Lời n ói đ ầ u Lời n ói đ ầ u Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có đ Trong nền kinh tế tri thức, sự cạnh tranh của các ngành nghề để có đ ợc ợc một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề một thế đứng vững chắc trở nên khốc liệt hơn bao giờ hết. Mỗi ngành nghề đều có xu h đều có xu h ớng xây dựng cho mình những chiến l ớng xây dựng cho mình những chiến l ợc để phát triển thế mạnh so ợc để phát triển thế mạnh so với các đối thủ cạnh tranh. với các đối thủ cạnh tranh. Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới, Việt Nam đã và Hòa nhịp cùng sự phát triển của nền kinh thế Thế giới, Việt Nam đã và đang tạo những b đang tạo những b ớc tiến v ớc tiến v ợt bậc để đ ợt bậc để đ a nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát a nền kinh tế đi sâu vào quỹ đạo phát triển. Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri triển. Thời đại Công nghiệp hóa - Hiện đại hóa, thời đại của nền kinh tế tri thức nhu cầu công việc của con ng thức nhu cầu công việc của con ng ời ngày càng phong phú, và nhiều ngành ời ngày càng phong phú, và nhiều ngành nghề ra đời. Để thực tế hóa vấn đề này Tr nghề ra đời. Để thực tế hóa vấn đề này Tr ờng Cao đẳng Văn th ờng Cao đẳng Văn th L L u trữ TWI đã u trữ TWI đã mở rộng đào tạo một số ngành nghề nh mở rộng đào tạo một số ngành nghề nh : Hành chính văn phòng, Th : Hành chính văn phòng, Th ký văn ký văn phòng. phòng. Nghề Th Nghề Th ký là đội ngũ của những ng ký là đội ngũ của những ng ời có trình độ chuyên môn, khả ời có trình độ chuyên môn, khả năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Tr năng giải quyết công việc và bản lĩnh nghề nghiệp. Tr ớc đây nghề Th ớc đây nghề Th ký ch ký ch a a đ đ ợc thực sự coi trọng và phát triển ng ợc thực sự coi trọng và phát triển ng ời ta có quan niệm và nhìn sai lệch về ời ta có quan niệm và nhìn sai lệch về nghề Th nghề Th ký, điều đó gây ảnh h ký, điều đó gây ảnh h ởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các ởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của các cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát triển theo h cơ quan, công ty, xí nghiệp. Ngày nay với xu thế phát triển theo h ớng cổ phần ớng cổ phần hóa - t hóa - t nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Th nhân hóa, Doanh nghiệp phát triển và nghề Th ký đã đ ký đã đ ợc coi trọng, ợc coi trọng, u u tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội. tiên hơn và nó mang lại hiệu quả không nhỏ cho sự phát triển của xã hội. Cũng nh Cũng nh các học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập tại cơ quan các học viên chuyên ngành khác thời gian thực tập tại cơ quan của học sinh chuyên ngành Th của học sinh chuyên ngành Th ký Văn phòng là 16 tuần, từ ngày 15/5/2006 ký Văn phòng là 16 tuần, từ ngày 15/5/2006 đến 16/9/2006. Đây là một giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng cho đến 16/9/2006. Đây là một giai đoạn chiếm vị trí quan trọng, là nền tảng cho cán bộ văn phòng tr cán bộ văn phòng tr ớc khi b ớc khi b ớc vào thực tế công việc. "Bản báo cáo thu hoạch ớc vào thực tế công việc. "Bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà học viên làm đ thực tập tốt nghiệp" là kết quả mà học viên làm đ ợc bao gồm tất cả các công ợc bao gồm tất cả các công việc từ quá trình khảo sát công tác Th việc từ quá trình khảo sát công tác Th ký văn phòng, Văn th ký văn phòng, Văn th L L u trữ, những u trữ, những nhận thức kiến nghị và giải pháp của cá nhân vào công tác văn phòng của cơ nhận thức kiến nghị và giải pháp của cá nhân vào công tác văn phòng của cơ quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quá trình thực tập, quan mình đến thực tập và những nhận xét của cơ quan về quá trình thực tập, tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập sinh, trên cơ sở đó nhà tr tinh thần trách nhiệm và hiệu quả của thực tập sinh, trên cơ sở đó nhà tr ờng có ờng có thể nắm đ thể nắm đ ợc khả năng của học sinh sau đào tạo cũng nh ợc khả năng của học sinh sau đào tạo cũng nh bổ sung kiến thức, bổ sung kiến thức, đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho quy trình đào tạo đúc rút những kinh nghiệm quý báu để hoàn thiện hơn cho quy trình đào tạo các khoá học sau. các khoá học sau. Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà tr Theo kế hoạch và nội dung thực tập của Nhà tr ờng đề ra em đã trực tiếp ờng đề ra em đã trực tiếp liên hệ thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh liên hệ thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh Địa chỉ: 18/79 Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội Địa chỉ: 18/79 Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội Điện thoại: 04 5116410 Điện thoại: 04 5116410 Fax: 04 5116410 Fax: 04 5116410 1 D D ới sự h ới sự h ớng dẫn trực tiếp và sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong ớng dẫn trực tiếp và sự giúp đỡ nhiệt tình của các anh chị trong Văn phòng. Em đã hoàn thành tốt kế hoach thực tập của mình với nội dung Văn phòng. Em đã hoàn thành tốt kế hoach thực tập của mình với nội dung bao gồm các nghiệp vụ Th bao gồm các nghiệp vụ Th ký Văn phòng, Văn th ký Văn phòng, Văn th , L , L u trữ u trữ Qua bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" em xin gửi lời cảm ơn Qua bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" em xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới các Thầy cô giáo Tr chân thành nhất tới các Thầy cô giáo Tr ờng Cao đẳng Văn th ờng Cao đẳng Văn th L L u trữ TWI cùng u trữ TWI cùng toàn thể các anh chị trong Văn phòng Công ty TNHH in Hoàng Minh đã nhiệt toàn thể các anh chị trong Văn phòng Công ty TNHH in Hoàng Minh đã nhiệt tình h tình h ớng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp em thực ớng dẫn giúp đỡ trao đổi kinh nghiệm cho em, đồng thời giúp em thực hiện những ý t hiện những ý t ởng của mình đem lại những kiến thức đã học áp dụng vào thực ởng của mình đem lại những kiến thức đã học áp dụng vào thực tế, nâng cao trình độ hiểu biết của mình qua những công việc hàng ngày, tế, nâng cao trình độ hiểu biết của mình qua những công việc hàng ngày, những cuộc trao đổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú. những cuộc trao đổi kiến thức nghiệp vụ rất bổ ích và lý thú. "Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi ng "Hiệu quả công việc quyết định sự thành công của mỗi ng ời" điều đó là ời" điều đó là tất yếu, và hơn bao giờ hết em mong muốn mình sẽ làm tốt đ tất yếu, và hơn bao giờ hết em mong muốn mình sẽ làm tốt đ ợc tất cả mọi ợc tất cả mọi công việc nh công việc nh ng để làm đ ng để làm đ ợc điều đó cần phải có một sự nổ lực rất lớn của bản ợc điều đó cần phải có một sự nổ lực rất lớn của bản thân cùng sự giúp đỡ của mọi ng thân cùng sự giúp đỡ của mọi ng ời. Bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt ời. Bản "Báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp" là kết quả của một quá trình thực tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiều nghiệp" là kết quả của một quá trình thực tập, mặc dù đã cố gắng rất nhiều song sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em rất mong nhận đ song sẽ không tránh khỏi nhiều thiếu sót, em rất mong nhận đ ợc sự đóng góp ợc sự đóng góp nhiệt tình của các Thầy cô giáo, các anh, chị trong Công ty và bạn đọc để Báo nhiệt tình của các Thầy cô giáo, các anh, chị trong Công ty và bạn đọc để Báo cáo của em hoàn thiện hơn. cáo của em hoàn thiện hơn. Em xin trân trọng cảm ơn! Em xin trân trọng cảm ơn! 2 Phần I: Phần I: Nội dung thực tập nghiệp vụ Th Nội dung thực tập nghiệp vụ Th ký ký I. Tình hình công tác Th I. Tình hình công tác Th ký Văn phòng tại cơ quan ký Văn phòng tại cơ quan : : 1. Sự hình thành và hoạt động của Công ty TNHH in Hoàng 1. Sự hình thành và hoạt động của Công ty TNHH in Hoàng Minh: Minh: Cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật đã mang lại tinh hoa cho xã hội, Cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật đã mang lại tinh hoa cho xã hội, cho cuộc sống của con ng cho cuộc sống của con ng ời. Cùng với sự thành công của cuộc cách mạng ời. Cùng với sự thành công của cuộc cách mạng Khoa học kỹ thuật, xã hội ngày càng phát triển, trí tuệ con ng Khoa học kỹ thuật, xã hội ngày càng phát triển, trí tuệ con ng ời ng ời ng ời ngày ời ngày càng cao, yêu cầu của con ng càng cao, yêu cầu của con ng ời ngày càng phong phú. D ời ngày càng phong phú. D ới sự tác động mạnh ới sự tác động mạnh mẽ của nền kinh tế Thế giới, Việt Nam đã và đang đi vào hiện đại hoá - công mẽ của nền kinh tế Thế giới, Việt Nam đã và đang đi vào hiện đại hoá - công nghiệp hoá và đang từng b nghiệp hoá và đang từng b ớc cổ phần hoá- t ớc cổ phần hoá- t nhân hoá dẫn tới nhiều ngành nhân hoá dẫn tới nhiều ngành nghề ra đời, ngành in đ nghề ra đời, ngành in đ ợc xem là một ngành đang có b ợc xem là một ngành đang có b ớc phát triển đột phá, ớc phát triển đột phá, chiếm thị phần trong hệ thống kinh doanh; sản phẩm in rất cần thiết cho cá chiếm thị phần trong hệ thống kinh doanh; sản phẩm in rất cần thiết cho cá nhân, cửa hàng, tổ chức hành chính, công ty, xí nghiệp, quốc gia, xuyên quốc nhân, cửa hàng, tổ chức hành chính, công ty, xí nghiệp, quốc gia, xuyên quốc gia. Công ty TNHH in Hoàng Minh đ gia. Công ty TNHH in Hoàng Minh đ ợc thành lập trong hoàn cảnh thuận lợi ợc thành lập trong hoàn cảnh thuận lợi đó. đó. Theo Quyết định Phê duyệt số 5468/QĐ Phê duyệt số 5468/QĐ - UBND do UBND Thành phố Hà Nội cấp ngày 24/03/2002, theo Giấy phép số 3800/GP UBND và theo Giấy phép số 3800/GP UBND và Giấy đăng ký kinh doanh số 055096 do Sở Kế hoạch và Đầu t Thành phố Hà Nội cấp ngày 22/03/2002 Công ty TNHH in Hoàng Minh đã chính thức khai trơng vào ngày 26/03/2002 nhân dịp kỷ niệm 72 năm ngày thành lập Đoàn Thanh niên Việt Nam. Công ty TNHH in Hoàng Minh đợc thành lập bởi các sáng lập viên uy tín nh: Nguyễn Ngọc Hải Đào Quang Minh Vũ Văn Sơn Chu Thị Thu Trang Vũ Lê Tùng Phạm Bá Tâm Nguyễn Anh Tuấn Và một số thành viên khác, Công ty sẵn sàng phát huy nội lực để phát triển kinh doanh. Công ty TNHH in Hoàng Minh Tên giao dịch bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH in Hoàng Minh Tên giao dịch bằng Tiếng Anh: Heart & Mind Lô gô: Trái tim & Trí tuệ 3 Địa chỉ: 18/79, Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa, Hà Nội. Điện thoại : 04 5118000 Fax: 04 5116410 E- mail: heart_mind@hn.vnn.vn Công ty TNHH in Hoàng Minh là Công ty in ấn, thiết kế, quảng cáo (biển bảng ngoài trời ), nội thất, ngoại thất. Với phơng châm hoạt động "Đơn giản, sáng tạo, chuyên nghiệp, ấn tợng và hiệu quả". Hoàng Minh là đơn vị chuyên phục vụ nhu cầu: Lịch, tờ rơi, sách, báo, Hoàng Minh là đơn vị chuyên phục vụ nhu cầu: Lịch, tờ rơi, sách, báo, tạp chí, phong bì, tiêu đề th tạp chí, phong bì, tiêu đề th , catalogues, bao bì sản phẩm cho các doanh , catalogues, bao bì sản phẩm cho các doanh nghiệp Nhà n nghiệp Nhà n ớc, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty liên doanh, Công ớc, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty liên doanh, Công ty 100% vốn n ty 100% vốn n ớc ngoài, Khách sạn, nhà hàng, Tổ chức hành chính Nhà n ớc ngoài, Khách sạn, nhà hàng, Tổ chức hành chính Nhà n ớc, ớc, Tổ chức Phi chính phủ Tổ chức Phi chính phủ Trong suốt quá trình hình thành và phát triển Công ty TNHH in Hoàng Minh luôn không thoả mãn với những gì đang có, liên tục mở rộng và phát triển các loại hình sản phẩm. Hoàng Minh luôn làm hài lòng khách hàng với những sản phẩm chất lợng cao, mẫu mã đẹp. Hoàng Minh không ngừng vơn lên bằng chính sự sáng tạo của đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, cá tính, giàu sáng tạo, cùng với dây chuyền sản xuất khép kín và hiện đại. Chỉ trong vòng 3 năm hoạt động kinh doanh Hoàng Minh đã có hàng nghìn khách hàng có uy tín trong nớc nh: - Nhà máy chế biến sữa Hà Nội, - FPT, - Bộ Y tế, - Bộ Công nghiệp, - Vinasat, - Học viện Quân y, - Thiên An Sơn. Nhiều khách hàng là tổ chức phi Chính phủ nh: - Child Fund, - AED - Viện Hàn lâm phát triển Giáo dục, - CIDSE - Đoàn kết và Hợp tác Quốc tế, - Dự án Dupet, - PSBI, - Đại sứ quán úc, - Agrifood Consulting Nông phẩm Quốc tế, - Agrifood Consulting Nông phẩm Quốc tế, - Tổ chức Jaica, - Tổ chức Jaica, 4 - Tổ chức Tầm nhìn Thế giới - Tổ chức Tầm nhìn Thế giới Để không ngừng làm mới mình Hoàng Minh đang từng b Để không ngừng làm mới mình Hoàng Minh đang từng b ớc mở rộng ớc mở rộng kinh doanh, tăng c kinh doanh, tăng c ờng nhân lực, hỗ trợ trang thiết bị để phục vụ khách hàng ờng nhân lực, hỗ trợ trang thiết bị để phục vụ khách hàng một cách tốt nhất. một cách tốt nhất. Với ph Với ph ơng châm "Cẩn thận, cẩn thận hơn, cẩn thận hơn nữa", Hoàng ơng châm "Cẩn thận, cẩn thận hơn, cẩn thận hơn nữa", Hoàng Minh tuyệt đối tôn trọng khách hàng. "Lớn hay nhỏ không quan trọng, đánh Minh tuyệt đối tôn trọng khách hàng. "Lớn hay nhỏ không quan trọng, đánh giá đúng khả năng của mình, hãy tiếp thị & dịch vụ cẩn thận với cả lớn và giá đúng khả năng của mình, hãy tiếp thị & dịch vụ cẩn thận với cả lớn và nhỏ" nhỏ" Nếu bạn là một nhà thiết kế hay một nhà kinh doanh giỏi hãy đến với Nếu bạn là một nhà thiết kế hay một nhà kinh doanh giỏi hãy đến với Hoàng Minh bạn sẽ thể hiện hết khả năng của mình. Hoàng Minh bạn sẽ thể hiện hết khả năng của mình. Nh Nh vậy có thể nói Công ty TNHH in Hoàng Minh tuy đ vậy có thể nói Công ty TNHH in Hoàng Minh tuy đ ợc thành lập ch ợc thành lập ch a a lâu nh lâu nh ng đã đạt đ ng đã đạt đ ợc những thành tựu rất lớn, với quy mô hoạt động ngày càng ợc những thành tựu rất lớn, với quy mô hoạt động ngày càng đ đ ợc mở rộng, sẽ không lâu nữa Hoàng Minh trở thành một doanh nghiệp có uy ợc mở rộng, sẽ không lâu nữa Hoàng Minh trở thành một doanh nghiệp có uy tín và th tín và th ơng hiệu. ơng hiệu. Sau gần 4 năm hoạt động Công ty TNHH in Hoàng Minh luôn đạt Sau gần 4 năm hoạt động Công ty TNHH in Hoàng Minh luôn đạt doanh thu năm sau cao hơn năm tr doanh thu năm sau cao hơn năm tr ớc. ớc. Đây chính là kết quả của các chính sách và chiến lợc kinh doanh đúng đắn, kết hợp chặt chẽ với các hoạt động xã hội , đảm bảo gắn hiệu quả kinh tế với mục tiêu đem lại lợi ích cho xã hội. Dự kiến trong những năm tiếp theo Công ty TNHH in Hoàng Minh sẽ ngày càng đạt hiệu quả kinh tế cao, đóng góp cho ngân sách Nhà nớc một khoản thu lớn thông qua việc nộp thuế. Bảng doanh thu của Công ty trong 4 năm đầu: Năm 2002 2003 2004 2005 Doanh thu 380 triệu 2tỷ4 3tỷ8 4tỷ7 Cơ cấu tổ chức lao động của Công ty: Trình độ Số lao động Tỉ lệ % Đại học, trên đại học Cao đẳng Trung cấp PTTH 25 13 2 0 62.5% 32.5% 5% 0 Tổng cộng 40 100% Cán bộ quản lý Lao động trực tiếp 5 35 12.5% 87.5% 5 6 Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty 7 Giám đốc PGĐ Thiết kế TP Kế Toán TP Sản Xuất 1 TP Kinh Doanh TP Sản Xuất 2 Kế toán viên Thủ quỹ Tổ tr ởng Phó phòng Phó phòng Phó phòng PP chế bản Phó phòng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Tổ tr ởng Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên TP Thiết Kế PP ý t ởng 2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính hoặc Văn 2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính hoặc Văn phòng Công ty: phòng Công ty: *Chức năng nhiệm vụ của Công ty: Từ khi đi vào hoạt động, với ý nghĩa là một công ty chuyên phục vụ, Công ty đã thực hiện tốt hai chức năng là chức năng xã hội và chức năng kinh tế của một doanh nghiệp. - Với chức năng xã hội: Công ty đã có nhiều đóng góp và là đơn vị nổi bật trong địa bàn Quận Đống Đa. Công ty đã ủng hộ 10 triệu đồng xây dựng nhà tình nghĩa cho hai bà mẹ Việt Nam anh hùng của Quận. - Với chức năng kinh tế: Chỉ trong một thời gian ngắn đi vào hoạt động, các sản phẩm và mẫu mã đã chứng tỏ đợc tính khả thi và doanh thu của Công ty ngày càng cao. Bên cạnh đó, hàng năng Công ty còn đóng góp một phần không nhỏ cho ngân sách Nhà nớc. Khẩu hiệu của Công ty: Hợp tác, Phát triển, Bền vững, Phơng châm hoạt động Cẩn thận! Cẩn thận hơn! Cẩn thận hơn nữa!", "Cách nghĩ vì toàn cộng đồng và hoạt động vì lợi ích của khách hàng. Trong nhiều năm qua khẩu hiệu và phơng châm đó vẫn giữ vững, Công ty luôn chứng tỏ sự quan tâm hết mình của Công ty đối với khách hàng của mình. *Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Công ty: - Phòng Kinh doanh: Quản lý hệ thống khách hàng, duy trì mối quan hệ với các khách hàng truyền thống. Phát triển thêm khách hàng mới, tăng quy mô của hoạt động kinh doanh cả về số lợng và chất lợng. Thu thập các thông tin về thị trờng, về nhu cầu của khách hàng, về năng lực của đối thủ cạnh tranh để đa ra các chiến lợc kinh doanh. Làm nhiệm vụ tiếp thị, tìm kiếm và tiếp cận khách hàng; bán giới thiệu sản phẩm và dịch vụ của Công ty. Khách hàng không tự tìm đến mà nhân viên Phòng kinh doanh phải tìm đến khách hàng. Sản phẩm tốt không có giá trị nếu không có ai biết, vì thế nhân viên kinh doanh phải làm thế nào để khách hàng nhận biết đợc điều đó. Khi tiếp thị nhân viên kinh doanh phải giới thiệu cho khách hàng biết Hoàng Minh là ai? Hoàng Minh có sản phẩm gì để bán. Và phải biết khách hàng đang có nhu cầu gì. Hãy làm cho khách hàng hài lòng với những sản phẩm đợc thiết kế đẹp, và giá cả cạnh tranh hợp lý. Phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ quyết định sự thành công hay thất bại về doanh số của 8 Công ty. Báo cáo các thông tin thị trờng và kết quả kinh doanh lên lảnh đạo để cùng lảnh đạo đa ra các quyết định nh: Tăng qui mô hoạt động kinh doanh, đầu t thêm vốn, thay đổi ngành hàng, đối tợng khách hàng Công việc nhân viên kinh doanh phải làm: Chào hàng, báo giá, đặt hàng, ký hợp đồng, giao hàng - Phòng Thiết kế: Chịu trách nhiệm về tiêu chuẩn của sản phẩm, có nhiệm vụ thiết kế, in ấn, tạo hình ảnh, nắm bắt ý tởng thông tin về các mẫu thiết kế, tạo hình ảnh có ý nghĩa và thẩm mỹ cao theo yêu cầu của khách hàng trên các chất liệu. Phòng Thiết kế phải nắm bắt đợc rằng để có một sản phẩm in phải kết hợp các yếu tố: ý tởng, chất liệu, màu sắc, bố cục, ngôn ngữ và công nghệ. Dự đoán dòng sản phẩm của tơng lai để đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của Công ty dự trên kinh nghiệm của ngời dự đoán và sự đánh giá các thông tin về sản phẩm, xu hớng, tập quán, văn hoá, địa bàn kinh doanh và thị trờng đang tiếp cận. Đồng thời chịu trách nhiệm chế bản và in ấn. - Phòng sản xuất: - Phòng sản xuất: Chịu trách nhiệm thực hiện các mẫu thiết kế đã đ Chịu trách nhiệm thực hiện các mẫu thiết kế đã đ ợc duyệt để cho ra ợc duyệt để cho ra thành sản phẩm. Tham vấn cho các cấp trên để xác định tiến độ cung cấp sản thành sản phẩm. Tham vấn cho các cấp trên để xác định tiến độ cung cấp sản phẩm, đảm bảo thời hạn để cung cấp sản phẩm đặt hàng cho khách hàng. Bảo phẩm, đảm bảo thời hạn để cung cấp sản phẩm đặt hàng cho khách hàng. Bảo đảm sản xuất tiết kiệm giúp Công ty tăng lợi nhuận. Đồng thời có trách nhiệm đảm sản xuất tiết kiệm giúp Công ty tăng lợi nhuận. Đồng thời có trách nhiệm tính giá, kiểm tra sản phẩm, lấy hàng. tính giá, kiểm tra sản phẩm, lấy hàng. - Phòng Kế toán: - Phòng Kế toán: Chịu trách nhiệm thực hiện toàn bộ công tác kế toán của Công ty + Quản lý hoạt động thu chi của Công ty. Lập báo cáo tài chính hàng tháng, quý, năm. + Xây dựng, đề xuất kế hoạch tài chính dài hạn và ngắn hạn của Công ty: + Hỗ trợ Kế toán trởng lấp kế hoạch, tìm kiếm và đề xuất phơng án quản lý, sử dụng nguồn vốn của Công ty, + Hỗ trợ kế toán trởng hạch toán kinh tế, hỗ trợ phân tích tài chính các dự án đầu t, hợp tác kinh doanh mà Công ty thực hiện hoặc tham gia thực hiện. + Thẩm định đề xuất mua bán trang thiết bị, vật t, văn phòng phẩm, chi trả lơng và chế độ phúc lợi cho nhân viên. + Thực hiện các nghiệp vụ kế toán, các hoạt động tài chính của Công ty. + Cung cấp số liệu cho các bộ phận để phân tích thị trờng, lập dự án đầu t kinh doanh khi đợc phép của Ban điều hành. - Phòng phát triển dự án: 9 Truy cập thông tin toàn cầu để nắm bắt thông tin thị hiếu và nhu cầu khách hàng để tìm kiếm đối tác trong và ngoài nớc, đặc biệt là các tổ chức Phi chính phủ. Đồng thời lập dự án mới với tất cả các thông tin tổng hợp về thị tr- ờng, sản phẩm, chi phí. 3. Công tác Th ký văn phòng của Công ty TNHH in Hoàng Minh: *Khái niệm Th ký văn phòng theo Hiệp hội Th ký chuyên nghiệp Quốc tế (IPS). Th ký là ngời trợ giúp của cấp quản trị, là ngời nắm vững các nghiệp vụ Hành chính Văn phòng, có khả năng chịu trách nhiệm mà không cần kiểm tra trực tiếp, có óc phán đoán, óc sáng kiến và đa ra các quyết định trong phạm vi quyền hạn của mình. *Theo giáo trình Trờng Cao đẳng Văn th Lu trữ TWI. Th ký Văn phòng là ngời trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh chuyên môn nhất định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng. Tại Công ty TNHH in Hoàng Minh, do yêu cầu công việc nên có tới 5 ngời giúp việc cho Lãnh đạo, mỗi phòng có một ngời đại diện giúp Thủ trởng giải quyết các công việc liên quan đến phòng mình. 3.1. Quan niệm của Lãnh đạo về công tác văn phòng: 3.1. Quan niệm của Lãnh đạo về công tác văn phòng: Cũng nh Cũng nh các nghề khác - Th các nghề khác - Th ký Văn phòng cũng đ ký Văn phòng cũng đ ợc coi là một nghề - ợc coi là một nghề - Nghề Th Nghề Th ký Văn phòng. ký Văn phòng. Thời thế đã thay đổi, không còn là thời kỳ bao cấp nữa mà là kinh tế thị Thời thế đã thay đổi, không còn là thời kỳ bao cấp nữa mà là kinh tế thị tr tr ờng, các hình mẫu Th ờng, các hình mẫu Th ký tr ký tr ớc đây đã không còn. ớc đây đã không còn. Th Th ký Văn phòng là ng ký Văn phòng là ng ời tham m ời tham m u, tổng hợp giúp lãnh đạo trong việc u, tổng hợp giúp lãnh đạo trong việc chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Công ty. Với sự xuất hiện của chỉ đạo, điều hành các hoạt động chung của Công ty. Với sự xuất hiện của máy tính và các phần mềm văn phòng từ những thập niên 80 thì nghiệp vụ của máy tính và các phần mềm văn phòng từ những thập niên 80 thì nghiệp vụ của Th Th ký Văn phòng đã thay đổi rất lớn. ký Văn phòng đã thay đổi rất lớn. Có thể thấy công việc của ng Có thể thấy công việc của ng ời Lãnh đạo hết sức phức tạp, cho nên Th ời Lãnh đạo hết sức phức tạp, cho nên Th ký không chỉ đơn thuần là một ng ký không chỉ đơn thuần là một ng ời giúp việc cho lãnh đạo về một mặt nhất ời giúp việc cho lãnh đạo về một mặt nhất định nào đó, và công việc đánh máy chữ tr định nào đó, và công việc đánh máy chữ tr ớc đây chiếm 60% khối l ớc đây chiếm 60% khối l ợng công ợng công việc của Th việc của Th ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20%. ký thì ngày nay chỉ còn khoảng 20%. Công tác Th Công tác Th ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là bộ ký văn phòng ngày nay có vai trò cực kỳ quan trọng, là bộ mặt không thể thiếu giữa ng mặt không thể thiếu giữa ng ời chủ doanh nghiệp và môi tr ời chủ doanh nghiệp và môi tr ờng hoạt động của ờng hoạt động của Công ty, trong các quan hệ với nhân viên, với những ng Công ty, trong các quan hệ với nhân viên, với những ng ời cùng cộng tác, với ời cùng cộng tác, với khách hàng. Nói nh khách hàng. Nói nh V.I. Lê Nin lao động của ng V.I. Lê Nin lao động của ng ời Th ời Th ký văn phòng là loại lao ký văn phòng là loại lao động để tất cả các vấn đề đ động để tất cả các vấn đề đ ợc chọn lọc và đánh giá sơ bộ nghĩa là công tác ợc chọn lọc và đánh giá sơ bộ nghĩa là công tác Th Th ký văn phòng đ ký văn phòng đ ợc hiểu là phụ trách tổng hợp, điều hành mọi quan hệ của ợc hiểu là phụ trách tổng hợp, điều hành mọi quan hệ của Thủ tr Thủ tr ởng, biết phân loại các cuộc hẹn cho Lãnh đạo, chịu trách nhiệm về các ởng, biết phân loại các cuộc hẹn cho Lãnh đạo, chịu trách nhiệm về các 10 [...]... hình và có cách giải quyết công việc phù hợp Qua quá trình thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh cũng nh việc trình bày Bản báo cáo thu hoạch thực tập tốt nghiệp này bản thân em cũng đã có đợc nhận thức đúng đắn về nghề Th ký Văn phòng Thông qua những đợc công việc thực tế đã làm tại cơ quan và những quan sát tình hình thực tế em đã tiếp thu đợc nhiều kinh nghiệm hay, thiết thực cho bản thân Cũng thông... các văn bản gửi Công ty, Ban Giám đốc Công ty và các loại văn bản nhập vào nội bộ, hay đơn vị trong Công ty Mỗi loại văn bản gửi đến Công ty đều đợc Th ký Văn phòng vào sổ của đợc Công ty và lu giữ vào hệ thống sổ sách của cơ quan lu Công tác Th ký văn phòng của Công ty TNHH in Hoàng Minh trong việc giải quyết văn bản đến dù dới bất kỳ dạng nào, đều đợc Th ký văn phòng dới đợc của Công ty xử lý theo... không? Công tác Th ký văn phòng tại Công ty TNHH in Hoàng Minh là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ công tác quản lý, giúp cho Ban Giám đốc nắm đợc toàn bộ tình hình công việc của Công ty Công tác đợc Văn phòng phải đợc hiểu là tất cả các công việc quản lý hành chính về xây đợc dựng văn bản, quản lý và giải quyết các văn bản đó gắn liền với hoạt động của Công ty Nh vậy, có thể nói công. .. ngời Th ký Để làm tốt đợc công việc đó Th ký ngời đợc phải là ngời nhạy bén và hiểu biết ngời 3 Nhiệm vụ liên quan đến tổ chức công việc: 3.1 Lập lịch công tác ngày, tuần, tháng, của Thủ trởng trởng Trong quá trình thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh do môi tr ờng làm việc cũng nh thời gian thực tập nên việc lập lịch công tác ngày, tuần, tháng cho Thủ trởng cũng nh toàn Công ty em đợc cùng anh Nguyễn... thống kinh doanh Hoàng Minh luôn muốn làm mới mình dới con mắt của dới khách hàng đặc biệt là các tổ chức nớc ngoài, Công ty TNHH in Hoàng Minh nớc đã tổ chức Hội nghị khách hàng để tổng kết những kết quả đạt đ ợc, giới thiệu, quảng bá các sản phẩm, dây chuyền sản xuất hiện đại khép kín của công ty Đồng thời để động viên khích lệ tinh thần làm việc và tinh thần đoàn kết trong toàn Công ty, hàng năm Hoàng. .. việc quản lý chỉ đạo Công ty TNHH in Hoàng Minh đã đi vào thực hiện theo đúng quy chế của Công ty cũng nh quy định của Nhà nớc nớc Do tính chất công việc của Công ty, nên hàng ngày cán bộ Văn phòng phải giải quyết thực hiện các khâu nh: Đóng dấu, chuyển giao công văn đi, nh: tiếp nhận, phân loại Công văn đến, nhập dữ liệu vào máy tính, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu Có thể nói, công tác Th ký văn... Minh tổ chức, mà hàng quý chỉ có đợc cán bộ Văn phòng báo cáo sơ kết, tổng kết về công tác nghiệp vụ của mình với trởng phòng hoặc Ban Giám đốc trởng 4.1.1 Tình hình ban hành và quản lý văn bản Công ty TNHH in Hoàng Minh là một cơ quan có quy mô hoạt động t ơng đối rộng, nên khối lợng công việc cũng rất lớn Hàng năm, Công ty lợng TNHH in Hoàng Minh giao dịch với nhiều khách hàng trong và ngoài nớc, nớc,... hợp tác, nắm bắt tình hình thực tế Với các Công ty, xí nghiệp, đơn vị kinh tế Phạm vi đi công tác ngoài cơ quan của Thủ trởng phụ thuộc vào chức năng trởng quản lý Nhà nớc, quản lý sản xuất của cơ quan, mối quan hệ công tác của Thủ nớc, trởng, cũng nh tiềm lực của cơ quan trởng, Công ty TNHH in Hoàng Minh là một Công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực in ấn - quảng cáo nên có quy mô tơng đối... hàng ngày Th ký văn phòng của lợng Công ty TNHH in Hoàng Minh còn phải tiếp nhận quản lý và giải quyết một khối lợng văn bản đến khá nhiều và phức tạp với nhiều nguồn đến khác nhau lợng Chính vì thế Công ty TNHH in Hoàng Minh đã đợc các nhân viên làm công đợc tác Văn phòng phân loại các văn bản đến rất rõ ràng: + Loại văn bản không nhập hệ thồng dữ liệu máy tính là: Sách báo, th riêng + Loại văn bản nhập... bảo tính chính xác, kịp thời, tiết kiệm và thống nhất các văn bản đi của Công ty TNHH in Hoàng Minh, các đơn vị sau khi tiến hành soạn 33 thảo, đánh máy trình ký, các văn bản từ các đơn vị đều phải tập trung cho Th ký đóng dấu Công ty TNHH in Hoàng Minh là Công ty hoạt động trong lĩnh vực in ấn, thiết kế và quảng cáo, đối tợng khách hàng rộng và phong phú với nhiều tợng ngôn ngữ khác nhau của văn bản . ra em đã trực tiếp ờng đề ra em đã trực tiếp liên hệ thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh liên hệ thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh Địa chỉ: 18/79 Ngõ Thổ Quan, Khâm Thiên, Đống Đa,. khác, Công ty sẵn sàng phát huy nội lực để phát triển kinh doanh. Công ty TNHH in Hoàng Minh Tên giao dịch bằng Tiếng Việt: Công ty TNHH in Hoàng Minh Tên giao dịch bằng Tiếng Anh: Heart & Mind Lô. doanh nghiệp Nhà n nghiệp Nhà n ớc, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty liên doanh, Công ớc, Công ty cổ phần, Công ty TNHH, Công ty liên doanh, Công ty 100% vốn n ty 100% vốn n ớc ngoài, Khách sạn,