Đang tải... (xem toàn văn)
nghiên cứu và xây dựng chương trình quản lý khách sạn
MỞ ĐẦU Tin học ra đời không sớm nhưng sự phát triển nhanh như vũ bão của nó đã góp phần không nhỏ trong việc cải thiện cuộc sống con người. Các ứng dụng tin học ngày càng đi sâu vào đời sống của con người và nó là sản phẩm không thể thiếu của thế giới văn minh. Các ứng dụng công nghệ thông tin vào cuộc sống trở nên cần thiết và việc nắm bắt thông tin mới nhanh và chính xác là điều vô cùng quan trọng trong thời kỳ hiện nay. Người ta đã tin học hóa mọi lĩnh vực của đời sống xã hội, rõ nhất là trong việc quản lý thì ứng dụng tin học lại càng vô cùng quan trọng. Nhờ tin học ứng dụng, các thí sinh có thể dễ dàng tìm kiếm thông tin về điểm thi của mình một cách nhanh nhất, hiệu quả và chính xác nhất. Đặc biệt đối với những người quản lý thì việc sử dụng phần mềm quản lý khiến cho công việc của họ dễ dàng và hiệu quả hơn Với những đói hỏi thực tế như vậy thì người ta đã đưa tin học ứng dụng vào công việc quản lý giúp tiết kiệm thời gian và sức lực của con người. Xã hội càng phát triển thì yêu cầu chất lượng cuộc sống ngày càng cao,đòi hỏi các dịch vụ với chất lượng tốt. Khách sạn là đỉnh cao của ngành công nghiệp dịch vụ, để đón đầu xu thế hội nhập và mở cửa của Việt Nam, các khách sạn mọc lên ngày càng nhiều. Muốn tồn tại và phát triển thì mỗi khách sạn không ngừng trang bị nội thất và nâng cao chất lượng dịch vụ . Nhưng khách sạn càng hiện đại thì công việc quản lý càng phức tạp vì người quản lý phải bao quoát toàn bộ các hoạt động của khách sạn từ việc đặt phòng, trả phòng đến việc quản lý việc sử dụng các dịch vụ của khách… Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm người quản lý còn phải báo cáo chi tiết tình hình doanh thu từ việc cho thuê phòng và đáp ứng các dịch vụ cho khách hàng… Vì thế việc lưu trữ hồ sơ khách hàng cũng như những thông tin khác phức tạp mà tốn thời gian. Nhà lãnh đạo khó có thể giữ những thông tin nhạy cảm. 1 THIẾU MỤC LỤC, ĐẶT TRƯỚC PHẦN MỞ ĐẦU Việc tổng hợp thông tin phục vụ cho báo cáo thống kê tốn nhiều thời gian và rất phức tạp. Để giải quyết các vấn đề nêu trên thì những người quản lý cần phải có một công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp cho người quản lý giải quyết được những khó khăn mà phương pháp quản lý thông thường gặp phải: • Đơn giản hóa việc lưu trữ và cập nhật thông tin. • Dễ dàng tổng hợp thông tin giúp cho việc báo cáo thống kê. • Dễ dàng bảo mật được những thông tin nhạy cảm và giúp cho những người quản lý làm đúng chức năng nhiệm vụ của mình. • Dễ dàng kiểm soát tình hình hoạt động của các phòng và các dịch vụ • Giúp giảm đáng kể số lượng nhân viên phục vụ, giảm chi phí quản lý, tăng doanh thu cho khách sạn. Từ yêu cầu thực tế đó chúng em đã nghiên cứu và xây dựng “ Chương trình quản lý khách sạn” giúp các nhà quản lý giải quyết được những khó khăn nêu trên. Để trở thành khách sạn hàng đầu, thì điều mấu chốt ở đây, ngoài chất lượng dịch vụ, khách sạn còn cần có một công cụ quản lý. Những người quản lý giỏi nhất, cần trang bị những công cụ quản lý mạnh nhất và hiệu quả nhất. Đề tài này mang đến cho các “thủ lĩnh” những vũ khí mạnh nhất và hiệu quả nhất, đó chính là: • Đem lại tính sẵn sàng cho việc thực hiện quản lý các nghiệp vụ khách sạn • Kiểm soát được tình hình hoạt động của khách sạn • Giúp khách sạn cắt giảm chi phí, cải thiện tác nghiệp, giám sát tập trung • Tăng sức cạnh tranh của doanh nghiệp bằng cơ chế xử lý thông tin vô cùng hiệu quả, nhanh chóng và chính xác 2 CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 1.1 MÔ TẢ THỰC TRẠNG THỰC TẾ CỦA VIỆC QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Trong quá trình khảo sát thực tế tại Khách sạn mỏ Việt Bắc-Cty Than Núi Hồng – Thái Nguyên đã thu thập được những thông tin sau: Khách sạn Mỏ Việt Bắc-Cty Than Núi Hồng – Thái Nguyên gồm có 31 phòng nghỉ, được chia làm 3 loại Phòng thường đơn Phòng thường đôi Phòng VIP Ngoài việc kinh doanh phòng nghỉ, khách sạn còn có một số dịch vụ như: ăn uống, bar, giặt ủi…Mỗi nhân viên nhà phòng trong khách sạn được phân công phục vụ 1 hoặc nhiều phòng. Trước khi đến khách sạn, khách có thể tiến hành đặt phòng trước qua điện thoại, fax, email với nhân viên lễ tân. Nhân viên quản lý sẽ kiểm tra tình trạng các phòng trong khách sạn (phòng trống, phòng không an toàn,phòng đang có người ở…) dựa vào sơ đồ phòng và bố trí phòng nghỉ hợp lý cho khách. Khi khách đến khách sạn, nhân viên Lễ tân sẽ cập nhật thông tin chi tiết về khách và bố trí phòng cho khách, nếu là khách nước ngoài thì cần khai báo tạm trú theo mẫu sau: 3 Trong thời gian nghỉ tại khách sạn, khi khách hàng sử dụng các dịch vụ: ăn uống, giặt là, khách có thể trả tiền ngay hoặc thanh toán cùng với tiền phòng: 4 CT THAN NÚI HỒNG PHIẾU KHAI BÁO TẠM TRỐNG KS-Mỏ Việt Bắc REGISTRATION CARD Số(No):………… Họ tên (Fullname) Ngày sinh (Date of birth) Nam/Male Nữ/Female Quốc tịch (Nationality) Hộ chiếu số (Pass port No) Thị thực Việt Nam số (Vietnamvisa No) Giá trị đến ngày(Valid until) Nhập cảnh ngày Qua cửa khẩu (Port of arrival) Số phiếu nhập xuất cảnh (Arrival-departure card No ) Được phép tạm trú đến ngày (Permitted to stay until) Cơ quan, tổ chức, cá nhân ở Việt Nam mời, tiếp nhận(tên, địa chỉ) (Sponsor office, warranter in Vietnam) Tạm trú tại khách sạn đến ngày (Proprssed ò stay until at this Hotel Ngày Người khai ký tên Date on Sigbature Trong thời gian nghỉ tại khách sạn, nếu khách hàng không hài lòng về phòng nghỉ có thể yêu cầu đổi phòng. Hết thời gian nghỉ tại khách sạn,khách hàng cần báo với lễ tân để lễ tân bố trí người nhận lại phòng,đồng thời kiểm tra các thiết bị có trong phòng, các đồ dùng mà khách hàng đã sử dụng để phục vụ chi việc thanh toán. Bộ phận kế toán làm thủ tục thanh toán chi tiết với khách hàng về tiền thuê phòng, tiền sử dụng các loại dịch vụ mà khách hàng đã sử dụng trong thời gian nghỉ tại khách sạn. 5 Công ty than Núi Hồng Chi nhánh Khách sạn Mỏ Việt Bắc *** DỊCH VỤ GIẶT ỦI Tên khách: Phòng số: Trả lại vào: giờ ngày / / 200 …………. STT Số lượng Chủng loại quần áo Thành tiền Ghi chú Chữ ký của khách Chữ ký của lễ tân Chữ ký của NV giặt ủi Cuối mỗi ngày nhân viên bộ phận lễ tân phải xem lại các thông tin về khách hàng đã đặt phòng trước : 1 Tăng thời hạn có giá trị cho các đơn đặt phòng lên một ngày trong trường hợp khách đặt đến phòng chưa đến đúng ngày. 2 Hủy bỏ các đơn đặt phòng đã quá hạn hai ngày của khách. 3 Lập bảng kê xác định doanh thu dịch vụ theo mẫu: 4 Lập Bảng kê xác định doanh thu phòng theo mẫu: 6 CT THAN NÚI HỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KS-Mỏ Việt Bắc ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC *** BẢNG KÊ XÁC ĐỊNH DOANH THU D ỊCH V Ụ Ngày tháng năm 200 Phòng số Số tiền phải nộp: trong đó Phòng số Số tiền phải nộp: trong đó DT Chưa thuế Ti ền thu ế Tổng số DT Chưa thuế Ti ền thu ế Tổng số Doanh thu: đồng Bằng chữ: Lễ tân Trực buồng 1 Trực buồng 2 Tổ trưởng 7 CT THAN NÚI HỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KS-Mỏ Việt Bắc ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC *** BẢNG KÊ XÁC ĐỊNH DOANH THU PHÒNG NGHỈ Ngày tháng năm 200 Phòng số Số tiền phải nộp: trong đó Phòng số Số tiền phải nộp: trong đó Nghỉ đêm Nghỉ giờ Tổng số Nghỉ đêm Nghỉ giờ Tổng số Doanh thu: đồng Bằng chữ: Lễ tân Trực buồng 1 Trực buồng 2 Tổ trưởng Cuối mỗi tháng, mỗi quý và mỗi năm cũng phải báo cáo về tình hình doanh thu và các hoạt động của khách sạn cho ban quản lý khách sạn để ban lãnh đạo có phương hướng chỉ đạo. 8 CT THAN NÚI HỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KS-Mỏ Việt Bắc ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC *** B ÁO C ÁO DOANH THU D ỊCH V Ụ Ngày tháng năm 200 Ngày T ổng doanh thu: trong đó Ngày Tổng doanh thu: trong đó DT chưa thuế Tiền thuế Tổng cộng DT chưa thuế Tiền thuế Tổng cộng 1 19 2 20 3 21 4 22 5 23 6 24 7 25 8 26 9 27 10 28 11 29 12 30 13 31 14 15 16 17 18 C ộng Doanh thu: đồng; Tiền thuế: đồng. Tổng cộng: đồng Bằng chữ: Phải nộp: Người lập báo cáo Thực nộp: (ký, họ tên) Thừa, thiếu: 9 10 CT THAN NÚI HỒNG CỘNG HOÀ XÃ HỘ CHỦ NGHĨA VIỆT NAM KS-Mỏ VIệT Bắc ĐỘC LẬP - TỰ DO - HẠNH PHÚC *** B ÁO C ÁO DOANH THU PHÒNG NGHỈ Ngày tháng năm 200 Ngày Tổng doanh thu: trong đó Ng ày Tổng doanh thu: trong đó DT chưa thuế Tiền thuế Tổng cộng DT chưa thuế Tiền thuế Tổng cộng 1 19 2 20 3 21 4 22 5 23 6 24 7 25 8 26 9 27 10 28 11 29 12 30 13 31 14 15 16 17 18 Cộng Doanh thu: đồng; Tiền thuế: đồng. Tổng cộng: đồng Bằng chữ: Phải nộp: Người lập báo cáo Thực nộp: (ký, họ tên) Thừa, thiếu: [...]... THỐNG DANH MỤC 1 Quản lý DM các loại phòng 2 Quản lý DM các phòng 3 Quản lý các dịch vụ 4 Quản lý DS khách đã ở KS Mô tả: Hệ thống cung cấp chức năng quản lý rất nhiều danh mục dữ liệu đầu vào cho hệ thống Quản lý danh mục các loại phòng trong khách sạn Danh sách các phòng trong khách sạn Danh mục các loại dịch vụ trong khách sạn Quản lý danh sách khách đã từng ở tại khách sạn 2.3 BIỂU ĐỒ LUỒNG... thống quản lý khách sạn có thể mô tả bằng sơ đồ sau: 15 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 1 Quản trị thông tin hệ thống 2 Chức năng tác nghiệp 3 Báo cáo 4 Quản lý hệ thống danh mục b Mô tả chức năng Quản trị thông tin hệ thống: chức năng này sẽ thực hiện việc cập nhật thông tin người dùng, quản lý người dùng Chức năng tác nghiệp: đây là chức năng quan trọng nhất của hệ thống, giúp nhân viên dễ dàng quản lý. .. 1 3 BỘ PHẬN QUẢN LÝ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN KHÁCH 4 2 Trong đó: 1: Khách hàng đặt phòng, đăng kí sử dụng dịch vụ, yêu cầu thanh toán…… 2: Khách sạn đáp ứng yêu cầu của khách hàng: Phân phòng, đáp ứng dịch vụ, gửi phiếu thanh toán… 3: Yêu cầu quản lý 4: Báo cáo 2.3.2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC ĐỈNH 21 Kết quả Đặt phòng Tác nghiệp Yêu cầu thực hiện tác nghiệp Đáp ứng yêu cầu KHÁCH BỘ PHẬN QUẢN LÝ Hóa đơn Báo... phận quản lý Khách BPQL Ktra DV Đặt Phòng Đáp ứng yêu cầu Đáp ứng y/c Đăng ký P Đăng ký DV Đáp ứng y/c Ktra DS P ĐK DV KQ Ktra Danh mục phòng, dichvu Bộ phận quản lý BPQL 24 Khách Check – Out Khách Khách Thanh toán Gửi phiếu Gửi phiếu Thanh toán Thanh toán DV Thanh toán P Y/C thanh toán Hóa đơn Y/C thanh toán Bộ phận quản lý Bộ phận quản lý PQL 25 c CHỨC NĂNG BÁO CÁO Bộ phận quản lý Bộ phận quản lý Yêu... toán, nợ của khách hàng, khách sạn + Các thông tin tìm kiếm theo yêu cầu trong tác nghiệp của khách sạn 14 2.2 BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN QL HT danh mục Tác nghiệp DM các loại phòng Check in DM các phòng Check out Báo cáo Báo cáo doanh thu phòng Báo cáo doanh thu dịch vụ DM dịch vụ Night audit DM DS khách hàng Đổi phòng cho khách Báo cáo tình hình nợ của khách Tra cứu TT khách 2.2.1... TT khách SDụng DV 1.2 Phân quyền cho người dung 3.1 Báo cáo doanh thu phòng nghỉ 1.3 Thay dổi mật khẩu 3.2 Báo cáo doanh thu dịch vụ 2.1 Chẹk in 3.3 Báo cáo tình hình nợ của khách 2.2 Chẹk out 4.1 Quản lý DM các phòng 2.3 Night audit 4.2 Quản lý các dịch vụ 2.4 Đổi phòng cho khách 4.3 Quản lý DS khách đã ở KS 2.5 Tra cứu thông tin khách 2.5 THIẾT KẾ DỮ LIỆU CÁC THỰC THỂ VÀ THUỘC TÍNH CỦA NÓ 2.5.1 a Khách. .. vụ quản lý khách sạn: Qua việc phân tích các hoạt động của khách sạn diễn ra hàng ngày ta thấy công việc quá phức tạp vì trong một ngày có thể có rất nhiều khách đặt phòng, nhiều khách trả phòng Ngoài ra khách sạn còn có nhiều dịch vụ khác: ăn uống, giặt ủi, phòng Karaoke…Hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng, hàng năm người quản lý còn phải báo cáo chi tiết tình hình doanh thu từ việc cho thuê phòng và. .. CHỨC NĂNG QUẢN LÝ HT DANH MỤC 22 Kết quả Báo cáo cáo báo thống kê Báo cáo thống kê BỘ PHẬN QUẢN LÝ Báo cáo thống kê Hóa đơn 2.3.3 thố ng kê Bộ phận quản lý Bộ phận quản lý Yêu cầu TT Đáp ứng yêu cầu Yêu cầu TT Đáp ứng yêu cầu Cập nhật DV Cập nhật Khách Khachshang, dichvu , loaiphong,phong Cập nhật Phòng Yêu cầu TT Cập nhật loại phòng Bộ phận quản lý Yêu cầu TT Đáp ứng yêu cầu Bộ phận quản lý Đáp ứng... trước của khách Đổi phòng cho khách: Danh sách các phòng còn trống cùng với các thông tin đầy đủ về phòng trống đó Lưu trữ các thông tin phục vụ cho thanh toán và quản lý khách Tra cứu, xem thông tin về khách: 18 Hỗ trợ xem, tra cứu thông tin về khách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác Có thể xem, bổ sung hoặc sửa các thông tin về khách Check-out: Số tiền phòng, tiền dịch vụ mà khách phải... đặt phòng của khách nhân viên lễ tân sẽ: - Kiểm tra tình trạng các phòng (phòng trống, phòng sắp có người trả…) để bố trí phòng phù hợp cho khách 11 - Kiểm tra xem khách hàng đã từng ở khách sạn chưa? Nếu có rồi thì cập nhật thông tin khách còn nếu chưa thì tạo hồ sơ khách Khi khách đến khách sạn thuê phòng, nhân viên Lễ tân sẽ: - Cập nhật thông tin chi tiết về khách hàng - Giao phòng cho khách Khi có . phòng và các dịch vụ • Giúp giảm đáng kể số lượng nhân viên phục vụ, giảm chi phí quản lý, tăng doanh thu cho khách sạn. Từ yêu cầu thực tế đó chúng em đã nghiên cứu và xây dựng “ Chương trình quản. thống Quản lý danh mục các loại phòng trong khách sạn Danh sách các phòng trong khách sạn Danh mục các loại dịch vụ trong khách sạn Quản lý danh sách khách đã từng ở tại khách sạn 2.3. cơ chế xử lý thông tin vô cùng hiệu quả, nhanh chóng và chính xác 2 CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN 1.1 MÔ TẢ THỰC TRẠNG THỰC TẾ CỦA VIỆC QUẢN LÝ KHÁCH SẠN Trong quá trình khảo