Đang tải... (xem toàn văn)
Phần mềm Project chuyên về dự án tuy nhiên cũng nó khá bao trùm mà chúng ta không sử dụng hết được tính năng của phần mềm này. Hướng dẫn chi tiết các làm tiến độ dự án bằng EXcel mô tả chi tiết về cách làm tiến độ. Phương pháp này đơn giản và dễ dàng cho việc in ấn hơn Project.
TIẾN ĐỘ EXCEL Tác giả: Trần Chiến Thắng, Kỹ sư Kinh tế Xây dựng, Giảng viên www.dutoan.com; www.facebook.com/thangdutoan72; 094.233.1972 Các sản phẩm khác: Phần mềm tính dự toán dtPro Excellent! Giáo trình Dự toán Thực hành www.dutoanonline.blogspot.com Bài 1. Tại lại Excel mà Project? Nói tới tiến độ người nghĩ tới Project. Tuy nhiên, Project lớn, nhiều công dụng (mà không dùng tới) nên lại phức tạp khó sử dụng. Trong cần điều bản: Tiến độ ngang biểu đồ nhân lực. Trước làm tiến độ Project, sau thấy rắc rối nên bỏ thời gian làm tiến độ hoàn toàn công thức Excel. Và công sức thật xứng đáng. Mỗi tiến độ dự thầu làm vòng 30', kể thời gian in ấn. Biểu đồ ngang tự động chạy theo ngày (bắt đầu, kết thúc) bạn nhập vào. Liên kết công việc hoàn toàn công thức Excel nên linh hoạt để bạn chỉnh sửa. Biểu đồ nhân lực tự động chạy theo số nhân công nhập vào, bạn tự nhập số để biểu đồ trông đẹp nhất. Nói tóm lại, bạn muốn làm chuẩn Project, cần mì ăn liền Tiến độ Excel lựa chọn hoàn hảo. Các chức chính: - Biểu đồ tiến độ ngang - Biểu đồ nhân lực - Dự trù chi phí - nguồn vốn Tôi tập hợp số mẫu tiến độ như: nhà cao tầng, hạ tầng, nhà xưởng . Nếu có mẫu chuẩn, tiến độ dự thầu bạn làm 15' Ứng dụng: - Làm tiến độ dự thầu - Làm quản lý tiến độ (tuần, tháng) thi công. Bài 2. Tham quan vòng nào! Bạn download file www.dutoan.com/files/tiendo.zip Nó file Excel bình thường, lập công thức định dạng theo yêu cầu mà thôi. Bảng tiến độ lập để in ấn dạng trang ngang, từ khổ giấy A4 tới A1 đẹp cân đối. Tối ưu khoảng 250 cột 40-60 dòng. Trường hợp số ngày nhiều 250 để cột 2-3-4-5 ngày. Bạn cần nhập ngày bắt đầu, công thức tiến độ ngang tự động chạy. Biểu đồ nhân lực tự cộng theo số nhân công bạn nhập vào. Ở tiến độ phần dự trù chi phí nguồn vốn. Bạn nhập chi phí cạnh cột ngày, Excel tự tính chi phí ngày chi phí cộng dồn. Bạn nhập ngày dự kiến toán số tiền vốn phải bỏ thời điểm. Bài 3. Nhập thời gian Bạn nhập ngày bắt đầu (ô F4) số ngày dự kiến (ô G4). Ô ngày kết thúc (H4) có sẵn công thức (=F4+G4) nên Excel tự tính ngày kết thúc. Lưu ý: Tùy vào cài đặt Excel bạn mà hình thức ngày nhập khác nhau. Ngày ô định dạng theo kiểu VN (ngày/tháng) nhập theo mặc định máy. VD: ngày 18/12/2013 bạn phải nhập 12/18/2013. Trường hợp bạn muốn chốt ngày kết thúc, bạn nhập ngày kết thúc. Lúc này. bạn đổi công thức ô số ngày dự kiến (G4) thành (=H4-F4) Bạn nhập ngày kết thúc theo ngày kết thúc công việc cuối cùng. Ghi chú: Bạn thấy linh hoạt tiến độ Excel này. Trường hợp bạn chốt ngày kết thúc, bạn link công thức công việc liên quan để tự động thay đổi bạn điều chỉnh tổng tiến độ. Chẳng hạn công việc "Dọn dẹp vệ sinh", bạn nhập ngày kết thúc (=H4-3), công việc kết thúc trước hoàn thành công trình ngày. File Excel làm định dạng Office 2003 nên tối đa khoảng 240 cột ngày. Nói chung, bạn nên để từ 180-240 cột bảng in đẹp nhất. Trường hợp số ngày nhiều hơn, bạn cho mỗ cột 2, 3, . ngày cách nhập vào ô số ngày cột (ô I3) Nếu bạn muốn số cột nhiều hơn, bạn sử dụng Office từ 2007 trở lên, save as file lại thêm số cột 240. Ở dòng 9, từ cột I trở thể ngày. Ở dòng 10, từ cột I trở thể số ngày. Ở ô ngày bắt đầu, số ngày, ngày kết thúc công việc tương tự. Ngày bắt đầu, bạn nhập link với ô khác. VD: + Công tác đầu tiên, bạn link với ngày bắt đầu công trình (=F4) + Các công tác phụ thuộc nhau, bạn link công thức cộng trừ số ngày tương ứng. - Công tác cốt thép dầm sàn, bắt đầu sau công tác ván khuôn sàn ngày (đã làm số ô sàn, bắt đầu lắp cốt thép). Công thức ô (=Fx+4). x số dòng công tác ván khuôn. - Công tác đổ BT dầm sàn bắt đầu sau hoàn thành ván khuôn cốt thép. Công thức ô (=Hy+1). y số dòng công tác cốt thép. Số ngày, bạn nhập vào link công thức tùy ý. + Nếu số ngày dự trù trước, bạn nhập vào ô số ngày. Chẳng hạn với công tác ván khuôn, cốt thép, BT dự trù sàn làm 8-12 ngày. + Với công tác thời gian thi công lâu (xây, tô .) bạn chốt ngày bắt đầu kết thúc số ngày (ngày kết thúc - ngày bắt đầu) Ngày kết thúc, bạn nhập link với ô khác. VD: + Công tác cuối (dọn dẹp vệ sinh bàn giao), bạn link với ngày kết thúc công trình (=H4) + Các công tác phụ thuộc nhau, bạn link công thức cộng trừ số ngày tương ứng. Khi bạn nhập, tiến độ ngang tự động điều chỉnh. Bạn thử nhập vào file mẫu để xem kết quả. Bài 4. Nhập công tác hạng mục Tùy loại công trình mà bạn lập danh sách công việc hạng mục công việc cho phù hợp. VD: - Các công trình đơn lẻ: Một tòa cao ốc, nhà xưởng, cầu . bạn chia hạng mục phần móng/phần thân/MEP/hoàn thiện - Gói thầu gồm nhiều hạng mục chia theo hạng mục: Nhà chính/cổng hàng rào/nhà xe/nhà bảo vệ/sân đường/cống rãnh . Tuy nhiên, với tiến độ dự thầu, bạn nên khống chế từ 40-60 đầu công việc. Nhiều người chấm thầu chẳng xem hết đâu. Vả lại, tiến độ dự thầu làm chơi cho vui bên chấm thầu xem xét kỹ lắm. Mỗi dòng công việc sử dụng dòng Excel, dòng thể tiến độ ngang. Tôi cài sẵn định dạng, ô ngày chuyển thành đen/trắng để thể tiến độ ngang. Nguyên tắc muốn thêm dòng/cột, bạn phải copy dòng/cột có sẵn ô mới có đủ công thức/định dạng. Khi bạn muốn thêm dòng công việc, bạn copy dòng dán vào chỗ cần thêm. Bạn xem thêm cách copy/cắt/dán Excel, hướng dẫn cách làm nhanh nhất: + Bạn chọn công việc bất kỳ, bấm Shift + Dấu cách để chọn dòng, sau nhấn Ctrl+C nút Copy công cụ. + Ở nơi bạn muốn chèn thêm dòng (lên phía trên), bạn nhấn Shift + Dấu cách để chọn dòng, sau nhấn Ctrl+"+" (dấu + bàn phím) nhấp phải chuột, chọn Insert Copied Cells Khi xóa, bạn phải xóa dòng cách bấm Shift + Dấu cách để chọn dòng, sau nhấn Ctrl+"-" (dấu - bàn phím) nhấp phải chuột, chọn Delete Ở file mẫu, tạo sẵn khoảng 240 cột ngày. Nếu bạn không sử dụng hết giấu xóa cột cuối đi. Nếu số ngày lớn hơn, đặt cột 2, 3, ngày. Trường hợp bạn muốn số cột lớn hơn, bạn copy cột insert vào thoải mái, phải sử dụng Office từ 2007 trở lên save as thành dạng ".xlsx". Khi bạn chọn cột cần copy, nhấn Ctrl+C chọn cột cuối bảng, nhấn Ctrl+"+" (dấu + bàn phím) nhấp phải chuột, chọn Insert Copied Cells. Bài 5. Thử chút chơi Bạn mở file tiến độ mẫu làm thử vài dòng cho biết. - Giả sử công trình làm thời gian ngắn, cột ngày. Bạn sửa ô I4 thành - Giả sử thời gian dự kiến 60 ngày, bạn chọn cột từ ngày 61 trở đi, nhấp phải chuột chọn Hide - Bạn nhập ngày bắt đầu dự kiến. Chẳng hạn nhập ngày bắt đầu thi công 15/2/2014 vào ô F4 (Lưu ý, định dạng ngày ô ngày/tháng lúc nhập lại theo kiểu tháng/ngày/năm. Nếu bạn nhập 15/2/2014 không bạn nhập 2/15/2014) - Bạn nhập số ngày dự kiến 60 vào ô G4. - Bạn nhập công thức vào ô ngày kết thúc H4: =F4+G4 (bấm dấu =, chọn ô F4, bấm dấu +, chọn ô G4). Bạn thấy Excel tự động tính ngày kết thúc - Bắt đầu nhập hạng mục công việc. Hạng mục đầu tiên, ví dụ MÓNG BÈ, bạn xóa chữ PHẦN MÓNG nhập chữ MÓNG BÈ vào. - Ngày bắt đầu hạng mục, bạn nhập ngày bắt đầu công trình. Bạn nhập vào ô F11: =F4 - Ngày kết thúc để sau ta nhập ngày kết thúc công việc cuối cùng. Số kết thúc trừ ngày bắt đầu. - Công việc đầu tiên, ví dụ "Đào đất móng", bạn xóa nội dung cũ nhập vào ô B12. - Ngày bắt đầu, bạn nhập ngày bắt đầu hạng mục: nhập vào ô F12: =F11. Lưu ý ô nhập từ ô F12, F13, F14 địa lấy địa ô F12 - Bạn nhập số ngày vào ô G12. Thử thay đổi số ngày để xem tiến độ ngang chạy theo. - Ngày kết thúc có công thức sẵn nên tự động tính theo số ngày ngày bắt đầu. - Bạn copy thêm dòng để làm dòng công việc thứ 2. Chuyển lên dòng công việc thứ ô B12 (hoặc dòng bạn muốn), nhấn Shift + dấu cách để đánh dấu, sau nhấn Ctrl + C để copy - Chuyển xuống dòng B15, nhấn Shift + dấu cách để đánh dấu, sau nhấn Ctrl + "+" (dấu +) để chèn thêm dòng vừa copy. - Sau bạn nhập tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc hướng dẫn trên. Lưu ý linh hoạt, chẳng hạn chốt ngày kết thúc ngày kết thúc công trình trừ ngày, ngày bắt đầu theo ngày kết thúc. Hoặc số ngày 1/5 tổng số ngày công trình v v Do hoàn toàn công thức Excel nên linh hoạt giúp bạn binh tiến độ hợp lý nhất. - Vừa hướng dẫn bạn copy dòng. Các bạn copy nhiều dòng lúc sau: Chọn nhiều dòng, nhấn Shift + dấu cách để đánh dấu, sau nhấn Ctrl + C để copy. - Bạn xóa dòng cách Shift + dấu cách để đánh dấu, sau nhấn Ctrl + "-" (dấu trừ) - Với dòng hạng mục, copy cắt dán nhập tương tự. Bài 6. Sắp xếp tiến độ hợp lý Tùy công trình mà có cách làm tiến độ khác nhau. Ở đây, thông qua ví dụ nhà cao tầng để bạn nắm cách link thời gian công việc. - Đối với công việc phần thô (cọc, móng, BTCT thân .) đa số có số ngày xác định. Chẳng hạn đào đất móng ngày, đổ cột đà sàn sàn 8-12 ngày . - Ngày bắt đầu công việc phụ thuộc vào ngày bắt đầu công việc trước. Chẳng hạn sau đào đất ngày bắt đầu làm BT lót, sau ngày bắt đầu làm cốt thép móng, sau ngày bắt đầu làm ván khuôn móng . (làm chiếu) - Ngày bắt đầu phụ thuộc vào ngày kết thúc công việc trước. VD đổ BT móng phải bắt đầu sau ngày làm xong ván khuôn, muốn tiếp tục làm cột tầng phải đổ BT sàn . - Các công việc hoàn thiện thường lại số ngày xác định. Chẳng hạn việc xây tường bắt đầu sau dỡ ván khuôn nhiều làm lai rai đến gần xong công trình. - Ngày bắt đầu công việc hoàn thiện thường bị phụ thuộc vào công việc trước. Chẳng hạn, sau dỡ ván khuôn xây tường, tùy thuộc tình hình mà xếp có xây hay không. Xây tường sau ngày tô, sơn nước . Như bạn lập: + Ngày tháo ván khuôn dầm sàn: Sau ngày đổ BT dầm sàn tầng 18-24 ngày. + Ngày xây tường: Sau tháo ván khuôn vài ngày + Đi dây ống hệ thống MEP: Sau xây tường vài tuần + Ngày tô tường: Sau ngày xây tường vài tuần (sau ngày dây ống MEP tốt) - Ngày kết thúc công việc thường bị phụ thuộc vào ngày hoàn thành công trình. Ví dụ phần sơn nước phải hoàn thành trước bàn giao ngày (còn vệ sinh để bàn giao), đương nhiên phần tô phải xong trước ngày (để tường khô matit sơn nước được), tương tự phần xây phải xong trước ngày nữa. VD: + Ngày dọn dẹp vệ sinh bàn giao: Bằng ngày kết thúc công trình. + Ngày xong phần sơn nước: trước ngày kết thúc công trình vài ngày. + Ngày xong phần lắp dựng cửa, vách kính: trước ngày xong phần sơn nước vài ngày. + Ngày xong phần tô tường: trước ngày xong phần lắp dựng cửa vách kính vài ngày. Sau này, muốn điều chỉnh tổng tiến độ (VD sếp bạn muốn giảm tăng tổng số ngày hoàn thành công trình), bạn cần nhập số ngày ô G4, toàn tiến độ điều chỉnh theo. Bài 7. Biểu đồ nhân lực Các công thức lập sẵn. Sau bạn nhập tiến độ, bạn nhập số người vào cột C, Excel tự động tính vẽ biểu đồ nhân lực. Bạn cuộn xuống phần biểu đồ nhân lực. (Phần trình bày với số dòng file mẫu. Trường hợp bạn thêm/bớt dòng công việc, số dòng khác đi) - Cột C, từ C108 tới C89 thể số người biểu đồ nhân lực. Mỗi dòng tương ứng với 15 người. Bạn thay đổi cách nhập vào ô C108. Bạn thêm/bớt số dòng muốn cách copy với dòng công việc. - Dòng 109, từ cột I trở công thức SUMIF() để tính tổng số người công trường. Bạn thay đổi công thức nhập thẳng số vào để biểu đồ đẹp (binh số). Thường làm xong tiến độ, thấy ngày bị tăng/giảm nhiều nhập lại số cho đẹp. Bài 8. Tài đơn giản Ở bên bảng tiến độ bảng tính toán tài dạng đơn giản. Bạn dùng để tính chi phí sản lượng hoàn thành. Tuy nhiên, chi phí hay sản lượng tính trung bình cho ngày thi công nên mang tính chất để tham khảo không xác lắm. Chẳng hạn công tác cốt thép, thường nhập khối lượng lớn cho rẻ, tiền lại công nợ nên việc tính chi phí theo tiến độ thi công không xác theo thực tế. Nhưng dù sở để biết chi phí khoảng bao nhiêu. Để tính sản lượng hoàn thành, bạn cần nhập giá trị dự thầu vào cột D (cột chi phí, bạn sửa lại thành sản lượng muốn). Trường hợp công việc có nhiều mục nhỏ cộng tổng lại (ví dụ việc xây tường gồm xây tường 100, 200, 4m, 16m .) Sản lượng bình quân ngày tính giá trị sản lượng công việc chia cho số ngày. Dòng 111 tính tổng sản lượng ngày. Dòng 112 tính tổng sản lượng cộng dồn. Nói chung, không xác đủ để lãnh đạo công ty nắm kiểm soát công việc. Tính chi phí tương tự. - Trường hợp đơn giản nhất, bạn tính chi phí khoảng 70-80% giá trị dự thầu sau nhập vào cột D. - Chính xác hơn, bạn lấy dự toán dự thầu, bỏ hết chi phí quản lý, lãi (TNCTTT) . nhập lại đơn giá vật tư nhân công theo thực tế, cần thiết nhập lại định mức thực tế. - Chính xác hơn, bạn nhập chi phí cho gần với thực tế. Chẳng hạn + Trong dự thầu tính cẩu tháp, vận thăng vào công việc thực tế phải trả tiền vận chuyển, lắp đặt từ đầu, sau hàng tháng trả tiền thuê khấu hao (nếu công ty mua) + Trong dự thầu tính chi phí quản lý vào công việc thực tế phải trả lương, văn phòng phẩm . hàng tháng. Nói chung, vụ chi phí nhiều lằng nhằng lắm, dự định làm blog dự toán giá thành, bạn ý theo dõi. Sau có chi phí chi phí cộng dồn, bạn nhập dự kiến toán có nhu cầu vốn. Lưu ý: File không tính đồng thời sản lượng chi phí. Nếu bạn cần save as thành file khác nhé. Bài 9. Bên cỗ máy Nhiều bạn nằn nì: Anh cho em cách làm công thức định dạng, để có em tự sửa. Tri thức chung, chẳng giấu làm hầu hết phút xin: Thôi anh ạ, rắc rối quá. Thôi kệ bên có gì, đút vào sướng được. Ở nói kỹ chút cách tạo công thức định dạng, để bạn có chung đam mê nghiên cứu cải tiến cho tdPro ngày ngon lên. - Để hiển thị tiến độ, dùng dòng, dòng thể tiến độ ngang cách sử dụng định dạng có điều kiện (Conditional Formatting). Nếu ô nằm khoảng ngày tiến độ đổi sang màu đen, không màu trắng. - Bạn thay đổi màu hiển thị cách vào Menu Format>Conditional Formatting . (tôi sử dụng office 2003, office khác bạn tự tìm hiểu) Bạn bấm nút Format để chọn màu ô. Lưu ý phía công thức, bạn thay đổi muốn. - Để tính số nhân công cho biểu đồ nhân lực, dùng hàm sumif(). Hàm cộng số nhân công công việc ngày nằm khoảng ngày thi công. - Tính chi phí tương tự tính nhân lực Tôi sống Sài Gòn, bạn muốn chia sẻ thêm, xin liên hệ, sẵn sàng chia sẻ. Bài 10. Biểu đồ Vật liệu Máy thi công Rất nhiều hồ sơ mời thầu yêu cầu biểu đồ cung cấp vật liệu lắp đặt sử dụng máy thi công. Tôi nhớ mang máng hồi trước học có biểu đồ cung cấp sử dụng vật liệu (hình kiểu cưa), đại khái max sức chứa kho công trường, khối lượng đủ để thi công x ngày việc cung cấp bị gián đoạn (kiểu thiên tai bão lũ). Chắc theo giáo trình Liên Xô (kinh tế kế hoạch) miễn toán tốt bốc điện thoại lên bọn cung cấp có mà chạy cong đít. Nhưng mẫu hồ sơ mời thầu Bộ Tài có vụ nên ông tư vấn đấu thầu copy nguyên sang cho chắc, dùng hay không tính sau. Trong file mẫu có biểu đồ sử dụng vật liệu máy, làm đối phó thôi. Tôi tin ông chấm thầu liếc sơ, có (nhưng phiền, với dạng tìm lỗi để đánh rớt). Khối lượng tổng vật tư cộng nhẩm bảng tổng hợp vật tư, chia đại cho tháng. Máy nhẩm nhẩm theo thực tế thôi. Tạm biệt sẻ chia Với riêng tôi, tiến độ "mì ăn liền" thực hiệu làm nhiều tiến độ dự thầu tiến độ thi công thực tế công trường với nó. Sau xin chia sẻ số tiến độ làm, bạn download file giải nén ra: - Có số file tiến độ dự thầu (nhà hàng, nhà xưởng, khách sạn, trụ sở làm việc .). Bạn chọn gần giống để sửa cho nhanh. - Có file dùng để quản lý tiến độ thực tế công trường. Cái làm tiến độ (tuần tháng) báo cáo với tư vấn CĐT, thực sửa theo thực tế. Các công việc xong giấu đi. Sau muốn xem lại có tiến độ chi tiết từ đầu tới cuối, bổ ích cho việc kiểm soát. Nếu bạn có file muốn chia sẻ, vui lòng gửi cho thangdutoan@gmail.com, post lên để thành kho liệu tiến độ cho anh em dùng chung. Cần chia sẻ thêm, vui lòng gọi 094.233.1972 (Thắng) [...]... độ dự thầu cũng như tiến độ thi công thực tế công trường với nó Sau đây tôi xin chia sẻ một số tiến độ tôi đã làm, bạn download file giải nén ra: - Có một số file tiến độ dự thầu (nhà hàng, nhà xưởng, khách sạn, trụ sở làm việc ) Bạn hãy chọn một cái gần giống nhất để sửa cho nhanh - Có 1 file tôi dùng để quản lý tiến độ thực tế ở công trường Cái này là làm tiến độ (tuần hoặc tháng) báo cáo với tư... là làm đối phó thôi Tôi tin rằng mấy ông chấm thầu cũng chỉ liếc sơ, có là được (nhưng không có cũng phiền, nhất là với những dạng tìm lỗi để đánh rớt) Khối lượng tổng vật tư tôi cộng nhẩm ở bảng tổng hợp vật tư, rồi chia đại ra cho các tháng Máy thì cũng nhẩm nhẩm theo thực tế thôi Tạm biệt và sẻ chia Với riêng tôi, cái tiến độ "mì ăn liền" này thực sự rất hiệu quả và tôi đã làm rất nhiều tiến độ dự. .. và CĐT, khi thực hiện tôi sửa theo thực tế Các công việc đã xong thì giấu đi Sau này muốn xem lại sẽ có tiến độ chi tiết từ đầu tới cuối, rất bổ ích cho việc kiểm soát Nếu bạn có file nào muốn chia sẻ, vui lòng gửi cho tôi thangdutoan@gmail.com, tôi sẽ post lên đây để thành một kho dữ liệu về tiến độ cho anh em dùng chung Cần chia sẻ gì thêm, vui lòng gọi 094.233.1972 (Thắng) . tầng, nhà xưởng Nếu có mẫu chuẩn, mỗi tiến độ dự thầu các bạn có thể làm trong 15' Ứng dụng: - Làm tiến độ dự thầu - Làm và quản lý tiến độ (tuần, tháng) khi thi công. Bài 2. Tham. 2 điều cơ bản: Tiến độ ngang và biểu đồ nhân lực. Trước tôi cũng làm tiến độ bằng Project, sau thấy rắc rối quá nên bỏ thời gian làm tiến độ hoàn toàn bằng các công thức của Excel. Và công. ăn liền thì Tiến độ Excel này là lựa chọn hoàn hảo. Các chức năng chính: - Biểu đồ tiến độ ngang - Biểu đồ nhân lực - Dự trù chi phí - nguồn vốn Tôi đang tập hợp một số mẫu tiến độ như: nhà