Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 1 Mục lục ĐẶT VẤN ĐỀ 2 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 4 I. KHÁI NIỆM 4 I.1. Dữ liệu và thông tin 4 I.2. Hệ thống thông tin 5 I.3. Vai trò và chức năng của hệ thống thông tin: 9 II. LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 10 III. TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HIỆN NAY CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC: 11 IV. MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 13 CHƯƠ NG II NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 16 I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ĐÔNG ẤN 16 II. TÌM HIỂU VỀ HỆ THỐNG TỔ CHỨC THÔNG TIN TẠI CÔNG TY 17 II.1. Báo cáo bán hàng. 17 II.2. Quỹ tiền mặt 35 II.3. Thẻ kho 37 II.4. Bảng tính toán lời lãi. 38 II.5. Phụ lục thêm về giá vốn hàng hóa 39 KẾT LUẬN 41 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC 42 Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 2 ĐẶT VẤN ĐỀ Vào những thập niên cuối thế kỹ 20, sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Nó có tác động to lớn vào mọi mặt của đời sống như: khoa học kỹ thuật, kinh tế và cả xã hội. Nhờ có sự phát triển của công nghệ thông tin mà các hoạt động sản xuất trở nên phong phú,đa dạng, thuận tiện và dễ dàng hơn. Góp phần quan trọng vào việc phát hệ thống thông tin nước nhà. Ở nước ta trong 10 năm trở lại đây thì việc sử dụng công nghệ thông tin không còn xa lạ và ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội đặc biệt là lĩnh vực quản lí trong các doanh nghiệp. Quản lí là công việc vô cùng quan trọng, nó bao gồm quản lí con người, quản lí sản xuất, quản lí kinh tế và quản lí xã hội. Trong doanh nghiệp bên cạnh việc quản lí nguồn xương s ống của doanh nghiệp là nguồn tài chính thì việc tổ chức hệ thống thông tin quản lí cũng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó giúp cho doanh nghiệp lưu trữ, xử lí và truy tìm thông tin, dữ liệu một cách nhanh chống, kịp thời và hiệu quả. Nó cũng là cơ sở để các nhà quản lí ra quyết định quản trị trong doanh nghiệp. Chính vì những lí do trên mà nhóm chọn đề tài cho tiểu luận :” Tìm hiểu hệ thống thông tin quản lí tại phòng kế toán của doanh nghi ệp kinh doanh đá hoa cương Đông Ấn” Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 3 CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 4 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU I. KHÁI NIỆM I.1. Dữ liệu và thông tin I.1.1. Dữ liệu Là những sự kiện, biểu tượng… hay là những gì quan sát được trong thực tế, phản ánh một vấn đề nào đó của cuộc sống. Nhưng chưa hề được biết đổi sửa chữa cho bất kỳ mục đích nào. I.1.2. Thông tin Là những dữ liệu đã được biến đổi sao cho nó thực sự có ý nghĩa đối v ới người sử dụng. a. Đặc tính của thông tin (có 8 đặc tính) - Khối lượng (Quantity) - Phạm vi (Scope) - Độ hữu dụng (Suitability) - Độ phù hợp (Relevance) - Tính chuẩn xác (Accuracy) - Tính kịp thời (Timeliness) - Tính tương thích (Compatibility) - Cách hiển thị (Presentation) b. Các dạng thông tin chủ yếu  Thông tin chiến lược: - Liên quan tới những chính sách lâu dài của một doanh nghiệp - Thông tin về tiềm năng của thị trường, cách thức thâm nhập thị trường, chi phí cho nguyên vật liệu, phát triển sản phẩm, thay đổi về năng suất lao động, các công nghệ mới…  Thông tin chiến thuật: - Những thông tin sử dụng cho mục tiêu ngắn hạn, thường là mối quan tâm của các phòng ban. - Thông tin từ kết quả phân tích số liệu bán hàng và dự báo bán hàng, báo cáo tài chính hàng năm, đáng giá dòng tiền dự án, …  Thông tin điều hành, tác nghiệp - Sử dụng cho những công việ c ngắn hạn Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 5 - Thông tin về số lượng chứng khoán, lượng đơn hàng, tiến độ công việc… c. Các nguồn thông tin của doanh nghiệp  Nguồn thông tin bên ngoài - Khách hàng - Đối thủ cạnh tranh - Doanh nghiệp có liên quan - Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh - Các nhà cung cấp  Nguồn thông tin bên trong Thông tin từ các sổ sách và báo cáo kinh doanh thường kỳ của doanh nghiệp. I.2. Hệ thống thông tin I.2.1. Khái niệm - Hệ thống: Là một t ập hợp vật chất và phi vật chất như người, máy móc, thông tin, dữ liệu, các phương pháp xử lý, các qui tắc, quy trình xử lý, gọi là các phần tử của hệ thống. trong hệ thống, các phần tử tương tác với nhau và cùng hoạt động để hướng tới mục đích chung. - Hệ thống thông tin: là hệ thống bao gồm các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ,phân phối và phản hồi thông tin nh ằm phục vụ mục đích sử dụng của con người. XỬ LÝ LƯU TRỮ THU THẬP LƯU TRỮ PHÂN PHỐI PHẢN HỒI Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 6 - Hệ thống thông tin quản lý: là hệ thống ghi nhận, lưu trữ, xử lý thông tin của các quá trình sản xuất, kinh doanh nhằm cung cấp các thông tin hữu ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thố ng thông tin quản lý có các chức năng chính: + Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. + Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. + Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹ, đầy đủ của hệ thống. I.2.2. Phân loại hệ thống thông tin: Có nhiều cách phân loại các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp. Theo mục đích hỗ trợ mà hệ thống thông tin cung cấp được phân loại như sau: a. Hỗ trợ hoạt động:  Hệ thống xử lý dữ liệu, giao dịch kinh doanh (DPS)  Hệ thống điều khiển tiến trình (điều khiển các quá trình công nghiệp)  Hệ thống cộng tác xí nghiệp (hỗ trợ giao tiếp, cộng tác trong doanh nghiệp) Đây là các hệ thống thông tin tác nghiệp, xử lý các dữ liệu dùng cho các hoạt động kinh doanh và sinh ra trong các hoạt động đó. Các hệ thống này sinh ra nhiều sản phẩm thông tin dùng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Chúng thường đảm nhận các vai trò sau đây: - Xử lý một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh. - Điều khiển các tiến trình công nghiệp (thí dụ quá trình chế tạo sản phẩm) - Hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác trong toàn xí nghiệp, - Cập nhật các cơ sở dữ liệu cấp Công ty. Tuy nhiên các hệ thống này không chú trọng vào việc tạo ra các sản phẩm thông tin mang đặc thù quản lý. Muốn có các thông tin dạng đó phải tiến hành xử lý tiếp trong các hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý. Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 7 b. Hỗ trợ quản lý:  Hệ thống thông tin quản lý MIS (các báo cáo theo mẫu định trước)  Hệ hỗ trợ quyết định DSS (hỗ trợ quyết định tương tác, không theo mẫu)  Hệ thống thông tin điều hành (các thông tin cho lãnh đạo cấp cao nhất) Là các hệ thống hỗ trợ quản lý, trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Chúng cung cấp các thông tin và các hỗ trợ để ra quyết định về quản lý, là các nhiệm vụ phức tạp do các nhà quản trị và các nhà kinh doanh chuyên nghiệp thực hiện. Về mặt ý niệm, thường chia ra các loại hệ thống chính sau đây, nhằm hỗ trợ các chức trách ra quyết định khác nhau: - Các hệ thống thông tin quản lý - cung cấp thông tin dưới dạng các báo cáo theo mẫu định sẵn, và trình bày chúng cho các nhà quản lý và các chuyên gia khác của doanh nghiệp - Các hệ thống hỗ trợ quyết định - cung cấp trực tiếp các hỗ trợ về mặt tính toán cho các nhà quản lý trong quá trình ra quyết định (không theo mẫu định sẵn, và làm việc theo kiểu tương tác, không phải theo định kỳ), - Các hệ thống thông tin điều hành - cung cấp các thông tin có tính quyết định t ừ các nguồn khác nhau, trong nội bộ cũng như từ bên ngoài, dưới các hình thức dễ dàng sử dụng cho các cấp quản lý và điều hành. Ngoài cách phân loại trên, trong các tài liệu cũng có thể còn gặp các loại hệ thống thông tin sau đây: Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 8 1. Các hệ chuyên gia ES: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính chuyên gia và hoạt động như một chuyên gia tư vấn cho người dùng cuối. Thí dụ: các hệ tư vấn tín dụng, giám sát tiến trình, các hệ thống chẩn đoán và bảo trì. 2. Các hệ quản trị tri thức: Đây là các hệ thống thông tin dựa trên tri thức, hỗ trợ cho việc tạo, tổ chức và phổ biến các kiến thức của doanh nghi ệp cho nhân viên và các nhà quản lý trong toàn công ty. Thí dụ: truy nhập qua mạng intranet đến các kinh nghiệm và thủ thuật kinh doanh tối ưu, các chiến lược bán hàng, đến hệ thống chuyên trách giải quyết các vấn đề của khách hàng. 3. Các hệ thống chức năng doanh nghiệp (hoặc các hệ thống tác nghiệp): Hỗ trợ nhiều ứng dụng sản xuất và quản lý trong các lĩnh vực chức năng chủ chốt của công ty. Thí dụ: các hệ thố ng thông tin hỗ trợ kế toán, tài chính, tiếp thị, quản lý hoạt động, quản trị nguồn nhân lực. 4. Các hệ thống thông tin chiến lược: hệ thống thông tin loại này có thể là một hệ thống hỗ trợ hoạt động hoặc hỗ trợ quản lý, nhưng với mục tiêu cụ thể hơn là giúp cho công ty đạt được các sản phẩm, dịch vụ và năng lực tạo lợi th ế cạnh tranh có tính chiến lược. Thí dụ: buôn bán cổ phiếu trực tuyến, các hệ thống web phục vụ thương mại điện tử, hoặc theo dõi việc chuyển hàng (đối với các hãng vận chuyển). 5. Các hệ thống thông tin tích hợp, liên chức năng: Đây là các hệ thống thông tin tích hợp trong chúng nhiều nguồn thông tin và nhiều chức năng tổng hợp nhằm chia sẻ các tài nguyên thông tin cho tất cả các đơn vị trong tổ chức. Còn gọi là các hệ thống "xí nghiệp" trợ giúp việc xử lý thông tin cấp toàn doanh nghiệp. Điển hình là các hệ thống: hoạch định nguồn lực xí nghiệp (ERP), quản trị quản hệ với khách hàng (CRM), quản lý chuối cung ứng (SCM), và một số hệ khác. Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 9 I.3. Vai trò và chức năng của hệ thống thông tin: - Là một phần chính của doanh nghiệp tương tự như kế toán, tài chính, quản trị hoạt động, tiếp thị quản trị nguồn nhân lực. - Góp phần quan trọng vào hiệu quả họat động, tinh thần và năng suất lao động của nhân viên, phục vụ và đáp ứng thỏa mãn nhu cầ u của khách hang. - Là nguồn thông tin và hỗ trợ chính vô cùng cần thiết cho việc ra quyết định của các cấp quản trị và các doanh nghiệp. - Yếu tố sống còn trong phát triển sản phẩm, dịch vụ canh tranh, tăng cường lợi thế chiến lược của một tổ chức trên thị trường toàn cầu. TI Ế P THỊ S Ả N XUẤT T À I CHÍNH K Ế TOÁN NH Â N SỰ QU Ả N LÝ CẤP CAO QU Ả N L Ý CẤP TRUNG QU Ả N L Ý C Ấ P T Á C NGHIỆP Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 10 II. LỊCH SỬ PHÁT TRIỂN CỦA CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP: Các năm 1959-1960 - Xử lý dữ liệu:  Các hệ thống xử lý dữ liệu điện tử  Xử lý giao dịch, lưu giữ các hồ sơ kinh doanh  Các ứng dụng kế toán truyền thống. Các năm 1960-1970 - Tạo báo cáo phục vụ quản lý:  Các hệ thống thông tin quản lý. Quản trị các báo cáo theo mẫu định trước, chứa các thông tin hỗ trợ cho việc ra quyết định. Các năm 1970-1980 - Hỗ trợ quyết định:  Các hệ thống hỗ trợ quyết định. Hỗ trợ tiến trình ra quyết định quản lý cụ thể theo chế độ tương tác. Các năm 1980-1990 - Hỗ trợ chiến lược và hỗ trợ người dùng cuối:  Các hệ thống tính toán cho người dùng cuối. Hỗ trợ trực tiếp về tính toán cho công việc của người dùng cuối và hỗ trợ sự cộng tác trong nhóm làm việc.  Các hệ thống thông tin điều hành, cung cấp thông tin có tính quyết định cho quản lý cấp cao.  Các hệ thống chuyên gia: tư vấn có tính chuyên gia cho người dùng cuối dựa trên cơ sở tri thức.  Các hệ thống thông tin chiến lược. Các sản phẩm và dịch vụ chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh. Ph ầ n mềm Ph ầ n cứng Cơ sở d ữ liệu V iễn thông HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH DOANH Chiến lược Quy tắc S Ự TƯƠNG T Á C [...]... phấn đấu đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin, quyết tâm đưa công nghệ thông tin trở thành công cụ đắc lực và hữu dụng cho công tác quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, giúp Công ty ngày càng phát triển và bền vững Nhóm thực hiện: 07 14 Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn CHƯƠNG 2 NỘI DUNG NGHIÊN CỨU Nhóm thực hiện: 07 15 Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD. .. dụng công nghệ thông tin trong quản lý là tối quan trọng Quay lại câu chuyện của Tập đoàn CITIC của Trung Quốc kể trên, ta thấy lý do chính dẫn đến sự thất bại trong việc ứng dụng hệ thống thông tin quản trị do McKinsey tư vấn cũng chính là ở sự thiếu vắng của các hệ thống thông tin công – vi mô đánh giá các doanh Nhóm thực hiện: 07 12 Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn nghiệp,... quan trọng của vấn đề này,trong những năm qua, Công ty Trách nhiệm hữu hạn thương mại Đông Ấn đã đẩy nhanh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại Công ty, đặc biệt là trong công tác quản lý như: hệ thống báo cáo hàng tháng, kiểm soát được quỹ tiền mặt, kiểm soát lượng Nhóm thực hiện: 07 13 Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn hàng tồn và xuất... ký hộ khẩu thường trú : Thôn Đông Xuyên, Xã Đông Tiến, Huyện Yên Phong, Tỉnh Bắc Ninh Nhóm thực hiện: 07 16 Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Chỗ ở hiện tại : Thôn Đông Xuyên, Xã Đông Tiến, Huyện Yên Phong, Tỉnh Bắc Ninh Công ty chúng tôi hiện nay ngoài trụ sở chính đặt tại 61 Lê Trung Nghĩa, phường 12, quận Tân Bình còn có thêm một chi nhánh đặt tại 90 Phan Văn Hớn, phường Tân.. .Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Các năm 1990-2000 và đến nay - kinh doanh điện tử (KDĐT) và thương mại điện tử (TMĐT)  Các hệ thống KDĐT và TMĐT liên mạng  Các xí nghiệp nối mạng và các hoạt động KDĐT và TMĐT trên Internet, intranet, extranet và các mạng khác III TÌNH HÌNH ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THÔNG TIN HIỆN NAY CỦA CÁC DOANH NGHIỆP TRONG... 280 000 5 693 000 1 600 000 6 955 000 3 155 000 Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn 17 Q24 Anh Tại 14/5/2010 18 Q24 Đại Gia phúc 14/5/2010 20 Q24 Khách lể 36 Q23 Khach le Vo sò Công cắt Vàng ai cập Ngày HD Tên khách hàng Tên đá 15/5/2010 21 q24 22 Q24 Anh Hoàng Chị Huệ 15/5/2010 24 q24 Khách lẻ 16/5/2010 17/5/2010 27 q24 28 Q24 Anh Tại Chú Lợi 30 q24 32 q24 33 q24 34 q24 Anh Khải... cho việc ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống thông tin trong quản lý ở các cấp, các ngành, các doanh nghiệp Nó không chỉ hạn chế sự phát triển của ngành công nghệ thông tin nói riêng mà hạn chế và nới rộng khoảng cách phát triển của chúng ta với thế giới IV MỤC ĐÍCH, Ý NGHĨA CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU Trong những năm gần đây, công nghệ thông tin đóng vai trò chủ yếu, làm giảm đáng kể chi phí sản xuất,... 000 21 907 000 1 439 000 4 662 000 Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn 27 q25 Khách lẻ 28 Q25 Khách lẻ 29 Q25 Thắng Lợi 30 q25 Khách lẻ 28/5/2010 31 Q25 Khách lẻ 28/5/2010 32 Q25 Khách lẻ 33 q25 Anh Tại 34 q25 35 q25 Khách lẻ Anh Thời 36 Q25 Khách lẻ 37 q25 38 q25 Khách lẻ Khách lẻ 39 q25 Anh Giao 40 q25 41 Q25 42 q25 44 Q25 45 q25 Anh DĐức Anh Tại Khách lẻ Khách lẻ Khách lẻ 28/5/2010... 000 30 4 460 000 19 032 000 290 000 Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn 40 q26 Ngọc Anh Anh Khách lẻ 44 Q26 46 q26 47 q26 Khách lẻ Anh Khiêm Khách lẻ Anh Đông Vàng ai cập Công cắt Công cắt Volycat Công cắt Vàng ai cập Công cắt Xanh ngọc Light empador 1 5,8465 440 000 1 6,0795 820 000 1 3,4 420 000 7 30,8382 4 16,2516 Ngày HD Tên khách hàng Tên đá 15/6/2010 15/6/2010 15/6/2010 1... 685 000 542 000 546 000 12 585 000 17 220 000 17 244 000 1 075 000 25 800 000 13 715 000 3 490 000 107 000 11 500 000 292.090.000 255.420.000 Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn BÁO CÁO BÁN HÀNG THÁNG 05/2010 Ngày HD Tên hàng khách Tên đá 04/05/2010 15 Q23 17 Q23 Anh Luân CH Hải Hòa 04/05/2010 04/05/2010 18 Q23 19 Q23 Anh Khải Khách lẻ 04/05/2010 20 Q23 Anh ĐGP 04/05/2010 22 q23 . tài cho tiểu luận :” Tìm hiểu hệ thống thông tin quản lí tại phòng kế toán của doanh nghi ệp kinh doanh đá hoa cương Đông Ấn Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm. dụng hệ thống thông tin quản trị do McKinsey tư vấn cũng chính là ở sự thiếu vắng của các hệ thống thông tin công – vi mô đánh giá các doanh Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông. các loại hệ thống thông tin sau đây: Tìm hiểu hệ thống thông tin tại DNKD Đá hoa cương Đông Ấn Nhóm thực hiện: 07 8 1. Các hệ chuyên gia ES: Đây là các hệ thống cung cấp các tư vấn có tính