Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.doc

Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài:

Việt Nam đang trong tiến trình xây dựng và phát triển nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, vận hành theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước, theo định hướng xã hội chủ nghĩa Sự nghiệp đổi mới đã và đang mang lại những thành tựu to lớn về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, trật tự an toàn xã hội, đang tạo ra những tiền đồ mới, đưa công cuộc đổi mới bước sang thời kỳ phát triển - thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá Từ khi tiến hành công cuộc đổi mới đến nay thực tế Việt Nam đã dành được những thành tựu đáng kể về kinh tế, văn hoá, xã hội, về quản lý Nhà nước, về trình độ của mỗi cán bộ công chức Nhưng trước những xu thế thách thức của thời đại mới đòi hỏi việc đổi mới trong các cơ quan, đơn vị đặc biệt là trong các cơ quan quản lý Nhà nước cần được đẩy mạnh hơn nữa.

Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội Các đơn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yêu cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lý mà trong đó công tác văn thư – lưu trữ cũng đóng một vai trò hết sức quan trọng Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật Nó đảm bảo việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, chính xác, kịp thời phục vụ cho hoạt động của cơ quan, đơn vị đạt hiệu quả cao hơn.

Để nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả của quản trị, cần ý thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác công văn, giấy tờ, tránh tình trạng cung cấp thông tin chậm, thiếu chính xác làm cản trở cho việc nghiên cứu, quản lý, tổ chức hoạt động Quản lý tốt công tác văn thư – lưu trữ là nhiệm vụ của Quản trị văn phòng Công tác văn thư – lưu trữ là một trong những nội dung hoạt động chủ yếu của văn phòng, nằm trong hệ thống quản lý của Nhà nước.

Thực tế công tác Văn thư – Lưu trữ ở nhiều đơn vị chưa được quan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng củ công tác Văn thư – Lưu trữ trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức Cán bộ công chức văn phòng chưa được đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác Văn thư – Lưu trữ.

Công tác văn thư nhằm mục đích đảm bảo thông tin các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, quản lý điều hành của Nhà nước.

Công tác lưu trữ là việc lựa chọn các văn bản, tài liệu có giá trị để giữ lại và tổ chức sắp xếp, bảo quản một các khoa học có hệ thống nhằm giúp các cơ quan, cá nhân tra cứu thông tin khi cần thiết góp phần nâng cao mục tiêu của quản lý Nhà nước là năng suất, chất lượng, hiệu quả.

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị nói chung và đối với Văn phòng của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng, sau thời gian thực tập tại phòng Văn thư Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam, em đã hiểu biết và nhận thức sâu sắc hơn về tầm quan trọng của công tác Văn thư –Lưu trữ đối với hoạt động của một cơ quan đơn vị nói chung và đối với Văn phòng Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam nói riêng Và cũng chính trong thời gian thực tập đã giúp em tìm hiểu, đánh giá, nhận xét và rút ra được những mặt tốt và nhưng mặt cần được điều chỉnh, những biện pháp cần được áp dụng nhằm nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng

không Việt Nam Vì vậy em đã chọn đề tài : “Một số biện pháp nhằm nâng

cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam” làm đề tài khoá luận tốt nghiệp của mình với mong muốn

góp phần nhỏ bé của mình vào việc nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ của Công ty.

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.

Đề tài khoá luận nhằm đạt được những mục đích sau:

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về Văn thư – Lưu trữ và công tác Văn thư – Lưu trữ.

- Phân tích, đánh giá thực trạng công tác Văn thư – Lưu trữ (các hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam) để thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn đề cần nghiên cứu, phương hướng và giải pháp đối với công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

3 Phạm vi, đối tượng nghiên cứu.

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khoá luận là lý thuyết về Văn thư – Lưu trữ và thực tiễn các hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam Cụ thể:

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Công ty đặc biệt là khối văn phòng và tổ Văn thư – Lưu trữ Công ty.

- Thực trạng về hoạt động Văn thư – Lưu trữ tại công ty như: Công tác văn thư (xây dựng và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu, lập và nộp hồ sơ), công tác lưu trữ (phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ).

- Đánh giá hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – Lưu trữ từ đó tìm ra ưu điểm, hạn chế của công tác Văn thư – Lưu trữ tai Công ty và đồng thời chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế đó.

- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

4 Phương pháp nghiên cứu.

Để nghiên cứu và thực hiện tốt chuyên đề này em đã sử dụng những phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:

+ Phương pháp điều tra quan sát + Phương pháp Duy vật biện chứng + Phương pháp thống kê.

+ Phương pháp so sánh và đối chiếu + Phương pháp phân tích và tổng hợp + Phương pháp phỏng vấn.

Khoá luận tốt nghiệp ngoài lời mở đầu, kết luận, mục lục và tài liệu tham khảo, bố cục bài khoá luận được chia thành 3 chương:

Chương 1: Lý luận về công tác văn thư lưu trữ.

Chương 2: Thực trạng về công tác Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu

Hàng không Việt Nam.

Chương 3: Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác

Văn thư – Lưu trữ tại Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam.

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁCVĂN THƯ LƯU TRỮ.

Công tác Văn thư - Lưu trữ là một trong những nội dung quan trọng trong nghiệp vụ văn phòng Chính vì vậy, để tìm hiểu rõ hơn về công tác Văn thư – Lưu trữ chúng ta cần phải tìm hiểu tổng quan về văn phòng và công tác Văn Phòng nói chung.

1.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG.

1.1.1 Khái niệm văn phòng.

Văn phòng có thể được hiểu như sau:

- Thứ nhất: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một

cơ quan chức năng phục vụ cho điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.

- Thứ hai: Văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn

vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.

- Thứ ba: Văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có chức vụ,

có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc…

- Thứ tư: Văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan tổ chức,

trong đó diễn ra việc thu thập, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công văn có liên quan đến công tác văn thư.

Tóm lại, Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành của lãnh đạo,đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.

1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng.

1.1.2.1 Chức năng của văn phòng.

Theo khái niệm về công tác văn phòng, ta có thể thấy được văn phòng có những chức năng cơ bản sau đây:

- Chức năng tham mưu:

Hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người quản lý), bởi vậy muốn ra những quyết định mang tính khoa học, người quản lý cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ giúp Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần

thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (í vị sức ép, gò bó) và mang tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) Chức năng này được gọi là chức năng tham mưu cho các nhà lãnh đạo, quản lý đơn vị của công tác Văn phòng.

- Chức năng tổng hợp:

Kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của mọi đối tượng mà văn phòng là đầu mối thu thập, phân tích, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của người lãnh đạo, quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo những nguyên tắc, trình tự nhất định mới có thể mang lại hiệu quả thiết thực Hoạt động như trên thuộc về chức năng tổng hợp của công tác văn phòng Chức năng này không chỉ có tác dụng thiết thực đến chức năng tham mưu của văn phòng mà còn có vai trò quan trọng đối với sự thành công hay thất bại của cơ quan, đơn vị Chính vì ý nghĩa to lớn của chức năng này nên các tổ chức, đơn vị luôn quan tâm củng cố và hiện đại hoá công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển của thời đại

- Chức năng hậu cần:

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính… Những cái đó thuộc về hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho mọi quá trình, mọi lúc, mọi nơi.

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năngtrên Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằmkhẳng định sự cần thiết khách quan tồn tại của cơ quan văn phòng ở mỗiđơn vị, tổ chức Trong đó, chức năng tổng hợp là cực kỳ quan trọng,quyết định đến sự thành bại của công tác văn phòng.

1.1.2.2 Nhiệm vụ của văn phòng.

Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng cần thực hiện các nhiệm vụ cụ thể sau:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó, bố trí, sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, tháng, quý, năm của cơ quan.

- Thu thập, xử lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị và các biện pháp thực hiện phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng - Thực hiện công tác Văn thư – Lưu trữ, giải quyết văn thư, tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan, tổ chức mình với các cơ quan , tổ chức khác, cũng như nhân dân nói chung.

- Lập kế hoạch tổ chức, dự toán kinh phí năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của Nhà nước và quyết định của Thủ trưởng.

- Mua sắm trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất kỹ thuật phương tiện làm việc của cơ quan, bảo đảm các yêu cầu cho hoạt động và công tác của cơ quan.

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khoẻ, bảo về trật tự, an toàn cơ quan, tổ chức phục vụ các cuộc họp, thực hiện công tác lễ tân, tiếp khách một cách khoa học và văn minh.

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng, chỉ đạo hường dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết.

1.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.

1.2.1 Khái niệm về công tác văn thư.

- Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả hoạt động quản lý của các cơ quan, các tổ chức một một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt hay không tốt Cũng chính vì điều đó mà hiện nay trong các cơ quan, các tổ chức công tác văn thư ngày càng được quan tâm nhiều hơn Đặc biệt trong công cuộc cải cách hành chính Nhà nước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được tập trung đổi mới.

- Văn thư vốn là từ Hán gốc dùng chỉ tên gọi chung của các loại văn bản do cá nhân, gia đình, dòng họ lập ra (đơn từ, nhật ký, di chúc, gia phả…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc lệnh…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung Thuật ngữ này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du nhập vào nước ta từ thời Trung cổ; đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước.

- Ngày nay văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế chính trị- xã hội…dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Người ta phải tiến hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi chung là công tác văn thư và trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, viên chức các cơ quan, tổ chức Vậy có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:

Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,

lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức.

1.2.2 Vai trò,‎ ý nghĩa của công tác văn thư ý nghĩa của công tác văn thư.

* Vai trò của công tác văn thư.

Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của văn phòng Trong văn phòng, công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng và là một mắt xích trong guồng máy hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.

* Ý nghĩa của công tác văn thư.

- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Công tác quản lý Nhà nước đòi hỏi phải có đầy đủ thông tin cần thiết Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nội dung công việc có thể xếp công tác văn thư vào hoạt động bảo đảm thông tin cho công tác quản lý mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.

- Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, chính xác, nâng cao chất lượng đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu, giảm bớt giấy tờ không cần thiết và hạn chế việc lợi dụng sơ hở trong việc quản lý văn bản để làm những việc trái pháp luật.

- Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan Nội dung của các văn bản phản ánh hoạt động của các cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan Nếu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan một cách chân thực.

- Công tác văn thư nề nếp sẽ bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu thường xuyên kho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị từ văn thư được nộp vào kho lưu trữ của cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ và kho lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ lại càng đầy đủ thì chất

lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ thấp, gây khó khăn cho công tác lưu trữ trong việc tiến hành nghiệp vụ, làm cho tài liệu phòng lưu trữ không được hoàn chỉnh.

1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư.

Đứng trước đòi hỏi của hoạt động quản lý Nhà nước, công tác văn thư ở các cơ quan, đơn vị trong quá trình thực hiện các nội dung của công văn, giấy tờ phải đảm bảo những yếu cầu hết sức cơ bản Thể hiện việc đáp ứng các đòi hỏi về nhu cầu quản lý Nhà nước ở từng lĩnh vực, khía cạnh của cuộc sống, từ đó công tác văn thư có những yêu cầu cơ bản sau:

- Yêu cầu nhanh chóng:

Quá trình quản lý công việc của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản Dó đó, xây dựng văn bản nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc giải quyết nhanh mọi công việc của mỗi cơ quan.

Nội dung mỗi văn bản đều chứa đựng một sự việc nhất định, nếu giải quyết văn bản chậm làm giảm tiến độ giải quyết công việc chung của mỗi cơ quan, đồng thời làm giảm ý nghĩa những sự việc được nêu ra trong mỗi văn bản.

- Yêu cầu chính xác:

Trong quá trình thực hiện, yêu cầu chính xác đòi hỏi công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Chính xác về nội dung văn bản tức là nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về mặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác và số liệu phải đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.

+ Chính xác về thể thức văn bản, văn bản ban hành phải có đầy đủ các yếu tố do Nhà nước quy định, mẫu trình bày phải theo đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.

+ Chính xác về các khâu kỹ thuật, nghiệp vụ: yêu cầu về tính chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong các khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thể trong việc thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhà nước.

- Yêu cầu bí mật:

Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, bí mật của Nhà nước Vì vây, trong quá trình tiến hành xây dựng văn bản và tổ chức giải quyết văn bản phải đảm bảo giữ gìn bí mật.

Khi lựa chọn cán bộ văn thư phải quán triệt tinh thần giữ gìn bí mật của cơ quan Về khía cạnh nhất định, yêu cầu bí mật trong công tác văn thư còn phải thể hiện ở việc giữ gìn bí mật nội dung những công việc mới chỉ được bàn bạc chưa được đưa thành các quyết định chính thức của các cơ quan hoặc chưa được ban hành thành văn bản.

- Yêu cầu hiện đại:

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy yêu cầu hiện đại hoá công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chất lượng cao Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay trước hết nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện trang bị các thiết bị văn phòng.

1.2.4 Nội dung của công tác văn thư.

1.2.4.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản.

Những công văn giấy tờ, tài liệu được hình thành trong hoạt động quản lý của các cơ quan Nhà nước, Doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức Chính trị - Xã hội, kinh tế, đơn vị vũ trang… gọi chung là văn bản.

Công tác xây dựng văn bản bao gồm các công việc sau:

- Soạn thảo văn bản:

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của công ty và những mục đích yêu cầu nhất định để làm ra một văn bản nhằm giải quyết một công việc cụ thể hoặc điều chỉnh một quan hệ xã hội nào đó Có nhiều phương pháp soạn thảo văn bản như: Đánh máy trực tiếp, đọc cho người khác đánh máy, soạn thảo trên máy vi tính, viết tay bản thảo…

- Trình duyệt bản thảo:

Tất cả các bản thảo đều phải được duyệt trước khi đưa đánh máy và trình ký, người duyệt văn bản ký tắt vào bản thảo mà mình đã duyệt Những văn bản gửi đi do Thủ trưởng hoặc Phó Thủ trưởng Công ty ký đều phải được Chánh Văn phòng xem xét về thủ tục, thể thức văn bản trước khi trình ký và ban hành.

- Bổ sung và xử lý kỹ thuật văn bản:

Trong quá trình xem xét, nếu thấy có thiếu sót về nội dung hoặc chưa đúng thể thức thì Chánh Văn phòng sẽ yêu cầu bổ sung, chỉnh sửa lần cuối rồi đánh máy, in sao văn bản.

- Ký và ban hành văn bản:

Văn bản sau khi ký sẽ chuyển sang bộ phận văn thư để làm các thủ tục ban hành.

1.2.4.2 Công tác tổ chức quản lý và quản lý văn bản.

1.2.4.2.1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.

* Khái niệm văn bản đến:

Văn bản đến là những công văn, giấy tờ, tài liệu, thư từ, sách báo do các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân bên ngoài gửi đến.

* Một số nguyên tắc chung về việc tiếp nhận văn bản đến.

- Tất cả văn bản đến cơ quan đều phải đăng ký vào sổ, quản lý thống nhất ở văn thư.

- Văn bản đến phải được xử lý nhanh chóng, chính xác và giữ gìn bí mật - Văn bản đến phải trình Thủ trưởng cơ quan, qua văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết.

- Các cá nhân, đơn vị, khi nhận văn bản đến phải đăng ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản của văn thư.

* Nội dung quản lý văn bản đến.

Bước1:Tiếp nhận và kiểm tra sơ bộ văn bản đến.

Khi tiếp nhận văn bản đến cơ quan, người trực tiếp nhận văn bản phải kiểm tra xem có đúng văn bản tài liệu gửi cho cơ quan mình không, số lượng văn bản (số lượng bì văn bản) có đủ không Nếu thấy thiếu thì hỏi lại người đưa văn bản cho mình.

Kiểm tra phong bì có nguyên vẹn hoặc dấu hiệu bị bóc, rách, bị mất văn bản bên trong phong bì không Nếu có thì phải báo cho người phụ trách công tác văn thư của cơ quan biết và phải lập biên bản với người đưa văn bản đến cơ quan.

Bước 2: Phân loại sơ bộ.

Sau khi đã nhận đủ số lượng văn bản gửi cho cơ quan mình, bộ phận văn thư phải tiến hành phân loại các văn bản nhận được thành hai loại (loại phải đăng ký và loại không phải đăng ký).

- Loại phải đăng ký: Tất cả các văn bản, giấy tờ gửi cho cơ quan (ghi tên cơ quan, tên đơn vị tổ chức trong cơ quan), gửi Thủ trưởng cơ quan hoặc những người có chức vụ lãnh đạo trong cơ quan (ghi chức danh hoặc ghi đích danh của họ).

- Loại không phải đăng ký: Tất cả các thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin…

Bước 3: Bóc bì văn bản:

Những phong bì có dấu hiệu chỉ mức độ “khẩn” phải được bóc ngay sau khi nhận.

Khi bóc bì văn bản không để làm rách văn bản, không làm mất phần số, ký hiệu của các văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì và không làm mất dấu bưu điện trên phong bì.

- Với văn bản thường:

Sau khi phân loại văn bản, tiến hành bóc bì, lấy văn bản ra phải nhẹ tay tránh làm rách văn bản, đối chiếu số, ký hiệu văn bản đã được ghi ở ngoài phong bì, ký hiệu đã được ghi trên từng văn bản Khi phát hiện những văn bản gửi không đúng, phải trả lại cho cơ quan đã gửi văn bản đó.

Nếu có phiếu gửi: Sau khi nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu lên phiếu gửi, rồi gửi trả lại cơ quan gửi văn bản.

Đối với những văn bản có ngày tháng ghi trên văn bản và ngày tháng nhận văn bản cách nhau quá xa nên giữ lại phong bì.

- Văn bản mật:

Sau khi bóc bì ngoài thấy dấu hiệu chỉ mức độ mật, nếu được cơ quan phân công bóc bì, đăng ký văn bản mật thì tiến hành bóc bì như đối với văn bản thường Nếu cơ quan không phân công nhiệm vụ bóc bì, đăng ký văn bản mật thì chỉ bóc bì ngoài, bì trong giữ nguyên không được bóc mà phải chuyển cả bì cho người có trách nhiệm bóc bì đăng ký văn bản mật.

Bước 4: Đóng dấu đến, ghi số đến, ghi ngày đến:

Với bước này mục đích là xác nhận văn bản đã qua văn thư và ghi nhận ngày tháng văn bản đến cơ quan.

Khi giải quyết và xử lý văn bản đến Thủ trưởng cần phải đảm bảo nguyên tắc: Kiên quyết không xem xét văn bản đến khi văn bản mà cán bộ trình không có dấu “đến”.

Dấu đến có kích cỡ (5×3)cm như mẫu dưới đây:

TÊN CƠ QUAN NHẬN VĂN BẢN

Bước 5: Xin ý kiến phân phối văn bản đến.

Văn thư chuyển những văn bản đã được đóng dấu đến trình lên thủ trưởng cơ quan hoặc người phụ trách quản lý công tác văn thư đển xin ý kiến phân phối văn bản Căn cứ vào ý kiến đó văn thư sẽ chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết.

Lưu ý: Khi sắp xếp văn bản trình người có thẩm quyền thì những văn bản có dấu “khẩn” phải được xếp lên cùng.

Bước 6: Vào sổ văn bản đến.

Công việc này mục đích nhằm nắm được số lượng văn bản đến cơ quan, nội dung của văn bản đến cũng như biết được đối tượng giải quyết văn bnả đến.

Khi vào sổ tránh trùng số hoặc bỏ sót số gây khó khăn cho việc thống kê và tra cứu tài liệu Có thể đăng ký văn bản đến bằng các hình thức như: Sổ, thẻ đăng ký hoặc bằng máy vi tính Văn bản đến ngày nào thì vào sổ ngày đó Tùy theo số lượng văn bản nhiều hay ít mà lập các sổ cho phù hợp.

Nếu số lượng văn bản nhiều thì lập các sổ như sau: - 01 Sổ đăng ký các văn bản quy phạm pháp luật - 01 Sổ đăng ký văn bản thường của các đơn vị khác - 01 Sổ đăng ký văn bản “mật”.

- 01 Sổ đăng ký đơn thư.

MẪU DẤU ĐẾN

Nếu số lượng văn bản ít thì lập các sổ sau: - 01 Sổ đăng ký văn bản “mật”.

- 01 Sổ đăng ký chung cho tất cả các văn bản gửi đến MẪU SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN

Tên cơ quan (đơn vị)

Lưu ý: Đối với những cơ quan có số lượng văn bản đến ít, chỉ sử dụng

một sổ để đăng ký văn bản đến và các đơn vị (bộ phận) nhận văn bản cùng nằm trong một khu vực, thì cột (9) để người nhận văn bản ký

Sổ đăng ký văn bản “mật” đến gồm có 11 cột (như mẫu đăng ký văn bản đến thường, thêm cột mức độ “mật” sau cột “trích yếu”.Bìa sổ cũng giống như bìa sổ đăng ký văn bản thường.

* Sổ đăng ký đơn, thư:

Mẫu bìa: Giống mẫu bìa của sổ đăng ký văn bản thường chỉ khác tên sổ

“Sổ đăng ký đơn, thư”.

Phần đăng ký bên trong của sổ đăng ký đơn thư:

Bước 7: Phân phối chuyển giao văn bản đến.*:Trình xin ý kiến phân phối:

Sau khi bóc bì, đóng dấu “đến” lên văn bản, nhân viên văn thư đăng ký một phần vào sổ rồi trình tất cả các văn bản, giấy tờ đã nhận được cho người phụ trách văn phòng của cơ quan xem xét và trình lên Thủ trưởng cơ quan hoặc người được Thủ trưởng cơ quan uỷ quyền để ghi ý kiến phân phối lên văn bản.

* Chuyển giao văn bản đến:

Tất cả các văn bản đến cơ quan, sau khi đã có ý kiến phân phối của người phụ trách phải được chuyển ngay đến tận tay người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết Không để văn bản chạy vòng qua nơi không có trách nhiệm giải quyết văn bản, không chuyển văn bản chậm.

Các văn bản có đóng dấu chỉ mức độ khẩn phải chuyển đến tay người có trách nhiệm giải quyết chậm nhất là 30 phút (nếu trong giờ hành chính) và 1 giờ (nếu ngoài giờ hành chính).

Khi chuyển giao văn bản phải trao tận tay người có thrách nhiệm giải quyết, không nhờ người khác hoặc đơn vị khác chuyển hộ.

Trường hợp một văn bản liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân cùng giải quyết thì phải nhận tài liệu đó rồi mới chuyển tới nơi nhận.

Khi chuyển giao văn bản phải đăng ký vào sổ và phải có ký nhận của

Đối với văn bản “mật” : Mẫu sổ chuyển giao văn bản “mật” giống như sổ chuyển giao văn bản thường, chỉ thêm cột “mức độ mật” sau cột (3)

Bước 8: Tổ chức giải quyết và theo dõi văn bản đến của cơ quan.* Tổ chức giải quyết văn bản đến:.

- Đối với văn bản thường:

Nội dung công việc nêu trong văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của cán bộ, đơn vị nào, thì do cán bộ đơn vị đó trực tiếp giải quyết.

Các cán bộ thừa hành, sau khi nhận được văn bản, phải nghiên cứu, nắm vững các vấn đề cần giải quyết, xử lý kịp thời các vấn đề đó Những công việc có liên quan đến các cán bộ khác, bộ phận khác phải khẩn trương phối hợp để cùng giải quyết tốt công việc Không được tự ý chuyển văn bản cho bộ phận khác, cơ quan khác khi chưa có ý kiến của lãnh đạo.

Tất cả các văn bản đến cơ quan phải được xem xét giải quyết nhanh + Đối với những công việc khẩn cấp, cần thiết đột xuất phải xin ý kiến giải quyết ngay khi nhận được văn bản.

+ Đối với những văn bản khác gửi đến để xin ý kiến lãnh đạo, khi có ý kiến của lãnh đạo ghi ở lề văn bản, không được đóng dấu lên lề văn bản đó mà phải soạn thảo văn bản trả lời dựa vào ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo.

+ Những văn bản có ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo phải lưu trong hồ sơ công việc của cán bộ thừa hành.

Chỉ cán bộ lãnh đạo mới được ghi ý kiến lên lề văn bản, những ý kiến đề xuất của cán bộ thừa hành phải ghi rõ lên tờ giấy trắng khác, kèm theo

văn bản đó Các đơn vị trong cơ quan không được tự ghi dấu gạch chân các dòng hoặc ghi thêm ý kiến vào văn bản đến.

Những văn bản đề cập đến những vấn đề quan trọng như chủ trương, chương trình, kế hoạch công tác, những văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác của cấp trên đối với cơ quan… phải do thủ trưởng, phó thủ trưởng cơ quan giải quyết.

Đối với những vấn đề liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, Thủ trưởng cơ quan cần tham khảo ý kiến của cán bộ, bộ phận liên quan trước khi giải quyết Khi trình lãnh đạo xin ý kiến giải quyết một công việc gì, cán bộ thừa hành phải trình tất cả các văn bản có liên quan đến văn bản mới nhận được.

- Đối với văn bản mật:

Nhân viên văn thư phải trao tận tay văn bản mật cho người có trách nhiệm giải quyết, không được tự ý bóc văn bản khi thấy có dấu hiệu chỉ mức độ mật.

Bất kỳ người nào được biết những điều bí mật, được giữ văn bản, tài liệu mật phải thực hiện các quy định sau:

- Chỉ phổ biến những vấn đề bí mật trong phạm vi những người có trách nhiệm.

- Không được mang văn bản, tài liệu mật về nhà riêng hoặc mang theo đi công tác (nếu văn bản đó không liên quan đến chuyến đi công tác) Khi cần thiết phải mang văn bản, tài liệu mật về nhà, hoặc đi công tác phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan Khi cần mang văn bản tài liệu mật đi công tác, không được giao cho người khác giữ hộ, không được để bất kỳ nơi nào không có người có trách nhiệm giữ gìn - Không sao chụp, ghi chép những điều bí mật của văn bản Không

được trao đổi những điều bí mật trong điều kiện không đảm bảo an toàn.

* Tổ chức kiểm tra văn bản đến:

Mục đích: Nhằm nâng cao hiệu quả và tiến độ giải quyết công việc

của cơ quan.

Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với quy định, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước.

Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc phân phối và tiến độ chuyển giao văn bản.

Phụ trách công tác văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết văn bản so với thời hạn quy định.

Nhân viên văn thư cơ quan có trách nhiệm kiểm tra tiến độ giao nhận văn bản, độ chính xác và thủ tục giao nhận văn bản Toàn bộ việc kiểm tra trên có thể lập sổ kiểm tra hoặc kiểm tra bằng máy tính.

1.2.4.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.

* Khái niệm văn bản đi:

Văn bản đi là tất cả những văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi đi.* Nguyên tắc chung về việc tổ chức và quản lý văn bản đi.

Tất cả văn bản, giấy tờ do cơ quan gửi ra ngoài đều phải đăng ký và làm thủ tục gửi đi ở văn thư cơ quan.

* Nội dung quản lý văn bản đi.Bước 1: Kiểm tra thể thức văn bản.

Văn bản sau khi được đánh máy (hoặc in) trước khi đưa lãnh đạo ký và đóng dấu, làm thủ tục gửi đi, đều phải được kiểm tra về thể thức Việc này thường được giao cho phụ trách bộ phận văn thư làm.

- Trước hết xem xét văn bản đó có hợp lệ không, tức là văn bản đó (từ thảo, duyệt thảo, đánh máy, sao in đến ký) đã được thực hiện đúng theo quy định của cơ quan chưa? Nếu chưa thì phải làm đủ các việc.

- Kiểm tra về thể thức văn bản đặc biệt là phần tác giả, ngày tháng, trích yếu, nơi nhận, thể thức để ký, số lượng bản… Nếu còn thiếu sót thì yêu cầu cán bộ phần hành hoặc đơn vị soạn thảo văn bản đó sửa lại Sau khi kiểm tra xong, nếu văn bản chưa có chữ ký của Thủ trưởng, văn thư đưa xin chữ ký, sau đó đóng dấu cơ quan; vào sổ ghi ngày tháng làm thủ tục gửi đi

Bước 2: Vào sổ đăng ký văn bản đi.

- Đăng ký văn bản đi là ghi chép một số thông tin cần thiết của văn bản đi như: Số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản… vào những phương tiện đăng ký như: Sổ đăng ký, thẻ, máy vi tính…nhằm quản lý chặt chẽ văn bản của cơ quan và tra tìm văn bản được nhanh chóng.

- Khi đăng ký văn bản phải ghi đầy đủ, chính xác các yếu tố cần thiết có trong các phương tiện đó.

- Trước khi đăng ký văn bản, nhân viên văn thư phải kiểm tra lại một lần nữa về thể thức của văn bản, vị trí các thành phẩn, cách trình bày và thẩm quyền ban hành văn bản

Khi đăng ký văn bản đi cần hoàn thiện các thủ tục phát hành như:

- Ghi số lên văn bản ( đánh số văn bản)

Số của văn bản là số đăng ký thứ tự của văn bản trong năm kể từ ngày đầu năm Những cơ quan hoạt động theo nhiệm kỳ thì lấy số văn bản theo nhiệm kỳ.

Tất cả các văn bản đi của cơ quan ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số của cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị tổ chức thảo ra văn bản.

- Ghi ngày tháng lên văn bản:

Ngày tháng ghi trong văn bản là ngày tháng văn bản được đăng ký vào các phương tiện đăng ký Ngày tháng ghi trong văn bản và ngày tháng ghi trong các phương tiện đăng ký phải giống nhau và phải được ghi rõ ràng, chính xác (đối với ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải thêm số 0 ở đằng trước).

- Đóng dấu văn bản đi:

Đây là khâu quan trọng không thể thiếu đối với văn bản trước khi gửi đi Thiếu con dấu có nghĩa là văn bản đó không có giá trị hiệu lực về mặt pháp lý Cán bộ văn thư không được đóng dấu “mật”, “khẩn” vào văn bản khi văn bản đó chưa có ý kiến của người ký văn bản.

- Đăng ký văn bản đi:

Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện trên các phương tiện như: Sổ đăng ký, máy tính, thẻ.

Tuỳ theo số lượng văn bản đi của cơ quan nhiều hày ít mà lập sổ đăng ký cho phù hợp Thông thường đối với cơ quan có ít văn bản được ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ, chỉ cần lập 02 sổ đăng ký văn bản đi là đủ: Một sổ dùng để đăng ký văn bản mật đi, một sổ dùng đăng ký văn bản đi chung cho các loại văn bản mà cơ quan ban hành Đối với cơ quan có nhiều văn bản được ban hành trong một năm hoặc một nhiệm kỳ thì lập ít nhất 3 sổ như sau:Sổ đăng ký văn bản đi (mật), sổ đăng ký văn bản đi (thường),sổ đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật.

MẪU BÌA SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI CHO VĂN BẢN THƯỜNG * Bìa ngoài:

Bước 3: Chuyển giao văn bản đi.

MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

* Bìa sổ: Giống như bìa sổ đăng ký văn bản đi chỉ khác tên gọi * Phần ghi bên trong:

+ Văn bản đi phải được đăng ký và chuyển đi ngay trong ngày khi có chữ ký và dấu của người có thẩm quyền

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢNTên cơ quan (đơn vị)

+ Đối với những văn bản có dấu “Khẩn”, phải chuyển đi trước + Việc gửi văn bản phải đúng nơi nhận ghi trên văn bản.

+ Những văn bản có nội dung quan trọng phải gừi kèm theo phiếu gửi để kiểm tra.

MẪU PHIẾU GỬI

* Những công việc cụ thể để tiến hành chuyển giao văn bản đi:

- Lựa chọn và trình bày phong bì:

+ Tuỳ vào số lượng văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn bản to hay nhỏ mà chọn phong bì cho thích hợp Phong bì văn bản phải được làm bằng loại giấy tốt, bền, dai, không dễ bị thấm nước, không nhìn thấy chữ của văn bản.

+ Góc trên, bên trái: Phần nơi gửi ghi rõ ràng, đầy đủ, chính xác tên cơ quan, đơn vị gửi văn bản, địa chỉ, số điện thoại, hoặc số Fax (nếu có) và sổ, ký hiệu của tất cả các văn bản có trong phong bì; dấu chỉ mức đọ “khẩn” (nếu có) Đối với văn bản mật phải làm 2 phong bì Phong bì ngoài không ghi mức độ mật.

+ Góc trên bên phải dán tem.

+ Bên dưới, giữa - phần nơi nhận: Ghi rõ, đầy đủ chính xác tên cơ quan (đơn vị) hoặc cá nhân nhận văn bản, địa chỉ của cơ quan (đơn vị)

Tên tài liệu…

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐề nghị trả lại phiếu này

sau khi nhận được tài liệu

Chức vụ

Khi trình bày phong bì không được viết tắt những chữ không thông dụng, không xuống dòng một cách tuỳ tiện.

Sau khi đã làm phong bì và viết phong bì, gấp văn bản cho vào bên trong và dán lại Lưu ý khi dán phong bì không được để hồ dính vào văn bản Gửi văn bản đi:

- Đăng ký vào sổ chuyển và thực hiện việc chuyển văn bản đi MẪU SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI

* Ngoài bìa: Bìa sổ giống như bìa sổ đăng ký văn bản đi chỉ khác tên gọi.

+ Gửi văn bản trong nội bộ cơ quan:

Đối với những văn bản ban hành trong nội bộ cơ quan, đơn vị khi phát hành cũng phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ Yêu cầu người nhận văn bản ký nhận vào sổ (nếu cơ quan ban hành nhiều văn bản và các đơn vị tổ chức của cơ quan không cùng nằm trong một khuân viên).

+ Gửi văn bản qua bưu điện:

Khi gửi văn bản qua bưu điện phải đăng ký vào sổ và yêu cầu nhân viên bưu điện, khi đã nhận đủ văn bản phải ký xác nhận và đóng dấu bưu điện vào cột (4) của sổ chuyển giao.

Mẫu sổ chuyển giao qua bưu điện cũng giống như sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ, chỉ khác tên gọi.

Chú ý: Nếu cơ quan ban hành ít văn bản và các đơn vị tổ chức của cơ quan cùng nằm trong một khuân viên, thì sử dụng sổ đăng ký văn bản đi làm sổ chuyển văn bản trong nội bộ chỉ cần thêm cột “Ký nhận” Vào sổ đăng ký văn bản đi sau cột (05).

- Kiểm tra việc gửi văn bản đi:

Chánh văn phòng, người phụ trách công tác văn thư của cơ quan phải kiểm tra về nội dung và thể thức của các văn bản đi để nắm được tình hình hoạt động của cơ quan và việc ban hành văn bản cơ của cơ quan cho đúng các quy định của Nhà nước.

Phụ trách các đơn vị, tổ chức trong cơ quan phải kiểm tra nội dung văn bản, theo dõi việc hình thành và xử lý các văn bản đi tại đơn vị mình phụ trách.

Nhân viên văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra việc giải quyết các văn bản đi của cơ quan bằng cách dùng phiếu gửi qua bưu điện hoặc định kỳ làm bảng thống kê những văn bản quan trọng đã gửi đến các cơ quan, giúp Thủ trưởng cơ quan theo dõi tình hình nhận văn bản, nhất là đối với những văn bản quan trọng, những văn bản có dấu hiệu “mật”.

Bước 4: Sắp xếp và quản lý văn bản lưu- Sắp xếp bản lưu:

Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan đã ban hành ra các văn bản để gửi đi và đều lưu lại ít nhất 02 bản, 01 bản lưu tại bộ phận văn thư co quan, 01 bản lưu tại hồ sơ công việc của cán bộ chuyên môn đã trực tiếp soạn thảo ra văn bản đó Vì vậy, nhân viên văn thư phải có trách nhiệm sắp xếp các bản lưu văn bản tại bộ phận văn thư một cách có khoa học, dễ tra tìm.

+ Đối với văn bản đăng ký chung và đánh số tổng hợp, việc sắp xếp các bản lưu chỉ cần dựa vào số và thời gian ban hành văn bản để thực hiện.

+ Văn bản nào có số nhỏ, ngày tháng trước thì sắp lên trên, văn bản nào có số lớn, ngày tháng sau thì xếp xuống dưới.

- Bảo quản và phục vụ nghiên cứu, sử dụng:

+ Nhân viên văn thư phải sắp xếp các tập lưu văn bản theo từng năm hoặc từng nhiệm kỳ lên giá tủ và có trách nhiệm bảo quản các tập lưu đến khi nộp vào lưu trữ cơ quan.

+ Nhân viên văn thư phải có trách nhiệm phục vụ nghiên cứu sử dụng các tập lưu văn bản đi tại chỗ và có sổ theo dõi việc mượn tài liệu.

1.2.4.2.3 Công tác tổ chức và quản lý văn bản mật.

* Đối với văn bản đi:

Văn bản mật được gửi đi cũng phải đăng ký vào sổ đăng ký riêng Văn bản mật phải được gửi trong 02 phong bì, bì trong đóng dấu chỉ mức độ mật: Mật, tối mật, tuyệt mật Các bước tiếp theo được tiến hành giống như với văn bản thường.

* Đối với văn bản mật đến:

Văn bản mật đến được đăng ký riêng một sổ, không đăng ký chung vào sổ công văn thường Đối với phong bì có văn bản mật thì văn thư không được bóc mà chỉ được đăng ký số, ký hiệu ghi ngoài bì, còn phần trích yếu thì bỏ trống Nếu được người có trách nhiệm bóc bì cho phép ghi trích yếu thì văn thư mới được ghi bổ sung vào Chỉ những người có

tên ghi trên phong bì hoặc người được phân công thực hiện mới được phép bóc bì công văn mật Các nghiệp vụ tiếp theo giống như cách giải quyết với văn bản thường.

1.2.4.3 Công tác tổ chức quản lý và sử dụng con dấu.

Dấu là thành phần đảm bảo tính hợp pháp và tình chân thật trong văn bản Trong điều 1 Nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/4/2001 của

chính phủ quy định về quản lý và sủ dụng con dấu đã chỉ rõ: “Con dấu

được sử dụng trong các cơ quan nhà nước, tổ chức chính tri – xã hội, nghề nghiệp, hội quần chúng tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang, cơ quan tổ chức nước ngoài hoạt động tại Việt Nam và một số chức danh Nhà nước Con dấu thể hiện vị trí pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của công ty, tổ chức và các chức danh Nhà nước” Do đó việc tổ chức quản

lý và sử dụng con dấu là hết sức cần thiết.

Những quy định trong việc quản lý và sử dụng con dấu:

- Con dấu phải giao cho cán bộ văn thư đủ tin cậy và có trách nhiệm giữ và đóng dấu Chỉ người có con dấu mới được tự tay đóng dấu vào văn bản Trường hợp người giữ con dấu vắng mặt phải giao con dấu cho người khác theo sự chỉ định của lãnh đạo cơ quan.

- Con dấu phải được bảo quản trong hòm, tủ có khóa cả trong và ngoài giờ làm việc Không được tùy tiện mang con dấu theo người

Trong trường hợp cần thiết để giải quyết công việc ở xa trụ sở cơ quan thì Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có thể mang dấu theo nhưng phải chịu trách nhiệm về việc mang con dấu ra khỏi cơ quan.

- Con dấu chỉ được đóng lên văn bản khi đã có chữ ký của người có đủ thẩm quyền, không được đóng dấu khống chỉ.

- Trong trường hợp bị mất con dấu phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo hủy bỏ con dấu bị mất.

- Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc có sự chuyển đổi về tổ chức hat tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc dấu mới và nộp lại dấu theo quy định của Nhà nước tại nghị định số 58/2001/NĐ – CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ.

- Khi có quyết định chia tách, sát nhập giải thể hoặc kết thúc nhiệm vụ có hiệu lực thi hành thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải thu hồi con dấu và nộp lại cho cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu.

- Trong trường hợp tạm đình chỉ việc sử dụng con dấu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ra quyết định thành lập và cho phép sử dụng con dấu phải thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các công ty liên quan biết.

- Phải sử dụng đúng màu mực dấu do Nhà nước quy định (màu đỏ) không được dùng màu mực dễ phai Tuyệt đối không dùng vật cứng để cọ rửa con dấu.

- Việc quản lý và sử dụng con dấu có ý nghĩa rất quan trọng do đó Thủ trưởng cơ quan phải quy định cụ thể việc sử dụng và quản lý con dấu một cách chặt chẽ theo quy định của pháp luật Văn phòng phải nghiên cứu, đề xuất dự thảo quy chế báo cáo Thủ trưởng cơ quan ban hành để thực hiện thống nhất.

Nguyên tắc đóng dấu:

- Nội dung của con dấu phải trùng với tên cơ quan ban hành văn bản Nghĩa là dấu của cơ quan chỉ đóng vào văn bản do cơ quan đó làm ra.

- Dấu chỉ được đóng lên các văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp có thẩm quyền.

- Không được đóng dấu vào các văn bản không hợp lệ, không được đóng dấu lên giấy trắng, dấu khống chỉ ( văn bản giấy tờ chưa có chữ ký của cấp có thẩm quyền ) hoặc đóng dấu vào các văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung.

Quy định đóng dấu:

- Dấu đóng rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái Ngoài ra dấu của cơ quan, tổ chức còn được sử dụng đóng vào băn bản trong những trường hợp như: Dấu treo, dấu giáp lai, dấu lên phụ lục kèm theo bản chính.

1.2.4.4 Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ.

* Khái niệm.

Hồ sơ là một tập (hoặc một) văn bản có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc hoặc một người, được hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó.

* Tác dụng

- Mọi văn bản, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị sau khi giải quyết xong đều phải sắp xếp lại, lập thành hồ sơ để phục vụ việc nghiên cứu Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, có hệ thống các văn bản cần thiết của sự việc và giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả.

- Quản lý toàn bộ công việc trong cơ quan và quản lý chặt chẽ tài liệu - Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp hồ sơ có giá trị vào lưu trữ.

* Lập hồ sơ

Việc lập hồ sơ giúp cho mỗi người sắp xếp văn bản có khoa học, giữ được đầy đủ và có hệ thống những văn bản cần thiết của sự việc, giúp cho việc giải quyết công việc hàng ngày có năng suất, chất lượng và hiệu quả; khi cần, nhanh chóng tìm được các văn bản.

Đối với cơ quan, lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ công việc trong cơ quan, quản lý chặt chẽ tài liệu.

Lập hồ sơ tốt tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp những hồ sơ có giá trị vào lưu trữ.

Theo quy định của Nhà nước thì việc lập hồ sơ là một công việc bắt buộc Từ Thủ trưởng cơ quan đến cán bộ nghiên cứu, cán bộ nghiệp vụ chuyên môn, các nhân viên văn thư hành chính…đều phải lập hồ sơ công việc của mình làm Việc lập hồ sơ không phải là nhiệm vụ của cán bộ lưu trữ hay cán bộ tổng hợp.

Việc lập hồ sơ gồm những việc chính sau đây:- Lập bản danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê những hồ sơ mà cơ quan (hoặc đơn vị) cần lập trong năm Để lập hồ sơ được chủ động, chính xác và đầy đủ, nhất là những hồ sơ phản ánh hoạt động chủ yếu của cơ quan phải có sự chuẩn bị trước Cuối mỗi năm cán bộ nhân viên làm công tác công văn giấy tờ trong cơ quan, đơn vị căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ được giao và kinh nghiệm công tác của bản thân, phải dự kiến trong năm tới có những công việc gì phải làm Từ những công việc đó sẽ hình thành những loại văn bản gì và lập thành những hồ sơ gì.

Từ những dự kiến của mỗi cán bộ, sẽ tập trung hợp thành dự kiến của đơn vị, của cơ quan Bản dự kiến những hồ sơ cần phải lập là bản danh mục hồ sơ phải lập trong năm của cơ quan, do Thủ trưởng ký ban hành Trên cơ sở đó, bộ phận hành chính cung câp bìa hồ sơ, cặp đựng tài liệu cho các đơn vị và cá nhân để thực hiện lập hồ sơ trong năm theo danh mục hồ sơ.

- Mở hồ sơ:

Căn cứ vào bản danh mục hồ sơ, nếu cơ quan chưa có danh mục hồ sơ thì cán bộ nhân viên căn cứ vào kinh nghiệm và thực tế công việc trong năm qua mà viết sẵn một số bìa thường lệ để quản lý văn bản “đi”, “đến”.

Trường hợp chưa dự kiến được hết công việc mà có công việc được giao thì lấy bìa ghi tiêu đề hồ sơ để tập hợp văn bản vào hồ sơ.

Mỗi hồ sơ dùng một tờ bìa: Bên ngoài ghi rõ số, ký hiệu và tiêu đề hồ sơ Tiêu đề hồ sơ cần phải ghi ngắn, rõ, chính xác, phản ánh khái quát được nội dung sự việc.

Bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn mẫu của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành.

- Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ.

Khi hồ sơ đã được mở bắt đầu từ văn bản nguồn, có những văn bản giấy tờ đang giải quyết hay đã giải quyết xong của công việc thì cho vào bìa của hồ sơ Cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ các văn bản giấy tờ, không được để lẫn lộn, mất mát kể cả một số bản nháp, tư liệu có liên quan đến sự việc trong hồ sơ.

- Sắp xếp các văn bản trong hồ sơ.

Tuỳ theo đặc điểm của từng hồ sơ mà chọn cách sắp xếp cho thích hợp Trong thực tế người ta thường vận dụng các đặc trưng sau đây:

+ Sắp xếp theo đặc trưng tên gọi của văn bản:

Các loại Chỉ thị, Quyết định, Báo cáo… được lập hồ sơ theo đặc trưng này tức là đưa những văn bản có cùng tên gọi giống nhau vào một tập hồ sơ.

Đặc trưng này thường vận dụng để lập cho các tập lưu văn bản + Sắp xếp theo đặc trưng vấn đề:

Là tập hợp và sắp xếp những văn bản giấy tờ (bao gồm nhiều tên loại, nhiều tác giả) có nội dung về một vấn đề

Đặc trưng này thường theo quá trình giải quyết công việc từ văn bản đề xuất, khởi xướng, đến văn bản trao đổi giải quyết, đến giấy tờ kết luận, kết thúc vấn đề Đặc trưng này thường vận dụng cho các hồ sơ công việc, hồ sơ kỷ luật, khen thưởng…

+ Sắp xếp theo đặc trưng tác giả:

Tác giả là cơ quan hay cá nhân làm ra văn bản Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp vào hồ sơ những công văn giấy tờ của cùng một tác giả Mặc dù nội dung của văn bản đề cập đến nhiều vấn đề, nhiều sự việc, tên gọi văn bản cũng có nhiều loại khác nhau.

+ Sắp xếp theo đặc trưng cơ quan giao dịch:

Tất cả công văn giấy tờ giao dịch giữa hai hay nhiều cơ quan đưa vào một tập hồ sơ.

+ Sắp xếp theo đặc trưng địa dư:

Lập hồ sơ theo địa dư tức là tập hợp vào một hồ sơ những công văn giấy tờ của nhiều cơ quan trong một khu vực địa lý.

+ Sắp xếp theo đặc trưng thời gian:

Lập hồ sơ theo đặc trưng này là tập hợp những văn bản giấy tờ có nội dung cùng một thời gian nhất định thành một hồ sơ.

Tuy có 6 đặc trưng cơ bản để lập hồ sơ, nhưng trên thực tế hồ sơ lập không chỉ vận dụng một đặc trưng riêng rẽ mà là sự kết hợp chặt chẽ nhiều đặc trưng với nhau trong một hồ sơ.

Nếu có phim, ảnh, băng ghi âm đi kèm thì phải bảo quản riêng, nhưng phải ghi chú trong hồ sơ và kèm theo ký hiệu tra tìm, khi cần có thể thấy ngay Khi nộp hồ sơ cũng phải nộp những thứ trên kèm theo.

- Kết thúc hồ sơ:

Khi công việc đã giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét để:

+ Nếu thấy thiếu văn bản giấy tờ thì sưu tầm bổ sung.

+ Loại ra các văn bản trùng thừa, các văn bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ sơ.

+ Kiểm tra lại sự sắp xếp văn bản trong hồ sơ.

+ Đánh số tờ để cố định vị trí các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng Khi đánh số tờ, dùng bút chì đen mềm đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản.

+ Ghi mục lục văn bản

Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài phai ghi “ Mục lục văn bản “ đã được in sẵn trên mẫu bìa hồ sơ của Cục Lưu trữ Nhà nước.

+ Viết tờ kết thúc

Đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và lâu dài, cán bộ lập hồ sơ phải viết “Tờ kết thúc” Tờ kết thúc ghi số lượng tờ và trạng thái vật lý của tài liệu trong hồ sơ.

Công việc sắp xếp văn bản trong hồ sơ, đánh số tờ, ghi mục lục văn bản, viết tờ kết thúc thường gọi là công tác bên trong.

- Viết bìa hồ sơ:

Bìa hồ sơ in sẵn hay viết đều phải tuân theo mẫu tiêu chuẩn của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Chữ viết trên bìa hồ sơ phải cẩn thận, rõ ràng, chính xác, đầy đủ theo quy định chung.

Viết bìa hồ sơ gồm các công việc:

+ Tên cơ quan và tên đơn vị tổ chức: Đây là đơn vị hình thành phông của hồ sơ, cần ghi đầy đủ không được viết tắt

Cơ quan cấp dưới phải ghi đầy đủ cả tên cơ quan chủ quản cấp trên của mình.

+ Tiêu đề hồ sơ: Là một câu tóm tắt về thành phẩn và nội dung văn bản có trong hồ sơ Viết tiêu đề hồ sơ là sự vận dụng linh hoạt các đặc trưng lập hồ sơ Trong tiêu đề hồ sơ có thể dùng các khái nệm : Tập tài liệu, tập văn bản.Dùng chữ hồ sơ trong tiêu đề hồ sơ khi các văn bản liên quan chặt chẽ với nhau về nội dung và về quá trình giải quyết một vấn đề, một sự việc.

+ Ngày tháng bắt đầu, kết thúc (Từ ngày …tháng…năm… đến

ngày…tháng …năm…) ghi đầy đủ ngày tháng năm của văn bản đầu tiên và văn bản cuối cùng có trong hồ sơ.

+ Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn bản theo kết quả đánh số tờ.

+ Thời hạn bảo quản: Ghi theo danh mục hồ sơ hoặc bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.

Các thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi sau khi hồ sơ được nộp vào lưu trữ cơ quan.

Cũng có nhiều công việc tuy đã kết thúc năm hành chính nhưng hồ sơ chưa kết thúc thì phải để lại và ghi vào bảng danh mục hồ sơ năm sau.

* Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Hồ sơ giải quyết xong, sau khi kết thúc, được để lại phòng, tổ công tác một năm theo dõi nghiên cứu khi cần thiết và để hoàn chỉnh hồ sơ, sau đó mới nộp lưu.

Khi nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, các đơn vị xem xét những hồ sơ cần bảo quản vĩnh viễn và lâu dài (theo quy định của cơ quan đã ghi trong danh mục hồ sơ) kèm theo ba bản mục lục hồ sơ nộp lưu để nộp vào lưu trữ cơ quan.

Những hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời để lại ở đơn vị hết hạn thì đánh giá lại Nếu không cần lưu thì tiêu huỷ theo quy định.

Nếu những đơn vị nào cần đến hồ sơ đã hết hạn nộp lưu để nghiên cứu thì làm thủ tục mượn lại với lưu trữ cơ quan.

Cán bộ (hay phòng, tổ lưu trữ cơ quan) căn cứ vào nghiệp vụ của mình, kiểm tra lại chất lượng hồ sơ, hoàn chỉnh các khâu kỹ thuật (nếu có) xem xét thời gian bảo quản, làm thủ tục thống kê, sắp xếp lên tủ, giá, làm công cụ tra tìm phục vụ cho nghiên cứu, sử dụng.

1.3 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ.

1.3.1 Khái niệm về công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.

Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì thế, công tác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy nhà nước.

Ở nước ta công tác lưu trữ thực hiện hai nhiệm vụ sau:

Thứ 1: Thực hiện các nhiệm vụ quản lý Nhà nước về lưu trữ.

Thứ 2: Thực hiện các nhiệm vụ sự nghiệp lưu trữ thu thập, bổ sung tài

liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.3.2 Vị trí và ý nghĩa của công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một khâu rất quan trọng trong quy trình xử lý thông tin, là một nội dung quan trọng trong hoạt động văn phòng Công tác này có ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan.

Giải quyết tốt công tác lưu trữ trong cơ quan đơn vị có ý nghĩa trên nhiều mặt của quá trình quản lý:

- Cung cấp những chứng cứ tài liệu xác thực nhất bằng văn bản phục vụ cho công tác tra cứu và sử dụng tài liệu.

- Bảo quản tốt nhất những tư liệu liên quan đến hoạt động của cơ quan.

- Thu thập được nhiều tài liệu có giá trị về nhiều mặt phục vụ cho hoạt động của cơ quan.

1.3.3 Tính chất của công tác lưu trữ.

* Tính chất khoa học:

Tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện nổi bật qua việc nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánh vào tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giá trị, thu thập và bổ sung tài liệu, xây dựng hệ thống công cụ tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ…

Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữ đều có những đặc thù của nó Khoa học lưu trữ phải tìm tòi, phát hiện ra đặc điểm cụ thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu.

Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu kế thừa các kết quả nghiên cứu khoa học của các ngành khác để áp dụng hữu hiệu vào các quy trình nghiệp vụ lưu trữ Những thành tựu của toán học, tin học, hoá học, sinh học… đang được nghiên cứu ứng dụng để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, thông tin nhanh chóng, chính xác nội dung tài liệu lưu trữ phục vụ những người nghiên cứu.

Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hoá trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêu chuẩn kho tàng bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về giá, tủ, bìa, cặp… bảo quản tài liệu là những vấn đề đang đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hoá của ngành.

* Tính chất cơ mật:

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chủ yếu có giá trị lịch sử Tài liệu này phải được sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã hội Tuy nhiên, một số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung thuộc về bí mật quốc gia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí mật quốc gia trong tài liệu lưu trữ Vì vậy, các

nguyên tắc, chế độ trong công tác lưu trữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu; cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản, quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng và Nhà nước.

1.3.4 Chức năng của công tác lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một ngành hoạt động của Nhà nước với chức năng bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Do đó công tác lưu trữ có các chức năng sau:

- Giúp Nhà nước tổ chức, bảo quản hoàn chỉnh và an toàn tài liệu, phông lưu trữ Quốc gia.

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu, phông lưu trữ Quốc gia góp phần thực hiện tốt đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước đề ra trong từng giai đoạn cách mạng.

Hai chức năng có mối quan hệ mật thiết với nhau, nếu thực hiện một cách thống nhất, đan xen kết hợp hài hòa sẽ tạo tiền đề để thực hiện chức năng tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ Quốc gia.

1.3.5 Nội dung của công tác lưu trữ.

Công tác Lưu trữ bao gồm các nội dung sau: - Phân loại tài liệu lưu trữ.

- Xác định giá trị tài liệu lưu trữ - Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ - Thống kê tài liệu lưu trữ.

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ - Bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 1.3.5.1 Phân loại tài liệu lưu trữ.

Phân loại tài liệu lưu trữ là sự phân chia tài liệu thành các nhóm dựa vào những đặc trưng chung của chúng nhằm tổ chức một cách khoa học và sử dụng một cách hiệu quả những tài liệu đó.

Phân loại tài liệu nói chung là quá trình tổ chức khoa học nhằm làm cho tài liệu thuộc phông lưu trữ Quốc gia, tài liệu trong từng kho lưu trữ và các phông lưu trữ phản ánh đúng hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, cá nhân để đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu về nghiên cứu, sử dụng và bảo quản tài liệu được thuận tiện và an toàn.

Phân loại tài liệu là bước quan trọng để tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Khâu phân loại liên quan chặt chẽ với các khâu nghiệp vụ khác như: Xác định giá trị, bổ, thống kê tài liệu… Trên cơ sở phân loại tài liệu lưu trữ, việc xác định giá trị, bổ sung tài liệu lưu trữ sẽ được tiến hành thuận

lợi Ngược lại, xác định chuẩn xác giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu đầy đủ cũng là điều kiện để tiến hành có hiệu quả việc phân loại tài liệu.

1.3.4.2 Xác định giá trị tài liệu lưu trữ.

Xác định giá trị tài liệu lưu trữ là việc nghiên cứu để quy định thời gian cần bảo quản cho từng loại tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan và lựa chọn để đưa vào bảo quản trong các phòng, các kho lưu trữ những tài liệu có giá trị về các mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học…

Thông qua việc đánh giá sẽ loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã thực sự hết ý nghĩa trên mọi phương diện nhằm nâng cao chất lượng các phông lưu trữ.

Mục đích cơ bản của công tác xác định giá trị tài liệu là quy định thời hạn cần thiết cho việc bảo quản tài liệu, loại ra để hủy bỏ những tài liệu đã hết giá trị.

Ý nghĩa: Xác định giá trị tài liệu đúng đắn sẽ góp phần giữ gìn được những tài liệu có giá trị, tạo điều kiện sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ, đồng thời loại bỏ những tài liệu hết giá trị, giảm bớt chi phí bảo quản.

Do mục đích và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu, khi thực hiện công tác này phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng.

Hội đồng xác định giá trị tài liệu được thành lập ở các cơ quan có tài liệu lưu trữ đem ra đánh giá Điều 9 pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia đã quy định: “Việc lựa chọn những tài liệu lưu trữ Quốc gia để bảo quản và loại ra những tài liệu lưu trữ hết giá trị để tiêu hủy phải có hội đồng xác định giá trị tài liệu lưu trữ quyết định” Hoạt động của Hội đồng đặt dưới sự lãnh đạo trực tiếp của thủ trưởng cơ quan chuyên môn đề nghị cơ quan lưu trữ cấp trên duyệt.

Các tài liệu dự định tiêu hủy phải lập biên bản riêng trong đó ghi rõ: Thành phần hội đồng đánh giá, tên người đại diện cho cơ quan, đơn vị có tài liệu đưa đi tiêu hủy, số lượng đơn vị bảo quản Biên bản phải được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt, sau khi đã xem xet, kiểm tra có cán bộ lưu trữ chứng kiến và phải báo cáo với cơ quan quan lý lưu trữ cấp trên trực tiếp.

1.3.4.3 Bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ.

Thu thập bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ là quá trình giao nộp và tiếp nhận tài liệu đã giải quyết xong ở văn thư, ở các đơn vị vào lưu trữ cơ quan và quá trình giao nộp, tiếp nhận những tài liệu có giá trị lịch sử đã đến hạn nộp lưu từ lưu trữ cơ quan vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền Tài liệu thu thập được bổ sung theo hệ thống khu vực thẩm quyền nhằm tăng thêm tài liệu lưu trữ có giá trị cho các kho lưu trữ.

Thu thập và bổ sung tài liệu vào lưu trữ bao gồm 2 phần:

* Thu thập tài liệu vào lưu trữ theo chế độ nộp lưu của Nhà nước.

Theo quy định của Nhà nước thì những hồ sơ tài liệu thuộc các công việc đã giải xong ở văn thư phải được giao nộp vàơ lưu trữ cơ quan để tra cứu sử dụng tiếp Đối với những cơ quan là nguồn nộp lưu tài liệu thì phải xác định giá trị, lựa chọn những tài liệu có giá trị lịch sử để giao nộp lưu trữ cố định có thẩm quyền khi tài liệu của cơ quan mình đã đến hạn nộp lưu.

* Sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phông lưu trữ.

Do nhiều nguyên nhân, tài liệu thu thận vào các lưu trữ thường không đầy đủ, nhất là những phông tài liệu thuộc các giai đoạn lịch sử đã xa, hoặc trong thời kỳ chiến tranh.

Sưu tầm để bổ sung tài liệu còn đặt ra cả đối với những phông tài liệu còn mới hoặc các phông tài liệu còn mở, do tài liệu bị lẫn phông hoặc tài liệu còn rải rác ở cá nhân, nhất là các cá nhân giữ cương vị lãnh đạo, tài liệu lưu trữ ở nước ngoài.

Bởi vậy, bên cạnh việc thu thập thì công tác sưu tầm để bổ sung phông lưu trữ là rất cần thiết, góp phân hoàn chỉnh tài liệu cho các phông lưu trữ, đồng thời góp phần thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất tài liệu lưu trữ.

1.3.4.4 Thống kê tài liệu lưu trữ.

Thống kê tài liệu lưu trữ là quá trình ghi chép số lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu vào các phương tiện thống kê phục vụ cho yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ.

Nội dung của công tác thống kê tài liệu lưu trữ gồm:

- Thống kê trong phạm vi kho lưu trữ: Thống kê nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng, tình hình tài liệu…trong nội bộ kho lưu trữ.

- Thống kê nhà nước tài liệu lưu trữ là việc xác định nội dung, thành phần, số lượng, chất lượng, tình hình tài liệu lưu trữ…trong phạm vi cả nước hoặc trong một khu vực Các kho lưu trữ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ thống kê trong phạm vi kho lưu trữ của mình, đồng thời thực hiện cả nhiệm vụ thống kê nhà nước theo quy định và mẫu sổ sách thống kê thống nhất do Nhà nước quy định.

- Ở một cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu, công tác thống kê được tiến hành theo từng phông, khối phông và từng sưu tập tài liệu Nếu trong kho lưu trữ bảo quản nhiều loại tài liệu khác nhau như tài liệu chữ viết, tài liệu phim ảnh, tài liệu khoa học kỹ thuật… thì tiến hành thống kê theo từng loại riêng biệt.

- Cục lưu trữ Nhà nước thực hiện chế độ kiểm tra và thống kê nhà nước đối với tài liệu lưu trữ quốc gia trong phạm vi cả nước Đơn vị thống kê thường là phông lưu trữ.

- Thống kê hệ thống công cụ tra cứu trong các cơ quan trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ và cơ quan quản lý lưu trữ cũng là một nội dung của công tác thống kê Hệ thống công cụ tra cứu như các bộ thẻ, mục lục hồ sơ, sách chỉ dẫn… giúp chúng ta phát hiện và bổ sung những công cụ tra cứu chưa hoàn chỉnh hoặc thiếu.

- Thống kê các phương tiện bảo quản như kho tàng, giá tủ, máy móc và các phương tiện khác cũng là nhiệm vụ của công tác thống kê Nắm vững các phương tiện giúp cho cơ quan quản lý phát hiện kịp thời tình hình khả năng phục vụ và có kế hoạch tiến hành xây dựng và trang bị thích hợp cho mỗi loại tài liệu.

- Thống kê tình hình tổ chức, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm nắm được chính xác số lượng các hình thức phục vụ nghiên cứu những tài liệu được nhiều ngành, nhiều người quan tâm và hiệu quả của việc sử dụng tài liệu lưu trữ.

- Thống kê tình hình đội ngũ cán bộ nhằm nắm được số lượng, chất lượng và tình hình đội ngũ cán bộ trong ngành để có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, sắp xếp cho hợp lý.

1.3.4.5 Chỉnh lý tài liệu lưu trữ.

Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là tổ chức lại tài liệu trong phông theo một phương án phân loại, trong đó sửa chữa hoặc phục hồi, lập mới những hồ sơ, đơn vị bảo quản, xác định giá trị tài liệu, làm các công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu.

Làm tốt công tác chỉnh lý tài liệu sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho toàn bộ công tác lưu trữ, đặc biệt là xây dựng hệ thống các công cụ tra cứu khoa học nhằm khai thác thật triệt để, toàn diện tài liệu ở các phông, kho lưu trữ.

Công tác chỉnh lý tài liệu trong phông lưu trữ phải tuân thủ nguyên tắc chỉnh lý theo phông Toàn bộ tài liệu trong một phông lưu trữ phải được toàn vẹn, bảo đảm không phá vỡ mối liên hệ lịch sử giứa chúng Nguyên tắc chỉnh lý theo phông tạo điều kiện thuận lợi cho việc hệ thống hóa, thống kê bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu.

Nội dung công tác chỉnh lý tài liệu gồm:

- Nghiên cứu và biên soạn tóm tắt lịch sử cơ quan, đơn vị hình thành phông và lịch sử phông.

- Tiến hành lập hồ sơ đối với những phông tài liệu chưa lập hồ sơ, kiểm tra các hồ sơ đã lập, hoàn thiện những hồ sơ chưa đạt yêu cầu lưu trữ - Chọn và xây dựng phương án phân loại, hệ thống hóa hồ sơ tài liệu

theo phương án đã chọn.

Quá trình chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ được tiến hành theo trình tự sau:

+ Khảo sát tài liệu, nghiên cứu và xây dựng lịch sử đơn vị hình thành phông, lịch sử phông.

+ Xây dựng kế hoạch lập hồ sơ hoặc kiểm tra hoàn thiện hồ sơ + Lập các bảng hướng dẫn đối với một loại công việc cụ thể Ví dụ: Hướng dẫn công tác bổ sung tài liệu, hướng dẫn lập hồ sơ… + Chọn và xây dựng phương án phân loại, dự kiến nhân lực và thời gian thực hiện công tác chỉnh lý.

+ Chỉnh lý tài liệu theo phương án đã định, hoàn thành việc hệ thống hóa tài liệu.

+ Tổng kết, chỉnh lý nhằm rút kinh nghiệm, thấy được ưu điểm, khuyết điểm của quá trình chỉnh lý để làm tốt công tác chỉnh lý cho các đợt tiếp theo.

1.3.4.6 Bảo quản tài liệu lưu trữ.

Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

Những nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ:

* Xây dựng nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ.

Do nguyên liệu và phương pháp chế tác, do thiếu nhà kho đúng quy cách để bảo quản nên tài liệu lưu trữ dễ bị hư hỏng, mất mát Vì vậy, khi xây dựng kho lưu trữ cần phải bảo đảm yêu cầu về chống ẩm, chống nóng, chống ánh nắng mặt trời chiếu trực tiếp và chống các loại nấm mốc, côn trùng phá hoại Ngoài ra, còn phải đảm bảo yêu cầu về phòng gian, bảo mật cần phải xây dựng những loại nhà kho thích hợp đối với từng loại tài liệu lưu trữ.

- Yêu cầu về địa điểm xây dựng nhà kho:

Khu vực xây dựng nhà kho phải là nơi có môi trường sạch, không bị ô nhiễm bởi các chất thải công nghiệp như bụi, khói, khí độc… Khu vực xây dựng phải cao ráo, thoáng mát, cách xa ao hồ, sông ngòi, cống rãnh và các mạch nước ngầm.

- Yêu cầu về thiết kế kiến trúc và nguyên liệu xây dựng kho:

Thiết kế phải tuân thủ theo các quy định của nhà nước về thiết kế mẫu kho lưu trữ.

- Hướng nhà kho:

Nhà kho bảo quản tài liệu cần đặt theo hướng Đông – Nam tránh ánh sáng mặt trời chiếu trực tiếp vào tài liệu.

* Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ.

Để làm tốt công tác bảo vệ, bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho cần thiết phải có những thiết bị chuyên dùng Tuỳ thuộc vào mức độ quan

trọng, khối lượng tài liệu và khả năng kinh phí, điều kiện sử dụng mà lựa chọn.các trang thiết bị sau:

- Thiết bị vận chuyển tài liệu.

Tùy thuộc vào quy mô và thiết kế kho có thể sử dụng thiết bị vận chuyển

+ Vận chuyển dọc: Có thể sử dụng những công cụ như: Tời, thang máy + Trong từng tầng: Thường sử dụng các loại xe đẩy.

+ Các kho lớn: Sử dụng băng tải tự động.

- Thiết bị phòng cháy chữa cháy: Bình khí CO2.

* Thiết bị bảo vệ.

Kho lưu trữ phải có hàng rào bảo vệ an toàn cho toàn bộ khu vực kho Hệ thống cửa ra vào phải làm bằng vật liệu có độ bền cao, chịu được lưatrong 4 giờ và cách nhiệt.

- Thiết bị thông gió chống ẩm: Quạt thông gió, điều hoà hoặc mày hút ẩm.

-Thiết bị nhân bản:máy ảnh, máy in, máy photo…

* Tổ chức quản lý tài liệu trong kho.

- Tài liệu trước khi nhập kho phải được xếp trong hộp hoặc cặp.Mỗi hộp hoặc cặp phải dán nhãn, ghi đầy đủ thông tin cần thiết để tiện thống kê, kiểm tra và tìm.

- Tài liệu trên giá phải sắp theo trật tự số lưu trữ ghi trên hộp(cặp, bó) tài liệu của mỗi phông lưu trữ.

Trong toàn kho tài liệu phải được sắp xếp theo phông lên giá theo nguyên tắc từ trái qua phải, trên xuống dưới, ngoài vào trong, theo hướng từ cửa kho vào, quay nhãn ra ngoài.

- Trong kho lưu trữ cần có sơ đồ bảo quản tài liệu để biết vị trí của các phông lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc xử lý khi có bất trắc xảy ra.

- Khi đưa tài liệu ra phục vụ khai thác cần phải kiểm tra chất lượng và tình trạng vật lý của tài liệu Những tài liệu hư hỏng nặng hoặc tài liệu quý hiếm, không cho độc giả sử dụng trực tiếp bản gốc.

- Hàng năm phải kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng và chất lượng tài liệu, trên cơ sở đó có kế hoạch bảo quản và tu bổ phục chế.

* Các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ.

- Sử dụng các phương tiện đo độ ẩm trong kho tài liệu.

- Chế độ nhiệt độ - độ ẩm hiện nay trên thế giới chưa được thống nhất Bước đầu ở nước ta có thể thực hiện theo chế độ nhiệt độ - độ ẩm:

+ Đối với tài liệu giấy nhiệt độ là: 20 ± 2 độ C; độ ẩm là 50 ±5%.

+ Đối với những tài liệu phim ảnh nhiệt độ là: 15 ± 1 độ C; độ ẩm là

* Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ.

Tu bổ phục chế là dùng các biện pháp khoa học để sửa chữa những tài liệu bị hư hỏng, khôi phục các đặc điểm ban đầu hoặc gia cố để kéo dài tuổi thọ của tài liệu.

Nó bao gồm nhiều quy trình quy trình công nghệ phức tạp như khử trùng tài liệu trước khi đưa ra tu bổ phục chế, các vật liệu sử dụng trong tu bổ, phuẹc chế phải được tối ưu hóa như giấy, mực, keo dán…

Ở các kho lưu trữ lớn thường được thành lập các xưởng tu bổ phục chế tài liệu, có trang thiết bị các máy móc dụng cụ chuyên dụng cho công tác này.

1.3.4.7 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình phục vụ khai thác thông tin tài liệu lưu trữ để đáp ứng các yêu cầu nghiên cứu của độc giả.

Sử dụng tài liệu lưu trữ có những hình thức cơ bản sau:

* Tổ chức sử dụng tài liệu tại phòng đọc.

Có thể nói đây là hình thức hiệu quả nhất Các kho lưu trữ đều có thể sử dụng hình thức này và đối với kho lưu trữ cố định đây là hình thức bắt buộc.

Độc giả được nghiên cứu trực tiếp bản gốc, bản chính ( đối với tài liệu được phép) tại phòng đọc sẽ có thận lợi cho độc giả và cơ quan lưu trữ ở các mặt như:

- Được sử dụng một lúc nhiều văn bản - Được tra cứu, tham khảo các tư liệu bổ trợ - Được giải đáp khi có nhu cầu.

- Quản lý được tài liệu.

Tại phòng đọc cần có các biểu mẫu in sẵn để độc giả khai báo, đăng ký khi đọc tài liệu Khi giao nhận và nhận lại tài liệu, cán bộ lưu trữ phải

đăng ký vào sổ giao nhận và kiểm tra kỹ tài liệu để có biện pháp truy cứu trách nhiệm khi phát hiện thấy mất mát, hư hỏng.

Độc giả sử dụng tài liệu phải có công văn hoặc giấy giới thiệu của cơ quan đơn vị mình công tác hoặc chính quyền nơi mình cư chú; Phải khai báo làm thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu; phải chấp hành đầy đủ các thủ tục và quy định của phòng đọc.

Trong trường hợp độc giả có yêu cầu sao chụp tài liệu thì cán bộ lưu trữ làm thủ tục cho sao chụp nhưng không được sao toàn bộ số tài liệu lưu trữ đưa ra sử dụng.

* Giới thiệu tài liệu lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng.

Nhân sự kiện quan trọng của đất nước, của ngành có thể giới thiệu tài liệu lưu trữ trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, các loại báo, trên các kênh truyền hình của trung ương và địa phương, trên đài phát thanh trung ương và địa phương.

Các hình thức giới thiệu:

+ Giới thiệu toàn văn một văn bản + Giới thiệu mục lục tài liệu chuyên đề.

* Tổ chức trưng bày triển lãm tài liệu lưu trữ.

Triển lãm tài liệu lưu trữ nhằm mục đích giáo dục quần chúng về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, về truyền thống cách mạng, về đất nước, về danh nhân lịch sử.

Triển lãm là công việc phức tạp, đòi hỏi phải có khả năng tổ chức và kinh phí Tài liệu đưa ra triển lãm phải có chủ đề mang tính thời sự, thu hút được sự chú ý của nhiều người.

Khi triển lãm tài liệu phải tuân thủ một nguyên tắc chỉ được trưng bày bản sao Để thu hút người xem, người nghiên cứu, phần trưng bày và thuyết minh phải mang tính khoa học và nghệ thuật cao.

1.3.6 Mối quan hệ giữa văn thư và lưu trữ.

Công tác Văn thư và Lưu trữ có mối quan hệ khăng khít trong quá trình xử lý thông tin Vì thế trong điều lệ công tác công văn giấy tờ ban hành kèm theo nghị định 142/CP ngày 29/9/1963 của Hội đồng Chính phủ đã quy định “Công văn giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của nhà nước Làm công văn giấy tờ và giữ gìn hồ sơ tài liệu là hai công tác không thể thiếu được đối với quản lý Nhà nước” Do vậy mà công tác văn thư càng làm tốt và chính xác bao nhiêu thì công tác lưu trữ càng phát huy tác dụng bấy nhiêu, tạo điều kiện cho việc xử lý thông tin một cách khoa học, chính xác và có hiệu quả Ngược lại, lưu trữ là sự tích lũy kinh nghiệm bổ sung tư liệu phục vụ cho công tác văn thư

Do vậy cần phải quan tâm tới chất lượng công tác văn thư và kết hợp luôn với công tác lưu trữ gọi chung là bộ phận Văn thư – Lưu trữ.

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠICÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM.

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀNG KHÔNG VIỆT NAM.

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển.

- Tên Công ty: Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam

- Tên giao dịch quốc tế: Viet Nam Air Petrol Company (VINAPCO) Trụ sở chính của công ty đặt tại sân bay Gia Lâm số 202 đường Nguyễn Sơn - Quận Long Biên – Hà Nội.

Tổng Công ty Hàng không Việt Nam được đánh giá là là ngành kỹ thuật dịch vụ thuộc khối cơ sở hạ tầng và còn là ngành kinh tế mũi nhọn của mỗi quốc gia Trong điều kiện kinh tế mở, ngành Hàng không của nước ta còn đóng vai trò hết sức quan trọng trong sự giao lưu phát triển kinh tế đất nước, là cầu nối giữa các lục địa, rút ngắn khoảng cách và thời gian cho việc đi lại buôn bán, vận chuyển giao thông, thông tin Khoa Học Công Nghệ giữa các quốc gia, các tổ chức và cá nhân hoạt động kinh tế - xã hội.

Hoạt động của ngành Hàng không mang tính chất dây chuyền được hình thành bởi nhiều ngành nghề khác nhau Các ngành nghề này có mối quan hệ mật thiết với nhau, đan xen, hỗ trợ nhau cùng phát triển.

Xăng dầu là nguồn nguyên liệu chính cho các thiết bị hàng không hoạt động ở cả trên không và mặt đất Để ngành Hàng không có thể hoạt động bình thường, ổn định thì việc cung cấp nguyên liệu một cách liên tục là rất cần thiết.

Ngày 11/02/1975 trên cơ sở Cục Hàng không Việt Nam quyết định thành lập Tổng Cục Hàng Không Việt Nam (nay là Tổng Công ty Hàng

không Việt Nam) được đặt dưới sự lãnh đạo của quân uỷ trung ương Bộ Quốc Phòng.

Xăng dầu vừa là vật tư vừa là hàng hoá và là vật tư hàng hoá chiến lược nên nó ảnh hưởng lớn đến cân đối nền kinh tế, do vậy nhà nước đã trực tiếp quản lý và phân cấp cho một số doanh nghiệp được phép trực tiếp được xuất khẩu xăng dầu để đáp ứng nhu cầu trong cả nước Theo thông tư số 04/ BTM ngày 04/04/1994 của Bộ Thương Mại nước ta có 4 Doanh nghiệp được xuất khẩu xăng dầu là:

1 Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam (PETROLIMEX) 2 Công ty Xăng dầu Hàng không Việt Nam (VINAPCO) 3 Tổng công ty Xuất nhập khẩu dầu khí Việt Nam (PETEC) 4 Công ty dầu khí Sài Gòn (Sài Gòn PETRO).

- Công ty Xăng dầu Hàng không (Vinapco) được thành lập theo quyết định số 768/QĐ-TCCBLĐ ngày 22 tháng 4 năm 1993 của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và chính thức đi vào hoạt động từ Tháng 7 năm 1993 Đến ngày 9 tháng 6 năm 1994, Công ty thành lập lại theo quyết định số 847/ QĐ-TCCBLĐ của Bộ trưởng Bộ Giao thông Vận tải và được giao chức năng xuất nhập khẩu trực tiếp các sản phẩm hóa dầu

Công ty xăng dầu hàng không đã từng bước vượt qua khó khăn, cạnh tranh của cơ chế thị trường để xây dựng và trở thành nhà cung ứng nhiên liệu hàng không có uy tín cho các hãng hàng không Quốc tế và Nội địa ở Vịêt Nam

Với đội ngũ trên 1.000 cán bộ công nhân viên được đào tạo, Công ty Xăng dầu hàng không Việt Nam là nhà cung ứng nhiên liệu hàng đầu cho các hãng hàng không tại các sân bay dân dụng Việt Nam

Nhiên liệu được công ty nhập khẩu từ các thị trường quốc tế lớn như: Singapore, Trung Quốc… Để đáp ứng yêu cầu về các chỉ tiêu chất lượng của nhiên liệu tra nạp cho máy bay, Công ty đã đầu tư xây dựng 03 phòng thí nghiệm đạt tiêu chuẩn quốc tế ISO/IEC 17025:2005 với 11 phép thử tiêu chuẩn.

Công ty cũng đang đầu tư trang bị các xe tra nạp hiện đại; cải tạo bổ sung các phương tiện vận chuyển nhiên liệu hàng không chuyên dùng đảm bảo an toàn chất lượng nhiên liệu và dịch vụ tra nạp nhiên liệu tại các sân bay

Bên cạnh đó, việc đầu tư xây dựng hệ thống kho cảng đầu nguồn, các kho trung chuyển và các cửa hàng bán xăng dầu tại các địa phương trong cả nước đang gấp rút hoàn thành và đưa vào sử dụng.

Chất lượng sản phẩm Jet A-1 của VINAPCO đáp ứng Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 6426 và Yêu cầu chất lượng nhiên liệu hàng không dùng cho hệ thống hoạt động chung (AFQRJOS) do tổ chức quốc tế JIG ban hành Tiêu chuẩn này là tổng hợp của hai tiêu chuẩn ngặt nghèo sau:

+ Tiêu chuẩn của bộ quốc phòng Anh DEF STAN 91-91:Nhiên liệu tuốc bin Hàng không gốc Kerosine loại JET A-1 phát hành mới nhất.

+ Tiêu chuẩn ASTM D1655-06d Nhiên liệu tuốc bin Hàng Không loại JET A-1 phát hành mới nhất.

Bên cạnh việc cải tiến và đầu tư hiện đại cơ sở vật chất, Công ty Xăng dầu Hàng không đã xây dựng một phương thức quản lý mới, phù hợp với xu thế của thời đại Đó là Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001- 2000 Được Công ty xây dựng từ năm 2000 và được tổ chức QMS đánh giá, công nhận năm 2001 Với phương châm: “ Chất lượng, hiệu quả, an toàn, thoả mãn các nhu cầu của khách hàng” là cam kết của toàn bộ cán bộ, công nhân viên Công ty Xăng dầu Hàng không nhằm cung cấp cho khách hàng nhiên liệu hàng không đạt tiêu chuẩn chất lượng quốc tế, với dịch vụ tra nạp không ngừng được cải tiến và luôn thoả mãn mong đợi của khách hàng

Từ đó đến nay, hệ thống quản lý của công ty vẫn duy trì hoạt động theo tiêu chuẩn và ngày càng có nề nếp, hiệu quả thông qua các cuộc đánh giá giám sát định kỳ của QMS

Từ lĩnh vực quản lý đối với hai sản phẩm chính là cung cấp nhiên liệu Jet A-1 và cung cấp dịch vụ tra nạp tại các sân bay chỉ được áp dụng tại các Xí nghiệp Xăng dầu Hàng không và cơ quan Công ty, hiện nay hệ thống