Đang tải... (xem toàn văn)
Phân tích thực trạng và kinh nghiệm triển khai ERP tại Vinamilk
TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI KHOA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ BÀI THẢO LUẬN Lớp : 1101ECOM0311 Nhóm : Mơn : Quản trị tác nghiệp thương mại điện tử B2B BÀI THỨ NHẤT ĐỀ TÀI THẢO LUẬN: Phân tích thực trạng kinh nghiệm triển khai ERP doanh nghiệp Việt Nam Giáo viên hướng dẫn : Thầy Trần Hoài Nam Thầy Nguyễn Minh Đức Hà nội, năm 2011 Nhóm Các thành viên : STT Họ tên Chức vụ Nguyễn Thị Vân Anh Thư ký Trần Hồng Anh Nhóm trưởng Nguyễn Sơn Cương Thành viên Tống Đức Cường Thành viên Bùi Công Điển Thành viên Nguyễn Văn Dinh Thành viên Nguyễn Đồn Đơng Thành viên Đàm Anh Dũng Thành viên Hồng Đình Duy Thành viên Đề tài thảo luận : Phân tích thực trạng kinh nghiệm triển khai ERP doanh nghiệp VN MỤC LỤC Lời mở đầu I 1.1 1.2 1.3 1.4 1.4.1 1.4.2 1.4.3 1.4.4 II Cơ sở lý luận Khái niệm ERP Lịch sử hình thành phát triển ERP Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực ERP Các yếu tố định đến việc triển khai ERP thành cơng Nguồn nhân lực Qui trình Cơng nghệ Đầu tư Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai nhận xét ERP doanh nghiệp Vinamilk II.1 Giới thiệu công ty II.1.1 Giới thiệu chung II.1.2 Hoạt động công ty II.1.3 Mục tiêu II.2 Hoạt động công ty trước áp dụng hệ thống ERP II.3 Hoạt động công ty sau áp dụng ERP II.3.1 Thực trạng triển khai 2.3.1.1 Thực trạng công nghệ 2.3.1.2 Thực trạng qui trình 2.3.1.3 Thực trạng nhân lực 2.3.1.4 Thực trạng ngân sách II.3.2 Nhận xét việc triển khai ERP Vinamilk II.3.2.1 Lợi ích, thành công đạt II.3.2.2 Một số hạn chế II.4 Kinh nghiệm triển khai II.4.1 Khó khăn gặp phải II.4.2 Lý thành công Kết luận Bài làm Lời mở đầu Thời đại kinh tế mở cửa, cạnh tranh trở nên vô gay gắt Nếu doanh nghiệp không tự thân tìm tịi, ứng dụng cơng nghệ vào sản xuất kinh doanh khơng thể tồn lâu dài thị trường Ngày việc ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất trở nên phổ biến yếu tố cần thiết thiếu có cơng nghệ tăng suất, giảm nhẹ khối lượng công việc tay chân, tiết kiệm thời gian, chi phí cho thấy rõ ràng hiệu công việc ERP viết tắt từ tiếng Anh “Enterprise Resource Planning”, có nghĩa “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Có thể nói cách đơn giản hơn, ERP Hệ thống thơng tin quản lý doanh nghiệp Theo ơng Hồng Minh Châu - Giám đốc Cơng ty FPT TP.HCM, có nhiều lợi ích doanh nghiệp ứng dụng ERP Năng suất lao động tăng liệu đầu vào phải nhập lần cho giao dịch có liên quan, đồng thời báo cáo thực với tốc độ nhanh hơn, xác DN có khả kiểm soát tốt hạn mức tồn kho, cơng nợ, chi phí, doanh thu, lợi nhuận… đồng thời có khả tối ưu hóa nguồn lực ngun vật liệu, nhân cơng, máy móc thi cơng… vừa đủ để sản xuất, kinh doanh Trong buổi tọa đàm ứng dụng triển khai ERP cho doanh nghiệp, ơng Nguyễn Văn Thảo, Phó tổng thư ký Phịng Thương mại Cơng nghiệp Việt Nam (VCCI), nhận định sức ép cạnh tranh gia nhập WTO lớn doanh nghiệp Việt Nam thua bị loại khỏi chơi sân nhà không tự cải tổ "Đã đến thời điểm tìm đường đưa CNTT vào doanh nghiệp biến việc ứng dụng công nghệ trở thành mạnh khơng phải gánh nặng", ơng nói Vì việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh sản xuất vô quan trọng, Đặc biệt doanh nghiệp Việt Nam kinh tế đà tăng trưởng I Cơ sở lý luận I.1 Khái niệm ERP: ERP (Enterprise Resource Planning) thuật ngữ dùng liên quan đến hoạt động doanh nghiệp, phần mềm máy tính hỗ trợ thực qui trình xử lý cách tự động hoá, để giúp cho doanh nghiệp quản lý hoạt động then chốt, bao gồm: kế tốn, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định quản lý sản xuất, quản lý quan hệ với khách hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v Mục tiêu tổng quát hệ thống đảm bảo nguồn lực thích hợp doanh nghiệp nhân lực, vật tư, máy móc tiền bạc có sẵn với số lượng đủ cần, cách sử dụng công cụ hoạch định lên kế hoạch Một phần mềm ERP phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp tổng hợp số liệu nhiều hoạt động riêng rẽ khác để đạt mục tiêu Đặt điểm bật ERP hệ thống phần mềm sống mở rộng phát triển theo thời gian theo loại hình doanh nghiệp mà khơng làm ảnh hưởng đến cấu trúc chương trình I.2 Lịch sử đời phát triển ERP: Khái niệm ERP có từ năm 60 Hồi ERP đóng vai trò hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu cho sản xuất kinh doanh Kể từ tới nay, hệ thống ERP mở rộng chức vai trị quản lý doanh nghiệp với giai đoạn sau: Giai đoạn 1: Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP-Material Requiements Planning) Ra đời từ năm 60 với mục tiêu nhằm nâng cao hiệu công việc quản lý nguyên vật liệu mà cụ thể tìm phương thức xử lý đơn đặt hàng nguyên vật liệu thành phần cách tốt với câu hỏi như: - Sản xuất gì? - Để sản xuất cần gì? - Hiện có tay gì? - Những cần phải có để sản xuất? Giai đoạn 2: Closed-loop MRP Ở giai đoạn không đơn hoạch định ngun vật liệu, hệ thống cịn có loạt chức nhiệm vụ khác Hệ thống cung cấp công cụ nhằm độ ưu tiên khả cung ứng nguyên vật liệu đồng thời hỗ trợ việc lập kế hoạch nguyên vật liệu việc thực kế hoạch Sau thực kế hoạch, hệ thống có khả nhận liệu, dự trù phản hồi ngược trở lại với kế hoạch Sau cần thiết kế hoạch sửa đổi có điều kiện thay đổi theo hiệu lực độ ưu tiên Giai đoạn 3: Hoạch định nguồn lực sản xuất – Manufacturing Resource Planning (MRPII) Hoạch định cho sản xuất kết trực mở rộng giai đoạn Closed-Loop MRP Đây phương thức hoạch định tài nguyên công ty, nhà máy sản xuất có hiệu Ở giai đoạn hệ thống việc hoạch định tới đơn vị,lập kế hoạch tài có khả mơ khả cung ứng nhằm trả lời câu hỏi : sẽ… nếu” Hệ thống có nhiều chức liên kết với chặt chẽ: lập kế hoạch kinh doanh, lập kế hoạch hoạt động bán hàng, kế hoạch sản xuất, kế hoạch tổng thể, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, hoạch định khả cung ứng hỗ trợ thực khả cung ứng nguyên vật liệu Kết chức tích hợp thể qua báo cáo tài kế hoạch kinh doanh, báo cáo cam kết mua hàng, ngân quỹ, dự báo kho hàng,… Giai đoạn 4a: Hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) Đây giai đoạn cuối trình phát triển ERP Về ERP giống quy trình kinh doanh phạm vi ngày rộng lớn hơn, quản lí hiệu doanh nghiệp có nhiều đơn vị, phịng ban Hệ thống tài tích hợp chặt chẽ Các cơng cụ dây chuyền cung ứng cho phép hỗ trợ công ty kinh doanh đa quốc gia, … Mục tiêu ERP: Giảm chi phí đạt hiệu kinh doanh thơng qua tích hợp quy trình nghiệp vụ Với phát triển Internet, ERP tiếp tục phát triển: Giai đoạn 4b: Inter-Enterprise Co-operation Mục tiêu: tăng hiệu thông qua hợp tác dựa dây chuyền cung ứng (SCM) Khái niệm Dây chuyền cung cấp (Supply Chain) định nghĩa trình từ doanh nghiệp tìm kiếm mua nguyên vật liệu cần thiết, sản xuất sản phẩm, đưa sản phẩm đến tay khách hàng Nói chung hệ thống phần mềm SCM phục vụ công việc từ lập kế hoạch mua nguyên vật liệu, lựa chọn nhà cung cấp, đưa quy trình theo nhà cung cấp phải tuân thủ việc cung cấp nguyên vật liệu cho doanh nghiệp, lập kế hoạch cho lượng hàng sản xuất, quản lý trình giao hàng bao gồm quản lý kho lịch giao hàng, quản lý hàng trả lại hỗ trợ khách hàng việc nhận hàng SCM họ PM khó chuẩn hoá định nghĩa hệ PM quản lý; phần mềm SCM nhắm vào khâu dây chuyền cung cấp, hệ thống quản lý bưu kiện UPS Federal Express tập trung theo dõi bưu kiện chúng từ điểm trung chuyển qua điểm trung chuyển khác; phần mềm mua hàng General Electric tập trung vào việc đưa yêu cầu phụ kiện GE lên mạng tổ chức cho nhà cung cấp khắp giới đấu thầu cung cấp Hệ thống ERP thơng thường cung cấp nhiều tính SCM Các nhà sản xuất phần mềm SCM phân tán thường tập trung xây dựng sản phẩm chuyên sâu cho khâu dây chuyền cung cấp Giai đoạn 4c: Collaborative Business Mục tiêu: Giá trị tạo thông qua cộng tác cộng đồng kinh doanh I.3 Hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực (ERP): Khi cố gắng máy tính hóa qui trình kinh doanh, nhiều doanh nghiệp triển khai hệ thống thông tin dựa nhu cầu cá biệt trình kinh doanh đặc thù Trong nhiều trường hợp, điều dẫn đến hình thành hệ thống tách biệt, gây khó khăn cho việc chia sẻ thơng tin, truyền tin xun suốt q trình kinh doanh Cần thiết lập hệ thống kế hoạch hóa nguồn lực Vì mà ERP đời ERP bố gói phần mềm module máy tính tự động hóa tác nghiệp đội ngũ nhân viên doanh nghiệp bao trùm gần tất q trình kinh doanh nhằm mục đích nâng cao hiệu hoạt động hiệu quản lý tồn diện DN ERP khơng phải phần mềm cá biệt hóa cho doanh nghiệp mà hệ thống phổ cập, xây dựng từ thực tiễn kinh doanh tốt Do áp dụng phần mềm, doanh nghiệp nên thay đổi qui trình kinh doanh cho phù hợp với phần mềm tận dụng ưu việt hệ thống Điểm phân biệt việc ứng dụng ERP so với áp dụng nhiều phần mềm quản lý cho chức kế tốn, tài chính, nhân sự… tính tích hợp ERP phần mềm module thực chức tương tự phần mềm quản lý rời rạc, module có mối quan hệ chặt chẽ với phận thể ERP phần mềm mô quản lý hoạt động DN theo qui trình Tùy thuộc vào điều kiện cụ thể mà doanh nghiệp không thiết phải triển khai hệ thống module Quá trình kinh doanh doanh nghiệp khác hệ thống ERP có khả tích hợp chúng vào ứng dụng sử dụng sở liệu chung. > dễ dàng chia sẻ thông tin, cải thiện truyền thông I.4 Các yếu tố định để triển khai ERP thành công: Bao gồm yếu tố : nguồn nhân lực Qui trình Cơng nghệ Đầu tư 1.4.1 Nguồn nhân lực: + Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành + Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng Nhân viên phải người có lực + Tinh thần đoàn kết, phối hợp thực mục tiêu chung + Thiết lập chế giám sát, kiểm tra thực cách chặt chẽ 1.4.2 Qui trình: + Thực khảo sát, mơ tả qui trình doanh nghiệp trước đưa vào triển khai ERP + Áp dụng qui trình chuẩn ERP vào việc ứng dụng Qui trình nghiên cứu áp dụng rộng rãi nên tự ý thay đổi + Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy 1.4.3 Công nghệ: + Lựa chọn ERP phù hợp với DN (cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ….) + Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP cho đảm bảo việc hướng dẫn triển khai, qui trình triển khai nhanh chóng, tiến độ + Giảm thiểu chi phí bảo trì bảo dưỡng 1.4.4 Ngân sách: + Lựa chọn ERP có khả đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp vòng 3-5 năm mà vừa đáp ứng lực khoản ngân sách đầu tư + Thực phân tích, đánh giá hiệu đầu tư cách chi tiết, nghiêm túc trước đầu tư vào hệ thống ERP II Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai nhận xét ERP doanh nghiệp Vinamilk II.1 Giới thiệu công ty: II.1.1 Giới thiệu chung: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) thành lập sở định số 155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 Bộ Công nghiệp việc chuyển Doanh nghiệp Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam Giấy Chứng nhận đăng ký kinh doanh Công ty số 4103001932 Sở Kế hoạch Đầu tư TP Hồ Chí Minh cấp ngày 20/11/2003 Trước ngày 01/12/2003, Cơng ty doanh nghiệp Nhà nước trực thuộc Bộ Công nghiệp Vốn điều lệ đăng ký công ty 1.590 tỷ đồng, cổ đơng Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội chiếm 13,10% cổ đơng bên ngồi chiếm 36,89% II.1.2 Hoạt động công ty: Ngành, nghề kinh doanh sản phẩm chính: sản xuất kinh doanh sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát sản phẩm từ sữa khác Ngồi ra, cơng ty Vinamilk cịn kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng, vật tư, hóa chất, ngun liệu; kinh doanh nhà, mơi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh kho bãi, bến bãi; kinh doanh vận tải ô tô, bốc xếp hàng hóa; sản xuất mua bán rượu, bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, cà phê rang – xay – phin – hòa tan; sản xuất, kinh doanh số ngành nghề khác theo phạm vi cho phép pháp luật II.1.3 Mục tiêu : Tầm nhìn “Trở thành biểu tượng niềm tin số Việt Nam sản phẩm dinh dưỡng sức khỏe phục vụ sống người “ Sứ mệnh “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt nhất, chất lượng trân trọng, tình u trách nhiệm cao với sống người xã hội” Giá trị cốt lõi Chính trực Liêm chính, Trung thực ứng xử tất giao dịch Tôn trọng Tôn trọng thân, tôn trọng đồng nghiệp Tôn trọng Công ty, tôn trọng đối tác Hợp tác tôn trọng Công Công với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp bên liên quan khác Tuân thủ Tuân thủ Luật pháp, Bộ Quy Tắc Ứng Xử quy chế, sách, quy định Cơng ty Đạo đức Tơn trọng tiêu chuẩn thiết lập hành động cách đạo đức II.2 Hoạt động công ty trước triển khai ERP: Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) doanh nghiệp lớn ngành công nghiệp sản xuất sữa Việt Nam Chiếm khoảng 80% thị phần nước hướng thị trường giới việc xuất khẩu sản phẩm Vinamilk sang nước khu vực Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp Vì mà quy trình sản xuất máy tổ chức Vinamilk vô phức tạp Khi doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP hoạt động cơng ty cơng ty gặp phải số khó khăn sau: Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào đầu hồn tồn thủ cơng, điều dẫn đến số hậu lượng hàng tồn kho nhiều sản phẩm đầu lại tiêu thụ chậm hay việc sử dụng máy móc cơng nhân chưa đạt hết công suất… tất điều gây tốn trình sản xuất Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi nhuận cơng ty Việc kiểm sốt q trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phí chưa đồng dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho Trong hạch tốn, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch tốn theo kiểu thủ cơng, cán quản lý Vinamilk không dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, nhiều trường hợp tránh khỏi việc mát hư hại Hệ thống thông tin phân phối Vinamilk chủ yếu thực Công ty đại lý Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP II.3 Hoạt động công ty sau áp dụng ERP: 2.3.1 Thực trạng việc triển khai ERP vinamilk: Để đáp ứng nhu cầu ngày cao người tiêu dùng, thời gian qua, Vinamilk không ngừng đổi công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị đại, nâng cao cơng tác quản lý chất lượng sản phẩm Năm 1999, Vinamilk áp dụng thành công Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế 9001:2000 phiên giới Bên cạnh đó, Vinamilk cịn tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle EBS 11i, phần mềm SAP CRM (Hệ quản trị quan hệ khách hàng) BI (Hệ thống thông tin báo cáo) 2.3.1.1 Thực trạng Công nghệ: Ứng dụng ERP trình phân phối Vinamilk Quản lý kênh phân phối thách thức doanh nghiệp Hệ thống vận hành có hiệu khơng giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng khắp, kịp thời mà cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhằm tạo ưu cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk quản lý có hiệu kênh phân phối sản phẩm Vinamilk ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP Microsoft Làm để làm chủ tích hợp ba giải pháp này? Thay đổi quy trình phân phối Vinamilk số doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) SAP Đây dự án giai đoạn hai việc triển khai ERP công ty Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau triển khai đến 40 nhà phân phối dự kiến tất nhà phân phối khác tích hợp vào hệ thống Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng giám đốc Vinamilk, với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP CRM, Vinamilk mong muốn có công cụ hỗ trợ nhân viên công việc, cho phép mạng phân phối Vinamilk nước kết nối thông tin với trung tâm hai tình online offline Thơng tin tập trung giúp Vinamilk đưa xử lý kịp thời hỗ trợ xác việc lập kế hoạch Việc thu thập quản lý thông tin bán hàng đại lý để đáp ứng kịp thời, đem lại thỏa mãn cho khách hàng cấp độ cao - Trước có hệ thống SAP CRM : Thông tin phân phối Vinamilk chủ yếu tập hợp theo dạng thủ công công ty đại lý Hiện nay: Hệ thống thông tin báo cáo định phục vụ ban lãnh đạo (Business Intelligence-BI) thiết lập trung tâm để quản lý kênh phân phối bán hàng chương trình khuyến mại Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thơng tin Chương trình giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối cơng ty qua phần mềm ứng dụng Quá trình hỗ trợ nhân viên nâng cao lực, tính chuyên nghiệp khả nắm bắt thông tin thị trường tốt nhờ sử dụng thông tin chia sẻ toàn hệ thống.Vinamilk quản lý xuyên suốt sách giá, khuyến hệ thống phân phối Trong đó, đối tượng quan trọng doanh nghiệp khách hàng đầu cuối hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày cải thiện Theo ông Trần Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin (CNTT) Vinamilk, hệ thống đáp ứng yêu cầu đặt công ty xây dựng dự án Sau triển khai vận hành 48 nhà phân phối, Vinamilk mở rộng hệ thống đến toàn 187 nhà phân phối vào cuối tháng 7-2008 Ứng dụng EPR kế tốn Trong hạch tốn, kế tốn thủ cơng Vinamilk thường gặp phải sai sót mà nhân viên thường mắc phải Với hạch tốn theo kiểu thủ cơng, cán quản lý Vinamilk không dễ dàng kiểm tra bước tốn quy trình Từ lý cụ thể này, Vinamilk tìm giải pháp khắc phục cách có hiệu tình trạng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch địnhnguồn lực doanh nghiệp ERP (Mô hình ứng dụng ERP ngành dịch vụ Ngân Hàng) Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM trung tâm, sở liệu quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn số liệu ngày từ nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ nhân viên bán hàng Một hệ thống thông tin tập trung báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, cơng nợ nhà phân phối Trên sở đó, nhân viên trung tâm phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa hướng xử lý, tiêu lên kế hoạch phân phối hàng xác Hệ thống SAP xây dựng tảng công nghệ SAP NetWeaver Tại Vinamilk, NetWeaver tích hợp thơng tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS với hệ thống Solomon sử dụng nhà phân phối ứng dụng PDA cho nhân viên bán hàng Ba ứng dụng NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thơng minh, giúp ban lãnh đạo có thơng tin xác trực tuyến tình hình hoạt động kinh doanh toàn quốc 2.3.1.2 Thực trạng quy trình: Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite Oracle Pythis cung cấp bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm phân hệ tài - kế tốn, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất phân tích kết hoạt động (Business Intelligence - BI) Cơng việc chuyển giao cơng nghệ diễn tồn cơng ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở TP.HCM, xí nghiệp kho vận chi nhánh, nhà máy tồn quốc Q trình triển khai ERP Vinamilk thực chất trải qua đợt Vì thế, tồn cơng ty Vinamilk có tình trạng nơi sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên phát sinh vấn đề hệ thống báo cáo, điều hành cơng ty Bên cạnh phân hệ ERP chính, Vinamilk cịn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho phân hệ Pythis phải lập trình 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình Vinamilk Đây tài sản trí tuệ lớn thu từ dự án Việc chia nhỏ q trình giúp cơng ty tiếp cận hệ thống dễ dàng hơn, bên liên quan giải vấn đề phát sinh, giúp cho đợt mở rộng thêm qui mô, áp dụng thêm công nghệ kĩ thuật giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ thành công Thực việc khảo sát mơ tả qui trình : Phòng CNTT Vinamilk thành lập với 26 nhân viên chia thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng, nhóm máy chủ- sở liệu, nhóm lập trình nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon phần mềm microsoft) Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP áp dụng rộng rãi doanh nghiệp sản xuất-thương mại giúp đỡ tận tình nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle đặc biệt tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk Ông Nguyễn An Nhân, tổng giám đốc Pythis tâm sự: “Hệ thống phần mềm triển khai 13 địa điểm cách xa Giao diện phần mềm toàn tiếng Anh, điều quan trọng cho nhân viên công ty sử dụng hiểu để vận hành? Rồi thì, thứ phải huấn luyện, đào tạo khơng nhiều, có xáo trộn đội ngũ nhân viên Vinamilk…” Trước bối cảnh đó, phía Pythis thành lập đội dự án 20 tư vấn nghiệp vụ tư vấn kỹ thuật “làm việc với cường độ cao suốt năm trời với dự án” 2.3.1.3 Thực trạng nhân lực : Vinamilk có quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành tâm thay đổi giai đoạn đầu giai đoạn vơ khó khăn Nhưng nhà quản trị nhân viên vượt qua thử thách, kiên trì thực mục tiêu Cơng ty có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống cách cử nhóm người có trình độ, có lực đào tạo, huấn luyện Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân viên, mục tiêu chung Cùng với qui định, tinh thần kỉ luật việc tuân thủ qui trình hoạt động Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Tuy nhiên, vinamilk doanh nghiệp áp dụng ERP Việt Nam không tránh khỏi giây phút nản lòng, tâm lý ngại thay đổi, ỳ ạch, thiếu niềm tin số phận nhân viên 2.3.1.4 Thực trạng ngân sách: Để triển khai hệ thống ERP doanh nghiệp phải xác định tốn khoản ngân sách lớn.Chi phí lớn ngân sách chi tiêu cho ERP nằm phần triển khai Xác định trước khoản mục chi phí giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ chất lượng, không, dễ bị sa lầy thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm nhiều mục, tùy thuộc vào nhà triển khai Tuy nhiên, chi phí thường chi phí quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngồi chi phí cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung phần cứng, hạ tầng mạng Hiện Việt Nam có doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định bỏ khoản ngân sách lớn để đầu tư xây dựng hệ thống ERP Cịn chưa có doanh nghiệp vừa nhỏ Việt Nam triển khai Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng triệu đôla Mỹ.( Một khoản lớn đầu tư cho hệ thống ERP) 2.3.2 Nhận xét việc triển khai ERP Vinamilk: 2.3.2.1 Lợi ích, thành cơng đạt được: Sau tháng vận hành ERP tồn cơng ty, Vinamilk sơ kết luận hiệu ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực chặt chẽ, tránh rủi ro cơng tác kế tốn; với phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài – kế tốn thuận lợi nhiều so với trước Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng sản xuất công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; bán hàng phân phối có nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; chức theo dõi tiến hành theo thời gian thực Trình độ nhân viên CNTT Vinamilk nâng cao so với trước Hạ tầng CNTT kiện tồn, đồng bộ, ch̉n hố củng cố Bà Trang (Phó giám đốc cơng ty) cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đầu tư cho CNTT tổng cộng triệu USD (trong có phần ERP) khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu giải pháp lớn Về cấu tổ chức cơng ty, ngồi việc nâng cao kiến thức nhân viên, hệ thống đáp ứng tốt nhu cầu người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có thừa hưởng kịp thời Vinamilk đặc biệt thành công kênh phân phối Các nhà phân phối kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon Microsoft Riêng đại lý sử dụng phần mềm FPT phát triển cho PDA để ghi nhận giao dịch Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống nhà phân phối để cập nhật thông tin Vinamilk thống quy trình kinh doanh với nhà phân phối theo yêu cầu quản lý mang tính hệ thống quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối, quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng PDA 2.3.2.2 Một số hạn chế : Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu Khơng riêng Vinamilk mà hầu hết tất doanh nghiệp triển khai ERP gặp khó khăn vấn đề nhân Đặc biệt Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chun mơn ERP Vì mà hầu hết doanh nghiệp phải cử nhân viên đào tạo, tập huấn Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk doanh nghiệp lớn hàng đầu Việt Nam, ERP hệ thống đắt tiền doanh nghiệp, Vinamilk tốn khoản chi phí lớn cho việc đầu tư 2.4 Kinh nghiệm triển khai 2.4.1 Khó khăn Tuy Pythis doanh nghiệp chuyên cung cấp giải pháp phần mềm Việt Nam khả đáp ứng Pythis cho tồn q trình ERP Vinamilk chưa đủ Có thể thấy, nhà cung cấp hàng đầu nguồn nhân lực, công nghệ lực Pythis có hạn Tầm Pythis đối tác chiến lược Oracle Việt Nam để hoàn toàn phát huy hết khả Oracle doanh nghiệp lớn Vinamilk chưa thể Do đó, Vinamilk mua giải pháp phần mềm Oracle SAP để hoàn thiện khả quản lý cơng nghệ mức cao Có thể Vinamilk muốn mua giải pháp Oracle cho lực quản lý lõi riêng CRM ( Customer Relationship Management ) SAP để củng cố khả quản lý khách hàng mức cao Ở mức đó, chức ERP Oracle mảng CRM chưa phát huy, phần lực, nhân lực khơng đủ (mà ngun nhân Pythis) điều khiến cho chi phí dành cho ERP Vinamilk lại bị đội lên lần Đồng thời, khả đồng hóa cho qua trình quản lý giải pháp bị giảm đáng kể Những số liệu từ khách hàng nhà cung cấp đưa vào thông qua hệ thống nhập tay từ nhân viên nghiệp vụ nhận chứng từ nhân viên nghiệp vụ đối tác Do vậy, có độ trễ thiếu xác Chi phí để đầu tư cho ERP để đưa vào hoạt độn g hồn chỉnh tương đối lớn khơng lực phần cứng, phần mềm mà lực người Hệ thống phần cứng cần đầu tư lớn để có khả chạy tất module Hệ thống phần mềm cần thường xuyên phải cập nhật phiên dùng cho việc quản lý cách hiệu Khi hệ thống phần cứng phần mềm mua vấn đề khác cần nhắc đến vấn đề quan trọng, then chốt Đó lực, nhân lực cần có để sử dụng hệ thống Việc đầu tư cho nhân lực khơng phải hai mà cịn trình dài Vinamilk muốn sử dụng hệ thống ERP khơng phải đầu tư cho sở hạ tầng mà phải trọng đến nguồn nhân lực có đủ trình độ để triển khai hệ thống Nguồn nhân lực khơng phải am hiểu tình hình chung Vinamilk mà cịn phải đủ khả vận hành hệ thống Muốn Vinamilk phải đào tạo nhân lực đủ trình độ để sử dụng hệ thống thêm vào đưa nhân viên thực hành hệ thống thật để tích lũy thêm kinh nghiệm để đạt hiệu cao sử dụng hệ thống Phần triển khai CRM distribution cho vendor module khác hẳn module core central mà Vinamilk mua Nghiệp vụ vươn để kiểm soát thị trường, kiểm soát lực nhân viên kinh doanh, kiểm soát cạnh tranh đối thủ Điều xa lạ với nhân viên nhà tư vấn triển khai ERP thơng thường Ngồi ra, điểm đặc biệt Vinamilk công ty ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế Oracle, SAP, Microsoft Do đó, làm cách để kết hợp giải pháp cách thách thức 2.4.2 Lý thành công - Sự cam kết hỗ trợ mạnh mẽ ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đến - Vinamilk phân cơng đội ngũ có chun mơn tham gia tích cực vào dự án - Đội ngũ CNTT Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc qui củ - Ngồi ra, dự án cịn hỗ trợ hệ thống quản lý sản xuất Vinamilk, nhà cung cấp giải pháp Oracle nhà tư vấn độc lập công ty TNHH KPMG - Kinh nghiệm mà Pythis chia sẻ bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle KPMG) xác định rõ mục tiêu không chi tiết vào vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn có người đứng giải vấn đề phát sinh Kết Luận Các doanh nghiệp thường gặp phải khó khăn liên quan đến việc học để tiếp thu cơng nghệ; thay đổi quy trình doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cấu tổ chức công ty Bài học từ kinh nghiệm triển khai ERP học cho doanh nghiệp khác muốn triển khai: + Lựa chọn giải pháp + Lựa chọn đơn vị triển khai + Lập kế hoạch dự án cách cẩn thận + Tập trung vào lợi ích xác định + Lựa chọn đội dự án với thành viên phù hợp + Đảm bảo có cam kết từ cấp lãnh đạo + Hạ tầng CNTT cần phải đồng hóa, chuẩn hóa củng cố + Cần có hợp tác hỗ trợ từ đối tác nhà tư vấn ... dụng hệ thống ERP II.3 Hoạt động công ty sau áp dụng ERP II.3.1 Thực trạng triển khai 2.3.1.1 Thực trạng công nghệ 2.3.1.2 Thực trạng qui trình 2.3.1.3 Thực trạng nhân lực 2.3.1.4 Thực trạng ngân... khoản ngân sách đầu tư + Thực phân tích, đánh giá hiệu đầu tư cách chi tiết, nghiêm túc trước đầu tư vào hệ thống ERP II Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai nhận xét ERP doanh nghiệp Vinamilk... hoạch hóa nguồn lực ERP Các yếu tố định đến việc triển khai ERP thành công Nguồn nhân lực Qui trình Cơng nghệ Đầu tư Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai nhận xét ERP doanh nghiệp Vinamilk