - http://www.slideshare.net/interboy9x/bai-giang-he-thong-thong-tin - http://tailieuhoctap.vn/chi-tiet-sach/394-nganh-cong-nghe-thong-tin/the-loaikhac/768813-bai-giang-he-thong-thong-tin-quan-ly - - http://luanvan.net.vn/luan-van/tieu-luan-to-chuc-he-thong-thong-tin-quan-lydoanh-nghiep-66873/ - - http://www.ssg.vn/tu-van/trien-khai-ung-dung/quan-he-khach-hang-crm.html - - http://www.perfect.com.vn/scm-la-gi-supply-chain-management-quan-ly-daychuyen-cung-ung.html - - [...]... được phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: Hệ thống xử lý giao dịch (TPS), hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS), hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS), hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS), hệ thống chuyên gia (ES)…… 2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý tích hợp Hệ thống thông tin quản lý tích hợp là một hệ thống quản lý được xây dựng trên tiếp cận về quản lý ở mức toàn doanh nghiệp và tổ chức,... quan về HTTT trợ giúp ra quyết định - PHẦN 2: XU HƯỚNG ỨNG DỤNG CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TÍCH HỢP - 2.1 Khái niệm hệ thống thông tin quản lý tích hợp 2.1.1 Hệ thống thông tin quản lý - Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có chức năng thu thập xử lý lưu trữ và phân phối thông tin cần thiết cho các đối tượng sử dụng trong bộ máy quản lý để hỗ trợ ra quyết định, phối hợp hoạt động và điều khiển các tiến... - Hệ thống Perfect ERP sẽ xây dựng trên cơ chế tập trung được lưu trữ trên hệ thống - máy chủ đặt tại trụ sở chính công ty (cơ chế này hỗ trợ việc quản trị nhanh và đơn giản - dễ dàng theo dõi) Hệ thống PERFECT ERP cung cấp gồm các chức năng sau: - + Quản lý hệ thống - + Quản lý tài chính kế toán - + Quản lý mua hàng - + Quản lý bán hàng - + Quản lý kho - + Quản lý sản xuất - + Quản lý nhân sự - + Quản. .. trên Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công... phần mềm hệ thống thông tin quản lý tích hợp Ví dụ: Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), Quản trị quan hệ khách - hàng (CRM), Quản trị dây chuyền cung cấp (SCM) Sự tác động tích cực của các hệ thông thông tin quản lý tích hợp trong hiệu quả sản xuất Hầu hết các doanh nghiệp ,tổ chức đều đã ứng dụng hệ thống thông tin quản lý tích hợp Ra đời nhiều công ty xây dựng các phần mền quản lý tích hợp... lý đơn hàng - + Quản lý tài chính - + Quản lý dự án - + Quản lý Khách hàng + Quản lý bán hàng + Quản lý dịch vụ + Thương mại điện tử 2.4.2 Quản trị quan hệ khách hàng (CRM) 2.4.2.1 Khái niệm CRM - Quản lý quan hệ khách hàng là một phương pháp giúp các doanh nghiệp tiếp cận và giao tiếp với khách hàng một cách có hệ thống và hiệu quả, quản lý các thông tin của khách hàng như thông tin về tài khoản, nhu... cũng như quản lý ở lĩnh vự công nghệ thông tin và tất cả các lĩnh vực khác - - - KẾT LUẬN - Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt hiện nay thì vai trò của các hệ thống thông tin quản lý chức năng lại trở nên quan trọng hơn bao giờ hết - - Trong môi trường của các doanh nghiệp, sự cần thiết của các hệ thống thông tin quản lý chức năng nhằm cung cấp thông tin thích hợp cho các nhà quản trị... ERP - Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống ERP là một thuật - - - ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân... Quản lý tài sản  Ứng dụng Open bravo - Openbravo là bộ phần mềm ERP nguồn mở dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ - Open bravo có các chức năng chính như sau: - + Quản lý dữ liệu tập trung - + Quản lý mua sắm - + Quản lý kho - + Quản lý dự án và dịch vụ - + Quản lý sản xuất - + Quản lý bán hàng và khách hàng - + Quản lý tài chính - + Quản lý tình hình doanh nghiệp -  Ứng dụng Compiere - Quản lý tình... trợ quản lý là một yêu cầu thiết yếu thì vai trò của nó như một chất kết dính, phản ánh mọi quá trình của hệ thống Mỗi một hệ thống thông tin quản lý chức năng đều có cấu trúc riêng Các loại cấu trúc đó tương ứng với các hệ thống thông tin với các tính năng đặc biệt và cho phép ta không chỉ để đánh giá các dữ liệu thực tế, mà còn để tạo ra dữ liệu hoạch định Cũng chính nhờ vào các hệ thống thông tin quản ... lý tích hợp 2.1.1 Hệ thống thông tin quản lý - Hệ thống thông tin quản lý hệ thống có chức thu thập xử lý lưu trữ phân phối thông tin cần thiết cho đối tượng sử dụng máy quản lý để hỗ trợ định,... vụ thông tin đầu ra: Hệ thống xử lý giao dịch (TPS), hệ thống thông tin phục vụ quản lý (MIS), hệ thống hỗ trợ định (DSS), hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS), hệ thống chuyên gia (ES)…… 2.1.2 Hệ thống. .. 2.1.2 Hệ thống thông tin quản lý tích hợp Hệ thống thông tin quản lý tích hợp hệ thống quản lý xây dựng tiếp cận quản lý mức toàn doanh nghiệp tổ chức, tảng tích hợp từ đầu toàn thông tin tổ chức