Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu nghiệp vụ văn thư chương 3.
Chương III TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI (Theo hướng dẫn Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng năm 2005 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước V/v Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến) Hằng ngày, quan, đồn thể, xí nghiệp, công, nông trường, trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang (sau gọi chung quan) giải công việc thuộc chức nhiệm vụ, quyền hạn giao phải xử lý vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy tờ mà quan gởi (văn đi) Giải tốt vấn đề có ý nghĩa thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực hiệu hoạt động quản lý, điều hành quan Đồng thời qua góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm túc, khoa học cán bộ, công chức việc thực công việc giao Dưới vấn đề tổ chức quản lý văn I Khái niệm nguyên tắc chung Khái niệm văn Tất loại văn bản, bao gồm văn Quy phạm Pháp luật, văn hành chính, văn chuyên ngành quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn gửi đến đối tượng có liên quan gọi văn Nói cách khác: Văn tất văn bản, giấy tờ quan soạn thảo để gửi đến quan, đơn vị khác nhằm giải cơng việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Văn văn quy phạm luật Nghị định, Nghị Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định UBND , văn thông thường khác Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Cơng lệnh đường, v.v Ngồi văn cịn có “Thư cơng” người lãnh đạo quan viết gửi đến đối tượng liên quan nhằm góp phần vào việc giải công việc chung quan Như vậy, văn đa dạng thể loại phong phú nội dung Người ta khái quát chúng thành ba nhóm sau đây: Thứ nhóm văn quy phạm luật Thứ hai nhóm văn thông thường Thứ ba “Thư công” người lãnh đạo quan viết cho đối tượng có liên quan nhằm thực thi cơng vụ Nguyên tắc chung việc quản lý văn Văn quan thực chất cơng cụ điều hành, quản lý q trình thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao Vì vậy, việc tổ chức văn đảm bảo xác, kịp thời, tiết kiệm theo quy trình mà Nhà nước quy định Chỉ có vậy, văn quan làm có tác dụng thiết thực quan Để tổ chức thống văn đi, theo nguyên tắc, chúng phải quy đầu mối - phận Văn thư thuộc Văn phịng (hoặc phịng Hành chính) quan Quy định nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn quan xác, kịp thời tiết kiệm II Quy trình tổ chức, quản lý giải văn Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ghi ngày tháng văn 1.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Đây công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan Công việc giao cho phận, văn thư quan thực Nhiệm vụ cụ thể bao gồm: - Soát lại lần cuối tất yếu tố thể thức văn như: + Quốc hiệu; + Tác giả; + Số, ký hiệu; + Địa danh, ngày tháng năm ban hành; + Tên loại, Trích yếu nội dung; + Nội dung; + Thể thức đề ký, chữ ký người có thẩm quyền; + Nơi nhận văn - Kiểm tra thành phần thể thức bổ sung như: Dấu mức độ Mật, Khẩn, Dấu Dự thảo, Dấu Thu hồi … - Kiểm tra hình thức trình bày văn như: Phơng chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, cách chừa lề, đánh số trang, cách đánh số phụ lục… Văn sản phẩm quan làm ra, chúng phản ánh toàn hoạt động quan, phản ánh lực, phẩm chất cán nhân viên quan Vì thiết chúng phải đảm bảo hình thức Trong trường hợp phát sai sót, phải báo cáo kịp thời với người giao trách nhiệm giải Những văn không đủ thể thức thiết phải sửa lại trước chuyển giao đến đối tượng có liên quan 1.2 Ghi số ngày tháng văn Ghi số ghi ngày tháng văn yêu cầu bắt buộc không loại trừ văn Mỗi văn ghi số ngày tháng định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi số văn từ đến 9, ngày đến ngày tháng đến tháng phải thêm số trước để tránh nhầm lẫn xảy ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12 * Đối với văn Quy phạm Pháp luật, việc đánh số quy định sau: Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên quan ban Ví dụ: - Số: 58/2001/NĐ-CP - Số: 34/2001/PL-UBTVQH10 - Số 20/2002/QĐ-BKHCN - Số: 110/2004/QĐ-UB * Đối với văn thông thường, số văn ghi sau: Số: …/Tên văn bản-Tên Ví dụ: - Số: 112/TB-VP - Số: 234/BC-BKHCN - Số: 345/KH-STM - Số: 346/CKN ĐA-ĐT Ở quan lớn, có nhiều văn bản, số văn ghi riêng cho loại, tức loại văn đánh hệ thống số riêng theo số Ả rập (0, 1, 2, …) Ví dụ: - Nghị định số: 01/2004/NĐ-CP - Nghị định số: 02/2004/NĐ-CP - Nghị định số: 03/2004/NĐ-CP - Nghị định số: 04/2004/NĐ-CP Số văn đánh cho nhóm văn bản, theo cách đánh số văn Quy phạm Pháp luật quan đánh hệ thống số riêng, nhóm văn thơng thường đánh hệ thống số riêng - Quyết định số: 10/2004/QĐ-UB Ví dụ: - Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB - Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB - Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB Với cách đánh số tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý tra tìm văn nhanh chóng, xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ Tuy nhiên, thực tế, quan ban hành văn với khối lượng lớn, có nhiều quan trình hoạt động lại ban hành văn Trong trường hợp này, số văn đánh liên tục cho tất loại văn quan ban hành: Ví dụ: - Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA - Thông báo số: 02/TB-CKNĐA - Công văn số: 03/CKNĐA-TH - Quyết định số: 04/QĐ-CKNĐA ………………………………… Cách đánh số tạo tính liên tục cho hệ thống số văn bản, nhiên lại gây khó khăn cho cơng tác quản lý tra tìm, trường hợp xếp lưu theo tên gọi chúng Số văn ghi phía trên, bên trái tác giả văn 1.3 Ghi ngày tháng văn Ngày tháng văn ngày văn ký thức, ngày văn có hiệu lực Văn ban hành ngày phải ghi ngày ấy, ngày 10, tháng phải thêm số “0” phía trước Ngày tháng văn yếu tố quan trọng giúp quan quản lý tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn thuận lợi Trình ký, chụp, đóng dấu quan dấu mức độ Khẩn, Mật 2.1 Trình ký văn Các quan sử dụng dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý văn thủ tục hành quan hệ giao dịch quan, tổ chức công dân (xem Chương VI: Quản lý sử dụng dấu giáo trình này) Dấu quan phép đóng vào văn có chữ ký hợp lệ, tức chữ ký Thủ trưởng người Thủ trưởng uỷ quyền ký (cấp phó ký thay - KT, cấp ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung tính chất quan trọng văn bản) Tuyệt đối khơng đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống) Dấu đóng vào văn phải rõ ràng, mẫu mực theo dấu quy định chung Nhà nước Dấu đóng trùm lên phần tư đến phần ba chữ ký phía bên trái Trong số trường hợp cụ thể Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo trình Hội nghị muốn thể tính hợp pháp văn đóng dấu quan soạn thảo văn vào chỗ tác giả chúng góc trái phía văn (dấu treo) Trong trường hợp văn ban hành văn Khẩn văn Mật thi phải đóng dấu mức độ Khẩn, Mật Dấu Khẩn, Mật trình bày số ký hiệu văn Đăng ký văn Đi Đăng ký văn (hay vào sổ văn đi) công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đối tượng có liên quan Hiện việc đăng ký văn thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký sổ đăng ký máy tính 3.1 Đăng ký sổ Lập sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm, quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn cho phù hợp Tuy nhiên, khơng nên lập nhiều sổ mà sử dụng sổ chia thành nhiều phần, phần đăng ký loại văn định + Đối với quan, tổ chức ban hành 500 văn bản/ năm nên lập hai loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn (loại thường) * Sổ đăng ký văn mật + Những quan, tổ chức ban hành từ 500 đến 2000 văn bản/ năm lập loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (Cá biệt) * Sổ đăng ký văn hành thơng thường * Sổ đăng ký văn Mật + Đối với quan, tổ chức ban hành 2000 văn bản/ năm cần lập loại sổ sau: * Sổ đăng ký văn Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị * Sổ đăng ký văn có tên gọi cụ thể * Sổ đăng ký công văn * Sổ đăng ký văn mật Lưu ý: Khi lập sổ đăng ký văn Mật phải vào số lượng văn mật quan ban hành hàng năm Nếu văn Mật có số lượng khơng thiết phải lập sổ riêng Đăng ký văn Về nguyên tắc, tất văn phải đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn cách rõ ràng, đầy đủ cột, mục theo quy định Khi đăng ký khơng dùng bút chì, khơng dập xố viết tắt từ thơng dụng, dễ gây nên nhầm lẫn, khó khăn việc tra tìm Chẳng hạn: XMC xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ, ĐBSH - đồng sơng Hồng XĐGN xố đói giảm nghèo Mẫu sổ đăng ký văn quy định sau: Bìa sổ: ………………………(1)…………………… …………………….…(2)…………………… SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: … (3) Từ ngày …/ …/… đến ngày …/…/ … (4) Từ số: …… đến số: ……(5) Quyển số: …(6) Ghi chú: (1): Tên quan (tổ chức) chủ quản cấp trực tiếp (2): Tên quan (tổ chức) đơn vị (3): Năm mở sổ đăng ký văn đến (4): Ngày tháng bắt đầu kết thức đăng ký văn vào sổ (5): Số thứ tự đăng ký văn văn cuối cung sổ (6): Số thứ tự sổ Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất sổ phải có chữ ký người có thẩm quyền đóng dấu trước sử dụng Đăng ký bên trong: Trình bày khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm cột mục theo mẫu sau: Số, ký iệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Người ký Nơi nhận văn Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi Hướng dẫn đăng ký Cột số 1: Ghi số, ký hiệu văn Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn Cột số 3: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Nếu sổ dùng đẻ đăng ký nhiều loại văn khác phải ghi rõ tên loại văn Nếu sổ dùng để đăng ký loại văn chia thành nhiều phần, phần đăng ký loại văn khơng cần ghi loại (Cột phải có kích thước rộng cột khác) Cột số 4: Ghi đầy đủ họ tên người ký văn Cột số 5: Ghi tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn (Ghi giống với phần nơi nhận ghi văn bản) Cột số 6: Ghi tên đơn vị nhân nhận lưu Cột số 7: Ghi số lượng văn phát hành Cột số 8: Ghi điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, …) Đối với văn “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải đăng ký bảo quản riêng, theo quy định chế độ bảo mật Nhà nước ban hành Có thể dùng số trang sổ đăng ký văn để đăng ký văn có đóng dấu “Mật” Trường hợp quan có số lượng văn “Mật” đăng ký vào sổ chung với loại văn khác trang sau cùng, phải ghi rõ cột ghi dấu hiệu “Mật” để tiện lợi cho việc theo dõi, kiểm tra bảo quản riêng theo quy chế bí mật Nhà nước Mẫu sổ đăng ký văn Mật giống sổ đăng ký văn có bổ sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại trích yếu nội dung” Mẫu sổ đăng ký văn Mật sau: Số, ý hiệu Ngày tháng văn văn Tên loại trích yếu nội dung văn Mức độ Mật Người ký Đơn vị, người nhận Nơi nhận văn bản lưu Số lượng Ghi 3.2 Đăng ký văn máy vi tính Việc đăng ký quản lý văn máy vi tính thực theo Cơng văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19/11/1999 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệ Thông tin văn thư lưu trữ Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn 4.1 Nguyên tắc chung Tất văn quan làm gửi tới đối tượng có liên quan phải thực nguyên tắc chung là: xác, đối tượng kịp thời Nguyên tắc nhằm đảm bảo cho văn chuyển giao khơng bị nhầm lẫn, chậm trễ thời gian, gây ách tắc xử lý, giải công việc, làm giảm hiệu lực hiệu văn ban hành Để nguyên tắc xác, đối tượng kịp thời thực có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn phải vào yêu cầu cụ thể việc theo quy định quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác quan mà định việc gửi gửi văn Căn vào định người ký văn vào đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót đơn vị cá nhân phải gửi văn Việc chuyển phát văn thực theo trình tự sau đây: 4.2 Làm thủ tục phát hành văn 4.2.1 Lựa chọn trình bày bì Văn quan trước chuyển cho đối tượng có liên quan phải để bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc tiết lộ thơng tin Phong bì gửi văn phải làm giấy bền, dai, ngồi khơng nhìn rõ chữ bên Bì văn nên in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu loại bì quy định sau: + Loại 307x220mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng nguyên khổ giấy + Loại 220x158mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng gấp 02 phần + Loại 220x109mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng gấp 03 phần + Loại 158x115mm: Dùng cho văn trình bày khổ giấy A4 cho vào bì dạng gấp phần Ngồi bì phải ghi rõ ràng xác tên quan gửi, tên địa quan hay người nhận, số ký hiệu văn bản, số lượng văn (nếu có) để chuyển nhanh chóng, xác đến người nhận, tránh nhầm lẫn xảy Mẫu bì minh họa sau: (8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2) ĐT: ……… Fax: ………… (3) E-Mail: ……………Website: ……….(4) Số: (5) Số: ………………….(5) Kính gửi: (6) ………………………………… ………………………………… (7) ………………………………… Hướng dẫn trình bày viết bì (1): Tên quan, tổ chức gửi văn (2): Địa quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần) (3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần) (4): Địa E-Mail, Website quan, tổ chức (nếu có) (5): Ghi số, ký hiệu văn có phong bì (6): Ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn (7): Địa quan, tổ chức, cá nhân nhận văn (8): Biểu tượng quan, tổ chức (nếu có) Đối với văn có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng văn Vị trí đóng dấu ký hiệu chỗ ghi số ký hiệu văn mực dấu đỏ Ví dụ: (8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2) ĐT: ……… Fax: ………… (3) E-Mail: ……………Website: ……….(4) Số: ………………….(5) KHẨN Kính gửi: (7) …………………………………(6) ………………………………… ………………………………… * Đối với văn “Mật” Khi chuyển giao phải làm bì riêng Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, khơng nhìn thấy nội dung văn bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc Khi chuyển giao văn Mật, phải làm bì: + Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu mức độ Mật Nếu văn gửi đích danh người có trách nhiệm giải đóng dấu: “Chỉ người có tên bóc bì” + Bì ngồi: Ghi gửi tài liệu thường phải đóng dấu ký hiệu mức độ mật số ký hiệu văn A Dấu ký hiệu mức độ Tuyệt Mật B Dấu ký hiệu mức độ Tối mật C Dấu ký hiệu mức độ Mật Ví dụ: (8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2) ĐT: ……… Fax: ………… (3) E-Mail: ……………Website: ……….(4) Số: ………………….(5) A A Kính gửi: (7) …………………………………(6) ………………………………… ………………………………… b Vào bì dán bì: Tuỳ theo số lượng độ dày văn mà lựa chọn cách gấp văn để vào bì Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn Khi dán bì, cần lưu ý khơng để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải dán kín khơng bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc 4.2.2 Chuyển phát văn a Chuyển phát trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan Tuỳ theo số lượng văn chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân nội quan cách thức tổ chức chuyển giao, quan định lập sổ riêng sử dụng sổ đăng ký văn để làm số chuyển giao + Những quan, tổ chức có số lượng văn chuyển giao nội nhiều việc chuyển giao văn tập trung thực phận văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng Mẫu sổ sau: - Tờ bìa: Ghi thơng tin giống sổ Đăng ký thay tên sổ bằng: “SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI” - Phần đăng ký bên trong: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận Ký nhận Ghi văn Cách ghi cột sổ: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn chuyển giao ngày phải ghi ngày Ngày 10, tháng phải thêm số “0” phía trước Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn Cột số 3: Ghi tên quan, tổ chức, nhân nhận văn Cột số 4: Chữ ký người trực tiếp nhận văn Cột số 5: Ghi điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì + Đối với quan có số lương văn sử dụng sổ Đăng ký văn để chuyển giao văn Mẫu sổ cần thêm cột “Ký nhận” vào sau cột số Số, ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung Người ký Nơi nhận văn Ký nhận Đơn vị, người nhận lưu Số lượng Ghi văn phải ký nhận vào sổ để giúp cán văn thư theo dõi việc chuyển giao văn thuận lợi, tránh tình trạng mác, thất lạc tài liệu b Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác Tất văn quan, tổ chức chuyển giao trực tiếp đến quan, tổ chức khác phải đăng ký sổ chuyển giao văn Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn nội quan: c Chuyển phát văn qua bưu điện Tất văn chuyển phát qua đường bưu điện phải lập sổ chuyển giao Mẫu sổ sau: - Tờ bìa: Ghi thơng tin giống sổ Đăng ký văn thay tên sổ là: “SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” - Phần đăng ký bên trong: Ngày chuyển Số, ký hiệu văn Nơi nhận văn Số lượng bì Ký nhận dấu bưu điện Ghi Hướng dẫn cách ghi cột Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi) Cột 3: Ghi tên quan, tổ chức, cá nhân nhận văn Cột 4: Ghi số lượng bì văn Cột 5: Chữ ký nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn dấu bưu điện Cột 6: Ghi dấu hiệu thơng tin khác ngồi yếu tố ghi cột d Chuyển phát văn qua máy Fax, qua mạng Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn cho nơi nhận máy Fax chuyển qua mạng sau phải gửi văn cho quan nhận văn Việc chuyển văn máy fax qua mạng tiến hành thủ tục chuyển giao văn khác e Chuyển phát văn mật Trong trường hợp giao nhận văn Mật người: Dự thảo, Văn thư, Nhân viên bưu điện, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản …đều phải vào sổ có ký nhận bên giao, bên nhận 4.2.3 Theo dõi việc chuyển phát văn Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần gửi kèm Phiếu gửi đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định Mẫu Phiếu gửi sau: TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Số: …/PG-…… CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc …… , ngày … tháng … năm … PHIẾU GỬI Kính gửi: …………………………………………………………… Nội dung: …………………………………………………………… Người nhận ký ngày Thẩm quyền ký … / …/ … Họ tên - Đối với văn có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo dõi, thu hồi thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thất lạc, mác - Đối với văn gửi lý (Khơng có người nhận quan thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại phải chuyển cho đơn vị soạn thảo văn đồng thời ghi vào sổ “GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” để theo dõi, kiểm tra - Trường hợp phát văn bị thất lạc phải kịp thời báo cho người giao trách nhiệm xem xét, giải Lưu văn Mỗi văn quan làm để phục vụ cho hoạt động điều hành, quản lý, sau phát hành phải giữ lại hai để lưu, lưu đơn vị cá nhân soạn thảo văn bản, lưu văn thư quan Bản lưu văn văn thư xếp theo thứ tự đăng ký Cách xếp sau: - Những văn đánh số, đăng ký chung xếp chung thành tập (một hồ sơ) Ví dụ: - Tập văn công ty X quý I năm 2004, - Tập văn UBND quận Y tháng năm 2004 …………………………………………………… - Văn đánh số riêng theo loại xếp theo tên loại cụ thể Ví dụ: - Tập Nghị định Chính phủ năm 2004 - Tập Quyết định UBND quận Hải Châu năm 2004 - Văn đánh số theo nhóm xếp riêng theo nhóm Ví dụ: năm 2004 Tập Quyết định, Chỉ thị UBND thành phố Đà Nẵng Các lưu văn sản phẩm quan trực tiếp làm ra, phận văn thư quan có nhiệm vụ bảo quản an toàn lưu để phục vụ yêu cầu hoạt tra cứu quan cần thiết Các quan cần trang bị đầy đủ phương tiện cần thiết để bảo vệ lưu Cán văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan Mẫu sổ “SỬ DỤNG BẢN LƯU” sau: - Tờ bìa: Trình bày giống tờ bìa sổ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN tên sổ thay bằng: SỔ SỬ DỤNG BẢN LƯU - Phần đăng ký sử dụng lưu: Được trình bày khổ giấy A3 gồm cột theo mẫu: gày Họ tên người sử dụng Số, ký hiệu, ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung văn Hồ sơ số Ký nhận Ngày trả Người cho phép sử dụng Ghi Hướng dẫn đăng ký: Cột số 1: Ghi ngày tháng năm phục vụ yêu cầu sử dụng lưu Cột số 2: Họ tên, đơn vị người sử dụng lưu (Nếu người sử dụng lưu người ngồi quan phải ghi đầy đủ họ tên, địa người sử dụng) Cột số 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm văn đưa phục vụ sử dụng Cột số 4: Ghi tên loại trích yếu nội dung văn Cột số 5: Ghi số, ký hiệu hồ sơ (Tập lưu văn đi) bảo quản văn đưa khai thác sử dụng Cột số 6: Chữ ký người sử dụng lưu Cột số 7: Ghi ngày tháng năm người mượn trả lưu Cột số 8: Ghi họ tên người duyệt cho phép sử dụng lưu Cột số 9: Ghi thông tin cần thiết khác( Đã trả, mượn thời hạn cho phép … ) ... lượng Ghi văn phải ký nhận vào sổ để giúp cán văn thư theo dõi việc chuyển giao văn thuận lợi, tránh tình trạng mác, thất lạc tài liệu b Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác Tất văn quan,... chuyển phát văn Cán văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn đi, cụ thể sau: - Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn theo yêu cầu người ký văn Việc xác định văn cần gửi kèm... Họ tên - Đối với văn có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo dõi, thu hồi thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn không bị thất lạc, mác - Đối với văn gửi lý (Khơng