Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ trong quá trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không tại Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam.pdf

Các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ trong quá trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không tại Tổng Công ty Hàng Không Việt Nam

CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.1.KHÁI NIỆM:

Là toàn bộ tiến trình được thực hiện bởi tất cả các thành viên trong đơn vị, được thiết lập tại đơn vị nhằm đạt được một cách hợp lý các mục tiêu của kiểm soát là: doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả, hoạt động phù hợp với luật định, các báo cáo tài chính chính xác và tin cậy được

Tiến trình ở đây được hiểu là một hệ thống các chính sách, các thủ tục, các hành động nền tảng cho mọi hoạt động của doanh nghiệp

Hệ thống kiểm soát nội bộ không phải là một hệ thống kỹ thuật đơn thuần, hay nó cũng không phải chỉ thuộc về các nhà quản lý mà kiểm soát nội bộ phải là một hệ thống nhằm huy động mọi thành viên trong đơn vị cùng tham gia kiểm soát các hành động vì chính họ là nhân tố quyết định thành công chung của đơn vị

1.2.MỤC TIÊU CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ

- Cung cấp thông tin đáng tin cậy: cung cấp các thông tin đầy đủ, trung thực, chính xác, kịp thời nhằm phục vụ hiệu quả cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh

- Bảo vệ tài sản và sổ sách: mọi tài sản của doanh nghiệp kể cả sổ sách chứng từ kế toán phải được bảo vệ để tránh mất mát, thất thoát, tránh bị lạm dụng, hư hỏng

- Đẩy mạnh tính hiệu quả về mặt điều hành: ngăn ngừa mọi sự chồng chéo hoặc vượt quá thẩm quyền, ngăn ngừa và phát hiện mọi hành vi lãng phí,

1

gian lận, sử dụng tài sản không đúng mục đích, sử dụng kém hiệu quả các nguồn tài nguyên Định kỳ có sự đánh giá kết quả hoạt động để nâng cao hiệu quả điều hành

- Đẩy mạnh và khuyến khích việc thực hiện các chế độ, qui định đã đề ra Hội đồng quản trị, ban giám đốc phải đề ra những nguyên tắc, thể thức quản lý hợp lý, có tác dụng khuyến khích mọi thành viên trong đơn vị tuân thủ các chính sách và qui định nội bộ

1.3 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hệ thống Kiểm soát nội bộ trong đơn vị được cấu thành bởi 5 bộ phận, đó là: - Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, các hoạt động kiểm soát, thông tin

truyền thông và giám sát

1.3.1 Môi trường kiểm soát

Sự kiểm soát hữu hiệu của một tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào nhận thức, thái độ của nhà quản lý trong đơn vị đối với vấn đề kiểm soát Để đánh giá môi trường kiểm soát cần chú ý những yếu tố sau:

1.3.1.1Quan điểm quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Quan điểm quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý có ảnh hưởng rất lớn đến môi trường kiểm soát của tổ chức Khi nhà quản lý quan tâm đúng mức đến kiểm soát nội bộ và có các biểu hiện đúng đắn thì nhân viên sẽ nỗ lực trong việc đạt được các mục tiêu của kiểm soát Nó bao gồm những vấn đề cốt lõi như: khả năng nhận thức và giám sát rủi ro trong kinh doanh; nhận thức và thái độ đối với việc lập báo cáo tài chính hay áp dụng các phương pháp kế toán; sử dụng các kênh thông tin chính thức hay không chính thức Nhận thức, quan 2

điểm, đường lối quản trị cũng như tư cách nhà quản trị là những vấn đề trung tâm trong môi trường kiểm soát

1.3.1.2 Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức trong đơn vị là phân cấp quyền hạn và trách nhiệm của những thành viên trong đơn vị Một cơ cấu tổ chức hợp lý là điều kiện đảm bảo cho các thủ tục kiểm soát phát huy tác dụng Ngược lại, một cơ cấu quá phức tạp hoặc không rõ ràng có thể nảy sinh nhiều vấn đề nghiêm trọng

Cơ cấu tổ chức cũng cần được thiết kế linh hoạt để có thể dễ dàng thay đổi thích ứng khi môi trường, điều kiện thay đổi

Trong xu hướng tòan cầu hóa hiện nay, cần xác lập một cơ cấu tổ chức linh hoạt đủ sức thích ứng với những điều kiện kinh doanh, môi trường họat động thường xuyên thay đổi mà không phải phá vỡ hoàn toàn cấu trúc hệ thống cũ

1.3.1.3 Phương pháp phân quyền

Phương pháp phân quyền là cách thức người quản lý giao quyền cho cấp dưới một cách chính thức để giải quyết một số công việc trong phạm vi được phân công Việc ủy quyền bằng văn bản cụ thể sẽ giúp công việc được tiến hành dễ dàng, trôi chảy hơn, các thủ tục kiểm soát sẽ phát huy tác dụng, tránh được sự lạm dụng hay nhập nhằng quyền hành Ngược lại, nếu ủy quyền không rõ ràng sẽ phát sinh hiện tượng cùng một nhiệm vụ nhưng được thực hiện chồng chéo ở các bộ phận khác nhau hay thậm chí trong cùng bộ phận hay những công việc mà không có ai thực hiện Do vậy, công việc sẽ ách tắc, thủ tục kiểm sóat vô hiệu và tiêu cực có điền kiện nảy sinh

3

1.3.1.4.Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban Kiểm sóat

Sự tham gia của Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát sẽ làm cho môi trường kiểm soát tốt hơn do sự giám sát của nó đến hoạt động của nhà quản lý Để phát huy tác dụng của Ban kiểm soát thì các thành viên ban kiểm soát thường không phải là viên chức hay thành viên trong công ty

Ban kiểm soát có trách nhiệm:

- Giám sát cơ cấu hệ thống kiểm soát nội bộ

- Kiểm tra độ tin cậy và tính toàn vẹn của thông tin tài chính và kinh doanh cùng những phương pháp để xác định, đánh giá, phân loại và trình bày các thông tin này

- Giám sát sự tuân thủ các luật định, các chính sách, kế hoạch, thủ tục và các quy định của đơn vị

1.3.1.5.Chính sách về nguồn nhân lực

Bao gồm các vấn đề về chính sách tuyển dụng, đào tạo, khen thưởng, kỷ luật…các chính sách này ảnh hưởng quyết định đến trình độ và phẩm chất của đội ngũ nhân viên của đơn vị vì nó tác dụng khuyến khích (hay làm suy giảm) cả về tinh thần và vật chất cho người lao động Chính sách nhân sự đúng đắn, thích hợp góp phần tạo đội ngũ cán bộ nhân viên giỏi, có năng lực, có đạo đức sẽ giúp giảm bớt những yếu kém của môi trường kiểm soát và các thủ tục kiểm sóat

Ngược lai, không thể có được một hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ với đội ngũ cán bộ nhân viên yếu kém về năng lực và đạo đức nghề nghiệp

1.3.1.6 Sự trung thực và giá trị đạo đức

4

Để tạo được ý thức này trong đội ngũ cán bộ nhân viên của đơn vị, các nhà quản lý cần phải xây dựng, ban hành và thông tin rộng rãi các hướng dẫn về nguyên tắc đạo đức liên quan đến mọi cấp bậc Bên cạnh đó, chính các nhà quản lý cũng phải là những người làm gương về việc tuân thủ các nguyên tắc ấy một cách chặt chẽ nhất

Nhưng cũng cần loại bỏ những mầm mống của sự sai phạm Giao việc quá sức, yêu cầu công việc hoàn thành quá nhanh có thể dẫn đến tình trạng làm việc tắc trách, báo cáo thiếu trung thực

1.3.1.7 Các yếu tố khác

Ngoài các nhân tố trên, môi trường kiểm soát còn chịu sự tác động của các yếu tố bên ngoài như luật pháp, sự kiểm soát của các cơ quan quản lý nhà nước, các điều kiện kinh tế xã hội như thị trường, cạnh tranh, khủng hoảng, tiến bộ kỹ thuật… Các nhân tố này tác động lên thái độ của nhà quản lý trong việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ

Tóm lại, môi trường kiểm soát là nền tảng cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ Các thủ tục kiểm soát sẽ không đạt được mục tiêu hay chỉ là hình thức trong một môi trường kiểm soát yếu kém, hoặc ngược lại, một môi trường kiểm soát tốt sẽ hạn chế được phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát

1.3.2 Đánh giá rủi ro

Dưới một giác độ nào đó, kiểm soát bao gồm việc nhận dạng , đánh giá và quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình hoạt động Không một biện pháp kỹ thuật, hành chính nào có thể loại trừ được tất cả rủi ro

5

Kinh doanh luôn gắn với rủi ro và phải biết chấp nhận nó Vấn đề là các nhà quản lý phải quyết định rủi ro nào có thể chấp nhận được và quản trị nó như thế nào Để làm được việc này, các nhà quản lý cần phải:

- Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, kể cả mục tiêu chung của tổ chức và mục tiêu riêng cho từng hoạt động Yêu cầu mục tiêu của tổ chức là phải vạch ra những vấn đề gì mà tổ chức cần đạt được, bằng phương tiện nào, trong thời gian nào… Việc xác định mục tiêu rất quan trọng trong việc đánh giá rủi ro vì một sự kiện là rủi ro khi nó gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của tổ chức, có những sự kiện là rủi ro của tổ chức này nhưng không phải là rủi ro của tổ chức khác

- Trên cơ sở mục tiêu của tổ chức đã được xác định , nhà quản lý tiến hành nhận dạng, phân tích và quản lý các rủi ro trong quá trình thực hiện và điều chỉnh mục tiêu theo các bước sau:

• Xác định giá rủi ro: xác định sự kiện ảnh hưởng xấu đến mục tiêu tổ chức Các rủi ro có thể là :các rủi ro phát sinh từ môi trường hoạt động như cạnh tranh , tiến bộ kỹ thuật, sự bùng nổ thông tin, các chính sách của nhà nước liên quan đến lĩnh vực họat động của đơn vị…hay các rủi ro cũng có thể phát sinh từ các chính sách của đơn vị như chính sách đổi mới kỹ thuật, thay đổi qui trình sản xuất, đổi mới kỹ thuật, đổi mới tổ chức……

• Đánh giá rủi ro: cần phải lượng hóa các rủi ro để đánh giá, phân tích Người ta thường lượng hóa rủi ro theo công thức

R =p x L

6

Trong đó; R là rủi ro ước tính, p là xác suất xảy ra thiệt hại và L là thiệt hại ước bằng tiền

Như vậy, rủi ro ước tính chịu ảnh hưởng bởi 2 nhân tố :

Thiệt hại ước tính: thiệt hại ước tính càng lớn thì rủi ro càng nghiêm trọng

Xác suất xảy ra thiệt hại: Xác suất xảy ra thiệt hại càng lớn thì rủi ro càng xảy ra thường xuyên hơn và số tiền thiệt hại sẽ lớn Số tiền thiệt hại lớn nhưng xác xuất xảy ra nhỏ có thể không quan trọng bằng một rủi ro khác có thiệt hại nhỏ hơn một chút nhưng xác suất xảy ra cao hơn nhiều

• Biện pháp phòng ngừa: Trên cơ sở phân tích và đánh giá rủi ro, nhà quản lý cần thiết lập các thủ tục kiểm soát trước khi rủi ro xảy ra Phòng ngừa và bảo vệ là hai hoạt động kiểm soát cần có trong một hệ thống kiểm soát Kiểm soát nội bộ sẽ hữu hiệu hơn khi việc phòng ngừa không thể ngăn chận các sai phạm thì đã có hệ thống các thủ tục kiểm soát phát hiện và ngăn chận để tránh những thiệt hại có thể xảy ra

1.3.3 Các hoạt động kiểm soát

Họat động kiểm soát là các chính sách, thủ tục đựơc thực hiện để đảm bảo rằng các hành động cần thiết để quản lý rủi ro của các nhà quản lý được thực hiện Các hoạt động kiểm soát được thiết kế tùy thuộc vào tính chất đặc thù của cơ cấu tổ chức, hoạt động kinh doanh

Các hoạt động kiểm soát chủ yếu gồm:

7

1.3.3.1 Phân chia trách nhiệm đầy đủ

Mục đích của việc phân chia trách nhiệm là nhằm giảm bớt cơ hội cho bất cứ ai ở những vị trí có thể xảy ra sai sót nhầm lẫn cũng như các hành vi gian lận

Yêu cầu của kiểm soát nội bộ là không một bộ phận hay cá nhân nào được giao thực hiện các công việc từ lúc bắt đầu đến khi kết thúc không một cá nhân nào được thực hiện hơn một trong những chức năng được phê chuẩn, ghi chép và bảo vệ tài sản Công việc của nhân viên này, bộ phận này được kiểm soát tự động bởi công việc của nhân viên khác, bộ phận khác

Phân chia trách nhiệm thường được đề cập đến như là sự tách biệt giữa các chức năng sau:

• Chức năng kế toán và chức năng hoạt động: bộ phận thực hiện các nghiệp vụ trong đơn vị không được đảm nhiệm ghi chép sổ sách kế toán nhằm ngăn ngừa việc họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để cải thiện hoạt động của mình

• Chức năng kế toán và chức năng bảo vệ tài sản: các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và che dấu hành vi này bằng cách sửa chữa lại sổ kế toán

• Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: người xét duyệt nghiệp vụ không được kiêm nghiệm việc giữ tài sản vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản

Ngoài ra, trong từng nghiệp vụ cũng có thể có những yêu cầu khác về phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót Tuy nhiên, việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do các nhân viên thông đồng với nhau Nhà

8

quản lý cần phải thường xuyên xem xét đánh giá, rà soát lại hoạt động kiểm soát trong từng khâu và cả qui trình nghiệp vụ và mối quan hệ giữa các nhân viên thi hành nhiệm vụ

1.3.3.2 Uûy quyền đúng đắn cho các nghiệp vụ và hoạt động

Tất cả các nghiệp vụ phải được ủy quyền cho một người chịu trách nhiệm Nhà quản lý đưa ra những qui định về quyền hạn và trách nhiệm khi phê duyệt mỗi loại nghiệp vụ cho từng nhân viên thi hành

Có 2 mức độ ủy quyền:

• Ủy quyền chung: liên quan đến việc đưa ra chính sách, những người cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách Ví dụ:qui định mức tồn kho tối thiểu, bảng giá tối thiểu…

• Uûy quyền cụ thể: liên quan đến một các xét duyệt cụ thể cho từng nghiệp vụ, thông thường là các nghiệp vụ có số tiền lớn và quan trọng Sự phân quyền cho các cấp thi hành và xác định rõ thẩm quyền phê duyệt của từng người xuất phát từ nguyên nhân là các nhà quản lý không thể và không nên trực tiếp quyết định tất cả các vấn đề của đơn vị Sự phân quyền hợp lý sẽ giúp cho hoạt động kinh doanh được tiến hành trôi chảy, mà nhà quản lý có thể kiểm soát và hạn chế được sự tùy tiện trong điều hành công việc

1.3.3.3 Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin

Bảo vệ tài sản và thông tin nhằm ngăn chặn tình trạng mất mát, sử dụng lãng phí, tham ô tài sản hay mất mát, rò rỉ thông tin ra bên ngoài Tài sản vật chất và thông tin được bảo vệ thông qua các qui định sau:

9

- Kiểm soát vật chất đối với tài sản và thông tin: Bảo quản tài sản vật chất được thể hiện qua việc xây dựng, bố trí kho tàng, hệ thống chống trộm, chống cháy, định kỳ tổ chức tốt công tác kiểm kê, bảo trì, sửa chữa…Bảo quản thông tin được thực hiện thông qua việc bố trí phòng máy tính xử lý thông tin, tránh nguy cơ cháy, nổ, ban hành các qui định về sao chép thông tin, backup số liệu…

- Bảo quản chứng từ, sổ sách: Chứng từ sổ sách phải được sắp xếp gọn gàng theo các tiêu thức phân loại, đảm bảo việc tìm kiếm nhanh chóng, thuận lợi, phát hiện kịp thời mất mát, hư hỏng Nơi lưu trữ phải đảm bảo các điều kiện chống ẩm mốc, mối mọt, cháy nổ…

- Hạn chế sự tiếp cận với tài sản và thông tin: ban hành qui chế kiểm soát ra vào kho tàng, kiểm soát việc truy xuất tài liệu, thông tin…

1.3.3.4 Kiểm tra độc lập:

Là việc kiểm tra của một người không phải là người thực hiện nghiệp vụ Mặc dù sự phân công trách nhiệm đã tạo ra một sự kiểm soát lẫn nhau nhưng kiểm tra độc lập vẫn tồn tại nhằm hạn chế những sai sót do sự cẩu thả, thiếu năng lực của nhân viên hoặc do sự thông đồng của nhân viên với các nhân viên khác hay với bên ngòai Kiểm tra độc lập được thực hiện xuất phát từ chính hạn chế của kiểm soát nội bộ

1.3.3.5.Phân tích rà soát

Là sự so sánh giữa 2 số liệu từ các nguồn khác nhau Tất cả khác biệt cần làm rõ Ưu điểm của thủ tục này là giúp mau chóng phát hiện những sai sót biến động bất thường, thậm chí những gian lận để kịp thời đối phó Các dạng phân tích rà soát thường gặp là:

10

- Đối chiếu giữa sổ sách ghi chép và kiểm kê thực tế - Đối chiếu giữa số tổng hợp và số chi tiết

- Đối chiếu giữa số liệu kỳ này và kỳ trước, thực tế và kế họach - Đối chiếu giữa định mức, số trung bình của ngành và số thực tế

- Đối chiếu giữa ghi chép của đơn vị và của bên ngoài của cùng một đối tượng

1.3.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin được xử lý và cung cấp bằng hệ thống thông tin Truyền thông là thuộc tính vốn có của thông tin, nó cung cấp thông tin tới các thành viên trong đơn vị và các bên liên quan có sử dụng thông tin Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện tốt nếu thông tin trung thực đồng thời quá trình truyền thông được chính xác và kịp thời

Có nhiều phân hệ trong hệ thống thông tin, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng Hệ thống thông tin kế toán hữu hiệu phải đảm bảo đạt các mục tiêu sau:

- Tính có thực: chỉ được ghi chép các nghiệp vụ kinh tế có thực, không được ghi chép các nghiệp vụ giả tạo trong sổ sách của đơn vị

- Sự phê chuẩn: trước khi thực hiện mọi hoạt động, các nghiệp vụ phải đảm bảo chúng đã được phê chuẩn

- Tính đầy đủ: không được loại bỏ, để ngoài sổ sách bất cứ một nghiệp vụ phát sinh nào

- Sự đánh giá: Không để xảy ra sai phạm trong tính toán, trong áp dụng các chính sách

11

- Sự phân loại: Đảm bảo số liệu được phân loại theo sơ đồ tài khoản của đơn vị và được ghi nhận đúng đắn vào các loại sổ sách

- Đúng hạn: ghi nhận doanh thu và chi phí đúng kỳ

- Chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu được ghi sổ đúng đắn và tổng hợp chính xác nhằm phản ánh trung thực tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của đơn vị

Về mặt qui trình, hệ thống thông tin kế toán gồm 3 bộ phận là chứng từ, sổ sách và báo cáo

Chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong qui trình kế toán và hệ thống kiểm soát Tầm quan trọng này được thể hiện thông qua ý nghĩa của nó đối với chất lượng thông tin kế toán và bảo vệ tài sản

- Chứng từ kế toán có ảnh hưởng quyết định đến tính trung thực, chính xác và phù hợp của thông tin Nếu chứng từ được lập chính xác, kịp thời và đầy đủ chi tiết quan trọng ngay khi nghiệp vụ phát sinh thì sẽ đảm bảo sự trung thực và chính xác của thông tin

- Chứng từ kế toán là công cụ quan trọng trong bảo vệ tài sản Trên chứng từ liên quan đến tài sản luôn phải có chữ ký của người xét duyệt và người nhận tài sản Người xét duyệt chịu trách nhiệm về mục đích sử dụng của tài sản phù hợp với chính sách của doanh nghiệp Người nhận tài sản chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng tài sản đúng mục đích

- Chứng từ kế toán là phương tiện thể hiện sự ủy quyền Để đảm bảo sự xét duyệt của người được ủy quyền đối với mọi nghiệp vụ, có thể thiết lập 12

chứng từ và qui trình cho một loại nghiệp vụ nào đó Khi đó, chứng từ cần được đánh số trước liên tục để có thể dễ dàng ghi chép và kiểm soát - Chứng từ kế toán còn giúp thực hiện chức năngï kiểm tra trước và sau khi

nghiệp vụ xảy ra Trước khi nghiệp vụ xảy ra, chứng từ thể hiện sự xét duyệt của người có thẩm quyền và nội dung công việc của người thi hành Sau khi nghiệp vụ xảy ra, chứng từ là bằng chứng quan trọng trong quá trình thực hiện các thủ tục kiểm soát

- Chứng từ kế toán còn là tài liệu pháp lý quan trọng khi cần xem xét trách

nhiệm của các bên, bên trong và kể cả bên ngoài đơn vị

Sổ sách kế toán

Sổ sách kế toán đảm nhận vai trò ghi chép và xử lý các dữ liệu, thông tin Nó đóng vai trò trung gian giữa chứng từ và báo cáo tài chính Sổ sách kế toán là công cụ để bảo vệ tài sản đơn vị thông qua hệ thống các sổ chi tiết Ngoài ra, nó còn giúp các nhà quản lý thu thập thông tin tài chính đáng tin cậy để đánh giá các hoạt động và là bằng chứng kiểm toán quan trọng cho việc kiểm tra và đánh giá các thủ tục kiểm soát

Báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán trong đơn vị bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo kế toán quản trị Việc chuẩn bị báo cáo tài chính trung thực và hợp lý là trách nhiệm của người quản lý với luật pháp còn việc tổ chức hệ thống báo cáo kế toán quản trị có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp

Để các chứng từ, sổ sách, báo cáo được kiểm soát hữu hiệu, cần chú ý các vấn đề sau

13

- Chứng từ cần được đánh số trước, tự động, liên tục để kiểm soát, tránh thất lạc

- Chứng từ và sổ sách cần được ghi chép ngay lúc nghiệp vụ phát sinh để tránh sai sót và hạn chế gian lận

- Ghi chép rõ ràng, đầy đủ, dễ hiểu

- Công tác luân chuyển chứng từ được tổ chức khoa học hợp lý và chặt chẽ - Thiết kế các biểu mẫu chứng từ và sổ sách phù hợp với qui định của nhà

nước và tăng cường tính năng kiểm soát

- Sổ sách cần được đóng chắc chắn, qui định nguyên tắc ghi chép và có chữ ký của người kiểm soát, xét duyệt

- Các qui định về hệ thống tài khoản kế toán sơ đồ kế toán, các loại sổ của đơn vị phải rõ ràng

- Qui định trách nhiệm và thời hạn của từng bộ phận trong việc lập các báo cáo

- Tổ chức luân chuyển, lưu trữ, bảo quản sổ sách, chứng từ thật an toàn, bảo mật nhưng cũng thuận tiện cho việc truy xuất Ban hành các qui định về sử dụng thông tin, tra cứu sổ sách chứng từ kế toán

1.3.5.Giám sát

Giám sát là hoạt động kiểm tra, ghi nhận và đánh giá định kỳ, thường xuyên chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ để có thể điều chỉnh kịp thời các hoạt động, các quyết định nhằm thực hiện được mục tiêu của doanh nghiệp

Giám sát được thực hiện dưới hai hình thức:

14

Giám sát thường xuyên: diễn ra ngay trong quá trình hoạt động Nguyên

tắc bất kiêm nhiệm đã tạo cho các nhà quản lý và các nhân viên thực hiện một sự giám sát thường xuyên trong trách nhiệm của mình

Giám sát định kỳ: được thực hiện qua bộ phận kiểm toán nội bộ, bộ phận

kiểm toán từ bên ngoài Nhiệm vụ của bộ phận kiểm toán nội bộ thường là: - Rà soát lại hệ thống kế toán và qui chế kiểm soát nội bộ đang áp dụng để

giám sát sự hoạt động của hệ thống kiểm soát và tham gia hoàn thiện chúng nhằm nâng cao hiệu quả về mặt hoạt động và điều hành

- Kiểm tra tính hợp lý và độ tin cậy của các thông tin kinh tế, thông tin tài chính

- Kiểm tra việc tuân thủ luật pháp, chính sách chế độ kế toán hiện hành, các chính sách, qui định điều lệ của đơn vị …

- Kiểm tra việc thực thi tiết kiệm, tính hiệu quả, hiệu suất của các hoạt động, cũng như phát hiện những sơ hở yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản đơn vị

Kiểm toán độc lập và kiểm toán từ bên ngoài cũng có thể cung cấp một sự giám sát định kỳ nhưng thường chỉ ở phạm vi hẹp

1.4 CÁC LOẠI KIỂM SOÁT TRONG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1.4.1.Căn cứ theo mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Theo mục tiêu, kiểm soát được phân thành kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát sửa chữa

- Kiểm soát ngăn ngừa; là hệ thống kiểm soát được thiết lập để ngăn ngừa các sai sót và gian lận

15

- Kiểm soát phát hiện: là các thủ tục kiểm soát để phát hiện các sai sót và gian lận

- Kiểm soát sửa chữa: là thủ tục được thực hiện sau khi phát hiện sai sót và gian lận Một số người cho rằng kiểm soát sửa chữa thuộc nội dung của kiểm soát phát hiện vì khi đã phát hiện ra sai sót và gian lận thì bắt buộc phải sửa chữa chúng

1.4.2.Căn cứ theo cách thức tiến hành

Căn cứ theo cách tiến hành, kiểm soát được chia ra thành kiểm soát chung và kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát chung

Là các thủ tục, chính sách chung tạo môi trường chung cho các hoạt động kế toán Kiểm soát chung có ảnh hưởng quan trọng tới các kiểm soát ứng dụng Nếu kiểm soát chung tốt thì có thể hạn chế được sự yếu kém của kiểm soát ứng dụng Ngược lại, nếu kiểm soát chung kém thì phải bổ sung bằng hệ thống kiểm soát ứng dụng tốt

Kiểm soát chung bao gồm các kiểm soát hoạt động kế toán như việc phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, kiểm soát việc ủy quyền phê chuẩn các nghiệp vụ, kiểm soát việc sử dụng bảo quản sổ sách báo cáo kế toán, kiểm soát việc truy cập thông tin kế toán

Kiểm soát ứng dụng

Kiểm soát ứng dụng là các kiểm soát liên quan tới một hoạt động xử lý cụ thể của kế toán Kiểm soát ứng dụng thường được phân thành kiểm soát đầu vào, kiểm soát xử lý và kiểm soát kết quả của hệ thống thông tin kế toán Các

16

thủ tục kiểm soát ứng dụng này tùy thuộc vào phương tiện xử lý thông tin kế toán bằng tay hay bằng máy tính

1.5.KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUÁ TRÌNH BÁN HÀNG CỦA CÁC ĐƠN VỊ KINH DOANH DỊCH VỤ

1.5.1 Chu trình

Cũng giống như các đơn vị sản xuất, chu trình bán hàng của các đơn vị kinh doanh dịch vụ cũng gồm các yếu tố chính như: Nhận yêu cầu từ khách hàng - Xét duyệt bán chịu hay các hình thức thanh toán - Ký hợp đồng bán hàng - Giao hàng (ở đây là giao các bản hợp đồng cam kết thực hiện dịch vụ) - Lập hóa đơn bán hàng - Nhận thanh toán từ người mua

1.5.2 Các thủ tục kiểm soát

1.5.2.1.Thiết lập kênh bán hàng

Căn cứ vào từng loại hình dịch vụ, đặc điểm sản phẩm, thị trường để thiết lập các kênh bán hợp lý: Bán sỉ, bán lẻ, hệ thống đại lý…

1.5.2.2.Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng liên quan đến bán hàng và thanh toán

- Bộ phận bán hàng: chào các dịch vụ của đơn vị cho khách, tiếp nhận yêu cầu và theo dõi các đơn đặt hàng của khách

- Bộ phận tín dụng: đánh giá khả năng tài chính của khách hàng, phê duyệt hạn mức tín dụng hay các phương thức thanh toán khác, đôn đốc thu nợ khách hàng chậm trả

- Bộ phận giao nhận, kho: Lập phiếu xuất kho, vận đơn

17

- Bộ phận lập hóa đơn bán hàng: lập và gửi hoá đơn cho khách

- Bộ phận kế toán: kiểm tra các chứng từ, hoá đơn, phiếu xuất kho, bảng giá hiện hành, phiếu thu, sổ phụ ngân hàng trước khi ghi chép nghiệp vụ bán hàng, thanh toán vào sổ sách và theo dõi tình hình thanh toán của khách hàng

- Bộ phận quĩ: thu tiền bán dịch vụ do khách hàng nộp và nộp tiền thu bán vào ngân hàng

1.5.2.3.Các chính sách xét duyệt hạn mức tín dụng hay các phương thức thanh toán khác

- Xét duyệt trên cơ sở xem xét khả năng tài chính của khách hàng, đại lý, uy tín, tài sản thế chấp, bảo lãnh ngân hàng…

- Chính sách chiết khấu đối với từng đối tượng, từng thời hạn thanh toán của khách hàng, đại lý

- Qui định số dư nợ tối đa với từng đối tượng khách hàng, đại lý 1.5.2.4 Thiết lập các qui trình thủ tục bán hàng

- Đơn đặt hàng của khách phải được xét duyệt và phê chuẩn và thông báo cho các bộ phận liên quan

- Ban hành hệ thống bảng giá thống nhất, mọi sự thay đổi phải có phê duyệt của cấp có thẩm quyền

- Qui định trách nhiệm của người viết các hoá đơn, chứng từ và người kiểm tra để đảm bảo chứng từ được thực hiện chính xác Mọi sự điều chỉnh phải có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền

1.5.2.5 Thiết lập thủ tục thanh toán

18

- Hạn chế thanh toán bằng tiền mặt, phổ biến hình thức thanh toán qua ngân hàng

- Theo dõi đôn đốc công tác thu hồi nợ, có biện pháp xử lý đối với các khách hàng chậm thanh toán

- Thiết lập các báo cáo tình hình các khoản công nợ phải thu… 1.5.2.6 Lập, luân chuyển và bảo quản chứng từ

- Các chứng từ phải theo một mẫu qui định, được đánh số trước một cách liên tục

- Luân chuyển kịp thời chứng từ cho các bộ phận có liên quan

- Công tác giao nhận phải chặt chẽ, phân định trách nhiệm từng khâu và có sổ bàn giao, giao nhận chứng từ

- Có qui chế áp dụng đối với chứng từ hư hỏng… 1.5.2.7.Kiểm soát độc lập

- Định kỳ ký biên bản xác nhận công nợ với khách hàng

- Đối chiếu số liệu giữa số tổng hợp và chi tiết; số liệu trên sổ sách và thực tế kiểm kê

1.6.CÁC HẠN CHẾ CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ đến đâu cũng không thể tránh hoàn toàn các rủi ro xảy ra sai sót và gian lận Nguyên nhân là do các hạn chế vốn có của hệ thống kiển soát nội bộ

- Gian lận của nhà quản lý cao cấp: Kiểm soát nội bộ khó có thể ngăn chận được sai sót và gian lận của nhà quản lý cấp cao Các thủ tục kiểm soát

19

nội bộ là do người quản lý đặt ra và thường chỉ cho phép kiểm tra các gian lận và sai sót của nhân viên Trường hợp nhà quản lý cao cấp cố tình muốn gian lận, ông ta có thể tìm cách loại bỏ các thủ tục kiểm soát cần thiết

- Mối quan hệ giữa chi phí và lợi ích: Một số thủ tục kiểm soát không thể áp dụng trong đơn vị vì chi phí bỏ ra cao hơn lợi ích nó mang lại nên nhà quản lý phải loại bỏ chúng

- Coi trọng hình thức hơn bản chất: Một trong những đe dọa lớn về sự hữu hiệu của kiểm soát nội bộ là chỉ chú ý đến hình thức mà không quan tâm đến thực chất của việc kiểm soát Ví dụ như đơn vị qui định việc mua sắm với một mức giá trị nào đó phải qua đấu thầu, nhưng khi mời thầu đơn vị chỉ thông báo cho một số người quen biết hoặc thậm chí chọn sẵn nhà thầu nên việc đấu thầu chỉ còn mang tính hình thức Để hạn chế điều này, phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá kết quả của các chính sách, các thủ tục, nếu thấy rằng các thủ tục là không cần thiết mà chỉ mang tính hình thức thì cần hiệu chỉnh, thậm chí loại bỏ Khi yêu cầu nhân viên thực hiện thủ tục cũng cần thiết phải giải thích rõ ràng mục tiêu của các thủ tục để họ quan tâm đến hiệu quả thực sự của thủ tục đó

Trên đây là sự trình bày các nội dung cơ bản của lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ Lý luận này là cơ sở để nghiên cứu thực trạng của công tác kiểm soát nội bộ trong quá trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không tại TCT HKVN

20

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG QUÁ TRÌNH THU BÁN SẢN PHẨM VẬN TẢI HÀNG KHÔNG TẠI TCT HKVN

2.1 GIỚI THIỆU HỆ THỐNG THU BÁN SẢN PHẨM VẬN TẢI HÀNG KHÔNG

2.1.1.Giới thiệu TCT HKVN

Ngày 15/1/1956, Thủ tướng chính phủ nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà đã ra nghị định số 666/TTg thành lập Cục hàng không Việt Nam Đây là mốc lịch sử đánh dấu sự ra đời và phát triển của ngành hàng không dân dụng Việt Nam

Đến năm 1989, do yêu cầu của cải cách kinh tế, Tổng công ty Hàng không Việt Nam đã được thành lập trực thuộc Tổng cục Hàng không dân dụng Việt Nam (QĐ số 225/CT - 22-8-1989) nhằm mục đích tách hoạt động quản lý và điều hành ra khỏi hoạt động sản xuất kinh doanh Tổng công ty Hàng không Việt Nam lúc đó là một đơn vị Hãng Nhà nước được tổ chức theo điều lệ liên hiệp xí nghiệp

Ngày 20/4/1993, Hãng Hàng không quốc gia (Vietnam Airlines) được thành lập trực thuộc Cục Hàng Không Dân Dụng Việt Nam

Năm 1995, Tổng công ty Hàng không Việt Nam được Chính phủ phê duyệt (Quyết định 328/TTg) là một trong những Tổng công ty có qui mô lớn nhất, có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong phạm vi số vốn được Nhà nước giao, giữ vai trò quan trọng trong nền kinh tế quốc dân Tổng công ty Hàng không Việt Nam

21

lấy Hãng Hàng Không Quốc gia Việt Nam (Vietnam Airlines) làm nòng cốt và bao gồm các đơn vị thành viên có quan hệ gắn bó với nhau về lợi ích kinh tế, tài chính, công nghệ, thông tin, đào tạo, nghiên cứu, tiếp thị, hoạt động trong ngành Hàng không Việc thành lập Tổng công ty là một bước chuyển lớn về tổ chức của ngành Hàng không dân dụng Việt Nam nhằm đáp ứng nhu cầu đổi mới của đất nước, tạo điều kiện để xây dựng một tập đoàn Hàng không vững mạnh, vươn lên ngang tầm với các Hãng Hàng không trong khu vực và trên thế giới

Nhiệm vụ chính của Tổng công ty Hàng không Việt Nam:

- Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh dịch vụ, phục vụ về vận tải Hàng không đối với hành khách, hàng hoá trong nước và nước ngoài theo qui định, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong nước và nước ngoài theo pháp luật và chính sách của Nhà nước, và tiến hành các nhiệm vụ kinh doanh khác theo qui định của pháp luật

- Nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nước giao, bao gồm cả phần vốn đầu tư vào các Hãng khác, nhận và sử dụng có hiệu quả tài nguyên, đất đai, thương quyền và có nguồn lực khác do Nhà nước giao để thực hiện nhiệm vụ kinh doanh và các nhiệm vụ khác được giao

- Tổ chức, quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học công nghệ và công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và công nhân trong Tổng công ty

Khi mới thành lập (năm 1976), phạm vi hoạt động của Tổng cục Hàng không dân dụng còn rất hẹp, chủ yếu phục vụ hành khách là cán bộ công nhân viên Nhà nước và chuyên chở hàng hoá theo kế hoạch do Nhà nước giao với rất ít đường bay (12 tuyến nội địa và 1 tuyến quốc tế: TP Hồ Chí Minh - Thái Lan)

22

Và một đội bay rất khiêm tốn (4 máy bay) chủ yếu là máy bay tiếp quản từ chế độ cũ và của Liên Xô viện trợ

Đến nay, cùng với sự phát triển không ngừng của cả nền kinh tế, Tổng công ty Hàng không đã phát huy tính độc lập, tự chủ, vận dụng linh hoạt các hình thức thuê khô, thuê ướt, thuê mua và mua máy bay để nhanh chóng có được một đội bay mới hiện đại, đáp ứng được nhu cầu mở rộng mạng đường bay trong nước và quốc tế

Song song với việc mở rộng mạng đường bay và mở rộng thị trường, Tổng công ty cũng tích cực đổi mới công nghệ khai thác, bảo dưỡng tàu bay, hiện đại hoá trang thiết bị phục vụ mặt đất, áp dụng công nghệ thông tin vào kinh doanh và quản lý, do đó đạt được nhịp độ tăng trưởng sản lượng vận tải bình quân hàng năm tương đối cao

2.1.2.Giới thiệu hệ thống thu bán sản phẩm vận tải hàng không

2.1.2.1.Qui trình thu bán sản phẩm vận tải hàng không

BƯỚC 1: Căn cứ vào hợp đồng, qui định về đặt cọc, bảo lãnh thanh toán, các VPCN, VPKV cấp phát chứng từ trắng cho các đơn vị bán (phòng vé của HKVN, đại lý)

BƯỚC 2: Các đơn vị bán nhận yêu cầu vận chuyển từ hành khách, tiến hành xây dựng giá cước căn cứ vào lộ trình, thời gian, dịch vụ mà khách hàng yêu cầu, tính toán giá cước sao cho có lợi nhất cho khách hàng và đảm bảo tuân thủ đúng các qui định về xuất bán chứng từ của IATA và HKVN qui định

Đặt chỗ cho khách trên các hệ thống đặt giữ chỗ toàn cầu như Abcus, Gabriel, Amadeuos…) Xuất vé cho hành khách

23

BƯỚC 3:Hành khách tiến hành thanh toán tiền cho các đơn vị bán

BƯỚC 4:Các đơn vị bán căn cứ vào qui định quản lý tài chính của HKVN, định kỳ lập báo cáo thu bán chứng từ vận tải hàng không, nộp kèm chứng từ và thanh toán tiền bán chứng từ cho VPCN , VPKV

2.1.2.2.Đặc điểm hệ thống

Thứ nhất: Mạng lưới bán vé của TCT HKVN khá rộng lớn nhưng quy mô của

nhiều đại lý không lớn, đặc biệt là các đại lý trong nước Các đại lý có qui mô nhỏ, khả năng tài chính hạn chế nên mức đặt cọc không lớn và hàng tháng họ sẽ phải báo cáo, thanh toán và nhận vé nhiều lần hơn Hơn thế nữa, rủi ro trong kinh doanh của các đại lý này cũng lớn hơn, do đó các biện pháp quản lý thu bán vé đối với các đại lý này sẽ phức tạp hơn nhiều

Thứ hai: Mức độ tin học hoá trong việc bán vé của các đại lý trong nước còn chưa

cao như mức độ chung tại các nước trong khu vực Bên cạnh đó cơ sở hạ tầng viễn thông ở Việt nam còn yếu, hay gặp sự cố cho nên một số đại lý vẫn phải duy trì việc xuất vé viết tay, tra cứu giá một cách thủ công Sử dụng nhiều vé viết tay sẽ dễ dẫn đến nhiều sai sót trong quá trình tính toán, tra cứu giá cước và ghi chép các điều kiện vận chuyển trên vé Đặc điểm này cũng sẽ có nhiều ảnh hưởng tới tin học hoá công tác quản lý thu bán vé ở các cấp quản lý của Tổng Công ty HKVN

Thứ ba: Công tác quản lý thu bán vé của TCT HKVN vừa phải tuân thủ một cách

nghiêm ngặt các nguyên tắc quản lý tài chính của một doanh nghiệp nhà nước Việt nam, nhưng vừa phải phù hợp với các nguyên tắc của cơ chế thị trường Đặc điểm này chi phối rất nhiều đến công tác quản lý thu bán vé từ tổ chức bộ máy, quy trình nghiệp vụ, chính sách cho đến các nghiệp vụ cụ thể

24

2.2.MỤC TIÊU CỦA HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI QUÁ TRÌNH THU BÁN SẢN PHẨM VẬN TẢI HÀNG KHÔNG

- Kiểm soát việc ban hành các chính sách phù hợp với quy chế hoạt động bán vé

- Kiểm soát việc thực hiện các chính sách của các văn phòng chi nhánh và các bộ phận cấu thành của mạng lưới bán vé đúng với các nội dung đã đề ra

- Kiểm soát việc đảm bảo tuân thủ các quy định về cấp phát và quản lý vé, các quy định về đặt cọc và bảo lãnh, các quy định về thanh quyết toán, các quy định về quản lý tài chính khác đối với hệ thống bán vé đặc biệt là hệ thống các văn phòng chi nhánh

- Kiểm soát việc đảm bảo thu đủ mọi nguồn doanh số bán vé của HKVN - Quản trị rủi ro Rủi ro trong hoạt động bán là những sự việc tiềm năng

hoặc thực tế phát sinh trong hệ thống bán làm giảm hoặc mất doanh thu bán vé hoặc tăng chi phí bán, thiếu cơ sở hiệu quả vì những nguyên nhân hoàn toàn khách quan nằm ngoài sự kiểm soát của HKVN, hoặc do sai sót, sơ suất không cố tình của nhân viên HKVN Nguyên tắc quản trị rủi ro trong hoạt động bán của HKVN là tăng cường phòng ngừa bằng các biện pháp chuyên môn để giảm thiểu số lượng, hậu quả của vụ việc kết hợp với các việc nâng cao sự phối hợp, kiểm soát của các cơ quan điều hành và quản lý bán vé của HKVN, kịp thời giải quyết các vụ việc xảy ra với mức độ thiệt hại tối thiểu về tài chính và uy tín

Cơ chế kiểm soát và quản lý bán vé phải đảm bảo việc phân tích, xử lý và cung cấp các thông tin cho việc hoạch định chính sách, điều hành công tác 25

bán vé và cho việc tổ chức thực hiện các chính sách và triển khai hoạt động bán vé, nhằm kịp thời điều chỉnh các quyết định quản trị ở mọi cấp một cách thích hợp với biến động trên thị trường

2.3.MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT CỦA HOẠT ĐỘNG THU BÁN SẢN PHẨM VẬN TẢI HÀNG KHÔNG

2.3.1.Bộ máy quản lý thu bán chứng từ

2.3.1.1.Cấu trúc hệ thống quản lý thu bán

Hệ thống quản lý bán vé chịu sự chỉ đạo trực tiếp và toàn diện của Tổng giám đốc và được cấu trúc thành 3 cấp quản lý và phối hợp như sau:

+ Cấp điều hành bán: được thực hiện ở cấp các cơ quan tham mưu và điều

hành kinh doanh ở Tổng Công ty là Ban Tiếp thị Hành khách

+ Cấp triển khai thực hiện bán vé: các VPKV và các VPCN nước ngoài + Cấp kiểm soát bán vé: Ban Tài chính Kế toán, TTTK&THHK

2.3.1.2.Tổ chức bộ máy quản lý thu bán

Trong bộ máy hoạt động của TCT HKVN, nhiều bộ phận, đơn vị tham gia vào quy trình quản lý thu bán vé, nhưng tập trung chủ yếu thuộc chức năng nhiệm vụ của các cơ quan là : Ban Tiếp thị hành khách; Ban Tài chính Kế toán; TTTK&THHK ; các VPKV và VPCN Các chức năng, nhiệm vụ và tổ chức của các đơn vị này cụ thể như sau:

+ Ban Tiếp thi hành khách: Là các cơ quan tham mưu giúp cho Hội đồng

quản trị và Tổng Giám đốc trong lĩnh vực hoạch định và tổ chức phát triển thị trường bán vé

26

+ Ban Tài chính Kế toán: Là cơ quan tham mưu giúp cho Hội đồng quản

trị và Tổng Giám đốc trong lĩnh vực tài chính, Kế toán và thông tin kinh tế., với

các nhiệm vụ cơ bản sau:

- Tham mưu cho Tổng giám đốc trong việc xây dựng, ban hành, triển khai và kiểm soát việc thực hiện các chính sách liên quan đến thu bán vé, doanh thu vận chuyển hàng không và thanh toán bù trừ với các Hãng hàng không khác, các quy trình, phương pháp quản lý thu bán vé

- Quản lý, theo dõi việc thực hiện các hợp đồng kinh tế trong lĩnh vực thu bán vé, doanh thu vận chuyển hàng không và thanh toán bù trừ với các Hãng hàng không khác

- Tổ chức thực hiện việc luân chuyển, lưu trữ vé và dữ liệu liên quan đến thu bán vé, doanh thu vận chuyển hàng không và thanh toán bù trừ với các Hãng hàng không khác

+ Trung tâm Thống kê & Tin học Hàng không: có chức năng thống kê,

kiểm tra và kiểm soát vé hành khách; Cung cấp các thông tin, số liệu thống kê phục vụ cho công tác hạch toán và phân tích kinh tế của các ban, ngành liên quan trong Tổng công ty và quản lý cơ sở dữ liệu kế toán, thống kê và tài chính,

với các nhiệm vụ chính sau:

- Tổ chức thu nhận, kiểm tra báo cáo thống kê, vé và phải đảm bảo tính bảo mật thông tin phục vụ cho công tác quản lý của Tổng công ty

- Thực hiện công tác quản lý giá vé và thực hiện các quy định trong công tác quản lý thu bán đối với toàn bộ tất cả các đại lý bán vé của Tổng Công ty Hàng không Việt nam

27

- Kiểm tra, kiểm soát, xác định doanh số bán, doanh thu vận tải của các vé theo các qui định về giá cước, các hợp đồng thương mại giữa Hàng không Việt nam với các Hãng Hàng không Quốc tế, các đại lý, tổng đại lý bán vé cho Hàng không Việt nam

- Quản lý cơ sở dữ liệu vận tải hàng không, các cơ sở dữ liệu khác của Tổng công ty

- Cung cấp các thông tin kinh tế vận tải Hàng không theo qui định của Tổng giám đốc

+ Các Văn phòng khu vực và văn phòng chi nhánh, là cơ quan thay mặt

Tổng Công ty tổ chức quản lý việc kinh doanh vận tải tại các khu vực được phân công Hiện nay Tổng Công ty HKVN có 3 VPKV trong nước tại Miền Bắc, Miền Trung, Miền nam và 18 VPVN của Tổng Công ty tại 15 nước nhằm tổ chức, phát triển và quản lý mạng lưới bán vé tại thị trường theo các khu vực địa lý nói trên, với nhiệm vụ cơ bản sau:

- Triển khai, ký kết, thực hiện các hợp đồng đã ký theo phân cấp Giải quyết các tranh chấp, bổ sung, sửa đổi, quyết toán, thanh lý liên quan đến hợp đồng được phân cấp ký kết

- Trực tiếp quản lý đặt cọc, cấp phát vé, thanh quyết toán với các đại lý trong khu vực được giao quản lý

- Tổ chức bộ máy kế toán, thống kê và tài chính Theo dõi và thường xuyên kiểm soát công tác quản lý thu bán vé Các văn phòng khu vực trong nước có nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, kiểm soát việc thanh toán kịp thời của các đại lý và kiểm tra chi tiết vé, lập hoá đơn truy thu/ truy trả cho đại lý để đảm bảo thu đúng, thu đủ

28

2.3.2.Hệ thống các văn bản điều chỉnh hoạt động thu bán vé

2.3.2.1.Qui chế bán sản phẩm vận tải hàng không

Qui chế này qui định phân cấp liên quan đến thu bán sản phẩm vận tải là cấp điều hành, cấp triển khai thực hiện, cấp kiểm soát và quản lý bán Đồng thời, nó qui định cấu trúc hệ thống bán, thiết lập kênh bán và cơ chế kiểm soát và quản lý bán

2.3.2.2.Qui định về quản lý tài chính áp dụng trong nội bộ các đơn vị trong hệ thống quản lý của Hàng không Việt nam

Qui định này bao gồm các điều khoản phân công, phân cấp trách nhiệm giữa các ban ngành, đơn vị của Hàng không Việt nam trong hoạt động quản lý thu bán vé, cụ thể như sau:

+Quản lý, ký kết, thực hiện, thanh lý hợp đồng + Quản lý đặt cọc, nhận và cấp phát vé

+ Xử lý và giao nộp báo cáo + Quản lý thanh toán

2.3.2.3 Qui định quản lý tài chính trong thu bán sản phẩm áp dụng cho các đại lý của HKVN

Quy định này bao gồm các điều khoản qui định quản lý đại lý về: + Điều kiện và thủ tục ký hợp đồng đại lý

+Quy định về đặt cọc

+ Quy định về báo cáo bán vé

+Quy định về thanh quyết toán và thanh lý hợp đồng

29

2.3.2.4 Qui định vềù hoàn, hủy, đổi và xử lý chứng từ vận tải hàng không bị mất Quy định này bao gồm các điều khoản về điều kiện và thủ tục hoàn, huỷ, đổi vé; điều khoản về lệ phí hoàn, huỷ, đổi và xử lý vé mất

2.3.2.5 Qui định về xử lý phạt vi phạm trong việc áp dụng giá

Gồm các điều khoản hướng dẫn xử lý phạt vi phạm trong trường hợp các đơn vị bán áp dụng sai giá và xuất vé

2.3.2.6.Qui định về báo cáo và luân chuyển chứng từ

Qui định gồm các điều khoản này nhằm qui định trách nhiệm, thời hạn của các đơn vị hạch toán phụ thuộc của Tổng Công ty HKVN, đặc biệt thuộc hệ thống quản lý, kiểm soát vé vận tải hàng không trong việc thực hiện việc tập hợp, luân chuyển, giao nộp các loại vé vận tải hàng không và thông tin dữ liệu kèm theo, trong đó có vé thu bán vé

2.3.2.7 Qui định về xử lý chứng từ vận tải hàng không

Qui định này gồm các điều khoản nhằm qui định trách nhiệm, thời hạn của các đơn vị trong việc quản lý, xử lý và kiểm soát vé hàng không, trong đó đặc biệt là thu bán vé hành khách

2.3.3 Hoạt động của bộ phận kiểm toán nội bộ trong thu bán sản phẩm vận tải

Trong hoạt động thu bán sản phẩm vận tải hàng không, Ban Kiểm soát trực thuộc Hội đồng quản trị TCT có nhiệm vụ:

- Giám sát cơ cấu hệ thống kiểm sóat đối với hoạt động thu bán sản phẩm vận tải hàng không

30

- Kiểm tra độ tin cậy và tính toàn vẹn của các thông tin liên quan đến thu bán trên các báo cáo tài chính cùng những phương pháp để xác định, đánh giá, phân loại và trình bày các thông tin này

- Giám sát sự tuân thủ các luật định, các chính sách, thủ tục và các quy định của đơn vị

Hàng năm, đều có từ 1-2 đợt kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất của Ban Kiểm soát tới các đơn vị trong qui trình quản lý thu bán, thường là 1 lần kiểm tra báo cáo tài chính liên quan đến thu bán và 1 lần kiểm tra tính tuân thủ của các đơn vị đối với các qui định liên quan đến quản lý thu bán

2.3.4 Chính sách nhân sự

Để đáp ứng được yêu cầu công việc khá phức tạp, đa dạng, cán bộ công nhân viên làm việc trong các bộ phận liên quan đến công tác thu bán chứng từ đều phải qua các khóa học đào tạo nghiệp vụ cơ bản và nâng cao như:

- Đào tạo chung về ngành Hàng không - Đặt giữ chỗ

- Tính toán giá cước - Phân chia thu nhập……

Tuy nhiên, do một số tồn tại của công tác tổ chức cán bộ, vẫn có một số trường hợp nhân viên quản lý thu bán chưa được đào tạo hoặc đào tạo không hiệu quả nên công tác quản lý thu bán vẫn còn gặp bất cập trong việc quản lý, điều hành và thực thi chuyên môn nghiệp vụ

2.3.5.Các nhân tố bên ngoài

31

Hoạt động thu bán được diễn ra trên diện rộng, không chỉ giới hạn trong phạm vi quốc gia mà còn vươn xa ra các thị trường quốc tế nên nó chịu ảnh hưởng rất lớn của các biến động bên ngoài như:

- Qui định của Tổ chức Hàng không quốc tế

- Chính phủ các nước còn quy định về chính sách thuế, phí áp dụng đối với hành khách đi đến nước mình nhưng bắt buộc các Hãng hàng không phải thu hộ Hệ thống các biểu thuế, phí này được thường xuyên thay đổi và công bố

Do vậy nếu không quản lý tốt được những khoản thu hộ thuế, phí thì bản thân hãng hàng không sẽ bị thiệt hại

- Do tính chất cạnh tranh giữa các hãng hàng không ngày càng gay gắt không chỉ về giá vé mà còn là chất lượng dịch vụ, điều kiện thanh toán, chính sách đối với đại lý Để có thể cạnh tranh về giá, hệ thống bảng giá phải hết sức phong phú, nhiều lựa chọn cho hành khách, mềm dẻo và sẽ dẫn đến phức tạp hơn đối với những người quản lý Để tăng sức cạnh tranh, tăng sức hấp dẫn đối với các đại lý, các điều kiện đối với họ như: đặt cọc, thời hạn thanh toán, cấp vé phải thông thoáng hơn, mềm dẻo hơn Những việc này sẽ có xu hướng tăng thêm sự rủi ro trong thanh toán

2.4.CÁC KHÂU NGHIỆP VỤ CỤ THỂ TRONG QUÁ TRÌNH THU BÁN 2.4.1 Đặt cọc và cấp phát chứng từ

2.4.1.1 Qui trình cấp phát

Vé hành khách chưa sử dụng là loại giấy tờ có giá trị bởi vì nó có thể dễ dàng được sử dụng để hưởng các dịch vụ vận tải hoặc đại lý bán cho hành khách

32

nhưng không trả tiền mà các Hãng hàng không khó có thể phát hiện ngay được tại thời điểm đó Vì thế quản lý đặt cọc và cấp vé là nội dung quan trọng trong công tác quản lý thu bán vé

Việc quản lý đặt cọc và cấp vé có thể coi là chặt chẽ và có hiệu quả khi nó đảm bảo được các yếu tố sau:

+ Phù hợp với khả năng tài chính của các đại lý, tạo điều kiện khuyến khích nhiều đại lý tham gia vào việc bán vé cho Hãng, tạo nhiều cơ hội để đại lý bán được vé

+ Khoản đặt cọc phải đủ để thanh toán cho các khoản nợ của đại lý trong trường hợp đại lý phá sản, mất khả năng thanh toán để hạn chế thấp nhất thiệt hại vật chất cho Hãng hàng không

Trước năm 2000, chính sách đặt cọc của HKVN là căn cứ vào số lượng chứng từ đại lý được nhận và đơn giá tiền cọc trên từng loại chứng từ

Từ năm 2000 trở lại đây, HKVN đã thay đổi chính sách đặt cọc Mức đặt cọc áp dụng cho từng đại lý được tính trên cơ sở doanh số bán bình quân thực tế trên 1 chứng từ vận chuyển mà đại lý bán trong năm Trường hợp đại lý mới hoạt động doanh số bán bình quân thực tế trên 1 chứng từ được tính trên cơ sở bình quân của thị trường và sau đó được điều chỉnh lại theo thực tế của đại lý đó

Việc cấp phát chứng từ được thực hiện như sau

- Đại lý yêu cầu số lượng chứng từ được cấp phát căn cứ vào tiền cọc, công nợ của mình với HKVN

- Nhân viên duyệt cấp phát tính toán số chứng từ đại lý được nhận Cùng một lúc người duyệt cấp phát phải kiểm tra điều kiện được nhận chứng từ

33

của đại lý và tính toán bằng tay số chứng từ được nhận nên không thể lập ngay phiếu xuất kho và chuyển công việc này cho thủ kho, đây chính là khâu rủi ro tiềm tàng của quá trình cấp phát

- Thủ kho chứng từ viết phiếu xuất kho chứng từ , ghi đầy đủ các chứng từ đại lý nhận theo từng chủng loại, từng seri

2.4.1.2 Đánh giá rủi ro

- Các đại lý của HKVN đóng trên các địa bàn khác nhau trong khu vực, việc giao nhận chứng từ không chặt chẽ có thể gây tranh chấp trong trường hợp mất mát, hư hỏng

- Nhân viên cấp phát chứng từ, thủ kho chứng từ có thể thông đồng với các đại lý để cấp phát chứng từ không đúng qui định, gây thất thu cho HKVN Giá trị tổn thất của 1 chứng từ được đo bằng giá trị vận chuyển của chứng từ ấy Chứng từ vận chuyển là loại chứng từ có thể sử dụng không chỉ trên HKVN mà trên cả các hãng hàng không khác nên tổn thất là không thể tính trước và rất lớn, có trường hợp giá trị vận chuyển của 1 chứng từ lên tới chục nghìn USD

- Việc không phân chia trách nhiệm và lập sổ sách rạch ròi giữa nhân viên duyệt cấp phát và thủ kho chứng từ sẽ dẫn tới rủi ro cấp phát không đúng qui định, cấp phát sai số lượng cần thiết…

- Lạm dụng quyền hành của lãnh đạo các đơn vị có thể miễn trừ hay giảm mức cọc cho một số đại lý quen biết…

2.4.1.3 Thủ tục kiểm soát Kiểm soát phòng ngừa:

34

Để kiểm soát được qui trình đặt cọc và cấp phát, HKVN đưa ra 1 số qui định khá chặt chẽ

- Các đại lý đều phải đặt cọc cho HKVN để sử dụng cho mục đích nhận chứng từ vận chuyển để xuất bán và để HKVN khấu trừ trong trường hợp Đại lý không thanh toán hoặc thanh toán không đúng hạn theo hợp đồng Các đại lý chỉ được nhận chứng từ khi có đủ các điều kiện:

• Có hợp đồng đại lý trong thời hạn hiệu lực với HKVN • Đã đặt cọc trong thời hạn hiệu lực cho HKVN

• Có văn bản yêu cầu cấp phát chứng từ theo đúng mẫu biểu qui định • Đã nộp báo cáo bán kỳ trước

• Đã thanh toán tiền thu bán sản phẩm vận chuyển của những kỳ trước đầy đủ

- HKVN giao chứng từ vận chuyển trực tiếp cho các đại lý tại văn phòng của mình Trường hợp đại lý yêu cầu HKVN gửi chứng từ vận chuyển bằng đường chuyển phát nhanh hoặc thư bảo đảm, đại lý phải ghi rõ trong văn bản đề nghị, mọi chi phí phát sinh đại lý có trách nhiệm thanh toán - Kiểm tra tính tuân thủ các qui định cấp phát tại các VPVN, VPKV: thông

qua kiểm soát của trưởng bộ phận TCKT đối với từng nghiệp vụ cấp phát bằng cách ký duyệt lên Phiếu cấp phát

Kiểm soát phát hiện

HKVN tổ chức việc kiểm tra công tác đặt cọc và cấp phát chứng từ khá thường xuyên Việc kiểm tra được tiến hành ở các cấp

35

- Ban Kiểm soát ở cấp Tổng công ty tiến hành kiểm tra việc tuân thủ các qui định về quản lý đặt cọc và cấp phát hàng năm tại các VPKV, VPVN - Tại cấp VP

• Có sự kiểm tra chéo giữa bộ phận cấp phát chứng từ và bộ phận kế toán về các khoản tiền cọc, tiền thanh toán chứng từ để phát hiện việc sai sót trong khâu ghi nhận tiền thanh toán của các đại lýù • Kiểm tra đối chiếu giữa số lượng tồn chứng từ theo sổ sách và

kiểm kê thực tế định kỳ hay đột xuất

2.4.2.Xuất bán chứng từ

2.4.2.1 Qui trình xuất bán

- Nhân viên bán vé nhận yêu cầu vận chuyển từ hành khách - Tính toán giá cước và các khoản thuế, phí phải thu của khách - Tiến hành đặt chỗ, xuất vé

- Lập hóa đơn, thu tiền

- Giao các liên thích hợp của bộ chứng từ vận chuyển cho khách hàng

Hệ thống bảng giá của HKVN gồm hệ thống giá quốc nội, giá quốc tế Mỗi hệ thống lại phân ra thành nhiều bảng giá theo điểm đến với đối tượng khách hàng, mục đích vận chuyển khác nhau như giá áp dụng cho du học sinh, định cư, khách đoàn du lịch, lao động, người già, sinh viên…… Trong mỗi bảng giá lại có từng mức giá cho từng tuyến đường khác nhau Nhu cầu của khách hàng vô cùng phong phú và đa dạng, có những hành trình khách yêu cầu không có sẵn trong bảng giá mà phải thông qua nghiệp vụ tính toán kết hợp giá cước mới có được

36

Việc tính toán giá cước chịu ảnh hưởng bởi các nhân tố sau: nguyên tắc ticketing do IATA, HKVN qui định, các điều kiện của bảng giá, mức giá về ràng buộc ngày khởi hành, ngày kết thúc, thời hạn mua vé, hoàn vé, hạn chế chuyển nhượng, kết hợp giá, hạng đặt chỗ…

* Cách thức phân phối giá

- Ban Tiếp Thị Hành khách của TCT HKVN xây dựng gía, chuyển đến cho các VPKV, VPCN theo đường công văn

- Các VPKV, VPCN căn cứ vào danh sách các đơn vị bán, đại lý, sao chụp bảng giá, ra các văn bản hướng dẫn và chuyển cho đại lý (bằng đường bưu điện hoặc mời đại lý lên nhận trực tiếp)

- Đại lý căn cứ vào các mức giá và điều kiện cụ thể trong các hướng dẫn để thực hiện

- Các trao đổi, hướng dẫn, giải thích thêm trong quá trình áp dụng được diễn ra liên tục giữa các đại lý, VPKV, VPCN và Ban TTHK

- Tất cả công việc trên sẽ lập lại khi có bất kỳ sự thay đổi nào 2.4.2.2 Đánh giá rủi ro

- Tính toán sai số tiền phải thu của khách

- Ghi sai các điều kiện về đặt chỗ, ràng buộc chuyển nhượng dẫn tới không thanh toán được với các Hãng hàng không khác theo hợp đồng gây thất thu cho HKVN

- Aùp lực về thời gian phải giải quyết cho khách hàng dẫn tới sai sót

- Sự thông đồng giữa khách hàng và nhân viên bán vé để xuất bán các vé không đúng đối tượng

37

Đối với công tác phân phối giá

- HKVN mất nhiều thời gian công sức nhưng hiệu quả lại thấp do công việc xử lý bằng tay quá nhiều, việc quản lý rất khó khăn

- Tính an toàn chính xác không cao

- Khả năng mở rông việc phân phối giá cạnh tranh cho các đối tượng mới trong tương lai bị hạn chế do khối lượng công việc nhiều, tiến hành chậm, tính chính xác không cao, quản lý lại khó khăn

- Do phải tra cứu trên các bảng giá nhiều nên dễ bị nhầm lẫn, sai sót 2.4.2.3 Thủ tục kiểm soát

Kiểm soát phòng ngừa

- Trên hệ thống in vé đã cài đặt sẵn giá cước của các chặng quốc nội Số tiền ghi trên vé là số tiền thực thu của khách nên khách hàng và nhân viên có thể đối chiếu giữa số phải thu và số thực trả

- Đối với một số đường bay quốc tế đơn giản, hệ thống tính sẵn giá cước và nhân viên chỉ cần làm đúng các thao tác được hướng dẫn là có được giá cước thực thu và các điều kiện ghi trên vé đúng Đối với việc áp dụng các giá cước tính sẵn này, khi nhân viên chỉnh sửa không đúng thao tác, trên vé sẽ ghi nhận đây là giá lấy hoàn toàn tự động hay bị chỉnh sửa

Kiểm soát phát hiện

- Sau khi bán chứng từ, chính nhân viên bán vé cuối ngày phải tự kiểm tra lại các chứng từ mình xuất trong ngày có đúng hay không và kịp thời liên hệ với khách hàng để hiệu chỉnh

38

- Sau khi xuất bán chứng từ cho khách, các đơn vị bán phải chuyển chứng từ về cho bộ phận kiểm soát thu bán, bộ phận này trực thuộc phòng TCKT của các VPKV hay thuộc Trung tâm Thống kê và Tin học Hàng không đối vối các đơn vị bán từ nước ngoài Trách nhiệm của bộ phận kiểm soát thu bán là kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ xuất ra Kiểm tra đối chiếu với các qui định của IATA, của HKVN và các điều kiện cụ thể của từng loại giá trên từng chứng từ và tính toán số phải thu chính xác đối với từng chứng từ chi tiết theo từng khoản mục giá cước, thuế, phí… Tuy nhiên, một số trường hợp bộ phận này không thể kiểm tra được nhân viên có bán chứng từ cho khách đúng đối tượng hay không (Ví dụ không thể kiểm tra được khách hàng là người lớn hay trẻ em… )

Kiểm soát bù đắp

Những bất cập của 2 thủ tục kiểm soát trên có thể được hạn chế bới khâu kiểm tra tại các đầu sân bay Nhân viên làn thủ tục chuyến bay có thể phát hiện một số trường hợp mua vé không đúng đối tượng, xuất vé sai của các đơn vị bán và kịp thời yêu cầu khách hoàn trả phần chênh lệch

2.4.3.Báo cáo thanh toán

2.4.3.1.Qui trình lập báo cáo

Các đơn vị bán phải lập báo cáo bán cho HKVN 1 cách đầy đủ kịp thời, chính xác theo đúng biểu mẫu qui định với toàn bộ chứng từ chi tiết kèm theo: tờ kế toán và tờ hủy (void coupon) của chứng từ vận chuyển xuất bán, các chứng từ, tài liệu liên quan đến các thủ tục bán hoàn hủy đổi theo qui định hiện hành

Căn cứ vào đặc điểm thị trường, khả năng hoạt động của đại lý , HKVN qui định cụ thể số lượng và kỳ hạn nộp báo cáo bán Bất kể có phát sinh các 39

nghiệp vụ bán sản phẩm hay không, Đại lý phải lập và gửi báo cáo theo đúng kỳ hạn cho HKVN qui định

2.4.3.2 Đánh giá rủi ro

- Các đại lý nộp báo cáo chậm hơn qui định, ảnh hưởng đến tiến độ thanh toán và kiểm soát chứng từ

- Đại lý nộp báo cáo không đầy đủ các chứng từ phát sinh trong kỳ, cố ý giữ lại các chứng từ có giá trị cao để giảm bớt số tiền phải thanh toán cho HKVN

- Cố tình lập báo cáo sai số phải thu của các chứng từ để có thể thông đồng với nhân viên kiểm soát bỏ qua khâu kiểm soát giá

2.4.3.3.Thủ tục kiểm soát

Kiểm soát phòng ngừa

- Tiến hành cấp phát cho đại lý số lượng chứng từ theo khả năng bán của đại lý chứ không chỉ đơn thuần căn cứ vào tiền cọc Như vậy sẽ hạn chế đựơc trường hợp đại lý có số đặt cọc lớn, lấy vé quá khả năng bán nên không cần lập báo cáo cũng có chứng từ để bán

- HKVN đưa ra các qui định chế tài và phạt vi phạm trong trường hợp đại lý cố tình báo cáo không đầy đủ các chứng từ phát sinh Trường hợp đại lý báo cáo chứng từ vận chuyển đã xuất bán vào kỳ báo cáo sau, đại lý phải trả tiền phạt là : 10 USD/vé, 20 USD/vé, 50 USD/ vé cho lần vi phạm thứ nhất, thứ hai và lần thứ ba trở đi

40